Resolución Gerencia General Nº 140-2005-EF/94.11

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Resolución Gerencia General Nº 140-2005-EF/94.11
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO |
PRINCIPLES OF GOOD GOVERNANCE
Resolución Gerencia General
Nº 140-2005-EF/94.11
Conforme a lo establecido en el artículo 3o de la
Peruanas”.
Pursuant to the provisions of Article 3 of General
Management’s Resolution No. 140-2005-EF/94.11,
we are incorporating information relating to
compliance with “Principles of Good Governance for
Peruvian Companies”.
(10150) INFORMACIÓN SOBRE EL CUMPLIMIENTO
(10150) INFORMATION CONCERNING COMPLIANCE WITH
DE LOS PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO PARA LAS
PRINCIPLES OF GOOD GOVERNANCE FOR PERUVIAN
SOCIEDADES PERUANAS
COMPANIES
(Correspondiente al ejercicio 2007)
(For the year 2007 )
Razón Social: Volcan Cia. Minera S.A.A.
Name: Volcan Cia. Minera S.A.A.
(hereinafter the Company)
Taxpayer ID (RUC): 20383045267
Address: Av. Gregorio Escobedo 710 Lima 11
Telephones: 219 4000
Fax: 261 9716
Web Site: www.volcan.com.pe
Electronic mail: [email protected]
Stock Exchange Representative: Mr. Pedro Olortegui
Resolución Gerencia General No. 140-2005-EF/94.11
se presenta información sobre el cumplimiento del
los “Principios de Buen Gobierno para las Sociedades
(en adelante la Empresa)
RUC: 20383045267
Dirección: Av. Gregorio Escobedo 710 Lima 11
Telefonos: 219 4000
Fax: 261 9716
Pagina Web: www.volcan.com.pe
Correo electrónico: [email protected]
Representante Bursatil: Sr. Pedro Olortegui
4
|
I. SECCIÓN PRIMERA: EVALUACIÓN DE 26 PRINCIPIOS |
I. SECTION ONE: EVALUATION OF 26 PRINCIPLES
LOS DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS | SHAREHOLDERS’ RIGHTS
Principios | Principles
Cumplimiento | Compliance
1
1.
2
3
4
5
Principio (I.C.1. segundo párrafo).- No se debe incorporar en la
agenda asuntos genéricos, debiéndose precisar los puntos a tratar de
modo que se discuta cada tema por separado, facilitando su análisis
y evitando la resolución conjunta de temas respecto de los cuales se
puede tener una opinión diferente.
X
1.
Principle (I.C.1. second paragraph).- Generic items should not be
added to the agenda. The items to be dealt with must be specified in
such manner that each is discussed separately, facilitating their analysis
and avoiding joint resolutions concerning matters with respect to which
there may be different opinions.
2.
Principio (I.C.1. tercer párrafo).- El lugar de celebración de las
Juntas Generales se debe fijar de modo que se facilite la asistencia de los
accionistas a las mismas.
X
2.
Principle (I.C.1. third paragraph).- The place for the celebration of
Shareholder Meetings must be determined in order to facilitate attendance
by shareholders.
|5
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
a.
Indique el número de juntas de accionistas
convocadas por la EMPRESA durante el ejercicio
materia del presente informe.
a.
Indicate the number of shareholders’ meetings organized by the company during the fiscal
period covered by this report.
TIPO | TYPE
NÚMERO | NUMBER
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS | GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING
3
JUNTA ESPECIAL DE ACCIONISTAS | SPECIAL SHAREHOLDERS’ MEETING
0
b.
De haber convocado a juntas de accionistas,
complete la siguiente información para cada una
de ellas.
FECHA DE
AVISO DE
CONVOCATORIA*
FECHA DE
LA JUNTA
LUGAR DE LA
JUNTA
ESPECIAL
Febrero-8
Marzo-27
Gregorio
Julio-11
Agosto-6
Nov-14
Dic-10
DATE OF
SUMMONS
NOTICE
DATE OF
MEETING
PLACE OF MEETING
Febrero-8
Marzo-27
Julio-11
Nov-14
b.
If shareholders’ meetings were organized,
provide the following information for each of
them:
TIPO DE JUNTA
GENERAL
QUÓRUM
%
Nº DE ACC.
ASISTENTES
(...)
(X)
87.45
Gregorio
(...)
(X)
Gregorio
(...)
(X)
TYPE OF MEETING
DURACIÓN
HORA DE
INICIO
HORA DE
TÉRMINO
76
10:30
12:00
95.89
82
10:30
13:00
87.32
32
10:00
11:30
N° OF
ATTENDING
SHAREHOLDERS
TIME
STARTED
TIME
ENDING
DURATION
SPECIAL
GENERAL
QUORUM
%
Gregorio Escobedo
(...)
(X)
87.45
76
10:30
12:00
Agosto-6
Gregorio Escobedo
(...)
(X)
95.89
82
10:30
13:00
Dic-10
Gregorio Escobedo
(...)
(X)
87.32
32
10:00
11:30
* En caso de haberse efectuado más de una convocatoria, indicar
la fecha de cada una de ellas.
* In case the meeting was announced more than once, indicate
the date of each notice.
c.
c.
In addition to what is prescribed in Article
43 of the Ley General de Sociedades, what means
does the company use to announce meetings?
¿Qué medios, además del contemplado
en el artículo 43 de la Ley General de Sociedades,
utiliza la EMPRESA para convocar a las Juntas?
CORREO ELECTRÓNICO
(...)
DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA (X)
VÍA TELEFÓNICA (...)
PÁGINA DE INTERNET (...)
CORREO POSTAL (...)
OTROS. Detalle a través de la Bolsa de Valores de
Lima y Conasev. Publicación en diarios de mayor
circulación.
(X)
NINGUNO
(...)
6
|
ELECTRONIC MAIL
(...)
DIRECTLY WITHIN THE COMPANY (X)
TELEPHONE (...)
WEB SITE (...)
MAILING ADDRESS (...)
OTHER. Through the Lima Stock Exchange and
Conasev
(X)
NONE
(...)
d.
Indique si los medios señalados en la
algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
d.
Indicate whether the means specified in the
previous question are regulated in any document
(s) of the company.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
pregunta anterior se encuentran regulados en
ESTATUTO (X)
REGLAMENTO INTERNO (...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(X)
(...)
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate the name of the document, except in the case of the
company’s bylaws.
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
(...)
e.
En caso la EMPRESA cuente con una página
e.
If the company has a corporate web site, is
it possible to view shareholders’ meeting minutes
at the site?
web corporativa, ¿es posible obtener las actas de
las juntas de accionistas a través de dicha página?
THEY ARE NOT REGULATED
SI | YES
NO | NO
SOLO PARA ACCIONISTAS | ONLY FOR SHAREHOLDERS
(...)
(X)
PARA EL PUBLICO EN GENERAL | FOR THE GENERAL PUBLIC
(...)
(X)
(...)
NO CUENTAN CON PÁGINA WEB
(...)
THERE IS NO WEB SITE
Principio | Principle
3.
Principio (I.C.2).- Los accionistas deben contar con la oportunidad de
Cumplimiento | Compliance
0
1
2
3
4
introducir puntos a debatir, dentro de un límite razonable, en la agenda de las
Juntas Generales.
Los temas que se introduzcan en la agenda deben ser de interés social y propios
de la competencia legal o estatutaria de la Junta. El Directorio no debe denegar
esta clase de solicitudes sin comunicar al accionista un motivo razonable.
X
3.
Principle (I.C.2).- Shareholders must have the opportunity, within a
reasonable period, to add to the general meeting agenda items for debate.
Any items added to the agenda must be of interest for the company
and part of the legal or statutory competence of the meeting. The
Board of Directors must not reject this type of requests without giving a
reasonable reason to the shareholder.
|7
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
a.
Indique
si
los
accionistas
pueden
incluir puntos a tratar en la agenda mediante
un mecanismo adicional al contemplado en la
Ley General de Sociedades (artículo 117 para
sociedades anónimas regulares y artículo 255 para
sociedades anónimas abiertas).
SÍ
b.
(X)
NO
(...)
En caso la respuesta a la pregunta
anterior sea afirmativa detalle los mecanismos
alternativos.
YES
(...)
(X)
NO
b.
If the answer to the previous question is
Yes, please give details of alternate mechanisms.
Introducing inclusión andalucia Directory
Presentando su inclusión al Directorio
c.
a.
Indicate whether shareholders are permitted
to include points to be dealt with into the agenda
through some mechanism other than that stipulated
in the Business Corporations Act (Article 117 for
regular equity securities and Article 255 for open
equity securities).
Indique si los mecanismos descritos en
la pregunta anterior se encuentran regulados en
algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
DOCUMENT NAME *
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(X)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
d.
Indique
el
número
de
c.
Indicate whether the mechanisms
described above are regulated in any document
which the company may have.
solicitudes
presentadas por los accionistas durante el ejercicio
materia del presente informe para la inclusión de
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHERS
(...)
(...)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
THEY ARE NOT REGULATED
d.
Indicate the number of requests made
by shareholders during the fiscal period subject
matter of this report to include into the agenda
subjects to be discussed in the meetings.
temas a tratar en la agenda de juntas.
NÚMERO DE SOLICITUDES | NUMBER OF REQUESTS
0
RECIBIDAS | RECEIVED
0
ACEPTADAS | ACCEPTED
0
RECHAZADAS | REJECTED
0
8
|
Principios de buen gobierno |
Principles of good governance
Principio | Principle
4.
Cumplimiento | Compliance
0
Principio (I.C.4.i.).- El estatuto no debe imponer límites a la
1
2
3
4
facultad que todo accionista con derecho a participar en las Juntas
X
Generales pueda hacerse representar por la persona que designe.
4.
Principle (I.C.4.i.).- The bylaws must not impose limits on the
faculty enjoyed by all shareholders with the right to participate in
general meetings, through a representative.
a.
De acuerdo con lo previsto en el artículo
122 de la Ley General de Sociedades, indique si el
estatuto de la EMPRESA limita el derecho de representación, reservándolo:
A FAVOR DE OTRO ACCIONISTA
(...)
A FAVOR DE UN DIRECTOR
(...)
A FAVOR DE UN GERENTE
(...)
NO SE LIMITA EL DERECHO DE REPRESENTACIÓN(X)
b.
Indique para cada Junta realizada durante
el ejercicio materia del presente informe la
siguiente información:
a.
In accordance with the provisions of Article 122 of the Ley General de Sociedades, indicate
whether the corporate bylaws limit the right to
representation, reserving it:
IN FAVOR OF OTHER SHAREHOLDERS
(...)
IN FAVOR OF A DIRECTOR
(...)
IN FAVOR OF A MANAGER (...)
THE RIGHT TO REPRESENTATION
IS NOT LIMITED (X)
b.
For each meeting held during the fiscal
period subject matter of this report, please indicate the following information:
PARTICIPACIÓN (%) SOBRE EL TOTAL DE ACCIONES
TIPO DE JUNTA |
FECHA DE JUNTA |
CON DERECHO A VOTO |
TYPE OF MEETING
DATE OF MEETING
PARTICIPATION (%) OF THE TOTAL NUMBER
OF VOTING SHARES
GENERAL |
ESPECIAL |
GENERAL
SPECIAL
(X)
(...)
(X)
(X)
c.
EJERCICIO DIRECTO |
BY PROXY
DIRECTLY
Marzo 27 | March 27
19.23
66.22
(...)
Agosto 06 | August 06
36.14
59.75
(...)
Noviembre 14 | November 14
27.58
59.74
Indique los requisitos y formalidades exigi-
das para que un accionista pueda representarse en
una junta.
A TRAVÉS DE PODERES |
c.
Indicate the requirements and formalities
set forth for a shareholder to be represented in a
Shareholders’ Meeting.
|9
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
FORMALIDAD ( INDIQUE SI LA EMPRESA EXIGE CARTA SIMPLE,
CARTA NOTARIAL, ESCRITURA PÚBLICA U OTROS) |
CARTA SIMPLE |
FORMALIYY ( INDICATE WHETHER THE COMPANY REQUIRES A
SIMPLE LETTER
SIMPLE LETTER, PUBLIC DEED OR OTHER TYPES OF AUTHORIZATION)
ANTICIPACIÓN (NÚMERO DE DÍAS PREVIOS A LA JUNTA
24 HORAS |
CON QUE DEBE PRESENTAR EL PODER) |
24 HOURS
ADVANCE NOTICE (NUMBER OF DAYS PRIOR TO THE MEETING,
FOR THE PROXY TO THE SUBMITTED)
COSTO (INDIQUE SI EXISTE UN PAGO QUE EXIJA LA EMPRESA PARA
ESTOS EFECTOS Y A CUANTO ASCIENDE |
NINGUNO |
COST (INDICATE WHETHER THE COMPANY REQUIRES PAYMENT
NONE
TO THIS EFFECT; AND IF SO, HOW MUCH?)
RECHAZADAS | REJECTED
d.
0
Indique si los requisitos y formalidades
descritas en la pregunta anterior se encuentran
regulados en algún (os) documento (s) de la EM-
d.
Indicate whether the requirements and
formalities described above are regulated in any
document which the company may have.
PRESA.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
ESTATUTO
(X)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
*
DOCUMENT NAME *
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHERS
(X)
(...)
(...)
(...)
Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
(...)
10
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
|
THEY ARE NOT REGULATED
TRATAMIENTO EQUITATIVO DE LOS ACCIONISTAS |
EQUAL TREATMENT OF SHAREHOLDERS
Principio | Principle
Cumplimiento | Compliance
0
5.
1
2
3
4
Principio (II.A.1, tercer párrafo).- Es recomendable que la
sociedad emisora de acciones de inversión u otros valores accionarios
sin derecho a voto, ofrezca a sus tenedores la oportunidad de
canjearlos por acciones ordinarias con derecho a voto o que prevean
esta posibilidad al momento de su emisión.
X
5.
Principle (II.A.1, third paragraph).- It is advisable for any company
issuing investment shares or other securities without voting rights, to
offer their holders the opportunity to exchange them for ordinary shares
with voting rights or to allow for this possibility at the time of issuing.
a.
¿La EMPRESA ha realizado algún proceso
de canje de acciones de inversión en los últimos
a.
Has the company started any exchange of
investment stock in the past five years?
cinco años?
SÍ
(X)
NO APLICA
NO
(...)
(...)
YES
DOES NOT APPLY Principio | Principle
6.
Principio (II.B).- Se debe elegir un número suficiente de directo-
(X)
NO
(...)
(...)
Cumplimiento | Compliance
0
1
2
3
4
res capaces de ejercer un juicio independiente, en asuntos donde haya
potencialmente conflictos de intereses, pudiéndose, para tal efecto,
tomar en consideración la participación de los accionistas carentes de
X
control.
Los directores independientes son aquellos seleccionados por su
prestigio profesional y que no se encuentran vinculados con la administración de la sociedad ni con los accionistas principales de la
misma.
| 11
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
6.
Principle (II.B).- A sufficient number of directors must be
chosen, who are capable of exercising independent judgment in
matters where there may potentially be conflicts of interest, being
able, to that effect, to consider the participation of shareholders who
lack control.
Cumplimiento | Compliance
0
1
2
3
4
X
Independent directors are those who have been chosen because of
their professional prestige and who are not related to the company’s
administration or to its major shareholders.
a.
Indique el número de directores depen-
dientes e independientes de la EMPRESA.
a.
Indicate the number of dependent and independent directors of the company.
DIRECTORES | DIRECTORS
NUMERO | NUMBER
DEPENDIENTES | DEPENDENT
5
INDEPENDIENTES | INDEPENDENT
3
TOTAL | TOTAL
8
1
1
Los directores independientes son aquellos que no se encuentran
vinculados con la administración de la entidad emisora ni con sus
accionistas principales.
Para dicho efecto, la vinculación se define en el Reglamento
de Propiedad Indirecta, Vinculación y Grupo Económico. Los
accionistas principales, por su parte, son aquellas personas
naturales o jurídicas que tienen la propiedad del cinco (5%) o
másdel capital de la entidad emisora.
b.
Indique los requisitos especiales (distintos
de los necesarios para ser director) para ser director
independiente de la EMPRESA.
(X)
NO EXISTEN REQUISITOS ESPECIALES
c.
Indique si los requisitos especiales descritos
en la pregunta anterior se encuentran regulados
en algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
Independent directors are those who are not related to the administration of the issuing entity or to its major shareholders.
1
To this effect, the relationship is defined in the Regulations Governing Indirect Ownership, Relationship and Economic Group.
In turn, major shareholders are any individuals or bodies corporate holding five percent (5%) or more of the issuing entity’s
capital.
b.
Indicate any special requirements (other
than requirements prescribed to be a director) to
be able to become an independent director of the
company.
(X) THERE ARE NO SPECIAL REQUIREMENTS
c.
Indicate whether the special requirements
described above are regulated in any document
which the company may have.
ESTATUTO
(...)
DOCUMENT NAME *
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
12
|
(...)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
(...)
THEY ARE NOT REGULATED
d.
Indique si los directores de la EMPRESA son
d.
Indicate whether the directors of the
parientes en primer grado o en segundo grado de
company are relatives in the first or second degree
consanguinidad, o parientes en primer grado de
of consanguinity, or in the first degree of kinship, or
afinidad, o cónyuge de:
spouse of:
VINCULACION CON | RELATIONSHIP TO
NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR |
ACCIONISTA 1 |
DIRECTOR |
GERENTE |
SHAREHOLDER
DIRECTOR
MANAGER
José Ignacio de Romaña
(...)
(X)
(X)
José Daniel Amado V.
(...)
(X)
(...)
FULL NAME OF DIRECTORS
NOMBRES Y APELLIDOS DEL ACCIONISTA 2/
DIRECTOR / GERENTE |
FULL NAME OF SHAREHOLDER / DIRECTOR / MANAGER
José Daniel Amado V.
AFINIDAD |
INFORMACIÓN ADICIONAL |
AFFINITY
ADITIONAL INFORMATION
Primer grado de
afinidad |
First degree of
affinity
José Ignacio de Romaña
Primer grado de
afinidad |
Gerente Comercial |
First degree of
Commercial Manager
affinity
1
1
2
2
Accionistas con una participación igual o mayor al 5% de las
acciones de la empresa (por clase de acción, incluidas las acciones
de inversión).
En el caso exista vinculación con algún accionista incluir su
participación accionaria. En el caso la vinculación sea con algún
miembro de la plana gerencial, incluir su cargo.
e.
En caso algún miembro del Directorio
Shareholders with holdings equal to or more than 5% of the
company’s shares (by class of share, including investment
shares).
If there is a relationship with any shareholder, include his holding. If there is a relationship with some member of the management team, include his position.
e.
In the event that during the fiscal period
ocupe o haya ocupado durante el ejercicio materia
covered by this report a member of the Board of
del presente informe algún cargo gerencial en la
Directors has held a management post in the com-
EMPRESA, indique la siguiente información:
pany, provide the following information:
| 13
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
NOMBRES Y APELLIDOS DEL DIRECTOR |
FULL NAME OF DIRECTOR
José Ignacio de Romaña
f.
CARGO GERENCIAL QUE DESEMPEÑA
O DESEMPEÑO | MANAGEMENT POST
PREVIOUSLY OR CURRENTLY HELD
GERENTE COMERCIAL |
COMERCIAL MANAGER
En caso algún miembro del Directorio de
la EMPRESA también sea o haya sido durante el
ejercicio materia del presente informe miembro de
Directorio de otra u otras empresas inscritas en el
Registro Público del Mercado de Valores, indique
la siguiente información:
NOMBRES Y APELLIDOS
DEL DIRECTOR |
FULL NAME DIRECTOR
FECHA EN EL CARGO GERENCIAL |
MANAGEMENT POST DATES
INICIO | START
f.
In case a member of the Board of Directors
of the company is or has been - during the fiscal
period covered by this report – also a member
of the board of directors of another company
or other companies listed in the Stock Market’s
Public Registry, please provide the following
information:
FECHA | DATE
DENOMINACIÓN SOCIAL DE LA EMPRESA |
NAME OF COMPANY OR COMPANIES
INICIO | START
Castrovirreyna Cia. Minera S.A.
1975
Jose Ignacio de Romaña
Castrovirreyna Cia. Minera S.A.
2005
Jose Picasso S.
Cia Minera Atacocha S.A.
1995
Jose Picasso S.
Reactivos Nacionales S.A.
2003
Jose Picasso S.
Compañía Minera Poderosa S.A.
2006
Jose Daniel Amado V.
Empresa Agroindustrial Casagrande S.A.A.
2005
Jose Daniel Amado V.
Complejo Agroindustrial Cartavio S.A.A.
2007
Gonzalo Andrade N.
Compañía Minera Condestable S.A.A.
2001
|
END
2000
Roberto Letts C.
14
TÉRMINO|
TÉRMINO | END
COMUNICACIÓN Y TRANSPARENCIA INFORMATIVA |
COMMUNICATION AND TRANSPARENCY
Principio | Principle 7.
Principio (IV.C, segundo, tercer y cuarto párrafo).- Si bien,
Cumplimiento | Compliance
0
1
2
3
4
por lo general las auditorías externas están enfocadas a dictaminar
información financiera, éstas también pueden referirse a dictámenes o
informes especializados en los siguientes aspectos: peritajes contables,
auditorías operativas, auditorías de sistemas, evaluación de proyectos,
evaluación o implantación de sistemas de costos, auditoría tributaria,
tasaciones para ajustes de activos, evaluación de cartera, inventarios, u
otros servicios especiales.
Es recomendable que estas asesorías sean realizadas por auditores
distintos o, en caso las realicen los mismos auditores, ello no afecte
la independencia de su opinión. La sociedad debe revelar todas las
auditorías e informes especializados que realice el auditor.
Se debe informar respecto a todos los servicios que la sociedad auditora
o auditor presta a la sociedad, especificándose el porcentaje que
representa cada uno, y su participación en los ingresos de la sociedad
auditora o auditor.
X
7.
Principle (IV.C, second, third and fourth paragraphs).- Although,
generally, independent audits focus on issuing a report about financial
information, they can also refer to specialized reports dealing with the
following aspects: accounting examinations, operational audits, system
audits, project evaluation, cost system evaluation or implementation, tax
audits, appraisals for asset adjustment, portfolio evaluation, inventory
matters and other special services.
The recommendation is for these services to be performed by different
auditors; or if conducted by the same auditors, it should not affect the
independence of their opinion. The company must disclose all of the
auditor’s specialized audits and reports conducted and prepared.
Information must also be provided with regard to all services provided by
the auditing firm or auditor to the company, specifying the percentage
represented by each, as well as their share in the earnings of the auditing
firm o auditor.
| 15
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
a.
Indique la siguiente información de las
sociedades de auditoría que han brindado servicios a
la EMPRESA en los últimos 5 años.
RAZON SOCIAL DE LA SOCIEDAD AUDITORIA |
NAME OF AUDITING FIRM
a.
Indicate the following information about
the auditing firms that have provided services to
the company in the past five years.
SERVICIO * | SERVICE PERIODO | PERIOD
Medina, Zaldivar, Paredes y Asoc.
Auditoria Anual |
(Ernst & Young Int´l)
Annual Audit
Medina, Zaldivar, Paredes y Asoc.
Auditoria Anual |
(Ernst & Young Int´l)
Annual Audit
Pazos, Lopez de Romaña, Rodríguez S.C. (BDO)
Pazos, Lopez de Romaña, Rodríguez S.C. (BDO)
Pazos, Lopez de Romaña, Rodríguez S.C. (BDO)
Auditoria Anual |
Annual Audit
Auditoria Anual |
Annual Audit
Auditoria Anual |
Annual Audit
* Incluir todos los tipos de servicios tales como dictámenes de
información financiera, peritajes contables, auditorías operativas,
auditorías de sistemas, auditoría tributaria u otros servicios
especiales.
** Del monto total pagado a la sociedad de auditoría por todo
concepto, indicar el porcentaje que corresponde a retribución por
servicios de auditoria financiera.
b.
Describa los mecanismos preestablecidos para
RETRIBUCIÓN ** |
COMPENSATION
2004
100%
2005
100%
2006
100%
2007
100%
2008
100%
*Please include all types of services such as opinions on financial information, accounting examinations, operational audits,
system audits, tax audits and other specialized services.
** Out of the total overall amount paid to the auditing firm,
please indicate the percentage corresponding to compensation
for financial auditing services.
b.
Describe any pre-established mechanisms
contratar a la sociedad de auditoría encargada de
applicable to the hiring of auditing firms to provide an
dictaminar los estados financieros anuales (incluida la
opinion on the annual financial statements (include
identificación del órgano de la EMPRESA encargado de
an identification of the corporate body responsible
elegir a la sociedad auditora).
for choosing the auditing firm).
La contratación de la sociedad auditora debe ser pro-
La contratación de la sociedad auditora debe ser propuesta
puesta al Directorio por la Gerencia General presentando
al Directorio por la Gerencia General presentando las justi-
las justificaciones y/o prepuestas y sus recomndaciones.
ficaciones y/o prepuestas y sus recomndaciones. Correspon-
Corresponde a la Junta General designar a delagar en el
de a la Junta General designar a delagar en el Directorio la
Directorio la designación de los auditores externos.
designación de los auditores externos.
c.
c.
Indique si los mecanismos descritos en la
Please state whether the mechanisms
pregunta anterior se encuentran contenidos en
described above are contained in any document
algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
which the company may have.
16
|
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
ESTATUTO
(X)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
d.
Indique si la sociedad de auditoría contra-
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
EMPRESA correspondientes al ejercicio materia del
presente informe, dictaminó también los estados
financieros del mismo ejercicio para otras empresas de su grupo económico.
SÍ
(X)
NO
THEY ARE NOT REGULATED
d.
Please indicate whether the auditing
firm hired to issue an opinion on the company’s
financial statements of the fiscal period subject
matter of this report, also issued an opinion on the
same fiscal period’s financial statements of other
companies of the company’s economic group.
tada para dictaminar los estados financieros de la
(X)
(...)
(...)
(...)
YES
(X)
NO
(...)
RAZON SOCIAL DE LA (S) EMPRESA (S) DEL GRUPO ECONOMICO | NAME (S) OF ECONOMIC GROUP’S COMPANY (IES)
Empresa Minera Paragsha S.A.C.
e.
Indique el número de reuniones que
e.
Please indicate the number of meetings
held between the area responsible for internal
audit and the hired auditing firm, during the fiscal
period subject matter of this report.
durante el ejercicio materia del presente informe el
área encargada de auditoría interna ha celebrado
con la sociedad auditora contratada.
NÚMERO DE REUNIONES | NUMBER OF MEETINGS
0
1
2
3
4
5
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
MAS DE 5 | OVER 5
(X)
NO APLICA | DOES NOT APPLY
(...)
| 17
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
Principio | Principle
8.
Cumplimiento | Compliance
Principio (IV.D.2).- La atención de los pedidos particulares de
0
1
2
3
4
información solicitados por los accionistas, los inversionistas en general
o los grupos de interés relacionados con la sociedad, debe hacerse a
X
través de una instancia y/o personal responsable designado al efecto.
8.
Principle (IV.D.2).- Specific requests for information submitted
by the shareholders, investors in general or interest groups related to the
company, must be channeled through the sections and/or personnel
responsible designated to such effect.
a.
Indique cuál (es) es (son) el (los) medio (s) o la
(s) forma (s) por la que los accionistas o los grupos de
interés de la EMPRESA pueden solicitar información
a.
Indicate the mean (s) or manner (s) in which
the company’s shareholders or interest groups can
request information so that it will be considered.
para que su solicitud sea atendida.
ACCIONISTAS |
GRUPOS DE INTERES |
SHAREHOLDERS
INTEREST GROUP
(X)
(...)
(X)
(X)
VÍA TELEFÓNICA | TELEPHONE
(X)
(...)
PÁGINA DE INTERNET | WEB SITE
(X)
(...)
CORREO POSTAL | MAILING ADDRESS
(X)
(X)
OTROS. DETALLE | OTHERS, GIVE DETAILS
(...)
(...)
CORREO ELECTRÓNICO | ELECTRONIC MAIL
DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA |
DIRECTLY WITHIN THE COMPANY
b.
Sin perjuicio de las responsabilidades de in-
formación que tienen el Gerente General de acuerdo
con el artículo 190 de la Ley General de Sociedades,
indique cuál es el área y/o persona encargada de recibir y tramitar las solicitudes de información de los
accionistas. En caso sea una persona la encargada, incluir adicionalmente su cargo y área en la que labora.
b.
Not withstanding the information duties of
the General Manager pursuant to Article 190 of the
Ley General de Sociedades, please name the area
and/or person responsible for receiving and dealing
with any requests for information submitted by
shareholders. If an individual is responsible, also
indicate his position and area in which he works.
ÁREA ENCARGADA | AREA RESPONSIBLE
Area de Valores
PERSONA ENCARGADA | PERSON IN CHARGE
NOMBRES Y APELLIDOS | FULL NAME
Jorge Luis Cotrina
18
|
CARGOS | POSITION
Jefe | Manager
ÁREA | AREA
Área De Valores | Securities Area
c.
Indique si el procedimiento de la EMPRESA
(s) de la EMPRESA.
c.
Please indicate whether the procedure
used by the company to deal with information
requests from shareholders and/or interest groups
of the company are regulated in any document
which the company may have.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
para tramitar las solicitudes de información de los
accionistas y/o los grupos de interés de la EMPRESA
se encuentra regulado en algún (os) documento
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(...)
(...)
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
(…) THE COMPANY DOES HAVE A PROCEDURE
IN PLACE BUT IT IS NOT REGULATED
LA EMPRESA CUENTA CON UN PROCEDI-
MIENTO PEO ESTE NO SE ENCUENTRA REGULADO.
(X)
NO APLICA, NO EXISTE UN PROCEDIMIENTO
(X)
DOES NOT APPLY. THERE IS NO PREESTABLISHED PROCEDURE.
PREESTABLECIDO.
d.
Indique el número de solicitudes de infor-
d.
Indicate the number of information
requests submitted by shareholders and/or interest
groups of the company during the fiscal period
subject matter of this report.
mación presentadas por los accionistas y/o grupos
de interés de la EMPRESA durante el ejercicio materia del presente informe.
NÚMERO DE SOLICITUDES | NUMBER OF REQUESTS
RECIBIDAS | RECEIVED
ACEPTADAS | ACCEPTED
0
e.
En caso la EMPRESA cuente con una pági-
na web corporativa ¿incluye una sección especial
sobre gobierno corporativo o relaciones con accionistas e inversores?
SÍ
NO CUENTA CON PÀGINA WEB
f.
Durante el ejercicio materia del presente
(...)
NO
(X)
(...)
informe indique si ha recibido algún reclamo por
limitar el acceso de información a algún accionista.
SÍ
(...)
RECHAZADAS | REJECTED
0
NO
(X)
0
e.
If the company has a corporate web
site, does it have a special section on corporate
governance or shareholder and investor relations?
YES
(...)
NO
THERE IS NO WEB SITE (X)
(...)
f.
During the fiscal period subject matter of
this report, please indicate whether or not any type
of complaint has been filed regarding limitation to
access to information on the part of any particular
shareholder.
YES
(...)
NO
(X)
| 19
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
Principio | Principle 9.
Cumplimiento | Compliance
Principio (IV.D.3.).- Los casos de duda sobre el carácter confiden-
0
1
2
3
4
cial de la información solicitada por los accionistas o por los grupos de
interés relacionados con la sociedad deben ser resueltos. Los criterios
deben ser adoptados por el Directorio y ratificados por la Junta General,
así como incluidos en el estatuto o reglamento interno de la sociedad.
En todo caso la revelación de información no debe poner en peligro la
posición competitiva de la empresa ni ser susceptible de afectar el normal desarrollo de las actividades de la misma.
X
9.
Principle (IV.D.3.).- All cases of doubts existing with reference to
the confidential nature of the information requested by the shareholders
or by the interest groups related to the company, must be resolved. The
criteria must be adopted by the Board of Directors and ratified by the
Shareholders’ Meeting, and it must be included in the bylaws or internal
regulations of the company. In any event, disclosure of information must
not jeopardize the company’s competitive position or be likely to affect
the normal activities of its business.
a.
¿Quién decide sobre el carácter confidencial
de una determinada información?
EL DIRECTORIO
(X)
EL GERENTE GENERAL
(...)
OTROS. Detalle
(...)
b.
Detalle
los
criterios
preestablecidos
a.
Who decides on the confidential nature of
any given information?
THE BOARD OF DIRECTORS
THE GENERAL MANAGER
OTHERS. Give details
(X)
(...)
(...)
confidencial de la información.
b.
Please give details of pre-established criteria of an objective nature making it possible to classify a specific piece of information as confidential.
Additionally, indicate the number of information
requests submitted by shareholders during the fiscal period subject matter of this report, which were
rejected due to the confidential nature of the information.
(X)
NO EXISTEN CRITERIOS PREESTABLECIDOS
(X)
c.
Indique si los criterios descritos en la
c.
Indicate whether the criteria described
above is contained in any document which the
company may have.
de carácter objetivo que permiten calificar
determinada información como confidencial.
Adicionalmente indique el número de solicitudes
de información presentadas por los accionistas
durante el ejercicio materia del presente informe
que fueron rechazadas debido al carácter
pregunta anterior se encuentran contenidos en
algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
20
|
THERE IS NO PRE-ESTABLISHED CRITERIA
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(...)
(...)
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
THEY ARE NOT REGULATED
Principio | Principle 10.
Cumplimiento | Compliance
0
Principio (IV.F, primer párrafo).- La sociedad debe contar con
1
2
3
4
auditoría interna. El auditor interno, en el ejercicio de sus funciones,
debe guardar relación de independencia profesional respecto de la
sociedad que lo contrata. Debe actuar observando los mismos principios
de diligencia, lealtad y reserva que se exigen al Directorio y la Gerencia.
X
10.
Principle (IV.F, first paragraph).- The company must have an internal auditing department. In the exercise of its duty, the internal auditing
department must keep a professional independent relationship with the
company. It must act in accordance with the principles of diligence, loyalty
and confidentiality required for the Board of Directors and Management.
a.
Indique si la EMPRESA cuenta con un área
independiente encargada de auditoría interna.
a.
Indicate whether the company has an
independent area responsible for internal audit.
SÍ
b.
En caso la respuesta a la pregunta anterior
(X)
NO
(...)
sea afirmativa, dentro de la estructura orgánica de la
EMPRESA indique, jerárquicamente, de quién depende auditoría interna y a quién tiene la obligación de
YES
(X)
NO
(...)
b.
If so, within the company’s organic
structure, indicate, in a hierarchical manner,
where internal audit is attached to and to whom
it reports.
reportar.
DEPENDE DE | ATTACHED TO
COMITÉ EJECUTIVO | EXECUTIVE COMMITTEE
REPORTA A | REPORTS TO
COMITÉ EJECUTIVO | EXECUTIVE COMMITTEE
| 21
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
c.
Indique cuáles son las principales respon-
interna.
c.
Indicate the main duties of the person
responsible for internal audit and whether or not
that person performs other duties which are alien to
internal audit.
Seguimiento de procedimientos y normas de control
Follow up on procedures and internal control
interno.
regulations.
d.
gún (os) documento (s) de la EMPRESA.
d.
Please state whether the duties described
above are regulated in any document (s) of the
company.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
sabilidades del encargado de auditoría interna
y si cumple otras funciones ajenas a la auditoría
Indique si las responsabilidades descritas en
la pregunta anterior se encuentran reguladas en al-
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(...)
(...)
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(X)
(X)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
22
|
THEY ARE NOT REGULATED
LAS RESPONSABILIDADES DEL DIRECTORIO |
DUTIES OF THE BOARD OF DIRECTORS
Principio | Principle 11.
Cumplimiento | Compliance
Principio (V.D.1).- El Directorio debe realizar ciertas funciones
0
1
2
3
4
claves, a saber:
Evaluar, aprobar y dirigir la estrategia corporativa; establecer los
objetivos y metas así como los planes de acción principales, la política
de seguimiento, control y manejo de riesgos, los presupuestos anuales
y los planes de negocios; controlar la implementación de los mismos;
y supervisar los principales gastos, inversiones, adquisiciones y
X
enajenaciones.
11.
Principle (V.D.1).- The Board of Directors must carry out certain
key duties, such as:
Evaluate, approve and direct the corporate strategy; establish objectives
and goals as well as the main action plans, a policy for follow up, control
and management of risks, annual budgets and business plans; control
their implementation; and supervise all major expenses, investments,
acquisitions and acts of disposal.
a.
En caso el Directorio de la EMPRESA se en-
de la EMPRESA.
a.
If the Board of Directors of the company
is responsible for the function described in this
principle, indicate whether this function of the
Board of Directors is contained in any document
which the company may have.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
cuentre encargado de la función descrita en este
principio, indicar si esta función del Directorio se
encuentra contenida en algún (os) documento (s)
ESTATUTO
(X)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(X)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
| 23
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
(...)
EL
DIRECTORIO
SE
ENCARGA
DE
LA
FUNCIÓN DESCRITA PERO ESTA NO SE ENCUENTRA
REGULADA
(...)
NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE ENCARGA
DE ESTA FUNCIÓN
(...)
THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM
THE FUNCTION DESCRIBED, BUT IT IS YET TO BE
REGULATED
(...)
DOES NOT APPLY. THE BOARD OF DIRECTORS
DOES NOT DEAL WITH THIS FUNCTION
Principios | Principles
Cumplimiento | Compliance
El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber:
12.
0
1
2
3
4
Principio (V.D.2).- Seleccionar, controlar y, cuando se haga nece-
sario, sustituir a los ejecutivos principales, así como fijar su retribución.
X
The Board of Directors must carry out certain key duties, such as:
12.
Principle (V.D.2).- Select, control; and when required, replace the
main executives, as well as determine their compensation.
13.
Principio (V.D.3).- Evaluar la remuneración de los ejecutivos
principales y de los miembros del Directorio, asegurándose que el
procedimiento para elegir a los directores sea formal y transparente.
X
13.
Principle (V.D.3).- Evaluate the compensation of the main
executives and of members of the Board of Directors, guaranteeing that
the procedure followed to choose directors is formal and transparent.
a.
En caso el Directorio de la EMPRESA se
PRESA.
a.
If the Board of Directors of the company is
responsible for the functions described in this principle, indicate whether the functions described in this
principle are regulated in any document which the
company may have.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
encuentre encargado de las funciones descritas
en este principio, indique si ellas se encuentran
reguladas en algún (os) documento (s) de la EM-
ESTATUTO
(X)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
24
|
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(X)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LAS FUN-
(...)
THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM
THE FUNCTIONS DESCRIBED, BUT THEY ARE YET TO
BE REGULATED
CIONES DESCRITAS PERO ESTAS NO SE ENCUENTRAN REGULADAS
ENCARGA DE ESTAS FUNCIONES
(...)
DOES NOT APPLY.THE BOARD OF DIRECTORS
DOES NOT DEAL WITH THESE FUNCTIONS
b.
b.
(...)
NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE
Indique el órgano que se encarga de:
FUNCION | FUNCTION
DIRECTORIO |
Indicate the body responsible for:
GERENTE GENERAL |
BOARD OF DIRECTORS GENERAL MANAGER
CONTRATAR Y SUSTITUIR GERENTE GENERAL |
HIRING AND REPLACING THE GENERAL MANAGER
CONTRATAR Y SUSTITUIR A LA PLANA GERENCIAL |
HIRING AND REPLACING MANAGEMENT
(X)
(...)
(X)
(...)
(X)
(...)
(X)
(...)
(...)
(...)
OTROS | OTHERS
FIJAR REMUNERACION PRINCIPALES EJECUTIVOS |
DETERMINING THE COMPENSATION OF THE MAIN
EXECUTIVES
EVALUAR REMUNERACION PRINCIPALES EJECUTIVOS |
EVALUATING THE COMPENSATION OF THE
MAINEXECUTIVES
EVALUAR REMUNERACION DIRECTORES |
EVALUATING THE COMPENSATION OF DIRECTORS
c.
Indique si la EMPRESA cuenta con políticas
internas o procedimientos definidos para:
c.
Indicate whether the company has internal
policies or procedures defined for the following:
POLITICAS PARA | POLICIES ON
CONTRATAR Y SUSTITUIR A LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS |
HIRING AND REPLACING THE MAIN EXECUTIVES
FIJAR LA REMUNERACION DE LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS |
DETERMINING THE COMPENSATION OF THE MAIN EXECUTIVES
EVALUAR LA REMUNERACION DE LOS PRINCIPALES EJECUTIVOS |
EVALUATING THE COMPENSATION OF THE MAIN EXECUTIVES
EVALUAR LA REMUNERACION DE LOS DIRECTORES |
EVALUATING THE COMPENSATION OF DIRECTORS
ELEGIR A LOS DIRECTORS |
APPOINTMENT DIRECTORS
J.G.A
SI | YES
NO | NO
(X)
(...)
(X)
(...)
(X)
(...)
(X)
(...)
(X)
(...)
| 25
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
d.
En caso la respuesta a la pregunta anterior
sea afirmativa para uno o más de los procedimientos
señalados, indique si dichos procedimientos se encuentran regulados en algún (os) documento (s) de la
d.
If this is the case for one or more of the
indicated procedures, please state whether such
procedures are regulated in any document which
the company may have.
EMPRESA.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
ESTATUTO
(X)
BYLAWS
(X)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
INTERNAL REGULATIONS
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
MANUAL
(...)
OTHER
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate document name, except in the case of the bylaws of the
COMPANY.
(...)
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
Principio | Principle THEY ARE NOT REGULATED
El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber:
14.
Cumplimiento | Compliance
0
1
2
3
4
Principio (V.D.4).- Realizar el seguimiento y control de los
posibles conflictos de intereses entre la administración, los miembros
del Directorio y los accionistas, incluidos el uso fraudulento de activos
corporativos y el abuso en transacciones entre partes interesadas.
The Board of Directors must carry out certain key duties, such as:
14.
Principle (V.D.4).- Perform a follow up and control of any
possible conflicts of interest between Management, members of the
Board of Directors and the shareholders, including the fraudulent use
of the company’s assets and abuse in transactions between interested
parties.
26
|
X
a.
En caso el Directorio de la EMPRESA se
a.
If the company’s Board of Directors is
encuentre encargado de la función descrita en este
responsible for the function described in this
principio, indique si esta función del Directorio se
principle, indicate whether or not this function
encuentra contenida en algún (os) documento (s)
of the Board of Directors is contained in any
de la EMPRESA.
document which the company may have.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
ESTATUTO
(X)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
BYLAWS
(X)
INTERNAL REGULATIONS
(...)
MANUAL
(...)
OTHER (...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LA FUNCIÓN DESCRITA PERO ESTA NO SE ENCUENTRA
REGULADA
(...)
(...)
NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE
ENCARGA DE ESTA FUNCIÓN.
(...)
b.
Indique el número de casos de conflictos
de intereses que han sido materia de discusión por
parte del Directorio durante el ejercicio materia
del presente informe.
b.
NUMBER OF CASES c.
Indicate whether the company or its
NÚMERO DE CASOS
0
c.
Indique si la EMPRESA o el Directorio de
ésta cuenta con un Código de Ética o documento (s)
similar (es) en el (los) que se regulen los conflictos
de intereses que pueden presentarse.
SÍ
(...)
NO
(X)
En caso su respuesta sea positiva, indique la denominación exacta del documento.
THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM
THE FUNCTION DESCRIBED, BUT IT IS YET TO BE
REGULATED
DOES NOT APPLY.THE BOARD OF DIRECTORS
DOES NOT DEAL WITH THESE FUNCTIONS
Indicate the number of cases of conflicts of
interest subject matter of discussion by the Board
of Directors during the fiscal period subject matter
of this report.
0
Board of Directors has a Code of Ethics or similar
document (s) regulating any conflicts of interest
which may possibly arise.
YES
(...)
NO
(X)
If so, indicate the exact name of the document.
d.
Indique los procedimientos preestablecidos
para aprobar transacciones entre partes relacionadas.
d.
Please specify any pre-established proce-
No existen procedimientos especiales.
There are no special procedures.
dures in place to approve transactions carried out
between related parties.
| 27
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
Principio | Principle Cumplimiento | Compliance
0
El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber:
15.
1
2
3
4
Principio (V.D.5).- Velar por la integridad de los sistemas de contabi-
lidad y de los estados financieros de la sociedad, incluida una auditoría independiente, y la existencia de los debidos sistemas de control, en particular,
X
control de riesgos financieros y no financieros y cumplimiento de la ley.
The Board of Directors must carry out certain key duties, such as:
15.
Principle (V.D.5).- Ensure the integrity of the company’s accounting systems and financial statements, including an independent audit,
and the existence of proper control systems, particularly of financial and
non-financial and law compliance control systems.
a.
En caso el Directorio de la EMPRESA se en-
de la EMPRESA.
a.
If the company’s Board of Directors is
responsible for the function described in this
principle, indicate whether or not this function
of the Board of Directors is contained in any
document which the company may have.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
cuentra encargado de la función descrita en este
principio, indique si esta función del Directorio se
encuentra contenida en algún (os) documento (s)
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(X)
EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LA
FUNCIÓN DESCRITA PERO ESTA NO SE ENCUENTRA
REGULADA.
(...)
NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE
ENCARGA DE ESTA FUNCIÓN.
b.
Indique si la EMPRESA cuenta con sistemas
de control de riesgos financieros y no financieros.
28
SÍ
|
(...)
NO
(X)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(...)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(X)
THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM
THE FUNCTION DESCRIBED, BUT IT IS YET TO BE
REGULATED.
(...)
THE BOARD OF DIRECTORS DOES NOT
DEAL WITH THESE FUNCTIONS.
b.
Indicate whether the company has a
financial and non-financial risk control system.
YES
(...)
NO
(X)
c.
Indique si los sistemas de control a que
se refiere la pregunta anterior se encuentran
regulados en algún (os) documento (s) de la
c.
Indicate whether the aforementioned
control system is regulated in any document (s) of
the company.
EMPRESA.
DOCUMENT NAME *
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(...)
THEY ARE NOT REGULATED.
Cumplimiento | Compliance
0
El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber:
16.
(...)
(...)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the bylaws of the
COMPANY.
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS.
Principio | Principle BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER
1
2
3
4
Principio(V.D.6).- Supervisar la efectividad de las prácticas de
gobierno de acuerdo con las cuales opera, realizando cambios a medida
X
que se hagan necesarios.
The Board of Directors must carry out certain key duties, such as:
16.
Principle(V.D.6).- Supervise the effectiveness of the government
practices under which it operates, making changes as they may become
necessary.
a.
¿El Directorio de la EMPRESA se encuentra
encargado de la función descrita en este
a.
Is the company’s Board of Directors responsible for the function described in this principle?
principio?
SÍ
(X)
NO
(...)
b.
Indique los procedimientos preestablecidos
YES
(X)
NO
(...)
que se han realizado durante el periodo.
b.
Indicate any pre-established procedures in
place to supervise the effectiveness of governance
practices, specifying the number of evaluations
conducted during the period.
No existen procedimientos preestablecidos.
There are no pre-established procedures.
para supervisar la efectividad de las prácticas de
gobierno, especificando el número de evaluaciones
| 29
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
c.
Indique si los procedimientos descritos en
algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
c.
Indicate whether the procedures described
above are regulated in any document which the
company may have.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
la pregunta anterior se encuentran regulados en
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(...)
(...)
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS.
Principio | Principle
THEY ARE NOT REGULATED.
Cumplimiento | Compliance
El Directorio debe realizar ciertas funciones claves, a saber:
17.
0
Principio (V.D.7).- Supervisar la política de información.
1
2
3
4
X
The Board of Directors must carry out certain key duties, such as:
17.
Principle (V.D.7).- Supervise information policy.
a.
En caso el Directorio se encuentre
encargado de la función descrita en este principio,
indicar si esta función del Directorio se encuentra
contenida en algún (os) documento (s) de la
EMPRESA.
a.
If the Board of Directors of the company is
responsible for the functions described in this principle, indicate whether this function of the Board of
Directors is contained in any document which the
company may have.
DOCUMENT NAME *
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
30
|
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER
(...)
(...)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(X)
EL DIRECTORIO SE ENCARGA DE LA FUN-
CIÓN DESCRITA PERO ESTA NO SE ENCUENTRA
REGULADA
(...)
NO APLICA. EL DIRECTORIO NO SE
ENCARGA DE ESTA FUNCIÓN
b.
Indique la política de la EMPRESA sobre
(X)
THE BOARD OF DIRECTORS WILL PERFORM
THE FUNCTION DESCROBED, BUT IT IS YET TO BE
REGULATED
(...)
THE BOARD OF DIRECTORS DOES NOT
DEAL WITH THESE FUNCTION
inversionistas.
b.
Indicate what is the company policy on
disclosure and communication of information to
investors.
Aquella determinada por la Ley General de Socieda-
That which is determined by the Ley General de Socie-
des y la Ley de Mercado de Valores así como por lo
dades and by the Ley de Mercado de Valores, as well
dispuesto por las normas de CONASEV en especial
as by the provisions of
la que regula lo referido a los Hechos de Importancia.
particularly
revelación y comunicación de información a los
those
CONASEV regulations,
referring
to
Significant
Events.
(...)
NO APLICA, LA EMPRESA NO CUENTA CON
LA REFERIDA POLÍTICA
c.
Indique si la política descrita en la pregunta
(...)
DOES NOT APPLY, THE COMPANY DOES
NOT HAVE SUCH A POLICY
anterior se encuentra regulada en algún (os)
c.
Indicate what is the company policy on
disclosure and communication of information to
documento (s) de la EMPRESA.
investors.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(X)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER
(...)
(...)
(...)
(X)
Ley de Títulos y Valores
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(...)
NO SE ENCUENTRA REGULADA
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
IT IS NOT REGULATED
| 31
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
Principio | Principle 18.
Cumplimiento | Compliance
Principio (V.E.1).- El Directorio podrá conformar órganos
0
1
2
3
4
especiales de acuerdo a las necesidades y dimensión de la sociedad,
en especial aquélla que asuma la función de auditoría. Asimismo, estos
órganos especiales podrán referirse, entre otras, a las funciones de
nombramiento, retribución, control y planeamiento.
Estos órganos especiales se constituirán al interior del Directorio como
mecanismos de apoyo y deberán estar compuestos preferentemente
por directores independientes, a fin de tomar decisiones imparciales en
X
cuestiones donde puedan surgir conflictos de intereses.
18.
Principle (V.E.1).- The Board of Directors may form special bodies
in accordance with the needs and dimension of the company, especially
those which are to perform auditing tasks. Furthermore, these special
bodies may deal, among others, with functions such as appointment,
compensation, control and planning.
Such special bodies will be configured within the Board of Directors as
support mechanisms.They must be preferably comprised of independent
directors, so they can make impartial decisions in matters where there
may be conflicts of interest.
a.
En caso la respuesta a la pregunta anterior
sea afirmativa, indique la siguiente información
respecto de cada comité del Directorio con que
cuenta la EMPRESA
32
|
a.
In case the answer to the previous question
is affirmative, fill in the following information
regarding each Board of Directors’ committee that
the company has in place.
COMITÉ EJECUTIVO | EXECUTIVE COMMITTEE
i.
FECHA DE CREACIÓN | DATE CREATED 06.04.2004
ii.
FUNCIONES | FUNCTIONS
Estudio y resolución de los asuntos que le encomiende el directorio, salvo la rendición de cuentas, la distribución
de dividendos provisionales, la presentación de estados financieros a la junta general, ni las facultades especificas
que la junta general conceda al directorio, deconformidad con el artículo 38 del estatuto. |
Study and resolution of the issues entrusted by the board of directors, except for accountability, distribution of temporary
dividends, presentation of financial statements to the general shareholders’ meeting, and the specific power conferred by the
general shareholders’ meeting to the board of directors, pursuant to the provisions of article 38 of the bylaws.
III. PRINCIPALES REGLAS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO: | MAIN ORGANIZATION RULES:
Se reune regularmente durante la semana. | Regular weekly meetings
IV. MIEMBROS DEL COMITÉ: | COMITTEE MEMBERS
NOMBRES Y APELLIDOS | FULL NAME
FECHA | DATE
INICIO | FROM
CARGO DENTRO DEL COMITÉ |
TÉRMINO | TO
POSITION IN COMMITTEE
Roberto Letts C.
06.04.2004
Presidente | Chairman
José Picasso S.
06.04.2004
Miembro Titular | Member
José Ignacio de Romaña
06.04.2004
Miembro Alterno | Alternate Member
V. NÚMERO DE SESIONES REALIZADAS DURANTE EL EJERCICIO |
48
NUMBER OF MEETINGS HELD DURING THE FISCAL PERIOD
VI. CUENTA CON FACULTADES DELEGADA DE ACUERDO CON EL
ARTÍCULO 174 DE LA LEY GENERAL DE SOCIEDADES: |
ARE THERE POWERS DELEGATED IN ACCORDANCE WITH
Sí | Yes
(X)
No | No
(...)
ARTICLE 174 OF THE BUSINESS CORPORATIONS ACT?
(...)
NO APLICA, LA EMPRESA NO CUENTA CON
COMITÉS DE DIRECTORIO
(...)
DOES NOT APPLY, THE COMPANY DOES
NOT HAVE BOARD OF DIRECTORS COMMITTEES
| 33
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
Principio | Principle
19.
Cumplimiento | Compliance
Principio (V.E.3).- El número de miembros del Directorio de una
0
1
2
3
4
sociedad debe asegurar pluralidad de opiniones al interior del mismo,
de modo que las decisiones que en él se adopten sean consecuencia de
una apropiada deliberación, observando siempre los mejores intereses
X
de la empresa y de los accionistas.
19.
Principle (V.E.3).- The number of members of a company’s
Board of Directors must guarantee plurality of opinion within this body,
so that all decisions made thereby are the result of an appropriate
deliberation, always in observance of the best interest of the company
and shareholders.
a.
Indique la siguiente información corresa.
Please include the following information
pondiente a los directores de la EMPRESA durante
corresponding to the directors of the company
el ejercicio materia del presente informe.
during the fiscal period subject matter of this report.
NOMBRES Y APELLIDOS |
FORMACIÓN 2 |
FULL NAME
QUALIFICATIONS
DIRECTORES DEPENDIENTES | DEPENDENT DIRECTORS
Abogado / otros
Roberto Letts C.
directorios | Attorney /
FECHA | DATE
PART. ACCIONARIA 3| SHAREHOLDING
1
Part (%) |
INICIO | TÉRMINO | N° DE ACCIONES|
TO
1972
other boards of directors
José Ignacio de Romaña
Administrador / otros
directorios | Administrator
1993
/ other boards of directors
José Daniel Amado V.
Abogado / otros
directorios | Attorney/
2004
other boards of directors
Eric de Turckheim
Magister en ciencias
politicas | Master in
2006
Political Science
Gonzalo Andrade N.
Administrador / otros
directorios | Administrator
2006
/ other boards of directors
DIRECTORES INDEPENDIENTES | INDEPENDENT DIRECTORS
Empresario / otros
José Picasso S.
directorios | Businessman
1996
/ other boards of directors
Patrick Esnouf
Daniel Maté B.
34
|
Bachiller en Comercio |
Bachellor in Commerce
Economista | Economist
2006
2006
END
N° OF SHARES
SHARE (%)
1
1
Corresponde al primer nombramiento.
2
Incluir la formación profesional y si cuenta con experiencia en
otros directorios.
2
3
3
Aplicable obligatoriamente sólo para los directores con una
participación sobre el capital social mayor o igual al 5% de las
acciones de la empresa.
Corresponding to original appointment.
Include professional qualifications and whether the person
has experience in other boards.
Mandatory only for directors with a share of the capital stock
in excess of, or equal to, 5% of the company’s shares.
Principio | Principle
20.
Cumplimiento | Compliance
Principio (V.F, segundo párrafo).- La información referida a los
0
1
2
3
4
asuntos a tratar en cada sesión, debe encontrarse a disposición de los
directores con una anticipación que les permita su revisión, salvo que
se traten de asuntos estratégicos que demanden confidencialidad, en
cuyo caso será necesario establecer los mecanismos que permita a los
X
directores evaluar adecuadamente dichos asuntos.
20.
Principle (V.F, second paragraph).- Information relating to
the items to be dealt with in each meeting must be made available to
the directors with enough lead, so they can review it, unless these are
strategic matters demanding confidentiality, in which case, it will be
required to establish mechanisms to permit directors to adequately
evaluate such matters.
a.
¿Cómo se remite a los directores la infor-
mación relativa a los asuntos a tratar en una sesión
de Directorio?
CORREO ELECTRÓNICO (X)
CORREO POSTAL (...)
OTROS. Entrega directa
(X)
SE RECOGE DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA
(...)
b.
¿Con cuántos días de anticipación se encuen-
tra a disposición de los directores de la EMPRESA la
información referida a los asuntos a tratar en una se-
a.
How is the information relative to matters
to be dealt with in each board of directors’ meeting
forwarded to directors?
ELECTRONIC MAIL (X)
MAILING ADDRESS (...)
OTHERS. Direct delivery
(X)
DIRECTLY COLLECTED WITHIN THE COMPANY (...)
b.
How many days ahead of time do company
directors have access to the information relating
to the matters to be dealt with in a meeting?
sión?
| 35
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
INFORMACIÓN NO CONFIDENCIAL |
NON-CONFIDENTIAL INFORMATION
INFORMACIÓN CONFIDENCIAL |
CONFIDENTIAL INFORMATION
c.
MENOR A 3 DIAS |
DE 3 A 5 DIAS |
MAYOR A 5 DIAS |
LESS THAN 3 DAYS
BETWEEN 3 AND 5 DAYS
MORE THAN 5 DAYS
(...)
(X)
(...)
(...)
(X)
(...)
Indique si el procedimiento establecido
lado en algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
c.
Indicate whether the procedure established
for directors to analyze information treated as
confidential is regulated in any document (s) of
the company.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
para que los directores analicen la información
considerada como confidencial se encuentra regu-
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(...)
(...)
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
(…) THE COMPANY DOES HAVE A PREESTABLISHED PROCEDURE IN PLACE, BUT IT IS NOT
REGULATED.
(X)
DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES
NOT HAVE A PROCEDURE IN PLACE.
LA EMPRESA CUENTA CON UN PROCEDI-
MIENTO ESTABLECIDO PERO ESTE NO SE ENCUENTRA REGULADO.
(X)
NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA CON
UN PROCEDIMIENTO.
36
|
Principio | Principle
21.
Cumplimiento | Compliance
Principio (V.F, tercer párrafo).- Siguiendo políticas claramente esta-
0
1
2
3
4
blecidas y definidas, el Directorio decide la contratación de los servicios de
asesoría especializada que requiera la sociedad para la toma de decisiones.
X
21.
Principle (V.F, third paragraph).- Following clearly established
and well-defined policies, the Board of Directors decides on the hiring
of specialized advisory services needed by the company for appropriate
decision making.
a.
Indique las políticas preestablecidas sobre
contratación de servicios de asesoría especializada
por parte del Directorio o los directores.
(X)
NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA CON
LAS REFERIDAS POLÍTICAS.
b.
Indique si las políticas descritas en la
a.
Indicate the pre-established policies in
place concerning the hiring of specialized advisory
services by the Board of Directors or the directors.
(X)
DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES NOT
HAVE THE AFOREMENTIONED POLICIES IN PLACE
algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
b.
Indicate whether the policies described
above are regulated in any document (s) of the company.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
pregunta anterior se encuentran reguladas en
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADAS
c.
Indique la lista de asesores especializados
del Directorio que han prestado servicios para
la toma de decisiones de la EMPRESA durante el
ejercicio materia del presente informe.
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(...)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
THEY ARE NOT REGULATED
c.
Please include a list of specialized advisors
to the Board of Directors who have provided
services for the company’s decision making during
the fiscal period subject matter of this report.
| 37
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
Principio | Principle 22.
Cumplimiento | Compliance
Principio (V.H.1) .- Los nuevos directores deben ser instruidos
0
1
2
3
4
sobre sus facultades y responsabilidades, así como sobre las caracterísX
ticas y estructura organizativa de la sociedad.
22.
Principle (V.H.1) .- The new directors must be instructed as to their
faculties and duties, as well as on the characteristics and organizational
structure of the company.
a.
En caso LA EMPRESA cuente con programas
algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
a.
If the company has director induction programs in place, indicate whether or not such programs are regulated in any document (s) of the
company.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
de inducción para los nuevos directores, indique
si dichos programas se encuentran regulados en
ESTATUTO
(...)
BYLAWS(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
INTERNAL REGULATIONS
(...)
MANUAL
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
OTHER
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(...)
Los programas de inducción no se encuen-
tran regulados.
(X)
No aplica. La empresa no cuenta con los re-
feridos programas.
38
|
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
Induction programs are not regulated.
(X)
Does not apply. The company does not
have such programs.
Principio | Principle
23.
Cumplimiento | Compliance
Principio V.H.3).- Se debe establecer los procedimientos que el
0
1
2
3
4
Directorio sigue en la elección de uno o más reemplazantes, si no hubiera
directores suplentes y se produjese la vacancia de uno o más directores, a
fin de completar su número por el período que aún resta, cuando no exista
disposición de un tratamiento distinto en el estatuto.
X
23.
Principle V.H.3).- The procedures to be followed by the Board
of Directors in the election of one or more replacements must be
established, for cases where there is no deputy directors and a vacancy
or vacancies occur with respect to one or more directors, and there is
a need to complete their number for the remaining period, whenever
there are no provisions for a different treatment in the bylaws.
a.
¿Durante el ejercicio materia del presente
informe se produjo la vacancia de uno o más
directores?
SÍ
(...)
NO
(X)
b.
En caso la respuesta a la pregunta anterior
sea afirmativa, de acuerdo con el segundo párrafo
del artículo 157 de la Ley General de Sociedades,
a.
Was there any vacancy of one or more
directors during the fiscal period subject matter of
this report?
YES
(...)
NO
(X)
b.
If so, pursuant to the provisions of Article
157 of the Business Corporations Act, please
indicate the following:
indique lo siguiente:
¿EL DIRECTORIO ELIGIÓ AL REEMPLAZANTE? |
DID THE BOARD OF DIRECTORS CHOOSE THE REPLACEMENT
DE SER EL CASO, TIEMPO PROMEDIO DE DEMORA EN DESIGNAR AL NUEVO
DIRECTOR (EN DÍAS CALENDARIO) | IF SO, AVERAGE DELAY TIME IN THE
SI | YES
NO | NO
(...)
(X)
(...)
(X)
APPOINTMENT OF THE NEW DIRECTOR (IN CALENDAR DAYS)
c.
Indique los procedimientos preestable-
cidos para elegir al reemplazante de directores
vacantes.
c.
Indicate any pre-established procedures
in place to choose a replacement for a vacant
director’s position.
| 39
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
Si se produce la vacancia de uno o más directores, el
If the vacancy of one or more directors occurs,the Board
mismo Directorio puede elegir a los reemplazantes
of Directors may go ahead and choose their substitutes
para completar su número por el período que aún
To complete the number required during the remaining
reste al Directorio.
portion of the Board of Director’s term.
(...)
(...)
DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES
NOT HAVE SUCH PROCEDURES
NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA CON
PROCEDIMIENTOS
d.
Indique si los procedimientos descritos en
algún (os) documento (s) de la EMPRESA.
d.
Indicate whether the procedures described
above are regulated in any document (s) of the
company.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
la pregunta anterior se encuentran contenidos en
ESTATUTO
(X)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(...)
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
THEY ARE NOT REGULATED
Principio | Principle
24.
(X)
(...)
(...)
Principio (V.I, primer párrafo).- Las funciones del Presidente del
Cumplimiento | Compliance
0
1
2
3
4
Directorio, Presidente Ejecutivo de ser el caso, así como del Gerente
General deben estar claramente delimitadas en el estatuto o en el
reglamento interno de la sociedad con el fin de evitar duplicidad de
funciones y posibles conflictos.
24.
Principle (V.I, first paragraph).- The duties of the Chairman of
the Board of Directors, Executive President - if applicable -, and General
Manager must be clearly spelled out in the bylaws or in the internal
regulations of the company, so as to avoid duplication of duty and
possible conflicts.
40
|
X
Principio | Principle
25.
Cumplimiento | Compliance
Principio (V.I, segundo párrafo).- La estructura orgánica de la
0
1
2
3
4
sociedad debe evitar la concentración de funciones, atribuciones y
responsabilidades en las personas del Presidente del Directorio, del
Presidente Ejecutivo de ser el caso, del Gerente General y de otros
X
funcionarios con cargos gerenciales.
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(X)
(X)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(...)
(X)
(...)
(...)
DOCUMENT NAME
DOES NOT APPLY
(...)
DOCUMENTO * |
NO APLICA ** |
(X)
DENOMINACIÓN DEL
NOT REGULATED
OTROS | OTHER
NO ESTÁN REGULADAS |
MANUAL | MANUAL
INTERNAL REGULATIONS
RESPONSIBILITIES OF
REGLAMENTO INTERNO |
RESPONSABILIDADES DE |
ESTATUTO | BYLAWS
25.
Principle (V.I, second paragraph).- The company’s organic
structure must avoid the concentration of duties, attributions and
responsibilities on the Chairman of the Board of Directors, Executive
President - if applicable -, General Manager and other officers holding
management positions.
PRESIDENTE DE DIRECTORIO |
CHAIRMAN OF THE BOARD
OF DIRECTORS
PRESIDENTE EJECUTIVO |
EXECUTIVE PRESIDENT
GERENTE GENERAL |
GENERAL MANAGER
PLANA GERENCIAL |
MANAGEMENT TEAM
Poderes | Powers of attorney
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
** En la EMPRESA las funciones y responsabilidades del funcionario
indicado no están definidas.
** The functions and responsibilities of the indicated officer are
not defined in the company.
| 41
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
Principio | Principle
26.
Cumplimiento | Compliance
0
Principio V.I.5).- Es recomendable que la Gerencia reciba, al
1
2
3
4
menos, parte de su retribución en función a los resultados de la empresa,
de manera que se asegure el cumplimiento de su objetivo de maximizar
X
el valor de la empresa a favor de los accionistas.
26.
Principle V.I.5).- It is advisable for Management to be given at
least part of its compensation based on the company’s results, so as
to ensure compliance with its purpose of maximizing the value of the
company in favor of the shareholders.
a.
Respecto de la política de bonificación
a.
Concerning management variable compensation policy, please indicate how such bonuses are granted.
para la plana gerencial, indique la(s) forma(s) en
que se da dicha bonificación.
ENTREGA DE ACCIONES (...)
ENTREGA DE OPCIONES
(...)
ENTREGA DE DINERO (X)
OTROS. Detalle (...)
IN THE FORM OF SHARES
IN THE FORM OF OPTIONS
IN CASH OTHERS. Give details DOES NOT APPLY. THE COMPANY
DOES NOT HAVE MANAGEMENT
BONUS PROGRAMS IN PLACE
NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA
CON PROGRAMAS DE BONIFICACIÓN
PARA LA PLANA GERENCIAL
b.
(...)
Indique si la retribución (sin considerar
(...)
(...)
(X)
(...)
(...)
b.
Indicate whether compensation (excluding
bonuses) given to the General Manager and the
management team is:
bonificaciones) que percibe el gerente general y
plana gerencial es:
REMUNERACIÓN FIJA | REMUNERACIÓN VARIABLE |
RETRIBUCIÓN (%) * |
FIXED COMPENSATION
COMPENSATION (%)
VARIABLE COMPENSATION
GERENTE GENERAL | GENERAL MANAGER
(X)
(...)
0.04
PLANA GERENCIAL | MANAGEMENT TEAM
(X)
(...)
0.19
* Indicar el porcentaje que representa el monto total de las
retribuciones anuales de los miembros de la plana gerencial y el
gerente general, respecto del nivel de ingresos brutos, según los
estados financieros de la EMPRESA.
* Indicate the percentage representing the total amount of annual compensation of the management team and General Manager with respect to the level of gross income, as stated in the
company’s financial statements.
c.
despidos del gerente general y/o plana gerencial.
c.
Indicate whether the company has established
any form of parachutes or similar in case of the termination of the General Manager and/or management team.
Indique si la EMPRESA tiene establecidos
algún tipo de garantías o similar en caso de
42
SÍ
|
(X)
NO
(...)
YES
(X)
NO
(...)
II. SECCIÓN SEGUNDA: INFORMACIÓN ADICIONAL
II. SECTION TWO: ADDITIONAL INFORMATION
DERECHOS DE LOS ACCIONISTAS | SHAREHOLDERS’ RIGHTS
a.
Indique
los
medios
utilizados
para
comunicar a los nuevos accionistas sus derechos y
la manera en que pueden ejercerlos.
CORREO ELECTRÓNICO (...)
DIRECTAMENTE EN LA EMPRESA (...)
VÍA TELEFÓNICA
(...)
PÁGINA DE INTERNET (...)
CORREO POSTAL (...)
OTROS. Detalle
(...)
NO APLICA. NO SE COMUNICAN A LOS
NUEVOS ACCIONISTAS SUS DERECHOS
NI LA MANERA DE EJERCERLOS
b.
(X)
Indique si los accionistas tienen a su dis-
posición durante la junta los puntos a tratar de
la agenda y los documentos que lo sustentan, en
medio físico.
SÍ
(X)
NO
(...)
c.
Indique qué persona u órgano de la
EMPRESA se encarga de realizar el seguimiento
de los acuerdos adoptados en las Juntas de
accionistas. En caso sea una persona la encargada,
incluir adicionalmente su cargo y área en la que
a.
Indicate the methods used to communicate
to the new shareholders their rights and the
manner in which they may exercise them:
ELECTRONIC MAIL (...)
DIRECTLY WITHIN THE COMPANY (...)
TELEPHONE (...)
WEB SITE (...)
MAILING ADDRESS (...)
OTHERS. Give details
(...)
DOES NOT APPLY. NEW SHAREHOLDERS
ARE NOT ADVISED OF THEIR RIGHTS OR
OF THE MANNER IN WHICH THEY MAY
EXERCISE THEM (X)
b.
Indicate whether shareholders have access
– during meetings – to the points to be dealt with
in the agenda and the respective supporting physical documents.
YES
(X)
NO
(...)
c.
Indicate the person or body of the company
responsible for performing a follow up on any
resolutions adopted in shareholders’ meetings. If
an individual is responsible, also indicate position
and area in which he works.
labora.
ÁREA ENCARGADA | AREA RESPONSIBLE
DIRECTORIO | BOARD OF DIRECTORS
PERSONA ENCARGADA | PERSON RESPONSIBLE
NOMBRES Y APELLIDOS | FULL NAME
JACOB TIMMERS
CARGO | POSITION
GERENTE GENERAL | GENERAL MANAGER
ÁREA | AREA
GERENCIA GENERAL
| 43
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
d.
Indique si la información referida a las tenen-
d.
Indicate whether the information referring
to company shareholders is at:
cias de los accionistas de la EMPRESA se encuentra en:
LA EMPRESA
(X)
THE COMPANY
A CLEARING AND SETTLEMENT
INSTITUTION UNA INSTITUCIÓN DE COMPENSACIÓN
Y LIQUIDACIÓN e.
(X)
Indique con qué regularidad la EMPRESA ac-
(X)
(X)
e.
Indicate the frequency in which the company updates information relating to shareholders
appearing in the share register.
tualiza los datos referidos a los accionistas que figuran en su matrícula de acciones.
INFORMACIÓN SUJETA A ACTUALIZACION | INFORMATION SUBJECT TO UPDATING
PERIODICIDAD | FREQUENCY
DOMICILIO |
CORREO ELECTRÓNICO |
TELÉFONO |
DOMICILE
ELECTRONIC MAIL
TELEPHONE
MENOR A MENSUAL | LESS THAN MONTHLY
(...)
(...)
(...)
MENSUAL | MONTHLY
(X)
(...)
(...)
TRIMESTRAL | QUARTERLY
(...)
(...)
(...)
ANUAL | ANNUAL
(...)
(...)
(...)
MAYOR A ANUAL | MORE THAN ANNUALLY
(...)
(...)
(...)
OTROS, especifique (x)
Documento de identidad, número y tipo de
acciones
f.
Indique la política de dividendos de la
EMPRESA aplicable al ejercicio materia del presente
informe.
FECHA DE APROBACIÓN |
DATE OF APPROVAL
ORGANO QUE LO APROBÓ |
BODY WHICH APPROVED IT
POLÍTICA DE DIVIDENDOS (criterios
para la distribución de utilidades) |
DIVIDENDS POLICY
(profit DISTRIBUTION CRITERIA)
44
|
OTHERS, SPECIFY (X)
Documento de identidad, número y tipo de
acciones
f.
Please specify the company’s dividends
policy applicable to the fiscal period subject matter
of this report.
26.03.1998 | 26 March. 1998
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS | GENERAL SHAREHOLDERS’ MEETING
La política de dividendos de la empresa consiste en distribuir hasta por
el 20% de la utilidad de libre disposición del Ejercicio, siempre y cuando
las disponibilidades de caja de la empresa lo permita, luego de cumplir
los compromisos de inversión asumidos, teniendo en cuenta, además, las
limitaciones que pudieran derivarse de los convenios de financiación de la
empresa. |
The dividend policy of the company consists in distributing up to 20% of the
distributable income of the period, as long as the availability of cash of the
company allows it, after complying with the investment commitments, and taking
in consideration the limitations that can be incurred from the financing contracts
of the company.
g.
Indique, de ser el caso, los dividendos en
efectivo y en acciones distribuidos por la EMPRESA
en el ejercicio materia del presente informe y en el
ejercicio anterior.
g.
Indicate, if applicable, all cash and stock
dividends distributed by the company in the fiscal
period subject matter of this report and in the
previous fiscal period.
FECHA DE ENTREGA | DIVIDEND DATE
DIVIDENDO POR ACCIÓN | DIVIDEND PER SHARE
EN EFECTIVO | CASH
EN ACCIONES | STOCK
CLASE DE ACCIÓN: COMUN CLASE “A” | CLASS “A” COMMON SHARES
27 de abril 2007 | april 27, 2007
S/. 0.20
-
07 de Junio 2007 | june 07, 2007
-
8.76%
24 de Julio 2007 | july 24, 2007
S/. 0.12
-
26 de octubre 2007 | october 26, 2007
S/. 0.10
-
-
16.00%
19 de febrero 2008 | february 19, 2008
S/. 0.10
-
07 de mayo 2008 | may 07, 2008
S/. 0.10
-
08 de junio 2008 | june 08, 2008
-
16.52%
16 de diciembre 2008 | december 16, 2008
-
21.42%
S/. 0.210
-
12 de diciembre 2007 | december 12, 2007
CLASE DE ACCIÓN: COMUN CLASE “B” | CLASS “B” COMMON SHARES
27 de abril de 2007 | april 27, 2007
07 de Junio de 2007 | june 07, 2007
-
8.76%
24 de Julio de 2007 | july 24, 2007
S/. 0.126
-
26 de octubre de 2007 | october 26, 2007
S/. 0.105
-
-
16.00%
19 de febrero 2008 | february 19, 2008
S/. 0.105
-
07 de mayo 2008 | may 07, 2008
S/. 0.105
-
08 de junio 2008 | june 08, 2008
-
16.5%
16 de diciembre 2008 | december 16, 2008
-
21.42%
12 de diciembre de 2007 | december 12, 2007
ACCIONES DE INVERSIÓN | INVESTMENT SHARES
27 de abril 2007 | april 27, 2007
S/. 0.20
-
07 de Junio 2007 | june 07, 2007
-
8.76%
24 de Julio 2007 | july 24, 2007
S/. 0.12
-
26 de octubre 2007 | october 26, 2007
S/. 0.10
-
-
16.00%
19 de febrero 2008 | february 19, 2008
S/. 0.10
-
07 de mayo 2008 | may 07, 2008
S/. 0.10
-
08 de junio 2008 | june 08, 2008
-
16.52%
12 de diciembre 2007 | december 12, 2007
Se canjearon por acciones comunes clase B por oferta
pública de intercambio, septiembre 2008
Were exchanged for Class B common stock for public
exchange offer . september 2008
| 45
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
DIRECTORIO | BOARD OF DIRECTORS
h.
Respecto de las sesiones del Directorio de la
EMPRESA desarrolladas durante el ejercicio materia
del presente informe, indique la siguiente informa-
h.
Concerning the company’s Board of Directors’
meetings held during the fiscal period subject matter
of this report, please provide the following information:
ción:
NÚMERO DE SESIONES REALIZADAS | NUMBER OF MEETINGS HELD
16
NÚMERO DE SESIONES EN LAS CUALES UNO O MÁS DIRECTORES FUERON REPRESENTADOS POR
DIRECTORES SUPLENTES O ALTERNOS | NUMBER OF MEETINGS IN WHICH ONE OR MORE DIRECTORS WERE
16
REPRESENTED BY DEPUTY OR ALTERNATE DIRECTORS
NÚMERO DE DIRECTORES TITULARES QUE FUERON REPRESENTADOS EN AL MENOS UNA
OPORTUNIDAD | NUMBER OR PRINCIPAL DIRECTORS REPRESENTED AT LEAST ONCE
i.
Indique los tipos de bonificaciones que
recibe el Directorio por cumplimiento de metas en
la EMPRESA.
(X)
NO APLICA. LA EMPRESA NO CUENTA
4
i.
Please specify the types of bonuses given to
the Board of Directors for meeting the company’s
goals.
PARA
(X)
DOES NOT APPLY. THE COMPANY DOES
NOT HAVE BONUS PLANS FOR DIRECTORS
Indique si los tipos de bonificaciones des-
lados en algún (os) documento (s) de la empresa.
j.
Indicate whether the types of bonuses
described above are regulated in any document
which the company may have.
DENOMINACIÓN DEL DOCUMENTO *
DOCUMENT NAME *
CON
PROGRAMAS
DE
BONIFICACIÓN
DIRECTORES
j.
critos en la pregunta anterior se encuentran regu-
ESTATUTO
(...)
REGLAMENTO INTERNO
(...)
MANUAL
(...)
OTROS
(...)
* Indicar la denominación del documento, salvo en el caso de los
Estatutos de la EMPRESA.
(...)
46
NO SE ENCUENTRAN REGULADOS
|
BYLAWS
INTERNAL REGULATIONS
MANUAL
OTHER (...)
(...)
(...)
(...)
* Indicate document name, except in the case of the corporate
bylaws.
(...)
THEY ARE NOT REGULATED
k.
Indique el porcentaje que representa el
monto total de las retribuciones anuales de los
directores, respecto al nivel de ingresos brutos,
según los estados financieros de la EMPRESA.
k.
Indicate the percentage represented by the
total amount of annual compensation provided to
directors, with respect to gross income, according
to the company’s financial statements.
RETRIBUCIONES TOTALES (%) | ANNUAL COMPENSATION (%)
DIRECTORES INDEPENDIENTES | INDEPENDENT DIRECTORS
0.003
DIRECTORES DEPENDIENTES | DEPENDENT DIRECTORS
0.006
l.
Indique si en la discusión del Directorio,
respecto del desempeño de la gerencia, se realizó
sin la presencia del gerente general.
SÍ
(X)
NO
l.
Indicate whether the discussion of the
Board of Directors, with respect to management
performance, was conducted in the absence of the
General Manager.
(...)
YES
(X)
NO
(...)
ACCIONISTAS Y TENENCIAS | SHAREHOLDERS AND HOLDINGS
m.
Indique el número de accionistas con de-
recho a voto, de accionistas sin derecho a voto (de
ser el caso) y de tenedores de acciones de inversión (de ser el caso) de la EMPRESA al cierre del
ejercicio materia del presente informe.
m.
Please specify the number of shareholders
with voting rights, shareholders without voting rights
(if applicable) and the number of holders of investment shares (if applicable) of the company as of the
closing of the fiscal period subject matter of this report.
CLASE DE ACCIÓN (incluídas las de inversión) |
NÚMERO DE TENEDORES ( al cierre del ejercicio) |
CLASS OF SHARE (including investment shares)
NUMBER OF HOLDERS (as of the closing of the fiscal period)
ACCIONES CON DERECHO A VOTO |
SHARES WITH VOTING RIGHTS
ACCIONES SIN DERECHO A VOTO |
SHARES WITHOUT VOTING RIGHTS
TOTAL | TOTAL
399
7,860
8,259
| 47
COMPAÑIA MINERA S.A.A.
n.
Indique la siguiente información respecto
de los accionistas y tenedores de acciones de
inversión con una participación mayor al 5% al
cierre del ejercicio materia del presente informe.
n.
Indicate the following information about
shareholders and holders of investment stock with
a stake of more than 5% as of the closing of the
fiscal period subject matter of this report.
CLASE DE ACCIÓN: ACCIONES COMUNES CLASE “A” CON DERECHO A VOTO |
CLASS OF SHARE: “A” SHARES WITH VOTING RIGHTS
NOMBRES Y APELLIDOS |
NÚMERO DE ACCIONES |
PARTICIPACIÓN (%)|
NACIONALIDAD |
FULL NAME
NUMBER OF SHARES
STAKE (%)
NATIONALITY
Accionista 1| Shareholder 1
172’772,816
25.80
Perú | Peru
Accionista 2 | Shareholder 2
170’100,664
24.96
Holanda | Holand
Accionista 3 | Shareholder 3
97’605,985
14.32
B.V.I. | B.V.I.
Accionista 4 | Shareholder 4
57’124,875
8.38
Panamá | Panama
Accionista 5 | Shareholder 5
45’967,871
6.74
Perú | Peru
CLASE DE ACCIÓN: ACCIONES COMUNES CLASE “B” SIN DERECHO A VOTO |
CLASS OF SHARE: “B” SHARES WITHOUT VOTING RIGHTS
NOMBRES Y APELLIDOS |
NÚMERO DE ACCIONES |
PARTICIPACIÓN (%)|
NACIONALIDAD |
FULL NAME
NUMBER OF SHARES
STAKE (%)
NATIONALITY
Accionista 1| Shareholder 1
114’454,563
11.23
Perú
Accionista 2 | Shareholder 2
106’758,386
10.36
Perú
Accionista 3 | Shareholder 3
102’270,674
10.03
Perú
Accionista 4 | Shareholder 4
92’560,106
9.08
Perú
Accionista 5 | Shareholder 5
85’139,361
8.35
Perú
Accionista 6| Shareholder 6
56’368,153
5.53
Perú
ACCIONES DE INVERSIÓN | INVESTMENT SHARES
NOMBRES Y APELLIDOS |
NÚMERO DE ACCIONES |
PARTICIPACIÓN (%)|
NACIONALIDAD |
FULL NAME
NUMBER OF SHARES
STAKE (%)
NATIONALITY
Accionista 1| Shareholder 1
0
0
-
Accionista 2 | Shareholder 2
0
0
-
Accionista 3 | Shareholder 3
0
0
-
48
|
OTROS | OTHER
o.
Indique
si
la
empresa
tiene
algún
reglamento interno de conducta o similar referida
a criterios éticos y de responsabilidad profesional.
SÍ
(...)
NO
(X)
En caso su respuesta sea positiva, indique la deno-
o.
Indicate whether the company has any
internal regulations in place with regard to conduct
or similar, dealing with ethical and professional
liability criteria.
YES
(...)
NO
(X)
minación exacta del documento.
If so, indicate the exact name of the document.
p.
p.
Is there a register of cases of noncompliance with the regulations referred to in
Item a) above?
¿Existe un registro de casos de incumpli-
miento al reglamento a que se refiere la pregunta a)
anterior?
SÍ
(...)
NO
(...)
q.
En caso la respuesta a la pregunta anterior
sea positiva, indique quién es la persona u órgano
YES
(...)
NO
(...)
q.
If so, please identify the individual or corporate body responsible for keeping such register.
de la empresa encargada de llevar dicho registro.
ÁREA ENCARGADA | AREA RESPONSIBLE
PERSONA ENCARGADA | PERSON RESPONSIBLE
NOMBRES Y APELLIDOS | FULL NAME
r.
CARGO | POSITION
Para todos los documentos (Estatuto, Re-
glamento Interno, Manual u otros documentos)
mencionados en el presente informe, indique la
siguiente información:
DENOMINACIÓN
DEL DOCUMENTO |
DOCUMENT NAME
Estatuto| Bylaws
ORGANO DE APROBACIÓN |
APROVING BODY
Junta General de
Accionistas | General
ÁREA | AREA
r.
For all documents (Bylaws, Internal Regulations, Manual and other documents) mentioned in
this report, please provide the following information:
FECHA DE APROBACIÓN |
DATE OF APROVAL
01.02.1998
FECHA DE ÚLTIMA
MODIFICACIÓN | DATE
OF LAST AMENDMENT
10.12.08
Shareholders’ Meeting
s.
Incluya cualquiera otra información que lo
considere conveniente.
s.
Add any other information deemed convenient.
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