SENA Servicio Público de Empleo Colombianos

Transcripción

Estudio de Caso: SENA
Servicio Público de Empleo Colombianos Trabajando
www.colombianostrabajando.sena.edu.co
SENA
PRESENTADO A: PROGRAMA AGENDA DE CONECTIVIDAD
POR: UNION TEMPORAL SIGMA DOS - DDB
Bogotá D.C., diciembre de 2008
RESUMEN EJECUTIVO
El servicio público de empleo – Colombianos Trabajando – es un servicio público gratuito e
indiscriminado que busca acercar a los empresarios que requieren llenar las vacantes
disponibles en sus empresas con las personas que buscan vincularse a alguna compañía, es un
portal de servicios a través del cual el SENA pone a disposición del sector productivo una
herramienta que facilita el proceso de consecución de empleo.
En el año de 1989 le fue asignado al SENA la función de promoción y ejecución de la gestión
de intermediación pública y gratuita de empleo. Desde entonces cuenta con un sistema de
información, transparente y oportuno dirigido a la población desempleada y a los empresarios
que ofrecen oportunidades laborales.
El propósito fundamental es que el Sistema de Información para el Empleo -SIP- sirva como
orientador para la oferta educativa que impartía el SENA, ya que el sistema de información de
empleo básicamente lo que hacía era cruzar las ofertas laborales, que existían de hojas de vida
con la demanda que tenían las empresas para captar trabajadores; en ese entendido se podía
identificar cuáles eran las ofertas más demandadas, las menos demandadas, las características
de las vacantes, los requerimientos de las empresas, entre otros.
1. ANTECEDENTES
Antecedentes del servicio
“El sistema de información de empleo existe porque la Organización Internacional del Trabajo –
OIT- cuyos principales objetivos son mejorar las condiciones de trabajo, promover empleos
productivos, acelerar el desarrollo social y mejorar el nivel de vida de las personas en todo el
mundo; estableció la necesidad de crear un sistema público de información de empleo, en el
entendido que hay problemas de desempleo que se desencadenan por desinformación, ya que
las personas no saben en donde están los puestos de trabajo y los empresarios no saben
donde están los candidatos”1.
Adicionalmente, un sistema de información de empleo existe porque se considera que los
individuos nacen con diferencias, básicamente porque unos tienen más ventajas que otros en
información, de formación y de contactos, por lo tanto hay que crear un estado de derecho que
busque el bienestar de sus conciudadanos y hay que tratar de implementar elementos que
permitan que las personas tengan igualdad de condiciones.
En cuanto a los aspectos relevantes para el diseño del aplicativo un funcionario entrevistado
recordó: “Comenzamos con la experiencia que venía acumulada, además se hizo una revisión
de experiencias internacionales de contratación laboral y se revisaron sistemas de servicio
2
público a nivel internacional tratando de encontrar similitudes, este trabajo se hizo al interior del
SENA con dineros propios y funcionarios SENA, en la parte final del proceso para este proceso
se contrató una forma especializada bajo los términos de nuestra referencia”2.
A través de esta herramienta el SENA contribuye a disminuir el desempleo funcional,
ocasionado por la falta de comunicación entre la oferta laboral y la demanda. Este sistema en
línea capta la información sobre necesidades de personal requerido con los respectivos perfiles
ocupaciones de aquellos cargos disponibles en los diferentes niveles:
• Elementales,
• Calificados,
• Técnicos,
• Profesionales
• Directivos.
La siguiente imagen muestra la página de inicio del Portal Servicio Público de Empleo en donde
se aprecian las diversas ofertas de servicios para empresarios y para los ciudadanos:
3
Figura 1: Entrada al Portal Colombianos Trabajando
3
Tiempo de implementación
En al año de 1995 el Servicio Público de Empleo se logro establecer a nivel nacional. Era un
sistema de información como su nombre lo indica estaban más orientados hacia brindar
información de empleo a las personas que buscan vincularse a una institución.
En el año 2002 se dieron cuenta que habían problemas en la parte de cruce de ofertas y
demandas. Igualmente se enfrentaron a otros problemas pues cada vez que existían vacantes
interesantes los buscadores de empleo tenía que madrugar, dejar a los hijos, desplazarse hasta
los centros públicos de empleo, enfrentarse a grandes filas, tenía problemas de transporte para
poder llegar al lugar, en fin un sin número de problemas que los pusieron a pensar en el
sistema público de empleo como algo diferente.
Por lo anterior, llegaron a la conclusión que debían pasar de un sistema de información para
empleo a un servicio más agresivo a un sistema público de empleo más enfocado a la gestión,
pero como el proceso era manual, el sistema de información era limitado e identificaron
problemas en el cruce de la oferta y la demanda de empleos, además la gestión no era eficiente
pues los aspirantes debían hacerla personalmente desplazándose hasta los centros de
información de empleo, por esto “pensamos en un cambio radical, pasando de servicio público
de empleo como un sistema de información a un sistema de gestión en donde los vinculados
obtuvieran respuestas concretas y efectivas y es en donde estamos en este momento”4.
Escala- Cobertura Geográfica
El sistema de información de empleo, tiene una cobertura a nivel nacional, funciona a través de
la red y en las oficinas del SENA en diferentes ciudades del país. “El servicio se presta de forma
gratuita a través de 142 puntos de atención dentro de los cuales 65 se encuentran ubicados en
los Centros de Formación del SENA y a través de la página Web del SENA www.sena.edu.co”5.
De la Dirección General del SENA dependen las 33 oficinas principales que funcionan en cada
capital del país y un número de cerca de 100 oficinas satélites en centros del SENA o a través
de convenios con otras instituciones.
Antioquia
Atlántico
Bogotá D.C
Bolívar
Boyacá
6
Caldas
Caquetá
Cauca
Cesar
Córdoba
Cundinamarca
Choco
Huila
Guajira
Magdalena
Meta
Nariño
N. Santander
Quindío
Risaralda
Santander
Sucre
Tolima
Valle
Arauca
Casanare
Putumayo
San Andres
Amazonas
Guainía
Guaviare
Vaupés
Vichada
Tabla 1: En esta tabla se pueden apreciar los lugares en donde se encuentran las oficinas del SENA
4
Promotores clave
Los promotores de este servicio son la organización OIT que busca promover empleos y el
SENA que es quien lidera y promueve el servicio.
Estrategias de mercado y promoción
Para la divulgación se realizo un evento de lanzamiento del aplicativo. Además, se ha realizado
un despliegue por los diferentes medios de comunicación, como radio y televisión.
OBJETIVOS
Objetivo General
•
Consolidar el Servicio Público de Empleo – SPE y el Observatorio Laboral y Ocupacional
Colombiano, como instrumentos estratégicos de las políticas de Estado en materia de
empleo y formación, y de esta manera contribuir al crecimiento económico y a la equidad
social, a través de la gestión e intermediación pública y gratuita de empleo, el análisis
del mercado laboral y ocupacional, la orientación de la oferta de formación profesional y
de los programas especiales de empleabilidad
Objetivos Específicos
•
Ampliar el espectro empresarial del SPE, involucrando segmentos de mayor tamaño
empresarial y mayores niveles educativos de la oferta de recurso humano disponible
para cubrir las vacantes que determina el mercado. En últimas, convertir el SPE en el
canal formal más importante del país en la búsqueda y consecución de empleo.
•
Incorporar una visión prospectiva y estratégica en el marco del desarrollo humano,
económico y social del país, a los estudios y al procesamiento de información sobre la
dinámica del mercado laboral, potenciando la capacidad del Observatorio Laboral y
Ocupacional.
•
Desarrollo, cualificación y ampliación de la red geográfica, sectorial, por cadenas
productivas y clústeres empresariales y regionales, de los Servicios de Información para
el Empleo.
•
Consolidar la Clasificación Nacional de Ocupaciones - CNO como referente estatal para
la gestión del recurso humano en todos sus componentes: educación y formación
profesional, inserción laboral, desempeño laboral, actualización, fundamentación del
diseño de programas de Formación Profesional; validación y certificación de
competencias laborales.
•
Uso de múltiples canales de información además de los virtuales y la web, entre otros:
atención personalizada, clasificados y anuncios de prensa, los medios de TV y
5
participación de los empleadores organizados, gremios y agrupaciones empresariales
sectoriales.
•
Vinculación de los gobiernos locales al desarrollo de la infraestructura y a la ejecución
de programas de información para el empleo en municipios y departamentos.
•
Diseñar estrategias y mecanismos para el mejoramiento continuo, la evaluación y
seguimiento de los programas de atención a las poblaciones especiales; y la
sistematización y divulgación de las mejores prácticas en este campo a nivel nacional e
internacional.
•
Diseñar y ejecutar programas especiales de atención y asistencia a la población
económicamente activa cuyas expectativas laborales se concretan o realizan a nivel
internacional, fomentando nuevos acuerdos de flujos migratorios con España y otros
países.
•
Contribuir activamente en la generación y procesamiento de información especializada
sobre el mercado laboral dirigida especialmente a la actualización y al diseño de los
nuevos programas de aprendizaje del SENA.
3. PRODUCTOS Y SERVICIOS
Lo que hace el Servicio Público de Empleo –SPE- es informar a los ciudadanos donde están los
puestos de trabajo y donde están las capacitaciones y a los empleadores les dan abren un
espacio para que las empresas puedan cubrir las vacantes.
“También tiene como objetivo atender el convenio para la de Regulación y Ordenación de flujos
migratorios laborales de trabajo firmado entre los gobiernos de España y Colombia en el año
2001. A través de sus Centros de oficinas del Servicio Público de Empleo en el país, ofrece
gratuitamente a los colombianos interesados en estas ofertas laborales, la información y
orientación ocupacional para su preparación y alistamiento para las entrevistas y pruebas
técnicas que realizan los empresarios Ibéricos”7.
El SPE cumple su misión a través de los siguientes servicios: Intermediación Laboral,
Orientación Ocupacional y Formación Ocupacional, por esto al población objetivo es la
económicamente productiva con interés en formación y en ingresar al mercado laboral y los
empresarios interesados en su contratación..
Para el desarrollo se fortalecieron 4 elementos fundamentales:
1. Orientación Ocupacional
Para mejorar los niveles de empleabilidad los desempleados inscritos en el sistema reciben
talleres de orientación ocupacional para realizar una adecuada búsqueda de empleo que
culmine con la inserción laboral, los cuales se dictan en los Centros de Servicios Público de
Empleo – CSPE-
6
En estos talleres orientan a los desempleados en las formas de presentar una hoja de vida,
como se presenta una entrevista, temas sobre presentación personal, hasta llegar a definir
el perfil profesional de una persona.
2. Formación Ocupacional
En los centros de CSPE también se analizan los perfiles de los buscadores de empleo, y de
acuerdo con los requerimientos el sector productivo los CSPE remiten a las personas para
que reciban formación ocupacional en los centros de formación del SENA o a otros institutos
de formación ocupacional.
Lo que se pretende es que a los desempleados se les dan formación sobre cosas muy
específicas que mejoren su perfil laboral, como por ejemplo a un auxiliar contable le dictan
un curso de 180 horas y lo actualizan en paquetes contables con el fin de que tenga un
mejor desempeño laboral.
3. Análisis de información
Es tomar la información que está y que sirva realmente de orientación para los usuarios,
con el fin de realizar análisis del mercado laboral, su oferta, características y tendencias
para que sirva de soporte en la toma de decisiones tanto del sector público como privado.
4. Intermediación Laboral
El SPE facilita el cruce entre la oferta y la demanda del mercado laboral Colombiano, ya
que es una herramienta que permite tanto a trabajadores como empresarios acceder a
información específica por sectores, perfiles profesionales, y áreas geográficas
Adicionalmente el sitio Web de Colombianos Trabajando ofrece otros servicios como:
Información estadística:
Información acerca del desarrollo del Servicio Público de Empleo, estadísticas y registros desde
la perspectiva de la oferta y la demanda del mercado laboral
Observatorio Laboral
“El observatorio Laboral y Ocupacional del SENA, es el grupo de profesionales que vigila el
comportamiento de las ocupaciones, partiendo de diversas fuentes de información del mercado
laboral. Provee información a nivel nacional, que contribuye a la orientación de acciones de
formación y empleo”8.
La siguiente imagen muestra la página inicial del sitio Web del Laboratorio Laboral:
7
9
Figura 2: Pagina inicial del sitio Web Laboratorio Laboral de Colombianos Trabajando
Aspectos relevantes
Para poder implementar el servicio lo primero que se analizó fueron los problemas enfrentados
anteriormente en el servicio público de empleo.
1. Base de datos regionalizadas eso implicaba que si una persona en Tunja se inscribía y
nuevamente lo hacía en Bogotá se contaba con 2 registros independientes de una
misma persona
2. Los sistemas y recursos no eran óptimos
3. Las personas tenían que desplazarse a unos centros de servicio público y hacer filas
gigantes, entre otros.
8
Hoy en día la inscripción se realiza vía Internet desde cualquier lugar y el registro queda
automáticamente a nivel nacional. Actualmente el SPE es más agresivo, más potente, más ágil
y óptimo
La siguiente gráfica muestra el Desarrollo del Sistema Público del Empleo entre los años 2002 y
2008, en donde se puede comparar el número de inscritos por año frente a las vacantes, o las
personas colocados frente a las orientadas en las capacitaciones.
SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO CONSOLIDADO AÑOS 2002 A 2008
10
Gráfica1: Consolidado del servicio público de empleo desde el año 2002 hasta el año 2008,
De igual manera se puede apreciar el desempeño de los canales de consulta y colocación de
trabajadores, presencial (oficinas) o Internet, y se puede apreciar el crecimiento sostenido e
esta herramienta electrónica
La siguiente gráfica muestra el comportamiento de Inscritos en Internet frente a los inscritos
personalmente en las oficinas:
INSCRITOS EN INTERNET VS. OFICINAS
9
11
Gráfica 2: Comportamiento de Inscritos al SPE entre agosto 2006 y nov. 2008
VACANTES EN INTERNET VS. OFICINAS
12
Gráfica 3: Comportamiento de oferta de vacantes al SPE entre agosto 2006 y nov. 2008
10
COLOCADOS EN INTERNET VS. OFCINAS
13
Gráfica 4: Personas colocadas a través de Internet vs en las oficinas, es importante destacar el
crecimiento sostenido de los colocados por Internet
El crecimiento del los índices de colocación son significativos cuando se combinan los dos
procedimientos, el presencial y el Internet como lo muestra la siguiente Tabla:
Año
Inscritos
237.816
320.113
407.673
409.892
678.897
664.489
748.312
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
14
Vacantes
106.760
130.632
153.160
178.493
149.773
166.975
158.208
Colocados
43.462
59.615
77.146
83.627
73.260
75.085
81.295
Tabla 2: Uso del Servicio Público de Empleo
Herramienta – Página Web
11
Es importante mencionar que cuando se accede a la página por un buscador como Google o
Firefox se eligieron palabras de fácil recordación como son Colombianos Trabajando, con el fin
de que sea rápida y fácil la búsqueda.
Respecto a la efectividad y eficiencia del Servicio Público de Empleo en el sitio Web un
funcionario entrevistado manifiesta: “creo que eso debe evaluarse desde el punto de vista de los
servicios, nosotros hemos hecho una evaluación de impacto de satisfacción frente al usuario,
entonces por tiempo nos ha ido muy bien y la aplicación debe ser mucho mas ambiciosa,
sabemos que nos falta mucho por hacer aspiramos llegar al 65% porque estamos en un 50%”15.
Para los usuarios que buscan oportunidades de trabajo el servicio es efectivo y han tenido
experiencias favorables “A mi me ha ido bien, yo soy usuaria desde hace algunos años, ahora
estoy buscando trabajo, lo consulto casi todos los días por Internet”16
Inscripción al servicio
El interesado debe entrar e inscribirse, para esto debe llenar un formulario en donde se les
pregunta
•
•
•
•
•
•
Datos básicos (teléfono, dirección, No. De libreta militar, Sexo, No. De Hijos, edad)
Educación
Capacitación
Idiomas
Experiencia laboral
Aspiración salarial, entre otros
Posteriormente, el sistema le arroja una clave que por lo general son los 4 últimos dígitos de su
Cedula de Ciudadanía, esto es importante porque cuando una persona se inscribe el sistema le
envía la clave como en el sistema bancario y él es el único responsable de la administración de
la hoja de vida, lo conveniente es cambiar la clave. Es importante tener en cuenta que el
usuario es el único que decide en que quiere postularse.
Empresas:
12
En el caso de las empresas igualmente se llena un formulario con sus requerimientos para la
búsqueda de empleados y la institución decide el número de empleados que quieren revisar
para cubrir las vacantes existentes.
Los desempleados se postulan y hasta ahí llega el proceso con el SENA, ya la decisión de
contratación o no está a cargo de la empresa.
El empresario debe responder si logro hacer la contratación o no pero al parecer esto no se
cumple a cabalidad, pues hay muchas empresas que no le informan al SENA, esto se debe
posiblemente a que una vez cubierta la vacante la empresa pierde interés en informar al SENA
pues ya cubrió su necesidad. Al parecer se deben buscar estrategias que permitan culminar el
caso exitosamente para ambas partes.
Características que se tuvieron en cuenta para el diseño de la solución:
•
•
La experiencia acumulada en el proceso
Confrontación con experiencias internacionales, se revisaron sistemas de servicios
públicos de empleos a nivel internacional
Vale la pena señalar que uno de los mayores valores es que todo el aplicativo se realizó
internamente dentro del SENA, con funcionarios e ingenieros de sistemas del SENA.
Lo poco que se sub-contrató al final se realizo con supervisión y con los términos del referencia
del SENA.
Problemas desarrollando los aplicativos:
•
•
El tema de la oferta y la demanda de empleos requirió de muchos afinamientos
Las hojas de vida y la corroboración de los documentos al inicio también tuvo problemas
Las necesidades de prestar este servicio por el sitio web, se determino por:
•
•
•
•
Las amplias colas para presentarse a una convocatoria
La venta de turnos de personas ajenas al SENA que tenia montado un negocio
alrededor de evitar colas y madrugadas a los que se querían inscribirse o postularse
alguna vacante.
Las madrugadas de las personas para poder acceder a la aplicación
El deseo del director por la necesidad de la modernización y visualización de las
comunicaciones.
Cifras:
13
•
•
•
•
El sistema ayuda a intermediar entre 85.000 a 90.000 personas al año en puestos de
trabajo
Orienta a cerca de 160.000 personas al año mediante talleres
Remite a Capacitación a 120.000 personas al año
Vincula alrededor de 20.000 empresas nuevas al año
Interacción y retroalimentación
17
Figura 3: Acceso a la quejas, reclamos y sugerencias del servicio
El sitio Web cuenta con la posibilidad de interactuar a través de un contáctenos, en ella puede
opinar acerca del servicio y a la vez pueden formular sus preguntas e inquietudes, como se
puede observar en la grafica anterior.
Igualmente, a través del teléfono se resuelven dudas y se asesora con respecto a los diferentes
temas.
Las principales solicitudes de los usuarios se relacionan con el uso del aplicativo como: olvido
de la clave, no saben cómo postularse o cosas como no encuentro el campo para ingresar mi
ocupación.
Todos los correos se contestan a la mayor brevedad posible y se hace seguimiento a cada uno.
Los tiempos de respuesta máximo disminuyeron a 3 días.
14
6. ELEMENTOS CLAVE
Beneficios al ciudadano
Los beneficios para el ciudadano son a todo nivel
•
•
Económicos ( reducción de fotocopias, entre otros)
Tiempo (desplazamientos, entre otros)
Aunque en el momento no se han cuantificado esos beneficios es evidente el ahorro para el
ciudadano.
A través de los medios electrónicos se ha mejorado la relación del ciudadano con el estado
porque es poder tener un estado más cerca más accesible y amigable para las personas en
general.
Retos
El SENA desea lanzar en el futuro a través del sitio web colombianos trabajando los siguientes
servicios:
1. Servicios especializados: Esta servicio busca solucionar problemas inmediatos a los
usuarios como por ejemplo: Si es domingo y necesita un electricista para un trabajo
puntual, pagínale sitio web los tiene a disposición, personas que son avaladas por el
SENA y certificados por el SENA.
2. Servicios de subcontratación: “Si una empresa necesita contratar ciertos procesos de
servicios o producción de cualquier elemento y necesita subcontratar alguna empresa
que tenga esos elementos o que los produzca el sitio Web registra a las empresas
convirtiéndose en punto de contacto entre las empresas o las perronas naturales que
ofrecen servicios productos”18.
Lecciones Aprendidas
De esta experiencia las lecciones aprendidas son:
•
•
“Tenemos la capacidad suficiente para diseñarlo, pensarlo y crearlo.
“Tenemos la capacidad para apropiar las herramientas de tecnología y comunicaciones
a todo nivel, tanto los funcionarios de la entidad como los ciudadanos del común”19.
Elementos exitosos
15
Dentro de las cosas exitosas de este caso vale la pena destacar:
•
•
•
•
El Uso del Internet
La búsqueda de la transparencia
La garantía de un mejor acceso
Haber cambiado el sistema de información por una herramienta más agresiva
Logros y dificultades
Los principales logros son:
•
•
•
•
•
•
•
Disminución de costo para todos los usuarios en desplazamientos y tiempos
Disminución de costo frente a la impresión de hojas de vida
Mayor claridad frente a la vacante
Mayor transparencia porque es la persona quien se envía y quien se postula
Se puede hacer seguimiento directo
Menor obstáculo para entrar al mercado laboral porque todos pueden entrar por Internet
Mayor y efectivo acercamiento del estado hacia el ciudadano del común
Los principales obstáculos se relacionan con:
•
•
El cruce entre oferta y demanda, aunque ya se ha ido afinando
Lograr un compromiso mayor de las empresas para que utilicen mas el servicio
REFERENCIAS
Documentos Consultados:
Webs:
•
•
•
http://www.sena.edu.co/portal
http://colombianostrabajando.sena.edu.co
http://actualicese.com
16
Documentos:
•
•
Informe de Gestión SENA 2008, Bogotá, Enero de 2009
Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de
Colombia, Bogotá, Mayo de 2008
Entrevistados:
Segmento
Funcionarios
Usuarios
Entrevistados
Pedro Monroy
Carlos Garzón C.
Judith Gómez
Alba Corredor
Juan C. Gómez
Lorena Montoya
Entidad
SENA
Ciudadano
Ciudadano
Alcor E. U.
Ciudadano
Ciudadano
Cargo
Coord. Ser. Público de Empleo
Ciudadano
Ciudadano
Propietaria
Ciudadano
Ciudadano
Fecha
21/11/08
21/12/08
2/12/12
15/12/08
15/12/08
12/0808
1
Entrevista a Pedro Monroy, Funcionario del SENA
3
Portal colombianos trabajando http://colombianostrabajando.sena.edu.co Consultado 26. Nov. / 08
4
5
http://colombianostrabajando.sena.edu.co Consultado 26. Nov. / 08
6
Fuente Pagina web http://colombianostrabajando.sena.edu.co, Consultado 26. Nov. / 08
7
Entrevista a Pedro Monroy Funcionario del SENA
8
http://observatorio.sena.edu.co/ Consultado 16. Mar. / 09
9
http://observatorio.sena.edu.co/ Consultado 16. Mar. / 09
10
Ibídem Consultado 26. Nov. / 08
11
http://colombianostrabajando.sena.edu.co/Entrada/GestionSPE.html
12
Ibídem
13
Ibídem Consultado 26. Nov. / 08
14
Estadísticas SENA http://200.21.18.166:8080/SenaIndi/ServletIndiServiEmp Consultado 16. Mar. / 09
15
16
Entrevista a Judith Gómez, usuaria del servicio
17
Ibídem Consultado 16. Mar. / 09
18
Ibídem
19
2
17

SENA Servicio Público de Empleo Colombianos

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