CONTRATO DE RESERVA DE STAND en Pesos Colombianos

CONTRATO DE RESERVA DE STAND en Pesos Colombianos

www.busworldlatinamerica.org
CONTRATO DE RESERVA DE STAND en Pesos Colombianos
FECHA
DD / MM / AA
NÚMERO DEL CONTRATO (llenado por Busword América Latina)
Diligencie el siguiente formulario con la información requerida, debidamente firmado por el Representante Legal, y envíelo a Mieke Glorieux - [email protected]
y Fabio Rodriguez - [email protected]. Esta información se incluirá en el catálogo de expositores.
Con el objeto de participar en Busworld América Latina, Féria Internacional B2B para autobuses y autocares, que tendrá lugar en Medellín, Colombia del 5 al 7 de
Diciembre, 2016 en nombre y representación de la empresa, por la presente, reservamos nuestro lugar, accediendo a las disposiciones contenidas en "Condiciones
Generales" de este evento y otros establecidos por la Presidencia Ejecutiva de Busworld Latinoamérica S.A.S.
I. INFORMACIÓN GENERAL DEL EXPOSITOR
Número de Indentificación
Nombre de la Empresa
Dirección
Sigla Comercial
Ciudad
País
Correo Electrónico
Teléfono
Fax
Página Web
Información del Representate Legal y de la Persona de Contacto
Identificación
Nombre Representante Legal
Cargo
Teléfono
Móvil
Correo Electrónico
Identificación
Nombre Responsable de Comunicación
Cargo
Teléfono
Móvil
Correo Electrónico
Nombre de la Empresa que desea que aparezca en la Cornisa del Stand
Nombre Comercial de la Empresa para su publicación en el Catalógo de Expositores
II. RESERVA DEL STAND
Fabricantes de Autobuses y Autocares
m²
Arriendo de stand, precio por unidad en categorías
Accesorios / Servicios
COP / m² + 16% IVA
0-150
285.000,00 COP + 16% IVA
solo suelo
365,000,00 COP +16% IVA
151-300
240.000,00 COP + 16% IVA
stand modular
400,000,00 COP +16% IVA
301-500
205,000,00 COP + 16% IVA
> 500
175,000,00 COP + 16% IVA
Cargo adicional al precio de
stand
Pabellón
2 lados abierto(esquina) %10
stand n°
Turismo
COP / m² + 16% IVA
COP / m² + 16% IVA
stand modular
3 lados abiertos (cabecera de isla) %15
365.000,00 COP + 16% IVA
4 lados abierto (isla) %20
Para este evento hemos reservado los siguientes áreas de exposición
Tarifa
Cantidad m²
Cargo Adicional %
Subtotal
IVA 16%
Valor Total
COP
COP
COP
COP
Valor total:
COP
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III. CLASIFICACIÓN DE IMPUESTOS
Procedencia de la Empresa:
Nacional con Nit Colombiano
Nacional con Representación Nit Colombiano
Multinacionales con Nit Colombiano
Internacional con Nit Extranjero
Participación Conjunta con Países con Empresas con Nit Extranjerp
Por favor detalle los Productos y/o Servicios que exhibirá en la Feria
123-
IV. FECHAS Y FORMA DE PAGO
a. Si reserva su stand antes de 1/7/2016
30% del valor total para validar el contrato
40% del valor total antes de 1/9/2016
30% restante antes de 1/11/2016
b. Si reserva su stand entre 1/7/2016 y 31/8/2016
70% del valor total para validar el contrato
30% restante antes de 1/11/2016
c. Si reserva tu stand despuès de 31/8/2016
100% del valor total para validar el contrato
Pagos nacionales + internacionales
Banco: BANCOLOMBIA
Beneficiario: BUSWORLD LATINAMERICA S.A.S.
Ciudad: Bogota
Numero de Cuenta: 65251170798
País: Colombia
Swift code: COLOCOBM
V. TERMINOS Y CONDICIONES
1. El suscriptor garantiza y se compromete a que los productos registrados en la presente Reserva de Stand, son los únicos productos que serán exhibidos en el área
arrendada y están relacionados con la temática de la ferio o evento.
2. El suscriptor declara que la información suministrada es veraz, completa, exacta, actualizada y autoriza que dicha información sea suministrada a los operadores y usuarios
de la misma con fines comerciales.
3. El suscriptor declara que ha leído las el
"Condiciones Generales" y participará en el evento de acuerdo a estas reglas.
Firma del Representante Legal de la Empresa Expositora
Fecha de la Firma:
PARA USO EXCLUSIVO DE BUSWORLD LATIN AMERICA
Firma del Coordinador Comercial de Busworld Latin America:
Fecha de Reporte
MM/ DD / AA
Hora:
Nombre(s) y Apellido(s)
Observaciones:
Condiciones Generales
1.Lugar y fecha
Busworld Latin America tiene lugar en Plaza Mayor, recinto de exposición de la ciudad Medellín en Colombia.
Busworld Latin America está abierta cada día desde el lunes 5 hasta el miércoles 7 de diciembre de2016, de las 10 hasta las 20
horas.
2.La organización
Busworld, es organizado por Busworld Latinamerica sas y Busworld International Moorseelsesteenweg 2 – 8800 Rumbeke – Belgium
T: +32/(0)51-22 60 60 ** F: +32/(0)51-22 92 73 ** E: [email protected]
3.Plaza Mayor
Busworld Latin America se organiza en Plaza Mayor – Calle 41 N° 55-80 Medellín, Colombia.
4.Público y accesibilidad
La feria está abierta diariamente desde las 10 hasta las 20 horas, y solamente está abierta a los profesionales del sector.
5.Participantes: VEHICULOS
Pueden participar en la feria: todos los constructores o importadores de chasis, carrocerías o autobuses y autocares completos.
Los constructores de carrocerías pueden exponer vehículos construidos sobre chasis de constructores que participan en la exposición.
6.Participantes: ACCESORIOS
Además de los autobuses y autocares expuestos, se han reservado stands para los proveedores de piezas de recambio y otras piezas,
combustible, equipos, seguros, informática, bancos y otros accesorios o servicios, destinados a las empresas del sector de autobuses y
autocares.
Los expositores que deseen exponer autocares y autobuses en sus stands, lo pueden hacer, siempre y cuando hayan avisado
previamente y se trate de vehículos construidos por constructores o importadores presentes en la exposición. En los stands de
accesorios, se pueden exponer vehículos siempre y cuando se cuente con la autorización explícita por parte de los organizadores.
7.Participantes: TURISMO y SERVICIOS
También pueden exponer: los servicios de turismo, cadenas hoteleras, centros de relajación, sitios de visita y otros, federaciones,
revistas, siempre y cuando actúen como proveedores para empresas de autobuses y autocares.
8.Tarifas para la parte de autocares y autobuses
I.
Hasta 150m2 : 285.000,00 COP/m2
II.
151-300 m2: 240.000,00 COP/ m2
III.
301-500 m2: 205.000,00 COP/ m2
IV.
> 500 m2: 175.000,00 COP/m2
En estos precios se incluyen los costes de iluminación y mantenimiento de las partes de uso común de la sala.
Los expositores deberán dar a conocer, la cantidad de vehículos que desean exponer, al igual que la superficie definitiva que desean
ocupar.
Se supone que los expositores conocen y toman en consideración las características típicas y las prescripciones de seguridad propias
a la ubicación de su stand (partes salientes, ventanas, pilares, instalaciones contra incendio y de otro tipo, irregularidades en el suelo,
previsiones de electricidad, calefacción y agua, salidas de emergencia y otras, y sus correspondientes prescripciones de seguridad y
de otro tipo).
9.Tarifas para los stands de “accesorios”
Para construcciones por el proprio expositor la tarifa de la superficie vacía es de 365.000,00 COP/m2
La tarifa de un stand de Busworld Latin America para accesorios es de 400.000,00 COP/m2
Se supone que los expositores conocen y toman en consideración las características típicas y las prescripciones de seguridad propias
a la ubicación de su stand (partes salientes, ventanas, pilares, instalaciones contra incendio y de otro tipo, irregularidades en el suelo,
previsiones de electricidad, calefacción y agua, salidas de emergencia y otras, y sus correspondientes prescripciones de seguridad y
de otro tipo).
10.Tarifas por los stands de “turismo y servicios”
Para los stands de turismo y servicios la tarifa de un stand de Busworld Latin America 365.000,00 COP/m2
Se supone que los expositores conocen y toman en consideración las características típicas y las prescripciones de seguridad propias
a la ubicación de su stand (partes salientes, ventanas, pilares, instalaciones contra incendio y de otro tipo, irregularidades en el suelo,
previsiones de electricidad, calefacción y agua, salidas de emergencia y otras, y sus correspondientes prescripciones de seguridad y
de otro tipo
11.Stands speciales
Los que quieren stands de esquina, stands de media isla o stands de isla, deben mencionarlo al registrarse. Esto será tomado en
cuenta en la medida de lo possible. Asignación será sobre la base de “primer llegado, primer servido” (es decir, según el orden
cronológico de los que en realidad ha pagado la cuota de inscripción).
Estos precios se incrementarán con un 10 % para stands de esquina, con 15% para stands de media isla y con 20% para stands de
isla.
12.Cálculo del IVA
Los montos mencionados en los puntos 8,9,10 y 11 se deben aumentar con la tasa de 16%.
13.Inscripción y pago
La inscripción se efectúa con el formulario de inscripción o la plataforma de registro en línea en el sitio web
www.busworldlatinamerica.org. Inscripciones deben ir acompañados de una prueba de pago del monto de base del stand debido % de
la cuota total y el IVA del 16%
Una inscripción queda registrada en cuanto se recibe el pago del monto del stand de base + IVA.
Si Usted reserva el stand antes del 01/07/2016, Usted paga el 30% al registrarse (monto de base del stand es de 30%), el 40% antes
del 01/09/2016 y el 30% antes del 01/11/2016.
Si Usted reserva el stand entre el 1/7/2016 y el 31/08/2016, Usted paga el 70% al registrarse (monto de base del stand es de 70%) y el
30% antes del 1/11/2016.
Si Usted reserva el stand después del 31/08/2016, Usted paga el 100% al registrarse (monto de base del stand es de 100%)
El orden cronológico de las inscripciones es por parte determinante para la asignación de la ubicación de los stands. (a saber los lotes
principales)
Los depósitos se deben efectuar en la cuenta:
Bank: BANCOLOMBIA
Swift code: COLOCOBM
Account name: BUSWORLD LATINAMERICA S.A.S.
Account N°: 65251170798
City: Bogota
Country: Colombia
Los expositores que no estén al día con el pago total por su stand + el adelanto por servicios, se les negará el acceso al stand.
A partir del momento del pago total adeudado, los expositores pueden utilizar los servicios de Busworld Latin America, especialmente
aquellos del departamento de VISADO.
14.Publicidad en los stands
En los stands se permite la publicidad y propaganda para la propia organización, servicios o productos bajo cualquier forma. Sin
embargo, el sonido solamente es aceptado siempre y cuando provenga de eventuales demostraciones, y no moleste a los stands
contiguos. Cada película u otra representación, en la cual se incluya sonido, debe ser previamente comunicada a los organizadores,
que previa deliberación, deciden acerca de la autorización. Se prohibe cualquier representación y cualquier sonido para los cuales no
se haya otorgado una autorización por escrito.
Con respecto a los vehículos expuestos por los constructores, solamente se les puede colocar publicidad para sus constructores o
importadores, y para el material expuesto propio. También se permite: las menciones pintadas en el vehículo relacionadas con el
propietario, y en los clásicos paneles normales a aplicar con tornillos a los vehículos, siempre y cuando estén exclusivamente
relacionados con su propietario. Cualquier otra forma de publicidad y todas las otras menciones, en el vehículo, encima del vehículo,
fuera o alrededor del vehículo, deben contar con la previa autorización por escrito por parte de los organizadores.
En los stands para accesorios y turismo, solamente se puede hacer publicidad para los productos y servicios ofrecidos por la empresa
del stand. Si la venta se efectúa a través de empresas de autobuses o autocares, o agencias de viajes, no se puede hacer mención de
ello, a no ser que se cuente con la autorización explícita y por escrito por parte de los organizadores.
Los expositores se comprometen a remitir a los organizadores a todas aquellas personas que deseen una excepción a estas reglas.
15.Decoración y construcción de stands
Los expositores gozan de completa libertad para la decoración de sus stands; sin embargo, cuando se trate de instalaciones de
grandes dimensiones, paredes ciegas, iluminación especial, y otros, (que entre otros, podrían dominar o molestar a los stands
adyacentes), se debe informar previamente a los organizadores, y acatar las eventuales disposiciones que se puedan tomar, en
atención a los intereses de los otros expositores.
Así por ejemplo, no se puede levantar una pared ciega delante de la fachada frontal o lateral abierta de otro stand, o que sobresalga
por encima de ellas, a no ser que para ello cuente con la autorización explícita por parte de los organizadores. Esto solamente se
puede obtener siempre y cuando se comprometan a decorar esta parte con la vista de los stands en cuestión, en la medida que éstos
así lo soliciten.
Cada stand cuya altura supere los 3,6m, debe contar con la previa autorización.
La altura de los stands de accesorios que se encuentren en el centro de un hal, se puede limitar, a fin
de que no puedan obstaculizar la vista hacia los stands que se encuentran detrás.
Los expositores que construyen su propio stand junto a un stand construido por Busworld (ver punto 9 y 10), deben velar por que se
respete la uniformidad con este último stand.
Especialmente con respecto a la altura, no se puede construir más alto que los stands construidos por Busworld, excepto cuando
previamente se hubieran entregado planos detallados y se hubiera obtenido la autorización explícita por escrito por parte de los
organizadores. Para ello se va a exigir que la parte que sobresale del stand Busworld, y la parte visible, tenga el mismo color y la
misma decoración que el stand Busworld.
Se recuerda expresamente a los expositores que la feria es una feria en común para el transporte de personas y el turismo en grupo.
Se agradecerá cualquier elemento en los stands que estimule esta actividad.
16.Servicios
A los expositores se les ofrece la posibilidad de contar con unos cuantos servicios, como por ejemplo, agua, electricidad, aire
comprimido, conexiones de teléfono y fax, líneas para módem, alquiler de alfombras, plantas y muebles, utilización de carretillas
elevadoras, compra de bebidas, mantenimiento del stand, elementos adicionales para el stand, servicios de un fotógrafo, o de personal
adicional, posibilidades de restaurante y hotel, sitios de aparcamiento para demostraciones y expositores, etc. El pedido de estos
servicios se debe hacer a los organizadores. Para ello, y a su debido tiempo, los participantes van a recibir un “folleto de servicios” con
los recibos de pedidos correspondientes.
Los expositores velarán por que cualquier disputa o problema que surja de los pedidos efectuados, sea presentada por escrito ante los
organizadores durante la feria. Las reacciones tardías o que ya no se puedan controlar son inaceptables.
17.Colocación de los vehículos
En la colocación de los vehículos, los expositores deberán seguir las instrucciones impartidas por los organizadores, especialmente
con respecto al orden y horario de entrada y salida, la dirección en la cual deben quedar mirando los vehículos al momento de la
colocación.
Se deberá dejar un espacio de a lo menos 1,5 metros entre los vehículos expuestos, y ningún vehículo podrá ser colocado a menos de
un metro del borde del stand.
Todas las baterías de los vehículos deben quedar desconectadas en cuanto los vehículos queden colocados en su respectivo stand.
Además, queda terminantemente prohibido encender los motores de estos vehículos mientras dure la feria.
18.Seguridad
Los expositores deberán respetar cuidadosamente las disposiciones de seguridad. Esto implica entre otras cosas, que no se podrán
construir objetos o piezas salientes ni tampoco apilar obstáculos en los pasillos, y las salidas de emergencia y previsiones contra
incendios y sus indicaciones, deberán mantenerse visibles y libres.
En el folleto “disposiciones prácticas “ que se les entregará a los expositores a su debido tiempo, se detallan las prescripciones de
seguridad y los planos de las salas, con indicación de las salidas de emergencia y las previsiones contra incendio.
Los expositores deberán respetar escrupulosamente las órdenes de los bomberos y las observaciones de seguridad con respecto a las
instalaciones eléctricas, entregadas por los agentes especialmente contratados para ello durante sus visitas de inspección.
Al salir del stand por las noches, se debe desconectar toda la electricidad del stand. El lugar en donde se encuentra el armario de
conmutación debe estar claramente indicado en un plano, el que se debe entregar en la secretaría.
Para todos los stands de vehículos se debe designar un responsable de seguridad, que también debe estar en conocimiento de los
organizadores.
El hecho de no respetar estas disposiciones puede dar lugar al cierre del stand, sin que pueda conducir a cualquier tipo de
indemnización.
19.Anulaciones
En caso de anulación, siempre se debe pagar el monto de base por el stand, tal y como se describe en el punto 13. Si la anulación se
realiza después del 31 de agosto de 2016, entonces se debe pagar el monto total por el stand.
20.Personal del stand
A lo menos dos semanas antes de comenzar la construcción de los stands, los expositores deberán entregar a los organizadores la
lista completa del personal que estará en el stand.
21.Generalidades
Para registrarse y/o tomar parte en la feria implica la aprobación de la totalidad de “términos y condiciones generales” y los sitios
internet comunicados, sin que se pueda vincular una admisión ni compensación al sitio internet de BUSWORLD u otras plataformas de
información de BUSWORLD.
Excepciones al respecto solamente son posibles con el consentimiento expreso y por escrito de los organizadores.La entrada es
irrevocable e implica la observación irrestricta de estos términos y condiciones generales, y cualesquiera directivas o disposiciones
emitidas posteriormente.Los organizadores se reservan el derecho, sin formalidades o la posibilidad de recurso, de resolver
cualesquiera casos previsibles o imprevisibles que se deriven de los presentes “Términos y Condiciones Generales” y cualquier
reclamación de los participantes. Sus decisiones son ejecutorias con efecto inmediato.