Aspectos Prácticos Legales y Financieros en la Ejecución de

Transcripción

Aspectos Financieros, Terceras Partes y Auditorías
Gonzalo ARÉVALO
NCP para Asuntos Legales y Financieros
Director Oficina de Proyectos Europeos
Subdirección General de Programas Internacionales
de Investigación y Relaciones Institucionales
1.- Introducción
2.- Elegibilidad de Costes en H2020
3.- Calculo y Elegibilidad por Tipos de Coste
4.- Auditorías en H2020
5.- Terceras Partes
6.- Conclusiones
OPORTUNIDADES DE FINANCIACIÓN EUROPEA DE
INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN EN EL ÁREA DE SALUD
Index
Coste: Valoración económica (€) del uso o consumo de recursos
necesarios para la ejecución de una determinada actividad o
proyecto.
Existen diversas formas de clasificar costes, en nuestro caso las
más relevantes:
•
Costes Adicionales vs Costes Reales
•
Costes Directos vs Costes Indirectos
•
Costes Elegibles vs Costes No elegibles
Concepto y clasificaciones de Costes
Tipo de
ENTIDAD
Tipo de ACCIÓN
Research and
Innovation actions
Innovation
Non- Profit
Profit
100%
100%
70%
COSTES INDIRECTOS: Tipo
fijo de 25%
MODELO DE FINANCIACION BASADO EN
REMBOLSO DE COSTES ELEGIBLES
Tipo de
ENTIDAD
Non- Profit
Profit
Tipo de ACCIÓN
Research and
Innovation actions
Innovation
100%
100%
70%
COSTES INDIRECTOS: Tipo
fijo de 25%
SUBVENCIONES: TASAS PARA PROYECTOS ESTANDAR:
MODELO DE FINANCIACION SIMPLIFICADO
1.- Introducción
5.- Terceras Partes
6.- Conclusiones
Index
COSTES ELEGIBLES:
- Necesarios para el proyecto y de acuerdo con su naturaleza
-
Incluidos en el presupuesto
-
Durante al ejecución de la subvención
-
Incurridos por el beneficiario y registrados
-
No declarados en otras subvención
-
Cumplir con las disposiciones nacionales en cuanto a
fiscalización, impuestos, etc.
Elegibilidad de Costes
COSTES NO ELEGIBLES:
• Por
origen el retorno de capital
• Deuda o servicios de deuda
• Provisiones para pérdidas futuras o deudas
• Intereses debidos
• Deudas dudosas de cobro
• Pérdidas por cambio de divisas
• Gasto excesivo o sobredimensionado
• IVA deducible
Elegibilidad de Costes
El MGA establece condiciones de Elegibilidad y de no
Elegibilidad.
Estas condiciones son fijadas en el reglamento
financiero y en las regla de participación de H2020.
Costes Elegibles vs Costes No Elegibles
1.- Introducción
5.- Terceras Partes
6.- Conclusiones
Index
Costes imputables de manera directa al
desarrollo del proyecto:
- Personal
- Subcontratación
- Otros Gastos
No confundir con el hecho
de que sean o no
adicionales
Costes Directos
PM hay que entenderlo como una unidad de trabajo, que
corresponde con la dedicación de esfuerzos por el
equivalente a un mes de trabajo de una persona.
1 PM puede ser alcanzado por la agregación de esfuerzos de
varias personas (4 Pax FTE 1 Semana), o por el contrario por
la adscripción de esfuerzos parciales de una persona por un
espacio superior al mes (1 PAX a 25% FTE durante 4 meses)
1 año FTE= 12 PMs= 1720 horas (1)
Luego 1 PM = 143,33 horas (1)
(1) Bajo fórmula de 1720 horas
Concepto de P-Month (PM)
El cálculo del PM Value responde a la cuantificación en
términos económicos del valor en € del esfuerzo
correspondiente a 1 PM.
El PM Value, si será individual y diferente para cada persona
sobre la que se justifica esfuerzo en el marco de la acción.
Salvo en el caso de personal dedicados en exclusiva para los
proyectos, será habitual que los esfuerzos en PMs respondan
a valores parciales expresados en días u horas (daily cost,
hourly cost)
P-Month Value (PM)
H2020 no varía la fórmula para la imputación del
coste de personal:
Pero introduce dos cambios significativos para el
cálculo de los costes de personal:
• Costes basados en ejercicio económico cerrado,
pero con una posible excepción
• Determinación horas trabajables/productivas
para el cálculo del coste de personal
Elementos para el cómputo
de Costes de Personal
 Se determina a partir de la dedicación documentada en
horas/ días/ meses de cada individuo a la acción.
 Debe ser resultado de lo recogido en los registros de
tiempos
 La toma de datos e introducción en la justificación ha de
ser a nivel individual
 En ningún caso las horas trabajadas imputadas ≥ horas
productivas /trabajables
A) Horas dedicadas al proyecto
 Se determina a partir de la dedicación documentada en
horas/ días/ meses de cada individuo a la acción.
 Debe ser resultado de lo recogido en los registros de
tiempos
 La toma de datos e introducción en la justificación ha de
ser a nivel individual
 En ningún caso las horas trabajadas ≥ horas productivas
/trabajables
A) Nuevo modelo de TS
Principio general: usar los costes elegibles del
periodo económico cerrado o anterior si no está
cerrado.
Ejemplo: Reporting 01-09-15 a 31-03-17, que se
presenta en octubre 2016.
– 01/09/15 a 31/12/15, datos 2015
– 01/01/16 a 31/12/16, datos 2016 (si cerrados)
Excepcionalmente, si no hay histórico se puede
usar dato real
B) Cálculo del Coste Laboral
La EC ha adoptado en julio 2016 la posibilidad de usar
coste mensual individual real.
Exige calculo mensual por persona y bajo la condición de
que si hay algún complemento o pago extraordinario bajo
retribucion básica se prorratee como corresponda (ej. Paga
extra). Si hubiera retribución adicional esto se calcula a
parte
𝑐𝑜𝑠𝑡𝑒 𝑙𝑎𝑏 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙
𝑃𝑀𝑔 =
𝐻𝑜𝑟𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑑 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠/12
Bajo horas productivas deberán ir Horas estándar ´1720
B) Cálculo del Coste Laboral II
Principio general: usar los costes elegibles del
periodo económico cerrado o anterior si no está
cerrado.
Ejemplo: Reporting 01-09-14 a 31-03-16, que se
presenta en octubre 2016.
– 01/09/14 a 31/12/14, datos 2014
– 01/03/16 a 01/03/16, datos 2015
Excepcionalmente, si no hay histórico se puede
usar dato real
B) Cálculo del Coste Laboral
Como horas productivas, total de horas anuales que un trabajador
está realizando trabajo activo remunerado. Para su cálculo, es
necesario determinar antes el concepto de horas trabajables
retribuidas:
Ejemplo de cálculo de horas trabajables:
365 días al año
-104 fines de semana
-22 días de vacaciones
-13 festivos
226 días trabajables * 8 horas =1.808
H. Productivas= Horas Trabajables + H. Extra remuneradas- H.
Ausencias documentadas (bajas, formación, etc)
Luego H Trabajables ≥ H. Productivas
C) Horas productivas y horas trabajables
Para la determinación del numerador horas productivas /
trabajables la EC sólo permite tres opciones:
 1.720 como horas productivas
 Método de determinación de horas productivas estándar
 Horas Individuales Anuales
En caso de baja de maternidad/paternidad, se deducen las
horas de baja, de las horas productivas, bajo la condición de
representar un coste por legislación
Es deseable que un beneficiario use una modalidad de manera
genérica, aunque puede optar por variaciones según categoría.
En caso de cambio de método, debería realizarse sobre
ejercicios económicos cerrados.
C) Horas productivas y horas trabajables
 Según horas productivas sean ≥ 1720, parece tener
sentido usar 1.720
 Si horas productivas, son inferiores pero cercanas a 1720,
no parece mala idea por simplificación hacer uso de 1.720
horas.
 Beneficiarios que usaron horas estándar en FP7 y que
pueden justificar bien como calculan horas estándar
pueden seguir viviendo cómodamente en esa opción.
 Usar de la opción de horas individuales productivas es la
opción más precisa, pero exige tener un sistema
consistente y robusto para alcanzar dicho cálculo.
C) Consideraciones para la selección del
método de horas trabajables / productivas:
Habitualmente:
– Viajes y dietas
– Fungible e inventariable (relación directa)
– Prestación de servicios (Novedad):
obedecen a servicios no descritos como
tarea en el anexo técnico, generalmente no
científico-técnicos (traducción, catering,
publicación, etc). GENERAN Costes
Indirectos
Importante siempre, uso de procedimientos habituales y su
relación directa con el proyecto.
Otros Costes Directos
Obedecen a tareas del proyecto que se encarga a
un tercero en un régimen comercial.
Algunas consideraciones:
– No se puede subcontratar labores del
proyecto a un beneficiario o entidad vinculada.
– Puede presentar límites.
– Seguimiento de procesos de concurrencia y
decisión basado en economía/facilidades (tmb
en prestaciones normales de servicio)
Subcontratación
Desaparece la capacidad de justificar basado en CI Reales
Cálculo (1): CI= 25% (C Directos Totales- C. Subc)
• Posteriormente se aplica la tasa de Cofinanciación
(70-100%)
• Justificación basada sólo en los CD (No
demostrables)
(1) Posible Tratamiento especial en esquemas Lump-sum y
Scale-Unit Costs.
Costes Indirectos
1.- Introducción
4.- Auditorías en H2020 y Fondo de Garantía
5.- Terceras Partes
6.- Conclusiones
Index
Certificado de Auditoría
CFS solo obligatorio para subvenciones de Costes directos >
325 k € y a la finalización del proyecto
Coste elegible bajo Other Direct Costs
Controles Ex - post
La EC o el TC UE pueden auditar desde que se presente el
primer informe hasta dos años después de la finalización del
pago del saldo final.
Determinados certificados pueden limitar el alcance.
Política de Auditoría para H2020 habla de:
- Costes de pesonal
- Third parties
Auditorías: CFS y Controles Expost
Desde FP7 la EC ha incorporado FG que ‘limita’
responsabilidad de los socios durante la acción
Permite recuperar financiación de socios, que no
retornen pagos, una vez que:
- han sido expulsados del proyecto (enmienda)
- Demostrado que se ha hecho todo lo posible
para recuperar fondos (CA)
Se usa una retención del 5% de todos los
proyectos.
Fondo de Garantía y
responsabilidad financiera
35
Desde FP7 la EC ha incorporado FG que ‘limita’
ATENCIÓN:
responsabilidad
de los socios durante la acción
 Solo opera durante la acción
 Imprescindible seguir lo que
Permite recuperar
marque el financiación
CA para pagos de
y socios, que no
retornen pagos,
unade
vez
que:
exclusiones
partners
- han sido
expulsados
del(que
proyecto
 Requiere
enmienda
necesita(enmienda)
tiempo)
- Demostrado
que se ha hecho todo lo posible
 CONTROLAR:
para recuperar
fondos (CA)
 Ejecución de los socios
 Liquidez
Se usa una retención del 5% de todos los
proyectos.
Fondo de Garantía y
responsabilidad financiera
36
1.- Introducción
5.- Terceras Partes
6.- Conclusiones
Index
El uso de TTPP la EC lo considera como una excepción
por ello, ni formularios, ni Part. Port. están
específicamente diseñados para incorporar TTPP
TTPP, es todo tercero que sin firmar el GA participan de
una u otra manera en el GA: Subcontratados, Linked TP,
Cesión de recursos, …
Existe gran desconocimiento entre los beneficiarios,
coordinadores, incluso POs sobre las TTPP, a menudo
mezclan tipos de TTPP, no las quieren, no les gustan,…
Generalmente aconsejable que cuanto antes lo tengamos
presente en propuesta
Principios Generales
El uso de TTPP la EC lo considera como una excepción por
ello, ni formularios, ni Part. Port. están específicamente
NO OLVIDAR:
diseñados para incorporar
TTPP
• BENEFICIARIO
ES que
EL RESPONSABLE
LA ECde una
TTPP,
es todo tercero
sin firmar el GAANTE
participan
u otra manera en el GA: Subcontratados, Linked TP, Cesión
• recursos,
TTPP DEBEN
de
… RESPONDER A REALIDADES
EXISTENTES
Existe gran desconocimiento entre los beneficiarios,
• EXISTE FLEXIBILIDAD
EJECUCIÓN
TMB,
PERO
coordinadores,
incluso POsDE
sobre
las TTPP,a
menudo
HA DEtipos
FIGURAR
mezclan
de TTPP, no las quieren,no les gustan,…
Generalmente aconsejable que cuanto antes lo tengamos
presente en propuesta
Principios Generales
• Responsable ante la EC es el Beneficiario, salvo que se
incluya otra cosa en el GA.
• Acceso al Portal del Participante es exclusivo del
Beneficiario
• No es una herramienta adhoc para agregar artificialmente
beneficiarios
• Auditables por la EC, pero adaptando exigencias al role
por el que participan
Características comunes de las TTPP
• Responsable ante la EC es el Beneficiario, salvo que se
incluya otra cosa en el GA.
• Acceso al Portal del Participante es exclusivo del
Beneficiario
• No es una herramienta adhoc para agregar artificialmente
beneficiarios
• Auditables por la EC, pero adaptando exigencias al role
por el que participan
Características comunes de las TTPP
SI
NO
Régimen
Comercial
NO
Desarrolla
Tareas
SI
Vínculo
Legal con el
Beneficiario
SI
NO
TRES PREGUNTAS CLAVE:
• Artículo 9: Implementación de la acción por terceros que no
reciben financiación
• Artículo 10: Compra de bienes, trabajos o servicios
• Artículo 11: Uso de contribuciones in-kind de terceros contra
pago.
• Artículo 12: Uso de contribuciones in-kind de terceros sin
contraprestación.
• Artículo 13: Implementación de tareas por entidades
contratados
• Artículo 14: Implementación de tareas por terceras partes
vinculadas
• Artículos 15: Apoyo Financiero a terceras partes. Aplica en
MFA
Implementación de la Acción por
Terceros
Se añade cuando hay un beneficiario que no recibe EU funding y
que su Coste no se tiene en cuenta para calcular el EU
contribution.
No aplica arts de justificaciones, auditorías, controles, etc.
Ojo: si puede haber algo de IPR
Art. 9: Implementación de la acción por
terceros que no reciben financiación
Cont (art
11)
SI
NO
Régimen
Comercial
NO
Desarrolla
Tareas
SI
Vínculo
Legal con el
Beneficiario
SI
NO
Subc (art
13)
Art. 10 y 13: Participación de la acción por
terceros ‘Contratistas’ y ‘Subcontratistas’
NO
Régimen
Comercial
NO
Desarrolla
Tareas
SI
Vínculo
Legal con el
Beneficiario
SI
NO
Art 12
NO
¿Se paga
por la
cesión?
Art. 11 y 12: Cesión de Recursos ‘in-kind’
SI
SI
Art. 11
Elementos comunes:
• Sólo Cesión de Recursos: humanos, materiales,….
• No puede haber régimen comercial
• No debe ser un socio el cedente
• TP auditable
Diferencias:
• Art. 12 debe haber una cesión general al beneficiario y no
específico
• Art. 11 conviene que exista un acuerdo de la cesión y de la
contraprestación
Art. 41 (opcional) para Centros Públicos con
fundaciones o similar para gestionar sus
proyectos, en caso de coordinación
Art. 11 vs Art 12: Elementos comunes y
diferencias
SI
NO
Régimen
Comercial
NO
Desarrolla
Tareas
SI
Vínculo
Legal con el
Beneficiario
SI
NO
Art. 14: Participación de Terceras Partes
Vinculadas
Responde a casos de antigua cláusula especial 10 de FP7, donde
tendremos entidades afiliadas o vinculadas legalmente que
participan en la propuesta, (una beneficiario y otra/s TTPP).
Se citará en el art.14,luego deben existir y si no generar enmienda.
Casos típicos:
- Unidades Mixtas de Investigación
- Entidades Afiliadas
- Agrupaciones
Artículo 14: Implementación de tareas por
terceras partes vinculadas
Solo en determinados programas
específicos y si el WP lo plantea a nivel
‘topic’
Artículo 15: Apoyo Financiero a
Terceras Partes
1.- Introducción
5.- Terceras Partes
6.- Conclusiones
Index
• LA EC trata igual un coste adicional que uno
no adicional
• Debe ser siempre incurrido por un beneficiario
(o TP)
• La filosofía de costes totales ofrece ventajas
• Las TTPP son una clara ventaja, pero no son
una ‘llave multiuso’ y requiere que no sean
adhoc
• La simplificación acota la adaptación al coste
real,pero limita el error
ALGUNAS CONCLUSIONES
Gonzalo Arévalo (Instituto de Salud Carlos III)
Av/ Monforte de Lemos, 5 - 28029 Madrid
Tel. +34 91 822 20 69
Email: [email protected]
Carmen Hormigo (CSIC)
Serrano 117 - 28006 Madrid
Tel: +34 91 568 18 30
E-mail: [email protected]
Andrés Martinez (CDTI-SOST)
Rue du Trône, 62 (7th floor) - 1050 Bruselas
Tel + 32 2 289 26 95 / 96
Email: [email protected]
Anxo Moreira (OTRI Universidad de Vigo):
Edificio Xerencia, Campus Universitario – 36310 Vigo
Tel +34 986 81 20 52
E-mail: [email protected]
Para cualquier Información Adicional,
consulte con los NCP para Temas
Legales y Financieros:

Aspectos Prácticos Legales y Financieros en la Ejecución de

Transcripción

Documentos relacionados

Solución de Financiación para Pymes

LÍNEA IVF EMPRENDEDORES Guía para la elaboración del

Costos: Ejemplos Ejemplo de un presupuesto educativo Tabla de

CRITERIO DE VALORACION DE LAS SOLICITUDES DE

CONTROLLER FINANCIERO DE LA PYME