instructivo auditoria de participacion ciudadana

Transcripción

INSTRUCTIVO
AUDITORIA DE PARTICIPACION CIUDADANA
VERSIÓN 1.0
ELABORÓ
REVISÓ
JAZMINE VILLALOBOS TORRES
MARIA ANGELICA CAICEDO LIZARAZO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
PROFESIONAL UNIVERSITARIO
FECHA
21-02-2014
FECHA
21-02-2014
APROBÓ
DORIS SEGUNDA GOMEZ
RIVEROS
CONTRALORA DEPARTAMENTAL
DEL META
FECHA
28-02-2014
DE USO EXCLUSIVO PARA LA CONTRALORÌA DEPARTAMENTAL DEL META
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
INSTRUCTIVO AUDITORIA DE
PARTICIPACION CIUDADANA
1.
CÓDIGO:600.01.21
VERSIÓN 1.0
OBJETIVO
Definir los parámetros para el desarrollo de auditoría integral los cuales permiten
la validación y análisis de datos, información, hallazgos, hechos relevantes,
obtención de evidencias, aplicación de pruebas, para llegar a conclusiones válidas
y soportadas con el fin de responder denuncias ciudadanas.
2.
ALCANCE
Inicia con la asignación de la auditoría incluyendo el trámite, decisión, revisión del
Comité de Auditorías hasta el traslado de las actuaciones adelantadas a los
diferentes Organismos de Control, Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y
Jurisdicción Coactiva, Contraloría General de la República, la Fiscalía General de
la Nación, la Procuraduría General de la República, Oficinas de Control Interno
Disciplinario u otras entidades, o en su defecto el archivo de la denuncia.
3.
DEFINICIONES O GLOSARIO

Participación Ciudadana: Es la presencia de los ciudadanos en los asuntos
públicos como condición necesaria para alcanzar la gobernabilidad
democrática.

Plan General de Auditorías (PGA): Planeación de las auditorias a realizar en
una vigencia.

CDM: Contraloría Departamental del Meta

CARFYJC: Contraloría Auxiliar de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción
Coactiva

CAACFP: Contraloría Auxiliar de Auditoría y Control Fiscal Participativo

Auditar: Revisar las actividades, resultados y procedimientos de una entidad
con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas,
principios y procedimientos establecidos.
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VERSIÓN 1.0

Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral: Es un proceso sistemático que
mide y evalúa, acorde con las Normas de Auditoría Gubernamental
Colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o
actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultanea
de sistemas de control, con el fin de determinar, con conocimiento y certeza,
el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia
con que logra los resultados y su correspondencia entre las estrategias,
operaciones y propósitos de los sujetos de control, de manera que le permitan
fundamentar sus conceptos y opiniones.

Control Fiscal: Es una función pública, la cual vigila la gestión fiscal de la
administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes
del Estado en todos sus órdenes.

Vigilancia fiscal: Es el control ejercido por la Contraloría Departamental del
Meta sobre la gestión fiscal.

Papeles de Trabajo: Conjunto de documentos y otros medios de información
en los cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de
auditoría en cada una de sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como
punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías.

Hallazgo: Toda situación irregular encontrada durante el proceso de una
auditoría. En su descripción se debe incluir información necesaria para que el
lector pueda entender y juzgar el hallazgo sin explicación adicional. Hechos o
situaciones irregulares impactan significativamente el desempeño de la
organización.

Denuncia: Es el escrito o la manifestación por medio de la cual se da noticia a
la autoridad competente de la comisión de un delito, de una falta o un
detrimento patrimonial ocasionado.

Denunciante: Se define como cualquier persona que revela a una entidad o
funcionario público las acciones ilegales o perjudiciales de una entidad sujeta a
control.

Proceso: Conjunto de actuaciones administrativas que se adelantan, con el fin
de clarificar los hechos que son materia de denuncia o reclamo.
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
Anónimos: Todo ciudadano tiene el derecho de proteger su identidad al
momento de presentar una denuncia y el Estado es garante de ello. Por lo
mismo, para presentar una denuncia no es requisito la identificación de quien
la realice.

Beneficio: Impacto positivo en el sujeto de control y/o en determinado sector de
la comunidad generado por una actuación de la Contraloría, que puede
derivarse de denuncias, advertencias, pronunciamientos o acciones del control
fiscal participativo.

Denuncia de oficio: El trámite de la denuncia la inicia la misma entidad pública,
o por petición de un funcionario de la Contraloría sin que hayan solicitado
previamente esta actuación.

Seguimiento: Observación del desarrollo de una acción

Contradicción: Es la oportunidad que la Contraloría Departamental otorga a
presuntos responsables de faltas contra el erario público para desvirtuar o
confirmar los hallazgos de auditoría.

Advertencia: Pronunciamiento de carácter preventivo, comunicado al sujeto de
control por parte de la Contraloría, cuando está en riesgo el patrimonio público.

PQR: Peticiones, Quejas y Reclamos.
4.
RESPONSABLES
El Coordinador de Denuncias es el encargado de cumplir y hacer cumplir este
procedimiento a todos los funcionarios que se designen para el desarrollo de
denuncias.
5.
DESARROLLO O CONTENIDO
Las auditorías que se adelanten a través de la Coordinación de Denuncias
corresponden a la Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad
Especial a la Línea de Participación Ciudadana.
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5.1
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PLANEACION DE LA AUDITORIA
La Coordinación de Denuncias reporta trimestralmente a la Contralora Auxiliar de
Auditoría y Control Fiscal Participativo las auditorías realizadas en esa
dependencia, para incorporarlas en el PGA de la vigencia.
5.1.1 Asignación de Auditorías
El Coordinador de Denuncias comunica la asignación de auditoría al funcionario
correspondiente, a través del formato 600.03.497 Memorando de Asignación
Auditoría Línea Participación Ciudadana.
En el evento que se asigne a un nuevo funcionario para conformar el equipo
auditor, cuando la auditoría está en ejecución, la designación del nuevo integrante
se hace mediante oficio de comunicación interno, firmado por el Coordinador de
Denuncias.
5.1.2
Plan de trabajo
El auditor analiza la información inicialmente allegada y la naturaleza jurídica de la
entidad involucrada en los hechos denunciados y programa las actividades a
desarrollar en el Formato 600.02.498 Plan de Trabajo de Participación Ciudadana.
El Coordinador de Denuncias lo aprueba.
5.2
EJECUCION DE LA AUDITORIA
El equipo auditor ejecuta el plan de trabajo, aplicando pruebas, verificando hechos
y actuaciones con el fin de recopilar evidencias de auditoría suficientes y
pertinentes que conduzcan al esclarecimiento de los hechos expuestos por el
denunciante, verificando el cumplimiento de la normatividad vigente para la época
de los hechos y el buen uso de los recursos públicos, en términos de eficacia,
eficiencia y economía, según corresponda.
Las evidencias pueden ser:
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
Testimonial, es la información obtenida de terceros por el auditor, a través
de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por
medio de entrevistas.

Documental, constituida por documentos, los cuales pueden ser:
Externos: Se originan fuera de la entidad como por ejemplo, facturas de
vendedores y correspondencia que se recibe
Internos:
Tienen origen dentro de la entidad como los registros
contables, correspondencia que se envía, contratos, informes o
comunicación interna.

Analítica, se obtiene al analizar o verificar la información. Puede originarse
en los resultados de operaciones computarizadas, comparaciones con
normas prescritas, operaciones anteriores, otras operaciones y
transacciones o rendimientos, Leyes o reglamentos, decisiones legales,
raciocinio y análisis de información dividida en sus componentes entre
otras.
En el caso de evidenciar un presunto detrimento patrimonial es necesario obtener
la prueba o copia de los documentos soportes.
El desarrollo de los procedimientos descritos en el plan de trabajo se registra en el
formato 600.02.499 Papel de Trabajo Línea Participación Ciudadana, debidamente
soportado.
5.2.1 Determinación de Hallazgos
La determinación, análisis y evaluación del hallazgo debe ser un proceso
cuidadoso, para que éste cumpla con las características que lo identifican.
Para la determinación de los hallazgos se deben tener en cuenta las siguientes
características:
Factual: Basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de
trabajo presentados como son, independientemente del valor emocional o
subjetivo.
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Relevante: Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete
el sentimiento de la percepción colectiva del equipo de trabajo.
Claro y preciso: Es decir, que contenga afirmaciones inequívocas, libres de
ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados.
Verificable: Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.
Útil: Que contribuya para la toma de decisiones y que en general sirva al
mejoramiento continuo de la organización.
Se debe evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y si
esto último ocurre, indicar su frecuencia en caso de ser posible. Cualquiera sea el
uso de los términos, el hallazgo debe incluir datos suficientes que demuestren su
importancia.
Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso así lo exija. El
hallazgo normalmente se refiere a deficiencias o debilidades.
Los hallazgos obtenidos se registran en el formato 600.02.195 Tabla de Hallazgos
5.2.2 Determinación de Beneficios
Los beneficios consisten en recuperaciones, compensaciones, mitigaciones y
otros mejoramientos alcanzados por un sujeto de control. Sus efectos se traducen
en el mejoramiento de la gestión pública, en aras de mejorar la calidad de vida de
la comunidad. Por regla general esos impactos o cambios positivos deben ser
medibles o cuantificables.
Sin embargo, cuando la medición no sea posible, se debe documentar, describir y
demostrar claramente el beneficio social, mejoramiento o impacto obtenido, si es
posible indicar el número aproximado de población beneficiada.
Existen otro tipo de actuaciones del control fiscal que benefician e impactan
positivamente a los ciudadanos cuando, por ejemplo, se impiden cobros indebidos
por parte de la administración. En este caso, la Contraloría contribuye a generar
en el ciudadano confianza frente al control fiscal e igualmente confianza y
legitimidad frente a las instituciones vigiladas.
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Para la determinación de los beneficios de auditoría se deben tener en cuenta los
siguientes criterios:

Que exista una relación directa entre la observación de la Contraloría, la acción
de mejora realizada por el sujeto de control y el beneficio.

Que se trate de acciones derivadas del control fiscal participativo, debidamente
evidenciadas y soportadas, de la siguiente manera:
a) Que correspondan a acciones correctivas y/o preventivas como producto de
observaciones, hallazgos, pronunciamientos o advertencias efectuadas por la
Contraloría, implementadas y debidamente soportadas y cuantificadas por el
sujeto de control.
b) Cuando el beneficio se derive de una Función de Advertencia, debe estar
sustentado, en el cual se hayan identificado y señalado claramente los riesgos
que hubieren podido afectar el patrimonio público y, una vez aceptados por
parte del sujeto de control los argumentos de la advertencia, comprobar la
realización de las acciones preventivas o correctivas correspondientes y sus
resultados, en términos de beneficios.
c) En cada caso particular, debe describirse y demostrarse plenamente la
efectividad de las acciones correctivas o preventivas; la forma en que el riesgo
patrimonial fue prevenido, la recuperación, la compensación o la mitigación
efectivamente se produjeron; o las mejoras en la gestión pública y prestación
del servicio del sujeto resultaron reales y cuantificables. O los ajustes a las
políticas, planes, programas o proyectos beneficiaron a determinada población.
d) Que correspondan al seguimiento de las acciones establecidas en planes de
mejoramiento, para lo cual se define como beneficio el resultado de aquellas
acciones correctivas o preventivas que efectivamente hayan superado en la
práctica las causas que originaron el hallazgo, advertencia, pronunciamiento u
observación de la Contraloría.
e) El equipo auditor evalúa y calcula el beneficio económico y verifica que la
acción tomada por el sujeto de control corresponda a la observación
comunicada y que sea cuantificable. De no ser posible la cuantificación, debe
explicarse claramente y describirse brevemente en qué consiste el beneficio.
Demostrar su efecto e impacto social u organizacional positivo y la población
beneficiada. Los beneficios se presentan ante el Comité de auditoría para su
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aprobación establecidos mediante formato 600.02.438 Tabla de Beneficios de
Auditoría.
Todo lo anterior, con sus correspondientes soportes.
Los beneficios de auditoría se registran en el formato 600.02.438 Tabla de
Beneficios de Auditoría
5.2.3 Determinación de funciones de advertencia
Corresponde al pronunciamiento de carácter preventivo, comunicado al sujeto de
control por parte de la Contraloría, cuando está en riesgo el patrimonio público.
Se diligencia el formato 600.02.437 Tabla de Funciones de Advertencia
5.2.4 Mesa de Trabajo
En el caso que se requiera variar el plan de trabajo, el término de ejecución de la
auditoría u otros aspectos, el auditor y el Coordinador de Denuncias suscriben
acta en el formato 600.02.385 Mesa de Trabajo.
5.2.5 Papeles de Trabajo
El auditor elabora el formato 600.02.499 Papel de Trabajo Línea Participación
Ciudadana donde relaciona el desarrollo de las actividades necesarias para la
ejecución de la auditoria, identificadas el plan de trabajo, así mismo, plasma las
observaciones correspondientes encontradas en el proceso auditor. Cuando el
desarrollo del procedimiento genere cuadros de más de una hoja se debe
desarrollar en hoja separada.
5.2.6 Organización

El equipo auditor prepara el contenido de los papeles de trabajo en orden
cronológico.

Cada papel de trabajo debe tener documentos soportes o evidenciarse en su
contenido la actividad desarrollada.
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
5.3
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Los papeles de trabajo deberán tener una numeración consecutiva (1, 2 ,3 …)
de acuerdo a la cantidad de formatos utilizados.
INFORME DE AUDITORIA PARTICIPACION CIUDADANA
5.3.1 Borrador del Informe
El equipo auditor elabora borrador del Informe de conformidad al plan de trabajo.
El resultado de la denuncia se plasma en el formato 600.02.500 Informe de
Auditoria Línea Participación Ciudadana y los hallazgos obtenidos se registran en
el formatos 600.02.195 Tabla de Hallazgos de Auditoria, 600.02.437 Tabla de
Funciones de Advertencia y 600.02.438 Tabla de Beneficios de Auditoría, según
corresponda. En los hallazgos fiscales se debe identificar los presuntos
responsables (nombre, cargo y dirección).
El Coordinador de Denuncias revisa el informe de auditoría y convoca en el
formato 600.02.501 Convocatoria a Comité de Auditoría de Participación
Ciudadana.
5.3.2 Informe Preliminar o Definitivo
El Comité de Auditoria evalúa el informe presentado por el grupo auditor, dejando
constancia en el formato 600.02.502 Acta de Comité de Auditoría de Participación
Ciudadana y decide si se otorga oportunidad de contradicción.
El equipo auditor plasma los ajustes efectuados por el Comité de Auditorías en el
formato 600.02.500 Informe de Auditoria Línea Participación Ciudadana, previa
revisión del Coordinador de Denuncias.
El Contralor Departamental del Meta aprueba el informe Preliminar al sujeto de
control, cuando considera necesario otorgar oportunidad de contradicción, en caso
contrario expide informe definitivo.
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5.3.3 Contradicción
Cuando el Comité de Auditoria decide enviar el informe preliminar a contradicción,
el Contralor Departamental comunica dicho informe al sujeto de control y a los
presuntos responsables fiscales, otorgando hasta diez (10) días de plazo,
prorrogable a solicitud del interesado por un término igual.
5.3.4 Análisis Respuesta al Informe Preliminar
Cuando la entidad auditada allegue la respuesta, el equipo auditor realiza el
análisis en el formato 600.02.503 Análisis Respuesta al Informe Preliminar
Auditoría Participación Ciudadana y elabora el informe definitivo en el Formato
600.02.500 Informe de Auditoria Línea Participación Ciudadana. El Coordinador de
Denuncias lo revisa.
El Comité de Auditorías evalúa la clasificación que presenta el equipo auditor a
cada hallazgo, dejando constancia en el formato 600.02.502 Acta de Comité de
Auditoría de Participación Ciudadana, si es de tipo administrativo, disciplinario,
fiscal o con incidencia penal. De igual forma, si el hallazgo se confirma (C), se
modifica (M) o retira (R), escribiendo la observación en el acta de comité de
auditoria cuando sea el caso. De igual forma, en dicha acta se registran las
funciones de advertencia y beneficios de auditoría.
El Comité de Auditorías decide de fondo y determina si el informe definitivo se
publica en la página web de la Contraloría Departamental del Meta.
5.3.5 Remisión a la Entidad
El grupo auditor proyecta para la firma del Contralor Departamental la
comunicación del informe definitivo al representante legal de la entidad auditada,
previa revisión del Coordinador de Denuncias. De igual forma, anexa el formato
600.02.503 Análisis Respuesta al Informe Preliminar Auditoría Participación
Ciudadana, según corresponda.
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5.3.6 Publicación del informe
Cuando el Comité decide publicar el Informe Definitivo, el funcionario responsable
de la auditoría lo hará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al
comunicado de la entidad auditada o del denunciante y adelanta el trámite
correspondiente ante la Oficina de Planeación, Gestión de Calidad y
Comunicaciones, dejando evidencia en el formato 600.02.230 Actualización
Página Web.
5.3.7 Traslado de hallazgos
El Contralor Departamental traslada los hallazgos de auditoría en oficio remisorio
elaborado por el equipo auditor y revisado por el Coordinador de Denuncias, los
cuales deben adjuntar los formatos 600.02.186 Traslado de Hallazgos Fiscales y
600.02.169 Traslado de Hallazgos Disciplinarios, según corresponda. Los
hallazgos penales se registran en el oficio remisorio. En cualquiera de los casos,
los traslados deben anexar copia de la (s) denuncia (s).
Los traslados de hallazgos deben realizarse dentro de los treinta (30) días hábiles
siguientes de comunicado el informe definitivo a la entidad auditada.
5.4 PLANES DE MEJORAMIENTO
El Comité de Auditorías de Participación Ciudadana puede solicitar la suscripción
de plan de mejoramiento, en cuyo caso, la entidad debe presentarlo de
conformidad con lo establecido para tal efecto en la Resolución de Rendición de
Cuenta vigente, expedida por la Contraloría Departamental.
5.5 ENTREGA DEL EXPEDIENTE A ARCHIVO DE GESTION
Culminada la auditoria, el auditor entrega al Coordinador de Denuncias el
expediente de esta, foliado y de conformidad a las tablas de retención documental.
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FORMA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME
5.6.1 Forma del informe
Escribir en forma clara y ordenada los hallazgos de acuerdo con su importancia y
materialidad.
El informe debe escribirse en: Letra Arial 12 e interlineado sencillo
Márgenes
Márgen superior
Margen inferior
Margen Izquierdo
Margen Derecho
4 cms
3 cms
3 cms
3 cms
Paginación
Debe ir a la derecha en el margen inferior página xx de xxx
Carátula
En negrilla alineado a la derecha se escribe informe preliminar o final y el nombre
completo de la auditoria, tipo título en arial 22.
A 9 espacios y en mayúscula sostenida, arial 24, se escribe el nombre completo
de la entidad.
A 9 espacios, en mayúscula y arial 14 se escribe el mes y el año.
Hoja de presentación
El título corresponde al nombre completo de la auditoria que se adelanta la cual se
escribe en mayúscula fija, arial 12 y en negrilla. A 5 espacios se escriben los
cargos Contralor, Secretario General, Contralor Auxiliar de Auditoría y Control
Fiscal Participativo, Responsable de la Entidad Auditada y el Equipo Auditor, en
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minúsculas tipo título, a cinco espacios interlineados, al frente el nombre en
mayúscula fija. Se elabora en tabla invisible.
Numeración de capítulos
Sólo se utilizan números arábigos, con la siguiente diferenciación por niveles:
1.
1.1
1.1.1
1.1.1.1
Primer Nivel: en mayúsculas, negrilla y centrado
Segundo Nivel: en mayúsculas sin negrilla y alineado a la izquierda
Tercer Nivel: en minúsculas con negrilla y alineado a la izquierda
Cuarto Nivel: en minúsculas sin negrilla, cursiva y alineado a la
izquierda
Otras relaciones
En caso de ser necesario el manejo de otra clase de enumeraciones, se debe
utilizar el número o letra seguido por un paréntesis, ejemplo:1) o a). En el
contenido del informe no se pueden utilizar otra clase de numeraciones. Esta
posición no lleva sangría.
Cuadros o Gráficos
El contenido la fuente debe ir en arial 8, los títulos en arial 10. Cada columna de
los cuadros lleva título y la primera palabra con mayúscula inicial, El cuadro o
gráfico debe aparecer en la página que se mencione o en la siguiente.
Nota: En la tabla de hallazgos se deben identificar los posibles detrimentos en
pesos.
Notas al pie de página
Son un recurso para ampliar, complementar, desarrollar o aclarar una idea. Se
ponen separados del texto por una línea horizontal continua aproximadamente 12
espacios. Esta línea se traza desde el margen izquierdo después del último
renglón del texto y separado de éste por dos renglones.
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VERSIÓN 1.0
La nota se escribe en arial 8. Las notas de pie de página se indican con números
arábigos y su señalización es consecutiva a través del informe.
Cita Textual
Corresponde a un párrafo que se extrae de otro escrito, ley o norma. Se inserta
dentro del texto entre comillas. Cualquier omisión de una parte de la cita se indica
con tres puntos suspensivos al inicio y al final. Se escriben en arial 10 cursiva.
6.
FLUJOGRAMA
No Aplica
7.



8.







DOCUMENTOS DE REFERENCIAS
Resoluciones Orgánicas de la Contraloría General de la República
Normatividad sobre control fiscal
Rendición de cuentas a la Contraloría Departamental del Meta
ANEXOS
Memorando de Asignación Auditoría Línea Participación Ciudadana
600.02.497
Plan de Trabajo Participación Ciudadana 600.02.498
Papel de Trabajo Línea Participación Ciudadana 600.02.499
Informe de Auditoría Línea de Participación Ciudadana 600.02.500
Convocatoria a Comité de Auditoria de Participación Ciudadana 600.02.501
Acta de Comité de Auditoría de Participación Ciudadana 600.02.502
Análisis Respuesta al Informe Preliminar Auditoría Participación Ciudadana
600.02.503
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