correspondencia lecturas

○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○○
Guía de Lecturas
Correspondencia
y control de
gestión
Modalidad de Educación Abierta
y a Distancia
Adriana de la Rosa Ruiz
Compiladora
Secretaría de Educación Pública
Dirección General de Educación Superior
Escuela Nacional de Biblioteconomía y
Archivonomía
México 1999
Secretaría de Educación Pública
Subsecretaría de Educación Superior e Investigación Científica
Dirección General de Educación Superior
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía
Correspondencia y control de gestión
ISBN 970-18-3089-X
(Serie guías de autoaprendizaje)
Modalidad de Educación Abierta y a Distancia
Impreso en México
Primera impresión 1999
INDICE
7
Presentación.................................................................................................................................
Lécturas para la comprensión de los procedimientos de recepción de la
9
correspondencia de entrada......................................................................................................
Lecturas para la comprensión de los procedimientos de despacho de
9
correspondencia........................................................................................................................
Lecturas para la comprensión de los procedimientos de seguimiento de
9
los asuntos en trámite................................................................................................................
51
Lecturas adicionales..................................................................................................................
PRESENTACIÓN
El conjunto de lecturas que integran este apartado, tiene como
función apoyarte en el estudio de la asignatura.
Los textos han sido seleccionados atendiendo a los criterios
de ACTUALIDAD Y PERTINENCIA, con los cuales se procura
poner a disposición de los estudiantes documentos vigentes,
actualizados y propios del área, mediante los cuales se ofrece la
oportunidad de contrastar la experiencia propia tanto de
aprendizaje como profesional con referentes de instituciones
reales. También se dispone de un objeto de reflexión que posibilita
la profundización en el conocimiento de la Archivística.
Para lograr el máximo aprovechamiento de los textos es
recomendable que ante cada uno de ellos te fijes un PROPÓSITO
DE LECTURA, es decir que puedas responder con claridad a
la pregunta ¿PARA QUÉ VOY A LEER? De modo que pudas
describir si vas a buscar una nueva idea, a comparar lo que ya
sabes, discutir con argumentos las ideas de otros, etc,; como
notarás la mayor claridad en tu propósito, te permite elegir con
mayor precisión los recursos de apoyo a la lectura que emplearás:
como el subrayado, las notas al margen, la lectura rápida, etc.
Un segundo elemento que aumentará tu aprovechamiento de
la lectura es fijarte una TAREA DE ELABORACIÓN, traducida
como respuesta a la pregunta ¿QUÉ VOY A OBTENER DE
ESTA LECTURA? De manera que anticipes con claridad la
tarea que reflejará objetivamente tu lectura, como es la producción
de un resumen, esquema, cuadro sinóptico o un ejemplo del
mismo tipo que la problemática tratada en el texto, con lo que
apoyas tanto tu comprensión como el empleo posterior de los
productos en otro tipo de tareas, como trabajos escolares,
estudio de repaso, glosado de textos, etc.
Con los mejores deseos para tu formación profesional:
ADRIANA DE LA ROSA
7
Lecturas para la comprensión de los procedimientos de
recepción de la correspondencia de entrada. *
Lecturas para la comprensión de los procedimientos de
despacho de correspondencia. *
Lecturas para la comprensión de los procedimientos de
seguimiento de los asuntos en trámite.*
* Estos procedimientos podrás localizarlos, bajo el rubro respectivo en las siguientes tres lecturas.
9
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
La siguiente lectura es un fragmentoextraído del folleto
"LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
EN EL SECTOR PÚBLICO FEDERAL, Guía para su
organización y funcionamiento" publicado por la Dirección
General de Estudios Administrativos, Secretaría de la
Presidencia, México, 1975.
11
1. ORGANIZACIÓN DE LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
El nombre de éstos órganos debe corresponder a su nivel estructural en cada institución.
Genéricamente se les denomina Unidades de Correspondencia y Archivo.
1.1 OBJETIVO
Contribuir al cumplimiento de las metas y funciones de la institución mediante el manejo,
control, preservación y depuración de la documentación oficial, proporcionando
oportunamente la misma a los funcionarios y empleados, para la toma adecuada de
decisiones y la ejecución de los asuntos a su cargo.
1.2 NATURALEZA
Por las funciones que desempeña, es un órgano de servicio para todas las dependencias
de la institución.
1.3 ADSCRIPCION
Es recomendable que el jefe de la Unidad de correspondencia y Archivo dependa del
funcionario que esté encargado al más alto nivel de los sistemas administrativos de
servicio y apoyo comunes a toda la institución.
1.4 FUNCION GENERICA
Planear, dirigir y controlar el manejo, conservación y depuración de los documentos y
expedientes que se produzcan o se procesen en la institución.
1.5 ESTRUCTURA ORGANICA
La Unidad de Correspondencia y Archivo debe organizarse en función de las
características y tamaño de la institución a la cual sirve. Sin embargo, pueden señalarse
los componentes mínimos para integrar las funciones del servicio, conforme al modelo
señalado a continuación:
A. Jefatura
B. Subunidad de Correspondencia
B.1 Correspondencia de Entrada
B.2 Correspondencia de Salida
C. Subunidad de Archivos
C.1 Archivos de Trámite
C.2 Archivos de Transferencia
El número de personal necesario para el desarrollo de las funciones de la Unidad
depende del volumen de trabajo en cada caso. En unidades con un reducido número de
actividades, bastaría con una sola persona al frente de cada una de las subunidades
indicadas para ejecutar sus funciones y, en su caso, una misma persona podría tener a su
cargo el desarrollo de dos o más funciones, siempre que esto no vaya en detrimento de la
eficacia de las mismas.
13
MODELO DE ESTRUCTURA ORGANICA DE UNA UNIDAD DE
CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
JEFATURA
SUBUNIDAD DE
CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA
DE ENTRADA
CORRESPONDENCIA
DE SALIDA
SUBUNIDAD DE
ARCHIVOS
ARCHIVOS DE
TRAMITE
ARCHIVOS DE
TRANSFERENCIA
1.6 FUNCIONES ESPECIFICAS
A. JEFATURA
Planear, dirigir y controlar las actividades que realizan lasa subunidades a su cargo,
asegurando la prestación de un servicio eficiente.
Administrar los recursos humanos, materiales y técnicos que le sean confiados, buscando
su óptimo aprovechamiento.
Analizar con los funcionarios superiores las necesidades de la Unidad a corto, mediano
y largo plazos, en función de los planes y programas de la institución.
Desarrollar los recursos humanos de la Unidad mediante la capacitación y adiestramiento.
Mantener actualizada a la Uniodad en materia de técnicas y equipos de correspondencia
y archivo.
Informar periódicamente a la superioridad acerca de los resultados de sus actividades
y sugerirle recomendaciones para el mejoramiento de los servicios a su cargo.
B. SUBUNIDAD DE CORRESPONDENCIA
Controlar el manejo de la correspondencia de entrada y de salida
Sugerir a la Jefatura de la Unidad las medidas que considere necesarias para mejorar
el servicio.
Informar a la Jefatura acerca de las labores desarrolladas.
B.1 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Recibir, clasificar, registrar, distribuir y controlar la correspondencia destinada a las
diversas dependencias de la institución.
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B.2 CORRESPONDENCIA DE SALIDA
Recibir, despachar y controlar la correspondencia procedente de las diversas
dependencias de la institución.
C. SUBUNIDAD DE ARCHIVOS
Controlar la documentación que reciba de la Subunidad de Correspondencia, así como
la que produzca la dependencia tramitadora a la que preste servicio.
Controlar los expedientes de trámite y transferencia.
Sugerir a la Jefatura de la Unidad las medidas que considere necesarias para mejorar
el servicio.
Informar a la Jefatura de la Unidad acerca de las labores desarrolladas.
C.1 ARCHIVOS DE TRAMITE
Recibir, clasificar, distribuir y controlar los documentos de entrada y salida.
Formar, registrar y prestar los expedientes y realizar el análisis de trámite para mantener
depurado el archivo, mediante la baja de asuntos terminados.
Informar al responsable de la Subunidad de las labores desempeñadas en estos
archivos.
Sugerir al responsable de la SubUnidad las medidas que considere necesarias para
mejorar el servicio.
C.2 ARCHIVOS DE TRANSFERENCIA
Recibir, clasificar, controlar y prestar los expedientes transferidos.
Consumar su baja al término de los plazos.
Informar al responsable de la Subunidad de las labores desempeñadas en estos
archivos.
Sugerir al responsable de la SubUnidad las medidas que considere necesarias para
mejorar el servicio.
2. FUNCIONAMIENTO
El funcionamiento de la Unidad de Correspondencia y Archivo comprende, para cada
Subunidad, las fases descritas a continuación :
2.1 CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Está constituida por los documentos que se reciben en la Subunidad de Correspondencia,
destinados a las dependencias de la institución y comprende las siguientes etapas:
2.1.1 RECEPCION
Para los efectos de esta guía, se considera que el procedimiento de recepción de
correspondencia de entrada se inicia con la revisión de los documentos capatados,
verificando que:
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Los documentos estén dirigidos a la institución.
El asunto de que se trate competa a la institución.
Los documentos estén firmados o autorizados con huella digital.
Si se menciona la remisión de anexos, cerciorarse de que éstos vengan completos ; en
caso contrario, hacer reclamación inmediata al remitente en forma verbal o por escrito,
según sea el caso.
Después de revisada la correspondencia de entrada, debe marcarse con el sello de la
Subunidad para señalar la fecha de recepción, lo que constituye la primera etapa del control
de los documentos.
2.1.2 CLASIFICACION
Consiste en anotar en los documentos el símbolo que identifica a la dependencia a la
cual van a ser turnados.
2.1.3 REGISTRO
Es el asentar los datos principales de identificación de los documentos que se reciben
en los formularios establecidos para este fin.
Los datos que deben asentarse son los siguientes:
- Fecha de recepción.
- Características de la dependencia destinataria.
- Número de registro
- Datos del origen del documento (nombre y domicilio del remitente, fecha y número de
origen en su caso).
2.1.4 DISTRIBUCION
Es la operación por la cual la Subunidad de Correspondencia entrega los documentos
a las distintas dependencias y recaba el correspondiente acuse de recibo.
2.1.5 DEVOLUCION
Cuando algún documento está mal dirigido y no sea de la competencia de la institución,
será devuelto a su origen, una vez agotada la investigación del caso.
2.1.6 CONTROL
Es la vigilancia que se establece sobre los documentos de entrada en al Subunidad de
Correspondencia, hasta que se entregan a las dependencias destinatarias junto con los
elementos que permitirán continuar dicho control, para supervisar y delimitar las
responsabilidades correspondientes en el proceso general del trámite.
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2.2 CORRESPONDENCIA DE SALIDA
Está constituida por los documentos que se reciben en la Subunidad de Correspondencia,
procedentes de las dependencias de la institución, para ser despachados a su destino. Su
manejo queda comprendido en el siguiente procedimiento:
2.2.1 RECEPCION
El primer paso consiste en verificar que:
- Los documentos estén formulados en papel oficial de la institución.
- Estén firmados autográficamente tanto los originales como las copias para destinatarios
adicionales.
- Tengan los anexos que se citen en los mismos.
- Se presente cada original con el número de copias establecido por la dependencia.
- Los datos del destinatario estén en forma correcta y completa.
- Cada documento tenga número de oficio o registro de salida y fecha.
- Reúnan cualquier otro requisito que considere necesario establecer específicamente
cada institución.
Una vez revisada la documentación, se otorga constancia de recibo en una copia de
cada documento, la cual certifica a la dependencia de origen haberlo recibido para ser
despachado, con lo que adquiere la responsabilidad de su envío.
2.2.2 DESPACHO
Es el conjunto de operaciones que permiten hacer llegar los documentos a los canales
de envío, debidamente controlados.
Las operaciones a seguir son:
- Clasificar por vía de despacho (entrega directa, correo, telégrafo, intercambio
gubernamental, paquetería y otros medios).
- Rotular los sobres.
- Guardar en sus sobres los documentos que lo ameriten, previa verificación de los datos
del destinatario.
- Registrar los datos que identifiquen el documento en las facturas que se elaboren según
las vías de despacho.
- Tasar y franquear el derecho postal para la correspondencia que carezca de franquicia.
- Distribuir a las vías de despacho, recabando en la copia de la factura el acuse de recibo
correspondiente.
2.2.3 CONTROL
Archivar las facturas y comprobantes de despacho para constituir el registro de la
correspondencia de salida que permita establecer el control.
Contabilizar los gastos realizados en el despacho de la correspondencia.
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2.3 ARCHIVOS DE TRAMITE
Están constituidos por expedientes o documentos de asuntos que no han sido resueltos
y cuya conservación es necesaria hasta su término. Su funcionamiento requiere de las
etapas siguientes:
2.3.1 RECEPCION DE LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Es la operación mediante la cual las subunidades de archivo reciben la documentación
para trámite en una dependencia.
Para que los documentos sean recibidos deben verificarse los siguientes requisitos:
- Que el asunto de que traten corresponda efectivamente a la dependencia que los
recibe, de lo contrario deben ser devueltos a la Subunidad de Correspondencia.
- Que dichos documentos estén legalizados con la firma del remitente, de lo contrario
deben devolverse a la Subunidad de Correspondencia.
- Comprobar que se reciban los anexos que se citan en el margen o en el texto de las
comunicaciones.
- Confrontar los números de registro de los documentos que se reciben, con los anotados
en la relación, factura o cualquier otro elemento que los ampare.
- Una vez revisados los requisitos indicados, se otorga constancia de recibo.
2.3.2 CLASIFICACION Y FORMACION DE EXPEDIENTES
La clasificación consiste en agrupar los documentos relativos a un mismo asunto. Se
lleva acabo mediante la ejecución de las siguientes labores:
- Determinar el asunto, tema o materia de que trata el documento.
- Representar el asunto, tema o materia de que trata con los símbolos correspondientes,
de acuerdo con el sistema establecido.
- Precisar el sujeto del asunto de que trata el documento.
- Investigar si ya existen antecedentes del sujeto precisado, con auxilio de los registros
de expedientes.
- Aplicar al documento el número o el símbolo identificador del expediente.
La formación consiste en hacer la apertura de un expediente cuando al clasificar un
documento los registros de expedientes de un archivo revelan que no existen antecedentes
del asunto que se está clasificando. Se lleva a cabo mediante la ejecución de las siguientes
labores:
- Se asigna al documento el número o el símbolo identificador del expediente que le
corresponda, de acuerdo con el sistema establecido.
- Se asientan los datos que identifican al expediente en los elementos que constituyan
los registros de expedientes.
- Los elementos de registro de los expedientes se pasan a revisión confrontando sus
datos con los que ostenta el documento que originó la apertura.
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- Los elementos que constituyan los registros de expedientes se ordenan conforme al
método establecido.
- Se forma una carpeta por cada expediente abierto, la cual debe contener los datos
asentados en el registro respectivo.
- Las carpetas de los nuevos expedientes se colocan en el lugar que les corresponda,
según el sistema establecido.
2.3.3 DISTRIBUCION INTERNA
Los documentos recibidos en una dependencia, una vez clasificados, son entregados
para trámite conforme a las disposiciones del jefe de la misma, recabando constancia de
la entrega en los elementos de control que se encuentren establecidos, los cuales pasan
a formar el Registro General de la Correspondencia de Entrada.
2.3.4 DESPACHO DE CORRESPONDENCIA DE SALIDA
Las subunidades de Archivo de las dependencias reciben de los tramitadores las
piezas de la correspondencia de salida para ser despachadas, acompañadas de los
antecedentes que dieron origen a aquellas, en su caso ; una vez hecho el descargo de la
constancia de recibo en los elementos de control de las piezas de entrada respectivas, se
procede al despacho conforme a las siguientes operaciones :
Se verifican los elementos constitutivos de las piezas de salida para comprobar lo
siguiente:
- Que los documentos originales, así como las copias al carbón para destinatarios
adicionales, estén firmados autográficamente.
- Que las piezas ostenten los datos relativos al expediente que correspondan.
- Se recomienda que la fecha de salida de las piezas no registre un considerable atraso
en relación con la fecha en que se reciben para ser despachadas.
- Que contengan los anexos que se señalan al margen izquierdo de las piezas, y que
éstas vengan debidamente compaginadas por los tramitadores.
- Que cada pieza esté debidamente identificada con su número de salida, salvo el caso
en que esta labor deba hacerse en el Archivo.
Hecho lo anterior, las piezas de salida son entregadas para el despacho a la Subunidad
de Correspondencia, recabando constancia de entrega en una copia de cada comunicación.
2.3.5 CONTROL DE TRAMITE
Las Subunidades de Archivo establecen el control de la correspondencia de entrada
que turnan para trámite, con los elementos que proporciona la Subunidad de
Correspondencia, con objeto de que los documentos sigan su curso normal sin demoras,
extravío y pérdidas, así como para indicar el estado general de la tramitación de los asuntos
en una dependencia, indicando en cualquier momento la cantidad de piezas recibidas,
despachadas y pendientes.
Así mismo, la correspondencia de salida debe quedar debidamente controlada mediante
la conservación de una copia de cada pieza ordenada por número de salida, las que
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constituyen el Registro General de Correspondencia de Salida.
2.3.6 PRESTAMO DE EXPEDIENTES
Es la operación fundamental de todo archivo que consiste en poner a disposición del
tramitador la información contenida en los expedientes y documentos puestos bajo su
custodia, como apoyo para la toma de decisiones.
La documentación que se encuentra bajo la responsabilidad de los archivos sólo es
accesible a las personas que tienen autorización expresa para la consulta, y mediante el
cumplimiento de la reglamentación respectiva en cada caso.
Los expedientes y documentos prestados no deben permanecer fuera del los archivos
más tiempo del señalado en los plazos que se establezcan en cada caso.
2.3.7 ANALISIS DE TRAMITE
Es el conjunto de operaciones que tienen como finalidad mantener depurado un archivo
de trámite, estableciendo un equilibrio entre el flujo de entrada y salida de documentación,
a manera de impedir el congestionamiento por conservación de documentos inútiles que
trastorna la función de cualquier archivo.
La depuración de un archivo de trámite se consigue mediante la ejecución de las
siguientes labores:
BAJA TOTAL DE ASUNTOS TERMINADOS
- Los responsables de los archivos de trámite someten a consideración del jefe de la
dependencia a que están adscritos, la fijación de plazos de conservación para cada tipo
de asunto que maneje la dependencia, una vez que el trámite de los mismos se encuentra
totalmente concluido.
- Dicha propuesta es confrontada con la opinión de los tramitadores de las dependencias,
y como consecuencia se expide una relación o inventario de todos los asuntos que se
manejan, con expresión del plazo que deben conservarse los expedientes respectivos
después de concluido el trámite de los negocios a que se refieren.
- El responsable de la labor de análisis de trámite revisa diariamente los documentos
destinados para guarda en los expedientes, con objeto de precisar cuándo un documento
da por terminado definitivamente el asunto a que se refiere ; retira del archivo activo los
expedientes respectivos, y hace una anotación breve en la carpeta del expediente con el
razonamiento de baja, que suscribe con su rúbrica.
- Con los expedientes así anotados, retira las tarjetas de registro de los catálogos
respectivos, y anota en ellas el mismo razonamiento de baja, suscrito con la rúbrica del
responsable.
- Con las tarjetas así anotadas, se formula una relación o inventario de baja de
expedientes, la cual contiene los siguientes datos en forma de columna: número del
expediente, nombre o título del expediente; cantidad de legajos; motivo de la baja y plazo
de conservación; inventario que será firmado por el empleado que lo formuló, el que lo
revise, el encargado de la labor de análisis de trámite, el jefe del Archivo, el jefe de la
dependencia, y el jefe de la Unidad de Correspondencia y Archivo.
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- Las tarjetas de registro de los expedientes son reintegradas en catálogo para registrar
la baja del expediente.
- Los expedientes dados de baja, junto con el inventario que los ampare, son trasladados
al Archivo de Transferencia, recabando constancia de la entrega en una copia de aquél.
BAJA PARCIAL DE DOCUMENTACION TERMINADA O INUTIL
- Con base en la relación de plazos de conservación de documentos, los archivos de
trámite pueden hacer traslados de documentación voluminosa, aunque el asunto a que se
refiera no esté totalmente concluido, pero que corresponda a épocas atrasadas y por lo
mismo puede considerarse terminada o sin utilidad.
- Para el traslado de esta documentación, se formula también un inventario semejante
al de expedientes terminados y se anotan las tarjetas de registro con la baja parcial del
expediente.
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACION ACTIVA MUY VOLUMINOSA
- Eventualmente los archivos de trámite se ven precisados a transferir documentación
muy voluminosa aunque corresponda a asuntos activos. En estos casos, se forman legajos
con los documentos de fecha más atrasada y se trasladan a transferencia mediante
inventario, haciendo la anotación respectiva en las tarjetas de registro de los expedientes.
- Accesoriamente, los responsables del análisis de trámite vigilan la producción de
documentos en la dependencia a que pertenecen, recomendando la eliminación de todos
los que consideren inútiles o duplicados y vigilan también que, salvo casos especiales y
justificados, se guarde en los expedientes sólo un ejemplar de cada documento.
2.4 ARCHIVOS DE TRANSFERENCIA
Son los que contienen expedientes de asuntos terminados o de escaso movimiento que
han sido retirados de los archivos de trámite de las dependencias, para su guarda, hasta
que venza el plazo de conservación. Su funcionamiento se realiza de la forma siguiente:
2.4.1 RECEPCION DE EXPEDIENTES TERMINADOS
- El Archivo de Transferencia recibe de los archivos de trámite los expedientes que le
envíen, para su conservación temporal, por medio de un inventario en cuya copia da
constancia de recibido, previa confronta.
- Clasifica los expedientes para su localización.
- Coloca los expedientes en el lugar correspondiente.
- En los inventarios debe marcarse el lugar donde queda colocada la documentación,
para su localización posterior.
- Controla los plazos de conservación en un documento donde debe anotarse cada tipo
de documentación, el plazo de vencimiento y su localización, para proceder a su baja
definitiva al prescribir dicho plazo.
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2.4.2 VIGILANCIA DE LOS PLAZOS DE CONSERVACION
La revisión de los plazos debe hacerse en los cinco primeros días de cada mes, para
retirar o dar de baja los expedientes cuyo plazo se haya vencido el mes anterior.
2.4.3 BAJA DE LOS EXPEDIENTES
Los expedientes sustraídos conforme al punto anterior, son puestos a disposición de la
Secretaría del Patrimonio Nacional para su aprovechamiento, previa selección de los
documentos que revistan interés histórico, hecho por personal capacitado para tal fin.
La entrega de los documentos implica el levantamiento de un acta que servirá para
constancia legal.
2.4.4 PRESTAMO DE EXPEDIENTES
Para el préstamo de expedientes, se requiere un procedimiento semejante al de los
archivos de trámite, según las necesidades específicas de cada dependencia.
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○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
La siguiente lectura es un fragmentoextraído del libro
"ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS" autor Mario Jiménex
Rodríguez, México, 1983.
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CORRESPONDENCIA GENERAL
Definición:
Es el proceso de recibir, controlar, distribuir y enviar toda la información escrita,
(cartas, telegramas, oficios, circulares, telex, folletos, revistas, boletines, etc.)
Objetivo:
Mantener el flujo del correo, documentos, expedientes y otros materiales de papel en
sus tres canales principales:
a) Correspondencia de entrada: desde fuera de la institución a la oficina de acción.
b) Correspondencia interna: de oficina a oficina dentro del departamento.
c) Correspondencia de salida: de oficina del departamento a organizaciones fuera de
él.
DIVISION DE LA CORRESPONDENCIA Y SU CONTROL.
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA.
Se denomina así a toda la información dirigida a una Institución por organismos
públicos o privados.
FORMAS DE CONTROL
a) Personal
b) Formal
Listas de Relación
Volantes de Control
La forma de Control denominada «Personal» es muy sencilla: se limita al registro de
la correspondencia de entrada, de acuerdo a las necesidades de información que
requiere cada persona. Ejemplo: La secretaria anota en una libreta diariamente a efecto
de entregarla a su jefe.
El control formal define el proceso que requiere de equipo e impresos, para dar
trámite a la correspondencia de entrada.
Existen dos formatos:
a) La lista de relación
b) El volante de control.
Cuando se utiliza la Lista de Relación se elabora una hoja diariamente, la archivación
de esta hoja es por fecha y número progresivo. Se inicia cada año con una lista nueva
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y el número 001, a efecto de conseguir un mayor control (ver figura).
El Volante de Control consta de original y dos copias (estas copias son de colores,
una verde y una rosa), intercalado entre las copias se encuentra el papel carbón (ver
figura).
Por cada pieza que se reciba se llena un volante de control, el cual nos ayudará a
cubrir los pasos siguientes:
a) Los volantes originales y copia verde, se engrapan al documento, de tal forma que
siempre la carta «viaja» con éstos.
b) La copia rosa del volante, se archiva en la Unidad de Correspondencia por estricto
orden alfabético de instituciones o personas, así si se solicitan datos sobre determinado
documento, se va a la letra correspondiente y se localiza el control con todos los datos
referentes al documento.
c) Cuando el documento regresa al archivo, se destruye la copia rosa del volante y
es substituida por la copia verde en la cual se anota la fecha de archivación, depositándola
en el lugar de ésta.
d) El documento se archivará en la clasificación que se le había asignado antes del
trámite, junto con el volante original, o en su defecto, podrá enviarse este volante al
responsable del trámite, lo que agilizará el préstamo y consulta de los expedientes
cuando una persona llegue a solicitar algún asunto donde él intervino.
De lo anterior, se desprende que la utilización de cualquiera de los formatos,
dependerá de la cantidad de documentos que se reciban.
En el caso de emplear el Volante de Control, la localización de la documentación se
agiliza enormemente, pues el volante rosa (etapa de trámite) y el volante verde (etapa
de terminado el trámite) siempre se ordenan alfabéticamente.
En el caso de emplear la Lista de Relación hay que buscar en cada hoja la
información solicitada.
Ambos formatos presentan la misma característica; y su utilización dependerá del
volumen de documentos que se reciben en la Unidad de Correspondencia.
Se recomienda utilizar la lista de relación cuando las piezas de correspondencia
recibidas por día no exceden de un número mayo de 100, rebasado este límite se
aconseja poner en práctica el Volante de Control.
Las columnas o casilleros de ambos formatos serán los siguientes:
1) Folio:
Es el número progresivo que se asigna a cada pieza de la correspondencia
de entrada.
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2) Procedencia:
Determina el lugar de elaboración de la correspondencia.
3) Asunto:
Es una breve descripción del contenido del documento.
4) Clasificación:
Es un número que asignamos a la documentación y que también aparecerá
(una vez que se termine el trámite de un documento) en la ceja del expediente
donde se archivará la información. Es importante aclarar, que la clasificación se
asigna en la unidad de archivo, antes de distribuir la correspondencia, esto
permitirá ahorrar tiempo cuando el ejecutivo o funcionario solicita los antecedentes
de un asunto y facilita la archivación cuando se envía al archivo. Cuando esto no
sucede, se duplica el tiempo de solicitud de antecedentes y de archivación,
porque en ambos casos hay que localizar el número del expediente para
recuperar la información o guardar en él la documentación respectiva. De lo
anterior, se deduce que la documentación debe llegar CLASIFICADA al funcionario
que le dará trámite. La clasificación se anota en el extremo derecho de la carta
y a lápiz.
5) Responsable del Trámite:
La persona encargada de dar trámite a un asunto, deberá firmar o asentar su
nombre en esta columna.
6) Fecha de Archivación:
Una vez que el trámite ha concluido y la correspondencia regresa al archivo
para ser conservada en el expediente respectivo, se anotará la fecha con que se
recibe para su archivación.
7) Observaciones:
Esta casilla se utilizará para la información de las casillas anteriores. Ejemplo:
se podrá anotar el número de anexos que trae la correspondencia; el número del
oficio, si se trata de una institución federal, el número de la guía con que se recibe,
si es que la correspondencia fue enviada a través de línea aérea, de autobús o
por barco y el número con que viaja la carta, en caso de estar certificada o
registrada, si su carácter es urgente, confidencial, personal, etc.
8) Número de la Lista de Relación
o Volante del Control:
La Lista de Relación y el Volante de Control deberá llevar un número impreso
consecutivo para su ordenación y guarda.
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LISTA DE RELACIÓN
RELACIÓN GENERAL DE CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
DEL DÍA__13__DE FEBRERO___DE 19_83__
FOLIO
PROCEDENCIA
yAsunto
Fecha
CLASIF Responsable del
trámite
Archivación
718
PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA
C-321
José Hernández
719
Invitación a los X Juegos
Culturales de la Revolución
AERONAVES DE MÉXICO
Relación de facturas para
su pago.
A-467
Silvia Cordero
720
etc.
etc.
No. 001
HOJA 3/4
OBSERVACIONES
Se envía oficio No. 42 Con
cheque 5612 de Bancomer
por el total de las facturas
enviadas.
20 Feb
VOLANTE DE CONTROL
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN
VOLANTE DE CONTROL
NO.
341
PROCEDENCIA:______________________________________
ASUNTO:
CLASIFICACION
RESPONSABLE DEL TRAMITE
FECHA DE
ARCHIVACION
OBSERVACIONES:
ORIGINAL
VERDE
ROSA
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CORRESPONDENCIA DE ENTRADA CON VOLANTE DE CONTROL
29
ETAPA DE TRAMITACIÓN
ORIGINAL
ORIGINAL
VERDE
VERDE
ROSA
ROSA
DOCUMENTO
DOCUMENTO
VOLANTE DE LA
DOCUMENTACION RECIBIDA
VOLANTE DE CONTROL
SE LLENAN LAS CASILLAS:
FOLIO, PROCEDENCIA, ASUNTO,
CLASIFICACION Y OBSERVACIONES
SI LAS HAY.
DESPUES DE QUE NOS FIRMAN D
RECIBIDA LA DOCUMENTACIO
EN EL VOLANTE ROSA, ESTE
ARCHIVA ALFABETICAMENTE.
SE LE ENGRAPAN LOS VOLANTES
CON LOS CUALES VIAJARA HASTA EL
FINAL DEL TRAMITE
ETAPA DE ARCHIVACIÓN
COPIA DE
CONTESTACION
VERDE
OR
RIGINAL
ORIGINAL
VERDE
DOCUMENTO
D
DOCUMENTO
CON
SUSU
OCUMENTO
CON
ORIGINAL
Y COPIA
DEDE
RIGINAL
Y COPIA
CONTESTACIÓN
Y SUS
ONTESTACION
Y SUS
VOLANTES
DEDE
CONTROL
LANTES
CONTROL
COPIA DE
CONTESTACION
ORIGINAL DE
CONTESTACION
ROSA
DOCUMENTO
SE LLENA LA CASILLA DE
ARCHIVACION DEL VOLANTE
VERDE Y SE INTERCAMBIA POR
EL ROSA. ESTE ULTIMO PUEDE
DEVOLVERSE A LA PERSONA
QUE REALIZO EL TRAMITE O
DESTRUIRSE
EL DOCUMENTO Y VOLANTE
ORIGINALES, ASI COMO LA
COPIA DE CONTESTACION SE
ARCHIVARAN EN EL
EXPEDIENTE A QUE
CORRESPONDAN
ORIGINAL DE
CONTESTACION
SE TURNA A LA UNIDA
DE CORRESPONDENC
DE SALIDA PARA SU
REGISTRO, TRAMITE
ENTREGA.
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA CON LISTA DE RELACIÓN
ETAPA DE TRAMITACIÓN
30
_______
054 ___X 21
_____
_____
002
__
__
1
054
2
X-21
_________
_________
____
002
3
054
X-21
___________
___________
______
-----
----LISTA DE RELACION
LISTA DE RELACION
DOCUMENTO
SE LLENA CON LOS DATOS DEL
DOCUMENTO, FOLIO,
PROCEDENCIA, ASUNTO,
CLASIFICACION, RESPONSABLE
DEL TRAMITE Y OBSERVACIONES
SI LAS HAY.
CUMENTO
A
SE LE ANOTA EL NUMERO DE
FOLIO 054 Y LA CLASIFICACION
DEL ASUNTO TRATADO
(SUPONGAMOS QUE ES LA X-21 )
DESPUES DE QUE NOS FIRMAN
DE RECIBIDO EL DOCUMENTO,
SE ARCHIVA LA LISTA POR EL
NUMERO PROGRESIVO ( 002 )
ETAPA DE ARCHIVACIÓN
COPIA DE LA
CONTESTACION
ORIGINAL DE LA
CONTESTACION
4
054 ___X 21
_____
_____
___________
___________
______
002
054
X-21
24-III-80
5
OBSERVACIONES:
SE ESTA SUPONIENDO QUE LA LISTA DE
RELACION ES LA NUMERO 002, ES DECIR
LISTA DE RELACION NUMERO 001 YA
ESTABA LLENA Y COMPRENDIA LOS DA
Y FOLIOS DE 53 CARTAS.
----LISTA DE RELACION
EL DOCUMENTO Y SU COPIA DE
CONTESTACION SE ARCHIVAN EN EL
EXPEDIENTE X21. EL ORIGINAL DE
CONTESTACION SE TURNA A ALA
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DE
SALIDA PARA SU TRAMITE
SE ANOTA LA FECHA DE
ARCHIVACION DEL
DOCUMENTO 054
DEBE UTILIZARSE LA LISTA DE RELACIO
CUANDO LA CORRESPONDENCIA NO
EXCEDA DE 100 DOCUMENTOS AL DIA.
EL DOCUMENTO ORIGINAL DE
CONTESTACION SE ENVIA A LA UNIDAD
CORRESPONDENCIA DE SALIDA PARA SU
REGISTRO Y ENTREGA.
RECOMENDACIONES PARA UN BUEN MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA.
Podemos afirmar que la correspondencia es el eje para el flujo correcto del trabajo en un
departamento. Su manejo requiere rapidez, precisión, paciencia, y cooperación dentro y fuera
de la Unidad. Por lo mismo es importante tomar en cuenta las medidas siguientes:
a) Abrir toda la correspondencia, excepto la que sea personal o confidencial; estas últimas
se recomienda no relacionarlas (registrarlas) pues se desconoce el asunto.
b) Engrapar el sobre atrás de la carta (no utilizar clips).
c) El folio que le correspondencia la carta, anotarlo con lápiz color rojo y la clasificación con
lápiz común. En caso de que se utilicen los Volantes de Control, el número de la carta y
el número del volante de control deberán ser los mismos. Cuando se utilicen las Listas de
Relación, cada carta llevará el número de folio con que se ha registrado en esta lista.
d) Verificar al final, contra los números de su relación (folios) o de sus Volantes de Control,
que sean los mismos en cantidad a las cartas que se proponen entregar a cada una de las
oficinas. Ejemplo : Si el día 3 de enero se reciben 50 cartas y su folio es 001, se tendrán
registrados 50 números y 50 documentos.
e) Cerciorarse que en la Lista o en el Volante de Control no existan errores ortográficos.
f) Indicar a la persona encargada de registrar la correspondencia que escriba con mayúscula
compacta el nombre de procedencia de la carta y con minúscula el extracto del asunto
(excepto la letra inicial que es mayúscula). Ejemplo:
DEPARTAMENTO DEL D.F.
Envían relación de vehículos de limpieza.
g) En caso de recibir correspondencia en idioma extranjero, anotar después del Remitente,
que el documento está escrito o redactado en tal o cual idioma. Ejemplo:
UNIVERSITY OF CALIFORNIA (USA)
Documento en inglés.
h) Anotar el número de anexos que puede traer la correspondencia.
i) Elaborar la Lista de Relación en hojas tamaño oficio y los Volantes de Control en hojas
tamaño carta.
j) Empezar cada año con una nueva numeración tanto en los folios de la Lista de Relación
como en los Volantes.
k) No registrar correspondencia personal o comercial (folletería, propaganda).
l) Si los documentos serán archivados en orden alfabético debe utilizarse el formato que no
cuenta con el casillero de CLASIFICACION; en caso contrario, en que los documentos se
dispongan bajo cualquier sistema indirecto de clasificación, deberá relacionarse
la correspondencia en un formato que contenga el casillero de CLASIFICACION.
m) En el caso de los sistemas de clasificación directos, cuando el documento regrese
31
para su archivación, se subrayará la letra guía del título bajo la cual se archivará;
actividad que de no hacerse supondrá que el documento sigue en trámite. Esto
mismo sucede en los sistemas de clasificación indirectos, donde el color del
Volante indica la etapa en que se encuentra el documento, por lo cual cuando
regresa éste para ser archivado, se colocará en la clasificación que le asignó el
personal de la Unidad de Correspondencia de Entrada.
n) No poner en marcha ningún sistema de correspondencia si no se cuenta con los
recursos humanos, técnicos y financieros que respalden los objetivos de
organización de la misma. Ni tampoco si no se ha comprobado, aunque sea a
menor escala, un sistema propuesto.
32
CORRESPONDENCIA DE ENTRADA.
DISTRIBUCION DE LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA
Una vez que la correspondencia ha sido cuidadosamente registrada, el jefe de
Unidad de Correspondencia y Archivo, designará a la persona encargada de entregar
la documentación en cada una de las oficinas o departamento de la Institución, para el
trámite correspondiente, recabando la firma de responsabilidad de la carta en la
columna «Responsable del Trámite» de la Lista de Relación o del Volante de Control.
La persona encargada de distribuir la documentación debe conocer la organización
de una Institución como es:
a) Organización General de la Institución (manuales de organización).
b) Funciones de cada una de las Subdirecciones o Gerencias Generales y sus
respectivos Departamentos u oficinas (manuales de procedimientos).
c) El tipo de documentación que se maneja en cada área.
El conocimiento de lo anterior le permitirá entregar la documentación precisamente
en donde se le dará trámite, evitando la devolución del documento a la Unidad de
Correspondencia.
Además del conocimiento de la Institución o Empresa, esta persona debe tener una
buena preparación en Relaciones Humanas para soluciones adecuadamente los
problemas que se presentan cuando por error se entrega una documentación equivocada.
Ejemplo: El distribuidor entrega 60 cartas en diversos departamentos, cuando
regresa al archivo solo tiene firmadas 59 de ellas, tendrá que regresar a investigar
donde entregó la carta que no tiene firma. Si él no cuenta con buenas relaciones
humanas, todas las personas que recibieron correspondencia se negarán a ayudarle en
esta tarea. Imagínese que la Unidad de Correspondencia reciba 700 cartas diarias,
tendrá que buscar en los 20 ó 30 departamentos de la Institución.
ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA TRAMITADA Y LA CORRESPONDENCIA
DE SALIDA.
Se ha hablado del trámite que se efectúa desde que se recibe la información hasta
su distribución, ahora nos dedicaremos al procedimiento que sigue la correspondencia
que ha sido tramitada y contestada.
Cuando la Unidad de Correspondencia recibe el documento para su archivación y
guarda en el expediente respectivo, se deben observar las siguientes reglas:
a) Anotar en la Lista de Relación o Volante de Control la fecha con que regresó a la
Unidad de Correspondencia el documento (fecha de Archivación).
b) Cuando el documento venga acompañado del original de contestación y 2 copias,
una copia se archivará con el documento que motivó la respuesta.
c) El original de contestación se enviará a la Institución remitente y con la otra copia
se formulará el minutario de correspondencia de salida previo registro. También
esta copia puede servirnos como «acuse de recibo», cuando la carta es enviada
por mensajero.
33
CORRESPONDENCIA DE SALIDA
Se define como Correspondencia de Salida a toda la información que envían los
Departamentos de una organización a través de su Unidad de Correspondencia. Este
tipo de correspondencia también tendrá que registrarse como sucedió con la de
Entrada, su trámite es más sencillo.
El registro de la Correspondencia de Salida se efectúa por medio de una lista de
relación que contiene las columnas siguientes:
1) Folio:
Es el número que se le a cada pieza que se va a enviar, este número aparece en la
carta de contestación, en las 2 copias y en el sobre de la misma.
2) Destinatario:
Es el nombre completo de la persona, Institución o Razón Social a quien se envía la
comunicación así cono la ciudad, población y código postal.
3) Clasificación:
Se anotará la clave del expediente donde existe la copia de la documentación enviada
y sus antecedentes.
4) Servicio:
Es el tipo de servicio que se utiliza para enviar la correspondencia: autobús, avión,
correo, entrega directa, etc.
5) Costo:
Es el importe devengado por cada pieza de la correspondencia.
6) Observaciones:
Esta columna se utiliza para asentar los nombres o las firmas del personal que se
encargará de dar los servicios especializados como: correo certificado, entrega directa,
o bien para anotar los números de guía que se proporcionan en los servicios de avión,
autobús, agentes aduanales, FF.CC., etc.
34
RELACIÓN PARA CORRESPONDENCIA DE SALIDA
NOMBRE DE LA
INSTITUCION
FOLIO
CONTROL DE LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA
DEL DIA ______MES_____________AÑO_____
DESTINATARIO
CLASIF
SERVICIO
COSTO
No,
OBSERVACIONES
35
RECOMENDACIONES PARA UN BUEN MANEJO DE LA CORRESPONDENCIA DE
SALIDA.
a) El correo de salida debe separarse según su clase en grupos específicos, tales como
correo aéreo, correo certificado, por provincias, por ciudades, para entrega local, etc.
b) Los servicios especiales como correo aéreo, entrega inmediata y correo certificado,
solamente deben usarse cuando haya una necesidad real.
c) Deben usarse «sobres de ventana» siempre que sea factible. Reduce el costo de la
carta individual ya que no necesita rotularse.
d) Todos los comprobantes que entreguen las casas intermediarias deberán engraparse
a efecto de conseguir el control total de la información, atrás de la «Relación de
Correspondencia de Salida» a la que pertenecen.
COSTOS DE LA CORRESPONDENCIA.
La correspondencia General es un factor importante en nuestra sociedad desde muchos
puntos de vista: comercial, social y económico. Los costos de la correspondencia se
reflejan parcialmente en los componentes normales de papel, en el tiempo invertido en la
composición, mecanografía, lectura, comprensión, firma y envío.
El costo total incluye no solamente los factores arriba mencionados sino también el
manejo físico del correo desde y dentro de los Departamentos, Agencias y Oficinas.
Los costos incurridos por el Departamento de Correspondencia en el procesamiento del
correo, pueden reducirse si las oficinas de las Instituciones preparan su correo saliente de
manera que se llenen los requisitos del Departamento de Correspondencia.
CORRESPONDENCIA INTERNA.
Está constituida por todos los oficios, cartas, circulares, memoranda, etc. que se
intercambian los Departamentos, Oficinas o secciones entre sí de una Institución.
Este tipo de correspondencia es fácil de organizar por la sencilla razón de que el trámite
se efectúa dentro de la Institución; enviando los documentos a través de la Unidad de
Correspondencia o, la Oficina que emite el documento lo entrega directamente a la oficina
que le dará trámite.
En el primer caso se realizan los pasos siguientes:
Oficina emisora del documento:
1° Entrega Original y dos copias del documento en la Unidad de Correspondencia.
2° Recaba en una copia el sello de esta Unidad.
3° Archiva la copia en el expediente respectivo.
36
Unidad de Correspondencia:
1° Recibe el original y dos copias del documento.
2° Sella con el reloj fechador los tres documentos.
3° Regresa una copia sellada a la oficina emisora.
4° El original lo entrega a la Oficina a quien va dirigido el documento, recabando
simultáneamente en la copia del documento la firma de esta Oficina.
5° Archiva la copia del documento en el minutario de correspondencia interna.
6° Optativamente puede darle un número progresivo si lo desea.
En el segundo caso, la oficina emisora del documento lo entrega directamente a la oficina
receptora correspondiente, recabando la firma de ésta última en la copia del documento y
entregándole el documento original. Aquí se ahorra una copia.
En algunas ocasiones, se puede prescindir de las copias y la Unidad de Correspondencia
o la Oficina Emisora elaborarán una lista de relación de Correspondencia Interna, teniendo,
además de la fecha, las casillas siguientes: Oficina Emisora, Asunto, Oficina Receptora.
37
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
La siguiente lectura es un fragmento del manual «ARCHIVO Y
CORRESPONDENCIA, documentos técnicos» cuyo desarrollo
y coordinación editorial estuvo a cargo de Alicia Barnard
Amozorrutia, Dirección General de Recursos Materiales y
Servicios Generales, Centro de Documentación Institucional,
Secretaría de Salud, México 1996.
39
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA
INTRODUCCION
El instructivo para el manual de Archivos y Correspondencia se ha elaborado con el
propósito de establecer los mecanismos mínimos para optimizar el control y acceso
oportuno a documentos y expedientes en las unidades administrativas de la Secretaría de
Salud.
El instructivo está integrado por cinco procesos básicos:
* Recepción de correspondencia
* Seguimiento de asuntos en trámite
* Correspondencia de salida
* Integración de expedientes y archivo
* Transferencias primarias
Los procesos son semejantes a los establecidos en los manuales de procedimientos
vigentes a los cuales se han incorporado actividades que por su importancia en el manejo
documental deben observarse. Idealmente, los procesos deberían desarrollarse o
coordinarse a través de la Unidad de Documentación en Trámite (UDT) o similar (control
de gestión, archivo y correspondencia, oficialía de partes); sin embargo, cuando ello no es
posible, éstos podrán realizarse en las diferentes áreas de la unidad administrativa, con la
excepción de aquellos en donde se indica que corresponden a la UDT o similar.
Cuando la unidad administrativa así lo requiere, se establecerán UDT’s en cada
dirección de área, coordinación administrativa y secretaría particular. De ser así, una de
éstas se encargará de la coordinación del resto.
El uso de programas de cómputo para el control, de gestión y desahogo de asuntos es
de gran utilidad en el manejo de correspondencia y archivo y, aunque en su mayoría
atienden a los procesos de recepción, seguimiento y salida de correspondencia, su
eficacia en los procesos de integración de expedientes y archivo y de transferencias
primarias se verá incrementada al incorporar a los catálogos del programa en uso, el
Cuadro Básico de Clasificación y Disposición Documental de la Secretaría de Salud. Para
ello, será preciso tomar en cuenta lo anterior, a fin de que los procesos incluidos en este
instructivo sean instrumentados en forma integral, de tal manera que faciliten el control
documental desde su recepción o generación hasta su disposición final.
Por otra parte, con la salvedad del formato IVDT-1 que se ha incluido para uso en el
proceso de transferencias primarias, solamente se indica la información básica que
deberán contener otras formas de control. Lo anterior, debido a que éstas se encuentran
en los manuales de procedimientos vigentes y a la diversidad de formatos que han
41
desarrollado las unidades administrativas, derivado del uso de programas de cómputo. En
este caso, será más importante que los formatos cuenten con la información básica, sin
importar su forma o diseño.
También, cuando así corresponde, se han incluido en cada proceso lineamientos para
el uso de los servicios de la Unidad Central de Correspondencia y la Unidad de Archivo de
Concentración, áreas dependientes del Centro de Documentación Institucional.
Los procesos del instructivo podrán ser adoptados por los servicios estatales de salud
en entidades federativas. Siempre y cuando no sean contrarios a la normatividad o
legislación estatal vigente. Para su instrumentación, el servicio de salud en el estado o el
organismo descentralizado podrá solicitar la asesoría y capacitación a la Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales, cuando así se considere
conveniente.
En la instrumentación de procesos en unidades administrativas del nivel central y
desconcentrado por función, la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios
Generales, a través del Centro de Documentación Institucional, establecerá los mecanismos
de asesoría y capacitación, así como los necesarios para supervisión y evaluación de los
mismos
42
I
RECEPCION DE CORRESPONDENCIA
(proceso exclusivo de UDT o similar)
A partir de la recepción de un documento se inicia el trámite de una acción pública, por
lo que del control inicial que se establezca sobre cada pieza documental dependerá la
calidad de atención o servicios que se origine.
La documentación que ingresa a una unidad administrativa de realizarse en forma
centralizada por la UDT o similares, a fin de que exista control único de la documentación
que se recibe en cada unidad administrativa o, en su caso, en cada dirección de área o
coordinación administrativa.
Las actividades básicas en la recepción de la correspondencia son:
1.- En la revisión de la correspondencia se observará:
* Que éste dirigida y sea de la competencia de la unidad administrativa destinataria.
* Que el oficio o comunicación oficial esté firmado.
* Que cuando se hace referencia a anexos, éstos estén completos.
De no cumplirse estas condiciones la correspondencia podrá devolverse, previa
consulta a la autoridad superior.
2.- Registro de la correspondencia que se recibe.
Toda pieza de correspondencia deberá registrarse en ficha o volante de control en
original y dos copias. La ficha de control deberá contener espacios identificados
para el llenado de la siguiente información:
* Identificación de la unidad administrativa destinataria.
* Número consecutivo (folio) de ingreso a la unidad administrativa. Será consecutivo
y se iniciará anualmente en el mes de enero con el 001.
* Fecha de recepción.
* Remitente
* Número y fecha del oficio que se recibe
* Clave y nombre de clasificación
* Asunto
* Indicaciones para su desahogo o trámite
* Fecha de turno al área tramitadora
* Conclusión o desahogo de trámite
3.- La documentación que se recibe deberá ser clasificada conforme al Cuadro Básico
de Clasificación y Disposición Documental de la Secretaría de Salud vigente y
siempre se anotará clave y nombre de la clasificación, a fin de que después de su
gestión se abra el expediente de archivo con la misma clasificación.
4.- La ficha de control en original siempre estará engrapada o adherida al oficio o
43
comunicación que respalda, hasta su desahogo.
5.- El registro de copias dirigidas se hará en su conjunto, en formato único (original y
copia), que deberá contener al menos la siguiente información:
* Identificación de la unidad administrativa receptora
* Fecha de recepción de las copias dirigidas
* Número de oficio
* Procedencia de la copia oficio
* Clasificación (clave y nombre)
* Trámite que se dará a la copia.
6.- Todo sobre o paquete deberá ser abierto en el momento de su recepción para su
revisión y registro; sin embargo, cuando ello no sea posible por ser de carácter
confidencial o personal, se elaborará una relación en original y copia que indique
el remitente, la fecha de recepción y si la pieza es sobre o paquete cerrado.
7.-Una vez concluidos los procesos de revisión y registro de la correspondencia, ésta
será turnada al destinatario o área designada para su trámite.
8.- En la entrega de la correspondencia recibida, el responsable de su recepción
recabará acuse de recibo en la copia 1 de la ficha de control o del formato único de
registro de copias dirigidas, la cual conservará para su control.
9.- En los casos de que este proceso se lleve a cabo a través de medios automatizados
o según lo establezca en la unidad administrativa, el número de copias de la ficha
de control podrá ser reducido o incrementado. El número propuesto se establece
conforme al tratamiento convencional que se da a las piezas documentales para su
control.
44
II
SEGUIMIENTO DE ASUNTOS EN TRAMITE
Pueden existir diferentes modalidades para el seguimiento de asuntos en trámite. Las
actividades que enseguida se presentan corresponden a un modelo convencional que
consiste en el control y seguimiento mediante la instrumentación de una ficha de control de
correspondencia en trámite.
1.- La UDT o área de correspondencia y archivo entrega al funcionario designado para
ello la correspondencia recibida junto con la ficha de control de la correspondencia
en trámite en original y dos copias; recaba acuse de recibo en copia 1 y la conserva
para su seguimiento hasta la conclusión del trámite. El original del volante de trámite
permanecerá adherido al documento recibido hasta su conclusión.
2.- El área o funcionario receptor de la correspondencia revisa y determina las acciones
a seguir. Si se atiende directamente, conserva el documento junto con el original de
la ficha hasta la conclusión del mismo (no utiliza la copia 2 del volante).
3.- Cuando el documento es turnado a otro funcionario para su trámite, asienta
instrucciones en la ficha, lo turna y recaba acuse de recibo en la copia 2 de la ficha
de control de correspondencia en trámite.
4.- Una vez concluido el trámite o acción derivada del documento, si éste fue desarrollado
por un funcionario o área distinta a la que lo recibió inicialmente de la UDT o similar,
anota en el volante de trámite las acciones desarrolladas que dieron conclusión al
trámite y devuelve el documento y ficha original al área que se le turnó, en su caso,
junto con el oficio de respuesta y otro tipo de documentos que se generaron por el
trámite.
5.- El funcionario o área que recibe documentos con asuntos concluidos o que se
encarga directamente del trámite, procederá a someter a firma el oficio de respuesta,
a preparar la correspondencia de salida y a archivar el documento recibido
originalmente junto con los documentos de conclusión. El archivo de documentos
podrá ser responsabilidad directa de cada área o de la UDT según se establezca en
la unidad administrativa.
6.- El original de la ficha de trámite siempre será intercambiado por la copia 1 que
conserva el responsable de correspondencia y archivo a fin de que exista en la UDT
un control sobre asuntos concluidos, esto independientemente del área en donde se
archivan los documentos.
7.- Periódicamente la UDT o área de recepción de correspondencia informará sobre
asuntos pendientes al funcionario que recibe la correspondencia. Esto mediante la
revisión de fichas de control que no han sido intercambiadas.
45
III
CORRESPONDENCIA DE SALIDA
El despacho de la correspondencia implica la elaboración y distribución de documentos
derivados de trámites solicitados a la unidad administrativa o que se relacionen con
gestiones iniciadas por la misma.
La Unidad Central de Correspondencia (UCC) dependiente del Centro de Documentación
Institucional es el área operativa central responsable de la recepción y despacho de
correspondencia de la Dependencia. Para ello cuenta con los siguiente servicios:
* Franqueo exclusivo de correspondencia y paquetería que se despacha a través de
Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX).
* Servicio de mensajería para la distribución de correspondencia que recibe la UCC,
tanto interna como externa.
* Servicio de Intercambio Gubernamental de correspondencia con otras instituciones
del Gobierno Federal que se encuentran integradas al Servicio.
La Unidad Central de Correspondencia se reservará el derecho de devolver la
documentación que no cumpla con los requisitos señalados en el apartado C de este
capítulo. Asimismo, se encargará de que ésta sea distribuida a las unidades destinatarias
en un plazo no mayor de 24 horas, con la excepción de la correspondencia que se recibe
el viernes en la tarde dirigida a unidades administrativas localizadas en domicilios lejanos
a las oficinas sede de la Dependencia.
El Servicio Postal Mexicano recibe correspondencia a las 14:00 hrs., de lunes a viernes,
por lo que toda correspondencia para su envío por este servicio y que se reciba después
de las 13:00 hrs. en la UCC será tramitada al día siguiente, o en lunes cuando se reciba en
viernes por la tarde.
A fin de que los responsables de revisión y despacho de correspondencia puedan
efectuar el proceso en forma adecuada, así como para que el personal responsable de
elaborar correspondencia cuente con elementos que lo apoyen en sus tareas, se establecen
a continuación los elementos básicos para: elaborar oficios o comunicaciones oficiales;
preparar sobres o paquetes que se despachan a través de la UCC; así como las
correspondientes a la UDT o similar para el despacho de correspondencia.
A. Elaboración de oficios y comunicaciones oficiales.
1. Los oficios se elaboran en original y copias dirigidas, además de tres copias no
dirigidas (minutarios, expediente y control de salida). Para control interno es conveniente
que se elabore una copia dirigida al área responsable del desahogo o trámite (fig. 1).
2. El cuadro identificador debe contener el nombre de la unidad administrativa remitente
y área que elabora el oficio (dirección de área, subdirección, departamento, etc.) así
como domicilio completo correspondiente al área que elabora el oficio. También se
dejará el espacio para la impresión del número de folio.
3. En el rubro ASUNTO, se resumirá en un máximo de tres líneas, el contenido del oficio.
Por ningún motivo se utilizarán frases como «EL QUE SE INDICA»
46
4. En cuanto al espacio designado para la fecha, se anotará la ciudad, ejemplo:
«México, D. F. a...», y se deja espacio para imprimir la fecha que será otorgada, junto
con el número de folio de oficio, al dar salida.
5. Los datos del destinatario se anotarán completos nombre, puesto y dirección
completa (calle, número exterior o piso, colonia, código postal y ciudad).
6. Al margen izquierdo del oficio se anotará ANEXOS y la cantidad y tipo, cuando el oficio
así lo indique. Al menos la copia de expediente no dirigida tendrá también los anexos
que correspondan.
7. La firma de un oficio no debe ir al reverso de la página y tampoco aparecerá sin texto
en la hoja 2, en todo caso el texto del documento se redistribuirá en 2 hojas.
8. En las copias dirigidas se proporcionarán los datos completos (nombre, puesto y
domicilio) de la persona a quien se envía la copia.
9. Siglas de identificación. Al final de cada oficio se anotarán las siglas de quien dicta
y firma (mayúsculas) y quien elabora (minúsculas); las siglas de quien elabora y firma
pueden ser varias, según el número de funcionarios que intervengan.
10. En caso de oficios circulares éstos se elaboran en original y tres copias no dirigidas,
además de las dirigidas, sin anotar el destinatario. Posteriormente, se procederá a
fotocopiar el número de circulares necesarias y se rotularán los datos de cada
destinatario.
11. Una vez elaborados los oficios, se elaborará la relación o factura de envío (ver
apartado C de este capítulo).
México D. F. a
original
Cuadro
identificador
Asunto:
anexo
asunto
c.c.p.
Copias
dirigidas
Fig. (1)
47
B. Despacho de correspondencia
(Actividad exclusiva de UDT o similar)
1. En la revisión de correspondencia de salida se observará:
* Que cuente con datos completos del remitente, destinatario y, en su caso los
correspondientes a copias dirigidas.
* Que el oficio contenga en el margen izquierdo anotación de los anexos a que hace
mención y que éstos realmente acompañen al oficio.
* Que el documento esté debidamente firmado y con el facsímil correspondiente en ellas
copias.
* Que cuando se trate de comunicaciones oficiales para ser enviadas por SEPOMEX
o Intercambio Gubernamental éstas estén acompañadas del sobre respectivo y
reúnan la información señalada en el apartado C de este Capítulo. Este lineamiento
se observará también para las copias dirigidas.
* Que los oficios de salida estén acompañados de la relación o factura de envío, la cual
se elaborará conforme a lo establecido en el apartado C de este capítulo, en el caso
de que la correspondencia se despache a través de la UCC.
* Que los antecedentes sean entregados junto con el oficio de respuesta, cuando
corresponda a la UDT o similar la integración de expediente y su archivo.
Si después de su revisión, la correspondencia de salida no llena los requisitos
correspondientes, ésta será devuelta al área que la turna, para correcciones.
2. Cuando la correspondencia reúne los requisitos la UDT o similar procederá a:
* Imprimir en original y copias, fecha y número de folio de salida, el cual es distinto al de
la recepción y será consecutivo. La numeración se iniciará anualmente en el mes de
enero.
* Entregará copia dirigida (minutario) y copia de la relación o factura de envío como
acuse de recibo. En el caso de que el expediente se conserve en el área que turno
la correspondencia para su salida, se entregará, además la copia no dirigida de
expediente.
* La UDT o similar siempre conservará una copia no dirigida del oficio para su control
de salida.
* Cuando el oficio de salida forme parte de un paquete, la revisión y registro de salida
se efectuará antes de elaborar el paquete, a fin de que después se incluya en el
mismo.
* Concluidos la revisión y registro, la UDT procederá a su despacho por la vía señalada
y, cuando así corresponda, abrirá el expediente, conforme a las indicaciones del
Capítulo IV.
48
C. Despacho de correspondencia a través de la Unidad Central de
Correspondencia
(UCC)
1.
Para cada tipo de servicio de distribución de correspondencia que se solicite a la
UCC (SEPOMEX, Intercambio Gubernamental, Distribución Interna) habrá de
elaborarse una relación o factura de envío en original y copia (original para la UCC,
copia para control y acuse de recibo del área que envía) ésta contendrá la siguiente
información.
* Nombre de la unidad remitente.
* Nombre del área de la unidad administrativa que elabora oficios (en su caso).
* Fecha de elaboración.
* Tipo de servicios requeridos para el envío.
* Número consecutivo y datos completos del destinatario de cada pieza que se
envía.
* En el caso de que la pieza no lleve sobre se indicará, además, el número de
oficio y, en su caso, el número y tipo de anexos.
2.
La correspondencia podrá enviarse sin envase o sobre cuando ésta se distribuya
internamente. La correspondencia a distribuir por SEPOMEX o Intercambio
Gubernamental, deberá estar contenida en sobre o envase. Este lineamiento se
aplica también para copias dirigidas.
3.
En el servicio de Intercambio Gubernamental no se aceptan paquetes.
4.
Los requisitos que deberán observarse en la elaboración de sobres y paquetes que
se envían por SEPOMEX son los siguientes:
Sobres
Estos deberán contener la siguiente información (fig. 2):
* Datos del remitente (nombre, puesto y unidad administrativa); dirección completa
(calle, número, colonia, código postal, ciudad, estado o país).
* Datos del destinatario (nombre, puesto y unidad administrativa); dirección completa
(calle, número, colonia, código postal, ciudad, estado o país).
* El ángulo superior derecho está destinado a imprimir el porte del franqueo, por lo cual
no se deberá hacer ninguna anotación.
* En el ángulo inferior derecho se indicará el tipo de servicio a utilizar (intercambio
gubernamental o correo).
* No se deberán utilizar sobres con cordón o cinta al reverso, ni tampoco el contenido
deberá llevar clips o broches, ya que éstos entorpecen el franqueo.
49
* Los sobres deberán estar cerrados con pegamento adhesivo (no utilizar «diurex» o
masking tape, ni grapas.
Remitente
Ninguna
anotación
Destinatario
Tipo de servicio
Fig. (2)
Paquetes
En la elaboración de paquetes se observará lo siguiente (fig. 3):
* Las etiquetas del remitente y destinatario deberán contener los datos completos,
además de estar bien adheridas para evitar que se despeguen.
* Los paquetes serán amarrados con cáñamo o mecate. Por indicaciones de SEPOMEX
el paquete de envoltura no se cerrará con pegamento adhesivo, «diurex» ni masking
tape.
* Para envolver los paquetes se utilizará papel manila (hoja doble).
* El oficio que acompaña al paquete deberá incluirse en el interior del mismo.
* Los paquetes que se envían a través de SEPOMEX no deben pesar más de diez kilos.
* El material de divulgación (carteles) que se envíe por SEPOMEX deberá estar
contenido en un tubo de cartón o enrollado y cubierto con papel manila y amarrado con
cordón para su protección.
Etiqueta
remitente
Destinatario
Tipo de servicio
Fig. (3)
50
Lecturas adicionales*
*Tu guía contiene el texto de las siguientes ponencias las cuales considero que serán de tu
interés pues mejorarán tu comprensión acerca de los temas tradados. Por ser de interés
general, no tienen relación directa con algún párrafo específico de tu Guía de Autoaprendizaje.
51
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
La siguiente lectura fue extraída de la Memoria del 1er Encuentro
Nacional de Administradores de Documentos y Archivistas de
Instituciones de Educación Superior, IPN, Julio de 1993.
53
La Administración de Documentos y sus Funciones en un Archivo General
Ma. Del Rosario Vargas Rodríguez
Asociación Nacional del Profesionales de la Administración de Documentos al Servicios
del Estado, A.C.
Compañeros Archivistas:
Señoras y señores:
Teniendo como marco este esplendoroso Centro Cultural Jaime Torres Bodet, del
siempre prestigiado Instituto Politécnico, Nacional me dirijo a ustedes para agradecer la
amable invitación de la comisión organizadora del Primer Encuentro Nacional de
Administradores de Documentos y Archivistas de Instituciones de Educación Superior
para comentar algo del apasionante mundo de la archivística y sus acciones.
Los documentos que conservan los archivos, son los instrumentos pro medio de los
cuales el hombre tiene conciencia de sí mismo y de su evolución en el devenir histórico.
Estos documentos, son el fundamento de la memoria epopéyica de una comunidad, así
pues es indispensable dar a los acervos documentales mayor relevancia humanística; esta
es la verdadera razón de la existencia de los acervos documentales.
La palabra archivo es de origen griego y ha sido definida en el diccionario inglés de
Oxford como: 1) «un lugar en el que se guardan los documentos públicos u otros papeles
históricos importantes»; 2) «Un registro o documento histórico para ser preservado».
En general, es, dice Schellenberg: el conjunto de «fondos» documentales que han sido
producidos por entidades públicas o privadas, reunidos en una determinado lugar con fines
de conservación y ordenación científica, consulta y utilización.
Archivología es la ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración,
clasificación, ordenación e interpretación de las colecciones de documentos que en los
archivos se conserva como fuente para su conocimiento ulterior y servicio al público.
La actividad de los archivos, su función, su progreso, desarrollo, sus locales e
instalaciones, su organización y personal y sus servicios al público, es materia que
compete a la archivonomía.
La administración de documentos es comprendida como la metodología que logra la
integración y estructuración de un sistema de información controlada y organizada con
capacidad de respuesta.
Son claras las razones que llevaron al establecimiento de las instituciones archivísticas,
la más inmediata fue la necesidad práctica de mejorar la eficiencia gubernamental y hasta
religiosa.
Otra razón no menos importante fue de carácter cultural. Los archivos públicos son
recursos del saber, en el que se incluyen los manuscritos, libros, textos, estelas y en general
tesoros de museo, tan importantes como los parques, monumentos y edificios; puesto que
55
son creaciones sociales y constituyen su fuente.
Los registros, aun los más antiguos, son necesarios en y para las actividades del poder
público. Reflejan los orígenes y desarrollo de éste; son la fuente principal de información de
todas sus actividades y contienen la evidencia testimonial de las acciones que le son
propias.
Charles M. Andrew, eminente historiador dijo: «Mientras más se comprenda que la
verdadera historia de un estado y de un pueblo no está en los episodios ni en los eventos
superficiales, sino en las cosas substanciales de su organización social y constitucional,
más se apreciarán y preservarán los archivos».
En América Latina los archivos tienen un origen colonial; la documentación que produjo
la actividad de las primera autoridades nombradas por la corona, constituye la base de su
ricas y valiosas colecciones.
En México, ya hace dos siglos, se dictaron las primeras bases para la integración de un
archivo general que centralizara la documentación no sólo de la correspondiente al
virreinato, sino también la que estaba dispersa en distintas dependencias e instituciones.
En Latinoamérica existen veinte archivos nacionales, de los cuales once hoy son
centenarios; de éstos, algunos países como Cuba, Panamá, Ecuador y Guatemala,
poseen edificios modernos y funcionales, construidos especialmente para tal fin, en otros
casos han sido adaptados en forma excepcional, como el de nuestro país.
El Archivo General de la Nación se encuentra ubicado desde agosto de 1982, en lo que
fue la Penitenciaría de Lecumberri, en esta ciudad y cuenta en ese local, con instalaciones
eficaces y modernas, lo cual demuestra el gran interés hacia la profesión archivística por
parte de las máximas autoridades en la materia.
Como puede observarse, la preocupación primordial derivada de la creación y auge de
los archivos, fue y ha sido la conservación de patrimonio nacional de cada pueblo.
En la década de los sesentas, se da impulso a los archivos a nivel nacional. La
necesidad de planificar métodos y técnicas efectivas para el debido control de documentos,
archivos y bibliotecas, dio inicio a la etapa de modernización y actualización, así como a
la creación de organismos que pudieran normas acciones tendientes a soluciones la
problemática que encaraban.
Se constituyó en 1969, el COTECUCA (Comité Técnico Consultivo de Unidades de
Correspondencia y Archivo) y en 1978 el SMA (Sistema Nacional de Archivos).
El 14 de julio de 1980 se publicó en el Diario Oficial de la Federación, el acuerdo por el
que se dispone que el Archivo General de la Nación sea la entidad central y de consulta del
ejecutivo federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la nación.
El propósito del estado era cumplimentar la ley orgánica de la administración pública
federal, para así establecer sus bases organizacionales, pretendiendo a la vez, aprovechar,
en forma integral, todos los recursos con que se cuenta y así determinar las políticas
generales de su funcionamiento.
Dicho acuerdo reconoce que la formulación y toma de decisiones, en la esfera
56
gubernamental, dependen de la disponibilidad de la información contenida en la documentación
generadas en el diario acontecer de la misma, y de que el volumen creciente de los asuntos
oficiales ha agudizado el problema del manejo de los archivos oficiales en perjuicio de los
servicios que deben atenderse. De igual manera, admite dicho documento la necesidad de
implantar un sistema uniforme e integral del manejo de los archivos administrativos e históricos
de la administración pública federal.
En el ámbito de la administración pública, los archivos están integrados por un conjunto de
expedientes y documentos organizados conforme a un método, que constituyen la principal
fuente de información para la planeación de acciones, toma de decisiones, consulta e
investigación, siendo importante considerar los diversos tipos de archivos existentes, en los
que se organiza la documentación que se genera y tramita.
Al respecto, es pertinente mencionar a los más comunes, haciendo referencia de la
documentación que los integra, comprendida dentro de su ciclo vital.
Archivos de trámite: se constituyen con expedientes y documentación en proceso relativo
a los asuntos pendiente de concluir, cuya consulta es frecuente y necesaria para una adecuada
toma de decisiones.
Archivo de transferencia: se integran con los expedientes de asuntos concluidos y cuya
consulta es esporádica, los cuales han sido remitidos por los archivos de trámite para su
conservación durante el lapso de vida útil, que determinan los mismos responsables de las
transferencias.
Los archivos históricos, conservan fundamentalmente expedientes que después de haber
permanecido en los archivos de trámite y de transferencia, son fuente de información útil para
la investigación y conocimiento del origen y evolución de una entidad, de un proceso o de una
persona y cuya conservación debe ser permanente. Caso concreto los constituye el Archivo
General de la Secretaría de la Reforma Agraria, por ejemplo, que contempla documentación
de consulta técnica y (dotación, ampliación de tierras, restitución, y/o aguas, permutas ejidales,
bienes comunales, expropiación y amparos, entre otras acciones).
Permítaseme particularizar en este Archivo General, el cual depende de la dirección de
recursos materiales y servicios de la Dirección General de Administración y tiene como objetivo
fundamental ofrecer consulta eficiente y precisa de la documentación solicitada en forma
siempre inmediata y oportuna.
Para cumplir con este objetivo realiza, entre otras las siguientes funciones:
- Registra, clasifica y glosa la documentación recibida.
- Custodia y controla los expedientes de personal que labora en la dependencia, así como
la documentación agraria, fundamentalmente.
- Guarda los expedientes de acuerdo a su clasificación.
- Presta a las diversas oficinas lo que solicitan, los documentos o expedientes requeridos
para su consulta, ya sea dentro o fuera del departamento.
- Revisa periódicamente los vales de préstamo para determinar qué expedientes debieron
ser devueltos, solicitando su remisión después del plazo vencido.
57
- Turna al archivo histórico la documentación que determine.
- Depura la documentación conforme a las políticas establecidas y a los lapsos de
conservación que las diversas unidades administrativas determinan.
El Archivo General maneja dos tipos de documentación claramente definidos:
Los expedientes de personal que constituyen aproximadamente el 15% de su acervo.
Los expedientes de materia agraria presentan aproximadamente el 85% del total.
Para el control de la documentación concentrada en el Archivo General se utilizan los
métodos de clasificación General se utilizan los métodos de clasificación numérico,
alfabético, geográfico y alfanumérico. El geográfico únicamente se utiliza para las acciones
agrarias, con resultados altamente satisfactorios dado que se trata de grandes volúmenes
de documentación de toda la República.
A través de acciones de valoración de los documentos determinamos su vida útil,
eliminando la documentación que no lo es.
El ciclo de vida de la documentación, es el concepto fundamental de la moderna teoría
de administración de documentos, define y sintetiza las tres fases de vida de los documentos:
activa, semiactiva e inactiva.
Los valores de la documentación activa comprenden el administrativo; la semiactiva, los
valores fiscales y legales, y la inactiva integra los evidenciales, testimoniales e informativos.
En la teoría y práctica de la valoración del ciclo vital existen dos etapas: la primera
considerada el valor de los documentos administrativos, fiscales y legales, que lo integran los
documentos activos y semiactivos, siendo esta documentación de carácter histórico. Sus
usuarios, por ende, son diferentes. Los enumerados primeramente son consultados por las
instituciones por conducto de sus representantes y, por la sociedad, los mencionados en
segundo término.
Considero necesario hacer mención de la valorización y disposición documental que nos
permite, en primer término, la identificación de los conceptos que le son propios, siendo éstos,
la clasificación (que contempla la caracterización, jerarquización y sistematización), la
procedencia institucional; la identificación documental, y la identificación informativa.
Dentro de la valoración existen criterios y mecanismos de disposición conscientes en
depuración, que nos permite la eliminación y la selección, que nos otorga la oportunidad del
muestreo, microfilmación y nuevos soportes.
La regulación y control nos obliga a realizar acciones tendientes a integrar programas,
instructivos, cédulas y catálogos de disposición y actas de formalización.
Agrupar por semejanza, y dividir por diferencia, son los principios básicos para la clasificación,
y como ciertamente dice mi buen amigo Ricardo Gallardo Toboada: «La puesta en marcha de
un sistema único de clasificación documental posibilita ya una mejor identificación y un uso
óptimo de los documentos que se produzcan, al agruparlos conforme a una serie común de
procesos y criterios de ordenación, mismos que integran al sistema de clasificación como tal
y cuyo objetivo es, en última instancia, que sean ya ordenados por grupos, que cubren las
necesidades de información de las instituciones fungiendo como testimonio y certificando la
58
programación de sus funciones; esto, en cierta medida, permitirá también reafirmar la
perspectiva del trabajo cotidiano de los archivos, pues lo que en ellos se realiza en materia de
clasificación -como sistema- será un manejo más ágil de los documentos, ya sean estos
expedientes o series, o por grupos documentales.
El proyecto de un sistema único de clasificación documental pretende unificar y homogeneizar
el manejo de la documentación pública en todas las instituciones, según sea sus semejanzas
generales o sus diferencias específicas. A partir del conocimiento de las funciones de la
administración y de esta relación coordinante ya sea entre funciones o entre grupos de
documentos, que sea producto de esas funciones, sólo podrá planearse y crearse instituyendo
la formulación de nuevas y amplias categorías integradoras para el manejo documental que se
requiere; en primer lugar, de la definición sistemática de grupos documentales (criterios
clasificatorios), atendiendo la administración en su conjunto, como se ha mencionado: a las
semejanzas y diferencias de la documentación de cada una de las instituciones que la integran.
De codificación, es decir, el instrumento principal del «pensamiento clasificatorio».
En el campo de la información documental, los mecanismos de interrelación y coordinación
de semejanza y diferencia se reducen a un pensamiento clasificatorio que, como sistema de
ordenación, posibilita, apreciar la forma y contenido de los hechos reales, reducidos y
convertidos a informaciones documentales reales, y por tanto, susceptibles de ser conocidas.
La capacitación de empleados institucionales debe contemplar los aspectos rutinarios para
lograr técnicos que entiendan el proceso de investigación y lleguen a tomar decisiones
importantes, como en los caso de expurgo, selección y depuración.
Los problemas relativos tanto a la orientación como a la formación profesional han adquirido
en las sociedades modernas una importancia considerable y siempre creciente.
El progreso técnico y la división del trabajo han aumentado en nuestros días el número de
empleos que exige una especialización mayor. Se requiere de personal apto, no sólo con
actitudes definidas, sino con una formación profesional más avanzada. De ahí que los
archivistas tengamos la obligación de ser profesionales, para lo cual debemos capacitarnos
con objeto de sentirnos mejor y servir positivamente al grupo al que pertenecemos, a la
sociedad, la institución y a nuestro país.
El archivista proporciona los elementos para reclamar un derecho o par fundamentar la toma
de decisiones y en último grado, para logra la perfecta organización y selección futura
documentación histórica. Por parte de la autoridad es importante que realicen las acciones
necesaria para la correcta preparación del personal, buscando la prestación de mejor servicio
a la colectividad.
El espíritu democrático impone el otorgamiento, dentro de lo posible, de oportunidades
iguales para elevarse en la jerarquía social en virtud, únicamente, de los méritos de cada quien.
Pero sabemos que en nuestro medio no es posible este ideal en su totalidad por la complejidad
de factores que lo integran, pero si el posible, conveniente y hasta necesaria la impartición de
cursos específicos a los trabajadores para logra la superación persona y también de las
instituciones. Con la capacitación lograremos perfilar las características generales que debe
reunir el administrador de documentos para estar en condiciones de incorporarse a los
procesos de cambio que está viviendo nuestro país.
59
De todo esto obtendremos un beneficio esencial la satisfacción personal al sabernos
desarrollados profesionalmente y ser participes de nuestra aportación, en beneficio de la
humanidad.
Esto significa también que el salario debe ser remunerador, en otras palabras, que debe ser
suficiente para satisfacer las necesidades normales del trabajador y de su familia.
Al respecto se ha escrito y hablado mucho, incluyendo las crisis nacional y mundial, pero la
realidad es que los manejadores de la información no percibimos el salario remunerador que
establece nuestra constitución.
Carecemos de un nivel decoroso de existencia y es el principal reclamo del administrador
de la información reclamo del administrador de la información. Nuestro trabajo, compañeros.
Es de extrema responsabilidad porque así lo reclama la extrema responsabilidad porque así
lo reclama la actividad misma, es merecedor del mejor sueldo, ya que este problema se refleja
en el resultado del trabajo en forma de apatía, negligencia y desinterés.
La buena organización de un grupo de trabajo es condición indispensable de un grupo de
trabajo es condición indispensable para alcanzar los objetivos propuestos, es decir que las
actividades realizadas respondan a los fines generales de la dependencia, que la división del
trabajo sea adecuada, se utilicen los mejores métodos y se hagan evaluaciones periódicas.
Una buena organización de trabajo facilita el establecimiento de relaciones humanas
deseables, así como la equitativa división racional del mismo. Un ambiente democrático bien
entendido dirime conflictos interpersonales.
La evaluación de un sistema de información para la administración documental debe ser
conducida por personas competentes.
El criterio para evaluar la eficiencia de un sistema de información con datos exactos y
oportunos para la planeación el análisis y control, por parte de la administración, son los
principales elementos estructurales de un sistema de información para la administración
documental.
El manejo de la documentación y la archivística se dan en el seno de la organización que
conocemos como correspondencia y archivo, respectivamente, y sabemos la importancia que
la toma de decisiones debe representar: el valor del buen servicio. La autoridad es la única
responsable del buen funcionamiento de sus archivos.
¿Dónde se inicia la zona de autoridad y responsabilidad de un hombre y dónde termina la
de otro? ¿Quién debe decir a quién qué haga? ¿Quién reporta a quién? Se presenta el
problema de la organización, de manera ideal.
El mando y la obediencia son correlativos: quien manda, para cumplir su función, necesita
del elemento que obedezca. Actualmente la obediencia es disciplina responsable y consciente,
mando es ejercicio responsable de la autoridad; ambos constituyen un ingrediente básico de
conducta que el individuo se impone a sí mismo sobre la base del desenvolvimiento de su propia
responsabilidad.
Es mucho lo que hay por hacer, pero también es mucho lo que podemos dar para contribuir
al proceso de renovación nacional que estamos viviendo. Es un reto que debemos aceptar y
afrontar con dignidad, pasión y coraje.
60
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
La siguiente lectura es el texto de la ponencia titulada «SISTEMA
DE INFORMACION DOCUMENTAL DELFOS» presentada
por su autor, el Lic. Noel Angulo Marcial la cual está contenida en la
Memoria del 1er. Encuentro Nacional de Administradores de
Documentos y Archivistas de Instituciones de Educación Superior,
IPN, México, julio de 1993.
61
Sistema de Información Documental DELFOS
Lic. Noel Angulo Marcial
Instituto Politécnico Nacional
Resumen: Se presentan los antecedentes y características de operación del sistema DELFOS, sus ventajas
de orden técnico y sus posibilidades de aplicación en la administración de documentos, destacando la necesidad
de revisar y normalizar el trabajo archivístico para sustentar adecuadamente los proceso de automatización.
Antecedentes
Delfos nace como una herramienta de apoyo para quienes tienen la necesidad de trabajar
con datos textuales, como es el caso de las unidades de archivo y administración de
documentos. Por mucho tiempo los sistemas de información y las bases de datos numéricos,
excluyendo, o dando escasa importancia a los datos textuales. De esta forma, los archivos y
bases de datos tenían como característica principal la operación con registros de longitud fija,
el usuario estaba obligado a definir la longitud de los campos de datos, en un número específico
de caracteres. Lo anterior si bien representa una ventaja cuando se opera con cadenas
alfanuméricas cuya longitud varía en un alto rango de caracteres, de un registro a otro.
Los archivos y bibliotecas enfrentaban serios problemas para aplicar la computadora en la
solución de problemas que se presentaban en el proceso de datos no numéricos. Al utilizar los
manejadores de base de datos de aplicación genera se tenía el gran inconveniente de las
limitaciones en la dimensión de los registros, la necesidad de arrastrar campos vacíos cuando
no se dispone de datos, la dificultad para registrar ocurrencias múltiples de un campo en un
mismo registro, otro aspecto que preocupaba a los usuarios era la necesidad de fijar el tamaño
de los campos de acuerdo a la máxima longitud de datos que se esperaba registrar. Desde
luego toda esta problemática se podía salvar mediante ingeniosas rutinas de programación
que sin embargo sólo resolvían parcialmente el problema ya que al diseñar una solución ésta
resultaba incompatible con otras aplicaciones existentes, la estructura de datos no permitía su
uso compartido y su transferencia a otros sistemas.
Por otra parte los sistemas de registro y control de los recursos de la información de
operación manual, vigentes por muchos años en bibliotecas y archivos, habían evolucionado
muy lentamente sin lograr concretar un modelo de operación distinto al que había prevalecido
hasta nuestros días. La carrera de archivología había dejado de impartirse en la UNAM, en tanto
que la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía daba una menor atención a la
formación de archivistas.
En el contexto internacional se presentan algunos sucesos que habrían de impactar en la
forma de operación de bibliotecas, archivos y los llamados centros de documentación. Tal es
el caso de la aparición de la Ciencia de la Información; el diseño del Sistema de información
de la Organización Internación del Trabajo: ISIS; la propuesta de un formato único para definir
la estructura de los registros de longitud variable; la creación del Programa General de
Información de la UNESCO. Ambos están en constante actualización y se han venido aplicando
con éxito en las bibliotecas y archivos en las que se ha dado atención a la cultura de la
información y se ha capacitado al personal responsable de su operación. En otros casos,
63
menos afortunados, el resultado ha sido muy modesto y poco satisfactorio; lo anterior explica
que en algunas bibliotecas ya archivos se haya dado marcha atrás a los procesos de
automatización o que se realicen proyectos que consumen grandes recursos sin aportar una
solución real.
Se tiene idea de que es suficiente incorporar la computadora para resolver en forma casi
mágica los problemas de control y acceso a los recursos de la información, igualmente se ha
incurrido en el error de improvisar archivistas y enfrentarlos a problemas para los que no están
preparados, sin embargo los resultados hace evidente la necesidad de planificar adecuadamente
los sistemas de archivo considerando a sus diferentes componentes. En nuestro caso haremos
referencia en forma exclusiva al Sistema de Información Documental DELFOS dentro del
contexto de la automatización de archivos.
En párrafos anteriores se ha mencionado a los sistemas de la Familia Micro-ISIS en tanto
que estos fueron especialmente diseñados para operar con registros de longitud variable de
acuerdo a la norma ISO 2709, la cual está destinada a posibilitar el intercambio de datos
textuales, ambos sistema son compatibles con los formatos Marc y CCF, sin embargo en los
dos casos resultan poco amables con el usuario. Delfos, por su parte además de ofrecer un
ambiente gráfico, permite seleccionar colores y personalizar su operación, lo que facilita su
manejo y aprendizaje. Cabe mencionar que en todos lo casos se trata de sistema de uso de
bibliotecas, sin embargo los instrumentos de acceso a los archivos presentan características
semejantes a los catálogos y sistemas de información bibliográfica, por tanto es factible y
deseable, en algunos caso, la aplicación de las mismas normas, previa adecuación al tipo de
documentos y servicios que se ofrecen en los archivos. Se menciona al respecto que existe una
variante del formato Marc, orientada a su aplicación en archivos, desafortunadamente se
presentan algunas dificultades, tal es el caso de la carencia de modelos descriptivos de
aceptación universal, la inexistencia de un conjunto consolidado de normas técnicas de
observancia general, así como dispersión terminológica que representa una dificultad para la
implementación de los procesos de automatización en los archivos. Para resolver esta
problemática, se precisa de una concertación de voluntades y de la acción participativa de
archivistas para definir a nivel local, los elementos mínimos que deberán considerarse en la
descripción de los diferentes documentos de archivos.
Por otra parte debe equilibrarse la atención que se da a continente y contenido, ya que en
los archivos se ha privilegiado al soporte y se ha dado poca atención al valor de información de
los documentos, al punto de que resulta extremadamente difícil la búsqueda selectiva en los
archivos. Lo anterior se debe fundamentalmente al principio rector en materia de archivistas.
«La procedencia, o respecto a los fondos» y al propósito de custodia de los documentos en
razón a su valor de evidencia. En los sistemas de operación manual resultaba complicado el
tratamiento del contenido, por otra parte, al no requerir un esquema de clasificación del
conocimiento para agrupar a los documentos, ya que éstos se ordenan atendiendo a la
estructura o condición en la que son generados, se excluía la posibilidad de tratamiento
lingüístico. Bajo esta óptica, se puede apreciar la necesidad de diseñar nuevos esquemas de
trabajo y de unificar criterios para lograr mayor ventaja de los sistemas destinados a la
automatización de archivos, de tal manera que se incorpore el tratamiento conceptual y se
posibilite la recuperación sistemática de la información. No se parte de cero, se dispone de
políticas y recomendaciones normativas derivadas de las acciones emprendidas por el Archivo
General de la Nación, institución que ha generado bases de datos en disco compacto así como
64
las experiencias institucionales, como es el caso del Archivo General del Estado de México, que
promueve por tercera ocasión del Diplomado Administración de Documentos.
El sistema Delfos en la administración de documentos
Delfos es un sistema de administración de bases de datos textuales con capacidad par
operar con registros de longitud variable, esto significa que la longitud de los registros estará
determinada por el número de caracteres que ocupen los datos. A diferencia de otros sistemas,
Delfos optimiza el espacio de almacenamiento y facilita las operaciones de captura, organización,
consulta y recuperación de los datos. Así mismo, en el Sistema Delfos es posible definir
subcampos conforme a los formatos MAC y CC.
Como herramienta para la recuperación de información, Delfos ha demostrado ser tan
eficiente como otros paquetes, particularmente por hacer posible el uso de operadores lógicos
y por la disponibilidad de opciones para definir y precisar la estrategia de búsqueda.
Delfos se diseño pensando en ofrecer al usuario las máximas facilidades en cuanto a su
utilización como herramienta de trabajo cotidiano. Definir una base de datos es una tarea
sencilla y fácil de realizar, lo mismo sucede con la generación índices para posibilitar la
búsqueda bajo el argumento que se desee. Delfos tiene la capacidad de realizar búsquedas
en lenguaje natural lo que puede utilizar cualquier palabra contenida en el texto del registro como
argumento de búsqueda. Cuando se acude a la búsqueda por palabra-clave, Delfos da la
posibilidad de genera en forma automática, uno o más antidiccionarios.
Cabe señalar que el sistema prevé un formato para la generación automática de reportes,
lo que no limita otras posibilidades ya que incorpora un lenguaje estructurado para que el
usuario pueda generar otros formatos de salida, de acuerdo a las necesidades de cada
institución. Por otra parte, se destaca la posibilidad de genera archivos tipo texto, los cuales
pueden ser procesados en programas de autoedición, como es el caso de Ventura y Page
Maker que le dan una presentación profesional. Con Delfos es posible creación de directorios,
diccionarios, bibliografías, catálogos, inventarios, catálogos ilustrados, guías y otros instrumentos
de accesos a los recursos de la información. Otra ventaja es el hecho de que el sistema prevé
la importación y exportación de archivos a otros sistemas, además de ocupar poco espació en
disco. Al punto de que puede operarse en computadora XT, su versión 1.0 sin considerar
tratamiento de imágenes, cabe en un disco flexible de 360 Kb. Por lo anterior, se puede apreciar
la versatilidad, que aunado a su ambiente de operación para archivos administrativos, aun
cuando estos dispongan de pocos recursos e infraestructura limitada.
Posibilidades futuras
Delfos no es con todo lo anterior, un sistema acabado, cabe mencionar que la versión hasta
ahora conocida, presenta algunas limitaciones que se espera resolver en una fecha próxima,
el Fis. Carlos Pineda Guerrero y el que esto escribe, trabajan ya en un nuevo paquete que se
espera, tendrá mayores alcances en cuanto a posibilidades y compatibilidad con los sistemas
de uso más extendido y que podrá operar en ambiente de red. De cualquier manera, ningún
sistema, por bueno que parezca, sustituye la necesidad de normalizar el trabajo archivístico,
tarea que debe anteceder al proceso de automatización y que debe ser una tarea obligada para
darle a los archivos su mayor funcionalidad y presencia.
65
○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○
La siguiente lectura es el texto de la ponencia titulada «ARCHIVOS
EN TRAMITE: ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, CAJA DE
PREVISION PARA TRABAJADORES A LISTA DE RAYA»
presentada por Benito González Magaña y Ricardo Miramar Anaya
y está contenida en el tomo II de la memoria del III Congreso sobre
Administración de Documentos del D.D.F., México, 18 a 21 de
octubre de 1994.
67
Empezaré mi exposición con el asunto organizacional de los archivos de trámite, hablar
de organización es hablar de distribución de recursos (humanos, técnicos, financieros y
materiales) bajo un esquema que permita alcanzar las metas que son planteadas en una
empresa o institución. En este sentido, la organización está condicionada por las metas de
la institución amén de estarlo por los recursos que se tengan disponibles. De manera
general, sin embargo, los archivos de trámite deben organizarse de modo tal que puedan
responder con oportunidad y bajo costo a las necesidades de información de las personas
que se encargan de realizar las gestiones de las instituciones, además de asegurar la
integridad de los acervos que manejen.
¿Cuántos archivos de trámite deben establecerse en las instituciones o mediante qué
criterio se puede decidir su creación? El criterio para establecer un archivo de trámite es
el del funcionamiento de un órgano de la alta dirección de una institución o empresa. Esto
es, para cada órgano de lata dirección corresponde un archivo de trámite. Las instituciones
se organizan en tres niveles:
1. Alta dirección, 2. mandos medios, 3. Operativos; el único nivel en donde se generan
y establecen políticas y metas es el de alta dirección siendo los otros dos niveles los que
traducen en productos o acciones concretas tales políticas y metas, por lo que la información
de cada órgano de alta dirección debe formar un corpus homogéneo y consultable por su
titular, con el fin de facilitar la prevención y/o conexión de desviaciones. Además esta
restricción en la integración de los archivos de trámite redunda también en una más efectiva
administración documental, toda vez que se evita la automatización documental y con ello
la reproducción o conservación innecesaria de papeles.
Resumiendo y particularizando para el DDF en cuanto a organización se refiere, los
archivos de trámite deben tener un nivel de por lo menos una unidad departamental, estar
adscritos al titular de la unidad administrativa a la que dan servicios, existir uno por cada
oficina superior, esto es, desde el nivel de dirección general hasta de la oficina del jefe del
DDF. Debe haber un acuerdo que lo establezca y es necesario elaborar los manuales de
políticas, organización y procedimientos que hagan explícitas sus reglas de operación.
En lo que se refiere a las áreas que deben integrarlos, éstas dependen de factores como
volumen de la documentación, confidencialidad, frecuencia de uso de la documentación;
que no es posible precisar de antemano (ver sin embargo, las propuestas de organizadas
por el Archivo General de la Nación en 1988 en reorganización de los servicios archivísticos
del gobierno federal, mecanografiando en el archivo técnico de esa institución).
Me ocuparé ahora del asunto de cómo tienen que funcionar los archivos de trámite. Las
funciones de los archivos de trámite deben ser: 1. Recepción, control y despacho de
correspondencia del área de adscripción; 2. Clasificación y catalogación de documentos
y expedientes; 3- archivamiento préstamo de expedientes, y 4. análisis de trámite, expurgo
y transferencia primaria de expedientes.
Para llevar a cabo cada una de estas funciones, los archivos de trámite deben contar con
tres instrumentos básicos además de los manuales de políticas, organización y
procedimientos. Estos instrumentos básicos son: 1. cuadro clasificar, 2. manual de
catalogación, y 3. catálogo de disposición documental.
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Como se ha señalado, el objetivo principal de los archivos de trámite es satisfacer las
demandas de información de los miembros de la institución de una manera rápida y a bajo
costo.
Para lograrlo se requieren formas de organización, descripción y retiro documental que
agilicen la recuperación de información. Aunque no hay un método de clasificación
universalmente aplicable, pues éste debe someterse a la realidad de las necesidades de
consulta y éstas son muy variables, dependiendo de la actividad que desarrolle la
institución; lo más aconsejable es construir uno sobre la base de las funciones, actividades
y tareas de la institución, ya que los archivos no son otra cosa que resultado de esas
funciones, actividades y tareas.
Por último, toda vez que una condición para la operación efectiva de los archivos de
trámite es que sólo se tengan en el acervo los expedientes útiles para el desarrollo regular
de las actividades de las áreas de adscripción de estos archivos, es necesario contar con
un catálogo de disposición documental en que se establezcan los criterios de circulación
y expurgo de los expedientes que permitan la transferencia correcta y oportuna de
expedientes semiactivos a los archivos de concentración.
Es importante señalar que el funcionamiento de los archivos de trámite incluye la
realización de tareas de planeación, dirección y control documental en estrecha vinculación
con la actividad de las áreas administrativas; por lo que debe reflejarse en cambios, no sólo
al interior de los acervos sino; incluso, en la forma de trabajo de las áreas a las que están
adscritos (VGR. en el diseño de formatos, simplificación de trámites y racionalización de
funciones).
A continuación menciono las características de cada una de las funciones que deben
desarrollar los archivos de trámite.
1. Sobre recepción, control y despacho de correspondencia:
- Sólo deben recibirse y despacharse documentos oficiales vinculados con el área
administrativa de adscripción y que se presentan en la forma y tiempo fijados por el área
administrativa.
Debe restringirse al máximo la recepción y despacho de correspondencia que no pueda
verificar el archivo de trámite.
Toda la correspondencia de entrada y salida debe registrarse en formatos diseñados
exprofeso y marcada con folios especiales.
Se establecerán políticas para aplicar controles individualizados a las piezas de
correspondencia que se reciben en archivo de trámite.
2. Sobre la clasificación y catalogación de documentos y expedientes todos los
documentos que ingresen o egresen del área administrativa los deberá clasificar
el archivo de trámite.
La única instancia autorizada para clasificar documentos en cada área administrativa
es el archivo de trámite.
Por cada trámite nuevo se elaborará un expediente y las cédulas catalográficas
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correspondientes.
3. Sobre archivamiento y préstamo de expedientes.
El acervo del archivo de trámite será el único oficialmente reconocido como archivo del
área administrativa de adscripción por lo que deberá estar siempre completo.
Se establecerá un tiempo máximo de préstamo de expedientes y las condiciones de
renovación correspondientes.
Los expedientes de un archivo de trámite se prestarán sólo a las personas adscritas al
área administrativa a que pertenece el archivo de trámite y en las condiciones que
determine el titular del área, haciéndose excepciones sólo mediante el acuerdo expreso de
este último.
El préstamo será siempre de expedientes y no de documentos.
4. Sobre el análisis de trámite, expurgo y transferencia primaria de expedientes.
Las únicas instancias autorizadas para realizar transferencias primarias en la institución
son los archivos de trámite.
El análisis de trámite de los expedientes que constituyen el acervo del archivo de trámite
debe realizarse permanentemente con el fin de evitar la acumulación innecesaria de
expedientes concluidos y semiactivos.
El archivo de trámite efectuará el inventario de los expedientes susceptibles de
transferencia al archivo de concentración de la institución.
El archivo de trámite es el responsable de la realización de las tareas de expurgo de los
expedientes que serán transferidos al archivo de concentración de la institución.
CONCLUSIONES
Es necesario elaborar los manuales de organización y de procedimientos de los
archivos de trámite del DDF, con base en las necesidades reales tomando en consideración
las normas emitidas por el Archivo General de la Nación. Asimismo, es importante definir
las funciones de expurgo y de transferencias.
Se recomienda la elaboración del perfil del puesto de archivista, para integrarlo al
catálogo de puestos del DDF, con la finalidad de mejorar su nivel.
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