Política Uso de Correo Electrónico e Internet

Política Uso de Correo Electrónico e Internet

Política Uso de Correo Electrónico e Internet
POL-TI-01
1 Objetivos
Regular el uso del correo electrónico e internet, asegurando y facilitando una eficiente
comunicación tanto interna como externa.
Establecer las normas que permitan el uso adecuado del correo electrónico e internet
como herramientas de comunicación para los usuarios de la empresa.
Implementar los parámetros de control que garanticen la seguridad informática, la
estabilidad de los Tecnologías de Información y la capacidad de transmisión de datos de
la compañía.
2 Del Correo Electrónico
A todo colaborador que cuente con una computadora conectada a la red informática de la
compañía se le asignará una cuenta de correo electrónico. Esta cuenta servirá para enviar y
recibir correos y archivos relacionados a sus funciones y en general para realizar
intercambio de información con otros usuarios dentro y fuera de la compañía.
La creación de la cuenta de correo electrónico deberá ser solicitada por el Departamento de
Desarrollo Humano al Departamento de Tecnologías de Información, tal como consta en la
Política de Selección de Personal.
Los consultores, asesores o personas que desarrollen una actividad contratada por la
compañía podrán tener acceso a una cuenta de correo electrónico, con la previa
autorización de la Gerencia General.
2.1 Utilización
La cuenta de correo electrónico es personal e intransferible. Cada usuario será el único
responsable de todas y cada una de las actividades realizadas a través de las cuentas de
correo electrónico asignadas por la empresa y de las consecuencias que genere el envío o
recepción de información o archivos a través de su cuenta.
Si algún usuario sospecha que la cuenta está siendo utilizada por una tercera persona,
deberá informar de manera inmediata al Departamento de Tecnologías de Información para
que se tomen los correctivos del caso.
2.2 Contestación de Correos
Todo correo que se reciba solicitando por parte del remitente información o respuesta
deberá ser contestado con la agilidad que el caso amerite y en cualquier caso en un plazo
máximo de 24 horas de haberlo recibido.
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2.3 Formato del Correo
A través del correo electrónico cada usuario está representando a la compañía,
exactamente de la misma manera que si enviara una carta o una comunicación escrita.
A continuación se detallan algunas normas que deberán observarse al elaborar un correo
electrónico:
Formato del Contenido
El tipo de letra que se deberá utilizar en los correos electrónicos será Arial tamaño 10
puntos color negro. Para contestar un correo dentro del texto del correo original del
remitente se podrá utilizar otro color de letra.
Cuando se requiera resaltar una información importante, se podrán utilizar efectos tales
como el subrayado, la letra negrita o cambiar el color de la letra. En casos especiales por
el tipo de mensaje del correo (cumpleaños, eventos, noticias importantes), se podrá
utilizar otro tipo de letra e incorporar imágenes al contenido.
Campo de “Asunto”
El título del correo o “Asunto” es muy importante y deberá ser escrito de manera clara y
precisa, de tal forma que el receptor tenga una idea concreta sobre lo que encontrará al
abrir su contenido. Esto ayudará también a ubicar posteriormente correos electrónicos
en las carpetas de archivo.
El tipo de letra del “Asunto” de todos los correos deberá ser siempre en mayúsculas y
minúsculas. La única salvedad son las siglas del nombre de un nombre propio que sea
en mayúsculas, como por ejemplo “SRI”.
El título del correo o “Asunto” deberá tener el siguiente formato:
-
Si se trata de correos sobre temas relacionados a clientes, sean dirigidos a ellos o a
proveedores o aseguradoras: Nombre del Cliente – Referencia. Por ejemplo, un
correo enviado a Seguros Equinoccial sobre la emisión de las pólizas de Ingesa,
deberá decir: Ingesa – Emisión Programa de Seguros.
-
Si se trata de un correo sobre un tema interno de la compañía, podrá tener como
palabra de inicio “Ecuaprimas” o el nombra de la línea de negocios; como por
ejemplo, “Ecuaprimas – Convenios con Proveedores” o “Seguros Masivos – Informe
de Gestión”
-
Si se trata de un correo masivo interno, se escribe únicamente el asunto del tema a
tratar, ya que en ellos aparece siempre la palabra “ecuaprimas” al inicio del título. Por
ejemplo, debe escribirse simplemente “Política de Uso de Taxis” ya que llegará a los
destinatarios como “[ecuaprimas] Política de Uso de Taxis”.
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Cuando se respondan correos recibidos de terceros que no tengan el formato de
“Asunto” indicado anteriormente, se deberá modificar el contenido del campo para que
éste cumpla con la política de la empresa. En cualquier caso, al menos debe ponerse el
nombre del cliente como primera palabra del “Asunto”.
Estructura del Contenido
El contenido del correo deberá redactarse guardando la misma formalidad, orden y
espacios que una carta de la compañía. En ningún caso se podrá escribir un correo
utilizando únicamente letras mayúsculas.
Se deberá cuidar que el lector no tenga que leer varios párrafos antes de hacer la
pregunta clave, anunciar la fecha esperada o informar algo importante, escribiendo el
contenido de forma concreta y precisa.
Es importante prestar atención al tono de la redacción, cuidando que el mensaje llegue
al receptor del correo de la misma forma que se intenta transmitir. Además se deberá
terminar siempre con un cordial saludo o agradecimiento.
Todos los archivos de texto y de hojas de cálculo que se adjunten a un correo, deberán
convertirse a pdf y enviarse en este formato, salvo que expresamente sea necesario que
el receptor deba manipular el contenido de la información del archivo adjunto.
Es importante que el correo sea revisado detenidamente antes de enviarlo. Se deberá
observar que esté dirigido a las personas que corresponde, que no tenga falta
ortográficas o de redacción y que contenga los archivos adjuntos que se mencionan en
el correo.
2.4 Firma en el Correo
Todos los correos salientes deberán tener la firma electrónica de la persona que los envía.
Esta firma deberá tener el siguiente formato en letra Arial tamaño 10 puntos:
Nombre Completo de la Persona
Cargo
Ecuaprimas Cia. Ltda.
Teléfono de la oficina y extensión
Teléfono celular
Dirección de la oficina
Ciudad, Ecuador
A continuación de la firma deberá incluirse la leyenda que se transcribe a continuación en
formato Arial tamaño 8 puntos:
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“Si tiene alguna sugerencia sobre nuestro servicio, contáctenos por favor a
[email protected]. La información contenida y transmitida en este mensaje
está dirigida exclusivamente a la persona a la cual se envía y se encuentra protegida contra
uso desautorizado por ley. Cualquier copia, distribución, acceso u otro uso de esta
información está prohibido. Si usted ha recibido este correo por error, por favor contacte al
emisor respondiendo este mensaje y destruya todas las copias del mismo. Ecuaprimas 2013
© Todos los Derechos Reservados.” (El año de la nota debe actualizarse anualmente).
Finalmente se incluirá el logo de la compañía o la imagen que el área de Tecnologías de
Información haya dispuesto de acuerdo a la campaña que el área de Mercadeo haya
definido.
2.5 Cuotas de Correos
En general se deberá evitar enviar archivos adjuntos que sean muy grandes, ya que
congestionan la capacidad de comunicación tanto del remitente como del receptor.
Para evitar la saturación de las redes y del ancho de banda de la conexión a internet de la
compañía, cada usuario tendrá una cuota máxima de capacidad para enviar archivos
adjuntos en los correos electrónicos, de acuerdo a lo que fije el área de Tecnologías de
Información.
Para el cumplimiento de esta disposición, los usuarios podrán y deberán utilizar
herramientas para la compresión de los archivos, tales como el WinZip.
En cualquier caso, los archivos que deban ser compartidos a una o varias personas de la
compañía dentro de la misma ciudad y que pesen más de 5 MB, deberán ser guardados en
el servidor de archivos de la empresa para compartirlos y evitar ser enviados por correo
electrónico.
2.6 Mantenimiento de las Cuentas de Correo
Con el fin de mejorar el funcionamiento de la cuenta de correo electrónico, cada usuario
será responsable de realizar semanalmente una depuración de sus correos en sus carpetas
de almacenamiento y en especial en las siguientes:
Elementos Eliminados
Correo Electrónico no deseado
Borrador
Spam
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2.7 Prohibiciones
A los usuarios les queda totalmente prohibido lo siguiente:
Enviar cadenas de correos en general.
Enviar archivos obscenos que atenten contra la moral de las personas.
Enviar correos con spam, virus o archivos que afecten la integridad de las personas
que receptan estos mensajes o la de sus equipos.
Leer correo ajeno, generar o enviar correos o mensajes a nombre de otra persona.
3 Del Internet
Todo colaborador que cuente con una computadora conectada a la red informática de la
compañía, podrá tener acceso a Internet, según lo determine el Departamento de Desarrollo
Humano de acuerdo a las funciones y tareas asignadas a cada recurso.
3.1 Utilización
El Internet es una herramienta que permite el intercambio y búsqueda de información y
deberá ser utilizada exclusivamente en actividades que tengan relación con la empresa.
Cada usuario será el único responsable de todas y cada una de las actividades realizadas
en Internet desde su dirección IP y de las consecuencias que genere el envío o recepción de
información o archivos a través de esta dirección.
Si algún usuario sospecha que el Internet está siendo utilizado por una tercera persona,
deberá informar de manera inmediata al Departamento de Tecnologías de Información para
que se tomen los correctivos del caso.
3.2 Acceso a Internet
El acceso a Internet será a través de la red informática de la compañía, a la cual se accede
por intermedio de un punto de red asignado a cada usuario, con las seguridades
establecidas para los equipos y redes de la empresa.
En caso de que la compañía cuente con conexión de Internet inalámbrica, el acceso estará
restringido al personal de la empresa. Si se requiere que algún usuario externo tenga
acceso a Internet, se deberá realizar la solicitud expresa al Departamento de Tecnologías de
Información para que habilite el acceso temporal del visitante durante el tiempo que dure su
estadía.
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3.3 Prohibiciones
A los usuarios les queda totalmente prohibido lo siguiente:
o Acceder a páginas pornográficas, juegos en línea, sitios de chat o cuentas de correo
electrónico públicas o gratuitas, tales como Yahoo!, Hotmail o Gmail.
o Descargar música, videos, programas, aplicaciones, con o sin cualquier tipo de
software P2P, como por ejemplo Emule, Kazaa, Ares, Edonkey.
o La instalación de cualquier tipo de software que utilice el Internet como vía de
conexión externa como Messenger, ICQ, Yahoo, AOL, AML.
o El uso de software Skype o programas similares para llamadas o conexión con
personas que no sean de la compañía.
Si por las funciones o tareas asignadas dentro de la empresa, algún usuario requiere la
utilización del Messenger, Skype o de algún otro mecanismo de comunicación externa cuyo
uso esté prohibido, deberá presentar la solicitud correspondiente al Departamento de
Desarrollo Humano, quien evaluará la solicitud y canalizará el requerimiento ante el
Departamento de Tecnologías de Información si el caso lo amerita.
En cualquier caso, el usuario deberá contar con la aprobación expresa del Departamento de
Desarrollo Humano para poder acceder a cualquier programa de uso restringido.
3.4 Control
El Departamento de Tecnologías de Información tiene plena autoridad y libertad para
monitorear las acciones de cada usuario en el Internet o para monitorear el contenido de los
correos electrónicos enviados o recibidos por cada usuario en cada uno de sus estaciones
de trabajo, o aquellos que estén contenidos en el servidor de correos, a través de los
mecanismos de control disponibles en la empresa, con el fin de verificar que no haya riesgo,
pérdida o filtración de información.
De igual manera podrá en cualquier momento solicitar la inspección física de cualquier
equipo para verificar que el usuario no tenga instalados programas que estén restringidos de
acuerdo a las políticas establecidas.
El Departamento de Tecnologías de Información tomará las acciones que sean necesarias
para velar por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este documento.
Código: POL-TI-01
Fecha: 24/09/2014
Versión: 2
Responsable: Jefe de Desarrollo Humano
Aprobación: Gerente General
Firma
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