Representante Legal: FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS

Representante Legal: FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS

FORMATO Nº 1
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Representante Legal:
NIT
Períodos fiscales que cubre:
Modalidad de Auditoría
Fecha de suscripción:
Nº del
Código
Hallazgo Hallazgo
1
8
Descripción Hallazgo (No mas de 50 palabras)
FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS
860503600-9
Vigencia 2007
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
8 de octubre de 2008
Causa del Hallazgo
Efecto del Hallazgo
Reunión Comité de Visitas: El Comité no se reune con la
Una reunión mínima para efectuar el
periodicidad requerida, para lo que la entidad tomó como meta
Fallas de control a la programación de
1101100 elaborar un cronograma, sin embargo se evidenció que este no
cronograma
y
cuando
se
efectúen
reuniones del comité.
modificaciones
hace alusión a dichas reuniones, sino a las visitas ordinarias
que se adelantarán en las CCF.
1103100
Uniformidad de los Informes de Visitas: Los informes
Generar
metodologías
adecuadas
que
presentados por los visitadores no son homogéneos, toda vez Dificultad en la consolidación de resultados de optimicen el trabajo y estandaricen la
que el Art. 89 del Dcto 341/88 no exige una metodología la gestión de las CCF.
presentación de los informes de visitas de la
detallada en su rendición. Lo anterior dificulta la consolidación
SSF.
de resultados de la gestión de las CCF durante una
Fecha de Evaluación:
30/06/2009
Acción de mejoramiento
Objetivo
Descripción de las Metas
Ajustar la Resolución 400/2000 en cuanto a la
reglamentación del funcionamiento del Comité de
Reglamentar las funciones del comité de visitas, el tipo de
visitas, indicando la periodicidad de reuniones
reuniones y la oportunidad en que debe sesionar. Establecer la
ordinarias, programación de visitas y seguimiento a los
directriz sobre la forma y método como se debe practicar las
Mejorar la gestión de inspección a las
resultados.
visitas, evaluar de manera trimestral la metodología utilizada
cajas a través de las visitas.
en la presentación de informes y hacer las recomendaciones
Evaluación anual de resultados 2008
de mejoramiento continuo de las herramientas utilizadas para
programar las visitas.
Evaluación trimestral del desarrollo de las visitas
Denominación de la unidad
de medida de la meta
Puntaje
Logrado por
las metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Responsable
1/10/2008
30/07/2009
43,1
0,65
65,00%
28,04
0,00
0,00
15/01/2009
30/01/2009
2,1
1
100,00%
2,14
2,14
2,14
3
1/04/2009
31/10/2009
30,4
3,00
100,00%
30,43
0,00
0,00
1
2/02/2009
30/11/2009
43,0
0,60
60,00%
25,80
0,00
0,00
1
1/01/2009
30/11/2009
47,6
0,50
50,00%
23,79
0,00
0,00
100%
1/10/2008
30/05/2009
34,4
1
100,00%
34,43
34,43
Grupo de Desarrollo
34,43 Humano y Bienestar
Social
1
15/10/2008
30/04/2009
28,1
1
100,00%
28,14
28,14
Grupo de Desarrollo
28,14 Humano y Bienestar
/ Oficina Jurídica.
1
1/10/2008
1/10/2009
52,1
1
100,00%
52,14
0,00
Grupo de Desarrollo
0,00 Humano y Bienestar
Social
12
1/01/2009
31/12/2009
52,0
6,00
50,00%
26,00
0,00
0,00
12
1/01/2009
31/12/2009
52,0
6,00
50,00%
26,00
0,00
0,00
1
1/10/2008
30/05/2009
34,4
1
100,00%
34,43
34,43
Grupo de Desarrollo
34,43 Humano y Bienestar
Social
102
10/10/2008
30/05/2009
33,1
102
100,00%
33,14
33,14
Grupo de Desarrollo
33,14 Humano y Bienestar
Social
62
1/10/2008
30/09/2009
52,0
50
80,65%
41,94
0,00
Grupo de Desarrollo
0,00 Humano y Bienestar
Social
100%
1/01/2009
30/06/2009
25,7
1
100,00%
25,71
25,71
25,71 Oficina Jurídica
100%
1/01/2009
30/09/2009
38,9
1
85,00%
33,03
0,00
0,00 Oficina Jurídica
Planeación
Hacer checklist para determinar que la documentación de las
personas que ingresan al servicio de la entidad o mediante Dar veracidad al proceso de revisión de Todos los contratos suscritos deben tener las hojas de
Hojas de vida
contratación diligencien la hoja de vida y que ésta sea firmada documentación.
vida firmadas.
por el jefe de personal.
14
1402014
Falta de control en la documentación exigida para la
contratación de servicios personales. Revisadas las
carpetas contentivas de los contratos de prestación de Ausencia de documentos en las carpetas de
Fallas de control documental.
servicios personales, falta: fotocopia de la libreta militar - los contratos.
contratos 3386-3395-, del RUT, incumpliendo lo establecido en
el ET y la certificación de la SSF (Contratos 019-020).
Verificar la documentación que integra el expediente del Documentar
contrato y complementarla cuando sea del caso.
contratos.
15
1405001
Valores y términos de los documentos de los Contratos de
Prestación de Servicios. Inconsistencias en los valores
registrados en las liquidaciones de las ordenes de servicios
3347/07 - 3350/07 - 3395/07. Igualmente existen diferencias en Inconsistencias en las liquidaciones
los documentos soporte de los contratos 011 y 012 referentes
a términos y presupuestos asignados, frente a lo que
finalmente quedó registrado en dichos contratos.
Instrucción mediante circular a los supervisores para que Historia del
revisen el curso de los contratos hasta su liquidación.
coordinada.
16
1502100
Nóminas de Funcionarios: Las nóminas de los funcionarios
Porque el pago se hace a trevés
de planta son certificadas por el Jefe de Personal y reposan en
transferencia electrónica de fondos.
los Boletines Diarios sin la firma de los empleados.
de No es posible controlar el cumplimiento de
funciones y horarios de los funcionarios.
Avance
Porcentaje de
Puntaje
físico de
Avance fisico de Logrado por
ejecución
ejecución de las
las metas
de las
metas
metas (Poi)
metas
1
Incumplimiento de la ley 190/95, 489 y 443 de 1998 y Resol
580/99 DAFP: En las carpetas de las Órdenes de Servicios
3356, 3358, 3359, 3361, 3364, 3366, 3386 y 3395, al igual que
Algunas hojas de vida no se encontraban con Las hojas de vida revisadas se encontraron sin
los contratos 011-021 no aparece el Formato Único de Hoja de
la firma del jefe de personal como constancia formato de hoja de vida o con el formato
Vida y en su mayoría, no aparece firma de Jefe de Personal o
de la información allí contenida.
diligenciado sin firma del jefe de personal.
de contratos que certifica que la información suministrada ha
sido constatada como en 003-012-014-019-020, ello incumple
el manual de contratación (Capitulo III numeral 1, literal E).
objetiva
Plazo en
semanas
de Metas
1
1503100
contrato
Fecha
terminación
Metas
Informe
Informe
trimestral
de
evaluación y seguimiento a los
resultados de las visitas.
10
Actas de liquidación irregulares
Fecha
iniciación
Metas
Resolución
Implementación del módulo financiero en salud de las
Optimizar hacia el interior de la SSF, las diferentes fases de
Módulo implementado
las visitas ordinarias y de seguimiento mediante la Elaboración
de
herramientas
y CCF
incorporación de manuales para asegurar la calidad y manuales para la practica de visitas.
Manuales de inspección y modelos de presentación de
Manual
homogeneidad de las mismas.
informes de visitas
debidamente
Unidad
Medida
Metas
los Efectuar una revisión de todo este tipo de contratación
Lista de chequeo
y anexar la documentación faltante.
y Supervisores e interventores responsables del contrato
Circular a los supervisores
asignado
Efectuar el seguimiento de los horarios
A partir de enero de 2009 los Jefes inmediatos certificarán las
y funciones de los empleados a su Nóminas Certificadas
nóminas de sus subalternos.
cargo.
Cantidad
mensuales
A partir de enero de 2009 todos los funcionarios firmarán la Solemnizar la erogación de los salarios
Nóminas firmadas por todos los funcionarios
nómina en constancia de aceptación y cumplimiento.
cancelados.
Cantidad de nóminas mesuales
de
nóminas
División Financiero
Contable
División de Servicios
Sociales
Grupo de Desarrollo
Humano y Bienestar
Social
17
1503002
Aportes al Sistema de Seguridad Social: Con oficio 9031 del
06/11/07 la Coordinadora Grupo de Desarrollo Humano,
Los interventores tienen que verificar y constatar que los
requiere a la contratista para realizar un pago de $2,85
Se encontraron algunos contratistas en mora Pago a contratistas sin el cumplimiento de los contratistas efectúen los aportes de Ley conforme a sus Autorizar pagos a los contratistas que Manual de contratación actualizado e interventores
Manual
millones correspondiente a diferencias en aportes efectuados a
de aportes al Sistema de Seguridad Social.
aportes a la seguridad social.
compromisos contractuales; los requisitos se incluirán en el estén al día con los aportes de Ley.
capacitados
la Seguridad Social, sin evidencia de respuesta por la
Manual de contratación.
contratista; similar situación ocurre con los contratos 28
(27/07/07) y 020 (22/06/07).
20
1501002
Evaluación del Desempeño: En las carpetas de las hojas de
vida no se encontró la evaluación del desempeño No estaban los formatos 2007 en las carpetas
correspondiente a la vigencia 2007.
Incumplimiento del proceso de evaluación del Implementación y actualización de los documentos de Hojas de vida con la totalidad de
Evaluaciones desarrolladas
desempeño
evaluación del desempeño.
documentos.
21
1904005
Archivo de las hojas de vida: Las carpetas de las hojas de
vida contienen más de 200 folios, no se les ha efectuado
Archivo superior a 200 folios
depuración de los documentos repetidos y existe de otro
material de consulta.
Dificultad en manejo hojas de vida
Depuración archivo. Frente a cronología no puede cambiarse
el orden pues se incumpliría la ley de archivo. División de Archivo depurado
carpetas en fólderes de 200 hojas
26
1405001
Liquidación de los Contratos: De los 45 contratos con
formalidades relacionados por la entidad, 4 están liquidados,
16 en ejecución y de los 25 restantes, no se evidenció el acta
de liquidación, aclarando que aún se encuentran dentro del
término legal para realizarla.
De conformidad con lo dispuesto por el artículo
11 de la Ley 1150 de 2007, el plazo para la
liquidación de los contratos se extendió hasta 2
años 6 meses después de vencido el término
de ejecución. Los contratos del año 2007 se
encuentran liquidados.
Necesidad por parte de la Oficina Jurídica de
recordar la obligación legal que les asiste a los
supervisores designados en cada caso, en lo
que tiene que ver con la elaboración de los
documentos de liquidación dentro de la
oportunidad legal
Con los supervisores de los contratos, se acordó la
obligatoriedad dentro de sus funciones de liquidar a la mayor Los contratos deben ser liquidados por Liquidar los contratos dentro de los 4 meses siguientes
Contratos Liquidados
brevedad posible los contratos, vencido el término de los Supervisores o Interventores.
al vencimiento del término de ejecución
ejecución.
28
1404100
Sistema de Control Interno, Actividades de Control -Área
Contractual: Existen debilidades en el sistema de control
interno contractual, toda vez que en la evaluación a una
muestra selectiva se presentó ausencia de foliación, carencia
de informes de supervisión y falta de actas de recibo a
satisfacción, situación que dificulta el seguimiento a la
ejecución de los contratos y no permite establecer el estado
real de los mismos.
La adquisición de un software para la administración de todas
Ausencia de foliación en los contratos, falta de
las etapas del proceso, permitirán un mejor control del mismo, Todos los contratos deben encontrarse
informes de supervisión, falta de actas de Puede originar dispersión en la información y
a pesar de ello, se hará una revisión exhaustiva para liquidados por sus Supervisores o
recibo a satisfacción dentro de la carpeta del eventuales pérdidas documentales.
complementar los documentos que no se encuentren Interventores.
contrato
incorporados y su correspondiente foliación.
31
1801100
Pago de celulares: En el seguimiento a los pagos de telefonía
celular se encontró que en todos los meses se pagaron valores
Valores diferentes en algunos meses, de los Falta de claridad en los gastos a cargo de la Elaboración del instructivo para la asignación de planes de Información documentada guía para el
diferentes, según informa la entidad estas diferencias son
pagos realizados por concepto de telefonía entidad y los gastos a cargo del responsable telefónica celular, reposición de equipos, gastos a cargo de la pago de planes de telefonía celular, Instructivo Guía divulgado
consignadas a la DTN, si bien es cierto estos valores son
celular.
del Plan de telefonía celular.
entidad y gastos a cargo del responsable del Plan asignado.
para dar cumplimiento al mismo.
mínimos no se ven reflejados en la contabilidad ni se tuvo
evidencia de las mencionadas consignaciones al DTN.
Documento
elaborado,
aprobado y divulgado
1
1/10/2008
30/09/2009
52,0
0,90
90,00%
46,80
0,00
0,00
Grupo de Servicios
Generales -Grupo de
Rrecursos
Financieros
45
1801004
Cruces de información: No se efectúan cruces de
información entre las diferentes áreas, es así como un activo
dado de baja en junio por mayor valor, solo es ajustado en el No conciliación oportuna de saldos entre
Inconsistencia de saldos contables en periodos Realizar conciliaciones mensuales de saldos con almacén Información de saldos contables Realización de 12 conciliaciones de saldos de almacén Conciliaciones de saldos de
mes de diciembre. Se encontró que en febrero de 2007 no se cuentas de almacén y contabilidad, para la
intermedios.
efectuar los ajustes dentro del mes siguiente
consistentes en todos los períodos.
y registrar los ajustes contables que se generen.
almacén
realizó conciliación entre las cuentas de almacén y realización de ajustes o reclasificaciones.
contabilidad, y, la cuenta 163504 siendo de naturaleza débito
quedó con saldo crédito en $74,84 millones.
12
1/10/2008
30/09/2009
52,0
11,00
91,67%
47,67
0,00
0,00
Grupo de Recursos
Financieros
Hojas de vida depuradas
Hojas
de
vida
con
documentación completa.
la
Carpetas
El 31 de Enero, todos los contratos desarrollados
durante la vigencia anterior, se encontrarán revisados,
Carpetas de los contratos con
completos en su documentación (salvo las
la documentación completa.
liquidaciones que se encuentren pendientes de
suscribir) y debidamente foliados.
FORMATO Nº 1
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
INFORME PRESENTADO A LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Representante Legal:
NIT
Períodos fiscales que cubre:
Modalidad de Auditoría
Fecha de suscripción:
Nº del
Código
Hallazgo Hallazgo
Descripción Hallazgo (No mas de 50 palabras)
FLOR MODESTA GNECCO ARREGOCÉS
860503600-9
Vigencia 2007
GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL
8 de octubre de 2008
Causa del Hallazgo
Efecto del Hallazgo
Fecha de Evaluación:
30/06/2009
Acción de mejoramiento
Objetivo
Descripción de las Metas
1801004
Obligaciones laborales: En los saldos de las obligaciones
laborales cotejados con los cancelados en enero/08, se
presentan diferencias para las cuentas: 242518 – Aportes
Fondos Pensionales en $0,48 millones, 242519 - Aportes a
Seguridad Social en Salud $1,83 millones, 242535 libranzas
$5,05 millones y 242546 – Contratos de Medicina Prepagada
por $0,42 millones.
Diferencia entre los saldos contables a
diciembre 31/07 de acreedores por aportes a
seguridad social y deducciones generados por
Elaboración de conciliaciones trimestrales de saldos de estas
Incertidumbre en los valores reales de las
Información
las deducciones del personal que disfrutó
cuentas contables para determinar la causa de las diferencias
acreencias por conceptos de seguridad social.
conciliada.
vacaciones y por consiguiente el descuento por
en el evento en que se presenten.
estos conceptos corresponde a un período de
más de 30 días.
1801004
Pagos de industria y comercio y retenciones en la fuente:
Los saldos iniciales de 2006 cotejados con el valor cancelado
en enero/07, evidencia que se dejó de pagar en el
comprobante 16242 por $0,19 millones por retención en la
fuente y del comprobante 16243 por $1,95 millones de
industria y comercio; además, estas cuentas no quedaban en
ningún momento en cero (ejm: la retención en la fuente por
salarios en mayo quedan por cancelar $33,37 millones y se
cancelan $4,169 millones, en junio sin contar con el saldo que
venía se causan $6,89 millones y se cancelan $5,03 millones.
En honorarios en septiembre tienen un saldo de $74,5 millones
y cancelan $72,01 millones.
No registro oportuno de los ajustes generados
Incertidumbre en el valor real de los saldos
por clasificación errada de las OAT al momento
Realizar conciliaciones mensuales de saldos y efectuar los
contables de acreedores por deducciones de
Información contable consistente
de causar las deducciones de los pagos a
ajustes antes del cierre contable
retenciones practicadas
través del SIIF
57
1801003
Principio de uniformidad: La entidad no elabora
comprobante de pago para los egresos que realiza la DTN, es
así como solo reposa el comprobante de pago realizado
Desactualización del instructivo de impresión
Dificultad en la consulta documental por parte Revisión y ajuste del procedimiento establecido con asesoría Manuales
directamente por la SSF, y los que realiza la DTN aparecen
de soportes contables de pagos en el Manual
de los usuarios de la información.
de la Oficina de Control Interno.
adecuados.
con la copia del documento Reporte Estado Orden de Pago del
de Procedimientos
Ministerio de la Protección Social -SSF-, al igual que los
reembolsos de caja menor que tampoco se les hace
comprobante de pago.
67
1903004
Consistencia en la información rendida en la cuenta: No
son consistentes los datos presentados en junio con respecto
al reporte de diciembre según los indicadores, es así como Los reportes de información suministrada por la Inconsistencia en la información reportada en
Se verificará la información suministrada por la División legal.
la cuenta.
para junio se informo en el área de legal que se oficio a 11.292 División legal no son consistentes.
y en diciembre se informa que se tenía mas de 12.648 oficios
enviados a los deudores morosos.
53
55
SUBTOTALES
de
consistente
y Realización de 5 conciliaciones de estas cuentas
Conciliaciones realizadas
contables, con fecha de corte trimestral
Realizar mensualmente las conciliaciones de cuentas
Conciliaciones de saldos de
de acreedores por retenciones y registrar los ajustes
retenciones realizadas
generados
Procedimientos
Garantizar
la
oportunidad
confiabilidad de la información
Revisión del procedimiento
Un documento
ajustado
y Evaluación del sistema de información de la División
Evaluación
Legal.
revisado
y
Fecha
iniciación
Metas
Fecha
terminación
Metas
Plazo en
semanas
de Metas
91,60% Cumplimiento del plan
79,88% Avance del plan de mejoramiento
Avance
Porcentaje de
Puntaje
físico de
Avance fisico de Logrado por
ejecución
ejecución de las
las metas
de las
metas
metas (Poi)
metas
Puntaje
Logrado por
las metas
Vencidas
(POMVi)
Puntaje
atribuido
metas
vencidas
Responsable
5
1/10/2008
30/09/2009
52,0
4,00
80,00%
41,60
0,00
0,00
Grupo de Recursos
Financieros
100%
1/10/2008
30/09/2009
52,0
0,85
85,00%
44,20
0,00
0,00
Grupo de Recursos
Financieros
1
1/10/2008
30/06/2009
38,9
0,50
50,00%
19,43
19,43
38,86
Grupo de Recursos
Financieros
1
1/11/2008
30/06/2009
34,4
1
100,00%
34,43
34,43
División Legal /
34,43 Oficina de
Planeación
679,29
211,86
850,4
EVALUACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO (Puntajes base de evaluación)
PBEC =
231,29 Puntaje base evaluación de cumplimiento
PBEA =
850,43 Puntaje base evaluación de avance
CPM = POMMVi/PBEC
AP= POMi/PBEA
contable
Unidad
Medida
Metas
Denominación de la unidad
de medida de la meta
231,29