Módulo Compras - elastic business

Módulo Compras
Funcionalidades
elastic® BUSINESS V.12.0
Funcionalidades para
la pequeña y mediana empresa
El Módulo Compras de elastic® BUSINESS, administra las operaciones
generadas en las adquisiciones que surgen del proceso productivo,
de la gestión comercial u otra necesidad de la empresa.
Desde este módulo se realiza todo el proceso relacionado con los
pedidos de compra, desde la solicitud de presupuestos a
proveedores, hasta la gestión de recibos de compra pasando por
pedidos, albaranes y facturas.
El Módulo Compras se encuentra perfectamente integrado con los
Módulos Almacén, Producción, Finanzas y Calidad, dando lugar a
Órdenes de Compra desde las necesidades detectadas como
consecuencia del proceso productivo, y provocando altas de
material en los almacenes por compras. Además desde los propios
albaranes se puede generar directamente no conformidades a
proveedor.
De forma específica, el módulo de compras abarca los siguientes
aspectos:
Realización de un pedido o presupuesto de compras
como resultado de las necesidades surgidas a partir del
Plan Maestro (PM).
Realización de un presupuesto de compra y gestión de
distintas versiones del mismo.
Realización de pedidos y utilización de toda la
información para su gestión y seguimiento.
Realización y gestión de albaranes recibidos desde el
proveedor y gestión del alta la mercancía en el
almacén que corresponda.
Gestión de facturas del proveedor y generación de los
recibos correspondientes para el pago.
Generación de los asientos correspondientes a la
compra para contabilidad.
Contabilización en finanzas de todos los movimientos
contables.
Gestión de ensayos de calidad.
Gestión de la información a través de los informes.
Introducción
Este Módulo ofrece procesos automáticos que complementan las
funciones de logística de abastecimiento y planificación definidas
por la organización.
Funcionalidades
De forma detallada, se recogen todas las funcionalidades que contempla cada uno de los
apartados módulo de Compras.
Proveedores
Crear, consultar, modificar y gestionar proveedores.
Validar C.I.F.
Listar y acceder al histórico de documentos (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, recibos y no
conformidades del proveedor).
Importar maestros de proveedores según plantilla. Crear registros nuevos, actualización masiva de
datos y actualización masiva de un registro a todos los proveedores.
Segmentación de los proveedores por tipo de proveedor. Asignar tipo de proveedor precargando
valores predefinidos.
Insertar múltiples direcciones al proveedor y multiples personas de contacto para cada proveedor
(con múltiples teléfonos, e-mails, fax, skype…).
Crear cartera de artículos con personalización de código de artículo y descripción externa.
Asignar moneda e idioma por defecto del proveedor, al igual que Dto. pronto pago y rappel.
Generar y asignar descuentos generales y de línea personalizados para cada proveedor.
Asignar tarifas personalizadas en múltiples monedas para el proveedor y una “por defecto”.
Control de vigencia de fechas para las distintas tarifas.
Asignar múltiples cuentas bancarias del proveedor para el pago y una “por defecto”.
Definir cuentas contables y grupo de subcuentas por proveedor.
Asignar múltiples formas de pago al proveedor pero sólo una “por defecto”.
Asignar múltiples periodos de pago pero sólo uno “por defecto. “
Asignar periodos de no pago con control de vigencia.
Asignar al proveedor tipo de operación e I.V.A. de trabajo “por defecto”.
Asignar tipo de compra “por defecto” para la generación de apunte contable.
Establecer estado de baja y de cuarentena para el proveedor.
Asociar el proveedor a una o varias empresas.
Asignar transportista por defecto.
Segmentación de proveedores según el tipo. Posibilidad de precargar valores predefinidos.
Segmentación de proveedores según sector y ámbito.
Adjuntar ficheros en cualquier formato a la ficha del proveedor.
Importar artículos personalizados a nivel proveedor a partir de hoja de cálculo.
Acceso directo a los indicadores configurados para el proveedor.
Gestión de documentos
Gestión y visualización de los presupuestos del proveedor.
Gestión y visualización de los pedidos del proveedor.
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Gestión y visualización de los albaranes del proveedor.
Gestión y visualización de las facturas del proveedor.
Gestión y visualización de los recibos del proveedor.
Gestión y visualización de no conformidades del proveedor.
Posibilidad de filtrar la información por empresa y por fechas.
Presupuestos
Consultar y acceder a los presupuestos en función de la empresa, fecha desde y el estado en el que
se encuentran.
Crear y gestionar presupuestos y versiones a proveedores.
Asignar presupuestos a la división comercial.
Gestionar presupuestos en varias tarifas.
Conversión del importe según el tipo de cambio cuando se trabaja con tarifa en moneda extranjera.
Generar pedidos a partir de una versión de un presupuesto.
Clonar presupuestos a partir de uno anterior para el mismo proveedor u otro diferente.
Imprimir presupuestos según el repositorio definido para la empresa.
Asignar transportista.
Asignar tipo de portes y control del importe del porte.
Asignar forma de pago y período de pago del presupuesto.
Asignar editar descuentos generales.
Inserción rápida de artículos a través del código del artículo.
Buscador y configurador de artículos. Insertar líneas editables.
Mover las líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado.
Gestionar la cantidad en unidades distintas de la de almacén. Conversión de unidades.
Posibilidad para mover las líneas de orden.
Aplicación de I.V.A. a nivel línea de detalle. Por defecto el que está asociado a la ficha de
proveedor pero editable.
Seguimiento de fechas del presupuesto.
Indicar si un presupuesto ha sido no aceptado o anulado, la fecha y el motivo.
Indicar fecha de aceptación de un presupuesto, el plazo y la fecha prevista de entrega.
Adjuntar ficheros al presupuesto.
Acceder a la ficha de un artículo del presupuesto.
Adjuntar y acceder a los ficheros del presupuesto.
Pedidos
Consultar y acceder a los pedidos existentes en función de la empresa, el estado en el que se
encuentran y desde una fecha determinada.
Crear y gestionar pedidos.
Asignación de pedidos a la división comercial.
Gestionar el pedido en varias tarifas.
Conversión del importe según el tipo de cambio cuando se trabaja con tarifa en moneda extranjera.
Clonar pedidos a partir de uno anterior para el mismo proveedor u otro diferente.
Generar albaranes completos directamente desde un pedido.
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Generar albaranes y factura directamente desde un pedido.
Descompletar / completar líneas de pedido.
Imprimir pedidos según el repositorio definido para la empresa.
Asignar transportista.
Asignar tipo de portes y control del importe del porte.
Asignar y editar descuentos generales.
Inserción rápida de artículos a través del código del artículo.
Buscador y configurador de artículos.
Insertar líneas editables.
Mover las líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado.
Aplicación de I.V.A. a nivel línea de detalle. Por defecto el que está asociado a la ficha de
proveedor pero editable.
Establecimiento de cantidades pendientes de recibir en función de las cantidades solicitadas de los
distintos artículos del pedido.
Gestión de la cantidad en unidades distintas de la de almacén. Conversión de unidades.
Seguimiento de los documentos relacionados con el pedido, presupuesto y versión del que proviene
y albarán y factura en el que está incluido.
Seguimiento de fechas del pedido.
Indicar fechas de confirmación de un pedido, prevista para la recepción y de recepción real.
Anular un pedido con control de motivo.
Adjuntar y acceder a los ficheros al pedido.
Acceder al histórico de precios de un artículo del pedido.
Cambio del parámetro de un artículo del pedido.
Acceder a la ficha de un artículo del pedido.
Albaranes
Consultar y acceder a los albaranes existentes en función de la empresa, el estado en el que se
encuentran y desde una fecha determinada.
Crear y gestionar albaranes.
Asignación de albaranes a la división comercial.
Gestionar albaranes en varias tarifas.
Conversión del importe según el tipo de cambio cuando se trabaja con tarifa en moneda extranjera.
Generar facturas a partir de los datos del albarán.
Generar no conformidades de proveedor asociado a la línea de detalle o al albarán (Según modulo
contratado).
Pregenerar y eliminar lotes.
Dar de alta la mercancía en el almacén / subalmacén asignado por defecto a la familia del artículo.
Dar de alta de manera forzada la totalidad de la mercancía en un almacén / subalmacén distinto al
de por defecto de la familia de los artículos.
Modificar el precio unitario del artículo incluso una vez dado de alta el artículo en el almacén.
Imprimir albarán según el repositorio definido para la empresa.
Asignar transportista y datos relativos al transporte.
Asignar tipo de portes y control del importe del porte.
Asignar y editar descuentos generales.
Generar albaranes a partir de un pedido completo.
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Generar albaranes que incluyan varios pedidos. Captura de pedidos, o partes de pedido desde un
albarán.
Generar albaranes que incluyan líneas o fracciones de líneas de uno o varios pedidos.
Generar directamente albaranes sin que venga de pedidos con artículos y servicios.
Inserción rápida de artículos a través del código del artículo.
Buscador y configurador de artículos.
Insertar líneas libres.
Mover las líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado.
Completar / descompletar líneas de albarán.
Aplicación de I.V.A. a nivel línea de detalle. Por defecto el que está asociado a la ficha de
proveedor pero editable.
Gestión de la cantidad en unidades distintas de la de almacén. Conversión de unidades.
Seguimiento de los documentos relacionados con el albarán. Pedido del que proviene y factura en
la que está incluido.
Generación automática de lotes y nº de serie en artículos trazables. Edición de características del
lote generado. Borrado de lotes y nº de serie.
Completar una línea aunque no llegue toda la mercancía, dando por recibida la línea de detalle del
pedido.
Recálculo de cantidades pendientes con las altas del albarán.
Asignación de las líneas de aquellos artículos trazables a los lotes pregenerados o a otros nuevos.
Seguimiento de fechas del albarán.
Control de fechas de recepción de la mercancía y de alta en el almacén.
Adjuntar y acceder a los ficheros del albarán.
Acceso a la ficha de un artículo del albarán.
Acceso a los ficheros adjuntos al artículo.
Acceso al pedido del que proviene una línea del albarán.
Generar no conformidades a proveedor desde las líneas de detalle o desde el albarán.
Crear y gestionar ensayos de calidad.
Facturas
Consultar y acceder a las facturas existentes en función de la empresa, el estado en el que se
encuentran y desde una fecha determinada.
Crear y gestionar facturas.
Asignar facturas a la división comercial.
Control de facturas como bienes de inversión.
Conversión del importe según el tipo de cambio cuando se trabaja con tarifa en moneda extranjera.
Generar facturas directamente incluyendo uno o varios albaranes completos.
Generar facturas directamente asociando artículos de servicios.
Asignar y editar descuentos generales.
Asignar dto. pronto pago y rappel.
Inserción rápida de artículos de servicios a través del código del artículo.
Insertar líneas libres.
Mover las líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado.
Aplicación de I.V.A. a nivel línea de detalle. Por defecto el que está asociado a la ficha de
proveedor pero editable.
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Trazabilidad documental realizando seguimiento del albarán de donde procede la factura.
Seguimiento de fechas y de la factura.
Adjuntar ficheros a la factura.
Suma de los portes de todos los albaranes incluidos en la factura.
Segmentación de la factura según el tipo de compra.
Segmentación de la factura según el tipo de proveedor.
Aplicación de retenciones a nivel línea de factura.
Dar por pagada una factura sin llevar una gestión de recibos.
Generar uno o varios recibos a partir de una factura, según las condiciones de pago indicadas en la
misma.
Calcular fecha de vencimiento de los recibos de la factura a partir de las condiciones de pago de la
factura, y de los días de pago y no pago, definidos en la ficha del cliente.
Modificar fechas de vencimiento e importes de los recibos de la factura.
Generar apuntes predefinidos y libres.
Seguimiento del importe pagado y devuelto de la factura.
Adjuntar y acceder a los ficheros de la factura.
Acceder a la ficha de un artículo de la factura.
Acceder a los ficheros adjuntos al artículo.
Recibos
Consultar y acceder a los recibos existentes en función de la empresa, el estado en el que se
encuentren y desde una fecha determinada.
Editar fechas de vencimiento y pago del recibo.
Asignar y modificar tipo de recibo.
Asignar cuenta bancaria.
Asignar gastos de gestión al recibo.
Visualizar el estado del recibo: si está relacionado con una remesa o pagaré. Acceso directo a los
mismos.
Control de las fechas de borrado y devolución.
Acceder al histórico de los estados del recibo desde su creación.
Generar apuntes contables del recibo, tanto predefinidos, como libres.
Fraccionar recibos.
Imprimir recibos.
Pagos
Clasificación de las remesas de pago según estado, año y empresa, filtradas por empresa y fecha.
Seguimiento del estado de las remesas de pago (pendientes, enviadas y validadas).
Crear remesa de pago según la forma de pago y la empresa.
Asignar gastos de gestión a la remesa.
Configurar remesar con distintas tipologías de recibos y de distintos proveedores.
Incluir recibos de diferente o de la misma factura.
Dar recibos por pagado cada uno son su fecha.
Dar recibos por devuelto cada uno con su fecha.
Generar apuntes y apuntes libres de los recibos pagados de la remesa.
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Generar apuntes y apuntes libres de los recibos devueltos de la remesa.
Contabilización directa de los apuntes de recibos pagados y devueltos.
Seguimiento del estado de los recibos de una remesa.
Necesidades de producción
Generar solicitudes de presupuesto a partir de necesidades de producción.
Generar y configurar pedidos a partir de necesidades de producción, bien al proveedor por defecto
o bien seleccionando el proveedor deseado.
Añadir directamente artículos a la cartera de artículos de proveedor directamente.
Modificar el proveedor por defecto de ese artículo y actualizar la tarifa.
Comparar precios entre los distintos proveedores que pueden proporcionar un determinado artículo.
Seleccionar un proveedor para la realización de un presupuesto o pedido de compra por la
totalidad de la necesidad.
Seleccionar varios proveedores para satisfacer las necesidades de un solo artículo.
Solicitar más cantidad de la necesaria en producción.
Necesidades de compra generadas por configuración de stocks. (stock máximo, mínimo y lote).
Reservar la cantidad necesaria en producción al realizar el pedido de compras, quedando
disponible la cantidad que se haya solicitado para cubrir stock.
Este documento está actualizado a 28 de Febrero de 2012. Cualquier función o módulo en desarrollo o
pendiente de integración, no se contempla en este documento hasta su completa validación.
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