estudios previos - Loteria de Boyacá

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LOTERÍA DE BOYACÁ
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO MECI Y CALIDAD
CÓDIGO: RGA- 10
FECHA: 20-11-2009
ADMINISTRACION
ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS
VERSIÓN: 3
REGISTRO
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ESTUDIOS PREVIOS
ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACION CON PRESUPUESTO SMLMV, Y OBJETO
RELACIONADO CON LA ACTIVIDAD COMERCIAL DE LA LOTERIA DE BOYACA
Fecha: 07/03/2013
CONTRATO DE SUMINISTRO
Ciudad:
TUNJA
CONVENIO _________
OTROSI _________
1- DESCRIPCION DE LA NECESIDAD:
Dentro de los procesos misionales de la Lotería de Boyacá, se encuentra el proceso del sorteo, uno de
cuyos insumos es la actividad de impresión y entrega de volantes de resultados en la medida en que
constituyen en elemento fundamental para la venta del producto Lotería de Boyacá.
Por lo anterior se requiere contratar el servicio de (treinta mil) 30.000 listas de resultado de los sorteos
jugados en la Lotería de Boyacá a partir del sorteo 3954 del 04 de Mayo de 2013 al sorteo 3997 del 01
de Marzo de 2014.
El proveedor debe acreditar experiencia comprobada en impresión y distribución de volantes para
loterías al igual que contar con una red de impresores propios o contratados en las principales ciudades
del país de manera que se garantice la entrega oportuna a mas tardar a las 8:30 AM del día hábil
siguiente a la realización del sorteo en las oficinas de cada uno de los distribuidores de la Lotería de
Boyacá cuyas ciudades y departamentos se relacionan en el anexo 1.
2- OBJETO: El objeto a contratar es la impresión y distribución de 30.000 volantes con el resultado
de cada uno de los sorteos de la Lotería de Boyacá desde el sorteo 3954 del 04 de Mayo de 2013
al sorteo 3997 del 01 de Marzo de 2014. Para ser entregados según las cantidades y destinos
contenidos en el anexo 1.
La información de los resultados se enviará y se confirmará al contratista la misma noche del día del
sorteo, después de la audiencia del mismo y bajo la responsabilidad del jefe del Jefe de Sorteo, de esta
forma el contratista obtendrá de la Lotería de Boyacá el reporte oficial de los resultados de los sorteos,
los cuales serán enviados por correo electrónico y vía fax una vez jugado el sorteo el día sábado , estos
deben ser confirmados para que su impresión se haga en forma correcta, de lo contrario el contratista
responderá por los errores de la impresión de las listas de los resultados, cuando los números
consignados en la lista no correspondan a los entregados en forma oficial por la Lotería de Boyacá, para
lo cual se obligan a cubrir los gastos y perjuicios que estos generen.
Las listas serán entregadas por el contratista a los distribuidores de las zonas ( Anexo 1) a las 8:30 am
del día hábil siguiente a la realización del sorteo, a fin de que los compradores de la Lotería de Boyacá
sean informados oportunamente a cerca de los resultados de cada uno de los sorteos.
En caso zonas de difícil acceso o comunicación, de manera excepcional podrán pactarse tiempos de
entrega superiores, que no podrán exceder las 24 horas adicionales.
El contratista realizara las modificaciones que la Lotería de Boyacá solicite, en razón al cambio de plan de
premios y de conformidad con la Ley, la Lotería de Boyacá podrá cambiar la destinación de las listas de
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los resultados, cuando estas no se requieran en una ciudad o región especifica, para ello avisará al
contratista la redistribución de las listas de una ciudad a otra. En todo caso la Lotería de Boyacá, solo
reconocerá el valor base previamente establecido por lista, en caso de variación de dirección del
distribuidor o en la incorporación de nuevos distribuidores, la Lotería de Boyacá a visara previamente al
contratista con tres (3) días hábiles de anticipación a la fecha de realización del respectivo sorteo.
Igualmente podrá aumentar o disminuir las cantidades de listas de resultados por zonas de acuerdo a
los distribuidores de la empresa , en cuyo caso se harán los ajustes económicos a que haya lugar o la
redistribución respectiva , la Lotería de Boyacá podrá modificar o agregar textos en las listas de
resultados cuando así lo requiera avisando previamente y con debida anticipación ( 8 días antes) a la
impresión de las Listas de resultados. La Lotería de Boyacá podrá solicitar la impresión de información
adicional que esta requiera al respaldo de las listas, informando al contratista con ocho (8) días de
anticipación. Si por motivos de Ley ya no se requiere desarrollar el objeto del contrato podrá terminarse
por mutuo acuerdo entre las partes, unilateralmente o modificarse si a ello hubiere lugar, o suprimirse la
impresión de listas correspondientes a alguno o algunos de los sorteos cuya impresión se contrata. Si las
listas de resultados no fueran entregadas o fueran entregadas extemporáneamente y dicha situación se
presentare de manera reiterativa por tres (3) veces, la Lotería de Boyacá podrá cancelar el contrato de
manera unilateral, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar, y sin que el contratista pueda
reclamar indemnización alguna. El contratista deberá contar con un computador con acceso a internet
con el fin de recibir la información enviada por la Lotería de Boyacá e ingresar a la página Web de la
Empresa a consultar los resultados.
La cantidad a imprimir por sorteo podrá variar según las necesidades de la Lotería de Boyacá, para lo cual
en caso de incrementarse la cantidad, se imputara a los últimos sorteos cubiertos por el contrato
reduciéndose proporcionalmente su cobertura. De igual manera se procederá cuando la Lotería necesite
cambiar las especificaciones de impresión contratadas que impliquen un mayor valor.
3- Modalidad Para la celebración del presente contrato se hará teniendo en cuenta la Ley 80 de
de
1993, ley 1150 de 2007, Decreto 734 de 2012 y demás normas concordantes y
Selección
vigentes mediante la modalidad de selección abreviada.
El valor estimado del contrato fue determinado con fundamento en los precios del
4- Valor
mercado por lo tanto el presupuesto asignado para este proceso de selección es de
Estimado
Ochenta y Siete Millones Doscientos Setenta y Ocho mil Cuatrocientos
PESOS
del
M/CTE ($87.278.400.00) incluidos impuestos de Ley.
Contrato
5- Evaluación de las Propuestas :
CONCEPTO
Factor Económico, Menor Precio
PUNTAJE TOTAL
PUNTAJE
100 Puntos
100 Puntos
El puntaje máximo será de cien (100) y su valor se calculara sumando los puntajes parciales que a
continuación se describen:
Factor Económico (100) Puntos
Oferta de Menor Precio (100 puntos)
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Se evaluara así:
El oferente que presente la menor oferta económica ocupara el primer lugar y obtendrá cien (100)
puntos. Los demás oferentes recibirán un puntaje que resulte de la siguiente fórmula:
Puntaje Proponente = 100 * Precio Menor/ Precio Proponente.
Criterios de Desempate:
De presentarse empate en el factor Económico, el ganador se definirá a la suerte mediante el sistema
de balotas depositándolas en una bolsa numeradas del 1 al 10 y se adjudicara el contrato al proponente
que retire la balota con el número más alto.
6- Estimación tipificación y asignación de riesgos.
El contratista deberá ejecutar el objeto del contrato por su cuenta y riesgo, sumir los gastos por todo
concepto incluyendo estudios, garantías, impuestos, tramites, seguros y todos los demás gastos
necesarios para la plena ejecución de las obligaciones que se derivan en el objeto contractual,
igualmente la inversión y financiación de las obligaciones a su cargo.
Los riesgos y contingencias financieras, comerciales, operativas, ambientales, económicas, situaciones
climatológicas, normativas y técnicas de las obligaciones a su cargo que se derivan del contrato son
responsabilidad del contratista.
El contratista se compromete estrictamente a realizar la Impresión y Suministro de los volantes de los
resultados de los sorteos de la Lotería de Boyacá.
La impresión, Empaque y Suministro debe ser realizado por personal idóneo que garantice excelencia en
la prestación del servicio.
El contratista deberá otorgar a favor de la Entidad contratante garantía única o póliza de seguros,
expedida por una compañía autorizada para tal fin, que contenga el amparo de los siguientes riesgos
Los riesgos que se deben prevenir, orientado al cumplimiento en la ejecución del objeto del contrato, se
superan con la constitución de la póliza de seguros, que deberá suscribir el contratista, conforme a las
condiciones contractuales ya establecidas.
TIPO DE RIESGO
Imposición de nuevos tramites o
ESTIMACION
Magnitud
Probabilidad
de
Ocurrencia
Insignificant Improbable
ASIGNACION
Contratist Contratant
a
e
100%
0%
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permisos
Atrasos por condiciones climatológicas
Escases de personal directo o indirecto
en el sitio de obra
Daños a terceros
Eventuales hechos lesivos, dolosos o
culposos, efectuados por la omisión o
acción directa del contratista o sus
dependientes que pongan en riesgo a las
personas o bienes cercanos a la obra.
Riesgos
de
orden
público
que
interrumpan las actividades o impidan la
ejecución del contrato.
Imposición de nuevos tributos
e
Menor
Menor
Moderado
Ocasional
100%
100%
0%
0%
Menor
Menor
Ocasional
Ocasional
100%
100%
0%
0%
Menor
Fortuito
50%
50%
Menor
Fortuito
100%
0%
Incumplimiento en la entrega de los
Volantes, mal manejo en el control
financiero y técnico del contrato.
Mala Calidad en la Impresión de los
volantes
Perdida de los Volantes
Declaratoria
de
siniestro
por
incumplimiento total o parcial de las
obligaciones del contrato, calidad, pago
de salarios y prestaciones sociales.
Asume el riesgo por incendio causado en
la empresa del contratista
Asume el riesgo de accidentes que se
generen por la movilización o empleo de
Maquinas
Menor
Ocasional
100%
0%
Menor
Ocasional
100%
0%
Menor
Menor
Ocasional
Fortuito
100%
100%
0%
0%
Menor
Fortuito
100%
0%
Menor
Fortuito
100%
0%
Forma de pago
Mensualidades vencidas con previa presentación de la factura o cuenta de cobro y
certificación de recibido de cada uno de los distribuidores.
Del 04 de Mayo del año 2013 al 01 de Marzo de 2014.
Plazo de ejecución
Publicación:
Supervisión
El contratista para legalizar el presente contrato deberá dar cumplimiento a las
exigencias legales entre ellas todas y cada una de las cláusulas para el
perfeccionamiento del mismo, a demás de la publicación en el Diario Oficial del
departamento.
La Supervisión del contrato está a cargo de Subgerente Comercial y Operativo.
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Perfeccionamiento:
El contrato se perfecciona con la firma del ordenador del gasto (Previa presentación
de los documentos soportes del mismo).
Inhabilidades
e A la fecha de la presentación de la oferta, los proponentes no se deben encontrar
incompatibilidades: incursos en ninguna de las causales de inhabilidad, incompatibilidad o prohibición
establecidas por la Constitución y la Ley, para contratar con entidades estatales,
hecho que hará constar, bajo la gravedad de juramento, en la propuesta.
Existencia
y Las personas naturales deben adjuntar a las ofertas, fotocopia de cedula de
representación
ciudadanía, el Registro Único Tributario (RUT) actualizado, de conformidad con la
legal:
Ley 863 de 2003 y demás Normas sobre la Materia, las personas Jurídicas
colombianas de derecho privado deberán acreditar su existencia y representación
Legal mediante un certificado expedido por la cámara de Comercio del domicilio de
la Sociedad que haga sus veces y anexar un Rut actualizado.
Certificación sobre Aplica
el cumplimiento de
las
obligaciones
parafiscales y de
seguridad social.
Certificado
Antecedentes
Fiscales:
De
Aplica
Certificado
de Aplica
Antecedentes
Disciplinarios.
Clase de contrato
Prestación de Servicios
Para el cumplimiento del objeto derivado del presente proceso de contratación
Respaldo presupuestal se expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal
No. 4448 de fecha 31/01/2013 Rubro 2201989801- transmisión de sorteo y
publicación de resultados.
Aspectos Jurídicos:
Esta contratación se realizará de acuerdo a las normas generales de la Ley 80
de 1993 ley 1150 de 2007, decreto 734 de 2012 y demás normas concordantes
y vigentes mediante la modalidad de selección abreviada.
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Aspectos Técnicos:
Los volantes deben estar debidamente empacados en sobres rotulados y
marcados con los nombres, direcciones, ciudades y cantidades para cada uno de
los distribuidores de la Lotería de Boyacá a nivel nacional , el tamaño de cada
uno de los volantes es de 23 cm de largo x 16.5 cm de ancho (medio oficio)
tendrán impresión por ambas caras a una tinta, en papel periódico 48.5 gms
mate, el cual llevara el plan de premios, publicidad de la Lotería de Boyacá y
mensajes semanales diferentes que le serán entregados oportunamente al
contratista, según diseño adjunto suministrado por la Lotería de Boyacá Anexo
1.
Precio:
Cobertura
$ 87.278.400.00 incluido impuestos de Ley.
El contratista debe garantizar la entrega de las listas por sorteo de los
resultados de la lotería de Boyacá en las regiones y distribuidores adjuntos en
el Anexo 1.
Sin detrimento en la indemnización de perjuicios a que hubiese lugar y de la
clausula penal pecuniaria, si el contratista no hace entrega oportuna de las
listas objeto del contrato dentro de los plazos señalados o porque no se
adecuen a las especificaciones o condiciones pactadas, habrá lugar a la
imposición unilateral por parte de la Lotería de Boyacá de multas sucesivas
hasta por el ochenta ( 80%) del valor de cada entrega . El incumplimiento por
tres veces sucesivas de entrega oportuna de billeteria dará lugar a la
terminación del contrato
El contratista no podrá ceder en todo o en parte el presente contrato sin previo
consentimiento escrito de la Lotería de Boyacá. GASTOS-Los gastos que
demanden el perfeccionamiento, legalización y ejecución del presente contrato
corren por cuenta y riesgo exclusivo del Contratista.
Multas
Cesión
En caso de presentarse empate se procederá a adjudicar el contrato por medio de sorteo, para lo cual se
citará a los oferentes.
GARANTÍAS: Una vez adjudicado y perfeccionado el contrato , el contratista se obligara a constituir a
favor de la Lotería de Boyacá, de conformidad con lo establecido en el numeral 19 del artículo 25 de la
Ley 80 de 1993, y el artículo 4 de la ley 1150 de 2007 y el decreto 734 de 2012. Y demás normas legales
que riguen la materia, garantía única o póliza de seguros, expedida por una compañía autorizada para
tal fin, que contenga el amparo de los siguientes riesgos: De cumplimiento: por el 20% de valor del
contrato y por el término del mismo y seis meses más. Calidad del servicio suministrado, por una suma
equivalente al 20% del valor del contrato, vigente por el término de la ejecución del mismo y cuatro (4)
meses más. Garantía del pago de Salarios y Prestaciones Sociales del personal empleado para el
desarrollo del objeto del contrato, por un equivalente al 5% del valor del mismo, vigente por el término
del mismo y tres (3) años más. El contratista asegurará que las garantías se mantendrán en las
proporciones fijadas a lo largo de la ejecución y liquidación del contrato.
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Cordialmente,
JOSE OSCAR IBAÑEZ DAZA
Subgerente Comercial y Operativo
Elaboro: Rodolfo G
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