Tabla de retención documental

Transcripción

HOJA 1 DE 48
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
CONCEJO MUNICIPAL DE MEDELLÍN
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL / DESPACHO DEL SECRETARIO GENERAL
CÓDIGO
210.01
210.01.02
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES
ACTAS
ACTAS DE COMITÈS
RETENCIÓN
AG
AC
1
20
1
4
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
Una vez cumplido el tiempo de
retención en el Archivo Central,
transferir al Archivo Histórico.
- Acta (Comité Directivo)
- Registro de Asistencia
- Soportes de las actas (conclusiones al proceso de control político, conclusiones al
proceso de participación ciudadana, evaluación de la gestión por procesos, evaluación
al procedimiento control político, evaluación
al procedimiento participación ciudadana,
evaluación al procedimiento proyectos de
acuerdo, análisis de indicadores por proceso)
210.01.03
ACTAS DE REUNIÒN
- Acta de grupo primario
- Anexos: Registro de asistencia y documentos que se tratan en la reunión
PROCEDIMIENTOS
x
proceder a eliminar, ya que esta
información es de permanente
actualización y seguimiento
CONVENCIONES
AG: Archivo de Gestión
AC: Archivo Central
CT: Conservación Total
M/D:
E:
S:
Microfilmación u otro soporte
Eliminación
Selección
Juan David Palacio Cardona
Presidente Comité Interno de Archivo
Maria Patricia Liévano Echeverri
Secretaria Comité Interno de Archivo
Fecha: 28 de febrero de 2013
HOJA 2 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.01.04
DOCUMENTALES
ACTAS DE SESIONES PLENARIAS
RETENCIÓN
AG
AC
1
- Acta de sesión plenaria
- Anexos de las actas (proposición, cuestionario de citación, citación, invitación, informes de control político, informes de comisión accidental, presentaciones en CD –
DVD y medio de almacenamiento de la grabación de la sesión, formato de inscripción
para intervención, documentos tratados y
registro de asistencia a plenaria).
20
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
Esta serie documental se
recomienda digitalizar desde su
producción para facilitar la
consulta.
Los medios de almacenamiento
de la grabación de las sesiones
serán conservados en el Archivo
de Gestión por un año y en
Archivo Central por 10 años
luego de los cuales se dejará
una muestra aleatoria para su
conservación en el Archivo
Histórico garantizando desde la
Unidad de Informática que se
transfieran a la tecnología de
audio vigente en el mercado y
que ésta sea actualizada para
permitir su acceso cuando se
requiera consultar
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 3 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
DOCUMENTALES
210.01.05
ACTAS DE COMISIONES PERMANENTES
- Acta elección mesa directiva de comisión
- Acta de reunión de comisión
- Anexos: Registro de asistencia, formato de
inscripción para intervención, documentos
que se tratan en la reunión, medio de almacenamiento de la grabación de la reunión
210.02
RETENCIÓN
AG
AC
1
20
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
Los medios de almacenamiento de
la grabación del acta, serán
conservados en el Archivo de
gestión por un año y en Archivo
Central por 10 años luego de los
cuales se dejará una muestra
aleatoria para su conservación en el
Archivo
Histórico
garantizando
desde la Unidad de Informática que
se transfieran a la tecnología de
audio vigente en el mercado y que
ésta sea actualizada para permitir
su acceso cuando se requiera
consultar.
ACUERDOS
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 4 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.02.01
DOCUMENTALES
ACUERDOS DE CONCEJO MUNICIPAL
-
-
-
RETENCIÓN
AG
AC
4
Proyecto de Acuerdo
Exposición de motivos
Resolución designación ponentes
Notificación asignación ponentes
Solicitud concepto técnico (si se requiere)
Concepto técnico (si se requiere)
Invitación a reunión de estudio proyecto de
acuerdo
Acta de estudio (Anexo: medio de almacenamiento de la grabación de la reunión)
Oficio de reparto de ponencia para primer
debate
Convocatoria a primer debate
Informe de minoría
Informe de ponencia primer debate
Pliego de modificaciones (si es pertinente)
Acta de comisión permanente (Anexos: medio de almacenamiento de la grabación de
la reunión, registro de asistencia, formato
de inscripción para intervención y los documentos tratados).
Oficio remisorio del informe de ponencia
para segundo debate
16
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
Esta
serie
documental
se
producción para facilitar la consulta.
Nota: Cuando se presente que las
actas de estudio, primer debate y
segundo debate de Sesión Plenaria,
en el trámite del Proyecto de
Acuerdo, superen el número de 5
folios, se realizará referencia
cruzada
con
las
subseries
correspondientes.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 5 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
DOCUMENTALES
-
210.04
RETENCIÓN
AG
AC
Informe de ponencia para segundo debate
Texto definitivo aprobado en primer debate
Acta de sesión Plenaria segundo debate
Objeción
Respuesta a objeción
Apelación
Respuesta a apelación
Comunicación remisoria
Acuerdo Municipal
Sanción
Resolución de reglamentación o Decreto de
reglamentación (según entidad)
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
la grabación de las sesiones,
reuniones de estudio y primer
debate, serán conservados en el
Archivo de gestión por un año y en
Archivo Central por 10 años luego
de los cuales se dejará una muestra
Archivo
Histórico
garantizando
consultar.
CIRCULARES
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 6 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.04.01
DOCUMENTALES
CIRCULARES INFORMATIVAS
RETENCIÓN
AG
AC
1
- Circular informativa
210.05
3
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
X
PROCEDIMIENTOS
La Circular Informativa, se
digitaliza e integra al software de
gestión
documental,
su
conservación se realiza en
medio electrónico.
Una vez
cumplido el tiempo de retención
en el Archivo Central, proceder a
eliminar, porque además de
cumplir una función informativa
se recupera en las copias de
seguridad anual que se realiza
cada año, por la Unidad de
Informática.
COMISIONES ACCIDENTALES
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 7 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.05.01
DOCUMENTALES
COMISIONES ACCIDENTALES
-
-
-
210.06
RETENCIÓN
AG
AC
4
Proposición
Resolución designación comisión
Notificación comisión
Invitación reunión
Delegación de asistencia a reunión de comisión
Solicitud de información
Respuesta a solicitud de información
Acta de comisión accidental (Anexos: formato de inscripción para intervención y documentos tratados, medio de almacenamiento de la grabación de las reuniones de
la Comisión Accidental, Registro de asistencia a comisiones accidentales)
Informe parcial de comisión accidental
informe final comisión accidental
Comunicación archivo comisión.
16
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
seleccionar el 10% que integre
las
unidades
documentales
identificadas por los productores
para conservación permanente y
para transferirlas al Archivo
Histórico,
los
demás
documentos
proceder
a
eliminarlos.
la grabación de las reuniones de la
Comisión
Accidental,
serán
conservados en el Archivo de
gestión por un año y en Archivo
Central por 10 años luego de los
cuales se dejará una muestra
Archivo
Histórico
garantizando
consultar
COMUNICACIONES OFICIALES
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 8 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.06.01
DOCUMENTALES
DERECHOS DE PETICION
RETENCIÓN
AG
AC
1
5
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
- Derecho de petición
- Respuesta a derecho de petición
- Soportes documentales del derecho de petición si se requieren
210.06.03
SOLICITUDES, INVITACIONES Y MENSAJES
210.09
INFORMES
1
X
PROCEDIMIENTOS
proceder
a
eliminar
los
documentos, toda vez que los
asuntos no resueltos apoyan la
creación o vigencia de acciones
y procesos judiciales, además
esta serie documental se
recupera en el Consecutivo de
Comunicaciones Oficiales.
retención en el archivo de
gestión, proceder a eliminar ya
que esta información es de
permanente
actualización
y
seguimiento.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 9 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.09.01
DOCUMENTALES
INFORMES A ENTES DE CONTROL
-
RETENCIÓN
AG
AC
1
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
10
X
Comunicación de apertura auditoria
Informe preliminar de auditoria
Respuesta a los hallazgos de la Contraloría
Soportes del informe de auditoria
Informe definitivo de auditoria
Informe semestral de cumplimiento de la
Gestión Documental
PROCEDIMIENTOS
proceder a eliminar.
Nota: De los informes enviados
a los distintos entes de control a
través
de
los
espacios
dispuestos en la página Web de
cada Entidad, no se conforma
expediente en soporte papel, la
información se recupera en las
series documentales a que
corresponda cada asunto.
Para facilitar la organización de
los archivos de Gestión se
realiza apertura de Unidad
Documental para cada Entidad a
la cual se rinda información.
210.09.02
INFORMES DE GESTION
1
- Informe de gestión
- Acta de informe de gestión
210.10
20
X
INSTRUMENTOS DE CONTROL
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 10 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
DOCUMENTALES
210.10.04
CONTROLES DEBATE TEMÁTICO PUBLICO
RETENCIÓN
AG
AC
5
- Radicador proyectos de acuerdo (software
de aplicativo)
- Índice de los proyectos de acuerdo o control
de radicación
- Solicitud de mecanismos de participación
ciudadana ( Cabildo abierto, Participación
especial, Registro de seguimiento a proyectos de Acuerdo
- Estado de Comisiones Accidentales (software de aplicativo)
- Registro de Proposiciones: (citación de control político, comisiones accidentales para
aprobar cambio de hora y de día de sesión).
(software de aplicativo)
210.13.
20
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
Los medios de almacenamiento
de los software de aplicativos,
serán conservados en el Archivo
de gestión por cinco años y en
Archivo Central por 20 años
garantizando desde la Unidad
de Informática que se transfieran
a la tecnología de audio vigente
en el mercado y que ésta sea
actualizada para permitir su
acceso cuando se requiera
consultar. Una vez terminado el
tiempo de retención en el
Archivo Central, se transfieren al
Archivo Histórico para su
conservación.
PLANES
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 11 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.13.02
DOCUMENTALES
PLANES ESTRATÉGICO Y DE ACCIÓN
RETENCIÓN
AG
AC
1
- Resolución de adopción del Plan estratégico y de acción inicial
- Registro de asistencia
- Matriz DOFA
- Actualización matriz DOFA
- Plan de Acción anual
- Evaluación plan de acción
- Seguimiento a planes de procesos y
Anexos de informes de seguimiento.
- Mapa estratégico
210.14
10
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
proceder a eliminar, toda vez
que el Plan estratégico se
recupera en las Resoluciones de
Secretaria General y el plan de
acción y los planes de los
procesos se recuperan en las
actas del Comité Directivo.
PROCESO
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 12 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.14.01
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
1
ACCIONES JUDICIALES
Acción de tutela
Acción de cumplimiento
Respuesta a la acción judicial
Soportes documentales de la acción judicial
- Fallo
- Informe estado de procesos
-
210.15
5
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
proceder a eliminar toda vez que
las acciones de tutela no
solucionadas satisfactoriamente
generan procesos judiciales, que
se administran y custodian en el
Municipio de Medellín. Además
esta documentación se puede
consultar en el Consecutivo de
Comunicaciones y el expediente
completo en el juzgado que dio
el trámite.
PROGRAMAS
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 13 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.15.03
DOCUMENTALES
PROGRAMAS
CIUDADANA
DE
PARTICIPACION
RETENCIÓN
AG
AC
1
Elección
Representantes
Juntas
Administradoras Locales (JAL) a las
Comisiones Permanentes
- Circular informativa de convocatoria (calendario electoral para los efectos)
- Inscripción
- Solicitud de listado oficial de elegidos a la
Registraduría Nacional
- Modificación de inscripciones
- Lista oficial de elegibles
- Oficio de determinación jurados
- Acta de escrutinio de jurados de votación
- Votos
- Acta de cierre votación
- Actas de escrutinio de votos
- Oficio de comunicación de elegidos a las
Juntas Administradoras Locales
- Oficio de comunicación de elegidos a las
Comisiones
- Acta de comisión permanente (posesión)
10
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
X
Nota: Los votos producto de la
elección de la JAL para
Comisiones
Permanentes
proceder a eliminar una vez se
realice la posesión en las
Comisiones Permanentes.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 14 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
Aula abierta
- Cronograma
- Resolución de equipo de trabajo aula abierta
- Control de asistencia
- Memorias del evento
- Evaluación del evento
- Encuesta
- Tabulación de la encuesta
Informe del operador logístico.
Cabildo Abierto
- Solicitud de la comunidad
- Listado de firmas que representan el 5 x
1000 del censo electoral
- Solicitud de validación firmas a la Registraduría
- Certificación de validez de firmas cuestionario de citación
- Fijación de fecha y hora
- Citación
- Acta preparación cabildo
- Comunicación equipo de trabajo
- Acta de sesión (no hacer referencia cruzada
para este asunto para este tipo documental)
- Acta de audiencia
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
seleccionar el 2%
de los
eventos del
programa Aula
Abierta
y
las
unidades
documentales
de
Cabildo
Abierto para transferir al Archivo
Histórico,
los
demás
documentos
proceder
a
eliminarlos.
Las encuestas de evaluación del
evento podrán ser eliminadas en
el Archivo de gestión una vez
esté en firme la tabulación y
análisis de la información de las
mismas en el Informe del
Operador Logístico de
los
eventos.
Se
listan
las
unidades
documentales para facilitar la
organización de los Archivos de
Gestión.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 15 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.15.04
DOCUMENTALES
SISTEMA DE GESTIÓN CORPORATIVO
RETENCIÓN
AG
AC
1
- Manual de procesos y procedimientos del
Sistema de Gestión Corporativo
- Caracterización de procesos
- Procedimiento
- Instructivo
- Documentos explicativos o aclaratorios que
complementan los procesos y procedimientos.
- Formatos
- Solicitud de aprobación y distribución de documentos
- Mapa de riesgos
- Seguimiento al riesgo
- Normograma
- Listado maestro de documentos internos
- Manual de Contratación.
- Tablas de Retención Documental
- Manual de funciones y competencias laborales.
- Tablas de Valoración Documental
5
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
seleccionar los documentos de
la unidad documental generados
en la revisión por la Dirección, el
informe final de auditoría
externo, el Certificado de
Calidad, para
transferir al
Archivo Histórico, los demás
documentos proceder a eliminar,
toda vez que corresponden a
versiones
obsoletas
y
se
recupera información de los
cambios
a
los
procesos,
procedimientos, instructivos y
formatos en las Actas del
Comité de Dirección y en el
software del aplicativo del
Sistema de Gestión Corporativo.
Los manuales de funciones y
competencias laborales y de
contratación, se recuperan en la
serie Acuerdos y resoluciones
respectivamente, toda vez que
son parte integral de estos
documentos al momento de la
sanción y/o adopción.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 16 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
Revisión por la Dirección
- Acta revisión por la dirección (Anexos: registro de asistencia)
- Informe para la revisión por la dirección
- Anexos de la revisión por la Dirección si se
requiere (cambios proyectados en la norma,
mapa de riesgos, plan estratégico)
Certificación Externa
-
Solicitud de acción correctiva
Acción correctiva
Copia de plan de mejoramiento
Plan de auditoría en sitio
Registro de análisis de la descripción del
sistema
Producto no conforme
Reporte de la no conformidad y toma de acciones correctivas y preventivas
Informe de auditoría ente externo
Certificado de certificación de la calidad
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
Nota:
El mapa de riesgos,
normograma, listado maestro de
documentos
internos
se
producen en medio electrónico y
consultan en la intranet. Para
estos tipos documentales el
nuevo documento reemplaza el
anterior toda vez que son
documentos que recogen el
anterior y son de constante
actualización.
Para los tipos documentales:
Evaluación
de
servicio
a
usuarios,
Encuestas
de
satisfacción cliente externo y
Calificación del servicio, una vez
consolidados, tabulados los
datos, presentada y procesada
la información en los informes
de revisión por la dirección y
después de la visita del Ente
Certificador externo podrán ser
eliminadas en el Archivo de
Gestión, toda vez que se
convierten en documentos de
trabajo previos y preparatorios
para la presentación de los
indicadores
HOJA 17 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.16
210.16.01
DOCUMENTALES
PROYECTOS DE ACUERDO
PROYECTOS DE ACUERDO MUNICIPAL
Proyecto de Acuerdo
Exposición de motivos
Resolución designación ponentes
Notificación asignación ponentes
Solicitud concepto técnico
Concepto técnico
Invitación a reunión de estudio proyecto de
acuerdo
- Acta de estudio (Anexo: medio de almace-
RETENCIÓN
AG
AC
4
16
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
consulta.
namiento de la grabación de la reunión)
Oficio de reparto de ponencia para primer debate
- Convocatoria a primer debate
- Informe de ponencia primer debate
- Informe de minoría
- Pliego de modificaciones (si es pertinente)
- Acta de comisión permanente (Anexo: forma-
to de inscripción para intervención y documentos tratados, medio de almacenamiento
de la grabación de la reunión)
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 18 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
DOCUMENTALES
-
210.17
RETENCIÓN
AG
AC
Registro de asistencia
Oficio remisorio del informe de ponencia para
segundo debate
Informe de ponencia para segundo debate
Texto definitivo aprobado en primer debate
Objeción
Respuesta a objeción
Apelación
Respuesta a apelación
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
la grabación de las sesiones,
reuniones de estudio y primer
debate, serán conservados en el
Archivo de gestión por un año y en
Archivo Central por 10 años luego
de los cuales se dejará una muestra
Archivo
Histórico
garantizando
consultar
RESOLUCIONES
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 19 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA:
CÓDIGO
210.17.01
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
1
RESOLUCIONES
- Resolución (Secretaria General)
- Resolución (Presidencia)
- Resolución (Mesa Directiva)
20
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
Las
resoluciones
deberán
presentar consecutivo único de
acuerdo con el productor de las
mismas y los anexos deberán
archivarse
en
las
correspondientes
series
documentales.
consulta y generar índices que
permitan recuperación ágil y
oportuna.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 20 DE 48
ENTIDAD PRODUCTORA: CONCEJO MUNICIPAL DE MEDELLÍN
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL / CONTROL INTERNO
CÓDIGO
RETENCIÓN
AG
AC
DOCUMENTALES
220.01
ACTAS
220.01.03
ACTAS DE REUNIÒN
1
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
10
X
- Acta de revisión mapa de riesgos
- Soportes documentales del acta (informe
de riesgos, registro de asistencia)
220.06.03
SOLICITUDES,
MENSAJES
INVITACIONES
220.09
INFORMES
220.09.02
INFORME DE GESTIÒN
Y
1
1
- Informe ejecutivo anual
- Informe de Control Interno Anual: evaluación por procesos, Informe SICE, informe
austeridad del gasto
220.13
X
20
X
PROCEDIMIENTOS
Una vez cumplido el tiempo de retención
eliminar toda vez los aportes, mejoras y
recomendaciones se consideran en el
Sistema de Gestión Corporativo, y
cuando el asunto lo amerita se refleja en
las decisiones tomadas en los distintos
Comités.
en el archivo de gestión, proceder a
eliminar ya que esta información es de
permanente actualización y seguimiento.
en el Archivo Central, transferir al
Archivo Histórico.
Esta subserie documental se conformará
con los informes revisados y transferidos
al Archivo Central por la Secretaria
General.
PLANES
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 21 DE 48
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL / CONTROL INTERNO
CÓDIGO
220.13.01
DOCUMENTALES
PLAN DE MEJORAMIENTO
RETENCIÓN
AG
AC
1
10
1
5
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
X
eliminar, ya que esta información es de
permanente actualización y seguimiento
- Plan de mejoramiento institucional
- Acciones de mejora
- Informe de seguimiento por procesos a
los planes de mejoramiento
220.15
PROGRAMA
220.15.04
SISTEMA DE GESTIÓN CORPORATIVO
Auditoría Interna
- Lista de auditores
- Programa de auditoría
- Plan de Auditoria
- Lista de verificación
- Calificación de la auditoria
- Informe final de auditoría
- Memorandos (agradecimiento auditoria,
notificación auditoria)
PROCEDIMIENTOS
X
en el Archivo Central, imprimir del
software del aplicativo del Sistema de
Gestión Corporativo, el informe final de
auditoría para transferir al Archivo
Histórico, los demás documentos
proceder a eliminar.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 22 DE 48
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL / SUBSECRETARIA
CÓDIGO
DOCUMENTALES
230.01
ACTAS
230.01.01
ACTAS DE COMISIONES
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
1
20
X
1
20
X
1
4
- Acta de Comisión de Personal
- Soportes de las actas si se requiere.
230.01.02
ACTAS DE COMITÈS
PROCEDIMIENTOS
- Acta (Comité de vivienda, Comité Paritario
de Salud Ocupacional - COPASO, Comité
de calamidad, Comité de Desarrollo de
Competencias y Bienestar)
- Registros de Asistencia
- Soportes de las actas de cada Comité si se
requiere (Resolución que adopta el plan de
incentivos, evaluación del incentivo. resolución de proclamación del mejor empleado,
Comunicaciones enviando a análisis presupuestal para trámite ante la Tesorería del
municipio)
230.01.03
ACTAS DE REUNIÒN
- Anexos: documentos que se tratan en la
reunión
x
información
es
de
permanente
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 23 DE 48
CÓDIGO
RETENCIÓN
AG
AC
DOCUMENTALES
230.06.03
SOLICITUDES,
MENSAJES
INVITACIONES
Y
230.07
230.07.04
CONTRATOS
CONTRATOS PRESTACION DE SERVICIOS
PERSONALES
1
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
retención en el archivo de gestión,
proceder a eliminar ya que esta
información
es
de
permanente
actualización y seguimiento.
- Solicitud de Contratación del bien y/o Servicio
- Certificado de disponibilidad presupuestal
- Propuesta económica
- Estudios previos
- Resolución SG de justificación, en los casos
que se requiera
Documentos que debe aportar el contratista:
* Hoja de vida en formato único de la función
pública
* Fotocopia de cedula
* Certificado de existencia y representación
legal si es persona jurídica
* Fotocopia del RUT
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 24 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
* Constancia de estar al día en salud y pensión
(Persona natural) o certificación del
representante legal o el revisor fiscal de
estar al día en los aportes a la seguridad
social y parafiscales (Persona jurídica)
. Certificado de antecedentes disciplinarios
(Procuraduría)
* Certificado de antecedentes fiscales –
Contraloría
* Documentos que acrediten experiencia e
idoneidad (Diplomas, actas de grado,
certificaciones de experiencia)
- Consultar antecedentes penales www.policianal.gov.co
- Manifestación de no estar inhabilitado para
Contratar
- Solicitud del Certificado de Registro Presupuestal
- Contrato
- Comunicación de designación de interventoría Acta de Inicio
- Acta de liquidación contrato
- Informe de interventoría
- Póliza de cumplimiento (Para contratos que
determine la entidad)
- Publicación del Contrato en el SECOP
RETENCIÓN
AG
AC
1
20
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
A partir de liquidado el contrato y una
vez cumplido el tiempo de retención en
el Archivo Central, seleccionar un
muestreo del 3% donde queden
incluidos los contratos pertenecientes
a
personalidades,
los
demás
documentos proceder a eliminarlos.
Esta subserie integra los contratos
celebrados para apoyar la gestión de
los Concejales y la de los Servidores
Públicos de la Corporación.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 25 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
230.08
HISTORIAS
230.08.01
HISTORIAL DE PRESTAMOS
RETENCIÓN
AG
AC
2
Préstamos de Calamidad
- Solicitud de préstamo
- Documentos soporte de la solicitud según la
necesidad.
- Comprobación de dependencia económica
cuando es del grupo familiar.
- Copia de ultima colilla de pago
- Carta al departamento de retenciones del
municipio para la deducción por nómina
- Comunicación interna informando al interesado
- Comunicación interna a análisis presupuestal.
5
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
A partir de la cancelación del crédito y
una vez cumplidos los tiempos de
seleccionar una muestra aleatoria del
2% para que sirva como testimonio del
procedimiento realizado y los demás
documentos proceder a eliminarlos
Nota: para los préstamos hipotecarios
el tiempo de retención en el Archivo de
Gestión cuenta a partir del momento
en que se deshipoteque el bien.
Préstamos hipotecarios
- Formulario de solicitud con los documentos
exigidos según la reglamentación vigente
(dependencia económica, certificado de ingresos, colillas de pago.
- Resolución de las adjudicaciones y negaciones.
- Carta de aceptación del préstamo.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 26 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
- Declaración juramentada de que vivirá en la
vivienda que va a adquirir.
- Programación de visita.
- Acta de visita
- Avalúo
- Escritura pública de hipoteca.
- Folio de matricula inmobiliaria donde conste
el registro de la escritura y la escritura.
- Autorización de desembolso.
- Solicitud de asegurabilidad para las pólizas
de vida, incendio y terremoto.
- Póliza
- Comunicación a análisis presupuestal para
tramitar ante tesorería del municipio para el
desembolso.
- Recibos de pago (Cuando la persona se retira de la entidad y tiene crédito vigente,
realiza los pagos en la tesorería del municipio)
- Recibo expedido por el área de talento humano y se guarda en el expediente el recibo con el sello de cancelado.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 27 DE 48
CÓDIGO
230.08.02
DOCUMENTALES
HISTORIAS LABORALES
RETENCIÓN
AG
AC
2
Concejal
- Expedición de Credencial formulario E-27
de la Registraduría Nacional del Estado Civil
- Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
- Documentos de identificación (fotocopia de
cedula, RUT)
- Soportes documentales de estudios y experiencia
- Certificado de Antecedentes Fiscales (Contraloría)
- Certificado de Antecedentes Disciplinarios
(Procuraduría)
- Afiliaciones a seguridad social: (EPS, pensión) y comunicación de envío de póliza de
asegurabilidad.
- Acta de posesión
- Incapacidades
20
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
A partir del retiro o desvinculación del
Concejal, empezará a contar el plazo
establecido en el Archivo de Gestión y
una vez cumplido el tiempo de
Las Historias laborales deberán
organizarse en coherencia con la
Circular 04 de 2003 emitida por el
Archivo General de la Nación y la
Función
Pública.
Para
cada
expediente se llevara la respectiva
Hoja de Control para evitar la pérdida
o ingreso indebido de documentos.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 28 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
2
Empleado
- Resolución de nombramiento
- Certificados de experiencia laboral (si se requiere)
- Hoja de vida (Formato Único Función Pública)
- Fotocopia documentos de identificación personal (cédula de ciudadanía, RUT, libreta
militar, si es varón menor de cincuenta (50)
años, para Conductores, copia de la licencia de conducción)
- Para conductores, aportar paz y salvo expedido por las autoridades de tránsito, con no
mas de tres días de expedición.
- Prueba que permita verificar los conocimientos de quien aspire a prestar sus servicios como conductor, en direcciones, normas de tránsito, conocimientos en mecánica y manejo adecuado del vehículo.
- Declaración de Bienes y Rentas
- Declaración juramentada
- Certificado del DAS
- Certificados de estudios
- Certificado de Antecedentes Fiscales
(Contraloría)
80
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
x
PROCEDIMIENTOS
seleccionar un muestreo del 3% donde
queden incluidas las historias laborales
pertenecientes a personalidades, los
demás documentos
proceder a
eliminar.
Las Historias laborales deberán
organizarse en coherencia con la
Circular 04 de 2003 emitida por el
Archivo General de la Nación y la
Función
Pública.
Para
cada
expediente se llevara la respectiva
Hoja de Control para evitar la pérdida
o ingreso indebido de documentos
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 29 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
- Certificado de Antecedentes Disciplinarios
(Procuraduría)
- Informe de novedades de personal Tipo A
- Acta de posesión
- Copia de las funciones esenciales
- Evaluación de la inducción
- Renuncia irrevocable
- Aceptación de la renuncia
- Acta de entrega del cargo
- Paz y salvo
230.13.
230.13.03
PLANES
PLAN DE BIENESTAR LABORAL
1
- Plan anual y seguimiento
- Formato de inscripción
- Comunicaciones (invitaciones, excusas y
demás comunicaciones)
10
x
información
es
de
permanente
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 30 DE 48
CÓDIGO
230.13.06
DOCUMENTALES
PLAN DE DESARROLLO POR COMPETENCIAS LABORALES
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
1
10
x
información
es
de
permanente
1
10
x
información
es
de
permanente
- Plan de desarrollo por competencias laborales
- Formato de seguimiento al plan
- Reinducción
- Evaluación de la satisfacción del curso o
reinducción.
- Encuesta para medir la efectividad de la capacitación
- Registro de capacitación de Concejales.
- Evaluación de proveedores de capacitación
y bienestar.
230.13.12
PLAN DE SALUD OCUPACIONAL
PROCEDIMIENTOS
- Conformación del COPASO
- Panorama de factores de riesgo laboral
- Medicina preventiva y laboral
- Conformación de brigadas de emergencia y
medio ambiente
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 31 DE 48
CÓDIGO
230.13.13
DOCUMENTALES
PLAN DE CLIMA ORGANIZACIONAL
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
1
10
x
información
es
de
permanente
1
10
x
información
es
de
permanente
- Preparación de prepensionados
- Talleres y capacitaciones
- Visitas domiciliarias
- Asesoría psicológica y familiar
- Medición del clima laboral
- Intervención del clima laboral
230.13.14
PLAN DE ESTÍMULOS E INCENTIVOS
230.14
PROCEDIMIENTOS
PROCESOS
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 32 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
230.14.02
PROCESOS DISCIPLINARIOS
- Queja o de oficio, anónimo, artículo de
prensa, informe de servidor público
- Auto de indagación preliminar (si se requiere)
- Declaración juramentada
- Notificación
- Auto que decreta apertura formal de investigación disciplinaria
- Notificación de auto de cargos
- Citación
- Descargos
- Pruebas testimoniales y documentales
- Fallo sancionatorio o absolutorio
- Notificación de fallo
- Edicto
- Recurso de apelación
- Versión libre
- Solicitud de copias
- SIRI procuraduría
- Comunicaciones de respuesta
- Otros medios de soporte (grabación)
230.15
PROGRAMAS
RETENCIÓN
AG
AC
2
5
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
Se produce origina y copia. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el
Archivo Central, proceder a eliminar ya
que la información del fallo se remite a
la Procuraduría, responsable de emitir
el
Certificado
de
Antecedentes
Disciplinarios de los empleados y
servidores públicos.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 33 DE 48
CÓDIGO
230.15.01
DOCUMENTALES
PROGRAMA DE VIVIENDA
RETENCIÓN
AG
AC
1
- Convocatoria y adjudicación de créditos
- Seguimiento contable y financiero del programa
- Revisión de adjudicación y cobros jurídicos
- Levantamiento de hipotecas y cancelación
de créditos
- Generación de informes a los entes de control, organismos gubernamentales y usuarios del programa
- Comunicaciones oficiales
10
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
Una vez cumplidos los tiempos de
seleccionar un muestro del 2% para
transferir al Archivo Histórico para
evidenciar los apoyos en adquisición
de vivienda y el impacto del programa
de vivienda.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 34 DE 48
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL / UNIDAD DE COMUNICACIONES Y RR.CC
CÓDIGO
240.01
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
ACTAS
240.01.02 ACTAS DE COMITÈS
- Acta Comité de Biblioteca
- Acta Comité de Gobierno en línea
Anexos de las actas si se requiere
1
20
240.01.03 ACTAS DE REUNIÒN
- Anexos: documentos que se tratan en la reunión
2
4
x
240.06.02 QUEJAS Y RECLAMOS
1
5
X
- Queja y/o reclamo.
- Respuesta a la queja y/o reclamo.
- Soportes documentales de la respuesta.
- Informe de quejas y reclamos.
- Oficio remisorio a Secretaría General.
240.06.03 SOLICITUDES, INVITACIONES Y MENSAJES
proceder a eliminar
1
X
información
es
de
permanente
240.06
X
COMUNICACIONES OFICIALES
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 35 DE 48
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL / UNIDAD DE COMUNICACIONES Y RR.CC
CÓDIGO
240.13.
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E M/D
S
PROCEDIMIENTOS
PLANES
1
10
x
240.13.09 PLAN DE MEDIOS
Plan y seguimiento
1
10
x
240.13.11 PLAN DE TRABAJO
Plan y seguimiento
1
10
x
240.13.04 PLAN
DE
ADQUISICIÓN
BIBLIOGRÁFICO
Plan y seguimiento
DE
MATERIAL
información
es
de
permanente
información
es
de
permanente
información
es
de
permanente
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 36 DE 48
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL / UNIDAD DE INFORMÁTICA
CÓDIGO
250.01
250.01.02
DOCUMENTALES
ACTAS
ACTAS DE COMITÈS
Acta de Comité de Archivo
Anexos si se requiere
RETENCIÓN
AG
AC
1
20
250.01.03 ACTAS DE REUNIÒN
- Anexos: documentos que se tratan en la
reunión
2
4
250.06.03 SOLICITUDES, INVITACIONES Y
MENSAJES
1
250.10
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
Archivo Histórico.
x
X
en el Archivo Central,
proceder a eliminar, ya que
esta información es de
permanente actualización y
seguimiento
en el archivo de gestión, proceder a
eliminar ya que esta información
es de permanente actualización
y seguimiento.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 37 DE 48
CÓDIGO
250.10.05
DOCUMENTALES
COPIAS DE SEGURIDAD DE SISTEMAS DE
INFORMACIÓN ELECTRONICOS
-
250.11
250.11.01
RETENCIÓN
AG
AC
1
X
X
PROCEDIMIENTOS
Se realiza Backups diario en disco duro
local y se sobrescribe, al realizar el
cierre anual hacer copia de seguridad, la
cual cumplidos los tiempos de retención
Archivo Histórico.
Base de datos ( Alfa, Ora)
imágenes digitalizadas
Copia de la información de la red
Copia de la estructura de la red
Se deberán garantizar las condiciones
medio ambientales y de seguridad para
la administración de otros soportes
documentales y un programa de
transferencia para la migración de
información, en tal forma que se
garantice la conservación y recuperación
de la información en el tiempo.
INVENTARIOS
INVENTARIOS DOCUMENTALES
2
- Inventario documental transferencia primaria
- Inventario documental transferencia secundaria
250.13.
10
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
10
X
Una vez aplicada la Tabla de Retención
Documental en las transferencias documentales que modifican los inventarios
de documentos y cumplido el tiempo de
retención en el Archivo Central, seleccionar para eliminar el inventario documental de transferencias primarias, los inventarios del archivo Histórico son un instrumento de control que deben conservarse
permanentemente.
PLANES
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 38 DE 48
CÓDIGO
250.13.07
DOCUMENTALES
PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- Plan de desarrollo de competencias
- Cronograma anual de Transferencias
Primarias y Secundarias
- Plan de auditorías a los archivos de
gestión
250.13.10
PLAN TECNOLÓGICO
Plan Tecnológico
Anexos
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
PROCEDIMIENTOS
1
10
x
1
10
x
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 39 DE 48
OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL / UNIDAD DE SERVICIOS GENERALES
CÓDIGO
260.01
260.01.01
RETENCIÓN
AG
AC
DOCUMENTALES
ACTAS
ACTAS DE COMITÈS
1
20
2
4
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
X
- Acta de Comité de Compras
260.01.03
ACTAS DE REUNIÒN
x
X
- Anexos: documentos que se tratan
en la reunión
260.06.03
SOLICITUDES,
MENSAJES
INVITACIONES
Y
260.07
260.07.01
CONTRATOS
CONTRATOS ADQUISICIÓN DE BIENES
- Estudios previos
- Invitación pública
- Cotización
- Evaluación de las ofertas
- Solicitud de compromiso y disponibilidad
presupuestal
- Registro de proveedor
1
PROCEDIMIENTOS
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 40 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
- Requisitos habilitantes (certificados de
experiencia, Consulta en el catalogo
único de bienes y servicios (CUBS),
Certificado registro único de precios de
referencia
(RUPR),
Certificado
de
existencia
y
representación
legal,
Fotocopia cedula de ciudadanía del
representante legal, Paz y salvo de
parafiscales, Certificado de cumplimiento
del
contrato,
Certificado
de
responsabilidad fiscal, Certificado de
antecedentes disciplinarios, RUT )
- Contrato
- Póliza de cumplimiento
- Aprobación de póliza
- Reporte registro de contrato en SICE
- Factura o cuenta de cobro
- Acta de recibo a satisfacción
- Recibo de satisfacción SAP
RETENCIÓN
AG
AC
1
20
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
x
PROCEDIMIENTOS
Una vez liquidado el contrato y
Archivo Central, seleccionar una
muestra aleatoria del 5% para
transferir al Archivo Histórico, los
demás documentos proceder a
eliminar.
Nota. Los contratos de consultoría
que se realicen con la modalidad de
concursos de meritos tendrán el
concurso
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 41 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
260.07.02
CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
- Estudios previos
- Invitación pública
- Evaluación de las ofertas
- solicitud de compromiso y disponibilidad
presupuestal
- cotización
experiencia
- Consulta en el catalogo único de bienes
y servicios (CUBS)
- Registro único de precios de referencia
(RUPR),
- Acto administrativo de nombramiento representante legal
- Fotocopia cedula de ciudadanía del representante legal)
- Contrato Inter administrativo
- Publicación en gaceta municipal (si se
requiere)
- designación de interventor
- acta de inicio
RETENCIÓN
AG
AC
1
20
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
eliminar.
concurso
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 42 DE 48
CÓDIGO
RETENCIÓN
AG
AC
DOCUMENTALES
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
PROCEDIMIENTOS
- Informes de interventoría (si se requiere)
- Acta de seguimiento ( si se requiere)
- Otro si (adiciones, modificaciones, ampliaciones o prorrogas)
- Acta de terminación y liquidación
260.07.03
CONTRATOS
PRESTACIÓN
SERVICIOS GENERALES
DE
1
Estudios previos
Invitación pública
Evaluación de las ofertas
Solicitud de compromiso y disponibilidad
presupuestal
- Cotización
experiencia, Consulta en el catalogo único de bienes y servicios (CUBS), Registro
único
de
precios
de
referencia( RUPR, Certificado de existencia y representación legal, Fotocopia
cedula de ciudadanía del representante
legal, Paz y salvo de parafiscales, Soportes de pagos a la seguridad social y parafiscales.
-
20
X
eliminar.
concurso
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 43 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
PROCEDIMIENTOS
- Certificado de responsabilidad fiscal,
Certificado de antecedentes disciplinarios, RUT)
- Contrato
- Publicación en gaceta municipal (si se
requiere)
- Designación de interventor
- Acta de inicio
- Informes de interventoría (si se requiere)
- Acta de seguimiento ( si se requiere)
- Otro si (adiciones, modificaciones, ampliaciones o prorrogas)
- Acta de terminación y liquidación
260.10
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 44 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
260.10.01
CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES
OFICIALES
RETENCIÓN
AG
AC
1
10
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
X
- Consecutivo de comunicaciones recibidas externas
- Consecutivo de comunicaciones enviadas internas
X
PROCEDIMIENTOS
Se llevan desde la producción en
medio electrónico en el software de
Gestión Documental, eliminar al
cumplir los tiempos en el Archivo
Central toda vez que se conserva en
la copia de seguridad anual que
realiza la Unidad de informática a la
base de datos y a las imágenes del
software.
Se
deberán
garantizar
las
condiciones medio ambientales y de
seguridad para la administración de
otros soportes documentales y un
programa de transferencia para la
migración de información, en tal
forma
que
se
garantice
la
conservación y recuperación de la
información en el tiempo.
260.10.02
CONTROLES DE MENSAJERÌA
1
- Control para entrega directa de documentos en las entidades
- Control de mensajería interna
2
X
proceder a eliminar
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 45 DE 48
CÓDIGO
260.10.06
DOCUMENTALES
REGISTROS
OFICIALES
DE
COMUNICACIONES
RETENCIÓN
AG
AC
1
10
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
X
- Registro de comunicaciones oficiales enviadas
- Registro de comunicaciones oficiales recibidas
X
PROCEDIMIENTOS
Se llevan desde la producción en
medio electrónico en el software de
Gestión Documental, eliminar al
cumplir los tiempos en el Archivo
Central toda vez que se conserva en
la copia de seguridad anual que
realiza la Unidad de informática a la
base de datos y a las imágenes del
software.
Se
deberán
garantizar
las
condiciones medio ambientales y de
seguridad para la administración de
otros soportes documentales y un
programa de transferencia para la
migración de información, en tal
forma
que
se
garantice
la
conservación y recuperación de la
información en el tiempo.
260.11
260.11.02
INVENTARIOS
INVENTARIOS BIENES MUEBLES
- Actas de entrega de equipos de cómputo
- Formatos de ingreso del bien
- Formatos de traslado y reintegro
- Comunicaciones oficiales
1
10
x
Una vez termina la retención en el Archivo central se elimina en razón a
que es el tiempo máximo de prescripción de cualquier acción administrativa o judicial que pudiera tener origen
en esta información.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 46 DE 48
CÓDIGO
260.12
260.12.01
DOCUMENTALES
LICITACIONES
LICITACIONES PUBLICAS
-
-
RETENCIÓN
AG
AC
1
Certificado
de
Disponibilidad
Presupuestal
Estudios o Documentos Previos
Diseños y proyectos de Factibilidad
y Prefactibilidad, cuando sea
procedente
Aviso de Convocatoria Publica
Proyecto de Pliego de Condiciones
Publicación hasta 3 avisos con
intervalos entre 2 y 5 días
calendario, dentro de 10 a 20 días
calendario anteriores a la apertura
de la Licitación Publica, en la pagina
Web y en el SECOP
Respuestas a Observaciones al
Proyecto de Pliego de Condiciones
– Opcional
Resolución Designación Comité
Evaluador y Asesor
Pliego de Condiciones Definitivo
10
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
X
PROCEDIMIENTOS
proceder a eliminar toda vez que un
ejemplar de la propuesta ganadora
hace parte del contrato que se firma
con la empresa a la cual se adjudique
el contrato.
Nota: Se realiza concursos de méritos
para contratos de asesoría en la
modalidad de licitación pública
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 47 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
-
-
-
RETENCIÓN
AG
AC
Resolución de Apertura del Proceso
Respuestas
a
Observaciones
Pliego de Condiciones – Opcional
Acta de Audiencia de estimación,
asignación y tipificación de riesgos y
Aclaraciones
al
Pliego
de
Condiciones Definitivo
Modificación
al
Pliego
de
Condiciones mediante ADENDAS –
Opcional
Acta de Cierre y Apertura de
Propuestas
Informe
de
Evaluación
de
Requisitos
o
Documentos
Habilitantes y Asignación de
Puntaje
Publicación
del
Informe
de
Evaluación
Acta de Audiencia
Publica de
Adjudicación Acto Administrativo de
Adjudicación o de Declaratoria de
Desierto del Proceso Certificado de
Registro Presupuestal
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
PROCEDIMIENTOS
.
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección
HOJA 48 DE 48
CÓDIGO
DOCUMENTALES
-
RETENCIÓN
AG
AC
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
M/D
S
PROCEDIMIENTOS
Elaboración y Firma del Contrato
con Publicación en el SECOP y en
la página Web
Acta de Inicio
Acta de Aprobación de Garantías
Informe de Interventoría
Acta de Liquidación del Contrato
260.13.
PLANES
260.13.05
PLAN DE COMPRAS
Plan de compras con el seguimiento
Novedades presentadas al plan de compras
1
10
x
260.13.08
PLAN DE MANTENIMIENTO
Plan de mantenimiento con el seguimiento
1
10
x
CONVENCIONES
AC: Archivo Central
M/D:
E:
S:
Eliminación
Selección

Tabla de retención documental

Transcripción

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Aplica para todas las Oficinas que dentro de su normatividad actuen

SUBSECCIÓN: SECRETARIA GENERAL SUB