No. MD-CGFM-CARMA-IGAR-OCICA-29.10

FUERZAS MILITARES DE COLOMBIA
ARMADA NACIONAL
OFICINA DE CONTROL INTERNO COMANDO ARMADA
No.
MD-CGFM-CARMA-IGAR-OCICA-29.10
Bogotá D.C.,
Señor Capitán de Fragata
JUAN CARLOS ACUÑA TORRES
Director Economía y Finanzas Armada Nacional
Gn.-
Asunto: Seguimiento Sistema Integrado de Información Financiera SIIF - Nación
En cumplimiento al rol de Evaluación y Seguimiento asignado a la Oficina de
Control Interno se realizó del 23 al 25 de junio/10 el seguimiento a la
administración y operación del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF –
Nación con los siguientes resultados:
1. Criterios para el seguimiento:
Resolución Nº 1282 del 10 de noviembre/2004
Circular Nº 000007-MDSGDFGAD-13 del 7 de enero/2010
Directiva Permanente Nº 6 MDSGDF-23.1 del 03 de mayo/2010
Circular Nº 000099 MDSGDFGAD-13 del 29 de marzo/2010
2. Novedades encontradas:
2.1. La asignación y restricciones del usuario y/o contraseña establecida para el
acceso al SIIF son realizados de acuerdo con el requerimiento del jefe directo
del funcionario tanto en CARMA como en las demás Unidades; sin embargo,
en la verificación in sitio de este aspecto, se evidencio que se están
compartiendo usuarios y claves de acceso con personal que no tiene
asignado dicho perfil.
“Con eficacia y transparencia construimos paz y futuro en los mares, costas y ríos de la patria”
“Línea anticorrupción Armada Nacional 018000116969-24 horas”
Carrera 54 No. 26-25 CAN Conmutador 3150111 Ext. 3759. Fax. 2660437
www.armada.mil.co – [email protected]
2.2. No existe un mecanismo que permita realizar soporte técnico en línea, estos
requerimientos deben ser remitidos mediante comunicación escrita de las
Unidades a DINFO, aspecto que retrasa el restablecimiento de la
comunicación del sistema. Así mismo, la Dirección de Economía y Finanzas
no cuenta con medios para realizar el soporte funcional, este se efectúa sólo
a través de la línea de soporte del Ministerio de Hacienda.
2.3. Con referencia a la capacitación de los usuarios nuevos se evidencio que no
se realiza capacitación al funcionario previa su creación en el aplicativo SIIF;
sin embargo, el usuario puede acceder al Manual de Procedimientos
Financieros del Ministerio de Defensa el cual contiene pantallazos guiados
del funcionamiento del sistema.
La Dirección de Economía y Finanzas no realiza pruebas de validación de la
competencia de los funcionarios activos en el sistema de acuerdo con su
perfil asignado.
No se cuenta con un equipo capacitador que permita el entrenamiento y
actualización requerida por los usuarios del sistema; adicional a esto, la
capacitación se realiza de acuerdo con la disponibilidad del Ministerio de
Hacienda y es restringida a funcionarios de la guarnición de Bogotá. De
acuerdo con la información recibida por la Dirección de Economía y Finanzas
los funcionarios capacitados deben actuar como formadores para los otros
funcionarios activos en el sistema.
2.4. No se están cumpliendo las políticas y estándares de seguridad del sistema,
lo anterior evidenciado en el “préstamo” de usuario y claves por parte de los
funcionarios de la Dirección de Economía y Finanzas. Así mismo, se
evidencio que no se cuenta con un procedimiento que permita controlar la
devolución del token por parte del personal a contrato y del personal a
nómina que se pensiona.
2.5. No se tiene establecido un control que permita la oportuna activación y/o
desactivación como usuario del aplicativo al personal que labora en la
institución mediante contrato de prestación de servicios; no se cuenta con un
mecanismo de comunicación con la Dirección de Personal que permita
establecer este control.
2.6. La Dirección de Economía y Finanzas no utiliza el módulo de auditoría del
SIIF-Nación como apoyo al proceso de autocontrol y autoevaluación del
proceso; de acuerdo con la entrevista a los funcionarios responsables, el
módulo se habilita sólo en ocasiones excepcionales.
“Con eficacia y transparencia construimos paz y futuro en los mares, costas y ríos de la patria”
“Línea anticorrupción Armada Nacional 018000116969-24 horas”
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2.7. El mapa de riesgos establecido para SIIF-Nación por parte de la Dirección de
Economía y Finanzas no se ajusta a la metodología definida por la Dirección
Financiera del Ministerio de Defensa Nacional.
Así mismo, se evidencia que el mapa de riesgos no se ha establecido como
un mecanismo preventivo que garantice el adecuado funcionamiento del
sistema, lo anterior soportado en que la Dirección de Economía y Finanzas
define el mapa de riesgos y su plan de mitigación de manera extemporánea,
año vencido; eliminando con esta práctica el beneficio de mejora y
sostenibilidad que aporta la metodología de Administración de Riesgo.
Para el año 2010 no se ha establecido Plan de Mitigación ni Plan de
Contingencia.
2.8. El tiempo establecido para la activación del protector de pantalla excede el
límite definido por el Sistema.
El próximo seguimiento y evaluación a la Administración del SIIF-Nación y la
verificación de las acciones tomadas se tiene programado para el 13 de
diciembre/10.
Atentamente,
Capitán de Corbeta DIANA MILENA AVILA HERNANDEZ
Jefe Oficina Control Interno Armada Nacional
Copia: Vicealmirante Hugo García de Vivero, Jefe Operaciones Logísticas Armada Nacional
Coronel Diego E. Becerra Cornejo, Director Financiero Ministerio de Defensa Nacional
Elaboró: Equipo Auditor A/B OCICA
GEDOC-FT-391-AYGAR-V01.
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