Informe FINAL I.E. Alfonspo Lopez Pumarejo

Transcripción

CONTRALORÍA MUNICIPAL DE
VALLEDUPAR
“De la mano contigo Vigilamos
los bienes de todos”
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OFICINA CONTROL FISCAL
INFORME DE AUDITORIA
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INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL
CON ENFOQUE INTEGRAL
Modalidad Especial
INSTITUCIÓN EDUCATIVA ALFONSO LOPEZ PUMAREJO
VIGENCIAS 2007, 2008 Y 2009
VALLEDUPARALOR2006ERANZA
AGOSTO de 2010
¡De la mano contigo vigilamos los bienes de todos!
Carrera 9 No. 7 Bis 171 Teléfonos 5736868- 5736845
Web: www.contraloriavalledupar.gov.co Email: [email protected]
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AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD
ESPECIAL A LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA ALFONSO LOPEZ PUMAREJO
Contralora Municipal:
Alba Luz Trujillo Lobo
Jefe Oficina de Control Fiscal:
Cenira Clavijo Pino
Equipo de auditores:
Jorge Arturo Araujo Ramírez,
Líder de Auditoría
Atilio Fernández Ustariz
Jaime Rafael Rico Jiménez
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Tabla de Contenido
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INTRODUCCIÓN
1. HECHOS RELEVANTES
4
2. CARTA DE CONCLUSIONES
8
2.1 ALCANCE DE LA AUDITORIA
9
2.2 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO
10
2.2.1 Línea gestión contractual
11
2.2.2 Línea Calidad Educativa
12
2.2.2.1 Gestión Institucional
12
2.2.2.1.1. Analisis y Evaluación al PEI
12
2.2.2.1.1. 2.2.2.1.2. Análisis y evaluación a la Gestión Misional
13
2.2.3. Línea Gestión Ambiental
24
2.3. RELACIÓN DE HALLAZGOS
25
2.4. PLAN DE MEJORAMIENTO
25
3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
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1. HECHOS RELEVANTES EN EL PERIODO AUDITADO
Los Fondos de Servicios Docentes fueron creados por el artículo 182 de la Ley
115 de 1994, ley General de Educación, para atender los gastos diferentes a
salarios y prestaciones, en el mismo artículo asignó a los Consejos Directivos, la
administración de los recursos de los Fondos en los establecimientos educativos
estatales y asignó la ordenación del gasto al rector o director de la institución,
para captar ingresos y realizar gastos con el propósito de alcanzar sus objetivos
misionales de acuerdo con sus planes y prioridades y satisfacer los intereses y
necesidades de la comunidad educativa.
El Decreto presidencial 1857 de 1994 estableció las normas generales para el
funcionamiento de los Fondos de Servicios Docentes, su definición, recursos y
destinación, la administración, el régimen de contratación, el manejo de los
recursos en una cuenta especial, el manejo contable y el control fiscal.
La ley 715 de 2001 por la cual entre otras se dictaron disposiciones para organizar
el servicio de educación, en el capítulo III articulo 15, definió las instituciones
educativas, complementó las funciones de los rectores o directores, redefinió los
Fondos de Servicios Docentes, denominándolos Fondos de Servicios Educativos y
el manejo presupuestal de los mismos.
Los Fondos de Servicios Educativos a que hacen referencia los artículos 11, 12,
13 y 14 de la Ley 715 de 2001, fueron reglamentados por el Decreto 992 de mayo
21 de 2002, en temas como recursos, presupuesto anual, ingresos operacionales,
transferencias de recursos públicos, gastos y apropiaciones, el flujo de caja, el
manejo de tesorería y las adiciones. Por otra parte se recogieron las funciones del
Consejo Directivo y de los rectores o Directores, así como la determinación del
Estatuto Contractual a partir de los 20 salarios mínimos legales, mensuales
vigentes.
Expedida la Ley 715 de 2001 y el Decreto 992 de 2002, se dio una derogatoria
tácita al Decreto 1857 de 1994; no obstante las instituciones educativas estatales
siguieron haciendo uso de dicha normatividad, ya que existían numerosos
interrogantes, contradicciones sobre el uso que pueden tener los recursos que se
manejan en los Fondos de Servicios Educativos dado que el Decreto 992 no los
enumera (Como si lo hacia el Decreto 1857).
Conociendo la necesidad de actualizar y la conveniencia de que la normativa
estuviera en un solo Decreto, el 19 de diciembre de 2008 entra en vigencia el
Decreto 4791, por el cual se derogan los Decretos 1857 de 1994 y 992 de 2002; y
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reglamenta parcialmente los artículos 11, 12, 13 y 14 de la Ley 715 de 2001, en
relación con el Fondo de Servicios Educativos de los establecimientos educativos
estatales.
A continuación relacionamos los principales cambios obtenidos con el nuevo
Decreto 4791 de 2008:
AMBITO DE APLICACIÓN. A los establecimientos educativos estatales como
genérico con el fin de que no solo se incluyan instituciones Educativas sino los
centros educativos
ORDENACION DEL GASTO Y REPRESENTACION LEGAL.
rector. Representación legal: la entidad territorial
Ordenación: el
INGRESOS OPERACIONALES. Reglamenta los ingresos por explotación de
bienes del establecimiento:
•
•
Eventual: autorización del Consejo Directivo y restitución en buenas
condiciones
Permanente: autorización de la Entidad Territorial
INGRESOS. Son todos aquellos legales excepto préstamos
GASTOS. Como los gastos están sujetos al recibo de los recursos, se incluye la
obligación de la Entidad Territorial de informar durante el primer trimestre de cada
año, valor y fechas de los recursos que enviará a los FSE y dar cumplimiento a
dicha información.
UTILIZACION DE RECURSOS. Se incluye detalle de los conceptos que pueden
ser pagados por los FSE (referencia Decreto 1857/1994) siempre en relación al
PEI.
ACLARACIONES SOBRE UTILIZACION DE RECURSOS
•
•
•
•
•
El mejoramiento / adecuación del Establecimiento Educativo debe tener
estudio técnico de la Entidad Territorial
Elementos para el cumplimiento de normas de seguridad industrial
Se prohíben otorgar donaciones y subsidios.
Se prohíben viáticos, pasajes, gastos de viajes y demás a docentes, directivos
docentes y administrativos.
Se prohíben gastos de aseo y vigilancia.
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MANEJO DE LA TESORERIA
•
•
•
•
Las cuentas deben abrirse en el sistema financiero legal colombiano
Registrarse en la tesorería de la Entidad Territorial
Para los retiros requiere al menos 2 firmas
La Entidad Territorial las reglamenta y señala políticas de control para su
administración
PUBLICIDAD
•
•
•
Rendir cuentas a los entes de control según fechas que ellos determinen (se
suprime referencia al mínimo de cada 3 meses)
Publicar mensualmente todos los contratos o convenios celebrados.
Celebrar audiencia pública a más tardar cada febrero para presentar informe
de gestión con información financiera.
FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. Se Incluye las relacionadas con la
autorización de algunos de los gastos:
•
•
•
Aprobar contratación de servicios.
Autorizar la firma de convenios para utilización eventual del establecimiento
público.
Aprobar la participación en actividades pedagógicas, científicas y Deportivas
en las cuales los educandos representen el establecimiento educativo y sus
gastos
A pesar de los cambios en la normatividad, se mantiene el régimen de
CONTRATACIÓN, en cuanto la celebración de contratos a que haya lugar con
recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse con estricta sujeción
a lo dispuesto en el Estatuto contractual de la administración pública, cuando
supere la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Si la cuantía es inferior a los veinte (20) salarios mínimos mensuales legales
vigentes se deben seguir los procedimientos establecidos en el reglamento
expedido por el consejo directivo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo
13 de la Ley 715 de 2001, y en todo caso siguiendo los principios de
transparencia, economía, publicidad, y responsabilidad, de conformidad con los
postulados de la función administrativa.
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En este sentido, el consejo directivo de la Institución Educativa Alfonso López
Pumarejo, expidió su Manual Interno de Contratación en el año 2008, el cual se
encuentra vigente.
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Valledupar, 13 de agosto de 2010
Doctor
LUIS CARLOS MAESTRE BARRAS
Rector
Institución Educativa Alfonso López Pumarejo
Valledupar
La Contraloría Municipal de Valledupar, con fundamento en las facultades
otorgadas por el artículo 267 vicios complementariosto del 25 % del valor total de
los
derechos
academicos
de la
Constitución Política, en concordancia con el artículo 272 ibidem y el artículo 65 de
la Ley 42 de 1993, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral
modalidad Especial a la Institución Educativa Alfonso López Pumarejo, a través de
la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y
valoración de los costos ambientales con que administró los recursos puestos a su
disposición y los resultados de su gestión en su actividad Contractual, Calidad
Educativa y Ambiental. La auditoría incluyó la comprobación de que las
operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a
las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información
suministrada por la Institución educativa y analizada por la Contraloría Municipal
de Valledupar. La responsabilidad de este Organismo de Control, consiste en
producir un informe integral que contenga el concepto sobre el examen practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con Normas de Auditoría
Gubernamental Colombianas (NAGC) compatibles con las Normas Internacionales
de Auditoría (NIAS) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental
con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República,
consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con
ellas, de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione
una base razonable para fundamentar nuestro concepto.
La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las
evidencias y documentos que soportan el área, actividad o procesos auditados y el
cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran
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debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los
archivos de la Contraloría Municipal de Valledupar.
2.1. ALCANCE DE LA AUDITORÍA
La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance:
Se examinaron las siguientes áreas, actividades o procesos
Gestión Contractual

Evaluar el proceso contractual, durante las vigencias 2007, 2008 y 2009,
examinado que este se haya realizado acorde al Manual interno de
Contratación, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos
reglamentarios.

Establecer si el objeto a contratar está acorde con las políticas, planes y
programas que permitan cumplir los fines institucionales de la entidad.

Verificar y analizar si la gestión efectuada por la administración se realizó
conforme a los principios de transparencia, economía y responsabilidad que
condujeron al deber de selección objetiva.

Verificar y analizar si la entidad dio cumplimiento a las obligaciones que le
competen en virtud de la aplicación de la normatividad del Sistema de
Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE.

Establecer si las partes involucradas en el proceso contractual actuaron con la
debida gestión, permitiendo el cabal cumplimiento de las cláusulas pactadas y
las disposiciones legales que la reglamentan.

Verificar si los pagos efectuados obedecieron a lo pactado y aseguraron que el
objeto contractual y el plazo cumplieron los fines o propósitos que dieron origen
a su contratación

Analizar si los responsables de la ejecución contractual, adoptaron las medidas
pertinentes para ejercer control oportuno sobre el desarrollo del proceso
contractual.

Establecer sí el objeto contratado alcanzó los fines previstos para satisfacer las
necesidades de la administración.

Comprobar sí la terminación y liquidación del contrato se realizó dentro de los
términos pactados.
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Calidad Educativa:

Evaluar la gestión y resultados de la Institución conforme a su actividad
misional, los objetivos establecidos en el Proyecto Educativo Institucional –PEI.

Evaluar la institución en cada una de las áreas de la gestión (directiva,
académica, administrativa y financiera y de la comunidad).
Gestión ambiental

Evaluar políticas, planes y programas establecidos en la Institución Educativa
en materia ambiental.

Verificar la existencia de Proyectos Ambientales Escolares.
En la línea de contratación celebrada por la entidad, en la vigencia 2007, se
examinaron 54 Contratos u Órdenes de un total de 177, que representan el 30%
del total de los contratos celebrados. La muestra seleccionada suma un total de
$148.112.638, que representa un 74% del valor total contratado.
En la vigencia 2008, se examinaron 61 Contratos u Órdenes de un total de 202,
que representan el 30% del total de los contratos celebrados. La muestra
seleccionada suma un total de $234.582.527, que representa un 76% del valor
total contratado.
En la vigencia 2009, se examinaron 50 Contratos u Órdenes de un total de 102,
que representan el 49% del total de los contratos celebrados. La muestra
seleccionada suma un total de $188.849.489, que representa un 87% del valor
total contratado.
En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones significativas que
afectaran el alcance de nuestra auditoría.
2.2. CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO
La Contraloría Municipal de Valledupar como resultado de la auditoría adelantada,
conceptúa que la gestión en el área de contratación, es favorable con
observaciones, como consecuencia de los siguientes hechos:
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2.2.1. Línea gestión contractual
Para adelantar la evaluación a la gestión contractual, se tomaron los contratos u
órdenes de prestación de servicios y pedidos más representativos, teniendo en
cuenta el mantenimiento de la entidad, sistematización de calificaciones,
adquisición de equipos, Materiales, Suministros y Honorarios Profesionales.
Los contratos suscritos por la institución se encuentran dentro de la menor cuantía
establecida para los Fondos de Servicios Educativos.
En el análisis efectuado a este proceso sobre las vigencias 2007, 2008 y 2009, se
detectaron debilidades administrativas por los siguientes aspectos:
La gestión de la contratación no cumple satisfactoriamente con el principio de
racionalidad o planificación, ya que no sujeta su actividad a planes y programas
bien definidos y cuantificados. Los planes de compras en las vigencias 2007 y
2008 no especifican los bienes, cantidades y valores a adquirir. Esta debilidad fue
subsanada en la vigencia 2009, donde si se especifican cantidades y valores a
adquirir.
En general se da cumplimiento a las disposiciones que regulan el proceso
contractual, en especial las normas contempladas en el Manual Interno de
Contratación de la Institución; se tienen controles en la entrada y salida de bienes,
en los objetos contractuales se estipula con claridad la cantidad y especificaciones
técnicas de los bienes adquiridos, dichos bienes se encuentran establecidos en el
plan de compras y han contribuido al mejoramiento de la infraestructura de la
institución y por ende en el mejoramiento de la calidad educativa.
Se encontraron algunas deficiencias en la gestión previa realizada a los contratos,
como la no presentación de análisis de conveniencia y oportunidad, análisis del
mercado (cotizaciones). Así mismo, en ciertos procesos contractuales no se
realiza el descuento de estampillas procultura, prodesarrollo departamental y
fronterizo tal como señala el Acuerdo No 016 de 2004 y la Ordenanza No 025 de
2003 respectivamente, conllevando a una evasión e incumplimiento de estas
normas, en la vigencia 2007; no se exige al contratista el paz y salvo municipal y
se verifican los antecedentes fiscales y disciplinarios después de haber suscrito el
contrato, lo cual debe ser previo.
En el manual interno se deben establecer los procedimientos y las funciones de
interventoría; igualmente se debe tener en cuenta que la celebración de contratos
a que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios Educativos, debe realizarse
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con estricta sujeción a lo dispuesto en el Estatuto contractual de la administración
pública, cuando supere la cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales
mensuales vigentes y no a partir de los veinte ocho (28) S.M.L.M.V como está
estipulado en el manual.
Los documentos de los contratos u órdenes suscritos, se encuentran debidamente
archivados, empastados, enumerados consecutivamente, y con sus respectivos
soportes.
2.2.2. Línea Calidad Educativa
2.2.2.1. Gestión Institucional
La Institución Educativa Alfonso López Pumarejo, presta servicios educativos sin
ánimo de lucro, a través de un proceso de formación integral, intelectual, física,
socio-cultural, moral y espiritual en la búsqueda de la paz, la convivencia y la
armonía. Forma con educación de calidad, alto sentido crítico, analítico, creativo,
responsable y social; todo esto con el fin de alcanzar la plena satisfacción de la
comunidad educativa y el mejoramiento continúo de sus procesos.
De acuerdo a la evaluación realizada a cada una de las áreas de la gestión
directiva, académica, administrativa y financiera y de la comunidad, el equipo
auditor determina que la gestión es favorable teniendo en cuenta las siguientes
consideraciones:
2.2.2.1.2. Análisis y Evaluación al PEI
El Proyecto Educativo Institucional (PEI) de la Institución Educativa Alfonso López
Pumarejo, en el desarrollo del proceso auditor, se pudo evidenciar que fue
elaborado, implementado y socializado conforme lo dispuesto en la normatividad.
Contempla en su contenido, los principios y fundamentos que orientan la acción de
la comunidad educativa en la institución; el análisis de la situación institucional, los
objetivos generales del proyecto, la estrategia pedagógica que guía las labores de
formación de los educandos, la organización de los planes de estudio y la
definición de los criterios para la evaluación del rendimiento del educando, el
reglamento o manual de convivencia y el reglamento para docentes, los órganos,
funciones y forma de integración del Gobierno Escolar entre otros.
De igual forma, se pudo evidenciar que está desarrollado contextualmente con los
criterios de las normas de calidad NTCGP 1000: 2004. La estructura por la cual
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está compuesta el PEI de la Institución Educativa Alfonso López Pumarejo, cuenta
con las siguientes etapas:




Componente de Gestión Directiva
Componente de Gestión Académica
Componente de Gestión Administrativa y Financiara
Componente de Gestión de la Comunidad
La institución educativa cuenta con adecuados procesos de planeación,
seguimiento y evaluación, esto le permite al rector tener control de las actividades
que se desarrollan en la institución de acuerdo a lo establecido en el proyecto
educativo. Esta situación se evidencia, en la formulación de los planes de
mejoramiento institucional, los planes de estudios, las asignaciones de cargas
académicas, los proyectos transversales, etc.
2.2.2.1.3. Análisis y evaluación a la Gestión Misional
La Institución Educativa Alfonso López Pumarejo, es de carácter oficial, funciona
como sede principal en la modalidad académico con énfasis en Ciencias y
Comercio en la jornada de la mañana y Académico con énfasis en comercio en la
jornada de la tarde; tiene una escuela anexa; Alfonso Cotes Querúz, en modalidad
básica primaria y Preescolar con jornadas mañana y tarde; el Plantel educativo,
funciona mediante Resolución Licencia de Funcionamiento N° 0145 del 04 de
noviembre de 2006 y registro DANE N° 120001000077.
Se verificó que en la vigencia 2009, de 2888 estudiantes matriculados y
reportados al SIMAT, reprobaron 127, cifra que equivale al 4.39% de los
estudiantes matriculados que finalizaron el año; en la vigencia 2008, fueron
matriculados 3050 estudiantes, de los cuales fueron reprobados 140, lo que
corresponde al 3.40% del total de estudiantes; manteniendo el margen del
porcentaje establecido en el artículo 1º del Decreto 3055 de 2002. De igual
manera se presento una tasa de deserción del 8.24% que equivale a 238 alumnos,
lo que a consideración del equipo auditor es un porcentaje elevado. La
administración debe aunar esfuerzos para disminuir estos indicadores que influyen
en la eficiencia de los procesos de gestión.
De otra parte, evaluar permite saber cómo se está frente a los objetivos y metas
propuestas y, con base en los resultados obtenidos, definir acciones concretas
para mejorar. Las evaluaciones realizadas a los estudiantes por los docentes en
desarrollo de las actividades pedagógicas, así como las que se llevan a cabo
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periódicamente (pruebas SABER y examen de Estado), dan información valiosa
sobre qué tanto saben y saben hacer en las áreas fundamentales. En tal sentido,
se verificó el nivel académico de la Institución Educativa, y según los resultados de
las pruebas ICFES, en las vigencias 2007, se encontraba en nivel medio en
ambas jornadas, en la vigencia 2008, subió al nivel alto, pero en la vigencia 2009,
volvió a descender al nivel medio. Sin embargo, la administración del plantel ha
implementando en su plan de mejoramiento institucional, metas que permitan
mejorar los niveles educativos de los educandos.
En cuanto a la Gestión Directiva, en los procesos de direccionamiento estratégico,
la administración de la institución ha logrado la apropiación de su misión, visión y
principios, se encuentran articulados e identifican a la institución como un todo; las
metas propuestas responden a sus objetivos y direccionamiento estratégico, lo
cual se evidencia en la identidad institucional y la unidad de propósito entre sus
miembros.
En el año 2008 La Institución Educativa, da inicio a la implementación de Sistemas
de Gestión de Calidad para optar por la Certificación del ICONTEC. Para ello se
tiene la asesoría de la empresa APPLUS NORCONTROL. Al momento de la visita
de auditoría, se encuentra que el plantel esta en el procesos de implementación y
verificación para posterior Auditoria. La Institución Educativa Alfonso López
Pumarejo, tiene como política de calidad, brindar una educación integral de
calidad, apoyada en el cumplimiento de los requisitos normativos, comprometida
con el mejoramiento continuo de nuestra institución, la satisfacción de las
necesidades y expectativas de la comunidad educativa, garantizando una
formación con excelencia académica, forjadora de estudiantes con capacidad de
crear, investigar y desarrollar sus propias iniciativas.
La Institución Alfonso López Pumarejo tiene un Sistema de Gestión de Calidad, el
cual garantiza que todas las acciones institucionales estén articuladas y
coordinadas, permitiendo el seguimiento y medición de todos los planes y
proyectos para que las decisiones y estrategias planteadas, sean consecuencia
de una evaluación concreta del sistema.
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MAPA DE PROCESOS
PROCESOS DIRECTIVOS
N
GESTIÓN
DIRECTIVA
GESTIÓN
CALIDAD
A
E
T
C
E
I
PROCESOS ACADÉMICOS
S
S
I
D
S
F
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
PLANEACIÓ
N DEL
SERVICIO
D
E
S
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Y
ADMISIONES Y
MATRICULAS
GESTIÓN
TRAMITES
GESTIÓN
FINANCIERA
E
MANTENIMIENT
OE
INFRAESTRUCTU
RA
GESTIÓN DE
RECURSO
COMPRAS Y
CONTRATACIÓN
DE SERVICIOS
C
P
I
A
O
D
N
R
E
D
X
Y
C
PROYECCIÓN A LA
COMUNIDAD
A
A
E
HUMANO
D
E
P
S
E
La Einstitución educativa recibió en las vigencias 2007, por concepto de subsidioS de
gratuidad, transferencias por valor de $22.973.041. Los cuales fueron invertidosTenF
C
Mantenimientos
como adecuaciones locativas, pinturas, trabajos eléctricos,
materiales y suministros en la sede anexa y central. Sin embargo, estos recursos
U A
T
A
T
I
V
D
M
I
I
A
L
N
I
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son insuficientes para cubrir todas las necesidades que se presentan en la
institución educativa.
Cuadro N° 1. Recursos de Gratuidad 2007
Distribución Recursos Gratuidad 2007
Concepto
Valor
Mantenimiento
$
14,422,023.00
Materiales y Suministros
$
8,551,018.00
Totales
$
22,973,041.00
Grafica N° 1. Análisis de Recursos de Gratuidad
En la vigencia 2008, por el mismo concepto de gratuidad, se recibieron
$91.842.652, cifra mucho mayor que la recibida en el año inmediatamente
anterior, los gastos más representativos en los que se invierten estos recursos son
compra de materiales y suministros, mantenimiento y adecuaciones locativas;
inversiones que se ven reflejadas en las sedes anexas y la principal.
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Concepto
Valor
Mantenimiento
$
26,148,983.00
Honorarios, Servicios y proyectos especiales
$
14,260,666.00
$
23,423,081.00
Compras
$
28,009,922.00
Totales
$
91,842,652.00
Grafica N° 2. Análisis de Recursos de Gratuidad 2008
En la vigencia 2009, fueron entregados al plantel, la suma de $70.005.491, los
gastos más representativos en los cuales se invierten estos recursos son compra
de materiales y suministros, mantenimiento y adecuaciones locativas. Según se
describe en la siguiente tabla.
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Concepto
Valor
Mantenimiento
$
26,684,835.00
Prestación de Servicios
$
3,320,000.00
$
35,660,656.00
Compras
$
4,340,000.00
Totales
$
70,005,491.00
Grafica N° 2. Análisis de Recursos de Gratuidad 2009
En lo que respecta a la Gestión Estratégica, se observó que el administrador de la
institución utiliza criterios básicos sobre el manejo del establecimiento educativo,
las estrategias pedagógicas utilizadas son coherentes con la misión, visión y los
principios institucionales y son aplicadas de manera articulada en las diferentes
sedes, niveles y grados. Se constató que existiera articulación de los planes y
proyectos relacionados con el planteamiento estratégico del Proyecto Educativo
Institucional; toda vez que estos se elaboran, se implementan y son articulados a
las acciones de tal forma que se permita trabajar en equipo. La institución utiliza
sistemáticamente la información de los resultados de sus autoevaluaciones
internas y externas (Pruebas Saber, de Estado o ICFES) para elaborar sus planes
y programas de trabajo; de tal forma, que en sus planes de mejoramiento posea
metas prioritarias en lo referente a los mejoramientos de los niveles de calidad que
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desea alcanzar el plantel en los estándares nacionales generados por el ICFES en
la Clasificación de Planteles Educativos.
En cuanto a la conformación del gobierno escolar, la institución educativa cumple
con lo contemplado en el Decreto 1860 de 1994. Existe el Consejo Directivo,
Consejo Académico, Comisión de Evaluación y Promoción, Comité de
Convivencia, Consejo Estudiantil, Personero Estudiantil, Asamblea y Consejo de
padres de familia; de igual forma estos estamentos son tenidos en cuenta en el
Proyecto Educativo Institucional, mediante resolución N° 012 de 03 de Marzo de
2009, Resolución N° 006 de marzo de 2008 y Resolución N° 011 de marzo de
2007, en donde se establecen en las respectivas vigencias, el Gobierno Escolar
de la institución y cada uno de los consejos que hacen parte de dicho gobierno, el
equipo auditor constató la existencia y su operacionalidad, quedando registradas
todas las actuaciones en libros de actas.
En lo referente al clima escolar, la institución educativa tiene un manual de
convivencia, el cual es conocido y utilizado con frecuencia como instrumento de
orientación en los principios, valores, estrategias y actuaciones que favorecen un
clima organizacional armónico entre los diferentes integrantes de la comunidad
educativa, se fomenta el respeto y la valoración de la diversidad. De igual forma,
este manual orienta las acciones en los diferentes estamentos de la comunidad
educativa y se encuentra en concordancia con el PEI. La institución educativa
cuenta con espacios adecuados para el libre esparcimiento y realización de
actividades recreo deportiva, que permiten a la comunidad estudiantil compartir en
el tiempo libre y en horas de descanso. Asimismo, se evidenció que la convivencia
es sana y pacífica. (Ver registro fotográfico)
Con relación a la Gestión Académica, la institución educativa tiene organizados
los planes de estudios, los cuales responden a las políticas trazadas en el PEI. La
institución educativa posee una política de evaluación fundamentada en los
lineamientos curriculares y en los estándares básicos de competencias y los
artículos 2° y 3° del Decreto 2082 de 1996, la cual se refleja en las prácticas de los
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docentes; de igual manera se revisan periódicamente la implementación de dichas
políticas.
La administración de la institución educativa Alfonso López Pumarejo, ha recibido
importantes reconocimientos académicos y culturales en las vigencias 2008 y
2009 dentro de las cuales destacamos las siguientes:
1. Un grupo del cuerpo docente obtuvo el primer puesto en el concurso
Computadores para Educar.
2. La estudiante Elena Esther Marín Fonseca obtuvo el Primer puesto en el
concurso Canción en Ingles, ganándole al Colegio Bilingüe.
3. La estudiante Andrea Paola Theran, obtuvo el 2º puesto concurso de
oratoria organizado por Seguros la Equidad en la ciudad de Barranquilla.
4. Segundo Puesto en el concurso Senderos de la ciencia, realizado por el
Colegio El Carmelo en el mes de septiembre.
5. Adjudicación de la primera Sala Virtual con 46 computadores portátiles por
la multinacional Telefónica de España, totalmente dotada.
6. Tercer Puesto Fútbol de Salón, organizado por el colegio Montessori.
7. Primer puesto en Lanzamiento de Disco en los intercolegiales y represento
a Colombia en México.
Otro hecho para destacar, fue la donación que le hizo la ONG Computadores para
educar, en donde la institución recibió 30 equipos de computación, para el uso de
las diferentes áreas.
En las instalaciones de la institución educativa, se encuentra al servicio de la
comunidad la nueva biblioteca virtual ubicada en el segundo piso del bloque
administrativo.
La planeación de las clases, es una estrategia institucional que ha posibilitado
establecer y aplicar un conjunto de actividades de manera ordenada y articulada
logrando la consecución de los objetivos, la elección de recursos didácticos,
establecimiento de procesos evaluativos y la definición de estándares de
referencia están relacionados con el diseño curricular y el enfoque metodológico.
La gestión administrativa y financiera de la institución educativa, se desarrolla con
el proceso de apoyo a la gestión académica, en donde las actividades de
matrícula se realizan en forma ágil y oportuna, se tiene en cuenta las necesidades
de los estudiantes y los padres de familia; de igual manera posee un sistema de
archivo académico y de boletines oportuno, que posee los mecanismos de control
necesario para garantizar la consistencia de la información.
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En el componente de administración de planta física y de los recursos; muy a
pesar que no se cuenta con un programa de mantenimiento preventivo de su
planta física, la institución está en excelente estado, tiene adecuados espacios de
recreación, ventilación y ambientación. (Ver registro fotográfico)
Se exalta la labor del administrador de turno, en mantener organizado el plantel
educativo, las salas de informática que tiene la institución están en buen estado y
acondicionadas, la Biblioteca se encuentra en excelentes condiciones y prestando
un buen servicio a la comunidad estudiantil; tiene además una de las mejores
salas de computación en el municipio de Valledupar, totalmente dotada y
acondicionada para ofrecer un servicio con alta calidad. Los baños de los
estudiantes están en impecables condiciones, son asignados por jornadas; los
laboratorios de química, física y biología están debidamente dotados y
funcionando como corresponden. (Ver registro fotográfico).
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En lo atinente a la administración de servicios complementarios, referente a
ayudas de restaurante escolar y cafetería estos servicios son recibidos por los
estudiantes de la sede anexa Alfonso Cotes Querúz, cerca de 504 educandos,
recibe los servicios de alimentación escolar así: por intermedio de convenio
interadministrativo con el Departamento del Cesar (Consorcio Alimentos
Guatapurí) el almuerzo y por intermedio del municipio de Valledupar y el ICBF se
reciben desayunos.
Los procesos de talento Humano en la institución educativa, cuentan con los
perfiles adecuados para la toma de decisiones y son coherentes con su estructura
organizativa, lo que facilita el desempeño en las actividades académicas y
curriculares, además permite que las personas que son vinculadas laboralmente,
sus procesos de inducción sean agiles y eficientes. La institución no cuenta con un
programa de formación y capacitación; sin embargo, el municipio de Valledupar
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por intermedio de la Secretaria de Educación Municipal, imparte capacitaciones de
actualizaciones docentes en temas como: Capacitación para el diseño de material
para la enseñanza del Idioma Ingles en los niveles de preescolar y básica
primaria, Socialización y avance en las comprensión de los estándares,
Autoevaluación y Plan de mejoramiento Institucional, Cambios en los programas
de Integración SENA – MEN, Metodología para desarrollar el Programa 9°
“Fortalezco mi perfil para el mundo del trabajo”, Socialización sobre proyecto de
formación de agentes preventivos en la comunidad educativa para el desarrollo del
programa de prevención integral en el uso de sustancias psicoactivas, Aplicación
de Pruebas Saber Censal, Aplicación y Análisis de resultados de pruebas saber,
Encuentro de Docentes de religión, entre otras.
Para desarrollar los procesos de gestión, la institución educativa cuenta con un
equipo de trabajo altamente calificado, actualizado y comprometido con su calidad
humana y trabajo profesional, que apoyan la eficacia y eficiencia de la gestión
académica, administrativa y financiera.
La institución educativa tiene un proceso establecido para elaborar los horarios y
la asignación académica de los docentes, y se realizan los ajustes necesarios y
pertinentes a cada uno de ellos cuando sean requeridos. De igual forma los
docentes vinculados están identificados con la institución, comparten su filosofía,
principios, valores y objetivos y su disposición en realizar actividades
complementarias que sean necesarias para cualificar su labor.
En relación con la gestión a la comunidad, lo referente a la accesibilidad en
atención educativa a grupos poblacionales o en situaciones de vulnerabilidad, la
institución educativa, aplica las políticas de atención a la población y se trabaja
conjuntamente en el diseño de modelos pedagógicos flexibles que permiten la
inclusión y la atención de estas comunidades. Asimismo, la institución cuenta con
estrategias de interacción con la comunidad que orienta.
En cuanto a la prevención de riesgos, la institución educativa no ha implementado
programas de prevención de riesgos físicos, de tal manera que se pueda orientar
a los educandos en acciones como el auto cuidado, la solidaridad, la prevención
frente a condiciones de riesgos físico a las que pueden estar expuestos los
miembros de la comunidad. Asimismo, no se cuenta con programas de seguridad
frente a accidentes o desastres naturales; el estado de la infraestructura física no
es sujeto de monitoreo ni de evaluación constante. Sin embargo en la visita de
inspección, se analizó el trabajo que realizan los grupos encargados de coordinar
las salidas y entradas de los estudiantes a las aulas, en los momentos de
descanso y salida de clases; al bajar las escaleras, son orientados por estos
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estudiantes que son los encargados de preservar el orden, permitiendo que se
controlen las acciones riesgosas como caídas, desordenes que podrían
desencadenar alguna acción irregular y ocasionar un accidente entre los
estudiantes.
2.2.3. Línea Gestión Ambiental
En la evaluación de los Proyectos Ambientales Escolares (PRAES), vigencias
2007, 2008 y 2009 de la Institución Educativa Alfonso López Pumarejo, Sede
principal, se observó cumplimiento del Decreto 1743 de 1994, toda vez que no se
encontró ninguna falencia, los proyectos fueron implementados mediante actos
administrativos, designando los coordinares del proyecto durante cada calendario
escolar, su envío a la Secretaria de educación Municipal e igualmente se soportan
evidencias de las diferentes actividades de cada anualidad; aún persisten ciertas
debilidades, como acciones para buscar asesoría y apoyo en las instituciones de
educación superior u otros organismos públicos y privados en el municipio, en
aras de dinamizar la gestión ambiental.
En el Centro Educativo anexo Alfonso Cotes Querub, desarrollaron parcialmente
las actividades programadas para los periodos auditados, al no tomar acciones
efectivas en el mejoramiento del entorno, respecto al espacio inadecuado en el
área de la cocina y el estancamiento de aguas lluvias en la entrada de la
institución. El presupuesto ejecutado para las actividades de gestión ambiental
proviene de recursos propios de la institución para desarrollar y ejecutar los
planes, programas y proyectos de educación ambiental que hacen parte del
servicio público educativo.
Guardianes en Biblioteca y Guardianes de las Basuras
Ejemplo de Buen Uso del Agua
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2.3. RELACIÓN DE HALLAZGOS
En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron cuatro (04) hallazgos
administrativos, las cuales deberán ser sometidas a un Plan de Mejoramiento.
2.4. PLAN DE MEJORAMIENTO
La entidad debe ajustar el plan de mejoramiento que se encuentra desarrollando,
con acciones y metas que permitan solucionar las deficiencias comunicadas
durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de
mejoramiento ajustado debe ser entregado a la Contraloría Municipal de
Valledupar dentro de los ocho (08) días calendarios siguientes al recibo del
informe, de acuerdo con lo establecido en el artículo 48 de la Resolución
Reglamentaria No. 0147 del 21 de diciembre de 2009, en el formato diseñado para
ello.
Dicho plan de mejoramiento debe contener las acciones y metas que se
implementarán por parte de la entidad, las cuales deberán responder a cada una
de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma
para su implementación y los responsables de su desarrollo.
Atentamente,
ALBA LUZ TRUJILLO LOBO
Contralora Municipal de Valledupar
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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
Hallazgo 1. Planeación en la actividad contractual
El contrato es el instrumento jurídico para la ejecución de la planificación y el
presupuesto y para asegurar el cumplimiento de los fines del Estado. La
preparación del contrato estatal, comienza con mucha antelación al momento que
los entes públicos toman la decisión de celebrar un negocio jurídico en particular,
puesto que ésta etapa se encuentra estrechamente ligada con la elaboración de
los planes y programas generales de gasto e inversión y la conformación del
presupuesto.
Al estar enmarcada la actividad administrativa por los principios de economía,
eficiencia y eficacia, es preciso que las autoridades públicas propendan a la
consecución de los fines del Estado en una forma ordenada y racional. Siendo
ingentes las necesidades públicas y escasos los recursos destinados a su
satisfacción, surge la exigencia de seleccionar las prioridades objetivas hacia las
cuales se deben encaminar los esfuerzos de la institución.
De la evaluación realizada a los Comprobantes Nos 229, 262, 279, 298, 300, 301,
304, 353, 395, y 396 de 2007; 458, 462, 464, 466, 468, 595, 549 y 583 de 2008;
638, 688 y 735 de 2009, se establece que no cuentan con estudios previos y/o
análisis de conveniencia y oportunidad. Asimismo, los planes de compras en las
vigencias 2007 y 2008 no especifican los bienes, cantidades y valores a adquirir.
Análisis de la respuesta. Del análisis efectuado a los planteamientos del sujeto auditado,
el equipo auditor mantiene la observación; ya que la institución educativa acepta las
observaciones. Sin embargo, debemos señalar que todos los contratos celebrados por las
entidades del Estado, sin importar su cuantía, deben contar con los estudios previos
necesarios y suficientes, que garanticen una adecuada planeación en la actividad
contractual, que obedezca a razones de conveniencia, en términos de satisfacción de
necesidades, que permitan cumplir con el objeto institucional y legal que sirve de razón
sustancial de la existencia de la respectiva entidad.
Para el equipo auditor, estas debilidades o deficiencias constituyen un hallazgo
administrativo.
Hallazgo 2. Ejecución de contratos.
La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de
cualquier naturaleza con entidades del sector público, requerirá para el efecto, del
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cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de
salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales. Asimismo, debe
efectuar el pago de los impuestos correspondientes.
De la evaluación realizada se detecta incumplimiento con ciertos requisitos
tributarios, y contractuales como certificados de antecedentes y pago de
impuestos, documentos que se deben cumplir antes de la iniciación de la
ejecución de los contratos y no como requisito para el pago de una cuenta como
equívocamente se realiza.
De la evaluación realizada a los documentos soportes de las actividades
contractuales, se establecieron ciertas debilidades o inconsistencias, respecto a
las órdenes de prestación de servicio y pedido descritas en la siguiente tabla:
CUADRO.
AUSENCIA DE REQUISITOS CONTRACTUALES
VIGENCIA
INCONSISTENCIA DETECTADA
2007
229, 262, 279, 298, 301, 304, 353, 395, 396
2008
458, 462, 464, 466, 468, 549, 583 Y 595
2009
638, 688, y 735
2007
2008
2009
2007
2008
2009
229, 230,231, 232, 234, 262, 273, 279, 285, 288,
289, 298, 300, 304, 316, 329, 335, 356, Y 399
416, 423, 425, 426, 437, 438, 439, 462, 464, 466,
468, 488, 501, 511, 523, 526, 530, 541, 569, 602,
605, 615 y 625
638, 643, 645, 652, 654, 660, 667, 679, 684, 688,
690, 692, 697, 711, 717, 720, 743, 744, 757 y 773
228, 229, 230, 231, 232, 234, 240, 244, 258, 262,
266, 273, 274, 279, 285, 289, 300, 303, 304, 316,
329, 342, 356,373, 381,Y 379
407, 408, 416, 421, 426, 431, 437, 438, 439, 458,
462, 464, 466, 468, 488, 491, 501, 502, 504, 511,
515, 523, 526, 541, 556, 567, 568, 569, 582, 584,
602, 615, 617, 618 y 625, .
632, 636, 638, 643, 645, 652, 654, 667, 674, 679,
684, 685, 688, 690, 692, 697, 711, 717. 720, 730,
734, 743, 744, 749, 764, 773, y 775
2007
230, 231, 274, 288, 289, 316, 353, 373, 379 y 381
2008
416, 423, 425, 426, 439, 466, 468, 483, 530, 539,
569, 602, 605, 608, 614,615 y 625 .
2009
632, 643, 645, 649, 652, 654, 667, 690, 697 y 704
2007
Todos
Falta de Análisis
oportunidad.
de
conveniencia
y
Constancia de verificación de Antecedentes
Disciplinarios extemporánea; es decir se
verifica después de haber suscrito el
contrato.
No se presenta el Paz y salvo Municipal.
No se presenta el Paz y salvo Contraloría o
se presenta una vez suscrito el contrato.
No hay constancia de Pago - estampilla
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Todos
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423, 407, 408 y 416
2007
Todos
2008
568, 569, 605, 607, 608, 614 Y 615
2009
653
2007
253, 273
2008
456, 458, 504, 526, 539, 541, 602
2009
632, 667, 692, y 704
2007
Todos
2008
568 Y 569
2007
Todos
2008
569, 571, Y 605
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653
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Prodesarrollo departamental y fronterizo,
en los pagos que están sujetos a este
gravamen, conllevando a una evasión e
incumplimiento de esta norma, dejando
además, de invertirse oportunamente
recursos importantes en estos sectores.
No hay constancia del pago - Estampilla
procultura; en los pagos que están sujetos
a este gravamen, conllevando a una
evasión e incumplimiento de esta norma,
dejando
además,
de
invertirse
oportunamente recursos importantes en
este sector.
No se suscribe Acta de inicio.
No hay constancia verificación de precios del
mercado. Carece de varias cotizaciones
No se presentan Informes de interventoría.
No se suscribe Acta de liquidación.
La ausencia de estos mecanismos de control incrementa los riesgos en la gestión
contractual.
Análisis de la respuesta. Del análisis efectuado a los planteamientos del sujeto auditado,
el equipo auditor mantiene la observación.
Enviados los soportes correspondientes (comprobantes de egreso y consignaciones) se
acepta que la institución realizó el descuento por concepto de estampillas pro desarrollo
departamental y fronterizo en la vigencia 2008 y de estampilla procultura en el
comprobante de egreso 425 del 08 de febrero de 2008.
Respecto a las cotizaciones, las entidades del estado no pueden apartarse de los
principios que rigen la Función administrativa, consagrados en el artículo 209 de nuestra
Constitución Política. Entre los cuales tenemos la eficacia, economía, imparcialidad y
publicidad.
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Referente a la interventoría, señalamos que para el cumplimiento de los fines de la
contratación, las entidades estatales al celebrar un contrato (de cualquier tipo), tendrán la
dirección general y la responsabilidad de ejercer el control y la vigilancia de la ejecución
del contrato. Este control se realiza por parte del interventor, supervisor o coordinador,
quien será la instancia de verificación de cumplimiento de obligaciones de las partes.
Por lo anterior, el equipo auditor considera que la respuesta del sujeto auditado no
desvirtúa la presunta inconsistencia formulada en el Informe Preliminar.
Por consiguiente para el equipo auditor los hechos descritos anteriormente
constituyen un presunto hallazgo administrativo, por incumplimiento a lo
establecido al Manual Interno de Contratación vigente; ordenanzas 006 de 1987,
029 de 1996 y 014 de 1998; y el Acuerdo 042 de 1995.
Hallazgo 3. Control - Identificación de los bienes muebles
Para efectos de ejercer control en los bienes muebles de la Institución, se requiere
que estos estén debidamente identificados con una placa o marquilla en un lugar
con el respectivo código del elemento, este procedimiento facilita la elaboración
del inventario de bienes y permite ejercer control y ajuste de los mismos. Mediante
prueba de auditoría consistente en la inspección física por dependencia a todos
los bienes muebles, se pudo constatar que la Institución Educativa Alfonso López
Pumarejo no tiene identificados con las respectivas placas los bienes en forma
individualizada, lo que no permite determinar la cantidad real de los bienes de la
entidad.
Asimismo, no se actualizan los inventarios por sedes, dependencias y
responsables de los elementos; no hay responsable del manejo de almacén.
Análisis de la respuesta. La administración de la Institución acepta la observación
planteada por el equipo auditor, por lo tanto, queda en firme.
El equipo auditor determina este hecho como un hallazgo administrativo.
Hallazgo 4. De la limpieza y organización de las dotaciones en la institución
Uno de los objetivos del Proyecto Ambiental Escolar, es el manejo integral del
entorno, el cual aborda los aspectos como manejo de las basuras, limpieza y el
orden de cada cosa en su lugar. En la inspección realizada al Centro Educativo
Alfonso Cotes Querub, se pudo evidenciar la falta de compromiso por parte de los
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docentes y estudiantes por los siguientes aspectos: los elementos del restaurante
no están organizados y posee utensilios inadecuados, existe poca vigilancia en las
baterías sanitarias para su buena utilización y conservación, teniendo en cuenta
que la población escolar son niños hasta doce años.
El entorno externo del estamento escolar, presenta dificultades de un tránsito
adecuado (vías en mal estado), con posibles riesgos de accidente y contaminación
por las construcciones que se realizan en la vecindad, quienes disponen los
escombros y amontonan las bolsas vacías en la vía, sin la educación de
recogerlas. Se requiere mas acompañamiento de profesores e integrantes del
PRAES, para que gestionen ante los entes municipales, la vigilancia y control de
las construcciones en el Municipio, toda vez que está en riesgo la integridad de los
menores que acuden al plantel, disminuye su calidad de vida y afecta el desarrollo
de las actividades académicas.
Análisis de la respuesta. La administración de la Institución acepta la observación
planteada por el equipo auditor, por lo tanto, queda en firme.
De los hechos anteriormente descritos se configura un hallazgo administrativo,
sometiendo esta acción a un plan de mejoramiento, para que la rectoría tome los
correctivos necesarios, demandando más sentido de pertenencia del profesorado
y el control de las autoridades Municipales para el mejoramiento del entorno
externo.
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ANEXO N° 1
CUADRO RESUMEN DE HALLAZGOS DETECTADOS
TIPO DE HALLAZGO
Administrativos
CANTIDAD
VALOR ($)
4
-
NUMERACIÓN DE HALLAZGOS
1, 2, 3 y 4.

Informe FINAL I.E. Alfonspo Lopez Pumarejo

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