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RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................ 2
RESULTADOS OBTENIDOS DEL ESTUDIO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE ACTIVOS FIJOS EN LA BODEGA DE TIBÁS…... ........................................ 5
1.
INTRODUCCION ......................................................................................................... 5
1.1 ORIGEN DEL ESTUDIO ............................................................................................. 5
1.2 OBJETIVO GENERAL ................................................................................................. 5
1.3 ALCANCE Y PERIODO DEL ESTUDIO ................................................................... 5
1.4 COMUNICACIÓN VERBAL DE RESULTADOS...................................................... 6
2.
RESULTADOS ............................................................................................................. 6
2.1 Registros contables en “SAP” de los activos y artículos trasladados a la “Bodega
de Activos en Desuso” .............................................................................................................. 6
2.2 Condiciones físicas de la “Bodega de Activos Desuso” ubicada en Tibás .................... 8
2.3 Almacenamiento de Implementos Escolares en la “Bodega de Activos en Desuso”. . 10
2.5 Otro resultado .................................................................................................................. 14
3. CONCLUSIONES .............................................................................................................. 14
4.
RECOMENDACIONES .............................................................................................. 15
AL SUBGERENTE DE SOPORTE ADMINISTRATIVO ................................................... 16
AL JEFE DEL ÁREA DE PROVEEDURÍA ......................................................................... 17
RESUMEN EJECUTIVO
¿Qué examinamos?
El estudio consistió en evaluar la pertinencia de los procedimientos y medidas de control
relacionados con la administración del inventario de mercaderías de la bodega ubicada en
Tibás para el período comprendido entre el 01 de noviembre de 2013 y el 30 de junio de 2014.
Asimismo, se revisaron y analizaron los controles establecidos para las entradas y las salidas
de la mercadería ubicada en la bodega de Tibás, la incorporación de movimientos en el
Sistema “SAP”; también, se evaluó el cumplimiento de la normativa técnica legal aplicable.
¿Por qué es importante?
El estudio fue importante para determinar el cumplimiento, suficiencia y validez de los
procedimientos y demás normativa que la regula la administración de inventarios;
establecidos para administrar el inventario bodega de Tibás, así como evaluar los riesgos
relevantes relacionados y la pertinencia de los controles y acciones administrativas ejecutadas
con el fin de minimizar el impacto de ocurrencia de estos riesgos.
¿Qué encontramos?
De la revisión efectuada a 40 formularios denominados “BOLETA DE TRASLADO DE
BIENES MUEBLES, (F-AB-06)" los cuales se utilizan para trasladar los activos y artículos
que están en desuso o dañados, a la Bodega de Tibás, se determinó que fueron incorporadas
en el sistema “SAP”, 15 boletas de activos en desuso; entre 3 y 84 días hábiles después de
haber ingresado los activos a la bodega. Además, al 30 de junio de 2014, no se encontraban
registrados los movimientos de traslado de un abanico y de un locker, a pesar de que estos 2
activos estaban físicamente en la Bodega de Activos en Desuso, sobre este aspecto, se
determinó que no se ha establecido un plazo efectuar esos registros.
Tampoco, se había realizado la revisión técnica de 30 activos que se tramitaron mediante
boletas de traslado de bienes (F-AB-06), estos activos estaban en desuso, para desechar, o
reparar; en contraposición a lo dispuesto en el Manual de procedimientos para el manejo y
control de activos institucionales; aprobado 19 de mayo 2011.
Sobre el particular, se eliminó la revisión técnica de la Unidad de Mantenimiento,
Tecnologías de Información, Transportes y otros, lo cual es inconveniente, por cuanto dicha
responsabilidad recae en el funcionario que tiene el activo o bien bajo su custodia y que sin
conocimiento técnico le corresponde indicar el estado y funcionamiento del activo o bien que
se pretende trasladar a la bodega con el riesgo de trasladar activos en buen estado que puedan
2
ser utilizados por otras unidades de la Institución, factor que puede afectar la utilización eficaz
y eficiente de los recursos Institucionales.
En relación con las condiciones físicas de la “Bodega de Activos Desuso” ubicada en Tibás se
observaron filtraciones de agua en las paredes, el techo y por debajo de la puerta principal,
exposición a terceros de los activos u otros artículos porque el área de la bodega es abierta;
además no cuenta con un seguro contra incendio por cuanto es arrendado. Sin embargo, a la
fecha del presente estudio el inmueble mostraba reparaciones, en el techo, en las paredes y
por debajo de la puerta principal.
Por otra parte, se determinó que la “Bodega de Activos en Desuso” no sólo se utiliza para
almacenar activos en desuso o mal estado, por cuanto se hallaron, cajas y bolsas plásticas que
contenían implementos escolares tales como: juegos de geometría, borradores, bolsos tipo
salveque, lápices de color, lápices de grafito, lapiceros y cartucheras.
Respecto de la forma, se determinó que estaban almacenados en lugares en donde se filtraba
el agua, también cerca de la entrada principal; así como estibas de cajas en el mezzanine, los
lapiceros, se estibaron cerca del techo quedando expuestos al calor y a la humedad del zinc,
esto debido a que la bodega no tiene cielo raso.
Como resultado de conocer las razones por las cuales se almacenaron estos artículos en esa
bodega se determinaron atrasos en la Contratación de Correos de Costa Rica; institución que
habitualmente dispone de una bodega para almacenar los implementos escolares adquiridos
por el IMAS; se determinó que la contratación de Correos de Costa Rica y la contratación de
la Imprenta Nacional se adjudicaron con 8 y 9 días hábiles de atraso respectivamente, en
relación con el plazo establecido en el cartel; sin embargo, no se localizaron en los
expedientes las justificaciones por cuales se dieron esos atrasos en ambos plazos de
adjudicación. Al respecto, se determinó el incumplimiento de la recomendación 4.3.1 del
informe AUD 015-2015.
En cuanto a las coberturas del seguro contra incendio, para los bienes en desuso, están
asegurados por un monto de ₡3.057.142,00, monto que no cubría el costo total de
₡109.830.932,71, en Implementos Escolares que también estuvieron almacenados en la
bodega por un periodo aproximado de dos meses. También fueron almacenados 38 sillas y 2
sofás nuevos, el día 20 de diciembre de 2013 por un monto total de ¢847.800,00, no obstante;
está Auditoría no pudo constatar la fecha en que este mobiliario fue entregado a la persona
responsable de la Unidad, por cuanto Formulario F-AB-08 denominado “Distribución de
Mobiliario y Equipo de Oficina” no lo indica.
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Qué sigue?
Con el propósito de corregir las deficiencias detectadas, se recomendó al Subgerente de
Soporte Administrativo, establecer un plazo perentorio razonable para que se realice el
registro de la “BOLETA DE TRASLADO DE BIENES MUEBLES (F-AB-06)” en el
sistema “SAP”, gestionar la incorporación en el Manual de Procedimientos para el Manejo y
Control de Activos Institucionales, un procedimiento que solicite previo a trasladar el Equipo
de Cómputo a la “Bodega de Activos en Desuso” el “Criterio Técnico” por parte de un
conocedor en la materia,, así como ordenar al Jefe de Proveeduría, disponer las acciones
administrativas correspondientes, con el propósito de que sin excepción, se cumpla la
recomendación 4.3.1 del informe AUD. 015-2012, a efecto de evitar verse sometido en el
futuro al eventual establecimiento de responsabilidades.
Asimismo, se recomendó al Jefe del Área de Proveeduría disponer las acciones
administrativas que correspondan, con el propósito de que se registren en el “SAP” los
traslados de los activos placa nº 7393 y 18893, respectivamente. Además, realizar el análisis y
valorar la conveniencia de efectuar las gestiones necesarias para adquirir una póliza de seguro
para los activos y bienes nuevos que son almacenados temporalmente en la “Bodega de
Activos en Desuso”, con el fin de proteger y conservar el patrimonio institucional.
Además, incorporar en el formulario F-AB-08 “Distribución de Mobiliario y equipo de
oficina”; un campo para que se indique la “Fecha de recibo”, de recibo por parte de la persona
responsable del activo.
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AUD 051-2015
RESULTADOS OBTENIDOS DEL ESTUDIO SOBRE LA ADMINISTRACIÓN Y
MANEJO DE ACTIVOS FIJOS EN LA BODEGA DE TIBÁS
1.
INTRODUCCION
1.1
ORIGEN DEL ESTUDIO
El presente estudio se llevó a cabo de conformidad con el Plan Anual de Trabajo de la
Auditoría Interna del IMAS del año 2014.
1.2
OBJETIVO GENERAL
Evaluar la pertinencia de los procedimientos y medidas de control relacionados con la
administración del inventario de mercaderías de la bodega ubicada en Tibás.
1.3
ALCANCE Y PERIODO DEL ESTUDIO
El estudio consistió en revisar y analizar los controles establecidos para las entradas y las
salidas de la mercadería ubicada en la bodega de Tibás; asimismo, en verificar que los
movimientos estuvieran incorporados en el Sistema de Aplicaciones y Productos para
procesamiento de datos1 “SAP”; también, se evaluó el cumplimiento de la normativa técnica
legal aplicable. El periodo del estudio comprendió del 01 de noviembre de 2013 al 30 de
junio de 2014.
Para llevar a cabo este estudio se utilizaron como criterios de evaluación lo dispuesto en el
siguiente bloque de legalidad: Ley General de Control Interno, N° 8292, Manual de
procedimientos para el manejo y control de activos institucionales aprobado el día 19 de mayo
de 2011, y vigente a la fecha del estudio, Ley de Contratación Administrativa y su
reglamento, Reglamento Interno de Contratación Administrativa, Manual de procedimientos
operativos de la Unidad de Contabilidad, Manual de Procedimientos para Donación de Bienes
1
SAP: es un “Sistema de Planificación, Administración y Finanzas”, que actualmente utiliza en el Instituto Mixto de Ayuda Social
(IMAS), como un sistema integrado de gestión, utilizado para el registro y control de los procesos y operaciones administrativas y
financieras.
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a Entidades Jurídicas, Normas de Control Interno para el Sector Público, así como los
Principios Generalmente Aceptados de Contabilidad.
Para la realización del estudio, se consideraron las disposiciones del Manual de Normas
Generales de Auditoría para el Sector Público, el Reglamento de Organización y
funcionamiento de la Auditoría Interna del IMAS, el Manual de Procedimientos de la
Auditoría Interna del IMAS, y sus modificaciones, así como la demás normativa de auditoría
interna de aplicación y aceptación general.
1.4
COMUNICACIÓN VERBAL DE RESULTADOS
En la conferencia Final celebrada el día 24 de noviembre de 2015, se comunicaron los
resultados y recomendaciones del presente informe, al Lic. Daniel Arturo Morales Guzmán,
Subgerente de Soporte Administrativo, al MBA. Ramón Alvarado Gutiérrez, Jefe del Área de
Proveeduría, Lic. Luis Paulino Zeledón Castro, Funcionario de la Proveeduría, Licda. Sonia
Sanchez Vargas funcionaria de la Proveeduría y al Lic. Víctor Ortiz Sancho, Asistente de la
Subgerencia de Soporte Administrativo, en la cual se efectuaron algunas observaciones que
una vez valoradas por esta Auditoría Interna, fueron incorporadas en el punto2.2 del acápite
de resultados
2.
RESULTADOS
2.1
Registros contables en “SAP” de los activos y artículos trasladados a la “Bodega
de Activos en Desuso”
2.1.1 En la revisión efectuada a 40 formularios denominados “BOLETA DE TRASLADO
DE BIENES MUEBLES, (F-AB-06)" los cuales se utilizan para trasladar los activos y
artículos que están en desuso o dañados, a la Bodega de Tibás, se determinó lo siguiente:
a) Fueron incorporadas en el sistema “SAP”, 15 boletas de activos en desuso; entre 3 y
84 días hábiles después de haber ingresado los activos a la bodega. Con respecto al
plazo se observó que el manual de procedimientos para el manejo y control de activos
institucionales2 en el capítulo V. Administración de Activos en desuso no establece
un plazo para el registro de las boletas de traslado en el “SAP” (Ver anexo N°1).
2
Manual de procedimientos para el manejo y control de activos institucionales; aprobado 19 de mayo 2011.
6
b) Al 30 de junio de 2014, no se encontraban registradas en el “Sistema SAP”, los
movimientos de traslado de un abanico y de un locker, a pesar de que estos 2 activos
estaban físicamente en la Bodega de Activos en Desuso, según se detalla en el
siguiente cuadro:
Nº Placa
Descripción
Trasladado por: Área/Unidad
Boleta de Traslado de Bienes
Muebles, (F-AB-06)
1.
18893
Abanico
Evaluación y Seguimiento de
Programas
25/10/2013
2.
7393
Locker
Transportes
14/02/2014
Al respecto, en el Manual de procedimientos ya citado, establece en la actividad N°8 del
Capítulo V, “Administración de Activos en desuso”, lo siguiente: “Técnico en Proveeduría.
Registra los datos del formulario F-AB-06 Traslado de Bienes Muebles trasladando
contablemente el activo de la dependencia origen a la Bodega de Activos en Desuso”.
2.1.2 Esta Auditoria evidenció que no se había realizado la revisión técnica de 30 activos que
se tramitaron mediante boletas de traslado de bienes (F-AB-06), estos activos estaban en
desuso, para desechar, o reparar; lo anterior se contrapone a lo dispuesto en el Manual
Procedimientos2 en la actividad Nº 4 del Capítulo V, “Administración de Activos en desuso”,
el cual establece lo siguiente: (Ver Anexo Nº2).
Coteja en el sitio visitado, contra los Formularios F-AB-06 Traslado de Bienes Muebles,
los bienes por recibir, rechazando aquellos que no cuenten con la revisión técnica de
Mantenimiento, Tecnologías de Información, Transportes, y otros, según corresponda a la
naturaleza y uso del activo. (El resaltado no forma parte del original)
Al respecto, es importante indicar que el 15 de agosto del 2014, mediante la aprobación del
Manual de procedimientos para el manejo y control de activos Institucionales, se eliminó la
revisión técnica de la Unidad de Mantenimiento, Tecnologías de Información, Transportes y
otros, lo cual es inconveniente, por cuanto dicha responsabilidad recae en el funcionario que
tiene el activo o bien bajo su custodia y responsabilidad, el cual sin conocimiento técnico le
corresponde tomar la decisión del estado y condición del funcionamiento del activo que se
pretende trasladar a la bodega.
Al eliminar las responsabilidades de las unidades competentes de realizar la revisión técnica
a los activos o bienes que se pretenden trasladar a la bodega, existe el riesgo de trasladar
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activos en buen estado y que puedan ser utilizados por otras unidades de la Institución, factor
que puede afectar la utilización eficaz y eficiente de los recursos Institucionales.
2.2
Condiciones físicas de la “Bodega de Activos Desuso” ubicada en Tibás
La “Bodega de Activos en Desuso” ubicada en Tibás, (Foto N°1) almacena los bienes
muebles obsoletos o en mal estado.
Foto N° 1
Entrada Principal
De la verificación a la infraestructura del inmueble se desprenden los siguientes resultados:
a) La bodega, tiene filtraciones de agua en las paredes (Foto N° 2), el techo (Foto N° 3) y
por debajo de la puerta principal (Foto N° 4).
b) El área de la bodega es abierta, lo cual deja expuestos los activos u otros artículos, a
c) terceras personas que ingresan al lugar (Foto N° 5).
d) La bodega no cuenta con un seguro contra incendio por cuanto es arrendada.
Foto N° 2
Foto N° 3
Filtración agua en el
techo
Filtración agua en
las paredes
8
Foto N° 4
Foto N° 5
Implementos escolares
Filtración de agua
entrada principal
Sobre el mantenimiento y reparación de las instalaciones, esta Auditoría no evidenció que el
IMAS estuviera gestionando reparaciones a la misma, ni que haya comunicado al dueño de la
bodega el estado de la infraestructura.
Con el fin de conocer las obligaciones contractuales del alquiler de la bodega de Tibás, se
revisó el contrato Nº 2008-000003-A; firmado por el IMAS con la Empresa Mora y Carballo
S.A desde el 15 de diciembre de 2008; actualmente por un monto mensual de ₡2.916.467,92;
determinándose que las reparaciones por deterioro o desgaste de la bodega le corresponden al
arrendante (dueño de la bodega), según se establece en la cláusula novena que a continuación
se transcribe:
NOVENA: DEL DESTINO. EL I.M.A.S. se obliga a: a) Destinar el local arrendado para uso de
bodega, /c) Cualquier reparación o mejora sólo podrá realizarla si ha sido previamente autorizada
por la ARRENDANTE en forma escrita,…La ARRENDANTE se obliga a: a) Darle
mantenimiento al inmueble que da en arrendamiento, siempre y cuando el deterioro del mismo se
deba al desgaste normal ocasionado por su uso… (El subrayado no es parte del original).
En la conferencia final realizada el 24 de noviembre 2015, el MBA. Ramón Alvarado
Gutierrez, Proveedor Institucional, manifestó que ya se habían efectuado las reparaciones a la
Bodega de Desusos; lo cual fue constatado por esta Auditoría, el día 26 de noviembre del
año en curso que efectivamente el inmueble si mostraba reparaciones, en el techo, en las
paredes y por debajo de la puerta principal, por lo anterior no se emitirán recomendaciones al
respecto.
9
2.3
Almacenamiento de Implementos Escolares en la “Bodega de Activos en Desuso”.
En la visita realizada el día 28 de agosto de 2014 a la “Bodega de Activos en Desuso”, se
observó que el inmueble no sólo se utiliza para almacenar activos en desuso o mal estado, por
cuanto se hallaron, cajas y bolsas plásticas.
En la revisión de las bolsas y cajas (Foto N° 6), está Auditoría constató que las mismas
contenían implementos escolares, tales como: juegos de geometría, borradores, bolsos tipo
salveque, lápices de color, lápices de grafito, lapiceros y cartucheras.
Foto N° 6
Bodega vista en la
parte interna
Respecto de la forma en que estaban almacenados estos artículos se determinó que se
encontraban en lugares en donde se filtraba el agua, también cerca de la entrada principal
(Foto N° 7); así como estibas de cajas en el mezzanine (Foto N° 8), en relación con el
almacenamiento de los lapiceros, se determinó que los mismos se estibaron cerca del techo
quedando expuestos al calor y a la humedad del zinc, esto debido a que la bodega no tiene
cielo raso.
Foto N° 7
Foto N° 8
Implementos
escolares cerca
del techo
Implementos
escolares
10
Con la finalidad de conocer las razones por las cuales se almacenaron estos artículos en esa
bodega se le consultó a la Licda. Inés Villalobos Araya, Profesional Responsable del
Programa de Cuadernos e Implementos Escolares, en ese entonces, quién manifestó lo
siguiente:
Este procedimiento se ha realizado durante varios años sin problemas, pero en el presente año al
sistema SAP se le han realizado muchos ajustes para ponerlos a funcionar de acuerdo a las nuevas
especificaciones, sobre todo el nuevo rol de firmas de autorización, lo cual provocó un atraso en
dichos ingresos de marzo hasta finales de mayo, mes en el que se logró ingresar todos los términos
de referencia, sin embargo únicamente se pudo continuar con los trámites de las órdenes de
compra de los implementos escolares que no requerían ingreso en Mer link (Sic), ya que las
contrataciones de cuadernos y de la bodega, si requerían además continuar los trámites en el
sistema Mer Link (Sic), y lamentablemente, en este nuevo sistema también hubo problemas, entre
otros, con las firmas de autorización,…/Por ser el IMAS actualmente, la institución encargada de
los implementos escolares, se tomó la decisión de almacenar dichos implementos en la bodega de
Tibás, mientras sale el contrato de la bodega de Correos, el acuerdo se tomó en conjunto en
diferentes reuniones que se han realizado alrededor de esta situación, con representantes de las
dependencias involucradas en las contrataciones, de la Subgerencia de Desarrollo Social, la
Subgerencia de Soporte Administrativo, la Proveeduría Institucional y Desarrollo Socioeducativo,
como se manifiesta en los correos adjuntos /…En relación con el tema de la bodega de Tibás, como
le comenté en reunión en nuestra oficina, la decisión de utilizar dicha bodega para almacenar los
implementos escolares, la tomó la Dirección Superior, no tengo información por escrito únicamente
la convocatoria realizada por doña Rosibel para resolver ese problema de almacenaje de los
implementos en una bodega de la institución, a raíz de esa reunión que se llevó a cabo en la oficina
de la Gerente General en ese momento doña Mayra Diaz, en la que estuvieron presentes: Gerardo
Alvarado, Juan Carlos Dengo, Luis Adolfo, Ramón Alvarado, Rosibel Herrera y mi persona,
discutiendo el tema de la bodega, entre otros temas relacionados con el Programa, se acordó que
temporalmente se almacenarían la primera entrega de implementos en la bodega de Tibás, en
tanto se concluyera el contrato de la bodega…(El resaltado no forma parte del original)
Sobre los atrasos indicados por la funcionaria, esta Auditoría revisó los 2 expedientes
electrónicos de las contrataciones de los implementos escolares en el Sistema Unificado
Electrónico de Compras Públicas (MER-LINK); se determinó, que la contratación de Correos
de Costa Rica y la contratación de la Imprenta Nacional se adjudicaron con 8 y 9 días hábiles
de atraso respectivamente, en relación con el plazo establecido en el cartel; sin embargo, no se
localizaron las justificaciones por cuales se dieron los atrasos en el plazo de adjudicación en
los expedientes de las contrataciones señaladas en este informe.
Al realizar la consulta, al Máster Ramón Alvarado Gutierrez, Jefe Área de Proveeduría, sobre
los documentos que contienen las justificaciones de la ampliación en los plazos para la
adjudicación de las 2 contrataciones citadas en el párrafo anterior, manifestó en lo de interés
11
“….no consta ampliación de plazos en el expediente electrónico y el procedimiento de
excepción se gestionó según el detalle abajo descrito, todo enmarcado en adjudicar contando
con los estudios necesarios de la oferta”. Los procedimientos realizados son de excepción. (El
subrayado no es parte del original)
Al respecto, el Reglamento de Contratación Administrativa, establece en los artículos N° 87 y
126, lo siguiente:
Artículo 87. —Plazo para dictar el acto final. El acto final se dictará dentro del plazo máximo
fijado en el cartel, el cual no podrá ser superior al doble del plazo que se otorgó para la
presentación de ofertas, incluyendo en ese cálculo todas las prórrogas que se hubiesen dado. Ese
plazo podrá prorrogarse por un período igual y por una sola vez, siempre y cuando se acrediten
razones de interés público para tomar esa decisión… (El resaltado no corresponde al original)
Artículo 126. —Trámite. La actividad contractual excluida legalmente de los procedimientos
ordinarios de contratación, deberá adaptarse, en lo pertinente, a los principios generales, a los
requisitos previos que correspondan y a las normas generales sobre el cartel y la oferta…(El
resaltado no corresponde al original)
Si bien las contrataciones de la empresa de Correos de Costa Rica y de la Imprenta Nacional
se tramitaron por excepción, esta situación en nuestro criterio no exime al IMAS de elaborar
las justificaciones por los atrasos en las adjudicaciones, según lo establece el Reglamento a
Ley de Contratación Administrativa.
Al respecto, en el informe AUD 015-2012 denominado “INFORME SOBRE LOS
RESULTADOS OBTENIDOS EN EL ESTUDIO SOBRE LA ADQUISICIÓN DE BIENES
Y SERVICIOS EN EL IMAS”, se contempló la situación detectada sobre la justificación que
evidencia los motivos para prorrogar esos plazos.
Adicionalmente, en el Informe (AUD 015-2012) citado anteriormente, sobre el particular se
recomendó lo siguiente:
“4.3.1 Dejar evidencia en los respectivos expedientes de cada Contratación Directa que
requiera de una prórroga para su adjudicación, de las razones que lo motivan, de conformidad
con lo establecido en el artículo 136, del Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa. (Ver aparte 2.1.2)”.
12
Por lo tanto, la situación descrita por el señor Alvarado Gutiérrez, Jefe de Proveeduría,
evidencia el incumplimiento de la recomendación 4.3.1 del informe AUD. 015-2012.
2.4 Coberturas del seguro contra incendio, para los bienes en desuso.
En la verificación del expediente que contiene las pólizas de seguros de la institución,
denominada “INCENDIO TODO RIESGO COLONES” la cual cubre la mercadería en
eventos tales como: Robo, Incendio y Hurto; se determinó que los activos y bienes
almacenados en la “Bodega de Activos en Desuso”, están asegurados por un monto de
₡3.057.142,00; no obstante, este monto asegurado no cubría el costo total de
₡109.830.932,71, correspondientes a los Implementos Escolares que también estuvieron en la
bodega antes citada.
En visita realizada al Instituto Nacional de Seguros, el día 06 de octubre de 2014, se le
consultó al señor Javier Bonilla, Agente de Seguros, de la Dirección de Cliente Corporativo,
si el IMAS le había informado o había adquirido alguna póliza de seguro para cubrir los
implementos escolares, que se localizaban en la bodega ubicada en Tibás; al respecto, indicó
que “no”.
Sobre el aseguramiento de los implementos escolares, se le consultó al Máster Ramón
Alvarado Gutierrez, Jefe Área de Proveeduría y en respuesta mediante el correo electrónico
del día 11 de setiembre de 2014, respondió lo siguiente: “…Corresponde a la empresa de
servicios de seguridad y vigilancia, la responsabilidad ante hurto o robo, lo cual en caso de
ocurrencia de un hecho, debe ser determinado mediante el procedimiento investigativo
correspondiente.”
Tal como lo indicó el Proveedor Institucional, la responsabilidad del robo o hurto le
corresponde a la empresa de Seguridad, según el contrato de seguridad Nº 2014-000005-O,
del cual se extrae lo siguiente: “…daños y perjuicios, pérdidas o hurtos comprobados en el
área asignada/ sus agentes de seguridad deben/Controlar e inspeccionar el ingreso y salida de
equipos, activos, vehículos y elementos varios durante el horario contratado…” (El subrayado
no corresponde al original)
Sin embargo, los implementos escolares, con un costo total de ₡109.830.932,71, estuvieron
almacenados por un periodo aproximado de dos meses en la bodega que se ubica en Tibás, la
cual carece de un seguro contra incendio.
13
Sobre la custodia de los activos y bienes pertenecientes a la institución, las “Normas de
control interno para el Sector Público” (N-2-2009-CO-DFOE), el punto 4.3 establece lo
siguiente:
Protección y conservación del patrimonio /El jerarca y los titulares subordinados, según sus
competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin
de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los
activos pertenecientes a la institución…
2.5 Otro resultado
En la “Bodega de Activos en Desuso” ingresaron 38 sillas y 2 sofás nuevos, el día 20 de
diciembre de 2013 por un monto total de ¢847.800,00. Con el objeto de verificar el tiempo
que permaneció dicho mobiliario, en la bodega antes citada, se revisó el Formulario F-AB-08
denominado “Distribución de Mobiliario y Equipo de Oficina”, el cual es utilizado por el
Almacén de Suministros, para distribuir los activos asignados a los funcionarios responsables
de las unidades y/o áreas de la institución; no obstante, de un total de 7 formularios revisados
en 4 de ellos, no constaba la fecha de recepción de 36 sillas, esto por cuanto el formulario
omite un espacio en donde se ingrese esa información.
Al respecto, se le consultó al funcionario William Saravia Chinchilla, Encargado del Almacén
de Suministros, a lo cual respondió: “no es costumbre ingresar la fecha de recibido ni
solicitar que se la pongan en el momento de recibir los activos”.
Como sana práctica de control, la falta de este requerimiento limita el conocimiento de
información relevante que permita determinar con certeza la fecha en que fue retirado el
activo del Almacén de Suministros por parte del responsable de la unidad solicitante, lo cual
no es concordante con lo que establece el inciso c), artículo 4.3.1. de las Normas de Control
Interno para el Sector Público establecen en lo referente a la regulación de los activos, que se
debe considerar al menos lo siguiente, el control, registro y custodia de la documentación
asociada a la adquisición, la inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos.
(El subrayado es de la Auditoría)
3. CONCLUSIONES
De conformidad con los resultados obtenidos en el presente estudio, esta Auditoría concluye
lo siguiente:
La normativa vigente de la Institución, no tiene establecido un plazo para que el Técnico en
Proveeduría, incorpore en el sistema informático los traslados, esta situación permitió que se
14
realizaran los movimientos entre las bodegas, días después de ingresado el activo a la bodega
de Tibás. Aunado a lo anterior se evidenció que la bodega también, se utilizó para almacenar
de forma temporal activos nuevos y artículos escolares, a pesar de que está tiene filtraciones
de agua en ciertos puntos de la infraestructura, y que la póliza de seguro adquirida es por un
valor menor al monto total de los implementos escolares que ahí se custodiaron
En cuanto a la empresa Correos de Costa Rica y la Imprenta Nacional, se evidenció que la
Proveeduría, incumplió con lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación
Administrativa, al omitir elaborar las justificaciones respectivas, con las razones por las
cuales se amplió el plazo de adjudicación estipulado en el cartel.
En relación con los traslados de activos y artículos a la “Bodega de Activos en Desuso”
ubicada en Tibás, se detectaron diferencias entre el auxiliar de activos del sistema SAP y la
ubicación física de dos activos, por lo cual es importante que la administración ponga
atención a los controles establecidos para los traslados que se den a la bodega supracitada.
Además, se excluyó la revisión técnica del Manual de Procedimientos para el Control de
Activos Institucionales, elaborado por un conocedor en la materia; no obstante, esta
Auditoría considera importante mantener el diagnóstico, por cuanto es fundamental tener
un criterio del estado definitivo del activo o el bien que se pretende trasladar a la “Bodega
de Activos en Desuso”.
4.
RECOMENDACIONES
Disposiciones Legales sobre recomendaciones
Esta Auditoría Interna respetuosamente se permite recordarle al Lic. Gerardo Alvarado
Blanco, Gerente General y al Mba. Ramón Alvarado Gutiérrez, Jefe Área de Proveeduría que
de conformidad con lo preceptuado por el artículo 36 de la Ley General de Control Interno,
Nº 8292, disponen de diez días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido de este
informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones.
Al respecto, se estima conveniente transcribir a continuación, en lo de interés, lo que disponen
los artículos 12, 36, 38 y 39 de la Ley Nº 8292:
Artículo 12._Deberes del jerarca y los titulares subordinados en el sistema de control interno. En
materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre
otros, los siguientes deberes: /…/c) Analizar e implementar, de inmediato, las observaciones,
recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la
República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que
corresponda./…
15
Artículo 36._ Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría
contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente
manera: /a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir
de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa
de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la
auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del
informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. /b) Con vista de lo anterior,
el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo
de la documentación remitida por el titular subordinado; además deberá ordenar la implantación de
recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular
subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez
días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse
sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene
implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo
conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. /c) El acto en firme será dado a conocer a la
auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.
Artículo 38._ Planteamientos de conflictos ante la Contraloría General de la República.
Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría
interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para
exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto
en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles
siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. /La Contraloría
General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la
auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente
que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el
órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de la República, Nº 7428, de 7 de setiembre de 1994.
Artículo 39._ Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares
subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si
incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales
previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios (...).
AL SUBGERENTE DE SOPORTE ADMINISTRATIVO
4.1 Establecer un plazo perentorio razonable para que se realice el registro de la “BOLETA
DE TRASLADO DE BIENES MUEBLES (F-AB-06)” en el sistema “SAP”. (Ver punto
2.1.1) (Plazo: 2 meses, vence: el 29 de febrero del 2016)
4.2 Gestionar la incorporación en el Manual de Procedimientos para el Manejo y Control de
Activos Institucionales, un procedimiento que solicite previo a trasladar el Equipo de
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Cómputo a la “Bodega de Activos en Desuso” el “Criterio Técnico” por parte de un
conocedor en la materia, dicho criterio debe contener al menos lo siguiente: el diagnóstico,
características del activo, el nombre completo y firma del técnico, fecha de revisión y el sello
de la unidad a la que pertenece el funcionario que realizó el diagnóstico sobre el estado del
activo. (Ver punto 2.1.2) (Plazo: 6 meses, vence: el 30 de junio del 2016)
4.3 Ordenar al Jefe de Proveeduría, disponer las acciones administrativas correspondientes,
con el propósito de que sin excepción, se cumpla la recomendación 4.3.1 del informe AUD.
015-2012, a efecto de evitar verse sometido en el futuro al eventual establecimiento de
responsabilidades. (Ver punto 2.3) (Plazo: 1 mes, vence: el 29 junio del 2016)
AL JEFE DEL ÁREA DE PROVEEDURÍA
4.4 Disponer las acciones administrativas que correspondan, con el propósito de que se
registren en el sistema de información “SAP” los traslados de activos en desuso que se
indican a continuación:
Nº Placa
7393
18893
Descripción
Locker
Abanico
Trasladado por: Área/Unidad
Transportes
Evaluación y Seguimiento de Programas
Fecha Boleta de Traslado
14/02/2014
25/10/2013
(Ver punto 2.1.1.) (Plazo: 1 mes, vence: 29 de enero del 2016)
4.5 Realizar el análisis y valorar la conveniencia de efectuar las gestiones necesarias para
adquirir una póliza de seguro para los activos y bienes nuevos que son almacenados
temporalmente en la “Bodega de Activos en Desuso”, con el fin de proteger y conservar el
patrimonio institucional. (Ver punto 2.4) (Plazo: 2 meses, vence: el 29 de febrero del 2016)
4.6 Incorporar en el formulario F-AB-08 “Distribución de Mobiliario y equipo de oficina”;
un campo para que se indique la “Fecha de recibo”, debajo de la firma del funcionario
responsable del activo o del bien asignado y verificar el cumplimiento de este requisito en los
trámites que se realicen a futuro. (Ver punto 2.5) (Plazo: 1 mes, vence: el 29 de enero del
2016)
4.7 Modificar la “Boleta de Traslado de Bienes Muebles (F-AB-06),” con el propósito que se
consigne en la misma, el estado del bien o activo que se traslada, el nombre, firma y número
de cédula de identidad del titular subordinado. (Ver punto 2.5) (Plazo: 1 mes, vence: el 29 de
enero del 2016)
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Hecho por
Revisado y aprobado por
Lic. Harol. M. Alvarado Cordero
PROFESIONAL EJECUTOR
Licda. Sandra M. Mariño Avendaño
ENCARGADA DE PROCESO
AUDITORIA INTERNA
DICIEMBRE, 2015
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ANEXO Nº1
ACTIVOS REGISTRADOS EN SAP
Nº
Nº
PLACA
Nº
ACTIVO
DESCRIPCIÓN
BODEGA
1
9469
29000380
IMPRESORA
Desuso
2
10036
20000146
RETROPOYECTOR
3
13479
44000085
4
13645
5
FECHA
DE LA
BOLETA
DIAS HÁBILES
TRANSCURRIDOS
10/06/2014
10/02/2014
84
Desuso
24/02/2014
10/02/2014
10
JUEGO DE SALA
Desuso
04/02/2014
23/01/2014
8
24002716
SILLA ERGONOMICA
Desuso
24/02/2014
13/02/2014
7
14393
28000724
CPU
Desuso
10/03/2014
04/03/2014
4
6
14511
29000071
IMPRESORA
Desuso
28/08/2013
05/06/2013
58
7
14594
18000563
TELEFONO
Desuso
21/02/2014
13/02/2014
6
8
15871
31000055
MONITOR
Desuso
04/03/2014
12/02/2014
14
9
15879
31000064
MONITOR
Desuso
24/02/2014
13/02/2014
7
10
15951
31000131
MONITOR
Desuso
14/02/2014
04/02/2014
8
11
15997
31000177
MONITOR
Desuso
03/03/2014
26/01/2014
3
12
16187
24002939
SILLA ERGONOMICA
Desuso
04/03/2014
10/02/2014
16
13
16276
33000025
Desuso
24/02/2014
17/02/2014
5
14
18870
26000191
ABANICO
Desuso
04/03/2014
15/01/2014
34
15
20804
32000035
UPS
Desuso
21/02/2014
14/02/2014
5
PDA MOVILE 5,0
1/
FECHAS DE
REGISTRO S/
SAP
Fuente. Área de Proveeduría
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ANEXO Nº2
DETALLE ACTIVOS/ARTÍCULOS TRASLADADOS SIN "REVISIÓN TÉCNICA"
Nº
Nº PLACA
DESCRIPCIÓN
1
0015
ESCRITORIO
ÁREA/UNIDAD
SOLICITANTE
Transportes
Entregado por:
2
459
ARMARIO
Red de Cuido
3
755
EXTINTOR
Desarrollo Humano
4
1517
SILLA ERGONOMICA
Desconocida
5
2306
SILLA FIJA
Transportes
José
Fernando
Sánchez Campos
6
3534
BIBLIOTECA
Desconocida
Desconocido
7
7393
LOCKER
Transportes
José
Fernando
Sánchez Campos
8
8274
SILLA PLEGABLE
ASIIS
Nunnari
13-02-14
9
8339
SILLA PLEGABLE
ASIIS
Nunnari
13-02-14
10
8677
TELEFONO
Desarrollo
Socio
Productivo y Comunal
Silvanna
Saballos
Silvanna
Saballos
Anyure
Ortega
Umaña
12-02-14
11
10036
RETROPOYECTOR
CIRE
Chaves
10-02-14
12
10632
BANCA
ULDES Sta Cruz
Briceño
22-01-14
13
10932
TELEFONO
Contabilidad
Estrada
13-02-14
14
13479
JUEGO DE SALA
ARDS Alajuela
Herrera
23-01-14
15
13645
SILLA ERGONOMICA
Contabilidad
Marvin
Thomas
Fabiola
Ondoy
Lucrecia
Mora
Ingrid
Espinoza
Lucrecia
Mora
Estrada
13-02-14
16
14594
TELEFONO
Consejo Directivo
17
16187
SILLA ERGONOMICA
Planificación
Institucional
José
Fernando
Sánchez Campos
Isabel
Brenes
Paniagua
José Guido Masís
Masís
Desconocido
FECHA DE
LA BOLETA
14-02-14
14-02-14
Ene-2014
No
fue
localizada
según
correo
del 26/08/2014
14-02-14
No
fue
localizada
según
correo
del 26/08/2014
14-02-14
13-02-14
Marvin
Thomas
Chaves
10-02-14
20
19
16846
TELEFONO
Almacén
de
Suministros
ÁREA/UNIDAD
SOLICITANTE
Desconocida
20
18870
ABANICO
ARDS Brunca
21
18893
ABANICO
22
20804
UPS
Evaluación
Seguimiento
Programas
Presupuesto
23
0300 MC
COFFE MAKER
Contabilidad
24
0467 MC
PERCOLADOR
ARDS Puntarenas
25
663 DEC
ARCHIVO
Empresas Comerciales
26
R-570
MUEBLE DE MADERA
27
R-662
SILLA
28
R-863
29
30
18
Nº
16276
Nº PLACA
PDA MOVILE 5,0
DESCRIPCIÓN
y
de
William
Saravia
Chinchilla
Entregado por:
Vilma
Cerdas
Porras
Roy Vargas Solano
Desconocido
17-02-14
FECHA DE
LA BOLETA
No
fue
localizada
según
correo
del 26/08/2014
15-01-14
25-10-13
Alexander
Porras
Moya
Lucrecia
Estrada
Mora
Roxana
Peña
Bonilla
Robin
Gerardo
Sánchez Carranza
14-02-14
José
Fernando
Sánchez Campos
14-02-14
Bienestar Familiar
Roy Vargas
13-02-14
TELEFONO
Empresas Comerciales
Robin
Gerardo
Sánchez Carranza
28-06-13
S/P
LECTOR DE DISCO
Consejo Directivo
Sin nombre….
13-02-14
S/P
TECLADO
Correspondencia
Gabriela
Quijano
Soto
13-02-14
04-03-14
28-06-13
13-02-14
Fuente: Área de Proveeduría
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