Guía para la presentación y acondicionamiento del archivo

Guía para la presentación y acondicionamiento del archivo

Guía para la presentación
y acondicionamiento del archivo documental del Instituto
Esta guía está diseñada como apoyo básico a las unidades administrativas del Instituto para
organizar elementalmente sus archivos documentales antes de pasar al archivo de concentración.
SEGURIDAD E HIGIENE
1. Batas. (para no ensuciarse y evitar el ataque de insectos y fauna nociva)
2. Guantes de carnaza. (evita que se lastimen los dedos o sean picados por animales o insectos
ponzoñosos)
3. Tapa-bocas. (evita que se respire polvo que contienen micro-organismos, hongos y
sustancias químicas tóxicas, en casos de archivos muy averiados es recomendable el uso de
mascarillas con filtros)
4. Lentes de Seguridad. (de protección para evitar infecciones en los ojos)
5. Guantes de Látex (de protección para evitar infecciones en las manos)
6. Cinturón sacro-lumbar reforzado con tirantes. (evita las lesiones de la espalda, cuello,
cadera, además esto se complementa con una buena técnica para el levantamiento de cajas
de archivo de 20 a 30 Kg. promedio).
7. Un diablito, opcional según sea el caso, para el traslado de varias cajas.
8. Tener al alcance un botiquín de primeros auxilios (en caso de un accidente) y agua corrida
para lavarse manos y cara después de trabajar en el archivo.
9. Extintores
10. Esferas de gas
11. Hidratantes (opcional)
12. Señalizaciones
13. Piso antiderrapante
PLAN DE ACCIÒN
1. Identificar las cajas y separarlas por subdirecciones y departamentos.
2. Limpiar y fumigar periódicamente el área de trabajo.
3. Reparar la estantería o armar la nueva.
4. Localizar áreas críticas de humedad o filtraciones de agua e impermeabilizar.
5. Separar todo aquello que sea susceptible de destruirse o eliminarse, ya sea por: el estado
deterioro en que se encuentra, caduco (o sea que tenga mas de 10 años a partir que concluyó
como archivo de trámite) obsoleto (formatos en blanco ya no utilizables) y las demás, que son
producto de una depuración de acuerdo con el Primer Dictamen de la Comisión de Depuración
y Supresión de Documentos, acomodarlos aparte para que se evalué y se determine por medio
de la misma Comisión de Depuración y Supresión de Documentos si procede su reparación,
reintegración, incorporación al archivo histórico o su destrucción con el visto bueno de su
órgano de control interno (comisario), siguiendo lo establecido en la Ley General
Documentación y los Lineamientos Archivísticos para los sujetos obligados en términos de lo
que dispone la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del
Estado de Morelos.
Guía para la presentación
y acondicionamiento del archivo documental del Instituto
6. Contabilizar el número de cajas y signarlas de acuerdo a las características de cada una de
ellas y hacer una relación de sus contenidos, procurando cambiar las cajas que están en mal
estado por unas nuevas.
8. Una vez concentrada e higienizado el archivo, proceda a clasificar la documentación de cada
área de acuerdo a la siguiente tabla de especificaciones:
Departamento: Archivó:
(área a que
(nombre del
pertenece el
responsable)
archivo)
Caja No. :
( consecutivo)
DE:
(tiempo que
concluyó como
archivo de
trámite)
A:
(tiempo precaucional
que debe guardarse
hasta su caducidad,
10 años )
Año:
(año en que se
guarda o se contiene
en la caja)
Depúrese en :
( año en que debe depurarse
para eliminarse o ser parte del
archivo histórico, al término
de 10 años)
9.- No es necesario foliarse hoja por hoja por el momento, sino hasta el término de su tiempo
precautorio como archivo de trámite concluido, esto se puede hacer con mas tiempo disponible
y apegándose a los Lineamientos Archivísticos para los sujetos obligados en términos de lo que
dispone la Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado
de Morelos y el Manual de Normas y Políticas para la Transferencia de Acervos Documentales
de Trámite Concluido o se puede hacer en el momento de llevar a cabo su depuración final y sea
considerado como archivo histórico.
10.- Una vez ordenada y clasificada la documentación se seguirán las normas de conservación e
higiene para que el archivo esté en buenas condiciones de conservación y funcionamiento.