Nuevos cambios en PROMAC

División de Litigios
29 de julio de 2014
Directores(as) y Subdirectores(as) de CSD
Proyectos Especiales y Abogados
Lcda. Carmen M. González Gorritz
Gerente de Medición y Cumplimiento
Nuevos cambios en PROMAC
Como parte de las modificaciones realizadas en PROMAC se han incorporado los
siguientes cambios necesarios en el sistema: Transferencia de Casos, Clasificación de Casos de
Grupo y Autorización Cierre de Caso. A continuación le estaremos dando una breve explicación
de cada cambio:
I – Transferencia de casos:
Hasta ahora, los CSD utilizaban esta pantalla cuando transferían un caso a otro centro. La
misma se ha modificado para también ser utilizada en dos instancias:
•
Cuando el SEC atiende un solicitante de servicio que ya tiene un señalamiento de vista en
un tribunal que corresponde a otro CSD o unidad de servicio distinto al de su área de
residencia. En esta situación el SEC transferirá directamente la solicitud de servicio al
CSD donde ubique el tribunal;
•
Cuando el solicitante no tiene vista señalada pero al realizar la entrevista inicial el
abogado del CSD detecte que el caso tiene que radicarse en un tribunal fuera de la región
judicial del CSD, el centro procederá a transferir el caso al CSD donde ubique el tribunal.
II – Clasificación de Casos de Grupo:
Cuando el SEC reciba la solicitud de servicio y luego de comunicarse con la Unidad de
Trabajo Comunitario, la solicitud de servicio se clasificará en uno de los siguientes grupos:
A. Individuos - Para este grupo aplica el proceso de elegibilidad económica vigente. Se
define como un grupo de personas con una situación en común.
Se hace la determinación
económica de cada miembro para determinar si cualifican para el servicio. Una vez hecha la
cualificación individual, se determina si el 50% de los solicitantes como mínimo son elegibles.
Es importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de
ciudadanía por cada miembro del grupo.
B. Persona(s) o Cuerpo Representativo de Grupo o Comunidad – Bajo esta
clasificación la solicitud de servicio puede ser hecha por una persona o por varias personas en
representación de un grupo que no está incorporado o legalmente organizado.
En esta
clasificación se representa principalmente a individuos que serían elegibles económicamente
para recibir asistencia legal con fondos LSC. Se incluye el total de personas que componen el
grupo y se hace la determinación económica del solicitante o personas que solicitan servicio en
representación del grupo para determinar que el 50% de los solicitantes como mínimo son
elegibles. Se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD deberá presentar un
documento evidenciando la autorización de los componentes del grupo para representación. Es
importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de
ciudadanía por cada miembro representante del grupo.
C. Corporación, Comunidad Organizada, Asociación o Entidad – Grupo que tiene
como principal actividad proveer servicios a personas en la comunidad que serían elegibles
económicamente para recibir asistencia legal con fondos de LSC y la asistencia solicitada está
relacionada a dicha actividad. En esta categoría de grupo no se considera la información
individual personal. CSD llenará un contrato de servicio y certificación de ciudadanía al
miembro autorizado a representar el grupo, corporación o asociación. Se incluirá el número de
miembros y se le informará al solicitante que para la entrevista inicial deberá presentar:
1. Resolución Corporativa autorizando la contratación y la Certificación de carencia de
fondos para contratar representación legal.
2. “Good Standing” del Departamento de Estado (Certificado de Cumplimiento). Este
certificado garantiza que la corporación cumplió con enviar sus informes corporativos
anuales y está al día en sus asuntos con el Departamento de Estado.
D. Organización con membresía - Grupo que tiene como principal actividad proveer
servicios a personas en la comunidad que serían elegibles económicamente para recibir asistencia
legal con fondos de LSC y la asistencia solicitada está relacionada a dicha actividad.
En esta
categoría de grupo no se considera la información individual personal. CSD llenará un contrato
de servicio y certificación de ciudadanía al miembro autorizado a representar el grupo. Se
incluirá el número de miembros y se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD
deberá presentar una Resolución autorizando la contratación y la Certificación de carencia de
fondos para contratar representación legal.
III - Autorización Cierre de Caso:
Según el Manual de Servicio al Cliente, Parte 4: Sección 2; Proceso para el trámite de
cierre de casos, el abogado, abogada o manejador de caso someterá al abogado gerente del CSD
o unidad el caso para autorización del cierre. El gerente recibirá los casos sometidos para cierre
y evaluará si cumplen con los requisitos y documentación necesaria, requeridas por SLPR y
LSC, registrando la aprobación del cierre en el sistema.
Se ha creado una herramienta adicional para que el gerente tenga disponible en el sistema
la lista de casos sometidos para cierre en donde podrá evaluar el caso y verificar si el expediente
obra archivado completamente en el sistema electrónico.
Si al evaluar el caso falta alguna
información, es necesario hacer una corrección o falta un documento, el gerente podrá hacer una
anotación breve indicando el área a corregir.
El abogado, abogada o manejador de caso igualmente tendrá disponible esta herramienta. Se
mantendrá verificando esta pantalla para si algún caso ha sido devuelto proceder a hacer las correcciones
indicadas. Una vez corregido o completado el caso, el gerente evaluará nuevamente el caso; de estar
completado en el sistema correctamente, entonces autorizará el cierre y se reflejará el caso oficialmente
cerrado. En la lista solo se presentarán los casos que han sido sometidos para cierre y aún no se ha
autorizado el cierre. Una vez autorizado el cierre el caso no aparecerá en la lista.
Hemos anejado a este Memorando las instrucciones en forma detallada para que las tengan
disponibles para su referencia.
Servicios Legales de Puerto Rico
PROMAC
Programa de Manejo de Casos
Nuevos cambios en PROMAC:
• Transferencia de Casos
• Clasificación de Casos de Grupo
• Autorización Cierre de Caso.
I-Transferencia para casos cuando tienen Vista en Tribunal o Agencia
Pantalla Manejo de Caso: seleccionar Transferencia
Al escoger Transferencia presentará pregunta relacionada a Vista.
De contestar en la afirmativa presentará la opción para escoger el pueblo donde se va a celebrar la Vista.
Lista de Pueblos en orden alfabético
Al seleccionar un pueblo el sistema presentará pantalla de Transferencia para indicar el centro
correspondiente o escoger centro diferente dependiendo del caso.
Al transferir caso – continuará el proceso igual al vigente. Sistema le asignará número de caso de acuerdo
al centro seleccionado.
II – Clasificación de Casos de Grupo
Pantalla Inicial
Al seleccionar “Crear Caso” presentará opción para escoger el Tipo de caso a ser creado:
Seleccionar “Grupal” . El sistema presentará opción para verificar parte contraria. El proceso
será igual al actual. Se verifica si la otra parte ha sido cliente de SLPR.
De tener parte contraria hacer la búsqueda en el sistema.
Presenta lista de casos
Seguir procedimiento actual
Luego de verificar la Parte contraria se pasa a escoger el Tipo de Caso Grupal a ser creado:
Selección de Grupo:
Al seleccionar el Grupo el sistema presentará las pantallas correspondientes.
A - Individuos: Llenar información de nombre del grupo, el propósito o actividad principal del
grupo y la Descripción del Problema para el cual están solicitando servicio.
Una vez entrada la información el sistema asignará el número de caso.
Pasar a llenar la información del Grupo:
Información individual por cada miembro del grupo. La pantalla se compone de dos partes:
Información del Grupo y área para incluir a cada miembro por separado.
Se escoge la opción para añadir miembro:
añadir
Llenar la información básica para verificar si el solicitante tiene casos en el sistema.
Pantalla para entrar la información del solicitante como miembro del grupo.
La información a llenar será solamente la Pantalla I – Datos Básicos, II-Datos Adicionales,
III-Elegibilidad y IV-Notas individuales.
Datos Adicionales
Determinación elegibilidad económica de cada miembro del grupo.
El proceso será igual al actual, Pantalla de ingresos, activos, factores, excepciones; el sistema
llevará automáticamente a la pantalla correspondiente según los ingresos de cada miembro.
Lista de miembros del Grupo:
El sistema identificará la elegibilidad económica de cada miembro individual.
Al lado derecho de cada miembro presenta unos símbolos para editar o eliminar un miembro del
caso.
. El lápiz se utilizará para editar la información de ese miembro. Con el círculo rojo
se eliminará el miembro del grupo.
Luego de llenar la información de los miembros se pasará a completar la información del grupo.
1. Nombre Miembro Contacto: En el “pull down” aparecerá el nombre de cada uno de los
componentes del grupo. Seleccionar el nombre del miembro contacto, el sistema presentará la
información correspondiente a la persona escogida.
2. Información Adicional del Grupo: se llenará el teléfono y correo electrónico del grupo.
1
1
2
Determinación del Caso: SEC mantendrá el caso Sin Determinar.
CSD hará la determinación de aceptación o rechazo del caso.
Por tratarse de un caso grupal, la determinación de aceptación o rechazo del caso, se hará en una
sola pantalla, igualmente el trámite del caso. No habrá que entrar en cada miembro del grupo
para hacer la determinación o seguimiento del caso.
Próximo Grupo
II - Persona(s) o Cuerpo Representativo de Grupo o Comunidad - Bajo esta
clasificación la solicitud de servicio puede ser hecha por una persona o por varias personas en
representación de un grupo que no está incorporado o legalmente organizado. En esta
clasificación se representa principalmente a individuos que serían elegibles económicamente
para recibir asistencia legal con fondos LSC. Se incluye el total de personas que componen el
grupo y se hace la determinación económica del solicitante o personas que solicitan servicio en
representación del grupo para determinar que el 50% de los solicitantes como mínimo son
elegibles. Se le informará al solicitante que para la entrevista en CSD deberá presentar un
documento evidenciando la autorización de los componentes del grupo para representación. Es
importante que el CSD recuerde que debe llenar un contrato de servicio y certificación de
ciudadanía por cada miembro representante del grupo.
Proceso actual vigente sobre búsqueda de caso.
Verificar Parte contraria
Escoger Tipo de Grupo:
Se incliurá el número de miembros del grupo a ser representado.
Se realizará la elegibilidad económica de la persona o grupo que los represente.
Se escoge la opción para añadir miembro:
añadir
Determinación de ingresos
Si el grupo es representado por más de una persona presentará la elegibilidad económica de
todos los representantes.
Elegibilidad económica individual.
Adicional a la elegibilidad económica de los miembros, se pasará a verificar las características
socioeconómicas del grupo representado.
a. Si son elegibles económicamente y tienen características socioeconómicas - Cualifica
b. Si la persona o grupo que los representa no cualifica económicamente, tienen que identificar
las características socioeconómicas que demuestran que sus miembros podrían ser elegibles para
recibir asistencia legal con fondos LSC. De tener una o más características – Cualifica.
Pantalla de Determinación del Caso
CSD – determinará la Aceptación o Rechazo del caso.
Grupos adicionales:
C - Corporación, Comunidad Organizada, Asociación o Entidad
D - Organización con membresía
Estos grupos tienen como principal actividad proveer servicios a personas en la
comunidad que serían elegibles económicamente para recibir asistencia legal con
fondos de LSC y la asistencia solicitada está relacionada a dicha actividad. En
esta categoría de grupo no se considera la información individual personal. CSD
llenará un contrato de servicio y certificación de ciudadanía al miembro
autorizado a representar el grupo, corporación o asociación.
Crear Caso
Verificar Parte contraria - Proceso vigente
Escoger Tipo de Grupo:
Número de miembros
Llenar información del grupo:
Pantalla del Grupo. Seleccionar Editar, llenar la información del representante del grupo. Se
incluye información adicional del Grupo como Teléfono, Fax, Correo electrónico que
corresponde a la Corporación, Comunidad organizada o Asociación y puede ser distinta a la
información del representante del Grupo.
Una vez se completa la información del Grupo pasar a Pantalla: Documentos del Caso
Pantalla Documentos del Caso
Seleccionar: Documentos Requeridos
Presentará los documentos de acuerdo al Grupo.
Marcar encasillado indicando: Se le informó al cliente sobre documentos requeridos. Continuar
y Guardar caso.
Proceso elegibilidad económica para grupos: Corporación, Comunidad Organizada,
Asociación o Entidad y/o Organización con membresía
Solicitante informará Ingresos, Gastos y Activos. Se llenarán los encasillados correspondientes
Completar información requerida sobre elegibilidad.
De tener ingresos disponibles, el sistema presentará la cantidad sobrante de ingresos. El límite
para cualificar será de $10,000, si sobrepasa esta cantidad No Cualifica.
Si Cualifica económicamente se pasa a identificar las características del Grupo que demuestren
que sus miembros podrían ser elegibles para recibir asistencia legal con fondos LSC.
Certificación: CSD imprimirá documento para la firma del solicitante y se incluirá en los
documentos del caso.
Determinación del Caso – Centro u oficina determinará la Aceptación o Rechazo del caso.
III – Autorización de Cierre de Casos
Pantalla - Cierre del Caso
DATOS SOBRE EL CIERRE DEL CASO
¿Desea someter caso para cierre? SI NO
Al contestar en la afirmativa, el sistema le permitirá llenar los encasillados correspondientes.
Codificación de Cierre: escoger el código relacionado al servicio brindado en el caso.
Abogado Responsable del Cierre: Abogado que brindó el servicio a cliente.
Acción Limitada: Escoger opción correspondiente de acuerdo al servicio ofrecido. Esta opción
estará disponible solamente para casos de acción limitada.
Fecha del cierre: Fecha en que se cierra el caso
Estatus Cliente: Demandante, Demandado, Otros, Peticionario, Querellante, Querellado,
Reclamante
Incluyó Apelación:
Si No
Núm. Apelación: Si el caso incluyó apelación presentará pantalla para anotar Número del caso
en PROMAC. Nuevo caso para trámite apelación.
Tribunal Superior: número de caso en el tribunal
Tribunal Supremo: número de caso en el tribunal
Tribunal Apelativo P.R.: número de caso en el tribunal
Tribunal Apelativo Federal: número de caso en el tribunal
Se logró objetivo:
Si / No
Al contestar en la afirmativa el sistema presentará la opción de:
Resultado: Ganado, Perdido, Transigido
Breve descripción del servicio – resumen del servicio ofrecido. Requerimiento de la
Corporación en todo caso en donde se concluya el trámite.
Beneficio de asistencia - cuál fue el beneficio que obtuvo el cliente luego del servicio ofrecido.
La información sobre el cierre se mantendrá pendiente hasta que el gerente autorice el cierre.
Al completar la información del cierre, el caso pasará a la pantalla Autorización de cierre,
ubicada en el área de Utilidades. Esta tabla estará disponible para el gerente, abogado y/o
manejador del caso.
Pantalla para Autorización de Cierre
Esta herramienta se compone de dos pantallas: Casos para supervisar y Casos para corregir.
Casos para supervisar – Lista de casos sometidos para cierre. El Gerente del centro
seleccionará el caso a ser evaluado, de estar correcta la información del caso y tener todos los
documentos digitalizados, el gerente marcará “Accept”. El caso saldrá de esta lista. La
autorización del gerente se reflejará en la pantalla de cierre del caso indicando nombre del
gerente que autorizó cierre. El caso aparecerá oficialmente cerrado. Mientras no aparezca la
autorización del gerente, el caso se reflejará en el inventario del abogado como un caso activo.
Si al evaluar el caso le falta alguna información, hacer una corrección o falta un documento, el
gerente marcará “Edit”, el sistema presentará pantalla para anotar brevemente el área a corregir.
Casos para corregir – Lista de casos a ser corregidos por el abogado y/o manejador del caso.
Presentará los casos en donde no se ha autorizado el cierre por falta de alguna información o
documento. El abogado se mantendrá verificando esta pantalla para si algún caso ha sido devuelto
proceder a hacer las correcciones indicadas. Una vez corregido o completado el caso, el gerente
evaluará nuevamente el caso, de estar completado en el sistema correctamente, marcará el caso
“Accept” y se reflejará oficialmente cerrado.