1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad MANUAL

1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad MANUAL

COMISION FEDERAL DE COMPETENCIA
MANUAL PARA EL MANEJO. SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LIBROS EN LA
COMISIÓN FEDERAL DE COMPETENCIA
1. Propósito
Este procedimiento establece un mecanismo para el manejo supervisión y control de los
libros con la finalidad de hacer un mejor uso de los recursos financieros, e ir formando las
diferentes colecciones en el acervo del Centro de Documentación e Información-Biblioteca.
2 . Alcance
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la Comisión Federal de Competencia que
requieran de adquirir algún material bibliográfico, y tiene una cobertura desde la recepción
del memorándum de la compra del libro, hasta la entrega.
3. Responsabilidad
Es responsabilidad del Secretario Ejecutivo, el implantar, supervisar y verificar el
cumplimiento del presente procedimiento y de aprobar todas las modificaciones que se
realicen al mismo .
Es Responsabilidad del Director General de Administración, autorizar la compra.
Es responsabilidad del Director General Adjunto de Recursos Financieros, el elaborar el
cheque y pagar al proveedor .
Es responsabilidad del Subdirector de Servicios Generales, el elaborar y tramitar la
solicitud de cheque, así como la compra del material bibliográfico.
Es responsabilidad del Subdirector de Relaciones Laborales, el elaborar y enviar la cedula
de certificación de no adeudos al Subdirector del Centro de Documentación e Información.
Es responsabilidad del Subdirector del Centro de Documentación e Información, la
elaboración, actualización y cumplimiento del presente procedimiento.
Es responsabilidad de los Usuarios, el cuidar el material bibliográfico, en caso de perdida
por cualquier motivo el propio usuario se encargara de localizar, comprar y entregar el
material bibliográfico con las mismas características del que le fue prestado con
anterioridad ; en caso de no estar a la venta, tendrá que reponerlo por otro libro de
características bibliográficas similares al que perdió .
4. Recursos
Recursos Humanos: participan en el proceso el Secretario Ejecutivo, Director General de
Administración, el Director General Adjunto de Recursos Financieros, el Subdirector de
Relaciones Laborales, el Subdirector de Servicios Generales, el Subdirector del Centro de
Documentación e Información .
Infraestructura: oficina, equipo de computo, impresora .
Recursos Materiales : escritorio, libreros, archiveros, teléfono, fax, silla, papelería, sello de
identificación .
Ambiente de Trabajo : iluminación, ventilación, limpieza, disciplina y orden.
5. Terminología
Acervo : Caudal o conjunto de libros, manuales, directorios, folletos, documentos,
publicaciones periódicas y demás materiales que posee una biblioteca para uso de los
lectores .
Año de Publicación: es el año que un libro u obra ha salido a la luz, mismo que
generalmente aparece en el colofón, el pie de imprenta o algún otro lugar de la obra.
Autor: persona que ha hecho alguna obra científica, literaria o artística.
Canto : Corte del libro opuesto al lomo; grueso de alguna cosa .
Canto Inferior: Se refiere al corte inferior de las hojas de un libro.
Canto Superior: Se refiere al corte superior de las hojas de un libro.
Centro de Documentación e Información: Es el lugar donde se propone reunir
sistemáticamente y hacer accesible a los usuarios, toda la información relativa al tema de
Competencia Económica y temas relacionados con ello a través de las diferentes
colecciones que van formando el acervo hemerobibliográfico .
Clasificación bibliográfica : se refiere exclusivamente al ordenamiento de los libros de
acuerdo con su contenido científico, esto es, por el asunto o materia de que se tratan .
Colecciones : Dos o más obras de distintos autores combinadas y editadas juntas como un
todo, conjunto bibliográfico compilado metódicamente .
Directorio : Lista alfabética de personas, dependencias, comercios, industrias, instituciones,
etc., bien sea de carácter general o especializado.
Disco Compacto : Disco rotatorio con una superficie magnética en la que pueda guardar
información.
Disquete : Disco magnético portátil, de capacidad reducida, que se introduce en un
ordenador para su grabación o lectura.
Edición : después de la primera, la nueva edición supone siempre un texto corregido o
aumentado por su autor, es decir un perfeccionamiento de la obra.
Editor: persona que saca a la luz publica la edición de una obra; están a su cargo la
dirección, tanto material, como la distribución y venta.
índice : Lista de materias, nombres de personas, lugares, fechas, etc . tratados o citados en el
mismo, indicando las paginas en que aparece para facilitar la consulta y manejo de la obra.
Libro : Reunión de muchas hojas de papel, etc. ordinariamente impresas que se han cocido o
encuadernado juntas con cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc. y que forman
un volumen. Es cualquier porción, pequeña o grande, del pensamiento humano, trasmitida
por escrito o por los símbolos de una especialidad, difundida por procedimientos
mecánicos, fotomecánicos .
Lugar de Publicación: la ciudad o localidad donde se halla establecida la casa editorial que
publica la obra .
Manual : Libro en que se reúne lo más substancial de una materia.
Material Bibliográfico: Material usado con fines de consulta o información su formato es el
comúnmente llamado libro, conjunto de hojas de papel de igual tamaño, generalmente
impresas, y que unidas entre si forman un volumen.
Numero Internacional Estándar del Libro (ISBN) : el International Standard Book Number,
que se expresa con la sigla ISBN, es un sistema compuesto de números y letras que sirve
para identificar un libro dentro de un conjunto de libros a nivel internacional y con esto
poder facilitar su venta.
Obras de Consulta: La clasificación de las obras tales como diccionarios, enciclopedias,
atlas, anuarios, índices, directorios, etc.
Portada: Es la página que contiene el título completo de la obra, generalmente precedido
del nombre del autor y seguido, al final, del pie de imprenta . La portada viene a ser, de esta
manera, la fisonomía o el rostro de los impresos, al reverso de la portada se encuentra el
(ISBN) de los libros a nivel internacional y lo asignan los editores para poder facilitar la
venta del libro en todo el mundo. Las editoriales deben consignar el numero uniforme al
reverso de la portada de todo libro.
Publicación: Difundir por medios impresos o electrónicos cualquier escrito.
Publicación Periódica: (Revista) Se define como el impreso que se publica, por lo general,
en fascículos o entregas, a intervalos regulares o irregulares de menos de un año de tiempo,
en forma indefinida, con la colaboración de diversos autores que tratan materias distintas o
aspectos de un mismo tema.
Suscriptor : Es la persona que recibe suscripciones a publicaciones, Diario Oficial,
periódicos o publicaciones periódicas que aparecen con cierta periodicidad .
Titulo : Palabra o frase con que se nombra o da a conocer el asunto o materia de una obra
científica o literaria o de cada una de las partes de un escrito o impreso .
Usuario: Es la persona que utiliza los servicios y las diferentes colecciones, material
bibliográfico y documental que se encuentran a su disposición en el Centro de
Documentación e Información, quedando dentro de este apartado todo el personal de la
Comisión Federal de Competencia .
6. Desarrollo.
Recepción de la solicitud de compra del material bibliográfico (memorándum), donde
solicita la compra junto con la forma FO-SE-CEDOC-O1, autorización de la compra;
búsqueda, localización, cotización, compra, recepción y entrega del material bibliográfico a
cada usuario.
Responsable
Actividad
Secretario Ejecutivo y 1 . Recibir memorándum junto con la forma FO-SE-CEDOC-O1,
el Director General de elaborados por los usuarios, solicitando la compra de material
bibliográfico de parte de las diferentes áreas administrativas de la
Administración
Comisión Federal de Competencia .
2. Autorizar la compra del material bibliográfico solicitado y le
envía el memorándum junto con la forma FO-SE-CEDOC-O1,
autorizado al Subdirector del Centro de Documentación e
Información
Subdirector del
Centro de
Documentación e
Información.
3. Recibir memorándum para la adquisición del material
bibliográfico, si esta autorizado procede a su localización, si no
esta autorizada la compra, avisara al usuario por teléfono, el
motivo de su cancelación.
4. Verificar que el material bibliográfico solicitado, no se
encuentre dentro del acervo del Centro de Documentación e
Información para evitar la duplicidad en su compra. Si se tiene
dentro del acervo, el material bibliográfico solicitado para compra,
se procede a prestárselo al usuario el cual llenara la forma, FO-SECEDOC-02, y si no existe dentro del acervo se procede a su
localización.
5 . Localizar el material bibliográfico en librerías, distribuidores o
importadores para su cotización y tiempo de entrega.
6. Confirmar la existencia del material bibliográfico, precio y
tiempo de entrega, vía telefónica y solicita una cotización vía fax.
7. Recibir la cotización y verificar que incluya los siguientes
datos:
descripción del material bibliográfico solicitado, precio, datos
completos del proveedor y del comprador .
8 . Llenar el formato de requisición de material y servicios, FODGA-ADQ-02, y el formato de requisición de materiales
documentales, libros, revistas y periódicos, FO-SE-CEDOC-03 .
9. Recabar las siguientes firmas : firma el solicitante del material
bibliográfico, firma el Secretario Ejecutivo, firma el Director
General Adjunto de Recursos Financieros, firma el Subdirector del
Centro de Documentación e Información, firma el Subdirector de
Presupuesto en la forma FO-DGA-ADQ-02, y firma el Director
General de Administración en la forma FO-SE-CEDOC-03 .
10. Solicitar por teléfono la factura original al proveedor .
11 . Recibir del proveedor la factura original y revisa que esté
conforme a la cotización y que contenga los siguientes datos :
descripción . del material bibliográfico solicitado, precio, datos
completos del proveedor y del comprador .
12 . Entregar al Subdirector de Servicios Generales los siguientes
documentos: factura original de la compra del material
bibliográfico, original de la forma FO-DGA-ADQ-02, original de
la forma FO-SECEDOC-03, original de la forma FO-SECEDOC-O1, y el memorándum donde se solicita la compra del
libro, con todos los datos y firmas recabadas.
Subdirector de
Servicios Generales
13 . Recibir los siguientes documentos originales : factura de
compra, forma FO-DGA-ADQ-02, forma FO-SE-CEDOC-03,
forma FO-SECEDOC-O1, junto con el memorándum donde se
solicita la compra del libro, para que autorice y a su vez tramite la
solicitud de cheque al Director General Adjunto de Recursos
Financieros .
14 . Firmar de recibido en una fotocopia, al Subdirector del Centro
de Documentación e Información de los originales de factura de
compra, forma FO-DGA-ADQ-02, forma FO-SE-CEDOC-03,
forma FO-SE-CEDOC-01, y del memorándum como constancia.
Subdirector del
Centro de
Documentación e
Información.
15 . Archivar las fotocopias de la factura original de compra, la
forma FODGA-ADQ-02, la forma FO-SE-CEDOC-03, la forma
FO-SE-CEDOC-01 y del memorándum, en el expediente de
adquisición de libros, (referencia 1), por nombre del proveedor,
fecha de la factura y de forma consecutiva por numero de
adquisición ; y otro juego de fotocopias para el expediente
denominado registros de calidad generados, ordenados por numero
de registro consecutivamente, ( referencia 2 ).
Subdirector de
Servicios Generales
16. Elaborar y enviar la solicitud de cheque junto con los
originales de factura de compra, forma FO-DGA-ADQ-02, forma
FO-SE-CEDOC-03,
forma
FO-SE-CEDOC-01
y
del
memorándum, al Director General Adjunto de Recursos
Financieros para que elabore el cheque y le pague al proveedor .
Director General
Adjunto de Recursos
Financieros
17 . Recibir los documentos originales de : solicitud de cheque,
factura de compra, forma FO-DGA-ADQ-02, forma FO-DGACEDOC-03, forma FO-SE-CEDOC-01 y del memorándum.
18 . Elaborar el cheque y le paga al proveedor según factura .
Subdirector del
Centro de
Documentación e
Información.
19. Recibir del proveedor el material bibliográfico solicitado .
20. Verificar que el material bibliográfico solicitado se encuentre
completo, en buen estado fisico y le firma al proveedor de recibido
en una de las copias de la factura original .
21 . Sellar el material bibliográfico con la leyenda para
identificación ("C .F.C. Centro de Documentación e Información")
en la portada, índice, canto, canto superior y canto inferior .
22 . Clasificar el material bibliográfico, se realiza el proceso
organizando el libro por materia o tema .
23. Entregar el material bibliográfico, al usuario que solicitó su
adquisición a través del formato llamado material solicitado en
préstamo, al Centro de Documentación e Información, forma FOSE-CEDOC-02, por medio de la cual el usuario firma que recibe
el material bibliográfico, en calidad de préstamo, para
posteriormente archivar la forma en el expediente de préstamo, de
cada área administrativa .
Subdirector de
Relaciones Laborales
24. Elaborar y enviar la forma FO-DGA-RH-CCNA-O1 al
subdirector del Centro de Documentación e Información para
validar que cuando alguna persona en la Comisión Federal de
Competencia renuncie por cualquier causa, esta persona regrese el
material bibliográfico al Centro de Documentación e Información
y el Subdirector del mismo firme en el espacio que la forma tiene
asignado para tal fin que no tiene adeudo de material
bibliográfico.
Subdirector del
Centro de
Documentación e
Información .
25. Regresar la forma FO-DGA-RH-CCNA-O1 al Subdirector de
Relaciones Laborales, firmada de que no tiene adeudo y en caso
de que tenga algún préstamo, se encargará de recuperar el material
bibliográfico, para que posteriormente envié la forma al
Subdirector de Relaciones Laborales .
7. Referencias
Documento Manual de Calidad
}
I
Código
MC-CFC-MAC-01
Nombre
Manual de Calidad de la CFC, sección 7
8. Registros de Calidad Generados
Código del
Formato
Nombre del Registro
Responsable de su
Conservación
FO-SECEDOC-01
Forma Descripción del
Libro
Solicitado
para
Compra
FO-SECEDOC-02
Forma Descripción
Material
Solicitado
Préstamo
FO-SECEDOC-03
Forma
Requisición
de
Materiales, Documentales,
Libros,
Revistas
y
Periódicos .
Subdirector del
Centro de
Documentación e
Información .
Subdirector del
Centro de
Documentación e
Información .
Subdirector del
Centro de
Documentación e
Información .
del
en
Tiempo de
Conservación
/Dis osicion
5 Años/Archivo
Muerto
5 Años/Archivo
Muerto
5 Años/Archivo
Muerto
Lugar de
Conservación
Centro de
Documentación e
Información de la
COFECO
Centro de
Documentación e
Información de la
COFECO
Centro de
Documentación e
Información de la
COFECO
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Mes
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