Manual para organizar un Nuevo Club - Activo 20

Manual para organizar un Nuevo Club - Activo 20

COMO ORGANIZAR UN CLUB ACTIVO 20-30
Con taladrante insistencia e incansable en su esfuerzo, Activo 20-30 Internacional, a través
de sus Clubes afiliados, enfatiza su movimiento de expansión a nuevos territorios. Este es el
máximo reto y el más vigoroso motivo que inspiran los ideales de la Organización. Es y será
siempre, el principal proyecto de Activo 20-30 Internacional, porque solo mediante la
creación de nuevos clubes será posible la cristalización de los fines y objetivos que lo
animan.
Uno de los servicios fundamentales del Club Activo 20-30 es organizar y supervisar la
formación de otros clubes; lancen sus miradas sobre el territorio que rodea a su ciudad,
seleccionen las poblaciones que tengan posibilidades y pónganse en contacto con el
Gobernador del Distrito. Encontrarán en él a su más entusiasta colaborador en el
establecimiento del nuevo Club.
Al organizar un nuevo Club, debe, ante todo, establecerse contacto con personas que se
consideren posibles socios. Hay varios medios para obtener nombres de personas a clubes
de servicio social (Rotarios, Leones, etc.), así como pláticas en el seno de los mismos; en
establecimientos comerciales y en diversos grupos sociales.
Debe exponerse ante éstos grupos los programas de Activo 20-30 Internacional y solicitar
ayuda para obtener los nombres de los socios en perspectiva. Puede darse el caso de que en
la comunidad en la que se está interesado haya antes funcionado un Club Activo 20-30.
Siempre existen elementos dinámicos en la comunidad, verdaderas chispas prontas a
encenderse, elementos que, al informarse de los esfuerzos desplegados para reinstalar un
nuevo club, espontáneamente se pondrán en contacto con los organizadores y les ofrecerán
su apoyo decidido.
Para ilustrar a los futuros socios acerca de los muchos beneficios que ofrece Activo 20-30,
llévese consigo el álbum del Club con sus recortes de periódicos sobre proyectos y
actividades de la institución. Los ciudadanos de la localidad y los miembros en perspectiva se
interesarán en éstos asuntos.
Désele publicidad, lo antes posible, al nuevo Club en los periódicos locales, presentando un
breve resumen de la historia de Activo 20-30 Internacional e invitando a todos los jóvenes
de la comunidad, cuyas sedes estén comprendidas entre los 20 y 40 años a que ingresen al
Club.
Los informes y materiales para dichas publicaciones pueden adquirirse, mediante solicitud,
de las Oficinas Matrices.
En los artículos que se publiquen al efecto debe indicarse que las sesiones o citas del Club se
harán mediante comidas ó reuniones de carácter social. En las primeras etapas de
organización, no obstante se efectuarán reuniones fuera de protocolo, de carácter informal,
para cambio de impresiones, en las que se harán los arreglos para futuras comidas y lugares
de cita Téngase muy en cuenta los precios moderados de las comidas. La primer sesióncomida (ó cena) la organizará el club asesor, considerándose como invitados los socios en
perspectiva del Club que se trata de fundar.
Elíjase como maestro de ceremonias del club proyectado a una persona dinámica y de gran
simpatía. Debe ser joven con cualidades de dirigente y que goce de grandes simpatías en
todos los círculos sociales de la comunidad. Téngase sumo cuidado para que todos los
puestos administrativos iniciales sean desempeñados por hombres capaces. Un nuevo Club
requiere excelentes guías en el período de su gestación. Invítese a funcionarios de los Clubes
Activo 20-30 circunvecinos y oficiales Distritales e Internacionales, así como a los Directores
de los diferentes Comités de expansión, para que sustenten conferencias ante el club en
formación sobre temas que expliquen los objetivos y finalidades de la organización.
Solicítese la cooperación de clubes Activos 20-30 circunvecinos a efectos de que se reúnan
con el nuevo grupo. Tal programa tiene por objeto avivar el entusiasmo y fomentar la
política del sano compañerismo.
Es aconsejable llegar al convencimiento de que el único medio de que se dispone para
incrementar la asistencia a las reuniones consisten en hacer esfuerzos personales por atraer
a las sesiones el mayor contingente de posibles socios, por lo cuál se debe establecer
contacto íntimo con las Oficinas Matrices y seguir acuciosamente el ritmo de progreso del
nuevo club.
Cada comunidad necesita de Activo 20-30 y este, a la vez, necesita un Club de Jóvenes en
cada comunidad. Con verdadera satisfacción y con la más calurosa bienvenida acogeremos a
los nuevos socios dentro de nuestra organización para demostrar que su afiliación a Activo
20-30 tendrá gran significación en el curso de sus vidas.
LOS PASOS NECESARIOS PARA ORGANIZAR UN ACTIVO 20-30
1.- Solicitud para Organizar un Club Activo 20-30
Esta forma que es enviada por la Oficina Central a petición del Club Asesor, debe:
a) Ser firmada por diez o más personas interesadas en el nuevo Club.
b) Ser enviada a la Oficina para su aprobación.
Al firmar esta solicitud, el nuevo Club no contrae obligaciones financieras con la
organización.
2.- Juntas
a) Los clubes en formación deben celebrar no menos de ocho sesiones semanales
consecutivas.
b) Las sesiones ordinarias deben ser sesiones-cenas (ó comidas).
3.- Mesa Directiva Provisional
a) Debe ser electa en la primera o segunda sesión.
b) Desempeñará su cargo hasta la constitución Oficial.
c) Debe integrarse por un Presidente, Secretario y Tesorero.
(Nota: El Presidente puede nombrar a su discreción otros oficiales que juzgue necesarios,
tales como Director de membresía, Director de Asistencia, Director de Programas, etc.)
4.- Constitución y estatutos del Club
a) Se recomienda, que el ejemplar formulado por la oficina Central se adopte y respete lo
más posible.
b) La Constitución y Estatutos del nuevo Club deben ser enviados a la Oficina Central para su
aprobación.
c) Deben ser aceptados, así como mismo, por todos los miembros del Club.
5.- Preparativos para la Noche Constitutiva
a) Fijar una fecha conveniente.
b) Notificar a la Oficina Central tan pronto como sea posible, así como a los Oficiales
Distritales e Internacionales correspondientes y a los clubes Activo 20-30 circunvecinos.
c) Enviar invitaciones a los funcionarios y Autoridades locales, así como a los funcionarios de
otros clubes de servicio.
d) Nombrar un Comité de Finanzas y Preparativos.
e) Consultar a otros funcionarios de Activo 20-30 todo lo relativo a la Noche Constitutiva a
fin de evitar incidentes desagradables y pérdidas de dinero.
6.- Elección de la Mesa Directiva Permanente
a) Debe observarse las disposiciones de los Estatutos del Club y ser electos los funcionarios
semanas antes de la Noche Constitutiva.
b) Estos Oficiales tomarán posesión Oficial de sus cargos la Noche de Constitución.
7.- Solicitud de carta Constitutiva
a) Debe ser firmada por 15 o más socios y ser enviada a la Oficina Central dos semanas
antes de la Noche Constitutiva.
b) Debe venir adjunta una lista de todos los Oficiales y miembros con sus direcciones
respectivas.
c) Deben enviarse, con dicha solicitud, todas las cuotas correspondientes.
Nota: Explicación completa más adelante.
8.- Programa para la Noche Constitutiva
a) Este se prepara con la cooperación de otros oficiales de Activo 20-30 y del Club Asesor ó
padrino.
b) El Oficial Internacional de más alta jerarquía que se encuentre presente, presidirá la
ceremonia de Constitución que consiste en:
1.2.3.4.-
Presentación Oficial de socios y entrega de distintivos y emblemas.
Instalación de los Oficiales del Club
Entrega de Carta Constitutiva
Presentación de la Campana y el Mazo.
9.- Observaciones inmediatas de Post-Constitución
De preferencia por carta, deben darse las gracias a todos los asistentes a la Noche
Constitutiva y hacerles patente el deseo de volver a tenerlos en el Club en el futuro.
OBLIGACIONES FINANCIERAS CON ACTIVO 20-30 INTERNACIONAL
1.- Valor y Cuota de la Carta Constitutiva.
2.- Cuotas de ingresos de los nuevos socios.
Esta cuota preparada representa el costo de los distintivos, emblemas, calcomanías, etc.,
con que se provee a cada socio.
3.- Importe del Estándarte que provee la Oficina Central.
4.- La campana y el Mazo que provee la Oficina Latinoamericana se envían al nuevo club por
la Organización Internacional.
5.- Obligaciones financieras posteriores a la Constitución.
a) Cuota Per-cápita. Esta cuota es la fijada por el Consejo Ejecutivo Internacional
periódicamente e incluye:
1.- Cuota para el mantenimiento de la Oficina Central, así como los gastos de otros folletos y
clases de servicio que periódicamente les son enviados a todos los Clubes.
2.- Gastos de Oficiales Distritales e Internacionales en el desempeño de sus funciones y
visitas Oficiales a los Clubes.
NOTA: Activo 20-30 Internacional no es una organización lucrativa. Todos sus Oficiales
trabajan sin ninguna remuneración, aunque de acuerdo con los Estatutos Internacionales,
son reembolsados parcialmente de sus erogaciones originadas por visitas oficiales a los
clubes, portes, telegramas, conferencias telefónicas, etc., después de dar cuenta
pormenorizada de dichos gastos. Las únicas personas que perciben salarios son aquellas
designadas a contratadas periódicamente por el Consejo de Directores Internacionales para
el fiel desempeño de las labores encomendadas a la Oficinas Matrices. Dichas personas
tienen calidad de empleados de la Organización y carecen de facultades conferidas a los
Oficiales.
Los Clubes reciben estados financieros de Activo 20-30 Internacional para la comprobación
de todos los gastos y usos de este dinero. Cualquier club u Oficial tiene derecho a pedir
mayores informes o de ofrecer sugerencias para mejorar las finanzas de la organización.
EL MANUAL E INSTRUCTIVO PARA OFICIALES DEL CLUB contiene varias indicaciones
sobre el funcionamiento del Comité de Finanzas del Club Activo 20-30. Se recomienda que se
estudien y se apliquen a cada club. En esta forma garantiza la estabilidad de los clubes
Activo 20-30.
PRIMERA SESIÓN
1.- El Director de los Debates debe ser un representante de Activo 20-30, de ser posible. Hay
que asegurarse de que todos los representantes dispongan de la literatura o publicaciones de
Activo 20-30, tales como folletos, ejemplares del órgano “Activo 20-30”.
ORDEN DEL DIA
A)
B)
C)
D)
Apertura de la sesión, con el “Saludo a la Bandera”.
Invocación (La persona encargada de éste acto será invitada previamente).
Presentación de las personas reunidas.
Si se trata de una sesión-comida, en ésta primera reunión, el siguiente orden de los
asuntos no se desarrollará hasta que se haya servido la última vianda.
2.- Explicación de lo que es Activo 20-30
A) El director de los debates explicará la razón de la reunión.
B) Historia Activo 20-30
C) Proyectos.
D) La sesión semanal del Club (Calidad de socios, programas diversos, actividades
del sargento de armas).
E) Objetivos de Activo 20-30 Internacional.
a) Formar líderes para el servicio a la comunidad
b) Servir a la comunidad y en especial a la niñez
c) Desarrollar la amistad y promover la confraternidad
d) Fomentar los más altos principios humanos, morales y cívicos
3.- Determinar la reacción personal y las opiniones acerca de la organización de un Club
Activo 20-30.
4.- Si la reacción es favorable el Director de los debates explicará el procedimiento para
hacer la solicitud y los requisitos para obtener el reconocimiento legal.
5.- Elíjase un Director de debates interino que fungirán hasta que se elijan los funcionarios
permanentes.
A) Elíjase un Secretario-Tesorero interino, deberes: Estar en correspondencia con la
Oficina Central y ser depositario de los fondos del Club.
B) Elíjase sargento de Armas interino, quien fungirá en la siguiente sesión
C) Desígnese un comité de inscripción de Socios. (Todos los nombramientos serán
extendidos por el Director).
D) Háganse arreglos para la segunda sesión fijando hora, lugar y día. Desígnese orador,
de preferencia una persona que pertenezca al club.
E) Organícese la propaganda por la prensa.
F) Desígnese director de programas.
(El director interino o el secretario-tesorero debe ponerse en contacto inmediato, por
correspondencia, con la oficina Central informando de los nombres y direcciones de los
funcionarios interinos, de los progresos alcanzados y solicitando la ayuda necesaria. Es de
suma trascendencia que oficina Central coordine todos los pasos encaminados a obtener el
reconocimiento legal y esté informada constantemente del desarrollo de las gestiones
respectivas. La oficina Central está siempre en condiciones de impartir ayuda eficaz durante
el período anterior del reconocimiento oficial.)
SEGUNDA SESIÓN
1) Presidencia del Director Interino.
A) Apertura de la sesión con el saludo a la Bandera.
B) Invocación.
C) Presentación de las personas reunidas mencionando nombres, y apellidos, así
como su profesión y ocupación.
D) Lectura de la correspondencia, por el Secretario.
E) Multas (Las que se limitarán a cantidades pequeñas). Chistes y bromas
F) Pláticas cortas acerca de Activo 20-30, a cargo de visitantes 20-30 o de algún
miembro designado previamente, o del Director de Debates.
G) Presentación del Orador.
2.- Estudio de los requisitos de Activo 20-30.
3.- Arreglo para la tercera sesión.
A) El Director interino designará al Presidente de la Comisión de Programas que
fungirá hasta que se elijan funcionarios permanentes.
B) Hora, Lugar y día de la próxima sesión.
4.- Secretario–Tesorero.
A) Obtención de nombre, direcciones, edades, fechas de nacimiento, Ocupación,
Negociación,
Clasificación,
etc.
Para
los
archivos
Correspondientes.
B) No perder el contacto con el representante de Activo 20-30, ni con la Oficina
Central.
5.- Asegurarse de que la prensa local está haciendo la debida publicidad.
TERCERA SESIÓN.
1.- Presidencia del Director Interino.
2.- Hágase circular la solicitud de permiso para constituir el club, explíquense los requisitos a
los nuevos socios, asegúrense las firmas necesarias y remítanse a la oficina Central.
3.- Desígnese el Comité de Proyectos del club. Tómese en consideración uno de los
proyectos internacionales. Investíguense las oportunidades para proyectos locales.
4.- Secretario–Tesorero
5.- Informe del Comité de inscripción de Socios y sugestiones para aumentar la membresía.
6.- Háganse arreglos para invitar conferencistas que diserten sobre temas de interés para los
socios.
7.- Nómbrese un Comité que se reúna después de la sesión para que formule un presupuesto
(Presidente, Secretario–Tesorero y otros socios interesados).
CUARTA SESIÓN.
1.- Presidencia del Director Interino.
2.- Informe del Comité de Membresía.
3.- Informe del Presidente del Comité de Proyectos y discusión del mismo por la asamblea.
(Limítese la discusión a cinco minutos).
4.- Desígnese un Comité para la elaboración del programa de la noche en que se celebrará el
reconocimiento del Club.
a).- Sugiérase que el Presidente de éste Comité se ponga en contacto inmediato con
el Gobernador del Distrito para efectuar un cambio de impresiones.
b).- Recuérdese que la fecha debe anunciarse a la Oficina Central cuando menos con
cuatro semanas de anticipación. ! Esto es de suma Importancia!.
(El Presidente del programa debe hacer arreglos para que se sustenten pláticas por
personas expertas, se presenten números musicales, etc., en la quinta sesión. Habrá
un orador invitado si se desea un programa completo.)
QUINTA SESIÓN
1.- Presidencia del Director Interino.
2.- Tómese en consideración la elección de funcionarios del Club.
a).- Nómbrese un Comité de Designación de Candidatos en la siguiente sesión para
estos cargos:
1.-Presidente
2.- Vice-Presidente
3.- Sargento de Armas
4.- Consejo de Directores ( 4 a 7 Miembros)
El Secretario y el Tesorero (ó el Secretario–Tesorero) no se elige por el Club,
libremente. Estos funcionarios se designan por el Consejo de Directores (Una vez que
haya sido elegido) y fungen durante todo el año Oficial de Activo 20-30 (Julio-Junio).
3.- Convóquese a una sesión del Consejo a que se celebre con el fin de redactar los estatutos
del Club.
4.- Sígase el Manual de Oficiales para obtener todos los informes.
5.- Informe del Comité de Presupuesto y de sus proposiciones para su aprobación.
6.- Programa.
7.- Sugestiones en beneficio de Activo 20-30 (cinco minutos). Cualquier socio puede
presentar las sugestiones ó críticas que él considere de interés para el Club.
SEXTA SESIÓN
1.- Presidencia del Director Interino.
2.- Informe del Comité de Designación de candidatos así como proposiciones de la Asamblea.
(Las elecciones se efectuarán en la siguiente sesión).
3.- Discusión de Planes para algún evento social (bailes, etc.) a fin de recabar fondos para la
Tesorería de Club.
4.- Solicitud formal para el Reconocimiento Legal del Club, enviado la petición a la Oficina
Central acompañada de:
1.- Cuota de Reconocimiento.
2.- Copia de los Estatutos y de la Constitución.
3.- Lista completa de los miembros del Club reconocidos con sus nombres y
direcciones.
4.- Nombre y direcciones de los funcionarios del Club.
5.- Fecha y lugar del Banquete de Inauguración.
6.- Informe de la Comisión de reconocimiento Legal.
a)- Cuando se haya fijado la fecha, asegúrese de que la Oficina Central sea
notificada con la debida anticipación para obtener el reconocimiento. Avísese
también oportunamente a los clubes vecinos.
5.6.7.8.-
Programa.
Actividades en beneficio de Activo 20-30.
Organícese sesiones interesantes, animadas y entretenidas.
Proyéctense sesiones de conjunto con organizaciones de reconocida antigüedad.
SEPTIMA SESIÓN
1.- El Director interino presidirá.
2.- Elección de funcionarios del Club.
3.- Sígase las instrucciones del Manual de Oficiales para obtener los informes
correspondientes.
4.- Toma de Posesión del Presidente acabado de elegir.
5.- Informe de la Comisión de Proyecto.
6.Informe
sobre
el
Plan
para
celebrar
una
sesión
de
conjunto.
(El presidente tomará en consideración el nombramiento de Presidentes de Comités y estará
preparado para anunciar a los elegidos en la siguiente sesión.
Consúltese el Manual de Oficiales en la parte que se refiere a los Comités).
OCTAVA SESIÓN
1.- El Presidente del Club la dirigirá.
a).Sígase
la
rutina
ordinaria
de
b).- Hágase uso de la agenda preparada al efecto.
apertura
de
sesiones.
2.- Preparativos finales para la Noche Constitutiva.
Para ésta sesión ya se habrá fijado la fecha definitiva, de acuerdo con la Oficina
Central.
3.- Programa.
AGENDA PARA LA NOCHE CONSTITUTIVA DEL CLUB
9:00 Apertura de la Sesión, por el Maestro de Ceremonias ó un Oficial de Activo 20-30
Internacional.
9:05 Designación de Sargento de Armas y Rey de la Noche.
9:15 Presentaciones:
a).- Presentación de los representantes de las Autoridades y de los Clubes de
Servicio locales, por socios del nuevo Club Activo 20-30.
b).- Presentación de los Oficiales Internacionales visitantes por el maestro de
ceremonias.
c).- Auto-presentación de socios, invitados y Veinte-Treintas visitantes.
9:30 a 10:00 Multas, diversiones, etc.
10:05 Un Oficial de Activo 20-30 Internacional se hará cargo de la sesión para hacer:
10:10 Toma de Protesta de todos los socios.
10:25 Toma de Protesta de los Oficiales del Club.
10:35 Entrega de Carta Constitutiva al Presidente del nuevo Club.
10:40 Entrega del Estandarte al Presidente por la persona o Club que lo obsequia.
10:45 La Campana y Mazo serán entregados al Presidente del nuevo Club por los
representantes del Club padrino. El presidente, a partir de este momento, se hará cargo de
la sesión.
10:50 Aceptación del cargo por el Presidente del nuevo Club.
a).- Dar las gracias al Club padrino Y Oficiales Veinte Treintas.
b).- Agradecer a su propio Club por la confianza depositada al escogerlo como
dirigente.
c).- Breve resumen de los trabajos realizados en el período de organización.
d).- Breve plática sobre sus planes futuros.
11:00 Pedir a los representantes del Club Rotario, Leones y Autoridades Locales que hagan
uso de la palabra.
11:10 Rifa o cualquier otro evento, si así se desea.
11:15 Agradecer a cada uno de los asistentes su presencia, con lo cuál han ayudado a dar
mayor realce a la ceremonia y lograr un éxito completo.
CUESTIONARIO PARA LA FORMACIÓN DE UN CLUB ACTIVO 20-30
(DEBE ENVIARSE A LA OFICINA CENTRAL)
CLUB PADRINO_________________________________________________
CLUB QUE SE DESEA FORMAR______________________________________
DATOS DE LA POBLACIÓN DONDE SE DESEA FORMAR UN CLUB ACTIVO 20-30
Habitantes _____________________________________________________
Ciudad más cercana______________________________________________
Kilómetros a la ciudad más cercana__________________________________
El
motivo
de
mayores
ingresos
económicos
para
la
______________________________________________________________
población
Si existen otros Clubes de servicio o sociales, favor de Nombrarlos:
______________________________________________________________
Existió
o
se
trató
de
formar
el
Club
Activo
20-30
en
otra
______________________________________________________________
ocasión?
EL CONSEJO DISTRITAL DEBERAN APROBAR LA FORMACIÓN DEL NUEVO CLUB. YA
APROBADO, EL NUEVO CLUB DEBERA SESIONAR COMO MINIMO OCHO OCASIONES ANTES
DE SER CONSTITUIDO Y ENVIAR COPIAS DE LAS ACTAS A LOS OFICIALES
CORRESPONDIENTES.
_____________________
Secretario
Club Padrino
_____________________
Secretario
Club en formación.
SOLICITUD DE INGRESO
Fecha____________________, de 19____.
Consejo de Directores de Activo 20-30 Internacional.
Muy señores nuestros:
El Club Activo 20-30 de ___________________, por medio de la presente solicita su ingreso
a Activo 20-30 Internacional, mediante la expedición del Certificado Oficial de Admisión.
Hacemos constar que:
1.- Aceptamos y ratificamos la Constitución y los Estatutos de Activo 20-30 Internacional.
2.- Hemos adoptado un reglamento interno, del cuál adjuntamos copia.
3.- Elegimos una Mesa Directiva, designamos Comités y terminamos la organización del Club
como lo establecen los reglamentos de Activo 20-30 Internacional.
4.- Contamos con el número mínimo de socios requeridos por la organización.
5.Hemos
celebrado______
sesiones
ordinarias,
(Se requiere un mínimo de ocho sesiones preliminares).
como
grupo
organizado.
Informamos a ustedes así mismo que un representante acreditado de Activo 20-30
Internacional a instruido debidamente a nuestros Oficiales, Comités y socios sobre los
compromisos y obligaciones que contraeremos con la organización a partir de nuestro
ingreso Oficial.
Acompañamos un cheque expedido a nombre de Activo 20-30 Internacional por la cantidad
de $ _______________ que cubrirá el valor de nuestra cuota de admisión.
Adjuntamos, igualmente, una lista dónde figuran los nombres y direcciones de cada uno de
los socios que integrarán este Club.
Nos reunimos regularmente como __________ a las _______hrs. en ___________
Sinceramente en Activo 20-30
____________________________________________________________
Presidente (nombre y Firma)
Secretario ( Nombre y Firma)
Dirección
Dirección