Resolución Gerencia General Nº 140-2005-EF/94.11
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Resolución Gerencia General Nº 140-2005-EF/94.11
COMPAÑIA MINERA S.A.A. PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO | PRINCIPLES OF GOOD GOVERNANCE Resolución Gerencia General Nº 140-2005-EF/94.11 Conforme a lo establecido en el artículo 3o de la Peruanas”. Pursuant to the provisions of Article 3 of General Management’s Resolution No. 140-2005-EF/94.11, we are incorporating information relating to compliance with “Principles of Good Governance for Peruvian Companies”. (10150) INFORMACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO (10150) INFORMATION CONCERNING COMPLIANCE WITH DE LOS PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO PARA LAS PRINCIPLES OF GOOD GOVERNANCE FOR PERUVIAN SOCIEDADES PERUANAS COMPANIES (Correspondiente al ejercicio 2007) (For the year 2007 ) Razón Social: Volcan Cia. Minera S.A.A. Name: Volcan Cia. Minera S.A.A. (hereinafter the Company) Taxpayer ID (RUC): 20383045267 Address: Av. Gregorio Escobedo 710 Lima 11 Telephones: 219 4000 Fax: 261 9716 Web Site: www.volcan.com.pe Electronic mail: [email protected] Stock Exchange Representative: Mr. Pedro Olortegui Resolución Gerencia General No. 140-2005-EF/94.11 se presenta información sobre el cumplimiento del los “Principios de Buen Gobierno para las Sociedades (en adelante la Empresa) RUC: 20383045267 Dirección: Av. Gregorio Escobedo 710 Lima 11 Telefonos: 219 4000 Fax: 261 9716 Pagina Web: www.volcan.com.pe Correo electrónico: [email protected] Representante Bursatil: Sr. Pedro Olortegui 4 | I. SECCIÓN PRIMERA: EVALUACIÓN DE 26 PRINCIPIOS | I. SECTION ONE: EVALUATION OF 26 PRINCIPLES LOS DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS | SHAREHOLDERS’ RIGHTS Principios | Principles Cumplimiento | Compliance 1 1. 2 3 4 5 Principio (I.C.1. segundo párrafo).- No se debe incorporar en la agenda asuntos genéricos, debiéndose precisar los puntos a tratar de modo que se discuta cada tema por separado, facilitando su análisis y evitando la resolución conjunta de temas respecto de los cuales se puede tener una opinión diferente. X 1. Principle (I.C.1. second paragraph).- Generic items should not be added to the agenda. The items to be dealt with must be specified in such manner that each is discussed separately, facilitating their analysis and avoiding joint resolutions concerning matters with respect to which there may be different opinions. 2. Principio (I.C.1. tercer párrafo).- El lugar de celebración de las Juntas Generales se debe fijar de modo que se facilite la asistencia de los accionistas a las mismas. X 2. Principle (I.C.1. third paragraph).- The place for the celebration of Shareholder Meetings must be determined in order to facilitate attendance by shareholders. |5 COMPAÑIA MINERA S.A.A. a. Indique el número de juntas de accionistas convocadas por la EMPRESA durante el ejercicio materia del presente informe. a. Indicate the number of shareholders’ meetings organized by the company during the fiscal period covered by this report. TIPO | TYPE NÚMERO | NUMBER JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS | GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING 3 JUNTA ESPECIAL DE ACCIONISTAS | SPECIAL SHAREHOLDERS’ MEETING 0 b. De haber convocado a juntas de accionistas, complete la siguiente información para cada una de ellas. FECHA DE AVISO DE CONVOCATORIA* FECHA DE LA JUNTA LUGAR DE LA JUNTA ESPECIAL Febrero-8 Marzo-27 Gregorio Julio-11 Agosto-6 Nov-14 Dic-10 DATE OF SUMMONS NOTICE DATE OF MEETING PLACE OF MEETING Febrero-8 Marzo-27 Julio-11 Nov-14 b. If shareholders’ meetings were organized, provide the following information for each of them: TIPO DE JUNTA GENERAL QUÓRUM % Nº DE ACC. ASISTENTES (...) (X) 87.45 Gregorio (...) (X) Gregorio (...) (X) TYPE OF MEETING DURACIÓN HORA DE INICIO HORA DE TÉRMINO 76 10:30 12:00 95.89 82 10:30 13:00 87.32 32 10:00 11:30 N° OF ATTENDING SHAREHOLDERS TIME STARTED TIME ENDING DURATION SPECIAL GENERAL QUORUM % Gregorio Escobedo (...) (X) 87.45 76 10:30 12:00 Agosto-6 Gregorio Escobedo (...) (X) 95.89 82 10:30 13:00 Dic-10 Gregorio Escobedo (...) (X) 87.32 32 10:00 11:30 * En caso de haberse efectuado más de una convocatoria, indicar la fecha de cada una de ellas. * In case the meeting was announced more than once, indicate the date of each notice. c. c. In addition to what is prescribed in Article 43 of the Ley General de Sociedades, what means does the company use to announce meetings? ¿Qué medios, además del contemplado en el artículo 43 de la Ley General de Sociedades, utiliza la EMPRESA para convocar a las Juntas? CORREO ELECTRÓNICO (...) DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA (X) VÍA TELEFÓNICA (...) PÁGINA DE INTERNET (...) CORREO POSTAL (...) OTROS. Detalle a través de la Bolsa de Valores de Lima y Conasev. Publicación en diarios de mayor circulación. (X) NINGUNO (...) 6 | ELECTRONIC MAIL (...) DIRECTLY WITHIN THE COMPANY (X) TELEPHONE (...) WEB SITE (...) MAILING ADDRESS (...) OTHER. Through the Lima Stock Exchange and Conasev (X) NONE (...) d. Indique si los medios señalados en la algún (os) documento (s) de la EMPRESA. d. Indicate whether the means specified in the previous question are regulated in any document (s) of the company. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * pregunta anterior se encuentran regulados en ESTATUTO (X) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (X) (...) (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate the name of the document, except in the case of the company’s bylaws. (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS (...) e. En caso la EMPRESA cuente con una página e. If the company has a corporate web site, is it possible to view shareholders’ meeting minutes at the site? web corporativa, ¿es posible obtener las actas de las juntas de accionistas a través de dicha página? THEY ARE NOT REGULATED SI | YES NO | NO SOLO PARA ACCIONISTAS | ONLY FOR SHAREHOLDERS (...) (X) PARA EL PUBLICO EN GENERAL | FOR THE GENERAL PUBLIC (...) (X) (...) NO CUENTAN CON PÁGINA WEB (...) THERE IS NO WEB SITE Principio | Principle 3. Principio (I.C.2).- Los accionistas deben contar con la oportunidad de Cumplimiento | Compliance 0 1 2 3 4 introducir puntos a debatir, dentro de un límite razonable, en la agenda de las Juntas Generales. Los temas que se introduzcan en la agenda deben ser de interés social y propios de la competencia legal o estatutaria de la Junta. El Directorio no debe denegar esta clase de solicitudes sin comunicar al accionista un motivo razonable. X 3. Principle (I.C.2).- Shareholders must have the opportunity, within a reasonable period, to add to the general meeting agenda items for debate. Any items added to the agenda must be of interest for the company and part of the legal or statutory competence of the meeting. The Board of Directors must not reject this type of requests without giving a reasonable reason to the shareholder. |7 COMPAÑIA MINERA S.A.A. a. Indique si los accionistas pueden incluir puntos a tratar en la agenda mediante un mecanismo adicional al contemplado en la Ley General de Sociedades (artículo 117 para sociedades anónimas regulares y artículo 255 para sociedades anónimas abiertas). SÍ b. (X) NO (...) En caso la respuesta a la pregunta anterior sea afirmativa detalle los mecanismos alternativos. YES (...) (X) NO b. If the answer to the previous question is Yes, please give details of alternate mechanisms. Introducing inclusión andalucia Directory Presentando su inclusión al Directorio c. a. Indicate whether shareholders are permitted to include points to be dealt with into the agenda through some mechanism other than that stipulated in the Business Corporations Act (Article 117 for regular equity securities and Article 255 for open equity securities). Indique si los mecanismos descritos en la pregunta anterior se encuentran regulados en algún (os) documento (s) de la EMPRESA. DOCUMENT NAME * DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (X) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS d. Indique el número de c. Indicate whether the mechanisms described above are regulated in any document which the company may have. solicitudes presentadas por los accionistas durante el ejercicio materia del presente informe para la inclusión de BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHERS (...) (...) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) THEY ARE NOT REGULATED d. Indicate the number of requests made by shareholders during the fiscal period subject matter of this report to include into the agenda subjects to be discussed in the meetings. temas a tratar en la agenda de juntas. NÚMERO DE SOLICITUDES | NUMBER OF REQUESTS 0 RECIBIDAS | RECEIVED 0 ACEPTADAS | ACCEPTED 0 RECHAZADAS | REJECTED 0 8 | Principios de buen gobierno | Principles of good governance Principio | Principle 4. Cumplimiento | Compliance 0 Principio (I.C.4.i.).- El estatuto no debe imponer límites a la 1 2 3 4 facultad que todo accionista con derecho a participar en las Juntas X Generales pueda hacerse representar por la persona que designe. 4. Principle (I.C.4.i.).- The bylaws must not impose limits on the faculty enjoyed by all shareholders with the right to participate in general meetings, through a representative. a. De acuerdo con lo previsto en el artículo 122 de la Ley General de Sociedades, indique si el estatuto de la EMPRESA limita el derecho de representación, reservándolo: A FAVOR DE OTRO ACCIONISTA (...) A FAVOR DE UN DIRECTOR (...) A FAVOR DE UN GERENTE (...) NO SE LIMITA EL DERECHO DE REPRESENTACIÓN(X) b. Indique para cada Junta realizada durante el ejercicio materia del presente informe la siguiente información: a. In accordance with the provisions of Article 122 of the Ley General de Sociedades, indicate whether the corporate bylaws limit the right to representation, reserving it: IN FAVOR OF OTHER SHAREHOLDERS (...) IN FAVOR OF A DIRECTOR (...) IN FAVOR OF A MANAGER (...) THE RIGHT TO REPRESENTATION IS NOT LIMITED (X) b. For each meeting held during the fiscal period subject matter of this report, please indicate the following information: PARTICIPACIÓN (%) SOBRE EL TOTAL DE ACCIONES TIPO DE JUNTA | FECHA DE JUNTA | CON DERECHO A VOTO | TYPE OF MEETING DATE OF MEETING PARTICIPATION (%) OF THE TOTAL NUMBER OF VOTING SHARES GENERAL | ESPECIAL | GENERAL SPECIAL (X) (...) (X) (X) c. EJERCICIO DIRECTO | BY PROXY DIRECTLY Marzo 27 | March 27 19.23 66.22 (...) Agosto 06 | August 06 36.14 59.75 (...) Noviembre 14 | November 14 27.58 59.74 Indique los requisitos y formalidades exigi- das para que un accionista pueda representarse en una junta. A TRAVÉS DE PODERES | c. Indicate the requirements and formalities set forth for a shareholder to be represented in a Shareholders’ Meeting. |9 COMPAÑIA MINERA S.A.A. FORMALIDAD ( INDIQUE SI LA EMPRESA EXIGE CARTA SIMPLE, CARTA NOTARIAL, ESCRITURA PÚBLICA U OTROS) | CARTA SIMPLE | FORMALIYY ( INDICATE WHETHER THE COMPANY REQUIRES A SIMPLE LETTER SIMPLE LETTER, PUBLIC DEED OR OTHER TYPES OF AUTHORIZATION) ANTICIPACIÓN (NÚMERO DE DÍAS PREVIOS A LA JUNTA 24 HORAS | CON QUE DEBE PRESENTAR EL PODER) | 24 HOURS ADVANCE NOTICE (NUMBER OF DAYS PRIOR TO THE MEETING, FOR THE PROXY TO THE SUBMITTED) COSTO (INDIQUE SI EXISTE UN PAGO QUE EXIJA LA EMPRESA PARA ESTOS EFECTOS Y A CUANTO ASCIENDE | NINGUNO | COST (INDICATE WHETHER THE COMPANY REQUIRES PAYMENT NONE TO THIS EFFECT; AND IF SO, HOW MUCH?) RECHAZADAS | REJECTED d. 0 Indique si los requisitos y formalidades descritas en la pregunta anterior se encuentran regulados en algún (os) documento (s) de la EM- d. Indicate whether the requirements and formalities described above are regulated in any document which the company may have. PRESA. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * ESTATUTO (X) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * DOCUMENT NAME * BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHERS (X) (...) (...) (...) Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) (...) 10 NO SE ENCUENTRAN REGULADOS | THEY ARE NOT REGULATED TRATAMIENTO EQUITATIVO DE LOS ACCIONISTAS | EQUAL TREATMENT OF SHAREHOLDERS Principio | Principle Cumplimiento | Compliance 0 5. 1 2 3 4 Principio (II.A.1, tercer párrafo).- Es recomendable que la sociedad emisora de acciones de inversión u otros valores accionarios sin derecho a voto, ofrezca a sus tenedores la oportunidad de canjearlos por acciones ordinarias con derecho a voto o que prevean esta posibilidad al momento de su emisión. X 5. Principle (II.A.1, third paragraph).- It is advisable for any company issuing investment shares or other securities without voting rights, to offer their holders the opportunity to exchange them for ordinary shares with voting rights or to allow for this possibility at the time of issuing. a. ¿La EMPRESA ha realizado algún proceso de canje de acciones de inversión en los últimos a. Has the company started any exchange of investment stock in the past five years? cinco años? SÍ (X) NO APLICA NO (...) (...) YES DOES NOT APPLY Principio | Principle 6. Principio (II.B).- Se debe elegir un número suficiente de directo- (X) NO (...) (...) Cumplimiento | Compliance 0 1 2 3 4 res capaces de ejercer un juicio independiente, en asuntos donde haya potencialmente conflictos de intereses, pudiéndose, para tal efecto, tomar en consideración la participación de los accionistas carentes de X control. Los directores independientes son aquellos seleccionados por su prestigio profesional y que no se encuentran vinculados con la administración de la sociedad ni con los accionistas principales de la misma. | 11 COMPAÑIA MINERA S.A.A. 6. Principle (II.B).- A sufficient number of directors must be chosen, who are capable of exercising independent judgment in matters where there may potentially be conflicts of interest, being able, to that effect, to consider the participation of shareholders who lack control. Cumplimiento | Compliance 0 1 2 3 4 X Independent directors are those who have been chosen because of their professional prestige and who are not related to the company’s administration or to its major shareholders. a. Indique el número de directores depen- dientes e independientes de la EMPRESA. a. Indicate the number of dependent and independent directors of the company. DIRECTORES | DIRECTORS NUMERO | NUMBER DEPENDIENTES | DEPENDENT 5 INDEPENDIENTES | INDEPENDENT 3 TOTAL | TOTAL 8 1 1 Los directores independientes son aquellos que no se encuentran vinculados con la administración de la entidad emisora ni con sus accionistas principales. Para dicho efecto, la vinculación se define en el Reglamento de Propiedad Indirecta, Vinculación y Grupo Económico. Los accionistas principales, por su parte, son aquellas personas naturales o jurídicas que tienen la propiedad del cinco (5%) o másdel capital de la entidad emisora. b. Indique los requisitos especiales (distintos de los necesarios para ser director) para ser director independiente de la EMPRESA. (X) NO EXISTEN REQUISITOS ESPECIALES c. Indique si los requisitos especiales descritos en la pregunta anterior se encuentran regulados en algún (os) documento (s) de la EMPRESA. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * Independent directors are those who are not related to the administration of the issuing entity or to its major shareholders. 1 To this effect, the relationship is defined in the Regulations Governing Indirect Ownership, Relationship and Economic Group. In turn, major shareholders are any individuals or bodies corporate holding five percent (5%) or more of the issuing entity’s capital. b. Indicate any special requirements (other than requirements prescribed to be a director) to be able to become an independent director of the company. (X) THERE ARE NO SPECIAL REQUIREMENTS c. Indicate whether the special requirements described above are regulated in any document which the company may have. ESTATUTO (...) DOCUMENT NAME * REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. 12 | (...) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS (...) THEY ARE NOT REGULATED d. Indique si los directores de la EMPRESA son d. Indicate whether the directors of the parientes en primer grado o en segundo grado de company are relatives in the first or second degree consanguinidad, o parientes en primer grado de of consanguinity, or in the first degree of kinship, or afinidad, o cónyuge de: spouse of: VINCULACION CON | RELATIONSHIP TO NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR | ACCIONISTA 1 | DIRECTOR | GERENTE | SHAREHOLDER DIRECTOR MANAGER José Ignacio de Romaña (...) (X) (X) José Daniel Amado V. (...) (X) (...) FULL NAME OF DIRECTORS NOMBRES Y APELLIDOS DEL ACCIONISTA 2/ DIRECTOR / GERENTE | FULL NAME OF SHAREHOLDER / DIRECTOR / MANAGER José Daniel Amado V. AFINIDAD | INFORMACIÓN ADICIONAL | AFFINITY ADITIONAL INFORMATION Primer grado de afinidad | First degree of affinity José Ignacio de Romaña Primer grado de afinidad | Gerente Comercial | First degree of Commercial Manager affinity 1 1 2 2 Accionistas con una participación igual o mayor al 5% de las acciones de la empresa (por clase de acción, incluidas las acciones de inversión). En el caso exista vinculación con algún accionista incluir su participación accionaria. En el caso la vinculación sea con algún miembro de la plana gerencial, incluir su cargo. e. En caso algún miembro del Directorio Shareholders with holdings equal to or more than 5% of the company’s shares (by class of share, including investment shares). If there is a relationship with any shareholder, include his holding. If there is a relationship with some member of the management team, include his position. e. In the event that during the fiscal period ocupe o haya ocupado durante el ejercicio materia covered by this report a member of the Board of del presente informe algún cargo gerencial en la Directors has held a management post in the com- EMPRESA, indique la siguiente información: pany, provide the following information: | 13 COMPAÑIA MINERA S.A.A. NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR | FULL NAME OF DIRECTOR José Ignacio de Romaña f. CARGO GERENCIAL QUE DESEMPEÑA O DESEMPEÑO | MANAGEMENT POST PREVIOUSLY OR CURRENTLY HELD GERENTE COMERCIAL | COMERCIAL MANAGER En caso algún miembro del Directorio de la EMPRESA también sea o haya sido durante el ejercicio materia del presente informe miembro de Directorio de otra u otras empresas inscritas en el Registro Público del Mercado de Valores, indique la siguiente información: NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR | FULL NAME DIRECTOR FECHA EN EL CARGO GERENCIAL | MANAGEMENT POST DATES INICIO | START f. In case a member of the Board of Directors of the company is or has been - during the fiscal period covered by this report – also a member of the board of directors of another company or other companies listed in the Stock Market’s Public Registry, please provide the following information: FECHA | DATE DENOMINACIÓN SOCIAL DE LA EMPRESA | NAME OF COMPANY OR COMPANIES INICIO | START Castrovirreyna Cia. Minera S.A. 1975 Jose Ignacio de Romaña Castrovirreyna Cia. Minera S.A. 2005 Jose Picasso S. Cia Minera Atacocha S.A. 1995 Jose Picasso S. Reactivos Nacionales S.A. 2003 Jose Picasso S. Compañía Minera Poderosa S.A. 2006 Jose Daniel Amado V. Empresa Agroindustrial Casagrande S.A.A. 2005 Jose Daniel Amado V. Complejo Agroindustrial Cartavio S.A.A. 2007 Gonzalo Andrade N. Compañía Minera Condestable S.A.A. 2001 | END 2000 Roberto Letts C. 14 TÉRMINO| TÉRMINO | END COMUNICACIÓN Y TRANSPARENCIA INFORMATIVA | COMMUNICATION AND TRANSPARENCY Principio | Principle 7. Principio (IV.C, segundo, tercer y cuarto párrafo).- Si bien, Cumplimiento | Compliance 0 1 2 3 4 por lo general las auditorías externas están enfocadas a dictaminar información financiera, éstas también pueden referirse a dictámenes o informes especializados en los siguientes aspectos: peritajes contables, auditorías operativas, auditorías de sistemas, evaluación de proyectos, evaluación o implantación de sistemas de costos, auditoría tributaria, tasaciones para ajustes de activos, evaluación de cartera, inventarios, u otros servicios especiales. Es recomendable que estas asesorías sean realizadas por auditores distintos o, en caso las realicen los mismos auditores, ello no afecte la independencia de su opinión. La sociedad debe revelar todas las auditorías e informes especializados que realice el auditor. Se debe informar respecto a todos los servicios que la sociedad auditora o auditor presta a la sociedad, especificándose el porcentaje que representa cada uno, y su participación en los ingresos de la sociedad auditora o auditor. X 7. Principle (IV.C, second, third and fourth paragraphs).- Although, generally, independent audits focus on issuing a report about financial information, they can also refer to specialized reports dealing with the following aspects: accounting examinations, operational audits, system audits, project evaluation, cost system evaluation or implementation, tax audits, appraisals for asset adjustment, portfolio evaluation, inventory matters and other special services. The recommendation is for these services to be performed by different auditors; or if conducted by the same auditors, it should not affect the independence of their opinion. The company must disclose all of the auditor’s specialized audits and reports conducted and prepared. Information must also be provided with regard to all services provided by the auditing firm or auditor to the company, specifying the percentage represented by each, as well as their share in the earnings of the auditing firm o auditor. | 15 COMPAÑIA MINERA S.A.A. a. Indique la siguiente información de las sociedades de auditoría que han brindado servicios a la EMPRESA en los últimos 5 años. RAZON SOCIAL DE LA SOCIEDAD AUDITORIA | NAME OF AUDITING FIRM a. Indicate the following information about the auditing firms that have provided services to the company in the past five years. SERVICIO * | SERVICE PERIODO | PERIOD Medina, Zaldivar, Paredes y Asoc. Auditoria Anual | (Ernst & Young Int´l) Annual Audit Medina, Zaldivar, Paredes y Asoc. Auditoria Anual | (Ernst & Young Int´l) Annual Audit Pazos, Lopez de Romaña, Rodríguez S.C. (BDO) Pazos, Lopez de Romaña, Rodríguez S.C. (BDO) Pazos, Lopez de Romaña, Rodríguez S.C. (BDO) Auditoria Anual | Annual Audit Auditoria Anual | Annual Audit Auditoria Anual | Annual Audit * Incluir todos los tipos de servicios tales como dictámenes de información financiera, peritajes contables, auditorías operativas, auditorías de sistemas, auditoría tributaria u otros servicios especiales. ** Del monto total pagado a la sociedad de auditoría por todo concepto, indicar el porcentaje que corresponde a retribución por servicios de auditoria financiera. b. Describa los mecanismos preestablecidos para RETRIBUCIÓN ** | COMPENSATION 2004 100% 2005 100% 2006 100% 2007 100% 2008 100% *Please include all types of services such as opinions on financial information, accounting examinations, operational audits, system audits, tax audits and other specialized services. ** Out of the total overall amount paid to the auditing firm, please indicate the percentage corresponding to compensation for financial auditing services. b. Describe any pre-established mechanisms contratar a la sociedad de auditoría encargada de applicable to the hiring of auditing firms to provide an dictaminar los estados financieros anuales (incluida la opinion on the annual financial statements (include identificación del órgano de la EMPRESA encargado de an identification of the corporate body responsible elegir a la sociedad auditora). for choosing the auditing firm). La contratación de la sociedad auditora debe ser pro- La contratación de la sociedad auditora debe ser propuesta puesta al Directorio por la Gerencia General presentando al Directorio por la Gerencia General presentando las justi- las justificaciones y/o prepuestas y sus recomndaciones. ficaciones y/o prepuestas y sus recomndaciones. Correspon- Corresponde a la Junta General designar a delagar en el de a la Junta General designar a delagar en el Directorio la Directorio la designación de los auditores externos. designación de los auditores externos. c. c. Indique si los mecanismos descritos en la Please state whether the mechanisms pregunta anterior se encuentran contenidos en described above are contained in any document algún (os) documento (s) de la EMPRESA. which the company may have. 16 | DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * ESTATUTO (X) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS d. Indique si la sociedad de auditoría contra- * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) EMPRESA correspondientes al ejercicio materia del presente informe, dictaminó también los estados financieros del mismo ejercicio para otras empresas de su grupo económico. SÍ (X) NO THEY ARE NOT REGULATED d. Please indicate whether the auditing firm hired to issue an opinion on the company’s financial statements of the fiscal period subject matter of this report, also issued an opinion on the same fiscal period’s financial statements of other companies of the company’s economic group. tada para dictaminar los estados financieros de la (X) (...) (...) (...) YES (X) NO (...) RAZON SOCIAL DE LA (S) EMPRESA (S) DEL GRUPO ECONOMICO | NAME (S) OF ECONOMIC GROUP’S COMPANY (IES) Empresa Minera Paragsha S.A.C. e. Indique el número de reuniones que e. Please indicate the number of meetings held between the area responsible for internal audit and the hired auditing firm, during the fiscal period subject matter of this report. durante el ejercicio materia del presente informe el área encargada de auditoría interna ha celebrado con la sociedad auditora contratada. NÚMERO DE REUNIONES | NUMBER OF MEETINGS 0 1 2 3 4 5 (...) (...) (...) (...) (...) (...) MAS DE 5 | OVER 5 (X) NO APLICA | DOES NOT APPLY (...) | 17 COMPAÑIA MINERA S.A.A. Principio | Principle 8. Cumplimiento | Compliance Principio (IV.D.2).- La atención de los pedidos particulares de 0 1 2 3 4 información solicitados por los accionistas, los inversionistas en general o los grupos de interés relacionados con la sociedad, debe hacerse a X través de una instancia y/o personal responsable designado al efecto. 8. Principle (IV.D.2).- Specific requests for information submitted by the shareholders, investors in general or interest groups related to the company, must be channeled through the sections and/or personnel responsible designated to such effect. a. Indique cuál (es) es (son) el (los) medio (s) o la (s) forma (s) por la que los accionistas o los grupos de interés de la EMPRESA pueden solicitar información a. Indicate the mean (s) or manner (s) in which the company’s shareholders or interest groups can request information so that it will be considered. para que su solicitud sea atendida. ACCIONISTAS | GRUPOS DE INTERES | SHAREHOLDERS INTEREST GROUP (X) (...) (X) (X) VÍA TELEFÓNICA | TELEPHONE (X) (...) PÁGINA DE INTERNET | WEB SITE (X) (...) CORREO POSTAL | MAILING ADDRESS (X) (X) OTROS. DETALLE | OTHERS, GIVE DETAILS (...) (...) CORREO ELECTRÓNICO | ELECTRONIC MAIL DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA | DIRECTLY WITHIN THE COMPANY b. Sin perjuicio de las responsabilidades de in- formación que tienen el Gerente General de acuerdo con el artículo 190 de la Ley General de Sociedades, indique cuál es el área y/o persona encargada de recibir y tramitar las solicitudes de información de los accionistas. En caso sea una persona la encargada, incluir adicionalmente su cargo y área en la que labora. b. Not withstanding the information duties of the General Manager pursuant to Article 190 of the Ley General de Sociedades, please name the area and/or person responsible for receiving and dealing with any requests for information submitted by shareholders. If an individual is responsible, also indicate his position and area in which he works. ÁREA ENCARGADA | AREA RESPONSIBLE Area de Valores PERSONA ENCARGADA | PERSON IN CHARGE NOMBRES Y APELLIDOS | FULL NAME Jorge Luis Cotrina 18 | CARGOS | POSITION Jefe | Manager ÁREA | AREA Área De Valores | Securities Area c. Indique si el procedimiento de la EMPRESA (s) de la EMPRESA. c. Please indicate whether the procedure used by the company to deal with information requests from shareholders and/or interest groups of the company are regulated in any document which the company may have. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * para tramitar las solicitudes de información de los accionistas y/o los grupos de interés de la EMPRESA se encuentra regulado en algún (os) documento ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) (…) THE COMPANY DOES HAVE A PROCEDURE IN PLACE BUT IT IS NOT REGULATED LA EMPRESA CUENTA CON UN PROCEDI- MIENTO PEO ESTE NO SE ENCUENTRA REGULADO. (X) NO APLICA, NO EXISTE UN PROCEDIMIENTO (X) DOES NOT APPLY. THERE IS NO PREESTABLISHED PROCEDURE. PREESTABLECIDO. d. Indique el número de solicitudes de infor- d. Indicate the number of information requests submitted by shareholders and/or interest groups of the company during the fiscal period subject matter of this report. mación presentadas por los accionistas y/o grupos de interés de la EMPRESA durante el ejercicio materia del presente informe. NÚMERO DE SOLICITUDES | NUMBER OF REQUESTS RECIBIDAS | RECEIVED ACEPTADAS | ACCEPTED 0 e. En caso la EMPRESA cuente con una pági- na web corporativa ¿incluye una sección especial sobre gobierno corporativo o relaciones con accionistas e inversores? SÍ NO CUENTA CON PÀGINA WEB f. Durante el ejercicio materia del presente (...) NO (X) (...) informe indique si ha recibido algún reclamo por limitar el acceso de información a algún accionista. SÍ (...) RECHAZADAS | REJECTED 0 NO (X) 0 e. If the company has a corporate web site, does it have a special section on corporate governance or shareholder and investor relations? YES (...) NO THERE IS NO WEB SITE (X) (...) f. During the fiscal period subject matter of this report, please indicate whether or not any type of complaint has been filed regarding limitation to access to information on the part of any particular shareholder. YES (...) NO (X) | 19 COMPAÑIA MINERA S.A.A. Principio | Principle 9. Cumplimiento | Compliance Principio (IV.D.3.).- Los casos de duda sobre el carácter confiden- 0 1 2 3 4 cial de la información solicitada por los accionistas o por los grupos de interés relacionados con la sociedad deben ser resueltos. Los criterios deben ser adoptados por el Directorio y ratificados por la Junta General, así como incluidos en el estatuto o reglamento interno de la sociedad. En todo caso la revelación de información no debe poner en peligro la posición competitiva de la empresa ni ser susceptible de afectar el normal desarrollo de las actividades de la misma. X 9. Principle (IV.D.3.).- All cases of doubts existing with reference to the confidential nature of the information requested by the shareholders or by the interest groups related to the company, must be resolved. The criteria must be adopted by the Board of Directors and ratified by the Shareholders’ Meeting, and it must be included in the bylaws or internal regulations of the company. In any event, disclosure of information must not jeopardize the company’s competitive position or be likely to affect the normal activities of its business. a. ¿Quién decide sobre el carácter confidencial de una determinada información? EL DIRECTORIO (X) EL GERENTE GENERAL (...) OTROS. Detalle (...) b. Detalle los criterios preestablecidos a. Who decides on the confidential nature of any given information? THE BOARD OF DIRECTORS THE GENERAL MANAGER OTHERS. Give details (X) (...) (...) confidencial de la información. b. Please give details of pre-established criteria of an objective nature making it possible to classify a specific piece of information as confidential. Additionally, indicate the number of information requests submitted by shareholders during the fiscal period subject matter of this report, which were rejected due to the confidential nature of the information. (X) NO EXISTEN CRITERIOS PREESTABLECIDOS (X) c. Indique si los criterios descritos en la c. Indicate whether the criteria described above is contained in any document which the company may have. de carácter objetivo que permiten calificar determinada información como confidencial. Adicionalmente indique el número de solicitudes de información presentadas por los accionistas durante el ejercicio materia del presente informe que fueron rechazadas debido al carácter pregunta anterior se encuentran contenidos en algún (os) documento (s) de la EMPRESA. 20 | THERE IS NO PRE-ESTABLISHED CRITERIA DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS THEY ARE NOT REGULATED Principio | Principle 10. Cumplimiento | Compliance 0 Principio (IV.F, primer párrafo).- La sociedad debe contar con 1 2 3 4 auditoría interna. El auditor interno, en el ejercicio de sus funciones, debe guardar relación de independencia profesional respecto de la sociedad que lo contrata. Debe actuar observando los mismos principios de diligencia, lealtad y reserva que se exigen al Directorio y la Gerencia. X 10. Principle (IV.F, first paragraph).- The company must have an internal auditing department. In the exercise of its duty, the internal auditing department must keep a professional independent relationship with the company. It must act in accordance with the principles of diligence, loyalty and confidentiality required for the Board of Directors and Management. a. Indique si la EMPRESA cuenta con un área independiente encargada de auditoría interna. a. Indicate whether the company has an independent area responsible for internal audit. SÍ b. En caso la respuesta a la pregunta anterior (X) NO (...) sea afirmativa, dentro de la estructura orgánica de la EMPRESA indique, jerárquicamente, de quién depende auditoría interna y a quién tiene la obligación de YES (X) NO (...) b. If so, within the company’s organic structure, indicate, in a hierarchical manner, where internal audit is attached to and to whom it reports. reportar. DEPENDE DE | ATTACHED TO COMITÉ EJECUTIVO | EXECUTIVE COMMITTEE REPORTA A | REPORTS TO COMITÉ EJECUTIVO | EXECUTIVE COMMITTEE | 21 COMPAÑIA MINERA S.A.A. c. Indique cuáles son las principales respon- interna. c. Indicate the main duties of the person responsible for internal audit and whether or not that person performs other duties which are alien to internal audit. Seguimiento de procedimientos y normas de control Follow up on procedures and internal control interno. regulations. d. gún (os) documento (s) de la EMPRESA. d. Please state whether the duties described above are regulated in any document (s) of the company. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * sabilidades del encargado de auditoría interna y si cumple otras funciones ajenas a la auditoría Indique si las responsabilidades descritas en la pregunta anterior se encuentran reguladas en al- ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (X) (X) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS 22 | THEY ARE NOT REGULATED LAS RESPONSABILIDADES DEL DIRECTORIO | DUTIES OF THE BOARD OF DIRECTORS Principio | Principle 11. Cumplimiento | Compliance Principio (V.D.1).- El Directorio debe realizar ciertas funciones 0 1 2 3 4 claves, a saber: Evaluar, aprobar y dirigir la estrategia corporativa; establecer los objetivos y metas así como los planes de acción principales, la política de seguimiento, control y manejo de riesgos, los presupuestos anuales y los planes de negocios; controlar la implementación de los mismos; y supervisar los principales gastos, inversiones, adquisiciones y X enajenaciones. 11. Principle (V.D.1).- The Board of Directors must carry out certain key duties, such as: Evaluate, approve and direct the corporate strategy; establish objectives and goals as well as the main action plans, a policy for follow up, control and management of risks, annual budgets and business plans; control their implementation; and supervise all major expenses, investments, acquisitions and acts of disposal. a. En caso el Directorio de la EMPRESA se en- de la EMPRESA. a. If the Board of Directors of the company is responsible for the function described in this principle, indicate whether this function of the Board of Directors is contained in any document which the company may have. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * cuentre encargado de la función descrita en este principio, indicar si esta función del Directorio se encuentra contenida en algún (os) documento (s) ESTATUTO (X) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (X) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. | 23 COMPAÑIA MINERA S.A.A. (...) EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LA FUNCIÓN DESCRITA PERO ESTA NO SE ENCUENTRA REGULADA (...) NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE ENCARGA DE ESTA FUNCIÓN (...) THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM THE FUNCTION DESCRIBED, BUT IT IS YET TO BE REGULATED (...) DOES NOT APPLY. THE BOARD OF DIRECTORS DOES NOT DEAL WITH THIS FUNCTION Principios | Principles Cumplimiento | Compliance El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber: 12. 0 1 2 3 4 Principio (V.D.2).- Seleccionar, controlar y, cuando se haga nece- sario, sustituir a los ejecutivos principales, así como fijar su retribución. X The Board of Directors must carry out certain key duties, such as: 12. Principle (V.D.2).- Select, control; and when required, replace the main executives, as well as determine their compensation. 13. Principio (V.D.3).- Evaluar la remuneración de los ejecutivos principales y de los miembros del Directorio, asegurándose que el procedimiento para elegir a los directores sea formal y transparente. X 13. Principle (V.D.3).- Evaluate the compensation of the main executives and of members of the Board of Directors, guaranteeing that the procedure followed to choose directors is formal and transparent. a. En caso el Directorio de la EMPRESA se PRESA. a. If the Board of Directors of the company is responsible for the functions described in this principle, indicate whether the functions described in this principle are regulated in any document which the company may have. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * encuentre encargado de las funciones descritas en este principio, indique si ellas se encuentran reguladas en algún (os) documento (s) de la EM- ESTATUTO (X) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. 24 | BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (X) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LAS FUN- (...) THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM THE FUNCTIONS DESCRIBED, BUT THEY ARE YET TO BE REGULATED CIONES DESCRITAS PERO ESTAS NO SE ENCUENTRAN REGULADAS ENCARGA DE ESTAS FUNCIONES (...) DOES NOT APPLY.THE BOARD OF DIRECTORS DOES NOT DEAL WITH THESE FUNCTIONS b. b. (...) NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE Indique el órgano que se encarga de: FUNCION | FUNCTION DIRECTORIO | Indicate the body responsible for: GERENTE GENERAL | BOARD OF DIRECTORS GENERAL MANAGER CONTRATAR Y SUSTITUIR GERENTE GENERAL | HIRING AND REPLACING THE GENERAL MANAGER CONTRATAR Y SUSTITUIR A LA PLANA GERENCIAL | HIRING AND REPLACING MANAGEMENT (X) (...) (X) (...) (X) (...) (X) (...) (...) (...) OTROS | OTHERS FIJAR REMUNERACION PRINCIPALES EJECUTIVOS | DETERMINING THE COMPENSATION OF THE MAIN EXECUTIVES EVALUAR REMUNERACION PRINCIPALES EJECUTIVOS | EVALUATING THE COMPENSATION OF THE MAINEXECUTIVES EVALUAR REMUNERACION DIRECTORES | EVALUATING THE COMPENSATION OF DIRECTORS c. Indique si la EMPRESA cuenta con políticas internas o procedimientos definidos para: c. Indicate whether the company has internal policies or procedures defined for the following: POLITICAS PARA | POLICIES ON CONTRATAR Y SUSTITUIR A LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS | HIRING AND REPLACING THE MAIN EXECUTIVES FIJAR LA REMUNERACION DE LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS | DETERMINING THE COMPENSATION OF THE MAIN EXECUTIVES EVALUAR LA REMUNERACION DE LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS | EVALUATING THE COMPENSATION OF THE MAIN EXECUTIVES EVALUAR LA REMUNERACION DE LOS DIRECTORES | EVALUATING THE COMPENSATION OF DIRECTORS ELEGIR A LOS DIRECTORS | APPOINTMENT DIRECTORS J.G.A SI | YES NO | NO (X) (...) (X) (...) (X) (...) (X) (...) (X) (...) | 25 COMPAÑIA MINERA S.A.A. d. En caso la respuesta a la pregunta anterior sea afirmativa para uno o más de los procedimientos señalados, indique si dichos procedimientos se encuentran regulados en algún (os) documento (s) de la d. If this is the case for one or more of the indicated procedures, please state whether such procedures are regulated in any document which the company may have. EMPRESA. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * ESTATUTO (X) BYLAWS (X) REGLAMENTO INTERNO (...) INTERNAL REGULATIONS (...) MANUAL (...) OTROS (...) MANUAL (...) OTHER (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate document name, except in the case of the bylaws of the COMPANY. (...) (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS Principio | Principle THEY ARE NOT REGULATED El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber: 14. Cumplimiento | Compliance 0 1 2 3 4 Principio (V.D.4).- Realizar el seguimiento y control de los posibles conflictos de intereses entre la administración, los miembros del Directorio y los accionistas, incluidos el uso fraudulento de activos corporativos y el abuso en transacciones entre partes interesadas. The Board of Directors must carry out certain key duties, such as: 14. Principle (V.D.4).- Perform a follow up and control of any possible conflicts of interest between Management, members of the Board of Directors and the shareholders, including the fraudulent use of the company’s assets and abuse in transactions between interested parties. 26 | X a. En caso el Directorio de la EMPRESA se a. If the company’s Board of Directors is encuentre encargado de la función descrita en este responsible for the function described in this principio, indique si esta función del Directorio se principle, indicate whether or not this function encuentra contenida en algún (os) documento (s) of the Board of Directors is contained in any de la EMPRESA. document which the company may have. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * ESTATUTO (X) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. BYLAWS (X) INTERNAL REGULATIONS (...) MANUAL (...) OTHER (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LA FUNCIÓN DESCRITA PERO ESTA NO SE ENCUENTRA REGULADA (...) (...) NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE ENCARGA DE ESTA FUNCIÓN. (...) b. Indique el número de casos de conflictos de intereses que han sido materia de discusión por parte del Directorio durante el ejercicio materia del presente informe. b. NUMBER OF CASES c. Indicate whether the company or its NÚMERO DE CASOS 0 c. Indique si la EMPRESA o el Directorio de ésta cuenta con un Código de Ética o documento (s) similar (es) en el (los) que se regulen los conflictos de intereses que pueden presentarse. SÍ (...) NO (X) En caso su respuesta sea positiva, indique la denominación exacta del documento. THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM THE FUNCTION DESCRIBED, BUT IT IS YET TO BE REGULATED DOES NOT APPLY.THE BOARD OF DIRECTORS DOES NOT DEAL WITH THESE FUNCTIONS Indicate the number of cases of conflicts of interest subject matter of discussion by the Board of Directors during the fiscal period subject matter of this report. 0 Board of Directors has a Code of Ethics or similar document (s) regulating any conflicts of interest which may possibly arise. YES (...) NO (X) If so, indicate the exact name of the document. d. Indique los procedimientos preestablecidos para aprobar transacciones entre partes relacionadas. d. Please specify any pre-established proce- No existen procedimientos especiales. There are no special procedures. dures in place to approve transactions carried out between related parties. | 27 COMPAÑIA MINERA S.A.A. Principio | Principle Cumplimiento | Compliance 0 El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber: 15. 1 2 3 4 Principio (V.D.5).- Velar por la integridad de los sistemas de contabi- lidad y de los estados financieros de la sociedad, incluida una auditoría independiente, y la existencia de los debidos sistemas de control, en particular, X control de riesgos financieros y no financieros y cumplimiento de la ley. The Board of Directors must carry out certain key duties, such as: 15. Principle (V.D.5).- Ensure the integrity of the company’s accounting systems and financial statements, including an independent audit, and the existence of proper control systems, particularly of financial and non-financial and law compliance control systems. a. En caso el Directorio de la EMPRESA se en- de la EMPRESA. a. If the company’s Board of Directors is responsible for the function described in this principle, indicate whether or not this function of the Board of Directors is contained in any document which the company may have. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * cuentra encargado de la función descrita en este principio, indique si esta función del Directorio se encuentra contenida en algún (os) documento (s) ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (X) EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LA FUNCIÓN DESCRITA PERO ESTA NO SE ENCUENTRA REGULADA. (...) NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE ENCARGA DE ESTA FUNCIÓN. b. Indique si la EMPRESA cuenta con sistemas de control de riesgos financieros y no financieros. 28 SÍ | (...) NO (X) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (X) THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM THE FUNCTION DESCRIBED, BUT IT IS YET TO BE REGULATED. (...) THE BOARD OF DIRECTORS DOES NOT DEAL WITH THESE FUNCTIONS. b. Indicate whether the company has a financial and non-financial risk control system. YES (...) NO (X) c. Indique si los sistemas de control a que se refiere la pregunta anterior se encuentran regulados en algún (os) documento (s) de la c. Indicate whether the aforementioned control system is regulated in any document (s) of the company. EMPRESA. DOCUMENT NAME * DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (...) THEY ARE NOT REGULATED. Cumplimiento | Compliance 0 El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber: 16. (...) (...) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the bylaws of the COMPANY. (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS. Principio | Principle BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER 1 2 3 4 Principio(V.D.6).- Supervisar la efectividad de las prácticas de gobierno de acuerdo con las cuales opera, realizando cambios a medida X que se hagan necesarios. The Board of Directors must carry out certain key duties, such as: 16. Principle(V.D.6).- Supervise the effectiveness of the government practices under which it operates, making changes as they may become necessary. a. ¿El Directorio de la EMPRESA se encuentra encargado de la función descrita en este a. Is the company’s Board of Directors responsible for the function described in this principle? principio? SÍ (X) NO (...) b. Indique los procedimientos preestablecidos YES (X) NO (...) que se han realizado durante el periodo. b. Indicate any pre-established procedures in place to supervise the effectiveness of governance practices, specifying the number of evaluations conducted during the period. No existen procedimientos preestablecidos. There are no pre-established procedures. para supervisar la efectividad de las prácticas de gobierno, especificando el número de evaluaciones | 29 COMPAÑIA MINERA S.A.A. c. Indique si los procedimientos descritos en algún (os) documento (s) de la EMPRESA. c. Indicate whether the procedures described above are regulated in any document which the company may have. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * la pregunta anterior se encuentran regulados en ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS. Principio | Principle THEY ARE NOT REGULATED. Cumplimiento | Compliance El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber: 17. 0 Principio (V.D.7).- Supervisar la política de información. 1 2 3 4 X The Board of Directors must carry out certain key duties, such as: 17. Principle (V.D.7).- Supervise information policy. a. En caso el Directorio se encuentre encargado de la función descrita en este principio, indicar si esta función del Directorio se encuentra contenida en algún (os) documento (s) de la EMPRESA. a. If the Board of Directors of the company is responsible for the functions described in this principle, indicate whether this function of the Board of Directors is contained in any document which the company may have. DOCUMENT NAME * DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. 30 | BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (X) EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LA FUN- CIÓN DESCRITA PERO ESTA NO SE ENCUENTRA REGULADA (...) NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE ENCARGA DE ESTA FUNCIÓN b. Indique la política de la EMPRESA sobre (X) THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM THE FUNCTION DESCROBED, BUT IT IS YET TO BE REGULATED (...) THE BOARD OF DIRECTORS DOES NOT DEAL WITH THESE FUNCTION inversionistas. b. Indicate what is the company policy on disclosure and communication of information to investors. Aquella determinada por la Ley General de Socieda- That which is determined by the Ley General de Socie- des y la Ley de Mercado de Valores así como por lo dades and by the Ley de Mercado de Valores, as well dispuesto por las normas de CONASEV en especial as by the provisions of la que regula lo referido a los Hechos de Importancia. particularly revelación y comunicación de información a los those CONASEV regulations, referring to Significant Events. (...) NO APLICA, LA EMPRESA NO CUENTA CON LA REFERIDA POLÍTICA c. Indique si la política descrita en la pregunta (...) DOES NOT APPLY, THE COMPANY DOES NOT HAVE SUCH A POLICY anterior se encuentra regulada en algún (os) c. Indicate what is the company policy on disclosure and communication of information to documento (s) de la EMPRESA. investors. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (X) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (X) Ley de Títulos y Valores * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (...) NO SE ENCUENTRA REGULADA * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) IT IS NOT REGULATED | 31 COMPAÑIA MINERA S.A.A. Principio | Principle 18. Cumplimiento | Compliance Principio (V.E.1).- El Directorio podrá conformar órganos 0 1 2 3 4 especiales de acuerdo a las necesidades y dimensión de la sociedad, en especial aquélla que asuma la función de auditoría. Asimismo, estos órganos especiales podrán referirse, entre otras, a las funciones de nombramiento, retribución, control y planeamiento. Estos órganos especiales se constituirán al interior del Directorio como mecanismos de apoyo y deberán estar compuestos preferentemente por directores independientes, a fin de tomar decisiones imparciales en X cuestiones donde puedan surgir conflictos de intereses. 18. Principle (V.E.1).- The Board of Directors may form special bodies in accordance with the needs and dimension of the company, especially those which are to perform auditing tasks. Furthermore, these special bodies may deal, among others, with functions such as appointment, compensation, control and planning. Such special bodies will be configured within the Board of Directors as support mechanisms.They must be preferably comprised of independent directors, so they can make impartial decisions in matters where there may be conflicts of interest. a. En caso la respuesta a la pregunta anterior sea afirmativa, indique la siguiente información respecto de cada comité del Directorio con que cuenta la EMPRESA 32 | a. In case the answer to the previous question is affirmative, fill in the following information regarding each Board of Directors’ committee that the company has in place. COMITÉ EJECUTIVO | EXECUTIVE COMMITTEE i. FECHA DE CREACIÓN | DATE CREATED 06.04.2004 ii. FUNCIONES | FUNCTIONS Estudio y resolución de los asuntos que le encomiende el directorio, salvo la rendición de cuentas, la distribución de dividendos provisionales, la presentación de estados financieros a la junta general, ni las facultades especificas que la junta general conceda al directorio, deconformidad con el artículo 38 del estatuto. | Study and resolution of the issues entrusted by the board of directors, except for accountability, distribution of temporary dividends, presentation of financial statements to the general shareholders’ meeting, and the specific power conferred by the general shareholders’ meeting to the board of directors, pursuant to the provisions of article 38 of the bylaws. III. PRINCIPALES REGLAS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO: | MAIN ORGANIZATION RULES: Se reune regularmente durante la semana. | Regular weekly meetings IV. MIEMBROS DEL COMITÉ: | COMITTEE MEMBERS NOMBRES Y APELLIDOS | FULL NAME FECHA | DATE INICIO | FROM CARGO DENTRO DEL COMITÉ | TÉRMINO | TO POSITION IN COMMITTEE Roberto Letts C. 06.04.2004 Presidente | Chairman José Picasso S. 06.04.2004 Miembro Titular | Member José Ignacio de Romaña 06.04.2004 Miembro Alterno | Alternate Member V. NÚMERO DE SESIONES REALIZADAS DURANTE EL EJERCICIO | 48 NUMBER OF MEETINGS HELD DURING THE FISCAL PERIOD VI. CUENTA CON FACULTADES DELEGADA DE ACUERDO CON EL ARTÍCULO 174 DE LA LEY GENERAL DE SOCIEDADES: | ARE THERE POWERS DELEGATED IN ACCORDANCE WITH Sí | Yes (X) No | No (...) ARTICLE 174 OF THE BUSINESS CORPORATIONS ACT? (...) NO APLICA, LA EMPRESA NO CUENTA CON COMITÉS DE DIRECTORIO (...) DOES NOT APPLY, THE COMPANY DOES NOT HAVE BOARD OF DIRECTORS COMMITTEES | 33 COMPAÑIA MINERA S.A.A. Principio | Principle 19. Cumplimiento | Compliance Principio (V.E.3).- El número de miembros del Directorio de una 0 1 2 3 4 sociedad debe asegurar pluralidad de opiniones al interior del mismo, de modo que las decisiones que en él se adopten sean consecuencia de una apropiada deliberación, observando siempre los mejores intereses X de la empresa y de los accionistas. 19. Principle (V.E.3).- The number of members of a company’s Board of Directors must guarantee plurality of opinion within this body, so that all decisions made thereby are the result of an appropriate deliberation, always in observance of the best interest of the company and shareholders. a. Indique la siguiente información corresa. Please include the following information pondiente a los directores de la EMPRESA durante corresponding to the directors of the company el ejercicio materia del presente informe. during the fiscal period subject matter of this report. NOMBRES Y APELLIDOS | FORMACIÓN 2 | FULL NAME QUALIFICATIONS DIRECTORES DEPENDIENTES | DEPENDENT DIRECTORS Abogado / otros Roberto Letts C. directorios | Attorney / FECHA | DATE PART. ACCIONARIA 3| SHAREHOLDING 1 Part (%) | INICIO | TÉRMINO | N° DE ACCIONES| TO 1972 other boards of directors José Ignacio de Romaña Administrador / otros directorios | Administrator 1993 / other boards of directors José Daniel Amado V. Abogado / otros directorios | Attorney/ 2004 other boards of directors Eric de Turckheim Magister en ciencias politicas | Master in 2006 Political Science Gonzalo Andrade N. Administrador / otros directorios | Administrator 2006 / other boards of directors DIRECTORES INDEPENDIENTES | INDEPENDENT DIRECTORS Empresario / otros José Picasso S. directorios | Businessman 1996 / other boards of directors Patrick Esnouf Daniel Maté B. 34 | Bachiller en Comercio | Bachellor in Commerce Economista | Economist 2006 2006 END N° OF SHARES SHARE (%) 1 1 Corresponde al primer nombramiento. 2 Incluir la formación profesional y si cuenta con experiencia en otros directorios. 2 3 3 Aplicable obligatoriamente sólo para los directores con una participación sobre el capital social mayor o igual al 5% de las acciones de la empresa. Corresponding to original appointment. Include professional qualifications and whether the person has experience in other boards. Mandatory only for directors with a share of the capital stock in excess of, or equal to, 5% of the company’s shares. Principio | Principle 20. Cumplimiento | Compliance Principio (V.F, segundo párrafo).- La información referida a los 0 1 2 3 4 asuntos a tratar en cada sesión, debe encontrarse a disposición de los directores con una anticipación que les permita su revisión, salvo que se traten de asuntos estratégicos que demanden confidencialidad, en cuyo caso será necesario establecer los mecanismos que permita a los X directores evaluar adecuadamente dichos asuntos. 20. Principle (V.F, second paragraph).- Information relating to the items to be dealt with in each meeting must be made available to the directors with enough lead, so they can review it, unless these are strategic matters demanding confidentiality, in which case, it will be required to establish mechanisms to permit directors to adequately evaluate such matters. a. ¿Cómo se remite a los directores la infor- mación relativa a los asuntos a tratar en una sesión de Directorio? CORREO ELECTRÓNICO (X) CORREO POSTAL (...) OTROS. Entrega directa (X) SE RECOGE DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA (...) b. ¿Con cuántos días de anticipación se encuen- tra a disposición de los directores de la EMPRESA la información referida a los asuntos a tratar en una se- a. How is the information relative to matters to be dealt with in each board of directors’ meeting forwarded to directors? ELECTRONIC MAIL (X) MAILING ADDRESS (...) OTHERS. Direct delivery (X) DIRECTLY COLLECTED WITHIN THE COMPANY (...) b. How many days ahead of time do company directors have access to the information relating to the matters to be dealt with in a meeting? sión? | 35 COMPAÑIA MINERA S.A.A. INFORMACIÓN NO CONFIDENCIAL | NON-CONFIDENTIAL INFORMATION INFORMACIÓN CONFIDENCIAL | CONFIDENTIAL INFORMATION c. MENOR A 3 DIAS | DE 3 A 5 DIAS | MAYOR A 5 DIAS | LESS THAN 3 DAYS BETWEEN 3 AND 5 DAYS MORE THAN 5 DAYS (...) (X) (...) (...) (X) (...) Indique si el procedimiento establecido lado en algún (os) documento (s) de la EMPRESA. c. Indicate whether the procedure established for directors to analyze information treated as confidential is regulated in any document (s) of the company. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * para que los directores analicen la información considerada como confidencial se encuentra regu- ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) (…) THE COMPANY DOES HAVE A PREESTABLISHED PROCEDURE IN PLACE, BUT IT IS NOT REGULATED. (X) DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES NOT HAVE A PROCEDURE IN PLACE. LA EMPRESA CUENTA CON UN PROCEDI- MIENTO ESTABLECIDO PERO ESTE NO SE ENCUENTRA REGULADO. (X) NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA CON UN PROCEDIMIENTO. 36 | Principio | Principle 21. Cumplimiento | Compliance Principio (V.F, tercer párrafo).- Siguiendo políticas claramente esta- 0 1 2 3 4 blecidas y definidas, el Directorio decide la contratación de los servicios de asesoría especializada que requiera la sociedad para la toma de decisiones. X 21. Principle (V.F, third paragraph).- Following clearly established and well-defined policies, the Board of Directors decides on the hiring of specialized advisory services needed by the company for appropriate decision making. a. Indique las políticas preestablecidas sobre contratación de servicios de asesoría especializada por parte del Directorio o los directores. (X) NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA CON LAS REFERIDAS POLÍTICAS. b. Indique si las políticas descritas en la a. Indicate the pre-established policies in place concerning the hiring of specialized advisory services by the Board of Directors or the directors. (X) DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES NOT HAVE THE AFOREMENTIONED POLICIES IN PLACE algún (os) documento (s) de la EMPRESA. b. Indicate whether the policies described above are regulated in any document (s) of the company. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * pregunta anterior se encuentran reguladas en ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADAS c. Indique la lista de asesores especializados del Directorio que han prestado servicios para la toma de decisiones de la EMPRESA durante el ejercicio materia del presente informe. BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) THEY ARE NOT REGULATED c. Please include a list of specialized advisors to the Board of Directors who have provided services for the company’s decision making during the fiscal period subject matter of this report. | 37 COMPAÑIA MINERA S.A.A. Principio | Principle 22. Cumplimiento | Compliance Principio (V.H.1) .- Los nuevos directores deben ser instruidos 0 1 2 3 4 sobre sus facultades y responsabilidades, así como sobre las caracterísX ticas y estructura organizativa de la sociedad. 22. Principle (V.H.1) .- The new directors must be instructed as to their faculties and duties, as well as on the characteristics and organizational structure of the company. a. En caso LA EMPRESA cuente con programas algún (os) documento (s) de la EMPRESA. a. If the company has director induction programs in place, indicate whether or not such programs are regulated in any document (s) of the company. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * de inducción para los nuevos directores, indique si dichos programas se encuentran regulados en ESTATUTO (...) BYLAWS(...) REGLAMENTO INTERNO (...) INTERNAL REGULATIONS (...) MANUAL (...) MANUAL (...) OTROS (...) OTHER (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (...) Los programas de inducción no se encuen- tran regulados. (X) No aplica. La empresa no cuenta con los re- feridos programas. 38 | * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) Induction programs are not regulated. (X) Does not apply. The company does not have such programs. Principio | Principle 23. Cumplimiento | Compliance Principio V.H.3).- Se debe establecer los procedimientos que el 0 1 2 3 4 Directorio sigue en la elección de uno o más reemplazantes, si no hubiera directores suplentes y se produjese la vacancia de uno o más directores, a fin de completar su número por el período que aún resta, cuando no exista disposición de un tratamiento distinto en el estatuto. X 23. Principle V.H.3).- The procedures to be followed by the Board of Directors in the election of one or more replacements must be established, for cases where there is no deputy directors and a vacancy or vacancies occur with respect to one or more directors, and there is a need to complete their number for the remaining period, whenever there are no provisions for a different treatment in the bylaws. a. ¿Durante el ejercicio materia del presente informe se produjo la vacancia de uno o más directores? SÍ (...) NO (X) b. En caso la respuesta a la pregunta anterior sea afirmativa, de acuerdo con el segundo párrafo del artículo 157 de la Ley General de Sociedades, a. Was there any vacancy of one or more directors during the fiscal period subject matter of this report? YES (...) NO (X) b. If so, pursuant to the provisions of Article 157 of the Business Corporations Act, please indicate the following: indique lo siguiente: ¿EL DIRECTORIO ELIGIÓ AL REEMPLAZANTE? | DID THE BOARD OF DIRECTORS CHOOSE THE REPLACEMENT DE SER EL CASO, TIEMPO PROMEDIO DE DEMORA EN DESIGNAR AL NUEVO DIRECTOR (EN DÍAS CALENDARIO) | IF SO, AVERAGE DELAY TIME IN THE SI | YES NO | NO (...) (X) (...) (X) APPOINTMENT OF THE NEW DIRECTOR (IN CALENDAR DAYS) c. Indique los procedimientos preestable- cidos para elegir al reemplazante de directores vacantes. c. Indicate any pre-established procedures in place to choose a replacement for a vacant director’s position. | 39 COMPAÑIA MINERA S.A.A. Si se produce la vacancia de uno o más directores, el If the vacancy of one or more directors occurs,the Board mismo Directorio puede elegir a los reemplazantes of Directors may go ahead and choose their substitutes para completar su número por el período que aún To complete the number required during the remaining reste al Directorio. portion of the Board of Director’s term. (...) (...) DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES NOT HAVE SUCH PROCEDURES NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA CON PROCEDIMIENTOS d. Indique si los procedimientos descritos en algún (os) documento (s) de la EMPRESA. d. Indicate whether the procedures described above are regulated in any document (s) of the company. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * la pregunta anterior se encuentran contenidos en ESTATUTO (X) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (...) NO SE ENCUENTRAN REGULADOS BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) THEY ARE NOT REGULATED Principio | Principle 24. (X) (...) (...) Principio (V.I, primer párrafo).- Las funciones del Presidente del Cumplimiento | Compliance 0 1 2 3 4 Directorio, Presidente Ejecutivo de ser el caso, así como del Gerente General deben estar claramente delimitadas en el estatuto o en el reglamento interno de la sociedad con el fin de evitar duplicidad de funciones y posibles conflictos. 24. Principle (V.I, first paragraph).- The duties of the Chairman of the Board of Directors, Executive President - if applicable -, and General Manager must be clearly spelled out in the bylaws or in the internal regulations of the company, so as to avoid duplication of duty and possible conflicts. 40 | X Principio | Principle 25. Cumplimiento | Compliance Principio (V.I, segundo párrafo).- La estructura orgánica de la 0 1 2 3 4 sociedad debe evitar la concentración de funciones, atribuciones y responsabilidades en las personas del Presidente del Directorio, del Presidente Ejecutivo de ser el caso, del Gerente General y de otros X funcionarios con cargos gerenciales. (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (X) (X) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (...) (X) (...) (...) DOCUMENT NAME DOES NOT APPLY (...) DOCUMENTO * | NO APLICA ** | (X) DENOMINACIÓN DEL NOT REGULATED OTROS | OTHER NO ESTÁN REGULADAS | MANUAL | MANUAL INTERNAL REGULATIONS RESPONSIBILITIES OF REGLAMENTO INTERNO | RESPONSABILIDADES DE | ESTATUTO | BYLAWS 25. Principle (V.I, second paragraph).- The company’s organic structure must avoid the concentration of duties, attributions and responsibilities on the Chairman of the Board of Directors, Executive President - if applicable -, General Manager and other officers holding management positions. PRESIDENTE DE DIRECTORIO | CHAIRMAN OF THE BOARD OF DIRECTORS PRESIDENTE EJECUTIVO | EXECUTIVE PRESIDENT GERENTE GENERAL | GENERAL MANAGER PLANA GERENCIAL | MANAGEMENT TEAM Poderes | Powers of attorney * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. ** En la EMPRESA las funciones y responsabilidades del funcionario indicado no están definidas. ** The functions and responsibilities of the indicated officer are not defined in the company. | 41 COMPAÑIA MINERA S.A.A. Principio | Principle 26. Cumplimiento | Compliance 0 Principio V.I.5).- Es recomendable que la Gerencia reciba, al 1 2 3 4 menos, parte de su retribución en función a los resultados de la empresa, de manera que se asegure el cumplimiento de su objetivo de maximizar X el valor de la empresa a favor de los accionistas. 26. Principle V.I.5).- It is advisable for Management to be given at least part of its compensation based on the company’s results, so as to ensure compliance with its purpose of maximizing the value of the company in favor of the shareholders. a. Respecto de la política de bonificación a. Concerning management variable compensation policy, please indicate how such bonuses are granted. para la plana gerencial, indique la(s) forma(s) en que se da dicha bonificación. ENTREGA DE ACCIONES (...) ENTREGA DE OPCIONES (...) ENTREGA DE DINERO (X) OTROS. Detalle (...) IN THE FORM OF SHARES IN THE FORM OF OPTIONS IN CASH OTHERS. Give details DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES NOT HAVE MANAGEMENT BONUS PROGRAMS IN PLACE NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA CON PROGRAMAS DE BONIFICACIÓN PARA LA PLANA GERENCIAL b. (...) Indique si la retribución (sin considerar (...) (...) (X) (...) (...) b. Indicate whether compensation (excluding bonuses) given to the General Manager and the management team is: bonificaciones) que percibe el gerente general y plana gerencial es: REMUNERACIÓN FIJA | REMUNERACIÓN VARIABLE | RETRIBUCIÓN (%) * | FIXED COMPENSATION COMPENSATION (%) VARIABLE COMPENSATION GERENTE GENERAL | GENERAL MANAGER (X) (...) 0.04 PLANA GERENCIAL | MANAGEMENT TEAM (X) (...) 0.19 * Indicar el porcentaje que representa el monto total de las retribuciones anuales de los miembros de la plana gerencial y el gerente general, respecto del nivel de ingresos brutos, según los estados financieros de la EMPRESA. * Indicate the percentage representing the total amount of annual compensation of the management team and General Manager with respect to the level of gross income, as stated in the company’s financial statements. c. despidos del gerente general y/o plana gerencial. c. Indicate whether the company has established any form of parachutes or similar in case of the termination of the General Manager and/or management team. Indique si la EMPRESA tiene establecidos algún tipo de garantías o similar en caso de 42 SÍ | (X) NO (...) YES (X) NO (...) II. SECCIÓN SEGUNDA: INFORMACIÓN ADICIONAL II. SECTION TWO: ADDITIONAL INFORMATION DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS | SHAREHOLDERS’ RIGHTS a. Indique los medios utilizados para comunicar a los nuevos accionistas sus derechos y la manera en que pueden ejercerlos. CORREO ELECTRÓNICO (...) DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA (...) VÍA TELEFÓNICA (...) PÁGINA DE INTERNET (...) CORREO POSTAL (...) OTROS. Detalle (...) NO APLICA. NO SE COMUNICAN A LOS NUEVOS ACCIONISTAS SUS DERECHOS NI LA MANERA DE EJERCERLOS b. (X) Indique si los accionistas tienen a su dis- posición durante la junta los puntos a tratar de la agenda y los documentos que lo sustentan, en medio físico. SÍ (X) NO (...) c. Indique qué persona u órgano de la EMPRESA se encarga de realizar el seguimiento de los acuerdos adoptados en las Juntas de accionistas. En caso sea una persona la encargada, incluir adicionalmente su cargo y área en la que a. Indicate the methods used to communicate to the new shareholders their rights and the manner in which they may exercise them: ELECTRONIC MAIL (...) DIRECTLY WITHIN THE COMPANY (...) TELEPHONE (...) WEB SITE (...) MAILING ADDRESS (...) OTHERS. Give details (...) DOES NOT APPLY. NEW SHAREHOLDERS ARE NOT ADVISED OF THEIR RIGHTS OR OF THE MANNER IN WHICH THEY MAY EXERCISE THEM (X) b. Indicate whether shareholders have access – during meetings – to the points to be dealt with in the agenda and the respective supporting physical documents. YES (X) NO (...) c. Indicate the person or body of the company responsible for performing a follow up on any resolutions adopted in shareholders’ meetings. If an individual is responsible, also indicate position and area in which he works. labora. ÁREA ENCARGADA | AREA RESPONSIBLE DIRECTORIO | BOARD OF DIRECTORS PERSONA ENCARGADA | PERSON RESPONSIBLE NOMBRES Y APELLIDOS | FULL NAME JACOB TIMMERS CARGO | POSITION GERENTE GENERAL | GENERAL MANAGER ÁREA | AREA GERENCIA GENERAL | 43 COMPAÑIA MINERA S.A.A. d. Indique si la información referida a las tenen- d. Indicate whether the information referring to company shareholders is at: cias de los accionistas de la EMPRESA se encuentra en: LA EMPRESA (X) THE COMPANY A CLEARING AND SETTLEMENT INSTITUTION UNA INSTITUCIÓN DE COMPENSACIÓN Y LIQUIDACIÓN e. (X) Indique con qué regularidad la EMPRESA ac- (X) (X) e. Indicate the frequency in which the company updates information relating to shareholders appearing in the share register. tualiza los datos referidos a los accionistas que figuran en su matrícula de acciones. INFORMACIÓN SUJETA A ACTUALIZACION | INFORMATION SUBJECT TO UPDATING PERIODICIDAD | FREQUENCY DOMICILIO | CORREO ELECTRÓNICO | TELÉFONO | DOMICILE ELECTRONIC MAIL TELEPHONE MENOR A MENSUAL | LESS THAN MONTHLY (...) (...) (...) MENSUAL | MONTHLY (X) (...) (...) TRIMESTRAL | QUARTERLY (...) (...) (...) ANUAL | ANNUAL (...) (...) (...) MAYOR A ANUAL | MORE THAN ANNUALLY (...) (...) (...) OTROS, especifique (x) Documento de identidad, número y tipo de acciones f. Indique la política de dividendos de la EMPRESA aplicable al ejercicio materia del presente informe. FECHA DE APROBACIÓN | DATE OF APPROVAL ORGANO QUE LO APROBÓ | BODY WHICH APPROVED IT POLÍTICA DE DIVIDENDOS (criterios para la distribución de utilidades) | DIVIDENDS POLICY (profit DISTRIBUTION CRITERIA) 44 | OTHERS, SPECIFY (X) Documento de identidad, número y tipo de acciones f. Please specify the company’s dividends policy applicable to the fiscal period subject matter of this report. 26.03.1998 | 26 March. 1998 JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS | GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING La política de dividendos de la empresa consiste en distribuir hasta por el 20% de la utilidad de libre disposición del Ejercicio, siempre y cuando las disponibilidades de caja de la empresa lo permita, luego de cumplir los compromisos de inversión asumidos, teniendo en cuenta, además, las limitaciones que pudieran derivarse de los convenios de financiación de la empresa. | The dividend policy of the company consists in distributing up to 20% of the distributable income of the period, as long as the availability of cash of the company allows it, after complying with the investment commitments, and taking in consideration the limitations that can be incurred from the financing contracts of the company. g. Indique, de ser el caso, los dividendos en efectivo y en acciones distribuidos por la EMPRESA en el ejercicio materia del presente informe y en el ejercicio anterior. g. Indicate, if applicable, all cash and stock dividends distributed by the company in the fiscal period subject matter of this report and in the previous fiscal period. FECHA DE ENTREGA | DIVIDEND DATE DIVIDENDO POR ACCIÓN | DIVIDEND PER SHARE EN EFECTIVO | CASH EN ACCIONES | STOCK CLASE DE ACCIÓN: COMUN CLASE “A” | CLASS “A” COMMON SHARES 27 de abril 2007 | april 27, 2007 S/. 0.20 - 07 de Junio 2007 | june 07, 2007 - 8.76% 24 de Julio 2007 | july 24, 2007 S/. 0.12 - 26 de octubre 2007 | october 26, 2007 S/. 0.10 - - 16.00% 19 de febrero 2008 | february 19, 2008 S/. 0.10 - 07 de mayo 2008 | may 07, 2008 S/. 0.10 - 08 de junio 2008 | june 08, 2008 - 16.52% 16 de diciembre 2008 | december 16, 2008 - 21.42% S/. 0.210 - 12 de diciembre 2007 | december 12, 2007 CLASE DE ACCIÓN: COMUN CLASE “B” | CLASS “B” COMMON SHARES 27 de abril de 2007 | april 27, 2007 07 de Junio de 2007 | june 07, 2007 - 8.76% 24 de Julio de 2007 | july 24, 2007 S/. 0.126 - 26 de octubre de 2007 | october 26, 2007 S/. 0.105 - - 16.00% 19 de febrero 2008 | february 19, 2008 S/. 0.105 - 07 de mayo 2008 | may 07, 2008 S/. 0.105 - 08 de junio 2008 | june 08, 2008 - 16.5% 16 de diciembre 2008 | december 16, 2008 - 21.42% 12 de diciembre de 2007 | december 12, 2007 ACCIONES DE INVERSIÓN | INVESTMENT SHARES 27 de abril 2007 | april 27, 2007 S/. 0.20 - 07 de Junio 2007 | june 07, 2007 - 8.76% 24 de Julio 2007 | july 24, 2007 S/. 0.12 - 26 de octubre 2007 | october 26, 2007 S/. 0.10 - - 16.00% 19 de febrero 2008 | february 19, 2008 S/. 0.10 - 07 de mayo 2008 | may 07, 2008 S/. 0.10 - 08 de junio 2008 | june 08, 2008 - 16.52% 12 de diciembre 2007 | december 12, 2007 Se canjearon por acciones comunes clase B por oferta pública de intercambio, septiembre 2008 Were exchanged for Class B common stock for public exchange offer . september 2008 | 45 COMPAÑIA MINERA S.A.A. DIRECTORIO | BOARD OF DIRECTORS h. Respecto de las sesiones del Directorio de la EMPRESA desarrolladas durante el ejercicio materia del presente informe, indique la siguiente informa- h. Concerning the company’s Board of Directors’ meetings held during the fiscal period subject matter of this report, please provide the following information: ción: NÚMERO DE SESIONES REALIZADAS | NUMBER OF MEETINGS HELD 16 NÚMERO DE SESIONES EN LAS CUALES UNO O MÁS DIRECTORES FUERON REPRESENTADOS POR DIRECTORES SUPLENTES O ALTERNOS | NUMBER OF MEETINGS IN WHICH ONE OR MORE DIRECTORS WERE 16 REPRESENTED BY DEPUTY OR ALTERNATE DIRECTORS NÚMERO DE DIRECTORES TITULARES QUE FUERON REPRESENTADOS EN AL MENOS UNA OPORTUNIDAD | NUMBER OR PRINCIPAL DIRECTORS REPRESENTED AT LEAST ONCE i. Indique los tipos de bonificaciones que recibe el Directorio por cumplimiento de metas en la EMPRESA. (X) NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA 4 i. Please specify the types of bonuses given to the Board of Directors for meeting the company’s goals. PARA (X) DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES NOT HAVE BONUS PLANS FOR DIRECTORS Indique si los tipos de bonificaciones des- lados en algún (os) documento (s) de la empresa. j. Indicate whether the types of bonuses described above are regulated in any document which the company may have. DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO * DOCUMENT NAME * CON PROGRAMAS DE BONIFICACIÓN DIRECTORES j. critos en la pregunta anterior se encuentran regu- ESTATUTO (...) REGLAMENTO INTERNO (...) MANUAL (...) OTROS (...) * Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los Estatutos de la EMPRESA. (...) 46 NO SE ENCUENTRAN REGULADOS | BYLAWS INTERNAL REGULATIONS MANUAL OTHER (...) (...) (...) (...) * Indicate document name, except in the case of the corporate bylaws. (...) THEY ARE NOT REGULATED k. Indique el porcentaje que representa el monto total de las retribuciones anuales de los directores, respecto al nivel de ingresos brutos, según los estados financieros de la EMPRESA. k. Indicate the percentage represented by the total amount of annual compensation provided to directors, with respect to gross income, according to the company’s financial statements. RETRIBUCIONES TOTALES (%) | ANNUAL COMPENSATION (%) DIRECTORES INDEPENDIENTES | INDEPENDENT DIRECTORS 0.003 DIRECTORES DEPENDIENTES | DEPENDENT DIRECTORS 0.006 l. Indique si en la discusión del Directorio, respecto del desempeño de la gerencia, se realizó sin la presencia del gerente general. SÍ (X) NO l. Indicate whether the discussion of the Board of Directors, with respect to management performance, was conducted in the absence of the General Manager. (...) YES (X) NO (...) ACCIONISTAS Y TENENCIAS | SHAREHOLDERS AND HOLDINGS m. Indique el número de accionistas con de- recho a voto, de accionistas sin derecho a voto (de ser el caso) y de tenedores de acciones de inversión (de ser el caso) de la EMPRESA al cierre del ejercicio materia del presente informe. m. Please specify the number of shareholders with voting rights, shareholders without voting rights (if applicable) and the number of holders of investment shares (if applicable) of the company as of the closing of the fiscal period subject matter of this report. CLASE DE ACCIÓN (incluídas las de inversión) | NÚMERO DE TENEDORES ( al cierre del ejercicio) | CLASS OF SHARE (including investment shares) NUMBER OF HOLDERS (as of the closing of the fiscal period) ACCIONES CON DERECHO A VOTO | SHARES WITH VOTING RIGHTS ACCIONES SIN DERECHO A VOTO | SHARES WITHOUT VOTING RIGHTS TOTAL | TOTAL 399 7,860 8,259 | 47 COMPAÑIA MINERA S.A.A. n. Indique la siguiente información respecto de los accionistas y tenedores de acciones de inversión con una participación mayor al 5% al cierre del ejercicio materia del presente informe. n. Indicate the following information about shareholders and holders of investment stock with a stake of more than 5% as of the closing of the fiscal period subject matter of this report. CLASE DE ACCIÓN: ACCIONES COMUNES CLASE “A” CON DERECHO A VOTO | CLASS OF SHARE: “A” SHARES WITH VOTING RIGHTS NOMBRES Y APELLIDOS | NÚMERO DE ACCIONES | PARTICIPACIÓN (%)| NACIONALIDAD | FULL NAME NUMBER OF SHARES STAKE (%) NATIONALITY Accionista 1| Shareholder 1 172’772,816 25.80 Perú | Peru Accionista 2 | Shareholder 2 170’100,664 24.96 Holanda | Holand Accionista 3 | Shareholder 3 97’605,985 14.32 B.V.I. | B.V.I. Accionista 4 | Shareholder 4 57’124,875 8.38 Panamá | Panama Accionista 5 | Shareholder 5 45’967,871 6.74 Perú | Peru CLASE DE ACCIÓN: ACCIONES COMUNES CLASE “B” SIN DERECHO A VOTO | CLASS OF SHARE: “B” SHARES WITHOUT VOTING RIGHTS NOMBRES Y APELLIDOS | NÚMERO DE ACCIONES | PARTICIPACIÓN (%)| NACIONALIDAD | FULL NAME NUMBER OF SHARES STAKE (%) NATIONALITY Accionista 1| Shareholder 1 114’454,563 11.23 Perú Accionista 2 | Shareholder 2 106’758,386 10.36 Perú Accionista 3 | Shareholder 3 102’270,674 10.03 Perú Accionista 4 | Shareholder 4 92’560,106 9.08 Perú Accionista 5 | Shareholder 5 85’139,361 8.35 Perú Accionista 6| Shareholder 6 56’368,153 5.53 Perú ACCIONES DE INVERSIÓN | INVESTMENT SHARES NOMBRES Y APELLIDOS | NÚMERO DE ACCIONES | PARTICIPACIÓN (%)| NACIONALIDAD | FULL NAME NUMBER OF SHARES STAKE (%) NATIONALITY Accionista 1| Shareholder 1 0 0 - Accionista 2 | Shareholder 2 0 0 - Accionista 3 | Shareholder 3 0 0 - 48 | OTROS | OTHER o. Indique si la empresa tiene algún reglamento interno de conducta o similar referida a criterios éticos y de responsabilidad profesional. SÍ (...) NO (X) En caso su respuesta sea positiva, indique la deno- o. Indicate whether the company has any internal regulations in place with regard to conduct or similar, dealing with ethical and professional liability criteria. YES (...) NO (X) minación exacta del documento. If so, indicate the exact name of the document. p. p. Is there a register of cases of noncompliance with the regulations referred to in Item a) above? ¿Existe un registro de casos de incumpli- miento al reglamento a que se refiere la pregunta a) anterior? SÍ (...) NO (...) q. En caso la respuesta a la pregunta anterior sea positiva, indique quién es la persona u órgano YES (...) NO (...) q. If so, please identify the individual or corporate body responsible for keeping such register. de la empresa encargada de llevar dicho registro. ÁREA ENCARGADA | AREA RESPONSIBLE PERSONA ENCARGADA | PERSON RESPONSIBLE NOMBRES Y APELLIDOS | FULL NAME r. CARGO | POSITION Para todos los documentos (Estatuto, Re- glamento Interno, Manual u otros documentos) mencionados en el presente informe, indique la siguiente información: DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO | DOCUMENT NAME Estatuto| Bylaws ORGANO DE APROBACIÓN | APROVING BODY Junta General de Accionistas | General ÁREA | AREA r. For all documents (Bylaws, Internal Regulations, Manual and other documents) mentioned in this report, please provide the following information: FECHA DE APROBACIÓN | DATE OF APROVAL 01.02.1998 FECHA DE ÚLTIMA MODIFICACIÓN | DATE OF LAST AMENDMENT 10.12.08 Shareholders’ Meeting s. Incluya cualquiera otra información que lo considere conveniente. s. Add any other information deemed convenient. | 49