Qué hacer ante una Fiscalización Laboral

Qué hacer ante una Fiscalización Laboral

Qué hacer ante una Fiscalización Laboral
Circular N°4. De circulación para socios Aproval
Las normas vigentes le otorgan a distintos organismos, la facultad de fiscalizar al empleador, aunque el más
conocido es la Inspección del Trabajo. La fiscalización podrá ser respecto de distintas materias contenidas en
la relación laboral: Documentación (contratos, finiquitos, registro de asistencia, pacto escrito de horas
extras, otros); Pagos y cotizaciones (remuneraciones, horas extras, cotizaciones previsionales, otros);
Condiciones de trabajo (horarios, comedores, baños, bodegas, control de roedores, agua de bebida
potabilizada, entre otras); Seguridad en el trabajo (entrega de Elementos de Protección Personal (EPP),
evaluación de riesgos, señaléticas, uso de protección ante radiación solar, Comité Paritario, entre otras
materias. La lista de exigencias establecidas al empleador es extensa y, es difícil cumplirlas todas, ya sea por
desconocimiento, por ser impracticables y no ajustadas a la realidad del trabajo a realizar, o bien porque su
implementación es lenta y cara, como es el caso de regularizar las aguas de bebida.
Organismos que pueden fiscalizar
INSPECCION DEL TRABAJO. Es el organismo que
tiene la mayor responsabilidad para fiscalizar el
cumplimiento de la legislación laboral, en todas
las materias contempladas en las relaciones
laborales.
SEREMI DE SALUD. El Servicio de Salud tiene
facultades para fiscalliar todas las materias de
higiene y seguridad en la empresa: baños,
comedores, EPP, disponibilidad de aguas,
tratamiento de residuos y materiales peligrosos,
etc.)
FONASA. Fiscalizar el pago de las cotizaciones de
salud de sus afiliados dependientes, quienes
deben cotizar para salud el 7% de su
remuneración imponible. En 1999 por la LEY Nº
19.650 se le otorgó las facultades para fiscalizar
las cotizaciones, entregando a sus fiscalizadores
iguales facultades a las que poseen los
fiscalizadores de la Dirección del Trabajo para
examinar la documentación laboral, revisar los
libros de contabilidad, entrevistar a los
trabajadores, citar a los empleadores, entre
otras funciones. A nivel nacional, estas
fiscalizaciones se están realizando por FONASA
desde el año 2001.
CARABINEROS. Tiene la obligación y facultad de
denunciar ante la Inspección del Trabajo,
cualquier materia que lesione los derechos
laborales de los trabajadores, en especial sus
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jornadas y descansos; y muy particularmente el
cumplimiento de las jornadas de trabajo de los
trabajadores que laboren en vehículos de
transporte de carga o pasajeros.
Por qué se genera una orden de
fiscalizar a una empresa?
La fiscalización en una empresa en especial, tiene
un origen en dos situaciones:
 Debido a una acción de oficio de parte de la
institución (´sale sorteado’), dentro de los
programas regulares de fiscalización. Por
ejemplo, al inicio de la temporada de cosechas.
Es decir, la empresa ya sea porque queda
cercana, porque es conocida o por cualquier
otro mecanism de selección, ha sido escogida
para una fiscalización.
 Debido a una denuncia ante la Inspección del
Trabajo. La denuncia la puede realizar
cualquier persona que tenga conocimiento de
la falta, pero lo más frecuente es que sea
realizada por un trabajador descontento al no
tener respuestas al interior de la empresa
donde se desempeña.
En ocasiones, cuando se contratan menores de
edad, la denuncia la realizan los padres que
sienten que se han lesionado los derechos
laborales del menor.
Como la mayoría de las fiscalizaciones son
realizadas por denuncias de los trabajadores, es
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preocupación de la empresa el mantener un bajo
nivel de conflictos al interior de la empresa.
Qué se fiscaliza..?
La fiscalización se realiza sobre todas las materias
involucradas en la relación laboral, las cuales van
desde la escrituración del contrato, hasta el
procedimiento del término de contrato, las
condiciones de trabajo (horarios, descansos,
remuneraciones), entre otras. Para tener un orden
más claro, mencionamos los principales aspectos
que se considerarán en una fiscalización,
proporcionando un ejemplo para cada caso:
1. Actos Discriminatorios
Es discriminar y condicionar la contratación del
trabajador, o la mantención en su cargo, basado
en motivos de raza, color, sexo, edad, estado civil,
sindicación,
religión,
opinión
política,
nacionalidad, ascendencia nacional, origen social,
ausencia de obligaciones de carácter económico,
financiero, bancario o comercial (Dicom).
Esta falta es considerada gravísima y se incurre en
ésta, entre otras acciones, por un simple aviso que
diga, por ejemplo; ‘se necesita ordeñador, casado,
mayor de 30 años…’.
Hay que destacar que no son discriminaciones los
requisitos emanados de las exigencias del cargo,
por ejemplo no es discriminación solicitar
certificado Dicom, si el cargo contempla el manejo
de dineros (contador).
Aunque no es una sanción frecuente, de
enfrentarse a una, es posible que le prosiga una
demanda por compensación de daños civiles.
2. Contrato de Trabajo
Este punto es amplio y extenso, va desde la
formalidad de los contratos (contenidos mínimos,
plazos, actualización anual), hasta materias que
son bastante frecuentes de incumplir, tales como:
mantener copia en el lugar de trabajo, no
contener el contrato o anexo al mismo una
remuneración o beneficio pactado y pagado; que
la labor realizada no esté contenida en el
contrato, etc.
Aproval- Qué hacer ante una fiscalización
Este punto obliga a modificar y actualizar los
contratos de trabajo. Un error muy frecuente es
que en las funciones se señala que el trabajador
ha sido contratado para ‘labores agrícolas en
general’, cuando lo correcto ante la nueva mirada
laboral, es que se redacten las tareas específicas y
generales,
directas,
complementarias
o
alternativas, de lo contrario se podrá recibir una
multa porque el contrato no contiene con detalle,
la labor que realiza el trabajador, lo cual se
considera grave.
3. Contrato de Menores
La contratación de menores está muy regulada,
con exigencias específicas muy detalladas, tales
como notificar a la Inspección de la contratación
de cada uno de ellos, verificar que esté
cumpliendo con sus estudios, no puede trabajar
levantando pesos mayores de 20 kg, evaluar los
riesgos del trabajo a realizar, etc. En general las
empresas están evitando la contratación de
menores, pero si sienten la obligación o necesidad
de hacerlo, es conveniente establecer un
procedimiento afinado, porque cualquier error en
estas materias se considera grave.
Por ejemplo, cualquier accidente de trabajo que
sufra un menor, se considera grave y debe
notificarse a la Inspección, la cual fiscalizará y
normalmente encontrará alguna materia que
sancionar, tal cual fue el caso de un menor que
fue picado por una abeja y la empresa fue
multada porque en la obligación de efectuar un
análisis de riesgos del cargo, no se consideró la
picadura de abejas.
4. Jornada de Trabajo y descansos
Este es uno de los puntos más frecuentes
sancionados en lecherías, debido a las
obligaciones de descanso de un día a la semana y,
al menos dos domingos en el mes.
También son faltas frecuentes las de: No llevar
correctamente el Libro de Asistencia; tener
vacaciones acumuladas por más de dos períodos;
estar ‘excluido de limitación horaria’ (Art.22), sin
cumplir los requisitos; distribuir la jornada en más
de seis días a la semana.
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5. Remuneraciones
Las sanciones más comunes que se están
aplicando en esta materia son el no entregar un
anexo con el detalle de cómo se obtuvo la
remuneración variable. En lecherías, existe
obligación de detallar en un anexo a la liquidación,
la forma de cómo se llegó al monto por el Bono de
leche, por ejemplo.
Otras faltas que se sancionan son: No pagar en la
semana corrida la remuneración variable que
debe incluirse, no pagar horas extras trabajadas,
no pagar bono convenido.
6. Reglamento Interno
Esta es una materia que faculta al fiscalizador
aplicar una amplia gama de sanciones, desde el no
contar con Reglamento Interno, hasta detalles de
contenido, como que no esté incorporado alguna
materia en especial: Carga máxima, Ley del
Tabaco, normas de protección a Radiación UV,
normas y procedimientos sobre acoso sexual, etc.
La receta aquí es actualizar el Reglamento al
menos una vez cada dos años y entregarle una
copia a cada trabajador de la nueva versión.
7. Del Término de Contrato
En general no existen multas por términos de
contrato mal realizados; lo que ocurre es que el
trabajador irá a la Inspección del Trabajo, la cual
podrá resolver fiscalizar o bien, invitar al
empleador a una conciliación con el trabajador. Si
el término de contrato fue mal realizado (sin carta
aviso, carta aviso mal escrita, causal mal invocada,
pruebas débiles para acreditar la causal, etc.), lo
normal es que en dicha ‘conciliación’, se forzará a
la empresa a llegar a un acuerdo o, de lo
contrario, seguir la situación en el Tribunal del
Trabajo.
8. Condiciones de Higiene en los lugares de
trabajo
Las sanciones en este punto tienen que ver con la
disponibilidad y cantidad de baños fijos y móviles,
la distancia a los lugares de trabajo; comedores y
su habilitación; disponibilidad y fuente del agua de
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bebida (potable o potabilizada), control de plagas
y roedores; orden y aseo de los lugares de trabajo.
9. Condiciones de Seguridad
Actualmente, lo más frecuente es no informar a
los trabajadores de los riesgos propios de las
tareas que realizan (Derecho a Saber), no entrega
de los Elementos de Protección Personal (EPP)
específicos a los riesgos de las tareas realizadas; el
Comité Paritario no se ha constituido o no ha
sesionado; los acuerdos del Comité Paritario no se
cumplen, entre otros.
Ante un accidente grave no se ha informado a la
Inspección o Seremi respectivos, no se ha
suspendido la faena.
Los aplicadores de plaguicidas no cuentan con
capacitación, no poseen todo sus EPP, no se les
monitorea regularmente, no cuentan con duchas
exclusivas con agua caliente, no cuentan con dos
casilleros.
Qué hacer ante la Fiscalización?
Cómo se observa, la cantidad de puntos a
fiscalizar es extensa y, por tanto, ante un proceso
de fiscalización, lo más probable es que si el
funcionario llegó con la intención de sancionar…
encontrará el motivo por el cual hacerlo.
El único camino efectivo para no ser sancionado
es:
 Tener buenas relaciones laborales
 Cumplir las promesas dadas a los trabajadores
 Documentar todo lo necesario, porque sólo lo
escrito juega a favor de la empresa
 Trabajar preventivamente en cumplir con las
exigencias en las condiciones de higiene y
seguridad
Cuando se recibe la visita de un fiscalizador,
deberá atenderle y presentarle los documentos
que esté solicitando. No pretenda entrar en
discusión por alguna opinión que él señale.
El funcionario, al concluir su labor extenderá un
documento (Acta de Constatación de Hechos en
Terreno) y, en forma posterior enviará una
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Resolución de Multas, asociada al primer
documento.
De qué magnitud son las multas?
Las multas serán fijadas en consideración a dos
ejes: el número de trabajadores que posee la
empresa al momento de la fiscalización y, por la
otra, la infracción detectada, las cuales se
clasifican en tres categorías: Menos Grave, Grave
y, Gravísima.
Tipo de infracción y sanción máxima según
número de trabajadores:
Categorías
1-50
N° trabajadores
50-199
200 y +
Menos grave
8 UTM
15 UTM
20 UTM
Grave
9 UTM
30 UTM
40 UTM
Gravísima
10 UTM
40 UTM
60 UTM
Qué se hace después de ser multado?
Cuando se recibe la Resolución de Multas caben
las siguientes opciones:
Reconsideración Administrativa de Multas.
Permite solicitar rebajar la multa si se han tomado
las medidas correctivas, o bien, solicitar dejarla sin
efecto cuando el fiscalizador ha incurrido en un
error de hecho.
Solicitar sustitución por capacitación. Consiste en
pedir a la Dirección del Trabajo (DT) la sustitución
de una multa por la asistencia del empleador a un
programa de capacitación. Sólo es posible cuando
la empresa tiene menos de 50 trabajadores al
momento de la fiscalización, y la materia debe ser
de infracciones laborales y previsionales. No
procede sobre infracciones a normas de higiene y
seguridad.
Sustitución de multa por incorporación a
Programa de Asistencia al Cumplimiento (PAC).
Sólo para empresa con menos de 50 trabajadores
y cuando las sanciones son por Higiene y
Seguridad. Este programa se ejecuta en conjunto
con el organismo administrador del seguro de
accidentes (mutualidad).
Recurso Administrativo Simplificado (RAS).
Procede para cualquier tamaño de empresa,
cuando demuestra que ha corregido la infracción
en un plazo máximo de 10 días, contados desde la
notificación. Mediante este recurso la multa
puede quedar al mínimo del rango.
Resumen
Los organismos fiscalizadores, en una gran
proporción fiscalizan ante una denuncia de algún
trabajador, por lo cual lo primero es cumplir las
promesas y expectativas de los mismos. Cualquier
mal clima laboral, es propicio para que uno o más
trabajadores denuncien en la Inspección del
Trabajo.
Cuando se es fiscalizado, hay que tener toda la
documentación pertinente a la relación laboral.
Esto obliga a hacer una revisión y actualización
preventiva de la documentación laboral exigida:


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






Contratos de Trabajo
Pacto Escrito de Horas Extras
Derecho a Saber
Entrega de Elementos Protección Personal
Reglamento Interno
Evaluación de riesgos del cargo (cada uno
de ellos)
Libro de Asistencia al día
Liquidación de sueldos y anexos
Cartas aviso
Libro de remuneraciones
Finiquitos.
Luego de una fiscalización, lo más probable es que
se recibirá una Multa por una o más infracciones
detectadas. Rápidamente hay que analizarla y
observar cuál procedimiento es el más apropiado
para solicitar la rebaja o anulación de la o las
multas. Nuestra experiencia es que la mayoría de
las reconsideraciones son aceptadas, al menos
rebajando el monto de las multas.
Manuel Saavedra Correa, Ing. Agr., para Aproval
Aproval- Qué hacer ante una fiscalización
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