PRESENTACIÓN FILIANZA SAS., entidad originadora de créditos

PRESENTACIÓN FILIANZA SAS., entidad originadora de créditos

PRESENTACIÓN
FILIANZA SAS., entidad originadora de créditos por libranza, mediante el presente Manual procede
a estandarizar, diseñar y las adoptar las políticas de cobro de cartera, donde se establece el proceso
para lograr el cobro efectivo de las sumas que le adeuden por todo concepto a nuestra empresa.
En virtud de lo anterior, y en atención a las facultades legales que como originador la legislación
concede, a través del presente Manual de Cobro Pre jurídico y jurídico, se busca la implementación
de directrices en función de cobro, con apego a las disposiciones Constituciones, legales, procesales,
plasmando así las políticas de cobro de la entidad, para ser desarrolladas y aplicadas fielmente por
todos los colaboradores encargados para tal fin, y además buscando la implementación de una
cultura de pago de las obligaciones por parte de los deudores.
El presente Manual se desarrolla con el ánimo de proteger los derechos de las personas, con
sujeción de las autoridades, a la normatividad vigente, a los principios Constitucionales y demás
preceptos del ordenamiento jurídico, igualmente bajo los principios orientadores del derecho
privado, el debido proceso, la igualdad, la imparcialidad, la buena fe, moralidad, participación,
responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad, buscando
la aplicación de procedimientos objetivos para el cobro efectivo de las obligaciones a cargo de los
deudores.
PRIMERA PARTE
1. Definición del Manual de Cobro Persuasivo, Pre jurídico y Jurídico
1.2 Objeto del Manual de Cobro Persuasivo, Pre jurídico y Jurídico
1.3 Principios
1.3.1 Principio de Transparencia
1.3.2 Principio de Eficacia
1.3.3 Principio de Economía
SEGUNDA PARTE
CLASIFICACIÓN DEL COBRO
2.1 Objetivo de La clasificación del Cobro
2.1.1 Objetivo del Cobro Persuasivo
2.1.2 Objetivo del Cobro Pre Jurídico
2.1.2.1 Llamadas telefónicas
2.1.2.2 Comunicación al deudor
2.1.2.3 Estado de Cuenta
2.1.2.4 Competencia para decidir sobre la solicitud de Facilidad de Pago y los descuentos de GAC,
en la etapa de Cobro Persuasivo y Pre jurídico
2.1.2.5 Plazos y Forma de Pago
2.1.3 Objetivo del Cobro Jurídico y Remisibilidad
2.1.4 Cobro Dirigido al Trabajador
2.1.5 Cobro Dirigido a la Empresa
2.1.5.1 Error Involuntario
2.1.6 Reclamación ante la Compañía Aseguradora
TERCERA PARTE
COBRO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS DE COBRANZA
3.1 Definición
3.1.1 Gastos Administrativos de Cobranza – GAC - Persuasivo
3.1.2 Gastos Administrativos de Cobranza – GAC – Pre Jurídico
CUARTA PARTE
CENTRALES DE RIESGO Y REMISIBILIDAD
4.1 Reporte de Mora a Centrales de Riesgo
PRIMERA PARTE
1. Definición del Manual de Cobro Persuasivo, Pre jurídico y Jurídico: Es la ruta a seguir para cada
caso reportado en mora, que contiene las reglas que regirán el desarrollo del proceso de cobro
dentro del marco de las disposiciones legales vigentes al momento del reporte de mora.
1.2 Objeto del Manual de Cobro Persuasivo, Pre jurídico y Jurídico: El propósito del presente
documento es armonizar, unificar y articular el proceso de recaudo en el de cobro en etapa
Persuasivo, Pre jurídico y Jurídico y recuperación de cartera a favor de FILIANZA S.A.S., definiendo
las directrices a seguir en el proceso de gestión de cobro. Igualmente, mediante el presente Manual
se describen los procesos y operaciones a realizar para el logro de un recaudo efectivo en el proceso
de cobro en etapa Persuasiva, Pre jurídica y Jurídica, de todas las sumas que por todo concepto le
adeuden a la sociedad FILIANZA S.A.S., estableciendo un método estándar que contribuya al
cumplimiento eficiente de la gestión de cobranza y al pago de las sumas de dinero a favor de esta
entidad.
1.3 Principios: La gestión de cobro se apoya en los principios de derecho privado definidos para el
desarrollo de las actividades empresariales, en los que se destacan especialmente los siguientes:
1.3.1 Principio de Transparencia.
1.3.2 Principio de Eficacia.
1.3.3 Principio de Economía.
1.3.4 Principio de la Buena fe y demás principios de derecho privado.
SEGUNDA PARTE
CLACIFICACIÓN DEL COBRO
2.1 Objetivo de Clasificación del Cobro: El día siguiente a la recepción del reporte de mora al area
de recuperación, se realizará el contacto telefónico al deudor vía celular, telefonía fija, o cualquier
medio que permita el contacto directo con el moroso, donde se pueda identificar la posición del
deudor frente al cobro.
Una vez se identifique el origen de la mora, se clasificará el cobro de dos formas, así:
Primero: Según la edad de mora.



Cobro Persuasivo = 30 días
Cobro Pre jurídico = 60 días
Cobro Jurídico = Mayor a 60 días
Segundo: La disposición frente al cobro



Dirigido al Trabajador
Dirigido al Empleador
Reclamación ante la Aseguradora.
2.1.1 Objetivo del Cobro Persuasivo: Mediante gestión telefónica se realizará el contacto con el
deudor, donde se le exigirá el pago inmediato del saldo total de la obligación, sin incluir el sobre
costo de los Gastos Administrativos de Cobranza - GAC, teniendo como plazo para esta condición
los primeros cinco 05 días hábiles contados desde el momento del reporte.
En la eventualidad de que no se logre llegar a un acuerdo con el deudor, el sexto (6) día hábil
posterior a la fecha del reporte, procederemos a enviar la carta de cobro identificada como Cobro
Persuasivo – (Primera Carta), donde se le informa que de no cancelar será reportado a las centrales
de riesgo. Para todos los efectos del presente Manual de Políticas de Cobranza, se entenderá como
cobro persuasivo los primeros 30 días de mora, contados a partir del reporte.
2.1.2 Objetivo del Cobro Pre Jurídico: Conlleva a que FILIANZA S.A.S., realice una gestión de cobro
Pre jurídico, que contiene el envío de las comunicaciones y notificaciones, las cuales se deben
realizar mediante requerimiento escrito al deudor recordándole la deuda e invitándolo a cancelarla.
La comunicación debe indicar de manera clara la forma, el lugar y la oportunidad de realizar el pago,
junto con la aclaración de que será enviado a cobro jurídico en la eventualidad de que no realice el
pago total de la obligación. La Carta de Cobro Pre Jurídico - (Segunda Carta) debe contener el saldo
o estado de cuenta, incluyendo el sobre costo de los Gastos Administrativos de Cobranza – GAC,
detallando el cobro e informándole al deudor que, de no realizar el pago inmediato, la obligación
será entregada para el cobro a los abogados externos.
Cuando la Dirección del grupo de cartera o quien haga sus veces, inicie el cobro pre jurídico
directamente o a través de su personal a cargo, procederá de la siguiente forma:
2.1.2.1 Llamadas telefónicas: El día siguiente a la recepción del reporte de mora, se realizará el
contacto telefónico al deudor vía celular, telefonía fija, o cualquier medio que permita el contacto
directo con el moroso, donde se pueda identificar la posición frente al cobro.
2.1.2.2 Comunicación al deudor: Mediante comunicación escrita informará al deudor las
obligaciones pendientes por cancelar a favor de FILIANZA S.A.S., señalándole un pago inmediato de
las mismas.
2.1.2.3 Estado de Cuenta: La segunda carta o comunicación al deudor deberá ir acompañada del
respectivo estado de cuenta, el cual contendrá:




Identificación plena del deudor.
Entidad con la que se suscribió la Libranza o Girador.
Número y fecha de la obligación, las obligaciones necesariamente deberán tener un
número de solicitud o de identificación, con el cual se identificarán las operaciones
internamente.
El valor del capital y de los Gastos Administrativos de Cobranza – GAC a que haya lugar.
2.1.2.4 Competencia para decidir sobre la solicitud de Facilidad de Pago y los descuentos de GAC,
en la etapa de Cobro Persuasivo y Pre jurídico: Corresponde a la Dirección del Grupo de Cartera
estudiar la propuesta presentada por el deudor y verificar el cumplimiento de los requisitos mínimos
para acceder a la facilidad de pago. El software de cartera permitirá y controlará el descuento
respecto de lo Gastos Administrativos de Cobranza - GAC, con la aprobación del gerente o quien sea
delegado para dicha responsabilidad.
En el evento en que el deudor solicite una reliquidación del crédito, las obligaciones se entienden
novadas con el perfeccionamiento del mismo, razón por la cual, es necesario la suscripción de una
nueva libranza, con el ánimo de normalizar la obligación y la cual se entenderá perfeccionada
únicamente cuando sea suscrita expresamente la nueva libranza con la aprobación de FILIANZA
S.A.S.
2.1.2.5 Plazos y Forma de Pago: Las facilidades de pago se otorgarán por un plazo no Mayor de Seis
(06) meses. El interesado y/o deudor deberá cancelar de acuerdo al plazo solicitado y aprobado. El
valor del pago se compondrá del valor de la cuota, más los Gastos Administrativos de Cobranza GAC. Los pagos que se realicen en desarrollo de la cobranza, se imputarán a la cuota más antigua,
discriminando de cada cuota o abono el valor correspondiente a los Gastos Administrativos de
Cobranza – GAC, y a capital respectivamente.
2.1.3 Objetivo del Cobro Jurídico y Remisibilidad: Una vez transcurridos 60 días contados a partir
de la fecha del reporte de mora, FILIANZA S.A.S., remitirá a la agencia de cobranza externa las
obligaciones que en saldo a capital superen los ($800.000) y tengan una edad de mora superior a 60
días calendario.
2.1.4 Cobro Dirigido al Trabajador: Una vez realizada la primera llamada de cobro en la etapa
Persuasiva, el gestor de cobranza podrá identificar y determinar la normalidad del reporte de mora,
es decir que efectivamente es una obligación que se encuentra en mora por la renuncia del
trabajador, escenario en cual debemos necesariamente realizar toda la gestión de cobro detallada
en el acápite 2.1.2., dirigiendo los esfuerzos a la recuperación de la cartera sobre el moroso.
Debemos requerir mensualmente al Ministerio de Protección Social, con el ánimo de solicitar
información respecto del nuevo empleador de cada deudor reportado en mora, dicha
responsabilidad estará en cabeza del Director del Grupo de Cartera, a fin de perseguir lealmente la
aplicación de la libranza con su nuevo empleador.
2.1.5 Cobro Dirigido a la Empresa: Una vez realizada la primera llamada de cobro en la etapa
Persuasiva, el gestor de cobranza podrá identificar y determinar si el empleador (Empresa) no
reconoce la figura de la libranza, escenario en el cual se procederá a visitar personalmente al
empleador (Empresa), a fin de llegar algún acuerdo o acercamiento para la operación de la figura
de la libranza y en caso de no poder conseguir la operatividad de la misma, se deberá remitir a los
abogados externos para iniciar el proceso judicial pertinente en contra del empleador, en la mayor
brevedad posible.
La responsabilidad de la efectividad de la visita presencial, estará a cargo del Director del Grupo de
Cartera, quien presentará informe detallado de su gestión antes de remitir el caso a los abogados
externos.
2.1.5.1 Error Involuntario: Una vez realizada la primera llamada de cobro en la etapa Persuasiva, el
gestor de cobranza podrá identificar y determinar si el empleador (Empresa) reconoce la figura,
acepta la libranza, pero por diferentes circunstancias no realizo el descuento o realizándolo no hizo
el pago al operador, escenario en el cual, debemos lograr un compromiso (carta compromiso), de
manera que por ser la primera vez no se asumirán Gastos Administrativos de Cobranza – GAC, pero
en la eventualidad de ser reiterativo o un eventual incumplimiento de los compromisos (carta
compromiso), se cargaría el sobre costo a la entidad pagadora.
2.1.6 Reclamación ante la Compañía Aseguradora: Una vez realizada la primera llamada de cobro
en la etapa Persuasiva, el gestor de cobranza podrá identificar y determinar si el trabajador fue
retirado, despedido o si existió la terminación unilateral del vínculo laboral, escenario en el cual, se
procederá a realizar la reclamación inmediata ante la compañía aseguradora, y se incluirá en el
listado mensual de averiguaciones de cedulas ante el Ministerio de Protección Social.
TERCERA PARTE
COBRO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS DE COBRANZA - GAC
3.1 Definición: Si bien es la conducta irregular del deudor incumplido la que genera el cobro y por
tanto corresponde a éste asumirlo, el sólo hecho del incumplimiento no es el que genera honorarios,
sino que efectivamente la entidad debe haber realizado una gestión para que puedan trasladarse
tales gastos al deudor por cuanto éstos deben haberse causado, es decir, la entidad debe haber
hecho el intento, por cualquier medio legalmente admitido, para recuperar el dinero adeudado a
fin de evitar acudir a instancias superiores como la iniciación de acciones ejecutivas. (Artículo 65 de
la Ley 45 de 1990 - Concepto 1998028328 de la Superintendencia Bancaria).
Ahora bien, los Gastos Administrativos de Cobranza podrán ser cobrados en un porcentaje
proporcional a la gestión de cobranza realizado, de manera que para el manejo de la cartera el
presente Manual ha establecido los siguientes:
3.1.1. Gastos Administrativos de Cobranza – GAC – Persuasivo: Los Gastos Administrativos de
Cobranza – GAC, en la primera etapa de cobranza, no serán cargados al deudor, solamente si se
realiza el pago total de la cuota reportada en mora, una vez se realice el contacto telefónico con el
deudor, de manera que se concederá un tiempo de 05 días hábiles contados desde el momento del
reporte, para realizar el pago total sin sobrecostos.
A partir del 06 día hábil, momento en el cual se envía la primera carta de cobro, se cargará al capital
los GAC, los cuales corresponden al 15% más IVA, sobre el saldo insoluto. Se entenderá como
periodo de cobro persuasivo los primeros 30 días calendario, contado a partir de la fecha del
reporte.
3.1.2. Gastos Administrativos de Cobranza – GAC – Pre Jurídico: Los Gastos Administrativos de
Cobranza – GAC, se cobrarán sobre el capital reportado en mora y corresponderán al 25%, más IVA,
sobre el saldo insoluto. Se entenderá como periodo de cobro Pre Jurídico los 30 días calendario
subsiguiente al cobro persuasivo, es decir, mora de 60 días.
CUARTA PARTE
CENTRALES DE RIESGO Y REMISIBILIDAD
4.1 Reporte de Mora a Centrales de Riesgo: Una vez la obligación cumpla 60 días de mora, contados
a partir del reporte, previa notificación escrita al deudor, será reportado en mora ante las centrales
de riesgo.
4.2 Remisibilidad: Cumplidas las etapas de cobro Persuasivo y Pre Jurídico, sin haber obtenido el
pago de la obligación, la misma será remitida a cobro Jurídico a los abogados externos para la
presentación de las demandas ejecutivas, dicha carpeta deberá contener las siguientes
formalidades:






Pagaré Original.
Carta de instrucciones para el diligenciamiento del pagaré.
Estado de cuenta a la fecha actualizado.
Contrato de libranza
Aceptación contrato de libranza
Cámara de Comercio de la sociedad demándate.
El presente Manual de Políticas de Cobranza tiene por elaboración enero de 2016, y será identificado
como la edición No.001, cualquier adición o modificación deberá ser aprobada por la asamblea de
accionistas de FILIANZA S.A.S.