instructivo para evaluación y reevaluación de proveedores

instructivo para evaluación y reevaluación de proveedores

INSTRUCTIVO
PARA EVALUACIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
VERSIÓN 1.0
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
HEILER JAVIER GANTIVA MOLENDA HEILER JAVIER GANTIVA MOLENDA JAIME ALBERTO RODRIGUEZ ARIAS
SECRETARIO GENERAL
SECRETARIO GENERAL
FECHA
03-11-2009
FECHA
03-11-2009
CONTRALOR DEPARTAMENTAL DEL
META
FECHA
03-11-2009
DE USO EXCLUSIVO PARA LA CONTRALORÌA DEPARTAMENTAL DEL META
CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL META
INSTRUCTIVO PARA LA EVALUACIÓN Y CÓDIGO: 600.01.43
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
VERSIÓN 1.0
1.
OBJETIVO
Establecer los parámetros a tener en cuenta en la evaluación y reevaluación de
proveedores de la entidad
2.
ALCANCE
Aplica para las actividades de evaluación y reevaluación de los proveedores de
bienes y servicios críticos para los procesos de la Entidad.
3.
DEFINICIÒN O GLOSARIO

Evaluación: Es el examen sistemático que se realiza para determinar en qué
grado el proveedor satisfizo
los requerimientos especificados o
se
comprometió con la Contraloría Departamental del Meta.

Reevaluación: Es la evaluación que se realiza al proveedor sobre la prestación
del servicio o producto entregado a la Contraloría Departamental del Meta.

Proveedor: Es la organización o persona que proporciona un producto.
Puede ser productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o
prestador de un servicio o información. En una situación contractual el
proveedor puede denominarse contratista.

Producto o servicio crítico: que influye directamente en la prestación del
servicio o producto de la Contraloría Departamental del Meta.
4.
RESPONSABLES
El Secretario (a) General de la Contraloría Departamental del Meta es el
responsable cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado el presente instructivo.
El funcionario que se encuentre implicado en la evaluación de proveedores debe
cumplir las disposiciones establecidas en el presente documento.
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REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
VERSIÓN 1.0
5.
5.1
DESARROLLO O CONTENIDO
CONDICIONES GENERALES
5.1.1 Para realizar el control de los proveedores se realiza una clasificación de
los productos y servicios que se utilizan en la Entidad, plasmado en el
formato 600.02.321 Matriz de Clasificación detallada de Bienes y Servicios,
de acuerdo a ello, se observan cuatro (4) parámetros que son : Críticos,
esenciales, adicionales y soporte.
5.1.2 Cada uno posee condiciones a responder para cada producto y/o servicio,
llevando esto a determinar a que parámetro pertenece los productos y/o
servicios que maneja la Entidad, es decir, el mayor resultado de respuestas
marcadas positivamente, fijan la pertenencia de un producto y/o servicio a
un parámetro especifico. Con base al resultado obtenido se diligencia el
formato 600.02.322 Matriz de clasificación consolidada de Proveedores.
5.1.3 Todo proveedor de productos y/o servicios que se encuentre catalogado
dentro del parámetro de Crítico, es objeto de evaluación y reevaluación, ya
que afectan la calidad de los productos de la Contraloría Departamental del
Meta.
5.1.4 El Secretario (a) General lleva una base de datos de los proveedores de la
Contraloría Departamental del Meta, mediante el formato 600.02.306
5.2
EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR
5.2.1 La evaluación al proveedor se realiza una vez haya terminado y liquidado la
ejecución del contrato u orden, según sea el caso, de los productos y/o
servicios catalogados como críticos. El término de las evaluaciones se
hace cada seis (06) meses, es decir, en los meses de Junio y Diciembre de
cada año, se toman los proveedores que hayan terminado y liquidado su
ejecución en las fechas del 01 de Enero hasta el 27 de Junio y los del 28 de
Junio hasta el 28 de Diciembre respectivamente.
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VERSIÓN 1.0
5.2.2 El Secretario (a) General evalúa el desempeño del proveedor, teniendo en
cuenta el concepto de quienes tuvieron contacto directo con el proveedor y
hacen uso de los elementos o servicios solicitados, para completar la
información necesaria y calificar de manera objetiva cada uno de los
aspectos establecidos.
5.2.3 La escala de calificación y los criterios utilizados para la evaluación de
proveedores en caso de ser necesario evaluar el desempeño o reevaluar
uno de ellos, se encuentran especificados en la tabla dada a continuación:
a. Del producto o servicio a suministrar (50%)
ASPECTO A
EVALUAR
CALIFICACIÓN
1
Calidad del Producto No se puede usar
Capacidad de
Suministro
Oportunidad en las
entregas
Suministro superior al
110% ó inferior al 90%
de la cantidad solicitada.
Entrega 2 días antes o 2
días después de la
fecha establecida.
3
5
No hay cumplimiento
total
de
Cumplimiento total
especificaciones, pero
de especificaciones
no
se
afecta
la
funcionalidad.
Suministra entre + 10% Suministra cantidad
de la cantidad solicitada. solicitada.
Entrega entre 1 día Entrega en la fecha
antes y 1 días después. establecida.
b. Del servicio de atención al cliente (25%)
ASPECTO A
EVALUAR
CALIFICACIÓN
1
3
5
Entrega
parcial
de
Documentos de soporte No entrega documentos
Entrega
la
documentos
que
(Facturas, certificados, Lo que no permite uso
totalidad
de
permite uso de producto
remisiones, etc.)
del producto o servicio
documentos.
o servicio.
Soporte Técnico
Causa efecto parcial o Efectivo
y
(información, resolución No efectivo
no fue oportuno.
Oportuno.
quejas y reclamos)
Comunicaciones
Respuesta dentro
Respuesta después de Respuesta entre 4 y 8
(amabilidad,
de las 4 horas
8 horas.
horas
efectividad)
siguientes.
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c. Condiciones comerciales (25%)
ASPECTO A EVALUAR
Precios
Plazos para pago
Forma de Pago
1
Incremento por encima
del 10% del precio del
promedio del mercado.
Contra entrega
CALIFICACIÓN
3
5
Incremento no mayor al
Precio
10% sobre el precio del
competitivo.
promedio del mercado.
Menos de 30 días
30 días o más
Efectivo
Transferencia
Cheque
El Secretario General a través del formato 600.02.307 “Evaluación de
Proveedores” califica 1, 3 ó 5 el desempeño que ha tenido el proveedor en el
cumplimiento de especificaciones de producto o servicios solicitados durante el
periodo a evaluar, teniendo en cuenta lo establecido en los numerales 5.2.1 y
5.2.2 de este documento.
En el formato 600.02.307 Evaluación de Proveedores” totaliza y pondera las
puntuaciones obtenidas de acuerdo al factor establecido para cada aspecto y
asigna la calificación correspondiente de acuerdo a la tabla relacionada en este
instructivo.
5.3
REEVALUACIÓN DEL PROVEEDOR
El término de las reevaluaciones se hará cada seis (06) meses, es decir, en los
meses de Junio y Diciembre de cada año, para los proveedores de productos y/o
servicios catalogados como críticos.
Para el mes de Junio, se toma los proveedores que a la fecha del 01 de Enero
hasta el 27 de Junio, hayan sido evaluados en el mes de Diciembre del año
anterior, hayan suscrito nuevo contrato u orden y se le haya terminado y liquidado
la ejecución del mismo.
Para el mes de Diciembre, se toma los proveedores que a la fecha del 28 de Junio
hasta el 28 de Diciembre, hayan sido evaluados en el mes de junio del mismo año,
hayan suscrito nuevo contrato u orden, y se le haya terminado y liquidado la
ejecución del mismo. Asegurando así que se mantiene en su desempeño, por lo
cual, se deja evidencia en el formato 600.02.307 Evaluación de Proveedores,
siendo esta actividad responsabilidad del Secretario (a) General.
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REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
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6.
FLUJOGRAMA
No aplica
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIAS

Norma Técnica Colombiana NTC - ISO
8.




ANEXOS
Base de datos de Proveedores 600.02.306
Evaluación de Proveedores. 600.02.307
Matriz de Clasificación detallada de Bienes y Servicios 600.02.321
Matriz de clasificación consolidada de Proveedores 600.02.322
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