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SOLUCIONES PARA LA GESTIÓN
DE GASTOS DE EMPRES
Informes a medida
Guía de actualizaciones del
producto
American Express @ Work Reporting
Abril del 2007
Las mejoras de los informes incluidas en esta actualización afectan a los siguientes
programas:
 Tarjeta Corporate Card de American Express
 Soluciones para la gestión de compras de empresa (Tarjeta Purchasing Card)
CONFIDENCIAL: el contenido de este documento es confidencial y está sujeto a derechos de propiedad. La información
proporcionada se dirige únicamente a los destinatarios de esta documentación. Por tanto, le notificamos que queda totalmente
prohibida la difusión, copia o distribución de su contenido.
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SOLUCIONES PARA LA GESTIÓN
DE GASTOS DE EMPRES
Introducción
Información sobre esta guía
Esta guía está dirigida a los usuarios de la herramienta de creación de informes de American Express @
Work Reporting para la Tarjeta Corporate Card y para las Soluciones para Compras de Empresa. Esta guía,
diseñada para ofrecer una visión global de todos los cambios introducidos en la actualización de producto,
indica las posibles repercusiones de dichos cambios sobre los informes guardados en la actualidad, y describe
los pasos que el cliente debe seguir. Además, ofrece datos sobre cada nuevo tipo de informe, como su
descripción, los indicadores predeterminados y opcionales, sus parámetros y sus atributos.
Información sobre esta actualización
Esta actualización de producto cubre las novedades, modificaciones y nuevos tipos de informe que se
pondrán a disposición de los clientes en la herramienta de creación de informes actualizada (local) a partir
del 2 de abril del 2007.
Índice
Apartado
Descripción
MCC Reporting
y
y
y
y
Modificaciones
generales
y
y
y
Recursos adicionales
y
Página
¿Qué es MCC?
Modificación del indicador Industry
Nuevo informe Industry Summary (MCC)
Nuevo informe Top Suppliers (MCC)
3
Indicador Ticket Amount
Indicador Trip Amount
Bill Month, Bill Quarter, Bill Year
7
Información sobre el servicio de atención, el botón Product
Update, el Centro de servicios y las oportunidades de formación
8
4
5
6
7
7
Para mayor comodidad, el índice de contenidos contiene hipervínculos que le permiten recorrer el
documento cuando lo consulte en formato electrónico. El procedimiento es muy sencillo: basta situar el
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MCC Reporting
¿Qué es MCC?
Merchant Category Code (código de categoría del Establecimiento) o MCC, es un código de clasificación
de cuatro dígitos que identifica la línea comercial del establecimiento. Es similar a un código de
Clasificación industrial estándar (SIC), pero su alcance es más amplio.
American Express emplea 28 grupos MCC que corresponden a diversas categorías (por ejemplo, el 2
corresponde a ocio y entretenimiento; el 28 a comercio mayorista). Estos grupos se subdividen a su vez en
281 códigos MCC que corresponden a distintos tipos de Establecimientos (p.ej., 742 servicios veterinarios;
4511 compañías aéreas y transportistas aéreos; 7011 hoteles, moteles y complejos turísticos).
Encontrará una lista completa de los MCC por código y por grupo en el directorio MCC de la sección
Reporting (Informes) del Centro de servicios de American Express @ Work.
¿Qué ventajas ofrece MCC?
 MCC responde a una norma de la International Standards Organization (ISO) para la descripción de
“clasificaciones sectoriales” que permite identificar y categorizar de forma cómoda y fiable las
transacciones incluidas en el informe.
 MCC puede emplearse también para bloquear las compras de determinadas empresas o categorías de
empresas, siempre que no se utilicen límites de cuenta y otros controles.
¿Qué método es el más eficaz para integrar los informes MCC en los procesos
de mi empresa?
La actualización permite aprovechar las ventajas de esta opción de dos formas:
 Seleccione el MCC cuando use el indicador Industry (Sector) de su herramienta de creación de
informes
 Use uno de los dos nuevos Shared Reports (Informes compartidos) creados específicamente para
este tipo de informes:
o
Informe Industry Summary (MCC) (Resumen por sector)
o
Informe Top Suppliers (MCC) (Principales proveedores)
Nota: Esta actualización no afecta a los informes de conciliación de pagos de empresa. La adición de MCC solo afecta a los
informes financieros de programas y de gestión de proveedores de la herramienta de creación de informes actualizada (local)
para la Tarjeta Corporate Card y para las Soluciones para la Gestión de Compras de Empresa.
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Modificación del indicador Industry (Sector)
El indicador Industry ha sido modificado en toda la herramienta de creación de informes para permitir la
introducción de MCC. Esta novedad se presenta como una tercera opción de filtrado por sector, junto a las
opciones de los códigos SIC Division y Genesis.
Para filtrar su informe por un código MCC
concreto:
 Seleccione MCC Group (Grupo MCC) en
el menú desplegable Attribute (Atributo)
 Haga clic en Go (Ir)
 Seleccione uno de los 28 grupos que
aparecen en el cuadro Elements (Elementos)
 En la parte inferior del indicador, haga clic
en Drill (Examinar)
Los códigos asociados con ese grupo aparecerán
en el cuadro Elements. Seleccione el código que
le interese y haga clic en la flecha para añadirlo
a My Selections (Mi selección).
Atención: Los informes guardados que contengan
valores de un sector (SIC o Genesis)
podrían perderse con la incorporación de
MCC al indicador Industry. Para garantizar
el uso continuado de informes con valores de un sector, siga estos pasos:
1.
2.
3.
4.
Abra el informe guardado
Seleccione la opción "re-prompt" para volver a introducir los valores
Introduzca o seleccione de nuevo
Guarde el informe de nuevo
Informes afectados por el cambio
En los siguientes informes, el indicador Industry o la lista de atributos aparecerá con la nueva opción MCC.
Informes compartidos
Crear informes
Account Detail (CM) – Billed
Account Detail (CM) – Billed
Account Detail (CM) – Daily
Account Detail (CM) – Daily
CPC Declines – Detail, Daily
Industry Summary (CC)
Industry Summary (CC)
Industry Summary (Select SIC Div/Cd)
Industry Summary (CPC)
Supplier Summary
Top Suppliers (CC)
Top Suppliers (CC)
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Industry Summary (MCC)
Descripción del informe
Este nuevo informe es excelente para la consulta de las transacciones facturadas en cada categoría
sectorial MCC. El informe es compatible con la consulta de resúmenes de gastos por sector para la
elaboración de presupuestos y para la evaluación financiera. El informe proporciona el gasto total de
los CID o cuentas de control seleccionados. Además del total global, el informe contendrá el total por
cada código de grupo MCC durante el período seleccionado, ordenado alfabéticamente por sector.
Localización de los informes
Carpeta del producto:
Carpeta del informe:
Carpeta de categoría:
Tarjeta de empresa (Corporate Card) y Tarjeta de compras de
empresa (Corporate Purchasing Card)
Shared Reports (Informes compartidos)
Supplier Management (CPC) * (Gestión de proveedores)
Indicadores
Obligatorios
Opcionales
Nombre
Descripción
Customer
Billing Time
Información de la cuenta de control, incluida la cuenta principal, intermedia y básica.
Período de tiempo en meses al que corresponde el informe, basado en un ciclo de
facturación mensual.
Nombre
Descripción
Currency
La divisa que se aplicará a todos los valores del informe.
Industry
Seleccione los grupos MCC o los códigos MCC que desee incluir o excluir en el informe
Información que aparece en el informe
Atributos
Parámetros
Nombre
Descripción
MCC Group
MCC Code
Grupo código de categoría del Establecimiento (28 grupos)
Merchant Category Code (Código de categoría del Establecimiento) (muestra tanto
el nombre como el “código” numérico ISO definido)
Nombre
Descripción
Net Billed
Suma del importe total cargado más el importe total abonado
% of Total Net Billed
Importe neto facturado por sector, dividido por el importe neto facturado
# of Charges
Suma del recuento total de cargos más el recuento total de abonos
% of Total # of Charges
Número neto de cargos por sector dividido entre el número total de cargos
Average Spent per
Charge
Importe adeudado dividido entre el número de cargos. Tenga en cuenta que el
importe adeudado no figura en el informe. El importe adeudado representa los
cargos que se hacen a la cuenta, pero no incluye el importe ingresado en la cuenta.
* Este informe está disponible tanto para la Tarjeta de empresa (Corporate Card) como para la Tarjeta de
compras de empresa (Corporate Purchasing Card).
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Top Suppliers (MCC)
Descripción del informe
Este nuevo informe es excelente para la consulta de los principales proveedores en cada categoría
sectorial MCC. El informe es compatible con la consulta de resúmenes de gastos por proveedor para las
negociaciones, la elaboración de presupuestos y la evaluación financiera. El informe proporciona el gasto
total de los principales proveedores de los CID o cuentas de control seleccionados. Además del total
global, el informe proporcionará el total por cada proveedor.
Localización de los informes
Carpeta del producto:
Carpeta del informe:
Carpeta de categoría:
Tarjeta de empresa (Corporate Card) y Tarjeta de compras de
empresa (Corporate Purchasing Card)
Shared Reports (Informes compartidos)
Supplier Management (CPC) * (Gestión de proveedores)
Indicadores
Obligatorios
Opcionales
Nombre
Opciones
Customer
Seleccione la cuenta de control, incluida la cuenta principal, intermedia y básica.
Billing Time
Seleccione el período de tiempo en meses al que corresponde el informe, basado en un ciclo de
facturación mensual.
Industry
Seleccione los grupos MCC o los códigos MCC que desee incluir o excluir en el informe
Top Options
Seleccione el número de proveedores principales – 10, 25, 50, 100, 500, 1000
Nombre
Descripción
Currency
La divisa que se aplicará a todos los valores del informe.
Información que aparece en el informe
Atributos
Parámetros
Nombre
Descripción
Supplier Name
Supplier Number
El nombre del proveedor
El número del proveedor
Nombre
Descripción
Net Billed
% of Total Net Billed
# of Charges
% of Total # of Charges
Average Spent per
Charge
Suma del importe total cargado más el importe total abonado
Importe neto facturado por sector, dividido por el importe neto facturado
Suma del recuento total de cargos más el recuento total de abonos
Número neto de cargos por sector dividido entre el número total de cargos
Importe adeudado dividido entre el número de cargos. Tenga en cuenta que el
importe adeudado no figura en el informe. El importe adeudado representa los
cargos que se hacen a la cuenta, pero no incluye el importe ingresado en la cuenta.
* Este informe está disponible tanto para la Tarjeta de empresa (Corporate Card) como para la
Tarjeta de compras de empresa (Corporate Purchasing Card).
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Modificaciones generales
Se han creado nuevos indicadores que están disponibles para informes específicos. Estas modificaciones de
la configuración actual que se presentan a continuación aumentarán la eficacia de su sistema de creación de
informes.
Indicador Ticket Amount (Importe del billete)
Este indicador se destina a los informes sobre billetes de avión y permite a los usuarios filtrar importes de
billetes que probablemente no sean “billetes reales” sino tasas o ajustes. Los clientes podrán filtrar cantidades
específicas, o todas las cantidades inferiores a un valor específico (p.ej. 25, 50 o 100). Para realizar la
filtración, recurra a la opción Qualify (Seleccionar) "Not in” (Excluido) especifique el valor que desee
excluir del informe. Este indicador está disponible en los siguientes informes:
 Air Booking Source (Fuente de la reserva del billete de avión)
 Create Report – Airline Ticket Summary (Crear informe - Resumen de billetes de avión)
 Create Report – Airline Ticket Detail (Crear informe - Información detallada sobre el billete
de avión)
Indicador Trip Amount (Importe del viaje)
Este indicador funciona y se usa exactamente igual que el indicador Ticket Amount (Importe del billete)
comentado anteriormente, con la salvedad de que se destina a informes de viajes realizados mediante los
criterios Origin and Destination (O&D) (Origen y Destino) o Sector. Este indicador está disponible en los
siguientes informes:
 Top or Selected Air Carrier within Airport Pair (Operadores principales o seleccionados por
aeropuertos de origen y destino)
 Top or Selected Airport Pair within Air Carrier (Aeropuertos de origen y destino principales o
seleccionados por operador)
 Create Report – Air Trip Summary (Crear informe - Resumen de vuelo)
Bill Month (Mes de registro), Bill Quarter (Trimestre de registro), Bill Year (Año de registro)
En agosto del 2006 se introdujeron cinco plantillas Create Report (Crear informe) para proporcionar
informes de tendencias en forma resumida. Los clientes señalaron la necesidad de añadir atributos de mes de
registro, trimestre de registro y año de registro a los siguientes informes:
 Create Report – Airline Ticket Summary (Crear informe - Resumen de billetes de avión)
 Create Report – Airline Trip Summary (Crear informe - Resumen de viaje en avión)
 Create Report – Hotel Summary (Crear informe - Resumen del hotel)
 Create Report – Car Summary (Crear informe - Resumen del alquiler de vehículos)
 Create Report – Supplier Summary (Crear informe - Resumen de proveedores)
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Recursos adicionales
Servicio de Atención (Help Desk)
Si tiene alguna pregunta sobre la herramienta de elaboración de informes de American Express @ Work
Reporting, o bien sobre las mejoras y los nuevos informes descritos anteriormente, póngase en contacto con
el departamento de atención al cliente. Podrá acceder a la información de contacto internacional haciendo
clic en el botón Help Desk, situado en la página de inicio de Reports (Informes).
Botón Product Update
Cuando este botón aparezca en la página inicial Enhanced Reporting Entrance, podrá acceder a un adelanto
de las futuras actualizaciones de productos. Este botón estará disponible dos semanas antes de que se
actualice la herramienta de elaboración de informes, le avisará de las modificaciones y le permitirá acceder a
un resumen de las mejoras que se producirán, la fecha de lanzamiento, así como las posibles interrupciones
del sistema. Le recomendamos que compruebe este botón con regularidad para asegurarse de que está al
tanto de las fechas en que se producirán las actualizaciones del producto.
Centro de servicios de @ Work
En el Centro de servicios de American Express @ Work encontrará todo lo que necesita para satisfacer las
necesidades que le puedan surgir en la búsqueda de información de referencia. Podrá acceder a guías
recientes y a otras ya archivadas, así como consultar la información sobre todos los productos y muestras de
informes. El vínculo de acceso al Centro de servicio se encuentra en la página de inicio de American Express
@ Work, antes de acceder a Reports (Informes) o a Program management (Gestión del programa).
Formación
Si necesita actualizar sus conocimientos o es la primera vez que utiliza las herramientas de elaboración de
informes, póngase en contacto con su Gestor de Cuenta para que concierte una sesión formativa con un
especialista en @ Work. De momento, estas sesiones están disponibles en inglés, francés alemán y español.
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