DACMinutes5613, Sp. 3.06.13

 1 CONCILIO ASESOR DEL DISTRITO (DAC) Acta 6 de mayo de 2013 Apertura de la sesión a cargo de la presidenta de DAC, Lydia Idem Finkley a las 6:05 pm. Escuelas: Altadena, Blair, Don Benito, Eliot, Fiel, Jackson, Longfellow, Marshall, McKinley, Norma Coombs, PHS, San Rafael, Roosevelt, Sierra Madre, Webster, Willard La Orden del Día fue aprobada a moción de Bill, Jackson y secundada por Mike, Norma Coombs. Se le dio lectura al acta de la sesión anterior y fue aprobada a moción de Bill, Jackson. Secundó Huma, McKinley. Presentación sobre los fondos anuales a cargo del concilio del plantel escolar. Moderado por Lydia * Patrick Conyers, Director Ejecutivo PEF * Jennifer McCreight, integrante de la mesa directiva de PEF * Bernadette Cole, Presidente del SSC, Longfellow * Julie Flad, SSC/AF Sierra Madre * Emily Mencken, presidenta del SSC y AF, San Rafael. Pregunta de Lydia para los expositores del tema: (1) ¿Por qué (sus escuelas) establecieron un fondo? Nota: de acuerdo al Código de Educación, los SSC no pueden llevar a cabo recaudaciones de fondos. * Bernadette: los padres quieren llenar la brecha entre los fondos disponibles y los servicios necesarios -­‐ ejemplo: los ayudantes de clase, el personal y perfeccionamiento académico de los estudiantes * Julie: en el año 2008 se perdieron completamente los fondos del Título I EIA / LEP perdieron por completo en el año 2008, se organizó una subasta para complementar lo faltante, y se decidió que la escuela necesitaba mantener esto en marcha * Emily: Los fondos EIA / LEP del Título I han estado disminuyendo rápidamente, los padres y madres de familia querían más inversiones en el perfeccionamiento académico y control sobre los fondos, la PTA tiene restricciones presupuestarias y necesidades anuales de gasto * Patrick: La misión es ayudar a PUSD, buscar el empoderamiento individual de las escuelas y del programa FANSS (Familias y Vecinos en apoyo a las escuelas). En los últimos años se han centrado en obtener fondos anuales establecidos. Es necesario hacer un mejor trabajo con los padres. Pregunta de Lydia: (2) ¿Debería el SSC ver todas las fuentes de ingresos de la escuela? * Bernadette: Sí, todo el mundo debería ver lo que hacen los demás. * Emily: Si. Existen tres entidades en San Rafael (SSC, Fondo Anual y PTA), estas tres funcionan de forma autónoma y no hay duplicidad en las responsabilidades. Eso sí, el SSC 2 revisa los presupuestos del fondo anual y de la PTA. Se realiza una reunión mensual con todos los involucrados. Se sigue un código de honor. * Julie: En Sierra Madre, el SSC es el grupo que supervisa todo. * Patrick: Hablando como padre, sí, en aras de la transparencia, pero la PEF no tiene ninguna posición oficial sobre las operaciones de ningún Fondo Anual en particular. Pregunta de Lydia: (4) ¿Cuál es el papel del PEF en la administración de los fondos? * Patrick: El Fondo es exclusivo de la escuela – se requieren las firmas del director de la escuela y del representante del Fondo para cubrir los desembolsos, más allá de eso no hay otra función de supervisión, en comparación con un Fondo General, donde el director tiene la capacidad discrecional. El director escolar debe saber si hay fondos pendientes que estén en una cuenta distinta de un Fondo General o un Fondo Anual. Comentario de la audiencia: Hay que destacar la rendición de cuentas por parte del liderazgo cuando hay casos en los que desaparece facturación / financiación, y la rotación de los padres. Comentario de la audiencia: el público debe tener el derecho de ver lo que hay en los fondos del PEF en el Sitio Web. Comentario Ruthann para hacer una aclaración: en relación al tema de que el distrito capta parte de los fondos de filmación. Parece que un porcentaje menor de edad de los ingresos de la filmación se destinará al plantel en el que se realiza la filmación. Comentario de Bill: no necesariamente todos los directores saben / sabían sobre los fondos que estaban disponibles. Comentario de Érica: El SSC debe preguntar siempre si quieren más información. Pregunta de Lydia: (5) ¿Puede explicar la tasa de 5%? * Jennifer: para cubrir los gastos administrativos, se retiene un 5% de cada donación. (Instituido este año) * Patrick: Son 13 fondos anuales, el total de fondos anda en los 300 supervisados por PEF -­‐ La PEF no quiere administrar los fondos actuales para dominar las actividades de PEF. Es importante el elemento de equidad entre las escuelas que no tienen un AF (Fondo Anual), el desarrollo de FANSS para apoyar a las escuelas locales. El 5% no cubre el costo de la gestión administrativa de los fondos, está más cerca de 8%. * Emily: Hay que estar contentos de que los concilios de los planteles escolares no tienen que administrar los fondos y preocuparse de aplicar las reglas relativas a las entidades sin fines de lucro. * Julie: eso cubre lo correspondiente a la rendición de cuentas y el costo de hacer negocios y la recaudación de dinero. * Patrick: Estos fondos se conservan, no se invierten. Pregunta de David: ¿de dónde obtiene la PEF sus fondos de operación? * Patrick: de donaciones directas, de donantes corporativos Preguntas de Patrick: ¿Subvenciones/Fondos? No en ese momento. ¿Tiempo para procesar los cheques? Alrededor de una semana. Pregunta de Lydia: (6) ¿De las escuelas, quién se comunica con la PEF y, es esto lo mejor? * Julie: el tesorero del AF * Bernadette: la directiva del Fondo Anual * Emily: la directiva del Fondo Anual * Patrick: en el caso de la PEF, el contador es el principal contacto 3 * Jennifer: el representante de FANSS de la PEF también puede solicitar los informes Pregunta de Lydia: (7) ¿Cuáles son los retos de la comunicación entre el PEF y la escuela? ¿Entre el SSC y la recaudación anual, entre el fondo anual y el resto de la comunidad? * Emily: acordar colectivamente los tres grandes objetivos de financiación para el próximo año. La mayor tarea de comunicación está en explicar lo relacionado al Fondo Anual a los padres que no forman parte de PTA / SSC / AF, etc. * Bernadette: ya que esto es relativamente nuevo para nosotros, aún no tenemos procedimientos establecidos. El Fondo Anual comenzará una iniciativa para alcanzar a sectores de la comunidad que no son las fuentes directas de ingresos. * Julie: todo pasa por el SSC. El Fondo de Contribuciones Anuales es la máquina de recaudación de fondos, el SSC gasta el dinero. Jennifer: desde el punto de vista de la PEF, las dificultades de comunicación se magnifican. PEF tiene contacto con 1 o 2 personas en una escuela y depende de ellos. Patrick: La comunicación nuestra tiene que mejorar. "Los cheques los procesamos rápidamente, las notas de agradecimiento no tan rápido como nos gustaría." (Tanto los comprobantes para efectos de deducción de impuestos [501c3], así como las notas personales de agradecimiento.) Pregunta de la audiencia: ¿qué haría la PEF si las escuelas se financian adecuadamente? * Jennifer: nos dedicaríamos a los proyectos prioritarios (es decir: la robótica, música, programas de master, cursos de verano), el desarrollo individual, más atención a los barrios que son más pobres Comentario del Público: (PEF), la escuela de verano se pudo financiar el año pasado, el estado ya no paga por la escuela de verano. Comentario de audiencia: cada escuela debe tener un fondo anual y su propio comité * Jennifer: esto es escuela por escuela, la PEF no supervisa los fondos (la creación de). Solo Efectúa un seguimiento de los fondos recaudados por el sitio. Comentario de Audiencia: ¿modelos de gobernanza? * Emily: quizá PEN debiera tener un foro sobre la gobernanza del Fondo anual * David: El Fondo Anual tiene ventajas, pero hay que dedicar muchos esfuerzos. * Kim Kenne – Es útil para ver las entradas de todos los fondos discrecionales, tales como los fondos del distrito sin restricciones Lydia agradece la participación de los expositores y continúa con los asuntos incluidos en la orden del día. Informe del Comité de Nominaciones: Se abrió la convocatoria para ocupar los puestos de vicepresidente y secretaria. Nadie nominó ni se presentaron candidatos. Ruthann es la única candidata al puesto de secretaria y Kim al puesto de vicepresidenta. Bill, de Jackson hace la moción para reelegir a Kim Kenne como vicepresidenta. Ruthann secunda la moción y Kim es reelegida por unanimidad por un período de 2 años. Bill hace la moción para elegir a Ruthann Aull como secretaria. Julie la secunda y Ruthann es elegida para su primer término de 2 años. Informe de la presidenta: Tyrone Hampton, Elizabeth Pomeroy, Scott Phelps y Kim Kenne prestaron juramento como miembros de la mesa directiva, recién elegidos en una reunión especial (5/6). La directiva está aceptando solicitudes para el Distrito 4, con una fecha límite del mayo 10 a las 5:00 p.m. 4 La alcaldía de Pasadena y el PUSD han colaborado en la redacción del octavo Principio Rector de la ciudad para que la educación sea pública. Fechas importantes: AAPC 5/13, DELAC 5/23, CAC 5/20, BOE 5/14 (Nivel 3, a menos que LCCF se apruebe) y 5/28 (tercera presupuesto interino). La próxima reunión del DAC, 3 de junio, última del año escolar. El DAC hará su presentación anual a la mesa directiva el 11 de junio. Por favor, póngase en contacto con Lydia con ideas para esta presentación / informe. Se clausura la sesión a las 7:55 Respetuosamente, Pat Cahalan, Sec. Asistente de DAC; Ruthann Aull, secretaria de DAC. Folletos de PEF: PEF y fondos anuales de "411" (de doble cara) Acuerdo del Fondo del Programa PEF (a doble cara) PEF Información del Fondo (por ambas caras) PEF Formulario de Transacciones Financieras (a una cara) PEF hoja muestra de transacciones (a una cara)