Prototipo de Informe de Pasantías

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Prototipo de Informe de Pasantías
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES
SUBPROGRAMA ADMINISTRACIÓN
Informe de Pasantías PDVSA, División Boyacá
Gerencia de Desarrollo Social Departamento
Control y Gestión
José Pimentel
C.I.: 18.772.386
Barinas, Agosto de 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
DE LOS LLANOS OCCIDENTALES
“EZEQUIEL ZAMORA”
VICE-RECTORADO DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO SOCIAL
PROGRAMA CIENCIAS SOCIALES
SUBPROGRAMA ADMINISTRACIÓN
INFORME DE PASANTÍAS PDVSA, DIVISIÓN BOYACÁ
GERENCIA DE DESARROLLO SOCIAL
DEPARTAMENTO CONTROL Y GESTIÓN.
AUTOR:
José Pimentel C.I: 18.772.386
Tutor Académico: Ms. C. Oscar Guillén
Tutor Empresarial: Licda. Lila Mendoza
Barinas, agosto de 2011
ÍNDICE GENERAL
CONSTANCIA DE APROBACIÓN DE LOS TUTORES ------------------------------ vi
AGRADECIMIENTO ------------------------------------------------------------------------ vii
DEDICATORIA ------------------------------------------------------------------------------ viii
INTRODUCCIÓN ------------------------------------------------------------------------------- 9
IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN ----------------------------------------------------- 11
OBJETIVOS DE LAS PASANTÍAS ------------------------------------------------------- 13
Objetivo General-------------------------------------------------------------------------- 13
Objetivos Específicos -------------------------------------------------------------------- 13
CAPITULO I ----------------------------------------------------------------------------------- 14
DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN ----------------------------------------------- 14
1.1. Nombre de la Institución ó Razón Social ---------------------------------------- 14
1.2. Reseña Histórica--------------------------------------------------------------------- 14
1.3. Misión, Visión y Objetivos de la Empresa -------------------------------------- 21
1.3.1. Misión --------------------------------------------------------------------------- 21
1.3.2. Visión ---------------------------------------------------------------------------- 21
1.3.3. Objetivos ------------------------------------------------------------------------ 21
1.4. Estructura Organizativa ------------------------------------------------------------ 22
1.4.1. Gerencia de Asuntos Públicos ----------------------------------------------- 23
1.4.2. Gerencia de Prevención y Control de Perdidas ---------------------------- 23
1.4.3. Gerencia de Automatización Informática y Telecomunicaciones ------ 23
1.4.4. Gerencia de Planificación y Gestión ---------------------------------------- 24
1.4.5. Gerencia de Auditoría --------------------------------------------------------- 24
iii
1.4.6. Gerencia de Asuntos Jurídicos ----------------------------------------------- 24
1.5. Actividad Económica y Social de la Empresa ---------------------------------- 25
CAPITULO II ---------------------------------------------------------------------------------- 27
DESCRIPCIÓN DE LA GERENCIA DONDE REALIZÓ LAS PASANTÍAS -- 27
2.1. Descripción de la Gerencia donde realizó las Pasantías ----------------------- 27
2.2. Misión, Visión y Objetivos de la Gerencia -------------------------------------- 30
2.2.1. Misión --------------------------------------------------------------------------- 30
2.2.2. Visión ---------------------------------------------------------------------------- 30
2.2.3. Objetivos ------------------------------------------------------------------------ 31
2.3. Organigrama ------------------------------------------------------------------------- 32
2.4. Descripción del Departamento donde realizó las pasantías ------------------- 33
2.5. Identificación Filosófica del Departamento ------------------------------------- 34
2.5.1. Misión --------------------------------------------------------------------------- 34
2.5.2. Visión ---------------------------------------------------------------------------- 34
2.5.3. Objetivos ------------------------------------------------------------------------ 35
2.5.4. Funciones ----------------------------------------------------------------------- 35
CAPITULO III --------------------------------------------------------------------------------- 37
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LAS PASANTÍAS ----------------- 37
3.1. Planificación de Actividades ------------------------------------------------------ 37
3.2. Descripción de las Actividades Ejecutadas -------------------------------------- 39
3.3. Cuadros Sinópticos ----------------------------------------------------------------- 42
Semana 1 ------------------------------------------------------------------------------- 42
Semana 2 ------------------------------------------------------------------------------- 43
iv
Semana 3 ------------------------------------------------------------------------------- 44
Semana 4 ------------------------------------------------------------------------------- 45
Semana 5 ------------------------------------------------------------------------------- 46
Semana 6 ------------------------------------------------------------------------------- 47
Semana 7 ------------------------------------------------------------------------------- 48
Semana 8 ------------------------------------------------------------------------------- 49
Semana 9 ------------------------------------------------------------------------------- 50
Semana 10------------------------------------------------------------------------------ 51
Semana 11------------------------------------------------------------------------------ 52
Semana 12------------------------------------------------------------------------------ 53
3.4. Definición de Términos Básicos -------------------------------------------------- 54
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ------------------------------------------- 56
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ------------------------------------------------------ 58
ANEXOS ---------------------------------------------------------------------------------------- 59
Anexo A Informe de Suruguapo --------------------------------------------------------- 60
Anexo B Ficha Técnica; Modelo Pasante----------------------------------------------- 72
v
Unellez
La Universidad que Siembra
CONSTANCIA DE APROBACIÓN DE LOS TUTORES
Nosotros, Licenciado Oscar Guillen, titular de la C.I. V- 10.714.922 y
Licenciada Lila Mendoza, titular de la C.I. V- 10.563.431, en carácter de tutor
académico el primero y tutor empresarial el segundo, respectivamente del pasante
José Zacarías Pimentel García, titular de la cedula de identidad V- 18.772.386,
cursante del VIII semestre de la carrera Licenciatura en Administración de la
Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora
(UNELLEZ), después de haber revisado el informe de pasantías presentado por el
pasante arriba mencionado, en la empresa Petróleos de Venezuela, S.A., División
Boyacá en la Gerencia de Desarrollo Social específicamente en el Departamento de
Control y Gestión, en un periodo establecido de 12 semanas, iniciando el día 05 de
abril del 2011 al 23 de junio del 2011, ambas fechas inclusive. Posteriormente se
extendió el periodo de pasantías hasta el 08 de agosto del 2011, esto se debe al alto
nivel de desempeño del pasante en el ejercicio de sus funciones dentro de la
organización consideramos que el mismo cumple con los requisitos exigidos en el
instructivo para la elaboración del informe de las pasantías y en consecuencia, lo
aprobamos.
En la ciudad de Barinas, a los ocho días del mes de agosto de dos mil once.
Licdo. Oscar Guillen
C.I. 10.714.922
Licda. Lila Mendoza
C.I. 10.563.431
Tutor Académico
Tutor Empresarial
vi
AGRADECIMIENTO
Cuando comencé a escribir los agradecimientos y dedicatorias pensé que por
descuido podía dejar a alguien importante fuera de la mención, por eso desde ya pido
las disculpas correspondientes en caso de que suceda.
Sí bien es cierto, es que en la vida existe un único ser que tiene la capacidad de
ver las cosas como realmente son, alguien lleno de misericordia, amor, paz, bondad y
pare usted de contar los bellos valores que posee, Él siempre está dispuesto a dar una
mano amiga y reconfortarnos cuando más lo necesitamos. Les hablo del Bello Amigo
DIOS, “A ti, oh Dios de mis antepasados, doy alabanza y glorificación, porque
sabiduría y fuerzas necesarias me has dado en aquellos momentos, Gracias Señor por
bendecirme con la posibilidad de caminara tu lado.”
A ti Madre, he aquí la recompensa de saber que honestamente cumpliste con tu
deber. Esa satisfacción de la conciencia de haber hecho lo mejor por la educación de
tus hijos, es una bendición para ti ver a tu hijo crecer, formarse y conquistar
limpiamente un puesto en la sociedad, este es el premio, el galardón y la recompensa
para ti madre… Por ser mi estímulo y guía.
Para mis hermanos Jaime y Yhonni por hacer de esta familia un ejemplo de
humildad y unión y apoyarme moralmente.
Gratitudes para la excelente casa de estudios la Universidad Nacional
Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora” y la Prestigiosa
Empresa Petróleos de Venezuela, S.A.
A usted preciado lector, a ellos, a mi honor y a mi patria.
“La Admiración es para aquellos
que realmente se esfuerzan en la vida
lo que tienen, lo tienen por su esfuerzo
y nunca pierden la humildad.”
vii
DEDICATORIA
A ti mi Dios por ser mi fortaleza, por brindarme la oportunidad y la dicha de la
vida por apoyarme y ser lo que hoy soy… Te Amo mi Señor en ti confiaré toda mi
vida.
A mi bella Madre Eugenia García quien es para mí la luz de mi sendero, se que
está muy feliz y orgullosa por ver el fruto de la semilla sembrada tiempo atrás.
A mi Padre José Zacarías Pimentel quien ya partió a la presencia del Altísimo,
dedicarle este presente documento como también todas mis felicidades, sigue
apoyándome con tu espíritu alentador y fiel.
También consagro a mis hermanos: Elizabeth “Princesa de la Familia”, Adolfo,
Jaime y Yhonni; a mis Abuelos: Dacier y Alfredo.
Pensando también en mis sobrinos que esta meta trazada les sirva como
ejemplo para un mañana y que esto los llene de entusiasmo para avanzar en su
formación escolar.
Agradezco y dedico a mi Pareja la Srta. Jessuly Vela quien me ha acompañado
y ha estado a mi lado apoyándome en el transcurso de esta carrera.
A usted preciado lector, a ellos, a mi honor y a mi patria.
“El éxito es fruto de una
persistente labor entorno
a los objetivos trazados.”
(Osorio, 2008)
viii
INTRODUCCIÓN
El proceso de pasantías, es un período de tiempo relativamente corto, en el cual
el estudiante pone en práctica las capacidades, habilidades y conocimientos
adquiridos en un área particular, durante su etapa de aprendizaje.
En las Instituciones de Educación Superior, los estudiantes se preparan para
demostrar sus destrezas, ya que este es por un periodo de trabajo sumamente corto
para desenvolverse en su campo laboral.
Este proceso es de gran importancia ya que el estudiante logra acumular un sin
número de experiencias que aumentan sus conocimientos y que adquiere especial
relevancia cuando se trata de egresar Licenciados.
En el marco establecido por la “Universidad Nacional Experimental de los
Llanos Occidentales Ezequiel Zamora”, y en el contexto legal del país, la Pasantía se
constituye en un requisito indispensable para optar al título de Licenciado en
Administración.
Por lo tanto el presente informe, plasma en forma escrita, todo lo acontecido
durante el proceso de pasantías. Estas se desarrollaron en la empresa Petróleos de
Venezuela, S.A., División Boyacá en la Gerencia de Desarrollo Social
específicamente en el Departamento de Control y Gestión.
En el informe a continuación se expresa de manera concreta las actividades
asignadas y realizadas por el pasante en este periodo y se distribuye de la siguiente
manera:
9
CAPITULO I: se debe agradecer primordialmente a la empresa en la que se
realizaron las pasantías. Es por ello que en este capítulo se muestra de manera
explicativa la empresa. Donde se exponen sus objetivos, la misión y visión, estructura
y todo lo referente a su organización dentro de ella y en relación con otras empresas.
CAPITULO II: al igual que en el capítulo I, en este se desarrolla de forma
explícita la identificación filosófica de la gerencia donde se ejecutan las pasantías,
como también para ser más específicos se describe el perfil administrativo del
departamento control y gestión.
CAPITULO III: en el periodo de pasantías se realizan una serie de tareas y
actividades expuestas por el tutor empresarial, en éste se muestra de manera
específica cada una de ellas y se muestra la realización determinada de las mismas,
los recursos utilizados y la perspectiva del pasante en este proceso.
10
IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
Las pasantías comúnmente reúnen todas las cualidades y destrezas que adquiere
un estudiante durante su proceso de aprendizaje, y las demuestra en un área de trabajo
que implique ésta necesidad, posiblemente luego se convertirá no solo en esto, sino
también en una ayuda de crecimiento personal y académico.
Es importante que el estudiante asista día a día a su labor de pasantías y
participe en el desarrollo de actividades propias de cada empresa, ya que incrementa
su formación académica, y de esta manera, se tiene la oportunidad de integrarse al
campo laboral, como parte del desarrollo de sí mismo como persona en dicha
empresa, de igual manera que una relación propia y estrictamente de trabajo con las
personas que laboran allí.
La particularidad de unas buenas pasantías, es salir con la satisfacción que el
pasante comienza siendo un estudiante más, y desarrollando bien sus pasantías puede
llegar a tener un lugar de trabajo dentro de la empresa.
En situaciones reales se pone en práctica los conocimientos adquiridos como
base para enfrentar situaciones diarias a mejorar el desempeño y la habilidad de cada
pasante, como futuro Licenciado; constituyendo de manera relevante un pilar en la
formación futuro-profesional de cada estudiante.
A medida que se va trabajando con situaciones comunes, se hace familiar la
labor y se va obteniendo nuevos conocimientos y mas ampliados sobre la misma;
tratándose de un periodo de nuevas enseñanzas y experiencias que se basan en los
conocimientos adquiridos anteriormente y con la posibilidad de absorber muchos
nuevos.
11
Es conveniente mencionar que es un requisito establecido dentro del Plan de
Estudios de la Carrera Licenciatura en Administración (P-4) de la Universidad
adscrita al Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria y dentro de
la normativa legal vigente en el país.
El periodo de pasantías es el momento en el que se hace notar la base del
estudiante como Licenciado, ayudado los problemas organizacionales de la empresa,
donde se ofrece nuevas ofertas, experiencias y enseñanzas.
Es por ello que el proceso de pasantías se involucra en la formación del
estudiante, ya que en su oportunidad laboral ayuda a despejar dudas de su campo de
trabajo; y de igual manera es importante ya que se demuestra la habilidad de asumir
responsabilidades y desarrollar un puesto de trabajo.
De igual manera, se asignan actividades que se desconocen y se busca la
manera de resolverlas de la manera correcta, de no hacerlo, es también parte de la
formación del pasante asumir en lo que no está totalmente preparado y hacer lo
posible por terminar una actividad.
No solo deben realizarse actividades de las que ya se tiene idea para su
desarrollo final, es bueno para tener nuevas experiencias y/o ampliar las ya obtenidas,
ir más allá de las tareas asignadas y expandir lo que ya se sabe.
A diario se puede aprender cosas nuevas, que depende del interés que tenga el
pasante para crecer como persona. Se asume que estos van a ser utilizados en el
mismo periodo, de lo contrario se tiene la satisfacción de engrandecer lo aprendido y
forma parte del crecimiento personal e intelectual de una persona.
Por último y no menos importante, el pasante debe acudir a todas las
herramientas y conocimientos necesarios para enfrentarse a una exigencia y lograrla
de la mejor manera posible; siendo ésta básicamente la principal enseñanza que
adopta el mismo: “Cumplir con responsabilidad y aptitud una tarea encomendada”.
12
OBJETIVOS DE LAS PASANTÍAS
Objetivo General
- Realizar actividades en la especialidad del pasante, donde cumpla las tareas
asignadas teniendo a disposición los conocimientos adquiridos durante el proceso de
formación académica y las habilidades que se adoptan en el mismo periodo de
pasantías demostrando destrezas y enseñanzas a medida que se van aplicando los
conocimientos durante el desarrollo de su responsabilidad como pasante.
Objetivos Específicos
- Aplicar los conocimientos obtenidos anteriormente en el periodo universitario.
- Dar posibles soluciones a problemas que siendo comunes, pueden ocasionarse
dentro de la empresa.
- Cumplir con las actividades asignadas por la tutora empresarial.
- Lograr la relación interna con todo el personal que labora en la Organización.
- Obtener nuevos conocimientos y ampliados acerca de las tareas diarias, y de
algunas situaciones no comunes que se puedan presentar.
- Incrementar el sentido de responsabilidad, en medida que se van desarrollando
las actividades.
- Fortalecer el currículo laboral del pasante.
- Colaborar con algunas actividades fuera de la empresa.
13
CAPITULO I
DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
1.1. Nombre de la Institución ó Razón Social
Petróleos de Venezuela, S.A., DIVISIÓN BOYACÁ.
Está ubicada en la Avenida Orlando Araujo en el Sector Campo la Mesa a 150
metros de la Redoma de Punto Fresco. Está constituida por una Gerencia de Distrito,
la cual tiene bajo su responsabilidad la Gerencia de Operaciones, Gerencia Técnica,
Gerencia de Perforación, Gerencia de Servicios Logísticos de los campos de Apure,
Guárico, Portuguesa y Barinas y la Gerencia de Desarrollo Social.
1.2. Reseña Histórica
En el contexto de los años 70 del pasado siglo XX se producen una serie de
hechos geopolíticos de gran trascendencia internacional como por ejemplo, la crisis
energética y el fortalecimiento de la Organización de Países Exportadores de Petróleo
OPEP en la defensa del negocio petrolero frente al cartel de las compañías. Ello viene
a favorecer una nueva orientación en la política petrolera nacional, expresada en la
reforma del Impuesto Sobre la Renta a los fines de aumentar el impuesto sobre los
ingresos netos petroleros, la fijación estatal de los precios de exportación del petróleo
venezolano, la Ley de Reversión Petrolera (1971), la Ley que Reserva al Estado la
Industria del Gas Natural (1971) y la Ley del Mercado Interno de los Hidrocarburos
(1973).
Con la promulgación el 30 de julio de 1971 de la Ley de Bienes Afectos a
Reversión en las Concesiones de Hidrocarburos, el Estado venezolano se propuso
desarrollar las disposiciones constitucionales de la entonces vigente Ley de
Hidrocarburos de 1943 para que se cumpliera eficientemente la finalidad de que,
vencidas las concesiones en 1983, fueran transferidos al Estado los bienes,
14
instalaciones y equipos incorporados a todas las fases de la industria, sin
indemnización alguna. Después de promulgada esta Ley se detectaron infracciones
relacionadas con el desmantelamiento de instalaciones petroleras y en la reducción
del nivel de inversiones en la industria, porque creían tales compañías que el capital
invertido en la adquisición de bienes y equipos no serían indemnizados.
Una vez sancionada la Ley empezó a tomar cuerpo la argumentación de
emprender en lo inmediato la Nacionalización del petróleo. Es así como el recién
electo presidente Carlos Andrés Pérez, aprovechando el nacionalismo en boga,
interrumpió el debate sobre los proyectos de Ley introducidos en el Congreso
Nacional por el Movimiento Electoral del Pueblo (MEP) y el Partido COPEI, y
decide adelantar con una acción ejecutiva la reversión petrolera.
De esta manera, el Ejecutivo Nacional, reunido el 22 de marzo de 1974 en
Consejo de Ministros, dictó el Decreto N° 10 cuyo artículo 1 establecía la creación de
una Comisión Ad honorem que tendría por objeto garantizar que el Estado asumiera
el control de la industria petrolera.
Para la fecha, y antes que Venezuela, ya habían nacionalizado su petróleo
países como México (1938), Indonesia (1965), Argelia (1971), Irak y Libia (1973).
Arabia Saudita lo haría en 1979.
El 16 de mayo de 1974 fue instalada la Comisión Presidencial de Reversión
Petrolera que debía analizar la posibilidad de rescate inmediato de la industria. Es
importante señalar que dicha Comisión estaba integrada por todos los sectores de
nuestra sociedad, desde los partidos políticos hasta las universidades.
Con la Ley que Reserva al Estado la Industria y el Comercio de los
Hidrocarburos, elaborada por la Comisión Presidencial de la Reversión Petrolera y
presentada al Presidente de la República, en acto solemne, el 23 de diciembre de
1974, surgió la esperanza de abrir caminos en la búsqueda de una nacionalización que
15
realmente fuera para el pueblo venezolano, que creara y afianzara la autonomía de
decisión.
Paradójicamente, el Ejecutivo Nacional (Carlos Andrés Pérez) formuló e
introdujo una modificación sustancial al proyecto original de la Ley (que fue
promulgada como Ley Orgánica el 29 de agosto de 1975, con vigencia desde el 1° de
enero de 1976) que desvirtuó la esencia, propósito y razón de ser de una auténtica
nacionalización, como la historia reciente lo demuestra.
Ciertamente, el Ejecutivo Nacional incluyó en el artículo 5°, el siguiente
contenido:
“En casos especiales y cuando así convenga al interés público, el
Ejecutivo Nacional o los referidos entes podrán, en el ejercicio de
cualquiera de las señaladas actividades, celebrar convenios de
asociación con entes privados, con una participación tal que garantice el
control por parte del Estado y con una duración determinada. Para la
celebración de tales convenios se requerirá la previa autorización de las
Cámaras en sesión conjunta, dentro de las condiciones que fijen, una vez
que hayan sido debidamente informadas por el Ejecutivo Nacional de
todas las circunstancias pertinentes.”
Además, contra lo previsto, el Estado venezolano pasó a indemnizar a las
concesionarias por más de cuatro mil trescientos millones de bolívares (Bs.
4.300.000.000), cantidad que superaba los beneficios que ellas pudieran haber
alcanzado de continuar operando hasta 1983, fecha prevista para la reversión en las
respectivas leyes anteriores. Por otra parte, estas compañías habían ya recuperado
varias veces su inversión inicial. El pago de esta indemnización fue “justificado” en
el Proyecto de Ley de Nacionalización de la Industria Petrolera en atención al artículo
101 de la Constitución Nacional de esa época.
Un día después de la promulgación de la Ley de Nacionalización es creada
Petróleos de Venezuela, S.A. por decreto del Ejecutivo Nacional el 30 de agosto de
16
1975. Es importante señalar que desde su inició se organizó bajo una estructura casi
idéntica a la preexistente.
Amén de la empresa pública nacional Corporación Venezolana de Petróleo
(CVP) fundada en 1960, cada concesionaria privada fue convertida en una filial, con
sus respectivos contratos de asistencia técnica y comercialización. Así la Creole pasó
a llamarse Lagoven; la Shell, Maraven; la Mobil, Llanoven y otras diez filiales, todas
ellas con nombres terminados en “ven”. Esta irracional estructura fue defendida
argumentando que la nacionalización debería producir la menor alteración en la
actividad operativa diaria. La alta gerencia de esas compañías transnacionales pasó a
constituir los equipos gerenciales de estas “nuevas” filiales y los equipos técnicos y
profesionales se mantuvieron prácticamente inalterados, todo ello bajo el pretexto de
que el Estado venezolano desconocía los procesos de comercialización internacional
del petróleo y no contaba con la tecnología apropiada para garantizar que la industria
siguiera operando con la misma eficiencia.
Así, la actividad petrolera en el país quedó bajo la responsabilidad de Petróleos
de Venezuela S.A. (PDVSA), como casa matriz, y sus 14 filiales, pero en realidad
quedó en manos de los mismos que habían dominado el negocio petrolero antes de
esta “nacionalización”. En 1977 se produjo la primera reorganización, reduciendo las
filiales operativas de 14 a 7 al absorber las más grandes a las pequeñas. Más tarde ese
mismo año se redujeron las filiales a cinco (5). En 1978, a cuatro (4) y en 1986, a tres
(3): Lagoven, Maraven y Corpoven. En julio de 1997 se aprobó una nueva
reestructuración que eliminó esas filiales y creó tres grandes empresas funcionales de
negocios que integraran la corporación: PDVSA Petróleo y Gas; PDVSA Exploración
y Producción; PDVSA Manufactura y Mercadeo y PDVSA Servicios, responsables
de ejecutar la actividad operativa. Éstas entran en acción desde el 1° de enero de
1998.
17
En orden de jerarquía, el Ministerio de Energía y Minas ocupaba el más alto
nivel y bajo su responsabilidad quedaba definir el lineamiento principal para el sector
petrolero. Le seguía en jerarquía PDVSA, la cual supervisa y controla a las
operadoras. Finalmente, las filiales se encargan de ejecutar los planes y programas
operativos de la industria. Esta estructura, sin embargo, será desconocida por
PDVSA, la cual llega a convertirse en el centro principal, y casi exclusivo, del diseño
de políticas nacionales en materia petrolera.
En medio de este proceso de disminución del rol del Estado, el petróleo pasó de
ser el tema central en el debate político en Venezuela, salvo en coyunturas muy
particulares, a estar ausente de la confrontación pública y democrática. Así como a
principios del siglo XX las concesiones petroleras fueron el mecanismo de
penetración del capital transnacional, la vieja PDVSA se encargó de propiciar las
condiciones para una nueva entrega del petróleo y se fue convirtiendo en un enclave,
una agencia capturada, al servicio de intereses no nacionales.
La estatal petrolera venezolana se montó desde su surgimiento bajo un esquema
que iba en detrimento de nuestra soberanía, con diversas estrategias como la
Internacionalización o adquisición de capacidades refineras en el exterior desplegada
a principios de los años 80 del pasado siglo y posteriormente en otras que se
concibieron bajo la denominada Apertura Petrolera, con la cual se abre puerta franca
al capital transnacional en correspondencia con la globalización neoliberal.
Hasta el 31 de diciembre de 1997, PDVSA condujo sus operaciones en
Venezuela a través de tres filiales operadoras principales, Lagoven, S.A., Maraven,
S.A. y Corpoven, S.A. En 1997 se estableció una nueva estructura de operaciones
basada en unidades de negocio.
Desde entonces, PDVSA ha estado involucrada en un proceso de
transformación de sus operaciones con el objetivo de mejorar su productividad,
modernizando sus procesos administrativos y aumentando el retorno de capital.
18
El proceso de transformación incluyó la fusión de Lagoven, S.A., Maraven,
S.A. y Corpoven, S.A. efectivo a partir del 1° de enero de 1998, y renombrando la
entidad combinada PDVSA Petróleo y Gas, S.A.
En mayo de 2001, PDVSA Petróleo y Gas, S.A cambió su denominación social
a PDVSA Petróleo, S.A., originándose otro cambio en la estructura organizacional
petrolera ya que la actividad relacionada con el gas natural no asociado comenzaría a
ser manejada por la filial PDVSA Gas, S.A.; asimismo, para finales de 2002, ciertos
activos de producción de gas no asociado se transfirieron a dicha filial.
Siguiendo con las instrucciones del Ejecutivo Nacional y lineamientos del
Ministerio de Energía y Petróleo (MENPET) y PDVSA, se culminó el proceso de la
firma de acuerdos de los Convenios Operativos y la nacionalización de la Faja
Petrolífera del Orinoco, al igual que los Convenios de Exploración a Riesgo y
Ganancias Compartidas para su conversión a Empresas Mixtas, así como también la
creación de los nuevos negocios, lo cual ha significado un paso histórico en la
reafirmación de la soberanía petrolera.
Adicionalmente, PDVSA ha hecho algunos ajustes dentro de la organización a
fin de mejorar el control interno de sus operaciones y el modelo de gerencia, para
alinear la estructura de sus operaciones con las estrategias a largo plazo del
accionista. Estos ajustes consisten, principalmente, en la adopción de un nuevo marco
de estructura de operaciones que aumenta a participación del Comité Ejecutivo en sus
actividades y, al mismo tiempo, aumenta la flexibilidad operacional de PDVSA.
La nueva PDVSA es una empresa nacional, subordinada al Estado venezolano
y profundamente comprometida con el auténtico dueño del petróleo: el pueblo
venezolano.
19
Y es que nacida luego del triunfo sobre el Sabotaje Petrolero, la nueva PDVSA
está en manos del pueblo profundizando de este modo el ejercicio de nuestra plena
soberanía petrolera.
La empresa ha iniciado un nuevo enlace con el Estado venezolano, que
permitirá una conexión estrecha con las líneas maestras del actual proyecto nacional
del país, bajo el papel rector del Ministerio de Energía y Petróleo.
La Nueva PDVSA está perfectamente alineada con las orientaciones del Estado
venezolano, y cada uno de sus trabajadores está comprometido con la reconstrucción
de la empresa, que a su vez representa la construcción de un futuro mejor para toda la
Nación.
Ahora, los venezolanos se incorporan a la nueva empresa y confían en ella, ya
que existe una Nueva PDVSA que mantiene una relación transparente y efectiva con
la colectividad, porque la Nueva PDVSA tiene rostro de pueblo y está al servicio de
todos los venezolanos.
De acuerdo con un estudio comparativo publicado el 30 de noviembre de 2009
por Petroleum Intelligence Weekly (PIW), PDVSA se mantuvo cuarta entre las
compañías más grandes a nivel mundial en el negocio petrolero. El estudio está
basado en una combinación de criterios operacionales, que incluye reservas,
producción, refinación y ventas. A la fecha del estudio PDVSA ocupaba las
siguientes posiciones:
- Quinta en reservas probadas de petróleo.
- Sexta en reservas probadas de gas.
- Sexta en producción de petróleo.
- Cuarta en capacidad de refinación.
- Octava en ventas.
20
1.3. Misión, Visión y Objetivos de la Empresa
1.3.1. Misión
“Satisfacer las necesidades de energía de la sociedad, apoyándonos en la
excelencia de nuestra gente, en la tecnología de vanguardia, y creando el máximo
valor para la nación venezolana”.
1.3.2. Visión
“Ser la corporación energética de referencia mundial por excelencia”.
1.3.3. Objetivos
1.3.3.1 Objetivo General
- Explorar, Perforar, y Producir crudos e hidrocarburos en el ámbito Nacional e
Internacional específicamente en las áreas de Barinas y Apure. Produciendo así
hidrocarburos y crudo liviano de alta calidad y a bajo costo, para el proceso de
refinación y posterior venta a los principales clientes nacionales e internacionales.
Manteniendo la calidad de vida de los trabajadores y compenetrarse con la
comunidad a través de diversos programas sociales que vayan en beneficio de la
misma.
1.3.3.2 Objetivos Específicos
- Crear mayor producción en áreas tradicionales, generar reservas, potencial de
crudos livianos y medianos, suministrando los volúmenes de crudos y productos
requeridos.
- Lograr la mayor ejecución de actividades de exploración, producción,
refinación, transporte y comercialización nacional de crudos y derivados.
- Obtener el mayor desarrollo integral del país, mediante la optimización de sus
recursos materiales y humanos.
21
1.4. Estructura Organizativa
Gráfica 1: Estructura Organizativa de la Gerencia General de PDVSA División Boyacá
Fuente: Intranet PDVSA (2011)
22
1.4.1. Gerencia de Asuntos Públicos
Habilitar una eficiente gestión de comunicaciones y relaciones de la
corporación, alineada con las políticas informativas del Estado, a fin de contribuir al
logro de los objetivos socioeconómicos de la empresa y la nación, facilitando el
ejercicio de la soberanía y el derecho contralor del pueblo venezolano sobre sus
recursos energéticos.
1.4.2. Gerencia de Prevención y Control de Perdidas (PCP)
La función de esta Gerencia es realizar labores de seguimiento y supervisión
de las funciones de protección de las instalaciones de PDVSA; manejando todas las
novedades de la Corporación en el ámbito de protección industrial dando respuestas
oportunas.
1.4.3. Gerencia de Automatización Informática y Telecomunicaciones
(AIT)
La Gerencia de A.I.T tiene como propósito fundamental proveer la
infraestructura, el soporte técnico y los servicios requeridos por la empresa, en las
áreas
de:
Computación,
sistemas
de
información,
automatización
y
telecomunicaciones, con el objeto de facilitar la racionalización y optimización de los
procesos y los recursos informáticos.
El alcance y la jurisdicción de la función informática son corporativa
(nacional), en lo referido a política, estrategias, planes, presupuestos, normas y
procedimientos en las áreas de su competencia, en cuanto a los recursos de
computación, sistemas de información, automatización y de telecomunicaciones,
ubicados en las áreas operacionales de la empresa.
23
1.4.4. Gerencia de Planificación y Gestión
El objetivo de esta gerencia es coordinar todas las actividades inherentes al
funcionamiento del Instituto con relación a las obras, estudios, proyectos y cualquier
actividad que considere la parte técnica del instituto de acuerdo a las normas
establecidas. Planificar, controlar, dirigir y supervisar el trabajo de la Gerencia
dedicada al desarrollo de planes, proyectos, programas y construcción de obras,
coordinar la realización del presupuesto anual del Instituto de acuerdo a las
necesidades presentadas, manejando el criterio de que las obras se terminen en su
totalidad.
1.4.5. Gerencia de Auditoría
El propósito de esta gerencia es proporcionar un medio de control interno y
determinar la efectividad de otros controles; consecuentemente, la auditoría interna se
considera como un control nuestro sobre las demás formas de control.
Determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para
alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.
1.4.6. Gerencia de Asuntos Jurídicos
El propósito de esta gerencia es asesorar al Director General y demás
dependencia de la Corporación, en aras de velar por el cumplimiento de las
disposiciones legales y sub-legales en materia de contrataciones públicas.
24
1.5. Actividad Económica y Social de la Empresa
Petróleos de Venezuela S.A. es una empresa encargada del desarrollo de la
industria petrolera, petroquímica y carbonífera que le provee al Estado los recursos
económicos necesarios para solventar el Gasto Público a través de la distribución del
Producto Interno Bruto (PIB), garantiza la atención prioritaria a la demanda nacional
a precios competitivos mediante el suministro de productos y materias primas del
sector petroquímico, carboquímico y similares, de modo tal que se satisfaga la
demanda en dicho mercado.
La nacionalización permitió a los venezolanos concebir al petróleo no sólo
como renta sino también como industria y como la actividad productiva que generaba
empleo nacional directa e indirectamente.
Debido a que Venezuela se caracteriza por ser un País petrolero obtiene una
participación importante a nivel mundial, siendo uno de los principales Países
Exportadores de Petróleo y teniendo un lugar privilegiado en la OPEP.
Cabe destacar, que PDVSA cuenta con un promedio de producción de 3
millones 176 barriles diarios y de exportaciones de 2 millones 675 barriles diarios,
independientemente de los valores externos, evitando así la variabilidad que afecta
todavía a la renta petrolera, la cual representa para Venezuela entre 15% y 17% del
PIB. Aunado a esto se encuentra el gasto social que se cubre en gran proporción por
medio del ingreso petrolero lo que demuestra una política social incluyente intensiva
y permanente del Gobierno Bolivariano.
De manera pues, que es aquí donde las Misiones Sociales son herramientas
estratégicas masivas orientadas a garantizar los derechos fundamentales a la
población, con énfasis en los sectores más excluidos.
25
Estas iniciativas cuentan con recursos extraordinarios, su coordinación es
interinstitucional e interministerial y uno de los elementos fundamentales para su
planificación, ejecución y seguimiento es la participación activa y protagónica de las
comunidades organizadas. PDVSA apoya directamente a casi todas las Misiones
Sociales y programas de desarrollo que el Gobierno Bolivariano está impulsando
actualmente en el país.
26
CAPITULO II
DESCRIPCIÓN DE LA GERENCIA DONDE REALIZÓ LAS
PASANTÍAS
2.1. Descripción de la Gerencia donde realizó las Pasantías
Gerencia de Desarrollo Social
Como parte importante del sector público venezolano se encuentra PDVSA,
siendo la institución en la cual se ejecutan las pasantías la División Boyacá, que está
ubicada en la ciudad de Barinas del Estado Barinas, la misma está constituida por una
Gerencia de Distrito, la cual tiene bajo su responsabilidad la Gerencia de
Operaciones,
Gerencia
Técnica,
Gerencia
de
Perforación,
Gerencia
de
Mantenimiento, Gerencia Servicios de los campos de Apure y Barinas y la Gerencia
de Desarrollo Social. Creada en el año 2005, forma parte de estrategias
gubernamentales de acciones sociales. “Es el área encargada de hacer labores
sociales y prestar ayuda a sectores desposeídos que la solicitan, además la gerencia
está facultada para orientar o ejecutar los planes y proyectos de la comunidad y
sociedad en general.”
De acuerdo con lo expuesto anteriormente, la Gerencia de Desarrollo Social
está facultada para programar, dirigir, y controlar los planes de soluciones a las
comunidades inmersas en las áreas operacionales de la empresa, Angione, M. (2009)
Dice que “la Gerencia General de la División Centro Sur ahora denominada
División Boyacá, que abarca la labor de PDVSA en los Estados Barinas y Apure
encargó a la Gerencia de Desarrollo Social el desarrollo de planes y proyectos de
las zonas de influencia de dicha División”, (p. 32) para ello se cuenta con recursos
propios, utilizando estrategias de ejecución como lo son la ejecución propia de los
proyectos y la firma de Convenios con organizaciones Gubernamentales o privadas a
través de Fideicomisos.
27
En este mismo orden de ideas, se establecen las directrices siguiendo los
lineamientos del Ejecutivo Nacional por medio del Ministerio de Energía y Petróleo y
las directrices emanadas de la Junta Directiva de Petróleos de Venezuela, S.A. en
materia de Desarrollo Social, mediante resolución interna de fecha 28 de marzo de
2005 la cual expresa:
“Todas las actividades y proyectos relacionadas con este aspecto son
de obligada ejecución, con la misma diligencia, transparencia y
asignación de los recursos que los procesos inherentes a las actividades
del Negocio”. (p.7).
Los convenios entre PDVSA y organizaciones externas, se otorgan para la
puesta en marcha de iniciación, mantenimiento o culminación de obras que
beneficien a las comunidades más necesitadas, donde el agente externo propone y
ejecuta el proyecto, mientras que PDVSA supervisa y controla el manejo de los
recursos financieros.
El desarrollo social en PDVSA es un proceso que formula y ejecuta proyectos,
en alineación y articulación con los planes sociales del Estado para beneficio de las
comunidades. Se persigue lograr un nivel de desarrollo sustentable y sostenible en el
tiempo, considerando la utilización plena del potencial humano; el manejo eficiente,
social y técnico del gasto público social, y el respeto por el equilibrio ecológico.
Para colocar los recursos petroleros al servicio del país y construir un nuevo
modelo económico, acabando de una vez por todas con las brechas y desigualdades
entre los venezolanos, PDVSA impulsa el Fondo para el Desarrollo Económico y
Social del País (Fondespa) para potenciar el desarrollo integral de los venezolanos a
través de la distribución revolucionaria de la renta petrolera.
El respaldo a las misiones sociales impulsadas por el Ejecutivo Nacional, es una
de las formas en que PDVSA se involucra con todos los venezolanos, aspirando un
28
desarrollo integral del ciudadano, enmarcado en los principios establecidos en la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
Para lograr avanzados niveles de desarrollo social, PDVSA impulsa sus
acciones y planes, partiendo de las condiciones específicas que tiene cada una de las
regiones del país (culturales, productivas, etc.), reconociendo y respetando la
pluralidad constitutiva de la sociedad venezolana. Así establece los Núcleos de
Desarrollo Endógeno (NDE), donde cada comunidad reconoce sus potencialidades,
las fortalece y transforma en un modo de generación de beneficios para el sustento
propio.
Y es que teniendo como punto central la superación de la pobreza a partir de la
recuperación de la dimensión humana del desarrollo, Petróleos de Venezuela, S.A,
formula y ejecuta los proyectos de desarrollo endógeno, generando planes de
desarrollo social con su entorno, y logrando, entre otros, los siguientes impactos:
- Brindar las facilidades, posibilidades y medios reales que permitan la mejora
del nivel de vida sustentable y sostenible en los diferentes ámbitos de la vida:
personal, familiar, social, cultural y profesional, formando ciudadanos con conciencia
comunitaria y deseos de superación para insertarlos en la vida económica, política y
social del país.
- Establecer las estrategias y los programas, articulados a los lineamientos del
Ejecutivo Nacional y los de PDVSA, que permitan facilitar el intercambio de
información, de recursos, documentación y activos entre PDVSA y las fuentes
naturales de desarrollo social que contribuyan a satisfacer en forma confiable y
oportuna los requerimientos y expectativas de las comunidades.
- Alinear y articular conjuntamente con las organizaciones medulares de
PDVSA los programas sociales y económicos que aseguren el apoyo permanente de
la Corporación en la comunidad de influencia, contribuyendo a la mejora de la
29
convivencia en todas las comunidades del área de influencia tanto de los negocios
como de las filiales.
Es importante destacar que para PDVSA “Desarrollo Social” es un proceso en
el cual se formulan y ejecutan proyectos, en alineación y articulación con los planes
sociales del Estado para beneficio de las comunidades. Para lograr avanzados niveles
de desarrollo social, PDVSA impulsa sus acciones y planes, partiendo de las
condiciones específicas que tiene cada una de las regiones del país.
Las estrategias utilizadas por la Gerencia son:
- Estimular la participación progresiva de las comunidades organizadas en los
procesos de diagnostico, de sus problemas, planificación Estratégica de Desarrollo
formulación y control de los presupuestos locales.
- Articular en forma sistemática las iniciativas y logros institucionales para el
fomento del desarrollo local y regional.
2.2. Misión, Visión y Objetivos de la Gerencia
2.2.1. Misión
“Contribuir con la ejecución de las políticas públicas del estado venezolano
para el desarrollo social a fin de erradicar la pobreza a través de la ejecución de
proyecto de desarrollo sostenible y sustentable impulsando la formación para el
ejercicio de la ciudadanía.”
2.2.2. Visión
“Ser un ente propulsor del desarrollo social sostenible y sustentable, en el
marco de las políticas sociales del estado venezolano fundamentado en la aplicación y
divulgación de los valores y principios, contenidos en la Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela.”
30
2.2.3. Objetivos
2.2.3.1 Objetivo General
- Establecer las estrategias y los programas articulados a los lineamientos del
Ejecutivo Nacional a través de las fuentes naturales de desarrollo social para asegurar
el apoyo permanente de la Corporación en acciones que brinden facilidades,
posibilidades y medios reales de mejoras en el nivel de calidad de vida en las
comunidades.
2.2.3.2 Objetivos Específicos
- Estimular la participación progresiva de las comunidades organizadas en los
procesos de diagnóstico de sus problemas, para lograr la planificación estratégica de
desarrollo, la formulación y control de los presupuestos locales.
- Integrar el concepto de marcas colectivas con las Empresas de Producción
Social para la estructuración de redes productivas que generen bienes y presten
servicios requeridos tanto por la industria petrolera como por otros sectores de la
economía local, nacional e internacional.
- Articular en forma sistemática las iniciativas y logros institucionales para el
fomento del desarrollo local y regional.
- Incorporar gradualmente la normalización y la calidad de la gestión integral
en los procesos organizacionales, comunitarios, productivos locales y regionales.
31
2.3. Organigrama
Gráfica 2: Organigrama de la Gerencia de Desarrollo Social- PDVSA División Boyacá
Fuente: Intranet PDVSA (2011)
32
2.4. Descripción del Departamento donde realizó las pasantías
Departamento de Control y Gestión
Una de las fases del proceso gerencial es la función de control y seguimiento.
Su propósito, inmediato es medir, cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución
en relación con los patrones de actuación y, como resultado de esta comparación,
determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la
ejecución en línea con las normas establecidas
Control de Gestión
En todo tipo de organizaciones, ya sean públicas o privadas, el control interno
es el mecanismo que permite la aplicación de correctivos a los resultados de la
actividad de la entidad, a partir de la implementación de mecanismos de control de
gestión.
De esta manera, el control de gestión es una forma de control interno
relacionado con uno de los procesos gerenciales básicos, el control en general, y en
este sentido, puede definirse de acuerdo con Hampton (1998) en “Vigilar el proceso,
basándose en los objetivos y normas obtenidos en la planeación” (p.24), lo cual
expresa que el control como principio y fase del proceso administrativo permite a las
organizaciones la aplicación de correctivos de acuerdo con los resultados de su
actividad.
De acuerdo con este planteamiento, es posible destacar la importancia del
control interno en las organizaciones, ya que mediante dicho proceso es posible medir
los efectos de las políticas y estrategias desarrolladas y, por tanto, permite un mayor
nivel de confiabilidad acerca del funcionamiento y resultados de los sistemas técnicos
y administrativos de las mismas, así como con relación al cumplimiento de los
objetivos planteados, calidad e impacto de sus acciones en los beneficiarios.
33
Así mismo, García (2004), expresa que “El control, es una etapa primordial en
la administración, pues, aunque se cuente con magníficos planes, el ejecutivo no
podrá verificar la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se
cerciore si los hechos van de acuerdo con los objetivos” (p.17), por lo que un
adecuado sistema de control permitirá que se cumplan los mismos en mayor medida.
El control de gestión se concibe, sobre una empresa en funcionamiento que, en
su gestión ordinaria, va realizando los planes y programas de mediano y largo plazo,
coincidiendo con la gestión del día a día, convirtiendo la información en acción, a
través de la decisión y sometiendo todo el proceso de control.
Por tales razones el departamento de control y gestión es un agente proactivo
orientado a promover los valores de rectitud, legalidad, pertinencia, eficacia,
eficiencia, y economicidad en el desempeño de la gestión gerencial. Las actuaciones
de este mismo constituyen valor agregado para la toma de decisiones en la
formulación de programas de mejoramiento de los sistemas de control interno.
2.5. Identificación Filosófica del Departamento
2.5.1. Misión
“Asegurar que la conducción de la gestión de la Gerencia y sus resultados se
orienten de acuerdo a las líneas estratégicas definidas.”
2.5.2. Visión
“El Departamento de Control y Gestión es reconocido por la Gerencia de
Desarrollo Social como un órgano de control interno que actúa con responsabilidad,
objetividad, carácter técnico e independencia sin entrabar la administración, además
proporciona a la Gerencia confianza, información, apoyo oportuno y eficaz,
contribuyendo de esta manera al mejoramiento y excelencia del desempeño de la
gestión de la misma.”
34
2.5.3. Objetivos
- Ejecutar los procesos de planificación administrativa, control de gestión y
cambios organizacionales.
- Dirigir el proceso de formulación, control y seguimiento del presupuesto.
- Gestionar la Captación, selección, desarrollo y mantenimiento de los recursos
humanos idóneos de la Gerencia.
- Coordinar el proceso de contratación de obras y servicios.
- Coordinar el proceso de ejecución de fideicomisos.
- Asegurar el cumplimiento idóneo en el proceso de procura.
- Crear sinergia organizacional e institucional, para el diseño de las estrategias
de planificación táctica en la organización.
- Velar por el cumplimiento de las metas trazadas en la superintendencia.
- Coordinar las gestiones jurídicas en la elaboración de convenios, donaciones y
alianzas de cooperación para el logro de las metas planteadas.
- Favorecer las relaciones con otras instituciones del sector público y privado.
- Evaluar si las organizaciones financiadas mediante fideicomisos están
cumpliendo con el objetivo social para el cual fue creado el convenio e identificar el
valor que estas le aportan a la sociedad en términos económicos y sociales.
2.5.4. Funciones
- Controlar los procesos actuales.
- Anticipar y prevenir problemas futuros.
- Obtener información rápida que permita tomar decisiones eficaces y realizar
una adecuada evaluación de riesgo.
- Evaluar la eficiencia de la utilización de los recursos y su contribución a la
rentabilidad de la empresa.
- Realizar un monitoreo claro y oportuno de las metas establecidas.
35
- Definir los indicadores de gestión que deben ser utilizados en la gerencia
especificando la formula, nivel jerárquico, responsable y periodicidad del cálculo.
- Establecer metas cuantificables para los indicadores de gestión.
- Realizar seguimiento periódico a los resultados de los indicadores de gestión.
- Sugerir planes de mejoramiento que modifiquen los procesos o actividades
con el propósito de lograr eficiencia y eficacia en los mismos y alcanzar las metas y
objetivos estratégicos definidos.
- Controlar todas las operaciones referentes a los valores o documentos
contables emitidos por la Gerencia.
- Elaborar y Administrar contratos para ejecución de obras y/o empresas que
suministran servicios a la Superintendencia a efectos de tramitación de pagos por
valuaciones, aumento y/o terminación de obras.
- Formular, controlar y realizar el respectivo seguimiento para el buen uso del
presupuesto con base a los fondos asignados, siguiendo las normas establecidas en la
ONAPRE.
- Realizar informes periódicos para generar Rendiciones de cuenta y generar
alertas a la gestión de la Organización.
- Velar por el cumplimiento de la ejecución de los Fideicomisos.
- Gestionar y Elaborar todo lo referente a documentos jurídicos en el marco de
las donaciones, convenios y otros.
- Elaborar y coordinar la realización de los planes operativos y estratégicos de
la Superintendencia.
36
CAPITULO III
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LAS PASANTÍAS
3.1. Planificación de Actividades
37
38
3.2. Descripción de las Actividades Ejecutadas
Partiendo del hecho que PDVSA, es una empresa encargada del desarrollo de la
industria petrolera, petroquímica y carbonífera que le provee al Estado los recursos
económicos necesarios para solventar el Gasto Público a través de la distribución del
Producto Interno Bruto (PIB). En relación a esto PDVSA también cumple con la
función de desarrollar planes y proyectos socio-productivos que contribuyan al buen
vivir de la comunidad y sociedad en general, en torno a las directrices establecidas en
Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013.
Las prácticas profesionales se desarrollaron en las instalaciones de Petróleos de
Venezuela, S.A., División Boyacá en la Gerencia de Desarrollo Social
específicamente en el Departamento de Control y Gestión en un periodo establecido
de 12 semanas, iniciando el día 05 de abril del 2011 al 23 de junio del 2011, ambas
fechas inclusive. Posteriormente se extendió el periodo de pasantías hasta el 05 de
agosto del 2011, esto se debe al alto nivel de desempeño del pasante en el ejercicio de
sus funciones dentro de la organización. Cumpliéndose con diversas actividades en
un horario de trabajo de 07:00am a 11:30am y de 01:00pm a 04:30pm de lunes a
viernes.
A continuación se muestra una serie de actividades que en el transcurso del
tiempo, se fueron desarrollando de la manera recíproca correspondiente:
Inducción y Documentación sobre Gestión de Fideicomiso: se hizo lectura
del Modelo de Gestión para el Control y Seguimiento de los Fideicomisos donde se
pudo conocer el proceso administrativo que cumplen estos negocios jurídicos para su
cabal funcionamiento.
Inducción y documentación sobre el Proyecto Suruguapo: se realizó lectura
del convenio establecido entre PDVSA y la Fundación Consejo para el Desarrollo
39
Endógeno de Suruguapo (Fundesuruguapo) con la finalidad de aportar al estudiante
conocimientos legales del proyecto.
Revisión de desembolsos del Proyecto Suruguapo: se efectuó la revisión de
la documentación en archivo del fideicomiso 4887 correspondiente al convenio
PDVSA – Fundesuruguapo para observar los desembolsos realizados a dicha
fundación.
Análisis detallado de la Rendición de Cuentas del Proyecto Suruguapo:
fundamentándose en la cláusula tercera del Convenio PDVSA – Fundesuruguapo
donde
se
estipulan
las
Obligaciones
de
la
Fundación:
“…
Igualmente
FUNDESURUGUAPO deberá informar mensualmente a PDVSA DIVISIÓN
CENTRO SUR (Actualmente denominada PDVSA División Boyacá) sobre los fondos
disponibles del Fideicomiso, incluyendo los rendimientos producidos en cada
período mensual y los pagos efectuados con cargo a los fondos del Fideicomiso
durante dicho período.”. En tal sentido se procedió a la revisión exhaustiva de la
Rendición de Cuentas donde se encontraron una serie de observaciones en cuanto a la
distribución física y financiera de los recursos otorgados para la ejecución del
proyecto e incumplimiento de procedimientos administrativos. Cabe señalar que se
revisaron y analizaron rendiciones que anteceden a ésta para constatar la veracidad de
información y saber el comportamiento administrativo de la fundación.
Levantamiento de Informe de la Rendición de Cuentas del Proyecto
Suruguapo: posteriormente se elaboró el informe de las observaciones detectadas
(Ver Anexo A) con el fin de mejorar la presentación de la rendición y recordar a la
Fundación el cumplimiento del contrato de Fideicomiso, antes de reportar las
observaciones a la organización el informe fue sometido a revisión por parte del
equipo técnico y administrativo encargado de la coordinación del proyecto para su
aprobación y presentación.
40
Revisión del Proyecto “Perforación y Equipamiento de Pozos Profundos
para el Riego en la Unidad de Propiedad Patria Agrícola Maisanta del Estado
Barinas”: se accedió a leer el documento legal notariado del Fideicomiso 703 que
corresponde a este proyecto con el fin de verificar la información para luego elaborar
la transcripción de los desembolsos.
Transcripción de Desembolsos: se transcribieron las órdenes de pagos de
valuaciones y anticipos con el fin de dar continuidad a las obras del Proyecto
“Perforación y Equipamiento de Pozos Profundos para el Riego en la Unidad de
Propiedad Patria Agrícola Maisanta del Estado Barinas”.
Inducción para el manejo del Sistema GADET (Gastos y Deudas del
Trabajador) y RESET (Reservaciones de Traslado): partiendo de la idea de
aportar al estudiante conocimientos generales de los procesos llevados a cabo en el
departamento de Control y Gestión, se leyeron las Normativas Generales que regulan
dichos sistemas para su posterior manipulación de forma eficiente, cabe destacar que
estos sistemas están diseñados para realizar los procedimientos correspondientes al
reconocimiento de gastos personales por viajes de trabajo y/o adiestramientos en los
que incurran los trabajadores que se desplazan por cuenta de la empresa a zonas
diferentes a su habitual área de trabajo. Así como también a los gastos cometidos por
transferencias de un trabajador.
Revisión de Fichas Técnicas: En el departamento de Control y Gestión se
llevan a cabo actividades concernientes al recurso humano, siendo una de estas la
actualización de datos del trabajador adscrito a la Gerencia de Desarrollo Social
mediante fichas técnicas (Ver Anexo B), las cuales luego de ser recibidas a través de
correo electrónico por este departamento se revisan y modifican en aspectos de
apariencia con la finalidad de entregarlas de manera conjunta a la Gerencia de
Recursos Humanos.
41
3.3. Cuadros Sinópticos
Semana 1
Objetivos
Actividades
Recursos Utilizados
Curso introductorio para el ingreso a la empresa.
Conocer
la
cultura
organizativa de la empresa,
Presentación personal ante el equipo técnico –
identificación filosófica, y
administrativo de la Gerencia de Desarrollo Social.
Block de Notas, lápiz de grafito, trípticos y
proyector de imágenes y videos.
Humano.
05 de abril
Trabajo de investigación Titulado “Modelo
compenetrarse con el clima
laboral.
Fechas
Lectura de Modelo de Gestión.
de Gestión para el Control y Seguimiento de
los Fideicomisos”
Lectura
de
documento
legal
notariado
correspondiente al Fideicomiso 703.
Elaboración de orden de reproducción de material
Papel bond, lápiz de grafito y marcatextos.
06 de abril
leído.
Analizar
documentos
Archivar documentos legales.
legales para gestionar el
proceso de Fideicomiso.
Registrar correspondencias de solicitudes de pagos.
Papel bond y bolígrafo.
Elaboración de carpetas de solicitudes de pagos,
Computador,
respecto al fideicomiso.
Impresora, Tijera y Pega
Actualización de montos de los fideicomisos.
Computador, papel bond y bolígrafo.
42
Carpetas,
Papel
Bond,
07 de abril
08 de abril
Semana 2
Objetivos
Actividades
Revisar textos importantes
relacionados a los procesos
de fideicomisos.
Formular planificación de
actividades para el periodo
de pasantías.
Recursos Utilizados
Lectura de guía teórica – práctica; El Fideicomiso y
sus Aplicaciones.
Elaboración
conjunta
Tutor
–
Pasante
del
Cronograma de Trabajo.
Desarrollo Sustentable
Computar
actual
Material Fotocopiado.
Computador,
impresora.
Depuración del Registro Auxiliar del Fideicomiso
Fechas
papel
11 de abril
bond,
bolígrafo
e
12 de abril
Computador.
13 de abril
Computador.
15 de abril
información
relevante
a
los
fideicomisos.
Actualización de montos de los Fideicomisos
(Convenios con Entes de la Administración Pública).
43
Semana 3
Objetivos
Actividades
Recursos Utilizados
Revisión de la Cedula de Fideicomiso.
Computador, lápiz de grafito y papel bond.
Considerar y Evaluar los
Elaboración de Orden de reproducción para solicitar
montos de Fideicomiso.
servicio de fotocopiado en la gerencia de servicios
logísticos área reproducción (centro de copiado).
Comprobar montos actualizados de Fideicomisos.
44
Lapicero, Formato de orden de reproducción
y papel bond.
Computador y Calculadora Financiera.
Fechas
20 de abril
21 de abril
22 de abril
Semana 4
Objetivos
Actividades
Recursos Utilizados
Fechas
Observación de las consideraciones hechas a la
Depuración del Registro Auxiliar del Fideicomiso
Eficientizar el Registro de
Desarrollo Sustentable.
los fideicomisos.
Envío
del
Registro
Auxiliar
del
Computador.
25 de abril
Computador.
27 de abril
Fideicomiso
Desarrollo Sustentable mediante red interna de la
empresa.
Transmitir
conocimiento
adquirido en la academia.
explicación del tema Planificación Estratégica.
Apoyar el desarrollo del
programa
Aporte de Conocimiento a la tutora mediante
social
denominado Gran Misión
Vivienda Venezuela.
Computador y Medios didácticos.
26 y 29 de
abril
Reunión de equipo técnico – administrativo de la
Gerencia de Desarrollo Social y Empleados de
Corsobain en el Salón de Usos Múltiples con motivo
Papel bond, lápiz de grafito y marcatextos.
a abordar el Tema de la Gran Misión Vivienda
Venezuela.
28 de abril
Aportar
conocimientos
generales al estudiante de
Lectura de Normativas que regulan el Sistema Gadet
y Reset.
Normativas y Marcatextos.
los procesos sistematizados
en
el
Dpto.
Control
y
Manipulación del Sistema Gadet y Reset.
Computador, Papel bond y bolígrafo.
Gestión.
45
Semana 5
Objetivos
Reorganizar documentos en
carpetas
y
Actividades
Recursos Utilizados
Elaboración y Organización de documentos en
Computador, papel bond, impresora, tijera y
Carpeta Convenio PDVSA – INTRAVIAL.
pega.
actualizar
Expedientes.
03 de mayo
Recepción de Certificación Bancaria de empresa
beneficiaria.
Ejecutar
Fechas
Carpeta y Certificaciones.
conocimientos
adquiridos previamente de
Elaboración de Relación de Gastos de Trabajador
la sistematización de los
bajo el sistema Gadet.
Formato de Relación de Gastos y bolígrafo.
04 de mayo
procesos.
Listar de manera conjunta
las documentaciones de los
empleados.
Revisión y Modificación de Fichas Técnicas del
05 de mayo
personal de la Gerencia Desarrollo Social.
Computador.
Incorporar al estudiante en
Asignación de Carpeta Personal en la Red interna de
la red interna de la empresa
PDVSA.
46
06 de mayo
Semana 6
Objetivos
Actividades
Instrucción
de
parte
del
Recursos Utilizados
Equipo
Fechas
Técnico
(Coordinadores de Convenios) para la revisión y
análisis exhaustivo de los 3 libros de Rendición de
Block de Notas y lápiz de grafito.
09 de mayo
Cuentas de la Fundación FUNDESURUGUAPO.
Revisión de la Rendición de Cuentas de la Fundación
10 de mayo
FUNDESURUGUAPO Libro 1.
Analizar
y Examinar
la
Rendición de Cuentas de la
Revisión de la Rendición de Cuentas de la Fundación
Block
Fundación
FUNDESURUGUAPO Libro 2.
marcatextos.
de
Notas,
lápiz
de
grafito
y
11 de mayo
FUNDESURUGUAPO.
Revisión de la Rendición de Cuentas de la Fundación
12 de mayo
FUNDESURUGUAPO Libro 3.
Elaboración de orden de reproducción de material
(Libros) revisados.
47
Formato de orden de reproducción.
13 de mayo
Semana 7
Objetivos
Actividades
Recursos Utilizados
Registro Computarizado de los documentos de
Fechas
16 y 17 de
carácter financiero encontrados en el Libro 1 de la
mayo
Rendición.
Registro Computarizado de los documentos de
Crear una matriz de datos
carácter financiero encontrados en el Libro 2 de la
para visualizar la estructura
Computador, Block de Notas, lápiz de
Rendición.
grafito y marcatextos.
de la Rendición de Cuentas.
18 de mayo
Registro Computarizado de los documentos de
carácter financiero encontrados en el Libro 3 de la
19 de mayo
Rendición.
Evaluar
Rendición
el
Informe
producto
de
del
análisis exhaustivo de los
libros de rendiciones de
Levantamiento
de
Informe
a
partir
de
observaciones detectadas mediante revisión.
cuentas.
48
las
Computador.
20 de mayo
Semana 8
Objetivos
Actividades
Levantamiento
de
Informe
a
Recursos Utilizados
partir
de
las
observaciones detectadas mediante revisión.
Evaluar
Rendición
el
Informe
producto
de
Entrega de Informe de Rendición al Equipo Técnico.
Fechas
Computador.
23 de mayo
Papel bond e Impresora.
24 de mayo
del
análisis exhaustivo de los
libros de rendiciones de
cuentas.
Discusión y Análisis de Informe de Rendición junto
al equipo Técnico – Administrativo.
Corrección de Informe de Rendición para su posterior
paseo de firmas.
49
Humano.
Papel bond y bolígrafo.
25 y 26 de
mayo
27 de mayo
Semana 9
Objetivos
Actividades
Visita
de
Campo
a
Recursos Utilizados
la
Fundación
Reforzar al estudiante los
FUNDESURUGUAPO ubicada en el municipio
conocimientos
Suruguapo Estado Portuguesa.
“in
situ”
Block de Notas y lápiz de grafito.
30 de mayo
obtenidos mediante revisión
de rendición de cuantas.
Discusión de Informe Final de Rendición de Cuentas
entre PDVSA y FUNDESURUGUAPO.
Mejorar la vista de los
archivos para facilitar su
búsqueda.
Arreglo de Carpetas Convenio PDVSA – INIA
(Barinas).
Solicitud de Desembolsos (Valuaciones y Anticipos)
Gestionar órdenes de pago
Fechas
de obras correspondientes al Fideicomiso 703.
Humano.
Carpetas y Papel Bond.
31 de mayo
Computador.
01 de junio
Impresora y Papel bond
02 de junio
Computador, Papel bond e Impresora.
03 de junio
respectivas al Fideicomiso
703.
Envío de Solicitudes de Desembolsos a la Gerencia
General.
Apoyar el desarrollo de los
Elaboración de Listado de Brigadistas de la Gran
programas sociales.
Misión Vivienda Venezuela.
50
Semana 10
Objetivos
Actividades
Controlar previamente los
procesos administrativos de
la Fundación respetando el
objetivo del convenio.
Visita
de
Campo
a
Recursos Utilizados
la
Fechas
Fundación
FUNDESURUGUAPO ubicada en el municipio
Block de Notas y lápiz de grafito.
06 de junio
Suruguapo Estado Portuguesa.
Apoyar el desarrollo de los
Apoyo Logístico a la Jornada de inducción de la
Computador, Proyector de Imágenes y
programas sociales.
Gran Misión Vivienda Venezuela.
videos y Trípticos.
Actualización de Montos de Fideicomisos.
Computador.
08 de junio
Papel bond, Sobre manila y Lapicero.
09 de junio
Formato de Solicitud y Bolígrafo.
10 de junio
Actualizar
información
financiera
de
los
07 de junio
fideicomisos.
Envío de Correo Postal al Estado Apure mediante el
Archivar documentos de la
Centro de Información Técnica.
Gerencia.
Solicitud de Archi-Tainer para el resguardo de
Documentos de la Gerencia de Desarrollo Social.
51
Semana 11
Objetivos
Actividades
Recursos Utilizados
Visita de Campo al Municipio Obispos Estado
Barinas.
Conocer
la
Fechas
Block de Notas y lápiz de grafito.
13 de junio
Computador.
14 de junio
Computador, Papel bond y Lápiz de grafito.
15 de junio
Computador, Papel bond e Impresora.
17 de junio
cultura
organizativa de la empresa,
identificación filosófica, y
Culminación de Actualización de Montos de los
Fideicomisos.
compenetrarse con el clima
laboral.
Búsqueda de Empresas en el Registro Nacional de
Contratistas.
Analizar
documentos
Elaboración de Carta de Invitación a las Empresas
legales para gestionar el
para participar en la Modalidad de Contratación por
proceso de Fideicomiso.
Consulta de Precios.
52
Semana 12
Objetivos
Actividades
Recursos Utilizados
Envío de Documentos de Contratación al Comité
Interno de Contrataciones.
Gestionar el procedimiento
administrativo
para
Entrega de Invitaciones a las empresas contratistas.
Fechas
Carpetas y Papel bond
20 de junio
Papel bond y Bolígrafo.
21 de junio
Papel bond.
22 de junio
la
contratación de empresa.
Recepción de ofertas por parte de las empresas
contratistas. (Comité interno de Contrataciones)
Computador, Block de notas, y Lápiz de
Análisis Técnico - Económico de las ofertas.
grafito.
23 de junio
Otorgamiento de Adjudicación
Computador, Papel bond e impresora.
53
3.4. Definición de Términos Básicos
Beneficiario: Es la persona jurídica que recibe los beneficios del fideicomiso.
Contrato de Fideicomiso: Es el instrumento mediante el cual se formaliza la
relación consensual entre quien transfiere sus bienes y quien acepta el encargo de
administrarlos, indicando cual es el bien objeto del fideicomiso, la finalidad, los
beneficiarios del mismo y las condiciones que rigen su administración.
Convenio: Contrato mediante el cual PDVSA o sus filiales adquieren un
compromiso de colaboración económica con instituciones públicas o privadas, sin
fines de lucro, con el objeto de llevar a cabo determinadas actividades de cuya
ejecución resultaría un determinado bien de utilidad colectiva que será objeto de
donación posterior por parte de PDVSA o sus filiales. Se define también como el
acuerdo entre dos o más grupos sociales o instituciones por el que ambas partes
aceptan una serie de condiciones y derechos.
Desarrollo Social: Es un proceso que, en el transcurso del tiempo, conduce al
mejoramiento de las condiciones de vida de toda la población en diferentes ámbitos:
salud, educación, nutrición, vivienda, seguridad social, entre otros. Principalmente
implica también la reducción de la pobreza y la desigualdad en el ingreso. En este
proceso, es decisivo el papel del Estado como promotor y coordinador del mismo,
con la activa participación de actores sociales, públicos y privados.
Eficacia: Es hacer las cosas correctas, es decir; las actividades de trabajo con
las que la organización alcanza sus objetivos. Es también un adjetivo utilizado para
señalar la capacidad o habilidad de obtener los resultados esperados en determinada
situación.
Eficiencia: Significa utilización correcta de los recursos disponibles. Es la
capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.
54
Fideicomiso: Una relación jurídica por la cual una persona llamada
fideicomitente transfiere uno o más bienes a otra persona llamada fiduciario, quien se
obliga a utilizarlo a favor de aquel a de un tercero llamado beneficiario.
Fideicomitente: Es aquél que entrega ciertos bienes para un fin lícito a otra
persona llamada fiduciario para que realice el fin a que se destinaron los bienes. Sólo
pueden ser fideicomitentes las personas físicas o morales que tengan la capacidad
jurídica necesaria para hacer la afectación de los bienes y las autoridades jurídicas o
administrativas competentes.
Fiduciario: Se encarga de la administración de los bienes del fideicomiso
mediante el ejercicio obligatorio de los derechos recibidos del fideicomitente,
disponiendo lo necesario para la conservación del patrimonio constituido y el
cumplimiento de los objetivos o instrucciones del fideicomitente.
Gestión: Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto o
concretar un proyecto.
Programa Social: Es un conjunto de proyectos que persiguen los mismos
objetivos, que pueden diferenciarse por trabajar con poblaciones diferentes y/o
utilizar distintas estrategias de intervención.
Rendición de Cuentas: Es la compromiso en el sentido social – jurídico de ser
responsable de algo ante alguien; implica el sentido de información sobre el
cumplimiento o incumplimiento de la responsabilidad.
Seguimiento: Proceso continuo y sistemático de recolección de datos para
verificar lo realizado y sus resultados, tanto en términos físicos como financieros.
Ofrece información necesaria para mejorar la gestión y aplicación de la intervención
e imprescindible para su evaluación.
55
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Se puede asegurar que los objetivos propuestos en el proyecto de las
actividades complementarias se cumplieron en su totalidad, ya que una vez asignadas
se realizaban de la mejor manera posible implementando los conocimientos
necesarios y los habidos por el resultado exitoso de la labor.
Durante el desarrollo de las actividades se aprende que la formalidad de una
empresa es fundamental para su desarrollo, y es por ello que los procesos
administrativos que se constituyen en ella deben hacerse correcta y eficientemente.
De igual manera esto hace engrandecer la formación del pasante de manera
intelectual y académica.
En teoría, básicamente lo que se aprendió fue:
Se logro poner en práctica las habilidades y destrezas aprendidas en el aula de
clases en el periodo educativo.
El proceso de pasantías permitió la adquisición de nuevos conocimientos, por
medio de la realización de nuevas actividades ajenas a conocimientos adquiridos en la
academia.
El periodo de pasantías constituye una etapa de mutua cooperación entre el
pasante y la empresa, de manera que la empresa se beneficie del pasante, en la misma
forma que el pasante lo haga de la empresa.
Se cumplió con las actividades asignadas por la empresa, respetando los límites
de las responsabilidades respectivas.
56
La interacción entre la pasante y el personal de la empresa se convirtió en una
experiencia grata para ambas partes, ya que permitió desarrollar las habilidades de
interacción del trabajo.
En términos generales, las pasantías constituyen a una etapa de la vida en la que
se aprende, de manera intelectual al convivir con otras personas y aprender, de
manera profesional al aumentar el intelecto y de manera personal en el aprendizaje
personal y relacional.
Se recomienda a la empresa actualización más continua del sistema operativo
utilizado, como también de software con el fin de ir a la par con la ciencia y la
tecnología.
57
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Angione, M. (2009) Diseñar un Manual de Normas y Procedimientos que regule las
actividades administrativas en la Gerencia de Desarrollo Social de la División
Centro Sur de Petróleos de Venezuela; Ubicada en el Municipio Barinas del
Estado Barinas. Año: 2009. Trabajo de Grado. Universidad Nacional
Experimental de los Llanos Occidentales “Ezequiel Zamora” (UNELLEZ).
Barinas – Venezuela
García, (2004). Administración una Perspectiva Global. (decima edición) México:
McGraw - Hill Interamericana de México, S.A.
Hamptón, D. (1998). Administración. México: McGraw - Hill Interamericana de
México, S.A.
Ley Orgánica que Reserva al Estado la Industria y el Comercio de los Hidrocarburos
(1976)
Petróleos
de
Venezuela,
S.A.
Desarrollo
Social
[Texto
en
línea]
Disponible:http://www.pdvsa.com/index.php?tpl=interface.sp/design/readmenu
princ-filiales.tpl.html&newsid_temas=20 (consulta 2011, junio 13)
Petróleos de Venezuela, S.A. Acerca de PDVSA [Texto en línea] Disponible:
http://www.pdvsa.com/ (consulta 2011 mayo 17)
Petróleos de Venezuela, S.A. Intranet PDVSA [Texto en línea] Disponible:
http://intranet.pdvsa.com/portal_corporacion/informacion/desarrollo-social-1
Resolución Interna. Junta Directiva de PDVSA. Publicada el 28 de marzo de 2005.
58
ANEXOS
59
Anexo A Informe de Suruguapo
60
Barinas, 02 de Junio de 2011
Ciudadano:
Sr. Bernardino Toro
Rep. Principal de FUNDESURUGUAPO
Presente.Sirva la presente para saludarle cordialmente en nombre de PDVSA
División Boyacá deseándole el mayor de los éxitos en el ejercicio de sus
funciones.
De acuerdo a lo establecido en el contrato de convenio PDVSA
DIVISIÓN BOYACÁ–FUNDACIÓN PARA EL DESARROLLO ENDOGENO
DE SURUGUAPO, autenticada en la Notaría Pública Segunda de Barinas
bajo los folios del N° 203 hasta el 206 y N° 34 en fecha 13/12/2007, que en
su cuarta cláusula establece: “… PDVSA División Centro Sur tiene el
derecho a que sus representantes debidamente autorizados examinen,
verifiquen, auditen y constaten los libros, registros y documentos que
conforme esta cláusula” se realizo la revisión de las rendiciones entregadas.
La presente comunicación tiene como finalidad informar que se
realizaron revisiones pertinentes a las (04) Carpetas entregadas por parte de
FUNDESURUGUAPO el día 04 de Mayo de 2011.
Primer Aporte por un monto de BsF. X.XXX.XXX, 00

Rendición de cuenta entregada por la fundación
FUNDESURUGUAPO comprendida desde el 01/05/2010 hasta el
31/12/2010, correspondiente a la Carpeta de la Rendición de Cuentas de
Cierre del Primer Desembolso de BsF. XXX.XXX, 00 donde se encontraron
una serie de observaciones:
4. 1.- Apoyo a Misiones y Comunidades
1.1.- Formación y Capacitación
Desde 01/05/2010 Hasta 31/05/2010

1.1.- En el punto de cuenta N° 080 deciden autorizar un pago
por un monto de BsF. XXX,XX por concepto de gastos varios fondo de
trabajo, destinados a la sub-partida 1.1 Formación y Capacitación y se pudo
notar que para el cuadro de Aplicación de Recursos el monto lo pechan en la
sub-partida 2.1 Construcción Galpones Planta de Café, dicho gasto fue
realizado mediante cheque N° XXXXXXXX, el cual, no existe soporte por lo
que se recomienda en primer lugar reflejar el gasto a la partida que fue
autorizada y anexar el respectivo soporte.
Procesos Administrativos 2008 – 2009
En revisión realizada a la carpeta Procesos Administrativos con sus
respectivos soportes y facturas originales que avalan las compras y gastos
efectuados durante los años 2008-2009, no existen observaciones, debido a
que se aprecia el cumplimiento del procedimiento administrativo normado en
el articulado de la Ley de Contrataciones Públicas.
En este período se hace necesario presentar un informe técnico de las
actividades realizadas que soportan los gastos ocasionados en cada
programa.
Segundo Aporte por un monto de BsF. X.XXX.XXX,
00
(Addendum 1)

Rendición de cuenta entregada por la fundación
FUNDESURUGUAPO comprendida desde el 01/05/2010 hasta el
31/08/2010, correspondiente a la Carpeta de la Rendición de Cuentas que
avalan las erogaciones de este por un monto de BsF. XXX.XXX,00 donde se
encontraron las siguientes observaciones:
1.- Apoyo a Misiones
1.1.- Formación y Capacitación
Desde 01/06/2010 Hasta 30/06/2010

El Gasto efectuado según comprobante de egreso cheque N°
XXXXXXXX de fecha 16/06/2010, por un monto total de X.XXX,XX por
concepto de Compra de Materiales y Suministros de Oficina, cargados a las
sub-partidas 1.1 Formación y Capacitación por un monto de X.XXX,XX y 4.1
Gastos Administrativos por un monto de X.XXX,XX. En el caso 1.1 no se
corresponde con el gasto ocasionado, además los soportes no están en
original. Por lo que se les recuerda realizar el reverso respectivo o presentar
la justificación del cambio de partida.
Desde 01/07/2010 Hasta 31/07/2010

El pago ejecutado al Sr. José Antonio Rodríguez Andrade, por
un monto de BsF. 500 según comprobante de egreso cheque N° XXXXXXXX
de fecha 21/07/2010, destinados a la sub-partida 1.1 Formación y
Capacitación por concepto de apoyo logístico para talleres en el caserío San
José de la Montaña, Fila de Oro y Potrerito, el cual, en la hoja de Recibo de
pago se muestra una nota en la parte inferior que se describe: “la diferencia
fue utilizada para la compra de las carnes para la logística”, cabe resaltar que
no se comprende el motivo de esa nota debido a que el pago del Sr. José
Rodríguez es por el mismo monto que está en el comprobante de egreso
antes mencionado y no existe diferencia entre los mismos. Se recomienda
presentar el soporte de la diferencia del gasto por un monto de BsF. XXX,XX.
2.- Apoyo a la Producción
2.2.1.- Obras Adicionales
Desde 01/08/2010 Hasta 31/08/2010

El pago efectuado a la Empresa Ferrelectrica El Canelo, C.A.
por un monto de BsF. X.XXX,XX Según Comprobante de egreso cheque N°
XXXXXXXX de fecha 23/08/2010 destinados a la sub-partida 2.2.1 Obras
Adicionales por concepto de Compra de piedra picada, materiales eléctricos
para instalación de plantas eléctricas de los galpones, la Factura N° XXXXX
de Ferrelectrica El Canelo, C.A. muestra una compra no acorde con la
descripción en el comprobante de egreso antes mencionado, en la misma se
destacan son compras de materiales eléctricos y no se observa la compra de

piedra picada. Por lo que se les recuerda que las descripciones
entre ambos documentos debe estar completamente de acuerdo.

El pago realizado al Sr. Rafael Pineda, por un monto de BsF.
X.XXX según comprobante de egreso cheque N° XXXXXXXX por concepto
de Pago para gastos de caletas, combustibles, reparaciones menores de
vehículos de carga y pago de chóferes para transportar materiales de
construcción para culminación Central San José de la Montaña, destinados a
la sub-partida 2.2.1. Obras Adicionales, el cual, no presenta fecha en la hoja
de Recibo de pago firmada por el Sr. Rafael Pineda ni cédula del
beneficiario.
3.- Transporte Utilitario y Creación de Ruta social de Transporte
3.1.- Vehículo
Desde 01/07/2010 Hasta 31/07/2010

El comprobante de egreso cheque N° XXXXXXXX de fecha
29/07/2010, por un monto de BsF. X.XXX se muestra como beneficiario a la
Sra. María Orellana por concepto fondo de trabajo, no se observa la partida
que se afectó ni el soporte respectivo, por lo que se recomienda anexar los
mismos.
Desde 01/08/2010 Hasta 31/08/2010

Del gasto efectuado al Registro Público, por un monto de BsF.
X.XXX,XX según comprobante de egreso cheque N° XXXXXXXX de fecha
23/08/2010 destinados en la subpartida 3.1 Vehículos por concepto de Pago
de tributos fiscales por registro de documento para autorizar al Sr. Ricardo
Ocanto para recibir indemnización de vehículo siniestrado, solo existe
soporte por BsF. XXXX,XX por lo que se recomienda soportar la diferencia
(BsF. XX,XX), caso contrario realizar la devolución.

Existen 10 (diez) cheques con comprobantes anulados sin
justificación. Por lo que se recomienda hacer una explicación del porque
esos documentos se encuentran en ese estado.

Rendición de cuenta entregada por la fundación
FUNDESURUGUAPO comprendida desde el 01/09/2010 hasta el
31/12/2010, correspondiente a la Carpeta de la Rendición de Cuentas que
avalan las erogaciones del periodo antes mencionado por un monto de BsF.
XXX.XXX,00 donde se encontraron una serie de observaciones:
1.- Apoyo a Misiones
1.1.- Formación y Capacitación
Desde 01/12/2010 Hasta 31/12/2010

El pago emitido a la Sra. Maria Orellana, por un monto de BsF.
X.XXX según comprobante de egreso cheque N° XXXXXXXX de fecha
10/12/2010 consignados en la sub-partida 1.1 Formación y Capacitación por
concepto de Apoyo logístico al taller teórico y práctico de tratado y manejo de
café en los caseríos San José de la Montaña, Fila de Oro y lugares aledaños
a los centrales cafetaleros, no está firmado como conforme, por lo que el
soporte está incompleto. Además faltan los soportes para sustentar este tipo
de pago caso contrario reembolsarlo.
1.2. Dotación y Requerimientos para las Misiones y/o
Comunidades
Desde 01/12/2010 Hasta 31/12/2010

El desembolso realizado a la Ciudadana Carmen Andrade, por
un monto de BsF. X.XXX,XX según comprobante de egreso cheque N°
XXXXXXXX de fecha 12/10/2010 pechados en la subpartida 1.2 Dotación y
Requerimientos para las Misiones y/o Comunidades por concepto de
Donación UBV, graduación de Técnicos Superiores Universitarios, este
mismo no presenta soporte que justifique el gasto incurrido. Se recomienda
anexarlo, caso contrario reembolsarlo.

El pago efectuado al Sr. Jesús Padilla, por un monto de BsF.
XXX,XX según comprobante de egreso cheque N° XXXXXXXX (no está
firmado) de fecha 27/12/2010 destinados en la sub-partida 1.2 Dotación y
Requerimientos para las Misiones y/o Comunidades por concepto de Pago a
Jesús Padilla por pintura en el galpón Potrerito, este tipo de gasto no
procede por esta partida, por lo que se sugiere reintegrar los recursos.
2.- Apoyo a la Producción
Obras Adicionales
Desde 01/09/2010 Hasta 30/09/2010

Los desembolsos emitidos a la Sra. María Orellana, por un
monto total de BsF. X.XXX,XX distribuidos de la siguiente manera BsF. XX a
la sub-partida 1.1 Formación y Capacitación; BsF. XXX,XX a la sub-partida
1.2 Dotación y Requerimiento; BsF. XXX,XX a la sub-partida 2.1 Beneficio
Ecológico (partida que no existe para este segundo aporte) VER
OBSERVACIÓN 1.1 pág. 2; BsF. XXX,XX a la sub-partida 2.2.1 Obras
Adicionales; BsF. XXX a la sub-partida 3.1 Vehículo; BsF. XXX,XX a la subpartida 4.1 Gastos Administrativos, según comprobante de egreso cheque N°
XXXXXXXX de fecha 08/09/2010 este mismo documento no presenta los
soportes correspondientes por cada gasto incurrido, se sugiere presentar los
respectivos documentos que den sustento.

Además los cambios de partidas afectadas en este gasto no
fueron aprobados por los responsables del convenio y no cumple con el
objetivo de este.
Desde 01/10/2010 Hasta 31/10/2010

El desembolso realizado al Ciudadano Rafael Pineda, por un
monto de BsF. X.XXX según comprobante de egreso cheque N° XXXXXX de
fecha 08/10/2010 que afecta a la sub-partida 2.2.1 Obras Adicionales por
concepto de Pago de obras extras en galpones, Potrerito y San José de la
Montaña, este mismo presenta factura N° 000X bajo la Firma Personal
Rafael Ángel Pineda por un monto de BsF. X.XXX. Se recomienda explicar
esta situación.

El desembolso emitido a la empresa Faerpami, C.A., por un
monto de BsF. XX.XXX,XX según comprobante de egreso cheque N°
XXXXXXXX de fecha 22/10/2010 que afectan a la sub-partida 2.2.1 Obras
Adicionales por concepto de Pago del XX% de avance de obra según
informe técnico, en este mismo documento se especifica en la parte inferior
recuadro Notas: “Esta pendiente el informe por parte de la Empresa” por lo
que se solicita el informe correspondiente a la mayor brevedad con la
finalidad de dar sustento al gasto efectuado.
Desde 01/11/2010 Hasta 30/11/2010

El desembolso cometido a la empresa Faerpami, C.A., por un
monto de BsF. XX.XXX,XX según comprobante de egreso cheque N°
XXXXXXXX de fecha 05/11/2010 que afectan a la subpartida 2.2.1 Obras
Adicionales por concepto de Pago por compra de 2 (dos) pesos digitales y
construcción de techo de yeso para oficina de los galpones cafetaleros
Potrerito, Fila de Oro y San José de la Montaña, en este mismo documento
se especifica en la parte inferior recuadro Notas: “Factura pendiente por el
cliente, autorizado por el Coordinador General” por lo que se solicita la
factura correspondiente a la mayor brevedad con la finalidad de dar sustento
al gasto efectuado. En caso del techo de yeso de Fila de Oro y San José de
la Montaña no está realizado el trabajo. Los trabajos o servicios contratados
con la empresa Faerpami, C.A. deben anexarse la decisión y el contrato de
la obra.
3.- Transporte Utilitario y Creación de Ruta social de Transporte
Vehículo
Desde 01/12/2010 Hasta 31/12/2010

El gasto efectuado a la empresa Autorepuestos M & P, C.A.,
por un monto de BsF. XX según comprobante de egreso cheque N°
XXXXXXXX de fecha 27/12/2010 destinados a la subpartida 3.1 Vehículos
por concepto de Pago de mantenimiento al camión Ezequiel Zamora, no
tiene firma y sello del beneficiario, además no presenta Factura Original por
lo que se les recuerda que para cada gasto efectuado deben presentar su
respectivo soporte original. El objetivo de este programa es generar recursos
para la autogestión, es decir, debe cubrir los gastos que ocasionen
mantenimiento, reparación, combustible, operario, seguro entre otros, que
permita el mejoramiento, por lo que se solicita una relación de los ingresos y
egresos que se han ocasionado con la ruta social y transporte utilitario, todo
esto en el marco del reglamento del uso y funcionamiento de estos
vehículos, aprobado en minuta de fecha 19 de noviembre de 2009.
4.- Gastos Administrativos
Gastos Administrativos
Desde 01/10/2010 Hasta 31/10/2010

El pago efectuado a la Sra. Maria Orellana, por un monto de
BsF. X.XXX según comprobante de egreso cheque N° XXXXXXXX de fecha
27/10/2010 destinados en la subpartida 4.1 Gastos Administrativos por
concepto de Logística inauguración Central Potrerito, se debe presentar los
soportes de estos gastos. Caso contrario debe reintegrarse el dinero.

Existen 5 (cinco) cheques con comprobantes anulados sin
justificación. Por lo que se recomienda hacer una explicación del porque
esos documentos se encuentran en ese estado.
Consideraciones Generales

Cabe señalar que mediante punto de cuenta N° 0XX de fecha
27/12/2010 reunidos en Asamblea los miembros de la Fundación Consejo
para el Desarrollo Endógeno de Suruguapo (FUNDESURUGUAPO) con el
objeto de direccionar la aplicación y control en la ejecución de los recursos
financieros recibidos en donación de la Empresa Petróleos de Venezuela
S.A., según la planificación de actividades y los distintos presupuestos
deciden asignar los recursos restantes correspondientes del primer aporte
por un monto de XX.XXX,XX prorrateados de la siguiente manera (Ver
Cuadro 1), esto con la finalidad de dar cierre administrativo a dicho
desembolso.
Cuadro 1
ORIGEN
DESTINO
De la Sub-partida 1er Aporte
A la Sub-partida 2do Aporte
Código
Sub-partida
Monto
Código
Sub-partida
Monto
1.1
Formación y
Capacitación
XXX,XX
1.1
Formación y
Capacitación
XXX,XX
2.1
Beneficio
Ecológico de
Café
(Construcción de
Galpones)
X.XXX,XX
4.1
Gastos
Administrativos
X.XXX,XX
4.1
Radio
Comunitaria
X.XXX,XX
3.1
Vehículos
X.XXX,XX
5.1
Gastos
Administrativos
XXX,XX
4.1
Gastos
Administrativos
XXX,XX
Total
XX.XXX,XX
Total
XX.XXX,XX

Se debe hacer entrega de las copias de cada una de las
carpetas correspondientes a las rendiciones de cuentas a la coordinación del
convenio Petróleos de Venezuela, S.A; ya que solo han entregado
documentos originales.

Se deben presentar en orden cronológico y por programas los
gastos incurridos en cada período recibido, tal como se acordó
anteriormente.

Se pudo observar que todos los documentos contenidos dentro
de cada una de las carpetas les falta la rúbrica del Sr. Arcadio Cáceres,
miembro de la fundación, en caso de que no este activo no debe aparecer en
los soportes.

No presentaron los Procesos Administrativos con sus
respectivos soportes y facturas originales que avalen las compras,
contrataciones, fondo de trabajo efectuados del segundo desembolso.
Recordándoles que en la cláusula tercera del Convenio estipula Obligaciones
de Fundesuruguapo: “… Igualmente FUNDESURUGUAPO deberá informar
mensualmente a PDVSA DIVISIÓN CENTRO SUR (Actualmente
denominada PDVSA División Boyacá) sobre los fondos disponibles del
Fideicomiso, incluyendo los rendimientos producidos en cada período
mensual y los pagos efectuados con cargo a los fondos del Fideicomiso
durante dicho período.”

Existe un depósito signado con el número XXXXXXXX por un
monto de BsF. XXX.XXX,XX a la cuenta bancaria de la fundación, pero no se
especifica el origen de estos recursos.

Mediante el análisis efectuado a la distribución física y
financiera de la rendición se observa que existen sobregiros en las subpartidas: 1.1 Formación y Capacitación; 1.2 Dotación y Requerimientos para
las Misiones y/o Comunidades, 2.2.1 Obras Adicionales y 4.1 Gastos
Administrativos. Por ende se requiere la explicación de tal situación.
De acuerdo a los anexos anteriormente mencionados donde se insta a
mejorar la rendición presentada en este momento, hasta la fecha no se ha
recibido ninguna respuesta.
Por lo anteriormente expuesto, se hace necesario mejorar las
rendiciones presentadas y en espera de los soportes de las observaciones
realizadas en este oficio. Dicha documentación debe ser presentada en un
plazo no mayor a 15 días continuos, en caso contrario no se procesara
ningún otro aporte hasta tanto no se haga entrega de los mismos.
En espera de la mayor receptividad y tratamiento de los recursos para
el desarrollo del convenio.
Atentamente,
José Paiva
Gerente de Desarrollo Social
Revisado:
Charly Ochoa
Aníbal Gil
Proyectos Socio Productivos
Supv. Control y Gestión
Preparado:
Mauricio Conforto
Luís Carvajal
Coordinador Convenio
Convenio Técnico
Patria Socialista o muerte...! Venceremos..!
Anexo: Carpetas con documentos originales de la rendición parcial del período Mayo –
Diciembre de 2010.
Anexo B Ficha Técnica; Modelo Pasante
71
DATOS PERSONALES:
Nombre y Apellido:
José Z. Pimentel G.
Edad:
21 años
Anexo A Informe de Suruguapo
Cédula: 18.772.386
FOTO
Fecha/Lugar de Nacimiento:
Anexo B Ficha Técnica; Modelo Pasante
13/04/1990 / Barinas Edo. Barinas
N/A
Correo Electrónico:
[email protected]
Teléfonos:
Grupo Nº
Nivel de Inglés:
XX
Bajo Medio Alto
Profesión (Indicar maestría o postgrado):
Bachiller en Ciencias e Informática Mención Creación de
Software Libre
ACTIVIDADES DEL PUESTO:
0416-8716788
PERICIA:
- Experiencia de 04 años en el área de Administración de Empresas
destacando los siguientes aspectos.
- Área de contratación.
- Administración y Gestión de procesos de Fideicomisos.
- Manejo de herramientas computarizadas (Word, Excel, Power
Point, Publisher, Access).
- Manejo del Sistema Gadet y Reset.
- Auditorías Internas.
Dirección Ejecutiva de Faja
Cargo Actual en la DEF:
Pasante de Control y Gestión
Supervisor:
Lila Mendoza
Estado Civil:
Soltero
Tiempo de Servicio en PDVSA:
4 meses
Familiares en PDVSA / Tiempo de
Servicios :
División de Procedencia (Área de origen):
Boyacá
Ubicación Geográfica:
Gcia. a la cual pertenece:
Desarrollo Social
Campo la Mesa, Edo Barinas
- Inducción y Documentación sobre Gestión de Fideicomiso
- Inducción y documentación sobre el Proyecto Suruguapo
- Revisión de desembolsos del Proyecto Suruguapo
- Análisis detallado de la Rendición de Cuentas del Proyecto
Suruguapo
- Levantamiento de Informe de la Rendición de Cuentas del
Proyecto Suruguapo
- Revisión del Proyecto “Perforación y Equipamiento de
Pozos Profundos para el Riego en la Unidad de Propiedad
Patria Agrícola Maisanta del Estado Barinas”
- Transcripción de Desembolsos
- Inducción para el manejo del Sistema GADET (Gastos y
Deudas del Trabajador) y RESET (Reservaciones de Traslado)
- Revisión de Fichas Técnicas

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