Manual de la funcionalidad memo

Transcripción

Manual de Usuario
Modulo de Memo
Plataforma – Universidad de Pamplona
Noviembre 2004
Tabla de Contenido
Contenido
1
2
2.1
2.2
3.
3.1
3.2
4
5
6
6.1
6.2
7
2
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO
ALCANCE
GLOSARIO Y REFERENCIAS
GLOSARIO
REFERENCIAS
MENSAJES DE ERROR
MAPA DE NAVEGACION
REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE
CONECTIVIDAD
CLIENTES
USO DEL APLICATIVO
Pág.
3
4
4
4
5
5
5
7
8
9
9
9
11
1. INTRODUCCIÓN
Intercambiar ideas e informar es indispensable en cualquier organización, ya que
todo tipo de interacción de una empresa y su medio depende de la comunicación a
fin de lograr una coordinación de ideas y esfuerzos alcanzando los objetivos
perseguidos.
Memosoft es una herramienta intuitiva y flexible que permite un servicio de
mensajería interna entre la organización facilitando la comunicación y el flujo
eficiente de la información entre las diferentes dependencias de manera confiable,
segura y ágil, satisfaciendo las necesidades de información de una empresa
moderna que requiere de su personal constante comunicación.
Actualmente, el mundo de los negocios avanza a pasos agigantados, y este
movimiento arrollador va de la mano con los cambios que surgen en la tecnología,
las nuevas demandas de información, los cambios sociales, culturales y
económicos existentes en este nuevo entorno. Todo esto pone de manifiesto el
nuevo oriente que debe seguir la gestión y acceso a la información que respalda
los procesos que regulan las instituciones, con el fin de garantizar la información
actualizada.
El éxito de una empresa u organización depende en gran medida del conocimiento
y la información que esta disponga, que esté al alcance de aquellas personas que
deban acceder a la misma y que se encuentre continuamente actualizada, El
aplicativo de gestión de normas le permite en forma amigable y confiable registrar
la información.
El usuario encontrará en la herramienta Memosoft un gran mecanismo que cubre
as necesidades de comunicación interna dentro del la organización. La
herramienta cuenta con tres funcionalidades principales las cuales permiten
acceder más rápidamente a la información y compartirla.
Manual de usuario modulo de memo
3
2. OBJETIVO Y ALCANCE
2.1 OBJETIVO
Fortalecer la comunicación de la organización generando sinergias potenciadoras
de las capacidades, competencias, experiencias y trayectorias particulares de los
usuarios que utilizan la herramienta.
2.2 ALCANCE
Memosoft define una estrategia de comunicación empresarial, determina forma,
manera y medio comunes al personal de una organización consiguiendo que el
flujo de información se convierta en una política de empresa, normalizado y
eficiente.
Memosoft tiene claro la intencionalidad de los mensajes manteniendo un estricto
seguimiento del estado y movimiento de la información, permitiendo tanto a
remitente y destinatario(s) tener control sobre la comunicación.
Mejorar el rendimiento y velocidad con que se realiza el trabajo, manteniendo la
organización en constante comunicación de manera fácil y segura.
4
3. GLOSARIO Y REFERENCIAS
3.1 GLOSARIO
Comunicación
Componer
Archivo
Adjunto
Comunidades
Acción y efecto de comunicar o comunicarse, Cada uno de estos medios de
unión entre dichas cosas.
Formar las palabras, líneas y planas, juntando las letras o caracteres. Hacer
versos.
Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).
Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para
almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que
pueden manejarse mediante una instrucción única.
Certificación oficial de un hecho.
3.2 REFERENCIAS
A nivel Internacional.
InfoJobs.net ha adoptado las medidas de índole técnica y organizativa que
garantizan la seguridad de los datos de carácter personal y evitan su alteración,
pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la
tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que estén
expuestos, todo ello de conformidad con lo establecido en el Real Decreto
994/1999, de 11 de junio.
La legislación española en materia de protección de datos se contiene
básicamente2 en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de
Datos de Carácter Personal (LOPD), el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por
el que se aprueba el Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros
automatizados que contengan datos de carácter personal, y en el Real Decreto
1332/1994, de 20 de junio, por el que se desarrolla determinados aspectos de la
Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento
Automatizado de los Datos de Carácter Personal. Pese a la relativa novedad de
esta normativa, las obligaciones y requerimientos legales que se establecen no se
ajustan adecuadamente al tratamiento de datos a través de Internet, y ni siquiera
existe previsión alguna en cuanto a la publicación de datos personales en páginas
web3.
5
CAPITULO II, SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL, Capitulo 6,
Capitulo 7, Capitulo 8, Capitulo 9.
DECRETO NUMERO 3418 DE 1954 (Noviembre 25) Por el cual se dictan
normas sobre telecomunicaciones en general. El presidente de la República de
Colombia, en uso de sus facultades legales, y en especial de las que le onfiere
el artículo 121 de la Constitución Nacional.
Sentencia C-662/00, Los documentos electrónicos están en capacidad de
brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayoría de los
casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto
a la identificación del origen y el contenido de los datos, siempre que se
cumplan los requisitos técnicos y jurídicos plasmados en la ley.
El servicio de certificación a cargo de las entidades certificadoras propende
por proporcionar seguridad jurídica a las transacciones comerciales por vía
informática, actuando la entidad de certificación como tercero de absoluta
confianza, para lo cual la ley le atribuye importantes prerrogativas de
certificación técnica. La certificación técnica busca dar certeza a las partes que
utilizan medios tecnológicos para el intercambio de información, en cuanto a la
identidad y origen de los mensajes intercambiados. No busca dar mayor
jerarquía ni validez a los mensajes de datos de los que pretende un documento
tradicional.
LEY 555 DE 2000, Por la cual se regula la prestación de los Servicios de
Comunicación Personal, PCS y se dictan otras disposiciones, Articulo 1,
Articulo 2, Articulo 3, Articulo 4.
6
4. MENSAJES DE ERROR
Enviar Memo
Advertencia....!!!!Ha excedido el limite de los mensajes recibidos debe eliminar
recibidos, de lo contrario no podrá recibir memos
7
5. MAPA DE NAVEGACIÓN
Memo Usuario
Componer
8
Mensajes
Recibidos
Mensajes
Enviados
6. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE
6.1 CONECTIVIDAD
La Institución Educativa debe poseer una conexión permanente y dedicada si
conecta varios equipos usando un Proxy.
Lo mínimo que debería poseer una Institución Educativa para poder acceder a los
servicios de Academusoft 3.2 por acceso compartido es una conexión con 128
Kpbs en un proveedor de servicios de Internet reconocido. De ahí en adelante
dependiendo de la cantidad de clientes en la red local se debe aumentar el ancho
de banda.
Si se desea acceder por línea conmutada, el equipo que accede no puede ser un
Proxy, debe conectarse sólo ese equipo pues un Proxy con conmutada no ofrece
calidad de conexión a varios equipos.
6.2 CLIENTES
Los requerimientos mínimos que tiene presentar los equipos de la institución
educativa en cuanto a hardware y software son:
Procesador: Pentium® IV de 1 GHz o superior.
Sistemas operativos: Windows® 95 OSR2, Windows 98, Windows 98 SE,
Windows NT® 4 Workstation con Service Pack 6a, Windows 2000 Professional
con Service Pack 2, Windows XP.
Muy importante mantener actualizado el sistema por medio de Windows Update.
RAM: 256 MB de RAM como mínimo.
Requisitos de software:
Navegador (Microsoft® Internet Explorer): Microsoft Internet Explorer 4.01 con
Service Pack 2, Microsoft Internet Explorer 5.01, Microsoft Internet Explorer 5.5
con Service Pack 1 o Microsoft Internet Explorer 6.0.
9
Navegador (Netscape): Netscape Communicator 4.5 o 4.7
10
7. USO DEL APLICATIVO
Herramienta de Mensajería interna sincrónica para la cual no se
requiere la utilización de estándares internacionales, permite mayor
almacenamiento, posibilidad de verificación de la recepción del
mensaje, genera listado automático de los usuarios de la herramienta
y evita la generación spam.
Al dar clic sobre este icono podrá ingresar a las funcionalidades de Usuario en la
cual encontrara tres iconos que le permitirán al Usuario desarrollar diferentes
procesos asociados con la gestión de las mismas.
7.1 COMPONER
Esta funcionalidad Permite al usuario redactar un mensaje y enviarlo a un
usuario en particular o a una comunidad entera.
A continuación se despliega en pantalla el cuerpo del Memo donde podrá
seleccionar el Usuario o los Usuarios a quien puede enviar el Memo, consta de:
11
Para – Copia: Indica a quién o a quiénes va dirigido el memo; este campo tiene
dos opciones para listar las cuentas.
Seleccionar y
Eliminar: Permite elegir el o los remitentes a quien desea
enviar el mensaje. Una vez haya dado clic en este icono se desplegará un listado
mostrando las comunidades, niveles y usuarios que se encuentran en la
estructura.
El sistema detecta cuando el usuario no ha seleccionado un destinatario,
desplegando una ventana emergente en la pantalla, pulse aceptar para
seleccionar la persona o personas que desea tenga conocimiento del mensaje.
Estos campos cuentan con la opción de buscar al integrante de la organización,
digitando nombre o apellido en el campo Buscar y dando clic en el mismo, dicha
acción arroja los resultados requeridos.
12
Si el campo de buscar no ha sido editado el sistema despliega la siguiente alerta,
informando al usuario iniciar nuevamente la búsqueda del destinatario.
Firma: Despliegue del listado y seleccione la firma correspondiente, dependiendo
en el rol que se encuentre.
Asunto: Es un campo de texto en el cual especificamos el tema relacionado con
el contenido enviado. En este campo podemos digitar parámetros de texto,
numéricos y Símbolos. Ejemplo: El mensaje que requiere el es el ·# 26-563 el
campo al cual hacemos referencia es obligatorio de lo contrario se generará una
alerta indicando la exigencia del campo; “Debe Digitar el Asunto”
13
Cuadro de mensaje: Este campo permite expresar la información que desea dar
a conocer a la persona destinatario. El remitente redacta el mensaje, informa o
detalla el envió del memo, de lo contrario Memo no permitirá enviar el mensaje
satisfactoriamente, si este campo no ha sido editado y se da clic en el icono de
Enviar se generará la alerta “Debe editar el Memo”
.
Tenga en cuenta lo siguiente para poder adjuntar el archivo, pulse el
Adjunto:
botón "Examinar" para elegir el archivo que se quiere adjuntar. Selecciónelo y
haga clic en "Abrir". El nombre del archivo aparecerá en el recuadro blanco. A
continuación, pulse el botón "Adjuntar". Tras unos segundos, el nombre del
archivo aparecerá en el recuadro inferior (capacidad 5 mb.). Si desea eliminar
algún archivo, selecciónelo en el lado izquierdo y pulse "Eliminar”.
Tenga en cuenta que el tamaño máximo para enviar un memo es de 5 MB si llega
a superar el tamaño se generará una alerta indicando que el archivo que desea
adjuntar a superado al tamaño autorizado.
14
Una vez haya diligenciado todos los campos puede dar clic en Enviar, el sistema
genera una alerta de confirmación en la cual debe pulsar Aceptar si esta de
acuerdo en enviar el memo o de lo contrario Cancelar.
.
Una vez haya dado clic en el icono Aceptar el sistema comprueba si destinatario
no ha sobrepasado el número de memos a recibir; en el caso de que el Remitente
haya sobrepasado el límite se generará un mensaje indicándole que el memo no
puede ser enviado a las cuentas seleccionadas por haber superado la capacidad
de recibidos.
Si no ocurrió ningún problema en el momento del envío del memo, una ventana le
informará que su mensaje ha sido enviado correctamente. Salga de la sesión o
pulse Volver si desea continuar trabajando en su cuenta de memo.
15
7.2 MENSAJES RECIBIDOS
Una vez haya ingresado a mensajes recibidos, podrá ver el listado de todos los
memos que hasta la fecha a adoptado.
Cada usuario puede tener un límite de memos recibidos. Si llega a acumular los
memos, se generará una alerta indicándole que ha excedido el número de
mensajes recibidos, de lo contrario no podrá recibir mensaje alguno hasta que
disponga nuevamente de capacidad de almacenamiento.
16
De esta manera deberá seleccionar y eliminar un número de mensajes recibidos
así memo funcionará correctamente, y en el cual podrá recibir más mensajes,
recuerde seleccionar los mensajes antes de dar clic en el icono de eliminar de lo
contrario se desplegara una alerta indicando que debe seleccionar como mínimo
un mensajes para borrar.
El sistema no permite ver más de un mensaje a la vez, por lo cual si selecciona
más de uno se generará una alerta indicándole que Debe seleccionar un solo
mensaje.
Seleccione del listado de mensajes recibidos alguno de los memos y de clic en el
icono de Ver, una vez haya ingresado observará el cuerpo del memo con su
respetiva gestión Aceptar Mensaje, Rechazar Mensaje, Eliminar Mensaje y
Guardar memo en disco.
Tiene la opción de dar un estado de rechazo, de tal modo que el
remitente pueda ver que el memo no se admitió.
17
Este icono cumple con la función de aceptar el mensaje, indicando, a
su vez, al remitente que se encuentra de acuerdo con el contenido
del mensaje enviado.
Permite al destinatario guardar el memo recibido de modo que
pueda ser recuperarlo posteriormente. El mensaje es guardado
como extensión pdf, y no podrá ser modificado.
Este icono se encuentra dentro del memo que se está leyendo, si el
requerimiento del usuario es borrarlo de clic en el icono Eliminar
mensaje, una vez acepte la eliminación en el listado principal se
actualizará el listado de mensajes recibidos.
7.3 MENSAJES ENVIADOS
Una vez haya ingresado a Mensajes Enviados, podrá ver el listado de todos los
memos que hasta la fecha ha despachado. Para poder ver alguno de los memos
18
debe seleccionar uno de los registros, dar clic sobre el icono Ver o si desea
eliminarlo debe dar clic en el icono Eliminar para borrar el memo.
De esta manera deberá seleccionar y eliminar un número de mensajes enviados
así memo funcionará correctamente, y en el cual podrá continuar más mensajes,
recuerde seleccionar los mensajes antes de dar clic en el icono de Eliminar de lo
contrario se desplegará una alerta indicando que debe seleccionar como mínimo
un mensajes para borrar.
19
El sistema no permite ver más de un mensaje a la vez, por lo cual si selecciona
más de uno se generará una alerta indicándole que Debe seleccionar un solo
mensaje.
Seleccione del listado de mensajes enviados alguno de los memos y de clic en el
icono de Ver, una vez haya ingresado observará el cuerpo del memo que ha
enviado, con su respetiva gestión: Guardar memo en disco.
Permite al remitente guardar el memo enviado de modo que pueda
ser recuperado posteriormente, el mensaje es guardado como
extensión pdf, que no podrá ser modificado.
20
21
Universidad de Pamplona Ciudad Universitaria – Pamplona (Norte de Santander)
Universidad de Pamplona Ciudad Universitaria – Pamplona (Norte de Santander)
Tel: (7)5685303 Ex: 196-168 Telefax: (7)5685182 E-mail: [email protected]
22

Manual de la funcionalidad memo

Transcripción

Documentos relacionados

13. Establecer un campo memo en solo anexar

Establecer un campo memo en sólo anexar

Check Number Date Payee Memo Fund Vote Number (for non