ACTUALIZACION DEL PROGRAMA PARA CP. Y

INSTRUCTIVO PARA LA INSTALACION
POR FAVOR LEA PRIMERO LA CIRCULAR QUE ESTA DISPUESTA EN LA PAGINA DE CERTFICADOS
AL PROVEEDOR EN EL LINK CIRCULAR PRECISION DE TERMINOS PARA ENVIO CP.
ACTUALIZACION DEL PROGRAMA PARA CP. Y MODIFICACIONES A CP
Si Uds. Ya tenia instalado el programa para CP, no se preocupe que con esta instalación
nada se le borrara.
1. De clip sobre la opción actualizar programa para CP.
2. Oprima el botón Guardar
3. Seleccione la carpeta donde tenia su anterior programa para CP. Si no tenia el
programa cree una nueva carpeta llamada certificado_pro.
4. En ambos casos oprima el botón Guardar
5. Espere a que salga el aviso descarga completa, oprima el botón cerrar y salga de
la pagina
6. Vaya por el explorador de archivos ubique la carpeta donde quedo el archivo
que acaba de copiar de la pagina.
7. En esta carpeta encontrara un archivo llamado CP_ACTUALIZADO.ZIP
CP_ACTUALIZADO.zip
8. De clip derecho sobre este archivo CP_ACTUALIZADO.ZIP elija la opción
Extract To
9. Oprima el botón Extract o Agree que esta en la parte inferior de la pantalla
UNZIP.
10. En la parte central de pantalla visualiza todas las carpetas que tiene su disco,
ubique la carpeta donde esta el archivo comprimido o donde tiene los archivos
del programa anterior.
11. Oprima el botón de la parte superior derecha Extract.
12. Si ya existen los archivos le aparece una pantalla, en la parte inferior le da la
opción de reemplazar o no, seleccione la opción reemplazar todo y ya quedaran
descargados los archivos a su carpeta
13. Ubique en esta carpeta un archivo llamado CP000 con extensión EXE o que
diga que es tipo aplicación frente al nombre, de doble clip sobre este archivo.
14. Listo ingreso al aplicativo.
NOTA: Si Uds. Ya tenia instalado el aplicativo y había capturado información, por favor
ingrese por CAPTURA – DATOS BASICOS CI. y digite el nombre del Representante
Legal.
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DEL APLICATIVO
Para su funcionamiento utilice las teclas de flechas
OPCIONES
CAPTURA
DATOS BASICOS CI
DATOS PROVEEDORES
CAPTURAR CPS
MODIFICAR CPS
IMPRIMIR
CERTIFICADOS AL PROVEEDOR
UTILIDADES
ARCHIVO PLANO
MANTENIMIENTO
MODIFICAR NIT CI
BORRAR
TERMINAR
SI – ENTER
y la tecla Enter o
CAPTURA
DATOS BASICOS CI :
Solo se permite el ingreso de un solo nit.
Debe ingresar la información básica de la Comercializadora Internacional
Nit
:
Obligatorio
número sin puntos ni rayas, con digito de chequeo
Deben ser 10 dígitos.
Razón Social :
Obligatorio
nombre de la empresa
Representante Legal : Obligatorio
Nombre del representante legal de la CI.
Dirección
Obligatorio
Dirección de la comercializadora
Ciudad
:
Obligatorio
Lugar donde esta ubicada la comercializadora
Ubique la ciudad dando F10 y seleccione la
ciudad.
Teléfono
:
Obligatorio
1 o más números telefónicos de la empresa.
Correo electrónico : Obligatorio
Dirección email.
Número Registro :
Obligatorio
Número asignado por Mincomercio con el
cual se aprobó la comercializadora.
Fecha Inscripción :
Obligatorio
Fecha con la cual quedo inscrita la
comercializadora ante Mincomercio.
Al final de la captura en la misma pantalla en la parte inferior se despliega el siguiente
mensaje:
Confirma la creación o modificación de la información <S N>
Si oprime S, la información queda grabada.
Si oprime N, tiene opción de cambiar la información digitada en pantalla.
IMPORTANTE: Si oprimió S y después se dio cuenta que el Nit de CI esta mal, debe
ir por la opción Utilidades - modificar nit de la CI (vea opción de utilidades en este
manual o instructivo).
CAPTURA
DATOS PROVEEDOR :
Debe ingresar la información básica de cada uno de los Proveedores que tenga la
Comercializadora Internacional.
Nit
:
Razón Social :
Dirección
Teléfono
:
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
Obligatorio
número sin puntos ni rayas
nombre de la empresa
Dirección del proveedor
1 o más números telefónicos de la empresa
Al final de la captura en la misma pantalla en la parte inferior se despliega el siguiente
mensaje:
Confirma la creación o modificación de la información <S N>
Si oprime S, la información queda grabada.
Si oprime N, tiene opción de cambiar la información digitada en pantalla.
CAPTURA
CAPTURAR CPS :
IMPORTANTE : Si Uds. Ya modifico un CP, por la opción de Modificar CP., ya no
puede acceder a éste CP, por esta opción.
Esta opción es para ingresar la información de un CP que no va a ser modificado, un
CP nuevo en el cuatrimestre.
Debe ingresar la información básica de cada CP por Proveedor, teniendo en cuenta
que solo se permite ingresar el nit de un proveedor ya capturado.
No se permite grabar un CP si no ha ingresado por lo menos los datos de un Item
Los campos de fecha son calendario; se debe tener cuidado al ingresar la información ya que se valida
que los días que tiene cada mes sean los del calendario.
Nit
:
Obligatorio
Muestra la información ya grabada de la
Comercializadora internacional
Nit Proveedor
:
Obligatorio
Muestra la información del Proveedor
capturado anteriormente, con la tecla F10
No. CP
:
Obligatorio
# secuencial único dado por cada C.I.
No se puede repetir número
Obligatorio
Debe digitar 1 si es el primer cuatrimestre
2 si es el segundo cuatrimestre o 3 si es el
tercer cuatrimestre
El numero de periodo debe ser de acuerdo
a la fecha de expedición del CP.
Periodo a Reportar
:
Ej. es periodo 1 si la fecha de expedición
de CP esta entre el 2004.01.01 hasta
2004.05.15
. es periodo 2 si la fecha de expedición de
CP esta entre el 2004.05.16 hasta
2004.09.15
. es periodo 3 si la fecha de expedición de
CP esta entre el 2004.09.16 hasta
2005.01.15
Fecha Expedición CP :
Obligatorio
Formato Año(aaaa)/Mes(mm)/Día(dd)
Tenga presente que de acuerdo al decreto la fecha de
expedición de un CP. No puede ser mayor a los 15
días después de un bimestre vencido.
Si digita la información y le sale el siguiente mensaje
en la parte inferior de la pantalla “No se puede
reportar esta fecha de expedición de CP. Para este
periodo”. Debe verificar el periodo que digito (de
acuerdo a las instrucciones dadas en el campo
anterior) porque el numero que
Uds. Coloque
depende la fecha de expedición del CP. Para corregir
oprima la tecla Esc. Vuelva a ingresar la información.
Fecha Factura compra:
Obligatorio
Formato Año(aaaa)/Mes(mm)/Dia(dd)
Ciudad de expedición:
Obligatorio
seleccione de la tabla la ciudad, con la
tecla F10
Tipo de Reporte:
Obligatorio
Se debe digitar solo 1 o 2
1 – Para Mes
2 – Para Bimestre
Mercancias Nal. para :
Obligatorio
Se debe digitar solo 1 o 2
1 – En el mismo estado
2 – Transformar y exportar
Mercancias Nal. A título de: Obligatorio
Se debe digitar solo 1,2 o 3
1 – A título de compra
2 – A título de mandato
3 – A título de otros
Valor del IVA :
Obligatorio
valor pagado por el IVA
Si tiene retefuente puede
ser cero(0) de lo contrario no
Valor retefuente :
Obligatorio
valor pagado por retefuente
Si tiene IVA puede ser 0
de lo contrario no
INFORMACION ITEMS
Se debe ingresar la información de todos los productos que se tengan para el CP.
Número Item:
Obligatorio
Número consecutivo
No se puede repetir número por CP,
con la tecla F10 ve item grabados.
Subpartida:
Obligatorio
Consultar la tabla de arancel con F10,
Si es un servicio digitar 9999999999 y
Escribir la descripción del servicio
No se pueden grabar posiciones que no
estén en el arancel.
Para actualizar el arancel ingrese a la
pagina de certificado al proveedor (donde
bajo el aplicativo), de CLIP sobre el link
TABLAS y descomprima el archivo sobre la
misma carpeta donde descomprimio el
aplicativo, dando la opcion de reemplazar
todos los archivos.
Cantidad :
Opcional
opcional solo si es un servicio
Unidad Comercial
Obligatorio
Consultar la tabla de unidades con F10,
Si es un servicio digitar 999
No se pueden grabar unidades que no
estén en la tabla.
Valor Unitario :
Obligatorio
Valor unitario del producto.
CAPTURA
MODIFICAR CP :
Esta opción es para ingresar la información solo de aquellos CP que se tienen que
modificar por cambio en algún dato (excepto fecha expedición del CP) y cuyo
formulario ya fue entregado al proveedor y el CP fue enviado vía Internet al
MINCOMERCIO.
Debe ingresar la información básica de cada CP por Proveedor, teniendo en cuenta
que solo se permite ingresar el nit de un proveedor ya capturado.
No se permite modificar un CP, si este no existe.
Los campos de fecha son calendario; se debe tener cuidado al ingresar la información ya que se valida
que los días que tiene cada mes sean los del calendario.
Nit
:
Obligatorio
Muestra la información ya grabada de la
Comercializadora internacional
Nit Proveedor
:
Obligatorio
Muestra la información del Proveedor
capturado anteriormente
No. CP Existente
:
Obligatorio
Este numero debe ser del CP existente
Periodo a Reportar
:
Este campo no se puede modificar,
se conserva el digitado en el CP
inicialmente.
Fecha Expedición CP
:
Este campo no se puede modificar, se
conserva la fecha expedición del CP
inicial.
Fecha Factura compra:
Obligatorio
Formato Año(aaaa)/Mes(mm)/Dia(dd)
Ciudad de expedición :
Obligatorio
seleccione de la tabla la ciudad dando F10
Tipo de Reporte
:
Obligatorio
Se debe digitar solo 1 o 2
1 – Para Mes
2 – Para Bimestre
Mercancías Nal. para :
Obligatorio
Se debe digitar solo 1 o 2
1 – En el mismo estado
2 – Transformar y exportar
Mercancías Nal. A título de: Obligatorio
Se debe digitar solo 1,2 o 3
1 – A título de compra
2 – A título de mandato
3 – A título de otros
Valor del IVA
valor pagado por el IVA
:
Obligatorio
Si tiene retefuente puede
ser cero(0) de lo contrario no
Valor retefuente
:
Obligatorio
valor pagado por retefuente
Si tiene IVA puede ser 0
de lo contrario no
Nuevo No. de CP
:
Motivo Modificación CP:
Obligatorio
# secuencial único dado por cada C.I.
Este numero debe ser del nuevo CP
No se puede repetir número
Obligatorio
Debe explicarse las causas que motivaron
a la modificación de los datos según
(decreto 093 de 2003).
Para modificaciones se recuerda el compromiso de enviar previamente la
notificación a MINCOMERCIO según circular antes de remitir vía
electrónica estos CP modificados.
Si a alguna de las modificaciones es borrar un producto, vaya por la opción Utilidades
borrar ítem y elimínelo.
INFORMACION ITEMS
Se debe ingresar la información de todos los productos que se tengan para el CP.
Número Ítem:
Obligatorio
Número consecutivo
No se puede repetir número por CP
Tecla F10, para ver ítems grabados
Subpartida:
Obligatorio
Consultar la tabla de arancel con F10,
Si es un servicio digitar 9999999999 y
Escribir la descripción del servicio
No se pueden grabar posiciones que no
estén en el arancel
Para actualizar el arancel ingrese a la
pagina de certificado al proveedor (donde
bajo el aplicativo), de CLIP sobre el link
TABLAS y descomprima el archivo sobre la
misma carpeta donde descomprimio el
aplicativo, dando la opcion de reemplazar
todos los archivos.
Cantidad :
Opcional
opcional solo si es un servicio
Unidad Comercial
Obligatorio
Consultar la tabla de unidades con F10,
Si es un servicio digitar 999
No se pueden grabar unidades que no
estén en la tabla.
Valor Unitario :
Obligatorio
Valor unitario del producto.
IMPRIMIR
CERTIFICADOS AL PROVEEDOR
Genera un reporte en pantalla o impresión de un proveedor por un CP especifico o
por Todos los CP de todos los proveedores.
Si su reporte no le imprime directamente desde el aplicativo, debe ir a la carpeta
donde esta la información del programa, buscar un archivo llamado LISTA1.PRN,
abrilo en un editor y desde allí imprimirlo.
UTILIDADES
ARCHIVO PLANO
IMPORTANTE :
El programa le genera un archivo plano cabecera y detalle para modificaciones,
y otro archivo plano, cabecera y detalle para los datos correctos del
cuatrimestre.
Debe enviar primero los archivos planos cabecera y detalle de los CPs,
modificados, solicitar ser activado para otro envió, y nuevamente enviar los
archivos planos cabecera y detalle de la información completa de su
cuatrimestre.
Tenga presente que si es un archivo plano por Modificaciones el nombre del
archivo debe llevar una letra “m” al comienzo del nombre de los archivos como
se indica en esté instructivo en la parte “NOMBRE DEL ARCHIVO CON
MODIFICACIONES” (si esto no se tiene presente su información puede generar
errores, porque los datos se van a confundir con los del cuatrimestre actual.
Esta pantalla le presenta las siguientes opciones:
GENERACION DE PLANOS PARA CPs DEL CUATRIMESTRE
Producir planos para todos los CP ......................(1)
Para un rango de CP consecutivo........................(2)
Rango de CP consecutivo o/y No. CP alternos ..(3)
GENERACION DE PLANOS PARA CPs MODIFICADOS
Rango de CP consecutivos Modificados..............(4)
Rango de CP consecutivo o/y No. CP. Alternos ..(5)
Opción (1) Producir planos para todos los CP :
En esta opción se generan los archivos planos para todos los CPs, desde el primero,
que se hayan capturados mediante el aplicativo.
En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice “Se han
creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado:
Directorio de ........................” le indica el nombre de la carpeta donde están los
archivos CABECERA Y DETALLE.
Opción (2) Para un rango de CP consecutivos:
Se dan 2 opciones
ESTA OPCION SOLO LE PERMITE GENERAR UN (1) RANGO DE CPS CONSECUTIVOS.
Seleccionar por rango de fechas ......(1)
Por rango de CPs..........(2)
Opción (1).. se despliega la siguiente pantalla
Digite rango de fechas Desde...............Hasta
Usted debe dar la fecha de expedición de CP a partir de cual
comenzó a capturar los nuevos CP, formato (aaaa-mm-dd) hasta
la fecha ultima de expedición de CP, que capturo CP.
Ej. Usted comienza capturar datos para el segundo cuatrimestre,
el 1ro. junio, debe dar fecha DESDE 2004.06.01, y termina el día
5 de septiembre, debe dar en fecha HASTA 2004.09.05.
En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul
donde dice “Se han creado los siguientes archivos planos en el
directorio mostrado:
Directorio de ........................” le indica el nombre de la carpeta
donde están los archivos CABECERA Y DETALLE
Opción (2).. se despliega la siguiente pantalla
Digite rango de CP Desde .................Hasta
Usted debe dar en DESDE, el numero de CP con el que inicio el
periodo para la capturar los nuevos CP, y en HASTA el numero
del CP con el que termino el periodo
Ej. Usted termino el 1er cuatrimestre con el CP.20, debe
comenzar a capturar datos para el segundo cuatrimestre, con el
numero de CP.21, debe dar en DESDE 21, y termina el segundo
cuatrimestre con el numero de CP.101, debe dar en HASTA
101.
En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul
donde dice “Se han creado los siguientes archivos planos en el
directorio mostrado:
Directorio de ........................” le indica el nombre de la carpeta
donde están los archivos CABECERA Y DETALLE
Opción (3) Rango de CP consecutivos o/y No. de CP alternos:
UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO NOTIFICADO DE HACER CORRECCIONES A CP YA
ENVIADOS A MINCOMERCIO,
ESTA OPCION LE PERMITE GENERAR MAS DE UN (1) RANGO DE CPS CONSECUTIVOS O ALTERNOS.
Digite rango de CP específicos :
Esta opción le permite seleccionar un rango de CPs consecutivo o alterno, a medida
que digita un rango da Enter y le presenta opción de otro rango así sucesivamente. Ej.
Uds. Tiene que corregir los CP. Del 1 al 5 el 8, 12, 24 y del 31 al 36
Ingresa a esta opción (3)
Le muestra la pantalla DIGITE RANGO DE CPS ESPECIFICOS
Desde.................. Hasta, debe digitar en Desde 1 y en Hasta 5, y oprimir la tecla
Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así:
Desde.................. Hasta, debe digitar en Desde 8 y en Hasta 8, y oprimir la tecla Enter,
nuevamente se despliega otra opción de rango así:
Desde.................. Hasta, debe digitar en Desde 12 y en Hasta 12, y oprimir la tecla
Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así:
Desde.................. Hasta, de digitar en Desde 24 y en Hasta 24, y oprimir la tecla Enter,
nuevamente se despliega otra opción de rango así:
Desde.................. Hasta, de digitar en Desde 31 y en Hasta 36 y oprimir la tecla Enter,
nuevamente se despliega otra opción de rango así:
Para terminar la selección y se generen los archivos planos, en la nueva opción de
rango no digite nada en Desde, de Enter y no digite nada en Hasta, de Enter, y listo
termino.
En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice “Se han
creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado:
Directorio de ........................” le indica el nombre de la carpeta donde están los
archivos CABECERA Y DETALLE
Opción (4) Rango de CP consecutivos Modificados
UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO MODIFICADO UN CP YA ENTREGADO AL
PROVEEDOR Y ENVIADO A MINCOMERCIO, Y ESTE SE HAYA REEMPLAZADO POR OTRO NUEVO.
ESTA OPCION SOLO LE PERMITE GENERAR UN (1) RANGO DE CPs CONSECUTIVOS.
se despliega la siguiente pantalla
Digite rango de CP Desde .................Hasta
Usted debe dar en DESDE, el numero del Nuevo CP. HASTA el numero del ultimo
nuevo CP.
Ej. Usted desea modificar los CPS. Del 5 al 8, debe digitar en DESDE el numero 5, y
en HASTA el numero 8.
En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice “Se han
creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado:
Directorio de ........................” le indica el nombre de la carpeta donde están los
archivos CABECERA Y DETALLE
Opción (5) Rango de CP consecutivo o/y No. CP. Alternos Modificados:
UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO MODIFICADO UN CP O VARIOS CPS, YA
ENTREGADOS AL PROVEEDOR Y ENVIADOS A MINCOMERCIO, Y ESTOS SE HAYAN REEMPLAZADOS POR
OTROS NUEVO.
ESTA OPCION LE PERMITE GENERAR MAS DE UN (1) RANGO DE CPS CONSECUTIVOS O ALTERNOS.
Digite rango del nuevo CP específicos :
Esta opción le permite seleccionar un rango de CPs consecutivo o alterno, a medida
que digita un rango da Enter y le presenta opción de otro rango así sucesivamente. Ej.
Uds. Tiene que corregir los CP. Del 1 al 5 el 8, 12, 24 y del 31 al 36
Ingresa a esta opción (3)
Le muestra la pantalla DIGITE RANGO DE CPS ESPECIFICOS
Desde .................. Hasta, debe digitar en Desde 1 y en Hasta 5, y oprimir la tecla
Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así:
Desde .................. Hasta, debe digitar en Desde 8 y en Hasta 8, y oprimir la tecla
Enter, nuevamente se despliega otra opción de rango así:
Para terminar la selección y se generen los archivos planos, en la nueva opción de
rango no digite nada en Desde, de Enter y no digite nada en Hasta, de Enter, y listo
termino.
En la parte superior de esta pantalla hay un mensaje en azul donde dice “Se han
creado los siguientes archivos planos en el directorio mostrado:
Directorio de ........................” le indica el nombre de la carpeta donde están los
archivos CABECERA Y DETALLE
UTILIDADES
MANTENIMIENTO
Esta opción se debe ejecutar cada cierto tiempo para reindexar los archivos.
UTILIDADES
MODIFICAR NIT CI.
Solo en esta opción Uds. Puede modificar el NIT de la CI. Cuando lo ha digitado mal en la
opción de Captura datos Básicos CI.
Se muestra la siguiente pantalla
Nit actual ....................... el que Uds. Digito inicialmente
Cambiar NIT por ........... Debe digitar el nuevo NIT de la CI.
Le muestra los siguientes mensajes
Confirma el cambio <S/N>
Si digita S .. se dará el cambio
Si digita N .. no se darán cambios
Recuerde que todos los CP o item reportados quedaran con el nuevo NIT.
Esto quiere decir que toda la información que Uds., ha capturado será reemplaza por
este nuevo nit donde estaba el anterior
UTILIDADES
BORRAR
Borrar un proveedor ................... (1)
Borrar un CP............................... (2)
Borrar un Item ............................ (3)
Borrar un CP Modificado ........... (4)
Borrar un Item Modificado ......... (5)
Opción (1)
Se despliega una ventana donde le muestra dos columnas la 1ra. El NIT la segunda la
razón social de la Empresa.
Uds. Debe ubicar el cursor sobre el nit a borrar y dar Enter.
. La opción (S) confirma borrar, teniendo en cuenta que todos los CP capturados a
este NIT será borrada automáticamente.
. La opción (N) no hace nada.
Opción (2)
Se despliega una ventana donde le muestra tres columnas la 1ra. El numero del
Certificado al Proveedor, la segunda el NIT del proveedor y la tercera la fecha de
expedición del CP.
Uds. Debe ubicar el cursor sobre el CP relacionado con el proveedor a borrar y dar
Enter.
. La opción (S) confirma borrar, teniendo en cuenta que todos los ITEMS capturados a
este CP para este Proveedor será borrada automáticamente.
. La opción (N) no hace nada.
Opción (3)
Se despliega una ventana donde le muestra tres columnas la 1ra. El numero del Item,
la segunda el numero del Certificado al Proveedor y la tercera el NIT del proveedor.
Uds. Debe ubicar el curso sobre el ITEM relacionado con el CP y el Proveedor a borrar
y dar Enter.
. La opción (S) confirma borrar, teniendo en cuenta que se borra solo este item
relacionado con ese CP y ese Proveedor será borrada automáticamente.
. La opción (N) no hace nada.
Opción (4)
UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO CAPTURADO MAL UN CP MODIFICADO.
Se despliega una ventana donde le muestra tres columnas la 1ra. El numero del
Certificado al Proveedor, la segunda el NIT del proveedor y la tercera la fecha de
expedición del CP.
Uds. Debe ubicar el curso sobre el CP relacionado con el proveedor a borrar y dar
Enter.
. La opción (S) confirma borrar, teniendo en cuenta que todos los ITEMS capturados a
este CP para este Proveedor será borrada automáticamente.
. La opción (N) no hace nada.
Opción (5)
UTILICE ESTA OPCION SOLO EN CASO QUE HAYA SIDO CAPTURADO MAL UN ITEM MODIFICADO.
Se despliega una ventana donde le muestra tres columnas la 1ra. El numero del Item,
la segunda el numero del Certificado al Proveedor y la tercera el NIT del proveedor.
Uds. Debe ubicar el curso sobre el ITEM relacionado con el CP y el Proveedor a borrar
y dar Enter.
NOTA:
Si al momento de consultar o imprimir la información capturada, observa que un
CP o Item no se encuentra, ingrese la opción UTILIDADES – Borrar, seleccione
borrar item búsquelo y confirme borrar, nuevamente ingrese a esta opción y
seleccione borrar CP, si lo encuentra bórrelo si no, no hay problema, así haga para
cada CP o Item que no encuentre. Una vez termine vaya a la opción captura CP.
Ingrese nuevamente la información de este CP y sus items.
De igual manera si esto le sucede en modificaciones.
INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE ARCHIVOS
1.
NOMBRE DEL ARCHIVO DEL CUATRIMESTRE:
Los archivos planos generados por el aplicativo quedan en la carpeta
donde se descomprimió el aplicativo, estos archivos quedan con los
nombre cabera.txt y detalle.txt; a estos se les debe cambiar el
nombre, como se describe a continuación:
Todas las empresas deben enviar los archivos en formato plano con el
siguiente formato para el nombre.
Letra - nit (de 10 dígitos) – periodo (de un digito) - fecha.envio (aaaa-mmdd) - código ciudad (de acuerdo a la tabla ciudades)
Ej.
Archivo cabecera
Archivo detalle
C850740850432005010111001.txt
D850740850432005010111001.txt
Letra :
Debe ser C o D
C = para el archivo cabecera
D = para el archivo detalle
Nit:
numero del nit de la empresa sin puntos ni rayas con digito de
chequeo (10 dígitos)
Periodo:
Corresponde la cuatrimestre que se este enviando
1 - Para el primero
2 - Para el segundo
3 - Para el tercero
Fecha:
Año (4 dígitos), Mes (2 dígitos) día (2 dígitos) Corresponde a la
del envió Ej.
20050101 – Para el día 1 de enero del año 2005
Ciudad
numero que corresponde al codigo de la ciudad donde esta la
C.I., éste es de acuerdo al codigo de ciudades. Ej.
Para Bogotá el codigo es 11001
Extensión: La extensión del archivo debe ser txt
Si los anteriores archivos son muy grandes se deben comprimir creando
uno solo archivo para enviar, teniendo en cuenta la siguiente regla.
Letra-nit-periodo-fecha.extensión
Ej.
Archivo comprimido
T8507408504120030101.zip
EN LO POSIBLE EVITE ENVIAR ARCHIVOS COMPRIMIDOS, YA QUE
ESTO DEMORA MAS LA VALIDACIÓN, POR TANTO LA RESPUESTA
QUE SE LE DA AL USUARIO SOBRE SU INFORMACIÓN.
2.
NOMBRE DEL ARCHIVO CON MODIFICACIONES:
Los archivos planos generados por el aplicativo quedan en la carpeta
donde se descomprimió el aplicativo, estos archivos quedan con los
nombre cabera.txt y detalle.txt; a estos se les debe cambiar el
nombre, como se describe a continuación:
Todas las empresas deben enviar los archivos en formato plano con el
siguiente formato para el nombre.
Letra – Letra - nit (de 10 dígitos) – periodo (de un digito) - fecha.envio
(aaaa-mm-dd) - código ciudad (de acuerdo a la tabla ciudades)
Ej.
Archivo cabecera
Archivo detalle
MC850740850432005010111001.txt
MD850740850432005010111001.txt
Letra :
Debe ser M
M = Identifica que es un archivo de Modificación
Letra :
Debe ser C o D
C = para el archivo cabecera
D = para el archivo detalle
Nit:
numero del nit de la empresa sin puntos ni rayas con digito de
chequeo (10 dígitos)
Periodo:
Corresponde la cuatrimestre que se este enviando
1 - Para el primero
2 - Para el segundo
3 - Para el tercero
Fecha:
Año (4 dígitos), Mes (2 dígitos) día (2 dígitos) Corresponde a la
del envió Ej.
20050101 – Para el día 1 de enero del año 2005
Ciudad
numero que corresponde al codigo de la ciudad donde esta la
C.I., éste es de acuerdo al codigo de ciudades. Ej.
Para Bogotá el codigo es 11001
Extensión: La extensión del archivo debe ser txt
INSTRUCTIVO PARA EL COMIENZO DE UN NUEVO ENVIO
1. Si hay nuevos proveedores adiciónelos
2. Para generar los planos ingrese por la opción de Utilidades – Archivo Plano
Seleccione 2 (por un rango).
Tiene dos opciones: por fecha de expedición del CP o por No. De CP.
Seleccione 1 de las dos.
Importante recordar, que los CP. Enviados, ya no los vuelve a cargar el sistema, a
menos que sea una modificación, la cual tiene un procedimiento diferente que se
explica en este instructivo o en la circular.
NOTA :
Lea muy bien el instructivo y observe cuidadosamente todos los mensajes que se
publican en las pantallas del programa de captura antes de llamar, son demasiadas
Comercializadoras y se congestionan las lineas
Cualquier información, por favor comunicarse con
Cristina Esparza
Rodrigo Zamora
Martha Edith Ortiz
Tel. 606-76-76 Ext. 1343
Tel. 606-76-76 Ext. 1351
Tel. 606-76-76 Ext. 2407