Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. (ENBA

Transcripción

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y
ARCHIVONOMÍA
MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS EN EL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
I N F O R M E
QUE
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PARA
OBTENER
LICENCIADO
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TÍTULO
DE
ARCHIVONOMÍA
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BAUT IST A
A
:
ESPINOSA
A S E S O R E S : Li c. María M er ced e s F er ná nd e z Car ba ja l
Profra . Ma rtha Ta pia Ortega
MÉXICO, D. F.
2006
TABLA DE CONTENIDO
Prefacio…………………………………………………………………………... III
Introducción……………………………………………………………………... IV
Capítulo 1
El Archivo General de la Nación y su Área de Microfilmación.
1.1 Antecedentes del Archivo General de la Nación……………………………
1.2 Estructura Orgánica…………………………………………………………
1.3 Misión, Visión y Objetivos…………………………………………………..
1.4 El área de microfilmación…………………………………………………...
1.4.1 Antecedentes………………………………………………………
1.4.2 Funciones y organigrama………………………………………….
1.4.3 Políticas de Calidad………………………………………………..
1.4.4 Usuarios…………………………………………………………...
1.4.5 Servicios…………………………………………………………..
1
17
19
20
22
23
25
26
26
Capítulo 2
La Microfilmación de Documentos
2.1 Antecedentes de la Microfilmación…………………………………………. 27
2.2 Concepto de Microfilmación………………………………………………... 29
2.3 Formas de Microfilmación………………………………………………….. 30
2.3.1 La microfilmación tradicional…………………………………….. 30
2.3.2 La microfilmación y el Sistema COM……………………………. 31
2.4 El proceso de revelado……………………………………………………… 32
2.5 Equipos para la Microfilmación…………………………………………….. 34
2.5.1 Equipos de Entrada………………………………………………… 34
2.5.1.1 Cámaras Planetarias………………………………………. 34
2.5.1.2 Cámaras Rotativas…………………………………………36
2.5.1.3 Cámara de paso y repetición……………………………… 36
2.5.2 Equipos de proceso…………………………………………………. 37
2.5.2.1 Procesadores de revelado…………………………………. 37
2.5.2.1.1 Procesador universal……………………………. 37
2.5.2.1.2 Procesador de reversión………………………… 38
2.5.2.1.3 Procesador de Vapor de amoníaco…………….... 38
2.5.2.2 Procesadores de Duplicado………………………………. 39
2.5.2.2.1 Duplicador de película de plata………………… 39
2.5.2.2.2 Duplicador de película de Diazo………………... 39
2.5.2.2.3 Duplicador de película vesicular………………... 40
2.5.3 Equipos de Salida…………………………………………………... 40
2.5.3.1 Lectores convencionales…………………………………. 40
2.5.3.2 Lector impresor…………………………………………… 42
2.6 Partes y accesorios que integran una microfilmadora…………………………44
2.7 Material para microfilmar…………………………………………………….. 50
2.7.1 Formatos……………………………………………………………..50
2.7.1.1 Jacket……………………………………………………… 50
2.7.1.2 Ultraficha…………………………………………………. 51
2.7.1.3 Microficha……………………………………………........ 51
2.7.1.4 Rollos de Película………………………………………….52
2.7.2 Fijador………………………………………………………………. 56
2.7.3 Revelador…………………………………………………………….56
Capítulo 3
La Microfilmación de documentos históricos como medida de conservación
en el área de microfilmación del Archivo General de la Nación.
3.1 Proceso de selección y preparación de documentos a microfilmar…………. 58
3.2 Proceso de colocación de película………………………………………….... 60
3.3 Proceso de Microfilmación de documentos…………………………………. 63
3.4 Fin de microfilmado y abstracción de película……………………………… 72
3.5 Proceso de revelado……………………………………………………......... 73
3.6 Inspección y control de calidad……………………………………………… 76
3.7 Guarda de Microformatos……………………………………………………. 78
3.8 Ventajas y desventajas de la microfilmación………………………………… 80
Conclusiones……………………………………………………………………... 81
Bibliografía………………………………………………………………………. 82
Anexos……………………………………………………………………………. 85
Anexo 1 Carátulas de identificación de rollos de microfilm……………………. 85
Anexo 2 Etiqueta Identificadora del rollo de microfilm………………………… 86
Anexo 3 Glosario de términos utilizados en la microfilmación…………………. 87
Agradecimientos y Dedicatorias.
A mis padres:
René y Guadalupe, por su apoyo económico y moral,
además de su paciencia y comprensión.
A mi hermana:
Guadalupe Ximena, por ser parte de mi motivación.
A mi pareja:
Sofía Delia por su apoyo, comprensión y tiempo invertido.
A mi asesora:
Mercedes Fernández Carbajal por su orientación académica.
A Dios:
Por darme fe, fuerza física y mental.
Prefacio
Este informe de servicio social profesional propone presentar un panorama de la aplicación de
los procesos de la microfilmación.
Mi interés por este tema para titulación, se deriva de recopilar información practica sobre el
tema, puesto que a pesar de existir bibliografía sobre el genero, está se refiere básicamente a
información teórica, pero nunca explica de manera aplicada a la práctica; el como, que y para que
funciona el proceso de microfilmación ya que está técnica de miniaturización de imágenes ha
desempeñado un papel muy importante en las actividades del hombre en los archivos históricos y
administrativos, tanto de conservación como de almacenamiento o simplemente de seguridad de
la documentación.
El propósito de este trabajo es presentar una parte de la microfilmación importante, que no se ha
manejado regularmente: el procedimiento y la normalización de la misma a través de la norma
ISO 9000:2001, además especificar las partes componentes de la microfilmadora planetaria y
rotativa, así como sus funciones.
El objetivo que pretendo alcanzar con la realización de este informe de servicio social es la
titulación como Licenciado en Archivonomía.
Durante la realización de este informe pude deducir que todo Archivo Histórico Nacional o
Público que pretenda proyectar su documentación a niveles importantes para la investigación
requiere de microfilmar sus fondos, colecciones o acervos más importantes y consultados, para
preservar íntegramente su información histórica.
Una limitante importante para la realización de este trabajo fueron las dificultades para recopilar
información sobre el área de microfilmación y sus procesos técnicos, ya que presuntamente
mucha de está información era “confidencial”, lo que no considero así puesto que todo empleado
de un área de una institución necesita por lógica conocer los flujogramas y las acciones a seguir
dentro de sus funciones y facultades.
Este trabajo es también el producto de la colaboración de los asesores, las profesoras: Martha
Tapia Ortega y la Lic. Mercedes Fernández Carbajal. A su vez, este punto de apoyo en nuestra
experiencia personal, académica y laboral me ha servido para procesar una gran cantidad de
información proveniente tanto de bibliografía predeterminada como de conocimientos empíricos
obtenidos en el Archivo General de la Nación, microfilmando documentos de los siglos XVI, y
XVII.
De igual manera pretendo transmitir experiencias y conocimientos que me dejo la realización de
mi servicio social en el Archivo General de la Nación, con la finalidad de que exista mayor
información práctica en materia de microfilmación, que ayude a la investigación de los
estudiantes interesados en analizar este tema.
Introducción
La microfilmación debe ser un proceso fundamental para un Archivo Histórico Nacional ya que
es una herramienta que facilita el almacenamiento y manejo de información, además de asegurar
su integridad. Esta técnica se ha desarrollado ampliamente en las últimas décadas del presente
siglo, aportando enormes beneficios a la industria, la iniciativa privada, las instituciones y
empresas públicas.
Los valores históricos, testimoniales e informativos que presentan los documentos del Archivo
General de la Nación como acervo histórico son de amplia relevancia para la sociedad mexicana,
ya que en estos fondos se custodia gran cantidad de datos que tienen que ver con la vida
económica, social y política del pasado de México, los cuales son consultados y estudiados por
investigadores del ámbito académico, científico y de la comunidad en general, lo que exige
realizar procesos técnicos que protejan dicha documentación del deterioro continuo, con ello es
necesario de un proceso reprográfico que conserve la información en su soporte original y uno de
estos sistemas es la microfilmación.
El presente trabajo menciona como el Archivo General de la Nación, emplea la microfilmación
de fondos y colecciones documentales a manera de custodiar y proteger la información más
consultada por el investigador o usuario. De igual forma se describe los principios teóricos de la
microfilmación desde su conceptualidad hasta los diversos procesos y formatos que permiten
alcanzar los objetivos para los que este sistema es creado, así mismo se detalla la metodología a
seguir en está técnica reprográfica y la forma en que se regula y normalizan dichas actividades
por alcanzar los estándares internacionales en materia de microfilmación.
El presente trabajo contempla tres capítulos:
El capitulo uno denominado: El Archivo General de la Nación y su área de microfilmación,
desarrollará el marco institucional tanto a nivel general, tomando en cuenta el Archivo General de
la Nación y sus antecedentes como institución, estructura orgánica, misión, visión y objetivos; y a
nivel particular, se consideran las características del área de microfilmación y su estructura
orgánica, antecedentes, estándares de calidad, así como sus usuarios y los tipos de servicio que se
ofrecen.
El capitulo dos denominado: Microfilmación de documentos expone los antecedentes, las
definiciones, y los tipos de microfilmación existentes, así como los equipos necesarios para está
actividad, y las partes componentes de una microfilmadora, por último se mencionarán los
microformatos y tipos de rollo para microfilmar.
El capítulo tres denominado: La microfilmación de documentos en el área de microfilmación
como medida de conservación en el Archivo General de la Nación desarrollará las actividades
realizadas en está área, así como la explicación del proceso que se lleva desde la integración de
un rollo de microfilm a la unidad de película, su identificación, descripción, el proceso de
revelado hasta llegar a su guarda y custodia.
Capítulo 1
El Archivo General de la Nación y
su Área de Microfilmación.
CAPÍTULO 1
EL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Y SU ÁREA DE MICROFILMACIÓN.
En este capítulo se desarrollan los antecedentes del Archivo General de la Nación, así como su
estructura orgánica, misión, visión y objetivo, características del área de microfilmación:
antecedentes, funciones, organigrama, políticas de calidad de acuerdo a la norma ISO 9000:2001
para la microfilmación de documentos, y por último se describen los tipos de usuarios que acuden
a solicitar el material de microfilm y los servicios que se proporcionan.
1.1 Antecedentes del Archivo General de la Nación.
Es importante señalar que “el 27 de marzo de 1790, Juan Vicente Güemes Pacheco y Padilla,
segundo conde de Revillagigedo, envió al Ministerio de Gracia y Justicia de España el proyecto
para crear el Archivo General de la Nueva España. Ese mismo año el virrey había elaborado un
plan necesario y urgente para la reorganización administrativa de la Secretaría de Cámara del
Virreinato, a la que Revillagigedo consideraba el eje, el tallo de la dirección de todo lo que
conduce el gobierno. Ambas propuestas, la creación de un Archivo General y la reestructuración
de la Secretaría de Cámara, estaban en armonía con el expansivo movimiento renovador ilustrado
de la segunda mitad del siglo XVIII novohispano, que buscaba, por igual, hacer más eficiente el
despacho de los asuntos de gobierno, y el progreso espiritual y científico general. Una cascada de
eventos ilustran los esfuerzos por lograr armónicamente una y otra cosa: el ambicioso proyecto
político administrativo de las intendencias; la profunda reorganización de la Real Hacienda; el
estímulo a la recopilación de datos y a los viajes de reconocimiento; y la creación de instituciones
de singular importancia, como el Real Seminario de Minería, la Real Academia de San Carlos y
el Jardín Botánico, sólo por citar las más importantes”1.
En tal contexto no resulta extraño que el segundo conde de Revillagigedo fuera sensible a la
desfavorable situación en la que se hallaban -según su propio diagnóstico- los papeles en las
oficinas y tribunales, en los que invariablemente encontraba archivos sumamente confusos por
impericia o por desorden en su colocación y en todos crecidos volúmenes de papeles antiguos. La
propuesta para la creación del Archivo General, planteaba con claridad las tareas que debían
emprenderse, así como los resultados que se alcanzarían en provecho de las oficinas y de los
propios documentos antiguos, que separados de los más modernos y depositados por orden y con
índices de lo que en ellos se conserva, sería más fácil el hallazgo de antecedentes que se
necesitasen, no servirían de estorbo a los que cada año se producen, y quedarían más libres de
extracciones, pues se han perdido - señalaba Revillagigedo – por esta incuria o abandono muchos
que no se encuentran y podrían rendir útiles noticias de lo obrado y sucedido. El conservar con
esmero y cuidado los documentos antiguos en un edificio donde se depositaran a imitación de lo
que se practica en algunas naciones cultas, tendría, así, un doble beneficio: desahogarán piezas y
estantes que ocupan con perjuicio de las oficinas y de su conservación propia, porque se les trata
como inútiles, sin considerar que muchos encierran y guardan resoluciones y providencias
exquisitas que hacen la veneración de las leyes y de los legisladores que han precedido y tal vez
los motivos originales que ilustrarían la ignorancia de ellos y su época. Todo ello se resolvería,
1
ARREOLA, Enrique. Guía general de los fondos que contiene el Archivo General de la Nación, México. AGN,
1981.p. 14
subrayaba Revillagigedo, formando un Archivo General bien ordenado y asistido, a donde pueda
acudirse y hallar fácilmente el (documento) que se requiere"2.
Cabe mencionar que “Revillagigedo no era ajeno, como tampoco lo era el secretario de Cámara
José Antonio Bonilla, a los trabajos que unos años antes había desarrollado Juan Bautista Muñoz,
cosmógrafo Real, quien a cargo de redactar una historia de las Indias, había cumplido
paralelamente la tarea de formar, con documentos dispersos en distintas ciudades españolas, un
archivo con los papeles de las colonias de ultramar: el Archivo General de Indias en Sevilla,
cuyas ordenanzas fueron escritas, precisamente, en 1790. Siguiendo el ejemplo, Revillagigedo
presentó la solicitud y obtuvo la autorización para formar el Archivo en la Nueva España;
gestionó que el palacio nuevo de Chapultepec fuera el edificio donde se depositaran y
conservaran los papeles antiguos, lo que no pudo conseguirse pese a lo avanzado del proyecto, y
redactó las ordenanzas para el Archivo General en las que indicaba con una perspectiva que
rebasaba el provecho inmediato que eran "imponderables las ventajas de un archivo general bien
ordenado, asistido y manejado por personas inteligentes"; sólo el tiempo –decía- "podrá hacer
conocer toda la utilidad que resulta... de la erección de este común depósito de reales cédulas,
órdenes, providencias, ordenanzas, instrucciones, procesos, instrumentos públicos, cuentas,
padrones, y demás papeles antiguos, que sepultados en diversas oficinas y cubiertos de polvo,
ocultan bajo de sí, las noticias preciosas e interesantes"3.
Teniendo en cuenta las penosas dificultades que enfrentaban los oficiales cuando se requerían
noticias, las Ordenanzas de Revillagigedo, redactadas en 1792, indicaban que contando con un
archivo general, ya no sería preciso andar vagueando, ni solicitarlas en diversos lugares, sino
ocurrir al centro común de todas ellas, donde con el buen orden que debe establecerse y los
puntuales índices han de formarse, hallará cada uno cuanto necesite.
Así, en el surgimiento del Archivo General, confluyeron dos grandes vetas que alimentarán el
desarrollo histórico de la institución hasta nuestros días: de una parte, un profundo sentido del
valor testimonial de los documentos públicos, la conciencia de su riqueza intrínseca de fuentes de
saber, de experiencia registrada, de memoria, de historia; de la otra, la acabada propuesta para
mejorar los instrumentos del quehacer político-administrativo, por controlar de manera eficiente
las noticias, la información, los documentos, en suma archivos, sustento y resultado de las
acciones de gobierno.
Al igual que Muñoz en Sevilla, José Antonio Bonilla realizó algunas actividades preparatorias,
orientadas a la inminente formación del Archivo General de la Nueva España. De tal suerte,
ordenó e inventarió el archivo de la Secretaría de Cámara del Virreinato, y presumiblemente,
ordenó los materiales reunidos en una de las salas del palacio virreinal, al cancelarse la
posibilidad de ocupar el palacio nuevo de Chapultepec. A principios de siglo, cuando el barón
Humboldt visitó la Nueva España, los documentos reunidos en la Secretaría de Cámara, los
vastos proyectos para contar con noticias fieles, el censo de 1790, los detallados informes de los
2
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía General [en línea] México. [ consultado 19 Diciembre del 2005].
Disponible en Web: http://www.agn.gob.mx/archivos/breve.html.
3
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, María. Bibliotecas y Archivos. Vol.1. No. 2. El Archivo General de la Nación,
institución ligada al patrimonio documental, México: ENBA. 1996. ORGANO DE DIFUSIÓN DE LA ESCUELA
NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMIA. p. 22
intendentes, los registros de viajes y diversos papeles oficiales, le serían de gran utilidad para la
confección de su importante obra.
Tras la independencia política del país, un espíritu de libertad y soberanía dio impulso a las
nuevas instituciones nacionales: en octubre de 1821 quedaron organizados los Ministerios de
Estado y dos años más tarde, en agosto de 1823, el Supremo Poder Ejecutivo determinó mediante
un acuerdo que se organizara el Archivo General, como un establecimiento de servicio público y
carácter nacional en el que se depositaran en un solo cuerpo, los documentos de la desaparecida
administración virreinal, y los documentos de las nuevas instituciones. Detrás del decidido
impulso que se dio al Archivo General a partir de entonces, destaca la figura de don Lucas
Alamán, cuyo profundo interés y conocimiento de la historia, le permitía reconocer la gran
importancia que tenía para la nación contar con un archivo general, útil para el Supremo
Gobierno, tanto como para el público; que documentara por igual, la acción inmediata y la
historia nacional. Es sumamente significativo el hecho de que el Supremo Poder Ejecutivo haya
encargado a don Ignacio Cubas, no sólo la organización de los expedientes, sino también la de
"muchas crónicas y documentos curiosos de nuestra historia antigua; ello daría pié para rescatar
los diversos elementos de identidad de la naciente República: los monumentos del período
prehispánico, y los documentos de la administración virreinal. Una vez que se reunieron los
monumentos que se conservan a disposición del gobierno tanto como los que se recogieron en
varios viajes mandados hacer en los estados de Oaxaca y Chiapas, Ignacio Cubas señalaba que
sería de desear que reuniendo todos restos de la antigüedad mexicana se formase un museo"4.
Contra lo que comúnmente se cree, en esos años el Archivo General desarrolló una entusiasta
actividad; pese a lo limitado de recursos, y el estado de desorden que Cubas no dudaba en
calificar "penoso", había optimismo, pues el establecimiento de tan interesante depósito,
presentaba un aspecto lisonjero por la abundancia de documentos. Al igual que Alamán, Ignacio
Cubas pensaba que era ocioso esforzarse en subrayar la utilidad de un Archivo General, puesto
que era un rasgo de cultura, tanto en las naciones antiguas como en modernas, que los han
establecido y conservado con cuidadoso esmero. Los resultados inmediatos, por si hiciera falta,
habían demostrado el provecho de la Institución, pues "los ministerios, las oficinas y un crecido
número de particulares interesados pudieron servirse con prontitud - señalaba Cubas en 1825 - de
los trabajos realizados en el Archivo que se persiguen con el mayor empeño, pues además de las
tareas de organización debían añadirse el servicio diario y continuo de buscar y remitir a todas las
secretarías... los expedientes que en el se necesitan. Es posible imaginar que el constante trabajo
de localizar o dar razón de su paradero, los antecedentes solicitados por las dependencias de
gobierno y particulares, que en virtud de lo prevenido por el Supremo Gobierno ocurren
diariamente pidiendo copias certificadas o constancias de lo que les interesa impedía avanzar lo
suficientemente rápido en la concentración de documentos y sobre todo en su organización, pero
lo más importante es que una y otra cosa se hacía con especial interés, constancia y realismo: aún
resta mucho que hacer para concluir este importante arreglo, pero es tanto lo que se ha adelantado
que muy pronto debe esperarse tener un Archivo General bien organizado, de manera que sea
muy fácil encontrar cualquier documento cuando se necesite y en el que todos estén custodiados
con esmero y fidelidad.
4
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, María. op. cit. p.24
Los primeros informes rendidos ante el Ministerio de Estado y del Despacho Universal de
Relaciones Interiores y Exteriores, del que dependía el Archivo, así como los presentados ante el
Congreso daban cuenta de la ininterrumpida actividad del Archivo, cuyos adelantos, si bien
modestos, correspondían puntualmente con la abrumadora carga de trabajo y con los pocos
recursos; lo cual hacía señalar al Director de la Institución en 1826, Cubas, que los adelantos no
iban en paralelo ni "con la actividad, ni con los deseos de quienes trabajaban en la Institución,
pues simultáneamente se arreglaban los reducidos locales, se construían los muebles en los que se
guardaban los papeles, se asistía a los ministerios, se recogían papeles de las oficinas extinguidas
y, en fin, como se ha dicho, se daba un constante servicio a las oficinas y al público particular.
Las labores de un Archivo –informaba- deben regularse con consideración al tiempo que quita
una busca, al que demanda una noticia, al que se invierte en instruir y metodizar las labores de los
imperitos que auxilian su instrucción en este negociado", la labor de un Archivo -terminaba
Ignacio Cubas- es obra del tiempo y de la experiencia"5.
Como en otras parcelas de la actividad nacional, al estímulo y al optimismo se enfrentaba la
constante carencia de recursos, la inestable situación política, los cambios de gobierno que
afectaban a las instituciones; no obstante, resulta aleccionador que durante esos años el Archivo
se mantuviera como una institución atenta a los requerimientos nacionales, y, ante todo, útil. Al
leer los reportes semanales del personal del Archivo, destaca efectivamente su actitud vigilante
ante las exigencias de las nuevas instituciones y sobresale, ante todo, la tenacidad y la entrega de
esos primeros custodios del patrimonio documental del país.
La localización e incorporación de los archivos de las viejas oficinas y tribunales novohispanos,
así como la recepción de los documentos que iban generando los ministerios, exigía un número
competente de piezas, porque la magnitud de algunos es considerable; también pide hombres de
instrucción que los coordinen, porque si al formarlos se manejan por gente imperita, convertirán
la utilidad a que se aspira, en confusión y desorden que producirá daños inmensos y que para su
remedio se gastarán muchos años. Las limitaciones así señaladas, espacios adecuados y personal
suficiente, caracterizarían no sólo esos primeros años, sino buena parte de la historia de la
Institución.
Por ello, en esa etapa, “entre 1823 y 1846, son válidas las siguientes palabras de Ignacio Cubas
que, con humildad e ironía, señalaba no poder manifestar suficientemente los beneficios
producidos por el Archivo, para el resto de las oficinas, pues -decía- el archivo ha servido a todas,
y porque además, como el Archivo acababa de nacer" no estaba en actitud de hacer proezas y
porque éstas, son obra del tiempo y de las ocurrencias"6.
No pocas ocurrencias tendrían y, en ocasiones, sufriría el Archivo y su creciente acervo
documental. Por ejemplo, incomprensión de las oficinas de gobierno para enviar sus papeles,
ante lo que se señalaba que si los papeles no van a este "grandioso y útil establecimiento... se
hace nulo el proyecto del Archivo. En sentido contrario, cuando se recibían en abundancia los
documentos, ante cambios importantes en las oficinas, las deficiencias en el local del Archivo en
Palacio Nacional se hacían evidentes: No tengo hueco alguno donde colocar los demás archivos
5
ARREOLA, Enrique. Guía general de los fondos que contiene el Archivo General de la Nación, México, AGN,
1981. p. 15.
6
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, María. op.cit. p. 24.
se quejaba con razón el encargado del Archivo en 1825. Otras amenazas mayores también se
ceñían sobre él acervo, más allá de la acción de las polillas y los ratones en las oficinas que han
cesado. En efecto, de la misma manera que los documentos que guarda el Archivo son la
memoria del país, el propio Archivo ha sido testigo de acontecimientos fundamentales de su
historia, al estar depositado durante muchos años en Palacio Nacional, sus documentos sufrieron
los cambios administrativos, frecuentes y erráticos, así como las tensiones en la plaza Mayor de
la ciudad de México. Ello marcó buena parte del trabajo durante las décadas de 1830 y 1840; con
excesiva frecuencia, los informes repiten, en tono y contenido, lo señalado por el informe anual
de 1829: me veo estrechado -señalaba el rector del Archivo- a manifestarle que lejos de presentar
este documento... progreso, manifiesta una decadencia y disminución de sus labores, que me
sería vergonzosa si tuviese alguna parte en ella, y no dimanase de las causas que constan en el
Ministerio de vuestra Excelencia, de donde depende el impulso o parálisis de este interesante
establecimiento”7.
No obstante, independientemente de la inestable situación y de los riesgos constantes a que estaba
expuesta la documentación, destaca el tenaz empeño de quienes estuvieron al frente del archivo
en esos años: Juan de Dios Uribe e Ignacio Cubas, quien destacaba entre las motivaciones de su
firme compromiso con la Institución, el aprecio y cuidado “con que veo unos documentos en
cuya conservación y manejo he consumido treinta y tantos años, el corresponder a la confianza
del encargo del Supremo Gobierno me ha cometido, la delicadeza con que trato de conservar mi
reputación y lo que me aflige la consideración de cualquier extravío en los papeles que manejo.
Cubas estuvo al frente de la Institución hasta 1845, rescatando archivos, evitando en la medida de
sus posibilidades la pérdida de documentos, cuidando en todo momento la protección del acervo
nacional. No le faltaba razón cuando al hacer un resumen de los adelantos del Archivo, señalaba:
Me lisonjeo de haber cooperado a su forma y tengo la satisfacción de haber construido la base de
una obra que algún día servirá de ornato a la nación, de honor al gobierno y de utilidad al público.
Durante esas primeras décadas de vida independiente, el Archivo General y Público de la Nación
tuvo, en Cubas, la mejor garantía de cuidado, pues estaba en su interés, y ello sería su principal
herencia, dispensar toda la protección correspondiente a ese depósito de luces, hechos y derechos
de las generaciones mexicanas”8.
Así mismo “El mediodía del siglo XIX encuentra al Archivo General y Público de la Nación con
un renovado interés en su objeto y funcionamiento. Un año después de la muerte de Ignacio
Cubas, José María Lafragua presenta un nuevo reglamento para la Institución. El Gobierno,
señala un documento de la época, "no ha podido ver con indiferencia un asunto absolutamente
conexo con la tranquilidad y prosperidad de los pueblos, que suele reputarse como el termómetro
de su cultura”. Al enviar al Congreso la propuesta de reglamento, se enfatizaba de la siguiente
manera la importancia del Archivo: "El Gobierno recomienda, pues, con toda eficacia al
Congreso, la nueva oficina y espera de la ilustración de los representantes del pueblo toda la
protección de que es merecedor el Archivo General". El reglamento fue visto como la clave para
adelantar con mayor efectividad en los asuntos encomendados al Archivo. Si se cumplían sus
preceptos, se decía, dentro de unos pocos años, tendrá México un archivo verdaderamente digno
7
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, María. op.cit.23
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Antecedentes [en línea] México. [ consultado 19 Diciembre del 2005]
8
del país más civilizado. Los viejos anhelos de la institución, su innegable utilidad, sus mayores
virtudes eran refrendadas una vez más: En tan exquisito depósito encontrarían el filósofo y el
sabio los datos más abundantes y exactos para cumplir su misión de instruir a los hombres en lo
que les conviene saber; el legislador tendría reunidos en un punto las leyes expedidas y sus
efectos prácticos de todos tiempos sobre cualquier ramo que se propusiera reformar; el Poder
Ejecutivo tendría también una brújula segura para dirigir la nave del Estado; al judicial se
proporcionaría un hilo constante para no extraviarse en el laberinto de la legislación; la propiedad
nacional y la particular de las corporaciones y de los ciudadanos, estaría asegurada en la
consignación los documentos respectivos, y aún el historiador más profundo encontraría una
antorcha para penetrar en la oscuridad y confusión de los siglos más remotos”9.
Aunque en los considerandos del Reglamento se exageraba la situación del Archivo, como de
lamentable abandono, era ostensible el propósito del gobierno de la República de disponer
necesario para que a la mayor brevedad se organice una oficina que no solamente es útil sino
necesaria en cualquier país civilizado. El Reglamento estableció nuevas bases acerca de lo que el
Archivo debía custodiar: “El Archivo General y Público... debe contener los expedientes
concluidos y que se vayan terminando en los Ministerios, los correspondientes a los antiguos
archivos de gobierno y guerra, con toda su existencia, los de la extinguida oficina de azogue, y
todos los negocios concluidos, documentos y otras cosas antiguas e interesantes para la historia;
se establecía asimismo que como en dicho establecimiento no existe hoy todo lo que debía existir
para llenar el objeto de su instituto"10, el jefe de la oficina debía presentar un catálogo en el que
estuvieran registradas todas las remisiones que debieron haberse hecho y no se hayan verificado
hasta la fecha, ya de archivos enteros pertenecientes a oficinas extinguidas, ya de documentos y
expedientes de las que ya existen, ya de todas las leyes, decretos, periódicos e impresos sueltos.
El Reglamento señalaba detalladamente diversos aspectos relacionados con el local, con la planta
de empleados, y con el sistema de coordinación, cuya finalidad era coordinar y colocar los
papeles, con tal método y distinción, que cualquiera de ellos pueda hallarse con prontitud y
facilidad, indicaba las divisiones, títulos, secciones y ramos en los que debería organizarse la
documentación, partiendo de la separación básica de los documentos pertenecientes a la época
anterior a la independencia de los correspondientes a la época posterior; precisaba asimismo el
sistema de claves y las operaciones preliminares, es decir, el plan que el director y los oficiales
debían disponer a fin de lograr la perfecta organización de los papeles, así como meditar los
medios de ejecutarla, con tal arte, que aún durante la operación no se mezclen los papeles, sino
antes bien, se vaya ganando continuamente en distinción y claridad. Otras disposiciones de
carácter general, así como las del servicio al público, se incluían en el Reglamento de 1846, en el
que quedaba claro que si algunos interesados, tanto cuerpos como personas particulares,
necesitaren algunos documentos para afianzar sus derechos u otros usos, acudiendo al director
por escrito, con expresión de las causas, y no tratándose de negocios reservados, se les deberán
dar las razones o copias que pidieren, siempre que el expresado director no pusiere inconveniente
alguno. Terminaba el Reglamento con los artículos relativos al fondo del Archivo y con los
relacionados con las funciones específicas del director y los empleados.
9
MARISCAL, Mario. Reseña histórica del Archivo General de la Nación, 1550 - 1946, México, Secretaría de
Gobernación, 1946. p. 39
10
ARREOLA, Enrique. Guía general de los fondos que contiene el Archivo General de la Nación, México, AGN,
1981. p. 17.
El desarrollo de los trabajos se vio interrumpido por la guerra con los Estados Unidos, al grado de
que al aproximarse las fuerzas norteamericanas a la ciudad de México, el Supremo Gobierno
previno a José Miguel Arrioja, entonces director de la Institución, para que extrajera de esa
oficina los documentos y libros más importantes a fin de ponerlos a cubierto de cualquier
extravío. Cumpliendo esa orden Arrioja sacó treinta y tres cajones con documentos que quedaron
depositados en lugar muy seguro, habiéndose pasado oportunamente (al Ministerio del Interior)
una lista pormenorizada de todos los documentos que fueron extraídos, así como el
correspondiente apunte de lo que contenía de particular cada cajón, según su número respectivo.
Los documentos volvieron al Archivo con la siguiente instrucción del Ministerio: cuidar que no
se extravíen ni se maltraten. Destaca aquí, una vez más, el elevado rango que el Archivo General
había alcanzado como el principal depositario de los documentos de la nación. El propio
Lafragua lo señalaría años más tarde, al recordar que si bien el Archivo había sido víctima no
sólo de los males políticos sino de un descuido culpable, debían ponerse urgentemente en práctica
"los medios necesarios para que llegue a su perfecto desarrollo un establecimiento que debe ser
elemento principal no sólo de nuestra historia, sino de la defensa de nuestros derechos y de
nuestros intereses, y un rico depósito de cuanto pueda importar al bien de la República"11.
Durante los años de 1849 a 1856, el Archivo desarrolló una fecunda actividad, sobre todo en el
arreglo de los materiales reunidos con anterioridad a 1846, pues algunos de los trabajos
propuestos en el Reglamento de ese año, tales como la recepción de nuevos acervos, no se realizó
con la regularidad esperada. Pero por lo que tocaba a la organización de los materiales, comenzó
desde entonces con empeño y según las noticias que he podido adquirir -señalaría don Francisco
Urquidi años después- son muy meritorios los trabajos de aquella época. Dichos trabajos fueron
encabezados, sucesivamente, por José Miguel Arrioja, Ignacio López Rayón y Manuel Orozco y
Berra.
Un dato importante de señalar es que “para 1861 Juárez dio un impulso decisivo a la Institución,
interesándose particularmente en la reforma de la planta de empleados y en el aumento de sueldos
y presupuestos para el Archivo. Al salir el gobierno legítimo de la capital, en 1863, Juárez llevó
consigo los papeles que a su juicio eran los más importantes para la nación y para su gobierno,
refrendando así la elevada estima de los documentos del Archivo para la soberanía nacional. A la
caída del Imperio, al hacerse la revisión del Archivo General por fuerzas nacionales, se encontró
que había que lamentar, como en épocas anteriores, desórdenes y trastornos”12. El inventario
realizado daba una idea del estado del Archivo al restaurarse la República: Desde luego se nota
cuán desordenadamente se hallaban todos los libros y papeles de este Archivo al tiempo de la
Restauración del Gobierno Nacional con excepción de lo que estaba colocado en la primera sala y
cuanto había sido necesario trabajar desde entonces para obtener algún arreglo comenzando por
tener que levantar todo de los cajones o del suelo para colocarlo en armarios, al mismo tiempo
que haciendo su clasificación. A partir de estos trabajos de reordenación del acervo del Archivo
y hasta 1872,la Institución realizó tareas intensas, aunque modestas dadas las limitaciones de
recursos, para recuperar lo que se había alcanzado hasta 1863. Para diciembre de 1867, Juan de
Dios Domínguez, a cargo de la Institución, había concluido un inventario alfabético y muy
detallado del contenido de cada una de las nueve salas expresándose en él como en ningún otro se
11
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, María. op.cit. p. 27.
GONZÁLEZ OBREGÓN, Luis. “Lista de los Ramos que comprenden el Archivo General de la Nación” en
Boletín del Archivo General de la Nación, México. AGN. 1930, núm. 1. p. 44
12
había hecho, la colocación de los volúmenes o legajos. Comenzaba también, con tales esfuerzos,
una etapa en la que el Archivo puso especial énfasis en corregir la inobservancia de Reglamento
en punto a remisiones por parte de la Suprema Corte y de las Secretarías de Estado, dirigiéndose
circulares a las oficinas para reactivar el traslado de documentación al Archivo. Las tareas del
reducido personal durante esos años, las resumió Francisco P. Urquidi, al hacerse cargo de la
Dirección del Archivo en 1872: "Clasificar en lo posible 18,480 legajos; colocarlos
ordenadamente en los estantes; empastar 3,460 volúmenes; componer 19 mapas y clasificar 100;
formar índices de 4,678 volúmenes de los principales ramos y comenzar el del ramo de Vínculos;
hacer el recuento, separación y avalúo de las obras de venta; separar y ordenar las obras
reservadas para el uso del Supremo Gobierno y hacer 13 volúmenes de traslados de documentos
antiguos deteriorados"13. Quedaba así registrado un enorme esfuerzo por ordenar y mantener en
buen estado los documentos del Archivo, cumplir con las tareas de servicio y hacer los traslados,
es decir, las transcripciones de documentos deteriorados, así como continuar con la venta del
periódico oficial y los impresos del gobierno. Durante esos años también se emprendieron
algunas obras de mejoras materiales, y se continuó la adquisición de documentos, sobre todo las
entradas ordinarias por la ley tales como las obras registradas como Propiedad Artística y
Literaria. Es esta la época en la que un dirigente empleado del Archivo, de apellido Rosales,
buscaba documentos viejos, los cuales compraba para su peculio para cederlos a la Oficina,
enriqueciendo al Archivo.
Así, en 1872 cuando Urquidi se hace cargo de la Dirección, el Archivo ha recuperado un
importante trecho de trabajo. Urquidi se dedicó, primero, a hacer un estudio del establecimiento,
del estado en que se encontraba y lo que parecía más conveniente para mejorarlo. El balance
realizado por Urquidi revelaba que se requerían multiplicadas y prolijas operaciones para
clasificar, distribuir, encuadernar y realizar índices generales de 30,000 volúmenes
aproximadamente, y ello, con sólo cuatro empleados. Los trabajos de paleografía los realizaba el
propio señor Rosales, intérprete de los idiomas indígenas. El director indicó la conveniencia de
hacer una revisión del Reglamento e insistió en la necesidad de exigir su observancia y de
emplear todos los medios posibles conducentes al objeto capital de enriquecer este depósito. Así,
con empeño, eficacia y laboriosidad en los dos años que estuvo al frente de la Institución Urquidi
dejó un interesante programa y un buen ritmo de trabajo: adelantando en la ordenación,
promoviendo el enriquecimiento del acervo y de la biblioteca, pues la misma idea de hacer más
útil al público este establecimiento me ha guiado para acrecer su biblioteca en lo posible, con los
costos medios de que puede disponer la dirección. Estableció una sala en la que se colocaron
libreros, mapas, mesas y otros muebles para comodidad de las personas que vienen a hacer
consultas o a dedicarse a trabajos históricos; en suma, trabajos que facilitarían mucho el total y
perfecto arreglo requerido. Para Urquidi lo que más requería atención en ese momento era
aumentar el acervo: “a ese fin era de desearse se dirigieran nuevos requerimientos a todos los
funcionarios públicos para que cooperasen al objeto, procurándose hacer conocer la importancia
de este establecimiento, para lo cual así como para otras muchas grandes y notorias ventajas
públicas, sería muy conveniente también la realización del proyecto de realizar un periódico” que
fuese, por decirlo así, el Copiador del Archivo General. Esta idea, se realizaría casi sesenta años
después con el Boletín”14.
13
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía. [en línea] México. [consultado 17 Noviembre de 2005].
Disponible en Web :http://www.agn.gob.mx/archivos/breve.html
14
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, María. op.cit. pp. 27-28.
Naturalmente, otras tareas habían ocupado la atención en los últimos años, tales como la
conservación de los documentos, para lo cual las mejoras materiales resultaban imprescindibles,
pues siendo la primera condición de una oficina de esta clase conservar en buen estado los
documentos que en el se contienen y se reciben diariamente, se necesita, en primer lugar un local
amplio en donde se puedan colocar cómodamente en estantes y libreros apropiados y ventilados
que los preserven de la humedad y de los insectos que los destruyen. Todo ello permitía señalar
como verdaderamente satisfactorio que no obstante tantas y poderosas causas que han debido
estorbarlo, se encuentre esta oficina en estado de ser muy útil a su objeto. Y en verdad lo era,
pues al enriquecer el acervo, al preservarlo, y al prestar cotidianos servicios al Gobierno, y a los
particulares, el Archivo iba paso a paso, pese a todo, construyendo un valioso acervo y
consolidando una noble Institución. “Aunque se había avanzado en efecto, y el Archivo era útil,
aún podía serlo mucho más: como mientras no esté concluido el trabajo de clasificación no se
conoce todo lo que existe, ni podrá asegurarse que no se halla entre ello algún documento que se
busque; como faltan de recogerse archivos y papeles que por ley y por la conveniencia pública
deben venir a este depósito, no debe omitirse esfuerzo alguno para lograr un fin tan importante
pues -insistía Urquidi- una oficina como el Archivo, tiene a su cargo delicadas funciones y es una
de aquellas cuyo lustre es el reflejo de la ilustración de una nación y del gobierno que la rige”15.
Por ello, terminaba, hay solamente que llamar la atención sobre ella de todos los funcionarios
públicos y en general de todos los ciudadanos a fin de que cada cual en su línea coadyuve en lo
posible al objeto de tan interesante institución. No le faltaba razón a Urquidi pues, en efecto,
como desde su origen, el Archivo debía nutrirse del gobierno y de la sociedad y, en última
instancia, ser útil para los fines de aquél y de ésta. Gradualmente se iba logrando la idea de que
todo aquel que quiera hacer un estudio de su historia (de México) encuentre el más copioso
depósito de datos en el Archivo General de la Nación. Tampoco escapaba a Urquidi el hecho de
que el enriquecimiento del Archivo estaba en estrecha relación con su utilidad, pues afirmaba que
al usarse despertaría el interés público respecto de este establecimiento y se obtendría una
cooperación más voluntaria y eficaz para enriquecerlo.
De igual forma “José María Vigil, José María Celaya, José Beltrán y Justino serán los
continuadores de la labor de Urquidi, entre 1873 y 1911. Durante este largo período, el trabajo en
el Archivo continuó lenta pero constantemente, y en algunas materias, se avanzó notablemente.
Para Vigil, la primera necesidad de un archivo es la íntegra y perfecta conservación de los
documentos en donde se contienen por lo cual procuró continuar empastando los numerosos
expedientes que permanecen en legajos, así como los periódicos y demás obras impresas que
conforme a la Ley hay obligación de remitir a esta oficina. Asimismo, procuraba seguir las
huellas de su ilustrado antecesor aumentando la biblioteca con obras notables, curiosas y de
cómoda adquisición. Los reclamos históricos de la Institución no dejaron de estar presentes
durante estos años: mejoras en el local y una mayor (y mejor retribuida) planta de empleados: las
obras materiales, según Vigil, eran urgentes, pues la importancia de una oficina como el Archivo
General, que es visitada por todos los extranjeros distinguidos que vienen a la capital, exige cierta
decencia que refluye necesariamente en el buen nombre de la República y del Supremo Gobierno.
Finalmente, retomaba la idea de publicar documentos, pues consideró con interés lo muy útil y
15
GONZÁLEZ OBREGÓN, Luís. op.cit. pp. 41-43
conveniente que sería el ir publicando poco a poco los muchos y muy curiosos documentos que
se encuentra en esta oficina, con lo cual se prestaría un positivo servicio a la historia del país,
haciendo entrar en la circulación multitud de documentos de la más alta importancia para la
historia, la política y la administración, salvándolos de la ruina de que están amenazados, por
algún accidente imprevisto o por el simple transcurso de los años. Entre 1885 y 1908, los
trabajos del Archivo se instalaron en un ritmo pausado pero sin interrupción; los trabajos de la
época, que fueron más tarde criticados, pero que fueron la única solución viable entonces, se
hicieron incorporando un crecido número de oficiales de la Secretaría de Guerra y Marina que
estuvieron comisionados en el Archivo para la ordenación y sobre todo para la elaboración de
índices, muchos de los cuales continúan usándose hasta el día de hoy”16.
A fines de 1908 “el Congreso autorizó al Ejecutivo para establecer una Comisión Reorganizadora
del Archivo General, cuya iniciativa se debió a don Luis González Obregón, quien quedó
encargado de presidirla. La Comisión comenzó sus trabajos el primero de julio de 1909: sus
primeros esfuerzos estuvieron orientados a mejorar el estado material del local y las dependencias
del Archivo, que para entonces se encontraban en situación "deplorable". Un segundo aspecto
que interesó a la Comisión fue el de enriquecer el acervo del Archivo -tarea que exigía tiempo y
mucha dedicación- y finalmente, recogiendo la propuesta de Urquidi se buscó publicar
documentos, cuyo primer antecedente eran los trabajos publicados durante la época en la que
Ignacio López Rayón dirigió el Archivo. Gradualmente la Comisión emprendió una serie de
tareas para cumplir sus tres objetivos: mejorar el local, enriquecer el acervo y publicar
documentos”17.
Durante la Revolución, el Archivo funcionó en forma irregular: “en 1914 la Institución fue
comprendida en el cese general y suspendió sus labores. González Obregón, por encargo de
Isidro Fabela quedó como custodio del acervo, hasta que el Gobierno de la convención determinó
que el Archivo debía abrirse para dar trámite a los asuntos relativos al ramo de tierras. Esta sería
por algunos años la tarea principal del Archivo: "al Departamento de Tierras -señalaba en 1917
el director José María Coellar- se le ha dado especial preferencia, tanto porque a él acude
directamente el público en solicitud de sus documentos, cuanto por el papel importantísimo que
desempeña en la resolución del problema agrario-. Durante esos años el Archivo también de
dependencia, pues si bien desde 1823 había estado en Ministerio de Relaciones Interiores y
Exteriores, pasó temporalmente a depender de la Secretaría de Instrucción Pública y Bellas Artes,
para reincorporarse en 1918, adscrito a la Secretaría de Gobernación, de la que sigue
dependiendo hoy en día. A partir de entonces se le conoce también como el Archivo General de
la Nación, al quitársele la denominación de Público, que resultaba redundante”.18
Si durante el siglo XIX las prioridades que habían dado curso a los trabajos del Archivo
correspondieron a la conservación, al enriquecimiento, a las mejoras materiales, el Archivo entró
en una etapa en la que, si los aspectos mencionados no perdieron importancia, obtuvo mayor
relevancia, otro, que su adscripción temporal a la Dirección de Bellas Artes había puesto en claro:
“el fin principal del Archivo –decía Coellar- desde el punto de vista cultural, es la difusión y
16
BRIBIESCA, María Elena Y Civeira Miguel. Guía descriptiva de los ramos que constituyen el Archivo General de
la Nación, México, AGN, 1977. p. 25
17
IBIDEM pp. 29-30.
18
IBIDEM pp. 30-32.
divulgación de los documentos que contiene para que puedan servir al estudio de nuestra historia
patria, y anunciaba que pronto ocupará este Archivo el sitio a que está llamado en la cultura
nacional. Arrancaba así una etapa fructífera del Archivo, a través, sobre todo, de sus
publicaciones y del creciente uso de sus acervos. Insistía Coellar que la labor cultural del Archivo
General de la Nación reside principalmente en su papel de propagador de los datos que en sus
documentos encierra para la creación de la verdadera historia nacional, pues mientras el Archivo
no cumpla con su labor de ordenador, clasificador y difundidor de los documentos de interés
nacional, se le puede considerar como muerto: las publicaciones del Archivo son sus únicos
signos de vida. Así se emprendió el plan de publicar documentos relativos a la historia política, a
las expediciones y a las costumbres del país”19.
En 1920 se hizo cargo del Archivo don Rafael López quien ocuparía la dirección hasta 1943.
“Durante esos años, se concretó el viejo plan de Urquidi, de editar un Copiador del Archivo
General, se le llamó Boletín del Archivo General de la Nación y su primer número apareció en
1930. Además del Boletín, en el que su publicaron índices, ensayos históricos y notas de interés
para los usuarios del Archivo, se editaron otros títulos producidos por el área de investigaciones
históricas del Archivo. Surgía así un nuevo perfil de la Institución, que se había venido gestando
desde 1870: el trabajo del Archivo, debía ser, sobre todo, conservar la documentación, pero para
el estudio y la divulgación de la historia. Los trabajos de ordenación continuaron sin prisa, pero
sin pausa. Con las tradicionales carencias en recursos y local, ingresó al Archivo un destacado
grupo de investigadores: Luis Castillo, Manuel Mestre, Francisco Fernández del Castillo, Silvio
Zavala, Ignacio Rubio Mañé y Edmundo O'Gorman.
El Archivo continuó con sus tradicionales tareas de certificación de copias, de recepción de
materiales (durante la década de 1920, ingresaron importantes acervos a la Institución, como los
del viejo Ministerio de Fomento, así como los regulares envíos de obras del registro de la
Propiedad Artística y Literaria) y de elaboración de índices, cuyos avances eran publicados en el
Boletín. Sin embargo, las publicaciones y los investigadores que llegaban a las salas del Palacio
Nacional en donde tenía su local el Archivo, dieron la nueva fisonomía a la Institución: que sus
manuscritos de primera importancia -decía don Rafael López en 1937- lo demuestra el interés
que ponen los extranjeros en su consulta, la utilidad que presta este Archivo, a eruditos e
historiadores del país y del exterior, es notoria en el gran número de documentos y de obras
históricas que han visto la luz desde la creación del Archivo. Todos los que se ocupan de acopiar
datos y materiales o en escribir historias especiales o generales relativas a México, acuden a esta
oficina y llegan a millares de copias de documentos y las citas consignadas. De tal suerte que el
Archivo se pobló de investigadores internos y externos, que se ocuparon ante todo de continuar la
ordenación y descripción de la documentación colonial, que le dio, en efecto, gran prestigio a la
Institución por su innegable riqueza: El Archivo General de la Nación -afirmaba Rafael López en
su informe anual correspondiente a 1937- es el más importante de América por la cantidad de
manuscritos coloniales que contiene, sólo comparable a los existentes en Madrid y Sevilla”20.
Así mismo durante el período comprendido “entre 1943 -año en que se hace cargo de la
Institución Julio Jiménez Rueda- y 1977 -último año de la dirección de José Ignacio Rubio
Mañé- el Archivo desarrolló diversas actividades en el sentido e impulso que le había dado desde
19
20
MARISCAL, Mario. op.cit. p.32
1909 Luis González Obregón y que continuarían Rafael López, Julio Jiménez Rueda, Manuel B.
Trens e Ignacio Rubio Mañé. Naturalmente, la Institución fue cambiando gradualmente,
mejorando un poco su situación al ampliarse la planta de empleados. Continuaron las labores del
Departamento de Investigaciones Históricas, se gestionaron mejoras para el local, y se estableció
en 1946 el nuevo Reglamento de la Institución. Entre 1943 y 1952, en efecto, se dotó al Archivo
de nuevo equipo para la preservación de la documentación, y una modernísima instalación de
micropelícula; se duplicó el personal, que llegaría a respaldar al grupo de especialistas que, con
desinterés y laboriosidad ejemplares, han dedicado sus vidas a salvaguardar uno de los tesoros
espirituales más importantes de México”21. La organización del Archivo daba cuenta de las tareas
que ocupaban a la Institución: Historia, Catalogación, Paleografía, Publicaciones, Biblioteca y
Administración. Como antaño, los sucesivos directores del Archivo se empeñaron en hacer las
gestiones para que se le dotara al AGN de un edificio propio, requisito que se consideraba
indispensable para que el Archivo General de la Nación no solamente cumpla sus funciones sino
salve de la total o parcial destrucción sus expedientes. Al término de su gestión “Julio Jiménez
Rueda resumió en cuatro puntos los requerimientos de la Institución: un edificio, personal técnico
especializado, elevar al Archivo como Dirección General de Archivos Nacionales, y dar
autonomía a la Institución, dados sus intereses culturales e históricos. Durante los años en los que
Manuel B. Trens e Ignacio Rubio Mañé estuvieron al frente de la Institución, el Archivo continuó
empeñado en conseguir edificio, en realizar mejoras materiales, en avanzar en la elaboración de
índices y dar buen servicio al público. Se emprendió, asimismo, una nueva época de las
publicaciones del Archivo, con una segunda serie del Boletín impulsada por jóvenes
historiadores, entre quienes destacaron Edmundo O’Gorman y Ernesto Lemoine, y dieron inicio
los trabajos en la Dirección de Estudios Administrativos de la Presidencia de la República,
orientados al análisis de los problemas de los archivos públicos, administrativos e históricos. En
1973, año en el que el Archivo debe mudarse al Palacio de las Comunicaciones, su director hacía
un llamado para que se abra un futuro de mejores perspectivas, dignas del Archivo que tanto
renombre tiene universalmente como el máximo repositorio documental de América” 22
Sólo cuatro años más tarde, en 1977, el Archivo General de la Nación entraría, efectivamente, a
nuestra fase de su historia; en la que confluirían nuevamente las dos corrientes que le dieron
origen y vigor a la Institución: de una parte, un esfuerzo por hacer más eficiente la
administración, evaluando el papel de los archivos en las instituciones de gobierno; de la otra,
una fresca perspectiva de la responsabilidad del Archivo respecto a las nuevas exigencias
sociales, tanto para la investigación de nuestra historia, como para la difusión de la memoria
colectiva; una perspectiva en la que, a través de la conservación de las fuentes se abrieran nuevos
horizontes para el análisis y la explicación del pasado y del presente. Al hacerse cargo de la
dirección del Archivo Alejandra Moreno Toscano, el trabajo acumulado por décadas, los añejos
requerimientos del Archivo fueron enfrentados con un renovado interés y dieron lugar a nuevos
planteamientos. Para empezar se dio un nuevo impulso a los trabajos de organización del acervo,
que incluía cerca de 940 metros cúbicos de documentos sin ordenar; se gestionó y se obtuvo un
nuevo edificio que, finalmente, permitiría albergar, en un depósito común como propuso
Revillagigedo, toda la documentación; arrancó un vasto programa de publicaciones tanto de
21
22
ARREOLA, Enrique. op.cit. p.21
instrumentos de consulta como de trabajos de difusión e investigación histórica; la planta de
empleados pasó de cuarenta a casi trescientos; se comenzó a recibir una serie de importantes
transferencias de documentos de las secretarías de Estado, así como de incorporaciones de
documentos y colecciones no gubernamentales; y, en suma, al replantearse el papel de la
Institución frente a la Administración Pública, se hacía también frente a la comunidad de usuarios
del patrimonio documental de la nación; en efecto, gracias a la visión de conjunto que guiaba las
tareas se pudieron desarrollar actividades hasta entonces rezagadas o difíciles de emprender en
otras condiciones.
Por una parte, se dio paso a una concepción distinta que mudaba la imagen del Archivo como una
entidad singular, hacia una visión del AGN como una institución -la de carácter nacional- entre
las que se encargan de conservar el patrimonio documental, pasando así, a una concepción plural
y atenta, sobre todo, a la protección, organización y difusión del acervo histórico en su conjunto,
incorporando a sus programas a los archivos públicos y privados, civiles (federales, estatales y
municipales) y eclesiásticos, así como los materiales depositados en el extranjero.
En los últimos años el Archivo General de la Nación ha venido consolidando su presencia como
la institución que encabeza el Sistema Nacional de Archivos, desarrollando una serie de
programas diferenciados entre sí, pero que comparten el propósito común de incrementar,
preservar, organizar, difundir y aprovechar la documentación histórica del país.
Hoy, edificio y acervo, local y documentos, corresponden al valor y cuidado que merece el
patrimonio documental de la nación.
Directores del Archivo General de la Nación de 1790-1990:
“José Antonio Bonilla, Juan de Dios Uribe e
Ignacio Cubas (1790-1821)
Juan de Dios Uribe (1823)
Ignacio Cubas (1823-1845)
José María Montes de Oca (1845)
Ignacio Pérez de León (1845-1846)
José Miguel Arrioja (1846-1852)
Ignacio López Rayón (1852-1854)
Manuel Orozco y Berra (1854-1856)
Ignacio Montes de Oca (1856-1861)
Raymundo Gamboa (1861)
Ramón A. Gochicoa (1861-1863)
Antonio Icaza (1863)
Antonio Espinoza de los Monteros (1863-1867)
Francisco de P. Zendejas (1867)
Juan de Dios Domínguez (1867-1868, 1873)
Manuel Armendáriz (1868-1869)
Roque J. Morón (1869-1871, 1875-1878)
José V. Baz (1871)
Agustín Castañeda (1871-1872)
Francisco de P. Urquidi (1872-1873)
José María Vigil (1873-1875)
José María Celaya (1878)
José B. Beltrán (1878-1885).
Justino Rubio (1885-1911)
Luis González Obregón (1911-1914)
Tomás Alarcón (1915)
José María Coellar (1915-1920)
Rafael López (1920-1943)
Julio Jiménez Rueda (1943-1952)
Manuel Bartolomé Trens (1953-1959)
Ignacio Rubio Mañé (1960-1977)
Alejandra Moreno Toscano (1977-1982)
Leonor Ortiz Monasterio Prieto (1983-1990)”.23
La custodia de ese inapreciable patrimonio documental, exige la realización cotidiana de
numerosas tareas, entre las que cabe mencionar, por una parte, las tendientes a proteger e
incrementar el acervo, y por la otra, las orientadas a hacer accesible la información. Entre las
primeras destacan el mantenimiento de condiciones adecuadas para la conservación del material,
la aplicación selectiva de procesos de restauración y reprografía; la identificación de
documentación con valor permanente en las dependencias del Gobierno Federal, para su
transferencia al AGN, y la localización del registro de archivos y colecciones privados que,
eventualmente, ingresan al acervo de la Institución mediante convenios de donación o depósito.
Entre las otras, conviene subrayar la ordenación de los documentos, la preparación de
instrumentos de descripción, la atención de consultas y el préstamo de material. Unas y otras
hacen posible alcanzar el fin último de la conservación de este patrimonio: el uso público de la
documentación, el aprovechamiento social de la información, en una palabra, el despertar de la
memoria.
El Archivo General de la Nación (AGN) custodia el acervo más valioso del abundante patrimonio
documental de México. Por su riqueza informativa, en efecto, la documentación que integra el
acervo de la Institución ocupa, en el universo de la memoria histórica de los mexicanos, un lugar
privilegiado, fundamental, y constituye, en consecuencia, un recurso altamente significativo para
la investigación social, y como comprensión de nuestras realidades pasadas y presentes. “Ya en
1838 se veía al Archivo General y Público de la Nación como una fuente inagotable de
conocimientos científicos y útiles para la historia, como un depósito de luces, hechos y derechos
de las generaciones mexicanas. En la actualidad, el AGN guarda más de 25,000 metros lineales
que proceden tanto de instituciones de gobierno como de entidades privadas; tanto de la época de
la administración novohispana –de los Habsburgo y de los Borbones- como del periodo nacional,
iniciado en 1821. Integrado por 322 grupos de documentos (los viejos ramos y los nuevos fondos
y colecciones, que incluyen manuscritos, impresos, mapas, planos, dibujos, grabados, fotografías,
videos, películas y cintas sonoras), el acervo permite documentar múltiples aspectos de la historia
de México, pues sus registros más antiguos datan de la tercera década del siglo XVI y los más
23
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía general del Archivo. [en línea] México. [ consultado el 19
Diciembre del 2005] Disponible en Web: http://www.agn.gob.mx/archivos/breve.html.
recientes corresponden a la nuestra, la última del siglo XX; en suma, 450 años de información
histórica: un extenso y fértil territorio para la evocación y para la explicación”24.
No es extraño que se equipare el Archivo con una mina, con aquello que abunda en cosas dignas
de aprecio o de lo que puede sacarse algún provecho o utilidad, pues la riqueza de la información
histórica concentrada en el AGN multiplica las posibilidades de utilización, tanto en el ámbito
académico, para la educación y la investigación, como también para usos prácticos: del
ciudadano interesado en localizar rápida y oportunamente un dato puntual, al investigador que
pasa años documentando sus estudios; del campesino que solicita testimonios que respalden su
derecho a la propiedad de la tierra, al administrador que busca antecedentes de su actual gestión;
del estudiante avanzado que realiza ejercicios de investigación con fuentes primarias, al
productor de televisión que requiere ilustraciones de época; del genealogista ocupado en atar
hilos familiares, al propio archivista que selecciona documentos para una exposición. Usos y
usuarios son, naturalmente heterogéneos, y día con día crecen y se diversifican las solicitudes de
información que recibe el AGN.
Pero si toda la documentación del archivo es utilizable, es decir, está a disposición de los usuarios
para su consulta, no todo el acervo se usa con la misma frecuencia. Hay vetas, para continuar con
el símil, muy explotadas, aunque no por ello menos ricas: piénsese, por ejemplo, en Inquisición,
que es y ha sido uno de los grupos de documentos más consultados; hay, también, filones
excelentes como el Archivo de la Suprema Corte de Justicia todavía poco explorados; hay, por
último, vetas a las que nadie acude durante largas temporadas o bien que están aún por
descubrirse, que están, literalmente, en busca de investigador. Desde luego, no debe pensarse que
los documentos que se consultan esporádicamente son menos importantes. Diversos factores
influyen para hacer desigual el ritmo e intensidad de las consultas: destacan, en este sentido, las
contrastadas modalidades de uso y las modas en la investigación, los avances en la ordenación de
los documentos, la existencia de inventarios y catálogos y, no menos, el alcance y efectividad de
la difusión. En cualquier caso, sabemos que para realizar su labor, el investigador requiere –como
el trabajador de la mina- no sólo tener oficio, sino también buenas herramientas, entre otras, las
que permitan ir, lo más directamente posible, hacia la documentación de su interés.
“La idea de describir globalmente el acervo del Archivo General de la Nación no es nueva; por el
contrario, cuenta con numerosos e importantes antecedentes, entre los que destacan los que
anotamos a continuación: en 1867, Juan de Dios Domínguez confeccionó la primera guía
completa del Archivo; décadas después en 1913, Herbert E. Bolton, profesor de la Universidad de
California, publicó su Guide to materials for the history of the United States in the principal
archives of Mexico, en la que incluyó información detallada y sistemática que ha resistido el paso
del tiempo y sigue siendo útil. Por otra parte, Luis González Obregón, quien había estado a cargo
de la Comisión Reorganizadora del Archivo, en los años en los que Bolton estuvo en México,
preparó en 1930, siendo a la sazón Historiador en Jefe del AGN, una lista de los Ramos que
comprenden el Archivo, que apareció en el primer número del Boletín del Archivo General de la
Nación en ese mismo año (1930). Diez años más tarde, en 1940, J. Ignacio Rubio Mañé escribió
un extenso artículo para la Revista de Historia de América, acerca del AGN, en el que daba la
Descripción del local y (la) relación de las secciones documentales. Poco tiempo después, en
1945, fue editado el ambicioso trabajo de Roscoe Hill Los archivos nacionales de la América
24
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, María. op. cit. p. 27.
Latina: en el capítulo dedicado al AGN incluyó una nota sobre su Archivalía, utilizando –según
su propia afirmación- una relación proporcionada por Julio Jiménez Rueda, entonces director del
Archivo. Al año siguiente, 1946, Mario Mariscal publicó su Reseña histórica del Archivo General
de la Nación, en la que incorporó una relación de los fondos documentales del archivo e índice
alfabético y de materiales de los mismos. Un sexenio después, en 1952, el Instituto de Historia de
la UNAM editó la Archivalía Mexicana de Manuel Carrera Stampa, que también hacía referencia
al AGN, entre los archivos dependientes del Poder Ejecutivo. Hace treinta y un años, en 1959,
Agustín Millares Carlo publicó su Repertorio bibliográfico de los archivos mexicanos y de los
europeos y norteamericanos de interés para la historia de México, en donde por supuesto aludió
al AGN, al igual que Lino Gómez Canedo en su libro Los archivos de la historia de América,
aparecido en 1961. En 1972, J. Jesús García y García publicó su muy útil Guía de Archivos, en la
que dedicó un amplio espacio al AGN. Tres años más tarde en 1975, Masae Sugawara revisó
todas las guías mencionadas hasta aquí para preparar sus Notas para un inventario del Archivo
General de la Nación de México publicado en el Boletín del Instituto de Investigaciones
Bibliográficas. En 1977 aparecieron dos trabajos, complementarios entre sí: de una parte, el
coordinado por Cristina Urrutia, en el que participaron Roberto Beristáin, Miguel Civeira y
Cayetano Reyes, Inventario de Ramos, guías e índices actualizados al mes de marzo de 1977; y
del otro, la Guía descriptiva de los Ramos que constituyen el Archivo General de la Nación,
preparado por María Elena Bribiesca y Miguel Civeira Taboada. El antecedente inmediato del
trabajo que ahora presentamos es la Guía general de los fondos que contiene el Archivo General
de la Nación, trabajo colectivo, impulsado por Alejandra Moreno Toscano y coordinado por
Enrique Arreola, Ana Laura Delgado, Amanda Rosales, Jorge Gómez, Angeles Suárez, Masae
Sugawara, Guillermo Rosales, Arturo Soberón y Jorge Alvarez, publicado en 1981, con motivo
del traslado del AGN al antiguo penal de Lecumberri”25.
La historia institucional del Archivo General de la Nación es inmensa, existen desde leyendas
hasta historias verdaderas, ya sea por el lado legal que significo para el México premoderno tener
una penitenciaria, hasta llegar a ser el acervo documental más importante de México en materia
de documentación pública y de fondos o colecciones documentales de personajes famosos,
revolucionarios, mandatarios, músicos entre algunos otros que no son menos importantes.
25
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Antecedentes [en línea] México. [ consultado 19 Diciembre del 2005]
1.2 Estructura Orgánica.
El Archivo General de la Nación cuenta con la siguiente estructura orgánica:
Organigrama:
Dirección General
Archivo Histórico
Central
Sistema Nacional
de Archivos
Difusión y
publicaciones
Tecnologías de la
información
Investigación y
normatividad
Archivística
Administración
De igual manera las funciones que se realizan en cada una de las áreas son las siguientes:
•
Dirección General
“La entidad central y de consulta del ejecutivo federal en materia de archivos administrativos e
históricos y, tener una estrategia permanente de coordinación entre los archivos de los tres
poderes de la Unión y de los tres órdenes de gobierno, además de los archivos privados,
universitarios y eclesiásticos. Como órgano normativo impulsar políticas públicas para el
desarrollo y homogenización de las bases jurídicas y técnicas para el uso, manejo, control y
difusión de la información pública en condiciones de transparencia y libre acceso ciudadano.
•
Archivo histórico Central.
Incorpora acervos que por su valor permanente adquieran el estatuto de patrimonio documental;
conservar, ordenar, describir y difundir los grupos documentales que forman parte del acervo del
A.G.N.; facilitar el acceso a la información y dar servicio al público usuario; elaborar las copias
certificadas y propiciar el aprovechamiento institucional y social de la documentación bajo
custodia del Archivo General de la Nación.
•
Sistema Nacional de Archivos
Constituye en un enlace permanente con la comunidad archivista nacional en sus distintos niveles
de gobierno, procurando el rescate, conservación y difusión del patrimonio documental del país e
impulsar la conservación y difusión de los documentos de carácter privado, ejerciendo la
autoridad rectora asignada al Archivo General de la Nación. Aplicar las políticas, normas y
lineamientos para analizar y asesorar en materia de archivos y administración de documentos que
sirvan para la normalización, modernización y organización de los servicios archivísticos de las
dependencias y entidades de Ejecutivo Federal coadyuvando en el derecho a la transparencia e
información pública.
•
Investigación y Normatividad Archivística.
Establecer normas para la organización y operación de los servicios en materia de administración
de documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades federales, en apoyo de los
archivos públicos de los tres poderes y los tres órdenes gobierno, de los archivos privados,
universitarios y eclesiásticos. Determinar lineamientos para concentrar en el Archivo General de
la Nación el Diario Oficial de la Federación y demás publicaciones de los poderes de la Unión y
de los estados de la República, así como los ejemplares de las obras científicas, literarias o
artísticas cuyos derechos de propiedad sean reservados conforme a la ley. Establecer políticas
para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico y hemerográfico
necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica nacional.
•
Difusión y publicaciones.
Dirige, coordina y supervisa las publicaciones y el plan de medios del Archivo General de la
Nación para difundir e informar a la sociedad de la existencia, valor y riqueza de los fondos
documentales y promover los servicios que presta el Órgano fortaleciendo su imagen y presencia
institucional.
•
Tecnologías de la información
Planea, organiza, dirige y controla el análisis, diseño, desarrollo, liberación, implantación y,
mantenimiento de los sistemas de información del Archivo General de la Nación (AGN), a fin de
atender los requerimientos de las áreas usuarias. Planea, organiza, dirige y controla los trabajos
de microfilmación y digitalización del acervo documental, a fin de contar con un mecanismo que
permita el respaldo, conservación y difusión de la documentación del acervo histórico. Planear,
organizar, dirigir y controlar las acciones que permitan el funcionamiento y operación de la
infraestructura de Tecnología de Información instalada.
•
Administración
Coordina, supervisa y vigila el puntual cumplimiento de las normas y lineamientos emitidos por
la Oficialía Mayor para la adecuada administración de los recursos financieros, humanos y
materiales, asignados al Órgano para el cumplimiento de sus programas y objetivos”26.
26
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. DIRECCIÓN GENERAL. Manual de Organización y Organigrama.
México: 2005. p. 45.
1.3 Misión, Visión y Objetivos
“En el reglamento interior de la Secretaría de Gobernación en el Capítulo VI que se titula: De los
órganos administrativos desconcentrados, sección III Del Archivo General de la Nación en el
articulo 48 fracciones del 1 al 10 se fundamenta que la misión, visión y objetivos del Archivo
General de la Nación, como órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación son:
Misión
Fungir como el ente rector de la archivística nacional y entidad central de consulta del Ejecutivo
Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública
Federal, y tendrá las siguientes atribuciones:
Establecer normas y prestará asesoría técnica para la organización y la operación de los servicios
en materia de administración de documentos y archivos dentro de las dependencias y entidades
federales;
Establecer los lineamientos para analizar, valorar y disponer del destino final de la
documentación liberada por las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal,
incorporando a los acervos del órgano administrativo desconcentrado los que posean interés
histórico y gestionar la recuperación de archivos históricos;
Visión
Actuar como una institución pública y órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación
entre las que se encargan de conservar el patrimonio documental, pasando así, a una concepción
plural y atenta, sobre todo, a la protección, organización y difusión del acervo histórico en su
conjunto, incorporando a sus programas a los archivos públicos y privados, civiles (federales,
estatales y municipales) y eclesiásticos, así como los materiales depositados en el extranjero.
En los últimos años el Archivo General de la Nación ha venido consolidando su presencia como
la institución que encabeza el Sistema Nacional de Archivos, desarrollando una serie de
programas diferenciados entre sí, pero que comparten el propósito común de incrementar,
preservar, organizar, difundir y aprovechar la documentación histórica del país.
Objetivos
Custodiar, organizar, conservar y describir los documentos y expedientes que conforman sus
acervos, facilitando y promoviendo su consulta y aprovechamientos públicos. El acceso a la
consulta de los documentos que hayan sido transferidos a este órgano administrativo
desconcentrado, podrá darse en cualquier momento, cuando así lo disponga la dependencia
generadora. En caso contrario, la consulta podrá realizarse en los plazos y términos que señalan la
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y demás
disposiciones aplicables;
Autorizar la expedición de copias certificadas de los títulos primordiales, mercedes, planos y
demás documentos originales existentes en el órgano administrativo desconcentrado, así como
determinar las políticas para proporcionar los servicios de consulta y reprografía al público
usuario.
Concertar convenios con las dependencias del
municipios, delegaciones e instituciones públicas
orientadas a la modernización de los servicios
organización, conservación y aprovechamiento del
marco de las disposiciones normativas aplicables;
Ejecutivo Federal, entidades federativas,
y privadas, a fin de desarrollar acciones
archivísticos, así como para el rescate,
patrimonio documental de la nación, en el
Determinar lineamientos para integrar, mantener y difundir registros, inventarios y catálogos de
los documentos y fuentes relevantes para la historia de México, existentes en otros archivos y
colecciones públicas y privadas, nacionales o del extranjero;
Conceder los permisos para la salida del país de documentos originales relacionados con la
historia de México y de libros que por su naturaleza no sean fácilmente sustituibles. Asimismo, le
compete emitir la declaración por medio de la cual un documento se considera dentro de estas
categorías;
Preparar, publicar y distribuir, en forma onerosa o gratuita, las obras y colecciones necesarias
para apoyar el conocimiento de su acervo, la renovación y promoción de la cultura archivística,
administrativa e histórica y la consulta y aprovechamiento del patrimonio documental del país;
Determinar lineamientos para concentrar en el Archivo General de la Nación, el Diario Oficial de
la Federación y demás publicaciones de los Poderes de la Unión, de las entidades federativas y de
los municipios o delegaciones, así como los ejemplares de las obras científicas, literarias o
artísticas, cuyos derechos de propiedad sean reservados conforme a la ley;
Establecer políticas para reunir, organizar y difundir el acervo documental gráfico, bibliográfico
y hemerográfico necesario para apoyar el desarrollo archivístico y la investigación histórica
nacional”27.
Las funciones anteriormente señaladas forman parte de la estructura orgánica del AGN, en las
que se pudo señalar que el área de microfilmación forma parte del Departamento de Tecnologías
de la información, y que continuación se verán más detalles de la misma.
1.4 El área de microfilmación.
La microfilmación de documentos históricos es parte fundamental de las actividades que se
realizan dentro del Archivo General de la Nación fomenta la consulta y/o investigación con
mayor rapidez y calidad para el usuario, y previene el maltrato de los documentos, cumpliendo
así con una conservación documental lo más eficaz posible, ya que la información es consultada
directamente en microformatos o microfichas.
27
SECRETARIA DE GOBERNACIÓN. Reglamento Interior. México: SEGOB. 2005. Capitulo VI. p. 56
“Dentro de está área se reproducen en microfilm documentos o grupos documentales que
contiene y resguarda el Archivo General de la Nación. Con ello se reproducen imágenes
altamente reducidas de los materiales originales”28.
El área de microfilmación dentro del Archivo General de la Nación forma parte del organigrama
de la Dirección de Tecnologías de la Información.
Misma que cuenta con varias áreas de trabajo especializadas y apegadas a un sistema de
microfilmación que se encuentra regulado y normalizado por la norma ISO 9000:2001. Estas
áreas específicamente son:
•
Sección de Microfilmación.
En está sección se realiza exclusivamente la microfilmación de documentos ya sean históricos
muy antiguos que abarcan del siglo XVII, XVIII y XIX, o bien documentación igualmente de
carácter histórico pero mucho más recientes como son el caso de la microfilmación de Diarios
Oficiales de la Federación, es importante señalar que en está área se tienen un par de anaqueles
de 2.10 cm en los que se almacenan las cajas de documentos a microfilmar por un lado, y por
otro los documentos que ya fueron microfilmados. Está área cuenta con 4 microfilmadoras
planetarias, dos para microfilmación en película de 35 mm y otras dos para película de 16mm.
•
Sección de Revelado
En está sección se trabaja en el revelado de los rollos microfilmados, se inspecciona que no sólo
los rollos se revelen con la mayor calidad posible sino que también cumplan con las exigencias
estipuladas en cuestión de enfoque, densidad, resolución y limpieza de imagen para que se pueda
cubrir con los lineamientos de la Norma ISO 9000:2001, con ello se determina si el rollo
microfilmado está en condiciones de ser microfilmado o de lo contrario de ser reproducido
nuevamente (reproceso).
•
Sección de Duplicado de Rollos
Aquí “se elaboran las copias o duplicados de los rollos microfilmados que interesan al
investigador (usuario externo) y que como lo veremos más adelante solicita su reproducción para
fines de investigación y uso personal, por otro lado también se duplican los rollos de mayor valor
o uso para salvaguardar su microfilmación original”29.
•
Sección de Microfilmoteca.
En está área se almacenan, guardan y custodian los rollos de película microfilmados, con la
finalidad de conservarlos en buenas condiciones tanto de humedad como de temperatura, en el
período intermedio para ponerlos a disposición de la consulta, se puede decir que es un pequeño
archivo o deposito que se considera importante para el destino final de los rollos microfilmados.
28
TORRES BAUTISTA, Benjamín. Manual de organización de área de microfilmación. Microfilm. México: AGN.
2005. p. 15
29
IBIDEM p.49.
Todas estas secciones de trabajo son necesarias para el cumplimiento de un estándar de calidad,
importante para ofrecer un producto útil, práctico y sobresaliente dentro de está institución hacia
su destino final: los usuarios internos, externos y desde luego para la conservación adecuada de
los documentos.
1.4.1
Antecedentes
El área de microfilmación se creo dentro del Archivo General de la Nación en el año de 1970,
ante la necesidad de reproducir documentos de carácter histórico que se consideran de uso
regular, ya que es de suma importancia la integridad y conservación de dichas piezas con valor
histórico.
Además dado que el Archivo General de la Nación resguarda la memoria de México, se
consideró que resultaba de vital importancia conservar en perfecto estado los acervos históricos y
administrativos que esta institución custodia, y esto se logrará al restaurar y al conservar los
documentos originales y al organizar su consulta a través de medios tecnológicos que, permitirán
mantener a los documentos originales lejos del contacto físico del público.
De esta manera, se podría preservar la documentación original, pero sobretodo, sería posible
conservarla como un bien cultural del patrimonio nacional, y como un invaluable respaldo
permanente de información que la conservarse en condiciones óptimas, y que podría consultarse
en el futuro a través de los sistemas tecnológicos vigentes.
El local en donde se encuentra actualmente era la morgue de la antigua ex penitenciaria, y desde
el establecimiento del AGN en Lecumberri a sido el área de microfilmado, y a pesar del pasó de
una administración a otra, la misión no ha dejado de ser la misma: conservar los documentos
históricos y agilizar las exigencias o necesidades de información por parte del investigador.
En 1970 está área, contaba con sólo una microfilmadora planetaria a disposición, el área de
revelado y desde luego un pequeño espacio de difusión al público.
Con el pasar de los años en 1985 contaba con una área ya establecida en la ex penitenciaria pero
era más lenta la producción de rollos microfilmados por la falta de personal que se encargará de
ello.
Con la entrada del nuevo gobierno federal en el año 2000 se establecieron nuevas estrategias de
trabajo reguladas y normalizadas por la Norma ISO 9000:2001 por medio de ellas se ha tratado
de microfilmar los documentos bajo la más alta calidad y productividad para el usuario y
consumidor, esto desde luego no podría ser posible sin el personal operativo y el equipo de
microfilmación y revelado.
En la actualidad se cuenta con 8 microfilmadoras planetarias, algunas de ellas donadas por el
gobierno de Japón, y aunque no todas están siendo aprovechadas, la idea es tener un mayor
número de empleados para producir con mayor firmeza rollos de microfilm y no depender
solamente de estudiantes sirviendo socialmente por ley.
Es importante señalar que el área de microfilmación del Archivo General de la Nación ha
evolucionado con el pasar del tiempo y ahora no sólo se limita a microfilmar documentos sino
que también trata de explicar las imágenes capturadas por el equipo de microfilmadoras con la
mayor tecnología posible a fin de actualizar y “perfeccionar” el producto con mayor durabilidad
y uso, tanto interno como externo.
1.4.2
Funciones y organigrama.
La estructura orgánica dentro del área de microfilmación se puede distinguir desde luego en “las
funciones encaminadas para cada puesto de trabajo y con ello este es su organigrama avalado por
la Dirección de Tecnologías de la información”30:
Organigrama del área:
Jefatura
Área de
microfilmación en
35mm de documentos
históricos.
Área de
microfilmación en 16
mm de Diario Oficial
de la Federación.
Área de
Microfilmoteca
Área de revelado y
duplicado
En este organigrama se expiden responsabilidades para los servidores públicos que laboran, y en
el manual de procedimientos del área de microfilmación se especifican las funciones que tiene
cada titular de área:
TITULAR O JEFATURA DEL ÁREA DE MICROFILMACIÓN:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
30
“Se encarga de planear, organizar, controlar y dirigir las actividades desarrolladas en
las secciones de microfilmación, revelado y duplicado, así como en la guarda de los
microformatos.
Establecer las políticas de actividades.
Supervisar que se cumplan con los parámetros estipulados dentro de la Norma ISO
9000:2001.
Definir las estrategias con las que se debe desempeñar el personal del área de trabajo.
Tomar las decisiones en cuanto a la venta de duplicados al usuario externo.
Actualizar los lineamientos y organización dentro del área.
Actualizar, definir, modificar el manual de procedimientos a fin de optimizar los
servicios, productos y efectividad en el personal operativo.
Capacitar periódicamente al personal del área de microfilmación.
Realizar la guarda de microformatos en la microfilmoteca.
TORRES BAUTISTA, Benjamín. op.cit. p. 5
OPERADORES DE LA SECCIÓN DE MICROFILMACIÓN.
•
•
•
•
•
•
•
•
Preparar y organizar los documentos a microfilmar.
Verificar que la caja coincida con el número de expedientes.
Microfilmar los documentos de los expedientes bajo estricto orden.
Microfilmar los documentos cumpliendo con cada una de las políticas de la Norma ISO
9000:2001. (enfoque, limpieza de imagen, densidad, resolución, documentos
desdoblados).
Identificar el rollo microfilmado con una etiqueta que describa sus características.
Cuidar que por ningún motivo el rollo de película sea velado.
Registrar los rollos de película microfilmados.
Realizar el reproceso (repetición) de los rollos de película que no cumplan con los
parámetros de la Norma ISO 9000:2001.
OPERADOR DE LAS SECCIONES DE REVELADO Y DUPLICADO.
•
•
•
•
•
•
•
Revelar todos los rollos microfilmados.
Supervisar que los rollos de película microfilmados cumplan con los parámetros de
densidad y enfoque, una vez que sean revelados.
Mantener un control de los rollos revelados.
Definir el carácter de rollo de película de NO CONFORMIDAD cuando este no cumpla
con los parámetros de la Norma ISO 9000:2001.
Duplicar los rollos de película microfilmados que así se requieran para el uso de los
usuarios externos, con fines de investigación y /o estudio.
Identificar los rollos duplicados con etiquetas y en un registro.
Cumplir con cada uno de los parámetros de la Norma ISO 9000:2001”31.
OPERADOR DE MICROFILMOTECA.
•
•
•
•
Guardar y custodiar los rollos microfilmados.
Crear y mantener bases de datos para la búsqueda de la información.
Llenar los espacios de los formatos de guarda y custodia.
Mantener la temperatura y humedad relativa adecuada para el material microfilmado.
Estas son las funciones que el área de microfilmación debe cumplir para ofrecer un producto y
servicio con la mayor calidad posible, bajo un margen de 100% de efectividad, ante ello se prevé
cumplir al pie de la letra con los lineamientos de la Norma ISO 9000: 20001.
31
TORRES BAUTISTA, Benjamín. op.cit. pp. 9-10
1.4.3 Políticas de Calidad.
El objetivo de la Certificación de la Norma ISO 9000:2001 es la mejora de los servicios de
reproducción de documentos por medio del microfilm. Con la certificación de un sistema de
gestión de la calidad como estrategia para mejorar los servicios que presta el Archivo General de
la Nación con respecto a la reproducción de documentos por medio del microfilm y el duplicado
de rollos.
Ante ello el área de microfilmación independientemente de estar certificada por esta Norma ISO,
desde luego cuenta con un manual de la calidad, el cual es elaborado por el representante de la
Dirección, revisado y autorizado por el Director de Tecnologías de la Información. Este manual
define y explica los lineamientos a seguir para cumplir con los estándares de la calidad, ya que
para el buen funcionamiento de las organizaciones y de sus actividades tiene que identificar y
gestionar numerosas actividades relacionadas entre si, en una actividad que utiliza recursos y que
se gestionan con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, y se
consideran como procesos y frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el
elemento de entrada del siguiente proceso.
Un sistema de calidad es una herramienta para alcanzar, mantener y mejorar la calidad. No solo
se trata de conseguir que un producto o servicio se ajuste a los requisitos establecidos lo que
pudiéramos considerar como una medida temporal oportuna para un producto o un servicio
concreto, sino que el sistema ha de ser permanente, pues esto es lo único que nos permitirá
mantener y mejorar la calidad en todos nuestros productos o servicios. Por supuesto que habrá
que documentar planes de calidad concretos para un producto determinado pero por pequeña que
sea la entidad de la institución, se necesitan un mínimo del orden en los procedimientos e
instructivos para facilitar el cumplimiento de las normas ISO, entendiendo que estos recogen solo
la secuencia de pasos para ejecutar una tarea rutinaria, es decir, el quehacer de todos los días.
Y para controlar, regularizar, normalizar y uniformar estas tareas rutinarias se tienen las
siguientes políticas de la calidad:
•
“Proporcionar el servicio de reproducción de documentos en microfilm a fin de lograr la
calidad y el tiempo de atención requeridos por el cliente buscando con ello su satisfacción
y apoyándose en la mejora continúa del Sistema de Administración de la Calidad.
Objetivos de la calidad:
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
32
Lograr que el 100% de los rollos tengan una densidad entre 0.8 y 1.2.
Lograr que el 100% de las imágenes tengan buena resolución.
Lograr que el 100% de las imágenes estén bien enfocadas.
Lograr que el 100% de los rollos estén debidamente lavados.
Lograr que el 100% de los rollos estén debidamente identificados.
Lograr que el 100% de los rollos no tengan manchas.
Lograr que el 100% de las imágenes de los documentos estén sin doblar.
Lograr que el 100% de las imágenes de los documentos estén sin cortar”32.
TORRES BAUTISTA, Benjamín. Manual de la Calidad. México: AGN. 2005. pp.5-6.
La revisión de este manual de calidad se lleva a cabo de manera anual o antes si fuera requerido y
es coordinada por el representante de la Dirección.
1.4.4
Usuarios.
Está área de microfilmación cuenta con los siguientes tipos de usuarios:
Usuario externo.- Es la persona física que visita en forma periódica el Archivo General de la
Nación, en modalidad de investigador para solicitar el servicio de consulta y reproducción de
documentos o microfilm.
Regularmente este tipo de usuario es quien solicita una copia del duplicado del rollo
microfilmado originalmente, con fines académicos, de investigación o de docencia. Los
requisitos que debe llenar para dicha solicitud son los siguientes:
•
•
•
Identificación Oficial.
Pago en Servicios al usuario.
Justificación para duplicar el material.
Usuario interno.- Es el usuario que forma parte del personal del Archivo General de la Nación y
que con su carácter de funcionario tiene la autoridad para solicitar la microfilmación o
duplicación de cualquier acervo que resguarda el Archivo General de la Nación.
1.4.5
Servicios.
El área de microfilmación tiene como fundamento primordial ofrecer servicios de alta calidad que
sean útiles para sus usuarios tanto internos como externos, ante ello se cuenta con los siguientes
servicios:
•
•
•
•
•
Duplicado de rollos solicitados por usuarios internos o externos.
Consulta de microformatos a usuarios internos.
Microfilmación de documentos solicitados por un funcionario en particular o una área en
general.
Microfilmación de documentos apriorísticamente restaurados y organizados.
Asesoría sobre equipo y procesos.
Los servicios de microfilmación son solicitados bajo una orden de trabajo que de por enterado el
servicio que se requiere, la fecha en que se quiere y los argumentos que se tienen para solicitarlo.
En este capitulo, se realizo una descripción tanto general de la institución, como a nivel
particular del área de microfilmado, con la finalidad de conocer la base de planeación y ejecución
del procedimiento de está técnica reprográfica.
Capítulo 2
La Microfilmación de Documentos
CAPÍTULO 2
LA MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS
En este capítulo se desarrollaran los conceptos teóricos de la microfilmación, desde sus
antecedentes, la definición conceptual, y las nociones necesarias para poder conocer a detalle la
etapa de aplicación de los procesos de revelado, duplicado de está técnica de reproducción, así
mismo se señalarán las partes componentes de una microfilmadora, y los tipos de formato y de
rollo de película de microfilm que se utilizan para está actividad.
2.1 Antecedentes de la Microfilmación.
La reproducción de documentos originales en la historia de los archivos se desarrollo a partir del
siglo XIX como un sistema fundamental para proteger y sustentar como medida de seguridad
todo soporte que contenga información escrita, desde luego en México existe una inmensa
riqueza de documentación histórica de cualquier tipología documental que convierte en
imprescindible la técnica de microfilmación.
En el mundo todos los acontecimientos pasados se han relacionado y van acompañados de
documentos, desde un experimento que requiere que dicho proyecto quede sustentado en un
documento, hasta la necesidad de evidenciar un evento históricamente importante en una
publicación o documento, ante está situación todos los documentos relevantes a nivel nacional
como internacional que contengan un acontecimiento trascendente deben conservarse íntegros y
seguros de no dañarse o extraviarse físicamente, y una excelente medida es la microfilmación de
documentos históricos para su óptima conservación, ante tal situación es necesario mencionar un
bosquejo histórico de cómo apareció está técnica.
“La microfilmación comenzó a definirse como un procedimiento fotográfico que permitía una
reducción considerable de un documento con una cadencia extremadamente rápida; es decir, que
la microfilmación se empezó a definir en el siglo XIX y consiste hasta nuestros días en registrar
fotográficamente sobre una película, la imagen reducida de un documento”33.
De está manera se empezaba a fundamentar un sistema que requería como técnica la de
miniaturizar los documentos en cuadros pequeños en un material flexible y parte transparente
denominado: microfilm, que hasta nuestros días es beneficioso para las empresas e instituciones
de acuerdo a las características de sus documentos y las necesidades de productividad.
La microfilmación de documentos se utilizó primeramente en los bancos pasando después a las
oficinas gubernamentales y empresas. En nuestros días, los sistemas de información a base de
microimagenes se encuentran en casi todas las organizaciones que manejan grandes volúmenes
de registros.
En el ámbito del comercio la microfilmación se utiliza en archivos de crédito, inventarios y
catálogos.
33
TAPIA ORTEGA, Martha. El microfilm como técnica auxiliar en la recuperación de información. Bibliotecas y
Archivos. No.14. ENBA. 1983. p.48
En el ámbito de la educación la microfilmación se utiliza en registros de estudiantes y asuntos
administrativos.
En las instituciones financieras la microfilmación se utiliza en la verificación de firmas, registros
y estados de cuenta.
Con esto nos podemos dar cuenta que la microfilmación de documentos es un sistema que nunca
será obsoleto, puesto que conserva la documentación en buen estado y sin riesgo a perder
información en un programa de escáner dentro de una PC, por eso este sistema es usado en
entidades productivas a nivel gubernamental, industrial, compañías de seguros, bibliotecas, entre
otros.
“En 1826 se da la invención del procedimiento fotográfico.
En 1839 aparece el daguerrotipo, además de que John B. Lancer, adapta al lente de una cámara
fotográfica, un lado de microscopio, tomando a la microfotografía.
Entre 1870 y 1871 aparece la aplicación de la técnica de microimagenes en película fotográfica
durante la guerra franco- prusiana; ante ello se da el primer conocimiento del microfilm, el
ejemplo más claro fue Rene Prudent Dagen quien utilizó el microfilm para pasar mensajes a
través de líneas enemigas por medio de palomas mensajeras, atando tubitos metálicos en sus
patas, Rene Prudent es nombrado microfilmador de documentos de archivo de una compañía de
seguros.
En 1887 aparece la película en soporte de celuloide.
En 1925 George Mc Carthy desarrolla una microfilmadora de alta velocidad en los bancos e
introduce está tecnología, en aquella época a gran escala.
En 1928 Eastman Kodak, patentó la fabricación de la cámara microfilmadora Cheslko Grap.
Además la corporación Record es fundada y Mc Carthy es nombrado presidente.
1930 Uso comercial de las cámaras microfilmadoras, siendo el New York Times uno de los
primeros en microfilmar sus ediciones.
1940 Surge un proyecto que se convierte en el usuario más grande “V- Mail”.
1941 Uso del microfilm durante la segunda guerra mundial.
1950 Invención de la primera microcomputadora adaptada a la microfilmación, llamado Sistema
COM.
1956 Introducción del microfilm en México.
1970 La industria de la microfilmación alcanza un estatus multimillonario de empleo en fábricas,
empresas y sobretodo en bancos.
Mc Carthy y Golberth trabajaron para inventar: el primero, la microfilmadora y el segundo
inventar códices para recuperar la información microfilmada.
Hessert junto con Mc Carthy estudiaron la forma de inventar casi simultáneamente el invento de
la microfilmadora y reflejarla en pantalla para su recuperación, al visualizarla en la misma”34.
Estos antecedentes fueron pieza fundamental para el desarrollo de está técnica, por que como
puede apreciar la microfilmación se fue desarrollando de una manera importante en Europa desde
el siglo XIX, tras la necesidad de guardar con seguridad la información y poder consultarla sin
tener contacto físico con ella, hasta convertirse hoy en día en un proceso técnico fundamental en
34
TAPIA ORTEGA, Martha op.cit. pp. 47-48.
los archivos de trámite e históricos a fin de conservar la documentación en buenas condiciones y
evitar su deterioro.
2.2 Concepto de Microfilmación.
Microfilmar “es el procedimiento fotográfico que nos permite miniaturizar las imágenes de
documentos contenidos en soporte papel de toda clase, tamaño, color, para uniformarlos en
pequeños cuadros de película fotográfica, que es un material flexible y transparente y en donde
resultaba necesario ampliar está imagen para poder leerla a lo que se le denomino: microfilm”35.
La técnica de microfilmar es la conjugación armoniosa entre la tecnología fotográfica y los
recursos de la archivonomia y a ingeniería de sistemas de almacenamiento de datos.
La microfilmación es el proceso por el cual un documento en papel es fotografiado a una película
obteniendo una claridad mínima del 95% con respecto a su original. Es ideal para consultas de
poca frecuencia, para archivo histórico o para efectos de destrucción de información contable.
“La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en
el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético
muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico
flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad.
En esta cinta se fotografían los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o
información”36.
De esta reducción o miniaturización de los documentos, se derivan todas las aplicaciones y, por
consiguiente sus grandes ventajas. La operación se lleva a cabo con maquinas especiales, que
básicamente funcionan como cámaras fotográficas, y que son manejadas por personal
especializado que, continuamente están controlando toda la operación. De esta manera se obtiene
un producto de calidad archivística. Existen normativas internacionales muy precisas para el
control de la calidad del microfilm, y que muchas legislaciones exigen su aplicación para
concederle validez legal (Normas ISO, IRAM).
Las ventajas más importantes son la reducción de espacio de almacenamiento, la obtención de un
medio de archivo seguro y durable (un rollo de microfilm tiene una vida de por lo menos 100
años), la reducción de costos de almacenamiento, el respaldo legal en información contable, entre
otras que se explicaran a detalle más adelante.
Por otro lado las desventajas de la microfilmación implican costos tanto de mantenimiento del
equipo a utilizar, como también del servicio de microfilmación, de igual manera los rasgos
intrínsecamente originales del documento inicialmente microfilmado se podrían perder o no
mostrarse con exactitud, esto quiere decir que no sustituye en ninguna medida a documentos
originales, y por último no es posible comparar dos o más imágenes separadas en un rollo.
35
TAPIA ORTEGA, Martha op.cit. pag. 47
TRINIDAD LAHIRIGOYEN, María.. Bibliotecas y archivos. Vol.1 No.2 mayo-agosto. ORGANO DE
DIFUSIÓN DE LA ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMIA Y ARCHIVONOMIA México, ENBA
1996. p. 45.
36
Las cuatro operaciones básicas de la microfilmación son:
•
•
•
•
Microfilmación de documentos.
Revelado de película.
Archivo del material microfilmado.
Recuperación de la microfilmación.
2.3 Formas de Microfilmación.
Para establecer y diseñar un sistema prototipo utilizable en archivos, se requiere de cinco puntos:
•
•
•
•
•
Tipo de documentación a microfilmar.
Cantidad de documentos a microfilmar.
Cantidad de consultas.
Volumen de reproducción.
Disponibilidad de Recursos Humanos.
2.3.1 La microfilmación tradicional.
Es un servicio ideal en caso de necesitar que el microfilm sea la copia fiel y legal del documento
original, el que puede destruirse según las condiciones que estipula la ley. Esta microfilmación de
documentos se realiza desde las fuentes como papel, planos y libros, en sus diversas formas y
tamaños.
La microfilmación tradicional “es en la que los documentos son procesados en un orden
específico para facilitar la localización, es decir los documentos se microfilman respetando si los
expedientes tienen las hojas foliadas para realizar el procedimiento de forma ordenada respetando
el número consecutivo y llevando a cabo la microfilmación de la manera en que ya todos los
archivistas conocemos, reproduciendo la documentación con el objetivo de capturarlos a manera
que queden en formatos en donde la información se miniaturice”37.
Este tipo de microfilmación requiere de un orden con parámetros que especifique el fondo,
sección, serie de los documentos a capturar, con esto se estaría manejando una codificación que
no es más que la clave que se le otorga a un grupo o bloque de documentos; está codificación se
realiza una vez hecha la distribución preeliminar de los documentos, su importancia radica en que
en base a está ordenación se elaboran los instrumentos de consulta que se proporcionaran a los
usuarios.
Antes de comenzar a microfilmar los expedientes y/o documentos se iniciara por microfilmar
carátulas identificadoras que ayuden a describir con exactitud el material microfilmado, los datos
que deben con tener son:
•
37
Inicio de microfilmado.
Controles Gráficos. División Microdigital [en línea] México, [consultado 16 Mayo 2005] Disponible en Web:
http://www.controlesgraficos.com.mx/index/micro.html
•
•
•
•
•
Carta de Resolución.
Parámetro con nombre y logotipo de la institución.
Parámetro de datos genéricos.
Parámetro de contenido o índice.
Parámetro de empezar a microfilmar.
La microfilmación de estos parámetros inicia con la microfilmación de los grupos de expedientes
y/o documentos que se señalan en las carátulas mencionadas.
Al término de la microfilmación de estos grupos de expedientes y/o documentos, se microfilma el
parámetro de término, el cual indica el fin del microfilmado y en su debido caso término de la
película de microfilmado.
Características de la microfilmación clásica o tradicional:
1. Una alternativa rentable
2. Cualquier tipo de documento en papel puede ser microfilmado.
3. En la microfilmación tradicional o clásica de documentos, se puede transferir a microfilm
tanto sus archivos administrativos: facturas, albaranes, listados de contabilidad, etc, como
los históricos: actas, manuscritos, pergaminos, etc, o los de ingeniería: planos, proyectos,
catálogos, etc.
4. La microfilmación clásica puede realizarse en 3 formatos diferentes: Microficha, rollo de
película de 16 mm y rollo de película de 35mm.
2.3.2 La microfilmación y el Sistema COM
La técnica de la microfilmación por salida directa de computador COM o Computer Output
Microfilm, es una técnica de archivamiento de documentos, que “consiste en microfilmar todos
los datos que se generan en un computador y que tienen salida por impresora. De manera que, en
vez de generar los listados en papel, se imprimen directamente en microfilm, con el consiguiente
ahorro de dinero, tiempo y espacio, ya que 270 hojas de impresora de 132 columnas pueden
contenerse en una pequeña “microficha” de tan solo 10 x 15 centímetros”38.
38
Digital Microfilm. Sistema COM [en línea] México, [consultado 30 de Junio 2005] Disponible en Web:
http://www.digitalmicrofilm.com.ar/servicios.php
Los sistemas llamados COLD, es una mezcla de la microfilmación C.O.M. y de digitalización. El
“Spool” de impresión se graba por medio de un complejo software en DISCOS ÓPTICOS o CDROM. La imagen se puede visualizar en computadoras, pero al mismo tiempo son posibles
múltiples operaciones de búsqueda o de cálculos matemáticos. De esta manera la imagen se
transforma para visualizarse en datos a los que podemos someter a diversos tratamientos y
selecciones.
La microfilmación de datos informáticos es una solución económica, para las instituciones
La microfilmación COM “es un sistema de gestión de archivos que imprime en microficha, los
datos procesados en un ordenador. Almacena masivamente gran cantidad de datos en un pequeño
espacio. Además de un sistema económico, ya que evita la impresión de los datos en papel, es un
eficaz medio de distribución y recuperación de la información generada en un ordenador”39.
Mediante la microfilmación COM, se obtiene la seguridad que da el tener las imágenes impresas
en películas sin haber invertido tiempo y dinero requerido para la impresión en papel.
Si se utilizan microfichas en lugar de los poco manejables listados en papel, tan sólo se deberá
tener los datos a microfilmar grabados en cinta magnética, cartucho o disquete en formato de
impresión.
Otra forma de microfilmación puede ser:
Microfilmación desde Imágenes Digitalizadas
Dada la fuerza y difusión que ha tomado la digitalización en el mundo empresarial, esta forma de
microfilmación ofrece la posibilidad de convertir imágenes, previamente digitalizadas, en
microfichas o microfilmes, asociando un índice de búsqueda para cada documento. Está forma de
microfilmación es una de las tantas empleadas dentro del Archivo General de la Nación en el
área de microfilmación.
2.4 El proceso de revelado.
El proceso o revelado de película, es la acción físico – química que hace visible la imagen latente
contenida en la emulsión de la película.
“Es el procesado de los materiales negativos, para hacer visible la imagen impresa en la placa o
película fotográfica.
Se inicia con la colocación del material fotosensible dentro del tanque de revelado, operación que
se realiza en total oscuridad.
A continuación se introduce el revelador, en la cantidad y concentración adecuadas. Durante el
tiempo en que actúa esta solución debe procederse a agitar el material fotosensible dentro del
tanque
39
CAROL, Couture y ROSSEAU, Yves. Los Archivos en el siglo XX. México: AGN, 1988. pp. 31-32
El paso siguiente es el cambio del revelador por el fijador. Pero antes debe procederse al lavado
final y al secado.
Los materiales de color, a diferencia de los de blanco y negro, deben pasar por un baño
estabilizador, que da estabilidad a los tintes y dureza a la gelatina”40.
Existen dos tipos de revelado o procesado:
•
De aspersión.
Consiste en la acción físico-química en la cual es introducido el rollo microfilmado en el
procesador de revelado que a su vez es jalado pausadamente por los rodillos ubicados tanto en la
parte superior como inferior de cada una de las bandejas de solución (4 en total) la primera
bandeja que hace contacto con el rollo es la de revelador, que obviamente da el revelado, cabe
mencionar que el laboratorio de revelado debe estar con luces apagadas, y si a caso con luz
encendida iluminada por focos rojos que prohíban el paso de luz, cuando el rollo sigue avanzando
dentro del procesador se encuentra con la segunda bandeja de solución la cual es simple agua que
lava el rollo, a continuación el material revelado es fijado en la siguiente bandeja, con la finalidad
de condensar el rollo, pasa nuevamente a un lavado para finalizar con el secado total del rollo
revelado que lo transporta al rodillo de salida donde la película ya cuenta con la imagen visible,
de lo microfilmado.
Ejemplo:
•
De inmersión.
El proceso es prácticamente el mismo solo con la diferencia de que se realiza en forma
horizontal, sin subir y bajar, y desde luego solo se contempla un solo lavado al final, antes de ser
secado, y con ello queda la imagen visible del rollo microfilmado, en términos generales primero
se revela, después se aplica el fijador, se lava y se seca. Ejemplo:
40
TORRES BAUTISTA, Benjamín. Manual de procedimientos del área de microfilmación, proceso de revelado.
pp.58-59
2.5 Equipos para la Microfilmación.
Se deben entender como equipos de la microfilmación a los que según su función ya sea producir
imágenes, revelar y duplicar imágenes; o proyectar, completen el sistema para el que está
diseñada la microfilmación; dichos equipos son:
Equipos de Entrada: Maquinas microfilmadoras.
Equipos de Proceso: Procesadores de revelado y Procesadores de Duplicado.
Equipos de Salida: Lectores
Antes de comenzar a explicar a detalle estos equipos es necesario mencionar las políticas sobre la
elección del equipo, para su correcta adquisición deben cubrirse ciertos requisitos en base a su
utilidad y óptimo funcionamiento que se dividen en:
Requerimientos operacionales.- se elige de acuerdo al tipo de documentación.
Requerimientos de producción.- se elige según el rendimiento en cantidad a realizar en un
mínimo de tiempo.
2.5.1 Equipos de Entrada
Los equipos de entrada básicos son aquellos que se emplean para la elaboración del microfilm y
proceso de película. Forman parte de las actividades del centro micrográfico.
2.5.1.1 Cámaras planetarias.
Recibe ese nombre porque el área de recepción de imagen es plana y en forma horizontal; admite
volúmenes encuadernados y documentos de tamaño superior a doble carta. En este tipo de cámara
la producción puede ser de 1000 a 1500 imágenes capturadas por persona en un día laboral de 8
horas y dependiendo del grado de dificultad del material a microfilmar.
El ejemplo más claro de una Cámara planetaria son las utilizadas dentro del área de
microfilmación, en el Archivo General de la Nación, donde se tienen 5 equipos de este género:
Cámara Planetaria para microfilmación en
película de 16 mm.
Utilizada para la microfilmación de Diario
Oficial de la Federación dentro del área de
microfilmación en el Archivo General de la
Nación.
Cámara Planetaria (automática)
microfilmación en película de 35 mm.
para
Utilizada para la microfilmación de Documentos
Históricos de los XVI, XVII y XVIII.
Cámara Planetaria para microfilmación en
película de 35 mm.
Utilizada para la microfilmación de Documentos
Históricos de los XVI, XVII y XVIII. (Cámara
Planetaria utilizada en el Servicio Social).
2.5.1.2 Cámaras Rotativas.
Es conocida con este término, porque al momento de colocar el documento en el Alimentador es
transportado al interior de la cámara a través de bandas rotativas. Tiene la capacidad de recibir
documentos tamaño oficio, carta, y de menor tamaño. No se recomienda microfilmar
documentación histórica (muy antigua) ya que está podría sufrir severos daños o en el peor de los
casos maltratarse, más bien este tipo de equipos es recomendable usarlos en documentación de
trámite, como la utilizan los bancos. En este tipo de cámaras la producción puede ser de 12,000
imágenes, por persona en un día laboral de 8 horas.
Las cámaras de microfilmación rotativas más funcionales son:
Rotary Filmer 550 DII
Canon microfilmadora de alta velocidad. “Usada por los Bancos para respaldar
los cheques antes de un traslado. Está capacitada para colocar un timbre con
las características que se deseen (caja, endoso, etc.), además de fechar”41.
Rotary Filmer/Scanner 1000 Canon
Completo equipo de alta velocidad capaz, además de fechar y timbrar
cheques, de microfilmar y digitalizar en forma simultánea. Entrega
películas o imágenes digitales de fácil transmisión.
2.5.1.3 Cámara de paso y repetición
“En este tipo de cámaras se utilizan rollos de película de 105mm de ancho por 500 pies de largo,
también admite paquetes de película de 105 x 148mm. Otros equipos emplean microformatos de
4x6 pulgadas, contados previamente.
Contiene una serie de imágenes en un área predeterminada de película, la reproducción de
microfichas se hace directamente del documento original sin necesidad de pasar por el rollo”42.
Es derivación de la cámara planetaria, ubica las imágenes en microfichas de acuerdo a un patrón
determinado en hileras (letras) y columnas (números) relacionados, para la posterior localización
de la información por medio de coordenadas. Utiliza formatos de 105mm y películas vesiculares.
Su mayor uso en sistemas bancarios.
41
Comicrom. Cámaras Rotativas [en línea] México, [consultado 23 de Agosto de 2005]. Disponible en Web:
http://www.comicrom.cl/comicrom/microfi1.htm.
42
TAPIA ORTEGA, Martha. op. cit. p.40.
“Al igual que la cámara planetaria, éste equipo realiza el proceso de microfilmación, documento
por documento, permaneciendo estático durante la exposición, mientras que por medio de un
sistema electromecánico la misma cámara mueve la imagen del siguiente documento. Cada
imagen se graba en la microficha en posiciones diferentes de acuerdo como se requiera en el
momento de microfilmar.
Estos equipos se utilizan en áreas de control donde los documentos no tienen dimensiones
mayores de media carta, ya que la máquina no admite tamaños mayores al mismo”43.
2.5.2 Equipos de proceso
Son todos aquellos equipos que se utilizan en el revelado de los rollos de película microfilmados
y por otra parte con los que podremos duplicar los rollos de microfilm de manera que se tenga un
sustento de seguridad en los rollos microfilmados originalmente. Ante ello el procesado de
película nos permite revelar la imagen de manera que se visualice de acuerdo a la técnica o
método de microfilmación utilizado o por otra parte en cuanto al duplicado este permitirá
reproducir el rollo originalmente microfilmado o por el contrario duplicar las copias de los
originales.
2.5.2.1 Procesadores de Revelado.
Actualmente los equipos utilizados para realizar el revelado de una película (revelado, fijado,
lavado y secado), necesarios en el proceso de una película de microfilm se realizan de forma
automática. Los procesadores que existen en el mercado para éste proceso se clasifican en tres
tipos:
2.5.2.1.1 Procesador universal
Este equipo lo podemos encontrar de dos tipos:
Por aspersión.
Por inmersión.
Estos procesadores “están compuestos de una entrada para insertar la película con imagen latente
y de una salida, donde se recibe la película con imagen visible.
43
TAPIA ORTEGA, Martha. op. cit. pp. 39-40
Tienen capacidad para procesar al mismo tiempo de 1 a 6 rollos, de 16 mm; de 1 a 3 de 35 mm;
y 2 rollos de 105 mm. De ancho por 60 m de largo, su velocidad de reversión es variable, según
el modelo del procesador, tienen la particularidad de revelado de cualquier tipo de película
estándar”44.
2.5.2.1.2 Procesador de reversión
En “este procesador se invierte la polaridad de la película, siendo la reversión de negativo a
positivo, o viceversa, dependiendo de que modo fue expuesta la película en la microfilmadora”45.
Este tipo de procesador es utilizado normalmente para revelado de rollos del sistema COM,
tienen capacidad para procesar un rollo de 105mm de ancho por 2,000 m de longitud.
2.5.2.1.3 Procesador de Vapor de amoníaco.
En este procesador son reveladas las películas diazonica, trabaja de forma diferente a los demás
procesadores, debido a las características físicas de la película ya que en ella solo pueden
activarse mediante un proceso de gas de amoniaco, que activa las sales diazónicas de la misma..
Esta máquina es utilizada generalmente en el proceso de revelado de microfichas de 105 x 148
mm; aunque actualmente existen procesadores de rollos de 16, 35 y 105 mm; revelados por este
proceso en donde éstos ya vienen con el revelador ínter construido.
44
45
TAPIA ORTEGA, Martha. Antología de la microfilmación. ENBA. 1983 p. 45.
IBIDEM. p. 45
2.5.2.2 Procesadores de Duplicado.
Los procesadores de duplicado nos permitirán reproducir de manara fiel y con exactitud un rollo
de película de microfilm, la calidad de duplicado depende de la generación del mismo, ya que
puede llegar a perder cierta resolución y variara de acuerdo a lo siguiente:
Fuente
Generación
Directo del documento original
De rollo original a copia original
De copia original a duplicado
De duplicado a duplicado
1ra
2da
3ra
4ta
Resolución
100%
95%
90%
75%
Los equipos para duplicar son los siguientes:
2.5.2.2.1 Duplicador de película de plata.
Es utilizado para duplicar rollos de 16mm y 35mm, además de ser el más utilizado en los
archivos históricos, ya que permite obtener copias exactas de la película. Prueba de ello es la
utilizada en el área de microfilmación de la Dirección de Tecnologías de la información en el
Archivo General de la Nación.
El proceso “consiste en exponer las películas originales y de plata ante una fuente lumínica de
luz normal, la que es gradualmente, en su intensidad. Su velocidad de duplicación, puede ser
ajustada con el fin de obtener una claridad óptima de la película original”46.
Duplicador utilizado en el AGN
2.5.2.2.2 Duplicador de película de Diazo
Es utilizado para duplicar rollos de 16mm, 35mm, y jacketo ficha 105mm. Este tipo de
duplicador es bastante óptimo ya que permite duplicar al tiempo que va revelando lo que se va
reproduciendo.
46
TAPIA ORTEGA, Martha. op.cit. p. 46
Dentro de sus características principales tenemos la velocidad de copiado, pues se cuentan con
máquinas que realizan el revelado al mismo tiempo de ir duplicando, respetando la polaridad del
original. Pueden duplicarse rollos de 16mm y 35 mm; y microfichas de 105x 148mm.
El proceso de este duplicador “consiste en exponer una película diazo a una luz de rayos
ultravioletas, está luz permite afectar las moléculas de sales de diazo que componen la emulsión
de la película, posteriormente se realiza el revelado en una sección del duplicador con
temperatura regulada y amoniaco”47.
2.5.2.2.3 Duplicador de película vesicular.
Este procesador solo se utiliza para Sistema COM, puesto que como cualidad tiene una alta
velocidad de duplicación, al igual que la película de diazo trabaja a partir de la luz ultravioleta,
“ya que es el único tipo de luz que permite afectar las moléculas para la formación de vesículas,
su revelado se realiza en otra sección con temperatura regulada”48.
Otra característica importante es el cambio de polaridad del original al mismo tiempo de duplicar
la película.
Se considera que en este tipo de procesador se pueden duplicar rollos de 16, 35 y 105mm
partiendo de microformatos generados por el sistema COM.
2.5.3 Equipos de Salida
Son aquellos equipos que una vez procesado un rollo de microfilm permiten visualizar en una
pantalla con una graduación, el tamaño del documento original. Estos equipos son principalmente
los lectores, pero sin embargo también podrían ser los equipos para realizar pruebas, los cuales,
se mencionaran más adelante.
Existen diversos tipos de lectores de microfilm entre estos se encuentran los siguientes:
2.5.3.1 Lectores convencionales.
Un lector de microfilm es un aparato de proyección o de visión utilizado para ampliar la imagen
microfilmada hasta alcanzar proporciones legibles.
“En la mayor parte de los aparatos lectores, la luz de una lámpara incandescente pasa a través de
la película, sostenida entre láminas de plástico o cristal y es enfocada por una lente de proyección
sobre una pantalla translúcida u opaca. Este tipo de lectores mantienen la película enfocada
continuamente y agranda la imagen de la película 19 veces, aunque desde luego está ampliación
puede ajustarse de 12 hasta 23 veces de su tamaño original”49.
47
TAPIA ORTEGA, Martha. Op.cit.p.47
IBIDEM. p.47
49
LEISINGER J. Albert. H. Microfotografía para archivo. Dirección general de archivos y bibliotecas. Madrid: 1972.
p.37
48
Existe una gran variedad de lectores en el mercado, que con el paso del tiempo se han ido
sofisticando de equipos grandes y estorbosos hasta los que actualmente podemos encontrar, que
son mucho más pequeños y prácticos.
Lector Convencional
Efectivamente el lector ayudará a corroborar y supervisar que los documentos se encuentren bien
microfilmados –en una primera instancia- y desde luego a que pueden ser consultados por los
usuarios, en equipo necesario para todo tipo de archivo que microfilme documentos. Un lector
inadecuado impide al personal del centro y a los investigadores el uso, al máximo del microfilm y
en cambio un buen lector facilita, las labores de consulta e investigación.
“El equipo lector se diseña de acuerdo al formato que se pretende auxiliar en la lectura;
encontraremos equipo propio para la lectura de microfilm en sus distintas medidas o bien para
varios de ellos en el mismo equipo; también existe equipo para lectura de microfichas en sus
reducciones más comunes, al que basta cambiar los lentes para que se pueda utilizar para casi
todas ellas, por lo cual es más versátil”50.
Los aparatos serán seleccionados entre los que ofrezcan mayores ventajas técnicas así como el
suministro de mantenimiento y refacciones.
Dentro de estos lectores convencionales se pueden nombrar los siguientes:
Los lectores de rollos de 16mm la colocación del rollo se realiza de forma manual.
Los lectores de jacket y microficha, la colocación se realiza manualmente (lector de
ficha).
Los lectores de tarjetas de apertura son manuales y la insertación de las tarjetas también se
realiza manualmente. (lector de insertación).
Los lectores universales que proyectan rollos de microfilm de 16, 35, 105mm, fichas y
tarjetas.
50
LEISINGER J.Albert. H. op.cit. p. 38
2.5.3.2 Lector impresor.
Permite digitalizar la imagen microfilmada disponiéndola para ser incorporada a cualquier
sistema computacional y transmitirla en forma inmediata. Entrega una alta calidad de imagen por
medio de impresoras láser. También otros equipos de lector impresor permiten visualizar en
pantalla e imprimir en papel la información contenida en microfichas. Poderosa, versátil y de
reducido tamaño. Práctica para usuarios con volúmenes de fotocopiado medio-alto en papel
común. Consta con una bandeja de alimentación de 50 hojas y permite intercambiar lentes de
zoom.
Equipo de alta capacidad de copiado y velocidad. Acepta películas negativas y positivas con un
simple cambio de cartucho. Permite imprimir hasta 9 copias prefijadas y usar papel corriente del
tipo Bond. Posee un modo lector que ahorra energía.
Estos equipos de salida permiten además efectuar la lectura de las micro imágenes en una
pantalla, ampliando la imagen tanto como sea necesario para su lectura, y así obtener copia fiel
del documento expuesto.
“Entre sus características se señalan; una serie de lentes intercambiables para manejar imágenes
de distintos tamaños, un dispositivo para poder girar la imagen 360°, un seleccionador de
imágenes fotográficas de tamaño excesivo; un ajuste del enfoque y una iluminación adaptable a
las distintas lentes”51.
Con esto se puede deducir su utilidad, productividad e importancia para un archivo de trámite
(por ejemplo) ya que este tipo de lector combinado con una microfilmadora rotativa permitira
proporcionar la documentación administrativa custodiada en el archivo de una forma más rápida
y fácil, pero sobre todo a buen precio, ya que este tipo de equipos cuentan con un sistema para
sacar fotocopias de la imagen proyectada en la pantalla, las que pueden ser obtenidas en su
tamaño original o en tamaño ampliado o reducido, de acuerdo al lente de ampliación utilizado, a
través de un sistema de fotocopiado común.
Además de esto pueden imprimir en papel partiendo de las microformas de inicio utilizadas en el
sistema y poder contar con un dispositiva que acelera la recuperación de información con la que
se cumple la etapa de la microfilmación que es la conservación y proporción de la información de
forma integral, procurando la seguridad y la efectividad en la disposición documental.
Aunque cabe aclarar que se debe llevar un control sobre las copias que el operador proporciona a
los usuarios que la soliciten, ya que estas deberán ser proporcionadas, sólo cuando se hayan
agotado todas las posibilidades de aclaración por medio de la consulta, pues el costo de la
obtención de copias por este sistema puede llegar a ser alto.
Con ello los lectores impresores cuentan con las cualidades primordiales para cubrir los
requerimientos de impresión que tengan las instituciones públicas o empresas privadas en sus
actividades diarias, partiendo de la microfilmación.
51
PALACIOS MAURICIO, Eva. Microfilm de documentos: una alternativa para la conservación. Tesina. 2005. p.42
Por eso el principal objetivo para la utilización de este equipo lector es leer el contenido del
material microfilmado, además de proporcionar copias en papel a los usuarios que así lo
requieran.
Impresora
Lector
Lector Impresor
También permite correr hasta 30 metros de película de 16 mm. en 20 segundos. Exposición
automática con opción manual que garantiza la calida la calidad de la imagen
Esta equipado con una variedad de funciones automáticas para una fácil operación y un eficiente
manejo de la imagen. Su controlador FSI ofrece una sofisticada recuperación e impresión.
Además amplía su capacidad incluyendo el sistema CAR (Recuperación Asistida por
Computadora) que la hace aún más versátil. Entre sus características destacan: Impresión de alta
calidad dado sus sistema de control automático de exposición; alta velocidad; ahorrador de
energía; fácil rotación de la imagen.
Las características generales indispensables en todos los lectores mencionados son:
1. Como mínimo un lente que permita ampliar la imagen al tamaño normal del documento.
2. Una fuente de luz fácilmente reemplazable y que no afecte al microfilm.
3. Pantalla traslucida y opaca, amplia y que tenga la inclinación adecuada para que el
usuario logre ver la imagen fácil y cómodamente.
4. Capacidad de manejo de longitudes hasta de 100 metros tanto en rollo de 16mm como en
rollo de 35mm.
5. La introducción del rollo de película deberá ser fácil y a través de mecanismos
relativamente simples.
6. La imagen en pantalla deberá poder girarse 360 grados, en caso necesario.
2.6 Partes y accesorios que integran una microfilmadora.
Es de suma importancia conocer los componentes de equipo de entrada de microfilmación, a fin
de facilitar la operación sobre las mismas y de está forma optimizar y desarrollar la producción
de microfilmes con calidad y cantidad, con ello identificando las partes y accesorios de una
microfilmadora se anula de inmediato la posibilidad de una confusión en su operatividad y de
igual manera ayuda a entender mejor su funcionamiento y las causas de las posibles fallas en
rollos de película microfilmados.
En este punto se mencionaran las partes componentes tanto de una Cámara rotativa y de la
Cámara Planetaria.
Cámara Planetaria
Parte Superior
En la parte superior se encuentra la columna vertebral del equipo, puesto que prácticamente con
los componentes de está área se realiza el trabajo de microfilmación.
Sus componentes, comenzando por el área de recepción de imagen, para después describir las
partes iniciando de arriba hacia abajo son:
Área de recepción de imagen
En está área se coloca el cuadernillo, documento, mapa, etc. para ser microfilmado, así mismo
debajo se utilizan los cartones forrados con plástico negro (que evitan efectos innecesarios de
color en la resolución blanco/negro que proyecta un rollo de película microfilmado-revelado),
esta base fabricada con mica de vidrio va acompañada de un cristal de aproximadamente 1 metro
de largo x 70 cms de altura, y de los cuales se requiere mantener cierta paciencia, concentración y
coordinación para manejarlos. (Este punto se explica en el capitulo 3).
Unidad de Película.
Unidad con la película dentro
Unidad sin película en el interior
La unidad de película es el corazón de la Cámara sin ella, seria imposible microfilmar, cuando la
película está dentro de la unidad se debe asegurar que las puertas de la misma se encuentren
perfectamente cerradas, para evitar cualquier velado accidental, la unidad de película tiene como
componente adherido el lente, el cual puede ajustarse de acuerdo a las necesidades técnicas que
se requieran o a las medidas o escalas de los documentos a microfilmar, también cuenta con la
luz de enfoque que ayudara a colocar con precisión el material a microfilmar sobre el área de
recepción de imagen y en donde la intención es obtener el mayor grado de enfoque que permita
fotografiar una imagen bien colocada que proyecte nitidez y claridad.
Poste
Está parte ayuda, ya sea a reducir o subir la altura entre el área de recepción de imagen y la
unidad de película, desde luego incluyendo el lente que es la parte más importante, la función del
poste radica en que si se tienen documentos, mapas, planos, cartas, etc. de gran tamaño se podrá
subir para captar de forma total la imagen; y por otro lado si se tienen documentos pequeños el
poste se baja para captarlos de una forma más clara y completa.
Fuente de Iluminación
.
En la parte superior la cámara cuenta de dos lámparas laterales con dos focos cada una de 60
watts ubicadas una del lado derecho y otra del izquierdo las cuales ayudan a obtener la densidad y
brillo que se necesite en el material captado.
Controles
1
3
4
2
5
6
7
El área de control es definitivamente el mecanismo 80% más operativo ya que por medio de este
es como se capta la imagen, se controla la densidad de las fuentes de iluminación, se enfoca y se
lleva el control de la cantidad de imágenes captadas.
1.- El botón EXP. Captura la imagen al presionarlo, se debe tener cuidado de no presionarlo
prolongadamente ya que se podría capturar la misma imagen dos veces cuando no se requiere así.
2.- Es el contador que lleva el control del número de imágenes capturadas hasta el momento por
el rollo, uno de 35 mm tiene capacidad de entre 550 a 650 imágenes dependiendo la separación
que se de entre una imagen y otra.
3.- Está barra de luz roja indica los niveles de densidad entre menos “foquillos” de luz rojo tenga
la barra habrá más densidad y si existen más “foquillos” rojos habrá menor densidad.
4.- ON/ OFF. Encendido/ Apagado.
5.- Está perilla controla y regula la iluminación de las lámparas de la parte inferior de la
microfilmadora. (se verán más adelante).
6.- La siguiente perilla controla y regula la iluminación de las lámparas de la parte superior de la
microfilmadora
NOTA: la iluminación es indispensable para obtener los niveles de densidad deseados,
regularmente en documentos históricos se requiere de menor densidad por lo que las lámparas de
la parte superior prácticamente no se utilizan en este material antiguo.
7.- El botón PROYECTER se utiliza para encender la luz de enfoque, en ese momento la
iluminación de las lámparas se apagara y dará lugar a proyectar la luz de enfoque.
Parte inferior
1
2
1
3
En la parte inferior de la cámara planetaria se tienen dos componentes que usualmente no se
utilizan en documentos históricos que requieren de ser microfilmados con mayor nitidez y
densidad posible pero no por ello dejan de ser menos importantes.
1.- En está área se encuentra la fuente de iluminación inferior que son focos de 60 watts luz
incandescente que ayudan a iluminar debajo de la mica -antes mencionada- y que se utiliza
solamente cuando se requiere de bastante densidad, lo que implica que difícilmente deban ser
utilizadas.
2.- El pedal realiza la misma función que el botón EXP. Solamente que este se utiliza
obviamente con el pie y no se recomienda utilizarlo debido a que este puede ser pisado
accidentalmente, y así capturar una imagen no deseada o en su debido caso repetir la toma.
3.- El regulador no es otra cosa más que un aditamento de la cámara (accesorio) , el cual permite
protegerla de alguna variación de luz y/o voltaje, que provoque la descomposición sobre el
equipo.
De está manera concluye la descripción de la cámara planetaria, en donde se mencionaron sus
componentes y sus funciones especificas.
Cámara Rotativa
2
3
4
5
1
1.- Unidad de película.- en está parte se coloca el rollo de película a microfilmar.
2.- Sistema de espejos.- ayuda a reflejar con nitidez y calidad de microfotografía, necesaria para
los documentos de un archivo de trámite.
3.- Sistema de Transporte.- al colocar el documento en la base (alimentador-receptor), los
rodillos complementan este sistema al transportarlo al interior de la cámara.
4.- Banco de iluminación.- colocado en la parte interior de la cámara, se activa al momento en
que el documento es transportado al interior, insinuando así que el material está siendo
microfilmado.
5.- Alimentador y receptor.- sirve para, primeramente colocar el material, documento, cheque,
recibos, etc. para que posteriormente sea introducido al interior por el sistema de transporte.
De está manera solo cabe mencionar que las cámaras de paso y repetición, son una derivación de
la cámara planetaria por lo que sus partes son las mismas, pero desde luego tienen diferente
funciones en producción en masa, con ello se termina la explicación de las partes y accesorios de
las cámaras planetarias y rotativas.
2.7 Material para microfilmar.
Entre los materiales que existen para microfilmar mencionaremos los más indispensables que
son:
2.7.1 Formatos.
Los formatos y tipos de película, se refiere a las formas en las cuales se puede contener un
microfilm. Pueden ser transparentes u opacas, pueden encontrase en rollos de varios anchos y
longitudes, en tiras o en fichas de diversos tamaños. La utilización de cada una de ellas está
directamente ligada al tipo de documentación que será microfilmada y al uso.
Entre los formatos que podemos encontrar están: “los rollos de 16mm y de 35mm, Magazines
cartucho o cassette, jackets o carteras de plástico, microfichas, ultrafichas y tarjetas de abertura,
en las que en este trabajo solo nos consigne mencionar algunos de ellos”52.
En un sistema de microfilmación se contemplan varios tipos de microformatos, en los cuales se
va a plasmar la información microfilmada, tales como documentos, mapas de etapa histórica o
cheques, periódicos de la etapa administrativa. Los microformatos no son otra cosa que un
soporte transparente, flexible que permite una alta densidad de información registrada o captada
en cada uno de ellos.
2.7.1.1 Jacket
El jacket es a la imagen de microfilme lo que el expediente es a los documentos en papel: un
instrumento de trabajo que permite clasificar y mantener al día la información con características
comunes.
Los jackets fueron creados para ampliar el uso del microfilm, de este microformato existen
diferentes clases y tamaños para utilizarse de acuerdo a la necesidad del sistema.
“El jacket es una ficha en forma de bolsa de plástico transparente, dividida en canales en los que
se introducen fotogramas o tiras de película, por está razón es el único formato que permite
adicionar nuevas imágenes en una misma ficha. También permite retirar fotogramas que quedan
inutilizados”53.
Asimismo “Este sistema es principalmente utilizado en donde exista la necesidad de actualizar
registros activos con rapidez y facilidad. Los Jacket son usados en formatos estándar de:
referentes a películas de 16mm, 35mm y 16/35 combinado”54.
Son compatibles con los lectores y lectores impresores de microfichas, pueden ser almacenados
en archiveros estándar convencionales o en sistemas de recuperación automática, colores,
52
Archivo General de la Nación. Diplomado en administración de documentos. Antología. 1995. pp.33-34
TAPIA ORTEGA, Martha. op. cit. p. 56
54
IBIDEM p. 57
53
codificadores o marcas y ayudan al control, localización y reintegración de un jacket dentro del
archivo, un jacket de entre 100; 000 pude ser localizado en 10 segundos aproximadamente.
El Jacket puede permanecer en el archivo y enviar copias en películas diazo a los lugares donde
la información se necesita, las copias del jacket tienen una excelente calidad porque pueden ser
visualizadas y usadas de la mejor manera, además los jacket implican un bajo costo que permite
que su distribución sea más fluida.
“El mylar que forma los jacket protege el microfilm tanto en el archivo como en el uso contra
ralladuras, roturas y marcas que pudieran producirse cuando se consulta, se imprime y se
duplica”55.
2.7.1.2 Ultraficha
Este formato es el más pequeño de las microformas, pero por otro lado esto no quiere decir que
no tenga gran capacidad de almacenamiento, ya que permite contener información en menor
espacio.
Las reducciones en la Ultraficha se hicieron con el interés de microfilmar en un formato
adecuado, algunas monografías cuya extensión era tal, que una sola microficha no era suficiente.
“La ultraficha presenta las mismas características que la microficha. Sin embargo, se utiliza una
tasa de reducción que va de 92x hasta 22x, lo que permite introducir miles de imágenes. Por
ejemplo, una ultraficha producida con la tasa de reducción 150x contiene 3,270 imágenes”56.
2.7.1.3 Microficha.
La microficha es utilizada la mayor parte por la microfilmadora COM, y pueden realizarse
reducciones, permitiendo con ello capacidades muy altas.
Las microfichas “son placas de película semejantes a un negativo ampliado varias veces, en ellas
se encuentran colocadas en líneas todas las imágenes de documentos que han sido microfilmados,
una de bajo de otra consecutivamente. Para reproducir éstas microformas se utiliza
principalmente la cámara de paso y repetición, pero también existen otras maneras de obtener
microfichas, utilizando el sistema COM, una microficha puede ser generada también como
resultado de una duplicación de un jacket, un rollo de película original, para obtener tanto
microfichas como duplicados en caso de necesitarlos”57.
Por lo tanto “La microficha es otro medio muy accesible debido a su bajo costo, de fácil
almacenamiento ya que reduce espacio porque tiene un tamaño relativamente pequeño de 105 x
148 mm con imágenes en siete renglones y catorce columnas. Si el documento original es tamaño
carta se utiliza una reducción de 24x y si es tamaño oficio se microfilma a una reducción 27x.
55
PALACIOS MAURICIO, Eva. op. cit. p. 43
TAPIA ORTEGA, Martha. op.cit. p. 49
57
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN Diplomado en Administración de Documentos Antología México:
AGN.1995. p. 285
56
La microficha se emplea esencialmente como medio para publicar catálogos técnicos, reportes de
investigación. De éste microformato se ha creado una nueva técnica que se ha desarrollado
rápidamente denominada micropublicación, ya que puede ser microfilmado un libro, legajo o
cuadernillo y sus páginas serán fotografiadas en un determinado espacio de la microficha”58.
2.7.1.4 Rollos de Película.
La película de microfilm es muy durable, dada su estabilidad física y química, pudiendo
conservar las imágenes en perfectas condiciones de legibilidad, entre 100 y 400 años,
dependiendo de las condiciones de guarda y almacenamiento. Las condiciones ideales de
conservación son de 18 - 22 grados centígrados y 30 - 40 % de humedad relativa. Si la película de
sales de plata se les sustituye el ión de plata por el de sulfuro, selenio u de oro, la estabilidad
química es mayor, por lo tanto también su conservación.
16 mm.
En los formatos normales es posible que en cada rollo de microfilm de 16 mm pueda contener
2.800 documentos tamaño oficio, 5.600 de tamaño carta, y mas de 11.000 del tamaño de un
cheque, y este, lógicamente en ambas caras. Básicamente existen tres anchos de cintas de
microfilm, y de ellos se derivan los múltiples formatos y aplicaciones. Es decir en promedio a un
rollo le caben 3,200 imágenes, con un índice de desperdicio del 5%.
58
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. op. cit p.285
Este tipo de formato “se aplica en los llamados Sistema C.A.R. que se refiere a Búsqueda
apoyada por computador. Es un sistema altamente eficiente en buscar un documento entre
millones, en el microfilm, y en escasos segundos. Requiere solamente una excelente planificación
previa al microfilmado. Con algunas variantes, se puede aplicar a los archivos digitalizados”59.
Muy usado este método en microfilmación de historias clínicas, expedientes, legajos de personal,
etc.
Microfilm 16 mm en dos canales: usado normalmente para compactar grandes volúmenes de
documentos, y cuando ellos son series secuénciales no actualizables: Documentos históricos,
expedientes o documentos de gobierno, facturas, etc. Los documentos son fácilmente
recuperados. Se utilizan lectores de microfilm con rotación de la imagen de 360 grados.
Esquema película 16mm.
Película de 16 mm. Maquinas microfilmadoras rotativas, que microfilman los documentos ambas
caras simultáneamente. Su uso generalmente está destinado a documentación bancaria: cheques,
cupones, boletas de depósito, etc.
Película de 35 mm
Película en rollos de 35 mm:
59
Digital Microfilm. Archivos Digitales [en línea] Argentina [consulta 22 de Junio 2005] Disponible en Web:
http://www.digitalmicrofilm.com.ar/Concep_microfilm.php
La película de 35 mm brinda cuadros de microfilm de gran superficie, por lo que da excelentes
presentaciones para, cuando se desean microfilmar ejemplares muy grandes, o donde la calidad
de imagen sea un factor crítico. Los documentos históricos, planos, los diarios antiguos y
modernos se microfilman casi exclusivamente en este formato. Tiene una capacidad promedio
entre 500 a 650 imágenes por rollo dependiendo del ajuste que se le de a la microfilmadora, con
un índice de desperdicio del 5%.
Rollo de película para microfilmación de 35 mm.
Los tipos de película que existen son:
Película de plata
Para originales Emulsión de sales de plata (haluros). Muy alta definición, excelente contraste y
para copias - muy buena calidad de copia, en polaridad positiva o negativa.
“La película de plata se compone de tres elementos. Un acetato sirve de soporte a una emulsión
compuesta de cristales de plata, que está protegida por una delgada capa de gelatina. La emulsión
de la película tiene una polaridad positiva o negativa, un alto grado de resolución y densidad, así
como una estabilidad suficiente como para considerarla de calidad para los archivos. Una
película de plata utilizada en condiciones adecuadas y almacenada con normas precisas de
temperatura y humedad, puede conservarse por un largo periodo”60.
60
CAROL Couture y ROSSEAU, Yves. op.cit p. 37.
Película diazonica
Se utiliza para copias, de uso muy económica polaridad negativa (-). “La imagen que se produce
se revela por vapores de amoniaco y se imprime con rayos ultravioleta. Este tipo de película no
alcanza la calidad de archivos, y su polaridad no es reversible: se obtiene una copia positiva de un
positivo”61.
Película Vesicular (orgánica) - Copia de uso muy económica polaridad positiva (+). “la imagen
se revela por calor y se imprime con ayuda de rayos ultravioleta. No posee la calidad de archivos
por lo que sólo se utiliza para copias, con ello se obtiene una copia positiva de un negativo y una
copia negativa de un positivo”62.
Las características fotográficas de las películas son las siguientes:
-Contraste. Ni muy opaco, ni muy brilloso.
-Densidad en la imagen.
-Resolución, nitidez en la imagen.
-Granulidad, que el material microfilmado se pueda ver uniforme dentro de la imagen.
Los estados de la película son los siguientes:
-Virgen, cuando el rollo de película es nuevo y se encuentra sin microfilmar.
-Expuesta cuando la película está siendo usada para microfilmar o ha sido microfilmada.
-Procesada, cuando el trabajo de microfilmación realizado en la película, ha sido revelada, para
poder ver las imágenes.
Beneficios de los rollos de película:
•
•
•
•
61
62
Ahorro sustancial de espacio (mas del 98%)
Ahorro de elementos de archivo (armarios, estanterías, carpetas, etc.)
Acceso y localización rápido, y consulta ágil. Hoy día los computadores aportan rapidez y
automatización a la operación de búsqueda de un documento entre millones.
Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es mas sencillo y económico
asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc.
CAROL Couture y ROSSEAU, Yves. op.cit. pp 37- 38
IBIDEM
2.7.2 Fijador
“Es la solución química que convierte la imagen revelada en estable y permanente. Para ello
convierte los haluros no revelados en compuestos solubles en agua que se eliminan por lavado.
Hay dos grupos fundamentales de agentes fijadores: el del tiosulfato y el del cianuro. Este último
agente es extraordinariamente rápido, pero muy tóxico, y según parece afecta a la permanencia de
la imagen de plata. El tiosulfato sódico (hipo), usado por vez primera por Fox Talbot en 1841,
sigue siendo el fijador más usado y barato”63.
2.7.3 Revelador
“Es la solución que hace visible la imagen latente de un material fotográfico expuesto. Además
del agente revelador propiamente dicho, que reduce los haluros expuestos a plata metálica negra,
la solución suele contener un acelerador, por lo general un álcali, como el carbonato sódico, el
hidróxido sódico o el bórax, que activa la acción del revelador; un preservador, como el meta
bisulfito potásico, por lo general bromuro potásico, que actúa como controlador general de la
actividad química y limita el nivel de velo”64.
Con esto concluye este capitulo en el que se mencionaron puntos teóricos importantes a tomar en
cuenta, antes de conocer el proceso de aplicación de la microfilmación, que se mencionaran a
continuación en el capítulo 3.
63
Escuela de Fotografía Motivarte. Materiales para el revelado [en línea] México. [consulta 27 de Noviembre de
2005] Disponible en Web http://www.motivarte.com/diccionario.htm
64
IBIDEM
Capítulo 3
La Microfilmación de documentos
históricos
como
medida
de
conservación en el área de
microfilmación del Archivo General
de la Nación.
CAPITULO 3
LA MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS COMO MEDIDA DE
CONSERVACIÓN EN EL ÁREA DE MICROFILMACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN.
En este capitulo se mencionan las actividades realizadas en el Archivo General de la Nación
como parte del proyecto denominado: “Microfilmación de Documentos” en el Área de
Microfilmación, dependiente de la Dirección de Tecnologías de la Información.
Las actividades que se realizaron son las siguientes:
•
•
•
•
•
•
•
Proceso de selección y preparación de documentos.
Proceso de colocación de película.
Proceso de microfilmación de documentos
Fin de microfilmado y abstracción de película.
Proceso de Revelado
Inspección y control de calidad.
Guarda de microformatos.
También se mencionan las ventajas que la técnica de microfilmación conlleva para la
conservación de los documentos históricos.
Dentro del periodo comprendido del 2 de Mayo al 31 de Octubre del 2005 se microfilmaron los
grupos documentales: Alcalde Ordinario y Alcalde del Crimen correspondientes a los siglos XVI
y XVII; cada grupo documental contiene alrededor de 33 volúmenes (33 cajas) cada volumen
contiene 3 partes como máximo, es decir por cada volumen o caja debían corresponder 3 rollos
de película microfilmados, se dividían en tres partes ya que cada rollo de microfilm de 35mm
tiene una capacidad de entre 550 a 650 imágenes ( dependiendo el ajuste que se de entre imagen e
imagen) regularmente se microfilmaban 600 imágenes por rollo, con esto si consideramos que
una caja tiene 1850 imágenes en promedio es justificable realizarlo de esa manera.
Un volumen o caja contiene entre 50 y 125 imágenes dependiendo del grosor del expediente (que
varia entre milímetros a 10cms) siempre en orden cronológico desde la primera hasta la última
caja se podían obtener las fechas extremas del grupo documental.
Como se mencionaba anteriormente de un volumen se obtenían 3 rollos microfilmados que en
total promediaban alrededor de entre 1500 a 2000 imágenes, tomando en cuenta estos datos, y
considerando que por grupo documental se contemplaban 33 volúmenes, se puede deducir que
tanto los grupos documentales Alcalde Ordinario y Alcalde del Crimen, se microfilmaron dentro
del periodo mencionado alrededor de 200 rollos microfilmados correspondientes a estos dos
secciones, sin tomar en cuenta reprocesos (repetición que se hace del rollo microfilmado, ya sea
por estar mal procesado, por estar velado, o por estar mal microfilmado).
El equipo utilizado para la tarea de microfilmación en 35mm fue donado por el gobierno de
Japón, de igual manera se tiene un procesador de duplicado y otro de revelado que fue obra del
estado nipón.
También se tienen 7 anaqueles de 4 entrepaños para colocar los documentos que van llegando de
las galerías para ser microfilmados y un área de microfilmoteca para la guarda y custodia de
rollos microfilmados.
3.1 Proceso de selección y preparación de documentos a microfilmar.
En el Archivo General de la Nación se tiene contemplado microfilmar documentos históricos con
la finalidad de que se conserven físicamente íntegros, pero para ello se deben realizar algunas
actividades apriorísticas a la microfilmación para que los documentos sean microfotografiados
apegados a las normas ISO 9000:2001 con calidad de nitidez y resolución, como se indica en uno
de los preceptos de está norma de calidad que se enuncia en el punto:
VII.
Lograr que el 100% de las imágenes de los documentos estén sin doblar.
Para preparar adecuadamente los documentos antes de microfilmarlos es regularmente necesario
someterlos a un proceso, sobre todo cuando el volumen de la documentación es grande.
Dependiendo de la documentación se deben incluir algunos procedimientos tales como
aislamiento (separación de algunos expedientes de un grupo documental), humidificación
(cuestiones de humedad en algunos de los expedientes), desencuadernación de cuadernillos o
expedientes, laminación o cosido y la eliminación de objetos adheridos de forma ajena al
documento, todos estos procesos son aplicados en consecuencia de que los cuadernillos o
expedientes tienen un grosor exagerado (más de 10cms) y también por que en algunos casos se
encuentran rotos, deteriorados o afectados por la humedad.
Por otra parte la restauración de documentos a priori a la microfilmación puede ser mínima, ya
que el microfilm actúa como una medida de conservación.
Primeramente se eligen los documentos y/o expedientes que por la consulta constante por parte
de investigadores ponen en riesgo su integridad física; por ello se procede a microfilmarlos para
que la información sea recopilada, y también se consultada en el rollo en donde se tiene la
película microfilmada, un principio importante para elegir los documentos que se deben
microfilmar es:
•
Microfilmar los documentos más consultados, como primer orden de importancia y
necesidad, a fin de evitar su deterioro.
Con ello al seleccionar documentos para microfilmar debe tomarse en cuenta la frecuencia con la
que son utilizados, así como su valor histórico, naturalmente se concederá prioridad a los grupos
documentales más consultados y/o más valiosos.
Los documentos a microfilmar deben ser seleccionados por orden cronológico comenzando por el
primer volumen al último, esto por grupo documental sin omitir o “brincarse” ninguno de ellos.
En segundo lugar se deben seleccionar volúmenes o cajas que tuvieran sus carátulas de
microfilmado completas.
Cuando se realiza la elección de los volúmenes o cajas a microfilmar, estas deben estar
completamente listas a ser preparadas.
El área del microfilmador debe encontrarse sin ningún objeto ajeno a la actividad.
Se comienza a preparar el expediente a microfilmar, desarrugando, desdoblando y hasta juntando
las hojas (solo si están rotas) a fin de obtener una imagen nítida y de calidad, cabe mencionar
que estas labores se realizan entre la microfilmación de un expediente a otro, RESPETANDO
SIEMPRE EL ORDEN CRONOLOGICO Y FOLIO DEL EXPEDIENTE.
De igual manera antes de microfilmar un expediente de un volumen se debe nivelar con los
cartones (herramienta primordial) el cuadernillo solo en caso de que se requiriera; está labor
sobre todo se emplea cuando un cuadernillo es muy grueso utilizando una cuestión de lógica, es
decir entre más delgado es el expediente más cartones se necesitan y entre más grueso fuera,
menos cartones se requieren, ya sea del lado izquierdo, derecho o de ambos lados, esto según en
la parte del expediente en que se este microfilmando.
Antes de fotografiar una serie de documentos, es importante asegurarse de dejarlos ordenados, y
solo en cuestiones de exigencia por parte de alguna investigación será necesario alterar este para
obtener una copia en microfilm que resulte fácilmente utilizable.
Cuando ya tenemos listos los documentos a microfilmar se deben analizar las características
físicas de los mismos (ya que no todos tienen el mismo tamaño y forma)
En términos generales antes de comenzar a microfilmar los expedientes se debe tener en cuenta lo
siguiente:
•
•
Planchado (desarrugar y desdoblar).
Desencuadernación de volúmenes (solo en caso de que el grosor del expediente sea
exagerado).
• Unión de pliegues de documentos rotos o desprendidos.
• Eliminación de grapas, clips, alfileres, broches o similares que sean ajenos al documento.
Es importante comprobar antes de filmar, que exista una cantidad suficiente de documentos, a fin
de que el operador, pueda realizar su trabajo con rapidez y eficacia.
Expedientes ordenados e identificados.
Expediente listo a microfilmar
3.2 Proceso de colocación de película.
El proceso de colocación de película, a simple vista puede resultar una actividad sencilla, pero no
es así, ya que requiere de mucha concentración, sutileza y precisión para que el rollo de película
no se vele (antes de microfilmar y revelar) accidentalmente por un error humano o mecánico.
Así mismo el área del microfilmador debe estar libre y ordenada, esto quiere decir que el material
a microfilmar no se debe llevar al área hasta que el rollo de microfilm quede insertado en la
Unidad de película, no deben existir hojas sueltas, ni cajas vacías de rollos de película que
puedan complicar la colocación del material.
La razón por la que el área debe quedar libre y ordenada es justificable, ya que la colocación de la
película en la unidad se debe realizar sin ningún reflejo de ningún tipo de luz, ya sea de lámparas,
focos o luz natural, a razón de que el rollo quede velado.
Primeramente antes de proceder a obstaculizar todo tipo de luz que afecte a la película, se debe
realizar una etiqueta identificadora correspondiente a la documentación que va a quedar
microfilmada en el rollo y a características propias del mismo, la cual deberá ser llenada con los
datos que a continuación se presentan:
1. En está área se tienen 3 opciones, y solo se debe señalar una:
Microfilmado: si el rollo va a ser microfilmado, en caso de ser microfilmado por segunda vez se
escribirá arriba “reproceso”.
Revelado: este recuadro sólo se palomea cuando el rollo ha sido revelado.
Duplicado: se señala si es un duplicado de algún rollo.
2. Se escribe la fecha en que se comenzó a microfilmar el rollo.
3. Se indica el nombre completo del fondo y grupo documental.
4. Se escribe el número de volumen señalado en la etiqueta identificadora de la caja a
microfilmar; seguido de la parte que corresponde (1ra, 2da o 3era parte).
5. Se indica el periodo que abarca la parte del volumen microfilmado.
6. Se señala el número de rollo microfilmado.
7. Se escribe la cantidad de imágenes microfilmadas en el rollo (marcadas en el contador del
área de controles en la microfilmadora).
8. Se indica la densidad para verificar que el rollo microfilmado se encuentra en los
estándares aceptados por la Norma ISO 9000:2001. (está parte de la etiqueta es llenada
cuando se termina de microfilmar el rollo, por el área de revelado, después de la prueba
de calidad).
9. Se escribe el nombre del equipo en que se realizo la microfilmación, en este caso J.1 (
Japón 1) (se anota el terminar de microfilmar el rollo)
.
10. Se señala el número de espera que tiene dentro de los rollos a revelar (se anota al terminar
de microfilmar el rollo).
Etiqueta Identificadora del rollo microfilmado
Cuando se hayan terminado de llenar los campos viables antes del microfilmado, se continua
cerrando, puertas, tapando ventanas y obstaculizando todo espacio que genere luz natural, de
igual manera se apagan todas las lámparas y focos que produzcan luz artificial, en este caso el
lugar de los apagadores se encontraba alejado de las microfilmadoras, por lo que se debe tener
bien ubicada toda el área de microfilmado a fin de no tropezar o chocar con algún artefacto. Así
mismo es necesario tener a la mano un carrete sin cinta.
Encontrándose de frente a la Unidad de Película se procede a lo siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Se abren las puertas de la unidad.
Se saca el rollo de película virgen de su caja.
Se quita la cinta-guía protectora que viene incluida en la cinta.
Se toma la cinta del rollo bajándola del lado derecho (lado 1 del rollo).
Se ubican los rodillos y seguros del lado virgen de la unidad de película (lado izquierdo).
Se saca una cuarta de la cinta de película virgen bajándola del lado derecho y después
doblándola hacia el lado izquierdo, y se introduce lentamente, procurando que no salga
del espacio virgen de la unidad de película. (está cuarta de cinta, sirve para darle espacio
al carrete, para poderlo bajar posteriormente al rodillo).
5. rodillos
Lados:
Virgen
Reproducción
1
7. Cuando la cinta haya quedado ajustada al espacio izquierdo se jala la cuarta que se bajo
con anterioridad para pasarla por debajo del rodillo.
8. Una vez que paso el rodillo se sigue jalando hasta llegar al tope de seguridad, el cual se
aprieta para darle cabida a la cinta.
9. Se jala hasta tener aproximadamente 10cms de cinta.
10. Se toma el carrete sin cinta y se introduce hasta embonar la punta de la cinta con el
espacio de 10cms.
11. Finalmente se rueda el carrete que recibió los 10cms de cinta virgen (y el cual recibirá la
cinta microfilmada) hasta que quede bien ajustado.
12. Se introduce en el lado de reproducción (lado derecho de la unidad de película).
13. Se rueda de cinco a diez veces asegurando que la cinta quedo ajustada en los dos carretes.
7. Se pasa por debajo de este rodillo
8. Tope de Seguridad
Cuando el rollo quedo integrado a la unidad de película, se adhiere a su caja vacía la etiqueta
identificadora apriorísticamente llenada.
Un rollo que se este microfilmando pude llegar a velarse por las siguientes razones:
-Porque la unidad de película se abrió en el momento que se estaba microfilmando.
-Porque la unidad de película se abrió cuando alguna luz estaba encendida.
-La película no se coloco adecuada y completamente al interior de la unidad de película.
Así termina el proceso de colocación de película el cual es bastante complicado, y en el que se
corre el riesgo de echar a perder un rollo si no se toman las medidas pertinentes o se coloca de
forma equivocada (al revés o dejando floja la cinta en alguno de los carretes), este proceso es sin
duda el más sutil de la microfilmación, pues se requiere paciencia, concentración, exactitud y
hasta destreza, para colocarlo correctamente.
3.3 Proceso de Microfilmación de documentos.
Antes de describir el proceso de microfilmación de documentos es importante señalar algunas
consideraciones que se tienen en el Archivo General de la Nación, en las que se menciona que
está técnica resulta adecuada para:
•
•
•
•
•
•
Expedientes de amplio grosor, y en general grupos documentales extensos.
Expedientes perfectamente ordenados cronológicamente en cajas.
Expedientes uniformes tanto en matiz como en tamaño.
Expedientes en buenas condiciones que por obvias razones son más fácil de microfilmar
que los que se encuentran en mal estado.
Expedientes muy consultados.
Expedientes valiosos.
De igual manera se respetan algunas reglas en las que el microfilmador debe aplicar:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Las carátulas de inicio de microfilmado deben ser llenadas y microfilmadas antes de
fotografiar el grupo documental y volumen que identifican.
A cada número de expediente le corresponde una carátula de identificación y/o
separación.
No se microfilman hojas en blanco, a menos que estén foliadas.
No deben verse letras, escudos o cualquier característica, de hojas anteriores o
posteriores, a la hoja que se va a microfilmar.
Debe encontrarse la manera de microfilmar documentos de media carta pegados en partes
de abajo de documentos tamaño carta u oficio, esto es sin despegarlos.
No deben de microfilmarse documentos arrugados o doblados, si fuera el caso se
planchan.
Cuando se microfilma la última hoja de un expediente, el lado derecho queda sin hoja –
por obvias razones- por lo que se procederá a poner una hoja amarilla tamaño carta para
uniformar y darle mayor presentación a está imagen.
No se deben microfilmar expedientes muy gruesos cuando se este a punto de terminar el
rollo, ya que implica arriesgarse a que el expediente quede incompleto dentro del rollo y
así incumplir con la calidad y uniformidad de procesos, contemplados en la Norma ISO
9000:2001.
Cuando se comience a microfilmar un expediente en un rollo, nunca debe terminar en otro
rollo.
De un Volumen documental (caja) nunca deben salir más de tres partes.
La microfilmación de documentos en el Archivo General de la Nación está apegada a la Norma
ISO 9000:2001 por lo que su procedimiento es estandarizado, con el fin de terminar un producto
de calidad, los pasos a seguir en este proceso reprográfico son:
1. Crear un espacio al inicio de la cinta a microfilmar.
Está labor se realiza con el objetivo de crear un espacio en la película a microfilmar que se
encuentra ya en la unidad de película. Lo primero que se debe procurar es tapar la lente con su
protector, para que el espacio no sea microfilmado, con la finalidad de que actúen como
protección al momento de que el rollo vaya a ser revelado no se exponga al velado al momento
de sacarlo por alguno de sus lados. Está actividad se realiza oprimiendo ya sea el botón EXP. o
el pedal 25 veces a fin de crear ese espacio requerido, antes de comenzar a microfilmar el
material.
2. Microfilmación de Carátulas de inicio del microfilmado.
El paso de los documentos de su soporte original (papel), a la película cambia su forma física
inicial. Ante tal situación es necesaria una identificación colocando indicadores adecuados, para
poder utilizar la película con facilidad y que describa la información contenida en un rollo de
microfilm.
Estos identificadores contienen una página o indicador de titulo que contenga, para cada uno de
los rollos de película , la identificación de la serie, el número de rollo de película, una breve
explicación del contenido del rollo (número de volúmenes, fechas y grupo documental), el sello
de la institución y el año en que fue microfilmado. También se utilizan indicadores para separar
los expedientes de acuerdo a su orden cronológico y número consecutivo.
Cuando se procede a microfilmar los documentos, se quita el lente
La primera carátula que se debe microfilmar es la de comienzo de rollo, ya que está parte nos va
a indicar que a partir de esa imagen comienza la microfilmación del material.
Se prosigue a microfilmar la hoja de resolución, la cual nos va a indicar los estándares de
resolución en los que debe quedar el rollo a microfilmar de acuerdo a la normatividad ISO
9000:2001.
La resolución se define como la habilidad de los sistemas ópticos y los materiales fotográficos
para ofrecer una visión fina en detalles de un objeto; la medición de la finura de una imagen se
expresa como el número de líneas por milímetro que se pueden obtener en una imagen.
La tercera carátula que se debe microfilmar es la de Acerca del uso del material a microfilmar, en
las que se especifican las condiciones de uso y se protegen los derechos institucionales que se
tienen sobre el material microfilmado y el propio rollo de microfilm.
La cuarta carátula indica de lleno cual es el material que contiene el rollo, ya que señala el fondo
que en este caso es el Tribunal Superior de Justicia del DF Archivo Judicial, el grupo documental
que es Alcalde del Crimen, el volumen o caja y la parte que contiene ya sea la 1ra, la 2da o la
3era.
La última carátula de inicio de microfilmado que se debe captar es la de “empieza” que describe
algunos de los caracteres internos y externos con mayor exactitud del material que se va a
microfilmar, y la cual debe ser llenada de la siguiente manera:
I. A manera de encabezamiento se debe describir el fondo documental, en este caso
Tribunal Superior de Justicia del DF Archivo Judicial.
II. Se escribe el grupo documental en este caso Alcalde del Crimen.
III. El volumen es el número de caja y la parte de está (1ra,2da o 3era).
IV. Se escribe el número de rollo consecutivo que le corresponde (cada volumen tiene 3
rollos, lo que es igual a que en cada caja se microfilman 3 rollos).
V. Se escribe la fecha en que se comenzó a microfilmar el rollo.
VI. Se describe el responsable del grupo documental. (la galería a la que pertenece).
Antes de comenzar a microfilmar la documentación se debe tener bien en cuenta que a cada
expediente le corresponde una carátula de identificación que menciona el fondo, grupo
documental, volumen y número de expediente que corresponde al número total de expedientes,
como la que se ilustra a continuación:
Como ejemplo, en está última carátula se va a microfilmar el expediente 64 de 64 expedientes en
el volumen.
3. Microfilmado de documentos.
Cuando se procede a microfilmar los documentos primeramente se debe tener la certeza de que se
encuentran nivelados es decir que no exista una parte más arriba de la otra (debido al grosor del
expediente) en caso de que se presente este problema se deben utilizar los cartones de nivelado,
hasta que el expediente quede uniforme y horizontal, por otro lado se debe asegurar que el
expediente no quede muy arriba a manera de que forcé con el vidrio que plancha el expediente.
El vidrio se baja para que aplane los documentos, al momento de nivelar con los cartones, el
expediente no debe quedar muy arriba, evitando que el vidrio se forcé al bajarlo si se da está
situación el expediente está mal nivelado (está muy arriba).
Base del expediente
Cartones para nivelar (entre más grueso sea el expediente menos cartones, y entre más delgado
sea el expediente más cartones de nivelado, sea del lado derecho, izquierdo o ambos lados
dependiendo de la situación en la que se encuentre el expediente, al momento de estarlo
microfilmando.
Al cerciorarse de que el expediente se encuentra nivelado y bien aplanado por el vidrio, esto es
que debe existir una separación del grosor de tres dedos entre la base del expediente y el vidrio
(área de recepción de imagen), se prosigue a prender la luz de enfoque de la siguiente manera:
Se oprime el botón PROYECTER, en ese momento la iluminación de las lámparas se apagara y
dará lugar a proyectar la luz de enfoque. Dentro de la luz de enfoque existe una regla que marca
escalas, que sirven para acomodar el documento del expediente a manera que se acomode
uniforme y exacto a la luz de enfoque. (el documento debe quedar derecho y vertical, bien
acomodado dentro de la luz de enfoque).
Cuando se tiene dominada la microfilmación -esto es no mover a cada vuelta de hoja el
documento; y controlar el nivelado-, la luz de enfoque se prende regularmente cada 10 vueltas de
hoja.
Documento enfocado y nivelado.
Asegurándose de que el documento del expediente se encuentra perfectamente nivelado y
enfocado, se oprime el botón EXP. o el pedal que se encuentra en el piso debajo de la parte
inferior de la microfilmadora (ver imagen de las partes de una microfilmadora planetaria) de está
manera esa parte del expediente en sus hojas derecha e izquierda, han quedado microfilmadas.
A continuación se mencionaran situaciones que se deben tomar en cuenta cuando se están
microfilmando documentos de acuerdo a sus características físicas:
•
Si el expediente o cuadernillo es delgado.
Cuando se tiene un expediente de entre 1 a 20 hojas, la microfilmación es sumamente sencilla,
practica y rápida, ya que no se requiere de nivelar cartones de esta manera se utilizarán 5 cartones
para el nivelado aproximadamente de cada lado (que es la nivelación original, sin documentos).
En expedientes delgados se debe considerar lo siguiente:
-Los expedientes delgados son más frágiles al momento de darles vuelta por lo que se debe
procurar no mover demasiado o abruptamente el expediente para evitar que se desenfoque, y así
evitar estar prendiendo la luz de enfoque constantemente.
-Al acomodarlos evitar jalarlos demasiado, ya que podrían romperse, y de está manera se
contradice el principio de conservación por el que los documentos son microfilmados.
-Microfilmar todas las hojas foliadas, aunque estén en blanco.
•
Si el expediente o cuadernillo es muy grueso.
Está situación es la más difícil para un microfilmador, ya que se debe procurar dominar los
cartones de nivelado, para obtener una imagen de calidad y nitidez, la mejor manera de obtenerlo
es:
-Acomodar la zona de costura del cuadernillo entre los dos lados (derecho e izquierdo) en el que
tenemos apoyado el expediente.
-Utilizar el sentido común y una lógica simple para deducir de que lado se deben poner o quitar
cartones, a manera de que el material quede nivelado (la mejor manera de verificarlo es pasando
una de las manos sobre toda la extensión del expediente, hasta sentirlo totalmente parejo.)
De igual manera se debe tener en cuenta lo siguiente:
- Si se tiene un expediente demasiado grueso de más de 10cms, será necesario descoserlo o
desempastarlo, a expensas de que después el área de restauración lo repare.
-Nunca se debe microfilmar un expediente muy grueso en un rollo que este por terminar, o en
donde se calcule que ya no pueda caber,(un expediente siempre debe estar microfilmado
completamente dentro de un rollo, no puede continuar en otro rollo) ya que esta situación no es
uniforme.
•
Si el expediente no es ni delgado, ni grueso.
Regularmente no se encontraron este tipo de expedientes, en promedio siempre eran o muy
delgados, o muy gruesos, pero se puede decir que estas características dentro de un expediente
facilitan la rapidez de microfilmado, ya que se tiene que nivelar con mayor grado de dificultad y
sin mover mucho los cartones.
También es importante considerar:
-Que algunas veces se tienen en partes por los que se debe ordenar cronológicamente al interior
del expediente.
-Regularmente estas características en el expediente vienen acompañadas de documentos de
tamaño media carta o de un cuarto de carta, por lo que se deberá arreglar a manera de que no se
distingan rasgos de una hoja anterior o posterior ajenos al documento en el que nos estamos
dedicando.
•
Si el expediente tiene una escala mayor al promedio.
Cuando se tienen mapas, planos o actas de escala mayor a la carta u oficio se debe subir el poste
que ajusta la unidad de película, esto con el fin de darle mayor amplitud a la captación del lente y
pueda salir el documento en toda su extensión con nitidez.
Se debe tener en cuenta que por la amplitud de estos documentos se debe utilizar una base más
amplia que nivele dicho documento, esta base puede ser una lámina grande de fibra de vidrio
obscura o cartones más amplios que los originales.
•
Si el expediente contiene varios documentos de media carta o menos de
media carta.
Varios expedientes contienen documentos más pequeños al promedio de tamaño estándar, ante tal
situación se deben utilizar hojas amarillas con la finalidad de tapar letras, o cualquier escritura
que se pudiera ver, las hojas se colocan de bajo del documento que se está microfilmando en ese
preciso momento, procurando tapar las partes que puedan verse del anterior o siguiente foja
microfilmada, de está manera evitaremos que se pudiera confundir la información y que el
documento quede presentable a la hora de ser microfilmado.
Como se describe anteriormente existen diferentes circunstancias que se nos pueden presentar al
momento de microfilmar grupos documentales, en los que sus expedientes contienen documentos
de diferentes características físicas, por lo que es necesario tomarlas en cuenta, a fin de obtener
los resultados deseados.
La microfilmación de documentos se debe realizar hasta obtener entre 550 a 650 imágenes en el
rollo, esto como ya se menciono dependiendo de la separación entre una imagen y otra (situación
que ajustaba el encargado del área de microfilmado). Para conocer si el rollo estaba a punto de
terminar se tiene siempre en consideración el contador ubicado en el área de controles de la
microfilmadora; por otra parte cuando se termina de microfilmar un expediente y se considera
que el siguiente ya no posee cabida por ser muy grueso, hasta ahí se termina el rollo de
microfilmar.
Considerando que a cada expediente le correspondía una carátula de identificación y que se había
terminado de microfilmar el rollo, el siguiente paso a proceder es microfilmar las carátulas que se
mencionan a continuación:
4. Microfilmación de carátulas de fin de microfilmado.
Cuando se termina de microfilmar meramente la documentación se debe describir la
documentación microfilmada de igual manera que con las portadas de inicio, aunque la diferencia
es que en estás carátulas se detalla en que condiciones el rollo ha llegado a su fin.
Las carátulas a microfilmar son las siguientes:
Cuando se termino de microfilmar el último expediente cabido en el rollo, la primera carátula que
se microfilma es la de “termina” que especifica el número de imágenes que se captaron en el
rollo, se describe el número de rollo que corresponde y la fecha en que se termino de microfilmar
la película.
La siguiente carátula que se microfilma es la de Grupo Documental que de igual manera se
microfilmo al principio pero está vez sirve para corroborar el grupo documental y de ayuda al
investigador para que al momento de consultar el rollo microfilmado no tenga que regresarse al
principio para reconocer el grupo, volumen o caja y parte que le corresponde.
Nuevamente se microfilma como al principio la hoja de resolución, a manera de corroboración.
Y finalmente se microfilma la carátula de fin de rollo que hace alusión a que el rollo ha
terminado.
NOTA: en el área de trabajo, cuando se este microfilmando la única luz que debe estar encendida
es la de la (s) microfilmadora (s).
Guía para la colocación de carátulas
5. Registro del rollo microfilmado.
El rollo microfilmado debe registrarse en la bitácora de rollos microfilmados especificando el
número de rollo, grupo documental, fechas extremas, número de volumen y parte correspondiente
(1ra, 2da o 3era parte).
De está manera se termina de microfilmar el material, junto con sus carátulas respectivas de
descripción que normalizan el procedimiento, además de que actúan como elementos
primordiales para que el investigador realice sus labores de una forma más clara, al consultar un
rollo microfilmado.
A continuación se procede a explicar lo que se debe realizar una vez que se haya terminado de
microfilmar el rollo de película.
3.4 Fin de microfilmado y abstracción de película.
Primeramente se debe crear un espacio al final de la cinta a microfilmar.
Para darle espacio de protección a la cinta microfilmada, nuevamente –como al principio- se tapa
la lente con su protector, y entonces se realizan 25 “avances” a la cinta, (presionando el botón
EXP en el área de controles o el pedal que se encuentra en el piso debajo de la parte inferior de la
microfilmadora), para que está al momento que vaya a ser sacada de su caja para ser revelada,
pueda contar con protección para que no se vele.
Antes de abstraer la película microfilmada es necesario:
1. Poner en orden el material microfilmado.
2. Acomodar las carátulas de inicio y de fin de microfilmado, con la finalidad de utilizarlas
nuevamente partiendo con orden.
3. Poner en ceros el contador de imágenes.
4. Si se termino de microfilmar un volumen (caja) completamente, el material debe ser llevado a
la estantería correspondiente a “material microfilmado”.
5. Limpiar el vidrio de recepción de imagen de la microfilmadora con el fin de que el próximo
rollo tenga la misma calidad de nitidez.
La abstracción de la película microfilmada es un proceso meramente sencillo, a diferencia de su
colocación inicial, puesto que solo es necesario cortar la cinta sobrante (cuando así se requiera) y
sacar cuidadosamente el rollo de la unidad de película tomando en cuenta el siguiente
procedimiento:
1. En primer lugar se debe tener la total seguridad de que se dieron los 25 “avances” de
seguridad a la cinta.
2. Se debe tener al alcance la caja de la película microfilmada con su etiqueta de
identificación.
3. Se procede a apagar todas las luces artificiales y obstaculizar el contacto de luz natural del
área en donde se microfilmo, a manera de no velar la película al momento de abstraerla de
la unidad de película.
4. Estando frente a la unidad de película se abren sus puertas.
5. Se dan unas 6 avances a la cinta dentro de la unidad de película con las yemas de los
dedos.
6. Se corta la cinta del lado virgen (lado izquierdo en la unidad de película) en la parte
inferior de su rodillo.
7. Se abstrae el rollo microfilmado jalándolo cuidadosamente hacia nosotros.
8. Se toma la caja correspondiente a la película microfilmada y se introduce en ella,
verificando que su etiqueta quede bien sujetada en la caja, y de está manera se cierra.
9. Ahora el rollo ha quedado listo para ser revelado.
10. Se prenden nuevamente las luces de la microfilmadora.
A manera de consideración se puede decir que nunca se deben encender las luces cuando el rollo
no ha sido introducido totalmente a su caja con su tapa bien cerrada, a expensas de que se pueda
velar.
De está manera la película microfilmada pasa al área de revelado, para ser procesada.
3.5 Proceso de Revelado
El proceso de revelado que se realiza en el área de microfilmación del Archivo General de la
Nación se puede realizar por aspersión o por inmersión, ya que se cuentan con los dos tipos de
procesador, los cuales permiten revelar la película microfilmada.
Primeramente se deben componer las tinas del procesador, en donde la película va a ser sometida
a tratamientos químicos-físicos de revelado, fijado y en otras tinas igualmente se lava hasta que
pasa por el compartimiento de secado. Es clave supervisar por medio de otros productos químicos
especiales, como el azul de metileno, si la película ha sido bien lavada, porque en caso contrario,
corre el riesgo de afectarse por ácidos que repercutirían en un periodo menor de vida del rollo
revelado.
Se deben preparar las tinas del procesador bajo las siguientes condiciones:
•
•
•
Las tinas de revelador y fijador deben tener una temperatura de 90º f.
Las tinas de lavado deben tener una temperatura de 100º f.
120º f para el secado.
Para adecuar la temperatura de los químicos-físicos se tiene un equipo periférico, el cual es un
sistema de instalación hidráulica que consiste en:
-Calentador de paso.
-Tubería.
-Válvula Mezcladora, la cual se compone de lo siguiente:
-Llave mezcladora
-Manómetro.
-Tubería de PUC.
-Filtros de agua tipo industrial.
Sistema de instalación hidráulica.
Los químicos-físicos a utilizar son:
•
•
•
En la tina de revelado, desde luego el revelador (carbonato sódico, el hidróxido sódico o
el bórax, que activa la acción del revelador; un preservador, como el meta bisulfito
potásico)
En la tina de fijado, el fijador (tiosulfato, cianuro).
En la tina de lavado (agua).
Este procedimiento se realiza con la luz totalmente apagada y solamente con un foco de apoyo de
color obscuro (rojo o naranja-café) que pueda apoyar en una situación de emergencia.
La cinta se saca de su caja y se introduce en la unidad de entrada del procesador de revelado, (que
desde luego ya debe estar prendido).
Los rodillos del procesador jalan lentamente la cinta, pero eso no implica que se deba introducir
automáticamente, si no lo contrario, se debe procurar que introduzca uniforme y horizontalmente
recta, tomándola de la cinta guía (para adecuar una cinta guia se puede utilizar un pedazo de
10cms de cinta ajena a la original la cual se pega cada una de sus puntas).
De está manera el rollo está siendo primeramente revelado por la primera bandeja de solución,
para después ser fijado con los químicos, progresivamente lavado para eliminar los residuos y
secado con la finalidad de no echar a perder la cinta si se toca con humedad de químico o de
agua.
Cuando la cinta pasa por todo el procedimiento dado en las tinas de solución, debe existir un
soporte que reciba la cinta que empieza a salir de la unidad de salida del procesador, y el cual ya
viene revelado. Este soporte puede ser adherir e hilvanar un carrete desde la punta de la cinta
saliente.
Proceso de Aspersión
Proceso de inmersión.
Cuando se termina de revelar el rollo microfilmado, este se registra con la finalidad de saber que
ha sido procesado, y en espera de pasar las pruebas de inspección y control de calidad, para poder
ser almacenados a la Microfilmoteca.
Causas de Velo:
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Colocación inadecuada de la película.
Demasiado tiempo de carga en la unidad de película.
No haber dejado película de seguridad al principio y al final de la microfilmación (los
25 avances, ya mencionados).
Abrir la unidad de película al momento de microfilmar o de estar encendida una luz.
Película defectuosa.
Procesamiento inadecuado.
Químicos contaminantes o inadecuados.
No observar recomendaciones del fabricante.
3.6 Inspección y control de calidad.
Para inspeccionar los rollos microfilmados y revelados y determinar si cumplen con las políticas
de calidad estipuladas en la Norma ISO 9000:2001 se deben aplicar las siguientes pruebas:
Prueba de Densidad
En está prueba se exponen partes específicamente del inicio, intermedio y final de la cinta en el
Densitómetro el cual actúa con unas agujas giratorias midiendo la densidad de luz en el material
microfilmado, y así deducir si el rollo cuenta con los parámetros de densidad que oscilan entre
0.8 y 1.2 si es menos o más la densidad marcada en el densitómetro el rollo debe ser reprocesado,
es decir debe ser microfilmado nuevamente por no cumplir con los estándares.
Densitómetro
Variables de densidad:
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Voltaje.
Envejecimiento de las lámparas.
Espejos sucios.
Variación de temperatura en el procesado.
Desgaste de los químicos.
Variaciones en la emulsión.
Cambio de luz ambiental.
Prueba de Enfoque y Resolución.
En está inspección se utilizan como herramientas una lupa gradual para rollos de microfilm y un
nagatoscopio que es un equipo constituido por una placa translúcida colocada delante de una
fuente luminosa, utilizado para examinar los rollos microfilmados.
Se utiliza la lupa gradual mirando sobre ella en diversos ángulos de la (s) imagen (es)
microfilmadas que se encuentran soportadas e iluminadas por la placa traslucida con fuente
luminosa del negatoscopio, la función de la luz es verificar que efectivamente la resolución es
fina, es decir los rasgos de la escrituras son entendibles y que la paridad del material
microfilmado se revirtió con calidad.
De igual manera utilizando la lupa y el negatoscopio se inspecciona que el documento este
enfocado, la manera más clara de darnos cuenta de que lo está es observando que el documento
este recto y que sus pliegues intermedios que separan una hoja de la otra estén planos.
Variables de resolución y enfoque:
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Película defectuosa.
Lente de la cámara en mal estado o desajustado.
Vibraciones al momento de estar microfilmando.
Grosor exagerado del documento.
Profundidad de campos.
Prueba de Nitidez
La prueba de nitidez regularmente se puede hacer desde el negatoscopio observando con la lupa,
pero para cerciorarse con mayor seguridad se puede utilizar un lector convencional, con el fin de
ejemplificar, como lo consultaria el usuario, y de está manera determinar si la claridad de imagen
es deficiente o estupenda.
En caso de que algún rollo de microfilm no pase las pruebas, como principio siempre se deben
repetir.
Por otra parte al pasar las pruebas se estará cumpliendo con las políticas de la calidad
mencionadas en la Norma ISO 9000:2001.
La importancia de cumplir con esos requerimientos de la Norma ISO 9000:2001 reditúa en que se
ha convertido en un requisito para ofrecer un producto o servicio en el ámbito productivo (en este
caso producción de rollos de microfilm), ante ello la microfilmación en el Archivo General de la
Nación trata de implantar, desarrollar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad, que
garantice la calidad de sus productos y servicios, de acuerdo a los requisitos del usuario.
Los beneficios del control de calidad son:
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Confianza con el usuario.
Desarrollo y crecimiento de la conservación de fondos documentales en el Archivo
General de la Nación.
Asegurar la calidad y uniformidad de los productos.
Lograr proveedores confiables.
Mejora Continúa.
Mantener una cultura de la calidad.
Trabajar de acuerdo a procesos, procedimientos documentados, y no a
improvisaciones.
Disciplinar la operación.
Los principios de la Norma ISO 9000:2001 son:
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Enfoque hacia el usuario: se deben cumplir con sus requisitos y expectativas.
Liderazgo: establecer unidad y dirigir los procesos
Participación del personal: el personal es la esencia de la producción.
Enfoque basado en procesos: identificar las entradas, transformaciones y salidas del
producto o servicio.
Enfoque del sistema para la gestión: administrar los procesos para alcanzar los objetivos.
Mejora Continua: debe ser un objetivo permanente.
La toma de decisiones basada en hechos: decisiones efectivas basadas en hechos y análisis
de datos reales y oportunos.
Relación de mutuo beneficio con los proveedores. Las organizaciones y proveedores
dependen de si.
De está manera inspeccionar y tener el control de la calidad implicarán ofrecer un sistema de
microfilmación, que si bien no tiene un sustento legal dentro del Archivo, si permitirá
desenvolverse con una metodología clara para alcanzar objetivos viables y claros, apegados a una
norma de gestión de calidad.
3.7 Guarda de Microformatos
El área de microfilmación como se mencionaba con anterioridad, cuenta con un área de
Microfilmoteca, en la cual se guardan los rollos de 16 y 35mm así jackets, una vez que pasaron
todas las pruebas de inspección y control de calidad.
Los rollos microfilmados se trasladan a la sección y/o estantería que le corresponde según su
grupo documental, y se ordenan cronológicamente de forma ascendente dentro de cajas que se
encuentran con etiquetas de descrición de nombre de grupo documental y fechas extremas, para
una localización más óptima al momento de ser solicitados.
Para la localización de los grupos documentales guardados en los anaqueles, primeramente se
tienen ubicados los pasillos con etiquetas que los identifican y también se tiene un listado de
grupos documentales guardados en archiveros de metal, y los cuales indican el número de
anaquel, número de caja y la posición en la caja, y en el comienzo de cada grupo documental se
localiza un separador que conteniendo el número del grupo documental y nombre.
El problema que pudiera presentarse por las condiciones de control de humedad o temperatura se
puede llegar a resolver con equipos de almacenamiento o archivación, tales como fundas, cajas o
anaqueles apropiados, de lo contrario los rollos y microformatos deben encontrarse bajo las
siguientes consideraciones:
Se debe tener una supervisión periódica ya que el microfilm es más delicado que el mismo papel,
asi es que se debe procurar tener limpia el área de microfilmoteca, sin polvo ni residuos
pegajosos, de acuerdo a especificaciones técnicas y de seguridad señaladas en una caja de
microfilm.
El control de temperatura adecuada para guardarlos debe ser de entre 18º a 21º C tolerando un 1º
o 2º menos o más.
El control de humedad relativa debe ser del 40% al 50% en este caso procurando que no sea ni
más, ni menos.
Se debe contar con detectores de humo e incendio en el área de guarda, así como iluminación
fluorescente y una diminuta ventilación.
De igual manera deberá existir la cantidad suficiente de anaqueles, cajas y carretes, para poder
almacenar la información microfilmada y aprobada.
El almacenamiento consiste en:
1. Registrar el rollo microfilmado en la lista que le corresponda e introducirla nuevamente a
las gavetas.
2. Colocar el rollo en el anaquel correspondiente, dentro de la caja ordenándolo
cronológicamente.
3. Se registra en la base de datos en Excel de la PC.
Ese es todo el procedimiento de guarda, como se puede observar es importante considerar no sólo
el ordenamiento en la microfilmoteca a fin de localizarlos rápidamente, sino que también tener en
cuenta las necesidades ambientales que se requieren.
Expedientes antes de ser microfilmados
Expedientes después de ser microfilmados y haber aprobado las normas de calidad,
enviados a la microfilmoteca.
3.8 Ventajas y desventajas de la microfilmación.
El Archivo General de la Nación tiene un enorme contenido documental, lo que representa una
difícil tarea de conservación en sus acervos, que hace necesario, para ello implantar un sistema de
microfilmación de documentos, pero a su vez también es preciso señalar que existen ventajas y
desventajas las cuales implica está labor y las cuales se consideran a continuación:
Ventajas
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La microfilmación es la técnica reprografita más económica.
El microfotografiado de documentos puede realizarse con fines de seguridad, para
proteger documentos muy valiosos o muy deteriorados.
Evita el deterioro progresivo de los documentos.
Es un proceso rápido si se cuenta con el suficiente Recurso humano, técnico y material.
La microfilmación permitirá al investigador una búsqueda de la información más ágil y
practica.
Permite almacenar gran cantidad de documentación en un rollo o microformato.
Un rollo de microfilm tiene una vida de más de 100 años si se guarda en buenas
condiciones.
Permite reducir el número de consultas a material original.
Es una técnica cuya metodología no es científica, por lo que cualquier persona la podría
emplear.
Desventajas
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La documentación es consultada, por el investigador sin consultar su esencia, sus rasgos
físicos, su tipo de tinta o de papel.
Se puede llegar a desperdiciar gran parte de un rollo, si no se administra apropiadamente
el material a microfilmar.
La información microfilmada debe tener una excelente calidad de nitidez y resolución, de
lo contrario la información no es visible.
Regularmente se pueden tener varias fallas técnicas en la microfilmadora, las cuales
pueden averiarla.
Se desperdicia un rollo completo al momento de microfilmar deficientemente.
La supervisión de la microfilmoteca puede tomar años.
Los rollos microfilmados con un error operativo accidental pueden llegar a revolverse.
Se convierte en un proceso lento si se tienen expedientes exageradamente gruesos, de más
de 10cms.
Puede llegar a ser una actividad tediosa para el personal operativo.
La microfilmación compite a la par con las nuevas etnologías digitales de escaneo, en
cuestión de reproducción de imágenes para la conservación.
Conclusiones
La microfilmación de documentos definitivamente es la técnica reprográfica más económica y
sistemática que se puede emplear ya sea en un Archivo Histórico o en un Archivo de Trámite,
puesto que de ella podemos obtener calidad y productividad en el material a reproducir, lo que
significa una tarea óptima para alcanzar los objetivos de conservación que se pretenden.
La archivonomía debe contemplar seriamente a la microfilmación de documentos, ya que además
de proveer una mejora en la conservación documental se pueden obtener, ahorro de espacio en la
documentación una consulta más ágil y clara de la información que se requiere, e inclusive puede
considerarse una técnica plurifuncional porque puede ayudarnos tanto a tener documentos
valioso en un estado de seguridad, como a evitar el deterioro o daño a los documentos históricos.
Por otro lado si los rollos o microformatos de microfilm son digitalizados se pueden obtener
copias del documento original, así como respaldar al doble la información reproducida.
Dentro de un Archivo Histórico sobre todo Nacional o Público resulta casi forzoso la aplicación
de está técnica, debido a su apoyo en la conservación y almacenamiento de la documentación,
pero sin embargo se debe tener en cuenta un estudio de viabilidad para conocer, primeramente si
la documentación así lo requiere ya que de lo contrario en lugar de ayudar a su conservación por
algunas de sus características se podría dañar, y así resultar un proceso contraproducente.
Para que la microfilmación de documentos resulte ser un sistema que otorgue resultados
satisfactorios, esto es la productividad de microfilmación de rollos y el uso constante del usuario,
se debe llevar a cabo una metodología que debe ir desde la justificación de la microfilmación
hasta la difusión del espacio o área en donde se va a otorgar el servicio.
De igual manera se debe contar con el suficiente recurso tanto material como humano, además de
tener reguladas las actividades a fin de obtener una certificación de calidad que procure una
mejora continua tanto del servicio al usuario, como a la realización del producto.
Se deben elegir los equipos, microformatos, locales y personal adecuados para la realización de
las tareas que implica la microfilmación, el equipo y microformatos o rollos de microfilm deben
ser de acuerdo al tipo o clase de documentación que se va a microfilmar, para tener un buen local
se debe contemplar un lugar donde no se refleje demasiada luz natural, de igual manera debe
ofrecer condiciones ambientales equilibradas y estables, sin climas extremos que produzcan
humedad o muy bajas o altas temperaturas, de preferencia un local acompañado de sombra, por
último el personal debe ser de amplio sentido de la concentración, paciencia y destreza, por que a
decir verdad está tarea hasta no dominarse, no puede ser empleada por cualquiera que no incluya
estas características.
La microfilmación no debe ser un sistema obsoleto, ya que brinda bastante ayuda en términos de
seguridad, confiabilidad, durabilidad, economía, conservación y almacenamiento de calidad para
los documentos históricos.
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ANEXOS
Anexos
Anexo 1 Carátulas de identificación de rollos de microfilm.
Las carátulas de microfilmado ayudan a identificar apropiadamente la información contenida en
un rollo de microfilm, los logos y autoría original son propiedad del Archivo General de la
Nación.
Carátula de inicio de microfilmado.
Carátula uso de microfilm
Carátula de identificación de expediente.
Carátula empieza microfilmación.
Carátula de identificación de fondo documental
Carátula del fin de microfilmado
Anexo 2 Etiqueta Identificadora del rollo de microfilm.
La etiqueta Identificadora del rollo de microfilm se utiliza para fines de localización y control en
el almacenamiento del mismo, además ayuda a conocer, las características físicas (caracteres
externos) e intrínsecas (caracteres internos) del material microfilmado. Los logos y autoría
original son propiedad del Archivo General de la Nación.
Está etiqueta es una copia del original, llenada de acuerdo a las características señaladas en el
presente trabajo.
Anexo 3 Glosario de términos utilizados en la microfilmación.
Carátulas de identificación:
Hojas rotuladas que identifican el inicio y el final de cada rollo, así como el nombre de los
documentos a microfilmar contenidas en el principio y final de las imágenes expuestas.
Calidad de Microfilm:
Proceso en donde se corroboran los parámetros de calidad de la película microfilmada.
Densidad:
Unidad de medida con la que se establece el grado de oscuridad o claridad en las imágenes
microfilmadas de un rollo.
Densitómetro:
Equipo que nos permite determinar el grado de densidad (oscuridad y claridad) en la película de
microfilm.
Duplicado:
Copia de una película de microfilm en película de diazo o en película de plata.
Duplicado de Diazo:
Película para duplicar por medio de rayos ultra violeta y revelado en vapores de amoniaco.
Duplicador de Plata:
Proceso que consiste en exponer una película original de cámara a otra de plata virgen con una
fuente lumínica y revelado con químicos especiales para este tipo de película.
Enhebrador del procesador:
Eje que rota cuando al salir la película del procesador se coloca en el carrete para insertar este en
el eje que gira para embobinar la película procesada.
Etiquetas:
Papel adhesivo que se pega en las cajas de los rollos microfilmados que contiene los datos de los
documentos microfilmados y el número de rollo que le corresponda.
Etiquetado de rollos:
Identificación con etiquetas de los datos de los rollos microfilmados.
Guía:
Cinta plástica que se pega al inicio del rollo y que sirve para indicar el camino de la película en
el procesador.
Imágenes desenfocadas:
Imagen en la película que a la vista esta distorsionada por la mala exposición o el mal
funcionamiento del equipo.
Laboratorista:
Personal del área de microfilmación que contiene los conocimientos suficientes para desempeñar
las labores propias de la sección de revelado de los rollos microfilmados.
Media aritmética del rollo:
Medición aleatoria que se le hace a un rollo para determinar su densidad estándar.
Microfilm:
Sistema fotográfico de reproducción en película de grano fino y de alto poder resolutivo, que se
utiliza para reproducir imágenes sumamente reducidas de los materiales originales.
Microfilmador:
Personal del área de microfilmación que desempeña las labores propias de la sección de
microfilmado, duplicado y revelado de rollos.
Microfilmadora:
Equipo que se utiliza para fotografiar documentos y obtener las imágenes micrográficas de los
mismos a diferentes reducciones.
Microfilmoteca:
Sección del área de microfilmación donde se almacenan los rollos microfilmados.
Microfilmar:
Acción y efecto de reproducir imágenes altamente reducidas de los materiales originales.
Formato:
Tamaño de una fotografía.
Negatoscopio:
Material constituido por una placa translúcida colocada delante de una fuente luminosa, utilizado
para examinar los rollos microfilmados.
Orden de trabajo:
Solicitud de reproducción de documentos de manera interna
Original de Cámara:
Rollo microfilmado procedente de los documentos originales el cual presenta expuesto sus
imágenes en negativo.
Oficial de microfilm:
Personal del área de microfilmación, que desempeña esas labores.
Película Pancromática:
Película fotográfica que es sensible a las tres grandes regiones del espectro: la de los rojos, verdes
y azules, por lo cual permite reproducir los colores en tonos grises que se le aproximan mucho a
la luminosidad relativa observada por el ojo humano en la escena original.
Procesado de rollos:
Relación química y física que hace visible la imagen latente contenida en una emulsión
fotosensible.
Reducción:
Imagen de reproducción que es más pequeña que el original, del cual se obtuvo. Término
genérico que se emplea para identificar el número de veces que se redujo el original.
Resolución:
Se refiere a la capacidad de combinación de objetivos y película, de reproducir el detalle. Este
detalle se expresa en función del número de líneas por milímetro tomadas de un cartón de
pruebas que ha reproducido la película.
Rack:
Elemento del procesador de revelado que se compone por rodillos para desplazar la película y
sumergirla en los químicos o agua.
Revisión de parámetros:
Forma de medir los principales indicadores de un proceso que satisfacen los requisitos de los
clientes.
Solicitud de Reproducción:
Documento original en el cual un usuario externo solicita la reproducción de documentos de
microfilm o duplicado de rollos microfilmados.

Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. (ENBA

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