MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA

MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA

Manual del Sistema de Control
Interno para la Certificación
de Producto Orgánico
Por:
Wilfredo Lorenzo VÁsquez Quispesivana
2011
PROCEDIMIENTO DE LLENADO DE FORMATOS Y REGISTROS
En la implementación del manejo orgánico de los integrantes del núcleo de frutas; es necesario
el manejo de los formatos, los cuales servirán para armar las carpetas de cada productor, y
también servirán como documentos de verificación de las auditorias; estos se describen a
continuación:
-
-
-
-
-
FICHA DE INSPECCION SIC, la presente ficha tiene que aplicar el inspector interno a
cada uno de los productores, mediante una visita directa a cada parcela a ser certificada,
comprobando, evaluando su solicitando los sustentos necesario. Por ningún motivo debe
quedar espacio vacios, sin fechas, sin nombres (nombre y firmas tal cual como están en
el DNI).
ACUERDO Y COMPROMISO DEL PRODUCTOR, cada productor debe firmar este
documento, por medio de éste se formaliza el compromiso de cumplir y facilitar los
requerimientos, principios del proceso de certificación.
REGLAMENTO INTERNO, es un reglamento orientador que tiene que ser codificado,
adecuado a su realidad productiva y socio organizativa. Se tiene que dar a conocer a
cada uno de los productores.
ACTIVIDADES DE CAMPO, toda parcela debe contar con un registro de las actividades
agrícolas.
REGISTRO DE COSECHA Y COMERCIALZIACION: Obligatoriamente cada productor
debe tener actualizado y disponible su registro de cosecha, aun si no existiera cosecha,
este documento debe estar previsto, y el productor debe conocer como registrar la
información.
PLANIFICACION ANUAL DE SCI, todo sistema de control debe tener planificadas las
actividades a realizar durante el año productivo.
INFORME DEL COMITÉ DE APROBACION: Una vez que los inspectores han realizado
su trabajo, entregan las carpetas. El auditor interno o comité de aprobación tiene que
auditar si las cosas están bien realizadas y si se cuanta con toda la información
necesaria.
1
FORMATO: FICHA DE INSPECCIÓN DEL SCI
1. SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Informe de Inspección (CEE, NOP, JAS, Nac)
PRODUCCIÓN AGRÍCOLA
Nombre del agricultor:
Nota: El formato será aplicado por parte del SIC para realizar Informante:
por lo menos una vez al año el control directo de cada una de
las parcelas a certificarse.
Dirección:
Fecha de inspección:
# de
Parcela
Cultivo, en caso de parcelas
asociadas, el % de cada
cultivo
Área del
campo
Fecha
Mes/Año de la
Rendimiento
(última
1era.
del año anterior
aplicación de
insumos
inspección
(t/has)
prohibidos)
Código:
Rendimiento
del año actual
(t/has)
Inicio
cosecha
(mes/año)
REPORTAR LAS PARCELAS ADICIONALES QUE NO CUENTAN PARA LA CERTIFICACION PRESENTE (en caso de tener parcelas
adicionales a las que se contempla en la certificación, en una misma unidad productiva)
1.- CONTROL DE VENTAS (Controlar un mínimo de tres entregas)
Fecha
cantidad
Fecha
cantidad
Fecha
Trazable
(Coherente) SI/NO
Sustentos disponibles
cantidad
2
2. Insumos utilizados
Nombre del producto y su origen
(P=Propio / C=Comprado)
Cantidad y
# de la Fecha de
concentración parcela aplicación
Abonos
Orgánicos
Fertilizantes
Control
de
malas hierbas
Control
de
Plagas
y
enfermedades
3. Rotación y Asociación de cultivos:
Parcela
#
ASOCIACIÓN
DE CULTIVO
Abonos verdes,
Leguminosas,
cobertera
Cultivo
2 años atrás
Cultivo
año pasado
Cultivo
próximo año
(planificado)
Riesgo de erosión y sus respectivas medidas de prevención:
3
SI= tiene
/
NO= se requiere pero no cumple
/
Requisito Evaluado
NA= No aplica y/o no se requiere
Sí/
Observaciones / No aplica
No/ Na
Transición Parcial
Las áreas en transición cumplen el presente Reglamento
Técnico y/o políticas internas.
Los sistemas de producción orgánico y convencional están
claramente separados e identificados (física, documentaria
y/o digitalmente) en todas las fases de su proceso.
La Unidad Productiva no tiene producción paralela por más
de cinco (05) años
Tiempo de Transición
La Unidad Productiva cumple los requerimientos para el
período de transición: cultivos anuales (02) años y cultivos
perennes (03) años o cumple las consideraciones técnicas
del Organismo de Certificación para reconocer el período de
transición no menor a 12 meses.
Reinicio de la transición
No se detectó la aplicación de un producto no permitido en
el presente Reglamento Técnico.
Almacenamiento y transporte de productos prohibidos
No se almacenan productos prohibidos, dentro de las
unidades productivas orgánicas o en transición.
OGMs
No se usa materiales, insumos, ingredientes con o
provenientes de OGMs
SEMILLAS Y ALMACIGOS (Uso de semilla)
Las semillas o materiales de propagación provienen de una
producción orgánica; o cumplen lo siguiente:
- Evita el tratamiento químico
- Y se cuenta con un programa en el tiempo, para la
obtención de semillas orgánicas y que es de conocimiento
del Organismo de Certificación
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Requisito Evaluado
Sí/
Observaciones / No aplica
No/ Na
FERTILIZACIÓN Y ABONAMIENTO (Manejo de la fertilidad del suelo)
Se utiliza estiércol o material vegetal externo de la Unidad
Productiva. Se han definido límites de tiempo para el
autoabastecimiento y de ello tiene conocimiento el
Organismo de Certificación
En el proceso de compostaje sólo se utilizan insumos
permitidos.
No se utilizan fertilizantes derivados de excrementos
humanos, basura doméstica urbana o aguas servidas
/excepto para proyectos no alimentarios.
Los insumos restringidos cuentan con la autorización de la
certificadora.
MANEJO DE PLAGAS
No se utilizan herbicidas, fungicidas, insecticidas; tampoco
irradiación o microondas en prevención ni almacenamiento,
para el control de plagas.
En caso de uso de insumos restringidos, se realiza previa
autorización del Organismo de Certificación.
Se utilizan equipos provenientes de sistemas agrarios
convencionales, en caso que si, ¿son limpiados y están
libres de residuos previo uso?
No se evidencia casos de sospecha razonable por
contaminación de agro tóxicos debido al viento, erosión o
pulverización accidental o se toma muestra para su análisis.
Se utilizan coberturas plásticas de polietileno o polipropileno
o reciclados de ellos, y luego son retirados de la Unidad
Productiva; no se usa coberturas de policloruros.
No conformidades encontradas:
5
Requisito Evaluado
Sí/
Observaciones / No aplica
No/ Na
Observaciones:
Resultado SIC
Categoría
O
T3 T2
¿Por qué?:
T1
PRODUCTOR
NOMBRE COMPLETO
DNI #
FIRMA
INSPECTOR
NOMBRE COMPLETO
DNI #
FIRMA
CROQUIS DE LA O LAS PARCELAS DE LA UNIDAD
PROYECTO
CULTIVO
UTM
6
PRODUCTOR
PARCELA
===========
FIRMA PRODUCTOR
CAMPAÑA
===========
FIRMA INSPECTOR
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FORMATO DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Informe de Inspección (CEE, NOP, JAS, Nac)
PROCESAMIENTO
Nombre del operador:
Nota: El formato será aplicado por parte del SIC para Persona auditada:
realizar por lo menos una vez al año el control directo de
cada una de las parcelas a certificarse.
Dirección:
Fecha de inspección:
1.- CONTROL DE VENTAS (Controlar un mínimo de tres entregas)
Fecha
cantidad
Fecha
cantidad
Fecha
Código:
Trazable
(Coherente) SI/NO
Sustentos disponibles
cantidad
Sí /
Requisito evaluado
Observaciones /No Aplica
No/ N.A.
DE LA TRANSFORMACIÓN Y MANEJO DE ALIMENTOS
Transformación y manejo de alimentos
En la transformación y manejo de los alimentos se mantiene la inocuidad,
calidad e integridad del producto y está separado en tiempo y espacio de la
manipulación y transformación de productos no orgánicos.
Se usan sólo alguno/s de los siguientes métodos de transformación: físico y
mecánico, químico, biológico, ahumado, extracción, precipitación y/o filtración.
Etiquetado de productos orgánicos
Los productos orgánicos son identificados correctamente, con etiqueta en
todas las etapas de la cadena productiva hasta la comercialización.
Prevención y control de la contaminación
Se cuenta con un procedimiento documentado, en el que se incluye
disposiciones para prevenir y controlar la contaminación, incluso para el
transporte y almacenamiento.
Limpieza de las instalaciones
Se mantiene la limpieza en todas las instalaciones con medidas permitidas
en el presente Reglamento Técnico.
Condiciones de almacenamiento
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Sí /
Requisito evaluado
Observaciones /No Aplica
No/ N.A.
Se utiliza gas etileno sólo para la maduración.
Manejo de plagas
Se utilizan Buenas Prácticas en los procesos, los tratamientos con agentes
reguladores de plagas se realizan previo consentimiento del Organismo de
Certificación.
Control de plagas
No se utiliza irradiación, ni desinfectantes persistentes, ni cancerígenos.
Protección de productos en almacenes
Se cuenta con normas internas de protección y desinfección durante el
almacenamiento.
Condición para que un producto se considere como orgánico
El producto transformado se denomina “orgánico” sólo si mas del 95% de sus
ingredientes son de origen orgánico.
¿Se etiqueta correctamente?
Régimen de ingredientes y extractos saborizantes de alimentos
Se utilizan ingredientes y extractos saborizantes orgánicos
Valor nutritivo del producto orgánico
Producción de enzimas para procesamiento
Los medios para producir enzimas y productos microbiológicos, están
compuestos por ingredientes orgánicos.
Excepciones para ingredientes convencionales
Se usa materia prima no orgánica, previa autorización del Organismo de
Certificación, y esta sujeta a revisión y evaluaciones periódicas.
Estos materiales no provienen de OVMs.
Utilización de insumos de diferentes calidades en forma simultánea
No se usa el mismo ingrediente en calidad “orgánica” y “no orgánica”
Uso de microorganismos y enzimas
No se utilizan OGMs.
Proceso de extracción
Se utiliza sólo agua, etanol, aceite mineral y vegetal, vinagre, CO2, nitrógeno
o ácidos carboxílicos de calidad alimentaria apropiados para su propósito.
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Sí /
Requisito evaluado
Observaciones /No Aplica
No/ N.A.
Los materiales usados para la filtración no contienen asbesto.
Autorizaciones
Se cuenta con todas las autorizaciones vigentes, incluyendo la de materia
ambiental
RESUMEN DE HALLAZGOS
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________
_____________________________________________
NOMBRE COMPLETO
DNI #
FIRMA
NOMBRE COMPLETO
DNI #
FIRMA
OPERADOR
INSPECTOR
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FORMATO: LISTADO DE PROVEEDORES
LISTADO DE PROVEDORES QUE APLICARIAN PARA EL PERMISO DE IMPORTACION
NOTA: Para gestionar le permiso de importación, toda la cadena del proceso productivo debe contar con un certificado máster vigente (mínimo 3 meses de vigencia), en el caso que alguna parte del proceso no esté
certificado, no es posible obtener el permiso de importación.
EMPRESA:
FECHA:
IMPORTADOR (Nombre y contactos):
Bajo que norma está certificado
Adjuntar el
Contacto del
PRODUCTO, para
PROVEDOR, quien
Que parte de la cadena tiene
su proveedor de producto o
certificado máster
proveedor
#
el que se requiere el
el vender o entrega
certificado su proveedor
¿Quién lo
Fecha de
servicio orgánico
UE
(Nombre, mail,
permiso
al producto
certifica?
vigencia del CM
teléfono)
UE
JAS
Campo (x)
Proceso (x)
NOP (X)
Anexo #
(X)
(X)
IMPORTADOR
NOMBRE CONTACTO
DIRECCIÓN
MAIL Y TELÉFONOS
PRODUCTOS
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FORMATO: ACUERDO Y COMPROMISO DEL PRODUCTOR
AH Agroindustrias Huayllacán SAC
ACUERDO Y CARTA DE COMPROMISO
Por medio de la cual el productor se compromete a garantizar la integridad orgánica del sistema
productivo ante Agroindustrias Huayllacán SAC.
El presente documento tiene validez por un periodo de un año a partir de la firma del productor,
es automáticamente renovado a la fecha de aniversario de la firma para un año más. En caso de
cancelación del acuerdo, se debe avisar en forma escrita con 3 meses de anticipación a la fecha
de vencimiento.
ACUERDO:
1.- Afirmo que toda información sea escrita y/o verbal dada en toda documentación requerida por
AH, es verdadera, actual y completa que permite describir el manejo de mi sistema productivo.
2.- Estoy de acuerdo en recibir visitas de inspección sin restricción alguna, a mi sistema
productivo (parcelas, almacenes, contabilidad, archivos y otros), en el momento que los procesos
de control propios de AH lo requiera ya sea previamente coordinada o sin previo aviso.
3.- Afirmo que como participante de un programa de certificación de AH, no me da derecho a
describir y/o comercializar mis productos de forma independiente, sin obtener mi propio
certificado orgánico otorgado de manera particular a mi nombre.
4.- Comprendo que BCS no me brinda servicios de asesoría, financiamiento, comercialización y
que no tengo conflicto de interés con BCS o su personal autorizado.
COMPROMISO:
Conocer, respetar y aplicar las normas de producción orgánica exigida por el reglamento de la
normativa de la producción orgánica agropecuaria nacional y las normas de BCS.
-
Crear las condiciones de un suelo vivo, estable y autosuficiente, una fertilidad
regenerativa y durable, aplicando los principio de la normativa.
Excluir todo tipo de fertilizantes, funguicidas, insecticidas, herbicidas de síntesis química
y que no están permitidos por las normas.
Aplicar un plan de rotación y asociación de cultivos que permita el equilibrio nutricional y
ecológico.
Realizar labores de labranza que permitan proteger y conservar el suelo.
Efectuar prácticas preventivas para un buen manejo del sistema productivo, en el ultimo
de los casos y previamente justificados aplicar los insumos externos permitidos por las
normas.
Para constancia de lo anteriormente indicado, procedo a firmar el presente documento.
......................................................................
CODIGO – NOMBRE DEL PRODUCTOR
Lugar:............................................................
................................................
FIRMA
Fecha:.....................................
12
FORMATO: REGISTRO DE CAPACITACIONES
REGISTRO DE ASISTENCIA - EVENTOS DE CAPACITACIÓN
FECHA:
LUGAR:
CAPACITADOR:
ASIST. TÉCNICO:
TEMA (S):
#
NOMBRE COMPLETO
DNI
FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
FORMATO: REGISTRO DE ACTIVIDADES DE CAMPO
PROYECTO
NOMBRE:
PARCELA:
CAMPAÑA:
ACTIVIDADES
FECHA
CODIGO:
CULTIVO:
FECHA
INSPECTOR
INSUMOS
/
HERRAMIENTAS
CANTIDAD
COSTOS
RESPONSABLE
OBSERVACION
SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SCI
MOTIVO
OBSERVACIONES ENCONTRADAS:
FECHA
INSPECTOR
MOTIVO
OBSERVACIONES ENCONTRADAS:
14
FORMATO: REGISTRO DE COSECHA
Registros de Cosecha
PROYECTO
NOMBRE:
CAMPAÑA:
PARCELA:
CULTIVO:
CÓDIGO:
PRODUCTO PROCESADO OBTENIDO
FECHA
CANTIDAD
TOTAL
CANTIDAD
ENTREGADO
FECHA
PROCESO
PRODUCTO
TERMINADO OBTENIDO
PRIMERA
COMERCIALIZADO
PRIMERA
COSTO
SEGUNDA
COSTO
SEGUNDA
15
FIRMA
RESPONSABLE
COMPRA
REGLAMENTO INTERNO
REGLAMENTO DE CONTROL INTERNO PARA LA PRODUCCIÓN ORGÁNICA
EN LA EMPRESA AGROINDUSTRIAS HUAYLLACAN SAC.
PRESENTACIÓN:
El desarrollo agrícola actual, cada vez más competitivo, con altas exigencias de calidad y
aseguramiento de los productos, ha hecho que los pequeños productores busquen desarrollar e
implementar estrategias que les permita mantenerse y mejorar su posicionamiento dentro del
mercado orgánico. Para esto ven la necesidad de fortalecer su capacidad socio-organizativa
como un medio para lograr mejorar su conocimiento, la adopción y/o creación de nuevas
tecnologías, un mayor poder de comercialización, asumir nuevos eslabones dentro de la cadena
productiva, que en su conjunto les permita contar con un aporte más para la mejora de su
calidad de vida.
Las organizaciones de pequeños productores agrícolas que libre y voluntariamente han
manifestado y formalizado su apoyo e integración a AGROINDUSTRIAS HUAYLLACAN SAC ,
en vista de los retos y requerimientos de los procesos productivos actuales, han procedido a
delegar la responsabilidad del manejo y aseguramiento de la calidad e integridad orgánica al
Sistema de Control Interno presidido por AGROINDUSTRIAS HUAYLLACAN SAC, quien a partir
de la presente aprobación del reglamento tendrá la facultad de implementar las normas,
procedimientos, controles y demás acciones que creara conveniente para cumplir con su
cometido.
El presente reglamento actualizado, acopia, cohesiona y ha sido fortalecido por las experiencias,
conocimientos, requerimientos y capacidades de los distintos actores dentro de la cadena
productiva orgánica (Exportadores, entes de control y certificación, organismos de apoyo al
sector agrícola gubernamental y no gubernamental, gremios involucrados y personas
particulares), con la finalidad de fortalecer y garantizar los niveles de cumplimiento requeridos
por las principales normativas orgánicas ya sea nacional e internacional, permitiendo de esta
manera mayor accesibilidad al mercado orgánico.
RESOLUCIÓN:
Estando conscientes que el desarrollo del sector agrícola orgánico requiere que mediante un
proceso sean las organizaciones quienes vayan asumiendo nuevas responsabilidades, siendo
una de ellas el manejo y aseguramiento del Sistema de Control Interno, contribuyendo de esta
manera al desarrollo que toda persona o asociación persigue.
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Considerando que es necesaria la implementación de normas propias, procesos y controles
adecuados que permitan brindar la garantía y confianza a los miembros de las asociaciones
filiales, a los entes de control, comercializadores y consumidores, se ve la necesidad de
formalizar y desarrollar los sistemas de control interno.
Que las atribuciones y facultades que gozan como representantes legalmente elegido por sus
bases, resuelven aprobar el presente reglamento de Control Interno para la producción orgánica
de las unidades productivas.
CAPÍTULO I
OBJETIVOS
Art. 1.- Objetivos.
a) Establecer las normas, procedimientos y controles básicos para el aseguramiento de la
calidad e integridad orgánica de las unidades productivas propuestas dentro de un
proceso de certificación orgánica.
b) Mejorar el nivel de credibilidad y confianza en los principales actores de los procesos de
control y/o certificación, comercializadores y exportadores así como del consumidor final.
c) Supervisar y controlar el sistema de producción de manera transparente, imparcial, no
discriminatorio y minimizando los conflictos de interés.
CAPÍTULO II
CAMPO DE APLICACIÓN
Art. 2.- Ámbito de aplicación.
El presente reglamento será obligatorio para todos y cada uno de los sistemas productivos
insertados en un proceso de certificación orgánica que hayan libre y voluntariamente solicitado
ser parte del SCI de las organizaciones filiales a AGROINDUSTRIAS HUAYLLACAN SAC, para
todos los actores vinculados dentro de los procesos a nivel de producción, control, servicio de
capacitación y administrativo insertados dentro de los procesos orgánicos.
CAPÍTULO III
CONCEPTOS
Art. 3.- Con el fin de contar con una definición unificada y una correcta interpretación, los
conceptos deberán ser entendidos bajo las siguientes definiciones:
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TRANSICIÓN A LA PRODUCCIÓN ORGÁNICA
Art. 4.- Transición hacia la agricultura orgánica: Las parcelas que integren un proceso de
certificación, normalmente deberán estar bajo la supervisión del S.C.I por un espacio de al
menos tres años, durante los cuales, en base a un plan de manejo, se aplicarán las prácticas de
manejo orgánico contemplado en el presente reglamento.
Art. 5.- Tal como lo contempla los reglamento de producción orgánica de los principales
mercados internacionales, el S.C.I propondrá a la agencia de certificación orgánica la reducción
del periodo de transición, cuando se trate de parcelas de origen natural o agropecuarios que no
hayan sido tratados con productos no incluidos dentro de las normas bajo las cuales se esté
proponiendo la certificación. Dicha solicitud se realizará siempre y cuando el productor haya
presentado los soportes o pruebas suficientes que permitan demostrar y verificar al S.C.I que las
condiciones se cumplían durante al menos tres años atrás. En caso de ser necesario, la
parcela propuesta para la reducción del periodo de transición será puesta a consideración de la
agencia certificadora para que sea este ente el que determine su estatus de certificación.
Cuando se trate de un producto ha ser comercializado como orgánico dentro del mercado
nacional, prevalecerá la normativa de producción orgánica nacional, en la cual se contempla que
la reducción del periodo de transición para parcelas naturales o agropecuarias no será menor a
los 12 meses.
PRODUCCIÓN ORGÁNICA
Art. 6.- Se prohíbe a un productor contar con producción paralela (MISMO CULTIVO COMO
ORGÁNICO Y CONVENCIONAL) en su unidad productiva. Todas las parcelas cultivadas con la
especie y variedad de cultivo a certificarse y/o certificados que estén bajo su responsabilidad y
manejo deberán estar dentro de un proceso de producción orgánica y bajo la supervisión del
S.C.I.
Art. 7.- La producción mixta dentro de una unidad estará restringida a la presentación previa de
un plan de separación e identificación tanto físico como documentario, que garantice la no
contaminación de los equipos, herramientas, infra estructura y demás aspectos relevantes que
pongan en riesgo la integridad orgánica de la parcela o producto orgánico.
Dentro del manejo de la parcela está totalmente prohibido el uso de cualquier material que
contenga o provenga de Organismos Genéticamente modificados (OGMs).
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CAPÍTULO IV
REQUERIMIENTO PARA LAS PARCELAS
Art. 8.- Las parcelas tienen que estar claramente separadas e identificadas de cualquier otra
parcela que no cumpla con los requerimientos orgánicos.
Art. 9.- De existir riesgo de contaminación por sustancias externas, se tiene que implementar una
zona de amortiguamiento, que controle o garanticen la no contaminación de la parte orgánica.
Art. 10.- Las parcelas con manejo orgánico deberán contar y aplicar un plan de manejo del
cultivo. En el plan de manejo deberá constar:
a) La información general de la parcela.
b) La descripción de las principales labores agrícolas ha realizarse.
c) Detallar los tipos de insumos a utilizarse, indicándose si cuentan o no con certificación
de compatibilidad y/o la copia de las fichas técnicas del insumo, acompañado de la
autorización previa del S.C.I.
d) Una descripción de los registros y archivos implementados para sustentar el manejo y la
capacidad productiva de la parcela.
e) Las prácticas administrativas o físicas que se han implementado para evitar algún riesgo
de contaminación.
CAPÍTULO V
SISTEMA DE REGISTRO DE LAS PARCELAS
Art. 11.- Toda parcela certificada deberá contar con un sistema de registro que permita sustentar
el manejo del cultivo, su capacidad de producción y la comercialización realizada. En el caso de
re-certificación la unidad deberá archivar y mantener la información por lo menos un año más
después de haber sido auditado.
CAPÍTULO VI
MANEJO DE LA FERTILIDAD Y ACTIVIDAD BIOLÓGICA DEL SUELO
Art. 12.- Se deberá realizar prácticas que permitan mantener o mejorar la fertilidad del suelo y
que minimicen la erosión.
a).- El productor deberá mantener o compensar la biodiversidad existente a partir de haber
iniciado la producción orgánica.
b).- Deberá contar con un sistema de reciclaje de los residuos vegetales producidos en la
parcela.
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c).- Se aplicará compost compuesto por estiércol o guano, mezclado con residuos vegetales para
cumplir con una relación de C:N entre 25:1 y 40:1 y manejado durante sus tres primeros días
entre una temperatura de 55°C a 70°C, con 5 giros c omo mínimo durante este periodo.
d).- Fomentar la siembra de cultivos de cobertera, uso de leguminosas y otras alternativas que
sean validadas por parte del S.C.I.
e).- Queda prohibido la quema de material vegetal a exención que sea para el control de una
plaga o enfermedad eminente, para lo cual se procederá a justificar y solicitar la autorización de
S.C.I
f).- En caso de requerirse la utilización de insumos externos a nivel de abonos o fertilizantes,
deberán ser productos que consten dentro de la lista aprobada previamente por el S.C.I. De
requerirse se solicitará la autorización previa de la agencia de certificación orgánica, para lo cual
se enviará la carta de solicitud y la ficha técnica del producto.
CAPÍTULO VII
USO DE SEMILLA O MATERIAL VEGETATIVO.
Art. 13.- Semilla o material vegetativo
a).- El material vegetativo utilizado para siembras, reposición o resiembras deberá provenir de
parcelas ya certificadas como orgánicas, seleccionadas con buen nivel de calidad y
fitosanitariamente sanas.
CAPÍTULO VIII
MANEJO PREVENTIVO Y CONTROL DE PLAGAS Y ENFERMEDADES
Art.14.- La prevención estará basada en el manejo adecuado y oportuno de las labores
agrícolas, así como un buen sistema de abonamiento y fertilización.
Art. 15.- En el caso de identificación de enfermedades provocado por virus, se procederá a
seleccionar el material vegetativo, a eliminar las plantas que presenten signos y síntomas de
estar afectadas, cuyo material podrá ser incinerado.
Art 16.- El control de plagas se realizará mediante la utilización de medios físicos y mecánicos
como trampas, sebos, señuelos, repelentes, y de ser necesaria la eliminación de la fuente de
propagación.
Art 17.- El control de malezas se realiza por medios mecánicos y físicos.
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CAPÍTULO IX
COSECHA, TRANSPORTE Y COMERCIALIZACIÓN DEL PRODUCTO.
Art. 18.- El productor deberá contar con sistema de registros actualizado y accesible, que permita
o demuestre la capacidad productiva, en base a la cual se acordará el cupo de corte.
Art. 19.- Cada parcela contará con un código el cual será único, intransferible y no sujeto a
cambio sin un previo aviso y autorización del S.C.I, quien a la vez comunicará al ente
certificador.
Art. 20.- Cada productor será responsable de verificar y asegurar que la producción empacada
sea codificada adecuadamente, evitando de esta manera un mal uso de su código. En caso de
incurrir en el endose de producción, todo el producto de ese lote de corte será reciclado para la
elaboración de abonos orgánicos, sin tener derecho a reclamo alguno.
Art. 21.- El transporte de la fruta deberá ser exclusivo para producción orgánica previamente
verificada su limpieza y ausencia de sustancias contaminantes.
Art. 22.- La documentación que se genera en cada uno de los proceso de corte y
comercialización deberá ser archivada y estar ordenada y disponible para su control.
Art. 23.- No se podrá comercializar ningún producto que no provenga de una finca con certificado
master vigente, siendo la agencia certificadora la única que puede certificar y otorgar la
certificación correspondiente.
CAPÍTULO X
TRANSFORMACIÓN Y MANEJO DE LOS ALIMENTOS
Art. 24. En el manejo de los alimentos el fabricante deberá mantener la inocuidad, calidad e
integridad del producto y debe estar separado de la manipulación y transformación de los
productos no orgánicos.
Art. 25. Solo deben usarse los siguientes métodos de transformación: físico y mecánico, térmico,
químico, biológico, ahumado, extracción, precipitación y/o filtración.
Art. 26. El fabricante debe contar con procedimientos documentados que permitan prevenir y
controlar la contaminación, incluso para el transporte y almacenamiento.
Art. 27. Se debe mantener la limpieza en todas las instalaciones con medidas permitidas en el
presente Reglamento Técnico.
Art. 28. El fabricante debe implementar Buenas Prácticas de Manufactura en los procesos
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Art. 29. Para el tratamiento de control de plagas debe estar permitido por el Organismo de
Certificación.
Art. 30. Los fabricantes no deberán utilizar irradiación, ni desinfectantes persistentes, ni
cancerígenos.
Se cuenta con normas internas de protección y desinfección durante el almacenamiento.
Art. 31. Para la producción orgánica sólo se utilizarán ingredientes y extractos saborizantes
orgánicos
Art. 32. El fabricante debe contar con todas las autorizaciones vigentes, incluyendo la de materia
ambiental.
Art. 33. El fabricante debe cumplir con todas las reglamentaciones sanitarias vigentes.
CAPITULO XI
IDENTIFICACIÓN Y/O ETIQUETAJE DEL PRODUCTO
Art. 34. Sin perjuicio a las disposiciones de etiquetado del producto emitido por las normas, todo
empaque deberá llevar el código de la parcela; las siglas, nombre y/ código de la asociación.
Art. 35. Los productos orgánicos son identificados correctamente, con etiqueta en todas las
etapas de la cadena productiva hasta la comercialización.
CAPITULO XII
USO Y MANEJO DEL CERTIFICADO ORGÁNICO.
Art. 36. La producción de una finca certificada bajo la responsabilidad del S.C.I y cuyo dueño y
propietario sea miembro de la organización, podrá ser comercializada, etiquetada o identificada
como orgánico, siempre y cuando sea por medio de la organización, cuya certificación estará
bajo la responsabilidad de los representantes legales vigentes. A excepción que cuente con una
autorización aprobada y escrita por parte del comité de aprobación y se haya comunicado de
manera oportuna a la agencia de certificación.
CAPITULO XIII
COMUNICACIÓN
Art. 37.
Es obligación del productor informar al
S.C.I cualquier cambio relevante que se
produjera en su unidad productiva (contaminación lateral o indirecta del predio, incremento o
decremento de la superficie, fluctuaciones fuertes de su capacidad productiva, separación del
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programa de certificación, cambio de responsabilidad del manejo de la unidad certificada, otros).
El S.C.I procederá a evaluar y comunicar al ente certificador para su actualización de datos.
POLÍTICAS SOBRE LOS PRINCIPALES ASPECTOS:
APROBACIÓN DE PRODUCTORES AL PROGRAMA:
-
Presentación y aprobación de la solicitud
-
Presentación y revisión de la información previa del productor (Copia DNI, copia
documento legal de tenencia de la tierra, croquis detallado de cada parcela a certificarse,
historial de manejo de la parcela).
-
Inspección interna
-
Capacitación y concienciación sobre normas, requerimientos, reglamento interno,
manejo orgánico del cultivo, controles fitosanitarios orgánicos.
-
Implementación del sistema de registros y archivos.
EVALUACIÓN Y APROBACIÓN DE INSUMOS
-
Monitoreo y evaluación de las prácticas previas y del problema fitosanitario
-
Reporte técnico y solicitud al ente certificador.
-
Información a presentar, ficha técnica completa, copia de certificado de compatibilidad.
-
Aprobación mediante comunicación oficial del ente certificador.
-
Comunicación y autorización por parte del SCI.
-
Actualización del Plan de manejo.
CONTROL DE RIESGOS DE CONTAMINACIÓN DIRECTA E INDIRECTA
-
Análisis de riesgo a nivel de almacenes, equipo, aplicaciones de vecinos, a nivel de
cosecha y pos cosecha.
-
Medidas de prevención y precaución.
-
Seguimiento, verificación y comunicación
CAPITULO XIV
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El sistema Interno de Control, es un conjunto de normas y procedimientos implementados
técnicamente con la finalidad de garantizar la calidad e integridad orgánica de los procesos
productivos orgánicos de la organización.
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Art. 38. Componentes del S.C.I
El Sistema Interno de Control estará conformado por los siguientes:
-
Reglamento de Control Interno.
-
Comité de aprobación.
-
Cuerpo de inspectores internos.
-
Servicio de capacitación básico.
a) El Comité de Aprobación Interno.
Es componente técnico operativo, conformado por un grupo de personas con conocimiento
técnico y alto nivel de independencia, encargadas de implementar los procedimientos y acciones
respectivas para garantizar el buen funcionamiento del Sistema Interno de control, evaluar y
tomar decisiones que permitan garantizar los procesos orgánicos.
Los miembros de comité de aprobación interno serán elegidos por su inmediato superior técnico,
evaluando el perfil definido para estos casos. Su duración estará determinada por su desempeño
profesional, ético y moral que permita un adecuado cumplimiento de sus actividades.
- Perfil de los miembros del comité de aprobación interna:
-
Estar o ser capacitado en el conocimiento de las normas de producción orgánica a
certificarse las unidades productivas.
-
Conocer los procedimientos y reglamentos del sistema de control interno.
-
Tener experiencia en el manejo del o los cultivos a certificarse
-
Conocer la realidad socio productiva.
-
Contar con formación profesional (En el área Agrícola o afines: Promotor, técnico,
Ingeniero, otro).
-
No tener conflictos de interés.
-
Tener valores éticos y morales.
- Funciones del Comité de aprobación interna.
-
Implementar los procesos de control y aseguramiento de la calidad orgánica.
-
Actualizar y difundir los alcances o modificaciones de las normativas orgánicas y del
reglamento interno.
24
-
Evaluar y tomar decisiones respecto a los status de certificación y demás información de
las parcelas a ser propuestos a la agencia de certificación.
-
Aplicar el catálogo de sanciones en los que los casos ameriten.
-
Evaluar y aprobar a los inspectores internos por lo menos una vez al año.
-
Registrar y archivar los procesos de control.
-
Coordinar los procesos de certificación o re-certificación orgánica con las agencias de
certificación.
-
Verificar que los flujos de volumen y sistema de trazabilidad sean coherentes.
-
Tomar decisiones respecto al ingreso de nuevas unidades productivas.
-
Mantener actualizada, completa y accesible la información básica del S.C.I
-
Llevar el libro de actas de funcionamiento del S.C.I.
-
Gestionar los recursos necesarios para el buen funcionamiento del S.C.I.
-
Elaborar el cronograma de actividades anuales del S.C.I.
-
Elaborar y presentar le presupuesto anual de funcionamiento del S.C.I
-
Mantener informado periódicamente a su inmediato superior.
-
Informar sobre los resultados de los procesos de certificación o recertificación a los
productores.
b) Inspectores Internos.
El inspector interno es una persona preparada técnicamente, que ha sido evaluado y aprobado
por parte del comité de aprobación interno, para realizar proceso de control a nivel de campo y
demás procesos productivos.
- Perfil del Inspector Interno.
-
Estar o ser capacitado en el conocimiento de las normas de producción orgánica a
certificarse las unidades productivas.
-
Conocer los procedimientos y reglamentos del sistema de control interno.
-
Tener experiencia en el manejo del o los cultivos a certificarse
-
Conocer la realidad socio productiva.
-
Contar con formación profesional (En el área Agrícola o afines: Promotor, técnico,
Ingeniero, otro).
-
No tener conflicto de interés.
-
Tener valores éticos y morales.
25
- Funciones del Inspector Interno
-
Realizar inspecciones de los proceso productivos, ya sea de manera programada o sin
previo aviso al productor, coordinando con el comité de aprobación.
-
Elaborar y presentar los reportes de inspección de manera oportuna de acuerdo
procedimiento establecido en los proceso de inspección.
-
Sistematizar la información en los registros previstos.
-
Informar a los productores de las obligaciones o acciones correctivas emitidas por el
S.C.I y/o por la agencia de certificación.
-
Verificar el avance de cumplimiento de medidas correctivas impuestas a las parcelas.
-
Mantener la carpeta de información básica del productor completa actualizada y
disponible para la evaluación de comité de aprobación interna o de los inspectores
externos.
Código de ética del inspector interno
-
Comunicar al comité aprobación cualquier conflicto de interés que tuviera o pudiera
presentar durante los proceso de control.
-
No aceptar favores, regalos o sobornos.
-
Reportar lo actos de la manera clara, puntual y profesional, con los soporte y/o sustentos
que permita una adecuada decisión al comité.
-
Cumplir con los procedimientos de inspección establecidos.
-
No confraternizar con personal del sexo opuesto en las áreas de responsabilidad
asignado.
-
Estar dispuesto a realizar los procesos en los momentos que la situación amerite.
c) Servicio de capacitación básico.
El servicio básico de capacitación será coordinado por el comité de aprobación, quienes en base
a las prioridades o deficiencias respecto al incumplimiento de los requerimientos y principios de
las normativas orgánicas identificadas en los procesos procederán a programar los actos que
crea relevante realizar.
26
CAPITULO XV
DERECHOS Y OBLIGACIONES DEL PRODUCTOR
Los productores responsables del manejo de las parcelas orgánicas una vez que libre y
voluntariamente solicitan el ingreso dentro del programa de certificación orgánica adquieren
obligaciones y derechos que deberán ser cumplidos y evaluados por parte del S.C.I
a) Obligaciones del productor
-
Cumplir con los requerimientos de las normas de producción orgánica, de la agencia
certificadora y del reglamento interno
-
Conocer los principios básicos de las normas de producción orgánica y del reglamento
interno.
-
Permitir el control por parte de los inspectores interno y externos de su sistema de
producción
-
Facilitar y poner a disposición la documentación requerida por los inspectores internos y
externos.
-
No aplicar productos o insumos externos que no hayan sido aprobados por el comité de
aprobación interna.
-
Implementar las acciones físicas y documentarias que controlen cualquier riesgo de
contaminación.
-
Registrar sus labores agrícolas, de cosecha y comercialización, en sistemas de archivos
actualizados, completos y accesibles para su supervisión, sustentando de esta manera
su manejo orgánico.
-
Implementar el plan de manejo de la finca acordado con el comité de aprobación interna.
-
Reportar oportunamente al inspector el cambio relevante que se produjeran en su
sistema de producción.
-
Participar activamente en los procesos de capacitación organizados por la asociación.
-
Cumplir con los acuerdos comerciales acordados con la organización.
a) Derechos del productor
-
Comercializar su fruta de acuerdo a los términos de calidad solicitados y de manera
equitativa de acuerdo a la disponibilidad de cupo de comercialización de la organización.
-
Participar en los eventos de capacitación y concientización que realice la organización.
-
Que la organización respete su código de parcela asignado.
-
Participar y ser considerado dentro de los proceso de control y seguimiento del S.C.I
-
Reclamar por medio de los mecanismos pertinentes las acciones que considere
discriminatorias o parcializadas.
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Denunciar actos que comprometan la calidad e integridad orgánica ya sea por parte de
-
compañeros y/o inspectores internos.
CAPÍTULO XVI
CATÁLOGO DE INFRACIONES Y SANCIONES
Los incumplimientos a las normativas orgánicas, de la agencia de certificación, al reglamento de
control interno o al procedimiento interno de la organización serán tipificadas de la siguiente
manera:
FALTA
SANCIONES
Aplicación de insumos prohibidos en algún Reinicio del periodo de transición pasa a T1,
sector de la parcela
todo producto que este procesado o en camino
a ser comercializado como orgánico deberá ser
rechazado
o
comercializado
como
convencional.
Entrega de producto no certificado o en periodo Retiro inmediato de la fruta sin derecho a
de transición.
reclamo alguno, en caso de aplicar el infractor
deberá cancelar a la asociación los costos de
operación y suspensión de la comercialización
de la fruta por espacio de dos meses
Falsear a la verdad en la información relevante Un año de transición
(extensiones, capacidad productiva, numero de
fincas bajo su responsabilidad) brindada a los
entes de control
No
cumplimiento
de
las
sanciones, Suspensión hasta la verificación a nivel de
obligaciones impuestas.
campo y de registros por parte del S.C.I
Almacenamiento de insumos prohibidos sin Un año de transición
autorización del S.C.I
No utilización de semilla o material vegetativo Un año de transición.
procedente de parcelas certificadas
Falta de colaboración o mala conducta durante Un año de transición.
el proceso de control interno o externo.
28
Toda sanción será aplicada inmediatamente por el comité de aprobación y comunicada de igual
manera a la agencia de certificación. No podrá ser levantada sin la previa autorización del comité
de aprobación interna y de la agencia de certificación. El comunicado de las sanciones, en caso
de ser necesario, se dará a conocer a las otras agencias de certificación, grupo de productores y
comercializadores, informando: Nombre del responsable del manejo, numero de catastro,
superficie, puntos de referencia, causa, periodo de transición.
Todo caso de reincidencia provocará el periodo de transición de tres años.
FALTA
OBLIGACIÓN
Sistema
de
registros
incompletos, Suspensión temporal hasta que demuestre que
desactualizados y no coherentes
ha cumplido a cabalidad la obligación.
Quema de residuos vegetales o animales de Suspensión de la comercialización por dos
manera injustificada
meses.
Decremento de la biodiversidad
Suspensión temporal hasta que se verifique su
compensación mediante la siembra de otras
especies equivalente al daño causado
Falta de implementación adecuada y/o mal Suspensión temporal hasta que demuestre que
manejo de áreas de amortiguamiento (no ha cumplido a cabalidad la obligación.
identifica, no separa la fruta proveniente de
esta área)
Aplicaciones
de
estiércol
fresco
o
comportado.
mal Suspensión temporal hasta que demuestre que
ha cumplido a cabalidad la obligación.
Falta de comunicación de cambios relevantes Suspensión de la comercialización por dos
que distorsiones o dificulten el control.
meses.
Mal manejo de los residuos sólidos al interior o Suspensión temporal hasta que demuestre que
el perímetro de su finca
ha cumplido a cabalidad la obligación.
Falta de cumplimiento de las obligaciones Suspensión temporal hasta que demuestre que
emitidas
por
parte
de
la
agencia
de ha cumplido a cabalidad la obligación.
certificación.
29
Las medidas correctivas serán emitidas por el comité de aprobación interno, contemplando un
plazo límite para su cumplimiento. En caso de reincidencia se procederá a emitir la sanción de
un año de transición e inmediatamente se comunicará a la certificadora.
FALTA
OBSERVACIÓN
Inasistencia injustificada a más del 30% del Suspensión de la comercialización hasta que
evento de capacitación y concienciación.
cumpla con el porcentaje mínimo requerido de
capacitación.
PROCEDIMIENTOS:
1. Evaluación y aprobación de ingreso y salida de productores del programa de certificación
orgánica
2. Evaluación y aprobación de usos de insumos externos.
3. Manejo de franjas de amortiguamiento o riesgos de contaminación.
4. Propuesta de reducción de periodo de transición
XVII POLÍTICAS
-
INGRESO Y SALIDA DE UNIDADES PRODUCTIVAS
Las Unidades productivas que manifiesten interés en participar en producción orgánica
de los cultivos que trabaje el núcleo de frutas deberán de cumplir el reglamento interno
de Agroindustrias Huayllacan. Este ingreso será evaluado por el SCI.
Asimismo el SCI decidirá el retiro de las unidades productivas que falten al reglamento
interno, o que no acaten las recomendaciones dadas por el sistema de control interno.
-
PERIODOS DE TRANSICIÓN.
Transición hacia la agricultura orgánica: Las parcelas que integren un proceso de
certificación, normalmente deberán estar bajo la supervisión del S.C.I por un espacio de
al menos tres años, durante los cuales, en base a un plan de manejo, se aplicarán las
prácticas de manejo orgánico contemplado en el presente reglamento.
La Unidad Productiva cumple los requerimientos para el período de transición: cultivos
anuales (02) años y cultivos perennes (03) años o cumple las consideraciones técnicas
30
del Organismo de Certificación para reconocer el período de transición no menor a 12
meses.
Los sistemas de producción orgánico y convencional están claramente separados e
identificados (física, documentaria y/o digitalmente) en todas las fases de su proceso.
-
USO DE SEMILLAS Y/O MATERIALES VEGETATIVOS.
Las unidades productivas no usan materiales, insumos, ingredientes con o provenientes
de organismo genéticamente modificados (OGMs).
-
RIESGOS DE CONTAMINACION DIRECTA E INDIRECTA
Las unidades productivas no almacenan productos prohibidos, dentro de las unidades
productivas orgánicas o en transición. Asimismo durante el transporte no se puede
mezclar productos orgánicos con convencionales.
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Auditoría Interna
INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL
Fecha:
Organización:
Miembros del
Comité
Certificado a
Nombre de:
¿EL S.C.I TIENE LA INFORMACIÓN COMPLETA Y ACCESIBLE PARA LA CERTIFICACIÓN
O RE-CERTIFICACIÓN?
Se requiere
Tiene
# Falta
INFORMACIÓN REQUERIDA
NO
SI
Lista de productores completa
Carpetas actualizadas de los productores
Ficha de control anual actualizada
Reporte de medidas correctivas
Resumen de los cambios existentes (sanciones,
personal, productores)
Plan de manejo de la organización
Copia del reglamento interno actualizado
Sustentos y/o soportes para la solicitud de reducción del
periodo de transición (en caso de nuevas parcelas)
Libro de actas del S.C.I
Organigrama de la organización y del S.C.I
Listado de Inspectores y áreas de responsabilidad
Mapas de las áreas de producción
Mapas de ubicación de almacenes
Fichas técnicas de los insumos utilizados
Capacitaciones impartidas a los productores y miembros
del S.C.I
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Análisis de agua, abonos
Reporte de flujo de volumen por semana y productor
Registros de cosecha, procesamiento y comercialización
El sistema de registros esta ordenado y completo
Está coordinado los pagos y aspectos logísticos
INFORMACIÓN FALTANTE Y/O MEDIDA CORRECTIVA
#
Información y/o medida correctiva
PRODUCTO Y CANTIDADES A CERTIFICARSE:
Sector
# Parcelas
Áreas
Responsable
Producción
Hasta
Status
DECISIÓN
Confirmar la fecha de inspección
Fecha de inspección
Postergar la fecha de inspección
FIRMA DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE APROBACIÓN
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