Manual de Procedimiento Parlamentario
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Manual de Procedimiento Parlamentario
FEALC …donde la espeleología es solidaria Aprobado por la Asamblea de la FEALC Versión 1.0/2013 Página Presentado por el Comité Ejecutivo 1 Manual de Procedimiento Parlamentario “La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso”. Página 2 Peter Drucker MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 AGRADECIMIENTOS Federación Espeleológica de América Latina y del Caribe agradece el aporte, el alto sentido de pertenecía y vocación, el altruismo, la sensibilidad y la grandeza de espíritu para la formación de este Manual de Procedimiento Parlamentario a las siguientes personas e instituciones: Página 3 Prof. Dr. Ercilio Vento Canosa Prof. Yaneth del Socorro Muñoz Saba Prof. Geól. Oscar Carubelli Prof. Dr. Luiz Afonso Vaz de Figueiredo Lic. Jesús Domínguez Navarro Dr. Angel Graña González Prof. Dr. Franco Urbani Prof. Mcs. Rafael Carreño Prof. Mcs. Juan Carrión Ing. Reyes Orozco Villa Lic. Marie Montes Lic. Jorge Antonio Yanes Fernández Sociedad Espeleológica de Cuba Unión Argentina de Espeleología Federación Espeleológica de Puerto Rico Unión Espeleológica de Honduras Sociedad Venezolana de Espeleología Sociedad Brasileira de Espeleología Unión Internacional de Espeleología MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 CONTENIDO DEFINICIONES ............................................................................................................................................. 6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................................ 14 LAS MINUTAS Y EL ACTA ....................................................................................................................... 15 MODELO DE UN ACTA ........................................................................................................................... 15 COMO SE REALIZA UN ACTA ..................................................................................................................... 16 ¿Qué es un Acta? .................................................................................................................................. 16 ¿Qué requisitos debe contener un Acta? ............................................................................................ 16 ¿QUÉ ANEXOS SE DEBEN PRESENTAR CON EL ACTA? ........................................................................... 18 RECOMENDACIONES ............................................................................................................................. 18 Página 4 FUENTES CONSULTADAS ........................................................................................................................... 18 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 FEFERACIÓN ESPELEOLÓGICA DE AMÉRICA LATINA Y DEL CARIBE …donde la espeleología es solidaria Manual de Procedimientos Parlamentarios y documentos relacionados MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página Resumen de los procedimientos parlamentarios a usar durante las reuniones del Comité Ejecutivo de la Federación Espeleológica de América Latina y del Caribe, sus respectivos comités científicos y asamblea general. 5 Compilado por: Efraín Mercado FEDERACIÓN ESPELEOLÓGICA DE AMÉRICA LATINA Y DEL CARIBE Corporación sin Fines de Lucro, Registro #3208936 Departamento de Estado de Puerto Rico Derechos Reservados ©2013 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS DEFINICIONES Presidencia El oficial que preside o el lugar desde el que esa persona preside. El Presidente de la FEALC funge como el oficial que preside y se debe dirigir a él como Sr. Presidente o Sr. Moderador. Parlamentario La persona designada para informar al presidente sobre los puntos de ley parlamentaria y también para dar consejo similar a la asamblea cuando se le pida. El parlamentario da una opinión; el presidente da una resolución. Uso de la palabra La posición de las personas aparte del presidente y sus asociados. Cuando uno de los miembros “tiene la palabra”, él/ella tiene la oportunidad de hacer uso de sus derechos de hablar y debe prestársele la debida atención Reunión Una sola reunión oficial del gremio para conducir negocios. Sesión Una serie de reuniones conectadas dedicadas a una sola agenda. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página Moción Una propuesta formal por uno de los miembros en una reunión de que la asamblea tome cierta acción. Proposición es un sinónimo de moción. 6 Miembro Una persona con el derecho de total participación. Pendiente Que está siendo procesado por el presidente. Procedimiento Prioridad o rango, aplicado a las mociones. Postergar Postergar quiere decir confiar el caso al secretario, a un delegado, a una persona interesada o a un comité. Postergar permite que la asamblea haga a un lado un asunto para poder considerar otro asunto más urgente. Obtener la palabra Antes que uno de los miembros trate de presentar una moción o dirigirse a una reunión, debe ser reconocido por el presidente. Los miembros son reconocidos por el presidente en el orden en que indiquen que desean dirigirse al presidente. La persona no tiene la palabra hasta no ser reconocida por el presidente. Cuando es reconocida, debe hacer lo siguiente: Dar su nombre. Dirigirse al tema a la mano. Al terminar, el delegado deben entregar la palabra volviendo a su asiento. Por lo tanto, si el tema cambia, se establecerá un nuevo orden para reconocer a los miembros que deseen dirigirse al presente tema. El que desee obtener la atención del presidente por las siguientes razones puede obtener reconocimiento pidiendo audiblemente la atención del presidente con un(a) Moción de privilegio Punto de orden Indagación parlamentaria Apelación de la decisión del presidente División de la casa Página Dar la palabra La persona no tiene la palabra con sólo ponerse de pie y dirigirse al presidente. No puede tener el privilegio para hablar sin que el presidente le dé la palabra. 7 Cada uno de los miembros tiene el derecho de hablar sobre todo asunto. Sin embargo, no puede pronunciar un segundo discurso sobre el mismo asunto mientras cualquier otro miembro que no haya hablado sobre el asunto quiera pedir la palabra. Es la prerrogativa del moderador reconocer a cada orador y determinar un balance de discursos negativos y afirmativos. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Interrumpir a un orador La persona que tiene la palabra no debe ser interrumpida después de haber comenzado a hablar, a menos que la necesidad inmediata sea de tal urgencia como para justificar la interrupción. La persona que tiene la palabra sólo puede ser interrumpida por alguien que desee: Presentar una moción para reconsiderar Señalar un punto de orden Expresar una objeción a la consideración de un asunto (esto debe ocurrir antes de cualquier debate o antes de que el presidente haya expresado cualquier moción subsidiaria) Pedir el orden del día en caso de que no esté siendo observado Señalar un asunto de privilegio Pedir una división del asunto cuando consista de más de una resolución independiente Hacer una indagación parlamentaria Pedir información que exige una respuesta inmediata Presentar una moción Al presentar una moción (esto incluye cualquier moción suplente) la persona primero obtiene la palabra y prologa la propuesta acción con las palabras “Sr. Presidente: para proponer una moción en el sentido de…” La moción debe ser escrita y entregada a la mesa presidencial. Secundar una moción En general, toda moción debe ser secundada antes de discutirse o de votar. La persona que desea secundar una moción simplemente dice: “Yo secundo la moción”. No es necesario ser reconocido por el presidente para secundar una moción, y se puede secundar sin ponerse de pie. Las mociones que provienen de un comité ya se consideran como presentadas y secundadas. Debate o discusión del asunto En todo debate y discusión deben prevalecer los siguientes principios: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página Votar sobre la cuestión Al pedir el voto, el voto afirmativo se pide primero. Si el presidente está en duda después de haber pedido el voto expresado, pedirá un voto de manos, o de ponerse de pie. Si alguien 8 1. Los oradores deben evitar toda referencia a personalidades específicas. 2. Los motivos de aquellos cuyos puntos de vista son opuestos no deben ser cuestionados. 3. La discusión se debe dirigir a la clarificación de los hechos y no a desafiar los puntos de vista de los que están al lado opuesto de la cuestión. pone en duda el voto, tiene el derecho de pedir “una división de la casa”. La división de la casa no exige que se cuenten los votos. Si alguien desea que se cuenten los votos, él/ella debe presentar una moción (que debe ser secundada) para ello. CLASES DE MOCIONES Mociones principales Las mociones principales son aquellas que presentan al grupo cualquier asunto principal. Una moción principal concede a todas las mociones subsidiarias, privilegiadas, e incidentales. Mociones subsidiarias Una moción subsidiaria se aplica a una moción pendiente como un medio de despachar la que está pendiente. Todas las mociones subsidiarias tienen precedencia en la moción principal. Por medio de mociones subsidiarias, la moción principal puede ser enmendada, o referida a un comité, o hacer que se postergue o que se apresure la acción. Las mociones subsidiarias en orden de precedencia son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Postergar Hacer un llamado para la cuestión anterior Limitar o extender el tiempo de debate Postergar hasta cierto tiempo Cometer o referir Enmendar (puede aplicarse a 5, 4, y 3) Postergar indefinitivamente (no puede ser enmendada) Página Hacer un llamado para la cuestión anterior El objeto de esta moción es traer a su fin el debate sobre la cuestión o cuestiones incluidas en el llamado, y asegurar un voto sobre la cuestión(es). La cuestión anterior exige un voto de dos tercios. Si la moción no lo especifica de otra manera, se aplica sólo a la cuestión inmediatamente pendiente. El llamado para la cuestión anterior debe ser hecho por una persona que ha encendido una luz y ha sido reconocida por el presidente. 9 Postergar El efecto de esta moción es postergar la acción sobre la cuestión a la que se aplica. Esta moción debe usarse principalmente para permitir que el grupo considere las cuestiones más urgentes, y no debe usarse como un medio para suprimir una cuestión sin debate. La ley parlamentaria permite que sólo un voto de dos tercios puede por derecho suprimir una moción principal sin permitir debate libre. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Limitar o extender el tiempo de debate Siendo que depriva a los miembros de ciertos derechos, la adopción de estas mociones exige un voto de dos tercios. Las mociones para limitar o extender el tiempo del debate no son debatibles pero pueden ser enmendadas (vea la nota arriba). Postergar hasta cierto tiempo La moción es parecida a “Presentar una moción”. Se distingue en que posterga la acción hasta un momento establecido y es debatible. Cometer o referir Una moción para cometer o referir es debatible, puede ser enmendada, y exige un voto de mayoría. Enmendar La moción para enmendar —o sea, para cambiar las palabras de una moción pendiente— exige que sea secundada y es debatible, si es que la moción a ser enmendada es debatible. Se permiten las enmiendas de la primera categoría y de la segunda categoría. No se permiten las enmiendas de la tercera categoría. Una enmienda debe ser pertinente a (o sea, relacionada íntimamente con) la moción a ser enmendada. Si no lo es, será declarada fuera de orden por el presidente. Una moción suplente es una enmienda de la primera categoría. Postergar indefinidamente El verdadero propósito de esta moción es rechazar la moción a la que se aplica. Es debatible y abre la cuestión principal al debate. Exige un voto de mayoría para ser adoptada. Mociones incidentales Las mociones incidentales surgen del proceso de negocios (una cuestión pendiente), y como resultado deben ser decididas antes de poder tomar una decisión sobre la cuestión a la que son incidentales. Página Señalar un punto de orden Apelar la decisión del presidente Suspender las reglas Objetar a la consideración de una cuestión Dividir una cuestión Pedir una división de la asamblea Hacer una petición que resulte de asuntos pendientes Hacer una indagación parlamentaria Pedir información Pedir permiso para retirar una moción 10 Las mociones incidentales de las que hablaremos brevemente son: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Señalar un punto de orden Aunque es deber del presidente poner en vigencia las reglas de la asamblea, cualquiera de los miembros tiene el derecho de llevar a la atención del presidente cualquier violación que ocurra. Apelar la decisión del presidente Se puede hacer una apelación de la decisión del presidente sólo en el momento en que hace la resolución. Es necesario un voto de mayoría antes de poder revocar la decisión del presidente. Suspender las reglas La regla o las reglas que interfieren con la acción que la asamblea desea tomar pueden ser suspendidas, con tal que no tengan conflicto con la básica ley parlamentaria o con los reglamentos de la iglesia. La constitución y los reglamentos no pueden ser suspendidos. Objetar a la consideración de una cuestión El propósito de esta moción es presentar la consideración de ciertas cuestiones que en la opinión de la asamblea no son dignas de consideración. No exige que se secunde, no puede ser debatida, no puede ser enmendada, y exige un voto de dos tercios. Debe ser propuesta antes del debate y/o antes que el presidente haya declarado cualquier moción subsidiaria. Dividir una cuestión Esta moción se puede aplicar sólo a las mociones y enmiendas principales. Las partes de una cuestión que están íntimamente relacionadas no deben ser divididas. Pedir una división de la asamblea El propósito de pedir la división de la asamblea es asegurar una cuenta correcta del voto, especialmente cuando el voto ha sido tomado en viva voz. Esta moción no hace provisión para una cuenta. Hace provisión para un voto de pie. Una cuenta del voto debe ser pedida por una moción para ese propósito. Página Hacer una indagación parlamentaria. Este privilegio no debe ser abusado y será prevenido por el presidente cuando dichas peticiones sean hechas por cualquier razón que no sea un sincero atentado de obtener información que se necesite inmediatamente. Pedir información. Esta petición tiene los mismos privilegios que tiene la petición para indagación parlamentaria. La principal diferencia es que cualquiera de los miembros puede estar buscando información de otro de los miembros de la asamblea y no del presidente. 11 Hacer una petición que se origina en las cuestiones de la asamblea Esto puede ocurrir durante una sesión de negocios cuando uno de los miembros toma la palabra para: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página 12 Pedir permiso para retirar una moción. Luego que la cuestión haya sido declarada por el presidente, la posee el grupo y no puede ser retirada ni modificada sin la aprobación de la asamblea. Sin embargo, antes que la moción haya sido declarada por el presidente, el que la propone puede retirarla o modificarla de cualquier manera que desee. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Objeto Efecto Postergar, Poner en la mesa Hacer lugar para los negocios más urgentes Demora la acción Pedir la cuestión anterior Asegurar un voto inmediato sobre la cuestión pendiente Termina el debate Limitar o extender el tiempo del debate Dar más o menos tiempo para la discusión Acorta o alarga el tiempo de discusión Posponer definitivamente hasta cierto tiempo Con frecuencia dar más tiempo para la discusión formal y para lograr partidarios Demora la acción Entregar o referir Permitir que se considere más detenidamente Demora la acción Enmendar Mejorar la moción Cambia la moción original Posponer indefinitvamente Evitar el voto sobre la cuestión Suprime la cuestión Señalar un punto de orden de regla Llamar la atención a las violaciones según las reglas establecidas Mantiene a la asamblea funcionando Apelar la decisión del presidente Determinar la actitud de la asamblea tocante la decisión del presidente Asegura la decisión de la asamblea en vez de la del presidente Suspender las reglas Permitir acción que no es posible bajo las reglas Asegura la acción que de otra manera no podría ser presentada por las reglas Objetar a la consideración de una cuestión Evitar desperdiciar el tiempo en negocios no importantes Suprime la moción Dividir la cuestión Lograr consideración más cuidadosa de las partes Asegura la acción por partes Pedir una división de la asamblea (a) Determinar la exactitud de un voto de viva voz (b) Asegurar la expresión del voto del miembro individual Asegura una revisión correcta del voto Hacer una pregunta de privilegio Corregir las condiciones indeseables Corrige la condición indeseable Tomar de la mesa Continuar la consideración de la cuestión Continúa la consideración de la cuestión Reconsiderar Volver a considerar la cuestión y otro voto sobre la cuestión Asegura más consideración Rescindir Repetir la acción tomada anteriormente Lo mismo Página Clase de moción 13 Resumen de los hechos relacionados con las mociones MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 —Prácticas parlamentarias ha sido adaptada de "A Guide to Parliamentary Practices" escrita por Lamar Vest y usada con permiso. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Agenda del Día (Orden del Día) Con el fin de establecer con claridad el orden de una reunión y para facilitar la fluidez del mismo mediante las prácticas de procedimientos parlamentarios a que se hace referencia, es importante incluir el orden del día. Se sugiere el siguiente formato: 1. Fecha de la Reunión 2. Lugar de la Reunión 3. Propósito u Objetivo de la Reunión 4. Determinación del Quórum a. Presentes b. Ausentes 5. Bienvenida (por el Presidente o invitado especial) 6. Puntos del orden del día 7. Comentarios a los puntos del orden del día 8. Revisión y aprobación de los puntos del acta anterior 9. Informes a. del Presidente b. del Secretario General c. del Tesorero d. de las Comisiones Científicas y Técnicas 10. Revisión y aprobación de informes 11. Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo. 12. Otros puntos que permiten a los asistentes expresar sus áreas de atención. 15. Cierre de la reunión. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página 14. Determinación del lugar, fecha y hora de la próxima reunión 14 13. Acuerdos y anuncios para la próxima reunión. LAS MINUTAS Y EL ACTA La información recolectada en la reunión y fundamentada en el Orden del Día se convierte en una minuta. Las minutas contienen todos los detalles procesales de la reunión y deben mantenerse solo bajo la custodia del Secretario General. Luego de revisadas las minutas se pasan en limpio a un libro de Actas (puede ser de forma electrónica) donde se resumen los acuerdos tomados y las decisiones oficiales. Se incluye el nombre de los proponentes de las mociones cursadas y aprobadas y rechazadas así como cualquier otro detalle de interés relacionado a las mismas. Las firmas mínimas que deberán estar en el acta son las del Secretario General y la de la persona que convocó la reunión, normalmente el Presidente. Estas firmas pueden ser electrónicas en caso de que exista un procedimiento escrito para ello. En condiciones normales todos los presentes en la reunión firmarán el acta una vez sea revisada y aprobada. Si por alguna razón alguna persona no puede firmar (o no se cuenta con su firma electrónica autorizada a los efectos) se deberá dejar constancia de los hechos y razones por el Secretario General en el acta. Todas las actas deberán contar con un cuño del Secretario General y del Presidente u otro medio similar y serán convertidas a formato PDF para su distribución y colocación en el portal de internet de la FEALC. MODELO DE UN ACTA Acta de la Reunión 1. Título de la Reunión a. Ciudad, país, Fecha y Hora b. Lugar: 2. Introducción a. Descripción del Evento 3. Participantes a. Nombre completo e institución a la que pertenecen 4. Agenda a. Descripción de los temas principales discutidos en la reunión MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página 5. Desarrollo 15 a. Agenda/pauta de la reunión, temas tratados y respectivos responsables 6. Conclusiones a. Descripción de las conclusiones y decisiones provenientes de la reunión 7. Recomendaciones a. Descripción de las recomendaciones provenientes de la reunión 8. Distribución a. Personas a las que el acta debe ser enviada i. Comité Ejecutivo ii. Secretarías Adjuntas iii. Delegados Nacionales COMO SE REALIZA UN ACTA ¿Qué es un Acta? Es un documento escrito, donde consta la síntesis de los asuntos tratados y las decisiones adoptadas por una entidad debidamente incorporada de una Entidad. Documento que debe cumplir los requisitos mínimos de la ley para la existencia, validez y eficacia de las decisiones de Acuerdo a la Ley de Corporaciones del Departamento de Estado de Puerto Rico. ¿Qué requisitos debe contener un Acta? MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página 1. Nombre y Número de Registro de la Organización 2. Número del Acta (Las actas deben llevar una numeración cronológica. En el caso de que se lleva en un solo libro de actas del máximo órgano – asamblea – y del órgano de administración – junta directiva – el consecutivo debe ser independiente para cada órgano. Si se pasa de un año a otro o el libro se cambia por agotamiento, el consecutivo continúa). Se permiten las actas electrónicas, las cuales se imprimirán a intervalos regulares (ej. trimestralmente o cuando el Comité Ejecutivo lo establezca). 3. Órgano que reúne (Asamblea de socios, Comité Ejecutivo, Comités Científicos y Técnicos, etc.) 4. Clase de Reunión (Ordinaria – Extraordinaria – universal, de derecho propio, de segunda convocatoria, reunión no presencial o decisiones tomadas a vuelta de correo) 16 El Acta debe contener por lo menos los siguientes requisitos generales: a. Reunión Ordinaria – convocada cada cierto tiempo, se lee el cata anterior y se tratan diversos temas. b. Reunión Extraordinaria – convocada para la discusión de un tema en específico, no se lee el acta anterior. 5. Ciudad y País donde se desarrolló la reunión. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones desarrolladas por fuera del domicilio de la sociedad, salvo en la reunión universal. 6. El lugar, la fecha y la hora de la reunión. 7. Quién convocó y en calidad de qué; el medio utilizado para convocar a la reunión; y el término de antelación de la misma o fecha en que se convocó. Son ineficaces las decisiones adoptadas en reuniones que no se cumplieron las condiciones establecidas en los estatutos o la ley para la convocatoria, salvo en la reunión universal. DE IGUAL FORMA DEBE CONTENER POR LO MENOS LOS SIGUIENTES REQUÍSITOS ESPECÍFICOS EN DESARROLLO DEL ORDEN DEL DIA: 1. Nombres de las personas designadas para presidir la reunión (Presidente y Secretario) 2. Se debe demostrar el quórum deliberatorio para el desarrollo de la reunión y el decisorio para cada uno de los temas aprobados en la misma. Son ineficaces las decisiones del máximo órgano adoptadas en una reunión que no hubo quórum deliberatorio estatutario o legal, y son nulas las decisiones adoptadas en una reunión que no hubo quórum, estatutario o legal. En las reuniones es necesario identificar por su nombre y país cada uno de los delegados nacionales asistentes así como si aportaron o no la cuota establecida para el año. Un país puede delegar, siempre por escrito, su poder de voz y voto a otra persona o país en caso de que no le sea posible asistir a la reunión. El documento de autorización (Proxy) debe ser entregado al Secretario General antes del comienzo formal de la reunión y se deberá informar al Presidente de tal acción. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página 3. Los temas establecidos en el orden del día de la convocatoria, si la reunión es extraordinaria o de segunda convocatoria de una extraordinaria; o los aprobados en la reunión para desarrollar en la misma. 4. La constancia de aprobación del acta, por parte del órgano que actuó o de la comisión designada en la reunión, para el efecto, quienes deben firmarla en señal de aprobación. 5. Fecha y hora de cierre de la reunión. 6. El original del acta debe firmarse, por quienes actuaron como PRESIDENTE Y SECRETARIO de la reunión en señal de cierre, o en su defecto del revisor fiscal. Se 17 El decisorio de cualquier órgano, se demuestra indicando para cada decisión que se someta a aprobación, el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco(o abstenciones). permite las firmas electrónica si existe un procedimiento escrito para ello en la corporación. ¿QUÉ ANEXOS SE DEBEN PRESENTAR CON EL ACTA? 1. Cartas, menciones o correos electrónicos pertinentes a la reunión y a los asuntos discutidos. 2. Si los nombramientos son de personas jurídicas se incluirá el número de Identificación o cédula como constancia de identidad de la persona. 3. Si la entidad es sin ánimo de lucro y realiza una actividad que está regulada por alguna ley especial y por ende la vigila una entidad de control estatal (en el caso específico de la FEALC está sujeta a las disposiciones del Departamento de Estado de Puerto Rico y las leyes aplicables) se rendirá un informe al Departamento de Estado de Puerto Rico en la sección de corporaciones, siempre y cuando haya algún cambio. Esto es particularmente importante en lo referente al agente residente de la corporación. RECOMENDACIONES 1. Verifique que el nombramiento lo realice el órgano competente según estatutos para efectuar el mismo 2. Compruebe que los nombramientos realizados correspondan a cargos previstos en los estatutos o en la ley 3. La copia del acta que se remita debe ser totalmente legible, para garantizar su digitación 4. Si existe reformas estatutarias confirmar que exista quórum para deliberar y tomar decisiones. FUENTES CONSULTADAS Internet: http://www.robertsrules.com/ MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página http://www.ccpasto.org.co/index.php/Modelos-de-Actas/1-como-se-realiza-un-acta.html 18 http://www.ag.org/enrichmentjournal_sp/200304/028_gov14_parliament_sb.cfm Libros: 1. Robert’s Rules of Order, Newly Revised, 11th Edition, Da Capo Press, Perseus Books Group 2. Reece B. Bothwell, Manual de Procedimiento Parlamentario, Editorial Universidad de Puerto Rico Nota: Página 19 Esta información está ajustada a los propósitos de la FEALC con el fin de mantener un procedimiento de orden y control durante el proceso de reuniones del Comité Ejecutivo y los Comités Científicos, así como también en las asambleas. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Página 20 MUESTRA DEL ACTA (PRIMERA PAGINA) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 Publicado por: Federación Espeleológica de América Latina y del Caribe, INC. Corporación sin Fines de Lucro Registro #3208936 Departamento de Estado de Puerto Rico Todos los Derechos Reservados ©2013 HC-02 Box 7429 Camuy, Puerto Rico 00627-9115 Primera Edición: Marzo 2013 Fotografía: Página Ninguna parte de este documento, cubierto por Derechos de Autor, podrá ser reproducida o de otro modo usada o copiada de ninguna manera – gráfica, electrónica o mecánica, incluyendo fotocopiar, grabar en cinta magnetofónica, CD, DVD, o cualquier sistema de almacenamiento y recuperación – sin el consentimiento escrito de la FEALC, por terceros. Si requiere permiso puede solicitarlo al Secretario General de la FEALC escribiendo a su dirección de correo electrónico ([email protected]), o descargándolo del portal de internet de la FEALC (Solicitud de Autorización) accediendo en www.fealc.org. 21 CLÁUSULA DE RENUNCIA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013 22 Página MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARLAMENTARIOS - FEDERACION ESPELEOLOGICA DE AMERICA LATINA Y DEL CARIBE HC-02 BOX 7429, CAMUY, PUERTO RICO 00627-9115 Todos los Derechos Reservados ©2013