instructivo para el manejo de la caja menor

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instructivo para el manejo de la caja menor
Código: IN-GF-14-02
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO
DE LA CAJA MENOR
Versión: 1
Fecha
Aprobación: 21/05/2015
Página 1 de 9
Fecha de Aprobación
21/05/2015
Fecha
Mayo de 2015
Elaboró
Técnico - Subdirección
Administrativa Financiera y de
Control Interno Disciplinario Contabilidad
Control de Cambios
Descripción
Creación del documento mediante Formato FT-MIC-03-04 del 21
de mayo de 2015
Firma de Autorizaciones
Revisó
Aprobó
Subdirector Administrativo
Financiero y de Control Interno
Disciplinario
Representante de la Alta
Dirección para el Sistema
Integrado de Gestión
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en las carpetas
del Sistema Integrado de Gestión del Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico IDEP.
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Versión: 1
Fecha
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TABLA DE CONTENIDO
1.
OBJETIVO ................................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE .................................................................................................................................... 3
3.
DEFINICIONES O GLOSARIO ................................................................................................... 3
4.
NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 4
5.
CONSTITUCIÓN ......................................................................................................................... 4
6.
CUANTÍAS MÁXIMAS MENSUALES AUTORIZADAS ............................................................... 4
7.
DESARROLLO ............................................................................................................................ 5
7.1.
Responsable del manejo ..................................................................................................... 5
7.2.
Funciones del responsable ................................................................................................. 6
7.3.
Prohibiciones ....................................................................................................................... 6
8.
FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA MENOR ............................................................................... 7
9.
REGISTROS ............................................................................................................................... 7
10.
REEMBOLSOS DE CAJA MENOR ......................................................................................... 7
11.
ARQUEOS DE LA CAJA MENOR .......................................................................................... 8
12.
LEGALIZACION DEFINITIVA ................................................................................................. 8
13.
CANCELACION DE LA CAJA MENOR .................................................................................. 9
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1. OBJETIVO
Establecer el lineamiento general para el manejo y control adecuado de los recursos de la Caja
Menor del IDEP.
2. ALCANCE
Procedimiento que inicia desde la apertura de la caja menor, la ejecución de los recursos y
legalización de los gastos para cada vigencia y la cancelación de la Caja Menor.
3. DEFINICIONES O GLOSARIO
Apropiación Presupuestal: Es la autorización máxima de gastos asignada a una entidad en la
ley, ordenanzas o acuerdos del presupuesto. Esta autorización (Apropiación) vence el 31 de
Diciembre de cada año.
Arqueo: Es una herramienta que permite controlar el manejo del fondo autorizado, para adquirir
bienes y servicios de carácter urgente. El arqueo se debe realizar periódicamente y en forma
sorpresiva
Caja Menor: Medio efectivo de fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto
del IDEP, destinado y cuya finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que se presenten
por necesidades imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la
administración y los servicios que no pueden ser atendidos o solucionados por los canales
generales de contratación y por ningún motivo debe desviarse su objetivo utilizándose para
satisfacer gastos personales u otros.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Documento expedido por el profesional
especializado de Presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de
apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos.
Gastos Urgentes: Se denominan gastos urgentes, la adquisición de bienes y servicios que son
imprescindibles para el normal funcionamiento de la entidad y que por lo tanto no están
programados; caso contrario debe tramitarse contratación a través de la modalidad a que haya
lugar.
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal: Operación mediante la cual un funcionario autorizado
solicita que se expida un certificado de disponibilidad como respaldo para iniciar el proceso de
ejecución presupuestal del gasto.
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4. NORMATIVIDAD
La elaboración del presente instructivo se enmarca dentro de la normatividad vigente sobre la
materia, en especial la contenida en:









La resolución No. 356 de septiembre de 2007 por la cual se adoptó el manual de
procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, integrado por el Catálogo General de
Cuentas (PGCP), los procedimientos e instructivos contables. Como herramienta
indispensable para la uniformidad de los registros contables de las CAJAS MENORES.
Decreto 061 de febrero 14/07 de la Alcaldía Mayor y Secretaría Distrital de Hacienda por el
que se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores.
Resolución 001 de 2009 de la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría de
Hacienda “Por la cual se adopta el manual para el manejo y control de las cajas menores”.
Resolución por la cual se constituyen las cajas menores de la Secretaría Distrital de
Integración Social.
Circulares de la SDH - Dirección de Contabilidad
Ley 223 de 1995 artículo 40 – Requisitos de la factura y Ley 1231 de 2008,
Estatuto Tributario Colombiano
Manual de Retención en la Fuente
5. CONSTITUCIÓN
Las cajas menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante Resolución de
constitución suscrita por el IDEP en la cual se indicarán claramente los siguientes aspectos:







Cuantía
Finalidad
Unidad ejecutora
Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor
Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad
vigente
Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía
Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor
En el evento de que una CAJA MENOR quede inoperante no se podrá constituir otra o
reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.
6. CUANTÍAS MÁXIMAS MENSUALES AUTORIZADAS
Las cuantías máximas mensuales autorizadas de las cajas menores de las entidades se crearán
de acuerdo a la tabla establecida en el Decreto Distrital 061 de 2007, para el IDEP la sumatoria de
los montos de todas las cajas menores no podrá ser superior a las cuantías señaladas así:
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VALOR DEL PRESUPUESTO EN
SALARIOS MINIMOS MENSUALES
LEGALES VIGENTES
MENOS
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MAXIMA
CUANTIA
MENSUAL
EN
S.M.M.L.V
DE
15.000
25
15.001
A
25.000
45
25.001
A
55.000
110
55.001
A
100.000
150
100.001
A
200.000
180
200.001
A
300.000
200
300.001
En adelante
350
Para efectos de establecer las cuantías anteriores, se excluye del presupuesto de gastos e
inversiones lo correspondiente a transferencias presupuestales y servicio de la deuda pública.
El (La) Director(a) General del Instituto adoptará mediante resolución las cuantías máximas
mensuales autorizadas para cada caja menor, teniendo en cuenta el rango presupuestal en el que
se encuentre la Entidad y el salario mínimo mensual legal vigente para el año fiscal respectivo.
7. DESARROLLO
7.1. Responsable del manejo
Se designará a una servidora o servidor público responsable de la caja menor el cual está
debidamente autorizado mediante acto administrativo y deberá ser amparado mediante póliza de
manejo, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido. El o la
servidor(a) público designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su
adecuado manejo y no podrá manejar más de una Caja Menor.
El o La ordenador(a) del gasto designará a El o La responsable del apoyo para el manejo de la
caja menor, donde se debe especificar y tener en cuenta lo siguiente:


El responsable debe ser servidora o servidor público de planta.
Nombre y Número de cédula del responsable
Cuando se requiera el cambio del responsable de la caja menor, deberá hacerse una legalización
efectuando el reembolso total de los gastos con corte a la fecha en la que se efectúa el cambio.
Cuando el responsable de la caja menor se encuentre en vacaciones, incapacidad, licencia o
comisión, se podrá mediante resolución encargar a otro funcionario su manejo temporalmente,
para lo cual se requiere de la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo al recibo y a la
entrega de la misma novedad que debe quedar registrada en el libro correspondiente.
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El funcionario responsable del manejo guardará y custodiará los dineros recibidos, exigirá los
aportes de cada gasto y efectuará los registros correspondientes en los libros destinados para el
manejo y control
La legalización de los gastos de caja menor deberá efectuarse durante los cinco (5) días hábiles
siguientes a su realización y no se podrá entregar nuevos recursos a un funcionario hasta tanto no
se haya legalizado el gasto anterior.
7.2. Funciones del responsable
a)
b)
c)
d)
e)
f)
Llevar y mantener al día el registro que se requiere para el control de los fondos.
Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con las normas exigidas.
Legalizar oportunamente las cuentas para los reembolsos.
Mantener la liquidez para atender los bienes o servicios.
Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados.
Efectuar las deducciones practicadas si a ello hubiere lugar, por ejemplo retefuente, reteica
y reteiva.
g) Atender los Arqueos de Caja menor.
h) Llevar un control de los gastos efectuados en la vigencia correspondiente de la caja menor.
7.3. Prohibiciones
No se podrán realizar con fondos de caja menor las siguientes operaciones:
a) Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en las bodegas y depósitos de la
entidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja menor.
b) No se podrá fraccionar compras de un mismo bien o servicio.
c) Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias,
cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos
similares.
d) Efectuar gastos de Servicios Públicos
e) Efectuar préstamos personales.
f) Realizar cualquier pago por concepto de contratos
g) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas.
h) Contratar obligaciones a crédito.
i) Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto
administrativo de creación.
j) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto de
creación.
k) Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización.
l) La ejecución de los recursos de la caja menor esta bajo la total responsabilidad de el o (La)
Director(a), Subdirectores (ras) y Asesores de la Dirección, quienes son los funcionarios
que autorizan cada uno de los gastos pagados por Caja Menor.
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8. FUNCIONAMIENTO DE LA CAJA MENOR
El responsable de la caja menor cobra el cheque entregado por la tesorería del IDEP para los
gastos del mes.
Las compras que se realizan de bienes deben traer el formato de solicitud de no existencia de
bienes (Ver Anexo 1), este formato debe estar avalado por el Profesional Especializado de
servicios generales y almacén.
El dinero se entrega, con vales provisionales avalados por el o la Director(a) General Subdirector
y/o Asesor del área correspondiente, los cuales deben ser legalizados a los (5) días hábiles.
El recibo de legalización (Anexo 3) tendrá numeración consecutiva y orden cronológico y con el
soporte correspondiente y serán avalados por el o la Director(a) General Subdirector y/o Asesor del
área correspondiente
Nota: Si son gastos de transporte se realiza un anexo relacionando las rutas correspondientes a la
diligencia, fecha y firma del responsable del trámite, este rubro es destinado exclusivamente para
funcionarios de planta como Asistentes, Técnicos o Profesionales que no reciban Gastos de
Representación. (Ver Anexo 2)
9. REGISTROS
Todo servidor y servidora responsable del manejo y administración de una Caja Menor deberá
llevar un registro que le permita controlar las operaciones que realice con cargo a los recursos del
Fondo Fijo. Donde se registra la fecha, el concepto, el valor y el rubro, según los comprobantes
que respaldan cada operación. Gastos que serán agrupados por rubro presupuestal
Con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas para el manejo
contable de la caja menor se deben tener en cuenta los principios y normas contables, en cuyos
apartes establece que ningún documento deberá tener borrones, tachones ni enmendaduras y que
además deben estar tramitados con letra legible, como tampoco podrán alterarse los asientos.
10. REEMBOLSOS DE CAJA MENOR




Los gastos de Caja Menor deberán coincidir con los soportes adjuntos y que no superen
los topes de los rubros autorizados en la Resolución de constitución de la Caja Menor.
Los documentos soporte tendrán numeración continua en orden ascendente y cronológico
El registro de los gastos del mes para el reembolso se entregara junto con todos los
soportes originales, número del NIT, número de documento, Razón social o nombre, objeto
y cuantía.
La fecha del comprobante de gasto corresponderá a la vigencia fiscal que se esta
legalizando.
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El o la contador(a), el profesional de presupuesto y el o la tesorero(a) deben revisar la
relación de gastos del reembolso de la Caja Menor la cual debe coincidir con los soportes
de las facturas adjuntas, fechas del período del reembolso. Verifica que los gastos que
afectan los rubros contemplados dentro lo establecido en la Resolución de Constitución,
Normas presupuestales y que los valores de descuentos de ley, beneficiario, fecha, NIT y
concepto de las facturas y/o recibos sean iguales a los reportados en la planilla. Si
encuentra inconsistencias devuelve al responsable del manejo de la Caja Menor para que
se realicen los ajustes correspondientes.
11. ARQUEOS DE LA CAJA MENOR
Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por las y los servidores públicos del área de Control
Interno, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los
registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos
asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de
los rubros presupuestales autorizados en las respectiva Resolución de Constitución Distrital.
De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito
por la o el servidor público que practique el arqueo. La copia del informe se debe remitir a la
subdirección Administrativa, Financiera y Control Disciplinario.
En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la Oficina de Control Interno
informará de ser pertinente, a la Subdirección Administrativa, Financiera y de Control Disciplinario
para las investigaciones a que haya lugar.
En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, los recibos de legalización de
Caja Menor y los recibos provisionales, sean iguales al valor total autorizado.
El arqueo de caja menor se realizara bajo el formato FT-ESE-16-07
12. LEGALIZACION DEFINITIVA
Dado que la Caja Menor opera únicamente durante una vigencia fiscal; su legalización definitiva
deberá hacerse antes del 28 de Diciembre del año fiscal respectivo. La o el servidor público
responsable de la CAJA MENOR presentará una relación de los gastos diligenciando los formatos
establecidos, anexando los comprobantes de pago con sus soportes, recibos de caja expedidos
por Tesorería Distrital donde conste el reintegro de los dineros no ejecutados o descuentos
tributarios.
El responsable de la Caja Menor y el Subdirector Administrativo Financiero y de Control
Disciplinario responderán por el incumplimiento en la oportuna legalización definitiva de la misma,
situación que al cierre de la vigencia fiscal dará lugar a que el o la Contador(a) del IDEP, registre el
valor no legalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole el tratamiento de
faltantes de fondos e informando a la Oficina de Control Interno.
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13. CANCELACION DE LA CAJA MENOR
Cuando se considere que el funcionamiento de una CAJA MENOR es innecesario, ésta podrá ser
cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntad propia o
a petición de una autoridad competente.
La cancelación se ordenará mediante resolución después de haberse legalizado todos los gastos
que se hubieren realizado, de acuerdo con lo mencionado en el presente instructivo.
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