procedimiento de evaluación y aprobación de informes

Transcripción

DEPARTAMENTO DE PROYECTOS
SECCIÓN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Y MEDIOAMBIENTE
PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Y APROBACIÓN
DE INFORMES ACADÉMICOS
El INACH realiza el seguimiento del progreso científico de los proyectos que financia a través de
la evaluación de informes de avance y un informe final. La fecha de envío de estos informes es
el 30 de Junio de cada año. La aprobación de estos informes es requisito para continuar
recibiendo apoyo financiero y logístico por parte del INACH. El no cumplimiento del envío del
informe por parte del(de la) Investigador(a) Principal en la fecha indicada será causal de cesión
inmediata de los derechos a (i) recibir financiamiento por parte de INACH, (ii) participar en
campañas de terreno a la Antártica y, (iii) participar en nuevos proyectos de investigación.
El presente procedimiento es válido para la evaluación de los Informes de Avance y Final de los
proyectos de los Concursos Regular (Terreno y Gabinete) y de Apoyo a Tesis de Postgrado
(Doctorado y Magíster) del INACH.
I.
Recepción de los informes y asignación de evaluadores:
1. El INACH, a través de la Sección Administración de Proyectos y Medioambiente del
Departamento de Proyectos (DEP), enviará al(a la) Investigador(a) Principal de cada
proyecto el Formulario de Informe de Avance o Final, según corresponda, a más tardar
30 días antes de la fecha de entrega del Informe en cuestión. Estos formularios se
encuentran
disponibles
en
el
sitio
electrónico
de
concursos
INACH
(www.inach.cl/concurso).
2. La encargada de la Sección Administración de Proyectos y Medioambiente del DEP
informará a los(las) Presidentes de los Grupos de Estudio de los concursos Regular y de
Apoyo a Tesis de Postgrado el listado de proyectos que se deberán evaluar. Para ello,
el(la) encargado(a) del seguimiento de la evaluación de los informes (en adelante, el(la)
encargado(a) del seguimiento) le enviará al Presidente de los Grupos de Estudio de
Evaluación de Informes Académicos – v.2011-12
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ambos concursos, dos (2) semanas previas al plazo de entrega de los informes, un
listado de todos los proyectos que deben remitir su Informe de Avance o Final, según
tipo de concurso, indicando el Código, Título de Proyecto, Nombre de los(las)
investigadores(as), sus antecedentes académicos y sus afiliaciones.
3. Tras el cierre de la fecha de recepción de los Informes de Avance y Final, el(la)
encargado(a) del seguimiento comprobará la recepción de éstos, revisará que tengan
respondidos todas sus secciones y revisará el listado de productos generados por cada
proyecto (publicaciones científicas y de divulgación, inscripciones/publicaciones de tesis,
presentaciones a congresos y otros), los que verificará estén acorde a lo propuesto
originalmente en el proyecto. Todos los productos informados deben venir debidamente
respaldados mediante una copia electrónica que demuestre la existencia del documento
(ej., copia de la publicación o copia del libro resumen del congreso). En el caso que
el(la) encargado(a) del seguimiento detecte que falte un documento, o el Informe no está
debidamente completado, le solicitará al investigador principal que envíe/complete la
información faltante a la brevedad. El retraso en la evaluación del informe, y las
consecuencias de ello, serán de exclusiva responsabilidad del(de la) Investigador(a)
Principal del Proyecto.
4. La designación de los evaluadores para los Informes de Avance y Final será
responsabilidad de los Grupos de Estudio de cada concurso, el que para estos efectos
estará conformado por los investigadores del Departamento Científico del INACH, así
como los invitados externos a los Grupos de Estudio de los Concursos Regular y de
Apoyo a Tesis de Postgrado (según corresponda) de los últimos 3 años. El punto focal
de contacto entre los Grupos de Estudio y el DEP será el Presidente de cada Grupo de
Estudio, el cual se elige durante le primera reunión de los Grupos de Estudio de cada
concurso y tiene una duración en su cargo de un (1) año (ver Procedimiento de
Evaluación y Adjudicación para cada concurso).
5. El Grupo de Estudio deberá designar un mínimo de dos evaluadores, de preferencia
nacionales, para cada Informe de Avance y Final. A fin de evitar conflictos de interés, los
evaluadores seleccionados no podrán corresponder a:
i.
Investigadores(as) que tengan alguna relación de parentesco con los(las)
investigadores del proyecto.
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ii.
Investigadores(as) que pertenezcan a la misma facultad de los(las) investigadores
del proyecto.
iii.
Investigadores(as) que hayan tenido estrecha relación en investigación o
publicaciones con los(las) investigadores del proyecto en los últimos 5 años (por ej.
Coinvestigadores(as), co-autores(as), profesor(a)-estudiante, etc.)
6. La identificación de estos potenciales conflictos serán evaluados por el Grupo de Estudio
mediante el análisis del currículo de los investigadores, su afiliación actual y pasada, así
como el conocimiento de los evaluadores propuestos por cada miembro del Grupo de
Estudio, para cada caso particular.
7. En el caso específico de los Informes de Avance del primer año de ejecución del
proyecto, serán los propios miembros activos del Grupo de Estudio quienes los
evaluarán.
8. La identidad de los evaluadores designados será confidencial.
9. El Presidente de cada Grupo de Estudio enviará a el(la) encargado(a) del seguimiento el
listado con los evaluadores para cada Informe de Avance y Final, indicando nombre,
email, teléfono y afiliación del evaluador, dentro de los 5 días hábiles posteriores al plazo
de entrega de los Informes.
II.
Evaluación por pares:
10. El(La) encargado(a) del seguimiento estará a cargo de contactar (vía e-mail) a los
evaluadores designados por los Grupos de Estudio. El procedimiento de contacto y
seguimiento del trabajo de los evaluadores se describe a continuación:
i.
A cada evaluador se le enviará, vía correo electrónico, el resumen del proyecto
asignado, junto a una carta introductoria, solicitándole su colaboración. En esta
carta introductoria se le solicitará al evaluador que explicite si tiene cualquier
conflicto de interés (punto 5) que lo pueda inhabilitar de realizar la evaluación
solicitada. El plazo máximo para contactar a los evaluadores es de 5 días hábiles
tras recibir el listado con los evaluadores desde el Presidente de cada Grupo de
Estudio.
ii.
Si el evaluador acepta revisar el Informe de Avance o Final, se le enviará la
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totalidad del informe, sus documentos anexos, copia del Formulario de Postulación
del proyecto y las respuestas del Investigador Principal a las observaciones a su
propuesta original, junto al Formulario de Evaluación Científica. El plazo para
recibir las respuestas de los evaluadores será de tres semanas contadas desde la
fecha de envío de los informes.
iii.
El(La) encargado(a) del seguimiento deberá mantener contacto permanente con
los evaluadores, otorgándoles asistencia en toda materia posible y recordándoles
los plazos establecidos para su trabajo.
iv.
En el caso de haber transcurrido el plazo asignado para la evaluación y no se haya
recibido respuesta de ninguno de los evaluadores, el(la) encargado(a) del
seguimiento contactará al Presidente del Grupo de Estudio correspondiente a fin
de solicitarle dos evaluadores más. Estos nuevos evaluadores serán contactados
según punto (i) anterior, pidiéndoles que envíen sus evaluaciones en un plazo
máximo de tres (3) semanas.
v.
El plazo perentorio para reunir el número mínimo de evaluaciones para cada
propuesta es de siete (7) semanas desde la fecha de recepción del listado con los
evaluadores propuestos por el Grupo de Estudio.
vi.
El(La) encargado(a) del seguimiento deberá revisar que los evaluadores hayan
completado todas las secciones del Formulario de Evaluación Científica y hayan
emitido su recomendación para el presente informe, el cual puede ser: Aprobar,
Aprobar con observaciones, No aprobar/reparos menores y No aprobar/reparos
mayores. En caso que exista información faltante, el(la) encargado(a) del
seguimiento deberá solicitarle al evaluador que complete esta información y la
envíe a la brevedad.
III.
Revisión de las evaluaciones:
11. El(La) encargado(a) del seguimiento construirá una planilla resumen con las
calificaciones asignadas por los evaluadores a cada sección de los Informe de Avance y
Final de los proyectos evaluados y la Recomendación general otorgada.
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Informes de Avance
12. El Informe de Avance será considerado aprobado si:
- La recomendación del(de la) evaluador(a) es “Aprobar” o “Aprobar con observaciones”.
- El ‘Grado de Avance del Proyecto’ es calificado con un nivel de “Aceptable” o superior.
13. En el caso que la recomendación al Informe de Avance sea de “Aprobar con
observaciones”, el(la) encargado(a) del seguimiento remitirá al(a la) Investigador(a)
Principal los comentarios del evaluador y le solicitará que responda dentro de un plazo
de 14 días.
14. El Informe de Avance será considerado No aprobado si:
- La recomendación del(de la) evaluador(a) es “No Aprobar / Reparos Menores” o “No
Aprobar / Reparos mayores”.
- El ‘Grado de Avance del Proyecto’ es calificado como “Insuficiente”.
15. En el caso que la recomendación al Informe sea de “No aprobar / reparos menores” o
“No aprobar / reparos mayores”, el(la) encargado(a) del seguimiento remitirá al(a la)
Investigador(a) Principal los comentarios del evaluador y le solicitará que responda
dentro de un plazo de 14 días. Las respuestas remitidas serán entregadas a
consideración del Grupo de Estudio del INACH.
Informes Finales
16. El Informe Final será considerado aprobado si:
- La recomendación del(de la) evaluador(a) es “Aprobar” o “Aprobar con observaciones”.
- El ‘Logro de los Objetivos del Proyecto es calificado con un nivel de “Bueno” o superior.
- Los ‘Resultados Obtenidos’ son calificados con un nivel de “Bueno” o superior.
- Se adjunta copia de al menos una publicación en una revista indexada, con el(la)
Investigador(a) Principal como primer autor o autor correspondiente. La publicación debe
estar directamente vinculada con los objetivos del proyecto.
- Se adjunta copia de la publicación de al menos un artículo en el Boletín Antártico
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Chileno, realizada por cualquiera de los coinvestigadores del proyecto. La publicación
debe estar directamente vinculada con los objetivos del proyecto.
- Para los proyectos del Concurso de Apoyo a Tesis de Postgrado, deberán adjuntar
copia de la tesis aprobada, junto al certificado de aprobación extendido por la
correspondiente Escuela de Graduados.
- Debe adjuntar copia de todas las presentaciones a congresos científicos, según lo
planificado en la propuesta y acorde a los fondos solicitados.
17. En el caso que la recomendación al Informe Final sea de “Aprobar con observaciones”,
el(la) encargado(a) del seguimiento remitirá al(a la) Investigador(a) Principal los
comentarios del evaluador y le solicitará que responda dentro de un plazo de 14 días.
18. El Informe Final será considerado No aprobado si:
- La recomendación del(de la) evaluador(a) es “No Aprobar / Reparos Menores” o “No
Aprobar / Reparos mayores”.
- El ‘Logro de los Objetivos del Proyecto es calificado con un nivel inferior a “Bueno”.
- Los ‘Resultados Obtenidos’ son calificados con un nivel inferior a “Bueno”.
- No se incluye copia de una publicación en una revista indexada, con el(la)
Investigador(a) Principal como primer autor o autor correspondiente.
- No se incluye copia de una publicación en el Boletín Antártico Chileno.
19. En el caso que la recomendación al Informe sea de “No aprobar / reparos menores” o
“No aprobar / reparos mayores”, el(la) encargado(a) del seguimiento remitirá al(a la)
Investigador(a) Principal los comentarios del evaluador y le solicitará que responda
dentro de un plazo de 14 días. Las respuestas remitidas serán entregadas a
consideración del Grupo de Estudio del INACH.
IV.
Reunión del Grupo de Estudio del INACH:
20. El Grupo de Estudio del INACH estará conformado por integrantes del Departamento
Científico del INACH. El Grupo de Estudio del INACH se reunirá para analizar aquellos
Informes de Avance y Finales que no hayan sido aprobados (puntos 14 y 18).
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21. Tras reunir a las respuestas de los investigadores a sus evaluaciones, el Jefe del DEP
solicitará que se reúna el Grupo de Estudio del INACH para que éste analice la
pertinencia de las respuestas a las observaciones de los evaluadores.
22. El Grupo de Estudio del INACH revisará los Informes de Avance y Finales, las
evaluaciones y las respuestas de los investigadores, tras lo cual deberá pronunciarse
respecto a:
- La idoneidad de las justificaciones presentadas por el no cumplimiento de cualquiera de
las secciones del informe.
- La idoneidad de las respuestas a los comentarios de los(las) evaluadores(as)
- Determinar si existen otros antecedentes, no considerados por los(las) evaluadores(as)
(ej., el informe de terreno del proyecto), que pudieran haber incidido en el grado de
cumplimiento de los objetivos del proyecto para el período reportado.
Informes de Avance
23. El Grupo de Estudio del INACH revisará los Informes de Avance, las evaluaciones y las
respuestas de los investigadores, tras lo cual deberá pronunciarse respecto a:
24. El Grupo de Estudio del INACH deberá calificar el Informe de Avance como “Aprobado”
o “No Aprobado”, lo cual quedará registrado en el Acta de la Reunión.
25. En el caso que el Informe de Avance sea “Aprobado”, se le informará al(a la)
Investigador(a) Principal de esta decisión, considerándose que el proyecto está en
condiciones de seguir su ejecución.
26. En el caso que el Informe de Avance resulte “No Aprobado”, el Grupo de Estudio del
INACH deberá determinar los pasos a seguir para alcanzar el nivel de “Aprobado”.
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Asimismo, el Grupo de Estudio podrá determinar que el desarrollo del proyecto es
insuficiente y sugerir el término inmediato del mismo. El INACH podrá en este caso
solicitar la devolución de los fondos transferidos a la fecha, si lo considera necesario,
según se establece en el Convenio respectivo.
27. El proyecto no podrá continuar su ejecución, es decir, recibir la siguiente
transferencia de dineros y participar en la próxima Expedición Científica Antártica,
mientras el Informe de Avance no sea calificado como “Aprobado”.
Informes Finales
28. El Grupo de Estudio del INACH revisará los Informes Finales, las evaluaciones y las
respuestas de los investigadores, tras lo cual deberá pronunciarse respecto a:
29. El Grupo de Estudio del INACH deberá calificar el Informe Final como “Aprobado” o “No
Aprobado”, lo cual quedará registrado en el Acta de la Reunión.
30. En el caso que el Informe Final sea “Aprobado”, se le informará al(a la) Investigador(a)
Principal de esta decisión.
31. En el caso que el Informe Final resulte “No Aprobado”, el Grupo de Estudio del INACH
deberá determinar los pasos a seguir para alcanzar el nivel de “Aprobado”. Para todos
los efectos, el proyecto se mantendrá “Vigente” hasta que logre cumplir con los
requerimientos exigidos por el Grupo de Estudio del INACH para dar por “Aprobado” su
Informe Final.
32. En el caso que el Investigador Principal no logre satisfacer las demandas del Grupo de
Estudio, o éste considere que las justificaciones entregadas a las observaciones de
los(las) evaluadores no son satisfactorias, el INACH podrá solicitar la devolución de los
fondos entregados, si así lo estima conveniente, según se establece en el Convenio
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respectivo. El Investigador Principal no podrá volver a postular o participar en un nuevo
proyecto INACH por los próximos 3 años desde la fecha de notificación del INACH.
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