Portal del Empleado - Visual Presencia Cloud

Portal del Empleado - Visual Presencia Cloud

Portal del Administrador ..............................................................................................4
Módulo de Presencia ......................................................................................................5
1. Presentes. ...................................................................................................................5
2. Alertas. ........................................................................................................................7
3. Incidencias. .................................................................................................................8
4. Fichajes Presencia. ....................................................................................................8
5. Fichajes Acceso. .......................................................................................................10
6. Permisos y Vacaciones. ...........................................................................................10
7. Informes y estadísticas. ............................................................................................11
8. Calendario Laboral. ..................................................................................................13
9. Plan de Emergencia. ................................................................................................14
Módulo de Configuración ..............................................................................................15
1. Grupo de Empresas. .................................................................................................15
2. Empresa....................................................................................................................15
3. Centros de Trabajo ...................................................................................................16
4. Departamentos. ........................................................................................................17
5. Empleados. ...............................................................................................................18
6. Calendarios Laborales. .............................................................................................19
7. Horarios. ...................................................................................................................20
8. Planes de Trabajo. ....................................................................................................22
9. Aplica Planes de Trabajo. .........................................................................................23
10. Eventos Incidencias. ...............................................................................................24
11. Permisos Vacaciones. ............................................................................................25
Módulo de Hardware ....................................................................................................26
1. Terminales ................................................................................................................26
2. Tarjetas .....................................................................................................................26
3. Huellas ......................................................................................................................27
4. Perfiles ......................................................................................................................27
Módulo de RRHH ..........................................................................................................28
1. Documentos ..............................................................................................................28
2. Bajas – Excedencias ................................................................................................29
3. Mensajería ................................................................................................................30
4. Justificantes ..............................................................................................................30
5. Contactos de Emergencia ........................................................................................31
6. Nivel de Gestión .......................................................................................................32
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7. Solicitudes.................................................................................................................32
8. Asignar Vacaciones ..................................................................................................33
9. Carga de Datos .........................................................................................................34
Portal del Empleado ...................................................................................................35
1. Mis datos...................................................................................................................36
2. Fichador Manual .......................................................................................................36
3. Fichajes.....................................................................................................................37
4. Vacaciones y Permisos ............................................................................................37
5. Calendario Laboral ...................................................................................................38
6. Documentos ..............................................................................................................38
7. Mensajería ................................................................................................................39
8. Cambiar Clave ..........................................................................................................39 3 de 40
Portal del Administrador
Entrada al Portal
www.vpcloud.es
Página de Inicio
Existen cuatro módulos:
Presencia
Hardware
Configuración RRHH
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Módulo de Presencia
1. Presentes.
La ventana de presentes muestra el último fichaje de cada empleado, indicando la fecha, hora y
el sentido (entrada o salida).
La consulta se realiza en tiempo real, es decir, el listado corresponde a la fecha y hora en que se
está realizando.
Puede utilizar los filtros para consultar otra fecha u hora, así como empresa, centro y/o
departamento.
Seleccionando con el ratón un empleado se abrirá la ventana de fichajes del mismo.
Además de poder seleccionar el rango de fichajes a visualizar, cuenta con tres botones de filtros
predefinidos: ultima semana, último mes y año en curso
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Utilizando el icono de imprimir, se genera un archivo pdf con la siguiente vista.
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Utilizando el icono de estadísticas se abrirá la siguiente ventana en la que puede utilizar
los filtros por fecha o usar los botones predefinidos.
2. Alertas.
Las alertas son situaciones irregulares de los empleados que se muestran en momento de la
consulta, se consideran las siguientes:

Ausencia: Teniendo plan de trabajo no ha fichado.

Presencia: No tiene plan de trabajo y ha fichado.

Retrasos: Ficha con posterioridad a la hora de entrada fijada superando el margen de
cortesía establecido
Puede utilizar los filtros manuales o predefinidos en los botones.
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3. Incidencias.
Esta vista muestra en tiempo real, la relación de empleados que se encuentran en incidencia,
apareciendo la fecha, hora y el tipo de incidencia.
Puede realizar otra consulta utilizando los filtros.
4. Fichajes Presencia.
La ventana de fichajes de presencia muestra todos los movimientos de entradas, salidas e
incidencias que recogen los terminales destinados al control de presencia en el puesto de
trabajo.
Al abrir la ventana aparecen todos los empleados de la empresa.
Seleccionando con el ratón un empleado se abrirá la ventana de fichajes del mismo.
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Además de poder seleccionar el rango de fichajes a visualizar, cuenta con tres botones de filtros
predefinidos: ultima semana, último mes y año en curso.
Utilizando el icono de imprimir, se genera un archivo pdf.
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5. Fichajes Acceso.
La ventana de fichajes de acceso muestra todos los registros de paso que recogen los
terminales destinados al control de acceso en el centro de trabajo.
Al abrir la ventana aparecen todos los empleados de la empresa.
Seleccionando con el ratón un empleado se abrirá la ventana de fichajes del mismo.
Además de poder seleccionar el rango de fichajes a visualizar, cuenta con tres botones de filtros
predefinidos: última semana, último mes y año en curso.
Utilizando el icono de imprimir, se genera un archivo pdf, obteniendo unas vistas
similares a las de los informes de fichajes presencia.
6. Permisos y Vacaciones.
La ventana de Permisos y Vacaciones muestra todos los empleados que se encuentran en ese
preciso momento disfrutando de un permiso o de vacaciones.
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7. Informes y estadísticas.
La ventana de Informes y estadísticas muestra un listado de los informes disponibles de manera
estándar que permiten obtener la información más relevante en lo que se refiere a los datos de
presencia y acceso de los empleados.
Seleccione el informe a visualizar:
Para generar los informes utilice las opciones de filtros, empresa, centro, departamento y rango
de fechas.
También puede usar los predefinidos en los botones.
Una vez generado el filtro podrá seleccionar el empleado o empleados y pulsar el botón
de aceptar, y se generará el archivo pdf correspondiente.
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Esta es la vista del pdf creado.
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8. Calendario Laboral.
La ventana de Calendario Laboral muestra un listado de los empleados, utilice las opciones de
filtros, empresa, centro, departamento o directamente de empleado para localizar al empleado.
Seleccione el empleado y visualizará su calendario laboral.
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9. Plan de Emergencia.
La ventana de Plan de Emergencia muestra un listado de los empleados a evacuar desglosando
el resultado por empresa, centro e incluso departamento a fin de facilitar el recuento de
empleados por parte de los responsables de seguridad.
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Módulo de Configuración
1. Grupo de Empresas.
El nivel más alto en la pirámide organizativa con que trabaja el programa es el Grupo de
Empresas.
2. Empresa
Bajo un determinado Grupo de Empresas (de existir este), nos encontramos el nivel inferior que
es la empresa.
Crear una nueva empresa es sencillo y consiste en rellenar los datos básicos de la misma
pudiendo incluso adjuntar un logo.
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3. Centros de Trabajo
Dentro de una empresa podemos encontrar distintos centros de trabajo.
Crear un nuevo centro de trabajo es sencillo y consiste en rellenar los datos básicos del mismo.
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4. Departamentos.
En un centro de trabajo podemos tener uno o varios departamentos.
Crear un departamento es sencillo y consiste en rellenar los datos básicos del mismo.
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5. Empleados.
La ventana de empleados muestra un listado de los todos los empleados.
Crear un nuevo empleado es sencillo y consiste en rellenar los datos básicos del mismo.
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6. Calendarios Laborales.
La ventana de Calendarios Laborales nos muestra el listado de aquellos calendarios laborales
que tengamos creados en la empresa.
Crear un nuevo calendario laboral es sencillo, seleccionaremos el festivo a indicar en
el calendario y haremos clic sobre el día que queremos quede reflejado como festivo.
Tambien puede seleccionar el centro a aplicar.
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Esta es la apariencia del calendario laboral una vez informados los distintos festivos existentes.
7. Horarios.
La ventana de horarios muestra el listado de los horarios que tenemos creados en la empresa.
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Para crear un nuevo horario debemos indicar la hora de entrada y salida en cada día,
discriminando si estas son flexibles o no, e informar hora de comida, minutos a partir de los que
se considera haber hecho una hora extraordinaria, minutos máximos que se toleran como
retraso antes de que este genere una alerta, y si se tiene horario nocturno.
Esta es la apariencia del calendario laboral una vez informados los distintos festivos existentes.
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8. Planes de Trabajo.
La ventana de Planes de Trabajo muestra el listado de los planes de trabajo que tenemos
creados en la empresa.
Para crear un nuevo plan de trabajo debemos indicar para qué centro es el plan de trabajo y a
partir de ahí asignarle un horario a cada día, pudiendo hacer esto de manera individual, por
semanas e incluso por mes.
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Esta es la apariencia del Plan de Trabajo una vez creada los horarios.
9. Aplica Planes de Trabajo.
La ventana Aplica Planes de Trabajo muestra el listado de los trabajadores, pudiendo filtrar por
empresa, centro, departamento o empleado directamente y seleccionar a tantos empleados
como queramos para aplicarles un determinado plan de trabajo.
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Una vez seleccionados el o los trabajadores a los que les queremos aplicar el plan,
seleccionamos el mismo del listado y damos aceptar.
10. Eventos Incidencias.
La ventana de Eventos Incidencias nos muestra aquellos eventos o incidencias que tenemos
dadas de alta.
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11. Permisos Vacaciones.
La ventana de Permisos Vacaciones horarios muestra el listado de todos los trabajadores
pudiendo filtrar por empresa, centro, departamento o empleado directamente y seleccionar a
tantos empleados como queramos para aplicarles un permiso determinado.
Una vez realizada la selección de los empleados pulsamos aceptar y accedemos a la pantalla en
la que se puede informar el número de días de permiso y el concepto por el que se concede el
permiso.
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Módulo de Hardware
1. Terminales
La ventana de Terminales nos mostrará todos los terminales dados de alta en la empresa.
.
2. Tarjetas
La ventana de Tarjetas nos mostrará todas las tarjetas dadas de alta en la empresa.
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3. Huellas
La ventana de Huellas nos mostrará todas las huellas dadas de alta en la empresa.
4. Perfiles
La ventana de Perfiles nos mostrará los perfiles existentes en la empresa, los perfiles se asignan
a los empleados para indicarles por cual puerta o terminal pueden fichar.
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Módulo de RRHH
1. Documentos
La ventana de horarios nos muestra el listado de los trabajadores, pudiendo filtrar por empresa,
centro, departamento o empleado directamente.
Seleccionamos un empleado para poder obtener acceso a los documentos que ya tiene en el
sistema y poder añadir un nuevo documento.
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2. Bajas – Excedencias
La ventana de Bajas – Excedencias nos muestra el listado de los trabajadores, pudiendo filtrar
por empresa, centro, departamento o empleado directamente.
Seleccionamos un empleado para poder informar una nueva baja o excedencia.
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3. Mensajería
La ventana de Mensajerías nos muestra todos los mensajes no leídos, pudiendo filtrar por No
Leídos, Leídos o Todos.
4. Justificantes
La ventana de Justificantes nos permite filtrar por Pendientes, Aceptados, Denegados o Todos.
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5. Contactos de Emergencia
La ventana de Contactos de emergencia nos muestra el listado de los trabajadores, pudiendo
filtrar por empresa, centro, departamento o empleado directamente.
Una vez seleccionado un trabajador nos aparecerán aquellas personas que aparecen como
contactos de emergencia.
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6. Nivel de Gestión
La ventana de Nivel de Gestión nos muestra un listado de empelados y cuál es su nivel de
gestión.
7. Solicitudes
La ventana de solicitudes nos muestra las solicitudes pendientes pudiendo filtrar también por
Aceptadas y por denegadas.
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Pulsando sobre el número de solicitud accedemos a la solicitud y nos permite aceptarla o
denegar la solicitud.
8. Asignar Vacaciones
La ventana de Asignar Vacaciones nos muestra el listado de los trabajadores, pudiendo filtrar
por empresa, centro, departamento o empleado directamente.
Seleccionando un empleado navegamos a la pantalla en la que vemos las solicitudes del
empleado y se le pueden asignar las vacaciones.
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9. Carga de Datos
La ventana de Carga de Datos nos muestra la pantalla desde la cual se puede realizar la carga
de datos.
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Portal del Empleado
Entrada al Portal
www.vpcloud.es
El administrador puede tener acceso al portal del empleado desde el
botón de salida:
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1. Mis datos
La ventana Mis Datos permite ver al empleado todos sus datos. No podrá editarlos el
directamente.
2. Fichador Manual
La ventana Fichador Manual, que es una ventana opcional, permite al empleado realizar un
fichaje desde su PC o Smartphone. En este segundo caso se dispondría de geolocalización. Los
fichajes pueden ser de entrada, salida o Incidencias.
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3. Fichajes
La ventana Fichajes permite al empleado ver sus fichajes, pudiendo filtrar entre fechas, última
semana, último mes o año en curso.
Dispone de la opción de imprimir o genera estadísticas como vimos en el portal del
administrador.
4. Vacaciones y Permisos
La ventana de Vacaciones y Permisos permita al empleado realizar una solicitud de vacaciones
que le llegará al responsable de RRHH.
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5. Calendario Laboral
La ventana de Calendario Laboral muestra al empleado su calendario laboral pudiendo ver las
vacaciones que ya tenga aprobadas y los días festivos que no le corresponde trabajar.
6. Documentos
La ventana de Documentos permite al empleado acceder a sus documentos de una manera
rápida. Tenemos los apartados de Nómina, Contratos, Certificados, Modelo 145, partes médicos
y Otros.
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7. Mensajería
La ventana de Mensajería permite redactar un mensaje y enviarlo al responsable de RRHH de
su empresa estableciendo un sistema de mensajería entre empresa y empleado que permite el
seguimiento por parte de ambos del estado de sus comunicaciones.
8. Cambiar Clave
La ventana Cambiar Clave permite modificar la clave de acceso del empleado al portal de
empleado.
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C/ Gamonal, 5 28031- Madrid Tel. : 91 380 60 25
C/ Aranjuez, 509 28805 - Alcalá de Henares
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