MANUAL DE USUARIO MODULO SIIGEP – FUNCIONES DE

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MANUAL DE USUARIO MODULO SIIGEP –
FUNCIONES DE ADVERTENCIA – SEGUIMIENTO – PARA DEPENDENCIAS NO
DELEGADAS
FEBRERO DE 2014
Manual de Usuario Módulo SIIGEP – FUNCIONES DE
ADVERTENCIA
VERSIÓN: 1.1
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Índice
1. Introducción ..................................................................................................................................... 3
2.1. Objetivo General del Sistema ........................................................................................................... 3
2.2. Objetivos específicos ........................................................................................................................ 3
3. Descripción General de la aplicación:.................................................................................................. 4
3.1. Acceso ................................................................................................................................................ 4
3.2. Descripción de la funcionalidad........................................................................................................ 5
Página de control de acceso:................................................................................................................... 6
Registrar Proyectos de Funciones de Advertencia ................................................................................ 6
Estado de los proyectos ............................................................................................................................. 8
Modificar el registro de una Función de advertencia ................................................................................ 9
Hacer seguimiento de una Función de advertencia ................................................................................. 10
Generación de Consolidados ................................................................................................................... 13
Vista consolidada desde el 2010 ............................................................................................................. 13
Consulta de las Funciones de Advertencia generadas en una Entidad ................................................... 13
Consolidado Sectorial ............................................................................................................................. 13
Cuadro Dependencia ............................................................................................................................... 13
Acerca del Módulo SIIGEP – Funciones de advertencia ........................................................................ 14
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1. Introducción
La Oficina de Sistemas Contraloría General de la República desarrolló el Sistema Integral de
Información de la Gestión Pública SIIGEP, el cual integra entre otros el módulo SIIGEP – Funciones
de Advertencia. Este módulo obedece a la necesidad de la Contraloría General de la República de
manejar el flujo de información a través de un sistema centralizado que permita generar consultas
sobre el estado de cada una de las funciones de advertencia emitidas por la Contraloría General
de la República.
Este módulo cuenta con la funcionalidad que permite capturar el contenido básico de cada una de
las funciones de advertencia y sus correspondientes seguimientos. Adicionalmente, generan
automáticamente preinformes del estado de cada una ellas, de forma agregada en cada una de las
Gerencias departamentales y Divisiones de Vigilancia Fiscal generando mayor nivel de confianza en
estos datos
2.1. Objetivo General del Sistema
Construir y mantener una base de datos que facilite la preparación de información y el seguimiento
de cada una de las funciones de advertencia emitidas por la Contraloría General de la República.
2.2. Objetivos específicos
•
•
•
Permitir un flujo más rápido entre los proyectos que proponen las Dependencias y las
Delegadas, de tal forma que se aprueben y/o rechacen dichos proyectos y en todo caso se
sepa el estado de dichos proyectos.
Permitir el acceso seguro desde cualquier lugar geográfico que disponga de una conexión a
Internet.
Recolectar la Información de las Funciones de advertencia emitidas a las entidades.
Consolidar la Información.
Generar informes listos para editar.
•
Monitorear los resultados de la función de advertencia
•
Generar y suministrar información oportuna, confiable y adecuada que facilite la toma de
decisiones.
•
Determinar la oportunidad y cumplimiento de los registros de acuerdo a la actividad
realizada
•
•
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3. Descripción General de la aplicación:
Esta aplicación es totalmente Web. Fue desarrollada pensando en facilitar, agilizar
y mejorar los procesos de recolección y consolidación de información. Está
compuesta para las Dependencias no Delegadas por cuatro páginas con las cuales
se puede realizar el trabajo con la aplicación: Acceso, Registrar Proyectos, Estado
de los proyectos, hacer Seguimiento a las Funciones de advertencia registradas.
También cuenta con una serie de informes que permiten tener la información de
tal forma que se pueda explotar ellos son: Cuadro resumen en Excel, detalle de
cada uno de los seguimientos ene Excel, pagina detalle desde 2010, consulta por
Entidad, análisis espacial o en mapa de las funciones de advertencia activas es
decir que el riesgo advertido aún persiste o no se ha podido revisar el nuevo
estado.
3.1. Acceso
Para que pueda tener acceso a los formularios de ingreso de proyectos o de
seguimientos de las funciones de advertencia se debe hacer:
a. Abrir un navegador de internet
b. Asegúrese que la *.contraloria.gov.co, este en la excepciones de Proxy en caso
de que acceda desde una Gerencia o una dependencia interna de la
Contraloría General de la Republica.
Internet fuera de la Lan omita este paso.
Si accede desde una estación de
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c. En la barra de dirección incluya la siguiente ruta: Actualizar ruta según
servidor
de
la
Contraloría
http://estrategicos.contraloria.gov.co/SIIGEP
c. El explorador desplegará una pagina con muchas opciones dirijas a la parte
izquierda de la pantalla en dando clic sobre la opción FUNCIONES DE
ADVERTENCIA
Dando clic sobre la opción Funciones de Advertencia podrán tener un listado de
opciones como se visualiza en la gráfica
3.2. Descripción de la funcionalidad
Una vez se despliegue la página inicial es necesario identificarse mediante un
usuario y una clave a esta se accede presionando clic sobre la opción funciones
de advertencia:
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Página de control de acceso:
Autenticación
Autenticación: Permite ingresar a la aplicación a través de un usuario y un
clave asignados por el Administrador del servicio del Directorio Activo (Como
se identifica ante el computador o el SIGEDOC).
Para que la aplicación le
permita el acceso al módulo de funciones de advertencia usted debe pedir a la
Oficina de Sistemas permisos de lectura o escritura sobre este módulo.
Una ves se encuentre validado el sistema mostrara podrá hace uso de las
distintas opciones del menú de FUNCION DE ADVERTENCIA.
Registrar Proyectos de Funciones de Advertencia
Después de haber dado clic sobre la opción REGISTRAR PROYECTOS, Si sus
permisos
son
los
correctos
información básica como:
entonces
vera
una
formulario
que
solicitara
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Una vez digitada o seleccionada la información que el formulario requiere
presione clic sobre Guardar Proyecto.
A continuación se pide que adicione el documento en formato pdf o zip en él se
deben colocar los soportes y un documento en Word 97-2003 donde este el
proyecto de comunicación (Carta) de función de advertencia.
Dando clic sobre el links que se encuentran en la parte de inferior de la pantalla
es decir:
Mediante este link usted puede subir el documento proyecto de comunicación que será
enviado al Sujeto o punto de control que será advertido.
Mediante este link se pude remitir un documento pdf o zip que contendrá los soportes que
facilitaran el análisis por parte de la Delegada del proyecto que se está proponiendo.
Cuando ya se hayan cargado el documento
proyecto de comunicación no antes, deberá
aparecer este vínculo que permite hacer entrega del nuevo proyecto de función de
advertencia a la Delegada.
Si hace actualizaciones a los datos estos podrán guardarse de forma definitiva en la base de
datos dando clic sobre este vínculo.
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Tenga presente que una vez enviada es decir presionado clic sobre el botón
,
el registro ya no puede ser alterado por usted a menos que la Delegada lo devuelva en cuyo caso debera
corregir lo que la delegada el informe y volver a enviar el documento.
Estado de los proyectos
Una vez se envía un proyecto para estudio de las Delegadas, se puede consultar
el estado de este estudio, entre otras la Delegada la puede:
Antes de tomar una decisión la Delegada puede dejar constancia del trámite que se adelanta
utilizando la opción Registrar evidencia de trabajo
Devolver: si una vez estudiado los soportes y el contenido la delegada determina que la
Dependencia proponente debe ajustar el proyecto entonces procederá a devolver el proyecto
para su ajuste, desde ese momento la dependencia proponente podrá editar el registro
original para ajustarlo y proceder a enviar de nuevo el documento para estudio en la
delegada.
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Rechazar: Cuando el responsable en la Delegada determine que el riesgo no es susceptible de
advertencia procederá a rechazar el proyecto de Función de advertencia en cuyo caso el proceso abra
terminado.
Aprobar: La delegada una vez estudiado el caso puede realizar el proceso de aprobación del
proyecto indicando quien enviara la carta al advertido
Publicar: Este proceso lo puede hacer en todos los casos la Delega o la Gerencia cuando la misma
delegada determine que el proceso de publicación lo debe hacer la dependencia proponente.
Este
vínculo solo aparecerá después de que la Delegada haya aprobado el proyecto de Función de advertencia
Cuando se efectúa el proceso de aprobación la Delegada deberá indicar quien
enviara la carta definitiva, si selecciona que la misma Delegada se cerrara la
posibilidad de que el proponente manipule el proceso de publicación del proyecto
de lo contrario la dependencia proponente tendrá el control de envió de la carta
al advertido y el proceso de publicación como función de advertencia activa.
La Dependencia generadora de la propuesta puede ver el icono
, esto significa
que pude hacer el proceso de publicación y envió de la carta al advertido.
Si no puede ver el vínculo
, significa que no puede publicar.
Solo se debe publicar despues de haber enviado la carta definitiva a la entidad
advertencia, se debe escanear el documento y subirlo junto con el número de
SIGEDOC y la fecha interna de envio, datos que solo se pueden obtener después
de haber enviado el documento a la entidad. Por ningun caso deje de cargar el
documento escaneado de la comunicación definitiva enviada a la entidad.
Modificar el registro de una Función de advertencia
Una función de advertencia solo puede modificarse si esta no ha sido cerrada.
Para ello busque en las opciones del menú la opción Hacer seguimiento:
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A Continuación visualizara una lista con todas las funciones de advertencia
registradas al lado derecho visualice tres iconos uno de ellos
hacer modificaciones sobre los datos de la función de Advertencia.
, le permitirá
Hacer seguimiento de una Función de advertencia
Dentro del menú podrá encontrar la opción Hacer Seguimientos al dar clic en ella,
se debe indicar al programa la fecha desde y la fecha hasta del periodo que
quiera hacer seguimiento puede seleccionar un periodo desde enero de 2008
hasta la fecha después de dar el periodo de clic sobre el símbolo
Después del que el sistema se actualiza aparecerá una lista con todas las
funciones de advertencia abiertas es decir las que no se les ha hecho
seguimiento o las que en un seguimiento anterior se les indique que el riesgo aún
persiste. Una vez se indique en un seguimiento que el riesgo se presentó o ya no
existe la función de advertencia se elimina de este listado y ya no es posible
modificarla o hacer seguimiento.
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Dentro del listado se identifican Cuatro iconos
En el sistema puede aparecer la carpeta con un clic o un círculo en rojo si
aparece el círculo en rojo es porque el documento digital es de decir el pdf o el
zip de la comunicación enviada como función de advertencia no se ha cargado
al sistema.
Si aparece la hoja con el clic entonces el documento se subió y dando clic sobre
este icono se abrirá el contenido del documento magnético de la advertencia
enviado a la Entidad.
Este icono cumple la función de MODIFICAR FUNCION DE ADVERTENCIA, Mediante esta
opción podrá cambiar los datos
y cargar el documento digital de la comunicación
enviada para ello identifique en la parte inferior de la pantalla un link
dando clic
ahí seleccione de su computador el archivo y siga las instrucciones del programa.
No
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olvide dar clic sobre la opción guardar contenido para guardar los cambios
Mediante esta opción hacemos seguimiento a la función de advertencia al dar clic sobre
el vinculo podrá visualizar el formulario:
Los textos deben ser cortos y orientados a definir claramente lo que el advertido hizo y lo
que la CGR pudo evidenciar respecto a eso de forma muy corta.
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Mediante este icono usted podrá eliminar el registro de la función de advertencia tenga
presente que una vez eliminado no es posible recuperar la información
Dentro del menú se pude visualizar las siguientes funciones adicionales:
Generación de Consolidados
Si se desea tener un listado del estado de las funciones de advertencia en Excel
seleccione o de clic sobre el link Cuadro excel.
Vista consolidada desde el 2010
Si se desea tener un informe en una página del estado de todas las funciones de
advertencia desde el año 2010 seleccione o de clic sobre el link Detalle desde el
2010.
Consulta de las Funciones de Advertencia generadas en una Entidad
Si se desea tener un informe en una página del estado de todas las funciones de
advertencia generadas para una entidad en especial, seleccione o de clic sobre el
link Por Entidad.
Consolidado Sectorial
Si se desea tener un informe consolidado de todas las funciones de advertencia
generadas en un sector, seleccione o de clic sobre el link Cuadro sectorial.
Cuadro Dependencia
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Si se desea tener un informe en una página del estado de todas las funciones de
advertencia generadas por dependencia, seleccione o de clic sobre el link Cuadro
Dependencia.
Acerca del Módulo SIIGEP – Funciones de advertencia
Cualquier Información técnica adicional de éste o cualquiera de los módulos que
componente el Sistema Integral de Información de la Gestión Pública, presentarla
a la dirección de la Oficina de Sistemas de la Contraloría General de la República,
a el Ingeniero Oscar Alcides Duarte Caviedes, quien con gusto dará respuesta a
sus inquietudes, en [email protected].