iii logística / distribución / liquidación - modulo distribucion

Transcripción

Manual funcional de uso de GesCom
III LOGÍSTICA / DISTRIBUCIÓN / LIQUIDACIÓN - MODULO DISTRIBUCION
En ésta sección vamos dedicarnos al sector encargado de la logística y la distribución y al sector encargado de la
liquidación, desde la carga de los pedidos en el camión hasta la vuelta del mismo.
Todos los procesos y tareas a realizar las vamos a encontrar en Módulo Distribución del Gescom
A lo largo de este módulo vamos a explicar cómo se llevan a cabo las principales tareas a realizar en lo que respecta a la
logística, distribución, y la liquidación de cada reparto. Dichas tareas serán:
Automatización de ruteo
Ruteo Manual y Movimiento de Carga
Consulta de carga de Camiones
Confirmar carga del reparto
Listado y Detalle de Carga
Vuelta y Liquidación de Camiones
1-
Automatización de ruteo
Lo que vamos a lograr aquí es automatizar el ruteo de los pedidos, éste es un
paso que si bien no es obligatorio es recomendable para la rápida distribución de los
pedidos dentro de los camiones.
Aquí definimos qué días se visita una zona y con qué camión se realiza el reparto.
Para ello ingresamos al menú Distribución y dentro Definir Ruteo.
El paso siguiente es seleccionar un día de la semana desplegando el combo,
luego ingresamos los códigos de las zonas que se visitan ese día con el código de
camión que queremos que realice el reparto de dicha zona.
Este paso lo debemos realizar con todos los días de la semana para tener definido
nuestro Ruteo completamente.
2-
Ruteo Manual y Movimiento de Carga
Ésta pantalla nos va a permitir rutear los pedidos no ruteados (Ruteo Manual) o bien cambiar pedidos de un camión a
otro (Movimiento de Carga).
2.1 -
Ruteo manual
Si nuestros pedidos fueron cargados a un camión no ruteado (100 _No RUTEADO) es aquí donde definiremos a qué
camión pertenece ese pedido, seleccionamos Distribución desde el menú, dentro Movimientos de Carga y Cambio de Camión
por Pedido.
23
Esta pantalla se divide en dos partes Origen y Destino. Como se puede observar, en Origen, tenemos un listado de los
comprobantes, detallando número de cliente, dirección e importe que hasta el momento tiene cargado el camión que elegimos
en el combo. En el ejemplo de la figura elegimos el ‘100 _No RUTEADO’. En cuanto elegimos el camión podemos ver la
cantidad de clientes y el detalle en bultos y unidades del total de los artículos contemplados en dichos comprobantes.
Para que nos resulte más sencillo el pasaje, es conveniente hacerlo por zona:
1ro. Seleccionamos una zona del combo llamado Zona (notaremos que el total de comprobantes se redujo a los
correspondientes a la zona elegida).
2do. Debemos indicar en Destino cuál es el nuevo camión que llevará la carga, y cuáles de estos comprobantes son los
que deseamos reasignar. Esto lo podemos realizar haciendo doble clic sobre cada comprobante y en el caso de que queramos
pasar todos los pedidos de la zona presionamos en el botón ‘Pasar Todo’.
2.2 -
Movimiento
de carga
Éste paso nos permite cambiar los pedidos que ya tienen un camión asignado a otro.
La operatoria es exactamente igual que la descripta en la Carga Manual: seleccionamos el camión que tiene cargado el
reparto actualmente Origen, y en Destino al que se lo queremos asignar.
3-
Consulta de carga de camiones
Existen varias formas de ver la carga de camiones y con distinta información según sea nuestra necesidad de consulta.
Para poder ver dicha información, seleccionamos Reportes.
A continuación explicaremos los listados de uso más frecuente:
3.1 -
Carga De Camión:
Como su descripción lo indica, muestra la planilla de carga por camión con cuatro datos importantes de la carga de cada
camión:
productos, detallando bultos y unidades,
total por calibre,
resumen de las zonas a repartir y
la suma en dinero de todos los pedidos que lleva el camión
Haciendo doble clic sobre el nombre del listado nos muestra una ventana en la cual simplemente podemos ingresar el
número de camión del cual queremos obtener dicha información o dejar 0 (cero) y listar todos los camiones que posean carga.
3.2 -
Carga Total De Camiones:
Nos muestra la carga en bultos y unidades del total empresa o de cada reparto (según la elección del listado)
24
Cuando hacemos doble clic sobre este listado tenemos la posibilidad de elegir si queremos la carga de artículos Total
de toda la distribuidora o agrupada por Reparto. Además nos permite elegir un rango de camiones que queremos listar (si no
ingresamos nada lista todos los camiones)
3.3 -
Comprobantes X camión:
Este listado nos muestra los comprobantes con los que sale cada camión, esta información la podemos ver ordenada por
el número de comprobante o por el orden de reparto, simplemente debemos indicar el rango de camiones (si deseamos ver la
información de un camión determinado, sino lo dejamos como está y lista todos los camiones) y la fecha inicial y final de nuestra
consulta.
3.4 -
Comprobante Por Camión Detallado:
Aquí podemos ver cada comprobante, con los ítems detallados, cantidades e importes.
Igualmente como el anterior podemos indicar el rango de camiones y la fecha.
3.5 -
Resumen Diario De Camiones:
Este resumen, nos muestra la cantidad de boletas, el importe total de las mismas y la cantidad de bultos con los que
salieron los camiones.
4-
Confirmar carga del reparto
En este paso, vamos a hacer la asignación final de cada repartidor, por este motivo si tuviéramos que hacer algún
movimiento de pedidos debe ser antes de realizar este paso.
Para hacer la asignación elegimos Distribución, y luego Camiones Cargados.
En el combo llamado Camión, figuran todos los camiones que tienen cargados los pedidos ingresados por
los vendedores y ruteados por el encargado de la logística. Seleccionamos el camión, el chofer y la fecha.
En esta instancia, se puede agregar un pedido a un cliente, presionando el botón ‘Agregar Pedido’
Aquí se muestra una pantalla igual a la de Pedidos en el módulo de Ventas. Una vez cargado, se guarda y dicho pedido
aparecerá como un comprobante más de la lista de comprobantes de nuestro camión.
Información que nos brinda esta pantalla:
Número de reparto
Estado: Debajo del numero de Reparto, tenemos el estado en el que se encuentra el mismo, este puede ser, Sin
Asignar, Sin Liquidar, En Progreso o Liquidado.
Detalle de comprobantes: Si nos posicionamos sobre cualquiera de los comprobantes veremos que en el cuadro
contiguo nos muestra detalladamente como esta compuesto el mismo.
Cantidad de Clientes
Venta y Carga: Nos da la información detallada del total de la venta y la carga, propiamente dichas.
Si esta información es correcta y el estado es Sin Asignar, entonces vamos a proceder a la asignación, y
para ello simplemente presionamos el botón Asignar Reparto
Una vez que hacemos esto, ya tenemos nuestro listado con la carga en Bultos y Unidades con la que debe salir camión.
Es muy importante tener en cuenta qué quiere decir cada estado del camión:
Sin asignar: el reparto se encuentra en este estado cuando aún se está realizando el movimiento de
pedidos, cuando el camión todavía no tiene todos los pedidos que tiene que tener para salir.
Sin liquidar: en cuanto asignamos la carga y se lista la carga del reparto el camión pasa al estado de Sin
Liquidar. Físicamente en este momento el camión debería encontrarse o realizando la carga según la planilla o
realizando el reparto de los pedidos correspondientes.
En progreso: el camión pasa a este estado en cuanto le ingresamos alguna devolución o algo de dinero
que haya traído el chofer.
Liquidado: en cuanto terminamos de ingresar el dinero y las devoluciones correspondientes y
presionamos en el botón Liquidar, el reparto pasa al estado Liquidado
5-
Listado y Detalle de Carga
Nuevamente en Camiones cargados, pero ahora con la diferencia que una vez realizada la asignación, el estado pasa de
Sin asignar a Sin liquidar y el botón que antes figuraba como Asignar Reparto ahora es Listar Carga y es el que debemos
presionar para obtener nuestro listado de carga del camión en cuestión.
Si queremos un listado con todos los comprobantes detallados presionamos Detalle.
25
6-
Vuelta y Liquidación de camiones
Con la vuelta del camión se van a plantear distintas tareas a resolver que conforman la liquidación en sí:
Devoluciones (pedidos que no se entregaron)
Rendición de valores (dinero y demás valores que entrega el chofer)
Liquidación (confirmación y cierre de la liquidación del reparto)
Ahora vamos a proceder a la liquidación de los camiones, para ello en Distribución, seleccionamos nuevamente
Camiones Cargados
6.1 -
Devoluciones:
El primer paso es indicar cual es el camión que vamos a liquidar, para ello desplegamos el combo llamado Camión, en el
cual nos figuran todos los camiones aun no liquidados. Y como en el caso de La asignación de Reparto, la fecha y el chofer se
asignaran automáticamente, pudiendo ser modificadas en forma manual.
Presionando el botón derecho de mouse sobre cualquiera de los comprobantes nos aparecerán las siguientes opciones.
La opción que elijamos será aplicada solo al comprobante seleccionado.
Baja por devolución: Anula el comprobante entero, pero nos deja un rastro del motivo de la devolución. Al seleccionar
esta opción nos mostrara una ventana en la que indicaremos los datos del comprobante y el motivo.
Modificaciones: se puede hacer modificaciones sobre el comprobante pero estas serán validas solo si este no esta
facturado.
Notas de Crédito: En caso de la devolución sea por un parcial del comprobante, emitiremos una Nota de Crédito, al
seleccionar esta opción nos aparecerá una ventana en la que por defecto nos aparecen todos lo ítems que componían el
comprobante, y solo debemos dejar aquellos que serán afectados por la Nota de Crédito.
6.2 -
Rendición De Valores
Aquí nos ocupamos de la rendición de dinero. En Importe a Rendir tenemos el total de
dinero que nuestro repartidor nos debería entregar y debajo figuran las distintas formas con las
que nos puede
abonar un cliente.
En Efectivo, Cheques, y Cta.Cte., al presionar el cuadro con puntos que figura al lado de
cada uno de ellos se abre una segunda ventana. En el caso de Cheque dicha ventana nos pide
todos los datos del mismo, en Cta.Cte. debemos indicar cuales son las facturas que vamos a
imputar a una Cta.Cte.
Para rendir el Efectivo, simplemente debemos ingresar la cantidad de billetes y monedas de los importes indicados.
Arriba podemos ir corroborando el total, que corresponde a la suma de dichos importes.
Una vez que terminamos de cargar, presionamos el botón Liquidar.
Cobranzas: aquí contamos con la posibilidad de ingresar alguna cobranza, que no estaba contemplada, dentro de este
reparto.
Gastos: acá vamos a ingresar los gastos que nos manifieste el repartidor, indicando el comprobante, el detalle y el
importe.
Falta: Si hubo algún faltante en la rendición de dinero, nos indica cual es el importe, si fue justo aparecerá la leyenda
“Rendido”, si hubo sobrante, también nos indicara el importe.
Es importante aclarar que estos movimientos irán actualizando la cuenta corriente del empleado.
Rendir vacíos: cuando presionamos este botón, aparece una pantalla como la siguiente.
En cantidad rendida nos figura por defecto la misma cantidad que en los vendidos, en caso de no ser así, debemos
ingresar en forma manual la cantidad rendida verdaderamente y la diferencia se calculara automáticamente.
Todo lo que vamos cargando lo podemos ir grabando. Esto nos sirve en caso de querer continuar mas tarde con la
rendición de dinero del camión que estamos liquidando y por una cuestión de seguridad, para ello contamos con el botón
Guardar.
26
6.3 -
Liquidación
Luego de todos estos pasos precedemos a la Liquidación propiamente dicha, y para ello
presionamos el botón
Liquidar. Al Realizar este paso se actualizara automáticamente
la Cta. Cte en $ (faltante o sobrante) y la deuda
de envases en el Sistema de Comodatos del chofer. También obtenemos un listado con la liquidación final de nuestro
camión.
Supongamos que después de hacer la liquidación, nos damos cuenta que hubo un error al ingresar los valores
o queremos hacer una modificación, entonces presionamos Modificar, volvemos a ingresar los valores y luego
nuevamente Liquidar.
Lo ultimo que nos queda por hacer, es el pasaje, y este paso es muy importante ya que es aquí donde se
actualiza el stock teniendo en cuenta la liquidación que acabamos de hacer, para esto presionamos el botón Pasaje.
7-
RESUMEN DE LOS ESTADOS DEL REPARTO
A continuacion les presentamos un diagrama para que sepan que estados puede tener un reparto y como se llega de un
reparto al otro.
27
8-
Ruteo Dinámico de Camiones
El ruteo dinámico de camiones es una función poderosa del GESCOM que nos permite rutear un conjunto de
comprobantes hacia una serie de camiones, los cuales tienen definidos capacidades máximas de cargas. Siguiendo el orden de
reparto que tiene cada cliente dentro de una zona de reparto.
Pero antes de pasar a utilizar esta función, tenemos que tener cargados en el sistema una serie de datos. Es por eso
que es importante seguir esta guía en orden para poder llegar usar el Ruteo Dinámico sin ningún problema.
8.1 -
Definición de los camiones físicos y sus capacidades máximas
El primer paso es Cargar en el sistema a todos los camiones que van a hacer el reparto. El camión que se carga es el
camión físico, no confundan con los camiones de reparto. Si la empresa consta de 10 camiones para el reparto de la preventa ,
deben cargar esos 10 camiones.
Para cargar estos camiones debemos ir a :
Modulo de Distribución
Menu de Sistema
Opción Camiones Físicos
28
Una vez en la pantalla de camiones físicos, cargamos los datos de los camiones.
8.1.1 -
Datos básicos
Patente y marca del Camión
8.1.2 -
Descripción:
Quizás aquí convenga repetir patente marca, etc., ya que es el campo que se va a visualizar de ahora en mas en los
demás puntos del sistema.
Km. Inicial: Aun no esta implementada esta opción, así que por lo pronto se puede dejar con valor 0
8.1.3 -
Datos de Carga
MaxPedidos: Cantidad máxima de pedidos de distintos clientes que puede llevar el camión en cada reparto.
MaxBultos: Cantidad máxima de bultos de todos los articulo que puede llevar el camión en cada reparto. Los bultos son
sumados según sus madres. 1 bulto de un cajón de 12 suma 1 bulto, y 1 bulto de latas también suma un bulto.
MaxPaletas: Cantidad máxima de paletas que puede llevar el camión en cada reparto. Las paletas se calculan según el
campo Bultos por paletas, de cada artículo. Es necesario cargar bien ese campo en TODOS los articulo para que funcione
bien este calculo. Supongamos que de un articulo tengo 25 bultos y los bultos por paleta son 50 y de otro articulo tengo 80
bultos y los bultos por paleta son 40, el sistema va sumando parcialmente cada artículo y luego redondea en el final. En este
ejemplo nos daría 0.5 paletas + 2 paletas = 2.5 paletas, redondeado a 3 paletas.
MaxImporte: Importe máximo que puede llevar un camión en un reparto.
Estos campos son independientes entre sí, es decir, puedo ponerle a un camión un máximo de Paletas y a otro camión
un máximo de Pedidos.
Cuando no quiero especificar un máximo a un camión simplemente lo dejo en 0 y el sistema considera que no quiere
limitar por ese parámetro a ese camión.
Pueden ver un ejemplo en la figura de arriba.
8.2 -
Relacionar los camiones de Reparto con los camiones Físicos
Ya tenemos los camiones físicos que maneja la empresa cargados en el sistema.
Ahora vamos a decirle a cada camión de reparto que tenemos, que camión físico le corresponde, de manera que el
sistema pueda saber que capacidad máxima tiene cada camión de reparto.
Esto se hace desde
Para cargar estos camiones debemos ir a :
29
Menu de Sistema
Opción Camiones Reparto
Una vez en la pantalla lo único que debemos hacer es ir a cada camión de reparto y elegir el camión físico que le
corresponda.
8.3 -
Definir las zonas de reparto
Las zonas de reparto sirven para definir las Regiones o Bloques en las que vamos a separar nuestro ruteo de camiones.
Las zonas de reparto son independientes de las zonas de preventa, por supuesto que las zonas de reparto van a incluir
1 o varias zonas de preventa.
Son regiones más amplias que sirven para tener mas ordenada la distribución y el ruteo. Cada unas de esas zonas de
ruteo va a estar cubierta por varios camiones que se van a llenar según su capacidad.
Puede ser que TODA la empresa sea 1 sola zona de reparto, lo cual es válido, pero le puede complicar un poco mas el
tema del orden de recorrido, como vamos a ver mas adelante.
Para cargarlas vamos al modulo de ventas
Y luego vamos al menú de Ventas – Clientes – Zonas de Reparto
30
Una vez en la pantalla empezar a cargar o a modificar las zonas de reparto que va a haber.
Ejemplo:
8.4 -
Asignar Zona y Orden de Reparto a los Clientes
Ahora llega la tarea más tediosa: Asignar a cada cliente una zona de reparto y un orden de recorrido dentro de esa zona
(el orden de reparto).
Estos son campos que se encuentran en el mantenedor de clientes, en la ficha de logística.
Pero para simplificar la carga, y que no tengan que ir uno por uno desde el mantenedor, hay una pantalla que les va a
simplificar las cosas, esta pantalla es muy parecido a la pantalla de reordenamiento de recorrido de preventa, pero se utiliza
para el reordenamiento del recorrido de reparto.
Para llegar a esta pantalla procedemos así:
Luego abrimos el menú de distribución y vamos a Reordenamiento de recorrido
La pantalla que se abre es parecida a la siguiente:
31
Por supuesto con las columnas de razón social y dirección más amplias.
Si se fijan en el Combo de Arriba donde dice Zona esta vacío. Esto se refiere a que no elegimos Ninguna zona de
reparto y el sistema nos muestra todos los clientes que no tienen zona de reparto asignada.
Ahora podemos escribir en el campo correspondiente a la columna ZONA, la zona de reparto a la que queremos enviar
un determinado cliente y su orden.
Así con todos los clientes que tenemos sin asignar zona.
Una vez hecho esto ya vamos a poder elegir una zona en particular y nos va a mostrar los clientes de esa zona y vamos
a poder ordenarlos mas detalladamente, al igual que el reordenamiento de zona de preventa.
El botón reordenar nos sirve para cuando hicimos cambios de orden de algún cliente, nos reordena TODOS los clientes
de la zona elegida y los hace correlativos y no duplicados. Esto nos sirve cuando queremos ingresar un cliente entre 2 números
sucesivos, simplemente ponemos el menor de los ordenes y tocamos reordenar.
Por ejemplo, si tenemos 3 clientes con el orden 1,2,3 y queremos meter un 4to cliente entre el 2 y el 3, a ese cliente le
asignamos orden 2 (nos queda 1,2,3,2) y tocamos reordenar, nos pasa a quedar 1,2,3,4.
8.5 -
Ruteo Dinámico
Listo, ya pasamos la peor parte, ahora vamos a sacarle provecho.
Una vez que tenemos cargados todos los datos anteriores, podes decirle al sistema que estamos listos para trabajar con
las Zonas de Reparto.
Nos dirigimos a Configuración del GESCOM y vamos a la lengüeta Variables (Asegurémonos que nadie este
facturando), buscamos la variable llamada Utilizar_ZonaReparto y ponemos un valor = 1
32
Luego cliqueamos en Grabar y ya estamos con el sistema configurado para utilizar las zonas de reparto.
Si todos los pasos anteriores los hicimos correctamente, vamos a poder rutear cualquier cantidad de pedidos desde un
camión origen (generalmente el 100) hacia cualquier cantidad de camiones destino, y que la maquina haga el trabajo.
Una vez que terminamos de cargar la preventa y el camión 100 (o cualquier otro que utilicen) quedo cargado con la
totalidad de los pedidos, nos dirigimos al menú de movimiento de carga (sí, el mismo que se utiliza para armar las cargas
manualmente).
Y una vez que estamos en la pantalla de movimientos de carga, elegimos desde el panel izquierda el camión origen (100
en nuestro caso)
Van a aparecen todas las boletas de ese camión y si miramos el Combo ZONA, podemos ver las ZONAS DE REPARTO
que tiene ese camión sin rutear todavía.
Las boletas de ese camión aparecen ordenadas por el Orden de Reparto.
33
Elegimos una de ellas y cliqueamos PASAJE AUTOMÁTICO
Nos va a aparecer una pantalla como esta. En esta pantalla vamos a tener que definir que camiones vamos a querer ir
llenando con los pedidos de esa zona de reparto, y en que orden los vamos a ir llenando.
Supongamos que con la Zona Mataderos quiero llegar los camiones 11,12 y 13, en ese orden. Lo que haces se hace es
elegir primero el 11, le damos clic sobre el más, luego el 12, +, luego el 13 y +.
34
Aquí nos mostraría el orden de “llenado” de los camiones, podemos eliminar alguno con el – y podemos agregar alguno
entre el 11 y el 12 por ejemplo, parándonos sobre el 11 y eligiendo el camión y tocando el +.
Una vez que tenemos los camiones que queramos en el orden que queramos, le damos CONFIRMAR y Empieza el
proceso automático de armando de camiones.
8.6 -
Como funciona el proceso de carga automática
El proceso funciona de la siguiente manera, para el caso del ejemplo anterior.
Los camiones 11, 12 y 13 tiene como camión físico al DDD 444. Las capacidades que tenemos para ese camión son:
Máx. Pedidos = 80
Máx. Paletas = 10
El sistema se posiciona en el camión 11 (a la derecha) y empieza a pasar las boletas de izquierda a derecha (recuerden
que están dentro de un orden de reparto, de la zona de reparto elegida) hasta algunas de las condiciones de corte se alcancen.
Si luego de pasar 10 boletas por ejemplo los pedidos suman mas de 10 paletas, el sistema deja de cargar ese camión
11.
Luego elige el camión 12 y realiza el mismo proceso, va pasando boletas hasta que por ejemplo superan los 80 clientes
distintos. Llegado ese caso corta.
Continua con el camión 13, realizando el mismo proceso.
Si las boletas exceden el camión 13 también, quedaran en el camión 100 los comprobantes que no se han podido rutear.
En cambio si el camión 13 puede albergar el resto de las boletas, no quedaría ningún comprobante sin rutear.
Y podemos continuar con el proceso en otra zona de reparto.
35

iii logística / distribución / liquidación - modulo distribucion

Transcripción

Documentos relacionados

Camiones Conciencia LEON

Contrato: “Limpieza, Barrido de Calles y Recolección Diferenciada

Llantas y Accesorios SA de CV, Serviteca