Código: DG-19 Revisión: 15 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Transcripción

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE PLANEACIÓN Y DIRECCIONAMIENTO ORGANIZACIONAL
Código: DG-19
Revisión: 15
Objetivo: Establecer las directrices organizacionales que permitan cumplir con la planeación estrategica, lograr la visión propuesta y proveer los recursos económicos y financieros de la organización.
Alcance: Aplica a todos los Procesos conforme al Sistema de Gestión de la Calidad de Aguas de Buga S.A. E.S.P.
Responsable: Gerente.
Documento No Controlado
Entes de Control, regulación y territoriales:
Normativa
vigente
aplicable,
convenios
interinstitucionales.
2. HACER
1. El Plan General Estratégico.
2. Las directrices organizacionales.
3. Los recursos de talento humano, técnicos,
operativos y financieros para la operación.
4. El plan de comunicaciones.
5.El presupuesto anual.
6. La inversión de acuerdo a las necesidades
de la organización.
8. Programación de pagos.
9. Planeación tributaria.
1. Coordinar la ejecución del plan general
estrategico.
2. Comunicar las directrices organizacionales.
3. Ejecutar los recursos para la operación.
4. Ejecutar el plan de comunicaciones.
5. Coordinar la ejecución del presupuesto.
6. El plan operacional de inversiones.
7. Aprobar y realizar los pagos a proveedores,
contratistas y obligaciones.
8. Medir los indicadores del proceso.
9. Ejecutar la revisión por la dirección del
SGC.
10. Acompañar a los procesos en la
Administración del riesgo.
4. ACTUAR
3. VERIFICAR
1. Implementar acciones
preventivas y/o correctivas.
de
mejora,
1. La eficacia, eficiencia, y efectividad del
Sistema de Gestión de la Calidad.
2. El cumplimiento de los objetivos de la
organización.
3. La realización de la revisión por la
Dirección.
4.
El
cumplimiento
del
plan
de
comunicaciones.
5. La asignación de los recursos.
7. El cumplimiento del Plan General
Estrategico.
8. El seguimiento al pago de las obligaciones
financieras y de proveedores.
9. Los costos de las actividades de la
empresa.
Propiedad de Aguas de Buga S.A. E.S.P. - Reproducción prohibida
PROCESOS
Junta directirva: Directrices para la operación.
Planeaciòn Operativa: Información sobre los
proyectos y ejecuión de inversiones.
Todos los procesos: El cumplimiento de las
directrices organizacionales, resultados de
indicadores y mapas de riesgos.
Logística interna: Bienes y/o servicios.
Gestión humana: Actividades relacionadas con
el talento humano.
Mejoramiento continuo: información para la
revisión por la dirección y del cumplimiento del
SGC, documentos aprobados, informes de
auditoria, solicitud de acciones de mejora,
preventivas y/o correctivas e información sobre
resultados del indicadores. TRD actualizadas,
documentos radicados, papeleria para la
apertura del archivo de gestión,prestamo de
documentos, envio de correspondencia.
Distribución: Información de empalmes.
Informática:
Atención
de
solicitudes
informáticas.
Jurídico: Respuestas de conceptos y asesoria
jurídica.
Evaluación y control de gestión: Solicitud de
información sobre cumplimiento del plan de
trabajo, mapa de riesgo y acciones preventivas.
RESULTADOS
1. PLANEAR
EXTERNOS
EXTERNOS
PROCESOS
ENTRADAS
Junta Directiva: Informes de gestión.
Planeaciòn
Operativa:
Solicitud
de
Información sobre los proyectos, ejecución de
inversiones.
Todos los procesos: Directrices de Misión,
Visión y Políticas, recursos para la operación,
solicitud de cumplimiento de indicadores,
mapas de riesgos y acciones preventivas.
Logística interna: Solicitudes de compras.
Gestión humana: Necesidades relacionadas
con el talento humano.
Mejoramiento continuo: Decisiones sobre el
SGC, documentos por estandarizar, acciones
demejora,correctivas
y/o
preventivas,
información
para
la
consolidación
de
indicadores. Información para la actualización
de las TRD, solicitud de radicación de
documentos, de transferencias primarias,
prestamo
de
documentos,
envio
de
correspondencia.
Informática:
Solicitud
de
atenciones
informáticas.
Jurídico: Solicitud de apoyo sobre aspectos
jurídicos.
Evaluación y control de gestión: Información
sobre cumplimiento del plan de trabajo, mapa
de riesgo y acciones preventivas.
Entes de Control, regulación y territoriales:
Cumplimiento de la normativa vigente aplicable
y de los convenios.
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RECURSOS INTERNOS
Humanos
Técnicos y locativos
Equipos de computo
Gerente.
comunicación.
Director de Planeación.
Directora
Administrativa Elementos de oficina.
del Talento Humano.
Jefe de Comunicaciones.
Código: DG-19
Revisión: 15
REQUISITOS
Económicos
Legales, reglamentarios y
normativos
Organización
Cliente Externo
y Definidos en el presupuesto.
NTC GP 1000:2009.
NTC ISO 9001:2008.
4.1.Requisitos generales.
5. Responsabildiad de la
dirección.
5.1. Compromiso de la
dirección.
5.2 Enfoque al cliente.
5.3 Política de calidad
5.4 Planificación.
5.4.1 Objetivos de calidad.
5.4.2 Planificaciòn del SGC.
5.5.
Responsabilidad,
Autoridad y Comunicación.
5.5.2 Representante de la
dirección.
5.5.3 Comunicaciòn interna.
5.6. Revisión por la dirección.
7.2 Procesos
con el cliente.
relacionados
PR-27.
Planificación
de Cumplimiento con la
cambios que afecten el SGC. normativa vigente y del
PR-31. Revisión por la CCU.
dirección.
PR-40. Procedimiento de
Activos Fijos.
Pr-42. Administración del
Riesgo.
baja de bienes muebles y
vehículos.
Cuentas.
pagos tesorería.
PR-64.
Programa
de
Incentivos.
PR-66. Programe de pago
para turnos.
DG-04. Política de Calidad.
DG-05. Objetivos de calidad.
DG-06 Mapa de procesos.
DG-23. Manual de Calidad.
DG-25
Manual
de
contratacion.
DG-27.
Estructura
Organizacional.
DG-45.
Plan
de
Comunicaciones.
DG-62. Plan de Gestion y
Resultados.
DG-66.
Politicas
de
Administracion de Riesgos.
Ver normograma.
Nota: A todos los procesos aplica los requisitos de la NTC GP 1000:2009 y NTC ISO 9001:2008: 4.2, 8.4 y 8.5.
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Código: DG-19
Revisión: 15
MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO
Actividades de seguimiento
Las actividades descritas en la página 1 de este documento en el "verificar".
Evaluar la conformidad del proceso con base en los requisitos especificados a través de auditorias de calidad.
Actividades de medición
Indicador
Seguimiento al POI (Ver DG-05)
Pago por sanciones (ver DG-05)
Índice de agua no contabilizada (ver DG-05)
Margen EBITDA
Relación Deuda - EBITDA
PKT (Productividad del capital de trabajo)
Ejecución de Inversiones
Tipo de indicador
Meta
Indicadores
Frecuencia de medición
Eficacia
Efectividad
Eficiencia
Eficacia
Eficiencia
Eficiencia
Eficacia
>= 90%
0
≤40%
>=20%
<2
<=11%
90%
De calidad
De calidad
De calidad
De calidad
De calidad
De calidad
De calidad
Anual (con seguimiento semestral)
OBJETIVO ESPECÍFICO DE CALIDAD RELACIONADO DEL PROCESO
Reducir las perdidas en la organización.
Optimizar los diferentes componentes de los sistemas de acueducto y alcantarillado.
Evitar la imposición de sanciones por el incumplimiento de la normativa vigente.
Evaluar la gestión integral de la organización en relación con las ventas.
Mantener una óptima estructura de caja.
Evaluar el riesgo de liquidez de la organización.
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Código: DG-19
Revisión: 15
LISTA DE MODIFICACIONES
Rev.
Fecha
Página
15
2016-01-04
Descripción
3
Se ajusta la meta del indicador Indice de agua no contabilizada y se incluye el indicador Ejecución de
inversiones de acuerdo al PGR de la organización.
Se ajusta la meta del indicador PKT (Productividad del capital de trabajo) y la de el Indice de agua no
contabilizada.
Se modifico la meta del indicador indice de agua no contabilizada, de acuerdo con las metas establecidas
en el PGR para el año 2014 y Se actualizaron los requisitos de la organización.
Se ajustaron las entradas, resultados del proceso y los requisitos de la organización.
14
2015-03-04
13
2014-04-25
12
2013-10-04
1
11
2013-04-30
1
2
3
Se actualizaron entradas y salidas del proceso,a si como el ciclo PHVA, se separaron actividades de planeación y el
nuevo proceso misional de proyectos.
Se actualizaron los requisitos de la organización.
Se actualizaron los indicadores del proceso.
10
2012-07-13
1
2
09
2011-06-24
08
2010-11-29
07
2010-05-21
06
2010-05-07
05
2009-11-13
04
2009-07-13
03
2009-05-29
Se ajustaron las actividades del ciclo PHVA, las salidos y resultados.
Se ajustaron los nombres en los recursos internos humanos de acuerdo con la nueva estructura
organizacional.
Se incluyó el indicador de valor pagado por sanciones.
Se especificaron las caracteristicas y metas de los indicadores del proceso.
Se actualizó el objetivo del proceso, se incluyo en las actividades del verificar el cumplimiento al PGR.
Se actualizaron los objetivos de calidad relacionados del proceso.
Se ajustaron las entradas y salidas del proceso y las actividades del PHVA.
Se actualizaron los requisitos legales, reglamentarios y normativos.
Se incluyó un indicador de efectividad en el proceso.
Se incluyo en las entradas y salidas el proceso de gestión documental.
Se actualizaron los requisitos normativos.
Se incluyo un indicador de efectividad para el proceso.
Se incluyó el PR-39 Procedimiento de diseño dentro de los requisitos de la organización.
Se eliminaron las actividades de medición de % de ejecución inversiones en RyR; % de ejecución en
inversiones en expansión; % avance del estudio, proveedores calificados y margen operacional.
Se eliminaron los objetivos específicos de calidad relacionados al proceso de: optimizar los diferentes
componentes de los sistemas de acueducto y alcantarillado; garantizar la prestación de los servicios en
las áreas de expansión de la ciudad; sectorizar la red de acueducto de la ciudad y contar con proveedores
de alto desempeño.
Se relacionaron en las actividades de entradas y salidas del PHVA.
Se ajustaron los recursos humanos y técnicos y locativos. Se ajustaron los requisitos legales,
reglamentarios y normativos.
Se ajustó el objetivo específico de calidad relacionado con el proceso.
3
2
3
3
1
3
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
2
3
1
02
2008-11-11
Se ajusto el documento de acuerdo al PR-01 Estructura y presentación de los documentos. Se ajusto el objetivo.
Se ajustaron los recursos internos y los requisitos de la organización.
Se ajustaron las actividades de medición de acuerdo al DG-05. Objetivos de calidad y en el Objetivo especifico de
calidad, se incluyeron los que le aplican al proceso.
2
3
01
2007-08-06
Elaborado: Nasier Arenas.
Arlex Perez Tabares.
Jaime Orlando Aristizabal.
Cargo: Director de Planeación .
Director Administrativo y del Talento Humano.
Jefe de Comunicaciones.
Firmas:
------
No aplica. Creación del documento.
Verificado: Gustavo Jaramillo Gonzalez.
Aprobado: Gustavo Jaramillo Gonzalez.
Cargo: Gerente.
Cargo: Gerente.
Firma:
Firma:
Fecha de aprobación:
2016-01-04
Rige a partir de:
2016-01-07
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