P 1 Definir la necesidad de incluir un documento dentro del sistema

Transcripción

FORMATO DE PROCEDIMIENTOS
LOTERIA DE BOGOTA
VERSION: PRO-332-212-6
AREA: PLANEACIÓN ESTRATEGICA DE NEGOCIOS
1 DE 5
RESPONSABLE: PROFESIONAL DE PLANEACION ESTRATEGICA Y DE NEGOCIOS
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: CONTROL DE DOCUMENTOS
OBJETIVO: Administrar y controlar los listados maestros de la entidad
ALCANCE: Inicia con la definición de necesidades de la documentación para el sistema integrado de gestiíon de la entidad y finaliza con la socialización en todas las dependencias
FLUJOGRAMA
PHV
A
No.
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
TIEMPOS
COMITÉ DE
CALIDAD
PLANEACION
ESTRATEGICA
Y DE
NEGOCIOS
GERENCIA
GENERALSUBGERENCIA
GENERAL SECRETARIA
GENERAL
OTRAS
DEPENDENCIA
S
JEFE DE
UNIDAD DE
RECURSOS
FÍSICOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIV
O RECURSOS
FÍSICOS
JEFE DE
UNIDAD
COMITÉ DE
ARCHIVO
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
INICIO
P
1
Definir la necesidad de
Jefe de Unidadincluir un documento
Oficina o funcionario
dentro del sistema
responsable
integrado de gestión
1d
Documento
H
2
Solicitar la creación,
modificación o
eliminación de
documentos
Jefe de UnidadOficina o funcionario
responsable
1d
Outlook /
memorando
V
3
Verificar y firmar
solicitud
responsable
1d
Outlook /
memorando
H
4
Entregar la solicitud al
Jefe de UnidadRepresentante por la
Dirección y/o Comité de
responsable
Calidad
1d
Outlook /
memorando
V
5
Verificar si es viable la
solicitud
Comité de Calidad
Se analiza que
la solicitud sea
viable con los
requisitos del Documento
Sistema
Integrado
Gestión.
N
NO
5d
SI
H
6
Comunicar al Jefe de
área solicitante, la
Comité de Calidad
razón por la cual no se
acepta
Outlook /
memorando
1d
A
FIN
La solicitud debe anexar el borrador
del documento que se desea crear,
modificar o eliminar
LOTERIA DE BOGOTA
1 DE 5
FLUJOGRAMA
PHV
A
No.
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
TIEMPOS
COMITÉ DE
CALIDAD
PLANEACION
ESTRATEGICA
Y DE
NEGOCIOS
GERENCIA
GENERALSUBGERENCIA
GENERAL SECRETARIA
GENERAL
OTRAS
DEPENDENCIA
S
JEFE DE
UNIDAD DE
RECURSOS
FÍSICOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIV
O RECURSOS
FÍSICOS
JEFE DE
UNIDAD
COMITÉ DE
ARCHIVO
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
A
H
7
Aprobar la solicitud
Comité de Calidad
1d
V
8
Verificar si la solicitud
es para creación de
documento
Profesional
1d
H
9
Elaborar el documento
Profesional
nuevo
3d
V
10
es para modificación
de documento
1d
Acta de Comité
NO
Profesional
SI
1
Documento
NO
A
11
Actualizar el
documento
Profesional
SI
1d
Documento
FIN
V
12
es para eliminación de Profesional
documento
NO
1
1d
SI
H
13
Ingresar a la red y
eliminar el documento
del sistema
Profesional
1d
H
14
Actualizar el Listado
Maestro de
Documentos
Profesional
1d
Listado Maestro
de Documentos
B
Listado Maestro
de Documentos
El documento se actualiza.
LOTERIA DE BOGOTA
1 DE 5
FLUJOGRAMA
PHV
A
No.
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
TIEMPOS
COMITÉ DE
CALIDAD
PLANEACION
ESTRATEGICA
Y DE
NEGOCIOS
GERENCIA
GENERALSUBGERENCIA
GENERAL SECRETARIA
GENERAL
OTRAS
DEPENDENCIA
S
JEFE DE
UNIDAD DE
RECURSOS
FÍSICOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIV
O RECURSOS
FÍSICOS
JEFE DE
UNIDAD
COMITÉ DE
ARCHIVO
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTOS
B
H
15
Archivar copia obsoleta Profesional
Listado Maestro
de Documentos
1d
OBSERVACIONES
El documento original se encuentra
archivado en Planeación
Estratégica y de Negocios, se
identifica como COPIA OBSOLETA
y se archivarlo.
FIN
INICIO
NO
V
16
Revisar el contenido
Jefe de Unidaddel documento nuevo o Oficina o funcionario
modificado
responsable
1
1d
Documento
SI
H
17
Firmar documento
responsable
1d
Documento
H
18
Firmar documento
aprobado
Gerencia General Subgerencia
General -Secretario
General
1d
Documento
H
19
Maestro de
Documentos
H
20
Jefe de UnidadSocializar documento a
toda la entidad
responsable
21
Conservación de
documentos en el
sistema de gestion de Jefe de Unidadunidades de
información que
responsable
contempla los archivos
de la entidad.
H
Profesional
Se verifica que el documento
cumpla con la información
requerida, en caso contrario
devolver a la Oficina de Planeación
para su corrección
De acuerdo a lo definido en el
procedimiento de control de
documentos
Vericar que los
documentos
estan
Listado Maestro
debidamente
de Documentos
actualizados
en el listado
maestro
1d
1d
Intranet
Procedimiento
de Gestión de TRD
Archivo
C
Se socializa a toda la entidad a
través de la intranet
El
procedimiento
para
la
conservación de documentos del
sistema de gestión de unidades de
la
información
se
encuentra
establecido en el procedimiento de
Gestión de Archivo del Manual de
Procesos y Procedimientos que
hace parte del Subsistema Interno
de Gestión Documental y Archivo.
LOTERIA DE BOGOTA
1 DE 5
FLUJOGRAMA
PHV
A
No.
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
22
Conservar las carpetas
con los documentos y Servidores Públicos
registros almacenados
23
Verificar
si
el
documento cumplió el
plazo
de
retención
Servidores Públicos
documental
en
el
archivo de gestión de la
dependencia
24
Organizar
toda
la
documentación
para
enviar
al
Archivo
Central
H
25
Diligenciar el Formato
Unico de Inventario
Documental FRO-0330281-1
H
26
H
27
H
28
H
H
H
Firmar el formato Unico
de
Inventario
Jefe de Unidad
Documental FRO-0330281-1
Llevar al SICA la
documentación
debidamente foliada de
acuerdo con el formato
unico de inventario
documental
Archivar
información
entregada
Auxiliar
Administrativo
TIEMPOS
COMITÉ DE
CALIDAD
PLANEACION
ESTRATEGICA
Y DE
NEGOCIOS
GERENCIA
GENERALSUBGERENCIA
GENERAL SECRETARIA
GENERAL
OTRAS
DEPENDENCIA
S
JEFE DE
UNIDAD DE
RECURSOS
FÍSICOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIV
O RECURSOS
FÍSICOS
JEFE DE
UNIDAD
COMITÉ DE
ARCHIVO
PUNTOS DE
CONTROL
C
2d
Cada área
tiene sus
respectivas
Tablas de
Retención
Documental.
2d
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
Archivo de
Gestión
Los documentos y registros se
conservan en el archivo de gestión
de cada dependencia, de acuerdo
con lo establecido en las Tablas de
Retención Documental.
Tabla de
Retención
Documental
La Tabla de Retención Documental
indica cuánto tiempo se deben
mantener los diferentes tipos de
documentos, cuándo se deben
enviar al SICA y cómo es su
disposición final.
2d
Organizar toda la documentación de
acuerdo a la Tabla de Retención
Documental. En caso de existir
Documentación
documentos en medio magnético se
debe etiquetar y especificar el
contenido.
2d
Organizar toda la documentación de
acuerdo a la Tabla de Retención
Documental. En caso de existir
Documentación
documentos en medio magnético se
debe etiquetar y especificar el
contenido.
2d
Formato FRO0330-281-1
2d
Formato FRO0330-281-1
1d
Carpetas
Auxiliar
Administrativo
1d
CONTROL : 1.
Planilla para
verificar
diariamente la
llegada de
documentación Aplicativo para el
registro y control
de documentos.
Caja de
Caja de
Almacenamient
Almacenamiento
o
H
29
Registrar ingreso de
documentación en el
sistema
H
30
Colocar carpeta dentro
de la caja en la
ubicación topográfica
establecida
Auxiliar
Administrativo
8d
H
31
Registrar ingreso de
documentación en el
sistema
Auxiliar
Administrativo
1d
D
Inventario de
Expedientes
Invetario Excel o
Libro de consulta
En el software se registran datos
generales y su ubicación física en el
archivo (estante, caja).
Planilla
para verificar diariamente la llegada
de documentación -Aplicativo para
el registro y control de documentos.
LOTERIA DE BOGOTA
1 DE 5
FLUJOGRAMA
PHV
A
No.
H
32
Determinar
procedimiento a seguir
Secretario General
para
la disposición
final del documento
33
Verificar
si
los
documentos cumplieron
el plazo de retención en
el archivo central
H
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
TIEMPOS
COMITÉ DE
CALIDAD
PLANEACION
ESTRATEGICA
Y DE
NEGOCIOS
GERENCIA
GENERALSUBGERENCIA
GENERAL SECRETARIA
GENERAL
OTRAS
DEPENDENCIA
S
JEFE DE
UNIDAD DE
RECURSOS
FÍSICOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIV
O RECURSOS
FÍSICOS
JEFE DE
UNIDAD
COMITÉ DE
ARCHIVO
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
D
0,5 d
Memorando
S
Auxiliar
Administrativo
PUNTOS DE
CONTROL
Tabla de
Retención
Documental
2
2d
La Tabla de Retención Documental
indica cuánto tiempo se deben
archivar los diferentes tipos de
documentos y cómo debe ser su
disposición final.
NO
V
34
Conservar documentos.
Fin del procedimiento
Auxiliar
Administrativo
2d
H
35
Aplicar procedimiento
de disposición final
señalado en la Tabla
de
Retención
Documental
Auxiliar
Administrativo
2d
36
Verificar
si
la
disposición
final
establece conservación
total (CT)
Se requiere establecer
conservación total?
Si:
Fin
del
procedimiento
No: Continuar en la
actividad 31
Auxiliar
Administrativo
2d
H
Tabla de
Retención
Documental
FIN
Tabla de
Retención
Documental
2
S
FIN
Tabla de
Retención
Documental
NO
V
37
Archivar
documentación física y
coordinar
la
microfilmación
Auxiliar
Administrativo
2d
H
38
Registrar
información
ubicación
sistema
Auxiliar
Administrativo
2d
Inventario en
Excel
H
39
Archivar
rollos
microfilmado
Auxiliar
Administrativo
2d
Rollos de
Microfilmado
H
40
Verificar
si
la
disposición
final Comité de Archivo
establece Selección (S)
en
la
de
el
de
Si el tiempo de retención del
documento no se ha cumplido de
acuerdo a lo establecido en la Tabla
de Retención Documental se sigue
conservando en el Archivo Central
2d
Documentación/ La Entidad contratará quien realice
microfilmación el proceso de microfilmación
E
TRD
Los rollos se archivan en la
estantería de acuerdo cada área de
la Entidad
LOTERIA DE BOGOTA
1 DE 5
FLUJOGRAMA
PHV
A
No.
DESCRIPCIÓN DE
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
TIEMPOS
PLANEACION
ESTRATEGICA
Y DE
NEGOCIOS
GERENCIA
GENERALSUBGERENCIA
GENERAL SECRETARIA
GENERAL
OTRAS
DEPENDENCIA
S
JEFE DE
UNIDAD DE
RECURSOS
FÍSICOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIV
O RECURSOS
FÍSICOS
PUNTOS DE
CONTROL
DOCUMENTOS
OBSERVACIONES
2d
Memorando
Radicar el Memorando en el SICA
para ser enviado a los integrantes
del Comité de Archivo, el cual está
conformado por: El Secretario
General, la Jefe de la Unidad de
Recursos Físicos, la Jefe de Control
Interno, el Profesional de Sistemas,
el Profesional de Planeación y el
funcionario del SICA.
2d
Acta comité de
archivo TRD
COMITÉ DE
CALIDAD
JEFE DE
UNIDAD
COMITÉ DE
ARCHIVO
E
V
41
Elaborar,
firmar
y
enviar
memorando,
convocando al Comité
de Archivo
V
42
Determinar
conservación
destrucción
de
documentos
H
43
Elaborar,
firmar
y
archivar el acta de
conservación
o Comité de Archivo
destrucción
de
los
documentos o registros
2d
Acta
V
44
Verificar
si
la
disposición
final
establece Eliminación
(E)
Auxiliar
Administrativo
2d
TRD
H
45
Eliminar
documentación
Auxiliar
Administrativo y
Comité de Archivo
1d
P
46
Solicitud de incluir un
documento externo
dentro del sistema
integrado de gestión
responsable
1d
V
47
Verificar si es viable la
solicitud
Si: continue en la
actividad
No: fin
Profesional
5d
Profesional
Secretaria Comité
de Archivo
la
o
Comité de Archivo
los
El acta es firmada por los miembros
del Comité de Archivo
Documentos
FIN
INICIO
H
48
Aprobar la solicitud
H
49
A
50
Correo
electronico /
Menorando
N
Correo
electronico /
Menorando
FIN
SI
1d
Acta de Comité
Jefe de UnidadActualizar Normagrama Oficina o funcionario
responsable
1d
Documento
Maestro de
Documentos
1d
responsable
FIN
ELABORADO POR:
La solicitud debe anexar el
documento externo que se desea
incluir en el sistema integrado de
gestión
REVISADO POR:
El documento se actualiza.
Vericar que los
documentos
Listado Maestro
estan
de Documentos
debidamente
actualizados
en el listado
APROBADO POR:

P 1 Definir la necesidad de incluir un documento dentro del sistema

Transcripción

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