Norma EAN-01Entegas certificadas

NORMA GS1 01
Standard GS1 01
Requisitos generales del
sistema de gestión de la calidad
para proveedores de entregas
certificadas
General requirements of quality
management system for suppliers of
certified deliveries
Primera edición: 2006-03-22
First edition: 2006-03-22
Norma GS1 01:2006
CONTENIDO
Capítulo
Título
Página
INTRODUCCION
03
1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
04
2.
REFERENCIAS NORMATIVAS
04
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
05
4.
REQUISITOS DE GESTIÓN
05
4.1
Generalidades
05
4.2
Política de operaciones y objetivos operacionales
06
4.3
Responsabilidad y autoridad
06
4.4
Representante de la dirección
06
4.5
Requisitos de la documentación
06
4.6
Personal
07
4.7
Seguimiento y medición de los procesos
08
4.8
Seguimiento y medición del servicio
08
4.9
Control del servicio no conforme
08
4.10
Quejas y satisfacción del cliente
09
4.11
Acción correctiva
09
4.12
Acción preventiva
10
4.13
Auditoría interna
10
4.14
Revisión por la dirección
10
5.
6.
REQUISITOS OPERATIVOS
11
5.1
Generalidades
11
5.2
Actividades de las partes en un acuerdo de entregas certificadas
12
5.3
Procedimiento para una entrega certificada
14
ANTECEDENTES
16
2
Norma GS1 01:2006
INTRODUCCIÓN
Actualmente las empresas proveedoras han incorporado a sus procesos logísticos estándares globales del
sistema EAN/UCC y la paleta estándar como herramientas comunes para la recepción y despacho de
mercadería, así como para el transporte y distribución, pero aún no existe un mecanismo que fortalezca la
relación de confianza entre las partes, aumentando la eficiencia y mejorando las relaciones de colaboración
de la cadena de abastecimiento.
En este contexto, surge la necesidad de establecer un pacto de confianza o alianza estratégica llamada
ENTREGA CERTIFICADA a través de la cual proveedor y cliente se comprometen a realizar todas las
operaciones necesarias para garantizar total confiabilidad en términos de calidad del servicio, de la
información que suministra, del manejo físico de los productos y de la exactitud de los documentos que
amparan cada transacción.
La ENTREGA CERTIFICADA ha sido definida como una de las mejores prácticas en los programas de
Respuesta Eficiente al Consumidor (“ECR”) al minimizar los costos asociados con la verificación, el tiempo
en el recibo, la manipulación de la mercancía, las notas contables, las devoluciones y la repetición de
operaciones en el proceso logístico.
Con este objetivo se ha desarrollado la presente norma que permite la evaluación y certificación de
procesos de entrega de mercadería para evidenciar el cumplimiento de requisitos mínimos que debería
cumplir un proveedor para que sus entregas sean reconocidas como ENTREGAS CERTIFICADAS.
La finalidad de esta norma es brindar el marco general de requisitos de gestión y criterios mínimos
referenciales para evaluar aspectos operativos, procedimientos, infraestructura, gestión y control de las
empresas que brindan servicios de entregas con el objetivo de brindar al mercado información y
transparencia que facilite la toma de decisiones.
El mencionado proceso de certificación no reemplaza ni se interpone con cualquier evaluación y
certificación a la que pueda haberse sometido la organización tales como certificaciones ISO 9001, BASC,
ISO 14001 u otras; por el contrario, determinados requisitos, principalmente requisitos de gestión de la
presente norma, son compartidos con las normas mencionadas.
La certificación que podría derivarse de la aplicación de la presente norma tiene como objetivo específico
apoyar al mercado en decisiones informadas respecto a la entrega de mercadería como parte constituyente
de la cadena de abastecimiento.
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Norma GS1 01:2006
REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
PARA PROVEEDORES DE ENTREGAS CERTIFICADAS
1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
Esta norma establece los requisitos generales del sistema de gestión de la calidad para las organizaciones
que proveen entregas certificadas con la finalidad de:
a)
demostrar su capacidad para proporcionar de forma consistente productos que satisfagan los
requisitos del cliente en cuanto a cantidad e integridad de los mismos,
b)
aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema, asegurando el
cumplimiento de los requisitos del cliente, y
c)
eliminar la repetición de verificaciones con base en los requisitos de la presente norma.
Los requisitos de esta norma son genéricos y se pretende que sean aplicables a las organizaciones que
provean entregas certificadas sin importar el tipo ni tamaño del producto suministrado.
Cuando uno o varios requisitos de esta norma no se puedan aplicar debido a la naturaleza de la
organización y de su producto, pueden considerarse para su exclusión. Cuando se realicen exclusiones, no
se podrá alegar conformidad con esta norma a menos que dichas exclusiones queden restringidas a los
requisitos expresados en el capítulo 5 y que tales exclusiones no afecten a la capacidad o responsabilidad
de la organización para proveer entregas certificadas que cumplan con los requisitos del cliente.
2.
REFERENCIAS NORMATIVAS
Las siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este texto constituyen requisitos de
esta norma. Las ediciones indicadas estaban en vigencia en el momento de esta publicación. Como toda
norma está sujeta a revisión, se recomienda a aquellos que realicen acuerdos en base a ellas, que analicen
la conveniencia de usar las ediciones recientes de las normas citadas A continuación:
2.1
NTP-ISO 9000:2001. SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Fundamentos y vocabulario.
2.2
NTP-ISO/TR 10013:2003. DIRECTRICES PARA LA DOCUMENTACIÓN DE SISTEMAS DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD.
2.3
NTP-ISO 19011:2003. DIRECTRICES PARA LA AUDITORÍA DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE
LA CALIDAD Y/O AMBIENTAL.
2.4
NTP 350.200:2006. PALETIZADORES. PALETA INTERCAMBIABLE DE MADERA NO REVERSIBLE
DE 4 ENTRADAS.
2.5
NTP 399.048:2001. PALETIZADORES. Terminología.
2.6
NTP 399.305:2003. PALETIZADORES. Unidades de transporte para la paleta estándar según NTP
350.200.
2.7
NTP 399.307:2003. PALETIZADORES. Uso eficiente de la paleta estándar según NTP 350.200 en la
cadena de abastecimiento del sector consumo masivo.
2.8
NTP 399.308:2003. PALETIZADORES. Mejores prácticas logísticas en los procesos de entrega y
recepción en la cadena de abastecimiento de productos de consumo masivo.
2.9
NTP 399.310:2004. PALETIZADORES. Principios para el intercambio de paletas estándares.
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Norma GS1 01:2006
3.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de esta norma, se aplican las definiciones citadas en la NTP-ISO 9000 y las siguientes
definiciones:
3.1
Organización: La parte que es responsable de proveer entregas certificadas.
3.2
Entrega certificada: Conjunto de productos suministrados por la organización a su cliente
debidamente identificados mediante un sistema de códigos estándares EAN/UCC en donde se
asegura que lo facturado (reseñado en el aviso de despacho o la remisión) solo incluye los artículos
solicitados y la cantidad anunciada para cada uno es igual a la entregada físicamente.
NOTA 1:
•
•
•
•
•
Con la entrega certificada, una organización pretende:
reducir el tiempo de atención del proveedor para recepción de mercadería: espera, descarga y
verificación,
reducir la excesiva manipulación de la mercadería,
reducir el uso de recursos administrativos en la solución de diferencias,
asegurar la integridad de la entrega desde el comienzo de la cadena de abastecimiento, y
consolidar la relación como socios entre el Proveedor y el Cliente.
NOTA 2:
certificada.
Cuando en la presente norma se utilice el término “producto” se referirá a la entrega
3.3
Empresa Prestadora de Servicios Logísticos (EPSL): Empresa que provee servicios logísticos,
cualquiera que estos fuesen, orientados a facilitar la administración y flujo de materiales. Las EPSL
pueden brindar solo uno de los múltiples servicios o un conjunto de ellos.
3.4
Cadena de Abastecimiento: Conjunto de empresas desde el proveedor primario hasta el cliente
final y de todos y cada uno de los puntos, a través de los cuales se movilizan productos e
información, desde una fuente primaria hasta su destino final.
3.5
Queja: Expresión de insatisfacción formulada por una entidad a EAN PERU relacionada a sus
actividades de certificación para la cual espera una respuesta (adaptación de la NTP-ISO/IEC
17000).
3.6
Corrección : Acción inmediata que se toma ante un proceso no conforme, como por ejemplo parar
el servicio, recuperarlo o volver a ejecutarlo.
3.7
Acción correctiva: Acción tomada ante una no conformidad que conlleva a una investigación de las
causas para que el problema no vuelva a repetirse
3.8
ECR (“Efficient Consumer Response” o Respuesta Eficiente al Consumidor): Conjunto de
herramientas logísticas y comerciales para atender al cliente en el menor tiempo posible, en la
cantidad exacta, en el precio justo y con el mejor servicio.
3.9
EDI (“Electronic Data Interchange” o Intercambio Electrónico de Información): Conjunto de
herramientas que permiten el intercambio vía electrónica de documentos estandarizados de
negocios entre las partes.
4.
REQUISITOS DE GESTIÓN
4.1
Generalidades
La organización debe establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad
de acuerdo con los requisitos de esta norma, para demostrar su condición de Proveedor de Entregas
Certificadas.
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Norma GS1 01:2006
4.2
Política de operaciones y objetivos operacionales
4.2.1
La alta dirección de la organización debe definir y documentar su política de operaciones y
asegurarse que ésta:
a)
es adecuada al propósito de la organización,
b)
incluye un compromiso de cumplir con los requisitos del sistema de gestión de la calidad,
c)
es comunicada y entendida dentro de la organización,
d)
es revisada para su continua adecuación, y
e)
describe en forma clara y detallada los aspectos que rigen sus operaciones y la finalidad de
las mismas
4.2.2
La alta dirección debe definir y documentar sus objetivos operacionales y asegurarse que éstos,
incluyendo aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para la entrega certificada, se establecen
en las unidades de negocio, funciones y/o niveles pertinentes dentro de la organización. Los
objetivos operacionales deben ser medibles y coherentes con la política de operaciones.
4.3
Responsabilidad y autoridad
La alta dirección debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades estén definidas y sean
comunicadas dentro de la organización.
4.4
Representante de la dirección
La alta dirección debe designar un representante de la dirección que, en su representación y con
independencia de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad que incluya:
a)
asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos y controles necesarios para
el sistema de gestión de la calidad,
b)
informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier
necesidad de mejora, y
c)
asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles
de la organización.
4.5
Requisitos de la documentación
4.5.1
Manual de Operaciones
La organización debe establecer y mantener un manual de operaciones que incluya, o haga
referencia a:
a)
una declaración de la política de operaciones y los objetivos operacionales,
b)
una breve descripción de la situación legal de la organización,
c)
un organigrama de la entidad que muestre las líneas de autoridad, responsabilidad y
asignación de funciones que se deriven del ejecutivo de alta jerarquía relacionadas a las
entregas certificadas,
d)
el alcance del sistema de gestión de la calidad, incluyendo los detalles y la justificación de
cualquier exclusión,
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Norma GS1 01:2006
e)
los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestión de la calidad, o
referencia a los mismos, y
f)
una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
NOTA 1:
Cuando aparezca el término “procedimiento documentado” dentro de esta norma significa
que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido.
NOTA 2:
La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una
organización a otra debido a:
a)
el tamaño de la organización y el tipo de actividades,
b)
la complejidad de los procesos y sus interacciones, y
c)
la competencia del personal.
NOTA 3:
La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio, pero éste debe ser de
fácil acceso y uso y de conocimiento del personal involucrado.
4.5.2
Control de los documentos
Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros
son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en
4.5.3.
Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para:
4.5.3
a)
aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión,
b)
revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente,
c)
asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos,
d)
asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso,
e)
asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables,
f)
asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su
distribución, y
g)
prevenir el uso de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el
caso que, por cualquier razón, éstos deban mantenerse.
Control de los registros
Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con
los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad. Los registros
deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un
procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los
registros.
4.6
Personal
4.6.1
El personal que realice trabajos que afecten a la calidad de la entrega certificada debe ser
competente con base en la educación, formación, entrenamiento, actualización, habilidades y
experiencia apropiadas.
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4.6.2
La organización debe:
a)
determinar y documentar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos
que afectan a la calidad de la entrega certificada,
b)
proporcionar periódicamente formación especializada, entrenamiento o tomar otras
acciones para satisfacer dichas necesidades,
c)
evaluar la eficacia de las acciones tomadas,
d)
evaluar periódicamente el desempeño del personal,
e)
mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia, y
f)
entrenar en la política y procedimientos operacionales.
4.7
Seguimiento y medición de los procesos
4.7.1
La organización debe aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable, la
medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Estos métodos deben demostrar la
capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Cuando no se alcancen los
resultados planificados, deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea
conveniente, para asegurarse de la conformidad y confiabilidad del servicio.
4.7.2
La organización debe definir de forma específica los indicadores de desempeño (KPI’s) y realizar
evaluaciones periódicas de los indicadores establecidos para los procesos y servicios ofrecidos así
como para la performance interna de la empresa.
.
4.8
Seguimiento y medición del servicio
4.8.1
La organización debe medir y hacer un seguimiento de las características del servicio para verificar
que se cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en las etapas apropiadas del proceso
de realización del producto de acuerdo con las disposiciones planificadas.
4.8.2
Debe mantenerse evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. Los registros deben
indicar la(s) persona(s) responsables de la prestación del servicio.
4.8.3
La liberación del producto y la prestación del servicio no deben llevarse a cabo hasta que se hayan
completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas a menos que sean aprobados de otra
manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.
4.9
Control del servicio no conforme
4.9.1
La organización debe asegurarse que el servicio que no sea conforme con los requisitos se
identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Los controles, las
responsabilidades y las autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme
deben estar definidos en un procedimiento documentado y ser conocidos por el personal
4.9.2
La organización debe tratar los servicios no conformes mediante una o más de las siguientes
maneras:
a)
tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada,
b)
autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y,
cuando sea aplicable, por el cliente,
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c)
tomando acciones para impedir la repetición de la condición o condiciones que generaron
la no conformidad.
4.9.3
La organización debe mantener registros de la naturaleza de las no conformidades y de cualquier
acción tomada posteriormente, incluyendo las concesiones que se hayan obtenido.
4.9.4
Cuando se corrige un servicio no conforme, debe someterse a una nueva verificación para
demostrar su conformidad con los requisitos y la satisfacción plena del cliente.
4.9.5
Cuando se detecta un servicio no conforme después de la prestación o cuando ha comenzado su
uso, la organización debe tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos
potenciales, de la no conformidad. La organización debe contar con los lineamientos necesarios
para el manejo de las devoluciones sean éstas provenientes de quejas o provenientes de
identificación de servicios no conformes. (Ver capítulo 5.1.6)
4.10
Quejas y satisfacción del cliente
4.10.1 La organización debe establecer un procedimiento documentado para atender, investigar y resolver
las quejas presentadas por sus clientes u otras partes.
4.10.2 La organización debe:
a)
mantener un registro de todas las quejas y de las correcciones referentes a la provisión de
entregas certificadas,
b)
tomar acciones correctivas y preventivas apropiadas, y
c)
documentar las acciones tomadas, evaluar su eficacia y ponerlas en conocimiento del
personal pertinente.
4.10.3 Como una de las medidas del desempeño del sistema de gestión de la calidad, la organización
debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al
cumplimiento de sus requisitos por parte de la organización. Deben determinarse los métodos para
obtener y utilizar dicha información.
4.11
Acción correctiva
4.11.1 La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de
prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no
conformidades encontradas.
4.11.2 La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
a)
revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes),
b)
determinar las causas de las no conformidades,
c)
evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no
vuelvan a ocurrir,
d)
determinar e implementar las acciones necesarias,
e)
registrar los resultados de las acciones tomadas, y
f)
revisar las acciones correctivas tomadas.
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Norma GS1 01:2006
4.12
Acción preventiva
4.12.1 La organización debe determinar acciones para eliminar las causas de no conformidades
potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones preventivas deben ser apropiadas a los
efectos de los problemas potenciales.
4.12.2 La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
4.13
a)
determinar las no conformidades potenciales y sus causas,
b)
evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades en el
servicio,
c)
determinar e implementar las acciones necesarias,
d)
registrar los resultados de las acciones tomadas, y
e)
revisar las acciones preventivas tomadas.
Auditoría interna
4.13.1 La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el
sistema de gestión de la calidad
a)
es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma y con los
requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización, y
b)
se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
NOTA:
Un intervalo para la realización de las auditorías internas puede ser 1 año.
4.13.2 La organización debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la
importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas. Se
deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología. La
selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e
imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores deben ser calificados y no deben auditar su
propio trabajo.
4.13.3 La organización debe definir, en un procedimiento documentado, las responsabilidades y requisitos
para la planificación y la realización de auditorías, para informar los resultados y para mantener los
registros.
4.13.4 El responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse que se toman acciones
pertinentes para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas sugiriendo también un
plazo para dichas correcciones. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las
acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.
NOTA
4.14
Puede revisarse la Norma NTP-ISO 19011 a modo de orientación.
Revisión por la dirección
La alta dirección de la organización debe revisar su sistema de gestión de la calidad a intervalos definidos,
suficientes para asegurar su adecuación y eficacia continua para cumplir los requisitos de la presente norma
y la política y objetivos establecidos. Se debe mantener registros de estas revisiones.
NOTA: Un intervalo de tiempo para la revisión por la dirección puede ser 1 año.
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Norma GS1 01:2006
5.
REQUISITOS OPERATIVOS
5.1
Generalidades
La organización, conjuntamente con las partes interesadas en el proceso de entregas certificadas, deben
definir un acuerdo para efectuar dicho proceso, precisando al menos las siguientes acciones a desarrollar
en cada una de las etapas :
5.1.1
Recepción del pedido
a)
Determinar la manera de comunicación del pedido al proveedor: EDI (Electronic Data
Interchange), fax, correo electrónico, teléfono, entrega personal, interfase u otros.
b)
Definir la frecuencia de pedido, días de pedido, fecha y ventana horaria de entrega.
NOTA: La forma más efectiva y recomendada para la comunicación del pedido es EDI.
5.1.2
5.1.3
5.1.4
Preparación del Despacho
a)
Informar el detalle de la entrega al transportista y al cliente sobre la mercadería a enviar
(Aviso de despacho –EDI-, factura, guía de remisión, hoja de picking u otros).
b)
Definir la forma de despacho entre las partes involucradas (por ejemplo: transporte
multimodal, cantidades por paleta, paletas mono o multiproducto, alturas máximas u otros)
Transporte
a)
Definir el procedimiento a seguir en los casos que vaya a haber un cambio en la EPSL.
b)
Definir las condiciones de manipulación de la mercadería entre el proveedor y la EPSL.
c)
Establecer los mecanismos y procedimientos de comunicación para los casos de fuerza
mayor en los que no se pueda cumplir una cita en un punto de entrega por situaciones
ajenas al proveedor y a la EPSL (derrumbes, cierre de vías, etc.)
d)
Definir el esquema en el que el generador de la carga envía las instrucciones de transporte
a la organización (EDI, fax, correo electrónico, teléfono, interfase u otros).
e)
Definir el modo en el que la organización confirma la reserva del servicio de transporte al
generador de la carga (EDI, fax, correo electrónico, teléfono, interfase u otros).
f)
Definir las características de los vehículos de la organización que llevarán a cabo la
entrega en el punto de recepción (centro de distribución, punto de venta, almacenes
principales, etc.)
g)
Definir los esquemas de seguridad que se utilizarán para el transporte de la mercadería,
así como las ventanas horarias de entrega de la mercadería.
Entrega y/o recepción de mercadería
a)
Definir el tiempo de entrega por punto de venta. Si el cliente utiliza Plataforma de Cross
Docking, debe quedar estipulado en el acuerdo el tiempo de entrega al punto de venta para
que pueda ser puesto en exhibición el producto.
b)
Precisar los empaques y sub-empaques a utilizar al entregar la mercadería.
NOTA: En todos los casos, el sub-empaque definido debe manejarse como una unidad. Es
indispensable el uso de algún implemento que permita agrupar los elementos que lo conforman, por
ejemplo strech film, termocontraíbles, packs etc.
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c)
Definir indicadores para calificar la capacidad de respuesta de la organización a los
pedidos de mercadería.
d)
Definir una lista de los facilitadores que debe disponer el cliente para recibir la mercadería.
NOTA: Se consideran facilitadores el personal, el espacio y los equipos para manipulación de
mercadería.
5.1.5
e)
Acordar el esquema de administración e intercambio de paletas, jabas y empaques en
general con las partes interesadas.
f)
Determinar la forma como el cliente debe enviar la información de mercadería recibida a la
organización (Aviso de recibo –EDI-, factura ó guía de remisión). Esta información debe
encontrarse visada, con la firma del recibidor y el sello del cliente.
Verificación
La organización, en coordinación con el cliente, debe:
a)
precisar la duración de cada etapa del proceso de entrega certificada así como el
porcentaje a ser revisado (por ejemplo, los tres primeros meses 100%, los siguientes tres
meses 50%, etc.)
NOTA: Puede utilizarse la serie de normas NTP-ISO 2859 como orientación para determinar el plan
de muestreo de los elementos a revisar.
5.1.6
b)
definir los períodos de vencimiento y criterios de calidad del producto que se utilizan como
base para la inspección de la mercadería en la recepción.
c)
establecer cuales serán las garantías ofrecidas por la organización a su cliente, que le
permitan a éste último saber que la unidad no ha sido violada.
d)
convenir la información y codificación a utilizar tanto en unidades de venta como en
empaques.
Entregas no conformes
La organización debe acordar con el cliente :
a)
el mecanismo y los causales para la devolución de mercadería.
b)
el mecanismo para los casos en que sucedan averías y extravíos.
c)
los mecanismos para la solución de problemas en la recepción: diferencias en precios,
referencias, cantidades, presentación del producto, empaques, documentos, etc.
d)
el mecanismo para solucionar los casos en que se detectan errores después de haber
efectuado la entrega de la mercadería.
5.2
Actividades de las partes en un acuerdo de entregas certificadas
5.2.1
En los casos donde la organización sea una entidad independiente del fabricante, antes de iniciar el
proceso de entregas certificadas, la organización debe asegurarse de que éste cumpla con los
siguientes requisitos:
a)
Haya definido un representante como interlocutor con el representante del cliente quien
debe tener autonomía para dar solución y respuesta a los posibles cambios en los
requerimientos del cliente.
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5.2.2
b)
Haya definido un programa de capacitación del personal de despachos en el proceso de
entregas certificadas.
c)
Cuente con una unidad de empaque diseñada especialmente para el producto de acuerdo
con las especificaciones y los requerimientos del caso particular.
d)
Disponga de identificación y codificación de empaques y sub-empaques, expresando el
contenido y la identificación con código de barras EAN/•UCC-13, EAN/•UCC-14 (utilizando
las simbologías ITF-14 o UCC/EAN-128) o el serial del empaque o la paleta SSCC bajo el
sistema UCC/EAN-128.
e)
Haya definido su proceso de facturación, antes del despacho o según acuerdo entre las
partes (por ejemplo después de la conformidad de recepción).
f)
Informe al cliente la EPSL a contratar.
g)
Disponga y cumpla con un programa establecido para efectuar las entregas según
acuerdo entre las partes.
h)
Defina el porcentaje de entregas a tiempo así como el porcentaje de cumplimiento mínimo
(definido entre las partes).
i)
Defina un 100% de exactitud en facturación para una confiabilidad absoluta en la factura
(cero informes de diferencias).
j)
Disponga de paletización apropiada para despachar la carga paletizada en paletas
estándares.
k)
Tenga la capacidad de generar y recibir mensajes vía EDI u otros medios de intercambio
como fax, teléfono, correo electrónico o interfase, etc.
l)
Declaración o compromiso escrito de cumplimiento de las citas con la organización para la
recolección de la mercadería.
m)
Compromiso de implementar el PRICAT (Catálogo de Precios-CABASnet) en un lapso de
tiempo determinado. De igual forma, disposición de los desarrollos del EDI en beneficios
del ECR.
Antes de iniciar el proceso de entregas certificadas, la organización debe asegurarse que el cliente
cumpla con los siguientes requisitos :
a)
Haya definido un representante que tenga la autonomía de atender y solucionar las
situaciones que se presenten con el fabricante en el desarrollo de este proceso.
b)
Disponga de condiciones en la recepción de mercadería que garanticen confiabilidad,
seguridad y agilidad. Además, debe ofrecer personal idóneo y competente, disponer de una
infraestructura física y de sistemas adecuados.
c)
Disponga de:
d)
-
Muelles de carga y descarga.
-
Equipo para manejo físico de mercadería: montacargas, transpaletas, carretillas, etc.
-
Lectores para Códigos de barras.
Disponga de capacidad de generar y recibir mensajes vía EDI (Aviso de Despacho – Aviso
de Recibo) fax, correo electrónico, teléfono, interfase u otros.
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e)
Disponga de mecanismos que permitan programar las entregas y ofrecer un tiempo
máximo de recepción, entendido como la permanencia de la organización desde el
momento de la cita hasta que abandona las instalaciones del cliente.
f)
Se comprometa o declare por escrito el cumplimiento de las citas convenidas.
g)
Disponga de un registro del tiempo de permanencia de la organización durante la
recepción.
h)
Cumpla con el tiempo de atención acordado entre las partes.
NOTA: Se considera tiempo de atención aquél que transcurre entre la llegada de la organización a
las instalaciones del cliente (de acuerdo con la programación de entrega) hasta la salida de dichas
instalaciones.
i)
5.2.3
5.3
Disponga de herramientas para evaluar el cumplimiento de todo lo pactado, utilizando
indicadores de desempeño para las variables a controlar.
En los casos que la organización sea una EPSL, antes de iniciar el proceso de entregas
certificadas, ésta debe asegurar que se:
a)
haya definido un representante que pueda atender de inmediato las situaciones que se
presenten con el cliente.
b)
tenga capacidad de cumplimiento de las citas acordadas para el recojo de la mercadería.
c)
tenga capacidad de cumplimiento de las citas acordadas para la entrega al cliente.
d)
defina el mecanismo para informar a las partes interesadas en los casos en que no se
pueda cumplir una cita.
e)
defina un 100% de exactitud en facturación del servicio acordado (100% de documentos
correctos).
f)
disponga de capacidad de generar y recibir mensajes vía EDI, fax, correo electrónico,
teléfono, interfase u otros.
g)
asegure la utilización de los sistemas de seguridad acordados.
h)
disponga de un mecanismo a seguir en el caso en que la entrega requiera verificación al
100%.
Procedimiento para una entrega certificada
Los pasos que la organización debe cumplir para efectuar un proceso de entregas certificadas son los
siguientes:
5.3.1
Recepción, preparación y despacho del pedido
La organización debe gestionar sus procesos de entregas certificadas como expedientes que
dispongan, como mínimo, de la siguiente información:
a)
Detalle del pedido realizado por el cliente al fabricante.
b)
Verificación de la línea de crédito y demás condiciones comerciales.
c)
Confirmación del fabricante de la reserva de la mercadería solicitada.
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Norma GS1 01:2006
d)
Lista de Picking con el visto bueno del personal encargado de asegurar la calidad del
despacho al cliente y las instrucciones del fabricante relacionadas al despacho (vía EDI, fax
interfase u otros).
e)
Verificación de la preparación del pedido (por parte del fabricante o de la organización)
utilizando los mecanismos de seguridad acordados con el fin de garantizar el despacho de
lo solicitado en la calidad acordada y la facturación de cantidades iguales a las físicamente
entregadas.
f)
Lista de Empaque para los casos de despacho de cajas o paletas mixtas.
g)
Aviso de Despacho hacia el Cliente (vía EDI u otros medios) o confirmación del despacho,
solicitando cita por otro medio como fax, correo electrónico, teléfono, interfase u otros
medios.
h)
Facturación, Guía de Remisión o equivalente, registrando el número de precinto de
seguridad que lleve el vehículo y la especificación del número de paletas, cajas, jabas o
recipientes.
i)
Carga del vehículo y colocación del precinto de seguridad o su equivalente
NOTA 1:
Debe tenerse en cuenta la posibilidad de un carrusel (*) de precintos para entregas
parciales en varios destinos.
NOTA 2:
Estos datos deberían incluirse en el Aviso de Despacho
(*)
Es un sistema donde el fabricante, que tiene que despachar a varios destinos, expresa en el
documento remisorio el número del precinto impuesto al comenzar el despacho así como los
números de los precintos que deben ser colocados en el vehículo luego de finalizar cada entrega. De
esta forma, quien recibe en un destino verifica que llegue el precinto anunciado y garantiza que al
finalizar la recepción cierra con el precinto anunciado para el siguiente destinatario.
5.3.2
Transporte de la Mercadería.
Para el transporte de la mercadería, la organización debe cumplir con los siguientes lineamientos :
5.3.3
a)
Recibir las instrucciones de transporte del generador de la carga.
b)
Llegar al lugar y hora pactada para recoger la mercadería.
c)
Realizar el conteo del número de bultos y verificar la calidad de los embalajes.
d)
Colocar los precintos de seguridad teniendo presente lo acordado con el cliente.
e)
Recepcionar copia del Aviso de Despacho (si utiliza EDI) o documento remisorio y Guía de
Remisión generado por el fabricante.
f)
Tramitar los documentos de transporte.
g)
Entregar la mercadería en los puntos de despacho de acuerdo con las fechas y horas
pactadas.
h)
Recibir los documentos firmados de la entrega y, cuando aplique, el material de
intercambio (activos retornables: paletas, jabas, etc.) y las devoluciones.
i)
Recibir copia del aviso de recibo del cliente y la indicación de entregas no conformes, si
fuera el caso.
Recepción de la Mercadería
En el proceso de recepción de la mercadería, la organización debe:
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Norma GS1 01:2006
a)
atender el despacho en la fecha y hora asignada,
b)
disponer del Aviso de Despacho (si existe EDI) o del documento remisorio que ampara la
mercadería,
c)
disponer de la asignación del espacio en la zona de descarga del cliente para colocar los
embalajes o las paletas con la mercadería,
d)
verificar el precinto de seguridad, que debe corresponder al relacionado en el documento
de entrega,
NOTA: Si existiera diferencia y/o la mercadería no tuviera precinto de seguridad, el cliente puede
verificar parcial o totalmente la mercadería.
e)
asegurar que el encargado de recepción, independientemente de la fase en la que se
encuentre, cuente el 100% de los contenedores, embalajes, paletas, bulto, etc de cada
documento remisorio en los cuales se está entregando la mercadería, y que verifique que
coincida con el número especificado en la factura o Aviso de Despacho.
Este conteo no incluye los códigos estándares EAN/UCC o referencias contenidas en los
contenedores.
6.
ANTECEDENTES
-
MANUAL DE ENTREGAS CERTIFICADAS – IAC Colombia – Versión 03-2002.
-
NTP
399.310:2004. PALETIZADORES. Principios generales para un proceso de entregas
certificadas
-
NTP- ISO 9001:2001. SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. Requisitos.
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