Manual de Procedimientos _Contenido_

Transcripción

Manual de Procedimientos
Dirección General de Informática
Índice
I.
Introducción
II.
Listado de los Procedimientos
III.
Procedimientos
1. Dirección General
2. Subdirección de Desarrollo Tecnológico
3. Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de
Aplicaciones
4. Departamento de Internet y Soluciones Multimedia
5. Departamento Administrativo
6. Coordinación de Investigación y Monitoreo Tecnológico
7. Departamento de Evaluación y Calidad
8. Subdirección de Infraestructura
9. Departamento de Infraestructura y administración de
Base de Datos
10. Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos
11. Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
12. Coordinación de Telecomunicaciones
13. Delegaciones
I. Introducción
El presente manual de procedimientos de la Dirección General de
Informática fue elaborado con la ayuda del personal de cada una de las
unidades administrativas que la componen, y tiene como finalidad el servir como
orientación a los empleados en lo referente a la forma y secuencia en que los
procedimientos de la entidad son realizados, así como también sobre los
responsables de implementarlos.
Además, este manual permitirá evaluar la eficiencia de los procedimientos
e identificar aquellas actividades dentro de los mismos que no agreguen valor a
los resultados y que pudieran ser omitidos o mejorados.
La revisión y actualización del presente documento se realizará de
manera trimestral en función a la creación, modificación (en las actividades) o
eliminación tanto de un procedimiento o alguno de los formatos que se
involucran en ellos.
La creación de este manual orienta a la Dirección General de Informática
hacia el camino marcado por los nuevos modelos de Desarrollo Organizacional;
en la medida en que los objetivos, estrategias y esfuerzos se encaminen de igual
manera habrá un crecimiento en la eficiencia y calidad de los productos y los
servicios que la entidad proporciona a la unidad gubernamental, reflejándose en
la comunidad como la imagen de un gobierno innovador y comprometido con la
ciudadanía.
Nombre del Procedimiento: Reportar al Ejecutivo del Estado de los avances en materia
de las tecnologías de la información. [Encargado: Dirección General]
Objetivo: Mantener al ejecutivo informado del cumplimiento de las estrategias del Plan Estatal
de Desarrollo y demás programas a cargo de la Dirección General de Informática
Partes que intervienen:
I.
II.
III.
Dirección General
Ejecutivo del Estado
Departamento dentro de la Dirección; pudiendo ser:
a) Subdirección de Desarrollo Tecnológico
b) Subdirección de Infraestructura
c) Departamento Administrativo
d) Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
e) Departamento de Infraestructura y BD
f) Departamento de Evaluación y Calidad
g) Departamento de Internet y Soluciones Multimedia
h) Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
i) Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos
j) Coordinación de Telecomunicaciones
k) Coordinación de Investigación y Monitoreo Tecnológico
Políticas de operación: Dentro de las facultades que ejercen los funcionarios públicos esta
la de rendir cuentas del estado que guarda la Dependencia a su cargo.
Descripción:
DGI
Descripción de Procedimientos
Fecha: 21/03/2007
Hora: 13:00
Dirección: Dirección General de Informática
Departamento: Dirección General
Nombre del Procedimiento: Reportar al Ejecutivo del Estado de los avances en materia de las
tecnologías de la información.
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Titular / Dirección General
02
03
04
Titular / Dirección General /
05
Descripción de la Actividad
Recopilar la información
relativa a los avances que
en la materia se tienen
implementadas
en
el
Ejecutivo del Estado.
Alinear el informe según las
estrategias y cumplimiento
del PED.
Generar el reporte ejecutivo
para su presentación ante el
Ejecutivo del Estado.
Realizar la presentación de
avances en materia de TI.
Retroalimentar
a
las
unidades del resultado de la
presentación de avances.
Elaboró RAFAEL HUMBERTO PEREZ SOTO
Revisó ARMANDO GONZALEZ DOMINGUEZ
Autorizó: JORGE OLIVERIO FLORES
Diagrama de flujo:
Dirección General
Otras Unidades de DGI
Inicio
Recopilar
Información
acerca de las TI’s
Alinear informe
según PED
Generar reporte
ejecutivo
Presentación ante
el Ejecutivo
Dar
retroalimentación
a las unidades de
la DGI
Formatos utilizados: No se utilizan formatos específicos
Fin
Nombre del Procedimiento: Planear y dirigir las estrategias en materia de Tecnologías de
la información con apego al Plan Estatal de Desarrollo [Encargado: Dirección General]
Objetivo: Conducir a la Dirección General de Informática hacia el logro de los objetivos
mediante la motivación de su personal
cumplimiento.
y la elección de los recursos necesarios para su
IV.
V.
Dirección General
Políticas de operación: Todas las actividades encaminadas a cumplir con los objetivos y
estrategias del Plan Estatal de Desarrollo se planean en conjunto con las Subdirecciones que a
su vez se apoyan en la gente que esta al mando de las distintas unidades administrativas que
comprende la dirección.
Descripción:
DGI
Fecha: 21/03/2007
Hora: 13:00
Nombre del Procedimiento: Planear y dirigir las estrategias en materia de Tecnologías de la
información con apego al Plan Estatal de Desarrollo
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
02
03
04
Unidades de DGI
05
06
Unidades de DGI
Unidades de DGI
Colaborar en la elaboración
del PED
Revisar las experiencias de
otras entidades públicas y
privadas en materias de TI.
Definir las estrategias que
incidan en el PED
Proponer y/o autorizar los
proyectos a las unidades
correspondientes
Supervisar el desarrollo de
los proyectos.
Retroalimentar respecto al
cumplimiento de metas
07
Modificar las estrategias
ante el surgimiento de
nuevas
vertientes
tecnológicas o cambios en
el PED
Diagrama de flujo:
Dirección General
Otras Unidades de DGI
Inicio
Colaborar con la
elaboración del
PED
Analizar experiencia de
entidades públicas y
privadas en el uso de TI’s
Definir las
estrategias que
incidan en el PED
Proponer y
autorizar los
proyectos de la
unidades
Supervisar el
desarrollo de
proyectos
Retroalimentar el
cumplimiento de
metas
Modificar las estrategias
a medida que surgen
nuevos vertientes en
TI’s
Fin
Nombre del Procedimiento: Definir y aprobar el anteproyecto de presupuesto de la DGI
[Encargado: Dirección General]
Objetivo: Administrar el gasto y el ahorro del presupuesto asignado a la Dirección General de
Informática
VI.
VII.
Dirección General
Secretaría de Planeación y Finanzas (SPF)
Políticas de operación: Todas las Dependencias de Gobierno deben de presentar un Plan
Financiero a la Secretaria de Planeacion y Finanzas para poder gestionar los recursos que se
asignaran
Descripción:
DGI
Fecha: 21/03/2007
Hora: 13:00
Nombre del Procedimiento: Definir y aprobar el anteproyecto de presupuesto de la DGI
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
02
SPF
03
04
SPF
05
Definir las prioridades de
inversión que realizará la
DGI
Gestionar los recursos ante
la SPF para la inversión
requerida por la DGI
Definir el anteproyecto de
presupuesto
de
la
dependencia.
Presentar ante la SPF el
anteproyecto
de
presupuesto
para
su
aprobación
Realizar
los
ajustes
requeridos
en
el
presupuesto de acuerdo a
los lineamientos de SPF
Diagrama de flujo:
Dirección General
Secretaría de Planeación y Finanzas
Inicio
Definir las
prioridades de
inversión que
realizará la DGI
Gestionar los recursos
ante la SPF para la
inversión requerida por la
DGI
Definir el
anteproyecto de
presupuesto de la
dependencia.
Presentar ante la SPF
el anteproyecto de
presupuesto para su
aprobación
Realizar los ajustes
requeridos en el
presupuesto de acuerdo a
los lineamientos de SPF
Fin
Nombre del Procedimiento: Asegurar el cumplimiento de las normas y políticas en
materia de Tecnologías de la información [Encargado: Dirección General]
Objetivo: Consecución de los requisitos mínimos dictados por la Dirección General de
Informática
VIII.
IX.
Dirección General
Entidades Externas
Políticas de operación: La Dirección General de Informática en su carácter de normativo
en materia de TI debe además, asegurarse del correcto cumplimiento de estas.
Descripción:
DGI
Fecha: 21/03/2007
Hora: 13:00
Nombre del Procedimiento: Asegurar el cumplimiento de las normas y políticas en materia de
Tecnologías de la información
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Entidades Externas
02
Entidades Externas
03
04
Entidades Externas
05
Informar a las dependencias
o entidades de las normas y
políticas en materia de TI’s
Revisar los proyectos que
en materia de Tecnologías
de la información
hayan
presentado las distintas
dependencias y entidades a
través del PEI
Revisar los proyectos de
adquisiciones en metería de
tecnologías
de
la
información.
Retroalimentar
a
las
dependencias del desvío de
las normas en materia de TI
Autorizar
aquellos
proyectos o inversiones que
se
apeguen
a
la
normatividad
y
política
vigente.
Diagrama de flujo:
Nombre del Procedimiento: Aprobar y dirigir los proyectos que presenten las unidades
que conforman la Dirección General de Informática [Encargado: Dirección General]
Objetivo: Tener la certeza de que el resultado final del conjunto de actividades
que
conforman los proyectos presentados, cumplan con los objetivos de los programas a cargo de la
Dirección General de Informática.
X.
XI.
XII.
Dirección General
Entidades Externas
Políticas de operación: Las estrategias para el uso de recurso y prioridades de los
proyectos específicos están contempladas en el Plan Estratégico de la Dirección General de
Informática.
Descripción:
DGI
Fecha: 21/03/2007
Hora: 13:00
Nombre del Procedimiento: Aprobar y dirigir los proyectos que presenten las unidades que
conforman la Dirección General de Informática
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Unidades de DGI
02
03
04
Entidades Externas
05
Revisar los proyectos que
presentan las unidades de la
DGI
Alinear los proyectos a las
estrategias
para
el
cumplimiento del PED
Definir las metas para los
proyectos
Generar el ambiente de
colaboración
con
las
entidades o dependencias
donde se implementarán los
proyectos
Supervisar el proceso de los
06
Unidades de DGI
proyectos
Retroalimentar
sobre
el
cumplimiento de las metas
establecidas
Diagrama de flujo:
Unidades DGI
Dirección General
Entidades Externas
Inicio
Revisar los
proyectos que
presentan las
unidades de la DGI
Alinear los proyectos a
las estrategias para el
cumplimiento del PED
Definir las metas
para los proyectos
Generar el ambiente de
colaboración con las
entidades o dependencias
donde se implementarán los
proyectos
Supervisar el
proceso de los
proyectos
Retroalimentar sobre
el cumplimiento de las
metas establecidas
Fin
Nombre del Procedimiento: Desarrollo de Sistemas, [Desarrollo y Mantenimiento de
Sistemas]
Objetivo: Generación de Nuevas Aplicaciones
I.- Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
Políticas de operación: El Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones
tiene principalmente la función de Diseñar y Codificar (nuevas) aplicaciones integrales que sean
parte fundamental del servicio que las diferentes dependencias otorgan a la ciudadanía y que
ayuden además a que la toma de decisiones ejecutivas sea mas fácil al contar con el mayor
numero de datos e indicadores
DGI
Dirección:
Departamento:
Desarrollo y Mantenimiento de aplicaciones.
Nombre del Procedimiento:
Desarrollo.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
01
Supervisor de Proyectos
02
03
04
05
06
Programadores
Elaboró MAURO ALAN GIL PALMA
Autorizó: AURELIO RAMIREZ
Fecha: 22 marzo 2007
Hora:10:45 am
Recepción de análisis
Ajustes o Aportaciones al
Análisis Inicial
Diseño
Codificación
Codificación
Registro de Actividades
Diagrama de flujo:
,QLFLR
' HVDUUROOR
5HFHSFLRQGH
DQDOLVLV
$MXVWHV
' HVHxR
&RGLILFDFLRQ
3 UXHEDV
2SWLP L]DGR
2.
) LQ
Formatos utilizados: <<No aplica>>
5HJLVWURGH
$FWLYLGDGHV
Nombre del Procedimiento: Solución de Problemas, [Desarrollo y Mantenimiento de
Sistemas]
Objetivo: Resolver las inconsistencias de software desarrollado y en producción que limitan la
operación diaria de los usuarios.
I.- Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
Políticas de operación: La DGI tiene la función de mejorar y/o adaptar a las nuevas
necesidades o requerimientos las aplicaciones que ya se encuentran en un esquema de
operación, para que estas sigan siendo un apoyo para las dependencias
DGI
Dirección:
Departamento:
Desarrollo y Mantenimiento de aplicaciones.
Solucion de problemas.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
01
02
03
04
05
Programador
06
Fecha: 22 marzo 2007
Hora:10:45 am
Recepción
Validación
Diseño
Codificación
Codificación
Registro de Actividades
Diagrama de flujo:
Formatos utilizados: <<No aplica>>
Nombre del Procedimiento: Administración del Portal del Gobierno del Estado
(Encargado: Departamento de Internet y Multimedia)
Objetivo: Proporcionar al ciudadano un punto único de contacto con el Poder Ejecutivo, donde
encuentre toda la información actualizada sobre servicios y trámites de una manera fácil y ágil e
información en general sobre el Estado.
I. Departamento de Internet y Multimedia
II. Dependencias del Gobierno del Estado
Políticas de operación:
Ø
El Gobierno del Estado tiene la obligación de informar de manera verás y oportuna, a la
ciudadanía, sobre todo el quehacer gubernamental, sus actividades, logros, planes y
políticas, estructura, recursos, finanzas, etc.
Descripción:
DGI
Fecha: 08/01/2007
Hora: ---
Dirección: Subdirección de Desarrollo Tecnológico
Departamento: Internet y Multimedia
Nombre del Procedimiento: Administración del Portal de Gobierno del Estado
No. de
Puesto o Unidad
Actividad
Administrativa
Dependencias del
Proporcionan la información al jefe de departamento
01
Gobierno del Estado
para proceder a su actualización
Se recibe la información por diferentes vías (correo
02
Jefe del Departamento
electrónico, cd, usb o medios impresos)
Analiza a que sección corresponde la información que
03
Jefe del Departamento debe actualizarse y la turna al diseñador gráfico
especializado en web para su actualización
Diseñador gráfico
Recibe la información y procede a su actualización en
04
especializado en web
los servidores locales.
En caso de que lo amerite le informa al Jefe de
Diseñador gráfico
Departamento para que de su visto bueno para
05
proceder a la publicación definitiva. Caso contrario la
publica.
06
Jefe del Departamento Revisa y aprueba la información para publicación.
Diseñador gráfico
07
Procede a publicarla en el servidor de Internet.
Revisa la información publicada e informa al solicitante
08
que ya se encuentra publicada.
Dependencias del
Revisa y da aprobación definitiva a la información o en
09
Gobierno del Estado
su caso envía modificaciones.
10
Jefe del Departamento Recibe y turna las modificaciones
Diseñador gráfico
Realiza correcciones y publica la información en el
11
servidor institucional
Informa a la dependencia que ya se encuentra la
12
Jefe de Departamento
información
Dependencias del
13
Revisa e informa de conformidad.
Gobierno del Estado
Elaboró, Revisó y Autorizó: ROSA MARIA BALTAZAR GÓMEZ
Diagrama de flujo:
Formatos utilizados: Ninguno
Nombre del Procedimiento: Diseño y elaboración de productos basados en las
herramientas que proporciona el Internet (Encargado: Departamento de Internet y Multimedia)
Objetivo: Proporcionar a las entidades que conforman el Poder Ejecutivo, el servicio de diseño
y elaboración de páginas, aplicaciones sencillas y formularios, basados en tecnología web.
III. Departamento de Internet y Multimedia
IV. Dependencias del Gobierno del Estado
Ø
La Dirección General de Informática tiene entre sus funciones, la de brindar el servicio
de diseño, hospedaje y publicación de páginas web, para así, apoyar los esfuerzos de
las dependencias de informar a la ciudadanía.
Descripción:
DGI
Fecha: 08/01/2007
Hora: ---
Nombre del Procedimiento: Diseño y elaboración de productos basados en las herramientas
que proporciona el Internet
No. de
Puesto o Unidad
Actividad
Administrativa
Dependencias del
Proporcionan la información y requerimientos al jefe de
01
Gobierno del Estado
departamento.
02
Analiza la información que debe actualizarse y la turna
03
Jefe del Departamento al diseñador gráfico especializado en web para su
diseño y elaboración
Diseñador gráfico
Recibe la información y procede a realizar el diseño
04
prototipo.
Diseñador gráfico
Informa al Jefe de Departamento para que de su visto
05
bueno para proceder al vaciado de información.
Revisa y aprueba prototipo para vaciado de
06
información.
Diseñador gráfico
Procede a vaciado de información y publicación de
07
prueba.
08
Dependencias del
09
Gobierno del Estado
10
Diseñador gráfico
11
12
información
Dependencias del
13
Gobierno del Estado
Diagrama de flujo:
Nombre del Procedimiento: Brindar servicios de diseño asistido por computadora
(Encargado: Departamento de Internet y Multimedia)
y elaboración de formatos, presentaciones, diagramas, documentos y demás material en medios
impresos.
V. Departamento de Internet y Multimedia
VI. Dependencias del Gobierno del Estado
Ø
Apoyar a las dependencias a presentar trabajos de calidad y alto impacto visual.
Descripción:
DGI
Fecha: 08/01/2007
Hora: ---
Nombre del Procedimiento: Brindar servicios de diseño asistido por computadora
No. de
Puesto o Unidad
Actividad
Administrativa
Dependencias del
01
Gobierno del Estado
departamento.
02
03
Diseñador gráfico
04
prototipo.
Diseñador gráfico
05
06
información.
Diseñador gráfico
Procede a vaciado de información e impresión de
07
pruebas.
Revisa la información e informa al solicitante que ya se
08
cuenta con una prueba.
Dependencias del
09
Gobierno del Estado
10
Diseñador gráfico
11
Realiza correcciones e imprime la versión definitiva
12
información en medio impreso
Dependencias del
13
Recibe e informa de conformidad.
Gobierno del Estado
Diagrama de flujo:
Nombre del Procedimiento: Brindar servicios de diseño, elaboración y edición de material
multimedia en discos compactos. (Encargado: Departamento de Internet y Multimedia)
y elaboración material multimedia, entiéndase imágenes, audio y video, para ser distribuido en
discos compactos.
VII.
VIII.
Departamento de Internet y Multimedia
Dependencias del Gobierno del Estado
Ø
Apoyar los esfuerzos de promoción y difusión de las dependencias del poder ejecutivo,
con herramientas modernas apalancadas en las tecnologías de multimedia.
Descripción:
DGI
Fecha: 08/01/2007
Hora: ---
Nombre del Procedimiento: Brindar servicios de diseño, elaboración y edición de material
multimedia en discos compactos
No. de
Puesto o Unidad
Actividad
Administrativa
Dependencias del
01
Gobierno del Estado
departamento.
02
03
Diseñador gráfico
04
prototipo.
Diseñador gráfico
05
06
información.
Diseñador gráfico
Procede a vaciado de información generación de
07
archivo ejecutable de prueba.
Revisa la información e informa al solicitante que ya se
08
cuenta con una prueba.
Dependencias del
09
Gobierno del Estado
10
Realiza correcciones y genera el master para
Diseñador gráfico
11
generación de discos compactos o en su caso, archivo
ejecutable.
Informa a la dependencia que ya se tiene listo el
12
archivo fuente para generación de discos compactos
Dependencias del
13
Recibe e informa de conformidad.
Gobierno del Estado
Diagrama de flujo:
Nombre del Procedimiento: Administración de la Intranet Gubernamental (Encargado:
Departamento de Internet y Multimedia)
Objetivo: Proporcionar al servidor público una herramienta que contenga la información
necesaria para facilitar su labor, así como los servicios que generalmente se requieren en cada
una de las áreas para agilizar los tiempos de respuesta hacia los ciudadanos.
IX.
X.
Ø
Ø
Apoyar los esfuerzos de comunicación y difusión al interior de Gobierno.
Eficientar los procesos administrativos.
Descripción:
DGI
Fecha: 08/01/2007
Hora: ---
Nombre del Procedimiento: Administración de la Intranet Gubernamental
No. de
Puesto o Unidad
Actividad
Administrativa
Dependencias del
01
Gobierno del Estado
para proceder a su actualización
02
Analiza a que sección corresponde la información que
03
Jefe del Departamento debe actualizarse y la turna al diseñador gráfico
especializado en web para su actualización
Diseñador gráfico
Recibe la información y procede a su actualización en
04
los servidores locales.
Diseñador gráfico
05
publica.
06
Diseñador gráfico
07
08
Dependencias del
09
Gobierno del Estado
10
Diseñador gráfico
11
12
información
Dependencias del
13
Gobierno del Estado
Elaboró: CLAUDIA HERRERA ARAMBURO,
Revisó y Autorizó: ROSA MARIA BALTAZAR GÓMEZ
Diagrama de flujo:
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Boletines Electrónicos (Encargado:
Departamento de Internet y Multimedia)
Objetivo: Contar con un medio electrónico de información que sirva como instrumento para
difundir los avances que se han conseguido y posicionar a las dependencias como punta de
lanza en el uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones.
XI.
XII.
Ø
Apoyar los esfuerzos de promoción y difusión de las dependencias del poder ejecutivo,
con herramientas modernas apalancadas en las tecnologías de Internet.
Descripción:
DGI
Fecha: 08/01/2007
Hora: ---
Nombre del Procedimiento: Boletines Electrónicos
No. de
Puesto o Unidad
Actividad
Administrativa
Dependencias del
01
Gobierno del Estado
para proceder a la elaboración
Se recibe el contenido del boletín por diferentes vías
02
(correo electrónico, cd, usb o medios impresos)
Analiza a que boletín corresponde la información y la
03
Jefe del Departamento turna al diseñador gráfico especializado en web para
su elaboración
Diseñador gráfico
04
Recibe la información y procede a su elaboración.
Diseñador gráfico
05
publica.
06
Diseñador gráfico
07
Revisa el boletín e informa al solicitante que ya se
08
encuentra publicado.
Dependencias del
Revisa y da aprobación definitiva al boletín o en su
09
Gobierno del Estado
caso envía modificaciones.
10
Diseñador gráfico
Realiza correcciones y publica el boletín en el servidor
11
institucional
12
Jefe de Departamento Informa a la dependencia que ya se elaboró el boletín
Dependencias del
13
Gobierno del Estado
Elaboró: CLAUDIA HERRERA ARAMBURO, Revisó y Autorizó: ROSA MARIA BALTAZAR
GÓMEZ
Diagrama de flujo:
Elaboró: CLAUDIA HERRERA ARAMBURO, Revisó y Autorizó: ROSA MARIA BALTAZAR
GÓMEZ
Procedimiento para resguardo de bienes.
Objetivo:
Garantizar que todos los bienes, que estén debidamente resguardados.
Unidades Orgánicas que intervienen en el procedimiento:
I.
II.
III.
Jefes de Depto. (Todos)
Departamento Administrativo
Almacén del Estado
Ø
Ø
Ø
Ø
Adquisición de bienes muebles.
Baja de personal.
Inventarios.
Todos los bienes asignados a ésta Dependencia, deberán tener número de inventario y
resguardante.
Descripción:
DGI
Fecha: 02 Febrero 2007
Hora: 12:35
Departamento: Departamento Administrativo
Procedimiento para resguardo de bienes.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
01
Jefe de Depto.
02
Administrativo
03
Administrativo
04
Administrativo
05
06
Almacén del Estado
Administrativo
Elaboró ROSALINDA COVARRUBIAS SANDOVAL
Revisó y Autorizó: ARMANDO GONZALEZ DOMINGUEZ
Envía
al
Depto.
Administrativo el número de
inventario del bien que
cambiará de resguardante,
tales como altas, bajas o
cambios
Procesa el resguardo en el
sistema de Bienes Muebles.
Recava la firma del nuevo
resguardante.
Lleva el resguardo generado
por el sistema al Almacén
del Estado, para que sea
certificado.
Certifica el resguardo.
Archiva el resguardo.
Diagrama de flujo:
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Instrucciones de llenado
Espacio <<Resg.>>
Espacio <<RFC:>>
Espacio <<Ubicación Física>>
Mantenimiento a Bienes sin Resguardar (Altas)
Ninguno (Ventana del Sistema)
Asignar un responsable para el nuevo bien.
Señalar el resguardo a asignar a un
responsable.
Especificar el RFC del empleado que será el
nuevo resguardante.
Especificar la ubicación donde se localizará el
nuevo bien.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Forma de Resguardo:>>
Espacio <<Depto:>>
Espacio <<Resguardante>>
Espacio <<Empleados:>>
Espacio <<Baja>>
Espacio <<Bienes del Resguarante>>
Espacio <<Cambia Ubicación>>
Cambio de resguardo (Bajas y Cambios)
Ninguno (Ventana del Sistema)
Asignar a un responsable cuando se realizá un
cambio o baja de un bien.
Especificar si el cambio de resguardo queda
dentro del mismo ramo o fuera de él.
Especificar el Departamento al que pertenece
el resguardante del bien a cambiar o dar de
baja.
Seleccionar el nombre del actual resguardante.
Seleccionar con el RFC el nombre del nuevo
resguardante del bien.
Seleccionar esta opción cuando el bien vaya a
ser dado de baja definitivamente.
Seleccionar el bien a cambiar o dar de baja.
Seleccionar el nuevo departamento donde se
localizará el bien que cambio de resguardo o
fue dado de baja.
Procedimiento para requerimiento de prestadores de servicio social y/o práctica profesional.
Objetivo:
Apoyar a las diferentes áreas en sus tareas diarias y así alcanzar las metas de sus proyectos
propuestos.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
Jefes de Depto. (Todos)
Administrativo
Oficialía Mayor
Prestador de servicio social o práctica profesional
Dirección de Egresos
Ø
Ø
Prestadores de servicio social y/o práctica profesional solicitando un lugar donde puedan
cumplir con ese requisito.
Los departamentos tengan proyectos que puedan realizar los prestadores de servicio
social o práctica profesional.
Descripción:
DGI
Fecha: 12 de Febrero de 2007
Hora: 10:48
Procedimiento para requerimiento de prestadores de servicio social y/o práctica profesional
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Solicita
prestador
de
01
servicios social o práctica
profesional
Envía
solicitud
de
02
Administrativo
requerimiento de prestador
a Oficialía Mayor
Envía candidato según el
03
Oficialía Mayor
perfil requerido.
04
Entrevista al candidato.
Solicita documentación al
05
Administrativo
candidato
y
elabora
convenio
06
Oficialía Mayor
Firma convenio
Presentación del prestador
07
Administrativo
de se rvicio social o práctica
profesional al personal.
Prestador de servicio social Mensualmente entrega un
08
o práctica profesional
reporte de sus actividades
Elabora
solicitud
de
09
Administrativo
estimulo económico
10
Oficialía Mayor
Autoriza pago
11
Dirección de Egresos
12
Administrativo
Diagrama de flujo:
Emite cheque.
Archivo los reportes
prestador.
del
Formatos utilizados:
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
<< Dependencia>>
<< Dirección>>
<< Departamento>>
<< Nombre del titular y responsable de la
unidad receptora>>
<< Estimulo económico>>
<< Código programático>>
<< Carrera>>
<< Nivel educativo>>
<< Semestre>>
<<Habilidades y/o destrezas>>
<< Manejo de equipo>>
<< Cantidad>>
<< Nombre del programa>>
<< Nombre del supervisor del programa>>
<< Teléfono y/o extensión>>
<< Servicio Social>>
<< Práctica Profesional>>
<< Cantidad de horas>>
<< Actividades generales a realizar>>
Requerimiento de prestadores de servicio
social y/o práctica profesional
FRH-7.5.1-28-00
Conocer el perfil requerido para los
prestadores de servicio social, según el
proyecto a desarrollar.
Nombre de la dependencia que lo solicita
Especificar la dirección administrativa a la que
pertenece.
Especificar departamento
solicitante
del
prestador.
Especificar el nombre completo y responsable
de la persona titular de la unidad receptora.
Señalar si se le otorgará estimulo económico al
prestador de servicio social.
Especificar el código programático a afectar.
Especificar la carrera del prestador de acuerdo
al proyecto a desarrollar.
Señalar el nivel educativo requerido.
Especificar el semestre preferencial del
prestador.
Especificar las habilidades y/o destrezas
requeridas de acuerdo al proyecto a desarrollar
por el prestador de servicio.
Especificar el equipo que debe saber manejar
preferentemente o requeridas de acuerdo al
proyecto a desarrollar por el prestador de
servicio.
Especificar la cantidad de prestadores
requeridos de acuerdo al proyecto a desarrollar
Especificar el nombre del programa o proyecto
a desarrollar por el prestador de servicio social.
Especificar el nombre de la persona que estará
como supervisor de las actividades del
prestador de servicio social
Especificar el teléfono y/o extensión del
supervisor del programa.
Señalar si el prestador realizara servicio social
Señalar si el prestador realizara práctica
profesional
Especificar la cantidad de horas a realizar por
el prestador de servicio social o práctica
profesional.
Especificar las actividades principales que
realizara el prestador.
REQUERIMIENTO DE PRESTADORES DE SERVICIO SOCIAL
Y/O PRACTICA PROFESIONAL
MEXICALI, B.C. A _____ DE ______________ DEL _________
DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA SOLICITANTE
DEPENDENCIA:
DIRECCION:
DEPARTAMENTO:
NOMBRE DEL TITULAR Y RESPONSABLE DE LA UNIDAD RECEPTORA:
ESTIMULO
ECONOMICO:
SI
NO
CODIGO PROGRAMATICO
PRESUPUESTAL:
PERFIL DEL PRESTADOR
CARRERA:
NIVEL
EDUCATIVO:
TECNICO: PROFESIONAL:
OFICIALIA MAYOR DE GOBIERNO
DIRECCION DE RECURSOS HUMANOS
DEPTO. DE PROFESIONALIZACION Y DESARROLLO
SEMESTRE:
HORARIO:
HABILIDADES Y/O
DESTREZAS:
MANEJO DE EQUIPO:
CANTIDAD:
DATOS DEL PROGRAMA
NOMBRE DEL PROGRAMA:
NOMBRE DEL SUPERVISOR DE
PROGRAMA:
TELEFONO Y/O
EXTENSION:
SERVICIO SOCIAL
PRACTICA PROF ESIONAL :
CANTIDAD DE HORAS:
CANTIDAD DE HORAS:
ACTIVIDADES GENERALES A REALIZAR:
ADMINISTRATIVO DE DEPENDENCIA
SUPERVISOR DEL PROGRAMA
AUTORIZACION
OFICIALIA MAYOR DE GOBIERNO
FHR-7.5.1-28-00
Nombre de la forma:
Reporte mensual de prestación de servicio
social y/o practica (residencia) profesional
Clave:
Objetivo:
FRH-7.5.1-30-00
<< Nombre del prestador>>
<< Institución Educativa>>
<< Carrera>>
<< Matricula>>
<< Estimulo económico>>
<< Tipo de prestación>>
<< Unidad receptora (Dependencia)>>
<< Nombre del programa>>
<< Periodo del reporte>>
<< Horas realizadas en el periodo>>
<< Horas acumuladas>>
<< Horas restantes>>
<< Actividades realizadas>>
Conocer
las
actividades
realizadas
mensualmente por el prestador, así como
llevar un control de las horas que tiene que
realizar.
Nombre del prestador de servicio social o
práctica profesional.
Especificar Institución educativa a la que
pertenece el prestador.
Especificar carrera que cursa el prestador
Especificar el número de control o matricula
que le asigna la institución educativa al
prestador de servicio.
Señalar si se le otorgará estimulo económico al
prestador de servicio social por las actividades
realizadas.
Especificar el tipo de prestación, ya sea
servicio
social,
práctica
profesional
o
residencia profesional.
Especificar el nombre de la dependencia en
donde está realizando servicio social el
prestador.
Especificar el nombre del programa o proyecto
a desarrollar por el prestador de servicio social.
Especificar el rango de fecha que corresponde
a ese reporte.
Especificar el número de horas realizadas
durante el periodo.
Especificar las horas acumuladas
en el
periodo.
Especificar las horas que le quedan aún por
liberar, restando las horas acumuladas del total
de horas que tiene que cumplir.
Detallar las actividades realizadas durante el
periodo
REPORTE MENSUAL DE PRESTACION DE SERVICIO SOCIAL
Y/O PRACTICA (RESIDENCIA) PROFESIONAL
MEXICALI, B. C. A ____ DE __________ DEL ___
DATOS DEL PRESTADOR:
NOMBRE DEL PRESTADOR:
INSTITUCION EDUCATIVA:
CARRERA:
MATRICULA:
TIPO DE PRESTACION:
DATOS DE LA UNIDAD RECEPTORA:
UNIDAD RECEPTORA (DEPENDENCIA):
NOMBRE DEL PROGRAMA:
PERIODO DEL REPORTE:
HORAS REALIZADAS DEL PERIODO:
HORAS ACUMULADAS:
HORAS RESTANTES:
ACTIVIDADES REALIZADAS:
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
______________________________________________________
________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL SUPERVISOR
________________________
NOMBRE Y FIRMA DEL PRESTADOR
FRH-7.5.1-30-00
Nombre del Procedimiento: Estandarizar herramientas y metodología de desarrollo en
Web. [Encargado: Coordinación de Investigación y Monitoreo Tecnológico]
Objetivo: Actualizar la metodología y migrar aplicaciones cuya estructura permita el uso de
tecnología de Internet.
I. Investigación y monitoreo tecnológico
II. Desarrollo y mantenimiento de sistemas
III. Soporte técnico
Estar monitoreando constantemente las metodologías que se utilizan, para poder
adoptar las mejores prácticas aplicables, así como aprovechar aplicaciones que permita el uso
de Internet. Este monitoreo se lleva en base a investigación en Internet, Cursos, Seminarios o
platicas que hacen los proveedores de tecnologías de información.
Descripción:
DGI
Fecha: 27 Marzo 2007
Hora: 10:00
Departamento: Investigación y Monitoreo Tecnológico
Nombre del Procedimiento: Estandarizar herramientas y metodologías Web
Puesto o Unidad
Administrativa
No. de Actividad
01
Coordinador
02
Coordinador
03
Coordinador
04
05
Desarrollo, Soporte
Coordinador
ELABORO: CESAR AHUMADA
REVISO: ARMANDO GONZALEZ
AUTORIZO: AURELIO RAMIREZ
Investigar
en
Internet,
Acudir a cursos, seminarios
o platicas con proveedores
Evaluar lo visto para una
futura adaptación en la
Dirección
Hacer pruebas o pequeños
ejercicios
Propuesta de integración
Implementar
Diagrama
REVISO: ARMANDO GONZA LEZ
Nombre del Procedimiento: Capacitación de personal de Desarrollo [Encargado:
Coordinación de Investigación y monitoreo tecnológico]
Objetivo: Actualizar al personal sobre el uso de las tecnologías que se usan en la dirección
ais, como el evitar que recurran a los errores más comunes.
Partes que intervienen
IV. Investigación y monitoreo tecnológico
V. Innovación y diseño de procesos
VI. Desarrollo y mantenimiento de sistemas
Políticas de operación
Monitorear las nuevas herramientas y metodologías de trabajo, leer, comprender y
realizar pequeños ejercicios, para poder capacitar al personal que labora en la dirección,
personal con carencia de este conocimiento o bien al personal de nuevo ingreso.
Descripción
DGI
Hora: 10:00
Nombre del Procedimiento: Capacitación
01
Puesto o Unidad
Administrativa
Coordinador
02
Coordinador
03
Coordinador
No. de Actividad
04
05
06
07
Jefe
Desarrollo
Innovación
Coordinador
Coordinador
Coordinador
ELABORO: CESAR JAVIER AHUMADA
e
Investigar en Internet
Comprender
la
nueva
herramienta o metodología
Hacer pruebas o pequeños
ejercicios
Evaluar necesidades de
capacitación
Preparar capacitación
Dar Capacitación
Evaluar Capacitación
Diagrama
ELABORO: CESAR JAVIER AHUMADA
Nombre del Procedimiento: Investigación y Actualización de metodologías y
herramientas de trabajo. [Encargado: Coordinación de Investigación y Monitoreo Tecnológico]
Objetivo: Lograr que la metodología de desarrollo permita realizar de manera óptima el
desarrollo de proyectos, aumentando la calidad y productividad de los mismos, así como contar
con las versiones más actualizadas de las herramientas de trabajo para el óptimo desempeño de
los proyectos.
Partes que intervienen
VII.
VIII.
IX.
X.
Investigación y monitoreo tecnológico
Innovación y diseño de procesos
Desarrollo y mantenimiento de sistemas
Soporte técnico
Políticas de operación : Comparar la metodología que se utiliza contra las que son
utilizadas por los líderes en el ramo de las Tecnologías de Información, para adoptar las mejores
prácticas aplicables, así como investigar en Internet sobre la existencia de nuevas herramientas
y versiones de las herramientas que se utilizan o pueden utilizarse en la dirección.
Descripción
DGI
Hora: 10:00
Herramientas de Trabajo
Investigación
y
Actualización
Puesto o Unidad
Administrativa
No. de Actividad
01
Coordinador
02
Coordinador
03
Coordinador
04
Desarrollo, Innovación
05
Coordinador
de
Metodologías
y
Investigar
y
bajar
de
Internet
las
nuevas
tendencias y versiones
Describir de manera clara
cada uno de los pasos, para
ver que se obtiene de ellos
Evaluar los alcances de lo
investigado
Pasar lo evaluado para su
puesta en marcha
Seguir monitoreando
Diagrama
LDJUDPDGH) OXM
R GH ,QYHVWLJDFLyQ\
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1R
1R
1R
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3 5 2 &( 6 2 6
Nombre del Procedimiento: Coordinación el Programa Operativo Anual, Departamento
de Evaluación y Calidad.
Objetivo: Integrar y coordinar el Programa Operativo Anual de la Dirección General de
Informática, vigilar el cumplimiento de los compromisos que lo integran, elaborar una planeación
en base a los objetivos estratégicos de la administración, fijando metas mensuales para llegar al
cumplimiento de los mismos, apegado a los lineamientos programáticos y presupuestales que
dicta la Secretaría de Planeación y Finanzas.
I. Departamento de Evaluación y Calidad
II. Dirección General
III. Departamentos
Políticas de operación: Definir en conjunto con los departamentos los proyectos y
actividades institucionales a realizar así como las metas de cada uno y su cuantificación
mensual.
Descripción:
Elaboró: ALMA VALLE SOTO
Diagrama de flujo:
Revisó y Autorizó: OLGA VILLAMAN MARISCAL
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Dependencia
A Temas Prioritarios que se Atenderán
Formato de Presentación al Gobernador
Archivo en formato power point
Enviar la información de los proyectos que en
materia de informática se van a realizar por la
Dirección, y clasificarlos y empatarlos con el
programa estatal de desarrollo
Nombre de la Dependencia
Identificación de los proyectos prioritarios a los
B Estrategia que se seguirá
C Agenda de Riesgos
D Metas prioritarias del POA -2007
E Proyecto Sectorial conjunto a realizar
que se enfocara la dependencia
Que se requiere para llevar a cabo los
proyectos prioritarios
Especificar las posibles causas por las que no
se puedan llevar a cabo los proyectos
Se incluirán las Metas Clasificadas con
categoría ‘A’
En el cual se especificaran; nombre del
proyecto, problemática que atiende, grupo
poblacional al que va dirigido, beneficios que
busca generar, productos o servicios
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Ramo
Programa
Unidad Responsable del Programa
Objetivo del Programa
Resultado del Programa
Valuación Estimada por Programa
Grupo de Gasto
Descripción
Importe
Formato de Identificación del Programa
FIP (formato Excel)
Definir los nombres de los programas que se
realizaran
Dependencia
Programa
Subprograma
Nombre del proyecto
Lo que se obtendrá con el programa
Clave del Grupo de Gasto
Nombre del Grupo de Gasto
Monto presupuestado para ese grupo de gasto
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Ramo
Programa
Subprograma
Unidad Responsable del Subprograma
Objetivo del Subprograma
Resultado del Subprograma
Formato de Identificación del SubPrograma
FIS (formato Excel)
Definir los subprogramas
Dependencia
Programa
Nombre del SubPrograma
Subprograma
Nombre del proyecto
Lo que se obtendrá con el subprograma
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Ramo
Programa
Subprograma
Proyecto
Resultado del Proyecto
Por cada Meta
Categoría
Localidad
Descripción de la Meta
Línea del PED
Subtema del Ped que atiende
Unidad de Medida
Cantidad Anual
Programación Mensual de Metas
Formato para captura de Proyecto
FIS-P (formato Excel)
Definir los proyectos de manera cuantificable
que se realizaran en el año
Dependencia
Programa
Subprograma
Nombre del proyecto
Lo que se obtendrá con el proyecto
Priorizado de A, B ó C
Identificar el Municipio o Estatal
Nombre de la meta
Clave de la línea del PED
Descripción del Subtema del PED
En que se va a medir
Cuantos serán al año
Por cada mes se hace la programación
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Ramo
Programa
Subprograma
Actividad Institucional
Por cada Meta
Categoría
Localidad
Descripción de la Meta
Linea del PED
Subtema del Ped que atiende
Unidad de Medida
Cantidad Anual
Programación Mensual de Metas
Formato para captura de Actividades
Institucionales
FIS-AI (formato Excel)
Definir las actividades institucionales de
manera cuantificable que se realizaran en el
año
Dependencia
Programa
Subprograma
Actividad que se realizara
Priorizado de A, B ó C
Identificar el Municipio o Estatal
Nombre de la meta
Clave de la linea del PED
Descripción del Subtema del PED
En qu se va a medir
Cuantos seran al año
Por cada mes se hace la programacion
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Indicadores de Gestión, Departamento de
Evaluación y Calidad.
Objetivo: Identificar los indicadores de gestión tales como eficiencia, costo, cobertura, etc,
para medir el impacto de cada sistema de la Dirección General de Informática.
I.
II.
III.
IV.
Dependencias del Gobierno Central
Departamento de Evaluación y Calidad
Departamento de Innovación
Departamento de Desarrollo de Sistemas
Políticas de operación: Determinar las necesidades de las dependencias, para enfocar la
generación de indicadores a los rubros mas significativos para la toma de decisiones.
Descripción:
DGI
Fecha: Diciembre 2006
Hora: 12:00
Departamento: Departamento de Evaluación y Calidad
Nombre del Procedimiento: Coordinación el Programa Operativo Anual
No. de Actividad
Puesto o Unidad Administrativa
1
2
Depto. Evaluación y Calidad, Depto. de
Innovación, Depto. de Desarrollo
3
4
5
6
Envió de Solicitud de
Información por parte de las
dependencias
Análisis y validación de
factibilidad de la
información solicitada
Revisión de los Sistemas
Informáticos para detectar
que indicadores se pueden
obtener
Elaborar los indicadores
con las herramientas para
generación de información
Validación de los
indicadores por parte de la
dependencia solicitante
Liberación del proceso de
generación de indicadores a
la dependencia
Diagrama de flujo:
Formatos utilizados: Oficios y Minutas de Reunión.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Dependencia
Fecha
Nombre
Puesto
Dependencia
Asunto
Firma
Nombre y Puesto
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Fecha
Lugar
Objetivo
Asistentes
Acuerdos y Observaciones
Compromisos
Compromiso
Responsable
Fecha de Compromiso
Oficios
Solicitud por parte de las dependencias para
generación de los indicadores de gestión
Nombre de la dependencia que envía el oficio
Fecha del oficio
Nombre a quien va dirigido el oficio
Puesto de la persona a quien va dirigido el
oficio
Dependencia a quien va dirigido el oficio
Descripción de la petición
Firma del Solicitante
Nombre y Puesto del Solicitante
Minuta de Reunión
Resumen de acuerdos derivados de una
reunión
Fecha en que se llevo a cabo la reunión
Lugar de la Reunión
Descripción del objetivo de la reunión
Lista de Participantes
Análisis de lo visto en la reunión (descripción
de Problemática)
Nombre de la actividad a realizar
Nombre del responsable de realizar la
actividad
Fecha para realizar la actividad
Nombre del Procedimiento: Recepción de peticiones por parte de las Dependencias
solicitando la sistematización de procesos.
Objetivo: Recibir de las Dependencias las solicitudes para la sistematización de sus procesos,
identificando y validando sus necesidades determinando si ya se cuenta con alguna aplicación
afín propia de Dgi que les pudiera servir, validar la capacidad de atención de la DGI para poder
apoyarlos con el desarrollo de este proyecto o apoyarlos con la elaboración de bases técnicas
para la contratación a un proveedor (outsourcing).
I.
II.
III.
IV.
Usuario (Dependencia)
Depto. Evaluación y Calidad
Depto. Desarrollo y Manto. de Aplicaciones
Depto. Innovación y Diseño de Procesos
Políticas de operación: Recibir por oficio la petición o derivados de los compromisos en
reuniones que deberán estar plasmados en las minutas de reuniones o identificación de áreas de
oportunidad para mejorar procesos ya sistematizados.
Descripción:
DGI
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Recepcion de Peticiones
No. de Actividad
1
2
Depto. Evaluación y Calida d
3
4
5
6
Depto. Innovación y Diseno de
procesos.
Depto. Desarrollo de Sistemas
Depto. Innovación y Diseño de
procesos.
Depto. Desarrollo de Sistemas
Recibir solicitud a traves del
PEI (Programa Estatal de
Informatica), Recibir oficios
o minutas de compromisos
en reuniones.
Revisar
petición,
Identificando
las
necesidades y evaluando la
prioridad de las mismas
Buscar sistema propio de
Dgi que pueda utilizarse
Validar cargas de trabajo
para poderlo desarrollar en
Dgi
Asignar responsable
Notificar al usuario la fecha
propuesta para atender su
solicitud.
7
8
Registrar proyecto en el
Sistema de Admón. De
Proyectos
Si no se tiene capacidad de
atención para el desarrollo,
apoyarlos a elaborar bases
técnicas
para
la
contratación con terceros.
Diagrama de flujo:
Formatos utilizados: Oficios, Minutas de Reuniones y el Sistema del Programa Estatal de
Informática.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Dependencia
Fecha
Nombre
Puesto
Dependencia
Asunto
Firma
Nombre y Puesto
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Fecha
Lugar
Objetivo
Asistentes
Compromisos
Compromiso
Responsable
Fecha de Compromiso
Oficios
Solicitud por parte de las dependencias para
generación de los indicadores de gestión
Nombre de la dependencia que envía el oficio
Fecha del oficio
Nombre a quien va dirigido el oficio
Puesto de la persona a quien va dirigido el
oficio
Dependencia a quien va dirigido el oficio
Descripción de la petición
Firma del Solicitante
Nombre y Puesto del Solicitante
Minuta de Reunión
Resumen de acuerdos derivados de una
reunión
Fecha en que se llevo a cabo la reunión
Lugar de la Reunión
Descripción del objetivo de la reunión
Lista de Participantes
Análisis de lo visto en la reunión (descripción
de Problemática)
Nombre de la actividad a realizar
Nombre del responsable de realizar la
actividad
Fecha para realizar la actividad
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Proyectos
Objetivo
Tipo de Proyecto
Funcionalidad
Responsable del Operación
Maneja Datos Personales
Detalle Datos Confidenciales
Responsable del Proyecto
Dependencia Usuaria
Dependencia Ejecutora
Año
Mes de Inicio
Mes de Implantación
Desarrollo
Proveedor
Base de Datos
Lenguaje
Líneas de Acción (PED)
Incluido en el POA
Seguimiento de año anterior
Antecedentes
Beneficios a Obtener
Personal
Equipo
Software
Avance
Registro de Proyectos del Programa Estatal
de Informática
Captura de los proyectos que en materia de
informática se tienen en las diferentes
dependencias y entidades
Nombre del Proyecto
Finalidad del proyecto
Software, Infraestructura ó Comunicaciones
Como va operar
Responsable de su funcionamiento
Si o No
Lista de Datos Personales
Responsable del seguimiento
A quien le va servir
Quien lo va a realizar
Año de registro del proyecto
Mes de Inicio
Mes de Termino
Propio o Externo
Nombre del Proveedor
Base de Datos
Lenguaje de Programación
Líneas del PED
Si o No
Si o No
Datos de origen del proyecto
Que mejoras se van a tener
Recursos Humano Requerido
Recursos de Equipo Requerido
Recursos de Software Requeridos
Se refleja en Porcentaje, 100% significa
Terminado
Nombre del Procedimiento: Planeación, Registro y Seguimiento de proyectos y el
cumplimiento de los compromisos de cada departamento,
Calidad.
Departamento de Evaluación y
Objetivo: Evaluar y dar Seguimiento al cumplimiento a compromisos de los distintos
Departamentos de la Dirección General de Informática.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
IX.
X.
XI.
Depto. Desarrollo y Manto. de Aplicaciones
Depto. Internet y Soluciones Multimedia
Coord. Investigación y Monitoreo Tecnológico
Depto .Infraestructura y admón de BD
Depto. Operaciones y Servicios Tecnológicos
Depto. Innovación y Diseño de Procesos
Coordinación de Telecomunicaciones
Delegación Zona Costa
Delegación Ensenada
Políticas de operación: Registro de los proyectos una vez autorizados, así como la evaluar
los tiempos comparando fechas actuales contra las fechas de termino para determinar proyectos
vencidos, proyectos por vencer y proyectos en tiempo, Cuantificar dias y determinar los Factores
de atraso en los proyectos. Solicitar la reprogramación de los proyectos vencidos.
Descripción:
DGI
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Regisro y Seguimiento de los compromisos de los departamentos,
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Departamentos
02
Departamentos
03
Departamentos
04
Dirección General /
Departamentos
05
Dirección General
Analizar la cartera de
proyectos pendientes de
atender del proceso de
recepción de solicitud
Seleccionar los Proyectos a
realizar en base
compromisos y necesidades
de las dependencias
Estimar tiempo de duración
en el Sistema de
seguimiento de Proyectos
Priorizar proyectos en base
a necesidades
Determinar cartera de
proyectos autorizados
06
07
Departamentos
08
09
Dirección General/
Departamentos
Activar los Proyectos
Autorizados en el sistema
de administración de
proyectos
Llevar el seguimiento del
proyecto en el sistema de
Admón. de proyectos
Generación de Información
con el cumplimiento de
atención de los proyectos
Evaluación del avance de
los Proyectos
Diagrama de flujo:
Formatos utilizados: Sistema de Administración y Seguimiento de Proyectos.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Tipo de Proyecto
Proyecto
Responsable
Fecha de Inicio
Fecha Final
Ciudades
Descripción
Objetivo
Clasificación
Dependencias
Dependencias que Participan
MacroProyecto
Linea del POA
Indicador
Unidad
Cantidad Programada por Mes
Sistema de Administración y Seguimiento de
Proyectos
Llevar el registro y seguimiento de todos los
proyectos a llevar a cabo por la Dirección
General de Informática
Tipo de proyecto
Nombre del Proyecto
Nombre del Reponsable
Fecha de inicia del proyecto
Fecha de termino del proyecto
Ciudades a las que abarcara el proyecto
Descripción del proyecto
Que se pretende lograr con el proyecto
Que rubro de la informática contempla (ej.
Telecomunicaciones, software, software web)
Dependencia para quien es el proyecto
Areas involucradas en el proyecto
Clasificación por sistema
Meta que se quiere lograr del POA
Que se va obtener
Como se va medir la meta
Cantidad programada en cada uno de los
meses
Nombre del Procedimiento: Seguimiento del Programa Estatal de Informática,
Departamento de Evaluación y Calidad.
Objetivo: Integrar y coordinar el Programa Estatal de Informática, vigilar el cumplimiento de
las acciones que lo integran, así como las actividades que en la materia desarrollan las
dependencias y entidades de la administración pública.
I. Dependencias del Gobierno Central
II. Entidades Paraestatales
III. Departamento de Evaluación y Calidad
Políticas de operación: Solicitar a las dependencias mediante oficio o correo electrónico la
actualización de sus proyectos que en materia de informática llevan a cabo, captura de avances,
así como la verificación de la información registrada mediante visitas a las diferentes
dependencias y entidades.
Descripción:
DGI
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Seguimiento del Programa Estatal de Informática
No. de
Actividad
1
2
3
4
Dependencias del Gobierno Central y
Entidades Paraestatales
5
Seguimiento al
cumplimiento de los
proyectos registrados por
las dependencias y su
validación
Generación del reporte de
avance de los proyectos de
la dependencia
Generación y envió del
Oficio con el reporte de
avance así como la solicitud
del registro de los proyectos
del próximo ejercicio en el
Sistema
Captura de nuevos
proyectos del próximo
ejercicio y actualización de
avances en sistema del PEI
Visitas programadas a las
dependencias y entidades,
para seguimiento a los
proyectos planeados e
6
información capturada
Actualización de
información en el Sistema
PEI derivada de las visitas
Diagrama de flujo:
Formatos utilizados: Sistema del Programa Estatal de Informática
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Proyectos
Objetivo
Tipo de Proyecto
Funcionalidad
Responsable del Operación
Maneja Datos Personales
Detalle Datos Confidenciales
Responsable del Proyecto
Dependencia Usuaria
Dependencia Ejecutora
Año
Mes de Inicio
Mes de Implantación
Desarrollo
Proveedor
Base de Datos
Lenguaje
Líneas de Acción (PED)
Incluido en el POA
Seguimiento de año anterior
Antecedentes
Beneficios a Obtener
Personal
Equipo
Software
Avance
Registro de Proyectos del Programa Estatal
de Informática
Captura de los proyectos que en materia de
informática se tienen en las diferentes
dependencias y entidades
Nombre del Proyecto
Finalidad del proyecto
Software, Infraestructura ó Comunicaciones
Como va operar
Responsable de su funcionamiento
Si o No
Lista de Datos Personales
Responsable del seguimiento
A quien le va servir
Quien lo va a realizar
Año de registro del proyecto
Mes de Inicio
Mes de Termino
Propio o Externo
Nombre del Proveedor
Base de Datos
Lenguaje de Programación
Líneas del PED
Si o No
Si o No
Datos de origen del proyecto
Que mejoras se van a tener
Recursos Humano Requerido
Recursos de Equipo Requerido
Recursos de Software Requeridos
Se refleja en Porcentaje, 100% significa
Terminado
Nombre del Procedimiento: Análisis y Mejora de Procedimientos de la Dirección
[Encargado: Departamento de Evaluación y Calidad]
Objetivo: El análisis de los procedimientos tiene como finalidad detectar posibles errores en la
realización del mismo y la identificación de aquellas actividades que no aportan valor a sus
productos, pudiendo ser eliminadas y/o sistematizadas con el consiguiente aumento en la
eficiencia del mismo. Por otro lado, se evalúa de la misma forma si el procedimiento es
susceptible a una reingeniería.
XIII.
XIV.
Departamento dentro de la Dirección que sea dueño del procedimiento en
cuestión; pudiendo ser:
a) Dirección General
b) Subdirección de Desarrollo Tecnológico
c) Subdirección de Infraestructura
d) Departamento Administrativo
e) Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
f) Departamento de Infraestructura y BD
g) Departamento de Evaluación y Calidad
h) Departamento de Internet y Soluciones Multimedia
i) Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
j) Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos
k) Coordinación de Telecomunicaciones
l) Coordinación de Investigación y Monitoreo Tecnológico
Ø
Ø
Ø
El procedimiento debe estar previamente documentado y estandarizado.
Se debe de contar con productos elaborados a través de la aplicación fiel del
procedimiento para poder realizar la evaluación y análisis sobre el mismo.
La mejora o reingeniería del procedimiento deberá estar aprobada por el departamento
dueño del mismo.
Descripción:
DGI
Fecha: 20/12/2006
Hora: 13:00
Nombre del Procedimiento: Análisis y Mejora de Procedimientos de la Dirección
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Departamento de
Evaluación y Calidad
02
Departamento de
Evaluación y Calidad /
Realizar la revisión de los
productos de salida y los
indicadores
del
procedimiento en busca de
desviaciones.
Realizar reunión junto con el
departamento dueño del
Departamento dueño del
procedimiento
procedimiento y se plantea
la
problemática
o
la
presencia
de
una
oportunidad
Analizar el procedimiento
(paso a paso) y detectar la
problemática (en caso de
foco rojo en indicadores o
producto) o ver el impacto
en la modificación de un
paso
(en
caso
de
oportunidad).
Elaborar
propuestas
de
solución a la problemática o
de modificaciones a los
pasos del procedimiento y
seleccionar
la
mejor
(eficiencia, costo, tiempo).
03
Departamento de
04
Departamento de
procedimiento
05
Departamento de
procedimiento
Implementar la propuesta
seleccionada
sobre
el
procedimiento
Departamento de
Realizar
mediciones
(indicadores y productos)
sobre el procedimiento en
busca de los resultados
óptimos
esperados
y
retroalimentar
de
los
mismos a la Dirección
06
Diagrama de flujo:
Departamento propietario del proceso
Inicio
Revisar salidas e indicadores de
procedimiento en busca de
desviaciones
Realizar reunión y presentar la
problemática al departamento
propietario
Analizar el procedimiento
Elaborar y seleccionar una
propuesta de solución
Implementar solución
seleccionado
NO
Realizar mediciones al
procedimiento
Resultado
Esperado
SI
Resultados
Fin
Formatos utilizados: No se utiliza un formato estándar para este procedimiento, sin
embargo siempre se elabora un diagrama de flujo de las actividades que componen al
procedimiento que se esta analizando, para facilitar el entendimiento del mismo. Normalmente
sobre este diagrama se observan, durante la primera revisión, puntos de oportunidad o lugares
donde existe alguna falla, de tal manera que permiten establecer mejoras en tiempo temprano.
Nombre del Procedimiento: Capacitación a personal [Encargado: Departamento de
Evaluación y Calidad]
Objetivo: La finalidad de este procedimiento es la de compartir, homogeneizar y mejorar los
conocimientos del personal de la Dirección; aprovechando los cursos tomados por el personal
del Departamento de Evaluación y Calidad cuyo contenido pudiera ser relevante para las
funciones de las demás unidades administrativas.
XV.
XVI.
Personal de los dinstintos departamentos dentro de la Dirección; pudiendo ser:
m) Delegación Zona Costa
n) Delegación Ensenada
Ø
Ø
Ø
El contenido del curso deberá ser de relevancia para la función del personal que asiste.
El contenido del curso deberá estar orientado en específico a las funciones de las
distintas unidades admininistrativas que lo reciben.
El instructor debe tener amplio dominio de la temática a tratar.
Descripción:
DGI
Fecha: 20/12/2006
Hora: 14:00
Nombre del Procedimiento: Capacitación a personal
No. de Acvidad
01
Puesto o Unidad
Administrativa
Departamento de
Evaluación y Calidad / Jefe
del departamento que
requiere la capacitación
Evaluar las necesidades en
materia de conocimientos o
motivación que requiere el
personal
del
departamento(s). Así como
también, se analizan cursos
que
pudieran
ser
de
beneficio
al
personal
02
Departamento de
03
Departamento de
Evaluación y Calidad/ Jefe
del departamento que
requiere la capacitación
04
05
06
Departamento de
Departamento de
Departamento de
(independientemente de la
necesidad).
Elaborar
el
material
didáctico a utilizar dentro
del
curso
a
impartir
(presentación,
manual,
ejercicios, etc).
Establecer fechas para la
impartición del curso y
formar grupos del personal
en base a la demanda que
se presente.
Impartir el curso
Evaluar
y
obtener
resultados sobre el curso.
Entregar
constancia
de
asistencia y aprobación del
curso.
Diagrama de flujo:
Jefe del departamento que recibirá capacitación
Inicio
Evaluar las necesidades u
oportunidades de capacitación
dentro del departamento
Elaborar el material didáctico
para el curso
Planear y establecer las
fechas y los grupos del
personal para llevar a cabo la
capacitación
Impartir el curso de
capacitación
Evaluar y obtener los
resultados sobre los
conocimientos del curso
impartido
Elaborar y entregar constancia
de asistencia y aprobación del
curso
Constancia
Fin
Nombre de la forma:
Clave:
Resultados Capacitación Responsable
DGIFT01 – 000005 - (Acuerdo Capacitación)
Tiene la finalidad de que el usuario
responsable de la dependencia o del sistema
sobre el que se está capacitando, se
comprometa a transmitir el conocimiento
adquirido al demás personal de su
dependencia; así también, fungir como filtro
ante problemáticas relacionadas con la
operatividad del sistema en cuestión dentro de
la dependencia en la que labora y que sean de
su competencia.
Objetivo:
Nombre Capacitación
Lugar
Fecha
Duración
Entidad a la que pertenece
Puesto que desempeña
Instructor
¿Cómo considera el desempeño del instructor?
¿Considera que
satisfactoria?
la
capacitación
ha
sido
¿Qué porcentaje de aprendizaje considera
haber obtenido en esta capacitación?
¿Qué porcentaje de aprendizaje piensa haber
obtenido el personal en esta capacitación?
¿Considera que hay algún tema que no quedo
claramente explicado, o algún tema adicional
que le gustaría se tratara? Cual?
IMPORTANTE
Firma Responsable
Firma Instructor
Se introduce el nombre del módulo o sistema
sobre el que se capacita.
Lugar en donde ser realiza la capacitación
(ciudad).
Fecha de la terminación del curso de
capacitación y firma del acuerdo.
Cantidad de días y horas por día.
Se refiere a la dependencia de gobierno o para
estatal de la que proviene el usuario.
Puesto que ocupa dentro de la entidad en la
que labora.
Se refiere al nombre de la persona de la quien
recibe la capacitación.
Tiene como finalidad evaluar al instructor;
puede adquirir valores de Malo, Regular y
Bueno.
Tiene como finalidad evaluar el contenido del
curso de capacitación; puede adquirir valores
de SI o NO.
Autoevaluación del usuario capacitado.
Evaluación de sus compañeros
durante la capacitación.
usuarios
Evaluación del contenido del curso.
En esta cláusula, se coloca el nombre del
usuario responsable de la capacitación en la
linea para ello establecida.
Rubrica responsable
Rubrica instructor
Nombre de la forma:
Resultados Capacitación Usuario
Clave:
DGIFT01- 000008-(Resultados Capacitación)
Objetivo:
Tiene como resultado evaluar la calidad del
curso de capacitación que se ha impartido.
Temas / Módulos
Se específica en listado los temas o módulos
tratados durante el curso de capacitación
Lugar
(ciudad).
Fecha
Fecha de la terminación del
Instructor
curso
de
Nombre
Nombre del usuario que recibe capacitación y
llena el formato.
que labora.
Del 0 al 10 ¿Cómo considera el desempeño
del instructor (puntualidad, seriedad, dominio
del tema)?
Evaluación del instructor; puede tomar valores
desde 0 al 10.
¿Considera que
satisfactoria?
de SI o NO.
la
capacitación
ha
sido
que le gustaría se tratara?
Del 0 al 10, ¿Cómo calificaría la calidad del
contenido de la capacitación?
Firma Usuario
Tiene como finalidad evaluar de manera
cuantitativa el contenido del curso de
capacitación; puede tomar valores del 0 al 10.
Rubrica usuario
Nombre del Procedimiento: Implementación de modelos orientados a la calidad dentro
de la Dirección. [Encargado: Departamento de Evaluación y Calidad]
Objetivo: Implementar modelos de calidad que cumplen con los estándares internacionales
orientados a nuestros servicios, procesos y productos, buscando con ello la mejora en las
actividades que soportan el quehacer gubernamental.
XVII.
XVIII.
Todos los departamentos dentro de la Dirección; pudiendo ser:
Ø
Ø
Ø
Ø
El modelo deberá ser compatible con la filosofía de la organización.
La organización deberá de estar previamente enterada y capacitada sobre el modelo a
implementar.
Se deberán de analizar las ventajas y desventajas de la implementación del nuevo
modelo.
Los jefes de departamento deberán comprometerse a impulsar la implementación de
dicho modelo.
Descripción:
DGI
Fecha: 20/12/2006
Hora: 16:00
Nombre del Procedimiento: Implementación de modelos orientados a la calidad dentro de la
Dirección
Puesto o Unidad
No. de Acvidad
Administrativa
Investigar sobre modelos de
Departamento de
01
calidad
que
existen
actualmente en el mercado.
Evaluar y seleccionar el
Departamento de
02
mejor
modelo
para
la
dirección.
Buscar
y
obtener
Departamento de
03
capacitación con respecto al
modelo seleccionado.
04
05
06
Departamento de
Dirección General de
Informática
Departamento de
Dirección General de
Informática
Departamento de
Presentación y aceptación
del modelo ha analizado y
seleccionado.
Planeación
e
Implementación del nuevo
modelo.
Seguimiento
de
los
resultados del modelo, así
como del seguimiento de
los
procedimientos
que
estos modelos planteen.
Diagrama de flujo:
(Departamentos)
Inicio
Investigar sobre modelos de
calidad del mercado actual
NO
Evaluar y seleccionar el modelo
más adecuando a la dirección
Buscar y obtener capacitación
sobre el modelo
Presentar
el modelo seleccionado
SI
¿Aceptado?
Planear e implementar el nuevo
modelo
Dar seguimiento a los resultados
del nuevo modelo
Fin
Formatos utilizados: No se utiliza ningún tipo de formato, excepto por aquellos que el
modelo requiere durante su implementación y / o seguimiento; y que son propios para cada
diferente modelo.
Nombre del Procedimiento: Detección, análisis y publicación de indicadores sobre los
procedimientos de la Dirección. [Encargado: Departamento de Evaluación y Calidad]
Objetivo: Obtener los datos estadísticos (indicadores) más relevantes para la Dirección con
respecto al desempeño en las distintas actividades de las unidades administrativas, que permitan
una adecuada toma de decisiones.
I.
Ø
Ø
Ø
La muestra para la obtención de los indicadores deberá ser significativa.
Los indicadores deben de estar diseñados de tal forma que su significado sea el mismo
para cualquier persona que los consulte.
Los indicadores deberán de ser de utilidad y estar actualizados.
Descripción:
DGI
Fecha: 20/12/2006
Hora: 19:00
Nombre del Procedimiento: Detección, análisis y publicación de indicadores sobre los
procedimientos de la Dirección.
Puesto o Unidad
No. de Acvidad
Administrativa
Determinar las salidas de
los
procedimientos
que
Departamento de
01
reflejan de manera más
fidedigna la eficiencia o
resultado de estos.
Realizar la medición de
Departamento de
02
dichos
resultados
(indicadores).
Categorizar y unificar los
Departamento de
indicadores de acuerdo a su
03
significado y área a la que
corresponden.
Departamento de
Dar formato a la información
04
generada. (Indicadores)
Departamento de
Presentar resultados a las
05
áreas correspondientes.
Diagrama de flujo:
Inicio
Determinar los valores de
salidas, más indicados para
evaluar los procedimientos
(Definir indicadores)
Medir los indicadores
Categorizar y unificar los
indicadores en base al proceso
y área que miden
Dar formato a los indicadores
Reporte de
Indicadores
Presentar los resultados a las
áreas correspondientes
Fin
Formatos utilizados: No se utilizan formatos de llenado, más bien se crea en base al
indicador que se desea presentar un formato específico para el mismo.
Generalmente el formato consiste en una hoja de Microsoft Excel que incluye una representación
gráfica de los datos obtenidos y una tabla que contiene un desglosado breve de los mismos.
Este formato es convertido posteriormente a formato en HTML para poder ser accesado en
forma de página Web desde la Intranet de la Dirección General de Informática.
Procedimiento para Revisión de Productos Entregables. [Encargado: Departamento de
Evaluación y Calidad]
Objetivo:
Garantizar la calidad de todos los productos, erradicar los posibles errores, omisiones y riesgos
no contemplados para evitar re-trabajo.
IX.
X.
XI.
Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
Departamento de Innovación y diseño de procesos
Ø
Ø
Los departamentos de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas e Innovación y Diseño
de procesos, elaboran sus productos entregables.
Los productos entregables estarán contenidos dentro de la herramienta para su
seguimiento.
Descripción:
DGI
Fecha: 20 Diciembre 2006
Hora: 10:00
Departamento: Departamento Evaluación y Calidad
Procedimiento para la revisión de productos entregables
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
01
Supervisor de Proyectos de
Análisis /
Supervisor de
Proyectos de Desarrollo
02
Analista Técnico de Calidad
03
04
Análisis /
Supervisor de
Proyectos de Desarrollo
Marca como terminado el
producto
entregable
y
adjunta el archivo que lo
avala.
Revisa el archivo adjunto
aplicando los criterios de
inspección establecidos
Evalúa los resultados y
elabora retroalimentación
En
base
a
la
retroalimentación hace las
modificaciones o continua
con el flujo del Proceso
Diagrama de flujo:
Inicio
producto entregable y
avala.
Revisa el archivo adjunto
aplicando los criterios de
inspección establecidos
Evalúa los resultados y
elabora retroalimentación
producto entregable y
avala.
FIN
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Acción>>
Espacio <<Nota>>
Espacio <<Enviar por mail>>
Espacio <<Finalizar la Acción>>
Agregar Seguimiento
Ninguno (Ventana de Sistema)
Hacer constar el resultado o la observación
obtenida después de la evaluación de los
productos entregables.
Se selecciona la acción del proyecto sobre la
cual se realiza el seguimiento.
Se introduce el comentario o la observación
que conforma el seguimiento.
Recibe valor SI o NO, y permite enviar una
notificación sobre el nuevo seguimiento en el
proyecto.
Espacio de selección que permite dar por
terminada la acción sobre la cual se establece
el seguimiento.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Categoría 1>>
Espacio <<Archivo>>
Captura de Documentos
Establecer el tipo de documento a agregar al
seguimiento (en caso de existir)
Se seleccionan valores predeterminados sobre
la categoría del documento que se desea
añadir al seguimiento.
Se especifica de manera automática (a través
de explorador) la ruta del archivo
Nombre del Procedimiento: Atención de requerimientos recibidos.
Objetivo: Dar respuesta oportuna a los requerimientos presentados a la Dirección y que
corresponden por sus atribuciones a la Subdirección de Servicios e Infraestructura.
I.
II.
III.
IV.
Titular de la DGI
Subdirección de Servicios e Infraestructura
Departamentos y Delegaciones de la DGI
Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado
Políticas de operación: La atención de requerimientos presentados a la Subdirección de
Servicios e Infraestructura es atendida y se genera la respuesta en los tiempos que resulten
aplicables dependiendo de la naturaleza del requerimiento. La respuesta a la solicitud puede ser
afirmativa o negativa.
Descripción:
DGI
Fecha: 13 de Febrero 2007
Hora: 10:00
Departamento: Subdirección de Servicios e Infraestructura
Nombre del Procedimiento: Atención de requerimientos recibidos.
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Dependencias y Entidades
del Gobierno del Estado,
incluyendo el titular de la
DGI.
Recepción de requerimiento
recibido de forma directa,
telefónica,
por
correo
electrónico o a través del
sistema de Gestoría.
Análisis del requerimiento
para su atención.
02
Subdirección de Servicios e
Infraestructura
Delegación
del
requerimiento para atención
de
departamento
dependiendo
de
la
naturaleza del requerimiento
03
Departamentos y
Delegaciones de la DGI
Generan
opinión
o
respuesta del requerimiento,
si esta llega por el sistema
de Gestoría la repuesta se
genera por este medio.
04
Infraestructura
Con
los
elementos
necesarios para la atención
del requerimiento se de
respuesta a este, si el
requerimiento llego por el
sistema de
gestoría son
documentados
en
este
sistema o al menos quedan
documentados por correo
electrónico.
Elaboró, revisó y autorizó: JORGE FLORES VASQUEZ
Diagrama de flujo:
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Terminar (Botón)
Actividad
Atención de Requerimientos
SG-AR
Forma electrónica para la atención
requerimientos presentados a la DGI.
de
Una vez que se cuentan con los elementos
para contestar un requerimiento que haya
llegado por el Sistema de Gestoría, se aplica el
botón de “Terminar” y se documenta la
respuesta que se dio a la solicitud, finalmente
se procesa.
Cuando es requerido el apoyo de algún
departamento o delegación para dar respuesta
a la solicitud, se le agrega una actividad en el
sistema de gestoría, indicando el apoyo
solicitado y el responsable de generar el
mismo.
Nombre del Procedimiento: Autorización de compras y órdenes de servicios relacionadas
con equipo de cómputo y telecomunicaciones.
Objetivo: Con el fin de asegurar el crecimiento ordenado de la infraestructura de computo y
telecomunicaciones, se definió que la Dirección General de Informática como entidad normativa
en la materia, autorizara todas aquellas compras y ordenes de servicio relacionas con equipo de
computo y telecomunicaciones,
I.
II.
III.
IV.
Subdirección de Servicios e Infraestructura.
Unidades Administrativas de las diversas dependencias.
Departamento de Telecomunicaciones
Departamento de Infraestructura y Administración de Bases de Datos.
Políticas de operación: Este procedimiento esta automatizado, por lo que de forma
automática al generar una solicitud de compra la unidad administrativa pasa por nosotros como
entidad normativa para su autorización.
Descripción:
DGI
Fecha: 17 de Febrero 2007
Hora: 10:00
Nombre del Procedimiento: Autorización de compras y órdenes de servicios relacionadas con
equipo de cómputo y telecomunicaciones.
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Unidad Administrativa
02
Infraestructura
Genera el requerimiento del
equipo que se pretende
comprar
a
través
del
Sistema
Integral
de
Presupuesto.
Por medio del Sistema
Integral de Presupuesto, se
revisa el requerimiento de la
dependencia, en caso de
que esta cumpla con la
normatividad publicada, se
autoriza la misma.
Si el requerimiento no
cumple
con
esta
normatividad se rechaza la
solicitud.
Cuando se requiere de
apoyo para la revisión del
requerimiento se turna vía
correo
electrónico
al
departamento
de
Infraestructura
o
Telecomunicaciones según
sea el caso.
03
Departamento de
Telecomunicaciones
Departamento de
Infraestructura.
04
Infraestructura.
05
Unidad Administrativa
Revisan las características
técnicas de los equipos, y
realizan sugerencias a la
Infraestructura.
Notifica de observaciones o
modificaciones a la Unidad
Administrativa a través del
Sistema
Integral
del
Presupuesto.
Recibe
notificación
de
autorización o rechazo de
su requerimiento a través
del Sistema Integral del
presupuesto, con lo cual
continúa su trámite de
adquisición, en el caso de
rechazo
redefine
su
requerimiento con base en
las observaciones.
Diagrama de flujo:
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Procesar (Botón)
Observación de Rechazo
Autorización de compras
SIP-ACI
Forma electrónica para la autorización o
rechazo de requerimientos de compra de
equipo de cómputo o telecomunicaciones.
Se ingresa al sistema integral de presupuesto,
en el Menú Procesos – Autorización de
Pendientes aparece el listado de tramites
pendientes de validar, se accede a cada uno
de ellos y se revisa el detalle de los mismos, si
cumplen con la normatividad se aplica el botón
“Procesar” para su validación.
El procedimiento para llegar a la forma
electrónica es la misma, en caso de que en la
revisión del detalle se identifique que no se
cumple con la normatividad, se deselecciona al
articulo (se quita la palomita), en la pestaña
observación de rechazo se describe la causa
por la cual no se autoriza el tramite, finalmente
de aplica el botón de procesar y el rechazo le
es notificado al usuario.
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Plan Anual de Adquisiciones en materia de
Tecnologías de la Información.
Objetivo: Administrar los recursos destinados a la compra de infraestructura, apoyando los
proyectos de la DGI a través de la contratación de los servicios, y la adquisición del equipo y
software requerido.
I.
II.
III.
IV.
Departamentos y Delegaciones de la DGI
Titular de la DGI
Políticas de operación: Para la elaboración del plan anual de adquisiciones de la DGI, se
toma en consideración la opinión y requerimientos de todos los departamentos de la
dependencia, finalmente se pasan a validación del Titular.
Descripción:
DGI
Fecha: 10 de Febrero del 2007
Hora: 10:00
Nombre del Procedimiento: Elaboración de Plan Anual de Adquisiciones en materia de
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Provee el techo financiero
autorizado por la DGI,
específicamente
en
las
Departamento
01
partidas para la contratación
Administrativo
de servicios y adquisición
de equipo de cómputo y
telecomunicaciones.
Solicita de los distintos
departamentos
los
02
requerimientos en materia
Infraestructura
de
tecnologías
de
la
información
Envían sus requerimientos a
través de los Departamentos
03
Departamentos de la DGI
de
Infraestructura
y
telecomunicaciones
04
Departamento de
Infraestructura y
telecomunicaciones
05
Departamento de
Operaciones
Estiman costos
requerimientos
concentrados
de
los
Concentra
los
requerimientos
de
mantenimiento de hardware
y software requeridos.
Pondera
la
lista
de
requerimientos contra los
proyectos
y
gastos
irreductibles de la DGI.
06
Infraestructura
Definir los artículos
servicios a contratar.
Asigna la fecha
adquisiciones.
07
Titular de la DGI
08
infraestructura.
09
Departamento
Administrativo
de
y
las
Presenta
plan
de
Adquisiciones a Titular de la
Dependencia
Valida
y
aporta
consideraciones al plan de
adquisiciones.
Presenta requerimientos de
Adquisición
al
Departamento
administrativo
para
su
trámite.
Gestiona la adquisición de
bienes y servicios ante
Oficialía Mayor de Gobierno.
Diagrama de flujo:
No se utilizan formatos específicos.
Nombre del Procedimiento: Elaboración y actualización de normas en materia de
Objetivo: Generara la normatividad aplicable en materia de Tecnologías de la información que
servirá como referencia para el accionar de las áreas de informática de las distintas
dependencias y entidades de Gobierno.
I.
II.
III.
Titular de la DGI
Subdirección de Servicios a Infraestructura
Departamentos de la DGI
Políticas de operación: Para la elaboración de estos documentos se toma en
consideración la experiencia de la propia Dirección y estándares internacionales que existen en
la materia.
Descripción:
DGI
Hora: 10:00
Nombre del Procedimiento: Elaboración y actualización de normas en materia de Tecnologías
de la Información.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Genera el tema sobre el cual
pretende se desarrolle una
norma
aplicable a las
Tecnologías
de
la
información.
01
Titular de la DGI
02
Subdirección de Servicios a
Infraestructura.
Solicita se actualice o
establece
periodo
de
actualización de una norma
existente en materia de
Tecnologías
de
la
Información.
Se
buscan
referencias
aplicables
a
Gobierno
respecto al tema que se
pretende normar.
Se investiga en el mercado
estándares o tecnología de
uso general que puede ser
considerada
para
la
elaboración de la norma,
apoyándose
en
los
departamentos de la DGI.
Se elabora borrador de la
norma
tomando
en
consideración la forma de
Operar de Gobierno.
03
Titular de la DGI
04
Infraestructura.
Se pone a consideración del
Titular de la DGI, la norma o
actualización
correspondiente.
Revisa y establece criterios
para que sean tomados en
la norma.
Solicita la publicación de la
norma en el portal y/o en el
Periódico Oficial del Estado.
Diagrama de flujo:
Nombre del Procedimiento: Supervisión de Departamentos.
Objetivo: Seguimiento y apoyo el cumplimiento de los compromisos establecidos en el
Programa Operativo Anual correspondientes a los Departamentos que le reportan a la
I.
II.
III.
IV.
Subdirección de Servicios a Infraestructura
Departamentos que le reportan a la Subdirección de Servicios e Infraestructura.
Otros Departamentos de la Dirección.
Departamento de Evaluación y Seguimiento
Políticas de operación: La revisión de los proyectos se realiza de acuerdo a la prioridades
marcadas por la Dirección, la opinión de los usuarios es tomada en cuenta y en ocasiones
modifica las prioridades de los proyectos.
Descripción:
DGI
Hora: 10:00
Nombre del Procedimiento: Supervisión de Departamentos
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Departamento de
Evaluación y Seguimiento.
Presenta
el
Programa
Operativo Anual revisado y
autorizado por la Dirección
General de Informática.
02
Departamentos que le
reportan a la Subdirección
de Servicios e
Infraestructura
Presentación de Programa
Interno con responsables
por Departamento.
03
Infraestructura.
Revisión periódica de los
programas internos de los
Departamentos para apoyar
en la disolución de barreras
o generar apoyos para el
cumplimiento
de
los
objetivos
04
Departamentos que le
reportan a la Subdirección
de Servicios e
Infraestructura
Presentación de Informes
para el Programa Operativo
Anual.
Elaboró, Revisó y Autorizó: JORGE FLORES VASQUEZ
Diagrama de flujo:
Elaboró, Revisó y Autorizó: JORGE FLORES VASQUEZ
Administración de Base de Datos Institucionales. [Encargado: Departamento de Infraestructura y
Administración de Base de Datos].
Objetivo:
Crear, Modificar y Monitorear las Bases de Datos, con la finalidad de mantener el más alto grado
de disponibilidad u operación las mismas.
I. Departamento de Infraestructura y Administración de Base de Datos.
II. Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
III. Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
El Departamento interesado presenta la solicitud de lo requerido, mediante una orden de trabajo
vía el sistema de servicios. Tras su elaboración exitosa se da aviso al usuario.
Descripción:
DGI
Fecha: 15/02/2007
Hora: 12:00
Departamento: Departamento de Infraestructura y Administración de Base de Datos
Nombre del Procedimiento: Administración de Base de Datos Institucionales.
No. de Actividad
01
02
Puesto o Unidad
Administrativa
Departamento de Desarrollo
y Mantenimiento de
Sistemas / Departamento de
Innovación y Diseño de
Procesos.
Responsable de Soporte
03
Administración de Base de
Datos
04
Datos
05
Datos
06
Responsable de Soporte
Genera la Solicitud para la
creación, actualización o
modificación, lo anterior
mediante el sistema de
control de servicios.
Canaliza la solicitud al área
de Base de Datos.
Atiende la solicitud,
analizando si es factible la
misma.
En caso de no ser factible la
solicitud se contacta a la
persona para que sea
modificada la solicitud.
En caso de ser factible, se
realiza el cambio solicitado
y se le da aviso al usuario,
además de terminar la orden
generada e informar al
responsable de soporte.
Finaliza la solicitud de
manera permanente en el
sistema.
Elaboró: FRANCISCO SALGADO
Revisó: JUAN CARLOS ESPARZA LOPEZ
Autorizó: JORGE FLORES VASQUEZ
Diagrama de flujo:
Elaboró: FRANCISCO SALGADO
La solicitud es hecha por medio del sistema de control de servicios.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Pestaña de Seguimiento>>
Espacio <<Icono de Botecito Azul con Flecha
Roja>>
Espacio <<Descripción>>
Seguimiento dentro de Control de Servicios.
Documentar la solución, observación y labores
que se realizaron para solventar la petición
Se selección esta pestañana para dar el
seguimiento a la petición
Se selección la opción de inserción de
seguimiento y con se habilita la opción de
descripción.
Se detalla como atendió la petición
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Pestaña de Actividades>>
Espacio <<Icono de Palomita color Roja>>
Terminación de Actividad.
Se selección esta pestañana para terminar la
actividad solicitada
Se selección la opción de terminación de
activadad.
Administración de Infraestructura de TI. [Encargado: Departamento de Infraestructura y
Administración de Base de Datos].
Objetivo:
Administrar los recursos de Infraestructura, tales como servidores, accesos a Internet, respaldos
de información.
I.
II.
III.
IV.
Departamento de Infraestructura y Administración de Base de Datos.
Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
Usuarios de otras Dependencias
El Departamento o Dependencia interesada presenta la solicitud de lo requerido. Tras su
elaboración exitosa se da aviso al usuario.
Descripción:
DGI
Fecha: 15/02/2007
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Administración de Infraestructura de TI.
No. de Actividad
01
Puesto o Unidad
Administrativa
Departamento de Desarrollo
y Mantenimiento de
Sistemas / Departamento de
Procesos.
03
Coordinador de
Infraestructura
04
Coordinador de
Infraestructura
05
Coordinador de
Infraestructura
Elaboró: ANGEL RAMOS HUANTE
Genera la Solicitud para la
creación o modificación de
usuarios, Accesos a
Internet, derechos para
acceso a los servidores o
respaldos de información.
Lo anterior vía telefónica o
vía correo electrónico.
Atiende la solicitud,
analizando si es factible la
misma.
En caso de no ser factible la
solicitud se contacta a la
persona para que sea
modificada la solicitud.
En caso de ser factible, se
realiza el cambio solicitado
y se le da aviso al usuario.
Diagrama de flujo:
' HSW
RV' HVDUURO
O
R\
0 DQW
HQLP LHQW
RGH
6 LVW
HPDV ,QQRYDFLRQ\
' LVHxRGH3 URFHVRV
' HSHQGHQFLDV( [ W
HUQDV
&RRUGLQDGRUGH
,QIUDHVW
U
XFW
XUD
1R
,QLFLR
9HULILFDVLHV
SRVLEO
HUHDO
L] DUO
D
VROLFLW
XG
6L
* HQHUDO
D 6ROLFLWXG
1R
&RQW
DFW
DDO
8VXDULR
6HUHFKD] DO
D
6ROLFLWXG
6L
6 HHQW
HUDDO
DUHD
6ROLFLW
DQW
HGHO
D
6RO
XFLRQGHO
D
6ROLFXW
XG
6HUHDO
L] DO
D
VRO
L
W
XG
) LQDOL]D O
D
6ROLFLW
XGHQHO
VLVW
HPD
) LQ
Elaboró: ANGEL RAMOS HUANTE
Las solicitudes se hacen Vía Telefónica, Correo Electrónico y sistema de control de servicios.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Roja>>
descripción.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Terminación de Actividad
activadad.
Administración de la Herramienta de Colaboración Gubernamental. [Encargado: Departamento
de Infraestructura y Administración de Base de Datos.]
Objetivo:
Proporcionar una herramienta de colaboración y mensajería a las diferentes entidades de
gobierno.
I. Entidades de Gobierno.
II. Departamento de Infraestructura y Administración de Base de Datos.
Políticas de operación: La entidad que requiera de una cuenta de correo electrónico lo
hará por medio de Oficio o Correo Electrónico justificando el motivo de dicha cuenta y autorizada
por el administrativo de la dependencia. Una vez creada la cuenta de correo se le notifica vía
correo al encargado de informática de dicha dependencia.
Descripción:
DGI
Fecha: 15/02/2007
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Administración de la Herramienta de Colaboración Gubernamental.
No. de Acvidad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Entidades de Gobierno
02
Secretaria Dirección
03
Jefe del Departamento de
Infraestructura y
Datos
04
Coordinador de Soporte
Técnico e Internet
05
Técnico e Internet
Se genera la solicitud vía
oficio o correo electrónico a
la Subdirección de Servicios
e Infraestructura.
Canaliza la petición llegada
por oficio al Jefe del
Departamento de
Infraestructura y
Datos
Canaliza la petición llegada
por oficio o correo
electrónico al Coordinador
de Soporte Técnico e
Internet
Crea la cuenta de correo
electrónico o acceso
Una vez creada la cuenta,
envía los datos
correspondientes al
informático de la
dependencia para su
instalación
Elaboró: JUAN JOSE DURAN ALVARADO
Revisó: JUAN CARLOS ESPARZA
Diagrama de flujo:
Elaboró: JUAN JOSE DURAN ALVARADO
Revisó: JUAN CARLOS ESPARZA
La solicitud es hecha por correo electrónico o mediante oficio.
Administración y Diseño de Herramientas de Monitoreo [Encargado: Departamento de
Infraestructura y Administración de Base de Datos].
Objetivo:
Elaborar, adecuar y explotar herramientas para monitoreo y control.
II. Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas.
El área interesada presenta la solicitud de la herramienta deseada. Tras su elaboración se
proporciona al usuario o en su caso se explota en esta misma.
Descripción:
DGI
Fecha: 15/02/2007
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Administración y Diseño de Herramientas de Monitoreo
No. de Actividad
01
02
03
04
Puesto o Unidad
Administrativa
Desarrollo y Mantenimiento
de Sistemas /
Infraestructura y
Datos
Infraestructura y
Datos
Administración y Diseño de
Herramientas de Monitoreo
Administración y Diseño de
Herramientas de Monitoreo
Elaboró: SALVADOR LOPEZ LIMA
Genera la Solicitud de la
Herramienta, por medio del
sistema de Control de
Servicios o por correo
electrónico
Canaliza la Petición por
medio del sistema de
Controlde Servicios
Desarrolla, prueba y habilita
la nueva herramienta
Aplica cambios previa
solicitud y en su caso
produce reportes de las que
usa localmente, por último
se termina la solicitud
dentro del sistema de
Control de Servicios
Diagrama de flujo:
La solicitud es hecha por correo electrónico y mediante el sistema de control de servicios.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Roja>>
descripción.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
activadad.
Definición y Verificación de requerimientos de TI en los proyectos generados por las Entidades
de Gobierno. [Encargado: Departamento de Infraestructura y Administración de Base de Datos].
Objetivo:
Validar, Verificar y definir la mejor alternativa en lo referente a las tecnologías de hardware y
software de TI para la implantación de las metas hechas por las entidades de gobierno.
II. Entidades de Gobierno.
La entidad que requiera el apoyo nos lo hará saber de manera electrónica o por oficio, donde nos
dé a conocer sus necesidades. Cuando se tenga la recomendación o validación se le hará llegar
a la entidad de la misma forma en la que se realizo la solicitud.
Descripción:
DGI
Fecha: 15/02/2007
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Definición y Verificación de requerimientos de TI en los proyectos
generados por las Entidades de Gobierno.
No. de Actividad
01
Puesto o Unidad
Administrativa
Entidades de Gobierno
02
Infraestructura
03
Infraestructura y
Datos
04
Infraestructura y
Datos
Genera la Solicitud de
validación o definición del
requerimiento vía
electrónica u oficio a la
subdirección de servicios e
infraestructura.
Canaliza la petición de
validación o definición del
requerimiento.
Investiga con la entidad la
justificación los
requerimientos enviados
para su validación o
definición.
Revisa que los
requerimientos solicitados
cumplan con las Normas y
Políticas Administrativas
05
Infraestructura y
Datos
06
Infraestructura
Elaboró: JUAN CARLOS ESPARZA LOPEZ
Revisó: JORGE FLORES VASQUEZ
Autorizó: JORGE FLOREZ VASQUEZ
para las Adquisiciones de
Bienes y Servicios en
Materia de Informática,
además de ser lo más
actualizado.
Elabora el documento con la
validación o definición de
los requerimientos que
cumplen con las
necesidades solicitadas y se
lo envía a la Subdirección
de Servicios e
Infraestructura
Envia la validación o
definición de los
requerimientos a la Entidad
Solicitante.
Diagrama de flujo:
Autorizó: JORGE FLOREZ VASQUEZ
La solicitud es hecha por correo electrónico y mediante oficio.
Generación de Proyectos en Infraestructura de TI. [Encargado: Departamento de Infraestructura
y Administración de Base de Datos].
Objetivo:
Generar nuevos proyectos con tecnología de punto para el beneficio del gobierno del estado y
por consiguiente beneficiar a la ciudadania.
II. Subdirección de Servicios e Infraestructura
III. Entidades de Gobierno.
Basados en la nuevas tecnologías e identificando las necesidades del Gobierno se generan los
proyectos que van a aumentar la productividad de los funcionarios públicos e impacto en el
servicio a la ciudadanía.
Descripción:
DGI
Fecha: 15/02/2007
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Generación de Proyectos en Infraestructura de TI.
No. de Actividad
01
Puesto o Unidad
Administrativa
Departamento
Infraestructura y
Datos
02
Departamento
Infraestructura y
Datos
03
Infraestructura
Genera la propuesta del
nuevo proyecto en base a
tecnologías
de
punta,
siendo estas aplicables a
gobierno.
Envía la propuesta del
proyecto a la Subdirección
de
Servicios
e
Infraestructura
para
su
validación
Valida el proyecto, en caso
de ser viable lo presenta
ante la Direccion, en caso
de no ser factible se cancela
el mismo o si en necesario
alguna
modificación
lo
retroalimenta
al
Departamento
de
Infraestructura y Base de
datos
04
Departamento
Infraestructura y
Datos
Realiza
la
modificación
solicitada y se la envía
nuevamente
a
la
subdirección de servicios e
infraestructura.
Diagrama de flujo:
No existe formato definido.
Resolución de problemas reportados en Help Desk en lo referente a Infraestructura. [Encargado:
Departamento de Infraestructura y Administración de Base de Datos].
Objetivo:
Resolver de manera pronta y expedita cualquier problema referente a cómputo, manteniendo en
funcionamiento toda la infraestructura.
I. Dependencias Gubernamentales.
II. Departamento de Infraestructura y Administración de Base de Datos.
III. Personal de Soporte Técnico.
El Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos por medio del Help Desk recibe vía
telefónica la solicitud del usuario, es canalizada al coordinador del departamento de
Infraestructura y Administración de Base de Datos, el coordinador le asigna una actividad al
especialista correspondiente y sale atender el problema una vez resuelto dicho problema,
documenta lo que realizo en la actividad que se le asigno y lo regresa al coordinador para que
este corrobore la información y termine la solicitud
Descripción:
DGI
Fecha: 15/02/2007
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Resolución de problemas reportados en Help Desk en lo referente
a Infraestructura
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Dependencias
Genera la Solicitud por
Gubernamentales
medio del Help Desk
(Sistema de Control de
Servicios) vía telefónica que
se encuentra en el
Departamento de
Operaciones y Servicios
Tecnológicos y se canaliza
al Departamento de
Infraestructura.
02
Canalizada la solicitud al
Área de Help Desk
coordinador de Soporte
Técnico e Internet.
03
Asigna una actividad al
técnico especialista
correspondiente.
04
El especialista sale atender
Tecnico e Internet.
el problema.
05
Técnico Especialista
06
Diagrama de flujo:
El técnico especialista
resuelve el problema y
documenta la actividad
asignada.
Corrobora la información y
termina la solicitud.
La solicitud es hecha mediante el sistema de control de servicios.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Roja>>
Espacio <<Descripción detalla>>
Asignación de Actividad.
asignarle la actividad a la persona responsable
actividad y con se habilita la opción de
descripción detallada.
Se hacen los comentarios para la asignación
de actividad
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Roja>>
Seguimiento.
descripción.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
activadad.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Descripcion>>
Terminación Definitiva
Se selección esta pestañana para terminar
solicitud hecha.
Se selección la opción de terminación, con lo
cual se da por finalizada la solicitud
definitivamente.
Validación de Bienes Informáticos del Gobierno Central. [Encargado: Departamento de
Infraestructura y Administración de Base de Datos].
Objetivo:
Verificar que los equipos nuevos entregados al almacén del estado cumplan con lo requerido, así
mismo validar la justificación que presenta cada entidad de gobierno central para la baja de los
equipos obsoletos.
II. Almacén del Estado
III. Entidades de Gobierno.
En el caso de las nuevas adquisiciones personales del Almacén del Estado o la propia entidad
Solicitante de los bienes se comunica telefónicamente con el Departamento para la validación de
los bienes entregados. En lo que respecta a la baja de bienes la dependencia hace la solicitud de
la baja y por medio del sistema o correo electrónico se nos pide la autorización de la misma.
Descripción:
DGI
Fecha: 15/02/2007
Hora: 12:00
Nombre del Procedimiento: Validación de Bienes Informáticos del Gobierno Central.
No. de Actividad
01
02
03
Puesto o Unidad
Administrativa
Entidades de Gobierno /
Almacén del Estado
Departamento
Infraestructura y
Datos
Infraestructura y
Se Genera la solicitud
telefónicamente o por
correo electrónico con el
Infraestructura y
Datos para que se realice la
validación de los equipos
que se está entregando en
el almacén, tanto nuevo
como obsoleto.
Con apoyo del personal se
realiza la revisión física del
nuevo equipo y del
obsoleto.
Una vez que se reviso el
equipo, dentro del Sistema
de Bienes Muebles se
Datos
04
05
Infraestructura y
Datos
Infraestructura y
Datos
autoriza la factura para su
pago al proveedor y en el
caso de la baja se autoriza o
se rechaza si es el caso.
En el caso de las bajas se le
avisa por correo o por
teléfono a la Entidad /
Almacén de su autorización
En el caso de los nuevos
equipos se le avisa al
almacén telefónicamente o
por correo electrónico
cuando la factura ya fue
autorizada
Diagrama de flujo:
(QWLGDGHVGH* RELHUQR
$ OPDFHQGHO
( VW
DGR
-HIH' HSDUW
DP HQW
RGH
,QIUDHVWUXFW
XUD\
$GPLQLVWUDFLRQGH%DVHGH
' DWRV
' HSDUW
DPHQWRGH
,QIUDHVWUXFWXUD\
$GPLQLVWUDFLRQGH%DVHGH
' DWRV
,QLFLR
$XWRUL]DFLRQ
* HQHUDOD 6ROLFLWXG
GH 9DOLGDFLyQGH
%LHQHV
,QIRUPDWLFRV
5HYLVLRQ) LVLFDGH
ORVELHQHV
LQIRUPDWLFRV
)DFWXUDFLRQ
1R
6H &DQFHODO
D
%DMD
$XWRUL]DFLRQGH
%DMD
6L
6H ( QW
HUDGHOD
DXWRUL]DFLRQ
FDQFHODFLRQ
6H GDDYLVRGHO
D
DXWRUL]DFLRQ
FDQFHODFLRQ
) LQ
La solicitud es hecha por correo electrónico y por teléfono, la autorización es hecha en el sistema
de bienes muebles.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Procesos>>
Espacio <<Tramites>>
Espacio <<Autorización de Tramites>>
Espacio <<Pestaña “Observación de
Autorización>>
Espacio << Pestaña “Observaciones de
Rechazo>>
Autorización de Tramites (Bajas)
Autorizar las Bajas del bien informtico que se
encuentre obsoleto.
En este menú se selección la opción de
autorización
Se selección la opción de trámites para
autorizar la baja.
Se selecciona el número de folio para
autorización de baja y se da doble click.
Se detalla el motivo de la autorización y se da
procesar.
Se detalla el motivo de el rechazo de la baja.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Procesos>>
Espacio <<Facturas>>
Espacio <<Autorización de Facturas>>
Autorización de Facturas
Autorizar la factura para que proceda el pago
al proveedor
En este menú se selección la opción de
autorización
Se selección la opción de Facturas para
autorizar la factura.
Se selección el numero de factura que se
requiere autorizar y se da procesar.
Procedimiento para la generación del Análisis para Nuevos Sistemas y Módulos. [Encargado de
la Realización del Análisis: Innovación y Diseño de Procesos]
Objetivo:
Generar un Análisis detallado para la Generación de un Nuevo Sistema o Modulo aplicando la
metodología UML.
I.
II.
III.
IV.
Dependencia que realiza la Solicitud.
Coordinación de Evaluación y Seguimiento.
Departamento de Innovación y diseño de procesos.
Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas.
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Para que un Proyecto pueda iniciar en el Repto. de Innovación y Diseño de Procesos, la
Coordinación de Evaluación y Seguimiento deberá realizar una aprobación de la
factibilidad de realizar el proyecto.
El proyecto a realizar puede ser de un Nuevo Sistema o un Modulo en especifico.
En el caso de la generación de un Modulo, existirán actividades que no se realizaran.
El seguimiento de todos los proyectos deberá realizarse en el Sistema de Administración
y Seguimiento de Proyectos.
Se requiere disponibilidad por parte del Usuario solicitante para poder llevar a cabo el
proyecto, así mismo deberá conocer en su totalidad que es lo que requiere.
En su momento un proyecto podrá ser aplazado en tiempo por la alta prioridad de otro.
Descripción:
DGI
Fecha: 17 Enero 2007
Hora: 9:00
Departamento: Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
Procedimiento para la generación de Análisis de Nuevos Sistemas o Módulos.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Recibe
Notificación
por
parte de la Coordinación de
Evaluación y Seguimiento a
través del Sistema de
Administración
y
Seguimiento de Proyectos
sobre un nuevo proyecto a
Jefe Depto. Innovación y
01
Analizar,
posteriormente
Diseño de Procesos.
procede a revisar la carga
de trabajo de los Analistas,
selecciona uno y le asigna
un nuevo pendiente a través
del
Sistema
antes
mencionado.
02
Analista Especializado
03
Analista
Usuario
Especializado
04
05
06
07
08
/
Recibe pendiente para llevar
a cabo el Análisis, Revisa la
información
recopilada
desde
que
el
otro
Departamento estuvo en
contacto con el Usuario.
Cita al Usuario responsable
del
proyecto
por
la
Dependencia solicitante con
el objetivo de firmar el
Acuerdo de Colaboración
ambas partes.
Investiga y Especifica los
Requerimientos que deberá
contener el Nuevo Sistema o
Modulo,
reflejando
los
mismos en una Matriz de
Requerimientos
y
un
Documento
con
la
Descripción de los Mismos.
En base a la situación actual
y los requerimientos del
usuario, se dictamina la
factibilidad del proyecto, en
caso de ser factible pasa al
siguiente punto, de lo
contrario, se le notifica al
Jefe
del
Depto
de
Procesos con el fundamento
correspondiente y este a su
vez
lo
notifica
al
Coordinador de Evaluación
y Seguimiento.
Describe la Situación Actual
a través de un Diagrama de
Flujo y se plantea la
solución óptima propuesta
en otro diagrama de flujo.
Elabora
Presentación
Ejecutiva con la propuesta
de la solución óptima
determinada
en
la
investigación generada.
Convoca y realiza la
presentación ejecutiva en la
cual el usuario determinara
si es aprobada o rechazada
esta fase, en caso se ser
aprobada pasa al siguiente
punto, de lo contrario el
usuario deberá especificar
el detalle observado para
que el analista realice las
correcciones
09
10
11
12
13
14
15
Analista de Sistemas
16
correspondientes.
Identifica los procesos
involucrados en el proyecto,
plasmándolos en los
Diagramas de Casos de Uso
así como la Descripción de
los mismos.
Genera Diagrama del
Modelo Conceptual,
Diagrama Arquitectónico y
Diagramas de Secuencia.
Agrega los Seguimientos
necesarios en el transcurso
de todo el Proyecto.
Turna Pendiente al
Desarrollo el Análisis con
sus respectivos entregables
a través del Sistema de
Administración y
Seguimiento de Proyectos.
Realiza las pruebas
Correspondientes sobre el
Sistema o Modulo, en caso
de existir algún detalle se le
notifica al Supervisor de
Proyectos de Desarrollo.
Capacita al Analista de
Sistema el cual será
responsable del Nuevo
Sistema o Modulo.
Capacita al Usuario sobre la
administración y operación
del Sistema o Modulo,
evaluando a la persona que
realice dicha capacitación.
Implementa el Nuevo
Sistema o Modulo apoyando
directamente al Usuario
Elaboró: Marcelino Galindo Pérez
Reviso: Rene Campos Delgadillo Autorizó: Jorge Flores Vázquez
Diagrama de flujo:
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Pantalla Principal de Pendientes del Sistema
de Proyectos.
Informar al Analista los pendientes que tiene
Asignados.
La información de los pendientes es registrada por el Jefe del Depto. de Innovación y Diseño de
Procesos (en la siguiente forma se explica el como son enviados estos pendientes).
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Acción>>
Espacio <<Fecha>>
Espacio <<Hora>>
Registrar Pendiente
Dar de alta un pendiente asignado como
responsable a un Analista.
Se selecciona la acción del pendiente a
generar, en este caso es Análisis
Se especifica la fecha de registro del pendiente
Se especifica la Hora de registro del pendiente
Se especifica la descripción del pendiente el
cual será asignado al Analista responsable del
proyecto
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Nota>>
Espacio <<Finalizar Acción>>
Agregar Nuevo Seguimiento
Registrar aquellos avances o comentarios
realizados por el Analista, para que sean
consultados a través del Sistema de
Proyectos.
Especifica de manera detallada la actividad
realizada por el analista
Se especifica cuando va a finalizar la acción
con ese seguimiento.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Categoría>>
Espacio <<Archivo>>
Agregar Documentos
Agregar aquellos archivos o documentos de
apoyo utilizados en las diferentes etapas del
Proyecto.
Selecciona la categoría del archivo o
documento que esta agregando.
Se especifica la ruta del archivo el cual será
agregado, esto con el apoyo del botón Browse.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Progreso Entregables Proyecto
Mostrar a través de una grafica el Status el
Proyecto respecto a Tiempos, así mismo tiene
la funcionalidad de agregar los archivos o
documentos sobre entregables en el Análisis.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Categoría 1>>
Espacio <<Archivo>>
Agregar Documentos
Agregar aquellos archivos o documentos de
apoyo utilizados en las diferentes etapas del
Proyecto.
Selecciona la categoría del archivo o
documento que esta agregando.
Se especifica la ruta del archivo el cual será
agregado, esto con el apoyo del botón Browse.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Matriz de Requerimientos
Realizar un especificación de requerimientos y
darle seguimiento a traves de todo el cilco del
proyecto.
1.- Title Id Text: Campo de solo lectura que indica el lugar que ocupa jerárquicamente el
requerimiento ejm.: (1, 1.1, 2, 2.1,2.2 )
2.- Full Description: Descripción completa del requerimiento (objetivo)
3.- Code: Nomenclatura interna dividida en 2 partes en donde:
U = Requerimiento de usuario
S = Requerimiento de Sistema
Se agrega un número para diferenciar el requerimiento ejemplo. U1,U2,U3
El sentido de esta nomenclatura es distinguir cual es el requerimiento del usuario, y saber cuales
requerimientos de sistema se derivan de el.
4.- Creation Date: Campo de solo lectura que indica Fecha de creación del requerimiento
(captura).
5.- Type: Tipo de requerimiento desde el punto de vista del proceso.
Tipos de Requerimientos: Con respecto al tipo de requerimientos que se maneja dentro de la
matriz a elaborar en PowerDesigner se tomarán como válidas 3 opciones: Funcional [cuando se
trate de una función relacionada con el objetivo por el cuál se desarrollará la aplicación]; No
Funcional [todo aquello relacionado con estándares, reglas, validaciones, interfaces, constraints];
y Técnicos [todos aquellos atributos relacionados con el performance de la aplicacón, ejemplo:
Plataforma, Seguridad, etc]
6.- Status: Nivel de validación del requerimiento.
1.- Definido
2.- Aprobado
3.- Anulado
4.- Codificado
7.- Modification Date: Campo de solo lectura que indica la fecha de la última modificación.
8.- Modifier: Campo de solo lectura que indica la persona que creó o modificó el requerimiento.
9.- Has traceability link: Permite adjuntar objetos, archivos externos u otros requerimientos al
requerimiento seleccionado.
10.- Priority: Nivel de prioridad del requerimiento, el valor no puede ser nulo y permite un
decimal.
11.- Annotation text. Campo de texto que permite hacer referencia al origen del requerimiento.
Ejm. (minuta del día, “Petición del Sr(a)…. el día”)
Procedimiento para la Atención de Casos de Problemas de Sistemas. [Encargado de Atención
de Primer Nivel y Análisis Especializado: Innovación y Diseño de Procesos]
Objetivo:
Atender todas aquellos Problemas relacionados con los Diferentes Sistemas Desarrollados por la
I.
II.
III.
IV.
Dependencia la cual reporta el problema.
Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos (Área de Recepción y
Canalización).
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
El Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos debe proporcionar toda la
información necesaria al Departamento de Innovación y Diseño de Procesos para la
solución del problema presentado sobre algún determinado Sistema.
Todos los deferentes tipos de problemas deberán estar contenidos en el Sistema de
Control de Servicios.
Según el grado de complejidad del problema podrá involucrar más de un Analista.
Deberán ser atendidos de primera instancia aquellos casos cuya prioridad sea “Alta”.
En el caso de que sea cambiado el responsable de un caso, el nuevo responsable debe
realizar todas las actividades descritas en la solución de casos
Descripción:
DGI
Hora: 9:00
Departamento: Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
Procedimiento para la Atención de Casos de Soporte de Sistemas.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Recibe Casos con las
01
peticiones y problemáticas
de los Diferentes Sistemas.
Verifica la petición o
Problemática
de
un
determinado
Sistema
turnada a través del Caso,
se valida que la información
capturada este completa, en
02
caso de no ser así, este será
regresado
al
Área
de
Recepción y Canalización
para ser complementada,
por otra parte si por algún
motivo se detecta que la
03
Analista de Sistema
04
05
06
07
08
problemática reportada no
sea de la competencia del
Analista,
esta
será
recanalizada
al
área
correspondiente.
En caso que la información
capturada sea correcta, se
verifica de que se trata el
problema, en el caso que
por algún motivo el caso ya
no proceda (que ya hubiere
sido
solventado,
no
proceda, etc), el caso
deberá ser cancelado con
su motivo y justificación
correspondiente.
Investiga para determinar la
causa real del problema.
Identifica si la problemática
requiere de Análisis de
Primer Nivel o de un
Análisis especializado.
En el caso que solo requiera de
Análisis
de
Primer
Nivel
(Errores, Reportes, Etc) se
identifica si el caso puede ser
solventado por el mismo
analista, de ser así ejecutan las
acciones
necesarias
para
solventar o cumplir con el caso
Ver Punto 11 (Nota: De ser
necesario se contacta al
usuario para aclarar cualquier
duda), en caso que el nuevo
requerimiento o el problema
requiera de apoyo externo por
la naturaleza del problema o
requerimiento,
se
turna
requerimiento al Departamento
de Desarrollo de Sistemas con
su respectivo análisis (Ver
punto 9)
En el caso de se requiera
Análisis mas Especializado
(Por cambios de Políticas,
Procedimientos, etc), se
tendrá que turnar una
Actividad
al
Analista
Especializado Responsable
del Sistema a través de
Sistema de Servicios.
Determina el Requerimiento
o la Causa Real del
Problema,
Analiza
y
determina si el caso puede
ser solventado por el mismo
Analista, de ser así, se
09
10
11
12
Analista de Sistemas /
/
ejecutan
las
acciones
necesarias para solventar o
cumplir con la Actividad
asignada Ver Punto 10 ,
(Nota: De ser necesario se
contacta al usuario para
aclarar cualquier duda), en
caso de Requerir apoyo
externo,
se
turna
el
requerimiento al Depto. de
Desarrollo de Sistemas con
su respectivo análisis a
través de Lotus Notes.
Dar seguimiento al Caso a
través del flujo manejado
en el Lotus Notes desde las
propuestas
hasta
las
pruebas, en caso que las
pruebas sean exitosas, se
concluye con el flujo a
Desarrollo completo, en
caso que las pruebas sean
rechazadas,
se
envía
observación
al
departamento de Desarrollo
de
Sistemas,
y
posteriormente se le da
seguimiento al caso para la
realización de las pruebas
nuevamente y termino del
caso, de no ser así, será un
ciclo hasta no ser exitoso el
resultado.
En el caso de estar
involucrado, se da por
concluida la actividad con el
status de respuesta
favorable agregando el
seguimiento
correspondiente.
Se da por concluida la
actividad y el caso con el
status de respuesta
favorable agregando el
seguimiento
correspondiente.
Se retroalimenta
al usuario sobre la
terminación del Caso.
Diagrama de flujo:
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Informar al Analista los Datos del Solicitante
que esta realizando la Solicitud, la descripción
del problema, así como la razón y requisitos
que serán de utilidad para el Analista en la
solventación o cumplimiento del caso.
Los campos que contiene esta forma en la Sección de Solicitante, Descripción, así como Razón
y Requerimientos son capturados por el Área de Recepción y Canalización.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Motivo>>
Espacio <<Observaciones>>
Justificación de Cambio de Estatus
Regresar un caso al Área de Recepción y
Canalización en aquellas ocasiones que la
información del caso viene incompleta, o bien
es utilizada en la cancelación de un Caso.
Se seleccionan el motivo por el cual esta
rechazando un caso.
Se especifica la observación a manera
detallada el porque se esta rechazando el
caso.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Reclasificación de Folios
Reclasificar
un
Caso
en
aquellos
circunstancias que no son de competencia del
Depto. de Innovación y Diseño de Procesos.
Instrucciones de llenado en la Sección “Reemplazar Por”:
Espacio <<Origen>>
Se seleccionan el nuevo origen del caso, ya
sea solicitud o problema.
Espacio <<Rubro>>
Se seleccionan el nuevo rubro del caso.
Espacio <<Servicio>>
Se seleccionan el nuevo Servicio del caso.
Espacio <<Concepto>>
Se seleccionan el nuevo Concepto del caso.
Espacio <<Razón>>
Se seleccionan la nueva razón del caso.
Espacio <<Municipio>>
Se seleccionan el nuevo Municipio según
corresponda el responsable del caso.
Espacio <<Responsable>>
Se seleccionan el nuevo responsable del caso.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Instrucciones de llenado:
Espacio <<Fecha Compromiso>>
Espacio <<Descripción Detallada>>
Control de Servicios (Asignación de
Actividades)
Asignar una actividad para solicitar el apoyo en
la solución de un caso a algún Analista
Especializado en caso de ser necesario
Se indica la fecha de compromiso en caso de
existir, por default el Sistema pone la fecha
actual.
Se selecciona el responsable al que se le
asignara la actividad..
Se especifica la descripción detallada por la
que se esta solicitando el apoyo..
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Fecha>>
Espacio <<Descripción >>
Control de Servicios (Llenado de
Seguimientos)
Alimentar los seguimientos a la actividad
asignada,
especificando
las
actividades
realizadas para la solución del caso.
El Sistema automáticamente pone la fecha
actual en la que esta capturando el
seguimiento.
El
Sistema
automáticamente
pone
el
responsable de la actividad sobre el cual se
esta capturando el seguimiento.
Se especifica la descripción detallada de las
actividades llevadas a cabo para la
solventación del caso.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Espacio <<Folio>>
Espacio <<Sistema>>
Espacio <<Observación >>
Espacio <<Categoría >>
Espacio <<Observación >>
Espacio <<Requerimiento >>
Espacio <<Análisis >>
Espacio <<Prioridad >>
Espacio <<Resultado de Pruebas >>
Formato de Envió de Casos
Turnar casos previamente capturados en el
Sistema de Servicios al Departamento de
Desarrollo de Sistemas, a través de una
herramienta que se encuentra en Lotus Notes,
la cual permite manejar un flujo entre ambos
departamentos, enviándose notificaciones vía
correo electrónico.
Se captura el numero del caso asignado en el
Sistema de Servicios, ejecutándose la
funcionalidad
buscar,
cargando
cierta
información en pantalla.
Se selecciona el Sistema sobre el cual se esta
capturando el caso..
Se complementa el campo observación en
caso de ser necesario.
Se selecciona la categoría del caso a turnar.
Se complementa el campo observación en
caso de ser necesario.
Se captura el requerimiento que se esta
solicitando.
Se describe el análisis realizado permitiendo
adjuntar imágenes en caso de ser necesario.
Se selecciona la prioridad del caso.
Este es utilizado cuando ya se realizaron las
pruebas, se captura una observación con el
resultado de las mismas seleccionado si fueron
aprobadas o rechazadas.
En el caso que el caso se fuera a turnar se
ejecuta
la
funcionalidad
Notificar
Requerimiento.
Procedimiento para la Implementación de Sistemas Institucionales. [Encargado: Departamento
de Innovación y Diseño de Procesos]
Objetivo:
Poner a disposición de las dependencias del sector central y paraestatal los Sistemas
Institucionales, impulsando a la homologación de los sistemas logrando obtener una mejor
coordinación entre sectores.
V.
VI.
VII.
Dependencia que solicita la implementación de Sistemas
Departamento de Innovación y diseño de procesos
Departamento de Infraestructura y Administración de Base de Datos
Ø
Los departamentos de Innovación y Diseño de Procesos y el departamento de
Infraestructura y Administración de Base de Datos se encargarán de la creación de la
base de datos del sistema, instalar la aplicación y hacer las pruebas correspondientes.
Descripción:
DGI
Hora: 10:00
Departamento: Innovación y Diseño de Procesos
Procedimiento para la Implementación de Sistemas Institucionales
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Recibe la solicitud de
01
implementación del Sistema
por parte de la Dependencia
Envía y Analiza que la
dependencia cuente con los
02
requerimientos mínimos de
hardware y software.
Infraestructura
y Evalúa requerimientos de
03
Administración de Base de hardware y software
Datos
Jefe de Departamento de Analiza y da respuesta a la
04
Innovación y Diseño de dependencia
sobre
su
Procesos
solicitud
Realiza
la
Presentación
05
Conceptual del Sistema a la
Dependencia.
Coordinador de Base de Se encarga de crear la base
06
Datos
de datos del Sistema.
Lleva acabo la instalación
07
de la aplicación.
08
09
10
11
Elaboró: MONICA MACIAS CORONA
Revisó: RENE CAMPOS DELGADILLO
Autorizó: JORGE FLORES VAZQUEZ
Realiza pruebas de acceso y
procesos del sistema.
Capacita al personal de la
dependencia
sobre
el
funcionamiento del sistema.
Brinda soporte del sistema
durante el proceso de
implementación
Monitorea el inicio de
Operación del sistema
Diagrama de flujo:
Elaboró: MONICA MACIAS CORONA
Revisó: RENE CAMPOS DELGADILLO
Autorizó: JORGE FLORES VAZQUEZ
Nombre de
la forma:
Clave:
Objetivo:
Plan de Trabajo de Implementación del Sistema
Ninguno
Se detallan las actividades que se llevarán acabo durante el proceso de
implementación así como el inicio y termino de cada actividad y porcentaje de
avance.
La información de las actividades que se captura en el Plan de Trabajo es registrada por el
Analista de Sistemas del Departamento de Innovación y Diseño de Procesos como se explica a
continuación.
Espacio <<Nombre del Proyecto>>
Se captura el nombre del proyecto en este
caso es Implementación de Sistemas.
Espacio <<Actividad>>
Se captura el nombre de la actividad ó tarea
que se llevarán acabo para este proyecto.
Espacio <<Duración>>
Se captura la duración en días de la actividad
ó tarea
Espacio <<Inicio>>
Se captura la fecha de inicio en la cual se
llevará acabo la actividad ó tarea.
Espacio <<Termino>>
Se captura la fecha de término en la cual se
dará por finalizada la actividad ó tarea.
Espacio << Avance >>
Se captura el avance que se lleva sobre la
actividad ó tarea.
Espacio <<Recurso>>
Se captura el recurso humano que se utilizará
para llevar acabo la actividad ó tarea.
Espacio <<Operación>>
Se define el tipo de implementación del
sistema, este puede ser Centralizada ó
Descentralizada.
Espacio <<Inicio de Operación>>
La dependencia en conjunto del analista de
sistemas llevan acabo el inicio de operación
del sistema (captura diaria de información en
los procesos del sistema).
Nombre de
la forma:
Clave:
Objetivo:
Resultados Capacitación –Responsable-
DGIFT01-000005
Evaluar al instructor que impartió la capacitación del Sistema y el porcentaje de
aprendizaje obtenido por el usuario. Se designa el responsable, el cual dará
soporte y capacitar a los demás usuarios de su dependencia.
La información que se captura en el formato de Resultados Capacitación Responsable es
registrada por el Responsable de llevar acabo la implementación del sistema por parte de la
Dependencia.
Espacio <<Nombre capacitación>>
Se captura el nombre de la capacitación del
sistema.
Espacio <<Lugar>>
Se captura el lugar en que se llevo acabo la
capacitación del sistema.
Espacio <<Fecha>>
Se captura la fecha en que se llevo acabo la
Espacio <<Duración>>
Se captura la duración de la capacitación del
sistema.
Espacio <<Entidad a que pertenece>>
Se captura la entidad a la que pertenece el
usuario.
Espacio <<Puesto que desempeña>>
Se captura el puesto que desempeña el
usuario en su dependencia
Espacio <<Instructor>>
Se captura el nombre del Instructor de la
Espacio <<Cuestionario>>
Se llevan acabo una serie de preguntas al
Responsable sobre el desempeño del
instructor y sobre el aprendizaje que obtuvo
con la capacitación del sistema.
Espacio <<Importante>>
Se captura el nombre ó firma del responsable
de capacitar y brindar soporte a los demás
usuarios de su dependencia.
Espacio <<Firmas>>
Firma del responsable por parte de la
dependencia y firma del instructor de la
capacitación.
Nombre de
la forma:
Clave:
Objetivo:
Resultados Capacitación –Usuario-
DGIFT01-000008
Evaluar al instructor que impartió la capacitación del Sistema y el porcentaje de
aprendizaje obtenido por el usuario.
La información que se registra en el formato de Resultados Capacitación Usuario es registrada
por cada uno de los usuarios de la dependencia que acudieron a la capacitación del sistema.
Espacio <<Nombre capacitación>>
Se captura el nombre de la capacitación del
sistema.
Espacio <<Lugar>>
Se captura el lugar y fecha en que se llevo
acabo la capacitación del sistema.
Espacio <<Fecha>>
Se captura la fecha en que se llevo acabo la
Espacio <<Instructor>>
Se captura el nombre del instructor que
impartió la capacitación del sistema.
Espacio <<Nombre>>
Se captura el nombre del usuario que acudió a
la capacitación del sistema.
Espacio <<Entidad a la que pertenece>>
Se captura la entidad a la que pertenece el
usuario.
Espacio <<Puesto que desempeña>>
Se captura el puesto que desempeña el
usuario en su dependencia.
Espacio <<Cuestionario>>
Se llevan acabo una serie de preguntas al
usuario sobre el desempeño del instructor y
sobre el aprendizaje que obtuvo con la
Espacio <<Firma usuario>>
Se captura la firma del usuario que recibió la
Nombre del Procedimiento: Procedimiento para realizar Pruebas de Integración
Objetivo: Detectar y eliminar fallas del sistema para el mejor uf ncionamiento del mismo e
implementar sistemas de calidad.
I.
II.
Innovación y Diseño de Procesos
Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas
I.
II.
III.
Se debe de entregar un sistema completamente funcional.
El sistema no debe de tener errores.
Los mensajes informativos para el usuario deben de ser sencillos y entendibles.
Descripción:
DGI
Hora: 10:00
Departamento: Departamento
Nombre del Procedimiento: Pruebas de Integración
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Analista especializado
02
03
04
05
En base a la descripción de
casos de uso diseña los
casos de prueba
Desarrolla los casos de
prueba que determine que
se deben automatizar
Ejecuta los casos de prueba
buscando
encontrar
la
mayor
cantidad
de
anomalías posibles
Llenar
el
reporte
de
anomalías
Envía las observaciones y el
reporte de anomalías a
desarrollo
Corrige las anomalías
surgidas
Realiza las pruebas de
Regresión
06
Desarrollador
07
08
Analista
especializado/Analista
técnico de Soporte
Realizan prueba s de campo
(Paralelo)
09
Se llena el formato de
liberación de sistema y se
entrega al usuario
Elaboro: Gheivie Reyes
Reviso: Rene Campos
Autorizo: Jorge Flores
Diagrama de flujo:
Elaboro: GHEIVIE REYES
Reviso: RENE CAMPOS
Autorizo: JORGE FLORES
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Nombre del Sistema
Supervisor Responsable
Persona que revisó
Persona que Autorizó
Requerimiento del Sistema
Opción del Sistema
Prueba Satisfactoria S/N
Observaciones
Resultados de Pruebas
DGIFT01-000009
Detección y corrección de errores antes de que
el sistema sea liberado al usuario final
Se escribe el nombre del sistema al que se le
hicieron las pruebas de funcionalidad.
Se escribe el nombre de la persona
responsable del resultado de las pruebas.
Se escribe el nombre de la persona encargada
de haber realizado las pruebas de
funcionalidad.
Se escribe el nombre de la persona que libero
el sistema para realizar las pruebas de
funcionalidad.
Se enumeran los requerimientos según el
deber ser, para lograr la funcionalidad del
sistema.
Se escribe el nombre del requerimiento del
sistema según el caso de uso u opción en el
sistema que se halla revisado.
Se escribe una “S” o una “N” según si la
funcionalidad de la opción del sistema haya
sido exitoso o no.
Se describen los resultados de las pruebas, y
aunque dichas pruebas hayan sido
satisfactorias, se deben describir fallas
menores si es que las hay.
Administración de servicios
Telecomunicaciones].
de
telecomunicaciones
[Encargado:
Departamento
de
Objetivo:
Brindar al usuario servicios de telecomunicaciones de manera eficiente en base a una buena
administración de los recursos.
IV.
V.
VI.
VII.
Departamento de Telecomunicaciones.
Departamento de Bienes y Servicios.
Dependencia solicitante.
Proveedor de servicio.
El Departamento de Telecomunicaciones de la Dirección General de Informática como área
normativa lleva acabo la administración de servicios de telecomunicaciones en coordinación con
el Departamento de Bienes y Servicios de OM.
Descripción:
DGI
Fecha: 27 de Marzo de 2007
Hora: 6:15 p.m.
Departamento: Departamento de Telecomunicaciones
Nombre del Procedimiento: Administración de servicios de telecomunicaciones.
No. de Actividad
01
02
Puesto o Unidad
Administrativa
Área Administrativa de
Dependencia de Gobierno
solicitante
Departamento de
Telecomunicaciones
oficio al Departamento de
Telecomunicaciones.
Alta:
Se
verifica
en
coordinación
con
el
proveedor de servicios que
sea factible contar con el
servicio solicitado, además
se analiza por parte del
Departamento
de
Telecomunicaciones
que
dicho
servicio
sea
justificado
y
que
sea
técnicamente viable.
Baja:
Se
canaliza
el
requerimiento a Oficialia
Mayor.
Modificación: Se analiza por
parte del Departamento de
Telecomunicaciones
que
dicho
servicio
sea
justificado
y
que
sea
técnicamente viable.
03
Departamento de bienes y
servicios
04
servicios
05
Coordinador de
Telecomunicaciones
Elaboró: ERICK MORENO
Revisó: SALVADOR CABELLO
Oficialia Mayor valida en
base al presupuesto de la
dependencia solicitante.
Una
vez
aceptada
la
solicitud, se gira el oficio
correspondiente
al
proveedor de servicio por
parte de Oficialia Mayor.
Se coordina la instalación
del
servicio
con
el
proveedor de servicio y la
dependencia solicitante.
Diagrama de flujo:
La solicitud es hecha por medio de oficio.
Administración
de
servicios
telefónicos
internos
[Encargado:
Departamento
de
Objetivo:
Brindar al usuario los servicios telefónicos de manera eficiente en base a una buena
administración de los recursos.
VIII.
IX.
X.
Departamento de Bienes y Servicios.
Dependencia solicitante.
El Departamento de Telecomunicaciones es responsable de mantener en óptimas condiciones
los servicios telefónicos internos.
Descripción:
DGI
Hora: 7:00 p.m.
Nombre del Procedimiento: Administración de servicios telefónicos internos.
No. de Actividad
01
02
Puesto o Unidad
Administrativa
Área Administrativa de
Dependencia de Gobierno
solicitante
Departamento de
Telecomunicaciones
03
servicios
04
Coordinador de
Telecomunicaciones
05
Coordinador de
Telecomunicaciones
oficio o correo electrónico al
Departamento
de
Telecomunicaciones.
Se verifica que la solicitud
sea técnicamente viable y se
pasa el requerimiento a OM
para su validación.
Oficialia Mayor valida en
base al consumo de la
dependencia solicitante, que
la
solicitud
sea
presupuestalmente viable.
Una vez aprobado por OM
se ejecuta por parte de
Telecomunicaciones
la
instalación, modificación o
baja del servicio.
Se notifica al usuario final y
al administrativo de la
dependencia del resultado
final de la orden.
Diagrama de flujo:
$ UHD$ GP LQLVW
UDW
LYDGH
GHSHQGHQFLDVRO
LFLW
DQW
H
' HSDUW
DPHQWRGH
7HOHFRPXQLFDFLRQHV
' HSDUW
DPHQWRGHELHQHV\
VHUYLFLRVGH2 0
6HYHULILFDTXH O
D
VROLFLW
XGVHD
W
pFQLFDPHQWHYLDEO
H
2 0 YDO
LGDHQEDVHDO
FRQVXPRGH O
DGHSHQGHQFLD
VROLFLWDQWH TXHO
DVRO
LFLW
XG
VHDSUHVXSXHVW
DO
P HQW
H
YLDEOH
,QLFLR
* HQHUDVRO
LFLW
XGYLD
RILFLRRFRUUHR
HOHFWURQLFRDO
' HSW
R
GH
7HO
HFRPXQLFDFLRQHV
1R
6L
6L
6HHM
HFXW
DSRU
SDUW
HGH
7HOHFRPXQLFDFLRQHVO
D
LQVW
DODFLyQPRGLILFDFLyQ
REDM
DGHO
VHUYLFLR
6HQRW
LILFDDO
XVXDULR
ILQDO
\ DO
DGP LQLVW
UDW
LYR
GHO
DGHSHQGHQFLDGHO
UHVXOWDGRILQDO
GHO
D
RUGHQ
) LQ
La solicitud es hecha por medio de oficio o correo electrónico.
1R
Resolución de problemas reportados en Help Desk en lo referente a Telecomunicaciones.
[Encargado: Departamento de Telecomunicaciones.]
Objetivo:
Resolver de manera pronta y expedita cualquier problema referente a comunicaciones,
manteniendo en funcionamiento toda la infraestructura de telecomunicaciones
I.- Dependencias Gubernamentales.
II. - Departamento de Telecomunicaciones.
III.- Personal de Soporte Técnico.
El Departamento de Telecomunicaciones de la Dirección General de Informática en coordinación
con el Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos es quien resuelve los problemas
de Telecomunicaciones.
Descripción:
DGI
Hora: 8:00 p.m.
Nombre del Procedimiento: Resolución de problemas reportados en Help Desk en lo referente
a Telecomunicaciones.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Genera la Solicitud por
medio del Help Desk vía
telefónica que se encuentra
Dependencias
en el Departamento de
01
Gubernamentales
Operaciones y Servicios
Tecnológicos y se canaliza
al
Departamento
de
Telecomunicaciones.
Es canalizada la solicitud al
coordinador
del
Departamento de
02
Departamento
de
soporte
y
Telecomunicaciones
servicio
de
Telecomunicaciones
El coordinador le asigna una
Departamento de
03
actividad al especialista
Telecomunicaciones
correspondiente.
Departamento de
El especialista sale atender
04
Telecomunicaciones
el problema.
El especialista resuelve el
Departamento de
05
problema y documenta la
Telecomunicaciones
actividad asignada.
El coordinador corrobora la
Departamento de
06
información y termina
la
Telecomunicaciones
solicitud.
Elaboró: RUBEN LOZANO IBARRA
Diagrama de flujo:
' HSHQGHQFLDV
* XEHUQDPHQW
DOHV
' HSDUW
DPHQW
RGH
7HO
HFRPXQLFDFLRQHV
,QLFLR
(G
OHSDUW
DP HQW
R
GHO
+HO
S' HVN
UHFLEHO
DVRO
LFLW
XG
GHO
O
8 VXDULR
/ DVRO
LFLW
XGHV
FDQDOL]DGDDO
FRRUGLQDGRUGHO
' HSDUW
DPHQW
RGH
7HO
HFRPXQLFDFLRQHV
( FR
O RUGLQDGRU
O
H
DVLJQDXQD
DFW
LYLGDGDO
HVSHFLDOLVWD
FRUUHVSRQGLHQW
H
( HV
O SHFLDO
LVW
D
VDO
HDW
HQGHU
HO
SUREO
HPD
6HUHVXHO
YHHO
SUREO
HPD\ VH
GRFXPHQW
DO
D
DFW
L
YLGDG
( FRRU
O GLQDGRU
FRUURERUDO
D
LQIRUPDFLyQ\
W
HUP LQDO
DVRO
LFLW
XG
) LQ
Elaboró: RUBEN LOZANO IBARRA
La solicitud es levantada al departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos por medio
del Help Desk vía telefónica.
Prorrateo del gasto telefónico. [Encargado: Departamento de Telecomunicaciones].
Objetivo:
Generar una distribución del gasto telefónico, tener la posibilidad de conocer o identificar el
origen y destino de las llamadas salientes y entrantes, así como el gasto generado por
dependencia y/o usuario final.
XI.
XII.
XIII.
Departamento de Bienes y Servicios de Oficialia Mayor
Proveedores de Servicios (Telnor, Telcel, Movistar, Gtel)
En base a la facturación mensual de los proveedores de servicio se genera un prorrateo
conforme al cual se realiza la distribución de gasto.
Descripción:
DGI
Hora: 8:30 p.m.
Nombre del Procedimiento: Prorrateo del gasto telefónico.
No. de Actividad
01
Puesto o Unidad
Administrativa
Departamento de Bienes y
Servicios de Oficialia Mayor.
Recepción de la facturación
del proveedor de servicio, la
cual se divide de la
siguiente manera;
Telnor
Conmutador,
enlaces
regionales,
multipunto
e
Internet.
Telcel
Se divide en dos partes; Una
con Centro de Gobierno
Mexicali, Tijuana y Ensenada
y otra con Centro de Gobierno
Rosarito, San Quintín y
Tecate.
Movistar
Se divide en dos partes; una
con PGJE Valle de la Trinidad
y otra con Centro de Gobierno
Mexicali.
Una vez dividida se manda
al
Departamento
de
Telecomunicaciones.
02
Coordinador de
Telecomunicaciones
03
Coordinador de
Telecomunicaciones
04
Coordinador de
Telecomunicaciones
05
Coordinador de
Telecomunicaciones
06
Departamento de Bienes y
Servicios de Oficialia Mayor.
Se recibe la facturación y se
realiza un análisis para
determinar
que
la
facturación sea correcta y
que no existan variaciones
de costo significativas, en
caso de existir alguna
buscar la causa que la
origina.
Se generan reportes del
tarificador (acumulado de
gasto
por
usuario
y
dependencia)
Se genera procedimiento de
prorrateo
descrito
en
documento anexo.
Una vez procesada la
información se envía el
prorrateo al Departamento
de Bienes y Servicios de
Oficialia Mayor.
El prorrateo es ingresado al
Sistema
Integral
de
Presupuesto para afectación
de gasto y generación de
cheques
para
los
proveedores de servicios.
Diagrama de flujo:
PROCEDIMIENTO DE PRORRATEO
El Prorrateo se llevará a cabo de la siguiente manera:
1.1
Dentro del Tarificador de llamadas (INTERTEL) se efectuaran las siguientes
actividades
1.2
Elegir la opción reporte y seguido reporteador avanzado.
1.3
Seleccionar el reporte del tipo de prorrateo a generar.
1.4
Se inserta el rango de fechas, de acuerdo a la facturación del proveedor.
1.5
El reporte genera un acumulado por código programático del gasto real por
extensiones en formato .xls
1.6
De la misma forma, se genera un reporte por cada una de las ciudades,
Mexicali, Tijuana y Ensenada.
1.7
Abrir cada uno de los archivos que se generaron e integrarlos en una misma
hoja de cálculo.
1.8
Se realiza un agrupamiento por código programático de menor a mayor
ramo.
Ejemplo:
Código
Programático
03 00 111
04 34 111
05 06 351
07 10 121
1.9
Generar la sumatoria del importe de todos los códigos programáticos.
Ejemplo:
Código
Programático
03 00 111
04 34 111
05 06 351
07 10 121
Total
Importe Total
2630.8
1560.2
303.3
959.7
5,454.00
1.10
Con el valor resultante, se crea un factor, el cual surge de la división del
importe de cada código programático entre la sumatoria.
Ejemplo:
Código
Programático
Importe
Total
03 00 111
04 34 111
05 06 351
07 10 121
Total
1.11
2630.8
1560.2
303.3
959.7
5,454.00
Factor
2630.8/5454=0.482362
1560.2/5454=0.286065
303.3/5454=0.055611
959.7/5454=0.175963
1
El factor resultante se multiplica por la facturación real, dándonos como
resultado el importe real a cargarse por código programático.
Ejemplo: en este caso la facturación real ( telnor )
será de 7’500.00.
Código
Programático
1.12
Importe
Total
Factor
Importe
Real ( Telnor )
03 00 111
04 34 111
05 06 351
2630.8
1560.2
303.3
0.482362
0.286065
0.055611
0.482362*7500=3617.712
0.286065*7500=2145.49
0.055611*7500=417.0792
07 10 121
Total
959.7
5,454.00
0.175963
1
0.175963*7500=1319.719
7,500.00
Cuando el prorrateo es terminado, es enviado a Oficialia Mayor en dos
formatos; uno predefinido y otro en una hoja de texto que contenga
solamente el código programático e importe total para su carga en el SIP.
2.0 Conclusión
Prorrateo Terminado Ejemplo
2.1 Archivo predefinido:
DIRECCION GENERAL DE INFORMATICA
DEPARTAMENTO DE TELECOMUNICACIONES
AGOSTO DEL 2006
PARTIDA
03 00 111 30102
03 00 112 30102
04 34 121 30102
04 34 122 30102
05 06 132 30102
07 10 411 30102
07 10 811 30102
08 05 111 30102
08
10
10
10
10
10
11
05
14
14
14
14
14
27
142 30102
111 30102
112 30102
113 30102
131 30102
611 30102
111 30102
11
11
11
11
21
23
23
23
27
27
27
30
07
37
37
37
311
321
541
131
171
112
113
131
30102
30102
30102
30102
30102
30102
30102
30102
DEPENDENCIA
OFNA. EJECUTIVO - TITULAR
SRIA. AUXILIAR TIJUANA
SRIA. GRAL. GOB.- SUBRIA. GRAL.
GOB.
SUBSRIA. GRAL GOB.- TIJUANA
OFICIALIA MAYOR - TIJUANA
SRIA. PLAN. Y FINAN. - DIR. AUD.
FISCAL
SRIA. PLAN. Y FINAN. DIR. CONT. Y EVAL. GUBERN.TITULAR
DIR. CONT. Y EVAL. GUBERN.TIJUANA
SAHOPE - TITULAR
SAHOPE - TIJUANA
SAHOPE - ENSENADA
SAHOPE- SUBSRIA.
SAHOPE - DIR. DE EDIFICACION
SRIA. DES. ECON.- TITULAR
SRIA. DES. ECON.- DIR. EFICIENC.
EMP.
SRIA. DES. ECON.- GESTION EMP.
SRIA. DES. ECON.- ESTUDIOS
SRIA. DES. ECON.- DIR. ADMTIVA.
SRIA. SEG. PUB.- SUBDIR. REC. MAT.
DIR. INFORMATICA - TIJUANA
DIR. INFORMATICA - ENSENADA
DIR. INFORMATICA - ADMTIVO.
FACTURACION TELNOR
$381'719.00
22,545.02
3,026.94
2,457.34
4,218.53
7,435.11
9,327.62
4,512.62
2,465.30
2,755.09
5,174.66
2,642.39
3,255.36
685.33
4,597.27
4,735.16
3,601.99
1,340. 38
347.16
1,987.98
1,437.02
12,747.61
686.27
16,590.40
123,903.23
2.2 Archivo para carga en SIP:
03 00 111 30102
03 00 121 30102
03 00 151 30102
04 34 111 30102
04 34 121 30102
04 34 122 30102
04 34 211 30102
04 34 231 30102
04 34 251 30102
04 04 412 30102
05 06 132 30102
05 06 213 30102
05 06 351 30102
07 10 121 30102
07 10 211 30102
07 10 311 30102
07 10 412 30102
08 05 111 30102
08 05 142 30102
10 14 111 30102
10 14 113 30102
11 30 141 30102
12 23 122 30102
12 23 123 30102
17 58 413 30102
18 28 213 30102
19 33 121 30102
20 32 111 30102
20 32 112 30102
21 20 321 30102
23 37 112 30102
3363.83
387.81
1227.10
1163.17
1711.96
1752.75
166.09
191.03
1360.72
943.76
3532.35
692.89
10174.73
416.96
2876.93
2033.79
2499.98
807.84
680.62
1255.87
209.57
1529.76
319.79
738.54
138.99
222.23
2140.56
2108.85
753.12
2228.02
3509.85
Recepción de llamadas
telefónicas
en
conmutador
[Encargado:
Departamento
de
Objetivo:
Atender la recepción de llamadas telefónicas internas y externas tanto de dependencias del Gobierno
del Estado como de usuarios en general proporcionando la información de manera eficaz y en un
entorno de calidad y trato amable.
XIV.
XV.
Usuario que genera la llamada.
Es responsabilidad del Departamento de Telecomunicaciones brindar atención a las llamadas
telefónicas internas y externas, proporcionando trato amable y cortes a las personas que
solicitan información, así como darles la orientación necesaria cuando se considere necesario.
Descripción:
DGI
Hora: 6:00 p.m.
Nombre del Procedimiento: Recepción de llamadas telefónicas en conmutador.
No. de Actividad
01
02
03
Elaboró: SONIA SANCHEZ
Puesto o Unidad
Administrativa
Operadora
Operadora
Operadora
Se recibe una llamada
telefónica, la cual puede ser
de un ciudadano o de un
servidor público.
Se proporciona un trato
amable y cortes a quien
solicita la información o
transferencia de llamada
Se
proporciona
la
información solicitada o se
realiza la transferencia de
llamada.
Diagrama de flujo:
Elaboró: SONIA SANCHEZ
Se consulta sistema de directorio telefónico alimentado con las extensiones telefónicas de
Gobierno del Estado de Baja California
Procedimiento de Control y Registro de Bienes Informáticos.
[Encargado: Departamento de Operación y Servicios Tecnológicos]
Objetivo:
Realizar la contratación oportuna de servicios de mantenimiento, actualización de Licencias y el
registro de nuevas adquisiciones de bienes informáticos de acuerdo al presupuesto anual.
I.
II.
III.
IV.
Departamento de Operación y Serv. Tecnológicos. [Jefe del Departamento].
Subdirección de Servicios e Infraestructura
Organismo Externo
Ø
Vigilar el cumplimiento de trámites en compras a través del Departamento
Administrativo, para garantizar el servicio de soporte y actualización de licencias en
bienes informáticos del período
Descripción:
DGI
Hora: 10:00
Departamento: Departamento Operación y Servicios Tecnológicos
Procedimiento de Control y Registro de Bienes Informáticos
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Jefe de Operaciones y
01
Revisa relación de bienes informáticos
Servicios
Elabora y solicita a proveedores
02
Servicios/Organismo
cotización para siguiente período.
externo
Organismo externo/
Revisa y elabora cotización para enviar
03
vía electrónica Organismo Solicitante
Servicios
Revisa
Cotización
y
envía
a
04
Servicios/Subdirección Subdirección para autorización.
Subdirección/Jefe de
Revisa, Autoriza y entrega para tramite
05
Operaciones y
correspondiente.
Servicios
06
Envía Cotización para su trámite.
Servicios
Auxiliar
Recibe y revisa Cotización e inicia
07
Depto. Administrativo trámite correspondiente.
Auxiliar Depto.
Administrativo/ Jefe de Notifica número de folio de solicitud
08
Operaciones y
realizada para control.
Servicios
Da seguimiento a trámite solicitado en
Auxiliar
09
sistema de compras, para saber
Depto. Administrativo
numero de pedido y fecha de entrega.
Auxiliar Depto.
Notifica a Organismos solicitante,
10
Administrativo/ Jefe de numero de pedido y fecha de recepción
11
12
13
Operaciones y
Servicios
Auxiliar Depto.
Administrativo/ Jefe de
Operaciones y
Servicios
Servicios
Servicios
Elaboró: Juan Domínguez Carpio
Revisó: Armando González Domínguez
Autorizo: Jorge Flores Vázquez
del producto(s)
Entrega a
Organismo
producto solicitado.
solicitante,
Recibe y revisa producto solicitado
Actualiza y guarda Carpeta en Control
Elaboró: Juan Domínguez Carpio
Revisó: Armando González Domínguez
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Revisión
Cantidad de servicios
Partida presupuestal a la que se carga
Nombre de Proveedor y responsable en DGI
Tramite de solicitud
Serie de acuerdo a servicio solicitado
Descripción del tipo de solicitud o Servicio
Precio Unitario si lo tiene de acuerdo a Servicio
Período de inicio del servicio solicitado
Período que finaliza el servicio solicitado
Costo en pesos o Dólares del servicio.
Columna de presupuesto del presente año
Totales por código presupuestal
Total general por código presupuestal
Cuadro comparativo x código programático
Formato>>>
Control y Registro de Bienes Informáticos
“DGI-CRBI (siglas de organismo solicitante)
Controlar y registrar los Bienes informáticos,
para evitar riesgos innecesarios en fallas de
los mismos.
Realizar la captura de altas, bajas y
modificaciones de bienes informáticos de
acuerdo al período que corresponde.
Unidades solicitadas del servicio de 1 a 99
5 dígitos
Siglas del proveedor y de responsable
Numero de solicitud hecho a compras y
numero de pedido al proveedor
Número o letras de la serie si tiene.
Nombre completo del servicio solicitado
Números en pesos o Dólares.
Día, mes año
Día, mes año
Importes de costo del servicio
Año presupuestal
Suma de todos los servicios de cada código
Suma de totales de códigos
Importes totales x cogidos programáticos.
Procedimiento para proceso, revisión y entrega de nomina.
Objetivo:
Garantizar la calidad en la emisión de nominas, detectando posibles errores, y riesgos en
procesos no contemplados, para su entrega oportuna.
I.
II.
III.
Organismos Solicitantes.
Departamento Desarrollo de Aplicaciones.
Departamento de Operación y Serv. Tecnológicos. [Áreas Control y Operación].
Ø
Cumplir en tiempo y forma con el compromiso de pagos a los empleados del Gobierno
del Estado, de acuerdo a las fechas preestablecidas en calendarios de nominas.
Descripción:
DGI
Hora: 10:00
Procedimiento para proceso, revisión y entrega de nomina
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Verificar Calendario de nomina(s), para
01
Analista de Control
Cierre.
Analista de Control/
Departamento
Desarrollo de
02
Coordinar cierre de nomina.
Aplicaciones/
Organismos
solicitantes
Departamento
Verificación
de
modificaciones
o
03
actualizaciones.
Desarrollo de
Aplicaciones
Solicitar cheques y talones necesarios
04
Organismos
para la impresión de nomina(s).
solicitantes
Llenar formato de secuencia de proceso
05
Analista de Control
de nomina(s) y enviarlo a operación.
06
Operador
Procesar Nomina.
07
Analista de Control
Revisar/Enviar archivos de nomina(s).
Organismos
08
Autorización.
solicitantes
09
Operador
Imprimir Nomina .
10
Analista de Control
Revisión de reportes.
Llenado del formato de Distribución y
11
Analista de Control
reportes, para la entrega de nomina(s).
12
13
14
15
16
Organismos
solicitantes
Analista de Control
Analista de Control
Analista de Control
Analista de Control
Elaboró: Maria Antonieta Murillo G
Revisó: Juan Domínguez Carpio
Verificar/Enviar archivos y
protecciones.
Llenar formato de revisión.
Entrega de nomina.
Entrega de cheques cancelados.
Guardar en archivo.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Orden No.
Periodo.
Fecha de pago.
Fecha de proceso.
Solicito.
Leyenda.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Periodo
Nombre de Nomina
Reportes efectuados en nomina.
Numero de cheques
Fecha de Recibido
Recibido
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Fecha.
Periodo.
Nombre de Nomina.
Nombre del Banco.
Numero de cheque inicial.
Numero de cheque Final.
Orden de Proceso de Nomina
“SEC” + (siglas de organismo solicitante)
Que el operador obtenga la autorización y guía
para procesar la nomina
Secuencia de números que identifica a la
nomina
Se refiere al periodo a pagar Catorcena,
quincena etc.
Fecha en que se pagara la nomina
Fecha en que se proceso la nomina
Nombre de la persona que solicito
Leyenda que llevaran los cheques
Distribución y entrega de Reportes
“DIST” + (siglas de organismo solicitante)
Tener el sustento de entrega de nomina de los
organismos solicitantes.
quincena etc.
Nombre designado.
Marcar en la forma, según lo haya requerido la
nomina y estén impresos.
Tomar físicamente de los cheques emitidos.
Fecha en que se entrega la nomina.
El Usuario firma la forma.
Solicitud de Cheques
Solcheques
Tener disponibles formatos de talones y
cheques de los diferentes Bancos que serán
utilizados en la emisión de nomina(s).
Fecha en que se hace la solicitud.
quincena,,,, etc.
Nombre de las nominas en que serán
utilizados los cheques.
Marcar en la forma, el nombre de los bancos
que se este solicitando cheques, así como
talones.
Tomar el número siguiente de cheque de
acuerdo a existencia en Bóveda de seguridad.
Tomar el número de acuerdo a la cantidad de
cheque o talones a emitir.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Fecha de envío.
Banco.
Descripción.
Numero de cheque desde.
Numero de cheque hasta.
Entrega de Cheques Cancelados
Cheqcanc
Entregar cheques cancelados sobrantes de
nominas y de reposiciones, manteniendo la
consecutividad de la numeración.
Fecha en que se envían los cheques.
Nombre del Banco(s).
Nómina y motivo por la cual se cancelaron.
Tomar el numero de cheque inicial cancelado
Tomar el número de cheque final cancelado.
Procedimiento para impresiones masivas, quemado y etiquetado de CD’S.
Objetivo:
Apoya a las diferentes Unidades solicitantes del gobierno en la emisión de documentos y cd’s,
para dar cumplimiento al plan estatal de desarrollo.
I.
II.
III.
Departamento de Operación y Serv. Tecnológicos. [Áreas Control y Operación.
Ø
Cumplir en tiempo y forma con el compromiso de emisión y copiado, de acuerdo a
fechas de planes de trabajo de las diferentes Unidades solicitantes.
Descripción:
DGI
Hora: 11:00
Procedimiento para impresiones masivas, quemado y etiquetado de CD’S.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Elabora diseño de información en pdf o
Organismos
01
Jpg a procesar y entrega solicitud a la
Solicitantes.
DGI.
Análisis y Control/
Recibe solicitud, revisa y pasa a
02
Operador de computo
proceso de pruebas.
Recibe solicitud de impresión masiva
03
Operador de computo
y/o etiquetado, copiado de CD’S.
Operador de computo/ Procesa y emite pruebas para revisión y
04
Análisis y Control
entrega a Análisis y control.
Revisa y entrega pruebas emitidas a
05
Organismos
organismos solicitantes.
Solicitantes
Organismos
Revisa pruebas y si existe error corrige
06
Solicitantes/Análisis y
y envía nuevamente a la Análisis y
Control
Control,
Organismos
Si pruebas son correctas, envía
07
Solicitantes/Análisis y
autorización a Análisis y Control para
Control
continuar.
Notifica de autorización a Operación
08
para continuar con el proceso de
Operador de computo
impresión y/o copiado de CD’S.
Continua
proceso
de
emisión,
Operador de computo/
09
etiquetado y copiado, y entrega a
Análisis y Control
Análisis y Control.
Revisión y elabora hoja de entrega a
10
Organismos
Organismos solicitante.
Solicitantes
Elaboró: Miguel Ángel Pastrana Figueroa
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Solicitud de Impresión Masiva y copias de
CD’S
ORDEN03 (siglas de organismo solicitante)
Controlar y asegurar la efectividad del
proceso de impresión masiva y copiado de
CD’S.
Descripción de la Orden de trabajo.
Cantidad de Impresión masiva
Cantidad de copias de CD’S
Descripción
Dependencia
Solicito.
Puesto o nombramiento
Fechas de solicitud en formato DD/MM/AA
Firma
Recibió en DGI
Fechas de entrega en formato DD/MM/AA
Recibió usuario y/o solicitante
Dependencia cuando otra Dependencia
recibe
<< Se Anexa Formatos>>>
Iniciar con la secuencia de la orden
recibida de acuerdo a la nomina que
identifica.
Numero de impresión a realizar
Numero de copias a realizar
Nombre del trabajo a realizar
Nombre de Dependencia solicitante
Nombre de la persona que solicita
Puesto que desempeña solicitante.
Fecha de solicitud de trabajo
Firma y nombre de solicitante.
Firma y nombre de quien recibió en DGI
Fecha de Entrega de trabajo a Solicitante.
Firma y nombre de solicitante.
Nombre de Dependencia solicitante
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Solicitud de Entrega Impresión Masiva y
copiado de CD’S
ORDEN04 (siglas de organismo solicitante)
Controlar y asegurar la entrega de trabajos
de impresión masiva y copiado de CD’S.
Descripción de la forma.
Fechas DD/MM/AA
Descripción
Total y/o copias de CD’S
Total
Fechas de entrega
Entregó
Recibió
identifica.
Fecha de solicitud de trabajo
Nombre o descripción del trabajo realizado
Cantidad de impresiones y/o copias
realizadas
Total de impresiones o copias de trabajos
Fecha de Entrega de trabajo DD/MM/AA.
Firma y nombre de quien entregó
Firma y nombre de quien recibió.
Procedimiento para proceso de nominas.
Objetivo:
Realizar el procesamiento de nominas con eficacia para la entrega oportuna para pago.
I.
II.
III.
Departamento de Operación y Serv. Tecnológicos. [Áreas Control y Operación.
Ø
Cumplir en tiempo y forma con el compromiso de pagos a los empleados del Gobierno
del Estado, de acuerdo a las fechas preestablecidas en calendarios de nominas.
Descripción:
DGI
Hora: 11:00
Procedimiento para proceso de nominas.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
01
Operador de computo
02
Operador de computo
03
Operador de computo
04
05
06
Operador de computo
Operador de computo
Operador de computo
Operador de
computo/Análisis y
Control
Operador de
computo/Desarrollo de
Sistemas
Desarrollo de
Sistemas/ Operador de
computo
07
08
09
Respaldo de información de la base de
datos por si hubiera algún problema en
el proceso.
Proceso de cierre de la nomina a
procesar para traspasar información al
histórico
Proceso Verificador de información de
la nomina a procesar.
Proceso de preparación de nomina.
Proceso de calculo de nomina.
Proceso de numeración de nomina.
Proceso de generación de información
de reportes como resúmenes, nomina y
cheques en formato PDF para revisión.
Si existe error en algún proceso, se
pasa para corrección.
Revisa y corrige error, notificando para
continuar con el proceso normal.
10
Desarrollo de Sistemas
Revisión de reportes, cheques y Ascii’s,
si existe error o falta reporte o archivo,
solicita a Operación/Desarrollo de
sistema.
11
Desarrollo de
Sistemas/ Analista de
Revisa y corrige error, notificando para
continuar con el proceso normal.
12
13
14
Control
Analista de
Control/Organismo
Solicitante
Organismo Solicitante/
Analista de Control
Analista de control/
Operador de computo
15
Analista de Control
16
Analista de Control
Envía reportes en PDF’S y ASCII’S, a
Solicitante, para revisión.
Envía autorización de nomina en
cuestión, para continuar con emisión.
Notifica autorización para continuar.
Recibido el Vo.Bo., procede a la
impresión de reportes, cheques y
generación de ASCII’S
Revisa
prepara
para
su
entrega(Cheques, reportes y ASCII’S)
6HFFLRQ2 SHUDFLyQ
6HFFLRQ$Qi O
LVLV\ &RQW
URO
$
&RQWLQXDFRQSURFHVRGH
HPLVLRQ KDVWDFRQFO
XLU
5HFLEHDXW
RUL] FDLRQ\
GDDYLVRSDUDFRQW
LQXDU
SURFHVR
( QWUHJDSURGXFW
RGH
QyPLQD
5HYLVD SUHSDUDSDUDVX
HQWUHJD
),1
' HSW
R ' HVDUUROORGH
6LVW
HPDV
8QLGDGHV2 UJi QLFDV
VROLFLWDQWH
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
“SEC” + (siglas de organismo solicitante)
Obtenga la guía y autorización para
proceso de nomina
Descripción de la Orden de trabajo.
Periodo.
Fecha de pago.
Fecha de proceso.
Solicito.
Leyenda.
Secuencia de procesos
identifica.
Se refiere al periodo y fecha a pagar.
Fecha en que se pagara la nomina
Fecha en que se proceso la nomina
Nombre de la persona que solicito
Leyenda que llevaran los cheques
Descripción de proceso a seguir para la
emisión de nomina.
Procedimiento del registro de llamadas a la mesa de ayuda (help desk)
Objetivo:
Llevar un registro de todas las problemáticas presentadas a los usuarios de los diferentes
sistemas de la Dirección General de Informática, para su seguimiento y solución.
I.
II.
III.
IV.
V.
VI.
VII.
VIII.
Departamento de Operaciones y Servicios.
Departamento de Infraestructura y Administración de base de datos.
Departamento de Investigación y Monitoreo Tecnológico.
Delegación de DGI en Tijuana.
Delegación de DGI en Ensenada.
Ø
Ø
Ø
En base a un a llamada de usuario interno el Departamento de operaciones y servicios
registra esta en un sistema llamado “sistema de control de servicios”.
Turnar orden de servicio a responsable en Departamento correspondiente según la
problemática reportada por el usuario.
La persona responsable del departamento asignado soluciona orden de servicio recibida
atendiendo la problemática, para devolver llamada al usuario inicial.
Descripción:
DGI
Fecha: 18 de Enero 2007
Hora: 10:00
Departamento: Operaciones y servicios tecnológicos.
Procedimiento para el registro de llamadas a la mesa de ayuda (help desk)
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Hace llamada a mesa de
ayuda de dgi para reportar
01
Organismo solicitante.
solicitud o problema de
sistema
Toma llamada del usuario
interno e investiga si o no ha
02
Mesa de ayuda
reportado
caso
anteriormente
En caso de que SI se pasa
03
Mesa de ayuda
llamada a ejecutivo que
atiende el caso.
En caso de que NO se
captura toda la información
04
Mesa de ayuda
del caso reportado
05
Departamento responsable
06
07
Mesa de Ayuda
08
Elaboró: JOSÉ ANDRÉS BAUTISTA HERNÁNDEZ
Revisó: JUAN DOMÍNGUEZ CARPIO
Autorizó: JORGE FLORES VÁZQUEZ
Toma el caso y revisa si esta
completa la información para
solución
En caso de que falta
información indica cual y
regresa caso a mesa de
ayuda
Llama a usuario
,complementa información y
turna a departamento
responsable
Soluciona caso y notifica a
Organismo solicitante
Diagrama de flujo:
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Control de servicios/Datos del solicitante
Control de servicios/Descripción, del problema
Control de servicios/Razón y requisitos
Grabar información.
Consulta folio ya reportado
Casos devueltos por faltar información
Notificación por Mail
Sistema de control de servicios
Procesos/Control de servicios
Registrar en el sistema de control de servicios
la problemática presentada al usuario para su
seguimiento, solución y evaluación.
Se captura información de la persona de
Organismo solicitante, para su localización.
Se captura descripción del problema origen,
rubro, sistema, responsable.
Tipo de problema así como los datos mínimos
para su solución.
Al grabar información el sistema proporciona
un numero de folio o caso, este se proporciona
a usuario para futuras consultas.
Se consulta información se verifica nombre
problema y si no se a solucionado se turna
llamada a responsable del sistema.
Se investiga información faltante con usuario,
se captura como complemento en Control de
servicios/Descripción, del problema y se turna
de nuevo el caso
Lo hace el sistema automáticamente siempre y
cuando el usuario proporcione un correo.
Procedimiento para respaldos diarios, Semanales, Mensuales, Anuales e Históricos.
Objetivo:
Mantener y garantizar el respaldo actualizado de la información de sistemas que están en los
equipos dentro de Operación, del año actual y de anteriores.
I.
II.
Departamento de Infraestructura
Departamento de Operación y Serv. Tecnológicos. [Áreas de Operación].
Ø
Cumplir con el procesamiento de respaldos y mantener bajo custodia la información del
Gobierno del Estado.
Descripción:
DGI
Hora: 10:00
Procedimiento para proceso de respaldos.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
01
Operador
02
Operador
03
Operador
04
Operador
05
Operador
Operador/
Infraestructura
06
07
Infraestructura/
Operador
08
Operador
09
Operador/
Infraestructura
10
Infraestructura/
Operador
11
Operador
12
Operador
Revisa, relación diaria de respaldos,
para incluir ó modificar según se
requiera.
Selecciona e identifica cintas para usar
en la toma de respaldos del día.
Coloca cintas en unidades de respaldos
correspondientes para el proceso diario
en el 2do. Turno.
El primer turno revisa log’s de
respaldos de la noche anterior vs la
relación de respaldos diarios.
Identifica posibles fallas de error.
Si existe error, envía al dpto. De
Infraestructura para revisión/corrección.
Revisar/Corrige error, notificando a
operación para continuar o volver a
tomar.
Sino existe error o falla de respaldos,
verifica que esté tomado el respaldo de
correspondiente.
Si existe error, envía al dpto. De
Infraestructura para revisión/corrección.
Revisar/Corrige error, notificando a
operación para continuar o volver a
tomar.
Una vez tomado el respaldo correcto, se
procede a borrar archivos DMP’S, para
liberar espacio para los siguiente vez.
Guarda Log’s en disco y marca relación
diario de la toma de cada día
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Sec.
Respaldo Server’s
Respaldos
Cinta o Disco Duro
Sistemas
Lunes, Martes, Miércoles……...Sábado.
- Respaldos Diarios
“Respaldos Diarios”
Mantener un estricto control de cada uno de
los respaldos de acuerdo a la relación diaria de
los mismos.
Secuencia de números que identifica cada
respaldo a procesar.
Descripción de máquina en cada unidad de
respaldos.
Cantidad de respaldos por proceso y nombre
de los mismos.
Descripción del tipo de respaldos Cintas varias
“TSM’S, DDSX’S DMP’S”,
Servidores, Bases de Datos, Archivos o
Servi dores,,etc.
Marca con una línea de Vo.bo., cuando sale
correcto o una nota, para casos diferentes.
Nombre del Procedimiento: Actualización de Versiones [Encargado: Delegación DGI]
Objetivo: La finalidad de este procedimiento es mantener con la misma versión de sistema
todas las dependencias del sector central y paraestatal.
I.
II.
III.
Delegación DGI
Encargados del área de tecnologías de información (TI) de dependencias y
organismos.
DGI Mexicali
Ø
Ø
Ø
Ø
Que sea recibida la actualización de versión del sistema por el procedimiento estándar
de la DGI, el cual consiste en un correo electrónico con la descripción de los cambios
que incluye la versión así como una liga para descargar los archivos de actualización.
Revisar si la actualización recibida es o no urgente, ya que como regla se les da
prioridad a aquellas actualizaciones de versión que son de sistemas de atención a la
ciudadanía.
El encargado de actualización de versiones de la delegación DGI enviara al encargado
de TI de la dependencia con servidores foráneos la versión del sistema para seguir este
mismo procedimiento.
El encargado de actualizaciones de la delegación DGI deberá conocer los nombres y/o
dirección IP de los servidores y equipos de cómputo en donde se deba tener la nueva
versión del sistema en funcionamiento, se recomienda para llevar un mejor control un
documento donde se tenga una relación de sistemas- Servidor.
Descripción:
DGI
Fecha: 23/01/2007
Hora: 09:55
Departamento: Delegación DGI
Nombre del Procedimiento: Actualización de Versiones
No. de Actividad
Puesto o Unidad
Administrativa
01
DGI Mexicali
02
Delegación DGI
03
Delegación DGI /
Encargados TI
04
Delegación DGI /
Encargados TI
Enviar Actualización a
Delegación DGI
Recibir la actualización
sistema.
Enviar
actualización
versión a los encargados
TI, cuando proceda, de
dependencias.
la
de
de
de
las
Realizar
un
respaldo
completo de versión.
05
Delegación DGI /
Encargados TI
06
Delegación DGI /usuarios de
Sistemas
07
Delegación DGI
08
Delegación DGI
Elaboró Ana Alicia Alemán Tirado
Revisó Rolando Antonio Jones Garay
Autorizó Jorge O. Flores Vázquez
Copiar los archivos recibidos
a la ruta correspondiente del
sistema
que
se
va
a
actualizar, en los servidores y
equipos
de
computo
correspondientes
Informar a los usuarios sobre
la actualización del sistema y
solicitar que reinicien el uso
del sistema.
Supervisar que la nueva
versión del sistema este
funcionando correctamente.
Reportar a DGI Mxl si se
presentaron problemas con la
operación del sistema a causa
de la actualización de versión.
Diagrama de Flujo
Delegacion DGI
DGI Mxl
Inicio
Recibir la
actualización de
sistema
SI
Envía DGI Mxl la
nueva versión del
sistema
Existen
servidores
foráneos?
NO
Enviar por correo la
version a actualizar a
encargados de TI
Respaldo de version
de sistema
Solicitar a DGI Mxl
nuevamente la
version correcta
Realizar pruebas de
version
NO
SI
Fallo Version?
Analizar si procede
copiar version
anterior.
Se regresa
version?
SI
NO
Fin
Copiar la nueva
version de sistema
Informar a usuarios
sobre actualizacion del
sistema.
Solicitar a usuarios
reinicien el sistema
Fin
Nombre del Procedimiento: Procedimiento para atender las Solicitudes de Servicio.
[Encargado: Delegación DGI.]
Objetivo: Atender y dar Seguimiento a la Totalidad de los Servicios de Informática solicitados
por los usuarios de Gobierno del Estado.
I.
II.
III.
Delegación DGI
Dependencia Solicitante
Personal de los distintos departamentos dentro de la Dirección; pudiendo ser:
a. Departamento de Infraestructura y BD
b. Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
c. Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos
d. Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones
Ø
Ø
Para atender un Servicio este debe ser previamente Registrado y Turnado en el Sistema
de Ordenes de Servicio.
Se le dará prioridad a todos aquellos casos que involucren Servicio y/o Atención a la
Ciudadanía en Mostrador.
Descripción:
DGI
Fecha: 22/02/2007
Hora: 20:00
Nombre del Procedimiento: Procedimiento para Atender las Solicitudes de Servicio.
Puesto o Unidad
No. de Acvidad
Administrativa
01
Delegación DGI
Delegación DGI
02
03
04
Revisar los Casos por
Atender a través del Sistema
de Ordenes de Servicio, por
parte del Responsable del
Area.
Verificar que el caso haya
sido
clasificado
correctamente
en
su
captura, en caso contrario
Reclasificarlo.
Delegación DGI
Atender el Caso o Asignarlo
a otra persona.
Delegación DGI
Analizar la solicitud y/o
Problema reportado en el
Caso.
05
Delegación DGI
06
07
08
09
Delegación DGI
Contactar al Solicitante en
caso de requerirse algún
dato adicional.
Proporcionar
Solicitados.
Datos
Asignar la(s) actividad(es)
correspondiente(s) en caso
de requerir apoyo del
personal de otra área de la
Delegación o de la DGI.
Delegación DGI
Notificar número de caso si
se asignó actividad a otra
persona.
Delegación DGI
Atender y dar seguimiento a
la actividad asignada.
DGI
10
Delegación DGI
Terminar la actividad.
DGI
11
12
13
Delegación DGI
Delegación DGI
Delegación DGI
Delegación DGI
14
Monitorear el seguimiento
en el Sistema cuando se
haya
turnado
alguna
actividad a otra persona.
Contactar al Responsable
de la actividad en caso de
que
no
se
obtenga
respuesta.
Cancelar la actividad y
Asignársela
a
otro
responsable cuando no se
haya atendido dentro de la
Delegación DGI.
Enviar correo al Delegado
con los casos pendientes
por parte del responsable
del área en caso de no
obtener respuesta en un
tiempo razonable en alguna
actividad que corresponda
al personal de la DGI.
15
Delegación DGI
DGI
16
17
18
19
20
21
Delegación DGI
Delegación DGI
Delegación DGI
Delegación DGI
Elaboró: MARIBEL MARQUEZ DE HARO
Revisó: ROLANDO ANTONIO JONES GARAY
Autorizó: JORGE O. FLORES VAZQUEZ
Notificar por parte del
Delegado
los
casos
pendientes
con
quien
corresponda
en
la
Dirección.
Recibir Casos Reportados y
Coordinar su solución con
quien corresponda.
Atender la solicitud y/o
Problema reportado en el
Caso.
Terminar en
todas
las
atendidas.
el Sistema
actividades
Notificar al usuario el
resultado de su Solicitud de
Servicio.
Recibir
Notificación
del
resultado de atención del
caso.
Finalizar el Caso una vez
que todas las actividades
estén terminadas.
Diagrama de Flujo:
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,QLFLR
5HYLVDUO
RV&DVRV
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D
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12
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6,
5HFODVLILFDU' DW
RV
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SRUHO
5 HVS
$UHD"
6,
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D
6ROLFLW
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12
$VLJQDUHO
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D
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12
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HQHO
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D
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ORVFDVRV
SHQGLHQWHVDO
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1RWLL
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RVFDVRV
SHQGLHQW
HVFRQ
TXLHQFRUUHVSRQGD
HQ' * ,
5HFLELU&DVRV
5HSRUWDGRV
Formatos utilizados: No se utilizan formatos de llenados, ya que el seguimiento
se realiza directamente en el Sistema de Ordenes de Servicio el cual contiene
sus reportes.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Consulta de Pendientes
Muestra los asuntos que fueron turnados y que
están pendientes de atender.
Servicios
Folio
Fecha Alta
Clasificación
Muestra los casos Nuevos, Actividades
Nuevas, Casos Pendientes, Actividades
Pendientes, Actividades Dependientes, Casos
para Terminar de acuerdo al usuario que
accesa al sistema.
Muestra el Número de Folio del Caso
Muestra la fecha en la que se dio de alta el
Caso.
Muestra la clasificación en la que se agrupó el
caso.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Pestaña de Solicitante
Muestra los datos generales de la persona que
realiza el reporte del caso.
Caso
Fecha de Registro
Ramo
Dependencia
Nombre
Dirección
País
Estado
Municipio
Teléfono
E-mail
Conducto
Captura
Ultima Modificación por
Fecha de última modificación
Muestra el Número del Folio del Caso
asignado por el Sistema.
Muestra la fecha y hora de captura del Caso.
Muestra el Ramo al que pertenece el
solicitante.
Muestra la Dependencia a la que pertenece el
solicitante.
Muestra el Nombre del solicitante.
Muestra la Dirección del solicitante.
Muestra el País al que pertenece el solicitante.
Muestra el Estado al que pertenece el
solicitante.
Muestra el Municipio al que pertenece el
solicitante.
Muestra el teléfono del solicitante al que se le
puede contactar.
Muestra el correo de Gobierno del solicitante
en caso de contar con cuenta de correo y
queda activado el campo de correo interno.
Muestra el medio por el que se realizó el
reporte (Teléfono, Correo, Oficio, Personal,
etc.)
Muestra el Usuario que capturó el caso en el
Sistema.
Muestra el Usuario que realizó la última
modificación en el caso.
Muestra la fecha y hora de la última
modificación realizada en el caso
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Descripción
Clasificación del Caso:
Origen
Rubro
Servicio
Concepto
Responsable
Bitácora
Información General:
Status
Bitácora
Prioridad
Fecha Estimada
Solución
Pestaña de Descripción
Muestra la petición del
clasificación del caso.
Solicitante
y
la
Datos del problema o solicitud a atender.
Son los datos en los que queda agrupado el
Caso para efectos de Reportes Estadísticos y
de Seguimiento.
Si se trata de un Problema o de una Solicitud.
Se clasifica de acuerdo al área de atención.
Muestra el tipo de servicio a atender.
Indica lo que se va a atender.
Persona asignada para darle seguimiento y
término al caso.
Muestra el historial del cambio de responsable
en el caso.
Muestra el estatus, prioridad y fecha estimada
de solución.
Indica si el Caso esta Activo, Cancelado o
Terminado.
Muestra las fechas de envío al responsable,
fecha de terminación del caso, de cancelación
captura y observaciones.
Muestra si el caso es de atención Normal o
Urgente.
Fecha estimada de Solución del Caso.
Muestra la solución que se le dio al terminar el
caso.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Pestaña de Razón y Requisitos
Muestra de acuerdo a la clasificación del Caso
la razón y requisitos que se capturaron cuando
se hizo el reporte de la solicitud o del problema
a atender.
Razón
Requisitos
Muestra la descripción del problema o si no
tiene ninguna mostrará SIN CLASIFICAR.
Muestra los datos requeridos para analizar el
caso.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Descripción
Responsable
Fecha de Compromiso
Pestaña de Actividades
Muestra las actividades pendientes de atender,
solucionadas, las propias y las asignadas a
otra persona, las cuales es necesario cumplir
durante la solución del problema.
Muestra la acción a realizar.
Persona que realizara la actividad.
Fecha en la que se debe terminar la actividad.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Fecha
Seguimiento
Pestaña de Seguimiento
Aquí se dan de alta cada uno de los avances u
observaciones para tener al día la situación del
avance en el caso.
Fecha en la que se capturó el seguimiento.
Descripción del avance o situación del caso.
Nombre del Procedimiento: Capacitación a usuarios del Gobierno Central y
Dependencias Del sector Paraestatal [Encargado: Delegación DGI]
Objetivo: La finalidad de este procedimiento es la de apoyar y contribuir en la asesoría de
necesidades de capacitación en materia de TI de dependencias y organismos.
I.
II.
Delegación DGI
Oficialía Mayor Tijuana
Ø
Ø
Ø
Ø
Las necesidades de capacitación del usuario serán cubiertas por el personal de la
delegación DGI, en coordinación con el departamento de capacitación de Oficialía
Mayor.
El contenido del curso deberá ser de relevancia para la función del personal que asiste.
El contenido del curso deberá estar orientado en específico a las funciones de las
distintas unidades administrativas que lo reciben.
El instructor debe tener amplio dominio de la temática a tratar.
Descripción:
DGI
Fecha: 23/01/2007
Hora: 10:00
Del sector Paraestatal
No. de Actividad
Capacitación a usuarios del Gobierno Central y Dependencias
Puesto o Unidad
Administrativa
01
Delegación DGI
02
Delegación DGI
03
Delegación DGI
04
Delegación DGI
Evaluar las necesidades y
solicitudes de capacitación
del personal de las diversas
dependencias de Gobierno.
Preparar material didáctico
a utilizar dentro del curso a
impartir.
Establecer fechas para la
impartición del curso y
formar grupos del personal,
apartar un lugar y recursos
para llevar a cabo la
impartición del curso.
Impartir el curso
05
Delegación DGI / Oficialía
Mayor Tijuana
06
Oficialía Mayor Tijuana
Evaluación del curso
Entregar
constancia
de
asistencia y aprobación del
curso
' LDJUDPD GH ) O
XM
R
HOHJDFLRQ' * ,
2ILFLDOLD0 D\ RU7LM
XDQD
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(YDOXDUO
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ODVGHSHQGHQFLDV
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6,
12
2ILFLDOLD0 D\ RUUHDOL] DUD\
HQWUHJDUDODVFRQVW
DQFLDVGH
DVLVWHQFLD\ DSUREDFLRQ GHO
FXUVR
) LQ
Nombre de la forma:
Clave:
Resultados Capacitación Responsable
DGIFT01 – 000005 - (Acuerdo Capacitación)
Tiene la finalidad de que el usuario
responsable de la dependencia o del sistema
sobre el que se está capacitando, se
comprometa a transmitir el conocimiento
adquirido al demás personal de su
dependencia; así también, fungir como filtro
ante problemáticas relacionadas con la
operatividad del sistema en cuestión dentro de
la dependencia en la que labora y que sean de
su competencia.
Objetivo:
Lugar
Fecha
Duración
Instructor
¿Cómo considera el desempeño del instructor?
¿Considera que
satisfactoria?
la
capacitación
ha
sido
¿Qué porcentaje de aprendizaje piensa haber
obtenido el personal en esta capacitación?
que le gustaría se tratara? Cual?
IMPORTANTE
Firma Responsable
Firma Instructor
(ciudad).
Fecha de la terminación del curso de
Cantidad de días y horas por día.
que labora.
Tiene como finalidad evaluar al instructor;
puede adquirir valores de Malo, Regular y
Bueno.
de SI o NO.
Evaluación de sus compañeros
durante la capacitación.
usuarios
En esta cláusula, se coloca el nombre del
usuario responsable de la capacitación en la
linea para ello establecida.
Rubrica responsable
Rubrica instructor
Procedimiento para Controlar los Servicios de Intendencia
Administrativo]
[Encargado: DGI/Coordinador
Objetivo:
Limpiar y mantener la institución correctamente para reducir los microorganismos y el riesgo de
accidentes, además de crear un espacio agradable en que trabajar y mantener en buen estado la
salud.
Partes que intervienen en el procedimiento:
XII.
XIII.
DGI/Coordinador Administrativo
DGI/Intendente
Ø
Ø
El intendente deber realizar su rol de limpieza, en las áreas de la cocina, de los
sanitarios de hombres y mujeres, en los cubículos del personal y áreas generales.
El Coordinador Administrativo elaborará un rol de actividades para el intendente, con la
finalidad de supervisar que dichas actividades sean concluidas.
Descripción:
DGI
Hora: 8:00
Departamento: Departamento Intendencia
Procedimiento para controlar los Servicios de Intendencia.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
DGI/Coordinador
01
Administrativo
02
03
DGI/Intendente
DGI/Coordinador
Administrativo
Elaboró: MARTHA GABRIELA RAMIREZ SERRANO
Autorizó: JORGE OLIVERIO FLOREZ VAZQUEZ
Entregar al intendente el
rol
de
actividades
a
realizar.
Llevar
a
cabo
las
actividades del rol que se
le entregan.
Supervisar y verificar que
se haya concluido el rol de
actividades.
Diagrama de flujo:
Diagrama de Flujo
DGI/Intendente
Inicio
Entregar rol de actividades al
intendente
Llevar a cabo las actividades del
rol que se le entrego
Supervisar actividades
Se concluyeron
actividades?
NO
SI
Fin
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
DEPENDENCIA
FECHA
DEPARTAMENTO
N. DE TRABAJADORES EN EL AREA
DIRECCION
AREA COMUN
BAÑO
NIVELES DE HIGIENE
AVANCE EN MEDIDAS DEL PERIODO
ANTERIOR
RESULTADOS Y MEDIDAS INMEDIATAS
NOMBRE DEL INSPECTO
PROXIMA INSPECCION
FECHA DE REVISION
ACTA DE INSPECCION MEDIO AMBIENTE
LABORAL
Hig-Iv-a-0
Hacer constar el resultado o la observación
obtenida después de la evaluación de los
productos entregables.
Se anota el nombre de la Dependencia que
realiza el formato
La Fecha en la que se está haciendo el llenado
del Formato
El nombre del Departamento en el que se está
realizando la actividad
Número de empleados en el área de trabajo
y/o que frecuentan el área
Ubicación física del Área o Departamento
Recibe el valor sí o no, para el conocimiento
de mayor control en la limpieza
Recibe valor numérico para obtener mejores
resultados en lo que respecta al control en
higiene
Se califica en una escala del 5 al 10 para la
limpieza de inodoro, lava manos, recolección
de basura, papel higiénico, jabón para manos
(en caso de ser la limpieza en baños)
Se introducen comentarios u observaciones de
mejoras en las actividades realizadas
Se realiza el llenado de esta área si hubiese
alguna anomalía que pudiera resolverla
inmediatamente.
Nombre de la persona que realiza el recorrido
con el personal que realizo la limpieza
Se anota la fecha de la próxima inspección
Se anota la fecha en que se realizó la
inspección.
Procedimiento para Contratar los servicios del Mantenimiento de Vehículos [Encargado:
DGI/Coordinador Administrativo]
Objetivo:
Mantener en óptimas condiciones los vehículos oficiales.
I.
II.
DGI/Usuarios del vehículo
Ø
Ø
Ø
El Coordinador Administrativo lleva un control de kilometraje de las unidades oficiales a
cargo de la DGI.
El Usuario que utiliza el vehículo hace la notificación al Coordinador Administrativo de las
necesidades de mantenimiento
Existe la libertad para contratar los servicios de diversos talleres, con el único requisito
de que expidan factura que cumpla don los requerimientos fiscales.
Descripción:
DGI
Hora: 8:00
Procedimiento para contratar los servicios del Mantenimiento de vehículos.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
Notificar al Coordinador
Administrativo la necesidad
01
de un servicio correctivo de
los vehículos oficiales.
Verificar las condiciones del
DGI/Coordinador
02
vehículo
y
analiza
el
Administrativo
problema.
Canalizar el vehículo al taller
DGI/Coordinador
03
especializado donde ofrecen
Administrativo
el servicio que se requiere.
Diagrama de Flujo
Inicio
Notificar al Coordinador
Administrativo la necesidad de
un servicio correctivo de los
vehículos oficiales .
Verificar las condiciones del
vehículo y analiza el problema .
Canalizar el vehículo al taller
especializado donde ofrecen el
servicio que se requiere.
Fin
Procedimiento de Respaldos. [Encargado: Coordinación de Telecomunicaciones y Soporte a
Infraestructura ]
Objetivo:
Brindar la seguridad y la integridad de los datos y archivos en cintas magnéticas de manera
eficiente en base a una buena administración de los mismos.
I.Coordinación de Telecomunicaciones Y Soporte a Infraestructura
- Se debe de contar con 5 juegos de cintas magnéticas reutilizables para los respaldos de lunes
a viernes,
- Se debe de contar con 4 juegos de cintas magnéticas reutilizables para los respaldos
semanales.
- Los respaldos congelados mensuales se envían a las dependencias que corresponde para su
resguardo seguro.
Descripción:
DGI
Descripción del Procedimiento
Fecha: 26 de febrero del 2007
Hora: 20:00
Departamento: Telecomunicaciones y Soporte a Infraestructura
Nombre del Procedimiento: Procedimiento de Respaldos
No. de Actividad
01
02
Puesto o Unidad
Administrativa
Coordinación
de
Telecomunicaciones
y
Soporte a Infraestructura
Coordinación
de
Telecomunicaciones
y
03
Coordinación
de
Telecomunicaciones
y
04
Coordinación
de
Telecomunicaciones
y
Analiza la cantidad de
Cintas magnéticas a utilizar
Se realizan los juegos
correspondientes de cintas
Magnéticas etiquetándolas
por servidor y los días, de la
siguiente manera Lunes,
martes, miércoles, jueves,
viernes, semana 1, semana
2, semana 3, semana 4,
Mensual 1,2....12 y anual
(Año que corresponde)
Se
introducen
y
se
supervisa que los respaldos
en las cintas magnéticas se
realicen con éxito.
Se entregan las cintas
magnéticas mensuales a la
dependencia que
corresponde y las propias
de la Delegación de
Informática se resguardan.
Elaboro: Tomas Celaya Orrante
Reviso: Rolando A. Jones Garay
Autorizo: Jorge Flores Vásquez
Diagrama de flujo:
Coordinación de
Telecomunicaciones Y
Inicio
Se analiza la cantidad
de cintas a Utilizar
para realizar los
juegos
correspondientes
Se etiquetan las cintas
Se introducen cintas de
respaldo en días hábiles
Se analiza el
problema y se
resuelve
NO
Se realizo el respaldo
correctamente
SI
Se resguarda cinta
en SITE para su
rehusó al día que
corresponda
NO
El respaldo es mensual o
anual
SI
Se envia cinta
magnetica a
dependencia
correspondiente
Fin
Elaboro: Tomas Celaya Orrante
Reviso: Rolando A. Jones Garay
Autorizo: Jorge Flores Vásquez
Ninguno.
Nombre del Procedimiento: Implantación de Aplicaciones Institucionales en el Sector
Paraestatal. [Encargado: Delegación DGI.]
Objetivo: Estandarizar los procedimientos Administrativos mediante el uso de las Aplicaciones
desarrolladas para las entidades del Poder Ejecutivo.
II.
III.
Delegación DGI.
Personal de los distintos departamentos dentro de la Dirección; pudiendo ser:
a. Departamento de Infraestructura y BD
b. Departamento de Innovación y Diseño de Procesos
c. Departamento de Operaciones y Servicios Tecnológicos
d. Departamento de Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones
IV.
Entidad Paraestatal
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Es requisito indispensable que el Titular de la Entidad Paraestatal esté enterado y
convencido de la necesidad de Implantar la Aplicación para que el Proyecto pueda tener
éxito.
Es necesario que la Entidad Paraestatal disponga de los Recursos necesarios de Hardware,
Software y en su caso de los Servicios de Comunicación.
Se requiere disponer del Recurso Humano necesario para la operación, soporte técnico y
seguimiento al uso de la aplicación dentro de la Entidad Paraestatal.
Se deben contemplar que de ser necesario se realizarán cambios en los procedimientos
establecidos en la Entidad ya que la implantación no contempla modificaciones a la
programación de la aplicación salvo muy justificadas excepciones.
Se debe contar con el apoyo del personal de la DGI en las distintas etapas del proyecto en la
solución de problemas o aclaración de dudas.
Descripción:
DGI
Fecha: 22/02/2007
Hora::20:00
Nombre del Procedimiento: Implantación de Aplicaciones Institucionales en el Sector
Paraestatal.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
01
Delegación DGI
02
Delegación DGI
Entidad Paraestatal
Presentar el Proyecto
Analizar la Situación actual.
03
Delegación DGI
Entidad Paraestatal
04
Delegación DGI
Entidad Paraestatal
05
Entidad Paraestatal
06
Delegación DGI
Entidad Paraestatal
07
08
líderes
del
Establecer
requerimientos
implantación.
Delegación DGI
Validar que se cuente con
los requerimientos para la
implantación,
en
caso
contrario
cancelar
el
proyecto.
Delegación DGI
10
Delegación DGI
DGI
12
Delegación DGI
Entidad Paraestatal
13
Delegación DGI
14
Definir
los
Proyecto.
Delegación DGI
09
11
Evaluar los procedimientos
y la aplicación en base al
análisis para definir si se
requiere
alguna
modificación en alguno de
ellos y si estos son
aprobados por las partes
involucradas.
Evaluar si el Proyecto es
viable de instalar, caso
contrario
Cancelar
el
Proyecto.
Confirmar por parte de la
Entidad
Paraestatal
la
Implantación
de
la
Aplicación.
Delegación DGI
para
los
la
Establecer
el
Plan
de
Trabajo de la Implantación
de la Aplicación.
Levantar la Base de Datos
en el Servidor.
Brindar Asesoría y apoyo en
caso de problemas al
Levantar la Base de Datos
en el Servidor.
Realizar pruebas en la base
de datos, en caso de
problemas
realizar
las
acciones
correctivas
y
regresar a la actividad
anterior.
Instalar el Sistema en cada
una de las estaciones de
trabajo.
Capacitar a los usuarios en
el uso del Sistema.
15
Entidad Paraestatal
16
Entidad Paraestatal
17
Delegación DGI
Entidad Paraestatal
18
Delegación DGI
DGI
19
20
Delegación DGI
Entidad Paraestatal
Delegación DGI
Cargar
o
capturar
información base para el
inicio de la operación de la
aplicación.
Arrancar con el uso del
sistema.
Brindar
apoyo
y
seguimiento en el arranque.
Evaluar los Resultados, si
los
resultados
son
satisfactorios continuar con
la siguiente actividad, en
caso contrario hacer lo
correspondiente
para
corregir errores y si esto no
fuese
posible
entonces
Cancelar el Proyecto.
Reportar a Mexicali cuando
el proyecto haya concluido
para el Reporte en el POA.
DGI
Registrar el Proyecto como
concluido.
Delegación DGI
DGI
Brindar el soporte en el uso
de la aplicación.
21
22
Capturar la información en
los catálogos del sistema.
Diagrama de Flujo:
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Minuta.doc
MINUTA(n) – Nombre Proyecto – Nombre
Dependencia
Dar seguimiento a las reuniones de trabajo que
se requieran realizar para la Planeación y
Seguimiento del Proyecto de Implantación de
Aplicaciones Institucionales en el Sector
Paraestatal.
Fecha
Lugar
Objetivo de la Reunión
Asistentes
Desarrollo de la Reunión
Compromiso
Responsable
Fecha Compromiso
Número de Página
Fecha en la que se elabora la Minuta de la
reunión de Trabajo para el seguimiento del
proyecto.
Lugar en donde ser realiza la reunión.
Se define el nombre del Proyecto a Implantar y
el nombre de la Entidad Paraestatal.
Se definen cada una de las partes
involucradas en el proyecto con su nombre
completo, puesto y dependencia.
Se detallan los antecedentes y problemáticas
que justifican la necesidad de implantar la
Aplicación.
Esta sección consta de 3 columnas en las que
se especifica el Compromiso, el Responsable y
la Fecha de Compromiso.
Enumerar cada uno de los compromisos o
actividades que se requieren realizar para el
logro del Proyecto.
Definir el o los responsables de cada uno de
los compromisos.
Se captura la fecha en la que se finalizará el
compromiso especificando el día, mes y año.
Se especifica el número de página y el total de
páginas.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Requerimientos Mínimos para Proyectos.doc
Requerimientos Mínimos para el Sistema
(Nombre del Proyecto)
Definir los requerimientos mínimos de equipo
de cómputo, software y comunicaciones
necesarios para la implantación del proyecto
en una Entidad Paraestatal se especificarán
únicamente los que procedan en cada caso.
Servidor
Estación de Trabajo
Scanner
Certificadora
Software
Enlace de Comunicación
Especificar las características mínimas del
servidor en cuanto a su procesador, memoria,
espacio disponible en disco duro, Interfase de
Red, Sistema Operativo.
Especificar las características mínimas de las
estaciones de trabajo en cuanto a su
procesador, memoria, espacio disponible en
disco duro, Interfase de Red, Sistema
Operativo.
Especificar las características de acuerdo a las
necesidades de la aplicación.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
Plan de Trabajo.mpp
Plan de Trabajo (Nombre del Proyecto)
Elaborar un Plan de Trabajo en el que se lleve
el seguimiento de cada una de las actividades,
dentro de las etapas del proyecto.
Id
Número de actividad.
Actividad
Descripción de la Actividad a realizar dentro
del plan de trabajo
Duración
Días estimados
actividad.
Inicio
Termino
Avance
Recurso
Requisito
en
que
se
realizará
la
Fecha de Inicio de la actividad.
Fecha de termino de la actividad.
Porcentaje de avance de cada una de las
actividades del Proyecto.
Partes que intervienen (Dependencias, áreas)
Se especifica si alguna actividad esta ligada a
otra como requisito para iniciar su seguimiento.
Procedimiento para el Registro de Reportes a Usuarios. [Encargado: DGI/Coordinador
Administrativo]
Objetivo:
Capturar la problemática y solicitudes de los usuarios para que a la brevedad posible sean
atendidos y así mantener en óptimas condiciones la funcionalidad de los equipos y operatividad
de los sistemas Gubernamentales.
XIV.
I.
II.
Usuario
DGI/Responsable del Caso
Ø
Ø
Ø
Ø
Ø
Los servicios y reportes deben ser registrados en el Sistema de Control de Servicios.
Es obligación del Coordinador Administrativo la notificación del folio de la orden de
servicio al usuario.
La asignación de los casos a los responsables se asignan de acuerdo a la disponibilidad
del personal.
Las solicitudes de servicio relacionadas con la ciudadanía tienen alta prioridad de
atención, se le comunica de forma verbal al responsable de la urgencia de la atención.
El Coordinador Administrativo podrá ser un técnico de soporte cuando tenga el
conocimiento para tal y no haya en su momento un técnico disponible.
Descripción:
DGI
Hora: 8:00
Procedimiento para contratar los servicios del Mantenimiento de vehículos.
Puesto o Unidad
No. de Actividad
Administrativa
DGI/Coordinador
Administrativo/
01
Recibir la llamada del usuario.
02
03
DGI/Coordinador
Administrativo/
Capturar en el sistema de
Órdenes
de
Servicios
la
problemática y/o solicitud del
usuario.
DGI/Coordinador
Administrativo/
Proporcionar un número de
caso al usuario con el que podrá
04
05
DGI/Coordinador
Administrativo/
DGI/Coordinador
Administrativo/
darle seguimiento.
Solicitar al usuario estar al
pendiente por si fuese necesaria
una retroalimentación al caso
Canalizar el caso a un
responsable.
Diagrama de Flujo
DGI /Coordinador Administrativo
Inicio
Recibir la llamada del usuario.
Capturar en el sistema de
Órdenes
de
Servicios
la
problemática y/o solicitud del
usuario.
Proporcionar un número de caso
al usuario con el que podrá darle
seguimiento.
Solicitar al usuario estar al
pendiente por si fuese necesaria
una retroalimentación al caso
Canalizar el caso a un
responsable .
Fin
FORMATOS UTILIZADOS
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
CONTROL DE SERVICIOS
NINGUNA (VENTANA DE SISTEMA)
Hacer constar que el usuario realizo la llamada
a la DGI/Delegación.
Instrucciones de llenado de la pestaña Solicitante
RAMO
Se selecciona la Dependencia de donde están
llamando
DEPENDENCIA
Se selecciona el Área de donde están
recibiendo la llamada
NOMBRE
Se anota el nombre de la persona que esta
realizando el reporte o servicio.
DIRECCION
la ubicación física en donde se encuentra la
Dependencia
PAIS
Automáticamente aparece el País de donde
están llamando
ESTADO
Automáticamente aparece el Estado de donde
están llamando
MUNICIPIO
Se selecciona el Municipio que esta llamando
para levantar el reporte o
TELEFONO
Se anota el número telefononico para
retroalimentar el reporte en caso de ser
necesario
E MAIL
Se anota el correo electrónico de Lotus para
que al usuario se le notifique por ese medio su
número de folio levantado.
CONDUCTO
Se selecciona el medio por el cual esta
realizando el reporte, teléfono, AOL, Correo,
Fax, interno, Intranet, memorando, minuta,
oficio.
CAPTURA
Aparece automáticamente el Usuario con el
que se ingreso al Sistema
ULTIMA MODIFICACION
Aparece la fecha y hora en la que se realiza la
ultima modificación al reporte
FECHA DE ULTIMA MODIFICACION POR
Aparece el usuario que realizo por ultima vez
una modificación al Reporte o Solicitud
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
DESCRIPCION
Se describe la solicitud o el problema
reportado
ORIGEN
Se selecciona si es problema o solicitud
RUBRO
Se selecciona a que departamento de soporte
se dirigirá el reporte o la solicitud.
(Telecomunicaciones,
sistemas,
infraestructura, etc.)
SERVICIO
Se selecciona la clase del servicio que se va a
proporcionar.
CONSEPTO
Se selecciona una parte en especifico
RESPONSABLE
Se selecciona el responsable que lo atenderá
o dará seguimiento
ESTATUS
El sistema indica en que estatus se encuentra
la solicitud si aun no se ha turnado al
responsable la indica como en captura, una
vez que se ha turnado el caso lo indica como
activo
PRIORIDAD
Se selecciona si es normal o urgente.
FECHA ESTIMADA
Se selecciona la fecha estimada para la
conclusión del Caso.
Nombre de la forma:
Clave:
Objetivo:
RUBRO
Se selecciona la razón que esta reportando el
usuario para facilitarle la solución del problema
al responsable del caso (siempre y cuando la
situación reportada ya hubiera ocurrido con
anterioridad)
REQUISITOS
Se capturan los datos que soliciten de acuerdo
al punto anterior.

Manual de Procedimientos _Contenido_

Transcripción

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comunicado nº 02 - 2013 - Dirección General de Ingresos DGI