Stege- Control financ. permanente. Auditoria continua

Stege- Control financ. permanente. Auditoria continua

XXII JORNADAS NACIONALES DE ACTUALIZACION
DOCTRINARIA
DE
TRIBUNALES
DE
CUENTAS,
ORGANOS Y ORGANISMOS PUBLICOS DE CONTROL
EXTERNO DE LA REPUBLICA ARGENTINA.
SALTA
ARGENTINA
SEPTIEMBRE 2012
CONTROL FINANCIERO PERMANENTE,
AUDITORÍA CONTINÚA
Expositor:
CPN GUILLERMO STEGE
Contador Fiscal
HONORABLE TRIBUNAL DE CUENTAS DE LA PROVINCIA DE SAN LUIS.
Los miembros de este Honorable Tribunal de Cuentas de la provincia de San Luis manifestamos haber
tomado conocimiento del presente trabajo.
Índice
Introducción……………………………………………2
Control financiero permanente…………...2
Auditoria continúa………………………...3
Independencia de las auditorias………………………...4
Auditorias continuas y tecnología………………………6
Auditoria continúa digital……………………………….8
La experiencia de san Luis…..…………………………10
Conclusion……………………………………………...12
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Introducción
Control financiero permanente
Un control frecuente de la tesorería con estados de flujos de caja y
efectivo periódicos puede aportar a los responsables una visión más clara de
la posición del ente en cada momento y permitir que se identifiquen riesgos
potenciales.
El seguimiento permanente de la situación financiera permite
determinar más oportunamente índices de liquidez, créditos por ventas y
estado de los bienes.
El desarrollo de software de gestión permite en la actualidad realizar
conciliaciones bancarias a diario. Y por supuesto es deseable que los
órganos de control actúen también en consecuencia.
Esto trae aparejado una ventaja muy importante al momento de
aplicar las sanciones al responsable por la aplicación de los fondos
públicos, teniendo en cuenta la contemporaneidad de los hechos con los
juicios por los errores cometidos.
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La interpretación de que los entes de control gubernamental externo
no deben realizar controles al momento de los hechos, los coloca en una
posición de jueces y solamente exponen un dictamen como cosa juzgada.
Cuando la continuidad o permanecía de los controles oportunos pueden
representar una tarea de asesoramiento, si se quiere así llamarlo, previenen
situaciones de error o fraude.
Auditoria continua.
.
Auditoria, es un proceso de análisis y evaluación con el fin de expresar una
opinión profesional.
Si hablamos de Auditoria continua, a ese proceso le estamos sumando un
significado de periodicidad. El cual puede estar relacionado con la
naturaleza del cuenta dante o establecido por una norma.
La diferencia entre Control financiero permanente y Auditoria continua es
que el primero sugiere un campo de acción mucho mas reducido que el
segundo.
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Al utilizar el termino financiero el equipo que realiza la actividad de control
esta limitado a expresar opinión solamente sobre esa actividad del ente, sin
considerar la necesidad de analizar otros aspectos como las técnicas que se
utilizan en el proceso y almacenamiento de la información, cumplimiento
de términos legales, normativos y de calidad.
Es por ello que en el presente trabajo utilizaremos el término Auditoria
continua y no el de control financiero permanente, por ser este ultimo una
parte integrante del primero.
Independencia en las Auditorias
“La tarea principal de la auditoria gubernamental externa consiste
en controlar si los fondos públicos se aplican de forma eficaz, eficiente,
económica y de acuerdo a los principios de la legalidad y regularidad. Por
lo tanto, apoya el desarrollo del buen gobierno…
Para poder realizar esta tarea de forma eficiente, hace falta que la
auditoria gubernamental externa pueda actuar con independencia de las
entidades auditadas y libre de influencias externas y por otro lado es
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igualmente de vital importancia que se apliquen métodos de auditoria a la
altura de los últimos desarrollo de la ciencia y técnica, y que se disponga
de personal moralmente impecable.”
Dr. Josef Moser - Presidente del Tribunal de Cuentas de Austria y Secretario General de la INTOSAI
Si consideramos los tres conceptos que plantea el contexto actual
Auditoría continua, Independencia de los entes de control y sistemas de
gestión por WiFi. Podemos afirmar que estamos frente a un cambio de
paradigma donde debatir la temporalidad del control ya no tiene ningún
beneficio, hasta puede considerarse un estancamiento que legalmente se
podría interpretar como una responsabilidad solidaria con actos socialmente
repudiables.
La Auditoria continua supone una planificación de las tareas que se
llevaran a cabo con antelación a la decisión de implementación, previo
estudio minucioso de las normas vigentes. Así mismo a los efectos de
preservar la independencia de la opinión profesional el proceso de
planificación no debe ser tan totalitario, permitiendo que el profesional
actuante pueda decidir donde enfatizar los exámenes con vistas de obtener
un mejor criterio sobre la razonabilidad de la gestión financiera pública.
No debemos olvidar que el contexto en el cual se aplican los
procedimientos de control, sujetos a auditorias de calidad, se encuentra en
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permanente evolución y es por ello que la legislación que establezca las
auditorias continuas deben ser lo suficientemente flexible como para que
estas ultimas no pierdan su oportunidad y eficiencia, así también garanticen
la independencia tanto de los órganos de control como de los profesionales
actuantes.
Auditoria continua y Tecnología
Hoy en día es indiscutible las ventajas que ofrece la auditoria
continua, también suman a estas ventajas los avances tecnológicos.
Actualmente, es impensada la planificación de una auditoria sin el
uso de una computadora personal; actas, requerimientos, informes, análisis
numéricos, etc. requieren de una computadora, una impresora y un software
al menos de los llamados enlatados como herramientas básicas para el
desarrollo de las mismas.
La auditoría continua permite que el auditor proporcione un
conocimiento mucho más valioso, profundo y seguro de manera oportuna y
actualizada. El análisis realizado con software reduce el esfuerzo manual y
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el tiempo que generalmente se necesita para las auditorías cíclicas
permitiendo que la auditoría se enfoque en más áreas sin recursos
adicionales.
Los auditores deberán pasar de un proceso de control ulterior ó
revisión histórica a uno que sea concomitante, actual y oportuno al utilizar
redes y software a medida en los estudios analíticos para que funcionen de
manera continua. En lugar de detectar errores, abusos y fraudes ocurridos
en el pasado, los equipos de auditoría pueden a partir del uso de tecnología
satisfacer las crecientes expectativas de los miembros de los tribunales y de
los legisladores a través del conocimiento profundo y oportuno. El cual
reducirá las ineficiencias operativas y el riesgo en la gestión financiera
pública.
Con el uso de software a través de redes en las auditorias se puede
obtener un mayor nivel de control y disminuir el riesgo dado por el
seguimiento continuo de expedientes, lo que se traduce en procesos de
auditoria más eficientes y efectivos. Los profesionales podrán enfocarse en
las áreas de riesgo, implementando los controles que consideren necesarios.
Al mismo tiempo, los esfuerzos por realizar procedimientos de auditoría
que generalmente se esperan en áreas esenciales de la gestión financiera
pública pueden reducirse drásticamente si los procedimientos de auditoría
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continua muestran que no existen problemas significativos. Lo que permite
ahorrar gastos considerables y asignar recursos de auditoría a áreas en las
que se identificaron riesgos más significativos.
Auditoria continua Digital
Muchos hablan de la era de la información, yo estoy convencido que
el mundo esta transitando la era digital y es un deber de los órganos de
control acoplarse a los cambios que están sucediendo.
Si solo nos tomamos un instante para evaluar como realizamos las
tareas de control a los cuenta dantes y lo comparamos con los actos en
nuestro entorno personal, alarmas que nos llaman por teléfono, estéreos de
automóviles que se conectan automáticamente por bluetooth a nuestros
celulares, etc. Parece un capricho no utilizar la tecnología disponible en
post de mejorar la gestión pública.
La era de la información derivo en la era de las redes. La necesidad
de tener a mano la información necesaria genero una preocupación de la
que surgieron infinitas conexiones y fuentes; teléfonos celulares,
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computadoras mas pequeñas y portátiles hasta llegar a la Word Wide Web,
comúnmente conocida como Internet, sin embargo no nos detuvimos ahí.
Ahora necesitábamos estar conectados en todos lados y a toda hora
entonces nos conectamos por las redes inalámbricas de área local (Wi Fi).
Gracias a todo este crecimiento y desarrollo tecnológico hoy hemos
prescindido en su mayor parte de los papeles; cartas postales por correos
electrónicos, papel moneda por tarjetas de debito, cheques por
transferencias electrónicas, facturas de talonarios por facturas electrónicas,
el propio DNI por una credencial… es innegable que estamos en la era
digital.
Es por ello que los órganos de control deben avanzar en la utilización
de tecnología digital. Sin sentido es la aplicación de toda esta evolución
tecnológica sin el ejercicio profesional en forma oportuna con información
valiosa e inmediata. Los tribunales de cuentas, no solo juzgando a los
responsables del manejo de fondos y bienes de la hacienda pública, si no
también asesorando y marcando el camino hacia un manejo mas
transparente, haciendo uso de las herramientas contemporáneas, se tiene
que compenetrar en el mundo digital.
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La experiencia de San Luis
“El gobierno de San Luis, para continuar con el objetivo de darle
más transparencia y celeridad a todos los actos de la administración
pública, se propuso incorporar un sistema informático que permita una
transformación sustancial en las tareas administrativas habituales de los
organismos de gobierno, de manera de brindar un servicio más ágil y
eficiente para los ciudadanos puntanos.
El sistema a implementar debía dar seguimiento a los expedientes y
apoyar la gestión de todos los actos públicos y administrativos, desde el
inicio de su tramitación hasta su finalización, dejando sin efecto la
utilización del expediente de papel, en más de 50 organismos del Estado
Provincial. Debía satisfacer las necesidades y requerimientos en materia
de registro, gestión, información, control y estadística, con el fin de
agilizar, automatizar y dar máxima transparencia a todos los procesos.
Para esto, la Universidad de La Punta (ULP) –organismo licitantellamó a licitación pública para la “adquisición e implementación de un
Sistema de Control y de Gestión de Expedientes, junto a la implementación
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y certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad bajo el modelo ISO
9001:2008”.
Luego del análisis de las propuestas de varios oferentes, la ULP
decidió avanzar con la implementación del sistema Tramix de Unitech
Los equipos de Unitech comenzaron rápidamente con la primera
etapa: relevamiento, diagnóstico y análisis diferencial de todos los
organismos involucrados.
Una vez aprobados los informes de la primera etapa, se avanzó con
las adaptaciones del sistema a los requerimientos de los ministerios y
dependencias, cada una con sus procesos y workflows específicos.
El sistema que implementa integralmente el expediente electrónico,
evita la duplicación de registros, mediante una estructura basada en la
conectividad y conceptos de Base de datos Documental, permite que las
partes interesadas gestionen todo el expediente electrónico con el
adecuado esquema de seguridad. Tramix a su vez interactúa con otros
sistemas de la administración provincial de forma transparente para el
usuario. Es decir, las operaciones realizadas en cualquiera de los sistemas
son relacionadas e incorporadas de forma automática como fojas del
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expediente, y así garantiza una visión unificada y homogénea de las
actuaciones.
El expediente electrónico es posible por el uso intensivo del sistema
de Firma Digital de la provincia (PKI) usando la técnica de clave
pública/privada tipo “RSA” y bajo el marco legal de la Ley de firma digital
de la Provincia.”
http://www.unitech.com.ar/caso-gobierno-de-san-luis-expediente-electronico/
CONCLUSION
Los recursos necesarios para el desarrollo de las auditorias continuas
y de los controles financieros permanentes se encuentran disponibles. Solo
resta el marco normativo que permita el desempeño de los profesionales.
El marco normativo antes mencionado debe tener especial cuidado en
no limitar las tareas, alcances e independencia del ejercicio profesional.
El dictado adecuado de leyes, la incorporación de tecnológia junto a
las auditorias continuas satisfacen necesidades que demanda el actual
rumbo de la humanidad toda;
1.- Mayor trasparencia en la gestión de las finanzas publicas.
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2.- Disminución de los errores, por una presencia constante de los
controles y el respectivo asesoramiento.
3.- Reducción en gran medida del fraude por la eliminación de
documentos papel.
4.- Cuidado del medio ambiente, a través de la utilización de
expedientes digitales.
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