GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE

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 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2011 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE Código: EC‐G01 DOCUMENTOS CONPES Página 2 de 81 Versión: 3 CONTENIDO 1. QUÉ ES LA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES ..................... 4 1.1. OBJETIVO ............................................................................................................................................... 4 1.2. ALCANCE ................................................................................................................................................ 4 1.3. SOBRE LA METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 5 1.4. REFERENCIAS ......................................................................................................................................... 6 1.4.1. REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................................................................... 6 1.4.2. REFERENCIAS TÉCNICAS ................................................................................................................ 7 1.5. DEFINICIONES BÁSICAS .......................................................................................................................... 8 2. EL PAPEL DE LOS DOCUMENTOS CONPES EN EL DISEÑO DE LA POLÍTICA PÚBLICA ........................... 11 2.1. EL CONSEJO NACIONAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL.............................................................. 11 2.2. LOS DOCUMENTOS CONPES ................................................................................................................ 12 2.3. CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO CONPES .................................................. 13 3. Proceso DE ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................. 14 3.1. VIABILIZACIÓN DE LOS TEMAS QUE DEBEN SER DISCUTIDOS EN EL CONPES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS (Actividades 1‐2) ............................................................................................. 14 3.2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (Actividades 3‐6) ........................................................................... 25 PROCESO DE DISCUSIÓN Y ELABORACIÓN DE CONSENSOS ........................................................................ 26 3.3. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y SU PUBLICACIÓN (actividades 7 a 11) ......................................... 51 ANEXO 1. Guía para la redacción de problemas y objetivos ....................................................................... 65 ANEXO 2. Ejemplo matriz de Vester ............................................................................................................ 68 ANEXO 3. Esquema de CONCERTACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO ................................ 71 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE Código: EC‐G01 DOCUMENTOS CONPES Página 3 de 81 Versión: 3 CONTENIDO DE FIGURAS Figura 1. Formato F‐SDG‐02: Formato de programación para elaboración de Documento Conpes. ......... 17 Figura 2. Identificación de involucrados ..................................................................................................... 21 Figura 3. Matriz de involucrados ................................................................................................................. 22 Figura 4. Esquema del árbol de Problemas ................................................................................................. 28 Figura 5. Árbol de problemas ...................................................................................................................... 30 Figura 6. Árbol de Objetivos ........................................................................................................................ 35 Figura 7. Formato F‐SDG‐03: Matriz de Plan de Acción .............................................................................. 39 Figura 8. Matriz de Plan de Acción en el Documento Conpes .................................................................... 45 Figura 9. Portada Plantilla de Documento Conpes ...................................................................................... 49 Figura 10. Hoja Introductoria del Documento Conpes F‐SDG‐06. .............................................................. 56 Figura 11. Portada Documento Conpes. ..................................................................................................... 63 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE Código: EC‐G01 DOCUMENTOS CONPES Página 4 de 81 Versión: 3 1. QUÉ ES LA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES Este documento presenta las directrices básicas para la elaboración de documentos Conpes. A través del mismo se desarrollan los siguientes aspectos: a) Se establecen los criterios que deben tenerse en cuenta para determinar si el Conpes es la herramienta adecuada para el tratamiento de la problemática planteada b) Se explica la metodología para desarrollar los Documentos Conpes. c) Se describen las actividades necesarias para dar trámite a la programación, elaboración, validación y aprobación de los Documentos Conpes. 1.1.
OBJETIVO El objetivo de esta guía es establecer el estándar para la elaboración de Documentos Conpes que contengan lineamientos precisos y cuyas recomendaciones sean concretas, de tal manera que se facilite su monitoreo. Se espera que los documentos elaborados con base en esta guía presenten lineamientos estructurados técnicamente, que permitan definir acciones claras para el cumplimiento de los objetivos establecidos, teniendo en cuenta restricciones institucionales, técnicas, jurídicas y financieras. El resultado final esperado es contar con recomendaciones precisas con metas explicitas, con plazos de tiempo determinados y con responsables definidos para su ejecución, de tal manera que puedan ser monitoreadas para garantizar su cumplimiento. 1.2.
ALCANCE La Guía metodológica para la elaboración de Documentos Conpes está orientada principalmente a los funcionarios y contratistas del DNP responsables en el proceso de elaboración de documentos Conpes. Sin embargo, funcionarios de otras entidades pueden consultarla para conocer el proceso, cuáles son los criterios para aceptar una iniciativa y cuál es el papel de las entidades en la elaboración de documentos. La ciudadanía en general también puede consultarla para conocer el Conpes y su funcionamiento. La presente Guía proporciona las orientaciones metodológicas para ser tenidas en cuenta desde el momento en que surja la iniciativa de elaboración de un Documento Conpes y cuya aceptación es ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE Código: EC‐G01 DOCUMENTOS CONPES Página 5 de 81 Versión: 3 decisión del DNP de acuerdo con los criterios establecidos para ello. El enfoque principalmente se hace a la elaboración de documentos de la categoría política sectorial y regional, en cuanto establece una metodología para el estudio del tema propuesto, su desarrollo y el establecimiento de acciones para su solución. Sin embargo, esta guía también es de utilidad para quienes elaboran Documentos Conpes de otras categorías (Ver sección de Definiciones Básicas), en cuanto aquí se presentan las actividades que por requisito deben surtirse para la aprobación de un Documento Conpes. El proceso de elaboración de Documentos Conpes se compone de 11 actividades las cuales dependiendo de las condiciones de desarrollo del documento, podrán ejecutarse de manera no secuencial, y cuya realización depende de si se trata de Documentos Conpes de política sectorial y regional o de las demás categorías en que se clasifican los documentos1. Dichas actividades pueden clasificarse en 3 fases: i.
Solicitud y Viabilidad: Actividades 1 y 2, formado por el conjunto de acciones previas a la elaboración del Documento, que corresponden a: definir el tema teniendo en cuenta los criterios del Conpes, solicitar elaboración, solicitar autorización y viabilizar la solicitud. ii.
Desarrollo: Desde la actividad 3 hasta la 6 constituye la elaboración del documento. En este grupo de actividades se recopila información y se define la problemática, se establecen los objetivos, se define y valida el plan de acción, y se redacta el borrador de Documento. iii.
Aprobación y publicación: Desde la actividad 7 hasta la 11 se surten las actividades necesarias para la aprobación y publicación del documento, entre ellas las presentaciones en Pre‐Conpes y Conpes. Todo el proceso culmina con la publicación del documento en el portal Web del DNP, y con el montaje de la información del documento en el módulo de Documentos Conpes Aprobados del Aplicativo Web SISCONPES. 1.3.
SOBRE LA METODOLOGÍA En el proceso de elaboración y seguimiento de políticas públicas es útil contar con una estructura metodológica que organice el trabajo de los diferentes agentes e instancias involucradas. Para efectos de la elaboración y seguimiento de Documentos Conpes se utilizan herramientas de la Metodología de Marco Lógico (MML) –empleada principalmente para la formulación de programas y proyectos. 1
Véanse las definiciones de Documentos Conpes en las páginas 7 y 8. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE Código: EC‐G01 DOCUMENTOS CONPES Página 6 de 81 Versión: 3 Esta metodología parte con la verificación de si el tema cumple con los requisitos establecidos para ser desarrollada a través de un documento Conpes. Posteriormente, dado que el documento es una propuesta concertada que establecerá compromisos que serán monitoreados para su cumplimiento, se debe establecer claramente el equipo de trabajo en la elaboración del documento, así como otros involucrados que tendrán responsabilidades en la ejecución de la política propuesta y otros afectados por las decisiones tomadas en estos documentos. El paso siguiente es el análisis del tema a tratar y su solución, que inicia con la correcta delimitación del problema, sus causas y sus efectos. A partir de esta información se inicia el análisis de las herramientas existentes y las restricciones presentes para el establecimiento de los objetivos del documento, las estrategias y las acciones concretas que serán sometidas a aprobación del Conpes. Finalmente, se establecen los indicadores que medirán la ejecución de las acciones propuestas y que permitirán el control del avance de los compromisos establecidos en el documento a través del tiempo. 1.4.
REFERENCIAS 1.4.1. REFERENCIAS NORMATIVAS -
Decreto 627 de 1974: Por el cual se reestructura el Consejo Nacional de Política Económica y Social y el Departamento Nacional de Planeación. -
Decreto 2132 de 1992: Por el cual se reestructuran y fusionan dependencias de la administración pública nacional. -
Ley 152 de 1994: por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo. -
Decreto 2500 de 2005: Por el cual se modifica el artículo 3 del decreto 627 de 1974. -
Decreto 2148 de 2009: por medio del cual se modifican los decretos 2132 de 1992 y 627 de 1974. -
Decreto 3517 de 2009: por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de Planeación. -
Decreto 4487 de 2009: reglamenta las sesiones no presenciales del Conpes. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE Código: EC‐G01 DOCUMENTOS CONPES Página 7 de 81 Versión: 3 1.4.2. REFERENCIAS TÉCNICAS 
BID (2004). Curso de marco lógico para el diseño de proyectos. Recuperado el 28 de septiembre de 2007 del sitio web: www.iadb.org 
Comisión Económica para América Latina y el Caribe (2005). Instituto Latinoamericano y del Caribe de Planificación Económica y Social. Boletín del Instituto No. 15: Metodología del Marco Lógico. Santiago de Chile, Chile: ILPES‐CEPAL. 
Departamento Nacional de Planeación (2002). Régimen Jurídico CONPES. (1.a ed.). Bogotá D.C., Colombia: Legis. 
Departamento Nacional de Planeación (2002). Régimen Jurídico del Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) y Compilación de los Documentos Conpes Periodo 1998‐2002. Documento Conpes 3196. Bogotá D.C., Colombia: DNP. 
Departamento Nacional de Planeación (2009). Guía Metodológica para la formulación de Indicadores. Bogotá D.C, Colombia. 
Dinámica simplificada de la construcción de árboles y del cuadro lógico (2008). Recuperado el 13 de mayo de 2009 del sitio web: http://ec.europa.eu/europeaid/9‐may‐
initiative/documents/2008/material _problems_tree_es.pdf. 
Ministerio de Hacienda y Crédito Público (s.f.). Fundamento conceptual y normativo del Marco de Gasto de Mediano Plazo. Bogotá D.C., Colombia: DNP. 
Ortegón, Édgar, Pacheco, Juan y Prieto, Adriana (2005). Metodología de marco lógico para planificación, el seguimiento y la evaluación de programas y proyectos. Santiago de Chile, Chile: ILPES‐CEPAL. 
Sinergia (2003) Guía para Elaboración de Indicadores. Bogotá D.C., Colombia: DNP. 
World Bank (1996). Performance Monitoring Indicators. A Handbook for Task Managers. Operations Policy Department. Washington D.C., USA: WB. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE Código: EC‐G01 DOCUMENTOS CONPES Página 8 de 81 Versión: 3 1.5.
DEFINICIONES BÁSICAS Aplicación Web SISCONPES: herramienta de SISCONPES que almacena información sobre los Documentos Conpes. Se compone de un módulo de documentos programados (de acceso restringido), un módulo de documentos aprobados y un módulo de documentos en seguimiento, que brinda información actualizada de manera periódica para el monitoreo de los mismos. Árboles de Problemas y Objetivos: representación gráfica que permite identificar de manera esquemática un problema central con sus respectivas causas y efectos de una situación identificada como no deseada. El árbol de objetivos es un gráfico a través del cual se identifican los objetivos de la política para tratar el problema considerado, teniendo en cuenta la capacidad institucional para solucionarlo. Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES): organismo técnico asesor del ejecutivo y máxima autoridad nacional de planeación. Coordina y orienta a los organismos encargados de la dirección económica y social del Gobierno para definir las líneas de política en las diferentes áreas de intervención del Estado. Coordinador del documento Conpes: es la persona responsable en el DNP de coordinar todas las actividades necesarias para la elaboración de un documento Conpes. Esta persona puede ser el director técnico o jefe de dependencia, o la persona que éste delegue. Departamento Nacional de Planeación (DNP): Departamento Administrativo que pertenece a la Rama Ejecutiva del poder público y depende directamente de la Presidencia de la República. Es una entidad técnica que impulsa la implantación de una visión estratégica en los campos social, económico y ambiental, a través del diseño, la orientación y evaluación de las políticas públicas, el manejo y asignación de la inversión pública y la concreción de las mismas en planes, programas y proyectos del Gobierno. En su función como Secretaría del Conpes, coordina y presenta los documentos que se discutirán y aprobarán en el CONPES, convirtiéndose en el instrumento técnico de apoyo y coordinación en la formulación de las políticas. Diagnóstico de involucrados: caracterización de las diferentes instancias que participarán dentro del proceso de elaboración de un Documento Conpes. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE Código: EC‐G01 DOCUMENTOS CONPES Página 9 de 81 Versión: 3 Documentos Conpes: documento técnico presentado y elaborado por el DNP en coordinación con el ministerio y/o las entidades públicas encargadas de ejecutar los programas en el área bajo discusión2. Documentos Conpes sobre política macroeconómica, fiscal y financiera: son documentos que dan lineamientos generales de política macroeconómica, fiscal y financiera a todo el Gobierno. Corresponden a esta categoría la meta de superávit primario y el Plan Operativo Anual de Inversiones, entre otros. Documentos Conpes sobre política sectorial y regional: son documentos que establecen lineamientos generales de política y, así mismo, los que formulan programas y proyectos que responden a una situación problemática identificada por uno o varios sectores administrativos, en el ámbito nacional o regional. Documentos Conpes sobre concepto favorable‐crédito y garantía de la nación: son documentos Conpes mediante los cuales se someten a aprobación del Conpes operaciones de crédito público externo o el otorgamiento de garantía de la Nación, según la normatividad vigente. Documentos Conpes sobre concepto favorable‐importancia estratégica: documentos que declaran un determinado proyecto de inversión de importancia estratégica, dadas sus características y el impacto de éste en el desarrollo del país. Esta declaración implica en el aspecto presupuestal que se concede un aval para el compromiso de vigencias futuras que trascienden el periodo de gobierno en curso. Documentos Conpes sobre concepto favorable‐ prórroga de concesiones: por orden de Ley someten a aprobación del Conpes prórrogas o adiciones a contratos de concesión de obra pública nacional. Documentos Conpes sobre distribución de recursos: documentos que dan lineamientos e imparten instrucciones para la distribución de recursos del Estado, tales como excedentes financieros para las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, distribución de utilidades para las Empresas de Economía Mixta y distribución de recursos del Sistema General de Participaciones. Otros Documentos de Norma: son documentos que deben ser aprobados por el Consejo Nacional de Política Económica y Social‐Conpes según disposiciones legales vigentes sobre la materia de la cual se ocupe, y que por su especificidad no pueden ser clasificados en las demás categorías, anteriormente mencionadas. 2
Departamento Nacional de Planeación (2002) Documento Conpes 3196: Régimen Jurídico del Consejo Nacional de Política Económica y Social ‐
Conpes‐ y Compilación de los Documentos Conpes Periodo 1998 ‐ 2002 . Bogotá, Colombia. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Documentos Conpes Virtuales: Documentos que se aprueban en sesiones no presenciales del Conpes y Conpes Social según lo dispuesto en el decreto 4487 de 2009. Involucrado: es toda entidad que tiene a cargo el diseño y la toma decisiones, las personas o comunidades que se ven afectadas por la ejecución de la política y/o los expertos en el tema. Participantes: instituciones del nivel central que intervienen en la formulación de la política que plantea el Documento Conpes. Estas son las instituciones que deben aparecer en la carátula del Documento. Plan de acción: Conjunto de acciones concretas formuladas para lograr un avance en los objetivos específicos y/o en el objetivo general. Plan Nacional de Desarrollo: documento que contiene la propuesta del Gobierno a ejecutar durante el periodo presidencial. Su elaboración la lidera y coordina el Departamento Nacional de Planeación. Políticas: lineamientos o criterios que sirven para orientar una acción o decisión del gobierno. Una política no necesariamente está delimitada en términos de tiempo, cronograma o presupuesto (Sinergia, 2003). Proceso de Elaboración de Documentos Conpes: conjunto de actividades que deben seguirse en el Departamento Nacional de Planeación para elaborar un Documento Conpes. Proceso de Seguimiento a Documentos Conpes: conjunto de actividades que deben seguir los respectivos responsables del Departamento Nacional de Planeación para realizar el seguimiento a los Documentos Conpes. Programa: grupo organizado y variado de actividades dirigidas hacia el logro de objetivos específicos; dentro de su estructura se pueden incluir varios proyectos y procesos. Un programa está delimitado en tiempo, cronograma y presupuesto (Sinergia, 2003). Proyecto: intervención singular dirigida al logro de objetivos puntuales dentro de un período determinado y con un presupuesto específico (Sinergia, 2003). Recomendación: acción concreta considerada prioritaria y/o fundamental para el logro de los objetivos planteados en el Documento, la cual se someterá a aprobación explícita por parte del Conpes y a la que se le hará seguimiento a través de la Aplicación Web SISCONPES. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes (SISCONPES): es el conjunto de procesos metodologías y herramientas definidos en el Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Nacional de Planeación para asesorar la elaboración de Documentos Conpes y efectuar el monitoreo de los compromisos consignados en ellos. 2. EL PAPEL DE LOS DOCUMENTOS CONPES EN EL DISEÑO DE LA POLÍTICA PÚBLICA El desarrollo de políticas públicas de un país requiere en muchas ocasiones de dos componentes esenciales: una planeación organizada, y la acción coordinada de diferentes agentes del gobierno. Para el desarrollo de estos componentes el gobierno colombiano ha creado una instancia de alto nivel para la planeación y la concertación de políticas públicas, denominado el Consejo Nacional de Política Económica y Social – CONPES. 2.1.
EL CONSEJO NACIONAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL El Consejo Nacional de Política Económica y Social — CONPES — fue creado por la Ley 19 de 1958. Ésta es la máxima autoridad nacional de planeación y se desempeña como organismo asesor del Gobierno en todos los aspectos relacionados con el desarrollo económico y social del país. Para lograrlo, coordina y orienta a los organismos encargados de la dirección económica y social en el Gobierno, a través del estudio y aprobación de documentos (llamados Documentos Conpes) sobre el desarrollo de políticas generales que son presentados en sesión. De acuerdo con los temas que se tratan en el Consejo, el Conpes puede ser denominado Económico o Social. El CONPES actúa bajo la dirección del Presidente de la Republica y lo componen, con derecho a voz y voto, los ministros del Gabinete, el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia, el Director del DNP, así como el Director del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación. El Departamento Nacional de Planeación desempeña las funciones de Secretaría Ejecutiva del Conpes y Conpes Social, y por lo tanto es la entidad encargada de coordinar y presentar todos los documentos para discutir en sesión. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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2.2.
LOS DOCUMENTOS CONPES Los Documentos Conpes constituyen una herramienta importante para la formulación e implementación de la política pública en Colombia. Por una parte, son el resultado de un trabajo entre diferentes instituciones del Gobierno, integrando diversos sectores para profundizar en el análisis de las problemáticas desde varios puntos de vista; y, por otra, concreta las diferentes líneas de acción –
programas, políticas y proyectos – con los cuales se buscará lograr los objetivos de Gobierno. El documento Conpes como herramienta para establecer una problemática, analizarla y así proponer soluciones de política, permite diseñar políticas públicas eficientes y eficaces, que definen responsabilidades y permiten hacer un seguimiento preciso a las acciones, contribuyendo así al logro de los objetivos planteados y a la identificación de dificultades para su cumplimiento. Los documentos Conpes desarrollan temas de diferente índole, y su función puede variar de acuerdo con qué motiva su elaboración. En consecuencia, los documentos se clasifican en las siguientes cinco categorías (consulte las definiciones de cada una de estas categorías en la sección Definiciones básicas): 1. Política económica, fiscal y financiera: en esta categoría se incluyen los documentos Conpes de Superávit fiscal, Plan Operativo Anual de Inversiones, Marco de Gasto de Mediano Plazo, entre otros. 2. Política sectorial y regional: incluye todos los documentos que dan instrucciones para la implementación de políticas, aplicado a uno o varios sectores y con alcance nacional o regional. 3. Concepto favorable: en esta categoría se encuentran los siguientes tipos de documentos. a)
Endeudamiento externo y garantías de la Nación b)
Importancia estratégica c)
Prórroga de concesiones 4. Distribución de recursos: incluye los documentos de distribución de excedentes de las entidades Industriales y Comerciales del Estado, y de destinación de utilidades de las sociedades de economía mixta, entre otros. 5. Otros documentos de norma: incluye los documentos de asunción de competencias y avalúos catastrales, entre otros. Las categorías 1, 3, 4 y 5 tienen su origen principalmente en normas que establecen la necesidad de aprobación por parte del Conpes. Los de la categoría 2, Política sectorial y regional, son motivados ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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principalmente por la necesidad de generar acciones coordinadas para resolver una problemática y para éstos es que está enfocada la metodología de la presente guía. 2.3.
CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO CONPES La totalidad de las iniciativas que se presentan al DNP deben surtir un proceso de evaluación cuidadosa, dirigido a establecer si el Conpes es la instancia indicada para dar solución a la problemática identificada. Entre los criterios que permiten determinar si una iniciativa debe ser presentada para aprobación del Consejo se encuentran los siguientes. 
El tema está enmarcado en el PND. El Plan Nacional de Desarrollo es el marco principal de política del gobierno y los documentos Conpes la herramienta a través de la cual sus lineamientos son desarrollados. 
Es un tema de planeación a nivel nacional con horizonte de largo plazo. El documento Conpes desarrolla las políticas públicas a nivel nacional con una orientación a la planeación de largo plazo. Sus decisiones afectan a múltiples actores, regiones y sectores, y pueden trascender uno o varios periodos de gobierno. 
Es un tema de política regional con alcance nacional. Las iniciativas de orden regional (no de entidades individuales) que sean de interés nacional pueden ser objeto de un documento Conpes. Sin embargo, éstas deben tener un carácter estratégico y multisectorial teniendo en cuenta las particularidades de la región pero también su interacción con el resto del país como motor de desarrollo. El Conpes no es instancia para la discusión de temas particulares de los entes territoriales, que hacen parte de sus competencias y cuyas acciones hacen parte de la autonomía de las autoridades regionales y locales. 
El tema exige coordinación de carácter transversal para el gobierno ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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El Conpes es una instancia de alto nivel de discusión y toma de decisiones. El documento es un canal de coordinación interinstitucional a nivel nacional para la toma de acciones conjuntas que permitan darle solución a una problemática. 
El tema es requerido por Norma. El objeto de un documento puede estar definido mediante alguna norma vigente, por lo cual el criterio relevante en este caso es que estén sujetos a un propósito particular en los términos señalados por la ley y que dentro de su contenido aclaren y sustenten la manera como se llevará a cabo cada una de las acciones planteadas. 3. PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS El proceso de elaboración de un documento CONPES se define en tres etapas: i) la viabilización del tema a presentar a consideración del Consejo de Política Económica y Social, que va abarca las actividades 1 y 2 ii) el desarrollo del documento, que considera las actividades 3 a 6, y iii) su aprobación ante el Consejo y posterior publicación, la cual surte las actividades 7 a 11. Cada una de estas grandes etapas se desarrolla a través de 11 actividades que se presentan a continuación y que explican los procedimientos que se deben surtir para cumplir a cabalidad con todos los requisitos para la aprobación del documento. 3.1.
VIABILIZACIÓN DE LOS TEMAS QUE DEBEN SER DISCUTIDOS EN EL CONPES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS (ACTIVIDADES 1‐2) Como se mencionó en el capítulo 2 el proceso de elaboración de documentos CONPES, implica la utilización de recursos humanos de varias entidades públicas dedicando gran parte del tiempo al proceso de elaboración del documento así como de la disposición de ministros y autoridades de alto nivel en la discusión y aprobación del mismo, de esta manera la viabilización de un Documento Conpes parte de la ratificación que el tema en cuestión es fundamental para el desarrollo de la política y que el Consejo Nacional de Política Económica es la instancia más adecuada para su debate. La viabilización del documento adicionalmente debe mantener en consideración que un Documento CONPES será un instrumento determinante en el desarrollo de la política. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Por estas razones el proceso de viabilización está encaminado a comprometer a los responsables de los temas en su elaboración. En el proceso de viabilización se llevan a cabo dos actividades, la solicitud de autorización de elaboración y la viabilización de esta solicitud. Actividad 1: Solicitar autorización El DNP es la única institución competente para presentar los Documentos Conpes al Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) por lo cual tiene la potestad de coordinar y apoyar su elaboración. Cualquier iniciativa que se presente al DNP por parte de una entidad externa debe llegar a las direcciones técnicas o dependencias –oficinas y grupos – como una propuesta preliminar para ponerla en consideración3. Es importante señalar que estas propuestas incluyan una justificación amplia de modo que la dirección técnica del DNP pueda tomar una decisión con respecto a su elaboración, acorde con los criterios mencionados anteriormente sobre qué es un documento Conpes. La dirección técnica o dependencia valora la información correspondiente de acuerdo con su criterio técnico para utilizarla como insumo dentro del proceso de construcción del Documento una vez se apruebe formalmente su realización. Los únicos canales para presentar las iniciativas de Documentos Conpes son las cabezas de los sectores administrativos del orden nacional4. Para el caso particular, las iniciativas propias de las entidades adscritas o vinculadas a ellos se tramitan dentro de esos sectores por ser su único canal de presentación. En el manejo interno de los sectores compete a los ministros, viceministros, directores de departamento administrativo y jefes de dependencia presentar iniciativas en coordinación con las Oficinas de Planeación de estas entidades, al director técnico o jefe de dependencia respectivo del DNP, el cual evalúa técnica, presupuestal y jurídicamente la pertinencia de que la iniciativa se materialice en un documento Conpes. 3
En el caso del Documento Conpes por Norma: Asunción Temporal de Competencias que se presenta al CONPES SOCIAL de acuerdo con el Decreto Ley 028 de 2008, el DNP recibe la totalidad del documento elaborado. Éstos están compuestos por los Ministerios: Interior y de Justicia, Relaciones Exteriores, Hacienda y Crédito Público, Defensa Nacional, Agricultura y Desarrollo Rural, Protección Social, Minas y Energía, Comercio, Industria y Turismo, Educación Nacional, Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, Comunicaciones, Transporte y Cultura; y los Departamentos Administrativos: Departamento Nacional de Planeación, Departamento Administrativo de Seguridad, Departamento Administrativo de la Función Pública, Departamento Administrativo Nacional de Estadística, Departamento Administrativo Nacional de Economía Solidaria, Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación. 4
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Las iniciativas se presentan mediante una comunicación formal e incluyen un documento en el cual se describe de manera detallada: -
La justificación para la elaboración del Documento Conpes -
Los antecedentes jurídicos y de política pública -
Estructura que tendrá el documento Con el fin de centralizar la información sobre las iniciativas externas e internas que se presentan y lograr el compromiso institucional con respecto a su desarrollo, antes de iniciar la elaboración del Documento Conpes se debe contar con la aprobación de la Dirección General y Subdirección del DNP a través del Formato de programación para elaboración de Documento Conpes. F‐SDG‐02. El proceso interno para la formulación de un Documento Conpes empieza cuando un director técnico o jefe de dependencia del DNP –por solicitud externa o interna, por iniciativa propia o por disposición normativa, solicita al Subdirector y Director General la autorización para elaborar un Documento Conpes. Todos los documentos de las categorías mencionadas anteriormente requieren la presentación formal al Subdirector y Director General del DNP del Formato de programación para elaboración de Documentos Conpes F‐SDG‐02 para su aprobación y posterior programación en la Aplicación Web SISCONPES. El formato es enviado por el director técnico o jefe de dependencia a través del correo: [email protected] ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Figura 1. Formato F‐SDG‐02: Formato de programación para elaboración de Documento Conpes. FORMATO DE PROGRAMACIÓN PARA
ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO CONPES
DD/MM/AAAA
1. Responsable
Dependencia Responsable
Jefe de dependencia
Nombre
Cargo
Coordinador del documento
2. Título Preliminar:
3. Justificación
Escriba la justificación del documento en un máximo de 100 palabras
4. Relación con el Plan Nacional de Desarrollo
Escriba la relación del documento con el Plan Nacional de Desarrollo en un máximo de 100 palabras.
5. Cronograma
Actividad
Trim estre
Ene-00
-
Mar-00
Abr-00
-
Jun-00 Jul-00
-
Sep-00 Oct-00
-
Dic-00
Realizar el diagnóstico de la
situación problemática
Definir el plan de acción
Redactar la totalidad del Borrador
del Documento Conpes
Revisar el contenido técnico,
presupuestal y jurídico del
documento
Presentar el Documento en PreCONPES
Mes estimado de presentación al CONPES
6. Categoría del documento
Seleccione aquí la categoría del documento
Visto Bueno Subdirector General
Visto Bueno Director General
Fuente: Subdirección General‐DNP En atención a las políticas del Sistema de Gestión de Calidad del DNP, el formato F‐SDG‐02 Formato de programación para elaboración de Documento Conpes puede ser tomado de la fuente de información de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y/o de la Aplicación Web SISCONPES. El objetivo de este formato es que el responsable de la elaboración del Documento Conpes determine oportunamente por qué es necesaria la elaboración del documento y su relación con las políticas rectoras del gobierno; que determine un cronograma general que permita la programación de tiempos de elaboración y aprobación del documento; que defina el equipo de trabajo y otros involucrados en la elaboración; y que con esta información la alta dirección del DNP verifique la pertinencia de la iniciativa y esté al tanto de los documentos que serán elaborados. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Para diligenciar este formato a partir de la información recolectada y generada hasta este punto del proceso, tenga en cuenta las siguientes explicaciones: 
Fecha: llene este espacio con la información de la fecha en la cual es presentado el formato. Recuerde diligenciarlo según el esquema DD/MM/AAAA. 
Dependencia responsable: escriba completo sin reducción de sigla el nombre de la Dirección Técnica o Dependencia responsable de la elaboración del Documento Conpes. 
Jefe de dependencia: llene este espacio con los nombres y apellidos completos del jefe de dependencia solicitante. 
Coordinador del documento: llene este espacio con los nombres y apellidos del coordinador del Documento Conpes. El coordinador del documento es la persona responsable en el DNP de coordinar todas las actividades necesarias para la elaboración de un documento Conpes. Esta persona puede ser el director técnico o jefe de dependencia, o la persona que éste delegue. El coordinador del Documento Conpes, ya sea funcionario o contratista del DNP, debe cumplir con las siguientes funciones y/o actividades: 
Coordinar el grupo de trabajo con el cual de manera conjunta se va a realizar el documento. 
Liderar la totalidad de las actividades de este proceso dentro de los tiempos establecidos. 
Moderar, dirigir y negociar las discusiones al interior del grupo de trabajo y con los involucrados. 
Título preliminar: escriba el título con el cual puede ser identificado el Documento durante el periodo de elaboración. 
Justificación: describa de manera clara y concreta las razones que motivan la elaboración del Documento Conpes. Este campo exige tener en cuenta la pertinencia del tema para ser llevado a la instancia del Consejo Nacional de Política Económica y Social (tener en cuenta los criterios para la identificación de un documento Conpes). En caso de que una iniciativa para la elaboración de un documento Conpes no esté relacionada con el Plan Nacional de Desarrollo, la justificación cobra importancia adicional en el sustento de la pertinencia del documento. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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La Dirección General y la Subdirección emplean la justificación como referencia principal en el momento de decidir si el DNP se compromete en el desarrollo del Documento Conpes. Por esta razón es importante garantizar que la justificación es lo suficientemente clara para que el Subdirector y Director General comprendan y aprueben la iniciativa. 
Relación con el Plan Nacional de Desarrollo: en este espacio debe hacerse explícito el papel del documento como desarrollo a alguna política rectora consignada en el Plan Nacional de Desarrollo. 
Cronograma: Contar con un cronograma como marco temporal facilita el trabajo del coordinador y del grupo de trabajo en la medida en que señala las metas parciales que se deben cumplir para tener al final del tiempo estimado un Documento listo para aprobación del CONPES. El coordinador del Documento Conpes, junto con el grupo de trabajo, determina el lapso necesario para realizar las actividades del proceso teniendo en cuenta: -
Las estrategias de discusión y concertación que se utilizarán. -
Los aspectos exógenos como demoras y los posibles aplazamientos en las reuniones de trabajo. -
Los compromisos anteriores de trabajo. -
Los tiempos deben ser puestos a consideración con los involucrados definidos en la actividad anterior. El cronograma presenta un horizonte de un año, a partir de fecha de programación del documento para la elaboración del documento, dividido en trimestres. Si bien el rango de programación por trimestres es amplio, el objetivo del cronograma es que se haga una programación estudiada de las actividades y en lo posible los ajustes posteriores sean mínimos. Dependiendo de la categoría del documento se deben tener en cuenta todas o algunas actividades del cronograma: en el caso de los documentos de política sectorial y regional se deben tener en cuenta todas las actividades; en caso de tratarse de un concepto favorable no se tendrá en cuenta la primera actividad; para las demás categorías no se tendrán en cuenta ni la primera ni la segunda actividad. Siempre tenga en cuenta que el coordinador del Documento Conpes es el responsable ante la Subdirección General del DNP del cumplimiento del cronograma fijado. 
Mes estimado de presentación: de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma, determine el mes que se espera se tendrá un borrador completamente finalizado para presentar en Pre‐
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CONPES. Si el mes estimado supera la vigencia en la que se solicitó el Documento, por favor especifíquelo. 
Categoría del Documento. Señale en la lista la categoría en la que se clasifica el Documento de acuerdo con el tipo y su alcance5. 
Documentos Conpes sobre Política macroeconómica, fiscal y financiera. 
Documentos Conpes sobre política sectorial y regional 
Documentos Conpes sobre concepto favorable‐crédito y garantía de la nación 
Documentos Conpes sobre concepto favorable‐importancia estratégica. 
Documentos Conpes sobre concepto favorable‐ prórroga de concesiones. 
Documentos Conpes sobre distribución de recursos. 
Otros Documentos de Norma. Un documento Conpes es un documento consensuado entre diferentes entidades del sector público, los ministerios rectores de las políticas sectoriales y el Departamento Nacional de Planeación. Su elaboración se hace conjuntamente entre funcionarios autorizados para este propósito y de esta forma su viabilización incluye la definición de una matriz de involucrados. La definición de involucrados es necesaria para que la formulación de la política sea legítima lo cual es posible en el marco de un esquema participativo que facilite el reconocimiento y compromiso de lo que se consigne en el documento. El Coordinador del Documento Conpes junto con el grupo de trabajo elabora el diagnóstico de involucrados y establece todos los entes que se ven afectados por la problemática y las entidades del orden central y/o descentralizado que tienen alguna injerencia en la identificación de los problemas por tratar, en la definición de los objetivos y en la ejecución del plan de acción. 5
Para mayor detalle consultar la sección de definiciones. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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La figura 2 muestra un posible conjunto de involucrados que pueden intervenir en la elaboración de un Documento Conpes. En los casos de las entidades gubernamentales del orden nacional su rol se fundamenta en la formulación, que puede contar con la asesoría de la academia y con la participación del sector privado, gremios u otros grupos de interés. A su vez, la participación de las autoridades del nivel descentralizado y de la población afectada es vital cuando el documento genera un impacto en las entidades territoriales. Figura 2. Identificación de involucrados DEPARTAMENTOS DTOS ADMINISTRATIVOS
MINSTERIOS
MINSTERIOS
ENTIDADES ENTIDADES TERRITORIALES TERRITORIALES DOCUMENTO DOCUMENTO CONPES
CONPES
GREMIOS GREMIOS ACADEMIA ACADEMIA POBLACIÓN
POBLACI
ÓN AFECTADA
AFECTADA
Fuente: Subdirección General‐DNP La información sobre la matriz de involucrados debe ser diligenciada en la segunda hoja de Excel del Formato F‐SDG‐02: Formato de programación para elaboración de Documento Conpes. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Figura 3. Matriz de involucrados MATRIZ DE INVOLUCRADOS
TÍTULO DEL DOCUMENTO:
Grupo de trabajo
Nombre
No.
Entidad
Cargo
Correo Electrónico
Dependencias DNP Involucradas en
la Elaboración
Función de la dependencia en el proceso de Elaboración
Observaciones
Entidades externas involucradas en
la elaboración
Función de la entidad en el proceso de Elaboración
Observaciones
1
2
3
4
5
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Fuente: Elaboración propia ‐ Subdirección General ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Para diligenciar la matriz de involucrados a partir de la información recolectada y generada hasta este punto del proceso, tenga en cuenta las siguientes explicaciones: 
Título del Documento. Diligencie este espacio con el título definido en el Formato de Solicitud para iniciar la elaboración del Documento Conpes. 
Grupo de Trabajo La definición del grupo de trabajo se fundamenta en la necesidad de contar con un equipo encargado de coordinar y promover el proceso de elaboración del Documento. El grupo de trabajo, también funcionarios y contratistas del DNP y/o de la entidad solicitante a cargo del tema en la entidad respectiva, tiene las siguientes funciones: -
Levantar, procesar y analizar la información utilizada en la elaboración del Documento. -
Redactar el Documento Conpes. -
Definir, organizar y convocar las reuniones de discusión y negociación con los involucrados6. -
Elaborar las propuestas dirigidas a motivar la discusión de los involucrados en las reuniones que se programen. 
Nombre. Este espacio es para cada uno de los nombres completos de los funcionarios o contratistas que componen el grupo de trabajo para la elaboración del Documento. 
Entidad. Llene este espacio con el nombre de la institución a la que pertenece el integrante del grupo. Recuerde que es indispensable anotar los nombres completos, omita la reducción a sus siglas. 
Cargo. Escriba el cargo que ocupa cada integrante del grupo en la entidad a la que pertenece. 
Correo electrónico. Anote la dirección de correo institucional del funcionario o contratista. 
Dependencias ‐ DNP involucradas en el proceso de elaboración. En este espacio enliste todas las direcciones técnicas y/o dependencias del DNP; es indispensable anotar los nombres 6
Para el proceso de socialización puede utilizar el esquema que se propone en el Anexo 3. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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
completos, omita la reducción a sus siglas. Para este particular tenga en cuenta que la Oficina Asesora Jurídica (OAJ) y Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas (DIFP) participan de manera permanente a lo largo del proceso. 
Función de cada dependencia en el proceso de elaboración. Precise el papel que desarrollará cada una de las instancias definidas. Por ejemplo, para el caso particular de la OAJ las funciones pueden ser: Definición de los antecedentes jurídicos que lo sustentan y la revisión de viabilidad legal de las acciones propuestas. 1. Observaciones. Escriba cualquier tipo de comentario que haga alusión a las dependencias y funciones definidas. Este es un ítem de diligenciamiento opcional. 
Entidades externas al DNP involucradas en el proceso de elaboración. Anote todas aquellas entidades diferentes al DNP que están involucradas en la elaboración del Documento Conpes. 
Función de cada entidad en el proceso de elaboración. Precise el papel que desarrollarán en la elaboración del Documento Conpes, cada una de las instancias definidas anteriormente. 
Observaciones. Escriba cualquier tipo de comentario que haga alusión a las entidades y funciones definidas. Este es un ítem de diligenciamiento opcional. Actividad 2: Viabilizar y registrar la solicitud El Director General y Subdirector General del Departamento – en su calidad de rectores de la entidad – evalúan la información contenida en el Formato F‐SDG‐02: Formato de programación para elaboración de Documento Conpes, con base en los criterios para la identificación de un Documento Conpes, mencionados anteriormente. Mediante las firmas de los titulares de la Dirección General y la Subdirección del DNP, se certifica en el formato el visto bueno de la iniciativa. Cuando haya comentarios al formato, la Subdirección General comunicará a la dirección técnica o dependencia responsable. Una vez la Alta Dirección del DNP da su aprobación formal, la dirección técnica o dependencia responsable continúa con la elaboración del documento. Si la iniciativa no se considera pertinente, la Subdirección General le informa al director técnico o jefe de dependencia que presentó la solicitud para que éste, a su vez, le comunique la decisión tomada a las partes interesadas. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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De resultar aprobada la elaboración del Documento Conpes, en un término no superior a una semana, el Coordinador de SISCONPES (Subdirector General)7 o la persona que él designe, carga en el módulo “Documentos Conpes Programados” de la Aplicación Web de SISCONPES, el Formato F‐SDG‐02: Formato de programación para elaboración de Documento Conpes escaneado con las firmas correspondientes en el aparte de Visto Bueno y lo envía en un correo electrónico dirigido al director técnico o Jefe de dependencia. Cualquier cambio en la fecha estimada o la reprogramación de las actividades señaladas en el cronograma deberá ser informado y sustentado oportunamente por el coordinador del Documento a la Subdirección General. El coordinador de SISCONPES – o la persona que él designe –, reprograma la fecha estimada de presentación del documento en Pre ‐ Conpes. 3.2.
ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (ACTIVIDADES 3‐6) Una vez viabilizada la solicitud del documento, se inicia el proceso de su elaboración. La elaboración de un documento Conpes no tiene un período de tiempo determinado pero se considera razonable que éste sea realizado en un período de 6 meses. En el proceso de elaboración es posible distinguir dos grandes grupos de actividades, las primeras relacionadas con un proceso de discusión y elaboración de consensos entre el grupo de trabajo y las entidades representadas por estos, y luego la redacción del borrador para su consideración ante el Consejo Nacional de Política Económica y Social. En el momento de elaboración del documento, existe claridad sobre el tema que será abordado, su importancia a nivel estratégico y su justificación, así como su relación con el Plan Nacional de Desarrollo. Sin embargo, es necesario iniciar un proceso de discusión y generación de consensos entre los diferentes involucrados para lograr determinar en forma concreta los objetivos, acciones y recomendaciones que llevará el documento. Así mismo estos elementos deben ser redactados en un borrador para su aprobación. No todos los documentos Conpes deben ser elaborados siguiendo la metodología planteada en esta guía, de acuerdo con la categoría en que se haya catalogado el documento que será elaborado, se determina la necesidad de surtir todas o algunas de las actividades que se descritas. De acuerdo con la categoría del documento, éstas son las actividades que se deben llevar a cabo: 7
De acuerdo con la resolución 0521 de 2009 en la cual se modifica el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Planta de la Subdirección General del Departamento Nacional de Planeación, El Subdirector del Departamento tiene dentro de sus funciones: “Coordinar el Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes SISCONPES y las acciones necesarias para capacitar, asesorar y supervisar a las direcciones técnicas en lo referente a las líneas metodológicas definidas en el Sistema”. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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
Si el documento es de la categoría Política sectorial y regional es necesario que surta el proceso de discusión y elaboración de consensos (actividad 3 en adelante). 
Si el documento se encuentra en la categoría Concepto favorable, debe tener seguimiento y por lo tanto debe elaborarse una matriz de Plan De Acción (actividad 5 en adelante). 
Si el documento es de las categorías Distribución de recursos ó Política macroeconómica, fiscal y financiera, es potestad del coordinador el contenido del documento, por lo tanto pasa directamente a la elaboración del documento (actividad 6 en adelante). PROCESO DE DISCUSIÓN Y ELABORACIÓN DE CONSENSOS La discusión de la temática del documento Conpes cumple el propósito de generar acuerdos en los elementos determinantes para el desarrollo de la política pública y las acciones necesarias para lograr metas consideradas como de interés del gobierno. Así, las actividades 3 a 5 pretenden abordar los temas de una manera ordenada y sistemática e ir generando acuerdos sobre la marcha. Actividad 3: Recopilar información El objetivo de esta actividad es conformar un marco teórico de referencia y los antecedentes relacionados que permitan establecer un conocimiento común entre los diferentes involucrados. Para lograrlo, el Coordinador del Documento Conpes, con el apoyo del grupo de trabajo, debe llevar a cabo un proceso de consecución de fuentes bibliográficas y no bibliográficas sobre la situación existente, con el fin de obtener de ellas la información que posteriormente procederá a difundir y discutir entre la totalidad de los involucrados. Dependiendo de la complejidad del tema, es importante contar, previo al proceso de discusión con los involucrados, con información técnica, soportada con hechos y datos verificables, que permitan el conocimiento de la naturaleza del tema y brinden una guía en el momento de determinar lineamientos de política. Actividad 4: Analizar la problemática y establecer objetivos Analizar la problemática El árbol de problemas y el árbol de objetivos tienen por objeto determinar con claridad el problema que se pretende abordar en el Conpes y plantear los elementos fundamentales para su solución. En el proceso establecido en el DNP se ha puesto como requisito la ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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elaboración del árbol de problemas y de objetivos con el fin de garantizar que el documento ha surtido este análisis. Por esta razón, es necesario que el coordinador del documento Conpes elaborare estos árboles y los conserve como soporte para la aprobación del documento. Identificar los problemas significa tener un conocimiento adecuado de la situación existente, aspecto que debe estar sustentado en cifras, documentos y demás elementos que ofrezcan un diagnóstico sólido y verificable. Para este propósito, se debe tomar la información obtenida en la recopilación de información, iniciar una discusión de la problemática y, a partir de allí, de los objetivos del documento. Se entiende por problemática el conjunto de factores sociales y/o materiales que inciden negativamente en la dinámica de desarrollo social, político o económico. Ella puede justificar un trabajo orientado a la solución de los factores que la provocan. Con base en lo anterior, es responsabilidad de la dirección técnica o dependencia y del coordinador del Documento Conpes, definir claramente la problemática que se abordará, y frente a la cual debe haber consenso entre todos los involucrados. De esto depende la eficacia de los objetivos que se planteen posteriormente. En la definición de la problemática un instrumento eficaz consiste en la utilización de un árbol de problemas. En él se identifica el problema central con sus respectivas causas y efectos, con el cual se busca representar la situación problemática con la intención de detectar las razones que pueden generarlo y sus efectos o consecuencias. Si no es evidente cómo estructurar el árbol en la situación problemática planteada, se recomienda utilizar la Matriz de Vester cuya explicación se encuentra en el anexo 2. La analogía entre el árbol natural y el de problemas es ilustrativa. Las raíces son el soporte de todo árbol, y le suministran nutrientes para que se mantenga vivo; igualmente, las causas – raíces del árbol de problemas – soportan toda la estructura y suministran la información necesaria para la existencia y comprensión del problema central – el tronco del árbol de problemas –. Este último es el responsable de mantener la estructura general, es decir, todos los problemas generados, y soporta la casi totalidad de los efectos derivados – las ramas del árbol –. Los efectos terminan siendo, entonces, la parte visible y fácilmente identificable una vez se tiene claro cuál es el problema fundamental que se afrontará. La figura 6 muestra el esquema general del árbol8. 8
Este diagrama cuenta con una plantilla de árbol correspondiente que puede encontrar en la Aplicación Web de SISCONPES. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Figura 4. Esquema del árbol de Problemas Fuente: Dinámica simplificada de la construcción de árboles y del cuadro lógico (2008) Recuperado de http://ec.europa.eu/europeaid/9‐may‐
initiative/documents/2008/material_problems_tree_es.pdf. Ahora bien, para la construcción de ese árbol de problemas tenga en cuenta los siguientes pasos. 1. Establezca el problema central. El problema central es el tronco del árbol de problemas. Si este problema no está claramente definido, es probable que no se consigan los resultados esperados. Ahí radica no sólo la dificultad de realizar este árbol, también la importancia de especificarlo de la manera correcta. Una misma situación puede ser descrita en diferentes términos de acuerdo con el enfoque a partir del cual se pretenda abordar; esa es la importancia de trabajar en grupo: un mismo problema puede ser comprendido de manera diferente por dos o más personas. Pasos para plantear correctamente un problema. El problema se debe presentar como un estado susceptible de mejora, que se refiere una situación real, en consecuencia, no hipotética. Es importante verificar en el establecimiento de un problema central que el enunciado describe concretamente el problema, sin insinuar una solución implícita; esto permitirá que en el momento de definir soluciones se puedan plantear diferentes alternativas.9. En este proceso se debe definir cuál es el entorno del problema que se está atacando relacionando todas las variables que puede implicar, incluidas las personas, circunstancias o situaciones particulares. Recuerde que debe definirse un solo problema central. 9
Para una guía adicional de cómo redactar problemas remítase al Anexo 1. Guía para la redacción de problemas y objetivos. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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A continuación se presenta un ejemplo de cómo se plantea un problema central10: PROBLEMA CENTRAL del Tronco árbol del de árbol problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB. DEBILIDAD DE LOS ENTES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN URBANA Y EN LA APLICACIÓN NORMATIVA PARA IMPLEMENTAR PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS PROBLEMA Fuente: CENTRAL extraído 2. Defina los efectos más importantes del problema en cuestión. Efecto es, entonces, la consecuencia generada por el problema central sobre una variable. Se determinan, básicamente, con responder la pregunta ¿Cuál(es) implicación(es) tiene el problema? Así surgen las respectivas consecuencias. Si los efectos – las consecuencias – son importantes, el problema requiere solución. Es importante anotar que una buena definición de los efectos – las consecuencias – permite mejorar la definición y delimitación del problema central. Continuando con el ejemplo, ahora sobre los efectos en diferentes niveles: Zonas objeto de mejoramiento sin intervenir. No se implementan instrumentos de planificación y gestión del suelo Deficiente articulación de la información de las entidades ejecutoras y niveles de gobierno Efectos de segundo nivel EFECTOS Ramas del Respuesta inadecuada por Fallas en la toma de Inoperancia de las Efectos de árbol
parte de los municipios decisiones de normas e instrumentos Fuente: primer extraído del árbol de para satisfacer las ordenamiento territorial.
de planificación que nivel necesidades de hábitat problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB.
regulan el desarrollo urbano La secuencia de efectos se detiene cuando se han identificado los que a juicio del grupo de trabajo y los involucrados son los más importantes. Defina, también, las posibles relaciones que se establecen entre los efectos generados por el problema central. 10
A lo largo de esta actividad se ilustrará el proceso de elaboración del árbol de problemas y árbol de objetivos utilizando como ejemplo el ejercicio realizado por la Dirección de Desarrollo Urbano para la elaboración del documento Conpes 3604 Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB. Este ejercicio ha sido resumido con el fin de presentar un ejemplo sencillo, de fácil comprensión. Documento original disponible enhttp://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=cOrXmJdwBBk%3d&tabid=907 ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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3. Identifique las causas del problema central definido. Las causas determinan los objetivos, y son insumo para el desarrollo posterior de las estrategias para alcanzarlos y el establecimiento del plan de acción para el logro de la política. Para determinarlas, responda la pregunta ¿Por qué ocurre el problema? En términos de la lógica del árbol, las causas son todos aquellos problemas – raíces – que están por debajo del problema central. Como no todas tienen el mismo nivel de generalidad, se pueden identificar varios niveles dependiendo de la desagregación que se haga, las que afectan directamente al problema central se llaman causas de primer nivel, a medida que hayan más problemas entre la causa y el problema central se llaman de segundo nivel, tercer nivel, etc. Normas que regulan el desarrollo urbano aisladas y parciales. Deficiencia de las entidades territoriales para responder a la demanda de bienes y servicios urbanos. Deficiencias en la recopilación y divulgación en sistemas de información Causas de primer nivel CAUSAS Las raíces del árbol
Normas inflexibles para el Debilidades en los Bajo nivel de Causas de tratamiento en zonas de municipios para información y Segundo gestionar proyectos. mejoramiento. comunicación de los ejecutores de Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación nivel de la Política de Mejoramiento proyectos. Integral de Barrios MIB. Es conveniente identificar pocas causas de primer nivel de las cuales se desagreguen causas de nivel inferior. Si se observa el ejemplo, cada bloque contiene una sola causa y es importante que ellas no se refieran a lo mismo ni sean planteadas en los mismos términos. El esquema resultante de este análisis de la problemática, como se dijo anteriormente, se compara con la estructura de un árbol. En la figura 7, se puede ver que el problema se asume como el tronco, sus efectos se asocian a las ramas y las causas a las raíces. Figura 5. Árbol de problemas ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Zonas objeto de mejoramiento sin intervenir. Inoperancia de las normas e instrumentos de planificación que regulan el desarrollo urbano No se implementan instrumentos de planificación y gestión del suelo Respuesta inadecuada por parte de los municipios para satisfacer las necesidades de hábitat Deficiente articulación de la información de las entidades ejecutoras y niveles de gobierno Efectos de segundo nivel EFECTOS Ramas del árbol
Fallas en la toma de decisiones de ordenamiento territorial.
Efectos de primer nivel DEBILIDAD DE LOS ENTES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN URBANA Y EN LA APLICACIÓN NORMATIVA PARA IMPLEMENTAR PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Normas que regulan el desarrollo urbano aisladas y parciales. Deficiencia de las entidades territoriales para responder a la demanda de bienes y servicios urbanos. Deficiencias en la recopilación y divulgación en sistemas de información PROBLEMA CENTRAL PROBLEMA CENTRAL Tronco del árbol Causas de primer nivel CAUSAS Las raíces Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento del árbol
Integral de Barrios MIB. Normas inflexibles para el Bajo nivel de Debilidades en los Causas de tratamiento en zonas de información y municipios para Ahora bien, para la construcción del árbol tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: Segundo mejoramiento. comunicación de los gestionar proyectos. nivel ejecutores de proyectos. -
Formule los problemas relacionados a la situación en tratamiento. Verifique que estén bien formulados y respondan a las dificultades que se han identificado. -
Identifique el problema central. -
Acote el análisis de causas y efectos en torno a un único problema central, de esa forma delimita el documento y será más efectivo durante el proceso de formular soluciones. Revise y modifique el árbol de problemas cuantas veces sea necesario, para que se asegure de que tanto las causas como los efectos que fueron identificados y relacionados con el problema central sean los correctos. Es importante resaltar que el logro de un árbol de problemas concertado con los involucrados garantiza la existencia de consenso sobre el diagnóstico que se está formulando. Una vez haya sido definida una versión final, proceda a redactar una versión preliminar del borrador de diagnóstico. Este Documento le sirve como elemento explicativo de la información contenida en el árbol de problemas y como un avance para obtener el borrador final del Documento Conpes. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Establecer objetivos A partir de la definición de los problemas es posible abordar los objetivos que contienen las posibles soluciones a los problemas o parte de ellas. Entonces, ¿Qué se entiende por objetivos? Básicamente, un objetivo responde la pregunta ¿A dónde se quiere llegar? Los objetivos no necesariamente son la solución a la problemática planteada pero si están encaminados a la búsqueda de este propósito. De los objetivos se deducen las estrategias y las acciones concretas que pueden materializar la solución de la problemática planteada; no obstante, las acciones en sí mismas sólo son los medios necesarios para llegar a la situación deseada. Se sabe que un objetivo está bien formulado cuando tiene al menos tres cualidades: claro, preciso y conciso. 11 Un objetivo es claro cuando no resulta difícil entender a qué se refiere; es decir, la imposibilidad de que una persona que cuente con un nivel de conocimiento básico sobre el problema no entienda a qué se refiere. Sobre el ejemplo, considere el siguiente objetivo que responde al problema central: Fortalecer a los entes territoriales en la gestión urbana y aplicación normativa en programas de Mejoramiento Integral de Barrios. Este objetivo es claro ya que d a entender inequívocamente a quién va dirigida la acción (a los entes territoriales), en qué consiste (actividades de fortalecimiento) y sobre qué aspectos será realizada (para gestión urbana y aplicación normativa). Un objetivo es conciso cuando es fácil deducir el plan de acción para abordar el problema, es decir, la posibilidad de alcanzarlo no es remota. En nuestro ejemplo, se puede pensar en capacitaciones, diseño de software especializado, entre otros. Finalmente, un objetivo es preciso cuando se puede establecer una relación lógica con la solución del problema que se está abordando. Entonces, si nuestro problema es la debilidad de los entes territoriales en la gestión urbana y en la aplicación normativa para implementar programas de Mejoramiento Integral de Barrios, es preciso decir que deseamos fortalecer estos entes territoriales para que cumplan estos propósitos. 11
Para una guía adicional sobre cómo redactar objetivos remítase al Anexo 1. Guía para la redacción de problemas y objetivos. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Una manera recomendable de formular y organizar los objetivos del Documento es hacer un árbol de objetivos. Debido a que éste se construye a partir del árbol de problemas, es muy importante haber definido bien el problema central, las causas y los efectos para poder llegar a buenos objetivos. Del árbol de objetivos se deberán deducir las alternativas de solución para superar el problema central. En los siguientes apartes se le presentan sugerencias para esa elaboración. 1. Definir el objetivo central Con esta enunciación se busca obtener una perspectiva de la situación que se busca lograr; para esto tome el problema central y redáctelo de tal manera en que se encuentre su estado en positivo; es decir, si el problema era “Debilidad de los entes territoriales en la gestión urbana y en la aplicación normativa para implementar programas de Mejoramiento Integral de Barrios” ahora el objetivo central puede ser “Fortalecer a los entes territoriales en la gestión urbana y aplicación normativa en programas de Mejoramiento Integral de Barrios”. A partir de la situación óptima de solución al problema central, se define el objetivo central del documento. El objetivo del documento debe ser un objetivo alcanzable y por esta razón reduce su alcance a las posibilidades existentes. A diferencia del problema central en donde es necesario plantear claramente las dimensiones reales del mismo, el objetivo debe plantearse en términos de la capacidad existente para abordar el problema y los efectos estimados que se tendrán sobre la problemática planteada. El objetivo central por lo tanto deberá tener en cuenta restricciones existentes desde el punto de vista presupuestales, técnicas y políticas. Así mismo deberá pensarse sobre la realidad jurídica y normativa existente. FORTALECER A LOS ENTES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN URBANA Y APLICACIÓN NORMATIVA EN PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Objetivo central
OBJETVO CENTRAL Tronco del árbol Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB. 2. Definición de objetivos específicos y de largo plazo Aquellas causas de primer nivel en el árbol de problemas que pueden ser abordadas en el documento y pueden ser afectadas positivamente por las decisiones que se tomen en el CONPES se transforman en objetivos específicos y los determinados como efectos se transforman en objetivos de largo plazo. Estos objetivos pueden responder a uno o más problemas identificados. Como recomendación se sugiere que inicie la redacción de los objetivos con infinitivo. Para el ejemplo, éstos son los objetivos de largo plazo propuestos: ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Objetivos de largo plazo Articular las entidades para adelantar procesos de mejoramiento integral Implementar instrumentos de planificación y gestión del suelo en zona objeto de mejoramiento Mejorar el nivel de información en los Municipios sobre los asentamientos objeto de mejoramiento Objetivos de segundo nivel Aplicar debidamente las normas e instrumentos de planificación OBJETVOS DE LARGO PLAZO Las ramas del árbol Responder a las Tomar decisiones de Objetivos necesidades de ordenamiento de primer hábitat de la territorial de manera nivel
adecuada. población de bajos ingresos, por parte Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento de los municipios. Integral de Barrios MIB. Objetivos específicos Los objetivos específicos son aquellos que nos permitirán atacar las causas establecidas, su importancia radica en que, si el problema está bien planteado y el alcance del documento está bien establecido, el cumplimiento de estos objetivos nos permitirá obtener los efectos identificados en los objetivos de largo plazo. El número de objetivos no tiene que ser exactamente el mismo que el número de problemas, para el caso del ejemplo que estamos trabajando podemos observar que un solo objetivo “Implementar herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB” responde a dos problemas: “Deficiencia de las entidades territoriales para responder a la demanda de bienes y servicios urbanos” y al problema “Deficiencias en la recopilación y divulgación en sistemas de Armonizar las normas nacionales y locales para la intervención de las zonas objeto de mejoramiento integral Implementar herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB. Objetivos específicos MEDIOS Las raíces del árbol
Estudiar la viabilidad Fortalecer la Mejorar el nivel de Medios jurídica en las capacidad técnica información y primer normas para de los municipios comunicación de los nivel intervenir los barrios para controlar los ejecutores de de la Política Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de Mejoramiento usos del suelo
proyectos.
Integral de Barrios MIB. información”. 3. Inclusión de metas en la elaboración de objetivos En el establecimiento de objetivos es de gran importancia que éstos sean lo más concretos posible. Si los objetivos son medibles, al redactarlos hágalo en términos de una meta concreta. En el caso de nuestro ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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ejemplo, tendríamos que el objetivo específico definido “Implementar herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB” se puede delimitar la situación deseada a un nivel realista según el tiempo y los recursos, por ello podría plantearse así “Implementar en 100 municipios herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB, antes de diciembre de 2012”. 4. Revisar el árbol resultante Como último paso es recomendable examinar las relaciones de causalidad entre el objetivo central, los específicos y los de largo plazo que se han establecido para garantizar la validez e integridad del esquema de análisis. Si en el árbol de problemas se detectan inconsistencias, es necesario volver a revisarlo para determinar las fallas que puedan haberse producido. Para esto, conviene indagar sistemáticamente si todas las relaciones causa – efecto fueron consideradas para definir las relaciones entre objetivos específicos y de largo plazo. Luego, se procede a modificar las formulaciones que se consideren incorrectas, a incluir nuevos objetivos que se consideren relevantes, y a eliminar los que no eran efectivos. El árbol resultante de las discusiones con los involucrados debe reflejar unos objetivos alcanzables con las que todos ellos estén de acuerdo y se sientan comprometidos. La estructura final del árbol de objetivos se presenta en la figura 8. Al observarlo se evidencia que la estructura es muy similar a la del árbol de problemas. En el centro está el objetivo central, en la parte inferior están los diferentes niveles de objetivos específicos y, finalmente, en la parte superior están los diferentes niveles de los objetivos de largo plazo. La lógica, en este caso, no cambia: los objetivos específicos explican el objetivo central el cual, a su vez, explica los objetivos de largo plazo. Figura 6. Árbol de Objetivos ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Articular las entidades para adelantar procesos de mejoramiento integral Aplicar debidamente las normas e instrumentos de planificación Implementar instrumentos de planificación y gestión del suelo en zona objeto de mejoramiento Mejorar el nivel de información en los Municipios sobre los asentamientos objeto de mejoramiento Responder a las necesidades de hábitat de la población de bajos ingresos por parte de los municipios. Toma de decisiones de ordenamiento territorial de manera adecuada. FORTALECER A LOS ENTES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN URBANA Y APLICACIÓN NORMATIVA EN PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS Objetivos de segundo nivel OBJETVOS DE LARGO PLAZO Las ramas del árbol Objetivos de primer nivel
Objetivo central
OBJETVO CENTRAL Tronco del árbol Armonizar las normas Implementar en 100 Objetivos nacionales y locales municipios herramientas específicos para la intervención para mejorar la capacidad de las zonas objeto de institucional territorial a mejoramiento través del Programa de MIB. Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento integral MEDIOS Integral de Barrios MIB. Las raíces del árbol Estudiar la viabilidad Fortalecer la Mejorar el nivel de En resumen, en la elaboración del árbol de objetivos considere cada uno de los siguientes puntos: Medios jurídica en las capacidad técnica información y primer normas para de los municipios comunicación de los nivel
intervenir los barrios ejecutores de - Determine cómo y hasta para controlar los qué punto pueden ser abordadas las condiciones negativas del árbol de usos del suelo
proyectos.
problemas, con el fin de obtener una perspectiva de la situación deseada. -
A partir de la situación óptima de solución del problema central, defina el objetivo central teniendo en cuenta criterios técnicos, políticos y económicos que permitan acotar el alcance del propósito del documento. -
Con el análisis de cómo se abordarían las causas de primer nivel identificadas en el árbol de problemas, defina los objetivos específicos; después, con los mismos criterios, precise los objetivos de largo plazo. Una vez haya definido el árbol de objetivos proceda a redactar una versión preliminar de borrador de objetivos, observando de manera cuidadosa cada parte del árbol. Este documento le sirve como elemento explicativo de lo consignado de manera resumida en el árbol de objetivos y como un avance para obtener el borrador final del Documento Conpes. Actividad 5: Diligenciar y validar la Matriz de Plan de Acción ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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A partir del ejercicio de árbol de problemas y árbol de objetivos es posible establecer las acciones que se llevarán a cabo y que se consideran las que determinarán el logro de los objetivos general y específico. Una acción concreta puede contribuir al logro de uno o varios objetivos y a su vez puede que varias acciones concretas sean necesarias para el logro de un solo objetivo. Las acciones concretas deben ser “realizables”, en consecuencia, podrán ser medidas cuantitativa o cualitativamente. Para realizar este análisis tome como base el árbol de objetivos que realizó. Tenga presente los intereses de todas las partes involucradas, los costos y el impacto que tendrán las acciones contempladas. Tenga en cuenta los siguientes pasos: a) Determine las acciones que permitan el cumplimiento de los objetivos. Tenga en cuenta criterios sobre los costos, intereses de los involucrados y el resultado que tendrán estas acciones. b) Realice las valoraciones necesarias por medio de estudios para verificar que estas acciones son viables desde el punto de vista jurídico, cuando no está impedido por alguna ley o norma vigente; técnico, cuando se dispone de las herramientas idóneas para llevarlo a cabo; y presupuestal, cuando se cuenta con los recursos necesarios para su ejecución. La definición de acciones implica la existencia de un responsable para su materialización. Son dos sus responsabilidades: ejecutar la acción y suministrar la información necesaria sobre su estado de avance; además, debe tener capacidad de decisión para comprometer a la entidad en la puesta en práctica de las acciones, factor que se debe considerar en el momento de convocar a los involucrados que participarán en el proceso de discusión. De las acciones definidas se deben seleccionar las prioritarias, es decir, aquellas acciones que marcarán la hoja de ruta del cumplimiento del documento. Estas acciones serán nombradas como Recomendaciones y tendrán seguimiento a través de la Aplicación Web SISCONPES. Las recomendaciones serán monitoreadas por la Subdirección General del DNP según los cortes que se definan y determinarán el avance del cumplimiento del documento. Esto es importante en la medida en que el éxito de la política no depende únicamente de su correcta formulación sino, además, de un adecuado ejercicio de seguimiento y evaluación. Para ver la manera como se deben enunciar las Recomendaciones en el Documento remítase a la actividad 6 numeral VII. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Las acciones priorizadas establecidas deben ser objeto de seguimiento. Para esto, se debe definir un indicador asociado a cada una de ellas, entendido como la representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a partir del cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo (DNP, 2009)12. Ahora bien, para formular el indicador pertinente para el objeto de medición tenga en cuenta los siguientes pasos. 1. Defina la tipología de acuerdo al nivel en que se ubique la acción (gestión o producto) 
Indicador de gestión: mide el cumplimiento de una acción en cuanto a lo que ésta propone. Se utiliza para la medición de acciones cualitativas en las que se busca establecer si éstas se realizaron o no se realizaron. Este tipo de indicador comprende los siguientes valores: o
Sin iniciar: una recomendación se clasifica en este valor cuando la instrucción impartida aún no se ha empezado a ejecutar. o
En proceso: aún no se han culminado las actividades para alcanzar el pleno cumplimiento de la acción. o
Terminada: ya se han ejecutado todas las actividades necesarias para dar cumplimiento de la acción propuesta. Al momento de realizar el seguimiento para este tipo de indicadores cobra especial importancia describir todos los avances realizados, atrasos y dificultades encontradas en la columna de observaciones del formato F‐SDG‐04 Matriz de Seguimiento13. Ejemplo de indicador de gestión: Tomemos la siguiente recomendación: Expedir el decreto reglamentario del tratamiento de Mejoramiento Integral de Barrios. 12
Para consultar una manera adecuada de formular indicadores, remítase a la Guía Metodológica para la Formulación de Indicadores, disponible en: http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=‐
hBkmozjehk%3D&tabid=1214. 13
Para consultar este formato consulte: http://sisconpes.dnp.gov.co/. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Dado que no existe una forma objetiva para medir el desarrollo de esta recomendación a través de un indicador, un indicador de gestión más adecuado para medir esta recomendación podría ser: Decreto expedido. Este indicador puede tener 3 estados: sin iniciar, en proceso, terminado. Si aún no ha comenzado la elaboración del decreto mencionado se determina que el estado del indicador es sin iniciar. Si el decreto se encuentra en elaboración o se está socializando para su aprobación pero aún no se ha expedido, el estado del indicador es en proceso; si el decreto finalmente ya fue expedido, el indicador tendrá un estado de terminado. Por otra parte, si la expedición del decreto se canceló se debe hacer la observación respectiva. 
Indicador de Producto: cuantifica los bienes y servicios (intermedios o finales) producidos y/o provisionados a partir de una determinada intervención, así como los cambios generados por ésta que son pertinentes para el logro de los efectos directos. Estos indicadores deberán ser utilizados en el caso en que la acción concreta señale explícitamente una meta numérica sobre un producto o resultado que se espera obtener, que pueda ser monitoreada a través del tiempo. Para la elaboración de este tipo de indicadores tenga en cuenta los siguientes pasos: Con base en las acciones que planteó, con los objetivos específicos como insumos y los indicadores diseñados para su seguimiento, ya puede elaborar el plan de acción; es decir, la consolidación del conjunto de acciones concretas que permitirán el logro de los objetivos planteados por el Documento Conpes. Este trabajo debe realizarse de manera consensuada con los involucrados para definir las acciones y su secuencia de ejecución. A continuación se presenta el formato F‐SDG‐03: Matriz de Plan de Acción en cual se debe realizar esta actividad: Figura 7. Formato F‐SDG‐03: Matriz de Plan de Acción ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Fuente: Elaboración propia ‐ Subdirección General El formato F‐SDG‐03: Matriz de Plan de Acción se divide en dos secciones, en la primera deben ser incluidas las recomendaciones, es decir, las acciones priorizadas del documento. En esta sección es obligatorio diligenciar todos los campos de la matriz. En la segunda sección se deben incluir todas las demás acciones, las que complementan las recomendaciones, y sólo es obligatorio diligenciar los campos en blanco. Los campos que comprenden el formato son los siguientes: 
Título del documento. Escriba el título del Documento definido en el Formato de programación para elaboración de Documentos Conpes F‐SDG‐06. 
#OE. En esta columna se solicita una numeración consecutiva para cada uno de los objetivos específicos: 1, 2, 3, etc. 
Objetivo específico. Escriba cada uno de los objetivos de primer nivel que se formularon previamente en el árbol de objetivos. 
#A. Asigne una numeración a las acciones concretas listadas. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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
Acción concreta. Señale la acción concreta con la cual espera contribuir al logro del objetivo específico. En la primera parte de la matriz, bajo el título “Recomendaciones” incluya las acciones concretas priorizadas; en la parte inferior incluya las demás acciones complementarias que serán ejecutadas. Para llenar esta columna, empiece por mencionar las acciones que tienen una relación directa con cada uno de los objetivos específicos; luego, enliste aquellas que son transversales. Para estas últimas, señale en la columna del “Número de objetivo específico” el número de cada uno de los objetivos a los cuales le estaría dando solución la acción. 
Entidad responsable de la ejecución. Indique la entidad responsable de ejecutar la acción. En este campo se debe registrar la siguiente información: Entidad responsable, Dependencia y Nombre del funcionario. 
Dependencia: señale la dependencia de la entidad a la que pertenece el responsable de implementar la acción. 
Nombre del funcionario: señale el nombre del funcionario responsable de implementar la acción. 
Fecha de inicio: corresponde a la fecha de inicio de la recomendación o de las otras acciones. 
Fecha de finalización: corresponde a la fecha de finalización de la recomendación o de las otras acciones. 
Tipo de indicador (1 gestión, 2 producto): escoja la mejor forma de monitorear el resultado, a través de un indicador cualitativo de gestión o de un indicador cuantitativo de producto o resultado. 
Nombre del indicador. de acuerdo con el tipo de indicador escogido, indique el nombre del indicador para hacerle seguimiento a la acción concreta. 
Fórmula de cálculo. Escriba la fórmula matemática con la cual será calculado el indicador mostrando explícitamente las variables asociadas. 
Meta Final para el indicador. Indique el valor de la meta final del indicador. En el caso de los indicadores de gestión, la meta será 1, indicando que es terminar la acción propuesta. En el caso de los indicadores de producto o resultado, la meta será un número equivalente a la meta propuesta en la acción concreta. Estos indicadores deben ser diseñados de tal manera que su línea de base sea 0. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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La zona sombreada en color gris de la sección otras acciones es opcional. Si va a realizar un seguimiento a estas acciones por fuera de SISCONPES diligencie esta información, de lo contrario puede indicar únicamente la acción, la información sobre responsables y fechas de inicio y finalización. Una vez haya sido diligenciada la totalidad de la información requerida en la matriz, el coordinador del Documento Conpes la envía al coordinador de SISCONPES o la persona que él designe, para efectos de validación; éste hace una revisión de la matriz para que la información contenida cumpla con estándares de coherencia y calidad. Por lo tanto, es necesario que verifique los siguientes aspectos: -
La información diligenciada debe corresponder con lo que se solicita en cada campo. -
Las acciones concretas deben estar clara y correctamente definidas. -
Los indicadores propuestos deben ser coherentes con lo establecido en las acciones concretas. Si la matriz no cumple con los requerimientos del Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes, se devuelve con los comentarios respectivos, con el fin de que se realicen las correcciones pertinentes. Actividad 6: Elaborar el borrador del Documento Conpes La preparación del documento requiere de tres insumos centrales, un árbol de problemas estructurado que permite dar cuenta del diagnóstico general de la situación existente, un árbol de objetivos que incorpora el objetivo central y los objetivos específicos que se buscan lograr de acuerdo con las restricciones existentes, y la concreción de las acciones mediante las cuales se llevará a cabo el logro de los objetivos plasmada en una matriz de plan de acción. Con estos tres elementos es posible llevar a cabo la redacción completa del documento. Antes de elaborar el borrador del documento tenga en cuenta que el propósito de éste es brindar información relevante a los miembros del Conpes para la toma de decisiones de política. En este sentido, es importante que el documento sea claro, concreto y ejecutivo, y que en lo posible no exceda 20 páginas de extensión. El coordinador del Documento Conpes consolida el borrador que una vez finalizado debe enviar al director técnico o jefe de dependencia para su estudio y análisis final. Luego de ser evaluado en detalle, lo envía a las dependencias competentes para efectos de determinar su viabilidad financiera y jurídica. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Para la elaboración de los documentos Conpes hay disponibles en el aplicativo Web http://sisconpes.dnp.gov.co diferentes opciones de plantillas, de acuerdo con el tipo de documento, que pueden ser útiles como referencia. El cuerpo del documento contempla una estructura mínima y unas reglas de forma, que se especifican a continuación: 1. Estructura de un documento Conpes de política La estructura sugerida para un documento de política sectorial y regional presenta las siguientes secciones: I. INTRODUCCIÓN II. DIAGNÓSTICO III. OBJETIVOS IV. ESTRATEGIAS V. PLAN DE ACCIÓN VI. FINANCIAMIENTO VII. RECOMENDACIONES VIII. BILIBOGRAFÍA IX. GLOSARIO X. ANEXOS I. INTRODUCCIÓN14 La introducción deberá ser escrita de tal manera que presente simple y claramente el panorama general del Documento. Es importante que contenga la razón por la cual se lleva a cabo, el objetivo que se pretende alcanzar y las acciones que se desarrollarán para materializarlo. No se trata de resumir el documento únicamente, sino de presentarle al lector el porqué y el para qué se hizo. Para ello, delimite lo siguiente: -
El objetivo general, es decir, lo que se espera lograr con el Documento Conpes. -
La descripción global de la manera en la que está organizado el Documento, forma el párrafo final de la introducción. -
Lo referente a la procedencia del Documento en cuestión: otros Documentos Conpes, políticas más amplias, compromisos internacionales, decisiones del Gobierno central etc. -
Su relación con el Plan Nacional de Desarrollo. 14
Dentro del desarrollo de la descripción de cada uno de los apartes que conforman el contenido, se utilizará el esquema de numeración que sería aplicado dentro del Documento Conpes. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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-
La relevancia de la formulación del Documento para el Gobierno nacional. -
La articulación de la política considerada dentro del Documento con otras relacionadas. -
El sustento jurídico con base en el cual el Documento presentado tendrá completa viabilidad. Para ello, puede valerse de los conceptos emitidos por las Oficinas Jurídicas de las entidades involucradas, así como de una evaluación seria con relación a la normativa existente sobre los temas tratados. Recuerde no extenderse en datos que se salen del contexto técnico de la política. II. DIAGNÓSTICO El diagnóstico es la descripción clara de la problemática general que enfrenta el documento la cual corresponde al análisis realizado a través del árbol de problemas. Incluya una explicación del problema central, de los efectos y de las causas que fundamentan su existencia. Para la conformación de esta sección usted debe valerse del documento preliminar resultante del trabajo de actividades anteriores. La idea, en términos generales, es que en esta instancia delimite y valide técnicamente15, todo lo propuesto en el borrador. En esta sección, presente el entorno dentro del cual surge el problema central, definiendo y validando con argumentos técnicos la situación anómala encontrada. Su explicación debe asociar de manera lógica y clara las variables que determinan el problema central que está considerando. Prosiga el desarrollo del texto refiriéndose a los efectos generados por el problema central. Explique claramente las razones por las cuales los efectos son causados por el problema central y, al mismo tiempo, las relaciones existentes entre ellos. Luego se encuentran los ejes problemáticos, las causas de primer nivel del árbol de problemas. Por ejemplo, un árbol de problemas tendrá tres ejes problemáticos si se identifican tres causas en su primer nivel. En la explicación de cada uno sea riguroso técnicamente al sustentar la relación con el problema central. La descripción detallada y aproximada resulta primordial por cuanto fundamenta las acciones concretas del plan de acción. III. OBJETIVOS La intención de este segmento es proporcionar al lector una perspectiva clara de los objetivos en respuesta a la problemática descrita en el diagnóstico. Para empezar, explique el objetivo central que se 15
Utilice estadísticas, gráficos datos y demás soportes que requiera para explicar la problemática del Documento. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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definió en el árbol de objetivos. Para tal efecto exponga las razones que lo llevaron a definirlo como el propósito de la política formulada. Luego señale los objetivos de largo plazo. Describa y fundamente los impactos que estos tendrían con relación al propósito planteado, y su relación con los lineamientos de política superiores tal como el Plan Nacional de Desarrollo o la Visión Colombia 2019, entre otros. En lo posible, establezca metas con tiempos específicos fundamentados en la valoración técnica y concertada con las entidades involucradas. Tenga en cuenta el impacto de las alternativas contempladas dentro del plan de acción y la consideración minuciosa de todos los supuestos dentro de los cuales la política será aplicada. IV. ESTRATEGIAS En esta sección explique el desarrollo de los objetivos que ha formulado para el documento. Es decir indique el plan que deberá seguirse de manera coordinada por los responsables, para implementar las acciones necesarias para el logro de los objetivos. Cada estrategia puede hacer referencia al desarrollo de un objetivo en concreto o a varios objetivos a la vez. V. PLAN DE ACCIÓN Haga una descripción breve y concreta del contenido de la Matriz de Plan de Acción, dentro de la que justifique las acciones concretas consideradas y su relación con los objetivos propuestos. Este es el espacio del Documento en el cual debe incluir esta Matriz. Para insertar la matriz dentro del documento tenga en cuenta lo siguiente: -
Adapte la información que tiene en la matriz de plan de acción al cuadro resumen de la Figura 10. -
Divida la matriz por objetivos, de tal manera que pueda presentarse segmentada en el documento. -
Pegue los campos copiados y, en caso de ser necesario, configure la hoja de Word en horizontal (solamente esta página porque el resto debe ser vertical). -
La información en los campos que presenta en la Matriz deben ser legibles. -
Para una guía adicional sobre cómo debe ir incluida la matriz de plan de acción consulte la plantilla de documento Conpes de política en http://sisconpes.dnp.gov.co Figura 8. Matriz de Plan de Acción en el Documento Conpes ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Fuente: Subdirección General‐ DNP VI. FINANCIAMIENTO En este numeral describa detalladamente los recursos económicos necesarios para la ejecución del Plan de Acción descrito en el Documento. El criterio o formato para la redacción de esta sección se desarrollará de acuerdo con los requerimientos del tema que está siendo tratado; sin embargo, como pauta general recuerde cerciorarse de trabajar siempre con las mismas cifras al referirse a los recursos, que deberán ser en lo posible pesos constantes o corrientes. En caso de hacer comparaciones de cifras entre diferentes años, asegúrese de que las cifras vayan en pesos constantes. Incluya las vigencias para las que se requiere el presupuesto, los usos y las fuentes de financiación; igualmente puede incluir tablas, proyecciones, gráficos, y todo lo que necesite para mostrar los costos estimados. Cuando éstos superen el Marco de Gasto de Mediano Plazo, debe quedar explícito en este aparte del Documento. Así mismo, en caso de que falten recursos para financiar el documento, debe quedar identificada la posible posterior fuente de financiamiento. VII. RECOMENDACIONES ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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En este aparte se someten a consideración del CONPES las acciones concretas que fueron definidas como prioritarias y que, por defecto, tendrán seguimiento a través de la Aplicación Web SISCONPES. Estas acciones prioritarias son las Recomendaciones del Documento Conpes. Las entidades participantes recomiendan al CONPES aprobar que se realice una acción que se encuentra bajo la responsabilidad de una entidad durante un plazo determinado. A continuación se muestra la forma como se deben presentar en el Documento: El Ministerio de XX, el Ministerio de XX (y las demás entidades de la Administración Pública Nacional firmantes del Documento) y el Departamento Nacional de Planeación, recomiendan al Consejo Nacional de Política Económica y Social ‐ CONPES: 1. Solicitar en el caso de las entidades centralizadas del orden nacional 2. Sugerir en el caso de las entidades descentralizadas del orden nacional, a las entidades territoriales (departamento, distrito y/ municipio y sus descentralizadas) 3. Sugerir en el caso de las entidades de naturaleza única (Banco de la Republica, CARs , Consejo Nacional de televisión y Universidades Públicas) 4. Solicitar al Departamento Nacional de Planeación, elaborar con base en la información consignada en el Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes – SISCONPES – un reporte de seguimiento del documento con los siguientes cortes (ésta es la última recomendación del documento): 
Primer corte: DD/MM/AA 
Segundo corte: DD/MM/AA 
Tercer corte: DD/MM/AA. Esta última recomendación es fundamental ya que es necesario que el Conpes apruebe conjuntamente la periodicidad de cortes de información del avance de documento que servirá como insumo para el análisis de su efectividad y para la toma de decisiones. VIII. BIBLIOGRAFÍA ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Elabore una lista de las distintas referencias bibliográficas usadas dentro del Documento. Para ello es recomendado utilizar el estilo de presentación de listas de referencia y citas textuales planteadas por American Psychological Association (APA)16. IX. GLOSARIO Incluya aquí todos los términos que por el grado de especificidad del tema tratado ameritan ser explicados para permitir la comprensión correcta del contenido del documento. X. ANEXOS Incluya las tablas, los gráficos, las estadísticas y demás información que considere pertinente adjuntar. 2. Especificaciones de forma para la elaboración de documentos A continuación se presentan las reglas de forma para la elaboración del borrador de los documentos: 

Tipo de letra. Redacte los Documentos usando los siguientes tipos de letra: -
Times New Roman 12 para el texto Times New Roman 8 para los pies de página, las fuentes de las tablas y de los gráficos Espacio interlineal y márgenes. Establezca una interlínea de 1,5 para el texto, y sencillo (1) para las notas de página; para separar párrafos, títulos y subtítulos, auméntelo a doble espacio (2). Los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior deben ser de 2,54 cm. 
Alineación de texto. El texto debe estar justificado y sin sangría. 
Numeración. Como el Documento está compuesto por secciones, a cada una de ellas corresponde un número romano y un título que debe ser escrito en mayúscula fija y negrita. Las secciones se dividen en subsecciones, las cuales se identifican con letras en mayúscula y los subtítulos en negrita con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula. En caso de que haya subsecciones con algunos ítems desagregados, se enlistan con números arábigos con el nombre de la desagregación en negrita y con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula. El ejemplo de numeración se presenta en el siguiente esquema: I. TÍTULOS II. III. IV. 16
Manual de estilo de publicaciones de la APA (2002). ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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A. Subtítulos i. Desagregaciones internas de los subtítulos ii. iii. iv. 
Numeración de las páginas. Todos los Documentos deben estar paginados desde la introducción, en la parte inferior central de cada página. 
Gráficos. Los gráficos y las tablas deben ir centrados y sin bordes. Con el título y la fuente por fuera de ellos. 
Cuerpo del Documento. El cuerpo del Documento contempla esta estructura mínima que puede adaptarse las secciones en las que sea necesario presentar el documento CARÁTULA PÁGINA INTRODUCTORIA CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN II. DIAGNÓSTICO III. OBJETIVOS IV. ESRATEGIAS V. PLAN DE ACCIÓN VI. FINANCIAMIENTO VII. RECOMENDACIONES VIII. BILIBOGRAFÍA IX. GLOSARIO X. ANEXOS 
Carátula. Diligencie la portada sobre la siguiente plantilla, de acuerdo con la descripción que se presenta a continuación: Figura 9. Portada Plantilla de Documento Conpes ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Fuente: Subdirección General‐DNP 
Página introductoria. La página introductoria permite al lector –mediante una aproximación rápida al Documento –identificar la naturaleza de su contenido. A continuación se describen los aspectos que usted debe incluir dentro de ella siguiendo su distribución en la hoja. 
Resumen. Es la síntesis de lo plasmado en la totalidad del texto; al ser leído debe brindar una aproximación clara y global sobre el contenido del Documento. Redacte el resumen cuidando que su extensión no exceda las 150 palabras. 
Clasificación del Documento Conpes. A continuación del resumen asigne un código para la clasificación del Documento. Para conocer cómo se clasifican los documentos remítase a la actividad 11. 
Palabras claves. Incluya como mínimo 5 palabras claves. Para su selección procure identificar las que más se repiten en el Documento. Van desde el tema o motivo central de su contenido hasta la región geográfica donde se desarrollará la política. Evite usar frases ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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compuestas de dos o más palabras, a menos que expresen un significado específico, por ejemplo: Red JUNTOS, que es el nombre de un programa. 3.3.
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y SU PUBLICACIÓN (ACTIVIDADES 7 A 11) El tercer y último paso en el proceso de elaboración de los Documentos Conpes es su aprobación en el Consejo Nacional de Política Económica y Social. Para esta discusión se llevan a cabo cinco actividades. La revisión técnica, presupuestal y jurídica del documento. Posterior a estas revisiones realiza la discusión en el Pre‐CONPES que pretende hacer la última revisión y ajuste al documento y la discusión en el Conpes en el que se determina su aprobación o no. Actividad 7: Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del Documento Cuando se ha llegado a esta instancia ha sido surtido un proceso estructurado en el cual, de manera concertada con los involucrados, se definió una problemática, se formularon unos objetivos y se diseñó un plan de acción con el fin de lograr los objetivos planteados. El resultado de ese trabajo se ha consignado en el borrador del Documento. Según lo anterior, se busca que las dependencias competentes del DNP evalúen la viabilidad técnica, presupuestal y jurídica, y aplicabilidad de la política diseñada. Esta actividad no representa más que la formalización de una consulta que debía haber sido permanente a lo largo del proceso de elaboración del Documento Conpes. Es responsabilidad del director técnico o jefe de dependencia enviar el borrador del Documento Conpes a las instancias respectivas al menos con una semana de antelación a la sesión de pre‐Conpes, para garantizar una revisión cuidadosa de su contenido. Una vez el director técnico o jefe de dependencia verifique los ajustes solicitados en las revisiones, lo comunica de manera formal a la Subdirección General y al coordinador del Documento Conpes, con las respectivas indicaciones en cuanto a la inclusión de correcciones o, en su defecto, la presentación del documento en Pre‐Conpes. Viabilidad técnica El director técnico o jefe de dependencia es el responsable de determinar la viabilidad técnica del borrador final del Documento Conpes. Se debe analizar de manera detallada el contenido del Documento para tener la plena seguridad de que puede ser presentado ante el CONPES. Por ello, han de ser considerados los siguientes criterios: ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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El Documento debe tener completa concordancia entre el plan de acción, los objetivos planteados y los problemas identificados. -
Debe ser clara la coherencia entre los elementos de la política y los planteamientos del Plan Nacional de Desarrollo. -
El contenido del Documento debe estar reconocido y aceptado por las instancias involucradas. En este sentido, los involucrados que tengan compromisos asociados en el plan de acción deben tener pleno conocimiento de éstos y los deben haber aceptado, de tal manera que su ejecución esté garantizada. Viabilidad presupuestal Las acciones establecidas en el plan de acción implican compromisos que se espera sean cumplidos. Por esta razón es necesario, además de verificar el compromiso de los responsables, verificar la necesidad de recursos económicos específicos destinados a la financiación de estas acciones. La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas (DIFP) del DNP es la responsable de determinar la viabilidad presupuestal del Documento. El objetivo de este concepto es la verificación de la disponibilidad presupuestal para la ejecución de lo consignado en el texto17. En este sentido, resulta fundamental que al llegar a esta instancia se haya desarrollado un juicioso análisis financiero de tal suerte que puedan establecerse los recursos comprometidos y las fuentes de financiación para el desarrollo de las acciones propuestas. En los casos a que haya lugar (Conpes para aprobación de vigencias futuras), debe solicitarse la viabilidad presupuestal al Consejo Nacional de Política Fiscal (CONFIS). Así mismo, si el Documento Conpes contempla recursos del Fondo Nacional de Regalías (FNR) o del Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera (FAEP), debe solicitar el aval de la Dirección de Regalías (DR). Viabilidad jurídica La Oficina Asesora Jurídica (OAJ) del DNP es la responsable de verificar que no existe ninguna incompatibilidad del Documento con la normativa vigente y que cuenta con pleno sustento legal. Es importante aclarar que ese estudio de viabilidad es una formalización de un proceso sostenido de consulta desarrollado con las Oficinas Jurídicas de los entes involucrados. Los conceptos emitidos, son el 17
Este concepto aplica únicamente para los Documentos Conpes que involucren presupuesto. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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insumo con el cual se conformará el aparte de antecedentes jurídicos del texto del Documento que, a su vez, sirve como herramienta de decisión a la OAJ del DNP en la determinación de la viabilidad que se le solicita en esta actividad. Si un borrador del documento es viable técnica, presupuestal y jurídicamente, de acuerdo con el concepto de los responsables de hacer esta verificación, el Subdirector General determinará si el documento se considera pre‐aprobado para ser presentado al Conpes, en este caso se pasa directamente a la actividad nueve de esta guía. De lo contrario, el documento continúa el proceso, es decir, pasa a ser presentado en sesión de Preconpes. Nota: si en el momento de la revisión de un documento que no es de política sectorial y regional o de concepto favorable, el coordinador de Sisconpes o a quien éste delegue determina que es importante hacer seguimiento al documento, es necesario volver a la actividad cinco y diligenciar la matriz de Plan de Acción. Actividad 8: Discutir el borrador del Documento en Pre‐Conpes El objetivo de esta actividad es presentar ante el subdirector general – en su calidad de Secretario Técnico del Conpes –, la política que se someterá a consideración del Consejo. En caso de que la sesión de Conpes ya haya sido programada, la sesión de Pre‐Conpes debe ser programada por el jefe de dependencia responsable de la elaboración del documento con la suficiente anticipación, con el fin de que las observaciones que surjan sean adoptadas en el documento. A la sesión de Pre‐Conpes deben asistir todos los participantes en la elaboración del documento representados por el mayor rango directivo posible, del grado de Viceministro para los Ministerios, del grado de Director General en el caso de las demás entidades públicas del orden central de la rama ejecutiva. La asistencia de todos los participantes en un grado directivo es importante ya que facilita la toma de decisiones con un alto nivel de compromisos en esta estancia, lo que incrementa la probabilidad de que este documento sea aprobado en sesión de Conpes, y que las acciones acordadas lleguen a ser cumplidas. Es potestad del Subdirector General, previa consideración de los criterios que se presentan a continuación, solicitar al director técnico o jefe de dependencia todas las modificaciones a las que haya lugar y es responsabilidad de este último incluirlas. Para este efecto han de considerarse los siguientes criterios: ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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El Documento debe reflejar completa concordancia entre el plan de acción, los objetivos planteados y los problemas identificados. -
La coherencia entre los elementos de la política y los planteamientos del Plan Nacional de Desarrollo debe ser clara. -
El contenido del Documento debe estar reconocido y aceptado por las instancias involucradas. -
El Documento debe tener pleno sustento técnico, financiero y jurídico. Solamente cuando exista acuerdo con relación a los anteriores criterios, el Subdirector General procederá a presentar el documento al Conpes. El director técnico o jefe de dependencia solicitante es el responsable de elaborar una presentación con el resumen de los aspectos más importantes y que sirve como base de la exposición del Subdirector General. Esta presentación debe ser enviada al Subdirector General con suficiente antelación a la sesión de Conpes, para permitir los ajustes necesarios18. Actividad 9: Presentar el borrador del Documento al CONPES Una vez presentado y aprobado en Pre‐CONPES, el Subdirector General programará una sesión para llevar el Documento a aprobación del CONPES. El Subdirector General, en su calidad de Secretario Técnico del Consejo es el responsable de realizar la presentación ante los miembros de esta instancia. Con el fin de permitir a los miembros del Conpes una revisión previa a la sesión, el documento Conpes en su última versión debe ser enviado por lo menos con dos días hábiles de anticipación. Una sesión del CONPES se realiza de la siguiente manera: -
La Subdirección General del DNP convoca mediante una comunicación escrita y telefónica a los miembros permanentes del CONPES y a los miembros invitados con relación al tema. Es responsabilidad del coordinador del documento proveer la información necesaria para la invitación a los demás asistentes relacionados con el documento que será aprobado. -
En la sesión se verifica el quórum (la mitad más uno de los convocados). 18
Como guía para los funcionarios del DNP registrados en SISCONPES para la elaboración de la presentación al Subdirector General, se puede consultar la plantilla de presentación de documentos Conpes en http://sisconpes.dnp.gov.co. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Una vez ha sido presentada la totalidad del Documento y han sido leídas las recomendaciones, los asistentes toman la decisión de aprobación y los comentarios quedan en el acta de reunión. Cuando no sea posible la reunión física del Consejo para aprobar los textos, el documento se aprueba según lo dispuesto en el decreto 4487 de 2009 sobre las sesiones no presenciales del Conpes. La Subdirección General es responsable de administrar las actas resultantes de la reunión del CONPES y de comunicar la aprobación a los involucrados, mediante la publicación en la página Web del DNP del Documento. Actividad 10: publicar el Documento Después de que el Documento ha sido aprobado por el CONPES y se han incluido las modificaciones pertinentes solicitadas, el coordinador del Documento Conpes es responsable de enviar el Documento a la Subdirección General para que sea asignado el número que lo identifica dentro del consecutivo total de Documentos aprobados por el Consejo19. El Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas del DNP tiene la facultad para efectuar la divulgación del Documento Conpes por solicitud expresa de la Alta Dirección y/o de la dirección técnica o dependencia responsable y es responsabilidad del coordinador GCRP que ello se cumpla. Ese procedimiento se realiza de forma coordinada con la Subdirección General, la Oficina de Informática y el Grupo de Biblioteca del Departamento. Actividad 11: Diligenciar la Hoja Introductoria El coordinador del Documento Conpes diligencia el formato F‐SDG‐06: Hoja Introductoria del Documento Conpes cuando el documento es aprobado, el cual se modifica de estado en la Aplicación Web SISCONPES de “programado” a “aprobado”. 19
El número en cuestión dependerá de que el Documento haya sido aprobado por el CONPES ECONÓMICO o por el SOCIAL. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Este formato se diligencia para todos los Documentos Conpes. El coordinador de SISCONPES o la persona que él designe, solicita y carga la información contenida en el formato en el sitio Web SISCONPES. Este formato recoge la información general del Documento Conpes y su objetivo es proporcionar a quien consulta una perspectiva amplia de su contenido. En atención a las políticas del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, el formato F‐SDG‐06: Hoja Introductoria del Documento Conpes debe ser tomado de la fuente de información de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y/o de la Aplicación Web SISCONPES. A continuación se describe detalladamente la manera en la cual usted debe diligenciar cada uno de los campos. Figura 10. Hoja Introductoria del Documento Conpes F‐SDG‐06. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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HOJA INTRODUCTORIA DEL DOCUMENTO CONPES
Documento Conpes No.:
Título del documento:
Clasificación:
Palabras claves:
Vigencia del documento
Cortes de seguimiento:
Aprobación
DD/MM/AA
Cortes
1
2
DD/MM/AA
3
DD/MM/AA
DD/MM/AA
Resumen del documento
Documento en el Marco de la Política y justificación
Objetivo del documento
Relación con el Plan Nacional de Desarrollo:
Nombre del Plan Nacional de Desarrollo:
Pilar
Pilar
Objetivo:
Objetivo:
Estrategia:
Estrategia:
Relación con los Programas de Acción Gubernamental (PAG)
PAG asociados
al Documento
Conpes
Nombre del PAG
Entidad responsable del PAG que participa en el Documento Conpes
Relación con Proyectos
Proyectos
asociados al
Documeto
Conpes
Nombre del Proyecto
Código BPIN
Vigencia Pptal
Responsable del Documento
Dependencia:
Nombre:
Cargo:
Entidades Participantes
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Número
Documentos CONPES Relacionados
Documentos de los cuales proviene este Conpes
Nombre
Fecha de aprobación
Número
Documentos a los que modifica este Conpes
Nombre
Fecha de aprobación
Número
Documentos que complementan este conpes
Nombre
Fecha de aprobación
Fuente: Subdirección General‐DNP 
Documento Conpes No.: el número del Conpes se indica en la portada del Documento y se puede identificar porque se encuentra dentro de un círculo. 
Título del Documento: se encuentra en la portada del documento aprobado. 
Clasificación: este campo hace referencia a la clasificación con la cual se identifica el Documento. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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La clasificación de los Documentos Conpes (anexa al archivo de hoja introductoria) tiene por objeto facilitar su caracterización sectorial con relación al tipo de información en ellos contenida para efectos de hacer más expeditas las búsquedas en red. Las categorías dentro de los cuales puede clasificarse un Documento las determinan el sector al cual pertenece, el tema que afronta, la función del Documento en cuestión y el tipo de Consejo de Política Económica y Social (CONPES) que lo aprueba. En este orden de ideas, usted debe asignar máximo dos códigos alfanuméricos de clasificación20 a su Documento. Dichos códigos están conformados por cuatro caracteres: -
El primero alfabético con rango A‐Z -
El segundo numérico con rango 0‐9 -
El tercero numérico con rango 0‐9 -
El cuarto numérico con rango 0‐2 
Dimensión de Sector. Está basada en la estructura sectorial de los temas que maneja el DNP: primer carácter alfabético con rango A‐Z. 
Dimensión de tema. A cada sector le corresponden unos temas, esta dimensión hace referencia a los temas correspondientes a cada uno de los sectores: segundo carácter numérico con rango 0‐9. 
Dimensión de función. Esta dimensión hace referencia al tipo de Documento de acuerdo con la función que cumple: tercer carácter numérico con rango 0‐7. 
Dimensión de naturaleza. Esta dimensión hace referencia a la naturaleza del Conpes que aprueba el Documento – económico o social –: cuarto carácter numérico con rango 0‐2. 20
En caso de haber más de una clasificación está corresponderá al mismo sector pero haciendo referencia a otro temática. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Pasos para clasificar un Documento Conpes -
Observe el Esquema de Clasificación de Documentos Conpes (Anexo a la hoja introductoria) y remítase a la Dimensión de sector. -
Identifique qué letra podría asignar de acuerdo con las opciones planteadas y asígnela al Documento. -
Remítase a la Dimensión de tema y vaya a la letra que señaló en el paso anterior, luego identifique y asigne el número de acuerdo con uno de los temas tratados en el Documento. -
Remítase a la Dimensión de función y asigne el número correspondiente. -
Vaya a la Dimensión de naturaleza y asigne el número según si el Documento en cuestión será puesto en consideración del CONPES social o económico. Ejemplo: Para asignar el código a un Documento Conpes económico de política sectorial sobre turismo se tendrá el código C611 que corresponde a: C: sector comercio, industria y turismo. 6: el tema del documento es turismo. 1: la función es política sectorial y regional. 1: la naturaleza del Conpes es de carácter económico. ·
Palabras claves: se pueden definir como las palabras que más se repiten en el Documento, van desde el tema o motivo central de su contenido hasta la región geográfica donde se desarrollará la política. Como mínimo deben definirse 5 palabras claves. No formule frases compuestas de dos o más palabras, a menos que expresen un significado completo, por ejemplo: Red JUNTOS (nombre que define un programa en particular). ·
Vigencia del documento: la vigencia del documento se refiere al lapso de tiempo que transcurre entre su aprobación hasta la fecha de finalización de la última recomendación. ·
Fecha de aprobación: la fecha de aprobación del CONPES aparece al final de la portada del Documento. La fecha debe diligenciarse según el formato numérico: DD/MM/AAAA. 
Cortes de seguimiento: para los documentos que van a tener seguimiento, éstas son las fechas en las que se realizarán los cortes de información del documento. Estas fechas deben ser acordes a las ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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fechas establecidas en la última recomendación del documento. En estas casillas indique las fechas según el formato numérico: DD/MM/AAAA. En caso de que el documento aprobado no tenga seguimiento, estas casillas deben quedar vacías. 
Resumen del Documento. Corresponde a la presentación de un resumen en el que debe señalar de qué trata el documento, la función del documento en el marco de una política de gobierno y el objetivo general del documento. La elaboración de un resumen completo es importante ya que se espera que un lector en busca de una idea general del documento, al ver este resumen no tenga que consultar el documento completo sino que esta información le sea suficiente. 
Documento en el marco de la política: es el papel que cumple el documento con relación a la implementación de alguna política de gobierno. En esta parte debe quedar expresada la importancia del documento, su alcance e interacción con otras políticas similares, de tal manera en que el lector entienda el contexto en que se desarrolla el documento. Si este documento se expide por mandato de alguna ley, la disposición legal correspondiente debe ser explicada. 
Objetivo del documento: se refiere al efecto que se pretende con la aprobación del Documento Conpes. En este campo se describe de manera breve lo que se pretende alcanzar en términos generales con la implementación del documento. A diferencia del objetivo central del documento, definido en el árbol de objetivos, éste espacio no sólo hace referencia al problema central del documento sino al conjunto de lineamientos en general. 
Relación con el Plan Nacional de Desarrollo: establece la relación que tiene el documento con la estructura del Plan Nacional de Desarrollo. Aunque un solo vínculo con el PND es deseable es posible que el documento esté vinculado a varios objetivos o estrategias. ·
Nombre del Plan Nacional de Desarrollo y periodo del Plan Nacional de Desarrollo. Diligencie estos campos con el nombre del Plan Nacional de Desarrollo al que pertenece el Documento Conpes y con su respectivo período de vigencia. Ejemplo: Prosperidad para Todos (2010‐2014). En la tabla 3 se relacionan algunos de ellos. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Tabla 1.Relación Planes Nacionales de Desarrollo (1998‐2010) Nombre del Plan Nacional de Desarrollo Prosperidad para todos Periodo 2010‐2014
Estado Comunitario: Desarrollo para todos 2006‐2010 Hacia un Estado Comunitario 2002‐2006 Cambio para Construir la Paz 1998‐2002 Fuente: Subdirección General‐ DNP Pilar: El Plan Nacional de Desarrollo 2010‐2014 define tres pilares básicos sobre los que se construyen los cuatro ejes transversales definidos en dicho Plan. Señale a qué pilar corresponde el Documento. 
Objetivo y estrategia: Se refiere a los objetivos y las estrategias planteadas en el Plan Nacional de Desarrollo, para el logro de los cuales se formula la política consignada en el Documento Conpes. Por ejemplo: Objetivo: Reducción de la pobreza y promoción del empleo y la equidad / Estrategia: Pobreza y población vulnerable. 
Relación con los Planes Sectoriales. Corresponde a la lista total de planes sectoriales asociados al Documento Conpes. Para relacionar esa lista, tenga en cuenta los siguiente: ·
Nombre del Plan Sectorial. Nombre del Plan Sectorial definido en el marco del Plan Nacional de Desarrollo. ·
Entidad responsable del Plan Sectorial que participa en el Documento Conpes. Escriba la entidad responsable del Plan Sectorial definido en el marco del Plan Nacional de Desarrollo. Por ejemplo: Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural. ·
Relación con proyectos: Corresponde a los proyectos listados en el Banco de Proyectos de Inversión del DNP. ·
Nombre del Proyecto: Indique el nombre del proyecto o proyectos de inversión de los cuales provienen los recursos para financiar el Conpes. ·
Código BPIN: Señale el código BPIN del proyecto o proyectos de inversión indicados. ·
Vigencia presupuestal: Especifique la vigencia presupuestal a que pertenece el proyecto de inversión, teniendo en cuenta que aquéllos solo pueden pertenecer a una sola vigencia. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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
Responsable del Documento -
Dependencia. Para la totalidad de los Documentos debe identificarse una dependencia responsable. A continuación encuentra el listado con los nombres completos de las direcciones técnicas del DNP que normalmente se encargan de la expedición de Documentos Conpes: -
Dirección de Desarrollo Empresarial -
Dirección de Desarrollo Social -
Dirección de Desarrollo Rural Sostenible -
Dirección de Desarrollo Territorial Sostenible -
Dirección de Desarrollo Urbano -
Dirección de Estudios Económicos -
Dirección de Evaluación de Políticas Públicas -
Dirección de Infraestructura y Energía -
Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas -
Dirección de Justicia, Seguridad y Gobierno -
Subdirección de Crédito -
Subdirección de Desarrollo Ambiental Sostenible -
Programa de Renovación de la Administración Pública -
Dirección de Regalías -
Dirección General -
Subdirección General ·
Nombre. Se refiere al director técnico o jefe de dependencia. ·
Correo electrónico. Se refiere al correo institucional del director técnico o jefe de dependencia. ·
Teléfono. Se refiere al número de teléfono asignado dentro de la institución al director técnico o jefe de dependencia. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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·
Entidades Participantes. Son los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado por servicios que participan en la formulación de la política propuesta en el Documento Conpes; su nombre debe consignarse completo. Recuerde que es indispensable anotar los nombres completos, omita la reducción a sus siglas. El listado de estas instituciones se encuentra en la primera página del Documento como se muestra en la figura 15. Figura 11. Portada Documento Conpes. 
Documentos Conpes relacionados. En estos campos se indican los documentos Conpes aprobados que guardan algún tipo de relación con el documento para el que se está diligenciando el formato. Al diligenciar esta sección tenga en cuenta que la información consignada será utilizada como insumo para hacer un seguimiento articulado de la política, incluyendo los diferentes documentos que tratan sobre el tema. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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·
Documentos de los cuales proviene este Documento Conpes. Se refiere a los Documentos a partir de los cuales surgió la necesidad o la iniciativa de hacer Documento Conpes del cual se está diligenciando el formato. ·
Documentos a los que modifica este Documento Conpes. Se refiere a los Documentos que son reformulados por el Documento Conpes del cual se está diligenciando el formato. ·
Documentos que complementan este Documento Conpes. Se refiere a los Documentos que no caben dentro de ninguna de las anteriores clasificaciones, pero que se relacionan con el Documento, dado que abordan el mismo tema, están dirigidos a la misma región geográfica o están contenidos dentro de una estrategia de política integral más amplia. Finalmente el coordinador de SISCONPES o la persona que él designe modifican el estado del documento en la aplicación Web SISCONPES de “programado” a “aprobado” y actualiza el sistema con la información de la Hoja Introductoria. Para los casos en los que el Documento Conpes requiere seguimiento y su ejecución está bajo la responsabilidad del Coordinador de SISCONPES (Subdirector General) o la persona que designe. Para realizar esta actividad, se debe tener la versión definitiva del formato F‐SDG‐03 Matriz de Plan de Acción, que se obtiene del proceso de elaboración del documento. Luego de tener esta versión definitiva, se procede a cargar la información referente a las acciones priorizadas (recomendaciones) para seguimiento en el módulo de Documentos Conpes en Seguimiento de SISCONPES. De esta manera, el uso de este módulo permitirá hacer el seguimiento a la ejecución de las recomendaciones del Documento. Con esta última actividad culmina el proceso de elaboración de un documento Conpes. De acuerdo con el tipo de documento elaborado, es posible que se le haga seguimiento a este documento. Para conocer el proceso de seguimiento, consulte la Guía de Seguimiento a Documentos Conpes. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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ANEXO 1. Guía para la redacción de problemas y objetivos Redacción de problemas La definición correcta de un problema es determinante para definir objetivos que realmente contribuyan a su solución. En este sentido, el problema debe estar bien enfocado a la situación existente que requiere intervención sin suponer una solución dentro de su redacción. La solución es parte del análisis que se realizará al establecer los objetivos. Redactar el problema adecuadamente permite en su análisis la obtención de una o varias alternativas para solucionarlo, permitiendo luego escoger la opción más viable. Ejemplos Con el fin de que usted pueda identificar las diferencias particulares, a continuación se presentan una serie de problemas redactados de dos maneras distintas. 
Problemas redactados de manera incorrecta: -
Faltan programas y proyectos en educación. -
Se requiere de mayor cobertura de los planes en seguridad alimentaria. -
Se necesita una adición presupuestal para la Política de Seguridad Democrática. Los problemas así redactados indican una solución y al mismo tiempo tratan de expresar una situación problemática. Por esta razón, es necesario redactar los problemas de una manera negativa ajena a una solución implícita. 
Problemas redactados de manera correcta: -
Los índices de analfabetismo han aumentado. -
Los planes sobre seguridad alimentaria no han logrado la cobertura programada. -
Los recursos disponibles son insuficientes para ejecutar la Política de Seguridad Democrática. Si observa, los problemas redactados de esta manera expresan una situación problemática descrita de forma negativa y no llevan implícita una solución. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Redacción de objetivos Es importante que los objetivos queden redactados en infinitivo según los argumentos esbozados en las discusiones grupales. Sucede algunas veces que los objetivos redactados en el árbol no reflejan lo discutido en el grupo, con esto se pierde claridad y puede conducir a líneas de acción diferentes a las necesarias para la solución del problema. En la tabla 1 se presenta un conjunto de verbos que pueden ser útiles para la definición de los objetivos: Tabla 2. Verbos que se pueden tener en cuenta para la definición de objetivos Verbo Denotación Desarrollar Incrementar un tema desde el punto de vista intelectual [Explicar un problema y llevarlo hasta sus últimas consecuencias]
Evaluar Dar valores numéricos y o nominales a un hecho ocurrido. Analizar [Hacer la distinción y separación de partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos] Descomponer, diseccionar. Identificar Encontrar, relacionar, asociar. Fortalecer Afianzar o reforzar características, procesos. Mejorar Cambiar el estado actual de algo a uno mejor Promover Iniciar o impulsar una cosa o un proceso, procurando su logro. Implementar Poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo.
Controlar Ejercer el control sobre algo o alguien Incrementar Acrecentar el número o materia de algo
Reducir Aminorar el número o materia de algo Apoyar Contribuir, Colaborar o aportar a la consecución de algún fin Conformar Constituir organizaciones, instituciones, grupos, alianzas ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Verbo Denotación Armonizar Conciliar diferencias entre procesos, normas, instituciones Adoptar Acoger acuerdos, normas, parámetros lineamientos, acciones Generar Causar eventos, acuerdos, procesos Garantizar Asegurar acuerdos, normas, parámetros lineamientos, acciones Lograr Alcanzar estados deseados Fuente: Romano Yalour, M. y Tobar, F. (1998).El texto en corchetes es complemento del autor. Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua Recuperado de http://buscon.rae.es/draeI/ 24 de septiembre de 2009 adaptación propia ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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ANEXO 2. Ejemplo matriz de Vester La matriz de Vester es particularmente útil cuando usted conoce una serie de problemas para los cuales no es sencillo determinar cuáles de ellos son causas, efectos o problema central. El resultado del ejercicio es, básicamente, el problema central con las causas y los efectos de primer nivel. En primer lugar se aconseja hacer una lista de al menos seis problemas que puedan estar sucediendo en la situación planteada. Tenga en cuenta que en la formulación de los problemas debe seguir las indicaciones explicadas en la actividad 5 sobre la formulación de una situación problemática. Para facilitar la explicación, se continúa con el ejemplo explicado en la actividad 5, la lista podría ser la siguiente: Número 1 2 3
4 5
Problema Deterioro de la fruta en la recolección Fruta maltratada en la recolección Fragilidad de la fruta
Proliferación de plagas y malos olores Mayores costos por manipulación de desechos
La matriz de Vester tiene el objetivo de comparar un problema con otro en una doble vía: su incidencia sobre otros; y, además, la incidencia que otros tienen sobre él. A lo primero lo denominamos motricidad; a lo segundo, dependencia. Para el cálculo de estos dos indicadores resulta sencillo utilizar el siguiente esquema: Problema 1 2 3 4 5 6 Dependencia 1 X 2 X 3 X 4 X 5 X 6 X Motricidad
X Naturalmente, vamos a tachar las entradas de la diagonal principal en la medida en que un problema no puede ser explicado por sí mismo. Las otras entradas de la matriz deben ser completadas utilizando una escala numérica como la que se muestra a continuación: 0 = sin relación 1 = baja influencia ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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2 = mediana influencia 3 = alta influencia Para conocer la manera como se utiliza esta escala dentro de la matriz, tomemos dos casos. Ubíquese en la primera columna, segunda fila y pregúntese ¿qué incidencia tiene el problema 2 sobre el problema 1? Claramente, hay una alta incidencia, luego a esta entrada asígnele el número 3. Ahora, ubíquese en la segunda columna, primera fila y pregúntese ¿qué incidencia tiene el problema 1 sobre el problema 2? En este caso, hay una baja incidencia por lo cual podemos asignar una calificación de 1. Observe que la matriz no es simétrica lo cual se explica por la misma definición de motricidad y dependencia. Al continuar con el mismo ejemplo, se llega a una estructura similar a la del siguiente esquema: Problema 1 2 3 4 5 6 Dependencia 1 X 3 3 1 1 1 2 1 X 0 1 1 1 3
1 0 X 1 1 1 4
3 2 2 X 0 0 5
3 2 2 0 X 0 6 3 2 2 0 0 X Motricidad
X No pierda de vista que está matriz no es simétrica, es decir, la entrada primera fila‐segunda columna es diferente a la entrada segunda fila‐primera columna. Esto muestra que el nivel de motricidad de un problema diferente de su dependencia respecto de otro, lo cual es bastante natural a partir de las definiciones dadas. Después de hacer la matriz sume las columnas y las filas para tener los niveles específicos de motricidad y dependencia. Problema 1 2 3 4 5 6 Dependencia 1 X 3 3 1 1 1 9 2 1 X 0 1 1 1 4 3 1 0 X 1 1
1 4 4 3 2 2 X 0
0 7 5 3 2 2 0 X
0 7 6 3 2 2 0 0 X 7 Motricidad 11 9 9 3 3 3 X Las causas del árbol serán los problemas que tengan la más alta motricidad y la más baja dependencia; los efectos serán los problemas que tengan la más baja motricidad y la más alta dependencia; y, finalmente, el problema central será aquel problema que tenga la más alta motricidad y la más alta dependencia. Los problemas que tengan baja dependencia y baja motricidad se considerarán indiferentes y pueden ser excluidos del árbol de problemas, sin mayor problema, en algún momento. Para evitar confusiones, conviene hacer un segundo esquema en el cual se presenten los resultados ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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generales, que contenga el problema, los resultados de dependencia y los de motricidad de la misma manera como se presenta a continuación: Problema 1 2 3 4 5 6 Dependencia
9 4 4 7 7 7 Motricidad
11 9 9 3 3 3 Tipo
Central Causa Causa Efecto Efecto Efecto Así usted obtiene las tres partes principales del árbol. Lo que falta es desagregar cada nivel para lo cual conviene seguir las indicaciones que se ofrecen en la actividad 9 de esta misma Guía. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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ANEXO 3. ESQUEMA DE CONCERTACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO Como los Documentos Conpes se elaboran de manera participativa dentro de un grupo amplio de involucrados, la dinámica de las discusiones tendientes a establecer cada uno de los apartes de los Documentos está enmarcada dentro de los principios de la teoría de negociación y la resolución de conflictos. Lewicki, Barry y Saunders (2008) establecen una serie de principios que definen las características asociadas a una situación de negociación: -
Se pueden identificar dos o más personas, grupos u organizaciones. -
Existe un conflicto de necesidades y deseos entre dos o más partes. -
Las partes deciden negociar porque piensan que pueden obtener un mejor acuerdo al negociar, con respecto a si solamente aceptan lo que la otra parte concede. -
En el proceso de negociación las partes están dispuestas a llegar a una solución intermedia o a proponer alternativas que permitan que todos los involucrados alcancen los objetivos deseados. -
Las partes están dispuestas a explorar soluciones que los beneficien a todos antes que mantenerse en una posición de lucha indiscriminada. -
La negociación está sujeta a tangibles –por ejemplo los términos del acuerdo – y a intangibles –como las motivaciones psicológicas de los negociadores –. Este listado de características se ajusta en su totalidad al marco político‐técnico en el que se elaboran los Documentos Conpes. Esto corresponde a un proceso de negociación integradora en el cual el Gobierno y la sociedad civil tienen un marcado interés por encontrar una salida a una problemática cuidadosamente identificada. En estas condiciones, es conveniente que quien tiene la responsabilidad de orientar el proceso de elaboración de los Documentos, aplique en su desarrollo las técnicas existentes en la teoría de la negociación para obtener resultados mutuamente beneficiosos para todos los interesados. El objetivo fundamental del coordinador de un Documento es generar las condiciones para que el proceso de negociación se adelante de manera fluida y sostenida. Todas sus estrategias estarán dirigidas a reducir al máximo los riesgos por los cuales la negociación pueda interrumpirse. El coordinador de la elaboración ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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de los documentos, tiene el rol de facilitador de la resolución de los conflictos surgidos durante el proceso. Metodología del Taller en la elaboración de Documentos Conpes A partir de lo expuesto, es necesario identificar un conjunto de herramientas que faciliten la negociación durante la elaboración de los Documentos Conpes. La metodología de taller, en conjunto con técnicas específicas de manejo grupal, como Metaplan, puede generar un marco ideal para lograr un proceso de negociación efectivo. Básicamente, existen cuatro etapas de la elaboración de los documentos en las cuales es imperativo realizar la negociación: -
El análisis de la problemática -
El establecimiento de los objetivos y análisis de alternativas -
La elaboración de la matriz de plan de acción y recursos asociados -
La elaboración del borrador final del Documento Conpes Bajo este marco de referencia, a continuación se expondrá el esquema para realizar el proceso de negociación en dichas etapas. El taller será el escenario en el cual los delegados pueden exponer los comentarios surgidos luego de un análisis cuidadoso de los elementos preliminares enviados durante el proceso de convocatoria. El taller será moderado por el coordinador del Documento con la ayuda del grupo de trabajo, cuyos integrantes tendrán a su cargo la tarea de moderar los grupos de discusión. Los requerimientos generales son: -
Elementos para presentación: Computador y Video Beam -
Elementos de trabajo: tarjetas en cartulina, marcadores, formatos de las matrices etc. Todas las partes del taller tienen una estructura similar. En la etapa inicial el moderador del taller interviene con el objetivo de motivar la discusión y los aportes de los asistentes, posteriormente se abre una sesión de discusión durante la cual se busca que los involucrados expongan ya sus argumentos, ya sus posiciones y mediante la negociación lleguen a un consenso para unificar puntos de vista. Los grupos que se definen al inicio del taller se convierten en el espacio para el mencionado debate; por lo tanto, para que la discusión pueda desarrollarse de manera ordenada, cada uno de ellos contará con ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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un moderador interno. Las conclusiones finales de cada grupo serán transmitidas a la plenaria por un relator seleccionado por los integrantes, quien recoge las posiciones a lo largo de la deliberación. Para iniciar el proceso de socialización, la primera tarea es definir los delegados externos e internos, designados por cada una de las entidades involucradas en el proceso de elaboración. Para ello enviarán comunicaciones formales a cada institución, en las cuales se solicite la definición formal de un delegado o grupo de ellos, y se expliquen sus responsabilidades y deberes. Una vez enviadas las comunicaciones, se recomienda efectuar un proceso proactivo dirigido a confirmar el recibo, procesamiento y envío de una respuesta formal en dónde se especifiquen los datos de contacto. A. Análisis de la problemática En esta etapa, el objetivo del coordinador del Documento y su grupo de trabajo será definir una versión consolidada del árbol de problemas y el borrador diagnóstico, ampliamente negociada con todos los involucrados. 1. Convocatoria Una vez se conoce el grupo de involucrados que participará en las reuniones de negociación, lo siguiente es convocarlos de conformidad con las fechas establecidas en los cronogramas asociados al proceso. Se recomienda adjuntar a la comunicación los siguientes elementos, para los cuales es necesario confirmar el recibo y asistencia: -
Agenda de la reunión -
Antecedentes y marco conceptual -
Propuesta de árbol de problemas elaborada por el grupo de trabajo que lidera el proceso. -
Propuesta de borrador diagnóstico asociado al árbol de problemas 5. Agenda 
Introducción -
Presentación de los asistentes. -
Entrega y explicación de la agenda con los temas por tratar en la reunión. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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


-
Explicar los antecedentes y objetivos del proceso de socialización del Documento. -
Asignación de grupos de discusión con un relator y un moderador cada uno. -
Solución de dudas. Primera parte -
Exposición de motivación acerca de los antecedentes y el marco conceptual -
Apertura de la discusión en grupos -
Recepción y procesamiento de los aportes Segunda parte -
Exposición de motivación acerca del árbol de problemas -
Apertura de la discusión en grupos -
Recepción y procesamiento de los aportes. Tercera parte -
Resumen de los aportes incluidos -
Discusión en plenaria -
Asignación de tareas y responsabilidades -
Firma del acta de la reunión 6. Desarrollo de la agenda 
Introducción El moderador del taller estimula la presentación de cada uno de los asistentes, con el objetivo de generar familiaridad entre ellos. Posteriormente describe la agenda que se seguirá durante la reunión y explica a los participantes la dinámica y los objetivos, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada uno de los asistentes. Acto seguido indica a los participantes el grupo al cual fueron asignados. Es importante señalar que los grupos deben ser organizados previamente al taller, razón por la cual es ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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imperativo conocer con antelación los asistentes confirmados. Por último, el moderador abre un espacio para solucionar las dudas relacionadas con el desarrollo del taller. 
Primera parte El moderador expone a los asistentes lo relacionado con los antecedentes y el marco conceptual del Documento. Al terminar su exposición da inicio a las deliberaciones por grupos, al final de ellas los relatores exponen uno por uno a todos los asistentes las conclusiones a las cuales llegaron sus representados. Las sugerencias y propuestas deben ser suficientemente justificadas con el objeto de que todos tengan clara la naturaleza del aporte. Para que sean adoptados, todos los comentarios y propuestas deben ser aceptados por la plenaria. 
Segunda parte La dinámica de la segunda parte del taller será muy similar a la primera. La única diferencia está en la entrega a los relatores de un número definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las cuales deben resumir las opiniones del grupo con respecto a un nivel específico, sobre los aspectos de forma y fondo. Al finalizar la discusión de los grupos, los relatores deben entregar las tarjetas al moderador general quien las clasifica sobre una propuesta prediseñada del árbol de problemas, teniendo cuidado de agruparlas conforme a su naturaleza – forma o fondo –. Inmediatamente después, cada relator pone en consideración de la plenaria sus comentarios y propuestas. Al final se adoptan solamente aquellas sobre las cuales la plenaria tenga consenso. 
Tercera parte Durante el desarrollo de toda la sesión los integrantes del grupo coordinador deben haber realizado el procesamiento de la información resultante del taller, con el fin de que el moderador general pueda exponer las conclusiones a la plenaria. Seguidamente se abre un espacio para la participación de cada uno de los asistentes. Al final, se establecen compromisos en términos de tareas y fechas con todos los involucrados y se procede a la firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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B. Establecimiento de los objetivos y análisis de alternativas El objetivo del coordinador del Documento y de su grupo de trabajo será definir versiones consolidadas del árbol de objetivos, el borrador de objetivos y las alternativas viables de solución previamente negociadas con todos los involucrados. 1. Convocatoria Para el correcto desarrollo de esta etapa del taller, es fundamental asegurarse de que los asistentes confirmados sean los mismos que participaron en proceso de definición del árbol de problemas y el borrador diagnóstico. Se recomienda adjuntar a la comunicación de convocatoria los siguientes elementos, confirmar el recibo y asistencia en todos los casos: -
Agenda de la reunión -
Propuesta de árbol de objetivos elaborada por el grupo de trabajo que lidera el proceso. -
Propuesta de borrador de objetivos asociado al árbol de objetivos -
Propuesta de la estructura analítica del Documento Conpes 7. Agenda 


Introducción -
Entrega y explicación de la agenda con los temas a tratar en la reunión -
Solución de dudas Primera parte -
Exposición de motivación acerca del árbol de objetivos -
Apertura de la discusión en grupos -
Recepción y procesamiento de los aportes Segunda parte -
Exposición de motivación acerca de las alternativas de solución consideradas -
Apertura de la discusión en grupos ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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-

Recepción y procesamiento de los aportes Tercera parte -
Resumen de los aportes incluidos -
Discusión en plenaria -
Asignación de tareas y responsabilidades -
Firma del acta de la reunión 8. Desarrollo de la agenda 
Introducción El moderador describe la agenda a seguir durante la reunión y explica a los participantes la dinámica y los objetivos esperados, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada uno de los asistentes. 
Primera parte En la primera parte el moderador del taller expone a los involucrados la estructura del árbol de objetivos. Al terminar su exposición da inicio a las deliberaciones por grupos y entrega a los relatores un número definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las cuales deben resumir las opiniones del grupo que representan sobre un nivel específico del árbol de objetivos, e identificar si se trata de un comentario de forma o de fondo. Al finalizar la discusión de los grupos, los relatores deben entregar las tarjetas al moderador general quien las clasifica sobre una propuesta prediseñada del árbol de objetivos, teniendo cuidado de agruparlas conforme a su naturaleza –forma o fondo –. En seguida, cada relator pone en consideración de la plenaria sus comentarios y propuestas. Al final se adoptan solamente aquellas sobre las cuales la plenaria tenga consenso. 
Segunda parte El moderador expone a los asistentes las acciones propuestas asociadas con los diferentes objetivos. Al concluir, da inicio al periodo de discusión por grupos y entrega a cada relator de una matriz en la que se ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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relacionen objetivos y acciones y en la cual se dé espacio para incluir nuevas acciones y observaciones. Al finalizar el proceso de discusión cada relator entregará la matriz con los comentarios del grupo. 
Tercera parte: Durante el desarrollo de toda la sesión los integrantes del grupo coordinador deben haber realizado el procesamiento de la información resultante del taller con el fin de que el moderador general pueda exponer las conclusiones a la plenaria. Seguidamente se abre un espacio para la participación de cada uno de los asistentes. Al final, se establecen compromisos en términos de tareas y fechas con todos los involucrados y se procede a la firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos. C. Elaboración de la Matriz de Plan de Acción Aquí el objetivo del coordinador del Documento y su grupo de trabajo consiste en definir la versión consolidada de la Matriz de Plan de Acción. 1. Convocatoria Se envía por correo electrónico el archivo de la Matriz de Plan de Acción, con cinco días de anticipación. En el mensaje se explica el esquema de socialización y los elementos que requieren un trabajo previo. Se recomienda el contacto telefónico a cada uno de los receptores para impartir las indicaciones pertinentes en lo concerniente al material enviado. 2. Agenda 


Introducción -
Entrega y explicación de la agenda con los temas que se tratarán en la reunión. -
Solución de dudas Primera parte -
Exposición de motivación acerca de la Matriz de Plan de Acción -
Apertura de la discusión del grupo -
Recepción y procesamiento de los aportes Segunda parte -
Resumen de aportes adoptados ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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Discusión -
Asignación de tareas y responsabilidades -
Firma del acta de la reunión 9. Desarrollo de la Agenda A partir de las alternativas definidas en el taller anterior, el coordinador elabora una propuesta que envía por correo para que los involucrados al interior de las entidades definan la información restante incluidos los recursos. Luego de tener la información consolidada, la revisan las direcciones técnicas o Dependencias del DNP y se hace un taller para su priorización y para manifestar las observaciones. El objetivo es lograr un consenso entre los involucrados con respecto a los objetivos y el Plan de Acción del Documento. 
Introducción El moderador describe la agenda que se seguirá durante la reunión y explica a los participantes la dinámica y los objetivos esperados, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada uno de los asistentes. Al terminar su exposición indica que se formen los grupos, da inicio a las deliberaciones y entrega a los relatores, un número definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las cuales deben resumir las opiniones del grupo con respecto a un nivel en cuanto a los aspectos de forma y fondo. El moderador lee y clasifica sobre la propuesta de árbol las tarjetas entregadas por cada uno de los relatores, agrupando los comentarios según sean de forma o de fondo. Una vez leídas y organizadas todas las tarjetas se define sobre cuáles de las propuestas hay consenso por parte de todo el auditorio y son esas propuestas las recogidas y procesadas por los integrantes del grupo coordinador. 
Primera parte El moderador expone a los asistentes las acciones propuestas asociadas con los diferentes objetivos y explica los criterios sobre los cuales se propusieron. Al terminar su exposición indica que se formen los respectivos grupos y da inicio al periodo de discusión. Cada uno de los participantes tiene que llevar a la sesión un documento de trabajo donde debe validar las acciones propuestas y, si es el caso, proponer acciones nuevas. Después de discutir y llegar a un acuerdo con base a las propuestas y comentarios individuales, se deberá consolidar la propuesta del ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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grupo para que sea expuesta por parte del relator. Las sugerencias y propuestas deben ser claramente justificadas con el objeto de que todos tengan clara la naturaleza del comentario. Si la razón es considerada como válida por todos se tiene en cuenta, de lo contrario, se somete a votación entre todos, previa advertencia de la importancia de lo que se está definiendo. El resultado de esa votación determina los cambios que deberán hacerse. Es importante destacar que en caso de surjan cambios en cuanto a los objetivos planteados en esta misma sesión, la redefinición de las acciones asociadas se dará una vez se definan las acciones que no están sujetas a cambios en la definición de los objetivos. 
Segunda parte Durante el desarrollo de la sesión los integrantes del grupo coordinador realizan un procesamiento de la información sobre la que se ha llegado a un consenso como resultado del taller. En esta parte el moderador expone las conclusiones a la plenaria; luego abre un espacio para la participación de cada uno de los asistentes en caso de que haya comentarios adicionales. Para finalizar, se establecen compromisos en términos tanto de tareas como de fechas con todos los involucrados y se procede a la firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos. ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP
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D. Elaboración del borrador del documento Una vez consolidado el borrador del Documento, que incluye todo lo que se acuerde en las sesiones anteriores, se envía a través de correo electrónico a todos los delegados de las entidades externas, a los directores técnicos, los delegados de cada una de las direcciones técnicas y a los expertos que participaron en las sesiones. En el correo se define el plazo hasta el cual se reciben comentarios al Documento. La reunión final en la que se da espacio a los involucrados para argumentar sus observaciones es el Pre‐CONPES. Fecha aprobación: 03 FEB 2012 Revisó: ______________________________ Andrés Mauricio Jimenez Pava Asesor Subdirección General Aprobó: ______________________________ Juan Mauricio Ramírez Cortés Subdirector General ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP

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