MINISTERIO DE EDUCACIÓN

Transcripción

Auto evaluación del Control Interno-MINED
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
DIRECCIÓN DE AUDITORIA INTERNA
DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA NIVEL CENTRAL
Cuestionario de AUTOEVALUACION del Control Interno Institucional
Unidad Organizativa: ________________________________________
Periodo de evaluación: ______________________________________
COMPONENTES / FACTORES /Preguntas
3.0 ACTIVIDADES DE CONTROL
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
Son las políticas y procedimientos que permiten obtener una seguridad razonable
del cumplimiento de las directrices administrativas. Tales actividades ayudan a
asegurar que se están tomando las acciones necesarias para enfrentar los factores
de riesgo implicados en el logro de los objetivos de la entidad. Estas se dan en todos
los niveles de la organización; incluyen un rango de actividades tan diversas como
aprobaciones y autorizaciones, conciliaciones, seguridad de activos, rotación del
personal, rendición de fianzas y segregación de funciones.
3.1 DOCUMENTACIÓN,
DIVULGACIÓN
PROCEDIMIENTOS.
DE
ACTUALIZACIÓN
POLÍTICAS
Y
Y
Las autoridades superiores son las responsables de
emitir las políticas y los
procedimientos de control, que el resto de los funcionarios deben cumplir como parte de
sus obligaciones. Pero no solo las deben emitir, sino que para que realmente cumplan con
sus objetivos, deben velar porque se mantengan actualizados, principalmente considerando
que los avances tecnológicos cada vez son más rápidos.
También es su responsabilidad que todos los funcionarios, pero principalmente los que
deban aplicar los procedimientos, los conozcan y puedan por ende aplicarlos, para lo cual
deben definir los procesos de divulgación más efectivos.
1.
Las políticas y procedimientos de control, así como sus
modificaciones y/o actualizaciones, se encuentran autorizados por
la máxima autoridad? (NTCIE Art. 43)
2.
Las políticas y procedimientos de control implementados
garantizan razonablemente el cumplimiento del sistema de control
interno? (NTCIE Art. 43)
3.
Se han divulgado y dado cumplimiento a las políticas y
procedimientos de control autorizados por la máxima autoridad?
(NTCIE Art. 43)
3.2 ACTIVIDADES DE CONTROL
Una característica del sistema de control interno según el enfoque COSO, es que las
actividades de control que se establezcan para reforzar el cumplimiento de las directivas de
la administración y lograr una gestión eficaz y eficiente de los riesgos, deben ser
ejecutadas como parte de las operaciones de todos y cada uno de los procesos, sean estos
1
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
centrales y de soporte.
La Ley de la Corte de Cuentas de la República señala como un deber de la máxima
autoridad o el titular de cada Institución, en el artículo 99, inciso 1) “Asegurar la
implantación, funcionamiento y actualización de los sistemas administrativos, cuidando de
incorporar en ellos el control interno”.
1.
Se han integrado a los procesos institucionales, actividades de
control que permitan una administración eficaz y eficiente de los
riesgos y gestión, que coadyuven al logro de los objetivos y
metas? (NTCIE Art.44)
2.
La gestión presupuestaria está enmarcada dentro de los principios,
técnicas, métodos y procedimientos utilizados en las diferentes
etapas del ciclo presupuestario, en armonía con lo establecido en
el presupuesto aprobado por la Asamblea Legislativa; y la Ley y
Reglamento AFI.? (NTCIE Art. 45)
3.
La programación y formulación presupuestaria se ha realizado,
efectuando un análisis comparativo de los resultados de ejercicios
anteriores y el vigente, para sustentar las estimaciones futuras?
(NTCIE Art. 46)
4.
Se han establecido controles adecuados para la administración del
presupuesto aprobado y sus modificaciones si las hubieren?
(NTCIE Art. 47)
5.
Los controles presupuestarios implementados aseguran no sólo la
disponibilidad presupuestaria en relación directa con los propósitos
institucionales, sino también el cumplimiento de las disposiciones
vigentes?. (NTCIE Art. 47)
6.
Todas las erogaciones de fondos se encuentran respaldadas
presupuestariamente a efecto de validar la adquisición de bienes y
servicios? (NTCIE Art. 48)
7.
Verifica la UACI o sus delegados, la asignación presupuestaria
antes de iniciar todo proceso de adquisición de obras, bienes o
servicios, en los rubros y cuentas correspondientes? (NTCIE Art.
48)
8.
Ha divulgado el jefe UFI a cada Unidad Organizativa, el contenido
de su asignación presupuestaria correspondiente, a efecto de que
se cumpla oportunamente la ejecución presupuestaria? (NTCIE
Art. 49)
9.
El Jefe UFI informa trimestralmente al Despacho Ministerial,
después del cierre contable, el análisis de la ejecución
presupuestaria? (NTCIE Art. 50)
10.
El análisis presupuestario identifica las variaciones entre lo
presupuestado y ejecutado sobre todo de aquellos rubros que han
tenido mayor impacto y los no cumplidos? (NTCIE Art. 50)
11.
Se
han
realizado
acciones
preventivas
o
correctivas
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N/A
OBSERVACIONES
oportunamente, respecto a las variaciones determinadas entre lo
presupuestado y lo ejecutado? (NTCIE Art. 50)
12.
Se ha efectuado un monitoreo permanente sobre el cumplimiento
de los convenios, planes estratégicos, y de acción, por parte de la
Gerencia de Proyectos y los encargados de los componentes, en
coordinación con la Dirección de Planificación Educativa e
informado mensualmente a la máxima autoridad, a fin de identificar
aquellas actividades que no se han cumplido? (NTCIE Art. 51)
13.
Si se hubieren determinado incumplimiento de los convenios,
planes estratégicos, y de acción, se han efectuado acciones al
respecto en forma oportuna? (NTCIE Art. 51)
14.
Las cuentas bancarias se encuentran a nombre de la institución e
identifican su naturaleza? (NTCIE Art. 52)
15.
El número de cuentas bancarias está limitado al necesario?
(NTCIE Art. 52)
16.
Los requerimientos de fondos están debidamente documentados y
autorizados de conformidad a los lineamientos establecidos por el
Ministerio de Hacienda) (NTCIE Art. 53)
17.
El monto de los fondos administrados por Tesorería o los
Pagadores Auxiliares, está acorde a las programaciones y fuentes
de financiamiento establecidas en el presupuesto aprobado para el
período? (NTCIE Art. 53)
18.
Los requerimientos de fondos se efectúan sobre la base de
compromisos u obligaciones devengadas? (NTCIE Art. 53)
19.
Se asegura que cada transferencia de fondos entre entidades o
con el sistema financiero, efectuada por medios manuales o
electrónicos, además de cumplir con las obligaciones legales, esté
soportada en documentos debidamente autorizados. (NTCIE Art.
54)
20.
Se han establecido procedimientos por escrito para regular la
recepción y registro de fondos y éstos se encuentran debidamente
autorizados? (NTCIE Art. 55)
21.
El registro de fondos se clasifica según su fuente de origen y es
efectuado por personal independiente al responsable de la
recepción? (NTCIE Art. 55)
22.
Los ingresos en efectivo, cheques o valores que se perciban, son
depositados completos y exactos, en la cuenta bancaria destinada
para tal efecto, dentro de las veinticuatro horas siguientes a su
recepción? (NTCIE Art. 56)
23.
El dinero proveniente de los ingresos no es empleado para
cambiar cheques personales, efectuar desembolsos de la
institución u otros fines? (NTCIE Art. 56)
3
24.
Los Fondos Circulantes de Monto Fijo y Caja Chica, son utilizados
únicamente para atender obligaciones de carácter urgente?
(NTCIE Art. 57)
25.
Los Fondos Circulantes de Monto Fijo y Caja Chica están
regulados según lo establecido por el Ministerio de Hacienda y de
conformidad al Acuerdo de creación emitido por la máxima
autoridad? (NTCIE Art. 57)
26.
El Encargado del Fondo Circulante, es un servidor distinto a los
responsables de otros fondos y de quienes efectúen labores
contables o presupuestarias? (NTCIE Art. 58)
27.
El Encargado del Fondo Circulante es una persona de honradez e
integridad notoria y tiene conocimiento de las normas aplicables a
la administración financiera y control de los recursos del Estado?
(NTCIE Art. 58)
28.
El Encargado del Fondo Circulante rinde fianza de conformidad a
la ley? (NTCIE Art. 58)
29.
Los Fondos de Actividades Especiales han sido creados en
cumplimiento al instructivo emitido por la máxima autoridad, según
lo regulado por el Ministerio de Hacienda? (NTCIE Art. 59)
30.
Los Proyectos con financiamiento externo se han regido de
conformidad a lo regulado en cada uno de los convenios y
procedimientos establecidos por los Organismos Internacionales y
por las NTCIE en lo aplicable? (NTCIE Art. 60)
31.
Los movimientos de las cuentas bancarias son registrados
cronológicamente el día de la transacción, en el Libro de Bancos,
identificando el número del cheque o referencia, una breve
descripción del movimiento realizado y determinando en el mismo,
la disponibilidad? (NTCIE Art. 61).
32.
Existe un control de todos los pagos efectuados con cheque o
abono a cuenta, que permita identificar la entrega y recibo de los
mismos por parte de los beneficiarios? (NTCIE Art. 62)
33.
Las Pagadurías Auxiliares han elaborado mensualmente un
Informe de Liquidación clasificado por fuente de fondos, que
demuestre los valores recibidos y entregados en el período?
(NTCIE Art. 63)
34.
Los Informes de Liquidación mencionados en el numeral anterior,
han sido presentados al Departamento de Contabilidad del Nivel
Central, en los primeros 10 días de cada mes? (NTCIE Art. 63)
35.
Los Informes de Liquidación presentados por las Pagadurías
Auxiliares, están acompañados de la documentación de respaldo
de las operaciones reflejadas, así como del Libro de Bancos y la
Conciliación Bancaria y están debidamente revisados y
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N/A
OBSERVACIONES
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SI
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N/A
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autorizados? (NTCIE Art. 63)
36.
El sistema contable ha sido establecido dentro del marco de las
disposiciones legales aplicables y ha sido diseñado para satisfacer
las necesidades de información financiera de los fondos GOES,
fondos de organismos internacionales, donaciones, fondos de
actividades especiales y fondo especial de Bienestar Magisterial,
para proporcionar en forma oportuna, los estados financieros e
información complementaria para la toma de decisiones? (NTCIE
Art. 64)
37.
Las operaciones han sido registradas dentro del período en que
ocurren, a efecto que la información financiera contable presente
saldos actualizados y oportunos que faciliten la toma de
decisiones? (NTCIE Art. 65)
38.
Se ha remitido oportunamente al Departamento de Contabilidad la
información financiera de su Unidad? (NTCIE Art. 65)
39.
La documentación contable que justifica el registro de todas las
operaciones contiene datos y elementos suficientes que faciliten el
análisis sobre la pertinencia, veracidad y legalidad, incluyendo
dentro de este último requisito, el tiempo de conservación de los
registros y documentación en original? (NTCIE Art. 66)
40.
El contador de la institución comprueba, que toda la
documentación que respalda y justifica el registro de las
operaciones cumpla con los requisitos mencionados en el numeral
anterior? (NTCIE Art. 66)
41.
Se ha establecido un control sobre los vencimientos de anticipos y
obligaciones por pagar, considerando las fechas de vencimiento,
para su recuperación o cancelación en forma oportuna? (NTCIE
Art. 67)
42.
Se ha efectuado por parte de los pagadores un análisis y
evaluación periódica sobre los vencimientos de anticipos y
obligaciones por pagar? (NTCIE Art. 67)
43.
Ha elaborado la UACI, la programación anual de adquisiciones y
contrataciones, basada en las necesidades de recursos que
requieren las diferentes Unidades Organizacionales en los Planes
Operativos Anuales, los cuales a su vez deben estar respaldados
en el presupuesto institucional aprobado por la Asamblea
Legislativa, a fin de cumplir con los objetivos y metas
institucionales para cada ejercicio fiscal? (NTCIE Art. 68)
44.
El Sistema de Adquisiciones y Contrataciones, se sujeta a las
normas y procedimientos establecidos en la Ley de Adquisiciones
y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP), el Manual
de Procedimientos Integrado de la UACI y demás Normativas
emitidas por la Unidad Nacional de Adquisiciones y Contrataciones
(UNAC), en cuanto a lo financiado con fondos GOES? (NTCIE Art.
69)
5
45.
Las adquisiciones y contrataciones con fondos de préstamos o
donaciones de Organismos Internacionales, se han regido por lo
establecido en los Convenios o Tratados y para los aspectos no
regulados en dichos convenios, se han aplicado las regulaciones
señaladas en el numeral anterior? (NTCIE Art. 69)
46.
El Sistema de Adquisiciones y Contrataciones posibilita la
identificación de los responsables de la autorización, adjudicación,
contratación, recepción, almacenamiento y distribución de las
obras, bienes y servicios? (NTCIE Art. 69)
47.
Todas las actividades relacionadas con la gestión de adquisiciones
y contrataciones de obras, bienes y servicios, han sido realizadas
por la UACI, en cumplimiento a lo establecido en la programación
anual de adquisiciones? (NTCIE Art. 70)
48.
La desconcentración de las operaciones de adquisición y
contratación de obras, bienes y servicios por parte de la UACI, se
encuentra aprobada por la máxima autoridad? (NTCIE Art. 70)
49.
La UACI o sus delegados, cuentan con un banco de datos
actualizado de ofertantes y contratistas y sus antecedentes,
especialmente cuando las obras, bienes o servicios no se ajusten
a lo acordado o el suministrante haya incurrido en cualquier
infracción, con base a evaluaciones del cumplimiento de lo
pactado? (NTCIE Art. 71)
50.
El banco de datos de ofertantes y contratistas se encuentra
clasificado según la naturaleza del bien o servicio que ofrecen, con
el objeto de disponer de información oportuna para realizar nuevas
adquisiciones? (NTCIE Art. 71)
51.
Todas las adquisiciones de obras, bienes y servicios están
respaldadas con el requerimiento suscrito por el responsable del
área o unidad administrativa usuaria? (NTCIE Art. 72)
52.
Antes de iniciar un proceso de adquisición, se verifican las
existencias de inventarios en bodega? (NTCIE Art. 72)
53.
Los términos de referencia o bases de competencia empleados
para la realización de concurso o licitaciones de obras, bienes o
servicios, han sido elaborados de tal forma que sean claros,
precisos e imparciales? (NTCIE Art. 73)
54.
Los términos de referencia o bases de competencia incluyen
además de los aspectos técnicos y de calidad, lo siguiente:
productos y/o servicios esperados, plazos de entrega, forma de
presentación de ofertas, procedimiento de apertura de las mismas,
sistema de evaluación y clasificación, mecanismos de
comunicación de resultados y demás elementos que contribuyan a
la transparencia del proceso? (NTCIE Art. 73)
55.
Las adjudicaciones de obras, bienes y servicios, se han realizado
bajo un sistema de evaluación cualitativa y cuantitativa, que
obedezca a parámetros y criterios objetivos, medibles y
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NO
N/A
OBSERVACIONES
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OBSERVACIONES
comprobables, y esto se encuentra debidamente documentado?
(NTCIE Art. 74)
56.
Durante el presente ejercicio, se han realizado fraccionamientos de
compras? (NTCIE Art. 75)
57.
Existe constancia escrita de todas las recepciones de obras,
bienes y servicios adquiridos? (NTCIE Art. 76)
58.
El responsable de emitir las constancias de recepción se ha
asegurado que el suministro cumpla con las características
establecidas en la orden de compra o contrato? (NTCIE Art. 76)
59.
En caso que se hayan determinado bienes dañados o defectuosos,
servicios incompletos o deficientes, el responsable de la recepción
del suministro ha levantado el informe respectivo e informado a la
UACI y entregado copia al proveedor del bien o servicio;
absteniéndose de recibir el suministro hasta que se haya
subsanado la deficiencia? (NTCIE Art. 76)
60.
Su Unidad ha coordinado con la UACI los plazos de entregas de
las adquisiciones parciales o totales? (NTCIE Art. 76)
Actividades especiales del sistema educativo
61.
La Dirección General de Educación, Dirección Nacional de
Educación y la Dirección Nacional de Educación Superior han
elaborado, en coordinación con la Dirección de Planificación
Educativa, los diferentes objetivos específicos, políticas, metas,
actividades e indicadores de gestión respectivos de cada
Programa del Plan Nacional de Educación 2021 a fin de
operativizar y cumplir con los objetivos de dicho Plan? (NTCIE Art.
78)
62.
La Dirección Nacional de Educación a través de la Gerencia de
Gestión Institucional, ha diseñado las normativas, lineamientos,
programas, estrategias y diversas acciones en armonía al Plan
Nacional de Educación 2021, para fortalecer y orientar el rol
educativo de la familia salvadoreña en cuanto a prácticas de
formación adecuadas y positivas para el desarrollo integral de los
educandos menores de 3 años? (NTCIE Art. 79)
63.
programas, estrategias y diversas acciones, en armonía al Plan
Nacional de Educación 2021, para fortalecer y garantizar una
gestión institucional eficiente que permita ofrecer servicios
educativos con calidad y equidad, para el desarrollo integral de los
educandos de 4 a 6 años? (NTCIE Art. 80)
64.
Gestión Institucional ha diseñado las normativas, lineamientos,
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educativos con calidad y equidad, para el desarrollo integral de los
educandos de 1º. a 9º. grado. Así como las regulaciones
relacionadas con la educación artística y educación física? (NTCIE
Art. 81)
65.
educativos con calidad y equidad, para la formación integral de los
educandos para que participen en forma activa y creadora en la
comunidad como padres de familia y ciudadanos? (NTCIE Art. 82)
66.
Gestión Pedagógica ha emitido normas para la administración
técnica de la educación de adultos presencial y a distancia y
operacionalizado las políticas y estrategias a nivel local,
departamental, nacional e internacional? (NTCIE Art. 83)
67.
La Dirección Nacional de Educación, en coordinación con las
diferentes Direcciones Nacionales y por medio de la Gerencia de
Gestión Pedagógica, ha normado, diseñado e implementado los
procesos institucionales y pedagógicos de prevención,
identificación y evaluación diagnóstica para la atención de
estudiantes con necesidades educativas especiales, asociadas a
la discapacidad o no, para que puedan acceder y permanecer en
el sistema educativo? (NTCIE Art. 84)
68.
Se ha normado el currículo y las prácticas pedagógicas en el
marco del Proyecto Educativo Institucional de cada Centro
Educativo, en el sector público y privado en los niveles: educación
inicial, educación parvularia, educación básica y educación media,
por parte de la Dirección Nacional de Educación, a través de la
Gerencia de Gestión Pedagógica? (NTCIE Art. 85)
69.
Se han emitido las normas que regulen la formación inicial de
docentes, la formación de docentes en servicio y la formación de
educadores por parte de la Dirección Nacional de Educación, por
medio de la Gerencia de Gestión Pedagógica? (NTCIE Art. 85)
70.
Se ha normado el currículo en el nivel superior tecnológico y
universitario, a través de la Dirección Nacional de Educación
Superior? (NTCIE Art. 85?
71.
La Dirección Nacional de Educación, a través de la Gerencia de
Gestión Institucional, ha desarrollado procesos de creación de
centros escolares públicos y privados, ampliación de servicios
educativos en los diferentes niveles así como para la
administración del registro académico y su legalización? (NTCIE
Art. 86?
72.
Se han desarrollo principios y acciones que articulen el
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fortalecimiento del currículo, la mejora de las prácticas
pedagógicas, el ambiente educativo y el desarrollo profesional
docente para garantizar las diversas necesidades de aprendizaje
por parte de la Dirección Nacional de Educación, a través de la
Gerencia de Gestión Pedagógica? (NTCIE Art. 87)
73.
Programas Complementarios, ha diseñado y coordinado con la
comunidad educativa y otros autores nacionales e internacionales,
la planificación y ejecución de programas y proyectos
complementarios al Proyecto Educativo Institucional (PEI), que
respondan al diagnóstico de los centros educativos? (NTCIE Art.
88)
74.
Seguimiento a la Calidad, ha promovido y dado seguimiento a los
procesos pedagógicos, de gestión y auto evaluación con base en
criterios de calidad, mediante estrategias de asistencia técnica y
supervisión? (NTCIE Art. 89)
75.
Se han realizado, por parte de la Dirección Nacional de Monitoreo
y Evaluación, evaluaciones de logros del aprendizaje en los
diferentes niveles educativos y de los egresados de profesorados
de las diferentes instituciones formadoras de docentes; así como
de los resultados de las investigaciones relacionadas con el
rendimiento académico de los estudiantes (Estudios de Factores
Asociados) o con el desarrollo de programas y/o proyectos
educativos, tanto para conocer sus procesos y retroalimentarlos o
para conocer sus impactos? (NTCIE Art. 90)
76.
Se han producido, por parte de la Dirección Nacional de Monitoreo
y Evaluación, indicadores de Estadística Educativa Nacional, que
describan la dinámica del sistema a partir de datos de cobertura y
eficiencia del sistema educativo? (NTCIE Art. 91)
77.
La Dirección Nacional de Educación Superior, ha verificado el
cumplimiento de la Ley de Educación Superior y su Reglamento
por parte de las instituciones estatales y privadas que imparten la
educación tecnológica y universitaria? (NTCIE Art. 92)
Actividades Especiales de los Centros Educativos
78.
La organización de la gestión educativa está regulada de
conformidad a lo establecido en el Proyecto Educativo Institucional
(PEI), el Plan Escolar Anual (PEA) y el Proyecto Curricular de
Centro (PCC). (NTCIE Art. 93)
79.
Las actividades de los centros educativos relacionadas con la
integración, legalización y funcionamiento; planificación escolar;
administración de recursos humanos; administración de los
recursos financieros; registro y control de bienes: libros, muebles e
inmuebles; y el mantenimiento y/o construcción de la
infraestructura educativa, mobiliario y equipo; se han regido de
conformidad a lo establecido en las Normativas y Procedimientos
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para el Funcionamiento de las diferentes Modalidades de
Administración Escolar Local (Paso a Paso), en otras
disposiciones y/o regulaciones aplicables a los centros educativos
y en las NTCIE? (NTCIE Art. 94)
Actividades Especiales de Infraestructura Educativa
80.
Se han planificado, normado y coordinado actividades para dotar
de los espacios, instalaciones y mobiliario, adecuados que
respondan a los requerimientos de un sistema educativo eficiente y
eficaz por parte de la Dirección Nacional de Infraestructura?
(NTCIE Art. 95)
81.
Se han elaborado indicadores de gestión que permitan evaluar el
cumplimiento de las actividades planificadas por la Dirección
Nacional de Infraestructura? (NTCIE Art. 95)
82.
El diseño de la infraestructura y espacios educativos han sido
creados de conformidad a los requisitos mínimos establecidos en
las normas autorizadas de diseño y planos tipos requeridos para
tal fin y las regulaciones establecidas en las Leyes y Reglamentos
aplicables? (NTCIE Art. 96)
83.
Ha elaborado, la Dirección Nacional de Infraestructura, una
normativa que permita los centros educativos mantener su
infraestructura limpia y ordenada? (NTCIE Art. 97)
84.
La normativa antes mencionada, ha sido actualizada y divulgada;
asimismo, se ha verificado su cumplimiento? (NTCIE Art. 97)
Actividades Especiales de Tecnologías Educativas
85.
Se han brindado oportunidades de acceso a recursos tecnológicos
a la comunidad educativa por parte de la Dirección Nacional de
Tecnologías Educativas? (NTCIE Art. 98)
86.
La Dirección Nacional de Tecnologías Educativas ha normado y
divulgado las actividades de control que permitan desarrollar cada
una de las acciones contempladas en el Art. 98 de las NTCIE?
Actividades Especiales de los Servicios Médicos y Hospitalarios de
Bienestar Magisterial
87.
Se han planificado las actividades de tal forma que garanticen la
prestación de los servicios médicos hospitalarios según lo
establecido en la Ley de Servicios Médicos y Hospitalarios para el
Magisterio y su Reglamento; y la Ley de Asistencia del Magisterio
Nacional.? (NTCIE Art. 99)
88.
Se ha efectuado una adecuada planificación, organización, control,
evaluación, supervisión y monitoreo oportuno de los servicios
médicos? (NTCIE Art. 100)
89.
Se han diseñado, divulgado, implementado, supervisado y
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actualizado permanentemente las diferentes normativas,
instructivos, procedimientos, proyectos y otras regulaciones que
fueren necesarias, a fin de garantizar la calidad de los servicios
médicos y éstas se encuentran firmadas por los responsables del
Programa y autorizados por la máxima autoridad? (NTCIE Art.
100)
90.
La Coordinación del Programa de Salud ha informado
oportunamente a la Dirección de Bienestar Magisterial sobre los
resultados del Programa y se han realizado las medidas
preventivas y/o correctivas para garantizar el cumplimiento de los
objetivos y metas? (NTCIE Art. 100)
91.
Se ha realizado una supervisión, monitoreo y evaluación
permanente al cumplimiento contractual de los servicios brindados
por los diferentes proveedores del Programa, a fin de asegurar la
calidad de los servicios médicos hospitalarios? (NTCIE Art. 101)
92.
La unidad organizativa responsable ha informado oportunamente a
la Dirección y a la Coordinación del Programa de Salud de
Bienestar Magisterial, los resultados obtenidos de la supervisión,
monitoreo y evaluación sobre el cumplimiento contractual de los
proveedores del Programa? (NTCIE Art. 101)
93.
La Dirección de Bienestar Magisterial ha comunicado de tales
situaciones a la UACI y a los diferentes proveedores; asimismo, se
han tomado medidas preventivas y/o correctivas que garanticen
una atención de calidad? (NTCIE Art. 101)
94.
La unidad organizativa responsable de la supervisión, monitoreo y
evaluación sobre el cumplimiento contractual de los proveedores
del Programa de Salud ha presentado sugerencias, propuestas o
estrategias oportunas a la Dirección de Bienestar Magisterial que
contribuyan a mejorar los servicios de salud? (NTCIE Art. 101)
95.
La administración del Fondo Especial ha estado a cargo de la
Dirección de Bienestar Magisterial y la gestión administrativa y
financiera a cargo de la Unidad de Administración y de la Unidad
Secundaria Financiera (USEFI) respectivamente? (NTCIE Art. 102)
96.
Se ha efectuado de parte del Jefe USEFI, una adecuada
planificación, dirección, coordinación y supervisión de las
actividades realizadas por las áreas de Presupuesto, Tesorería
(Colecturía y Pagaduría) y Contabilidad y ha verificado que todas
las operaciones cumplan con los requisitos legales y técnicos
exigibles? (NTCIE Art. 103)
97.
El Jefe USEFI ha diseñado, implementado y actualizado los
mecanismos de control y otras regulaciones necesarias, que
permitan cumplir con las exigencias y compromisos internos e
institucionales? (NTCIE Art. 103)
98.
Se ha efectuado de parte de la Unidad de Administración, una
adecuada planificación, dirección, coordinación y supervisión
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permanente de las actividades realizadas por las áreas de su
competencia? (NTCIE Art. 104)
99.
La Unidad de Administración ha diseñado, implementado y
actualizado los mecanismos de control y otras regulaciones
necesarias, que permitan cumplir con las exigencias y
compromisos internos e institucionales? (NTCIE Art. 104)
100. Se han diseñado, por parte de la Unidad de Administración, los
procedimientos de afiliación de los usuarios del Programa, de
acuerdo a los requisitos estipulados en el Reglamento de la Ley de
Servicios Médicos y Hospitalarios para el Magisterio? (NTCIE Art.
105)
101. Se cuenta con un sistema eficiente de registro y control de los
usuarios, que proporcione permanentemente, información
estadística, oportuna y confiable? (NTCIE Art. 105)
102. Se han establecido, por parte de la Coordinación del Programa de
Salud, procedimientos que garanticen la obtención de estadísticas
oportunas, veraces y confiables de todos los servicios de salud
proporcionados diaria, semanal, mensual y anualmente y éstos
han sido actualizados constantemente? (NTCIE Art. 106)
103. Se ha generado por parte de la Coordinación del Programa de
Salud, la información estadística requerida según la NTCIE Art.
106?
104. Se han elaborado mecanismos de control apropiados para la
recepción, control, registro, almacenamiento, custodia y
distribución de los medicamentos para los docentes del Programa
de Salud y su grupo familiar? (NTCIE Art. 107)
105. Se llevan controles diarios de las existencias de medicamentos en
los dispensarios y se informa mensual y anualmente a Bienestar
Magisterial sobre el consumo e inventario de los mismos? (NTCIE
Art. 107)
106. Los medicamentos han sido destinados exclusivamente a los
propósitos institucionales que motivaron su adquisición? (NTCIE
Art. 107)
Actividades Especiales del Consejo Nacional para la Cultura y el
Arte
107. CONCULTURA ha establecido una política cultural y artística en
armonía con el desarrollo del potencial humano, económico y
social del país? (NTCIE Art. 108)
108. La formulación del Presupuesto anual de CONCULTURA ha sido
desarrollada por la Dirección Ejecutiva, en coordinación con la
Presidencia, las Direcciones Nacionales de la Institución y la
Dirección Nacional de Administración del MINED? (NTCIE Art.
109)
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109. La Dirección Ejecutiva ha definido los objetivos, metas, planes de
acción y estratégicos y programas de gestión a nivel institucional y
éstos han sido evaluados? (NTCIE Art. 109)
110. Se han diseñado actividades de control que garanticen una gestión
financiera y operacional eficiente y eficaz de todos los recursos
111. Los resultados de la gestión financiera y operacional han sido
comunicados oportunamente y remitidos al Ministerio de
Educación
para
su
incorporación
en
los
informes
correspondientes? (NTCIE Art. 109)
112. Se han establecido, por parte de la Dirección Nacional de
Patrimonio Cultural, los objetivos, fines y políticas relacionadas con
el rescate, investigación, conservación, protección, promoción,
fomento, desarrollo, difusión y valoración del Tesoro Cultural
Salvadoreño? (NTCIE Art. 110)
113. La Dirección Nacional de Patrimonio Cultural ha diseñado las
actividades de control que garanticen la buena administración de
las dependencias a su cargo, tales como: los museos nacionales,
zonas y monumentos patrimoniales, Inventario y Registro de
Bienes Culturales Muebles e Inmuebles, sitios arqueológicos, etc.?
(NTCIE Art. 110)
114. Se han establecido, por parte de la Dirección Nacional de Artes,
los objetivos, fines y políticas relacionadas con las artes visuales,
la investigación y formación artística, la música, letras, teatros y el
arte popular, que permitan el fomento, creatividad y estimulación
de la producción artística individual o grupal, la facilitación del
acceso y espacio a nuevos públicos y a nuevas manifestaciones
del arte? (NTCIE Art. 111)
115. La Dirección Nacional de Artes ha diseñado las actividades de
control que garanticen la buena administración de las unidades
organizativas bajo su responsabilidad, tales como: el Centro
Nacional de Artes, Orquesta Sinfónica de El Salvador, Coro
Nacional de El Salvador, Teatros Nacionales, Escuela Nacional de
Danza, Ballet Folklórico de El Salvador, etc. (NTCIE Art. 111)
116. Se han establecido, por parte de la Dirección Nacional de
Promoción y Difusión Cultural, los objetivos, fines y políticas
relacionadas con la proyección de la imagen institucional, el
fomento de la lectura y promoción de libros, transmisión de las
actividades artístico culturales, de la información y del
conocimiento en general. (NTCIE Art. 112)
117. La Dirección Nacional de Promoción y Difusión Cultural ha
diseñado las actividades de control que garanticen la buena
administración de las dependencias a su cargo, tales como: la
Dirección de Televisión Cultural Educativa, Dirección de
Publicaciones e Impresos y la Biblioteca Nacional? (NTCIE Art.
13
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
112)
118. Se han establecido por parte de la Dirección Nacional de Espacios
de Desarrollo Cultural, los objetivos, fines y políticas que propicien
y fortalezcan la generación de espacios para los programas de
desarrollo cultural como una estrategia permanente para garantizar
el acceso, creación y goce de las distintas manifestaciones
culturales salvadoreñas.? (NTCIE Art. 113)
119. La Dirección Nacional de Espacios de Desarrollo Cultural ha
diseñado las actividades de control que garanticen la buena
administración de las dependencias bajo su responsabilidad, tales
como: Red de Casas de la Cultura, Parques Recreo-Educativos
Culturales, Casa del Escritor, Unidad de Asuntos Indígenas,
Unidad de Fomento Artesanal y la Red de Bibliotecas Públicas?
(NTCIE Art. 113)
3.3 DEFINICIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
DE AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN.
La autorización y la aprobación son la forma idónea de asegurar que sólo se realicen actos
y transacciones que cuentan con el aval del funcionario competente. Este aval debe ser
acorde a la misión, estrategia, planes, presupuestos y normativa legal aplicable.
La autorización y la aprobación será documentadas y comunicadas explícitamente a los
funcionarios responsabilizados. Estos tendrán que ejecutar las tareas que se les han
asignado, de acuerdo con las directrices, y dentro del ámbito de competencia establecido
por la normativa.
Dentro de esta norma se incluyen aquellas autorizaciones y aprobaciones que se
relacionan con todos los procesos institucionales, sean centrales o de soporte, separando
y distribuyendo entre los diferentes cargos, aquellas funciones que, si se concentraran en
una misma persona, pueden comprometer el equilibrio y eficacia del control interno.
Igualmente, las diversas fases que integran un proceso, transacción u operación, se
distribuirán, entre los diversos funcionarios y unidades de la entidad, de tal manera que el
control total de su desarrollo esté debidamente separado.
1.
Se han establecido por escrito, procedimientos para autorización,
registro y control oportuno de todas las operaciones? (NTCIE Art.
114)
2.
Los cheques, retiros de fondos y otros documentos de pagos, han
sido autorizados mediante firmas mancomunadas y de
conformidad a las regulaciones establecidas por el Ministerio de
Hacienda? (NTCIE Art. 115)
3.
Todos los desembolsos han sido efectuados por medio de
cheques pre-enumerados o abono a cuenta, emitidos a nombre del
beneficiario y expedidos contra las cuentas bancarias de la
entidad, exceptuando los pagos por caja chica? (NTICE Art. 115)
4.
Las firmas en los cheques han sido estampadas en forma manual
o de conformidad a lo regulado por el Sistema Bancario? (NTCIE
Art. 115)
5.
Se han firmado cheques en blanco o a nombre de persona o
empresa diferente a la que ha suministrado el bien o servicio?
14
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
(NTCIE Art. 115)
6.
Las formulas de cheques cumplen con los requisitos legales y de
seguridad establecidos por ley? (NTCIE Art. 115)
7.
Los cheques en blanco, se encuentran custodiados
adecuadamente, de tal manera que se evite su mal uso? (NTCIE
Art. 115)
8.
Los servidores titulares y suplentes autorizados para el movimiento
de las cuentas bancarias se encuentran acreditados en forma
escrita por la máxima autoridad, ante los bancos depositarios?
(NTCIE Art. 116)
9.
Las personas que han sido designadas como refrendarios de
cuentas bancarias no ejercen funciones de autorización de gastos
ni de contador? (NTCIE Art. 116)
10.
Se ha verificado, por parte de los servidores que ejercen funciones
de refrendarios de cheques, que los documentos que soportan los
pagos, cumplan con requisitos de legalidad, veracidad y
pertinencia.(NTCIE Art. 116)
3.4 DEFINICION DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
SOBRE ACTIVOS
Todos los activos institucionales deben ser asignados formalmente a un responsable de su
custodia, a quien se le informará sobre su responsabilidad respecto de los activos
asignados. Además se contará con adecuadas medidas de salvaguarda, a través de
seguros, almacenaje, sistemas de alarma, autorizaciones para acceso, según corresponda.
Los bienes, deben estar debidamente registrados y por lo menos una vez al año, se
cotejarán las existencias físicas con los controles correspondientes para verificar su
veracidad. La frecuencia de la comparación, dependerá de la naturaleza de los bienes.
De igual manera deberán llevarse a cabo arqueos independientes sobre fondos y valores,
para garantizar su integridad.
1.
Se ha efectuado un adecuado control, conservación, registro,
transferencia y descargo de los activos fijos de la institución, de
conformidad a lo establecido en el Instructivo del Sistema de
Registro y Control de los bienes del Ministerio de Educación,
aprobado por la máxima autoridad? (NTCIE Art. 117)
2.
El control de los activos fijos institucionales se ha llevado a cabo
por el Departamento de Activo Fijo de la Unidad Financiera
Institucional? (NTCIE Art. 117)
3.
El control de los activos fijos de los centros educativos, esá a
cargo de las Direcciones Departamentales de Educación? (NTCIE
Art. 117)
4.
La asignación, uso, cuidado y conservación de los vehículos
institucionales y el consumo del combustible se ha regido de
conformidad a las regulaciones establecidas por la Corte de
Cuentas de la República, Política de Transporte emitida por la
15
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
máxima autoridad y otras regulaciones aplicables? (NTCIE Art.
118)
5.
La recepción, almacenamiento, registro, distribución, control e
inventario, niveles de seguridad y determinación de existencias se
ha regido por lo establecido en el Manual de Procedimientos de
Bodega emitido por la máxima autoridad? (NTCIE Art. 119)
6.
Se han realizado sin previo aviso, arqueos frecuentes sobre la
totalidad de fondos y valores, por parte de Auditoría Interna o por
servidores independientes de quienes tienen la responsabilidad de
custodia, manejo o registro de los fondos? (NTCIE Art. 120)
7.
Existe constancia escrita sobre los resultados obtenidos en el
arqueo, firmada por las personas que participan en el mismo?
(NTCIE Art. 120)
8.
Se ha comunicado oportunamente al jefe inmediato y a la máxima
autoridad sobre los resultados obtenidos en el arqueo y se han
realizado las medidas preventivas o correctivas correspondientes?
(NTCIE Art. 120)
9.
Se ha establecido una política de sistemas de seguridad que
proteja los bienes muebles e inmuebles y los almacenados en
bodegas, contra eventuales riegos y siniestros? (NTCIE Art. 121)
10.
Se han implementado controles administrativos que protejan los
bienes de poco valor que no son considerados como activo fijo?
(NTCIE Art. 121)
11.
Se han realizado constataciones de inventarios en bodegas y
activos fijos por lo menos 2 veces al año, por parte de servidores
independientes de su custodia y registro? (NTCIE Art. 122)
12.
Si se hubieren determinado variaciones se han efectuado las
investigaciones y ajustes correspondientes, y en su caso,
determinado las responsabilidades conforme a la Ley? (NTCIE Art.
122)
13.
Se ha implementado un sistema para el registro de las existencias
de almacén y activos fijos? (NTCIE Art. 123)
14.
El sistema diseñado para el registro de las existencias de almacén
y activos fijos, facilita la codificación e identificación de su
naturaleza, ubicación, estado de los bienes, fecha, costo de
adquisición, responsable de los mismos y depreciación o revalúo
cuando aplique? (NTCIE Art. 123)
15.
Se ha establecido por escrito, el tipo de codificación para la
identificación de los bienes? (NTCIE Art. 124)
16.
Todos los bienes, independientemente de su costo de adquisición,
se encuentran debidamente codificados en un parte visible?
(NTCIE Art. 124)
16
17.
Se ha elaborado y puesto en marcha un programa de
mantenimiento preventivo y correctivo de los activos fijos? (NTCIE
Art. 125)
18.
Previo a realizar cualquier mantenimiento o reparación de los
bienes, se ha verificado la propiedad del bien y su inclusión en el
sistema de control de activo fijo institucional el control contable del
bien para determinar el costo-beneficio de las reparaciones y el
establecimiento de controles que garanticen la veracidad de las
reparaciones y la colocación de repuestos o piezas nuevas?
(NTCIE Art. 125)
19.
La baja o descargo de bienes de consumo, mobiliario y equipo,
bienes intangibles, vehículos y otros se han efectuado de
conformidad a las disposiciones reglamentarias establecidas y
contando con las justificaciones requeridas? (NTCIE Art. 126)
20.
Si se hubieren efectuado subastas, donaciones, permutas o
destruido bienes dados de baja o descargados, éstos se han
realizado de conformidad a las disposiciones institucionales y
legales establecidas? (NTCIE Art. 126)
21.
Los vehículos del Ministerio, han sido utilizados exclusivamente en
actividades institucionales? (NTCIE Art. 127)
22.
Los vehículos tienen asignado, en un lugar visible, un distintivo no
removible que los identifique? (NTCIE Art. 127)
23.
Los vehículos son guardados al final de cada jornada laboral, en
el estacionamiento asignado a cada unidad organizativa? (NTCIE
Art. 127)
24.
Se cuenta con todas las escrituras públicas que amparan la
propiedad y/o posesión de los bienes inmuebles del Ministerio y
éstas se encuentran debidamente inscritas en el registro
correspondiente? (NTCIE Art. 128)
25.
Los documentos que amparan la propiedad de los bienes, están
debidamente custodiados por un servidor responsable e
independiente de los que autorizan y aprueban las adquisiciones?
(NTCIE Art. 128)
26.
Se ha efectuado el revalúo correspondiente de los bienes
inmuebles propiedad del estado y éstos han sido registrados
contablemente, a efecto de presentar su valor real en los estados
financieros? (NTCIE Art. 128)
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
SOBRE DISEÑO Y USO DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS.
Los documentos y registros deben ser diseñados y utilizados siguiendo los procedimientos
establecidos en la Institución con el fin de que sean útiles para los fines de la organización
17
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
y en especial al control interno. Es importante, en el caso de los formularios de uso general,
que sean uniformes y prenumerados.
Para que se considere útil y adecuada, la documentación, en general, debe reunir los
siguientes requisitos:
a.
b.
c.
d.
e.
Tener un propósito claro
Ser apropiada para alcanzar los objetivos institucionales.
Ser útil a los funcionarios para controlar las operaciones.
Servir a los fiscalizadores u otras personas para analizar las operaciones.
Estar disponible y accesible para que el personal autorizado y los auditores la
verifiquen cuando corresponda.
Los documentos y registros deben ser adecuadamente administrados, tanto de previo a su
utilización así como una vez hayan sido utilizados.
Asimismo, las transacciones y actividades que afectan la toma de decisiones y acciones
sobre los procesos y operaciones de la Institución, deben ser registradas oportunamente y
clasificadas de manera tal que sean utilizables.
1.
Para el uso de documentos, se ha implementado un sistema de
formularios pre-enumerados, previendo el número de copias, el
destino de cada una de ellas y las firmas de autorización
necesarias? (NTCIE Art. 129)
2.
Se han efectuado controles permanentes sobre los formularios y
otros documentos que registran el trámite o transferencia de
recursos? (NTCIE Art. 129)
3.
Se ha notificado oportunamente al jefe inmediato superior la
pérdida de formularios u otros documentos que registren el trámite
o transferencia de recursos? (NTCIE Art. 129)
4.
Los juegos de formularios y otros documentos de carácter
especial, que han sido inutilizados se han anulado y archivado
dentro de los legajos de los que han sido utilizados correctamente,
para mantener su control, secuencia numérica y evitar su uso
posterior? (NTCIE Art. 129)
5.
Se
encuentran
custodiados
adecuadamente
bajo
la
responsabilidad de personal autorizado, los formularios y otros
documentos de carácter especial? (NTCIE Art. 129)
6.
Todos los documentos, formularios, reportes u otro tipo de registro
que facilite el control interno, diseñados para anotar las
transacciones y hechos significativos que necesiten ser registrados
y demostrados, reúnen al menos los requisitos siguientes:
a)
b)
c)
d)
Que tengan un propósito definido
Apropiados y relacionados con los objetivos institucionales
Que sean de utilidad a la unidad organizativa y la entidad
Que permitan un análisis, revisión o evaluación posterior
(NTCIE Art. 130)
SOBRE
CONCILIACIÓN
PERIÓDICA
DE
REGISTROS.
18
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
En primer lugar debe recordarse que cuando se habla de conciliación de registros, nos
referimos a todo tipo de registros y no solo a las cuentas bancarias. En segundo lugar, el
periodo debe definirse dependiendo del tipo de registro. En tercer lugar, la conciliación
tiene como objetivo esencial verificar que sean exactos, para en caso contrario, proceder a
corregir errores u omisiones.
Las conciliaciones se dan tanto entre los registros y documentos fuente de las anotaciones,
como entre registros de las unidades administrativas y los generales de la Institución, para
los diferentes tipos de información que circula en la organización.
1.
Se han realizado conciliaciones mensuales de toda clase y
naturaleza de cuentas relacionadas con la información contable,
presupuestaria y de tesorería? (NTCIE Art. 131)
2.
Las conciliaciones han sido elaboradas y suscritas por un servidor
independiente de la custodia y registro de fondos, haciéndolas del
conocimiento del funcionario competente que para el caso se
designe? (NTCIE Art. 131)
3.
Se han efectuado conciliaciones periódicas de registros de
avances físicos y financieros de proyectos financiados o donados
por organismos internacionales? (NTCIE Art. 131)
4.
Se ha comprobado el movimiento y confirmado en forma
independiente los saldos de las cuentas de derecho y obligaciones
financieras a cargo de la entidad, por lo menos una vez al año, con
el propósito de garantizar la confiabilidad de la información?
(NTCIE Art. 132)
SOBRE ROTACIÓN DE PERSONAL
La rotación de personal, tiene que ver con que los funcionarios no tengan
permanentemente el control de partes específicas de una transacción ni de los recursos
utilizados en ellas, lo que brinda seguridad relativa de que no se presentarán situaciones
irregulares en relación con tales transacciones y recursos. Asimismo, suministra
parámetros de eficiencia mediante la comparación del desempeño de empleados distintos
en la misma actividad, lo que permite descubrir más claramente las habilidades particulares
de cada uno y asignarles las tareas que mejor desempeñan.
Asimismo, la rotación de personal constituye un mecanismo de capacitación, pues al
desarrollar actividades diferentes, tanto como un procedimiento normal, o en el caso de
sustituir empleados que se encuentran de vacaciones o incapacitados, los servidores
entran en contacto con las diversas etapas de los procesos organizacionales, y así llegan a
comprender mejo su participación en el logro de los objetivos.
Sin embargo, siempre debe tenerse presente que la rotación de personal se puede llevar a
cabo cuando la naturaleza de las funciones permita efectuarla, así como las disposiciones
jurídicas y técnicas vigentes.
1.
Toda rotación de personal del Ministerio de Educación, ha sido
autorizada por la máxima autoridad, Directores Nacionales,
Directores de Staff, Directores Departamentales y demás Jefaturas
en coordinación con la Gerencia de Recursos Humanos. (NTCIE
Art. 133)
2.
La rotación del personal del Ministerio de Educación, se ha
efectuado únicamente cuando la naturaleza de las actividades y/o
19
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
funciones que realiza el personal, las disposiciones jurídicas,
técnicas y operativas lo permiten? (NTCIE Art. 133)
SOBRE GARANTIAS O CAUCIONES
Para definir las políticas y procedimientos, cada Institución debe considerar lo que al
respecto señala la Ley de la Corte de Cuentas de la República, que en su artículo 104
dispone:
a.
b.
c.
d.
que deben rendir fianza los “funcionarios y empleados del sector público encargados
de la recepción, control, custodia e inversión de fondos o valores públicos, o del
manejo de bienes públicos”
que debe rendirse “...a favor del Estado de la entidad u organismo respectivo, de
acuerdo con la Ley...”
que su finalidad es “...responder por el fiel cumplimiento de sus funciones”
que sin el cumplimiento de esta obligación “No se dará posesión del cargo,...”.
Dichas garantías deberán ser razonables y suficientes para que sirvan como medios de
aseguramiento del adecuado cumplimiento de las funciones de los responsables de
recepcionar, controlar, custodiar o invertir fondos o valores públicos. Pero a la hora de
determinar los montos de las cauciones debe tenerse presente que la fianza es una medida
de control, no la única, que se debe implementar para cumplir con la finalidad ya señalada.
1.
Rinden fianza a favor de la institución, los empleados encargados
de la recepción, control, custodia e inversión de fondos, o del
manejo de bienes públicos, sean éstos en efectivo, títulos valores
o cualquier otro activo que represente valor económico y que
puedan ser susceptible de robo? ( NTCIE Art. 134)
2.
La fianza o garantía que rinden los empleados a favor de la
Institución, es suficiente para responder por el fiel cumplimiento de
sus funciones? ( NTCIE Art. 134)
3.
Se verifica que antes de dar posesión de un cargo que tenga
como requisito rendir fianza, se cumpla con tal condición? (NTCIE
Art. 134)
4.
La Dirección Nacional de Administración o la Dirección Ejecutiva y
la Unidad Financiera Institucional, informan oportunamente a la
máxima autoridad sobre la necesidad de contratar las pólizas de
seguros? (NTCIE Art. 135)
5.
La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI),
exige, registra, custodia y devuelve las diferentes garantías que
aseguran el cumplimiento de las ofertas y contratos que se
celebran para la adquisición de obras, bienes y servicios, en
cumplimiento a la LACAP? (NTCIE Art. 136)
6.
la Unidad Financiera Institucional, evalúan y gestionan la
adquisición de cajas de seguridad, que faciliten la custodia de
valores a las personas que por la naturaleza de sus cargos les
corresponde el manejo de los mismos? (NTCIE Art. 137)
7.
la Unidad Financiera Institucional, han implementado otros tipos de
20
medidas que garanticen la
seguridad
de
los
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
recursos
8.
Cuando ocurren robos, hurtos, fraudes, pérdidas o extravío de
valores, el responsable de los mismos, informa oportunamente a
su jefe inmediato? (NTCIE Art. 138)
9.
El jefe inmediato, comunica oportunamente lo sucedido a la
Unidad Financiera Institucional, Dirección Nacional de
Administración o la Dirección Ejecutiva y a la máxima autoridad?
(NTCIE Art. 138)
10.
La máxima autoridad constituye inmediatamente una comisión
para que investigue y deduzca responsabilidad sobres el robo,
hurto, fraude, pérdida o extravío de valores acaecido? (NTCIE Art.
138)
11.
Se informa lo sucedido a las autoridades de seguridad y justicia
correspondientes? (NTCIE Art. 138)
12.
Se gestiona ante la compañía de seguros el reclamo respectivo
por: robo, hurto, fraude, pérdida o extravío de valores? (NTCIE
Art. 138)
DE LOS CONTROLES GENERALES DE LOS
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Los controles generales se aplica a todo sistema de información, ya sea en ambientes de
mainframes, minicomputadores, redes y usuario final. Incluye para toda la Institución,
normas y procedimientos que deben definir claramente la planeación, administración y
control sobre:
a.
las operaciones del centro de datos, como por ejemplo: backups y recuperación,
planes de contingencia y desastre, y procesos de inicio y horarios sobre actividades
del operador;
b.
la adquisición, implementación y mantenimiento del software del sistema, a saber : el
sistema operativo, los sistemas de administración de base de datos, el software de
redes, el de seguridad y el utilitario;
c.
la seguridad de acceso, esto es el cambio frecuente de claves de acceso
(contraseñas, passwords ), restricciones a usuarios para el acceso o aplicaciones o
sistemas, ”cortinas de fuego” para restringir el acceso a computadoras, redes y
sistemas a personas externas y desactivación de las passwords y las identificaciones
de usuario (user ids), cuando los funcionarios se desvinculan de la organización; y
d.
el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, sean existentes o nuevos, como por
ejemplo: fases específicas para el diseño e implementación del sistema, los
requerimientos de documentación, la autorización para nuevos sistemas y para
cambios a sistemas, la revisión de cambios, las pruebas de resultados y los protocolos
de implementación.
1.
La Dirección de Informática elabora la Política y Plan de
Contingencia de los sistemas de información? (NTCIE Art. 139)
2.
La política y el Plan de contingencia permite continuar operando
en casos de siniestros, fallas de servidores de red, comunicación
21
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
de datos, recuperación de aplicaciones entre otros ? (NTCIE Art.
139)
3.
La política y el Plan de contingencia facilita reestablecer
oportunamente los sistemas de información institucional? (NTCIE
Art. 139)
4.
La Política y el Plan de Contingencia es aprobada por la máxima
autoridad? (NTCIE Art. 139)
5.
La Política y el Plan de Contingencia es revisado y actualizado
anualmente ? (NTCIE Art. 139)
6.
Están bajo el control y custodia de la Dirección de Informática,
toda la información y documentación física y magnética
relacionada al funcionamiento y operación de las aplicaciones
informáticas, Manual técnico de los sistemas,
Manual de
Procedimientos, Manuales de operación de los sistemas, equipos
informáticos y periféricos, planes de contingencia, licencias de
software? (NTCIE Art. 140)
7.
La Dirección de Informática garantiza que toda aplicación de
captura de datos tenga sus procesos de validación que permita a
los usuarios ingresar los datos sin errores, de conformidad a lo
establecido en las Normas y Políticas para el Desarrollo de
Sistemas? (NTCIE Art. 141)
8.
El procesamiento de datos a través de cada uno de los sistemas
de información, así como los reportes, las consultas y
responsabilidad de los datos, se procesan de acuerdo a lo
establecido en las Normas y Políticas sobre los Sistemas
Informáticos? (NTCIE Art. 141)
9.
La Dirección de Informática, posee Manuales de Estándares de
Hardware y Software del recurso informático utilizado en la red y
para el procesamiento de datos? (NTCIE Art. 143)
10.
Los recursos informáticos utilizados en la red y para el
procesamiento de datos, garantizan la seguridad de la
información y las operaciones de la red, acceso a correo
electrónico, Intranet e Internet, según lo establecido en la
Normativa de Uso de Recursos Tecnológicos? (NTCIE Art. 143)
11.
El diseño, elaboración, actualización y publicación de la página
Web Institucional, se realiza de conformidad a lo requerido y
aprobado por la máxima autoridad? (NTCIE Art. 144)
12.
El diseño, elaboración, actualización y publicación de la página
Web Institucional, lo realizan las Direcciones de Informática,
Tecnologías Educativas y Comunicación Social en coordinación
con las diferentes unidades responsables? (NTCIE Art. 144)
13.
La Dirección de Informática es la responsable de la
administración integral del modelo de datos lógico y físico de la
22
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
base de datos de los sistemas de información de la Institución?
(NTCIE Art. 145)
14.
La Dirección de Informática ha elaborado normas y políticas para
la administración integral de los sistemas de información de la
Institución? (NTCIE Art. 145)
15.
La Dirección de Informática, es responsables de actualizar y
divulgar normas relacionadas al uso adecuado de los recursos
tecnológicos y la confidencialidad de la información a nivel
central, departamental y de centros educativos? (NTCIE Art. 146)
16.
La Dirección de Informática, vigila la correcta aplicación de la
normativa del uso adecuado de los recursos tecnológicos de la
institución ? (NTCIE Art. 146)
17.
Las Jefaturas a cargo de sistemas propios de información o
usuarios de la misma, son responsables de los datos que se
proporcionan de acuerdo a lo establecido en la Normativa de Uso
de Recursos Tecnológicos? (NTCIE Art. 146)
18.
La Dirección de Informática, a través de la Gerencia de Soporte
Técnico controla y mantiene bajo custodia física los originales de
las licencias para el uso del software? (NTCIE Art. 147)
19.
Las unidades de Informática de las Direcciones Departamentales,
resguardan los medios ópticos y los números de registro de las
nuevas licencias? (NTCIE Art. 147)
20.
Las unidades de Informática de las Direcciones Departamentales,
remiten a la Gerencia de Soporte Técnico, los originales de las
licencias de los Software? (NTCIE Art. 147)
21.
La Gerencia de Sistemas, es la responsable de custodiar las
licencias de los diferentes lenguajes de programación? (NTCIE
Art. 147)
22.
La Gerencia de Soporte Técnico de la Dirección de Informática y
las Unidades de Informática de las Direcciones Departamentales,
son responsables de mantener actualizado el inventario de
software y hardware en uso? ( NTCIE Art. 148)
23.
Se han creado las regulaciones necesarias para mantener
actualizado el inventario de software y hardware ? ( NTCIE Art.
148)
24.
La Gerencia de Soporte Técnico de la Dirección de Informática es
responsable de definir y mantener en uso un software estándar
para la Institución, de acuerdo a la Normativa de Uso de
Recursos Tecnológicos? (NTCIE Art. 149)
25.
La Dirección de Informática, a través de la Gerencia de Soporte
Técnico, es la responsable de garantizar el mantenimiento
preventivo y correctivo del equipo informático? (NTCIE Art. 150)
23
26.
El mantenimiento preventivo y correctivo del equipo informático,
se realiza de conformidad a las Normativas de Soporte Técnico,
Soporte Informático Nacional y al Manual de Soporte de Sistemas
Descentralizados ? (NTCIE Art. 150)
27.
La Dirección de Informática, autoriza el acceso a los recursos
informáticos (sistemas de aplicación, servidores, equipos de
comunicación, FireWall, etc.) para protegerlos contra
modificaciones, uso no autorizado, daños o pérdidas, según lo
regulado en la Normativa de Usos de Recursos Tecnológicos?
(NTCIE Art. 151)
28.
El desarrollo, mantenimiento y modificación de todos los sistemas
mecanizados, se realiza de conformidad a las necesidades reales
de la Institución y a lo regulado en las Normas y Políticas sobre
los Sistemas Informáticos ? (NTCIE Art. 152)
29.
En todas las aplicaciones que se desarrollan en la Institución y
las que se adquieren, incluyen o se implementan huellas de
auditoría? (NTCIE Art. 153)
30.
Las huellas de auditoría permiten verificar la correcta utilización
de los sistemas y datos, así como para revertir operaciones en
los casos justificables? (NTCIE Art. 153)
31.
La Dirección de Informática, ha elaborado procedimientos para
huellas de auditoría ? (NTCIE Art. 153)
32.
La Dirección de Informática, es la responsable de que la Entidad
cuente con sistemas informáticos actualizados que cumplan con
estándares de calidad, que garanticen el adecuado
procesamiento de datos y agilicen los flujos de información entre
las distintas Unidades Organizativas de la Institución?(NTCIE
Art. 154)
33.
La Dirección de Informática, ha elaborado regulaciones para que
los sistemas informáticos estén actualizados, cumplan con
estándares de calidad, garanticen el adecuado procesamiento de
datos y agilicen los flujos de información entre las distintas
Unidades Organizativas de la Institución? (NTCIE Art. 154)
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
DE LOS CONTROLES DE APLICACIÓN
Los controles de aplicación cubren el procesamiento de la información y son los que
proporcionan seguridad razonable de que las transacciones se procesen completas,
exactas, que sean las que han sido autorizadas y que sean válidas. Deben ser instaladas
en las interfases de las aplicaciones con otros sistemas con el fin de que todas las
“entradas” sean recibidas y sean válidas y que las “salidas” sean correctas y distribuidas
según las políticas y procedimientos establecidos.
Debe recordarse, como sistema que es, que los controles generales y los de aplicación se
complementan y se interrelacionan, de tal manera que, por ejemplo, si un control general
no es adecuado, el control de aplicación no puede suplir la función de aquel control.
24
SI
NO
N/A
OBSERVACIONES
Finalmente hay que recordar que la tecnología de información evoluciona de manera muy
rápida, por lo que los controles también deben cambiar, sin olvidar que los
requerimientos básicos de control no cambian.
1.
La Dirección de Informática ha diseñado controles de aplicación
en la entrada, procesamiento y salida de información? (NTCIE
Art. 155)
2.
Los controles de aplicación detectan y corrigen errores e
irregularidades en la estructura, políticas y procedimientos que se
aplican a diferentes módulos de los sistemas? (NTCIE Art. 155)
3.
Los controles de aplicación están diseñados para cubrir
procesamiento de información dentro de aplicaciones específicas
de software, de conformidad a las Normas y Políticas sobre los
Sistemas Informáticos? (NTCIE Art. 155)
4.
Se han establecido controles y regulaciones que permitan
garantizar y verificar la exactitud, suficiencia y validez, de la
información procesada? (NTCIE Art. 156)
25

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