Manual de Expositor

Estimado EXPOSITOR:
Sea usted bienvenido al más grande movimiento de Bienestar en
América Latina: EXPO SER 2010, que se llevará a cabo del día 14
al 16 de Mayo de 2010 en el World Trade Center Ciudad de México
salón Mexica y en el que usted es parte fundamental de este
evento.
Este manual contiene información muy importante para la
participación de su empresa y es necesario que lea todo su
contenido; de esta manera quedarán resueltas las dudas más
frecuentes que se presentan durante la planeación de su
participación en el evento.
Asimismo, le solicitamos que llene y regrese las formas de solicitud
de servicios al contacto que se indica en cada una de ellas, antes de
la fecha límite con el fin de brindar la atención y los servicios que
Usted merece.
En caso de tener alguna duda o pregunta adicional al contenido de
este manual, favor de comunicarse con su Ejecutivo de Ventas a los
teléfonos que aparecen en nuestro directorio.
Es importante mencionar que este año tenemos grandes sorpresas
que darán a nuestro público, a nuestros ponentes y sobre todo a
ustedes grandes beneficios.
¡¡¡Te deseam os el m ejor de los éxitos !!!!
ATENTAMENTE
COMITÉ ORGANIZADOR
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PUNTOS IMPORTANTES
- Es importante a la brevedad posible enviar su formato de
Antepecho y Gafetes (Mas info anexo I y II)
- Montaje jueves 13 de mayo salón Mexica de 11:00 a 23:00
hrs, acceso por la calle de Dakota zona de carga y descarga
(Mas info página 6)
- Durante el montaje: (Mas info página 6)
• Nada puede pegarse, clavarse, engraparse,
atornillarse o adherirse a columnas, paredes,
pisos, techos, cristales, vitrinas o cualquier
estructura propiedad de WTC y/o mamparas o
paredes. (Mas info página 7)
• No se permite obstruir pasillos ni áreas comunes
con decoración, equipo y productos a exhibir.
- Será causa de rescisión del contrato en caso de Sorprender al
Expositor compartiendo su Stand con otra Institución o
Persona, de ser este el caso el Expositor pagará una
penalidad del 40% adicional al pago realizado por la renta del
Stand. (Mas info en Contrato)
- Inauguración de la Expo Viernes 14 a las 11:00 hrs.
Durante la exposición (Mas info página 7)
• Horario a Expositores de 9:00 a 21:00 hrs. Es
indispensable portar gafete con fotografía, una vez
abierta la expo al público es indispensable que
personal encargado del stand se encuentre en el
mismo; no nos hacemos responsables por perdidas
de ningún tipo.
Horario a Público en General: 10:00 a 20:00 hrs.
• El vendedor o cualquier otro personal que se
sorprenda
en
áreas
comunes
tratando
o
promoviendo cualquier tipo de negocio le será
retirada la papelería sin devolución alguna para el
expositor.
• No se permite obstruir pasillos ni áreas comunes
con decoración, equipo y productos a exhibir.
- Ceremonia de Clausura Domingo 16 de Mayo a las 18:00 hrs.
Desmontaje domingo 16 a partir de las 19:00 hrs. y hasta las
24:00 hrs del mismo día. (Mas info página 9)
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INDICE
DIRECTORIO COMITÉ ORGANIZADOR
4
INFORMACIÓN GENERAL
5
REGLAMENTO GENERAL DE EXPOSICIÓN
7
DESCRIPCIÓN DE SU ESPACIO CONTRATADO
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DIRECTORIO DE PROVEEDORES
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FORMATOS BÁSICOS
FORMATO DE ANTEPECHO
Anexo 1
FORMATO DE GAFETES
Anexo 2
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DIRECTORIO
COORDINACIÓN GENERAL DEL EVENTO
Marilú Figueroa Altamirano
Directora General del Evento
[email protected]
RELACIONES PUBLICAS Y PRENSA
Ana Coello
[email protected]
LOGISTICA Y OPERACIÓN
PROVEEDORES
Miguel Cisneros
[email protected]
–
SERVICIOS
VENTAS
Estela Carletti
[email protected]
ADMINISTRACION Y SERVICIOS AL EXPOSITOR
Marisol Maciel
Atención a Expositores
[email protected]
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–
INFORMACIÓN GENERAL
Estimado Expositor:
EXPO SER se llevará a cabo el día Viernes 14, Sábado 15 y
Domingo 16 de Mayo, y tendrá como sede el World Trade Center
en los siguientes salones:
Exposición:
Conferencias Magistrales:
Foro Expo Ser:
Foro Abierto:
Sala de Meditación:
Salón
Salones
Salón
Salón
Salón
Mexica
Auditorio y Olmeca 1
Mexica
Mexica
Palenque
A continuación se indican las actividades del evento, fechas de
realización e información general de las operaciones del mismo.
COMITÉ ORGANIZADOR
EXPO SER, está listo para atenderlo de Lunes a Jueves de 10:00
a 18:00 hrs. y Viernes de 10:00 a 15:00 hrs. en los teléfonos
5395-1001 con 6 líneas
ATENCION A EXPOSITORES
A través de su departamento de Atención a Expositores y
Operaciones, cuenta con personal especializado listo para
atenderlo con el mejor servicio que usted contrate con su stand.
Este mismo equipo lo atenderá también en el piso de exhibición
desde el primer día de montaje y se ubicará físicamente en sala
del Comité Organizador; también se contará con asistentes de
piso los cuales, estarán debidamente capacitados para ofrecer
una excelente atención. Todo el personal que lo atenderá estará
debidamente uniformado y debidamente identificado.
SEGURIDAD
Nuestro dispositivo de seguridad comprende, únicamente las
áreas generales y accesos, el cual dará principio a las 06:00 Hrs.
del día Jueves 13 de Mayo y finalizará el día domingo 16 de Mayo
a las 24:00 hrs.
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MONTAJE
La entrada para montaje será el día Jueves 13 de Mayo a
partir de las 11:00 a.m. por la zona de carga y descarga cuyo
acceso se localiza por la calle Dakota (calle lateral a World Trade
Center), el horario de montaje será continuo hasta
las 23 hrs. del mismo día, debiendo quedar
montado en su totalidad el stand; a partir de esa hora
no se permitirá el ingreso de ningún material y/o equipo ya que
el salón permanecerá cerrado por seguridad y para la limpieza
general del mismo.
Es muy importante leer y seguir cuidadosamente los
lineamientos marcados en el “Reglamento General de Exposición”
contenido en este manual; esto le ayudará a conocer lo que
puede y lo que no puede hacer en el montaje de su stand.
MUY IMPORTANTE
Este Manual es una herramienta para usted y para nosotros, ya que
contiene información muy importante:
En este Manual usted puede ahorrar dinero en la contratación de
materiales y servicios por adelantado ya que resulta más económico
y le permite mantenerse dentro de su presupuesto.
Le permite aprovechar al máximo su inversión en EXPO SER ya
que usted estará informado de la logística del evento y evitará
sorpresas y retrasos de último momento.
Nos permitirá atender sus necesidades y servirle con la máxima
calidad una vez que nos envíe los formatos incluyendo esta guía.
Todo el personal de EXPO SER está a su disposición para ayudarlo
y hacer de este evento una experiencia exitosa para su empresa y
agradable para todos los participantes.
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REGLAMENTO GENERAL DE EXPOSICIÓN
1.El subarrendatario y/ó expositor se limitará a instalar y
decorar su stand únicamente en el espacio contratado.
2.- Nada puede pegarse, clavarse, engraparse, atornillarse
o adherirse a columnas, paredes, pisos, techos, cristales,
vitrinas o cualquier estructura propiedad de WTC, Ciudad
de México y/ó mamparas o paredes que delimiten el espacio
para exposición del expositor el cual acepta cubrir los costos de
reparación que se lleguen a ocasionar.
3.La decoración, equipo y productos a exhibir deberá
permitir la circulación sobre los pasillos, sin obstruir otros
módulos de exhibición ó áreas comunes.
4.Los elementos de decoración y componentes que
excedan los 2.50 Pts. de altura, deberán de contar con los planos
estructurales firmados por el expositor, así como también por
parte del contratista, y en donde se indique que éstos son
construidos ó ensamblados, en base a los detalles y
especificaciones de los planos, y que garantizan la seguridad del
evento y sus participantes.
5.El espacio para exposición deberá contar con los
elementos de seguridad necesarios haciéndose responsable el
expositor de los daños que se ocasionen por falta o fallas de
éstos, o que no cumplan con las especificaciones que señalen en
los planos estructurales solicitados en el punto 4.
6.Los espacios para exposición deberán de quedar
concluidos con su decoración a más tardar el día jueves 13 de
Mayo a las 23:00 hrs.
7.No se podrán construir puentes o uniones sobre los
pasillos, salvo autorización por escrito del Comité Organizador.
8.Los módulos de exhibición podrán tener techo falso y/ó
antepecho contando con los elementos de seguridad y soporte
necesarios, que no excedan los 30 cms. de diámetro.
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9.Las construcciones metálicas o de madera deberán de
llegar al WTC Ciudad de México, en forma preconstruída, para
eliminar los trabajos de soldadura y carpintería.
10.-Queda excluida la utilización de yeso y tablaroca o cualquier
material de construcción que requiera de labores pesadas.
11.-El Comité Organizador tendrá el derecho de solicitar al
expositor que modifique el diseño de su espacio si éste no
cumple con los lineamientos de este reglamento de instalación y
decoración.
12.-El expositor deberá entregar conforme al programa de fechas
límite, la información de requerimientos adicionales solicitados
en el Manual de Expositor, quedando el comité organizador libre
de cualquier reclamación sobre requerimientos no solicitados en
los cuestionarios y formatos, o que no se haya hecho dentro de
este plazo.
14.-El expositor o su contratista no podrán tener acceso directo a
las fuentes de suministro de energía eléctrica del WTC Ciudad de
México.
15.-El Comité Organizador proporciona dentro del paquete de
espacio de exposición un contacto doble monofásico por empresa
contratante. Cualquier instalación adicional tendrá un cargo extra
que deberá ser cubierto por el subarrendatario y/ó expositor por
anticipado para su ejecución (se anexa formato de requerimiento
adicional).
16.-El contratista del expositor y su personal deberán de
presentar la orden de trabajo al personal del Comité para
autorizar la entrada para iniciar sus labores. Solamente se dará
acceso a su material, equipo y producto a partir del
jueves 13 de mayo a partir de las 11:00 hrs.
17.-Cualquier material, equipo o producto que llegue
anticipadamente a la fecha mencionada en el punto anterior le
será negada la recepción, quedando el Comité Organizador y el
WTC Ciudad de México, libre de cualquier reclamo que por robo,
pérdida o daño que sufra lo enviado.
18.- Los espacios para exposición deberán de ser ocupados a
más tardar el día jueves 13 de Mayo a las 23:00 hrs, o el Comité
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podrá disponer en la forma que mejor considere de aquellos que
después de esta hora se encuentren vacíos.
19.- Las áreas Generales del recinto de exposición quedan bajo
resguardo de la empresa contratada por el Comité para la
seguridad a partir del día 13 de Mayo a las 8:00 hrs.
20.- El desmontaje se podrá realizar el día 16 de Mayo a
partir de las 19:00 hrs. y hasta las 24:00 hrs del mismo
día obligándose el expositor a retirar todo el material, equipo,
mercancía de su empresa dentro de este horario. Cualquier costo
que este ocasiones a WTC Ciudad de México, la remoción de
esto, será cobrado al subarrendatario y/o expositor. Después de
este horario, el Comité no se hace responsable de ningún daño o
pérdida que sufra el expositor.
21.- Todo personal de ventas y/o edecán deberá tratar cualquier
negocio, distribución de folletería y/o promociónales dentro de
su stand. El vendedor o cualquier otro personal que se
sorprenda en áreas comunes tratando o promoviendo
cualquier tipo de negocio le será retirada la papelería sin
devolución alguna para el expositor.
22.-El World Trade Center (Hir Expo Internacional, S.A. de C.V.)
es el único proveedor de alimentos y bebidas dentro de las
instalaciones del CIEC/ WTC. Para cualquier servicio favor de
comunicarse con ellos al teléfono No. 9000-9000.
23.- AUDIO Y VIDEO. El uso de equipos de audio y video dentro
del evento estará sujeto a un margen de no más de 80 decibeles
SPL a una distancia de 2 metros de la fuente emisora.
24.-TELECOMUNICACIONES: WTC tiene su propio sistema
telefónico dentro de las salas de exposición para brindarle una
red integral de telecomunicaciones. Usted puede ordenar los
servicios directamente a la Gerencia de Operaciones del CIECWTC ( 52) 9000-9000 mediante formato correspondiente anexo.
25.- CONTROL DE ANDENES: El tiempo máximo de maniobras es
de 30 minutos, después de ese tiempo se sancionará sin
excepción alguna con una multa de $ 40.00 por cada 15 minutos
o fracción. El Comité Organizador no tiene el control alguno
sobre estas multas favor respetar el tiempo asignado por WTC.
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ESPACIO CONTRATADO
Le informamos lo que Usted ha adquirido en la compra de su
espacio de exhibición:
A.-
Paredes limitantes perimetrales de 2.48 mts. de altura.
B.-
Iluminación del stand por medio de una lámpara slim-line 2
x 38 watts
C.-
Contacto eléctrico monofásico de 500 watts (1 paz por
empresa)
D.-
Antepecho de 30 cms. de alto
E.-
Nombre de Expositor en tipografía Helvética color negro
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F.-
Limpieza en áreas comunes.
G.-
Gafetes
Stand de 9 mts2.
Stand de 6 mts2
Stand de 4 mts2.
6 Gafetes
4 Gafetes
3 Gafetes
Costo de gafete adicional $ 200.00 (máximo 4 por Stand).
I.Para poder entregar los gafetes a su debido tiempo, favor
de entregar a mas tardar el 5 de mayo el formato anexo
correspondiente, incluyendo los adicionales. En caso de requerir
Gafetes posteriores a esta fecha se cobrará un excedente de $
50.00 pesos por Gafete.
J.-
Alfombra de uso rudo.
K.- Seguridad las 24 hrs. Durante el montaje y desmontaje en
áreas comunes.
L.La seguridad de sus equipos como: LAPTOP´S. y celulares son
por cuenta del expositor.
NO DUDE EN LLAMARNOS, CON GUSTO LO ATENDEREMOS AL
TELEFONO. 5395-1001 con 6 líneas
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DIRECTORIO DE PROVEEDORES
1.- EXPO SER. (COMITÉ ORGANIZADOR)
Presa del Azúcar # 69 Col. Irrigación Polanco. México,
D.F. C.P. 11500
Tel. 5395-1001
www.expo-ser.com
2.- HIR EXPO INTERNACIONAL, S.A. DE C.V. (W T C)
Filadelfia Esq. Dakota Col. Nápoles México, D.F.C.P. 03810
Tel. 9000-9000 Fax. 9000-9103
www.exposwtc.com
3.- GRUPO ORMEX
Av. Alta Tensión No. 106 Col. Molino de Rosas
Deleg. Álvaro Obregón C.P. 01470 México, D.F
Tel. 5660-7831 Fax 5593-4164 y 5593
www.ormex.com
5.- GRUPO DILME (SEGURIDAD)
Canal de Miramontes 123 Col. Residencial Acoxpa
C.P. 14300 México, D.F.
Tel. 5684-5472, 5678-0806
www.dilme.com.mx
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ANEXO 1
SOLICITUD DE RÓTULO DE MARQUESIA
(ATEPECHO)
LLEAR A MÁQUIA O LETRA DE MOLDE CLARA Y LEGIBLE.
STAD #
SOLICITO QUE SE ROTULE LA MARQUESINA (ANTEPECHO) DE LA
SIGUIENTE MANERA:
Máximo 38 Caracteres (los espacios cuentan como carácter)
NOMBRE DE LA EMPRESA:
RESPONSABLE:
PUESTO:
TELEFONO:
E-MAIL:
Enviar al fax al 5395-1001 o al correo direcció[email protected]
FECHA LÍMITE PARA E&TREGAR: 05 DE MAYO
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ANEXO 2
SOLICITUD DE GAFETES
LLEAR A MÁQUIA O LETRA DE MOLDE CLARA Y LEGIBLE.
STAD #
OMBRE DE LA EMPRESA :
SOLICITO
GAFETES CO LOS
SIGUIETES OMBRES:
Le recordamos que el gafete es personalizado y con fotografía, para ofrecerle un
mejor servicio es importante que llene esta solicitud y junto con ella envíe todas
las fotografías de las personas anotadas, o en su defecto puede tomarse la foto
durante el montaje en un horario de 11:00 a 15:00 hrs y de 16 a 19:00 hrs. y el
viernes 14 de 8:30 a 15:30 hrs.
ota: Stand 3x3 incluye 6 gafetes, 3x2 incluye 4 gafetes, 2x2
incluye 3 gafetes
1.-
4.-
2.-
5.-
3.-
6.-
SOLICITUD DE GAFETES ADICIOALES: (Máximo 4 por stand
costo c/u $ 200.00 (si requiere factura + iva)
(Anexar comprobante de pago)
1.-
3.-
2.-
4.-
Enviar al fax al 5395-1001 o al correo direcció[email protected]
FECHA LÍMITE PARA E&TREGAR: 05 DE MAYO
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