DatArSoft: Manual de Usuario

Transcripción

DatArSoft
Manual de Usuario – Módulo de Gestión
Sistema de gestión documental en
aplicativo Web para la UFPS
DatArSoft: Manual de Usuario
CONTROL DE VERSIONES
Versión
Realizado por
Revisado por
Aprobado por
Fecha
Motivo
2.0
Ing. Lumar Alexis
Sánchez
Dra. Adriana
Rodríguez Lizcano
Dra. Adriana
Rodríguez Lizcano
20-05-2016
Actualización del manual
para el módulo de
Gestión DatArSoft
Módulo de Gestión
DatArSoft
Contenido
1. Generalidades .................................................................................................................................. 1
2. Listar Comunicaciones Recibidas y Enviadas ................................................................................. 4
2.1 Gestionar una Comunicación .................................................................................................... 5
2.1.1 DESCARGAR ADJUNTO ................................................................................................ 8
2.1.2 EXPORTAR COMUNICACIÓN ...................................................................................... 8
2.1.3 DELEGAR COMUNICACIÓN ......................................................................................... 9
2.1.4 GENERAR RESPUESTA.................................................................................................. 9
2.1.5 MARCAR SIN TRÁMITE ................................................................................................ 9
2.1.6 MARCAR RECIBIDO FÍSICO ......................................................................................... 9
2.1.7 APROBAR COMUNICACIÓN....................................................................................... 10
2.1.8 NO APROBAR COMUNICACIÓN ................................................................................ 10
2.1.9 MODIFICAR COMUNICACIÓN ................................................................................... 10
2.1.10 BORRAR COMUNICACIÓN ....................................................................................... 11
2.1.11 AGREGAR COMENTARIOS A UNA COMUNICACIÓN ......................................... 11
2.1.12 ENVIAR COPIAS .......................................................................................................... 12
3. Producir Comunicaciones.............................................................................................................. 13
4. Consulta de comunicaciones ......................................................................................................... 19
5. Actualizar Datos ............................................................................................................................ 21
6. Listar mis Usuarios........................................................................................................................ 22
7. Listar Mensajes.............................................................................................................................. 22
DatArSoft
1. Generalidades
DatArSoft es un software para la gestión de comunicaciones de la Universidad Francisco de Paula
Santander, el cual le permite gestionar las comunicaciones oficiales de los administrativos de la
universidad, este software radicará las comunicaciones oficiales y documentos informativos que
llegan a la unidad de gestión y atención documental de la UFPS.
La radicación de estos documentos permitirá su uso, control, almacenaje, recuperación, clasificación,
ordenación, descripción, protección, conservación, difusión y consulta a través de Internet.
Para ingresar al módulo es necesario tener conexión a internet y para tal se recomienda el uso del
explorador Mozilla Firefox 35 o superior.
1. Entrar a la página oficial de la Universidad Francisco de Paula Santander
(http://www.ufps.edu.co). Ir a la sección en línea y a continuación clic en DatArSoft
2. Digitando directamente en la barra de direcciones http://www.ufps.edu.co/datarsoft
Figura 1. Ingresar a la plataforma a través de la página principal de la UFPS
Una vez ingresado esto aparecerá la siguiente interfaz de inicio de sesión:
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DatArSoft
Esta interfaz contiene dos secciones:
-
Sección 01:
Instructivos: permite acceder al manual del sistema DatArSoft
Reglamentación: permite visualizar la sección del Sistema de Gestión Documental en la cual
se publican los actos administrativos y distintos manuales referentes al manejo y disposición
de los archivos, teniendo en cuenta lineamientos decretados por el Archivo General de la
Nación (AGN) y Gobierno Nacional.
-
Sección 02: Formulario de inicio de sesión del aplicativo web.
Para iniciar sesión en el aplicativo web el funcionario debe estar previamente activado en el sistema.
Los datos requeridos para el inicio de sesión son: el código del funcionario administrativo o docente
(pueden omitir ceros a la izquierda -si los tiene- p.e: 00123  123) y la clave proveída por el
administrador del sistema.
Nota: se recomienda realizar cambio de clave periódicamente por seguridad para evitar accesos no
autorizados al mismo. El módulo cuenta con el medio necesario para el cambio de la misma o
contactar con el administrador del sistema personalmente.
La primera interfaz que aparece es la siguiente:
En ella se aprecia un listado de todas las dependencias a las cuales el gestor se encuentra asociado.
El gestor debe seleccionar (dar clic en) la dependencia que desea gestionar.
Una vez el gestor seleccione la dependencia que desea acceder el sistema carga un aviso con
estadística de las comunicaciones vencidas tanto internas como externas así:
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DatArSoft
Si el usuario desea ver cuáles son esas comunicaciones que aparecen vencidas sólo debe dar clic en
el link ver listado como se aprecia en la figura. 1: listado comunicaciones externas vencidas y 2:
listado comunicaciones internas vencidas. Para cerrar la ventana sólo damos clic en el link cerrar
ventana.
Una vez cerrado el mensaje podremos acceder a todas las funcionalidades que provee el sistema
como se muestra a continuación:
La funcionalidad del sistema se divide en 8 secciones así:
A: Muestra las listas de mensajes recibidos y enviados
B: Muestra listado de las comunicaciones por Aprobar y Reprobadas
C: Permite producir una comunicación.
D: Permite consultar una comunicación.
E: Permite realizar cambio de contraseña del usuario.
F: Permite visualizar mis usuarios (personal a cargo con usuario en DatArSoft) y aplicar
configuraciones especiales.
G: Permite Cambiar entre dependencias sin necesidad de cerrar sesión.
H: Permite Listar mensajes con los últimos acontecimientos o novedades sufridas por una
comunicación, si ha llegado una nueva comunicación por gestionar o copia de una comunicación.
I: Estadística que muestra las comunicaciones internas o externas que se encuentran vencidas o sin
vencer. Para acceder al listado sólo damos clic en el link ir… en cada una de las opciones.
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DatArSoft
2. Listar Comunicaciones Recibidas y Enviadas
En la parte superior de la interfaz principal aparece una serie de iconos que permitirá navegar por los
diversos listados de comunicaciones.
Muestra el listado de las comunicaciones (originales y copias) recibidas por el gestor
Muestra el listado de las comunicaciones enviadas por el gestor
A continuación, se muestra una interfaz como la siguiente:
Como se puede apreciar en el recuadro marcado, la información aparece en una lista de tabla la cual
contiene la siguiente información:
- Indicador: Bandera que muestra según las convenciones descritas dentro de la imagen (verde,
amarilla, roja, nulo) si una comunicación se encuentra dentro de los términos para dar respuesta, está
por vencer, se encuentra ya vencida, ya se hizo o no requiere tramite.
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DatArSoft
- Dep-serie-subserie: Muestra de manera rápida el tipo de información a la que pertenece la
comunicación teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental de la dependencia que envía la
comunicación.
- N° Radicado: Consecutivo único de la comunicación de la dependencia la cual envía la información.
- Fecha de Radicación: Fecha y hora en la cual se radicó la comunicación.
- Origen: Define si la comunicación es de origen interno (entre las dependencias de la universidad) o
externo (fue radicado en la Unidad de Gestión Documental por un ente externo).
- Tipo de documento: Muestra si la comunicación es un Memorando, Circular Interna o Carta Externa.
- Estado: Muestra el estado Actual de la comunicación (enviado, leído, Recibido Interno, Tramitado)
- Destinatario: Dependencia(s) a la cual fue enviada la comunicación.
- Remitente: Nombre de la persona que envía la comunicación.
- Dependencia Remitente: Nombre de la dependencia de la cual remite la comunicación (no Aplica
para las comunicaciones externas).
- Asunto: Muestra el asunto contenido en la comunicación.
2.1 Gestionar una Comunicación
Para gestionar una comunicación, primero seleccionamos una comunicación de alguno de los listados
dando clic en el recuadro de la izquierda de la comunicación deseada.
Una vez seleccionada la comunicación de la lista de comunicaciones, el usuario gestor podrá ver los
detalles de la comunicación a través de la opción Ver detalles del menú Opciones, o bien por medio
del icono en la barra de la parte superior de la interfaz en forma de binoculares. Cabe resaltar que
cuando se selecciona una comunicación en el menú aparece el mensaje: “Numero de radicado de la
comunicación seleccionada: xxx” para asegurar al gestor que comunicación fue la seleccionada
finalmente.
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DatArSoft
Aparecerá la siguiente interfaz:
Si en la parte superior aparece el siguiente mensaje
Significa que la persona quien ha enviado la comunicación ya sabe que usted ha leído la
comunicación (sólo cuando se tiene la comunicación original y el origen de la comunicación es
interno).
Esta interfaz consta de una serie de pestañas donde se encuentra la información referente a la
comunicación.
En la pestaña GENERAL aparece la información del Tipo de Comunicación, Origen/Destino, Fecha
de Vencimiento, Número de Radicación y Fecha de Radicación. Otros datos como consecutivos y
año son exclusivos para las circulares.
En la pestaña DATOS aparece la información del Asunto, Texto, Anexos, Transcriptor y Fecha de
Elaboración.
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DatArSoft
En la pestaña ORIGEN aparece la información del Origen de la comunicación. Se muestra la
Dependencia, Cargo, y nombre del Funcionario quien ha enviado la comunicación. Además, se
aprecia la serie y subserie (si la tiene) asociada a la comunicación.
En la pestaña DESTINO aparecen los destinos de la comunicación. En la columna Tipo aparece
Original o Copia, indicando quien tiene la Original.
En la pestaña COMENTARIOS aparecen los comentarios realizados a la comunicación. Se muestra
el número de comentario, la fecha, el nombre del funcionario que lo hizo, y el texto del comentario.
En la pestaña ESTADOS aparece un historial de los estados en los que ha trascendido la
comunicación. Se muestra la fecha y la descripción del Estado.
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DatArSoft
En la parte superior de la vista previa de la comunicación, aparece una serie de íconos que permiten
efectuar acciones sobre la comunicación seleccionada.
2.1.1 DESCARGAR ADJUNTO
Permite descargar el adjunto de una comunicación. Este icono se habilita solo cuando
una comunicación tiene adjuntos. El tipo de archivo que se puede adjuntar es: .pdf, .doc,
.rtf, .xls, .rar o .zip.
2.1.2 EXPORTAR COMUNICACIÓN
Permite exportar una comunicación al formato definido por la entidad, cumplimento
con su imagen corporativa. Este icono se habilita solo para las comunicaciones con
origen interno.
La comunicación exportada es similar a la siguiente:
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DatArSoft
2.1.3 DELEGAR COMUNICACIÓN
Permite delegar una comunicación a otro gestor de la entidad. Este icono se habilita
solo al gestor que es destino original, y si la comunicación está en estado Leído o
Distribución Interna o Recibido Interno.
La interfaz delegar comunicación le permite realizar filtros por dependencia, cargo y gestor, y
seleccionar el gestor destino.
2.1.4 GENERAR RESPUESTA
Permite generar una respuesta a una comunicación. Este icono se habilita solo al gestor
que es destino original, y si la comunicación está en estado Leído o Distribución Interna
o Recibido Interno. Abre el formulario de producir comunicación.
2.1.5 MARCAR SIN TRÁMITE
Permite marcar como tramitado una comunicación. Este icono se habilita solo al gestor
que es destino original, y si la comunicación está en estado Leído o Distribución Interna
o Recibido Interno.
2.1.6 MARCAR RECIBIDO FÍSICO
Permite marcar como Recibido Interno una comunicación. Este icono se habilita solo
al gestor que es destino original.
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2.1.7 APROBAR COMUNICACIÓN
Permite aprobar una comunicación que se encuentra pendiente por radicar. Este icono
se habilita solo al gestor remitente original y si la comunicación está en estado Por
Aprobar.
2.1.8 NO APROBAR COMUNICACIÓN
Permite no aprobar o reprobar una comunicación que se encuentra pendiente por
radicar. Este icono se habilita solo al gestor remitente original y si la comunicación está
en estado Por Aprobar.
2.1.9 MODIFICAR COMUNICACIÓN
Permite modificar una comunicación que se encuentra Reprobado o corregir. Este icono
se habilita al gestor remitente original o un gestor autorizado.
Esta opción abre un formulario con campos editables para asunto, texto y anexos, una vez se
modifique la comunicación la comunicación pasa a estado Enviado, Revisar o Por aprobar
dependiendo del Rol del gestor.
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DatArSoft
2.1.10 BORRAR COMUNICACIÓN
Permite borrar una comunicación que se encuentra Reprobado. Este icono se habilita al
gestor remitente original o un gestor autorizado.
2.1.11 AGREGAR COMENTARIOS A UNA COMUNICACIÓN
Permite agregar comentarios a una comunicación.
Esta funcionalidad se puede realizar una vez se haya seleccionado una comunicación del listado de
comunicaciones o bien cuando se vea los detalles de la comunicación.
Al agregar el comentario, dar clic en el botón Guardar, y aparecerá el siguiente mensaje en la parte
superior de la ventana:
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DatArSoft
2.1.12 ENVIAR COPIAS
Permite enviar copias de una comunicación a varios gestores.
Esta funcionalidad se puede realizar una vez se haya seleccionado una comunicación del listado de
comunicaciones o bien cuando se vea los detalles de la comunicación.
Mostrará un panel en donde despliega a través de una lista las dependencias de la universidad y al
dar clic sobre ella se carga en el apartado izquierdo los funcionarios adscritos a la misma,
permitiendo así seleccionar a través de doble clic u opciones dentro del panel el destino de la copia
desplazándose hacia el apartado derecho. Luego permite agregar un comentario u observación (si es
necesario) a la misma y damos clic en el botón enviar.
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DatArSoft
3. Producir Comunicaciones
En la parte superior de la interfaz principal se encuentra el siguiente icono que permitirá
crear una nueva comunicación:
El sistema muestra un formulario con estilo en cascada con los campos necesarios para crear la
comunicación dependiendo del tipo de documento a crear: Circular Interna o Memorando.
A continuación se muestra las secciones en las que se encuentran distribuido los diferentes campos o
información a ser reflejada en la comunicación:
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1. Datos de Radicado: permite visualizar quién es el transcriptor de la comunicación a realizar, así
como la información de la comunicación origen (fecha radicación, radicado origen, dependencia)
cuando se está dando respuesta a una comunicación a través de la opción generar respuesta
visualizada desde la vista detalles dentro de las listas de recibidos.
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2. Datos del documento: allí debemos seleccionar dependiendo de la Tabla de Retención
Documental de cada una de las dependencias de la universidad; la serie y subserie (si la tiene) a la
cual hace parte la comunicación a producir.
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DatArSoft
3. Destinatario: dando clic en el botón (…) aparecerá un panel en la cual nos mostrará una lista
desplegable de las dependencias adscritas a la universidad y las cuales tienen su Tabla de Retención
Documental creada.
Allí podemos observar que existen dos opciones para la visualización de las dependencias: por lista
desplegable dando clic en la flecha de desplazamiento o en el apartado superior en filtrar por
Facultades, Departamentos, Planes de Estudio, etc…
Una vez seleccionada la dependencia u opción de filtro, aparecerá en el lado izquierdo el personal
adscrito a la(s) dependencia(s) y para seleccionar el destino debemos dar doble clic sobre el gestor o
haciendo uso de los botones: copiar – copiar todos y este automáticamente se mostrará en la parte
derecha del panel indicando que quedó seleccionado el destinatario de la comunicación.
Para eliminar un destino de la comunicación sólo basta con dar doble clic en el gestor ubicado en el
lado derecho del panel o haciendo uso de los botones: borrar – borrar todos y podremos apreciar que
este pasa de nuevo a lado izquierdo indicando que ya no se encuentra seleccionado.
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DatArSoft
Una vez seleccionados los destinos de la comunicación aparecerá el mensaje “Hay seleccionados (x)
destinos para memorandos” en forma de link, y si damos clic sobre él nos mostrará los destinos finales
seleccionados en un panel en forma de popup.
Para cerrar sólo damos clic en salir.
4. Remitente: Permite seleccionar si la comunicación a producir la firma el jefe de la dependencia o
es personal. Una vez seleccionado, aparecerán los datos de la persona correspondiente a la opción en
los campos Nombre y Cargo. Esta sección sólo aplica para personal de apoyo (secretarias, auxiliares)
que no tienen funciones de coordinación o estén a cargo de la dependencia.
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5. Contenido: Sección en la cual el usuario deberá digitar el asunto y texto de la comunicación. El
asunto debe ser acorde a como se estipula en el manual de Gestión Documental creado por la
Universidad (Síntesis del contenido real del documento) y el texto debe ser contenido plano (no está
soportado viñetas, imágenes, tablas ni caracteres especiales).
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6. Copias: Esta sección da la posibilidad de enviar copias de la comunicación que se está realizando
a destinos no directos de la misma (dar por enterado, tener conocimiento, etc…)
Para enviar copia solo debemos dar clic en el botón buscar dentro de la sección. Nos aparecerá un
panel con la interfaz similar a la de enviar destinos contenida en la sección 3 de este capítulo en donde
se podrá hacer la selección de los destinos como copia y agregar una observación a la misma.
7. Vencimiento: Dentro del sistema datarsoft es muy importante este campo, ya que permite mantener
control sobre los tiempos de gestión y respuesta de las comunicaciones emitidas y muestra un
indicador bandera en la bandeja de entrada sobre el estado actual del mismo. Además, sirve para
advertir al usuario cada vez que inicia sesión cuales comunicaciones internas o externas están
vencidas o por vencer en la interfaz principal de la aplicación en forma de estadística y acceso al
listado de las mismas (Sección I página principal).
El tiempo mínimo aceptado en la fecha de vencimiento es un día después de la fecha actual.
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8. Anexos: permite adjuntar un archivo local a nuestra comunicación. Este archivo no debe exceder
los 25 MegaBytes y sólo soporta archivos de tipo pdf, documento de texto, hojas de cálculo,
presentaciones en diapositivas, imágenes y archivos comprimidos (cuando requiera adjuntar más de
un archivo es necesario crear una carpeta comprimida con los mismos.
Para adjuntar un archivo damos clic en el botón adjuntar archivo. Se despliega la interfaz de búsqueda
del archivo:
A continuación seleccionamos el archivo a adjuntar y damos clic en el botón abrir. Si es un archivo
soportado, este aparecerá dentro del recuadro como se muestra en la imagen a continuación con el
número uno.
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A continuación debemos dar clic en el botón cargar archivo como muestra el numeral dos de la
imagen anterior. Si no damos clic en cargar archivo, este no se tendrá en cuenta y no se cargará al
documento debido a que no fue subido correctamente al servidor.
Una vez subido el archivo nos debe aparecer el mensaje “Transferencia realizada” justo debajo del
nombre del archivo. Si les aparece algún error, vuelva a intentarlo, si persiste el error consulte con el
administrador del Sistema.
Por ultimo damos clic en producir. El sistema nos mostrará la siguiente interfaz:
Esta es la vista previa de la comunicación que está creando. Si desea modificar algo, damos clic en
el Botón Modificar, pero si está seguro de la información y desea enviarla damos clic en el Botón
Confirmar, de lo contrario clic en salir y cancelamos el envío.
En este momento, la comunicación o comunicaciones oficiales han sido enviadas digitalmente. Los
destinos internos ya podrán acceder y mirar la comunicación desde su propia sesión.
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4. Consulta de comunicaciones
En la parte superior de la interfaz principal se encuentra el siguiente icono que permitirá
realizar consultas al sistema sobre comunicaciones ubicadas en la bandeja de recibidos
o enviados.
El sistema muestra la siguiente interfaz dividida en varias secciones para consultar así:
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1. Número radicado – número radicado origen: permite consultar una comunicación a través de su
número de radicado ya sea externo (dado en la UGAD) o interno (producido por otra o la misma
dependencia). Para búsquedas en el campo radicado origen realiza búsquedas de comunicaciones
respondidas cuyo radicado origen (numero radicado interno de la dependencia que produjo la
comunicación inicial) coincida con el criterio. Si los campos están vacíos, el sistema no tiene en
cuenta durante la búsqueda.
2. Fecha de radicación: permite realizar consulta por la fecha en que fue radicado un documento.
Esta búsqueda se hace a través de rango de fecha, por eso se debe colocar una fecha de inicio y final
de lo contrario el sistema busca desde el origen de los tiempos hasta el día actual. Si los campos están
vacíos, el sistema no tiene en cuenta durante la búsqueda.
3. Fecha de elaboración: permite realizar consulta por la fecha en que fue creado un documento. Esta
búsqueda se hace a través de rango de fecha, por eso se debe colocar una fecha de inicio y final de lo
contrario el sistema busca desde el origen de los tiempos hasta el día actual. Si los campos están
vacíos, el sistema no tiene en cuenta durante la búsqueda.
4. Buscar por persona externa: aplica sólo para personal autorizado o jefes y coordinadores de
dependencia. Permite buscar una comunicación a través de los datos de una persona externa, empresa
o cargo desempeñado y que haya radicado comunicación en la UGAD. Si los campos están vacíos,
el sistema no tiene en cuenta durante la búsqueda.
5. Buscar en: aplica sólo para personal autorizado o jefes y coordinadores de dependencia. Permite
realizar filtro en cuanto a la bandeja a consultar (recibidos o enviados). Además, se puede restringir
la consulta a una dependencia específica dando clic sobre la barra llamada “realizar filtro por
dependencia” y seleccionando la dependencia dentro del menú o lista desplegable.
6. Permite hacer búsqueda a través de varios filtros representados en campos como lo son:
- tipo documental: permite filtrar el resultado a comunicaciones específicas según su tipo documental
(memorando, carta, circular interna).
- Serie documental: permite filtrar el resultado a comunicaciones con una serie documental específica.
- Estado: permite filtrar el resultado a comunicaciones que compartan un mismo estado (enviado,
leído, recibido interno, tramitado, etc…).
- Asunto: filtra resultado a comunicaciones que contengan palabras claves descritas en el campo
asunto.
- Texto: filtra resultado a comunicaciones que contengan palabras claves descritas en el campo texto.
Por último damos clic en el botón consultar para realizar la consulta, limpiar para hacer reset a los
valores del formulario o salir para cancelar y regresar a la página principal.
Nota: no es requerido llenar todos los valores para realizar la consulta. Usted es libre de buscar por
la sección que más le facilite o necesite e inclusive combinar las secciones para hacer una búsqueda
más restringida.
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DatArSoft
5. Actualizar Datos
Permite actualizar datos tales como email y realizar cambio de contraseña de inicio de sesión en el
aplicativo.
En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Actualizar Datos en forma
de casa.
La interfaz de Actualizar Datos es la siguiente:
Luego de modificar los datos requeridos, dar clic en el botón actualizar aparece el siguiente letrero
indicando que el proceso se realizó efectivamente
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DatArSoft
6. Listar mis Usuarios
Permite listar los usuarios a cargo del Jefe o coordinador de la dependencia y autorizar para que estos
puedan ver y gestionar las comunicaciones allegadas a él.
En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Mis Usuarios.
La interfaz de Mis Usuarios es la siguiente:
Para autorizar a un personal de apoyo damos clic en el cuadro de selección ubicado en frente de la
persona que se desea subir el nivel de acceso y luego clic en el botón guardar.
7. Listar Mensajes
Permite listar los últimos acontecimientos (mensajes) sucedidos en el sistema de las diferentes
comunicaciones emitidas o recibidas.
En la parte superior de la interfaz principal aparece el icono Mis Usuarios.
La interfaz de Listar Mis Mensajes es la siguiente:
Para visualizar la notificación referenciada en el mensaje damos clic en el icono con forma de
binoculares y para eliminar la notificación del mensaje damos clic en el icono en forma de papelera
de reciclaje. Nota: al eliminar el mensaje no afecta la comunicación original, esta seguirá apareciendo
dentro de las listas de comunicaciones recibidas o enviadas según sea el caso.
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