Manual de usuario para la confección y entrega de facturas

Transcripción

Manual de usuario para la confección y
entrega de facturas electrónicas al
Ayuntamiento de Barcelona a través
del Consorcio de la Administración
Abierta de Cataluña (CAOC).
MANUAL_USUARIO_ FACTURA_ELECTRONICA_AJB.docx
03/2014
Manual de usuario para la confección y entrega
de facturas electrónicas al Ayuntamiento de
Barcelona a través del Consorcio de la
Administración Abierta de Cataluña (CAOC).
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Manual de usuario para la confección y
entrega de facturas electrónicas al
Ayuntamiento de Barcelona.
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MANUAL_USUARIO_
FACTURA_ELECTRÓNICA_AJB
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VERSIÓN
FECHA
AUTOR
DESCRIPCIÓN
1.0
12/03/2014
IMI
Versión inicial
2.0
14/01/2015
IMI
3.0
15/12/2015
IMI
Versión Ayuntamientos
y organismos
Versión PMEC
03/2014
1
Índice
1. Introducción
3
2. Servicio PIMEFACTURA
5
2.1 Alta PIMEFACTURA
5
2.2 Acceder a PIMEFACTURA
7
2.3 Crear facturas
8
2.4 Seguimiento de las facturas
12
3. Presentación manual de facturas a e.FACT
14
3.1 Instalar la aplicación Facturae
15
3.2 Generar Factura Electrónica – Aplicación Facturae
18
3.2.1 Iniciar Aplicación
18
3.2.2 Generar Factura
20
3.2.3 Firmar la Factura
35
3.2.4 Exportar factura – Fichero XML
36
3.3 Otras aplicaciones para crear Facturas Electrónicas
38
3.3.1 Soluciones gratuitas
38
3.3.2 Servicios avanzados de facturación electrónica (con coste)
38
3.4 Entrega de Factura Electrònica - e.FACT
39
3.4.1 Acceso al buzón
39
3.4.2 Envio de facturas
39
3.4.3 Consulta de estados
42
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2
3
1. Introducción
La facturación electrónica consiste en la tramitación de las facturas entre emisor y receptor
por medios electrónicos y telemáticos, firmados digitalmente con certificados reconocidos,
que tienen la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.
La gestión electrónica de las facturas genera grandes ventajas como el ahorro de costes
derivados de la supresión del papel y el envío postal, o la mejora de la eficiencia en la
gestión que supone la posibilidad de integración con ERPs, el obtención de información en
tiempo real, la reducción del tiempo de gestión o el mayor control de acciones erróneas,
entre otros.
El Ayuntamiento de Barcelona tiene como objetivo fomentar el envío de facturas
electrónicas de sus proveedores. Este documento es un manual donde se describen los
procesos e información concreta y relevante que los proveedores del Ayuntamiento y sus
organismos necesitan para la generación de las facturas electrónicas y envío de estas el
Ayuntamiento y sus organismos, y también al resto de administraciones públicas.
Los proveedores del Ayuntamiento y sus organismos y también de las diferentes AAPP
tienen a su disposición la solución gratuita PIMEFACTURA, desarrollada y mantenida por
PIMEC, patronal de la pequeña y mediana empresa de Cataluña.
Esta solución 100% web, permite crear las facturas en el formato facturae 3.2 (formato
requerido para las administraciones públicas de toda España).
Una vez creada la factura, PIMEFACTURA la firma (concepto de firma delegada) y la envía
al Punto general de entrada de facturas electrónicas de las administraciones públicas que
corresponde. En el caso del Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, las facturas se
envían al portal AOCeFACT, gestionado por el Consorcio de la Administración Abierta de
Cataluña (CAOC).
PIMEFACTURA también ofrece al proveedor información del estado de las facturas
enviadas.
Para hacer uso de esta aplicación, no es necesario instalar ningún programa informático, ni
es necesario disponer de certificado digital.
Con este manual, el proveedor será capaz de seguir los pasos para generar, firmar y enviar
las facturas electrónicas tanto en el Ayuntamiento de Barcelona y sus organismos, como al
resto de administraciones públicas del estado Español.
Toda la información sobre el modelo facturae e información relacionada a las Webs:
• http://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx
• http://web.aoc.cat/suport/efact-empreses/
Existen otras aplicaciones que permiten generar facturas en el formato requerido:
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En el siguiente enlace encontrará información de soluciones gratuitas y avanzadas:
• https://web.aoc.cat/suport/knowledge-base/com-podem-crear-e-
factures/?dms3override=28
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2. Servicio PIMEFACTURA
2.1 Alta PIMEFACTURA
Para darse de alta en la aplicación PIMEFACTURA hay que ir a la página web
https://consola.pimefactura.com/register/bcn
Cumplimentar los datos del formulario de registro, aceptar las condiciones y pulsar el
botón SOLICITAR ALTA
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El mail recibido contiene un enlace de confirmación que abre la siguiente pantalla
Cumplimentar los datos de este formulario y pulsar el botón SOLICITAR ALTA
El proceso de alta finaliza con la recepción de un mail de bienvenida al servicio de facturación
PIMEFACTURA
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2.2 Acceder a PIMEFACTURA
Para acceder a PIMEFACTURA ha de abrir un navegador de Internet y ir a:
https://consola.pimefactura.com/login/bcn
Identifíquese con el NIF o nombre de usuario (si se lo ha cambiado) y el password indicado en
el proceso de alta i pulsar el botón INICIAR SESIÓN
A continuación se accede a la ventana principal de la aplicación.
Opciones de menú:
•
•
•
•
MIS FACTURAS: muestra la lista de las facturas creadas, y es el punto de entrada para
crear nuevas facturas
MIS PDF: este punto de menú accede a un servicio de creación de facturas a partir de
facturas originales en formato PDF
CLIENTES: muestra la lista de clientes. Los clientes Ayuntamiento de Barcelona y
empresas vinculadas están ya creado, pero también puede crear otras administraciones
públicas alas que deba facturar
Perfil de usuario: permite entre otras funcionalidades, cambiar los datos de facturación
del usuario emisor, el usuario para acceder al servicio y el password.
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2.3 Crear FACTURAS
Desde el menú MIS FACTURAS
Se ha de hacer clic sobre la barra azul donde dice HAZ CLIC AQUÍ PARA NUEVAS
FACTURAS y se muestran las tres diferentes modalidades.
Selecciona la opción "Servicio de creación de facturae"
A continuación se muestra la pantalla "formulario" donde se informará de los datos de la
factura que se quiere crear.
El formulario de entrada está estructurado en 5 bloques y una vista simulada de la factura,
para facilitar el trabajo de creación de la factura al usuario.
•
Bloque 1: Datos Generales
•
Bloque 2: Pago
•
Bloque 3: Líneas de detalle
•
Bloque 4: Observaciones
•
Bloque 5: DIR3
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Bloque 1: Datos Generales
Campo tipo: Normal o Rectificativa.
Campo cliente: Se selecciona de la lista
de clientes
Serie / Núm: Estos dos campos son de
texto libre. El campo serie de la factura es
opcional.
Fecha Factura: Se informará la fecha de
la factura.
Período de facturación: Marcando esta
opción, se mostrarán los campos Fecha de
inicio y Fecha final. Estos dos campos,
solamente se informarán si el objeto de la factura lo requiere, por ejemplo un alquiler mensual,
o un seguro anual, etc ...
Referencias (Expediente / Contrato / Pedido): marca esta opción, se muestran los campos
Expediente, Contrato y Pedido, que hacen referencia a los campos:
"FileReference"
"ReceiverContractReference"
"ReceiverTransactionReference
Bloque 3: Pago
Forma de pago: A seleccionar de la
lista de las formas de pago admitidas.
Vencimiento: Fecha de vencimiento
de la factura.
IBAN: Este campo sólo se indicará si
has seleccionado forma de pago transferencia. (informar con mayúsculas y sin espacios ni
guiones). Si en la ficha de usuario se ha informado el IBAN, saldrá por defecto.
Swift / BIC: Opcional, solo es necesario para transferencias a entidades financieras
extranjeras
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Anticipo: Marcando esta opción, se muestran los campos Fecha y Importe del anticipo. (estos
dos campos, solamente se informarán si ha habido un cobro anticipado, contra esta factura
Bloque 3: Líneas de detalle
Concepto: Texto libre con el concepto de
facturación (NO INFORMAR LÍNEAS DE
DETALLE SIN CANTIDAD NI PRECIO)
Cantidad: Cantidad de bienes o servicios
facturados (hasta dos decimales)
Unidades: A seleccionar de la lista
Precio Unitario: Precio unitario expresado en euros (hasta 6 decimales)
Imp. Repercutido: A seleccionar de la lista del impuestos disponibles a aplicar y el porcentaje
que corresponde. (en caso necesario, el porcentaje se puede modificar directamente sobre el
porcentaje elegido)
Imp. Retenido: Exclusivo para el IRPF. A seleccionar de la lista el porcentajes.
Albarán: Marcando esta opción, se mostrarán los campos Número y Fecha de albarán. Esta
información se puede cambiar para cada línea añadida.
Al hacer clic en el botón Añadir, se registra la línea y se limpian los campos para repetir la
operación tantas veces como líneas tenga la factura
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Bloc 4: Observaciones
Observaciones: Texto libre para cualquier tipo de explicación que deba ir en la factura. Esta
información no es a nivel de línea, es a nivel de factura.
Bloque 5: DIR3
Marcar la combinación de DIR3 que corresponda, entre las disponibles en la ficha del cliente
Generar y enviar la factura
•
•
Per finalizar el proceso:
Adjuntar (opcional) un archivo de tipo PDF o Excel (botón “Adjuntar documento“)
Generar y enviar la factura (botón “Generar y enviar facturae“)
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En este momento, el servicio PIMEFACTURA genera la factura en formato XM-facturae, la
firma y la envía al Punto General de entrada indicado en la ficha del cliente.
2.4 Seguimiento de las FACTURAS
La pantalla "MIS FACTURAS", es el punto de partida para el seguimiento de todas las facturas
enviadas. Desde esta pantalla podemos gestionar todas las facturas enviadas.
Hay que ir mirando el estado de las facturas enviadas. El estado de las facturas, no depende
de PIMEFACTURA, sino que se actualiza de forma automática en función del estado de la
factura que devuelven los Puntos Generales de entrada de facturas donde se han enviado las
mismas.
Especial atención a las facturas en estado "RECHAZADA". El resto, han sido "temporales",
hasta llegar al estado final "PAGADA".
ATENCIÓN: las facturas en estado "RECHAZADA" requieren de una atención especial.
En los siguientes puntos "Acción más información" y "Acción editar factura" explicamos
cómo encontrar el motivo del rechazo, modificar y volver a generar y enviar una factura
rechazada.
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•
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Acción más información: Haciendo clic sobre el número de la factura, en la lista de MIS
FACTURAS, accedemos a esta pantalla.
Esta pantalla muestra información detallada sobre los diferentes estados por donde ha
pasado la factura, y en el caso de estar la factura en estado "RECHAZADA", muestra el
motivo de rechazo.
•
Acción editar factura: Haciendo clic sobre el icono situado a la derecha de lista de las
facturas, volvemos a la pantalla donde hemos creado la factura. Esta acción, permite
editar las facturas que nos han sido RECHAZADAS, corregir el motivo del rechazo y
volver a Generar y enviar la factura.
•
Acción Aplicar filtros: En el pie de la lista de MIS FACTURAS, tenemos la posibilidad
de aplicar filtros por los diferentes campos que hay en la lista. Solo hay que escribir un
valor, por ejemplo un estado, o un NIF, y hacer clic sobre el botón FILTRAR. Las
facturas que quedan listadas en pantalla una vez aplicado el filtro, se pueden Exportar
a Excel.
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3. Presentación manual de facturas a eFACT
Para llevar a cabo este proceso, los emisores deben disponer de:
•
•
Programa que permita generar facturas en formato XML
Firma electrónica
Los pasos que hay que seguir son:
Los proveedores de las diferentes AP tienen a su disposición la aplicación gratuita
'Facturae', desarrollada por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, que permite la
gestión de la facturación electrónica dirigida a las administraciones. Sin embargo,
existen otras aplicaciones que permiten generar facturas en el formato que se requiere.
Una vez creado el fichero XML, es indispensable firmar electrónicamente el documento.
Este proceso se puede hacer mediante el programa 'Facturae', que ya incorpora esta
funcionalidad, o a través de otras aplicaciones.
Finalmente, el fichero o ficheros se entregan mediante el buzón de entrega del
Ayuntamiento de Barcelona, que es un portal web personalizado de libre acceso que
dispone el Consorcio de Administración Abierta de Cataluña y que permite a los
proveedores del Ayuntamiento de Barcelona el envío de facturas y anexos dirigidos a
este.
Con este manual, el proveedor será capaz de seguir los pasos para generar y firmar
facturas mediante la aplicación 'Facturae' y de entregarlas a través del buzón 'e.FACT'
al Ayuntamiento de Barcelona.
Se pueden obtener todos los detalles técnicos de ambas aplicaciones a través de las
webs:
http://www.facturae.gob.es/paginas/Index.aspx
https://efact.eacat.cat/bustia/?emisorId=1
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3.1 Instalar la aplicación Facturae
Para descargar la aplicación Facturae se debe acceder a la página web del Ministerio
de Industria, Energía y Turismo.
http://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/descarga-aplicaciones.aspx
A continuación, se debe seleccionar el archivo de descarga del programa
correspondiente al sistema operativo del equipo ('Linux'(1), 'MacOS'(2) o
'Windows'(3))
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Figura 1: Página web de descarga de la aplicación Facturae
Seguidamente aparece el icono distintivo que indica el inicio de la instalación de la
aplicación.
Figura 2: Icono de inicio de instalación
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A continuación, se abre una ventana donde se muestra el acuerdo de licencia que hará
falta leer y aceptar como requisito necesario para proseguir con la instalación.
Figura 3: Ventana acuerdo de licencia
Al pulsar el botón 'Acepto', se abre la ventana de selección de componentes donde se
indica el espacio que ocupará en el disco.
Hay que pulsar el botón 'Siguiente' para continuar.
Figura 4: Ventana de selección de componentes
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A continuación, una ventana muestra el directorio de destino donde se guardará la
instalación del programa. Por defecto, se instalará en el directorio 'C:\Facturae-3.0'.
Si se desea instalar en otro directorio, hay que pulsar el botón 'Examinar...' y
seleccionar la carpeta de destino.
Seguidamente se tiene que pulsar el botón 'Instalar' para iniciar el proceso.
Figura 5: Ventana de lugar de instalación
Si el proceso se ha realizado con éxito, se muestra un mensaje que lo indica. Entonces
se puede cerrar la ventana pulsando el botón 'Cerrar'.
En el escritorio aparecerá el icono con el logotipo distintivo de Facturae que servirá
para acceder a la aplicación.
Figura 6: Icono de acceso a Facturae
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3.2 Generar factura electrónica - Aplicación Facturae
3.2.1 Iniciar aplicación
Para acceder a la aplicación Facturae hay que pulsar dos veces sobre el icono de
acceso directo a la aplicación situado en el escritorio.
Figura 7: Icono de acceso a Facturae
La primera vez que se accede se debe seleccionar el idioma de presentación y pulsar
'Continuar'.
Figura 8: Ventana de selección de idioma
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A continuación se accede a la ventana principal de la aplicación.
Figura 9: Pantalla principal Facturae
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3.2.2 Generar factura
La versión del formato de factura tendrá que ser la '3.2'. Se tiene que seleccionar esta
opción en el desplegable situado a la derecha del botón 'Generar factura'. A continuación
hay que pulsar el botón.
Figura 10: Ventana principal Facturae - Selección de la versión del formato
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El sistema muestra la ventana de generación de factura.
Los campos marcados con un asterisco (*) son de cumplimentación obligatoria.
Figura 11: Ventana de generación de factura
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Datos generales de la factura
En esta área de datos se deben introducir los datos globales de la factura como, por
ejemplo, la fecha de expedición de la factura y los datos relativos al lugar y periodo de
facturación.
El sistema asigna de manera automática un identificador único o 'número de factura' a
la factura que se está generando.
Figura 12: Área de datos generales factura
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Emisor
Esta área de datos está destinada a la información relativa al emisor de la factura.
Para crear un nuevo emisor, primero se tiene que seleccionar el tipo de sujeto:
•
•
Persona jurídica
Persona física
A continuación, hay que pulsar el botón
.
Figura 13: Área de datos emisor
Seguidamente se activará el botón de guardar
un valor en el campo 'Identificador'.
y se asignará de manera automática
Selecciona el tipo de residencia del emisor:
•
•
•
Extranjero
Residente
Residente en la UE
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En la pestaña 'General' se deben rellenar los campos:
•
•
•
Id. fiscal: Número de identificación fiscal del emisor
Razón social: Nombre de la razón social del emisor
Nombre comercial: Nombre comercial del emisor
Figura 14: Pestaña datos generales emisor
En la pestaña 'Dirección' hay que introducir de manera obligatoria los datos sobre la
dirección del emisor.
En las pestañas 'Registro' y 'Contacto' se puede completar la información según
convenga.
Una vez rellenados los campos, hay que pulsar el botón
para guardar los datos.
Figura 15: Pestaña dirección del emisor
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Si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje de éxito de color verde.
Asimismo, el emisor editado quedará registrado y accesible desde el desplegable del
campo 'Emisor'.
Figura 16: Datos emisor
Receptor
En esta área de datos se debe completar la información referente al receptor, en este
caso, el Ayuntamiento de Barcelona o el organismo que corresponda.
Para crear el receptor se debe seleccionar el tipo de sujeto 'Persona jurídica', el tipo de
residencia 'Residente' y pulsar el botón
mensaje:
y a continuación os presenta el siguiente
Figura 17: Datos
Receptor
Nos da la opción de crear un receptor dado de alta en la plataforma FACe (Punto
General de entrada de facturas electrónicas). Pulsar
y continuar. La tramitación del
Ayuntamiento de Barcelona es a través del eFACT del Consorci de l’Administració
Oberta de Catalunya.
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En la pestaña 'General' hay que introducir:
•
•
Id. fiscal: Número de identificación fiscal del Ayuntamiento u organismos (ver
Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona)
Razón social: Razón social del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1:
Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona)
Figura 18: Pestaña de datos generales del receptor
En la pestaña 'Dirección' se debe introducir:
•
•
•
•
•
•
•
Dirección: Dirección del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos
Receptores del Ayuntamiento de Barcelona)
Código postal: C ó d i g o postal del Ayuntamiento u organismos (ver
Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona)
Población: Población del Ayuntamiento u organismos (ver Nota1: Organismos
Receptores del Ayuntamiento de Barcelona)
Provincia: Barcelona
País: España
Figura 19: Pestaña de dirección del receptor
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Nota1: Organismos Receptores del Ayuntamiento de Barcelona
Id. Fiscal
P0801900B
Razón Social
Ajuntament de Barcelona
Institut Municipal d’Educació de
Barcelona
Institut Municipal d´Hisenda de
P5801911H
Barcelona
Institut Municipal de Cultura de
P5890006I
Barcelona
Institut Municipal d' Urbanisme de
P5801910J
Barcelona
Institut Municipal de Mercats de
P5801916G
Barcelona
Institut Municipal de Persones amb
P5801909B
Discapacitats
P5890001J
Institut Municipal de Paisatge Urbà
i Qualitat de Vida
Institut Municipal de Serveis
P0800234G
Socials
Agència Local de l'energia de
P0800115H
Barcelona
P5890051E
Código
Postal
Población
Plaça Sant
Jaume, 1
08002
Barcelona
Plaça Espanya, 5
08014
Barcelona
Av. del Litoral, 30
08005
Barcelona
La Rambla, 99
08002
Barcelona
Bolívia, 105
08018
Barcelona
Av. Icària, 145147
08005
Barcelona
València, 344
08009
Barcelona
Av Drassanes, 68
08001
Barcelona
València, 344
08009
Barcelona
08012
Barcelona
08038
Barcelona
08930
Sant Adrià de
Besòs
08002
Barcelona
08003
Barcelona
08003
Barcelona
08018
Barcelona
08014
Barcelona
Dirección
Torrent de l'olla,
218-220
Av. de L'Estadi,
Q0801296E Institut Barcelona Esports
40
Edifici Besós,
C/Olímpic, s/n.
P5890053A Consorci del Besòs
pl.2, 2
Consorci de Biblioteques de
La Rambla, 88,
P0800083H
Barcelona
3er
Passeig
Q0801897J Museu de les Ciències Naturals
Picasso,s/n
G66008897 Fundació Museu Picasso
Montcada,15
Av. Diagonal,
P5801908D Institut Municipal d'Informàtica
220
P5801914B Institut Municipal de Parcs i Jardins Tarragona, 173
A continuación hay que indicar el centro administrativo pulsando el botón
sistema abre la siguiente ventana:
, y el
Figura 20: Ventana de centro administrativo
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Al pulsar el botón
se accede al formulario de introducción de datos para la creación
de un nuevo centro administrativo.
En esta ventana habrá que rellenar los campos:
•
Código: código del centro administrativo del Ayuntamiento u organismo (ver
NOTA2: Centros Administrativos y Código DIR3 válidos para el Ayuntamiento de
Barcelona y organismos)
•
•
Rol: Receptor
Descripción y nombre: Nombre del centro administrativo (ver NOTA2: Centros
Administrativos válidos para el Ayuntamiento de Barcelona y organismos)
En la pestaña 'Dirección' se debe introducir la información relativa a la dirección del
centro administrativo destinatario de facturas. (ver NOTA2: Centros Administrativos válidos
para el Ayuntamiento de Barcelona y organismos)
Los datos de la pestaña 'Contacto' son de cumplimentación opcional.
Figura 21: Formulario centro administrativo
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NOTA2: DIR 3 o Centros Administrativos (C.A) válidos para el Ayuntamiento de Barcelona y
organismos
Sociedad
DIR3 /
Codigo
Nombre Centros
Administrativos
Dirección
LA0007014
Gerència de Recursos
Plaça Sant Miquel ,
3-5
08002
LA0006942
Gerència Recursos
Humans i Organització
Escar, 1
08039
0104
Gerència Municipal
Plaça Sant Miquel,
3-5
08002
LA0006794
Gerència de Drets Socials
València, 344-346
08009
LA0006791
Plaça Pi Sunyer, 810
08002
LA0006941
Av. Diagonal, 240
08018
0502
Torrent de l’Olla,
218-220
08018
LA0006793
Av. Diagonal, 240
08018
0504
Gerència de Seguretat i
Prevenció
Gerència d'Ecologia,
Urbanisme i Movilitat
Gerència adj. Medi
Ambient
Gerència adjunta
d'Urbanisme
Gerència adj.
d'Infraestructures. i
Coordinació Urbana
Av. Diagonal, 240
08018
Districte de Ciutat Vella
Ramelleres , 17
08001
Districte de l’Eixample
Bruc , 100
08009
Districte de Sants Montjuïc
Creu Coberta , 104106
08014
Districte de Les Corts
Plaça Comas, 18
08028
Districte de Sarrià - Sant
Gervasi
Anglí , 31
08017
Districte de Gràcia
Plaça Vila de Gràcia
,2
08012
Districte de Horta Guinardó
Ronda Guinardó, 51
08024
Districte de Nou Barris
Plaça Major de Nou
Barris, 1
08016
Districte de Sant Andreu
Ajuntament, 2-4
08030
Districte de Sant Martí
Plaça Valentí
Almirall, 1
08018
LA0006772
LA0006773
LA0006774
LA0006775
LA0006777
LA0006781
LA0006784
LA0006787
LA0006788
LA0006789
Codigo
Postal
LA0006792
Gerència de Presidencia i
Economia
Ciutat, 4-6
08002
0702
Empresa i Ocupació
Ciutat, 4-6
08002
0703
Serveis Centrals
3-5
08002
LA0006795
Gerència de Drets de la
Ciutadania, Participació i
Transparència
3-5
08002
03/2014
Sociedad
Institut Municipal de
Educació de Barcelona
Institut Municipal
d´Hisenda de Barcelona
Cultura de Barcelona
DIR3 /
Codigo
Nombre Centres
Administratius
Dirección
LA0006799
Administració General
Plaça Espanya, 5
08014
LA0006797
Av. del Litoral, 30
08005
LA0006806
Direcció de Recursos
La Rambla, 99
08002
1100
Projectes arquitectònics i
manteniment
La Rambla, 99
08002
1200
Difusió i sistemes
La Rambla, 99
08002
La Rambla, 99
08002
La Rambla, 99
08002
La Rambla, 99
08002
La Rambla, 99
08002
1300
1400
1500
Institut Municipal d'
Urbanisme de Barcelona
Mercats de Barcelona
Persones amb
Discapacitats
Paisatge Urbà i Qualitat
de Vida
Agencia de Salut Pública
de Barcelona
Serveis Socials
Agència Local de l'energia
de Barcelona
1600
DIRECCIÓ DE CULTURA
COMUNITARIA I DE
PROXIMITAT
DIRECCIÓ DE MEMÒRIA
I HISTORIA
DIRECCIÓ
D'INFRAESTRUCTURES
CULTURALS,PATRIMONI
I COORDINACIÓ
DIRECCIÓ DE SECTORS
I INNOVACIÓ
Codigo
Postal
LA0006804
Bolívia, 105
08018
LA0006798
Av. Icària, 145-147
08005
LA0006802
València, 344
08009
LA0006801
Av Drassanes, 6-8
08001
LA0006923
Plaça de Lesseps, 1
08023
LA0006803
València, 344
08009
Direcció de Recursos i
Administració Generals
Recursos i Serveis
General
Torrent de l'olla,
218-220
08012
Av. de L'Estadi, 40
08038
0100
Institut Barcelona Esports
LA0006796
Consorci del Besòs
0100
Edifici Besós,
C/Olímpic, s/n. pl.2,
2
08930
Consorci de Biblioteques
de Barcelona
0100
La Rambla, 88, 3er
08002
Museu de les Ciències
Naturals
0100
Passeig Picasso,s/n
08003
Fundació Museu Picasso
0100
Serveis Centrals
Montcada,15
08003
Serveis Generals
Av. Diagonal, 220
08018
C/Torrent de l'Olla
218-220
08014
Institut Municipal
LA0006800
d'Informàtica
Institut Municipal de Parcs
LA0006805
i Jardins
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30
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Se debe pulsar el botón
para introducir el centro administrativo.
Figura 22: Centro administrativo informado
El botón
permite cerrar la ventana y volver a la página principal.
Finalmente, se deben guardar los datos pulsando el botón
.
Si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje de éxito de color verde.
Asimismo, el receptor editado quedará registrado y accesible desde el desplegable del
campo 'Receptor'.
Detalle de factura
Esta área está destinada a los conceptos a facturar, así como a otros elementos
asociados (impuestos, descuentos, forma de pago, etc.).
Para introducir un concepto a facturar hay que pulsar el botón
de la tabla de conceptos o líneas.
situado a la derecha
Figura 23: Detalle de factura
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A continuación, el sistema abre la ventana destinada a la generación de conceptos.
En el área de datos 'General' se deben rellenar los campos:
• Descripción-ID: denominación del producto/servicio
• Cantidad: cantidad de producto a facturar
• Importe unitario
En el área de datos 'Otros datos', pestaña 'Referencias receptor', se debe introducir:
• Ref. contacto: número de contrato que ha asignado el Ayuntamiento o el
organismo (8 dígitos)
• Ref. transacción: código de pedido que ha asignado el Ayuntamiento o
organismo (10 dígitos)
Figura 24: Ventana de generación de concepto o línea de detalle
En el área ‘Impuestos’ se debe introducir al menos un impuesto repercutido. El
botón
permite abrir la ventana de selección de impuesto repercutido.
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A continuación, se debe seleccionar el tipo de impuesto y el porcentaje de este que se
aplica.
Si es necesario, también se pueden rellenar los campos ‘Bases imponibles especiales’ o
‘Otros impuestos especiales’.
Una vez rellenados los campos, hay que pulsar el botón
.
Figura 25: Ventana de agregación de impuesto repercutido
La ventana se cerrará y aparecerá una nueva fila en la tabla correspondiente.
Figura 25: Ventana de generación de concepto - concepto informado
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Una vez introducido el producto, hay que pulsar el botón
producto a la factura.
para incorporar la línea del
El producto/servicio facturado queda detallado en el área de datos 'Detalle factura'. Se
pueden crear tantas líneas como sean necesarias pulsando el botón
.
En la parte inferior de esta área se encuentran varias pestañas que permiten introducir, si
son convenientes, otros parámetros: descuentos, anticipos, cargos, ayudas, datos de
pago, retención global o literales legales.
Una vez completada la factura, es posible firmarla mediante el botón 'Firmar' o crearla
como borrador para ser tratada en otra ocasión, botón 'Guardar borrador'.
Figura 27: Ventana de generación de factura - factura informada
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3.2.3 Firmar la factura
Para firmar la factura hay que pulsar el botón 'Firmar' que se encuentra en la parte inferior
de la factura.
A continuación, aparece una ventana donde se muestran los certificados digitales
instalados en el navegador del ordenador del usuario. Se tiene que seleccionar el
certificado correspondiente y pulsar el botón 'Continuar'.
Figura 28: Ventana de selección de certificado
Una vez finalizado el proceso, la factura queda guardada en el nodo 'Emitida'.
Figura 29: Pantalla principal Facturae - Pestaña de facturas emitidas
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3.2.4 Exportar factura – Fitxer XML
Para exportar facturas hay que pulsar el botón 'Importar / Exportar' situado en la parte
izquierda de la pantalla.
Figura 30: Pantalla principal de Facturae - Exportar facturas
A continuación se abre una ventana donde se debe seleccionar la opción 'Exportar
facturas' y pulsar 'Continuar'.
Figura 31: Ventana de selección de importación / exportación
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Acto seguido se abre una ventana donde hay que seleccionar, mediante el botón
, la
carpeta donde se guardarán los ficheros “xml” de las facturas en el ordenador del usuario.
En el campo 'Exportar las facturas en estado' hay que seleccionar la categoría de
facturas 'Emitida'.
Finalmente, hay que pulsar 'Exportar'.
Figura 32: Ventana de exportación de facturas
Si el proceso finaliza correctamente, el sistema emitirá el siguiente mensaje:
Figura 33: Mensaje de finalización
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3.3 Otras aplicaciones para crear Facturas Electrónicas
3.3.1 Soluciones gratuitas
•
•
•
•
•
B2B Router : servicio en la nube que permite crear facturas electrónicas en
formato Facturae fácilmente, sin necesidad de un certificado digital, de forma
gratuita y enviarlo directamente a las administraciones públicas catalanas
mediante el servicio e.FACT.
www.HazteUnaFacturae.com : esta web en la versión BASICA admite el envío
gratuito de solamente 3 facturas al mes.
SERES E-factura : proporciona un servicio de creación y envío manual de las
facturas a los proveedores que presenten hasta 3 facturas mensuales.
FacturaDirecta by Conductiva
Complementos para Microsoft Word 2007 | 2010
3.3.2 Servicios avanzados de facturación electrónica (con coste)
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
CAIXAFACTURA (La Caixa)
eFACTURA-Seres
TS-factura
plataforma de EDICOM
EdasFacturas(ZeroComa)
B2B Router (Invinet sistemas)
CAMERFACTURA (Camerfirma)
baVel (Voxel Group)
Hazteunafacturae Premium (Enxendra)
BS factura (Banco Sabadell)
EDIVERSA (Intercambio electrónico de Documentos, S.L.)
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3.4 Entrega de Factura Electrónica – e.FACT
3.4.1 Acceso al buzón
Para acceder al buzón de factura electrónica del Ayuntamiento de Barcelona y sus
organismos, hay que hacerlo a través de la dirección web:
https://efact.eacat.cat/bustia/CommonServlet;jsessionid=7B71FAA8E6906A2387
3A94DF9A4204B5?accion=changeTab&selectedTab=wellcomeTab&portalId=1
Figura 34: Buzón de facturas electrónicas
3.4.2 Envío de facturas
Para acceder a la pantalla hay que seleccionar la pestaña 'Envío de facturas' situada
en el buzón de facturas electrónicas.
A continuación, hay que seleccionar el fichero que contiene la factura a enviar pulsando el
botón 'Navega...'
Figura 35: Buzón de facturas electrónicas - Pestaña de envío de facturas
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Acto seguido se accede al cuadro de diálogo que permitirá seleccionar el fichero que
contiene la factura a enviar.
Figura 36: Cuadro de diálogo "Abrir"
Una vez seleccionado, se debe pulsar el botón 'Añade' para que se cargue el fichero en el
servidor web.
En el área de datos 'Facturas a enviar' aparece una línea con el nombre del fichero de
factura que se acaba de subir.
En esta misma línea también aparece una columna adicional que permite la carga de
ficheros adjuntos en formato PDF.
En la columna 'Destinatario' se tiene que abrir el desplegable y seleccionar
'Ayuntamiento de Barcelona' o el nombre del organismo que corresponda.
Figura 37: Listado de facturas gestionadas
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En la parte inferior del área de datos 'Facturas enviadas' hay un campo de
cumplimentación opcional que permite introducir una dirección de correo electrónico donde
recibir avisos del estado de la factura.
Para adjuntar documentos PDF a la factura hay que pulsar el botón 'Navega...' de la
columna 'Documentos adjuntos'. A continuación, se accede al cuadro de diálogo
donde se podrá seleccionar el fichero a adjuntar. Una vez cargado el fichero, hay que
pulsar el botón 'Adjuntar'.
Los ficheros adjuntos se pueden eliminar pulsando el icono
cada uno de los archivos.
que aparece al lado de
Para realizar el envío se debe marcar la casilla situada delante del nombre de la factura
que se quiere enviar y pulsar el botón 'Enviar'.
A continuación, se mostrará un código de seguridad que habrá que confirmar.
Seguidamente se tiene que pulsar el botón 'Enviar'.
Figura 38: Código de seguridad
De manera automática se vuelve a la pantalla de envío de facturas y se muestra un
mensaje de confirmación del envío.
Figura 39: Confirmación de envío
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3.4.3 Consulta de estados
Se accede a la pantalla seleccionando la pestaña 'Consulta de estados'.
Esta pantalla muestra las facturas enviadas previamente y permite consultar su estado
de proceso.
Para consultar el estado de una factura se deben rellenar los campos:
• Número de factura
• Año fiscal de la factura
• NIF / CIF del emisor
• NIF del receptor
• Importe total de la factura
A continuación, hay que pulsar el botón 'Buscar'.
Figura 40: Buzón de facturas electrónicas - Consulta de estado
Acto seguido se muestra el histórico de estados por el que ha pasado la factura y se
detalla la siguiente información:
•
•
•
•
•
•
•
•
Número de factura.
Identificador de transacción.
NIF / CIF del emisor.
Año fiscal de la factura.
Importe total de la factura.
Estado.
Fecha del estado.
Datos complementarios (esta columna solo aparecerá rellenada para los estados
Registrada y Rechazada, mostrándose el número y la fecha de registro de la
factura o la razón de rechazo de la misma según corresponda).
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Figura 41: Buzón de facturas electrónicas - Resultado de la consulta de estado
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Manual de usuario para la confección y entrega de facturas

Transcripción

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