plan de trabajo para mejorar el clima

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plan de trabajo para mejorar el clima
GUÍA DE LEVANTAMIENTO DE LÍNEAS DE
ACCIÓN DEL LOS GOBIERNOS REGIONALES
Abril, 2014
1
PRESENTACIÓN
Contexto:
La Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo se encuentra implementando el Sistema de
Mejora Continua de los Gobiernos Regionales, el cual tiene pretende fortalecer la gestión de los gobiernos
regionales a partir de brechas objetivas relevadas del modelo de gestión de excelencia. Asimismo, entrega
un marco de referencia e instala una cultura de mejoramiento continuo de los procesos de gestión de los
gobiernos regionales y los guía por el camino hacia la excelencia. En este marco, cada gobierno regional
desarrolló durante el año 2013 un proceso de autoevaluación de su gestión respecto del modelo de gestión
de excelencia de los gobiernos regionales, identificó brechas y diseñó un plan de mejoras de la gestión, fase
II 2014-2015. Actualmente, cada gobierno regional se encuentra efectuando un análisis técnico de su plan
de mejoras para reformularlo, teniendo en consideración los lineamientos de las nuevas autoridades del
gobierno regional y las orientaciones del nivel central, así como el informe de retroalimentación entregado
por la empresa validadora de la autoevaluación.
En este contexto, y considerando que la implementación de los planes de mejora de la fase II es la etapa
que permitirá acortar las brechas de gestión identificadas por los gobiernos regionales en el segundo
ejercicio autoevaluativo, se hizo necesario desarrollar una metodología que permita identificar las buenas
prácticas desarrolladas en las líneas de acción que los distintos GOREs implementaron en sus planes de
mejora fase 1 2011-2013, y darlas a conocer al resto de los gobiernos regionales, con el fin aprovechar el
esfuerzo realizado, la experiencia asociada a la implementación en cada una de éstas, como también para
optimizar los recursos invertidos, y con eso generar nuevos planes de mejora que impacten aún más en la
gestión de los gobiernos regionales.
Instrumento:
El resultado de este ejercicio será la creación de un instrumento que permitirá la fácil identificación de
líneas de acción contenidas en los planes de mejoras fase I de los gobiernos regionales, así como los
procesos desarrollados, las causas que llevaron a desarrollarlas, sus resultados, mejoras implementadas,
sugerencias a otros, etc. Este instrumento se encontrará disponible en www.calidadgores.cl, y además
facilitará procesos de intercambios entre GOREs para analizar las diversas soluciones o mejoras a los
ámbitos de interés transversal en los gobiernos regionales, proveyendo de información útil y fácil para la
comparación y discusión de éstas.
Solicitud:
Por lo anteriormente expuesto, solicitamos a los Gobiernos Regionales poder completar el siguiente
documento, idealmente desde los funcionarios o equipos responsables de implementar las distintas líneas
de acción en primera fase. Destacar que este instrumento indaga sobre la línea de acción, preguntando en
algunos casos aspectos específicos de la consultoría, sin embargo, tener en consideración que el alcance
de implementación excede la mera puesta en ejecución de la consultoría respectiva, sino que alcanza
igualmente a su puesta en ejecución en el propio GORE.
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I.
ANTECEDENTES DE IDENTIFICACIÓN DE LA EXPERIENCIA
Complete con la información del recuadro. En caso de que la persona encargada de la línea de gestión
ya no se encuentre disponible en el GORE, la encuesta deberá ser contestada por otra persona del
equipo o unidad responsable de la línea de acción.
Gobierno Regional
Metropolitano de Santiago
División, Departamento o Unidad responsable
Plan de Trabajo para mejorar
Organizacional del Servicio
División
de
Administración
y
Departamento de Gestión de Personas
Nombre de la persona a cargo de la LAC
Carolina Hidalgo Mandujano
Nombre Línea de Acción (LAC)
el
Clima
Finanzas,
Nota: es importante señalar la persona que mantendrá contacto
Cargo
Teléfono – Fax
Correo electrónico
Fecha de inicio de la consultoría
Fecha de término de la consultoría
Indique con una X si ya comenzó la implementación
de la línea de acción planteada en la consultoría
Jefe Departamento Gestión Institucional/Secretaria
Técnica Comité de Calidad
22509433
[email protected]
17/07/2012
12/11/2012
En caso de responder SI debe responder todo el formulario, en caso de
la respuesta ser No completarlo solo hasta el punto III.C
SI
X
NO
Marque con una cruz los subcriterios del Modelo de Gestión de la Calidad de los Gobiernos
Regionales que aborda la acción desarrollada.
1. Liderazgo
1.1 Liderazgo interno de la alta dirección
1.2 Liderazgo regional y gestión de alianzas y colaboradores
1.3 Gestión de la transparencia, rendición de cuentas, fiscalización y supervigilancia
x
2. Ciudadanía, socios y colaboradores
2.1 Gestión de la participación ciudadana, socios y colaboradores
2.2 Gestión de la identidad e imagen de marca del GORE
3. Personas
3.1 Gestión del personal
3.2 Desempeño, compensación y reconocimiento
3.3 Capacitación y desarrollo
3.4 Participación del personal y sus representantes en el proceso de gestión de calidad
3.5 Calidad de vida y prevención de riesgos en el trabajo
4. Gestión de la Planificación Estratégica Regional
4.1 Formulación / actualización, aprobación y seguimiento de la Estrategia Regional de Desarrollo
4.2 Planificación y ordenamiento territorial
4.3 Formulación, aprobación y seguimiento de Políticas Públicas, Planes y Programas Regionales
4.4 Gestión de la información regional
5. Gestión de Inversiones y Desarrollo Regional y Territorial
5.1 Gestión de inversiones
5.2 Programa de desarrollo social y cultural
5.3 Programa de desarrollo económico y fomento productivo
5.4 Programa de cooperación internacional
6. Gestión de Recursos
6.1 Administración, soporte y asesoría en tecnologías de información y comunicación
6.2 Gestión financiera - contable
6.3 Administración de bienes y servicios
6.4 Gestión de proveedores y asociados
7. Planificación Institucional, Información y Conocimiento
7.1 Planificación del desarrollo institucional y control de gestión corporativo
7.2 Evaluación de la gestión de la organización
x
x
3
7.3 Gestión del conocimiento organizacional
8. Resultados
8.1 Resultados en la satisfacción de la ciudadanía, socios y colaboradores
8.2 Resultados de desempeño financiero y de impacto
8.3 Resultados de la efectividad organizacional
8.4 Resultados en la satisfacción del personal
8.5 Resultados en la calidad de los proveedores
II.
ACTORES
Señale los actores institucionales que participan o participaron en el acompañamiento de la
consultoría e implementación de la línea de acción, completando la información solicitada en el
siguiente cuadro. Si es necesario, agregar más líneas. En el caso de la columna “Rol”, por favor
complete la información con los numerales que siguen al cuadro, señalando todos los roles que
cumple cada actor.
[email protected] los anteriores en ROL3: PARTICIPANTE
Nombre
Cristian Pertuze
Cargo
Pedro Guerra Araya
Administrador
Regional
Jefe División
Félix Allendes
Jefe División
Rol
Departamento
Unidad de
Trabajo
Administración
Regional
Análisis y Control
de la Gestión
Planificación
y
(según tipo presentado en
siguiente párrafo)
1-7-5
3-7-6-5
7-5
4
Patrick Stockins
Jefe División
Carolina Hidalgo
Jefa
Departamento
Desarrollo
Administración y
Finanzas
Gestión
Institucional
1-2-5-7
1-2-3-4-6-7
Los roles que se pueden cumplir dentro de la línea de acción son:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Promotor de la idea
Diseño (elaboración de las bases de licitación)
Participación (participación en jornadas de trabajo)
Apoyo logístico (apoya con infraestructura y equipo)
Apoyo en Difusión (difunde la labor hacia el medio interno)
Gestión (ejecuta, co-ejecuta, realiza acciones directas de desarrollo, evaluación)
Directivo ( participan en la toma de decisiones)
Otros (especificar) _________________________________.
III. CONTEXTO, DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE LA LÍNEA DE ACCIÓN
Resuma el proceso de desarrollo de la experiencia considerando lo siguiente:
a. Etapa: Diseño Línea de acción Resuma redactando en no más de 200 palabras cada respuesta
¿Cuál/es fueron el/los problemas o la/las brecha/s que se querían resolver con esta línea
de acción?
Se requería contar con un diagnóstico referente al clima organizacional del Servicio y conocer la
percepción de [email protected] [email protected], para que a partir de estos resultados, se fijara un plan con las
posibles líneas de acción a seguir, en el sentido de que se pudiera determinar factores claves
para el bienestar, satisfacción y motivación de [email protected] [email protected] [email protected] del Gobierno Regional,
en atención a que la mejora del clima laboral incide directamente en productividad institucional.
¿Por qué se priorizó esta iniciativa? (oportunidad que se busca abordar o contingencia)
Entendiendo que el clima laboral es un concepto complejo de medir, ya que es multidimensional,
dinámico y complejo y para abordar cualquier mejora, debe conocerse a cabalidad los factores de
la institución que objetivamente pudieran implicar una mejora en el bienestar, satisfacción y
motivación de [email protected] [email protected] [email protected] del Gobierno Regional, es que se decide realizar esta
iniciativa a través de la contratación de una consultoría especializada.
¿Cuáles fueron los principales objetivos de la línea de acción?
Contar con un diagnóstico de identidad organizacional, un estudio de clima organizacional a
través del cual se informe del resultado de brechas y consecuente con esto, una propuesta de un
plan de mejora con la metodología para resolución de conflictos.
Describa los resultados esperados con la implementación de la línea de acción
5





Contar con un estudio de Clima e identidad organizacional, que describa las
percepciones de las personas sobre variables relevantes del GORE Metropolitano y su
nivel de satisfacción con el trabajo y la institución.
Tener un informe resultados respecto del diagnóstico de brechas.
Diseñar e implementar un plan de mejoras .
Realizar intervenciones y hacer seguimiento a éstas( que incluya recomendaciones para
el monitoreo de indicadores críticos detectados, sugiriendo un plan de acción).
Mejorar el clima laboral del servicio.
b. Etapa Desarrollo Línea de Acción Resuma en no más 200 palabras cada respuesta.
¿Se cumplieron cabalmente los objetivos de la línea de acción? Marque con una cruz.
SI x
NO ____
En caso de no ser así, ¿Cuáles de ellos no se cumplieron y por qué?
¿Qué condiciones (apoyo, recursos, información) fueron necesarias para desarrollar el
trabajo considerado en la línea de acción?




El apoyo de la alta dirección y de agentes claves de la organización.
Disponibilidad de recursos financieros para contratar consultoría.
Contexto organizacional para aplicar encuesta de diagnóstico.
Participación del personal del servicio a través de un proceso de difusión y sensibilización.
Responda cuál fue el tiempo programado para desarrollar la iniciativa, y cuál fue el tiempo
real ejecutado. Si no coincidió el tiempo programado al ejecutado indique el por qué.
Tiempo programado en meses: 5
Tiempo ejecutado en meses: 5
Por qué no coincidió:
Según la opinión de la División/ Departamento/Unidad, qué aspectos no se dimensionaron
al llevar a cabo la consultoría, y qué recomendaría a sus pares de otros GOREs considerar
al momento de realizar una línea de acción relacionada al mismo tema?
Los cambios de jefaturas participantes y beneficiarias de los coaching y demás personas
involucradas en el proyecto, así como también los períodos para la aplicación de las mejoras,
debido a que la implementación de estas últimas son de mediano plazo, en atención a que
contemplan cambios en el estilo de liderazgo.
Según la opinión de la División/ Departamento/Unidad que realizó la consultoría, ¿Creen
que el producto final entregado por la consultora es de utilidad para su aplicación?
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SI x
NO _______
De ser negativa la respuesta, explique el por qué.
¿Creen que otros Gobiernos Regionales podrían replicar o aplicar esta línea de acción,
conociendo los productos, informes y resultados de esta consultoría?
La gestión del clima organizacional es un eje de acción que puede y debe ser abordado por toda
institución. De acuerdo a los resultados entregados por la consultoría el diagnostico entrega
información de mucha calidad como para impulsar intervenciones y programar un plan de acción
es esta materia.
Según la opinión de la División/ Departamento/Unidad que realizó la consultoría, ¿esta
línea de acción se hubiese podido llevar a cabo sin agentes externos (consultores)?
SI _______ ( pase a la siguiente pregunta )
NO x
En caso de ser negativa la respuesta, explique el por qué.
La medición de Clima laboral es una actividad que requiere ser realizada por un agente externo y
altamente especializado en el tema, que dé ciertas garantías a [email protected] participantes /[email protected] y
que sólo pueden ser entregadas por un alguien ajeno a la organización, como lo es por ejemplo,
el resguardo de confidencialidad y manejo de los datos entregados por [email protected] participantes del
estudio de forma segura.
De ser positiva la respuesta a la pregunta anterior ¿Cuáles son los insumos claves para
realizar este trabajo sin agentes externos?(sin consultores)
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c. Etapa de Implementación Resuma en no más 200 palabras cada respuesta.
¿Está actualmente implementándose la línea de acción realizada a través de la
consultoría?
SI
x
NO
De ser afirmativa la respuesta, ¿Cuál es el estado que hoy presenta la iniciativa?
Actualmente se encuentra en proceso de aplicación el Plan de Clima Laboral, que cuenta con un
total de 19 actividades de las cuales 11 de ellas se desarrollarán el presente año, a partir del
informe final entregado por la consultora que llevo a cabo el estudio relativo a esta línea de
acción.
De ser negativa la respuesta, ¿A qué causas se debe el retardo en la implementación?
Refiérase a los desafíos y proyecciones, en especial respecto a la sostenibilidad de la
experiencia
Por un lado, implementar el programa de acciones de manera que logre tener un impacto positivo
y transcendente en la organización tendiente a lograr un mayor nivel de conformidad en una serie
de ámbitos de la realidad organizacional relativos a las compensaciones, a la estabilidad laboral,
al desarrollo del personal, al reconocimiento del trabajo realizado, logrando desarrollar en
definitiva un alto sentido de pertenencia del personal y por otro, instalar en la cultura
organizacional la gestión y preocupación por trabajar el clima en forma permanente y continua,
en que la coordinación entre áreas de trabajo, la retroalimentación del desempeño, la presión del
trabajo y la visión de la alta administración están presentes.
¿Cuáles son los facilitadores y obstáculos a los que se han enfrentado en la
implementación? (responda esta pregunta pensando en una recomendación para otros
GOREs)
FACILITADORES
Contar con el apoyo de la alta dirección y de [email protected] [email protected] para el levantamiento e
implementación de un plan de mejora del clima laboral.
OBSTÁCULO
Los continuos cambios de Jefaturas y movilidad de personas al interior de la institución.
Los usuarios/GORE está(n) satisfecho(s) con la implementación de la línea de acción. En
caso de no existir nivel de satisfacción explique su causa
SI x
NO ______
En caso de ser negativa la respuesta, explique el por qué.
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IV. MEJORAMIENTO CONTINUO DE LA EXPERIENCIA
ESTILOS DE GESTIÓN
Se comprende aquí las herramientas, prácticas o mecanismos de gestión institucional que han sido
utilizados por el gobierno regional con el objetivo de alcanzar sus productos y fines, una vez finalizada la
labor de las consultorías en las líneas de acción. Interesa recuperar el impacto logrado, el potenciamiento
a las capacidades institucionales, la articulación con otras áreas de la institución, así como la
sustentabilidad del proyecto; y mejoras hacia la gestión de calidad y otros que se hayan utilizado durante
la implementación de la línea de acción.
Describa los mecanismos utilizados en la práctica en el GORE para la implementación de la línea
de acción (ejemplos: tecnología, reuniones de trabajo, coordinaciones internas y/o externas).
1. Entrevistas exploratorias con actores claves de la organización
2. Focus group para conocer la pertinencia de las dimensiones del estudio
3. Generación de un módulo de medición del clima laboral y el sentido de pertenencia institucional
a través de encuestas ciegas con presencia de todos los estamentos de la institución.
4. Procesamiento estadístico y análisis de resultados
5. Contraste de resultados obtenidos con nuevos focus group
6. Reuniones de Coordinación.
Indique ¿cuáles son los cambios o ajustes que se han realizado al diseño de productos o
subproductos; adecuaciones en el uso de los sistemas e instrumentos de información,
planificación o inversión realizados una vez instaurados o propuestos por la consultora?
En atención a que este año 2014 se está iniciando el proceso de implementación del Plan de Acción,
aun no se pueden visibilizar cambios o ajustes.
Indique si existe un sistema de evaluación de la efectividad de la línea de acción, y si se ha
implementado a la fecha. ¿Cómo, cada cuánto tiempo y quién o quiénes realizan el proceso de
evaluación y seguimiento de la experiencia?
El seguimiento se realiza en reuniones/informes trimestrales realizadas en el Comité de Calidad del
Servicio, donde se da cuenta de los avances y cumplimientos. Asimismo, el plan de acción de clima
laboral también se mide trimestralmente y es parte del Convenio de Desempeño Colectivo 2014 (CDC).
¿La experiencia ha permitido desarrollar procesos de articulación entre distintos departamentos,
unidades o divisiones, con el ejecutivo, el CORE u otra institución? Describa.
Por tratarse de acciones que involucran la institución como un todo y transversalmente, tanto en el
levantamiento de la información como posteriormente la Propuesta del Plan de Mejoras y la actual
implementación de 11 medidas de éste, se requiere de una participación conjunta y articulada de [email protected]
[email protected] a través de unidades, departamentos y divisiones. En cuanto a la articulación con entes
externos, se llevaron a cabo contactos con personal del Servicio Civil, y se trabajó en base al documento
“Orientaciones para la gestión del clima laboral en los servicios públicos” de la Dirección Nacional del
Servicio Civil, Subdirección Desarrollo de las Personas.
Desarrolle los principales logros (impacto, resultados) en la gestión del GORE que a su juicio han
sido alcanzados con la ejecución de la línea de acción.
Se logró obtener, a través de un estudio de la percepción del clima laboral institucional, un diagnóstico
de las principales brechas y disconformidades por parte de [email protected] [email protected] , lo que permitió realizar
una priorización de brechas y definir un Plan de Acción concordado el que está siendo implementado
este año 2014 en su primera etapa.
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¿Qué capacidades institucionales se han potenciado gracias a la línea de acción? ¿Por qué?
Se logró obtener antecedentes relativos a los diversos estilos de liderazgo ejercidos al interior de la
institución, lo que implicó que a fines del año 2013 se realizó un coaching a miembros de la Alta
Dirección, lo cual debiera redundar en una mejor percepción en cuanto al liderazgo por parte de [email protected]
[email protected]
Por otro lado, en la actualidad está en ejecución un plan de actividades asociadas al diagnóstico a fin de
cerrar brechas entorno a las compensaciones, a la estabilidad laboral, al desarrollo del personal, al
reconocimiento del trabajo realizado , todas actividades e iniciativas que permitan mejorar el clima
laboral organizacional lo que permitirá potenciar y fortalecer las relaciones humanas en la institución e
incrementar el sentido de pertenencia.
¿Qué destacaría como procesos de innovación introducidos por la experiencia?
Es innovador, en cuanto a que si bien se considera que la Administración Pública debe avanzar hacia
una gestión de excelencia y eso claramente pasa por el recurso humano que ahí labora y es
fundamental que el entorno/clima laboral sea el adecuado que permita cumplir con la misión y objetivos
institucionales, no es menos cierto que acciones concretas no se habían realizado en la institución para
tener datos ciertos (diagnóstico) a fin de abordar las posibles falencias.
¿Qué factores y/o condiciones se requieren para dar sustentabilidad a los logros de la
experiencia? ¿Qué acciones se están realizando para conseguir o entregar esos apoyos?
El apoyo debe estar dado por la alta dirección, dado que [email protected] son [email protected] que relevan la gestión de clima
como un eje fundamental en la gestión del Servicio y ejercen el liderazgo. Asimismo, a través de dar
garantías al personal en cuanto al tratamiento de la información levantada, se logra una participación y
cooperación activa de [email protected] lo que en definitiva permitió establecer , priorizar y enfrentar las brechas
detectadas.
¿Qué propuestas realizaría para el mejoramiento de la gestión en el ámbito que se desarrolla la
experiencia?
Entendiendo que la mejora es continua, debe establecerse un método de incorporar a las nuevas
jefaturas en el proceso de mejora, como asimismo, a [email protected] nuevos [email protected], lo que debe traducirse
en valores compartidos por la institución.
¿Cuáles han sido las prácticas que usted considera claves para el éxito de la iniciativa (de qué
dependió) y que recomendaría a otros Gobiernos Regionales para su replicabilidad?. ¿Estaría
dispuesto a apoyar su replicabilidad?
Es fundamental contar con el apoyo de la alta dirección en cuanto a iniciar el proceso, hacer ver que
las brechas detectadas no son falencias personales.
Por otro lado, dar garantías y motivar al personal para que participe en este proceso, desde el
diagnóstico hasta la implementación del plan de acción y posteriores mejoras.

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