Manual del Sistema de Gestión de la LOPD

Transcripción

MANUAL DEL
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA LOPD
Manual del
Sistema de Gestión de la LOPD
Comercio Electrónico del Duero S.L.
C/ Luís Proust, 3. Parque Tecnológico de Boecillo.
47151 Boecillo –Valladolid
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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Elaborado por: WEBDUERO
MANUAL DEL
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1.
INTRODUCCIÓN ...................................................................5
2.
ACCESO A LA APLICACIÓN ......................................................7
3.
SECCIÓN ENTIDAD ..............................................................9
4.
SECCIÓN USUARIOS ..........................................................10
I.
CREACIÓN DE NUEVOS USUARIOS...........................................11
II. EDITAR DATOS DE USUARIOS EXISTENTES. ...............................11
III.
ELIMINAR USUARIOS EXISTENTES. ......................................11
5.
SECCIÓN FICHEROS DE NOTIFICACIÓN ....................................12
I.
CREACIÓN DE NUEVOS FICHEROS DE NOTIFICACIÓN ...................12
II. PARTES DE LA GENERACIÓN DE FICHEROS ................................15
A.
RESPONSABLE DE FICHERO ..................................................15
B.
DERECHOS DE OPOSICIÓN, ACCESO, RECTIFICACIÓN Y CANCELACIÓN..
.....................................................................................17
C.
DISPOSICIÓN GENERAL DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y SUPRESIÓN ..
.....................................................................................17
D.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.............................................18
E.
IDENTIFICACIÓN Y FINALIDAD DEL FICHERO.............................19
F.
ORIGEN Y PROCEDENCIA DE LOS DATOS...................................20
G.
TIPOS DE DATOS, ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL FICHERO. ....22
H.
MEDIDAS DE SEGURIDAD. ....................................................23
I.
CESIÓN DE DATOS..............................................................24
J.
TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES. ....................................26
K.
SUPRESIÓN DE LA INSCRIPCIÓN. ...........................................28
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III.
LISTADO DE FICHEROS.....................................................29
A.
MODIFICAR DATOS DE FICHEROS EXISTENTES. ..........................30
B.
LA HOJA DE SOLICITUD.......................................................30
C.
ENVÍO DE LA NOTIFICACIÓN A MODO DE PRUEBA. ......................32
D.
ENVÍO DE LA NOTIFICACIÓN A MODO REAL. ..............................32
E.
FICHERO DE LOG. ..............................................................34
F.
VISTA DE IMPRESIÓN. ........................................................34
G.
ELIMINAR FICHERO DE NOTIFICACIÓN. ...................................34
6.
SECCIÓN DOCUMENTO DE SEGURIDAD ....................................35
I.
ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL ...........................................36
A.
CREAR NUEVO...................................................................37
B.
EDITAR DATOS..................................................................37
C.
ELIMINAR ELEMENTO. .........................................................37
II. ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS .............................................38
A.
CREAR NUEVO...................................................................39
B.
EDITAR DATOS..................................................................39
C.
III.
ADMINISTRACIÓN DE APLICACIONES ...................................40
A.
CREAR NUEVO...................................................................41
B.
EDITAR DATOS..................................................................41
C.
IV.
CREACIÓN DEL DOCUMENTO DE SEGURIDAD ...........................42
V.
LISTADO DE
DOCUMENTOS DE SEGURIDAD ...............................43
A.
MODIFICAR DATOS. ...........................................................43
B.
VISTA DE IMPRESIÓN. ........................................................43
C.
ELIMINAR........................................................................44
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7.
SECCIÓN AUDITORIAS .......................................................45
I.
CREACIÓN DE NUEVAS AUDITORIAS ........................................46
II. EDITAR DATOS..................................................................46
III.
ELIMINAR AUDITORIAS. ...................................................47
8.
SECCIÓN DERECHOS ARCO ................................................48
I.
CREACIÓN DE NUEVOS DERECHOS ARCO .................................49
II. EDITAR DATOS..................................................................50
III.
ELIMINAR DERECHOS ARCO.............................................50
9.
SECCIÓN INCIDENCIAS ......................................................51
I.
CREACIÓN DE NUEVAS INCIDENCIAS .......................................52
II. EDITAR DATOS..................................................................52
III.
ELIMINAR INCIDENCIAS. ..................................................53
10.
SECCIÓN SOPORTES .......................................................54
I.
CREACIÓN DE NUEVOS SOPORTES...........................................55
II. EDITAR DATOS..................................................................55
III.
ELIMINAR AUDITORIAS. ...................................................55
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1. INTRODUCCIÓN
En este manual se va a explicar el funcionamiento de la aplicación de gestión de la LOPD
instaurada inicialmente en la Diputación de Ávila; razón por la cual las imágenes mostradas en
dicho manual tendrán siempre el logotipo de la misma.
Las siguientes entidades públicas en las que se implante no deberán olvidar que en su
aplicación aparecerá su logotipo en lugar del de la Diputación de Ávila.
El manual se va a dividir en tantas secciones como unidades funcionales tiene la aplicación que
son las siguientes:
- Entidades: sección donde cada entidad podrá modificar sus datos.
- Usuarios: cada entidad podrá tener sus propios usuarios de la aplicación y sobre
ellos podrá realizar las acciones que se detallan
• Crear nuevo
• Editar existente
• Eliminar
- Ficheros: son cada uno de los documentos que se enviarán al sistema NOTA
(NOtificaciones Telemáticas a la AEPD)
• Crear nuevo
• Modificar existente
• Enviar documento a modo de prueba
• Enviar documento en modo real
• Ver el LOG de envíos
• Vista de impresión
• Eliminar
- Documento de seguridad: tratamiento de dicho elemento, más la administración
de los componentes que le forman: Personal, Puestos y Aplicaciones. Sobre cada uno
de estos elementos podremos realizar las siguientes acciones:
• Crear nuevo
• Eliminar
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- Auditorias: además de poder descargarnos la plantilla para completarla en papel y
posterior a la creación de la misma en el sistema, adjuntarla; también podemos
llevar a cabo sobre el elemento auditoria las siguientes funciones:
• Crear nuevo
• Eliminar
- Derechos ARCO: permitimos la descarga de plantillas para después adjuntar, y las
siguientes acciones:
• Crear nuevo
• Eliminar
• Plantillas disponibles:
o
Modelo de derechos de acceso
o
Modelo de derechos de rectificación
o
Modelo de derechos de cancelación
o
Modelo de derechos de oposición
- Incidencias: permitimos la descarga de la plantilla que después podrá adjuntar
adjuntar, y las siguientes acciones para el control de las incidencias:
• Crear nuevo
• Eliminar
- Soportes:
• Crear nuevo
• Eliminar
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2. ACCESO A LA APLICACIÓN
Al cargar la URL de la aplicación, instalada previamente en su servidor, aparecerá la siguiente
pantalla, sustituyendo el logotipo de la diputación de Ávila por el suyo propio.
Para poder acceder a la aplicación deberá introducir su usuario y contraseña que habrá sido
creado anteriormente por el administrador del sistema.
Si los datos introducidos son correctos accederá a la pantalla principal de la aplicación para
comenzar a trabajar con ella.
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3. SECCIÓN ENTIDAD
Accedemos a esta sección mediante el menú superior ENTIDAD.
Desde este apartado podrán modificarse los datos de la entidad, así como los datos del usuario
asociado al mismo.
El usuario asociado a la entidad es el que tiene permisos de administrador, el cual tiene acceso
a todos los menús de la extranet.
Para el resto de usuarios (pertenecientes a grupos con acceso restringido) ver la sección
'Usuarios'.
El formulario que se muestra para la modificación de los datos de la Entidad es el siguiente:
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4. SECCIÓN USUARIOS
Accedemos a esta sección mediante el menú superior USUARIOS.
Al seleccionar el menú nos aparece la siguiente pantalla:
En ella tenemos la opción de crear usuarios nuevos mediante el botón
o editar
/ borrar los existentes mostrados en el listado.
Además podemos consultar la ayuda en línea pulsando sobre el icono
Los campos del elemento, marcados con * son obligatorios, el resto no. El formulario consta de
la siguiente información:
• Login: Nombre del usuario para conectarse a la extranet.
• Password: Contraseña que servirá junto al login para conectarse a la extranet.
• Nombre y Apellidos del usuario.
• Grupo: Grupo al que pertenece el usuario.
o
Responsable de fichero.
o
Responsable de seguridad.
• DNI del usuario.
• Correo electrónico del usuario.
• Teléfono del usuario.
• Móvil del usuario.
• Fax del usuario.
• Estado: (Activo/Inactivo) según sea podrá acceder o no a la extranet.
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I. CREACIÓN DE NUEVOS USUARIOS
Para proceder a la creación de nuevos usuarios pulsaremos sobre el botón
colocado en la parte superior del listado.
Al pulsar en dicho botón nos aparecerá un formulario que deberemos completar, al menos los
campos obligatorios (los marcados con *) para que el elemento pueda crearse en el sistema.
II. EDITAR DATOS DE USUARIOS EXISTENTES.
Para proceder a la edición de los datos de los usuario, debemos pulsar sobre el icono
, que
está situado a su derecha.
Al pulsar en dicho botón nos aparecerá un formulario similar al del proceso de creación, pero
con los datos que están almacenados en el sistema, completados en dicho formulario.
III. ELIMINAR USUARIOS EXISTENTES.
Para proceder a la eliminación de usuario existente en la aplicación, debemos pulsar sobre el
icono
, que está situado a su derecha.
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5.SECCIÓN FICHEROS DE NOTIFICACIÓN
Accedemos a esta sección mediante el menú superior FICHEROS.
Los estados en los que puede estar un elemento fichero son:
•
: Formulario que aún no ha sido grabado en el sistema, por lo que no puede ser
enviado
•
: Formulario guardado en el sistema y validado, por lo tanto puede ser enviado.
•
: Formulario guardado en el sistema y pero con datos no validados, por lo tanto
no puede ser enviado
Para poder enviar un formulario debe estar completo y validado
En el lateral izquierdo aparecen dos submenús con las acciones a realizar sobre el elemento
que son: Crear un nuevo fichero de notificación (Nuevo) y Listar los ficheros de notificación
existentes en el sistema (Listar)
I. CREACIÓN DE NUEVOS FICHEROS DE NOTIFICACIÓN
Para acceder a la creación del elemento, debemos pulsar sobre el menú de la izquierda
‘Nuevo’.
Que en función del tipo de solicitud que marquemos nos mostrará unos datos. Este campo e
obligatorio e indica el tipo de operación va a realizarse sobre el fichero:
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•
En el caso de alta de notificación: Si la notificación se refiere a un tratamiento de
datos sobre Nóminas, Recursos humanos, Agenda de personas de contacto, Control
de acceso, Gestión económica, Historia clínica, Registros de Entrada/Salida de
documentos, Padrón, Alumnos o Profesores, puede marcar el cuadro TIPO y
seleccionar el modelo que corresponda (se rellenan determinados apartados con
valores apropiados) o bien seleccionar NORMAL para partir de un formulario
totalmente vacío.
•
En caso de modificaciones se deberá indicar el Código de Inscripción que se
asignó al fichero en el momento de su alta en el RGPD así como el CIF/NIF con el
que fue inscrito, los apartados que se desea modificar y el Nombre o Razón Social
del responsable.
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•
En caso de supresiones se deberá indicar el Código de Inscripción que se asignó al
fichero en el momento de su alta en el RGPD así como el CIF/NIF con el que fue
inscrito.
.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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En cualquiera de los tres casos, al guardar el formulario, nos aparecerá en el lateral izquierdo
una serie de submenús que nos llevarán a más secciones que deberemos completar. Dichas
secciones las pasaremos a comentar a continuación, teniendo en cuenta siempre que no todas
aparecerán en todos los tipos de fichero.
Debemos tener en cuenta que en todos los formularios tendremos unos botones en la parte
inferior con las siguientes funcionalidades
: guardar los datos
: validar los datos introducidos
: restablecer los datos anteriores
II. PARTES DE LA GENERACIÓN DE FICHEROS
A. RESPONSABLE DE FICHERO
Este apartado es obligatorio rellenarlo. Aquí se indicará la persona física o jurídica de
naturaleza pública o el órgano administrativo responsable del fichero que decida sobre la
finalidad, contenido y uso del fichero.
Deberá rellenarse teniendo en cuenta los siguientes extremos:
•
Se indicará en este apartado la persona física o jurídica de naturaleza pública o el
órgano administrativo responsable del fichero que decida sobre la finalidad,
contenido y uso del fichero.
•
Una persona que trabaja bajo la dependencia o autoridad directa del responsable
del fichero, ya sea por su condición de funcionario o debido a una relación
contractual dentro del ámbito del derecho laboral, no tiene la consideración de
responsable del fichero a los efectos de la LOPD.
•
Cuando el responsable del fichero no esté establecido en el territorio de la Unión
Europea y utilice en el tratamiento de datos medios situados en territorio español,
deberá designar, salvo que tales medios se utilicen con fines de tránsito, un
representante en España, sin perjuicio de las acciones que pudieran emprenderse
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contra el propio responsable del tratamiento. En este caso, deberá cumplimentar
obligatoriamente los datos de su representante en España en el apartado 2.
Derechos de Oposición , acceso, rectificación y cancelación.
•
Señale el tipo de administración en que se encuentra encuadrado el órgano
responsable del fichero.
•
Si ha señalado "Autonómica", rellene el campo "Código de comunidad autónoma".
•
Para el encuadramiento administrativo del órgano se han previsto tres niveles
jerárquicos, que deben rellenarse teniendo en cuenta lo indicado en el apartado
correspondiente de la disposición general de creación del fichero. Si sólo existe un
nivel, repetir la denominación del responsable en los tres campos. Si sólo existen
dos, repetir la denominación del responsable en el segundo y tercer niveles.
•
El teléfono, fax y dirección de correo electrónico son de complementación
voluntaria.
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B. DERECHOS
DE
OPOSICIÓN,
ACCESO,
RECTIFICACIÓN Y CANCELACIÓN.
Este apartado únicamente deberá cumplimentarlo en el caso de que la dirección dónde se
prevea atender al ciudadano que desee ejercitar sus derechos de oposición, acceso,
rectificación y cancelación sea diferente a la indicada en el apartado 1. Responsable del fichero.
Cumplimente el nombre de la dependencia u oficina y la dirección completa de la misma. Si
existen varias o son determinables, indique la oficina principal o dependencia a la que se
dirigirá el afectado para el ejercicio de sus derechos.
El teléfono, fax y dirección e-mail son de complementación voluntaria.
C. DISPOSICIÓN
GENERAL
DE
CREACIÓN,
MODIFICACIÓN Y SUPRESIÓN.
En este deberá indicar la disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado, o diario
oficial correspondiente, relativa a la creación, modificación o supresión de ficheros de las
Administraciones Públicas. El contenido de la disposición debe adecuarse a lo previsto en el
artículo 20 de la LOPD.
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D. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.
Este apartado únicamente habrá de cumplimentarse cuando un tercero realiza el tratamiento
por cuenta del responsable, e implique una ubicación del fichero distinta a la indicada en el
apartado 1. Responsable del fichero.
La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que
deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y
contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento tratará los datos
conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con
fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación,
a otras personas.
Una persona que trabaja bajo la dependencia o autoridad directa del responsable del fichero,
debido a una relación contractual dentro del ámbito del derecho laboral, no tiene la
consideración de encargado del tratamiento a los efectos de la LOPD.
Únicamente se consignarán en dicho apartado los datos de uno de los encargados del
tratamiento o una ubicación del fichero distinta a la indicada en el apartado 1. Responsable del
fichero. Se recomienda que se haga constar la denominación del encargado que realice el
tratamiento de datos que pueda implicar una mayor duración en el tiempo, o riesgos mayores
según el tipo y la cantidad de datos tratados.
El teléfono, fax y dirección de correo electrónico son de complementación voluntaria.
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Consigne el nombre del país, en caso de que éste no sea España. Si esta dirección se
encuentra fuera de la Unión Europea deberá cumplimentar obligatoriamente el apartado de
Transferencias internacionales.
E. IDENTIFICACIÓN Y FINALIDAD DEL FICHERO.
En este apartado deberá indicar el nombre que identifique el fichero y una descripción
detallada de la finalidad y usos previstos. Seleccione la/s tipificación/es que se corresponda con
dicha descripción disponible en la lista del formulario.
Se aconseja consultar toda la lista de finalidades del modelo con el fin de poder seleccionar
aquellos valores definidos que mejor determinen la finalidad y usos del fichero.
En caso de que ningún valor refleje las finalidades y usos previstos, seleccione el valor «Otro
tipo de finalidad»
Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como
someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en
relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se
hayan obtenido
Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades
incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recogidos.
La relación de tipificaciones de finalidades se encuentra disponible en este mismo anexo.
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F. ORIGEN Y PROCEDENCIA DE LOS DATOS.
En este formulario tendremos los siguientes apartados:
•
Origen y procedencia de los datos: Se marcará al menos una de las casillas
correspondientes al origen de los datos de carácter personal del fichero.
•
Fuentes accesibles al público: Aquellos ficheros que pueden ser consultados por
cualquier persona sin más limitación que, en su caso, el abono de una
contraprestación.
Tienen
la
consideración
de
fuentes
de
acceso
público,
exclusivamente, el censo promocional, los repertorios telefónicos en los términos
previstos por su normativa específica y las listas de personas pertenecientes a
grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título,
profesión, actividad, grado académico, dirección e indicación de su pertenencia al
grupo. Asimismo, tienen el carácter de fuentes de acceso público, los diarios y
boletines oficiales y los medios de comunicación (Art. 3.j LOPD).
•
Colectivos o categorías de interesados: Seleccione de la lista los colectivos o
personas origen de la información del fichero, tanto si el colectivo o grupo de
personas está recogido explícita o implícitamente en el fichero. En el caso de que el
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colectivo no se encuentre identificado en la lista, señale la casilla correspondiente a
«Otros colectivos» y descríbalo de forma breve. La relación de tipificaciones de
colectivos se encuentra disponible en este mismo anexo.
•
Derecho de información en la recogida de los datos (Art. 5 LOPD) Los
interesados a los que se soliciten datos personales deberán ser previamente
informados de modo expreso, preciso e inequívoco:
o
De la existencia de un fichero o tratamiento de datos de carácter personal,
de la finalidad de la recogida de éstos y de los destinatarios de la
información.
o
Del carácter obligatorio o facultativo de la respuesta.
o
De las consecuencias de la obtención de los datos o de la negativa a
suministrarlos.
o
De la posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, rectificación,
cancelación y oposición.
o
De la identidad y dirección del responsable del tratamiento, o en su caso,
del representante.
Si los datos no se obtienen directamente del interesado, éste deberá ser informado de forma
expresa, precisa e inequívoca, por el responsable del fichero o su representante, dentro de los
tres meses siguientes al momento del registro de los datos.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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G. TIPOS DE DATOS, ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN
DEL FICHERO.
En este formulario tendremos los siguientes apartados:
•
Datos especialmente protegidos: El tratamiento de datos especialmente
protegidos de ideología, afiliación sindical, religión o creencias, sólo puede
realizarse si se ha recabado el consentimiento expreso y por escrito del afectado.
No obstante, la LOPD exceptúa de esta norma general a los ficheros mantenidos por
los partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y
asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea
política, filosófica, religiosa o sindical, en cuanto a los datos relativos a sus
asociados o miembros, sin perjuicio de que la cesión de dichos datos precisará
siempre el previo consentimiento del afectado.
•
Otros datos especialmente protegidos: Para tratar datos especialmente
protegidos de origen racial, salud o vida sexual, será obligatorio recabar el
consentimiento expreso del afectado o que, por razones de interés general, así lo
disponga una Ley.
•
Datos de carácter identificativo: Marque todos y cada uno de los tipos de datos
contenidos o tratados en el fichero. En caso de tratarse de datos no descritos
expresamente en los tipos indicados en el modelo de notificación, señale la casilla
«Otros tipos de datos» y especifíquelos de forma resumida. Cualquier fichero de
datos de carácter personal debe contener al menos algún dato de carácter
identificativo.
•
Otros datos tipificados: Seleccione los tipos de datos de carácter personal
incluidos en el fichero de la lista disponible en el formulario. En el caso de que los
datos incluidos en el fichero no se encuentren identificados en la lista, señale la
casilla correspondiente a «Otros tipos de datos» y descríbalos de forma breve. La
relación de tipificaciones de Otros tipos de datos se encuentra disponible en el
anexo II.
•
Sistema de tratamiento: Se entiende por sistema de tratamiento el modo en que
se organiza la información o utiliza un sistema de información. Atendiendo al
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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sistema de tratamiento, los sistemas de información podrían ser automatizados, no
automatizados (manual) o parcialmente automatizados (mixto).
H. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En este apartado se indicará el nivel de seguridad exigible. Las medidas de seguridad exigibles
se clasifican en tres niveles: básico, medio y alto.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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•
Se señalará el nivel básico: Para cualquier fichero de datos de carácter personal,
excepto aquellos que estén incluidos en alguno de los niveles siguientes.
•
Se señalará el nivel medio: Si se trata de un fichero que contenga datos relativos a
la comisión de infracciones administrativas o penales, Hacienda Pública, servicios
económico-financieros o seguros.
•
Se señalará el nivel alto: Cuando el fichero contenga datos de ideología, afiliación
sindical, religión, creencias, origen racial, salud ,vida sexual, o datos recabados
para fines policiales sin consentimiento de las personas afectadas.
Las medidas de seguridad a aplicar a cada fichero corresponderán a las del nivel que le
corresponda más las de los niveles inferiores. Al menos está obligado a tener implantadas las
medidas de seguridad catalogadas como de nivel básico.
I. CESIÓN DE DATOS.
Este apartado únicamente ha de cumplimentarse en el caso de que se prevea realizar cesiones
o comunicaciones de datos.
No se considerará cesión de datos la prestación de un servicio al responsable del fichero por
parte del encargado del tratamiento.
La comunicación de los datos ha de ampararse en alguno de los supuestos legales establecidos
en la LOPD.
La comunicación de los datos sólo podrá realizarse para el cumplimiento de fines directamente
relacionados con las funciones legítimas del cedente, previo consentimiento del interesado.
Este consentimiento no será preciso cuando exista una Ley que autorice la cesión, cuando los
datos hayan sido recogidos de fuentes accesibles al público y el destinatario sea una
Administración Pública, cuando el tratamiento responda a la libre y legítima aceptación de una
relación
jurídica
cuyo
desarrollo,
cumplimiento
y
control
implique
necesariamente
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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la
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comunicación, cuando la comunicación tenga por destino al Defensor del Pueblo, el Ministerio
Fiscal, los Jueces o Tribunales o el Tribunal de Cuentas o a sus equivalentes autonómicos,
cuando la cesión se realice entre Administraciones Públicas y tenga por objeto el tratamiento
posterior de los datos con fines históricos, estadísticos o científicos, o cuando los datos
personales de salud sean necesarios para solucionar una urgencia o para realizar estudios
epidemiología.
Entre Administraciones Públicas, los datos no podrán cederse para el ejercicio de competencias
diferentes o de competencias que versen sobre materias distintas, salvo cuando la
comunicación tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines históricos,
estadísticos o científicos, o cuando los datos hayan sido obtenidos o elaborados por una
Administración Pública con destino a otra.
Destinatarios de las cesiones: Seleccione de la lista los destinatarios o categorías de
destinatarios de las cesiones. En el caso de que los destinatarios no se encuentren identificados
en la lista, señale la casilla correspondiente a «Otros destinatarios» y descríbalo de forma
breve. La relación de tipificaciones de destinatarios de las cesiones se encuentra disponible en
este mismo anexo.
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J. TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES.
Este apartado únicamente ha de cumplimentarse en el caso de que se realice o esté previsto
realizar un tratamiento de datos fuera del territorio del Espacio Económico Europeo. En el caso
de que la transferencia internacional tenga como destino un país que no proporcione un nivel
de protección adecuado al que presta la LOPD, deberá tener en cuenta que la LOPD establece
que las previsiones para realizar transferencias internacionales son diferentes, dependiendo de
que los países destinatarios tengan un nivel de protección adecuado o no.
Se consideran países que proporcionan un nivel de protección adecuado, los estados miembros
de la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein, Noruega o un Estado respecto del cual la
Comisión de las Comunidades Europeas haya declarado que garantiza un nivel de protección
adecuado, estando incluidos, hasta la fecha, entre estos últimos, Suiza, Argentina, las
entidades estadounidenses adheridas a los «principios de Puerto Seguro», Guernsey, Isla de
Man y Canadá respecto de las entidades sujetas al ámbito de aplicación de la ley canadiense de
protección de datos. (La relación actualizada de Estados que la Comisión Europea ha declarado
que garantizan un nivel de protección adecuado puede consultarse en el sitio web de la AEPD
www.agpd.es ).
En el caso de que la transferencia tenga como destino un país que no proporcione un nivel de
protección adecuado al que presta la LOPD, dicha transferencia deberá ampararse en alguna de
las excepciones previstas en el art. 34 LOPD:
•
Cuando la transferencia internacional de datos de carácter personal resulte de la
aplicación de tratados o convenios en los que sea parte España.
•
Cuando la transferencia se haga a efectos de prestar o solicitar auxilio judicial
internacional.
•
Cuando la transferencia sea necesaria para la prevención o para el diagnóstico
médicos, la prestación de asistencia sanitaria o tratamiento médicos o la gestión de
servicios sanitarios.
•
Cuando se refiera a transferencias dinerarias conforme a su legislación específica.
•
Cuando el afectado haya dado su consentimiento inequívoco a la transferencia
prevista.
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•
Cuando la transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el
afectado
y
el
responsable
del
fichero
o
para
la
adopción
de
medidas
precontractuales adoptadas a petición del afectado.
•
Cuando la transferencia sea necesaria para la celebración o ejecución de un
contrato celebrado o por celebrar, en interés del afectado, por el responsable del
fichero y un tercero.
•
Cuando la transferencia sea necesaria o legalmente exigida para la salvaguarda de
un interés público. Tendrá esta consideración la transferencia solicitada por una
Administración fiscal o aduanera para el cumplimiento de sus competencias.
•
Cuando la transferencia sea precisa para el reconocimiento, ejercicio o defensa de
un derecho en un proceso judicial.
•
Cuando la transferencia se efectúe, a petición de persona con interés legítimo,
desde un Registro Público y aquélla sea acorde con la finalidad del mismo.
A los efectos de la existencia del consentimiento del afectado a la transferencia se deberá tener
en cuenta que para que dicho consentimiento tenga la consideración de inequívoco, exigencia
prevista en el artículo 34 e) de la LOPD, será obligatorio que en la solicitud del mismo conste,
además del destinatario de la transferencia, el país de destino, así como, la finalidad específica
y determinada para la que se transfieren los datos de carácter personal.
Si la transferencia internacional de datos no se encuentra amparada en ninguno de
los supuestos citados en este apartado, deberá solicitar la preceptiva autorización del
Director de la Agencia Española de Protección de Datos.
Destinatarios de las transferencias: Seleccione de la lista los destinatarios o categorías de
destinatarios y el país o la categorías de países donde se tiene previsto realizar las
transferencias. En el caso de que los destinatarios no se encuentren identificados en la lista,
seleccione el país o la categoría de países e indique el destinatario o categoría de destinatarios.
La relación de categorías de destinatarios de transferencias internacionales se encuentra
disponible en este mismo anexo.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
K. SUPRESIÓN DE LA INSCRIPCIÓN.
En este apartado, es necesario indicar el código de inscripción del fichero asignado por la
Agencia Española de protección de datos
Además, debe indicar el motivo de la supresión en el texto correspondiente, y el destino de la
información en el siguiente campo. Si va a proceder a destruir el fichero, indique las
previsiones adoptadas para ello.
Cuando se indique la supresión de un fichero por responsable distinto del que figura inscrito en
el Registro General de Protección de Datos deberá acompañar documentación fehaciente que
justifique el cambio del titular.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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III. LISTADO DE FICHEROS
Al pulsar sobre el menú listar, el sistema nos muestra un listado con todos nuestros ficheros
dados de alta en la aplicación.
Para cada elemento tenemos una serie de iconos con el siguiente fin o significado:
Modificar datos del fichero
Estado del documento
Datos válidos
Datos no válidos
Hoja de solicitud
Incompleta
Completa
Enviar notificación a modo de prueba: si el envío fue correcto cambia el icono
por
Enviar notificación real: si el envío fue correcto cambia el icono por
Ver los logs de envío de notificación
Vista de impresión
Eliminar notificación
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
A. MODIFICAR DATOS DE FICHEROS EXISTENTES.
Para proceder a la edición de los datos de los ficheros, debemos pulsar sobre el icono
, que
está situado en el listado a su derecha.
También aparecerán en el lateral izquierdo una serie de submenús o secciones que enlazaran
con los formularios propios de cada elemento. Dichos submenús pueden tener dos tipos de
iconos antecediéndolos:
: Que indica que el formulario está completado y validado
: Que indica que el formulario esta pendiente de completar
B. LA HOJA DE SOLICITUD.
La hoja de solicitud debe estar completada correctamente para que el sistema te deje realizar
los envíos (tanto de prueba como real)
En la sección de Declarante, indique los datos identificativos de la persona que firma la
solicitud y el cargo o la condición del firmante de esta solicitud en relación con el responsable
del fichero. Si el declarante es extranjero y carece de Número de Identificación de Extranjero,
puede dejar el campo NIF sin cumplimentar. Así mismo, puede cumplimentar con un guión el
campo correspondiente al segundo apellido en caso de que no lo tenga.
En la sección de Dirección a efectos de notificación, señale el lugar a efectos de
notificaciones. Esta dirección debe cumplimentarse en todos los casos, aún cuando coincida con
la del responsable del fichero, entendiendo que la identidad y el domicilio para practicar la
notificación de la resolución de inscripción debe de ser la declarada por la persona física que
solicita la inscripción, todo a ello a tenor del artículo 70 de la ley 30/1992 del régimen jurídico
de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
C. ENVÍO DE LA NOTIFICACIÓN A MODO DE PRUEBA.
Es una simulación del envío real de la notificación para asegurarnos con anterioridad que el
envío se llevará a cabo sin problemas.
En el caso de que la solicitud sea correcta, la notificación aparecerá marcada con el icono
en la columna de envíos de prueba.
Si la notificación o la hoja de solicitud se modificaran esta opción volvería a estar disponible.
D. ENVÍO DE LA NOTIFICACIÓN A MODO REAL.
Este proceso generará y enviará un fichero en formato XML a la AGPD. Una vez recibido por la
AGPD, se devolverá un código indicando si la solicitud ha sido correcta o se ha producido algún
tipo de incidencia tras el envío de la notificación.
Se generará un fichero (log de envíos) que será accesible a través del icono
que aparece en
el listado de notificaciones, siempre y cuando este exista. En el caso de que la solicitud sea
correcta, la notificación aparecerá marcada con el icono
en la columna de envíos, con lo que,
tanto la notificación, como su hoja de solicitud no podrán modificarse.
Caso: Si la notificación ya fue enviada a la AGPD, (por ejemplo desde otro programa o
aplicación) y no desea que se envíe de nuevo, seleccione la opción 'Marcar la notificación como
ya enviada'.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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* Importante: Este proceso no es reversible. Si el proceso de envío devuelve un código de
'Solicitud correcta', como se indica anteriormente, marcará la notificación y no podrá
modificarse ni ser reenviada.
No se considerará recibida la notificación efectuada por Internet hasta la fecha en la que tenga
entrada en la Agencia Española de Protección de Datos la hoja de solicitud firmada de forma
manual, careciendo de efecto alguno las notificaciones enviadas por Internet si la hoja de
solicitud de inscripción, debidamente cumplimentada y firmada, no hubiera sido presentada en
la Agencia Española de Protección de Datos o en alguno de los Registros y oficinas a los que se
refiere el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, 1992, en el plazo de los diez días siguientes al envío
de las notificaciones a través de Internet.
Por ello, una vez que el envío en modo real se ha realizado correctamente, deberá
imprimir y remitir a la Agencia en el plazo de 10 días la Hoja de solicitud
correspondiente al envío realizado, debidamente firmada, por fax o por correo
ordinario o personalmente a través la Agencia Española de Protección de Datos o en
alguno de los Registros y oficinas de su ciudad.
Correo ordinario:
Agencia Española de Protección de Datos
C/ Jorge Juan, 6
28001-Madrid
Fax:
91 448 36 80 ó 91 445 25 29
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
E. FICHERO DE LOG.
Accedemos a el mediante el icono
Al pulsar sobre él nos abre un archivo donde aparecerán
los errores que haya podido haber durante el envío.
F. VISTA DE IMPRESIÓN.
Al pulsar sobre él nos muestra la notificación en versión
imprimible con un botón al final de la vista para poder imprimirla.
G. ELIMINAR FICHERO DE NOTIFICACIÓN.
Para proceder a la eliminación de la notificación existente en la aplicación, debemos pulsar
sobre el icono
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
6.SECCIÓN DOCUMENTO DE SEGURIDAD
Accedemos a esta sección mediante el menú superior DOC.SEGURIDAD.
Al seleccionar el menú nos aparece una pantalla con la siguiente explicación del documento
de seguridad:
El artículo 9 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de
Carácter personal, (LOPD) establece en su punto 1 que "el responsable del fichero, y, en su
caso, el encargado del tratamiento, deberán adoptar las medidas de índole técnica y
organizativas necesarias que garanticen la seguridad de los datos de carácter personal y eviten
su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la
tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya
provengan de la acción humana o del medio físico o natural".
El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, aprobó el Reglamento de desarrollo de la
LOPD que, en su Título VIII, establece las medidas de índole técnico y organizativo que los
responsables de los tratamiento o los ficheros y los encargados de tratamiento han de
implantar para garantizar la seguridad en los ficheros, los centros de tratamiento, locales,
equipos, sistemas, programas y las personas que intervengan en el tratamiento de datos de
carácter personal.
Entre estas medidas, se encuentra la elaboración de un documento que recogerá las medidas
de índole técnica y organizativa acorde a la normativa de seguridad vigente que será de
obligado cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal.
AVISO IMPORTANTE:
Debe entenderse, en cualquier caso, que siempre habrá que atenerse a lo dispuesto en la Ley
Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, en el Real
Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de
la LOPD y en el resto de previsiones relativas a la protección de datos de carácter personal, y
que la utilización de esta guía debe, en todo caso, tener en cuenta los aspectos y
circunstancias aplicables en cada caso concreto, sin prejuzgar el criterio de la Agencia Española
de Protección de Datos en el ejercicio de sus funciones.
Además en el lateral izquierdo aparecen dos submenús con las acciones a realizar sobre el
elemento que son: Crear un nuevo documento de seguridad (Nuevo) y Listar los documentos
de seguridad existentes en el sistema (Listar)
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
Un poco más abajo de los enlaces anteriores tenemos también los accesos a la administración
de los elementos que intervienen en el desarrollo de un documento de seguridad que son:
Personal, Puestos y Aplicaciones.
Vamos a empezar explicando la administración de estos elementos necesarios para la
generación del documento de seguridad
I. ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL
Al pulsar sobre el menú lateral PERSONAL, nos aparece la siguiente pantalla.
En ella tenemos la opción de crear nuevos miembros del personal nuevos mediante el botón
o editar / borrar los existentes mostrados en el listado.
• Nombre y Apellidos
• NIF
• Fecha de alta en la empresa
• Fecha de baja en la empresa
• Cargo que desempeña
• Departamento al que pertenece
• Funciones que realiza
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
A. CREAR NUEVO.
Para proceder a la creación de un nuevo personal pulsaremos sobre el botón
B. EDITAR DATOS.
Para proceder a la edición de los datos del elemento, debemos pulsar sobre el icono
, que
C. ELIMINAR ELEMENTO.
Para proceder a la eliminación del elemento existente en la aplicación, debemos pulsar sobre el
icono
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
II. ADMINISTRACIÓN DE PUESTOS
Al pulsar sobre el menú lateral PUESTOS, nos aparece la siguiente pantalla.
En ella tenemos la opción de crear nuevos puestos de trabajo mediante el botón
• Nombre
• Ubicación
• Descripción
• Hardware
• Sistema Operativo
• Privilegios
o
Acceso a Internet
o
MODEM
o
Correo electrónico
o
Uso de contraseñas
o
Ficheros temporales
o
Cifrado de datos
o
Auditorias de acceso
o
Protección de pantallas de contraseñas
o
Auditorias de acciones
o
Límite de intentos
o
Otros
• Sistema de copias de seguridad
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
A. CREAR NUEVO.
Para proceder a la creación de un nuevo puesto pulsaremos sobre el botón
B. EDITAR DATOS.
, que
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
icono
III. ADMINISTRACIÓN DE APLICACIONES
Al pulsar sobre el menú lateral APLICACIONES, nos aparece la siguiente pantalla.
En ella tenemos la opción de crear nuevas aplicaciones mediante el botón
o
editar / borrar las existentes mostrados en el listado.
• Nombre
• Función que desempeña
• Descripción
• Si es una aplicación a medida
o
Programador
o
Fecha de programación
o
Responsable
• Descripción del acceso
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
A. CREAR NUEVO.
Para
proceder
a
la
creación
de
una
nueva
aplicación
pulsaremos
sobre
el
botón
B. EDITAR DATOS.
, que
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
icono
IV. CREACIÓN DEL DOCUMENTO DE SEGURIDAD
Al pulsar sobre el menú lateral NUEVO, nos aparece un extenso formulario con una serie de
campos a completar:
• Nombre (Obligatorio)
• Fecha (Obligatorio)
• Tipo (Obligatorio): si elegimos tipo fichero también será obligatorio el nombre
del mismo
Y una serie de textos o cabeceras que vendrán completados por textos por
defecto, pero que el usuario podrá modificar.
• Objeto del documento
• Ámbito de la aplicación
• Recursos protegidos
• Funciones y obligaciones del personal
• Funciones
• Procedimiento de seguridad
• Gestión de incidencias
• Gestión de soportes
• Procedimientos de respaldo y recuperación
• Entrada y salida de datos por red
• Controles periódicos de verificación del cumplimiento
• Registro de accesos
• Otros datos
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
V. LISTADO DE DOCUMENTOS DE SEGURIDAD
Al pulsar sobre el menú listar, el sistema nos muestra un listado con todos nuestros
Documentos de Seguridad dados de alta en la aplicación.
Para cada elemento tenemos una serie de iconos con el siguiente fin o significado:
Modificar datos del documento de seguridad
Vista de impresión
Eliminar documento de seguridad
A. MODIFICAR DATOS.
Para proceder a la edición de los datos, debemos pulsar sobre el icono
, que está situado en
el listado a su derecha.
B. VISTA DE IMPRESIÓN.
Al pulsar sobre él nos muestra el documento de seguridad
en versión imprimible con un botón al final de la vista para poder imprimirle.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
C. ELIMINAR.
Para proceder a la eliminación de el documento de seguridad existente en la aplicación,
debemos pulsar sobre el icono
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
7.SECCIÓN AUDITORIAS
Accedemos a esta sección mediante el menú superior AUDITORIAS.
En ella tenemos la opción de crear auditorias nuevas mediante el botón
o
editar / borrar los existentes mostrados en el listado.
y descargar la
plantilla de la auditoria para completarla en papel.
• Nombre: Título de la auditoria.
• Auditor: Persona que realiza la auditoria .
• Tipo:
o
General: Auditoria a nivel de entidad
o
Fichero: Auditoria asociada a un fichero
• Fichero al que se asocia la auditoria.
• Fecha de comienzo de la auditoria.
• Estado: Abierta/Cerrada
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
• Resumen,
Descripción,
Participantes,
Referencias,
Listas
de
distribución, Resultados: Campos de texto abierto. (con posibilidad de
formatear).
• Nº de conformidades: Campos incrementales (Alta, Media, Baja) se
interactúa con ellos a través de los campos de tipo botón (+/-) . El campo
'Total' es de solo lectura.
• No conformidades: Campo de texto abierto.
Este módulo permite subir archivos al servidor y asociarlos a la auditoria, a la vez que
eliminarlos, pero para ello la auditoria debe estar primero creada en el sistema.
I. CREACIÓN DE NUEVAS AUDITORIAS
Para
proceder
a
la
creación
de
las
nuevas
auditorias
pulsaremos
sobre
el
botón
II. EDITAR DATOS.
, que está situado a
su derecha.
A mayores que el formulario de creación tendrá una sección para subir archivos adjuntos y/o
eliminar los ya subidos.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
III. ELIMINAR AUDITORIAS.
icono
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
8.SECCIÓN DERECHOS ARCO
Accedemos a esta sección mediante el menú superior DERECHOS ARCO.
En ella tenemos la opción de crear nuevos documentos de derechos ARCO mediante el botón
y descargar una
serie de plantillas para completarlas en papel:
• Modelo de derechos de acceso
• Modelo de derechos de rectificación
• Modelo de derechos de cancelación
• Modelo de derechos de oposición
• Nombre de la persona que ejerce el derecho.
• Apellidos de la persona que ejerce el derecho.
• DNI de la persona que ejerce el derecho.
• Código Postal de la persona que ejerce el derecho.
• Localidad de la persona que ejerce el derecho.
• Provincia de la persona que ejerce el derecho.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
• Comunidad de la persona que ejerce el derecho.
• Fecha en la que ejerce el derecho.
• Tipo de derecho que se ejerce
o
Acceso
o
Rectificación
o
Cancelación
o
Oposición
• Comentarios: campo de texto abierto
Este módulo permite subir archivos al servidor y asociarlos al elemento, a la vez que
eliminarlos, pero para ello debe estar primero creado en el sistema.
I. CREACIÓN DE NUEVOS DERECHOS ARCO
Para proceder a la creación de los nuevos derechos ARCO pulsaremos sobre el botón
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
II. EDITAR DATOS.
su derecha.
III. ELIMINAR DERECHOS ARCO.
icono
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
9.SECCIÓN INCIDENCIAS
Accedemos a esta sección mediante el menú superior INCIDENCIAS.
En ella tenemos la opción de crear nuevas incidencias mediante el botón
o
editar / borrar los existentes mostrados en el listado.
y descargar una
plantilla para completarla en papel.
• Nombre de la incidencia.
• Responsable: Persona responsable de la incidencia
• Tipo
o
General: Incidencia a nivel de entidad
o
Fichero: Incidencia asociada a un fichero
• Fichero al que se asocia la incidencia
• Fecha de la incidencia
• Fecha de notificación
• Estado: Abierta / Pospuesta / Cerrada
• Prioridad de la incidencia
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
• Descripción de la incidencia
• Persona que notifica
• Persona a quién se comunica la incidencia
• Posibles efectos de la incidencia
• Persona que comunica la incidencia
• Medidas adoptadas para resolver la incidencia
• Resultado de adoptar las medidas
• Método de recuperación
• Datos recuperados
• Datos grabados
• Persona encargada de la recuperación
• Persona responsable de la recuperación
• Fecha resolución de la incidencia.
• Fecha recuperación de la incidencia.
• Fecha vencimiento de la incidencia.
Este módulo permite subir archivos al servidor y asociarlos al elemento, a la vez que
eliminarlos, pero para ello debe estar primero creado en el sistema.
I. CREACIÓN DE NUEVAS INCIDENCIAS
Para
proceder
a
la
creación
de
los
nuevas
incidencias
pulsaremos
sobre
el
botón
II. EDITAR DATOS.
su derecha.
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
III. ELIMINAR INCIDENCIAS.
icono
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
10. SECCIÓN SOPORTES
Accedemos a esta sección mediante el menú superior SOPORTES.
En ella tenemos la opción de crear nuevos soportes mediante el botón
o editar
/ borrar los existentes mostrados en el listado.
.
• Nombre del soporte.
• Tipo:
o
General: Soporte a nivel de entidad
o
Fichero: Soporte asocia a un fichero
• Fichero al que se asocia el soporte.
• Fecha de alta del soporte.
• Descripción
• Localización
• Responsables
• Ficheros alojados
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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MANUAL DEL
I. CREACIÓN DE NUEVOS SOPORTES
Para
proceder
a
la
creación
de
los
nuevos
soportes
pulsaremos
sobre
el
botón
II. EDITAR DATOS.
su derecha.
III. ELIMINAR AUDITORIAS.
icono
Teléfono: 983 548 779 – 093 304 669
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Manual del Sistema de Gestión de la LOPD

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