ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

Transcripción

ANEXO Nº 1
SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE LOS INFORMES
AUD 1, 2, 4, 5, 7, 17, 33, 36 y 37-2012.
DETALLE DEL ESTADO DE IMPLEMENTACIÓN DE RECOMENDACIONES
AUD 002-2012
“INFORME SOBRE LA EVALUACION DE LOS PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARIOS Y ORDINARIOS”
RECOMENDACIÓN No.4.1
CONDICIÓN:
DIRIGIDA A: Gerencia General
NO CUMPLIDA
RESPONSABLE: Msc. Mayra Díaz Méndez
DETALLE RECOMENDACION:
Elaborar un reglamento que contemple, al menos, las actividades, responsables y
procedimientos sobre el trámite, control, custodia, ejecución, plazos legales de
cumplimiento o trámite de recomendaciones, monitoreo, comunicación y seguimiento de
cada procedimiento administrativo y su acto final.
En relación al seguimiento y monitoreo, proceder a incluir en el precitado reglamento las
funciones y responsabilidades del responsable de efectuar dicha labor; los procedimientos,
mecanismos, controles y periodicidad de informar por escrito sobre el grado de
cumplimiento de las resoluciones o actos finales de cada Procedimiento Administrativo.
RESULTADOS Y VALORACIÓN:
De acuerdo con la valoración realizada por esta Auditoría, se determinó que la
recomendación está “no cumplida”, ya que la Gerencia General, indicó mediante correo
electrónico del 18 de junio de 2013, que el Reglamento ya está terminado y que se ha
tenido que revisar su contenido para evitar que se regulen aspectos procedimentales que no
corresponden a un reglamento y que son propios de otra normativa, así como que se va a
remitir a las áreas técnicas para su revisión y recomendaciones finales antes de su
aprobación. No obstante, al no estar aprobado, ni publicado en el Diario Oficial La Gaceta,
para su entrada en vigencia, imposibilitó la valoración respectiva de parte de la Auditoría.
De acuerdo con lo indicado, esta Auditoría considera aceptables los motivos por los cuales
no se ha implementado la recomendación, considerando que el Reglamento tiene un
avance significativo, no así el tiempo transcurrido para su implementación.
1
RECOMENDACIÓN No.4.2 y 4.7
DIRIGIDA A: 4.2 Gerencia General / 4.7 Órgano de
Procedimiento Administrativo
RESPONSABLES: Msc. Mayra Díaz Méndez / Lic.
Pablo González González
CONDICIÓN:
PARCIALMENTE
CUMPLIDAS
DETALLE RECOMENDACIÓN:
4.2 Ordenar al Coordinador del Órgano de Procedimientos Administrativos, disponer las
acciones administrativas necesarias y velar que los expedientes de los procedimientos
administrativos instaurados por el IMAS, se mantengan debidamente archivados y
custodiados.
4.7 Mantener adecuadamente custodiados y con la documentación debidamente archivada
en orden cronológico y foliado los expedientes de cada procedimiento administrativo
instaurado.
De acuerdo con la valoración realizada por esta Auditoría, se determinó que la presente
recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que a pesar de que mediante oficio
ODP-02-2012 del 2 de marzo 2012, el Lic. Pablo González, le indicó a la Gerencia
General, que desde hace bastantes meses se tomaron las medidas de orden necesarias para
asegurar que los expedientes administrativos sean archivados, custodiados y foliados
debidamente, en revisión realizada por esta Auditoría, el 12 de junio de 2013, se determinó
que de 8 expedientes verificados, 5 (63%) contenían documentos que no estaban foliados o
este era inadecuado.
RECOMENDACIÓN No.4.4
CONDICIÓN:
PARCIALMENTE
CUMPLIDA
Disponer las acciones administrativas que se estimen pertinentes con el propósito de que
todas las resoluciones finales de procedimientos administrativos que se encuentran
pendientes de ejecutar (Ver Anexo Nº 2), sean efectivamente ejecutadas, girando
instrucciones a las unidades o funcionarios responsables de su cumplimiento y establecer
plazos perentorios para cada caso.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que de los 11 casos expuestos en la
recomendación, solo 3 han sido ejecutados, y 8 continúan en procesos internos o en los
respectivos juzgados, pendientes de una resolución final, según se detalla a continuación.
1. El TAD-02-2009 y TAD-06-2009 están en trámites judiciales, y del TAO-01-2007, no se
ha podido localizar al señor Sergio Castro para notificarlo.
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2. El TAO-02-2007, mediante el oficio GG-0433-03-2011 del 4 de marzo de 2011, la
Gerenta General, le recomienda al Consejo Directivo revocar la adjudicación del lote 155B a nombre de Gálata del Rosario Lara López, no obstante, según información de la
Secretaría de Actas, a la fecha no ha sido presentada ante el Consejo Directivo para su
aprobación.
3. En lo referente al TAO-04-2006, TAO-06-2005 y TAO-05-2008, mediante oficio
SGDS-791-06-13 del 12 de junio de 2013, el Subgerente de Desarrollo Social le solicitó al
Jefe del ARDS Brunca, las acciones tomadas y el estado de los procesos de titulación.
4. Con respecto al TAO-01-2009, la Gerente General considera procedente la propuesta de
la Unidad de Formulación de Programas, en cuanto a que se incluya en la licitación de
planos que se está tramitando con la Proveeduría Institucional, la contratación de la
confección del plano de catastro del inmueble donde reside el señor Pablo Chacón.
AUD 004-2012
INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN EL ESTUDIO SOBRE
LA EVALUACION DEL FUNCIONAMIENTO DEL SEVRI
RECOMENDACIÓN No. 4.2
CONDICIÓN:
PARCIALMENTE
CUMPLIDA
Determinar si a la Comisión Gerencial de Control Interno le corresponde dictaminar,
asesorar, analizar y validar tanto los parámetros de aceptabilidad del riesgo como
dictaminar las políticas, programas de trabajo e informes emitidos por la Unidad de
Control Interno en materia de riesgos y control interno, contempladas en el documento
denominado “Propuesta de Modificación Parcial de la Estructura Organizativa del IMAS
para la creación del Equipo Técnico de Apoyo a Control Interno” y comunicar a ese órgano
lo correspondiente.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que mediante oficio UCI-126-10-2012,
la Unidad de Control Interno le remitió al coordinador de la Comisión Gerencial de Control
Interno, la propuesta para el respectivo diagnóstico, no obstante, mediante correo
electrónico del 21 de junio de 2013, el funcionario Guillermo Lee Ching, de la Gerencia
General, indicó que el documento denominado “Propuesta de Modificación Parcial de la
Estructura Organizativa del IMAS para la creación del Equipo Técnico de Apoyo a Control
Interno”, aún está en revisión.
CONDICIÓN:
PARCIALMENTE
CUMPLIDA
Ordenar a la titular subordinada de la Unidad de Control Interno, considerando los
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informes sobre la gestión de riesgos remitidos por los titulares subordinados de las áreas de
trabajo, informar con esa misma periodicidad a la Gerencia General lo referente al
monitoreo de los cambios observados en los riesgos, el estado de la implementación de las
medidas administrativas y el nivel de riesgo, para que se tomen las medidas correctivas que
correspondan en aras de fortalecer el SEVRI.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que según indicó la Jefe de la Unidad
de Control Interno, en el informe I Trimestre 2013 de la UCI, en el apartado 2.2 se
describen los resultados obtenidos en la gestión de riesgos del 2012, los cuales son
equivalentes al 77%, no obstante, aclaró que el proceso de gestión de riesgos se encuentra
con actividades aún pendientes.
CONDICIÓN:
DIRIGIDA A: Unidad de Control Interno
PARCIALMENTE
RESPONSABLE: Licda. Guadalupe Sandoval Sandoval
CUMPLIDA
Velar porque los expedientes administrativos de la gestión de riesgo contengan la
información que indica la Resolución R-CO-64-2005 “Directrices Generales para el
establecimiento y funcionamiento del Sistema Especifico de Valoración del Riesgo
Institucional (SEVRI) D-3-2005-CO-DFOE” de la Contraloría General de la República y
cumplan con los requisitos que exige la Ley del Sistema Nacional de Archivo y su
Reglamento y el pronunciamiento C-363-2008 del 07 de octubre del 2008, en el sentido de
que dichos expedientes se mantengan actualizados, contengan información de los eventos
relevantes relacionados con la gestión de los riesgos y se archiven en orden cronológico,
numeración consecutiva (foliados), firmados por el personal involucrado en el proceso e
información de las acciones desplegadas por la Unidad de Control Interno.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, debido a que en la revisión selectiva de 11
expedientes, se determinó que en 4 de éstos, la documentación no se encuentra en orden
cronológico y no son foliados adecuadamente.
AUD 005-2012
INFORME SOBRE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA EVALUACION DEL
PROCESO DE DONACIONES
CONDICIÓN:
DIRIGIDA A: Subgerencia Gestión de Recursos
PARCIALMENTE
RESPONSABLE: Fernando Sánchez Matarrita
CUMPLIDA
Valorar y coordinar con la Unidad de Donaciones, la implementación de los mecanismos y
las acciones pertinentes que le permitan a dicha unidad el costeo y valoración de las
mercaderías a donar. De conformidad con la valoración realizada, adoptar las medidas
administrativas tendientes a llevar un control del valor estimado de las mercaderías que
dona el IMAS a través de la Unidad de Donaciones.
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recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que si bien es cierto, se incluyó un
método de costeo y valoración, en el punto 6.4.3 del Manual de procedimientos para
donación de bienes a entidades jurídicas, a la fecha de la revisión por parte de Auditoria
(10-05-13), el Manual no había sido presentado para la aprobación por parte de la Gerencia
General.
CONDICIÓN:
DIRIGIDA A: Unidad de Donaciones
PARCIALMENTE
RESPONSABLE: Alexandra Castillo Villalobos
CUMPLIDA
Instaurar mecanismos de seguridad como la instalación de marchamos, sellos de seguridad
e inspecciones físicas periódicas a los vehículos que han sido comunicados al IMAS como
donados, que limiten la sustracción o manipulación de las piezas; con el objetivo de
salvaguardar éstos bienes que por razones de espacio y conveniencia no son trasladados a
la bodega del IMAS, los cuales se quedan en custodia de los almacenes fiscales.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, esto dado que en el punto 6.5.1.h del
“Manual de procedimientos para donación de bienes a entidades jurídicas”, se establece un
control relacionado con la colocación de sellos de seguridad en los vehículos reportados por
las aduanas para donación, no obstante, a la fecha de revisión (10-05-13), el Manual no
había sido presentado para la aprobación por parte de la Gerencia General, ni en los
expedientes de los vehículos consta la aplicación de dicha medida de seguridad.
CONDICIÓN:
PARCIALMENTE
CUMPLIDA
Incluir e implementar en el Manual de Procedimientos del Proceso de Donación de Bienes,
una actividad que cautele el control de la mercadería que por su naturaleza o conveniencia
no se trasladan a la bodega de la Unidad de Donaciones; considerando asignarle al
encargado de bodega, la responsabilidad de controlar y fiscalizar los bienes localizados en
las áreas de los almacenes fiscales y al funcionario competente el registro de dicha
mercadería en el “módulo de inventario de donaciones” del SAP.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que en el borrador del “Manual de
procedimientos para donación de bienes a entidades jurídicas”, se incluyó en el punto 6.5.1
“Competencias del Coordinador de bodegas”, inciso b., que debe mantener control sobre
los bienes que por razones de conveniencia institucional no puedan ser trasladados a la
bodega, tales como los vehículos. No obstante, este Manual no ha sido presentado para la
aprobación por parte de la Gerencia General.
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Además, mediante los oficios ACR-082-03-2012 y ACR-080-03-2012 del 20 de marzo de
2012, la Jefa de Captación de Recursos, le asignó al Encargado de la Bodega de
Donaciones, la responsabilidad de controlar y fiscalizar los bienes donados localizados en
los almacenes fiscales, y al funcionario Hernán Rojas Agüero, Profesional de Donaciones,
continuar registrando en las bodegas virtuales, todos los bienes que por razones de
volumen, y espacio en bodega no se trasladen a la Institución.
RECOMENDACIONES No. 4.7, 4.8 y 4.9
CONDICIÓN:
PARCIALMENTE
CUMPLIDA
4.7 Modificar, y someter a aprobación, el Manual de Procedimientos del Proceso de
Donación de Bienes, con la finalidad de incluir todos aquellos aspectos mencionados en los
puntos 2.2.1 (2), 2.2.2, 2.2.3, 2.2.4, 2.2.5 y 2.3 de este informe.
4.8 Incluir en el Manual de Procedimientos los criterios técnicos a utilizar que deberá
tomar en cuenta la Comisión Institucional de Donaciones para asignar los bienes a las
organizaciones beneficiadas; lo anterior, con el propósito de dejar evidencia de los aspectos
evaluados y de las consideraciones efectuadas por dicha comisión para decidir la donación
de los respectivos bienes. Asimismo, establecer en el citado manual una disposición para
que se documente y estime el valor o costo del proyecto al cual el IMAS estaría apoyando
con los bienes que se otorguen en donación.
4.9 Cautelar, que en la implementación del módulo de inventario de donaciones en el SAP
y en el Manual de Procedimientos de la Unidad de Donaciones, no exista incompatibilidad
de funciones entre los funcionarios de la Unidad de Donaciones. Adicionalmente,
implementar acciones orientadas a eliminar aquellas funciones incompatibles que realiza el
encargado de la bodega de donaciones, las cuales se comentan en el punto 2.2.5 del acápite
de resultados del presente informe.
De acuerdo con la valoración realizada por esta Auditoría, se determinó que estas
recomendaciones se relacionan entre sí, y se consideran “parcialmente cumplidas”, dado
que en el borrador del “Manual de procedimientos para donación de bienes a entidades
jurídicas”, se incluyó la obligación de rendir un informe del uso y destino de los bienes
donados (Punto 6.9); la forma en que deben ser presentadas las solicitudes de donaciones
de bienes (Punto 6.6.1); el cómo la Comisión de Donaciones debe proceder a seleccionar y
recomendar los bienes a donar y la organización a beneficiar, considerando una serie de
parámetros (Punto 6.7.2); el funcionario encargado del registro del inventario registrará en
el sistema de inventario los bienes ingresados en la bodega conforme al Formulario de
retiro e ingreso de bienes (Punto 6.4.3); y en el punto 6.5.1, se establecen las competencias
del coordinador de la bodega; no obstante, este Manual no ha sido aprobado por la
Gerencia General.
En cuanto a la rotación de los funcionarios que conforman la Comisión de Donaciones, la
Jefatura de Donaciones, indicó que estaba solicitando la aprobación del Subgerente de la
Gestión de Recursos, para incluirlo en dicho Manual.
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AUD 007-2012
INFORME FINAL SOBRE LAS DECLARACIONES JURADAS DE BIENES DEL
AÑO 2011
CONDICIÓN:
DIRIGIDA A: Asesoría Jurídica General
PARCIALMENTE
RESPONSABLE: Lic. Berny Vargas Mejia
CUMPLIDA
Asignar formalmente a un funcionario de la Asesoría Jurídica, la responsabilidad de
remitir a la Unidad de Desarrollo Humano, en un plazo máximo de tres días hábiles, copia
que los contratos formalizados por esa dependencia con vigencia igual o superior a los seis
meses, así como velar por que dicha función se realice oportunamente, y en caso de
incumplimiento aplicar las medidas disciplinarias que correspondan.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, dado que en revisión selectiva de los
contratos con plazo superior a los 6 meses y firmados de febrero a mayo de 2013, se
observó que estos fueron enviados a Desarrollo Humano, transcurridos de 6 a 9 días
hábiles, contrario al plazo establecido que es de 3 días.
AUD 017-2012
INFORME DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN EL ESTUDIO DE
FORMULACION DE MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS CON AJUSTES DE
ALTO NIVEL O SUPERIORES Y POR SISTEMA
RECOMENDACIÓN No. 4.1, 4.6 y 4.7
DIRIGIDA A: Subgerencia de Soporte Administrativo /
CONDICIÓN:
Área de Administración Financiera
PARCIALMENTE
RESPONSABLE: Lic. Gerardo Alvarado Blanco / Luz
CUMPLIDAS
Marina Campos Ramirez
4.1 Ordenar al Área de Administración Financiera para que realice los ajustes pertinentes
al Manual de Procedimientos de la Unidad de Presupuesto P-PE-01, con el fin de que se
incorporen las acciones a seguir en el caso de que: Si luego de ser aprobadas las
Modificaciones Presupuestarias con Ajuste de Alto Nivel o Superiores por el Consejo
Directivo, se determina alguna situación que requiera ser valorada nuevamente, previo a
ser ingresada la información a los sistemas informáticos ésta sea sometida al conocimiento
y aprobación de Consejo Directivo, así como dejar evidencia escrita en el expediente que
respalda la información.
4.6 Agregar en el artículo Nº 21 del Reglamento para Ajustes o Variaciones al Presupuesto
Ordinario del IMAS, que en el caso de ausencia del funcionario autorizado para aprobar
los cambios presupuestarios, se establezca a quien le correspondería realizar dichas
autorizaciones.
4.7 Cumplir los requisitos referentes a los plazos de incorporación de la información al
sistema SAP. Asimismo incorporar en el Manual de Procedimientos de la Unidad de
7
Presupuesto los plazos de inclusión a los sistemas la información tal y como lo establece
el Reglamento para Ajustes o Variaciones al Presupuesto Ordinario del IMAS.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, en cuanto a la recomendación 4.6 sobre la
modificación del Reglamento para Ajustes o Variaciones al Presupuesto Ordinario del
IMAS, mediante oficio SGSA.398-05-2013 del 15 de mayo de 2013, el Subgerente de
Soporte Administrativo remite la propuesta de modificación para su análisis, al Presidente
Ejecutivo, Gerenta General, Subgerente de Gestión de Recursos, Subgerente de Desarrollo
Social y a la Encargada del Programa de Avancemos, a la fecha (26-06-13), está pendiente
la aprobación de dicho Reglamento, según indicó verbalmente la asistente de la SGSA.
En cuanto a las recomendaciones 4.1 y 4.7, relacionadas con ajustes al Manual de
Procedimientos de la Unidad de Presupuesto P-PE-01, en informe de seguimiento
suministrado el 14 de junio de 2013 por la asistente de la SGSA, se indicó que antes de
modificarse el Manual de Procedimientos de la Unidad de Presupuesto, debe aprobarse el
Reglamento para Ajustes o Variaciones al Presupuesto, y dado que el Reglamento no ha
sido aprobado, estas recomendaciones se encuentra aún pendientes.
AUD 033-2012
INFORME DEL ESTUDIO DE DISTRIBUCION DE VEHICULOS
INSTITUCIONALES
CONDICIÓN:
PARCIALMENTE
CUMPLIDA
Girar las instrucciones y disponer las medidas necesarias para que se elaboren los criterios
técnicos mediante los cuales se defina la forma en la que se distribuirán los vehículos
propiedad del Instituto, y valorar la pertinencia de incorporar los mismos en el Reglamento
para el Servicio de Transportes.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que está pendiente de aprobación los
criterios técnicos para la distribución de los vehículos, debido a que se está coordinando
una reunión entre los Subgerentes de Soporte Administrativo y Desarrollo Social, para
tener una visión interinstitucional.
CONDICIÓN:
DIRIGIDA A: Área de Servicios Generales
PARCIALMENTE
RESPONSABLE: Ramón Alvarado Gutierrez
CUMPLIDA
Ordenar al funcionario encargado del control de registro de firmas en la Unidad Técnica
Administrativa de Transportes, con respecto a las “Solicitudes de Servicios de Transporte”,
lo siguiente:
8
_Llevar en orden consecutivo y debidamente prensados los documentos que conforman el
expediente de registro de firmas, con el fin de que se proteja la integridad de la
información.
_Velar por que el formulario que se utiliza sea el que esta preestablecido para ese fin.
_Verificar en las “solicitudes de servicio de transporte” que el funcionario que autoriza
dichas solicitudes este debidamente facultado para ello.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que si bien es cierto el 17 de junio de
2013, se constató el adecuado uso y archivo del registro de firmas, también se determinó
que las solicitudes de “Servicios de Transportes”, correspondientes al periodo 2013, están
sin archivar y mezcladas entre sí.
AUD 036-2012
INFORME SOBRE LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO DEL ÁREA
REGIONAL DE DESARROLLO SOCIAL DE ALAJUELA
CONDICIÓN:
DIRIGIDA A: Subgerencia de Soporte Administrativo
PARCIALMENTE
RESPONSABLE: Gerardo Alvarado Blanco
CUMPLIDA
Establecer un procedimiento por medio del cual los funcionarios que laboran en las
Unidades Locales de Desarrollo Social del Área Regional de Alajuela (ULDES), puedan
realizar el trámite de adelantos de caja chica con la debida anticipación, valorando el
procedimiento que se utiliza en otras Unidades del Área Regional.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, ya que mediante oficio AAF-039-04-2013
del 22 de abril de 2013, del Área de Administración Financiera, la Jefatura le indica al
Subgerente de Soporte Administrativo, que existe un Manual de Procedimientos al
Reglamento de las Cajas Chicas Institucionales, el cual es a fin a todos los usuarios de los
Fondos Fijos, y que sí requiere ser ajustado, este será integral, y no para el caso de una
dependencia específica. Agregando que este documento será actualizado una vez que sean
aprobados los ajustes propuestos al Reglamento de las Cajas Chicas.
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AUD 037-2012
INFORME SOBRE LA ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO DE OFICINAS
CENTRALES
CONDICIÓN:
DIRIGIDA A: Subgerencia de Soporte Administrativo
PARCIALMENTE
RESPONSABLE: Gerardo Alvarado Blanco
CUMPLIDA
Modificar el Reglamento de Cajas Chicas Instituciones en lo que respecta al artículo Nº 52,
inciso a), para que se establezca en los casos que el funcionario haya adquirido el bien o
servicio, para el cual solicitó el adelanto en el tiempo establecido en la normativa y que por
algún motivo debidamente justificado no haya liquidado en el plazo establecido, se indique
los casos de excepción en los que se aceptará la liquidación y se elimine la práctica de
realizar estos pagos por medio de cheque.
recomendación esta “parcialmente cumplida”, dado que mediante oficio AAF-041-042013 del 26 de abril de 2013, del Área de Administración Financiera, la Jefatura le remite
al Subgerente de Soporte Administrativo, el Reglamento de las Cajas Chicas
Institucionales, con los cambios propuestos por cada una de las Unidades que conforman el
Área Financiera, no obstante, a la fecha (26-06-13) este no ha sido aprobado.
AUDITORIA INTERNA
JULIO-2013
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ESTUDIO DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES

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Recomendación 4/2013 De manera excepcional la

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