La Administración del Tiempo

planeando estrategias
Enero / Febrero
La Administración del Tiempo
A
dministrar el tiempo, significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en
cuenta que la eficacia es más importante que
la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente el estar ocupado.
El éxito llega cuando se
hacen en el momento
preciso, las cosas realmente
importantes que conducen a
los resultados deseados.
Trabajar más rápido y trabajar más horas son
estrategias pobres para administrar el tiempo
de cada persona. Sin embargo, mucha gente continúa creyendo que esos enfoques les
permitirán conseguir las cosas que necesitan
ser hechas. No se dan cuenta que no importa cuanto hagan, siempre hay más por hacer,
y deben tomar duras decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones
con acciones.
Sin embargo, son esas cosas importantes las
que usualmente se dejan para después.
El uso del tiempo es el
resultado de cientos
de pequeñas y grandes
elecciones cada día, cada
hora y aún cada minuto
La espera es enemiga del éxito.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y los días se ven copados de demandas y
presiones. Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo
urgente y posponer lo importante, garantiza
un continuo número de crisis en el trabajo y
en la vida.
Para vencer a la espera, se necesita superar la
inercia y la tendencia a resistir el comienzo de
acciones. Una vez que la acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es co-
menzar. La espera conduce en la mayoría de
los casos a carreras de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas
tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes
insatisfechos, embotellamiento mental y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye la efectividad. Es
importante hacer las cosas eficiente y efectivamente.
Las principales causas de espera son: trabajos no placenteros, trabajos difíciles, indecisión. Tener los objetivos por escrito y revisarlos periódicamente (diariamente, una vez a la
semana, o cada mes), es fundamental para no
perder la orientación y no malgastar tiempo y
energías en cosas secundarias o en actividades innecesarias.
Como realizar una
planificación eficaz:
•
Revisar metas y establecer tareas diarias específicas.
•
Determinar el tiempo que tomará realizar cada tarea.
•
Anticipar los obstáculos a
los que se enfrentará.
•
Organizar las tareas por orden de prioridad.
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planeando estrategias
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Como establecer las metas
de una manera adecuada:
•
Que sean de tiempo definido.
•
Que estén precisadas clara y específicamente.
•
Que sean completamente propias.
•
Que sean realistas.
•
Organizar las actividades
Como Organizar
las Prioridades:
•
•
•
Prioridad A: “Imprescindible Hacerse”. Son
las actividades decisivas. Algunas de ellas
entrarán en esta categoría debido a órdenes
administrativas, requerimientos de clientes
importantes, tiempo límite significativo, u
oportunidades de éxito o desarrollo.
Evaluación Periódica:
Dos semanas después de comenzar a mejorar la administración del tiempo personal,
complete el siguiente examen. Este le indicará las áreas donde todo va bien y donde se
debe prestar atención.
Sume los puntos asignados a cada pregunta.
Mientras menos puntos, mejor. Observe especialmente las preguntas que hayas calificado con “4” o “5”. Estos aspectos representan
áreas de mejora. Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hábitos vayan presentándose, buscando reducir
el total en cada aplicación.
Tenga en cuenta los siguiente puntos: “Siempre” (1 punto), “generalmente” (2 puntos), “a
veces” (3 puntos), “rara vez” (4 puntos), “nunca” (5 puntos) o “no se aplica” (NA).
¿Evita que las personas de su organización le trasladen el total de sus responsabilidades?
9
¿Se da un tiempo todos los días para
pensar si está haciendo lo correcto para lograr alcanzar sus objetivos?
10 ¿Ha eliminado algunas causas por las
cuales ha desperdiciado tiempo?
11 ¿Cree tener un pleno control de su tiempo?
12 ¿Ha dominado su tendencia a los retrasos?
13 ¿Alguna vez ha presentado excusas por
llegar tarde a una cita de negocios?
14 ¿Realiza su trabajo de acuerdo con sus prioridades?
15 ¿Resiste la tentación de meterse demasiado en actividades improductivas?
16 ¿Controla su horario para que otras personas no pierdan tiempo esperándole?
Prioridad B: “Debe hacerse”. Son actividades
de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeño pero no son tan esenciales o no requieren de un tiempo límite.
17 ¿Cumple con sus fechas límite?
18 ¿Puede identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayoría de sus resultados?
Prioridad C: “Deseable de hacer”. Es la categoría de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o divertidas, podrían eliminarse, posponerse o realizarse
en periodos de poca presión.
19 ¿Está mejor organizado y está logrando más ahora con la administración del tiempo?
20 ¿Controla eficientemente las interrupciones?
Establecer Fechas
de Seguimiento
21 ¿Ha dominado la habilidad de decir “no” cuando así debe ser?
22 ¿Está al día con las lecturas que más le interesan?
Toda planeación consiste en establecer fechas de seguimiento. Los plazos definidos
fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo fechas límite realistas facilita la autodisciplina y la toma de decisiones
y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.
23 ¿Cuenta con suficiente tiempo
para usted, Familia, diversiones, estudio, servicio comunitario?
Fuente: http://www.wikilearning.com
1
¿Ha escrito una lista definiendo cada uno de los objetivos?
2
¿Planea y registra su tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal?
Realizar las actividades
planeadas sin descuidar
los objetivos:
3
¿Puede pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesita?
4
¿Ha podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en el trabajo?
Es necesario que nunca se olviden los objetivos, pues si no se tienen claros, es mucho más
fácil volverse manejable por cualquier evento
que se presente, en cambio, si estos objetivos
no se descuidan siempre se sabe que acciones se deben tomar. Este es el fin de una buena planeación.
5
¿Se niega a contestar llamadas telefónicas cuando está ocupado en actividades o conversaciones importantes?
6
¿Usa en forma productiva el tiempo que espera y cuando viaja?
7
¿Delega todo lo que es posible?
Si uno no sabe para donde va,
puede tomar cualquier camino
8
Desprenda el Planeador Trimestral para los
primeros 90 días del año que incluimos en
esta edición de la Revista Familia Nikken
Latinoamérica, para ayudarle a programas sus actividades personales y de Negocio. Colóquelo en un lugar visible o en
su lugar de trabajo para que cumpla y de
seguimiento a cada una de las actividades
que planeó.
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