CAR-GJ-001 - Gobernación del Tolima

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Código: CAR- GJ-001
Versión: 06
Pág. 1 de 7
Vigente desde: 04/08/2014
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
CARACTERIZACION PROCESO GESTION JURIDICA
OBJETIVO
ALCANCE
Representar, asesorar y asistir oportunamente en los aspectos
Comprende desde la planeación de
jurídicos a la administración Departamental, con particular énfasis a
seguimiento y evaluación del proceso.
al despacho del Gobernador, de acuerdo con los términos de Ley.
hasta
RESPONSABLE
FACILITADOR DEL
PROCESO
DEPENDENCIAS PARTICIPANTES
Director del Departamento
Administrativo de Asuntos
Jurídicos
Departamento Administrativo
de Asuntos Jurídicos
Departamento Administrativo de Asuntos Jurídicos
PROVEEDORES

actividades,
ENTRADAS

Procesos Estratégicos
Direccionamiento
estratégico
Normatividad Vigente




 Comunidad –
sociedad civil
 Todos los procesos
 Despachos judiciales
 Entidades públicas
 Entidades Privadas






Demandas
Derechos de
petición
Solicitud de
Consultas
Tutelas
Ordenanzas
Actos Municipales
(Acuerdos y decreto
s)
Recursos de
reposición y de
apelación en vía
gubernativa
Solicitudes de
revocatoria directa
Reconocimiento de
SUBPROCESOS /ACTIVIDADES
PLANEACION DE ACTIVIDADES
ANALISIS Y ESTUDIO DEL
REQUERIMIENTO Y REMISION DE
SOLICITUD DE INFORMACION A OTRAS
DEPENDENCIAS PARA LOGRAR UN
RESULTADO EFECTIVO EN LA
RESPUESTA
SALIDAS

Cronograma de
actividades

Solicitud de
información a otras
dependencias
Proyecto de estudio

el
CLIENTES

(Se proyecta darle

respuesta al documento
que haya ingresado, de

manera consecuente al
mismo y de acuerdo a las
respuestas que lleguen de
las otras dependencias,
relacionadas con el
proceso que se esté
adelantando.)
Proceso Gestión
Jurídica
Dependencias de la
Gobernación del Tolima
Proceso Gestión
Jurídica
Este documento es propiedad de la Gobernación del Tolima, quien se reserva todos los derechos legales sobre el mismo. No es permitida la transferencia o uso de
cualquier información contenida en el, sin acuerdo previo y documentado, ni su reproducción total o parcial por parte de cualquier persona o entidad.
PROVEEDORES
ENTRADAS










Proceso Gestión
Jurídica
Dependencias de la
Gobernación del
Tolima










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SALIDAS
CLIENTES
personería jurídica
Resoluciones
Decretos
Conciliaciones
Procesos de
selección
Información para dar
respuesta a los
requerimientos
Demandas
Derechos de
petición
Solicitud de
Consultas
Tutelas
Ordenanzas
Actos Municipales
(Acuerdos y decreto
s)
Recursos de
reposición y de
apelación en vía
gubernativa
Solicitudes de
revocatoria directa
Reconocimiento de
personería jurídica
Resoluciones
Decretos
Conciliaciones
Procesos de
selección
De acuerdo al tipo de
documento que se
establezca se obtendrá
alguno de los siguientes
productos:
ELABORACIÓN DEL ACTO
ADMINISTRATIVO DE RESPUESTA A LA
SOLICITUD O EL PROCEDIMIENTO QUE
INGRESÓ
 Demandas: contestación –
alegatos – recursos de
reposición – apelación de
queja- suplica – oficios –
aporte de pruebas adopción de fallos
judiciales – desacatos.
 Derechos de petición:
Oficio de respuesta
 Solicitud de consulta:
oficios de respuesta a la

consulta
 Tutelas: contestación –
impugnación- desacato –
adopción
 Proyecto de Ordenanzas:
Estudio previo de
legalidad
 Actos de los
Administrativos
municipales: revisión
posterior a los actos
 Recurso en vía
gubernativa: Resoluciones
 Revocatoria Directa:
resolución
 Personería Jurídica:
Resolución
 Nombramientos: revisión
previa del decreto
Proceso Gestión
Jurídica
PROVEEDORES
ENTRADAS
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SALIDAS
CLIENTES
 Conciliaciones: Acta para
ser presentada ente el
comité de conciliaciones
del departamento, y asistir
a la audiencia ante la
procuraduría
 Procesos de Selección:
evaluación a los proceso
de selección
De acuerdo al tipo de
documento que se
establezca se obtendrá
alguno de los siguientes
productos:

Proceso Gestión
Jurídica
 Demandas: contestación –
alegatos – recursos de
reposición – apelación de
queja- suplica – oficios –
aporte de pruebas adopción de fallos
judiciales – desacatos.
 Derechos de petición:
Oficio de respuesta
 Solicitud de consulta:
oficios de respuesta a la
consulta
 Tutelas: contestación –
impugnación- desacato –
adopción
 Proyecto de Ordenanzas:
Estudio previo de
legalidad
 Actos de los
Administrativos
municipales: revisión
posterior a los actos
 Recurso en vía
gubernativa: Resoluciones
 Revocatoria Directa:
resolución
 Personería Jurídica:
Escritos de contestación,
alegatos de conclusión,
recursos, demandas Respuesta del derecho de
petición - Conceptos
jurídicos – Acuerdos Contestación a la Tutela Actas de evaluación
jurídica - Actos
administrativos revisados
COMUNICACIÓN, NOTIFICACIÓN Y
ENVÍO
(Los escritos de
contestación, son
entregados a la Secretaria
del Departamento Jurídico,
quien se encarga de
remitirlos al destinatario- en
el caso de los
procedimientos
relacionados con la defensa
judicial del Departamento,
se hace entrega personal.
Cuando es contestación de
demanda, se hace
presencia en el despacho
judicial o Procuraduría)
 Comunidad – sociedad
civil
 Todos los procesos
 Entidades públicas
 Entidades Privadas
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PROVEEDORES
ENTRADAS
SALIDAS
CLIENTES
Resolución
 Nombramientos: revisión
previa del decreto
 Conciliaciones: Acta para
ser presentada ente el
comité de conciliaciones
del departamento, y asistir
a la audiencia ante la
procuraduría
 Procesos de Selección:
evaluación a los proceso
de selección





Proceso Gestión
Jurídica
Cronograma de
actividades
Definición del objeto
de la solicitud
Proyecto de estudio
Escritos de
contestación,
alegatos de
conclusión, recursos,
demandas Respuesta del
derecho de petición Conceptos jurídicos –
Acuerdos Contestación a la
Tutela - Actas de
evaluación jurídica Actos administrativos
revisados

SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL
PROCESO


Informe de gestión y
resultados
Reporte de acciones
de mejora.
Mapa de riesgos
actualizado

Procesos Estratégicos

Proceso Evaluación
Independiente

Proceso Gestión de
Control disciplinario
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REQUISITOS LEGALES Y
REGLAMENTARIOS
REQUISITOS MECI 1000:2014
REQUISITOS NTCGP 1000:2009
Ver Normograma del proceso
NOR-MC-001.
Módulo de Planeación y Gestión
4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.5.1, 6.1, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5
DOCUMENTOS










MAN-MC-001 Manual del Sistema Integrado de
Gestión
MAN-MC-002 Manual de Indicadores de Gestión
MAN-MC-003 Manual de Administración del riesgo
MAN-MC-004 Manual de Operación del Equipo
MECI-CALIDAD
MAN-MC-005 Contexto Estratégico
MAN-MC-006 Manual de Procedimientos
MAN-TH-001 Manual de Funciones
MAN-TH-002 Manual de inducción y reinducción
MAN-CB-001 Manual de Contratación
MAN-GD-001 Manual de Gestión Documental
RECURSOS
GENERALES:
Hardware
Software
Infraestructura
Recursos Físicos
Recursos Financieros
Talento Humano













REGISTROS
COD-MC-003 Código de buen gobierno.
COD-MC-001 Código de ética.
PLA-DE-001 Plan Anticorrupción y Atención al
Ciudadano
PLA-GC-001 Plan de Comunicaciones
POR-AC-001 Portafolio de Servicios
MAP-MC-001 Mapa de procesos
MAP-MC-002 Mapa de riesgos por procesos
MAP-MC-002 Mapa de riesgos Institucional
MAP-MC-004 Mapa de riesgos de corrupción
MAT-MC-001 Matriz de Indicadores
NOR-MC-001 Normograma
Carta por un Trato Digno al Ciudadano
Reglamento de Archivo
CONTROLES


Seguimiento del registro de reparto
Seguimiento de los asuntos asignados




FOR-MC-011 Informe de gestión y resultados
FOR-MC-007 Reporte de acciones de mejora
Escritos de contestación, alegatos de conclusión,
recursos, demandas - Respuesta del derecho de
petición - Conceptos jurídicos – Acuerdos Contestación a la Tutela - Actas de evaluación
jurídica - Actos administrativos revisados
Registros del Macroproceso “M. ASUNTOS
LEGALES Y PUBLICOS ” Secretaría de
Educación y Cultura
RIESGOS ASOCIADOS AL
PROCESO
Ver Mapa de Riesgos MAP-MC-002
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POLITICAS DE OPERACION

Para la asignación de asuntos jurídicos se debe revisar la competencia para atender el asunto jurídico.

Los procesos notificados al Departamento, deberán constatarse que efectivamente el Departamento sea parte dentro del mismo, y una vez constatado, proceder a
dar respuesta a los fundamentos de hecho y derecho que el accionante expone, sustentándose en las pruebas que pretenda hacer valer.

Las solicitudes jurídicas y derechos de petición requerirán de revisar la competencia para atender el asunto.

Todas las respuestas deberán cumplir el término o plazo dispuesto para decidir el asunto jurídico
PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores – MAT-MC-001)
CODIGO
NOMBRE
TIPO
IND-GJ-001
DECRETOS DEPARTAMENTALES
EFICACIA
IND-GJ-002
NUMERO DE DECISIONES JUDICIALES A FAVOR DEL DEPARTAMENTO
EFECTIVIDAD
IND-GJ-003
NUMERO DE REQUERIMIENTOS ATENDIDOS OPORTUNAMENTE
EFICIENCIA
IND-GJ-004
PROCESOS JURIDICOS A FAVOR DEL DEPARTAMENTO
EFICACIA
IND-GJ-005
TUTELAS FALLADAS A FAVOR DEL DEPARTAMENTO
EFECTIVIDAD
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
30/03/2010
24/11/2010
DESCRIPCION DEL CAMBIO







Actualización del encabezado y pie de página del documento
Codificación del documento
Actualización por cambio de la versión de la norma NTCGP 1000
Cambio en los nombres de los procesos: Gestión de Calidad por Mejoramiento Continuo y Control Interno por
Evaluación Independiente.
Codificación de los registros y documentos adscritos a la caracterización
Inclusión de las políticas de operación del proceso.
Ajustar el nombre de la segunda actividad por “ANALISIS Y ESTUDIO DEL REQUERIMIENTO, REMISION DE
SOLICITUD DE INORMACION A OTRAS DEPENDENCIAS PARA LOGRAR UN RESULTADO EFECTIVO EN LA
VERSIÓN
02
03
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CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
13/12/2011
19/12/2013
DESCRIPCION DEL CAMBIO
VERSIÓN

RESPUESTA”
Actualizar las entradas y salidas de las actividades 2,3,4 y 5.

Actualización de entradas y salidas de las actividades
04

Actualización del proceso, de acuerdo con los ajustes en la estructura organizacional, según el Decreto 0327 de
2013.
Se incluyó la dependencia facilitadora del proceso, quien tendrá el rol de articulación con las demás dependencias
responsables, para el logro del objetivo propuesto.
05
Se ajustó la caracterización en su forma de presentación
Ajustes de la caracterización, de acuerdo con el nuevo Mapa de procesos de la Entidad.
Se incluyeron como documentos del proceso, el Programa de Salud ocupacional, Portafolio de servicios, Plan de
Comunicaciones, el Plan Anticorrupción, Manual de Contratación, Manual de Indicadores de Gestión, Manual de
Administración del riesgo, Manual de Gestión Documental, Portafolio de servicios, Mapa de riesgos de corrupción y el
Contexto Estratégico.
Se incluyeron los formatos asociados al Macroproceso “M. ASUNTOS LEGALES Y PUBLICOS” Secretaría de
Educación y Cultura.
Se cambió el nombre del proceso de soporte jurídico a Gestión Jurídica.
Se actualizó la normatividad vigente, teniendo en cuenta la actualización del MECI 1000 a la versión 2014.
06




04/08/2014



ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
Equipo de trabajo del proceso
Fecha: Mayo de 2014
Equipo MECI-CALIDAD
Fecha: Junio de 2014
Comité Coordinador del Sistema de Control Interno
Fecha: Agosto de 2014

CAR-GJ-001 - Gobernación del Tolima

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