Municipalidad de Alajuela - Archivo Nacional de Costa Rica
Transcripción
Municipalidad de Alajuela - Archivo Nacional de Costa Rica
Ministerio de Cultura de España Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica Fundación Pro-Rescate de Documentos Nº de Formulario: 7 Formulario para la aplicación del Censo Guía de Archivos en Costa Rica El Presente formulario, tiene la finalidad de recopilar información de diferentes Archivos Centrales del Sistema Nacional de Archivos y disponer de instrumentos de descripción detallados para el adecuado servicio de consulta al ciudadano, normalizando la descripción para su acceso en Red. Además de garantizar la difusión de los valiosos fondos documentales que se conservan en diversas instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. INFORMACIÓN GENERAL DENOMINACIÓN DEL ARCHIVO (*) Nombre del Archivo: Archivo Central de la Municipalidad de Alajuela Formas Excluídas: _____________________________________________________________ Nombre Paralelo: ______________________________________________________________ (*) Acrónimo del Archivo: CR- MUAL-AC DATOS DE UBICACIÓN GEOGRÁFICA (*) Área Geográfica: X Iberoamérica (*) País: Costa Rica (*) CCAA / 1 División Territorial: / Marcar con “X” Provincia de: X o o o o o o Alajuela Cartago Guanacaste Heredia Limón Puntarenas San José Provincia / 2 División Territorial (Cantón): Central 1 (*) Municipio (Distrito): Primero Núcleo de Población Menor: Calle: Costado oeste del Parque Central de Alajuela, edificio Antiguo Palacio Municipal Código Postal: 407-4050 Alajuela DATOS DE CONTACTO CON EL ARCHIVO Página Web: http:// __No tiene__ Correo electrónico: No tiene. Teléfono(s): 1. (506) 24-36-23-05 Fax: 1. (506) 24-36-23-05 DATOS SOBRE EL ACCESO AL ARCHIVO Horario de Apertura: L-J: 7:30-16:30 horas y V: 7:30-15:30 horas Horario de Cierre: Sábado, domingos y feriados de ley Horas semanales de apertura: 48 horas Marque con “X” X Acceso Libre o Acceso restringido DIRECTOR / RESPONSABLE DEL ARCHIVO Apellidos: Jiménez/ Alfaro Nombre: Maricel Cargo: Coordinadora del Archivo Central 2 Fecha de nombramiento (Día / Mes / Año): 16/07/2001 HISTORIA Y CARACTERÍSTICAS TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO Titularidad: Marque con “X” X Público o Privado Tipo de Archivo: Marque con “X” o Archivo General del Estado o Archivo Notarial X Archivo Municipal o Archivo de Registros Públicos o Archivo Diocesano o Archivo de Catedral o Colegiata o Archivo Parroquial o Archivo de Institución Penitenciaria o Archivo de Asociación o Archivo de Colegio Profesional o Archivo de Partido Político o Archivo Empresarial o Archivo Hospitalario o Archivo de Centro Benéfico o Archivo de Centro Docente o Archivo Universitario o Archivo de Institución Científica y de Investigación o Archivo de Medios de Comunicación o Archivo de Organización Sindical o Archivo de Organización Patronal o Archivo de Organismo Internacional o Archivo Bancario o Archivo de Cámara Agraria o Archivo de Derechos Humanos Gestionado por: Marque con “X” X Administración Autonómica / territorial o Administración Central o Administración Local o Otras administraciones públicas 3 o o Poder Judicial Poder Legislativo Administración Central: _________________________ (*) Según el Ciclo Vital: Marque con “X” o Archivo Histórico o Archivo Intermedio X Archivo Central o Archivo de Gestión DATOS SOBRE LA HISTORIA DEL ARCHIVO HISTORIA Historia del Archivo: El 11 de noviembre de 1824, Alajuela recibe el título de ciudad y el 7 de diciembre de 1848 el de provincia y Cantón. La relación documentada entre la Dirección General del Archivo Nacional y la Municipalidad de Alajuela data del año 1967, cuando la primera brindó asesoría archivística a la segunda sin resultados favorables por desinterés de las autoridades municipales. En la década de 1990, como consecuencia de la aprobación de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos, la Dirección General del Archivo Nacional restablece vínculos con el municipio y lo insta a hacer las gestiones necesarias para cumplir y hacer cumplir esta importante legislación. En 1995 la Auditoría de la Municipalidad de Alajuela, realiza un estudio especial de evaluación del archivo municipal, y determina la falta de una política archivística institucional. En consecuencia el Concejo Municipal acuerda la creación de un Archivo Central y de la plaza de Técnico de Archivo. De tal manera, a partir del 05 de julio del 1999 empieza a funcionar la Oficina de Tramitación y Archivo, con las funciones de coordinación y organización del Archivo Central. Sin embargo la propuesta concreta del Archivo Central es aprobada por el Concejo Municipal en Sesión Ordinaria No 09-2001 de 27 de febrero del 2001. De nuevo se reanuda la asesoría archivística por parte de la Dirección General del Archivo Nacional. El Archivo Central se consolida y el año 2003 la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos aprueba la tabla de plazos de conservación de documentos, se declaran algunas series documentales con valor científico cultural y el 2005 y 2006 se transfieren al Archivo Nacional actas y expedientes de actas del Concejo Municipal del periodo 1902-1986. En la actualidad el Archivo Central se proyecta como el rector del sistema archivístico institucional en cumplimiento de la legislación archivística vigente y otras leyes conexas. 4 Fundación del Archivo: Fecha de Fundación: (Día / Mes / Año): 27/02/2001 Norma de Fundación (Día / Mes / Año): Acuerdo del Concejo Municipal tomado en Sesión Ordinaria No 09-2001 de 27 de febrero del 2001. Supresión del Archivo Fecha de Supresión: ______/_____/_____ Norma de Supresión: EDIFICIO Descripción del Edificio: El Archivo Central de ubica en el edificio antiguo del Palacio Municipal, construido en 1907, Su estructura es de ladrillo y cemento, los pisos son de mosaico, el cielo raso de cemento, y las puertas son de madera. El Archivo esta conformado por las áreas Administrativa y Depósito. El Area de Depósito tiene aire acondicionado y estantería metálica. Hay extintores de fuego distribuidos en zonas estratégicas del edificio, además de contar con seguridad las 24 horas, aunque el acceso al edificio no es controlado. Metros Cuadrados de Depósito: 72 m2 (*) Metros lineales de estantería: 518 m/l (*) Número de puestos de sala: 3 Facilidades para discapacitados: Marque con “X” o Sí X No DOCUMENTACIÓN (*) Metros lineales de documentos: 315 m/l GUÍAS DEL ARCHIVO Guías: En proceso de elaboración. 5 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO Estructura Administrativa: 6 7 SERVICIOS TÉCNICOS RESTAURACIÓN Marque con “X” Taller de restauración: o Sí X No REPRODUCCIÓN. Marque con “X” Servicios de reproducción documental X Sí o No Servicios de fotocopias X Sí o No Servicios de fotografías X Sí o No Servicios de microformas o Sí X No Servicios de reproducciones digitales X Sí o No BIBLIOTECA Marque con “X” Biblioteca auxiliar o Sí X No 8 Nº de monografías: 0 Nº de Títulos de publicaciones periódicas: 0 INFORMATIZACIÓN Marque con “X” Funciones informatizadas: X Sí o No Gestión de usuarios: X Sí o No Descripción de fondos X Sí o No Lenguajes Documentales X Sí o No Otra información: Para la gestión de usuarios y la descripción de fondos, se utilizan plantillas en el programa EXCEL utilizando elementos descriptivos propios de la Municipalidad. Se utiliza una Base de Datos llamada Scan Visión 20/20, para la administración de documentos, específicamente de actas digitalizadas del Concejo Municipal. ESTRUCTURA DE LOS FONDOS AGRUPACIÓN DE FONDOS / Adjuntar el Cuadro de Clasificación Denominación de la agrupación: Estructura orgánico-funcional Agrupación Superior: Concejo Municipal CUESTIONARIO 9 DATOS REFERIDOS AL CUESTIONARIO Fechas de Cumplimentación: (Día / Mes / Año): 12/02/2008 Datos del informante: Apellidos: Jiménez / Alfaro Nombre: Maricel Cargo: Encargada del Archivo Central FUENTE EMPLEADA: Entrevista a Maricel Jiménez Alfaro, Encargada del Archivo Central, Municipalidad de Alajuela. Expedientes del Departamento Servicios Archivísticos Externos, Dirección General del Archivo Nacional. Registro de transferencias y expedientes de asesoría y valoración de la Municipalidad de Alajuela. Censo elaborado por: Carolina Tenorio Picado. OBSERVACIONES Observaciones: (*) Campos Obligatorios 10